Universidad para la Cooperación Internacional (UCI)

Escuela Global de Dirección de Proyectos

Maestría en Administración de Proyectos

Curso: Introducción a la Administración de Proyectos

Tarea: Caso 1, compra de una bodega para la empresa ADPRO

Contenido

Introducción.................................................................................................................................................3

Desarrollo.....................................................................................................................................................5

1. ¿Cuáles serían las tres actividades que usted realizaría antes de presentar su propuesta del proyecto al Gerente de la empresa?........................................................................................................5

1.1. Actividad 1: Verificación del inmueble.....................................................................................5

1.2. Actividad 2: Aspectos legales de la compra..............................................................................6

1.3. Actividad 3: Estudio Costo-Beneficio........................................................................................7

2. Tres factores que podrían hacer que este proyecto fracase.............................................................8

2.1. Deficiencias en la gestión de los interesados del proyecto.......................................................8

2.2. Resistencia al uso de buenas prácticas para la administración de proyectos...........................8

2.3. Problemas con el equipo de trabajo.........................................................................................9

3. Impacto de los costos y los riesgos al inicio y al final del proyecto.................................................10

3.1. Impacto en el inicio del proyecto...........................................................................................10

3.2. Impacto en el final del proyecto.............................................................................................10

4. Identificación de involucrados........................................................................................................11

4.1. Involucrados Internos.............................................................................................................12

4.2. Involucrados Externos............................................................................................................13

5. Conclusiones...................................................................................................................................14

6. Recomendaciones..........................................................................................................................14

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Introducción

En este documento se llevara a cabo un análisis del proyecto “Compra de una bodega para la empresa ADPRO”, donde se identificaran las actividades que se deben realizar antes de presentar una propuesta formal a la junta directiva de la empresa, se determinaran los posibles factores que obstaculizarían el éxito del proyecto, los involucrados de este y el impacto de los costos y riesgos en el desarrollo del mismo. A continuación el enunciado propuesto en la unidad.

Antecedentes:

La empresa tiene 10 años de existir en el mercado. Los proyectos los han ejecutado con base en su experiencia y no tienen

conocimientos de administración de proyectos. Produce artículos de aseo para el hogar. (Algunos artículos pueden ser

inflamables). Tiene 1500 clientes (supermercados, amas de casa, pulperías, escuelas,

colegios) Requiere tener una bodega de fácil acceso ya que lo visitarán al menos 50

clientes al día.

Su estructura organizativa es la siguiente:

La bodega que podrían comprar está ubicada a 200 metros de las oficinas actuales, la cual posee todas las características requeridas, está en un lugar comercial cerca de una guardería de niños y una escuela.

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Se le pide:

¿Cuáles serían las tres actividades que usted realizaría antes de presentar su propuesta del proyecto al Gerente de la empresa?, explique ampliamente.

Explique tres factores que podrían hacer que este proyecto fracase. Explique cómo será el impacto de los costos y los riesgos (tomando como base

la información leída en el PMBOK)o al inicio del proyectoo al finalizar el proyecto

Identifique al menos 7 de los involucrados y prepare un cuadro similar al expuesto en la presentación de la semana 2.

Justificación

La empresa ADPRO en los últimos años ha crecido significativamente, haciendo necesaria una ampliación en su capacidad de almacenamiento y cobertura para sus más de 1500 clientes dentro de los que se encuentran instituciones educativas, cadenas de mercados y hogares, por esta razón se debe realizar un estudio que contemple todos los aspecto de la compra de un nuevo punto de bodegaje para cumplir con las expectativas de expansión de la empresa. Este es un proyecto ambicioso que necesita la aprobación de la junta directiva y por ende debe aplicar las mejores prácticas de administración de proyectos, garantizando que la ejecución de todos los objetivos se realice en los tiempos estimados y que no represente mayores pérdidas de tiempo y recursos a la hora de efectuar cambios en cualquier punto del ciclo de vida del proyecto.

Objetivo general

Realizar un estudio que permita evidenciar los aspectos referentes a la compra del inmueble que servirá como bodega para la empresa ADPRO

Objetivos específicos

Definir las actividades que se deben realizar antes de presentar la propuesta formal a la junta directiva.

Identificar los factores que pueden llevar este proyecto a fracasar. Identificar los involucrados del proyecto Estimar el impacto de los costos y riesgos en las fases inicial y final del proyecto.

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Desarrollo

1. ¿Cuáles serían las tres actividades que usted realizaría antes de presentar su propuesta del proyecto al Gerente de la empresa?

Antes de elaborar una propuesta formal es de vital importancia verificar el buen estado del inmueble que se desea comprar, también es importante evaluar todos los aspectos legales de la compra y por último hacer un estudio de costo-beneficio donde se estime la viabilidad de esta adquisición.

1.1. Actividad 1: Verificación del inmueble

Esta actividad busca satisfacer tres objetivos concretos:

Verificar el buen estado del inmueble y su tiempo de vida útil. Determinar que el inmueble cumpla con los requisitos técnicos requeridos por la

empresa para el correcto funcionamiento de una bodega para este tipo de productos.

Comprobar que el inmueble no presentará problemas a la hora de obtener los permisos reglamentarios para la puesta en marcha de la bodega.

Es importante elaborar una ficha técnica de los productos para el aseo que almacenará la empresa en esta bodega, con base a estos factores se podrá determinar las condiciones ambientales que debe cumplir. En este caso, la empresa necesita almacenar productos para el aseo, los cuales incluyen químicos, por esto se debe contar con la existencia de condiciones que no sólo conservan el producto sino que también podrían evitar un accidente, cuando el almacenamiento es prolongado podrían existir riesgos como que los productos sufran transformaciones o en el peor de los casos exploten. Para el almacenamiento de plásticos, estos deben almacenarse en un lugar seco y dentro de lo posible libre de polvo para que no se dañen o deformen(Martínez, 2014).

Para llevar a cabo esta actividad, se debe realizar un estudio del inmueble en todos los aspectos técnicos requeridos (tamaño, ventilación, iluminación, electricidad, drenaje, humedad, seguridad, etc.) con el fin producir un informe detallado que esclarezca entre otras cosas el tiempo de vida útil de la propiedad y sirva como soporte a la propuesta de compra en este proyecto.

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1.2. Actividad 2: Aspectos legales de la compra

Los objetivos propuestos en esta actividad son los siguientes:

Determinar el avaluó del inmueble. Obtención de paz y salvo del Impuesto Predial. Determinar las condiciones de compra y pago a realizar.

Dado que se ha determinado que el bien inmueble (bodega) es una opción que reúne los requisitos de almacenamiento, es indispensable realizar las verificaciones legales que permitan establecer la tradición y las condiciones de pago de impuestos del inmueble a fin de determinar si se encuentra al día para efectuar el proceso de compra. Establecer que no se haya realizado ninguna hipoteca, afectación de patrimonio familiar y que los vendedores se encuentren en capacidad de realizar la venta son las interrogantes a resolver en este punto, lo que nos dará la confianza en aspectos jurídicos para efectuar un proceso de compra seguro. El marco normativo del impuesto de registro lo forman la Ley 223 de 1995 y el Decreto 650 de 1996. La tarifa se establece de acuerdo a la Ordenanza 24 de 1997 (Estatuto de Rentas Departamentales). Por su parte, el pago de derechos de registro legaliza la compraventa ante la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos. La tarifa se basa en el Decreto 2280 de 2008, modificado por la Resolución 0175 de 2012 (doing bussines,2014).

En esta actividad también se establece el monto estipulado por el vendedor para la compra a fin de establecer la inversión a realizar. Para adquirir la propiedad de un bien inmueble, se pueden encontrar diversas formas de hacerlo, dentro de las cuales encontramos (Universidad Nacional Abierta y a Distancia, 2014):

De Contado. Donde el interesado paga la totalidad del monto del bien inmueble, al recibir el bien inmueble y firmar la escritura de venta.

Mediante un Crédito Hipotecario a través de una entidad financiera. Por Leasing, donde una empresa de leasing, se encarga de comprar un

inmueble de carácter productivo, por encargo específico de un cliente, para arrendárselo y posteriormente, dar la opción de compra del bien inmueble.

Por Titulación Inmobiliaria, donde las propiedades se elevan a títulos valores, para ofertarlos al mercado inmobiliario.

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1.3. Actividad 3: Estudio Costo-Beneficio

Los objetivos de esta actividad son:

Establecer la conveniencia del sitio de bodegaje. Medir el grado de satisfacción de los clientes con respecto al nuevo punto de

almacenamiento.

Para lograr los objetivos propuestos en esta actividad se debe determinar la factibilidad y los beneficios de establecer el nuevo punto de bodegaje, realizando un estudio que permita establecerlos. Dentro de este estudio estableceremos parámetros Operacionales, Técnicos y económicos que permitan determinar las ventajas y desventajas que genera esta nueva implantación en los procesos que se ejecutan en la empresa, relacionados con el abastecimiento y distribución de mercancías.

Se debe diseñar un instrumento para ser aplicado en los clientes a fin de determinar el grado de satisfacción al posible nuevo sitio de almacenaje, para determinar aspectos relacionados con la rapidez del desplazamiento, vías de acceso y conveniencia del sitio para cada uno de ellos; será importante establecer si un alto número de clientes son beneficiados con este.

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2. Tres factores que podrían hacer que este proyecto fracase

Todos los proyectos son susceptibles a factores que aumentan las posibilidades de éxito o de fracaso, a continuación se mencionan tres factores que podrían ocasionar que el proyecto de compra de una bodega para la empresa ADPRO no termine satisfactoriamente.

2.1. Deficiencias en la gestión de los interesados del proyecto

La creación de una bodega para almacenar productos para el aseo, dentro de los que se pueden encontrar químicos con características inflamables, hace que este proyecto pueda afectar a un grupo específico de la población, el cual podría obrar en contra de los intereses del proyecto, influyendo de manera negativa en la ejecución del mismo. No solo es importante identificar los afectados por el proyecto, se debe tener completa claridad respecto a las personas, grupos u organizaciones que puedan afectar o ser afectados por el mismo; una adecuada gestión de los interesados involucra una comunicación constante con ellos y una adecuada participación en las decisiones y actividades del proyecto (PMI, 2013). No tener claridad en la identificación de los interesados y no contar con la correcta participación de los mismos son fuertes causales del fracaso en los proyectos.

2.2. Resistencia al uso de buenas prácticas para la administración de proyectos

Actualmente ADPRO tiene 10 años en el mercado, en este tiempo ha ejecutado todos sus proyectos con base a la experiencia y nunca ha implementado técnicas para la gestión de estos, esto puede provocar una resistencia al cambio dentro de los interesados del proyecto pertenecientes a la misma, pues aplicar prácticas en la gerencia de proyectos haría que salgan de una zona de confort donde se han sentido cómodos por mucho tiempo y esto podría afectar los tiempos establecidos en el proyecto; por esto es importante definir las holguras adecuadas, gestionar adecuadamente la comunicación y prevenir este tipo de incidentes para que el proyecto no traiga perdidas a la empresa.

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2.3. Problemas con el equipo de trabajo

Este es un proyecto que incluye dentro de su grupo de trabajo miembros de diferentes dependencias de la empresa, situación que puede ser afectada por su estructura de tipo funcional, donde generalmente se presentan problemas en la integración de las diferentes unidades de una empresa pues estas tienden a volverse territoriales y poco cooperativas (La Voz de Houston, 2014). Para evitar que los problemas entre miembros del equipo terminen por afectar el desarrollo del proyecto y lleven a este a un inminente fracaso, debe existir el adecuado liderazgo por parte del director del proyecto.

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3. Impacto de los costos y los riesgos al inicio y al final del proyecto

3.1. Impacto en el inicio del proyecto

El proyecto genera altas expectativas en cada uno de los involucrados en esta fase del proyecto, por tanto el hecho de implementar un nuevo lugar de almacenaje eleva el grado de incertidumbre en cada uno de ellos dado que esto va a ocasionar cambios en la operatividad y funcionamiento actuales. Algunas de estas incertidumbres que serán generadas en cada uno de los involucrados pueden ser:

- Es posible que la empresa tenga el lugar de almacenamiento junto a las oficinas administrativas, y ya sea este el caso o no, el hecho de reubicarlas ocasiona un gasto adicional desde el punto de vista financiero, dado que se tendrán que realizar una inversión en su adquisición y adecuación, este aspecto genera un grado de incertidumbre en la alta dirección y los involucrados en el área de gastos.

- El sitio actual de almacenamiento tiene unas condiciones muy particulares y su manejo, incluso en situaciones adversas, ya son de conocimiento de los involucrados, por lo que un cambio supone algún grado de incertidumbre en los involucrados del área operativa generando algún grado de resistencia.

En cuanto a los costos al inicio del proyecto, solo se tendrá por sentado que se realizara una inversión en la adquisición y adecuación de la bodega de almacenamiento, sin embargo este será el único ítem a tener en cuenta a la hora del inicio del proyecto, dado que será la fase de planeación y ejecución la que mostrara en el primer caso la proyección de recursos necesarios para su desarrollo que será validada al momento de su ejecución.

3.2. Impacto en el final del proyecto

Al cierre del proyecto, la incertidumbre de cada uno de los involucrados y por tanto los riesgos ya no serán un factor preponderante, pues después de realizar cada una de los avances en las fases durante el desarrollo de la adquisición de la bodega se habrá mitigado cada una de expectativas generadas. Después de realizada la compra habrán otros aspectos a tener en cuenta como la adecuación del sitio siguiendo las normas de seguridad, la organización interna de la bodega, aspectos de distribución y demás que no fueron incluidos en el desarrollo de este proyecto.

Los costos serán una variable que dependerán de los cambios generados en del desarrollo de la compra del inmueble pues es claro que si estos se presentaron

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ocasionaran costos adicionales incrementándolo el presupuesto y muy seguramente el tiempo del desarrollo de la compra.

4. Identificación de involucrados

El PMBOK 5 edición define a los involucrados como “Personas y organizaciones como clientes, patrocinadores, organización ejecutante y el público, involucrados activamente con el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados de manera positiva o negativa por la ejecución o conclusión del proyecto.”

Los interesados o Involucrados de los proyectos presentan la siguiente clasificación(Crow, 2009):

Internos: La mayoría de los interesados (involucrados) claves son personas que laboran dentro de la organización sobre la cual se va a desarrollar el proyecto.

Externos: Los de este grupo, tienen interés intrínseco en el proyecto más, aunque no formen parte de la organización.

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4.1. Involucrados Internos

INVOLUCRADO

INTERES(A-M-B)

INFLUENCIA(A-M-B)

REQUERIMIENTOSBÁSICOS

DATOS DEL INVOLUCRADO

Clientes internos

A A Es la parte contratante del proyecto y su interés de importancia es que el proyecto se lleve a feliz término.

Cualquier em-pleado dentro de la organización.

Patrocinador del proyecto

A A Es quien facilita decisiones y asigna los recursos del proyecto.

Son los representantes de la Alta Dirección

Equipo central del proyecto

A A Su interés es desarrollar y ejecutar el proyecto.

Son las personas que conforman el equipo de trabajo.

Proveedores de recursos funcionales

M M Su interés es proveer los recursos técnicos para la construcción del proyecto

Son los proveedores.

Supervisor del administrador de proyectos

A A Su interés principal está en el éxito del proyecto, y el AP debe mantenerlo informado en todo momento y protegerlo para evitar las sorpresas.

El Administrador de Proyectos

Diferentes grupos de

apoyos

M M Apoyar a los demás interesados internos para que el proyecto se lleve a feliz término.

Asesores Jurídicos, Recursos humanos del proyecto.

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4.2. Involucrados Externos

INVOLUCRADO

INTERES(A-M-B)

INFLUENCIA(A-M-B)

REQUERIMIENTOSBÁSICOS

DATOS DEL INVOLUCRADO

Clientes externos

A A Obtener un producto con excelente presentación

Supermercados

Propietario del inmueble

A A Vender un producto en las mejores condiciones

Dueño del inmueble

Proveedores A A Aumentar las ventas de los productos que distribuyen.

Proveedores de productos de consumo, artículos de aseo para el hogar

Grupos de usuario

A A Obtener un producto de calidad

Amas de casaPulperías

Grupos relevantes

M M Hay que mantenerlos informados sobre el diseño del proyecto y darle un gran porcentaje de importancia en nivel de interés e influencia en el diseño del proyecto.

Asociaciones de padres de familiaEscuelasColegios

Otros grupos relevantes

M M Mejora el empleo, comercialización y distribución de los productos en el municipio.

Organizaciones GremialesGrupo de vigilancia socialOrganizaciones estatales municipales

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5. Conclusiones

Al realizar el análisis previo a la creación del documento formal del proyecto de compra de bodega para la empresa ADPRO, se evidencio que la ubicación del inmueble puede generar riesgos potenciales asociados con los involucrados externos que se ven afectados por dicha compra y que pueden traer un impacto negativo en la ejecución del proyecto e incluso hacer que este fracase. Esto refuerza lo escrito en el PMBOK respecto a la claridad con la que se deben definir todos los involucrados del proyecto, tanto los que afectan a la realización del mismo (equipo de trabajo, patrocinadores, etc.) como los que son afectados por su ejecución (clientes, población aledaña). De no garantizarse la participación adecuada de los involucrados, el proyecto tendría más posibilidades de fracasar pues la falta de comunicación y la indiferencia respecto a los involucrados que inciden negativamente en el mismo son factores claves para que no entregue los resultados esperados.

Por último, es claro que antes de realizar una propuesta formal en cualquier tipo de proyecto es necesario definir una serie de actividades previas que permitan analizar claramente todos los aspectos relevantes en su formulación (técnicos, legales, ambientales, socioeconómicos, etc.); de modo que garantice que al momento de formalizar el documento, estén bien definidos factores claves como riesgos e involucrados, esto le dará un arranque óptimo al proyecto que lo impulsará desde su inicio a cumplir con las metas establecidas.

6. Recomendaciones

Antes de iniciar la compra de la bodega se deben emplear instrumentos como la matriz de involucrados para la correcta identificación de los mismos y sus intereses.

Es importante analizar cada aspecto técnico y legal a tener en cuenta dentro del proceso de adquisición del inmueble antes de presentar su propuesta formal.

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Bibliografía

Crow, M. A. (2009). Lider de Proyecto. Obtenido de http://www.liderdeproyecto.com/articulos/identificar_stakeholders_por_que_molestarse_en_esto.html

doing bussines. (2014). Obtenido de http://espanol.doingbusiness.org/data/exploreeconomies/colombia/sub/bogot%C3%A1/topic/registering-property

La Voz de Houston. (2014). Obtenido de http://pyme.lavoztx.com/beneficios-y-desventajas-de-una-estructura-organizacional-funcional-5328.html

Martínez, H. A. (2014). Revista de Logistica. Obtenido de http://www.revistadelogistica.com/art-11-Como-escoger-mi-bodega.asp

PMI. (2013). Guia de los Fundamentos para la dirección de proyectos(Guia del PMBOK) 5 edición.

Universidad Nacional Abierta y a Distancia. (2014). Obtenido de http://datateca.unad.edu.co/contenidos/102806/102806%20EXE%20MODULO%20ACADEMICO/leccin_12__la__compra__y_venta_de_bienes_inmuebles.html

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