Computacion. Guia de Ejercicios Excel Completa. Imprimir

Gua de Ejercicios en Microsoft Excel

Elaborada por: Ing Richard Pirona Miranda

Ing. Richard Pirona Miranda 0416-765 2354

NDICECaptulo I 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 3 3.1 3.2 3.3 3.4 4 4.1 4.2 5 5.1 5.2 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 5.2.5 6 6.1 7 7.1 7.2 8 8.1 8.2 8.3 9 9.1 10 10.1 10.2 10.3 Nivel Bsico ......................................................................................................................... 4 Introduccin. Elementos de Microsoft Excel ....................................................................... 4 Arrancar Microsoft Excel ....................................................................................................................... 4 Celdas. ................................................................................................................................................ 5 Columnas. ........................................................................................................................................... 6 Filas .................................................................................................................................................... 6 Barras ................................................................................................................................................. 6 Ayuda ................................................................................................................................................. 8 Empezando a trabajar con Microsoft Excel.......................................................................... 8 Conceptos de Microsoft Excel................................................................................................................ 9 Movimiento rpido en el libro.............................................................................................................. 10 Introducir datos ................................................................................................................................. 11 Modificar datos .................................................................................................................................. 12 Tipos de datos ................................................................................................................................... 13 Operaciones con archivos .................................................................................................. 14 Guardar un libro de trabajo ................................................................................................................ 14 Una de ellas consiste en utilizar el men Archivo.................................................................................. 15 Abrir un libro de trabajo ya existente................................................................................................... 16 Empezar un nuevo libro de trabajo...................................................................................................... 18 Funciones........................................................................................................................... 19 Funciones .......................................................................................................................................... 19 Insertar funcin ................................................................................................................................. 20 Seleccin de celdas............................................................................................................ 22 Seleccin de celdas ............................................................................................................................ 22 Formato de celdas.............................................................................................................................. 23 Fuente........................................................................................................................................ 23 Alineacin ................................................................................................................................... 26 Bordes ........................................................................................................................................ 29 Tramas ....................................................................................................................................... 31 Nmeros..................................................................................................................................... 33 Borrado de celdas .............................................................................................................. 34 Borrar celdas ..................................................................................................................................... 34 Formato de filas................................................................................................................. 36 Alto de fila ......................................................................................................................................... 36 Autoajustar........................................................................................................................................ 37 Formato de columnas ........................................................................................................ 37 Ancho de columna ............................................................................................................................. 37 Autoajustar a la seleccin ................................................................................................................... 39 Ancho estndar de columna................................................................................................................ 39 Formato de hojas............................................................................................................... 40 Cambiar nombre de la hoja................................................................................................................. 40 Insertar filas, columnas, celdas y hojas ............................................................................ 41 Insertar filas en una hoja.................................................................................................................... 41 Insertar columnas en una hoja ........................................................................................................... 42 Insertar celdas en una hoja ................................................................................................................ 42 1

Ing. Richard Pirona Miranda 0416-765 235410.4 11 11.1 11.2 12 12.1 12.2 13 13.1 13.2 13.3 14 15 15.1 15.2 16 16.1 16.2 17 17.1 17.2 17.3 1 2 2.1 3 3.1 3.2 4 4.1 4.2 4.3 5 5.1 5.2 5.3 6 6.1 6.2 7 8 9 9.1 10 10.1 11.1.1 Insertar hojas en un libro de trabajo ................................................................................................... 43 Eliminar filas, columnas, celdas y hojas ............................................................................ 43 Eliminar filas y columnas de una hoja.................................................................................................. 44 Eliminar celdas de una hoja ......................................................................................................... 44 Mover celdas...................................................................................................................... 45 Mover celdas utilizando el Portapapeles ............................................................................................... 45 Mover celdas utilizando el ratn .......................................................................................................... 46 Copiar celdas ..................................................................................................................... 46 Copiar celdas utilizando el Portapapeles .............................................................................................. 46 Copiar celdas utilizando el ratn.......................................................................................................... 47 Copiar en celdas adyacentes............................................................................................................... 48 Pegado Especial ................................................................................................................. 49 Correccin de la ortografa ................................................................................................ 51 Autocorreccin................................................................................................................................... 51 Verificacin de la ortografa ................................................................................................................ 53 Grficos.............................................................................................................................. 55 Crear un grfico ................................................................................................................................. 55 Modificar la posicin y el tamao de un grfico .................................................................................... 66 Impresin .......................................................................................................................... 67 Vista preliminar.................................................................................................................................. 67 Configurar pgina .............................................................................................................................. 69 Imprimir ............................................................................................................................................ 73 Nivel Intermedio................................................................................................................ 76 Introduccin ...................................................................................................................... 76 Filtros (Filters)................................................................................................................... 76 Autofiltro (Autofilters)......................................................................................................................... 77 Ordenar Datos (Sort) ......................................................................................................... 78 Ordenar en Tablas ............................................................................................................................. 78 Ordenar columnas por filas ................................................................................................................. 79 Subtotales (Subtotals)....................................................................................................... 80 Insertar Subtotales............................................................................................................................. 80 Subtotales Animados .......................................................................................................................... 82 Inserte los subtotales anidados. .......................................................................................................... 83 Tablas y Grficos Dinmicos .............................................................................................. 84 Tabla dinmica (Dinamic Table) .......................................................................................................... 84 Crear Un informe de Tabla Dinmica ................................................................................................... 84 Crear un informe de Grfico Dinmico ................................................................................................. 87 Escenarios. (Scenaries) ..................................................................................................... 89 Funcin Pago (PMT) ........................................................................................................................ 90 Crear Escenarios. ............................................................................................................................... 92 Buscar objetivo.................................................................................................................. 95 Tabla (Table) ..................................................................................................................... 96 Formularios........................................................................................................................ 98 Trabajar Con Formularios ................................................................................................................... 99 Otras Funciones ............................................................................................................... 101 NDICE() ......................................................................................................................................... 101 2 Eliminar hojas de un libro de trabajo ................................................................................................... 44

Captulo II

Ing. Richard Pirona Miranda 0416-765 235410.1.1 10.2 10.3 10.4 10.5 10.6 10.7 10.8 10.9 10.2.1 10.3.1 10.4.1 10.5.1 10.6.1 10.7.1 Ejemplo de Funcin ndice ......................................................................................................... 102 Ejemplo de Funcin Suma.......................................................................................................... 104 Ejemplo de Funcin Promedio .................................................................................................... 105 Ejemplo de Funcin Max (MAX) .................................................................................................. 106 Ejemplo de Funcin MIN ............................................................................................................ 107 Ejemplo de Funcin CONTARA (COUNTA) ................................................................................... 108 Ejemplo de Funcin CONTAR.BLANCO ........................................................................................ 108

SUMA() (SUM())............................................................................................................................... 104 PROMEDIO() (AVERAGE()) ............................................................................................................... 105 MAX().............................................................................................................................................. 106 MIN() (MIN) .................................................................................................................................... 106 CONTARA() (COUNTA())................................................................................................................... 107 CONTAR.BLANCO() (COUNTBLANK())................................................................................................ 108 Y() (AND()) ..................................................................................................................................... 109 SI() (IF())........................................................................................................................................ 109 Ejemplo de Funcin SI. .............................................................................................................. 110 Ejemplo de Funcin SI e Y ......................................................................................................... 110

10.9.1 10.9.2 10.10 10.11 11

CONTAR() (COUNT())....................................................................................................................... 115 BUSCARV() ...................................................................................................................................... 115 Sugerencia Final .............................................................................................................. 119

3


Captulo I 1

Nivel Bsico

Introduccin. Elementos de Microsoft Excel

Microsoft Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con nmeros organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos de prstamos hipotecarios. Si no has trabajado nunca con Microsoft Excel aqu puedes ver con ms detalle qu es y para qu sirve una hoja de clculo. Ahora vamos a ver cuales son los elementos bsicos de Microsoft Excel, la pantalla, las barras, etc. para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenders cmo se llaman, donde estn y para qu sirven. Tambin cmo obtener ayuda, por si en algn momento no sabes cmo seguir trabajando. Cuando conozcas todo esto estars en disposicin de empezar a crear hojas de clculo en el siguiente tema. 1.1 Arrancar Microsoft Excel Vamos a ver las dos formas bsicas de arrancar Microsoft Excel. Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de

la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu computador; buscar Microsoft Excel, hacer clic sobre l, y se arrancar el programa.

Desde el icono de Microsoft Excel del escritorio si lo hay. Puedes arrancar Microsoft Excel ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Aqu te explicamos cmo compaginar dos sesiones. Para cerrar Microsoft Excel, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: Hacer clic en el botn cerrar

4


Pulsar la combinacin de teclas ALT+F4. Hacer clic sobre el men Archivo y elegir la opcin Salir. La pantalla inicial Al arrancar Microsoft Excel aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales. As conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu computador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.

1.2 Celdas. Son todos y cada uno de los pequeos cuadros que conforman la hoja de clculo de Microsoft Excel, en los cuales se pueden introducir valores. Estn identificadas por medio de la letra de la columna, la de la parte superior, y el nmero de la fila, el del extremo izquierdo.

5


1.3 Columnas. Esta conformada por una lnea Vertical de Celdas y est identificada por la letra que est en la parte superior. 1.4 Filas Esta conformada por una lnea Horizontal de Celdas y est identificada por el nmero que est a al izquierda. 1.5 Barras 1. La barra de ttulo contiene el nombre del documento sobre el que se est

trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, restaurar y cerrar.

La barra de mens contiene las operaciones de Microsoft Excel, agrupadas en mens desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Microsoft Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las cosas ms habituales se realizan ms rpidamente a partir de los iconos de las otras barras que veremos a continuacin. El icono con la cruz, del extremo derecho, nos permite cerrar el libro actual. En Microsoft Excel la barra de mens tiene un nuevo comportamiento "inteligente", que consiste, bsicamente, en mostrar slo los comandos ms importantes y los que el usuario va utilizando. Si deseas informacin sobre los mens desplegables, haz clic aqu. Los mens desplegables de la barra de mens contienen tres tipos bsicos de elementos:

6


a)

Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediatamente al hacer

clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre de comando, o no aparece nada o bien aparece la combinacin de teclas para ejecutarlo desde el teclado. Por ejemplo, en el men Insertar, el comando Columnas. b) Otro men desplegable. Al situarse sobre ste, se abre un nuevo men

a su lado con ms opciones para que elijamos una de ellas. Se reconocen porque tienen un tringulo a la derecha. Por ejemplo, en el men Insertar, Imagen. c) Comando con ventana. Al hacer clic, aparece una ventana que nos

pedir que rellenemos algunos campos y que tendr botones para aceptar o cancelar la accin. Se distinguen porque el nombre acaba en puntos suspensivos. Por ejemplo, en el men Insertar, Grfico... Los diferentes mens de la barra de mens se pueden activar desde el teclado pulsando Alt. + letra subrayada del nombre del comando. Por ejemplo Alt. + i para desplegar el men Insertar. La barra de herramientas estndar. Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones ms habituales, como Guardar, Copiar, Pegar, etc.

La barra de formato Contiene las operaciones ms comunes sobre formatos, como poner en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, etc. Hay operaciones que no estn disponibles en un determinado momento. Se identifican porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto como el icono Cortar como el comando Cortar aparecen con el color ms claro.

La barra de frmulas Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente, pero esto lo estudiaremos ms adelante.

7


La barra de etiquetas Nos permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.

La barra de tareas de Windows Contiene el botn Inicio, iconos para arrancar algunos programas, como Internet Explorer, etc. y tambin un botn por cada documento de Microsoft Excel que tengamos abierto, de forma que podemos pasar de un documento a otro haciendo clic en estos iconos. Esta barra no pertenece a Microsoft Excel, sino a Windows como su propio nombre indica. 1.6 Ayuda Para activar la Ayuda de Microsoft Excel podemos pulsar F1 o hacer clic en el interrogante de la barra de mens. Veremos este men en el que podemos: a) Ir a la ayuda, nos mostrar un pantalla en la que podremos ver la ayuda a

travs de un ndice, buscando por palabras en Contenido o mediante el Asistente para ayuda que nos permite hacer preguntas en lenguaje natural. b) Mostrar el ayudante de Office, es un grfico animado que nos ayuda en

determinadas ocasiones cuando detecta que necesitamos ayuda, por ejemplo si ve que vamos a crear una hoja de clculo nos ofrecer ayuda para ello, etc. c) Utilizar Qu es esto? El cursor se convierte en una flecha con una

interrogacin y al colocarlo sobre un elemento de la pantalla nos da una explicacin sobre la funcin de ese elemento. 2 Empezando a trabajar con Microsoft Excel.

Veremos cmo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Microsoft Excel, as como manejar las distintas tcnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la creacin de hojas de clculo.8


2.1 Conceptos de Microsoft Excel En caso de no tener claro algunos conceptos de Microsoft Excel como puede ser Libro de trabajo, Hoja de clculo, Celda, Celda activa, Fila, Columna,... quizs sea aconsejable repasarlo aqu. 1. Movimiento rpido en la hoja

Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de documento en un momento dado. Nuestra hoja, la mayora de las veces, ocupar mayor nmero de celdas que las visibles en el rea de la pantalla y es necesario moverse por el documento rpidamente. Cuando no est abierto ningn men, las teclas activas para poder desplazarse a travs de la hoja son: MOVIMIENTO Celda Abajo Celda Arriba Celda Derecha Celda Izquierda Pantalla Abajo Pantalla Arriba Celda A1 Primera celda de la columna activa ltima celda de la columna activa Primera celda de la fila activa ltima celda de la fila activa TECLADO FLECHA ABAJO FLECHA ARRIBA FLECHA DERECHA FLECHA IZQUIERDA AVPAG REPAG CTRL+INICIO FIN + FLECHA ARRIBA FIN + FLECHA ABAJO FIN + FLECHA IZQUIERDA o INICIO FIN + FLECHA DERECHA

9


Otra forma rpida de moverse por la hoja cuando se sabe con seguridad a la celda donde se desea ir, es con el comando Ir a... que se encuentra en el men Edicin. 2. 3. Selecciona el men Edicin. Abrir el men para visualizar las opciones ocultas con el botn. Recuerda

que una vez elegida esta opcin, a partir de ahora estar disponible en el men. 4. Haz clic sobre la opcin Ir a...

Tambin hubieras podido pulsar la tecla F5. Aparecer el cuadro de dilogo siguiente:

5. desplazarte. 6.

Escribe en el recuadro Referencia, la direccin de la celda a la que quieres Haz clic en Aceptar.

En cualquier caso, siempre puedes utilizar el ratn, movindote con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre sta. 2.2 Movimiento rpido en el libro. Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de clculo En este apartado trataremos los distintos mtodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.10


Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Observars como en nuestro caso tenemos 5 hojas de clculo, siendo la activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1. Haciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaa Hoja3 pasars a trabajar con dicha hoja. Si no ves la hoja puedes hacer clic en los botones de la izquierda: Para ir a la Hoja1. Para ir a la hoja anterior a la que nos encontramos. Para ir a la hoja siguiente a la que nos encontramos. Para ir a la ltima hoja Tambin se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar

desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser: MOVIMIENTO Hoja Siguiente Hoja Anterior 2.3 Introducir datos En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes: 1. 2. Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos. Teclear los datos. TECLADO CTRL+ AVPAG CTRL+ REPAG

Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:

11


3.

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres

mtodos que te explicamos a continuacin: INTRO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y adems la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo. TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y adems la celda activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA ser la celda contigua hacia la derecha. CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn siendo la misma. Si antes de introducir la informacin cambias de opinin y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc. del teclado o hacer clic sobre la Caja de Cancelacin los datos y la celda seguir vaca. 2.4 Modificar datos Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o ms tarde, despus de la introduccin. Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carcter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder ste una posicin. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos. Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, seguiremos los siguientes pasos:12

de la barra de frmulas, al hacer clic

sobre l se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguir

de la barra de frmulas. As no se introducen


1. 2.

Seleccionar la celda adecuada. Activar la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o ir directamente a la

barra de frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar. La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar. En la Barra de Frmulas aparece el punto de insercin o cursor al final de la misma. 3. 4. Modificar la informacin. Pulsar INTRO o hacer clic sobre el Cuadro de Aceptacin.

Si despus de haber modificado la informacin se cambia de opinin y se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre la Caja de Cancelacin de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda muestra la informacin que ya tena. Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre sta. 2.5 Tipos de datos En una Hoja de Clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son: VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto. FRMULAS, es decir, una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como *, +, -, Sen, Cos, etc. En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =.

13


3

Operaciones con archivos

Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar, guardar como y cerrar para poder manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de trabajo de Microsoft Excel. 3.1 Guardar un libro de trabajo Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasin para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operacin posterior sobre ste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operacin se denomina Guardar. Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios mtodos. Un mtodo consiste en almacenar el archivo asignndole un nombre: 1. 2. Selecciona el men Archivo Elige la opcin Guardar como...

Aparecer el Cuadro de Dilogo Siguiente.

14


Si el fichero ya exista, es decir ya tena un nombre, aparecer en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, en caso de estar conforme con l pasar directamente al punto 6. Si lo que quieres es crear un nuevo fichero con la modificacin, seguir todos los pasos. 3. En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para

seleccionar la unidad donde vas a grabar tu trabajo. Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad seleccionada. 4. 5. a tu archivo. 6. Haz clic sobre el botn Guardar. Haz doble clic sobre la carpeta donde guardas el archivo. En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle

Otro mtodo consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tena antes de la modificacin. Para ello: 1 Selecciona la opcin Guardar del men Archivo. O bien, haz clic sobre el botn Guardar de la Barra de Herramientas.

Se guardar con el mismo nombre que tena. Si el archivo era nuevo, aparecer el cuadro de dilogo Guardar como... que nos permitir darle nombre. Cerrar un libro de trabajo Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendr salir de l para no estar utilizando memoria intilmente. La operacin de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas. 3.2 Una de ellas consiste en utilizar el men Archivo 1. Selecciona el men Archivo.

15


2.

Elige la opcin Cerrar. Si esta opcin no se encuentra, recuerda el botn

para ampliar el men. En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificacin no almacenada, Microsoft Excel nos avisar de ello mostrndonos el siguiente cuadro de dilogo:

3.

Haz clic sobre el botn:

Cancelar: para no cerrar el documento. No: para salir del documento sin almacenar la ltima modificacin. S: para almacenar el documento antes de salir de l. En este ltimo caso, si el archivo no tuviese an ningn nombre, aparecer el recuadro de dilogo Guardar como para poder asignarle un nombre, en caso contrario, se almacenar con el nombre que tena. Otra forma consiste en utilizar el botn Cerrar de la barra de men, cuidado

no el de la barra de ttulo que cerrara el programa Microsoft Excel.

3.3 Abrir un libro de trabajo ya existente Si queremos recuperar algn libro de trabajo ya guardado, la operacin se denomina Abrir. Existen varias formas para abrir un archivo ya existente. Una de ellas consiste en utilizar el men: 1. Selecciona la opcin Abrir del men Archivo. de la Barra de Herramientas.

O bien, haz clic sobre el botn Abrir

16


Aparecer el cuadro de dilogo siguiente:

2.

Haz clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en.

Se desplegar una lista con las unidades disponibles del computador. 3. Elige la unidad deseada, haciendo clic sobre sta.

En el recuadro inferior, aparecern las distintas carpetas de la unidad elegida. 4. Haz doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar.

Al abrir una carpeta, sta se sita en el recuadro superior Buscar en, y ahora en el recuadro inferior aparecer toda la informacin de dicha carpeta. 5. 6. Haz clic sobre el archivo deseado. Haz clic sobre el botn Abrir.

Otra forma disponible tambin para abrir un documento, consiste en utilizar una lista de documento abiertos anteriormente. 1. Selecciona el men Archivo.

Al final de la ventana del men, Microsoft Excel presenta una lista con los cuatro ltimos documentos abiertos.

17


2.

Haz clic sobre el documento deseado.

El primer documento de la lista es el ltimo que se abri. 3.4 Empezar un nuevo libro de trabajo Cuando entramos en Microsoft Excel automticamente se inicia un libro de trabajo vaco, pero supongamos que queremos crear otro libro nuevo, la operacin se denomina Nuevo. Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, seguir los siguientes pasos: 1. 2. Selecciona el men Archivo. Elige la opcin Nuevo... de la barra de herramientas.

O bien hacer clic sobre el botn Nuevo

En caso de haber utilizado el men, aparecer en el panel de tareas lo siguiente:

18


3.

Seleccione la opcin que desee simplemente haciendo clic sobre ella. 4 Funciones

Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Microsoft Excel para agilizar la creacin de hojas de clculo, estudiando la sintaxis de stas as como el uso del asistente para funciones, herramienta muy til cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de stas. 4.1 Funciones Una funcin es una frmula predefinida por Microsoft Excel que opera sobre uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda introducida. La sintaxis de cualquier funcin es: =nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN) Siguen las siguientes reglas: 1. 2. Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No

dejes espacios antes o despus de cada parntesis. 3. o funciones. 4. Los argumentos deben de separarse por ";". Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas

Ejemplos: =SUMA(A1:C8) El operador ":" nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C 1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin. Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden tener funciones anidadas dentro de la frmula.19


Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4) Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. As hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin. 4.2 Insertar funcin Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda, pero Microsoft Excel dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, y as nos resultar ms fcil trabajar con ellas. Si queremos introducir una funcin en una celda: 1. 2. 3. Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin. Seleccionar el men Insertar. Elegir la opcin Funcin... de la barra de frmulas.

O bien, hacer clic sobre el botn


20


4.

En el recuadro Categora de la funcin tendremos que elegir a qu

categora pertenece nuestra funcin. Si no estamos muy seguros, podemos elegir Todas. 5. En el recuadro Nombre de la funcin hay que elegir la funcin que

deseamos haciendo clic sobre sta. Observa como conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripcin de sta. El botn proporcionar ms informacin. 6. Hacer clic sobre el botn Aceptar. nos

Justo por debajo de la barra de frmulas aparecer el Cuadro de Dilogo Siguiente. En nuestro caso se eligi la funcin SUMA.

7.

En el recuadro Nmero1 hay que indicar el primer argumento que

generalmente ser una celda o rango de celdas tipo A1:B4. Para ello, hacer clic sobre le botn para que el cuadro se haga ms pequeo y podamos ver toda la hoja de

clculo, a continuacin seleccionar el rango de celdas deseadas como primer argumento y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de dilogo. 8. En el recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el segundo argumento. Slo en caso de que existiera.

21


Si introducimos segundo argumento, aparecer otro recuadro para el tercero, y as sucesivamente. Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botn Aceptar. En la barra de herramientas existe el botn Autosuma realizar la funcin SUMA de forma ms rpida. 5 Seleccin de celdas que nos permite

Vamos a ver los diferentes mtodos de seleccin de celdas para poder modificar el aspecto de stas, as como diferenciar entre cada uno de los mtodos y saber elegir el ms adecuado segn la operacin a realizar. 5.1 Seleccin de celdas Antes de realizar cualquier modificacin a una celda o a un rango de celdas con Microsoft Excel, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operacin. A continuacin encontrars algunos de los mtodos de seleccin ms utilizados. Te recomendamos arrancar Microsoft Excel ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Seleccin de una celda 1. Hacer clic sobre la celda a seleccionar.

Seleccin de un rango de celdas 2. 3. Pulsar el botn del ratn en la primera celda a seleccionar. Mantener pulsado el botn del ratn mientras se arrastra hasta la ltima

celda a seleccionar. Seleccin de una columna 1. 2. Situar el cursor sobre el identificador superior de la columna a seleccionar. Hacer clic sobre ste.

Seleccin de una fila

22


1.

Situar el cursor sobre el identificador izquierdo de la fila a seleccionar.

Hacer clic sobre ste. Seleccin de una hoja entera 1. Situarse sobre el botn superior izquierdo de la hoja situado entre el

indicativo de la columna A y el de la fila 1. Hacer clic sobre ste. Si realizamos una operacin de hojas como eliminarlas o insertarlas, no hay que seleccionar todas las celdas con este mtodo ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada. Aadir a una seleccin Si queremos aadir celdas a una seleccin ya realizada, o realizar una seleccin de celdas no contiguas: 1. Realizar la nueva seleccin pulsando la tecla CTRL.

Ampliar o reducir una seleccin Si queremos ampliar o reducir una seleccin ya realizada siempre que la seleccin sea de celdas contiguas, realizar los siguientes pasos: 1. 2. Pulsar la tecla MAYUS. Manteniendo pulsada la tecla MAYUS, hacer clic donde queremos que

termine la seleccin. 5.2 Formato de celdas Veremos las diferentes opciones disponibles en Microsoft Excel respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de clculo y cmo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineacin, bordes, sombreados y forma de visualizar nmeros en la celda. 5.2.1 Fuente Microsoft Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo cambiando la fuente, el tamao, estilo y color de los datos de una celda.23


Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo, seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. Seleccionar el men Formato. Elegir la opcin Celdas... Hacer clic sobre la pestaa Fuente.


5. 6. Aceptar.

Elegir las opciones deseadas del recuadro. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn

Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Vista previa un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda. A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro. 1. letra. Fuente: Se elegir de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de

24


Si elegimos un tipo de letra con el identificador

delante de su nombre, nos

indica que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usar la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que adems es una fuente escalable (podemos escribir un tamao de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaos disponibles). 2. Estilo: Se elegir de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son

disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita,

Negrita Cursiva.3. recuadro. 4. Subrayado: Observa como la opcin activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se abrir una lista desplegable donde tendrs que elegir un tipo de subrayado. 5. 6. izquierda. 7. Fuente normal: Si esta opcin se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Microsoft Excel tiene por defecto. En la Barra de Herramientas disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma ms rpida, como: En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la que nos encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para elegir otro tipo. Al igual que el botn de Fuente anterior, aparece el tamao de nuestra celda, para cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo directamente en el recuadro. Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superndice la flecha de la derecha podrs elegir un color para la letra. y subndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre el recuadro de la Tamao: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegir un tamao u otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el

25


Este botn lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre ste se activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial. Este botn funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos para poner o quitar la Cursiva. Este botn funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado simple. Con este botn podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A aparece una lnea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el botn cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo. 5.2.2 Alineacin Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada. Para cambiar la alineacin de los datos de nuestra hoja de clculo, seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineacin. Seleccionar el men Formato. Elegir la opcin Celdas... Hacer clic sobre la pestaa Alineacin.


26


5. 6. Aceptar.

Elegir las opciones deseadas del recuadro. Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botn

A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro. 1. Alineacin del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas

seleccionadas horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrs elegir entre una de las siguientes opciones: GENERAL: Es la opcin de Microsoft Excel por defecto, alinea las celdas seleccionadas dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los nmeros a la derecha y los textos a la izquierda. IZQUIERDA (Sangra): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de stas independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro de Sangra que por defecto est a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carcter ms a la

27


derecha, para que el contenido de la celda no est pegado al borde izquierdo de la celda. CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de stas. DERECHA: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de stas, independientemente del tipo de dato. LLENAR: Esta opcin no es realmente una alineacin sino que repite el dato de la celda para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y elegimos la opcin Llenar, en la celda aparecer ************ hasta completar la anchura de la celda. JUSTIFICAR: Con esta opcin el contenido de las celdas seleccionadas se alinear tanto por la derecha como por la izquierda. CENTRAR EN LA SELECCIN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la seleccin que contiene datos. 2. Alineacin del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas

seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opcin slo tendr sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamao inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podr elegir entre una de las siguientes opciones: SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de stas. CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas. INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de stas. JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como por la inferior.

28


3.

ORIENTACIN: Permite cambiar el ngulo del contenido de las celdas

para que se muestre en horizontal (opcin por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ngulo desde 90 en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90 en sentido de las agujas de un reloj. Microsoft Excel ajusta automticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientacin vertical, a no ser que se fije explcitamente la altura de sta. 4. AJUSTAR TEXTO: Por defecto si introducimos un texto en una celda y ste no cabe, utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opcin el contenido de la celda se tendr que visualizar exclusivamente en sta, para ello incrementar la altura de la fila y el contenido se visualizar en varias filas dentro de la celda. 5. 6. Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opcin, el tamao de la fuente Combinar celdas: Al activar esta opcin, las celdas seleccionadas se de la celda se reducir hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda. unirn en una sola. En la Barra de Herramientas disponemos de unos botones que nos permitirn modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma ms rpida, como: Al hacer clic sobre este botn la alineacin horizontal de las celdas seleccionadas pasar a ser Izquierda. Este botn nos centrar horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas. Este botn nos alinear a la derecha los datos de las celdas seleccionadas. Este botn unir todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda, y a continuacin nos centrar los datos. 5.2.3 Bordes Microsoft Excel nos permite crear lneas en los bordes o lados de las celdas. Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo aadiendo bordes, seguir los siguientes pasos:

29


1. 2. 3. 4.

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. Seleccionar el men Formato. Elegir la opcin Celdas... Hacer clic sobre la pestaa Bordes.


5. 6. Aceptar.


Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Borde un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda. A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro. 1. Preestablecidos: Se elegir una de estas opciones:

NINGUNO: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas. CONTORNO: Para crear un borde nicamente alrededor de las celdas seleccionadas.

30


INTERIOR: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de la seleccin. Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes. 2. 3. Estilo: Se elegir de la lista un estilo de lnea. Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre

la flecha de la derecha podr elegir un color para los bordes. En la Barra de Herramientas disponemos de un botn que nos permitir modificar los bordes de forma ms rpida: Si se hace clic sobre el botn se dibujar un borde tal como viene representado en ste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botn. Aqu no encontrars todas las opciones vistas desde 5.2.4 Tramas Microsoft Excel nos permite tambin sombrear las celdas de una hoja de clculo para remarcarla de las dems. Para ello, seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. Seleccionar el men Formato. Elegir la opcin Celdas... Hacer clic sobre la pestaa Tramas.


31


1. 2. Aceptar.


Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Muestra un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda. A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro. 1. Color: Se elegir de la lista un color de fondo determinado. Para quitar el

efecto de sombreado, bastar con elegir Sin Color. 2. trama. En la Barra de Herramientas disponemos de un botn que nos permitir modificar el sombreado de forma ms rpida: Si se hace clic sobre el botn se sombrear la celda del color indicado en ste, en nuestro caso, en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo Trama: Se elegir de la lista un estilo de trama, as como el color de la

32


desde la flecha derecha del botn. Aqu no podrs aadir trama a la celda, para ello tendrs que utilizar el men. 5.2.5 Nmeros Microsoft Excel nos permite modificar la visualizacin de los nmeros en la celda. Para ello, seguir los siguientes pasos: 1. nmeros. 2. 3. 4. Seleccionar el men Formato. Elegir la opcin Celdas... Hacer clic sobre la pestaa Nmero. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los


5. 6. Aceptar.


33


Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Muestra un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda. A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro. 1. Categora: Se elegir de la lista una categora dependiendo del valor

introducido en la celda. Las categoras ms utilizadas son: GENERAL: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. NMERO: Contiene una serie de opciones que visualizan los nmeros en formatos enteros, con decimales y con punto de miles. MONEDA: Es parecido a la categora Nmero, pero en vez del separador de miles nos permite visualizar el nmero con un smbolo monetario como podra ser Pts. Siempre lleva junto con el smbolo monetario el separador de miles. PORCENTAJE: Visualiza los nmeros como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el smbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostrara como 15,28%. FECHA: Visualiza la fecha correspondiente al nmero introducido en la celda. As el 1 equivaldr a 1/1/1900, el 2 al 2/1/1900, y as sucesivamente. 6 Borrado de celdas

Veremos cmo diferenciar entre los objetos a borrar de una celda como puede ser el formato o el contenido de stas y utilizar el men para realizar el borrado deseado. 6.1 Borrar celdas Puede que alguna vez introduzcas informacin en una celda y a continuacin decidas borrarla. Para ello: 1. 2. 3. 4. Selecciona la celda o rango de celdas a borrar. Elige el men Edicin. Haz clic sobre el botn para ampliar el men. Escoge la opcin Borrar.34


Aparecer otro submen. Selecciona una de las opciones disponibles entre: Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios ligados a esas celdas y cualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura de la fila. Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 Pts, borramos la celda con la opcin Todo. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecer tal como lo acabamos de escribir. Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el formato Estndar, pero retiene su contenido y sus comentarios. Cuando hablamos de formato nos referimos a todas las opciones disponibles en el cuadro de dilogo Formato Celdas estudiadas en el tema 6. Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 Pts, borramos la celda con la opcin Formato. Ahora en la celda aparecer 12000 ya que nicamente hemos borrado el formato o aspecto de sta, no el contenido. Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no frmulas, pero mantiene sus comentarios y su formato. Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 Pts, borramos la celda con la opcin Contenido. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecer con el formato anterior, es decir, 23.000 Pts. Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos. Pero no te preocupes ya que el estudio de los comentarios no es objeto de este curso. Otra forma para eliminar el contenido de una celda: 1. 2. Selecciona la celda a borrar. Pulsa la tecla SUPR

Con esta opcin nicamente se borrar el contenido de la celda.

35


7

Formato de filas

Vamos a utilizar los mtodos disponibles en Microsoft Excel para modificar la altura de las filas de una hoja de clculo y obtener as un aspecto ms presentable. 7.1 Alto de fila Microsoft Excel ajusta automticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra ms grande utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de la fila 2 es Arial de 10 puntos, la altura de esa fila es 12,75. Si aplicamos Times New Roman de 12 puntos a una celda de la fila 2, la altura de toda la fila es automticamente 15,75. Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos utilizar dos mtodos: El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello, seguir los siguientes pasos: 1. Selecciona las filas a las que quieres modificar la altura. En caso de no

seleccionar ninguna, se realizar la operacin a la fila en la que nos encontramos. 2. 3. Selecciona el men Formato. Elige la opcin Fila.

Se abrir otro submen. 4. Elige la opcin Alto...


5. 6.

Escribe la altura deseada. Haz clic sobre el botn Aceptar.

El segundo mtodo consiste en utilizar el ratn. Para ello: 1. Sita el puntero del ratn en la lnea situada debajo del nmero de la fila

que desees modificar, en la cabecera de la fila.36


El puntero del ratn adopta la forma de una flecha de dos puntas. Mantn pulsado el botn del ratn, y arrastra la lnea a la nueva posicin. Observa como conforme nos movemos aparece la altura de la fila. Suelta el botn del ratn. 7.2 Autoajustar Si hemos modificado la altura de una fila, podemos redimensionarla para ajustarla a la entrada ms alta de la fila, utilizando dos mtodos distintos. El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello: 1. 2. 3. Selecciona las filas a las que desees modificar la altura. Selecciona el men Formato. Elige la opcin Autoajustar.

Este segundo mtodo es mucho ms rpido. 1. Sitate sobre la lnea divisoria por debajo de la fila que deseas modificar,

en la cabecera de la fila. Tal como vimos a la hora de modificar la altura con el ratn, el puntero del ratn se convertir en una flecha de dos puntas. 2. Haz doble clic. 8 Formato de columnas

Vamos a utilizar los mtodos disponibles en Microsoft Excel para modificar la anchura de las columnas de una hoja de clculo y obtener as un aspecto ms presentable. 8.1 Ancho de columna En Microsoft Excel la anchura por defecto de una columna es de 8,43 caracteres o 10,71 puntos. A menudo, la anchura estndar de una columna no es suficiente para visualizar el contenido completo de una celda.

37


Si deseamos modificar la anchura de alguna columna, podemos utilizar dos mtodos: El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello, seguir los siguientes pasos: 1. Selecciona las columnas a las que quieres modificar la anchura. En caso de

no seleccionar ninguna, se realizar la operacin a la columna en la que nos encontramos. 2. 3. Selecciona el men Formato. Elige la opcin Columna.

Se abrir otro submen. 4. Elige la opcin Ancho...


5. 6.

Escribe la anchura deseada. Haz clic sobre el botn Aceptar.

El segundo mtodo consiste en utilizar el ratn. Para ello: 1. Sita el puntero del ratn en la lnea situada a la derecha del nombre de la

columna que desees modificar, en la cabecera de la columna. El puntero del ratn adopta la forma de una flecha de dos puntas. 2. Mantn pulsado el botn del ratn, y arrastra la lnea a la nueva posicin.

Observa como conforme nos movemos aparece la anchura de la columna. 3. Suelta el botn del ratn.

38


8.2 Autoajustar a la seleccin Podemos modificar la anchura de una columna para acomodarla al dato de entrada ms ancho, utilizando dos mtodos distintos. El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello: 1. 2. 3. Selecciona las columnas a las que desees modificar la anchura. Selecciona el men Formato. Elige la opcin Autoajustar a la seleccin.

El segundo mtodo es mucho ms rpido. 1. Sitate sobre la lnea divisoria a la derecha de la columna que deseas

modificar, en la cabecera de la columna. Tal como vimos a la hora de modificar la anchura con el ratn, el puntero del ratn se convertir en una flecha de dos puntas. 2. Haz doble clic. 8.3 Ancho estndar de columna Microsoft Excel nos permite modificar la anchura estndar para todas las columnas de la hoja que tienen asignada dicha anchura. Si deseamos modificarla, seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4. Selecciona el men Formato. Elige la opcin Columna. Haz clic sobre el botn para ampliar el men. Elige la opcin Ancho estndar...


5.

Escribe la anchura estndar deseada.

39


6.

Haz clic sobre el botn Aceptar.

Todas las columnas pasan a tener la anchura estndar, excepto aquellas que tuvieran asigna una anchura particular. 9 Formato de hojas

Vamos a ver algunos mtodos para cambiar el nombre de las hojas de clculo y poder as identificarlas mejor. 9.1 Cambiar nombre de la hoja. Como ya sabes, en Microsoft Excel creamos libros de trabajo formados por varias hojas. Por defecto cada hoja se referencia como Hoja1, Hoja2,.... Si trabajamos con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre de hoja para identificarla de forma ms rpida, as si utilizamos cada hoja para manejar los ingresos y gastos de cada mes, la primera hoja se podra nombrar Enero, la segunda Febrero,... La longitud mxima de los nombre de las hojas es de 31 caracteres. No puede haber dos hojas de clculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo nombre. Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos utilizar dos mtodos: El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello, seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3. Debes estar situado en la hoja a la cual quieres cambiar el nombre. Selecciona el men Formato. Elige la opcin Hoja

Se abrir otro men. 4. Selecciona la opcin Cambiar nombre.

Si te fijas en la etiqueta de la hoja, su nombre Hoja1 se seleccionar. 5. 6. Escribe el nuevo nombre de la hoja. Pulsa INTRO.40


El segundo mtodo es mucho ms directo y rpido: 1. 2. 3. Haz doble clic sobre el nombre de la hoja en su etiqueta. Escribe el nuevo nombre de la hoja. Pulsa INTRO. 10 Insertar filas, columnas, celdas y hojas Vamos a ver las diferentes formas de insertar filas, columnas, celdas y hojas para ampliar una hoja de clculo o un libro de trabajo y utilizarlas de la forma ms adecuada dependiendo de la operacin a realizar. 10.1 Insertar filas en una hoja En muchas ocasiones, despus de crear una hoja de clculo, nos daremos cuenta de que nos falta alguna fila en medio de los datos ya introducidos. Para aadir una fila, seguir los siguientes pasos: 1. Selecciona la fila sobre la que quieres aadir otra, ya que las filas siempre

se aaden por encima de la seleccionada. 2. 3. Selecciona el men Insertar. Elige la opcin Filas.

Todas las filas por debajo de la nueva, bajarn una posicin. En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Microsoft Excel toma la fila donde estamos situados como fila seleccionada. Si quieres aadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas filas como filas a aadir. Aadir filas a nuestra hoja de clculo no hace que el nmero de filas vare, seguirn habiendo 65536 filas, lo que pasa es que se eliminan las ltimas, tantas como filas aadidas. Si intentas aadir filas y no te lo permite seguro que las ltimas filas contienen algn dato.

41


10.2 Insertar columnas en una hoja Microsoft Excel tambin nos permite aadir columnas, al igual que filas. Para aadir una columna, seguir los siguientes pasos: 1. Selecciona la columna delante de la cual quieres aadir otra, ya que las

columnas siempre se aaden a la izquierda de la seleccionada. 2. 3. Selecciona el men Insertar. Elige la opcin Columnas.

Todas las columnas por la derecha de la nueva se incrementarn una posicin. En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Microsoft Excel toma la columna donde estamos situados como columna seleccionada. Si quieres aadir varias columnas, basta con seleccionar tantas columnas, en el primer paso, como columnas a aadir. Aadir columnas a nuestra hoja de clculo no hace que el nmero de columnas vare, seguirn habiendo 256 columnas, lo que pasa es que se eliminan las ltimas, tantas como columnas aadidas. Si intentas aadir columnas y no te lo permite, seguro que las ltimas columnas contienen algn dato. 10.3 Insertar celdas en una hoja En ocasiones, lo que nos interesa aadir no son ni filas ni columnas enteras sino nicamente un conjunto de celdas dentro de la hoja de clculo. Para aadir varias celdas, seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4. Selecciona las celdas sobre las que quieres aadirlas. Selecciona el men Insertar. Sitate sobre el botn para ampliar el men. Elige la opcin Celdas...

Esta opcin no aparecer si no tienes celdas seleccionadas. Aparece el cuadro de dilogo de la derecha.

42


5.

Elige la opcin deseada dependiendo de si las celdas seleccionadas

queremos que se desplacen hacia la derecha o hacia abajo de la seleccin. Fjate como desde aqu tambin te permite aadir filas o columnas enteras. Haz clic sobre Aceptar. Al aadir celdas a nuestra hoja de clculo, el nmero de celdas no vara ya que se eliminan las del final de la hoja.

10.4 Insertar hojas en un libro de trabajo Si necesitas trabajar con ms de cinco hojas en un libro de trabajo, tendrs que aadir ms. El nmero de hojas puede variar de 1 a 255. Para aadir una hoja, seguir los siguientes pasos: 1. Sitate en la hoja sobre la que quieres aadir la otra, ya que las hojas

siempre se aadirn a la izquierda de la seleccionada. 2. 3. Selecciona el men Insertar. Elige la opcin Hoja de clculo.

Una vez insertada la hoja se puede cambiar su posicin, si quieres verlo ahora, pulsa. 11 Eliminar filas, columnas, celdas y hojas Vamos a ver las tcnicas de eliminacin de filas, columnas, celdas y hojas disponibles en Microsoft Excel para adaptar el modelo de una hoja de clculo o de un libro de trabajo al modelo deseado.

43


11.1 Eliminar filas y columnas de una hoja Para eliminar filas, seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3. Selecciona las filas a eliminar o selecciona las columnas a eliminar. Selecciona el men Edicin. Elige la opcin Eliminar.

Al eliminar filas o columnas de nuestra hoja de clculo, no vara el nmero de filas o columnas, seguir habiendo 65536 filas y 256 columnas, lo que pasa es que se aaden al final de la hoja, tantas como filas o columnas eliminadas. 11.1.1 Eliminar celdas de una hoja

Para eliminar varias celdas, seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3. Selecciona las celdas a eliminar. Selecciona el men Edicin. Elige la opcin Eliminar...

Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha. 4. Elige la opcin deseada dependiendo de cmo queremos que se realice la

eliminacin de celdas. Desplazando las celdas hacia la izquierda o hacia la derecha. Observa como desde aqu tambin te permite eliminar filas o columnas enteras. 5. Haz clic sobre Aceptar.

11.2 Eliminar hojas de un libro de trabajo Para eliminar una hoja, seguir los siguientes pasos:

44


1. 2. 3. 4.

Sitate en la hoja a eliminar. Selecciona el men Edicin. Sitate sobre el botn para que se ample el men. Elige la opcin Eliminar hoja. 12 Mover celdas

Vamos a ver las diferentes tcnicas disponibles a la hora de mover o desplazar celdas dentro de una hoja de clculo para utilizar la ms adecuada segn la operacin a realizar. 12.1 Mover celdas utilizando el Portapapeles La operacin de mover desplaza una celda o rango de celdas a otra posicin. Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones Cortar y

Pegar. La operacin de Cortar desplazar las celdas seleccionadas al portapapeles deWindows y Pegar copia la informacin del portapapeles a donde nos encontramos situados. Para mover unas celdas a otra posicin, sigue los siguientes pasos: 1. 2. 3. Selecciona las celdas a mover. Selecciona el men Edicin. Elige la opcin Cortar, si esta opcin no aparece, sitate primero sobre el

botn para ampliar el men. O bien, haz clic sobre el botn Cortar de la barra de herramientas.

Observa como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas cortadas indicndonos la informacin situada en el portapapeles. 4. Selecciona las celdas donde quieres que se siten las celdas cortadas.

Selecciona el men Edicin. 5. Elige la opcin Pegar, si esta opcin no aparece, sitate primero sobre el

botn para ampliar el men. O bien, hacer clic sobre el botn Pegar de la barra de herramientas.45


Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacas, se borrar el contenido de stas ltimas. En el paso 4 no tienes porqu seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una nica celda, Microsoft Excel extiende el rea de pegado para ajustarlo al tamao y la forma del rea cortada. La celda seleccionada ser la esquina superior izquierda del rea pegada. 12.2 Mover celdas utilizando el ratn Para desplazar un rango de celdas a otra posicin dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos: 1. 2. Selecciona las celdas a mover. Sitate sobre un borde de la seleccin.

El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda, tal como observars en el dibujo de la derecha. 3. Pulsa el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrstralo hasta donde

quieres mover el rango. Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango en caso de soltar el botn del ratn. 4. rango. 13 Copiar celdas Vamos a ver las diferentes tcnicas disponibles a la hora de duplicar celdas dentro de una hoja de clculo para utilizar la ms adecuada segn la operacin a realizar. 13.1 Copiar celdas utilizando el Portapapeles La operacin de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posicin. Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y Suelta el botn del ratn cuando hayas llegado a donde quieres dejar el

Pegar. La operacin de Copiar duplicar las celdas seleccionadas al portapapeles de46


Windows y Pegar copia la informacin del portapapeles donde nos encontramos situados. Para copiar unas celdas a otra posicin, seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3. Selecciona las celdas a copiar. Selecciona el men Edicin. Elige la opcin Copiar, si esta opcin no aparece, sitate primero sobre el

botn para ampliar el men. O bien, haz clic sobre el botn Copiar de la barra de herramientas.

Observa como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas copiadas indicndote la informacin situada en el portapapeles. 4. 5. 6. Selecciona las celdas donde quieres copiarlas. Selecciona el men Edicin. Elige la opcin Pegar, si esta opcin no aparece, sitate primero sobre el

botn para ampliar el men. O bien, haz clic sobre el botn Pegar de la barra de herramientas.

Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacas, se borrar el contenido de stas ltimas. En el paso 4 no tienes por qu seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una nica celda, Microsoft Excel extiende el rea de pegado para ajustarlo al tamao y la forma del rea copiada. La celda seleccionada ser la esquina superior izquierda del rea pegada. Para quitar la lnea de marca alrededor del rea copiada, pulsar la tecla ESC del teclado, mientras tengas la lnea de marca puedes volver a pegar el rango en otras celdas sin necesidad de volver a copiar. 13.2 Copiar celdas utilizando el ratn Para duplicar un rango de celdas a otra posicin dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos:

47


1. 2.

Selecciona las celdas a copiar. Sitate sobre un borde de la seleccin.

El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda. 3. Pulsa la tecla CTRL.

Observa como ahora en el puntero del ratn se aadir el signo +. 4. Manteniendo pulsada CTRL, pulsa el botn del ratn y mantenindolo

pulsado, arrstralo hasta donde quieres copiar el rango. Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango en caso de soltar el botn del ratn. 5. 6. Suelta el botn del ratn cuando ests donde quieres copiar el rango. Suelta la tecla CTRL. 13.3 Copiar en celdas adyacentes Vamos a explicarte un mtodo muy rpido para copiar frmulas en celdas adyacentes. Dicho mtodo utiliza el Cuadro de Relleno, y cuidado, ya que si en las celdas a copiar no hay frmulas sino valores constantes, puede que no funcione tal como te explicamos a continuacin. Para copiar un rango de celdas a otra posicin siempre que sta ltima sea adyacente a la inicial, seguir los siguientes pasos: 1. 2. Selecciona las celdas a copiar. Sitate sobre la esquina inferior derecha de la seleccin.

El puntero del ratn se convertir en cruz negra. 3. Pulsa el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrstralo hasta donde

quieres copiar el rango. Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango en caso de soltar el botn del ratn. 4. Suelta el botn del ratn cuando ests donde quieres copiar el rango.48


Cuando copiamos frmulas con referencias a otras celdas Microsoft Excel, como por ejemplo =A2+3, la frmula variar, dependiendo de donde vayamos a copiar la frmula, esto es lo que denominamos REFERENCIAS RELATIVAS. A veces puede resultar incmoda la actualizacin anterior a la hora de trabajar y por ello Microsoft Excel dispone de otros tipos de referencias como son las ABSOLUTAS y las MIXTAS. Para indicar una referencia absoluta en una frmula tendremos que poner el signo $ delante la fila y la columna de la celda, por ejemplo =$A$2, y as aunque copiemos la celda en otra, nunca variar la referencia. Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante de la fila o de la columna, dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2. 14 Pegado Especial En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la frmula, o copiar la frmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la proporciona el Pegado especial. Para utilizar esta posibilidad: 1. 2. 3. Selecciona las celdas a copiar. Selecciona el men Edicin. Elige la opcin Copiar, si esta opcin no aparece, sitate primero sobre el

botn para ampliar el men. O bien, haz clic sobre el botn Copiar de la barra de herramientas.

Observa como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas copiadas indicndonos la informacin situada en el portapapeles. 4. 5. 6. Selecciona las celdas donde quieres copiarlas. Selecciona el men Edicin. Elige la opcin Pegado especial...

Aparecer el cuadro de dilogo siguiente:49


En el recuadro Pegar, activar una de las opciones: Todo: Para copiar tanto la frmula como el formato de la celda. Frmulas: Para copiar nicamente la frmula de la celda pero no el formato de sta. Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la frmula, como tampoco el formato. Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no estudiado en este curso). Validacin: Para pegar las reglas de validacin de las celdas copiadas (no estudiado en este curso). Todo excepto bordes: Para copiar las frmulas as como todos los formatos excepto bordes. Ancho de columnas: Para copiar la anchura de la columna. En el recuadro Operacin, elegir la operacin a realizar a partir de los datos copiados y de los datos iniciales de la celda donde se copia. As por ejemplo si en la celda B1 tenemos el valor 2 y copiamos la celda A1 con valor 4 en B1 con la opcin Multiplicar, el resultado de B1 ser 2*4 es decir, 8.

50


La casilla Saltar blancos, se usa cuando queremos que Microsoft Excel ignore cualquier celda en blanco del rango de copia. Normalmente si copiamos un rango que contiene celdas en blanco, stas se pegarn sobre las celdas correspondientes al rea de pegado y quedarn vacas independientemente del valor inicial, pero si activamos esta casilla, las celdas correspondientes al rea de pegado no se vern afectadas y seguirn manteniendo su valor original. La casilla Transponer, sirve para reorientar el contenido de copia dentro de un rango de pegado seleccionado, es decir, los datos de filas aparecen en columnas y los datos de columnas en filas. 7. Haz clic sobre el botn Aceptar. 15 Correccin de la ortografa Vamos a ver la herramienta Autocorreccin de Microsoft Excel para que el programa nos corrija automticamente ciertos errores que se suelen cometer a la hora de escribir texto en una hoja de clculo, as como manejar la correccin ortogrfica y dejar nuestras hojas de clculo libres de errores lo que las hace ms presentables. 15.1 Autocorreccin Esta herramienta nos ayuda a corregir errores habituales de escritura. Para visualizar y poder modificar algunas de las opciones de autocorreccin asignadas por defecto, seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3. Selecciona el men Herramientas. Sitate sobre el botn para ampliar el men. Elige la opcin Autocorreccin...

Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha. 4. Si activas la casilla Corregir dos maysculas seguidas, no permitir que a la

hora de escribir una palabra las dos primeras estn en mayscula y el resto en minscula. Este es un error frecuente a la hora de escribir, por lo que interesa que esta opcin est activada.51


5.

Si activas la casilla Poner en mayscula la primera letra de una oracin,

Microsoft Excel comprueba a la hora de escribir una frase, si la primera letra est en mayscula, en caso de que no lo est automticamente la cambiar. Si escribimos la frase toda con mayscula, no se cambiar. Esta opcin tambin interesa que est activada. 6. Si activas la casilla Poner en mayscula los nombres de das, en caso de encontrar una palabra que corresponda a un da de la semana, Microsoft Excel pondr automticamente la primera letra en mayscula. Esta opcin no siempre interesa que est activada.

7.

Si activas la casilla Corregir el uso accidental de bloq mays, en caso de

empezar una frase, si la primera letra est en minscula y el resto en mayscula, Microsoft Excel entiende que BLOQ MAYUS del teclado est activado por error y

52


automticamente corrige el texto y desactiva la tecla. Esta opcin interesa que est activada. 8. La opcin Reemplazar texto mientras escribe, activa la lista de sustituciones de la parte inferior del cuadro de dilogo, donde se encuentran muchos de los elementos comunes a sustituir. Si deseas aadir algn elemento a la lista bastar con escribir en el recuadro Reemplazar el error frecuente que deseamos que se corrija automticamente, en el recuadro Con escribir la correccin a realizar, y hacer clic en el botn Agregar. Si deseas eliminar algn elemento de la lista, seleccionarlo y hacer clic sobre el botn Eliminar. 9. Haz clic sobre el botn Aceptar. 15.2 Verificacin de la ortografa Si quedan errores a pesar de la autocorreccin, tendremos que utilizar la verificacin de errores ortogrficos manual. Microsoft Excel dispone de un corrector ortogrfico que nos permitir detectar errores ortogrficos dentro de nuestra hoja de clculo. Para ello Microsoft Excel busca cada palabra en su diccionario, y cualquier palabra que no encuentre la considerar como posible palabra errnea. Para corregir una hoja de clculo o parte de ella, seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3. Sitate en la primera celda de la hoja de clculo. Selecciona el men Herramientas. Elige la opcin Ortografa... de la barra de herramientas.

O bien haz clic sobre el botn Ortografa

En caso de encontrar algn posible error ortogrfico, aparecer el cuadro de dilogo de la derecha. Observa como en la parte superior aparece un mensaje que nos advierte de la palabra que no ha encontrado en su diccionario, y por lo tanto puede ser errnea.

53


En el recuadro Sugerencias tenemos una lista con posibles soluciones a nuestra correccin, y en el recuadro Cambiar por, aparecer la primera palabra de la lista anterior.

4. 5.

Si la casilla Sugerir siempre se encuentra activada, siempre nos aparecer Si la casilla Omitir maysculas se encuentra activada, no se realizar la

la lista de sugerencias. revisin ortogrfica a la palabras escritas en maysculas. Esto puede servir por ejemplo para los nombres propios. 6. botones: OMITIR para ignorar esta palabra. OMITIR TODAS para ignorar todas las ocurrencias de la palabra en la hoja de clculo. AGREGAR para aadir la palabra al diccionario que aparece en el recuadro Agregar palabras a. Si la palabra es errnea, y la palabra correcta se encuentra en la lista de Si la palabra es correcta, podremos utilizar cualquiera de los siguientes

Sugerencias, la seleccionaremos para que sta se site en el recuadro Cambiar por yutilizaremos cualquiera de los siguientes botones:

54


CAMBIAR para sustituir la palabra errnea por la que se encuentra en el recuadro Cambiar por. CAMBIAR TODAS para sustituir todas las ocurrencias de la palabra errnea por la que se encuentra en el recuadro Cambiar por. AUTOCORRECCION para que adems de realizar la correccin en la hoja, la sustitucin se aada a la lista de autocorrecciones, explicadas en el punto anterior. Al utilizar cualquiera de los botones anteriores, Microsoft Excel seguir con la correccin hasta el final, en cuyo caso nos avisar de ello con el siguiente mensaje:

7.

Hacer clic sobre el botn Aceptar. 16 Grficos

Vamos a ver cmo crear grficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de clculo. As resultar ms sencilla la interpretacin de los datos. 16.1 Crear un grfico Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y facilita su interpretacin. A la hora de crear un grfico, Microsoft Excel dispone de un asistente que nos guiar en la creacin de ste, de forma que nos resulte ms fcil. Los pasos a seguir para crear un grfico son los siguientes: 1. 2. 3. Selecciona los datos a representar en el grfico. Selecciona el men Insertar. Elige la opcin Grfico... Si esta opcin no aparece, sitate primero sobre

el botn para ampliar el men. O bien haz clic sobre el botn Grfico de la barra de herramientas.

55


Aparecer el primer paso del asistente para grficos: TIPO DE GRFICO.

4.

Elige un tipo de grfico.

Observa como existen ms tipos de grficos en la ficha o pestaa Tipos personalizados. Una vez elegido el tipo de grfico, en el recuadro de la derecha, elige un subtipo. Si no tienes muy claro la diferencia entre subtipos, en la parte inferior del recuadro aparece una breve descripcin de ste. Si pulsas sobre el botn Presionar para ver muestra y lo mantienes pulsado, aparece en lugar de los subtipos, una muestra de nuestro grfico segn los datos seleccionados en el paso 1. En todos los pasos del asistente se dispone de varios botones en la parte inferior del cuadro de dilogo, hacer clic sobre el botn deseado: CANCELAR para no realizar el grfico.

56


ATRS para ir al paso anterior del asistente. Si estamos en el primer paso este botn aparecer desactivado ya que no tiene sentido. SIGUIENTE para ir al paso siguiente del asistente. Si estamos en el ltimo paso, este botn no tendr sentido. FINALIZAR para salir del asistente, pero creando el grfico con todas las opciones que tiene por defecto.

En caso de elegir el botn SIGUIENTE, aparecer el segundo paso del asistente: DATOS DE ORIGEN. Este pasos es el ms importante de todos ya que en l definiremos qu datos queremos que aparezcan en el grfico. Dispone de dos fichas o pestaas: 5. En el recuadro Rango de datos aparecer el rango seleccionado en el

primer paso. Si ste ltimo se realiz correctamente no tendremos que modificarlo, pero

57


en caso contrario, al hacer clic sobre el botn ms pequea tal como:

el asistente se convertir en una barra

6. 7.

Selecciona el rango a representar y haz clic sobre le botn

para volver

con el asistente para grficos. Selecciona la opcin Filas o Columnas dependiendo de cmo estn introducidas en la hoja de clculo cada serie de datos. En caso de no tenerlo claro puedes observar en la parte superior del cuadro de dilogo, una muestra de nuestro grfico. 8. Haz clic sobre la ficha Serie para completar el segundo paso del asistente

para grficos.

58


9.

En el recuadro Serie aparecer cada serie de datos representada en

nuestro grfico, nombradas como Serie1, Serie2,..., Para cambiar el nombre de cada serie, seleccionarla y en el recuadro Nombre, escribir directamente el nombre, o si ste est en alguna celda de la hoja de clculo sera aconsejable indicar la celda donde se encuentra, utilizando el botn recuadro Nombre, tal como explicamos en el paso 8. 10. En el recuadro Valores estar el rango de celdas donde se encuentran los datos a representar para esta serie de datos. stos aparecen segn la seleccin realizada en el paso 8. 11. Si quieres aadir alguna serie de datos, dispones del botn Agregar. Al utilizarlo aparecer otra serie nueva, donde tendremos que cambiar su nombre y su serie de valores de la forma explicada en los pasos 11 y 12. 12. Si lo que quieres es eliminar alguna serie de datos, tendrs que seleccionarla y hacer clic sobre el botn Quitar. 13. El recuadro Rtulo del eje de categoras (X) sirve para darle nombre a cada punto de las series de datos. Si este recuadro est vaco utilizar los valores por defecto, es decir, 1,2,3.. Para asignarles nombre puedes utilizar celdas de la hoja de clculo utilizando el botn (explicado en el paso 8) o bien escribiendo directamente del

los valores en el recuadro, separando cada uno de ellos por punto y coma. Dependiendo del tipo de grfico puede que esta opcin vare. Observa la muestra del grfico en la parte superior. 14. Haz clic sobre el botn Siguiente para seguir con el grfico.

59


Aparecer el tercer paso del asistente para grficos: OPCIONES DE GRFICO, que consta de seis fichas para especificar detalles sobre el aspecto del grfico. Algunas opciones pueden variar dependiendo del tipo de grfico. 15. En la primera ficha Ttulos, escribir en el recuadro Ttulo del grfico el nombre que deseamos que aparezca en la parte superior de ste. 16. Escribe en el recuadro Eje de categoras el ttulo que le queremos asignar al eje de abscisas (X) (eje horizontal). 17. Escribe en el recuadro Eje de valores el ttulo que le queremos asignar al eje de ordenada (Y) (eje vertical). 18. Haz clic sobre la ficha Eje, para seguir con las opciones del grfico.

60


19. Activa el Eje de categoras si deseas que se visualice, en nuestro caso, el eje X. Junto con el eje de categoras podremos especificar la escala utilizada para ver los rtulos. Estas opciones slo tienen sentido en caso de que los rtulos del eje sean fechas. Con la opcin Categora slo aparecern en el eje las fechas de los rtulos, y con las otras opciones aparecern todas las fechas entre los distintos rtulos. En cualquier caso, si elige la opcin Automtico, Microsoft Excel tomar la decisin, y generalmente lo hace bien. 20. Haz clic sobre la ficha Lneas de divisin, para seguir con las opciones del gr

Documents

Computacion. Guia de Ejercicios Excel Completa. Imprimir