Comprobantes y Registros Contables

- Comprobantes

FORMALIDADES PREIMPRESAS:• Nombre o Razón Social de la empresa proveedora.• Domicilio de la empresa proveedora.• Número de Inscripción en el RUC.• Tipo de comprobante (Factura o Boleta de Contado).• Número de Comprobante.• Recuadro de identificación del comprador: RUC - Consumo Final• Constancia de que la empresa proveedora se encuentra al día con el IVA o constancia de exoneración.• Constancia de que el documento es original.• Pie de Imprenta y fecha del vencimiento del comprobante

OTRAS FORMALIDADES:• Si están escriturados a mano, deben ser con letra clara y sin enmendaduras, tachaduras y con una sola tinta.• Fecha de adquisición.• A la orden del Centro Docente.• Recuadro de identificación del comprador: RUC - Consumo Final Normalmente se indica Consumo Final, pero puede que algunos proveedores nos soliciten el No. de de la ANEP, en ese caso RUC 21 247210 0013.• Detalle de la mercadería comprada o del servicio prestado, con cantidad de unidades físicas, precio unitario y precio total.• Deben discriminarse los impuestos: COFIS e IVA• Si la compra es a crédito, el comprobante será una Factura y contra el pago, el comercio extenderá un Recibo Oficial, en el que constará el No. de Factura al que corresponde ese pago.• Todo comprobante deberá ser conformado por el Director del Centro Docente, que de conformidad al gasto efectuado.

4.- Comprobantes y Registros Contables

4.2 - Registros Contables

CAJA

BANCO

INVENTARIO

Se registran las entradas y salidas de dinero, que se producen en el CentroDocente

Se registran los depósitos y los retiros de la cuenta bancaria que el CentroDocente posee en el Banco.

Se registran las altas y bajas de losbienes, que posee el Centro Docente

FORMALIDADES DE LOS REGISTROS:

• Deberá escriturarse en forma cronológica.• Cada escrituración deberá tener un comprobante de respaldo.• Deberá escriturarse en forma prolija, respetando los espacios y y columnas correspondientes.

• No se podrá realizar enmiendas, tachaduras, raspaduras, sobreborrados, interlineados, etc..

• Todo error deberá ser corregido con un contrasiento.• Al finalizar cada hoja deberá sacarse totales de cada columna que serán transportados a la hoja siguiente.

DEBE

• El debe implica un ingreso de dinero o de bienes.

• Si estamos registrando en el Libro de CAJA, será un ingreso de dinero al Centro Docente, que tendrá como origen el cobro de una partida del Consejo Correspondiente, una donación o un beneficio, rifa, etc..

• Si estamos registrando en el Libro de BANCO, será un depósito en la cuenta bancaria del Centro Docente.

• Si estamos registrando en el INVENTARIO, será un alta de un bien que ha sido incorporado al Centro Docente

HABER

• El haber implica un egreso de dinero o de bienes.

• Si estamos registrando en el Libro de CAJA, será un egreso de dinero del Centro Docente, que tendrá como origen el pago realizado por la compra de un bien o la contratación de un servicio.

• Si estamos registrando en el Libro de BANCO, será un retiro de dinero de la cuenta bancaria del Centro Docente.

• Si estamos registrando en el INVENTARIO, será una baja de un bien que ha sido desafectado del Centro Docente, debido a que ha sido transferido a otra Oficina, se ha deteriorado que impide su uso, ha sido robado, etc..

DEBE SALDOHABER

Saldo de CAJAEs el dinero en efectivo que tenemos en el Centro Docente y deberá coincidircon el Libro de CAJA, si hacemos la suma del Debe y le restamos la columnadel Haber.

Saldo de BANCOEs el dinero que tenemos depositado en la cuenta bancaria del Centro Docente y deberá coincidir con el Libro de BANCO, si hacemos la suma del Debe y le restamos la columna del Haber.

5.- Rendiciones de Cuentas

Todo funcionario o empleado, que perciba fondosen carácter de recaudador, depositario o pagador o que administre, utilice o custodie bienes o pertenencias del Estado, con o sin autorización legal, está obligado a rendir cuenta documentada de suutilización o gestiónLas Rendiciones de Cuentas, deberán presentarse cualquiera sea su fuente de financiamientoArtículo 114 del TOCAF

CENTRODOCENTECENTRODOCENTE

DINERO BIENES

• Ingreso en el Libro de Caja

• Rendir cuenta documentada del gasto

• Alta en el Inventario

• Custodia