Comunicación oral y escrita.módulo

ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE INFORMÁTICA Y ELECTRÓNICA ESCUELA DE

ELECTRÓNICA

Comunicación oral y escrita

Teoría de la Comunicación El estudio de la Comunicación puede subdividirse en 3 áreas:

1. Sintáctica: abarca los problemas relativos a la transmisión de información. Se refiere a los problemas de codificación, canales, capacidad, ruido, redundancia, etc.

2. Semántica: el significado constituye la preocupación central de la semántica. Toda información compartida presupone una convención semántica.

3. Pragmática: cuando la comunicación afecta a la conducta. Comunicación y conducta se usan como sinónimos, ya que toda conducta comunica. Comunicar no implica solo el lenguaje verbal. Así, desde la perspectiva de la pragmática, toda conducta y no solo el habla, es comunicación. Además, no solo interesa el efecto de una comunicación sobre el receptor, sino también el efecto que la reacción del receptor tiene sobre el emisor.

RetroalimentaciónCuando un sistema ingresa información, sale información y ésta info que sale , vuelve a entrar al sistema como nueva información. La interacción es circular (retroalimentación). A este tipo de sistema se lo llama retroalimentación. Este sistema mantiene el equilibrio mientras sea posible. Al sistema que busca mantener el equilibrio se lo llama HOMEOSTASIS (equilibrio).Cuando no se puede mantener mas el equilibrio, tengo que cambiar la norma, sino se rompe el equilibrio.

1. Retroalimentación Positiva: cuando sale del sistema. Ej: jugando al truco, uno mezcla y luego otro corta, sabe lo que tienen que hacer, si no lo hace, está saliendo del sistema, lo está cortando. Es cuando la norma se muestra ineficaz y hay que cambiarla.

2. Retroalimentación Negativa: es la que mantiene el sistema funcionando. Devuelve al emisor toda la información que necesita para corregir la pauta de entrada. Mantiene el sistema estable y que siga funcionando.

Redundancia: Cuando la comunicación se repite, se establece una pauta. Cuando empezamos a habituarnos a una pauta de repetición, podemos comenzar a predecirla. Un gesto aislado no significa nada, empieza a tener significación con la repetición a través de la cual se va transformando en hábito.En la redundancia contamos con un monto elevado de conocimientos que nos permiten predecir la conducta. (al tener conocimientos, vamos a poder predecir lo que vendrá, sé qué esperar del otro).

Meta comunicación:Es la comunicación que habla acerca de la comunicación misma. Es cuestionarse lo que dijo la otra persona. Se refiere a como tengo que entender lo que me están diciendo, como debo interpretar el contenido en función de la relación que tengo con la otra persona. Cuando no entiendo mucho el significado de algo, es aclarar el sentido de cómo tengo que interpretarlo, en base a mi relaciona con el otro.

.Axiomas de la Comunicación1. La Imposibilidad de no Comunicar: No hay nada que sea lo contrario de conducta. En otras

palabras, no hay no-conducta, es imposible no comportarse. Por mucho que uno lo intente, no puede dejar de comunicar. Actividad o inactividad, palabras o silencio, tienen siempre

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valor de mensaje: influyen sobre los demás, quienes a su vez, no pueden dejar de responder a tales comunicaciones, y por ende, también comunican. Por lo tanto, es imposible no comunicarse, ya que debo comunicar que NO quiero comunicar.Axioma: "Es imposible no Comunicar"

2. Los Niveles de Contenido y relaciones de la Comunicación: Una comunicación no solo transmite información sino que al mismo tiempo, impone conductas. Toda Comunicación significa algo: contenidoToda Comunicación se establece entre dos partes: relacionalMi comunicación con el comunicante me dice como debo entender el contenido de la comunicación, es decir, que para entender el contenido de una comunicación, debo entender la relación de los comunicantes.Meta comunicación: La comunicación entre los comunicantes nos dice como debemos entender esa comunicación. Axioma: "Toda comunicación tiene un aspecto de contenido y un aspecto relacional tales que el segundo califica al primero, y es por ende una meta comunicación".

3. La Puntuación de la Secuencia de Hechos: Otra característica básica de la comunicación es la interacción, es decir, el intercambio de mensajes entre los comunicantes. La falta de acuerdo con respecto a la manera de puntuar la secuencia de hechos es la causa de incontables conflictos en las relaciones. Supongamos que una pareja tiene un problema marital. Sus discusiones son: "me retraigo porque me regañas" y "te regaño porque te retraes". El marido dice que su retraimiento es una defensa contra los constantes regaños de su mujer, mientras que ella dirá que lo critica debido a su pasividad.El problema radica en su incapacidad para metacomunicarse acerca de su respectiva manera de pautar su interacción.Axioma: Toda comunicación se establece según una secuencia de puntuación. Siempre en cualquier comunicación hay una aceptación de la puntuación, es decir quien comienza la comunicación.

4. Comunicación Digital y Analógica: En toda comunicación humana es posible referirse a los objetos de dos maneras totalmente distintas. Estos dos tipos de comunicaciones se llaman analógicas y digitales. La Comunicación Analógica es todo lo que sea comunicación no verbal, pero esto se presta a confusiones ya que solo se lo limita a movimientos corporales, pero el término incluye también las posturas, las miradas, estados de ánimos, etc.

La Comunicación Digital son códigos que le corresponden una significación (todo lo verbal).

Si recordamos que toda comunicación tiene un aspecto de contenido y uno relacional, el aspecto relativo al contenido se transmite de forma digital, mientras que el aspecto relativo a la relación, se transmite de forma analógica.Axioma: Los seres humanos se comunican tanto analógica como digitalmente. El lenguaje digital cuenta con una sintaxis lógica compleja, pero carece de una semántica adecuada. El lenguaje analógico posee una semántica pero no una sintáis adecuada.

5. Interacción Simétrica y Complementaria: La relación simétrica y complementaria son relaciones basadas en la igualdad o en la diferencia.

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En la Simetría, los participantes tienden a igualar su conducta reciproca y así su interacción puede considerarse simétrica (una relación entre hermanos).En la Complementaria, la conducta de uno de los participantes complementa la del otro (padre – hijo).La interacción simétrica se caracteriza por la igualdad, mientras que la interacción complementaria está basada en las diferencias.En la relación complementaria ninguno de los participantes impone al otro este tipo de relación, sino que cada uno se comporta de una manera que presupone la conducta del otro.Axioma: Todos los intercambios comunicacionales son simétricos o complementarios, según estén basados en la igualdad o en la diferencia.

La Comunicación PatológicaCada uno de los axiomas ya descriptos implica ciertas patologías inherentes que vamos a examinar.

1. La imposibilidad de no comunicarse: Una situación típica de esta clase es un encuentro entre 2 desconocidos, uno de los cuales quiere entablar una conversación y el otro no: dos pasajeros en un avión que comparten un asiento. Supongamos que A es el que no quiere hablar. Hay 2 cosas que no puede hacer: abandonar el avión y no comunicarse. Hay unas pocas reacciones posibles:

a. Rechazo de la comunicación: Pasajero A puede hacer sentir a B, en forma más o menos descortés, que no le interesa conversar, lo que implica una situación incómoda y se necesita valor para hacerlo.

b. Aceptación de la Comunicación: el pasajero A terminara por ceder y entablar conversación. Una vez que A ha comenzado a responder, le resultara cada vez más difícil detenerse.

c. Descalificación de la comunicación: A puede defenderse mediante la técnica de la descalificación, puede comunicarse de modo tal que su propia comunicación o la del otro quede invalidada (cambios de tema, oraciones incompletas, etc)

d. El Síntoma como comunicación: A puede fingir sueño, sordera, borrachera o ignorancia del idioma, o cualquier otra incapacidad que justifique la imposibilidad de comunicarse.

1. La Estructura de niveles de la comunicación (contenido y relación): Una pareja en terapia relato en siguiente episodio: El esposo invito a un amigo a quedarse en su casa, sabiendo que eso agradaría a su mujer. Sin embargo cuando se enteró, discutieron por esa invitación. Cuando el problema se examinó, ambos estuvieron de acuerdo en que esa invitación era lo más adecuado y natural. Por un lado estaban de acuerdo y sin embargo, de algún modo también estaban en desacuerdo.

En realidad estaban en desacuerdo en el nivel metacomunicacional (relacional), pero trataban de resolverlo en el nivel de contenido, donde el desacuerdo no existía.

Se pueden dar las siguientes situaciones:a. Desacuerdo en el Contenido y Acuerdo en la Relación. Quizás esta sea la forma más

madura de manejar el desacuerdo. (los participantes acuerdan estar en desacuerdo). b. Desacuerdo en el Contenido y en la Relación (cuando esta todo mal) c. Desacuerdo en la Relación y acuerdo en el Contenido (tiene consecuencias nefastas en

la comunicación.

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El fenómeno del desacuerdo ofrece un buen marco de referencia para estudiar los trastornos de la comunicación debidos a la confusión entre el contenido y la relación. El desacuerdo puede surgir en cualquiera de los dos niveles y ambas formas dependen una de la otra.

Definición del Self y el otro: Supongamos que ahora se trata de dos físicos. La respuesta del otro va a expresar rabia, dolor; "se que piensas que soy un idiota, pero debo confesarte que fui a la escuela". Lo que varía en esta interacción es que no hay desacuerdo en el nivel de contenido, ya que el resultado es conocido por los dos físicos.Para tomar un punto de partida arbitrario, la persona A puede ofrecer a la otra B, una definición de sí misma. A puede hacerlo en alguna de las numerosas formas posibles, pero cualquiera sea el contenido, su meta comunicación será: "Así es como me veo". Es inherente a la naturaleza humana el hecho de que existan 3 respuestas posibles por parte de B a la autodefinición de A:

a. Confirmación: B puede aceptar (confirmar) la definición que A da de sí mismo. Sin este efecto auto confirmador, no habría motivos para comunicarse. Sin embargo la experiencia demuestra que gran parte de nuestras comunicaciones tienden precisamente a este propósito. La gran gama de emociones que los individuos experimentan entre sí (desde el amor al odio), probablemente no existiría y viviríamos en un mundo vacio. El hombre tiene que comunicarse son los otros a los fines de su auto percepción. El hombre es incapaz de mantener su estabilidad emocional durante periodos prolongados en que solo se comunica consigo mismo.

b. Rechazo: La segunda respuesta posible de B, consiste en rechazarla. Sin embargo por penoso que resulte, el rechazo presupone por lo menos un reconocimiento limitado de lo que se rechaza, y por ende no niega necesariamente la imagen que A tiene de sí mismo.

c. Desconfirmación: La tercera posibilidad es quizás, la más importante. Se trata del fenómeno de la desconfirmacion que es muy distinto del rechazo de la definición que el otro da de sí mismo

.Impenetrabilidad: Un hombre siente que su esposa no lo comprende. Esto podría significar que él cree que ella no comprende que él se siente abandonado, etc. Su esposa puede sentir que el creo que ella cree que el es egoísta, cuando todo lo que ella quiere es que el sea un poco menos reservado.

Este ejemplo da una idea bastante clara de la compleja estructura de estos conflictos, de su peculiar impenetrabilidad y de los sentimientos de desconfianza y confusión.

Lo que hace que la impenetrabilidad sea tan difícil de resolver es el hecho de que las relaciones no son realidades concretas sino experiencias puramente subjetivas.Estos conflictos relacionales, permiten ver muchos de los cuadros clínicos de la psicología tradicional.

1. La puntuación de la secuencia de hechos: la discrepancia en cuanto a la puntuación de las secuencias de hecho tienen lugar en aquellos casos en que por lo menos uno de los

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comunicantes no cuenta con la misma cantidad de información que el otro, pero no lo sabe. Supongamos que A escribe una carta B invitándolo a una fiesta. B acepta, pero su contestación nunca le llega a A. Después de un tiempo A piensa que a B no le interesa su propuesta, y por eso decide no darle bola. Por otro lado B se siente ofendido porque no tuvo contestación a su carta y también decide no establecer nuevo contacto con A.

2. Errores de "traducción" entre material analógico y digital: el mensaje analógico carece de muchos de los elementos que forman parte de la morfología y sintaxis del lenguaje digital. Así, al traducir mensajes analógicos al lenguaje digital, es necesario proveer tales elementos. Cuál es el significado digital de temblar, transpirar y tartamudear cuando se somete a una persona a un interrogatorio?. Puede ser la prueba de su culpa o bien tan solo la conducta de una persona inocente que sabe que se lo acusa y sabe que su temor puede interpretarse como culpa.

3. Patologías potenciales en la interacción simétrica y complementaria: Ambos conceptos se refieren simplemente a dos categorías básicas en las que se puede dividir a todos los intercambios comunicacionales.

Escalada Simétrica: En una relación simétrica existe siempre el peligro de la competencia. En una relación simétrica sana, cada participante puede aceptar la mismicidad del otro, lo cual lleva al respeto mutuo y a la confianza.

Complementariedad Rígida: Un problema característico de las relaciones complementarias surge cuando A exige que B confirme una definición que A da de sí mismo y que no concuerda con la forma en que B ve a A. Ello coloca a B frente a un dilema muy particular: debe modificar su propia definición de sí mismo de forma tal que complemente y así corrobore la de A., pues es inherente a la naturaleza de las relaciones complementarias el que una definición del self sólo pueda mantenerse si el otro participante desempeña el rol especifico complementario

COMUNICACIONES ESCRITAS

ACUERDOS

CONCEPTO.- Las instituciones públicas y privadas para estimular, felicitar, triunfos y hechos positivos o para realzar reprobar actitudes negativas, así como para lamentar hechos luctuosos que afectan a sus miembros, se valen de un documento escrito llamado ACUERDO que puede ser de felicitación, de condolencia, de protesta, etc. Según las circunstancias.

ESTRUCTURA Y CONTENIDO.- Un acuerdo contiene básicamente el ACUERDO y el CONSIDERANDO.

CONSIDERANDO.- Justifica el porqué del acuerdo y puede constar de varios numerales o considerandos.

ACUERDO.- Contiene las resoluciones que constituyen la esencia del Acuerdo.

Este documento se estructura de la siguiente forma:

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Identificación de la Institución que expide el acuerdo La Palabra CONSIDERANDO escrito al centro y con mayúsculas Uno o más considerandos, según el caso y que pueden ir numerados o no. La palabra ACUERDA, con mayúsculas, al centro y seguidos de dos puntos. Los puntos que se han acordado ( dos, tres, o cuatro según el caso) Lugar y Fecha donde se ha expedido el acuerdo, con preferencia escrita con letras. Las firmas de quienes en representación de la institución expiden el acuerdo.

EJEMPLO:

EL SEÑOR VICARIO GENERAL, EL CLERO SECULAR Y EL PERSONAL DE LA CURIA DIOCESANA DE RIOBAMBA

C O N S I D E R A N D O

Que Monseñor GERMÁN TRAJANO PAVON PUENTE, en su calidad de Administrador Apostólico de la Diócesis de Riobamba, ha realizado una importante labor al dirigir con esmero y dedicación nuestra Diócesis

Que durante estos diez meses ha realizado importantes gestiones en bien de nuestra querida Provincia

Que es deber de todos los que formamos la Diócesis enaltecer y reconocer dicha labor y esmero .

A C U E R D A:

Dejar constancia de su felicitación a Monseñor GERMÁN PAVÓN PUENTE por su notable desempeño

Expresar su imperecedero agradecimiento por la decidida colaboración recibida

Recomendar su nombre al Señor Nuncio Apostólico como símbolo permanente de Guía y Pastor

Publicarlo por la prensa.

Dado en la sala de sesiones del Clero de Guaranda a los diez días del mes de diciembre del dos mil cuatro.

Mons. José Luis García S. Rev. Fausto GaiborVICARIO GENERAL SECRETARIO CANCILLER

Rvdo. Wilson Salazar Ch. Lcda..Ana RíosSECRETARIO DEL CONSEJO SECRETARIA DE LA CURIA

OFICIO.- Como su nombre lo indica, es la comunicación utilizada por las entidades oficiales, gubernamentales El oficio se diferencia de la carta porque lleva el membrete de la institución en la que se origina. Se acostumbra en las instituciones públicas poner la palabra oficio antes del número que corresponde a la comunicación.

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Tratamiento

Nombre

Cargo

Despedida


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Su redacción al igual que la carta o cualquier otro documento de correspondencia, debe ser clara y concisa, tomando en cuenta las siguientes recomendaciones:

Conviene exponer una idea en cada párrafo. Utilice oraciones cortas.- facilitan la comprensión, siempre que el sentido sea concreto. Es preferible utilizar la construcción lógica.- El vocabulario debe ser comprensible.- se debe evitar palabras rebuscadas. Sea agradable Utilice correctamente los signos de puntuación. No es correcto utilizar abreviaturas

REPÚBLICA DEL ECUADORMembrete MINISTERIO DE FINANZAS

OFICINA NACIONAL DE PRESUPUESTOS Oficio N: DMP-78

DEPENDENCIA: Subdirección Nacional de Presupuesto ASUNTO: Emítase informe favorable sobre comisión

de servicio.Quito, 3 de febrero del 2009.

Señor Doctor

Eduardo Granja Garcés

Subsecretario de Educación Pública

En su Despacho.

Señor Subsecretario:

Visto su atento Oficio N: 3167 de 8 de febrero del año en Curso, así como la comunicación N: ONP- SUB-000707 de 10 de iguales mes y año, suscrito por el Señor Subdirector Nacional de Personal Encargado, este despacho de conformidad con lo previsto en la Décimoquinta Disposición General de la Vigente Ley de Presupuesto del Gobierno Nacional emite informe favorable sobre la comisión de servicio en el exterior con derecho a sueldo a favor del Señor Lcdo. Luis López, Profesor del Colegio” Maldonado” de la ciudad de Riobamba, a fin de que realice estudios de Pos-Grado de Lengua y Literatura Española que se llevará a efecto en Madrid-España.

Los gastos por concepto de pasajes de ida y retorno, así como de estadía están a cargo del Centro Iberoamericano de cooperación que le concede la mencionada beca.

Con sentimientos de distinguida consideración.

Atentamente,

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Introducción

Vocativo o saludo

Cuerpo

Número de Oficio

Lugar y Fecha

Nombre de quien suscribe


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DIOS, PATRIA Y LIBERTAD;

Econ. Bruno Vinueza Páez; SUBDIRECTOR NACIONAL DE PRESUPUESTO Cargo

.

CLASES DE OFICIOS:Los oficios pueden ser Individuales, Circulares y de Trascripción.Son oficios Individuales los que sirven para dirigirse en forma particular a una sola persona.Son oficios Circulares aquellos que se repiten con el mismo texto para varios destinatarios a la vez.Son oficios de Trascripción aquellos que deben ser conocidos por varias personas, por lo cual, el original destinatario, lo reproduce en las copias necesarias, con el cuidado de entrecomillar el texto.Se conoce también al oficio con el nombre de Regular cuando no tiene ninguna circunstancia específica, parte de las características generales y comunica por escrito aquello que es propio de los organismos estatales.

EJEMPLO:a. OFICIO REGULAR (Individual)

REPÚBLICA DEL ECUADORMINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CULTURAOficio N:96-829-DPESección: Dirección de Planificación EducativaAsunto: Experimentación EducativaQuito, Mayo 20 del 2004

LicenciadoNélfor PizanánRECTOR DEL INSTITUTO TECNOLÓGICO SAN LORENZOEn su despacho.

Señor Rector:

Para dar cumplimiento a las resoluciones adoptadas en la reunión de personeros del Ministerio de Educación y de los representantes de las Delegaciones Extranjeras, el 14, 15 y 16 de abril en Quito, y con el propósito de exponer formas de ayuda técnica y profesional para la “Educación Modernizada Siglo XXI”; se pondrán en vigencia las siguientes disposiciones:

a) Unificar cronológicamente los Ciclos de Costa, Sierra, Galápagos y Oriente. El año lectivo en todas las regiones del país, tendrá inicio en octubre y terminará en julio.

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Final

BV.c


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b) Para la Educación Media, se incluirá el sistema de Seminarios en asignaturas de tipo técnico y práctico.

c) Se contratarán asesores especializados para cada Institución, a fin de tener la ayuda inmediata, de darse posibles inquietudes.

Atentamente,DIOS, PATRIA Y LIBERTAD,

Raúl Egüez CáceresMINISTRO DE EDUCACIÓN

b. OFICIO CIRCULAR (circular)

INSTITUTO “ 1ro de Mayo” Oficio Circular N.233.APPA Chimborazo

Riobamba, noviembre 25 del 2004

SeñorProfesor de la Asociación “ 1ro. de Mayo”Presente

Señor Profesor:

Me permito comunicar a usted que la Directiva de la Asociación de Profesores del Instituto “1ro. De Mayo”, en la última sesión del 20 de noviembre, resolvió por unanimidad, rendir un homenaje de estímulo a los profesores que obtienen méritos académicos especiales, y a los profesores que celebren sus respectivos cumpleaños a lo largo del año correspondiente.

Se pide por este motivo acercarse a la sede de la Asociación, para ratificar o informar sobre la fecha de nacimiento, o acerca de cualquier hecho que signifique un triunfo más, en condición de docente del Instituto.

Cordialmente,

Lcdo. Mario GutiérrezPresidente de la APISL

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Adj. Nómima

C. OFICIO DE TRASCRIPCIÓN

REPÚBLICA DEL ECUADORDIRECCIÓN GENERAL DE ADUANAS

Oficio N: 95-303Guayaquil, Junio 10 del 2004.

Sección: Dirección GeneralAsunto: Ordénese Auditoría Interna

Trascripción.

LicenciadoNélfor Pizanán,DIRECTOR AUDITORÍA INTERNAPresente.

De mi consideración:

Para su conocimiento me permito transcribir el Oficio N:2311, suscrito por el Presidente de la República el cual dice: “Por ser parte de mi competencia y en mi calidad de Presidente de la República, solicito a usted se digne tomar las medidas necesarias para que, tanto el personal a su cargo, así como los documentos de información correspondientes al año en curso, estén a disposición del personal de la contraloría General del Estado; situación que ha sido programada, para realizar la Auditoría Interna de las Aduanas”.

Atentamente,DIOS, PATRIA Y LIBERTAD

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Dr. Edwin Vásquez F.DIRECTOR GENERAL DE ADUANAS

Otra de las comunicaciones que se utilizan en el normal desarrollo de las instituciones son las solicitudes.

Clases de solicitudes

Las solicitudes se hacen en primera persona del singular (yo), o en primera del plural (nosotros, as) y en tercera del singular (él, ella), o la tercera persona del plural (ellos, ellas), hacen de emisores. Para realizar las mismas, se debe tener cuidado de mantener coherencia y concordancia desde el principio del texto hasta el final (número, género). El Plan seguirá los siguientes pasos: Introducción, Cuerpo, conclusión.

Entonces se puede hacer referencia a:

Solicitudes en primera personaSolicitudes en tercera persona

Ejemplos:

Solicitud en primera persona

Guayaquil, noviembre 24 del 2004

Señor IngenieroArturo LlerenaSUBDECANO DE LA FACULTAD DE INGENIERÍA MECÁNICAPresente

Señor Subdecano:

Yo, Santiago Crespo Cedeño, alumno del paralelo “C”, 2do año, de la Facultad de Ingeniería Mecánica, me dirijo para expresarle lo siguiente:

En los días correspondientes a la época de exámenes del primer trimestre (15 al 22 de agosto), debí someterme a una intervención quirúrgica urgente, por lo que no pude presentarme a rendir los exámenes respectivos. Adjunto el certificado médico que confirma esta aseveración.

En consecuencia pido a Ud., se digne autorizar la rendición de estas pruebas, en los días y horas que los profesores señalen.

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Muy cordialmente

SANTIAGO CRESPO CEDEÑOC.I 060184930-9

Adj. Lo indicado

Solicitud en tercera persona

Ambato, 24 de noviembre del 2004

IngenieroJosé Luis García SilvaDIRECTOR EJECUTIVO DE PLAN VIVIENDACiudad

Señor Director:

José Fernando Merchán Gavilanes, contador Público autorizado No. 1485 del registro del Colegio de Contadores del Guayas, se dirige a Ud., Para manifestarle que, de acuerdo con el aviso de prensa del día 22 de noviembre, conoce la existencia de una vacante de Contador General, en la Planta de Procesamiento de Productos Lácteos “La Esperanza” de su dirección.

Al reunir los requisitos necesarios para desempeñar el trabajo en mención, solicita comedidamente, concederle una entrevista en el día y hora que Ud., se digne señalar, a fin de exponerle personalmente más detalles acerca de la capacitación, experiencia y voluntad para acceder a dicho trabajo.

Agradeceré mucho a usted, por la atención que se dé a este pedido.

Atentamente,

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José Fernando Merchán GavilanesDirección: Cdla. Los Trigales No. 415, Telf.:032-589151

La carta de recomendación

DEFINICIÓN: La carta de recomendación ayuda al beneficiario a conseguir un bien específico, pero como es propio de esta carta, hablar de cualidades y méritos de alguien.CONDICIONES: Una carta de recomendación debe tener las siguientes condiciones o aspectos:

1. Exposición de la razón de la carta2. Explicación de quien es el recomendado y el tiempo que se le ha conocido3. Valores del recomendado, específicamente los éticos y los de capacitación para un

trabajo.4. Demostrar estimación por la atención e interés que se ponga en esta comunicación.

Ejemplo: CARTA DE RECOMENDACIÓN

Riobamba, Junio 10 del 2004Of. 058 DR.CE.04

ArquitectoPablo AndinoDIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS ILUSTRE MUNICIPIO DE QUITOPresente

Señor Director:

Me permito a través de la presente carta, saludarle atentamente y manifestarle que la Dra. Dolores Lidia Bonilla Bonilla, a quien conozco desde hace catorce años, ha desempeñado el cargo de Secretaria en la Institución que dirijo. Es una persona poseedora de cualidades y valores, por lo que, me permito recomendar su nombre como un elemento profesional positivo.

Conozco que la Dra. Bonilla está interesada en conseguir un cargo en el Municipio de Quito; y, por su idoneidad como trabajadora, así como por su responsabilidad y don de gentes, pienso que sería una eficiente colaboradora para vuestra Institución

Agradezco mucho a Usted por la atención e interés que dé a mi comunicación.

Atentamente,

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Mons. José Luis García SilvaVICARIO GENERAL DE LA DIOCESIS DE RIOBAMBA.

EL CERTIFICADO

Es una comunicación escrita, que permite desde un punto de vista ético, hablar de hechos, méritos

o derechos, sobre los cuales hay certeza y que tienen que ver con alguna persona o personas.

Las condiciones que el certificado debe cumplir son:

o Dignidad de la persona que extiende esta comunicación

o Conocimiento de la persona o personas para quienes se extiende esta comunicación

o Veracidad de las afirmaciones

o Concesión de libertad para el uso de este escrito.

El memorándum

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INGENIEROS ASOCIADOS INGENIEROS ASOCIADOS Olmedo 32-99 y México. Telefax 2987678 Olmedo 32-99 y México. Telefax 2987678 Riobamba – Ecuador Riobamba – Ecuador

C E R T I F I C A D O

Certifico que el Doctor Washington Gustavo Valverde Valverde trabaja, en calidad de Técnico del Área del cantón Guano, desde el primero de septiembre del año 2003 hasta la presente fecha.

El Doctor Valverde, se ha desempeñado en el área bovina de producción lechera, con reconocida solvencia profesional y, en todos sus actos ha demostrado su gran calidad humana y responsabilidad. El mencionado profesional puede dar uso al presente certificado, para todo fin que él crea conveniente. Riobamba, 14 de agosto del 2004

Ing. José Luis García Silva GERENTE GENERAL


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La palabra Memorándum, viene del latín, responde a la función mnemónica, relacionada con la memoria. Este significado se aplica a la finalidad de esta comunicación.

Por lo cual, el memorándum es un recordatorio escrito de los acontecimientos, pedidos, sugerencias, órdenes y más hechos que se dan en las Instituciones, Empresas, etc. El ámbito de su circulación es el espacio interno de las entidades en las que se emite y, esta es la mayor contribución al éxito de las mismas. Además, carece de saludo y despedida, por lo que es una comunicación corta y de la empresa, depende el diseño que se le dé. Partes básicas o generales del memorándum:

1. Membrete: Con la razón social de la empresa2. Nombre de la comunicación: El nombre Memorándum 3. Número: Del Memorándum 4. Encabezamiento: Fechan destinatario, remitente, asunto.5. Texto o cuerpo: Del memorándum 6. Se puede recurrir a expresiones de cortesía 7. Firma: Del remitente

Estilos del memorándum:1. Bloque 2. Bloque extremo 3. Impreso4. Tamaño medio oficio

El informe

Es la presentación escrita de hechos o investigaciones realizadas. Se elabora con mucha

frecuencia en las empresas comerciales y estatales.

a. Características

En un informe se aprecian las siguientes:

1) Se describe un problema, las recomendaciones, conclusiones y posibles

soluciones.

2) Casi siempre se dirige a un superior jerárquico.

3) Puede ser de diverso tamaño o contenido (largo, mediano o corto)

4) Es de carácter interno.

5) Puede ir acompañado de anexos: cuadros, fotografías, dibujos mapas, planos, etc.

b. Clases

El informe puede ser:

1) Informe general, ordinario o regular.

2) Informe técnico

3) Es este capítulo sólo nos vamos a referir al informe general u ordinario.

4) El informe general se presenta en la misma forma que un memorando; de ahí su similitud.

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c. Partes

Las partes primordiales del informe general son:1) Título: Está relacionado con la índole del informe y puede ser de actividades de

control, etc.

2) Encabezamiento: El encabezamiento puede constar de los siguientes datos:

a) PARA: Identifica al destinatario del informe, incluido el cargo.b) DE: Identifica al autor del informe.c) PERIODO: Especifica el período que cubre, iniciación y terminación.

3) Problema: Clarifica la índole del problema en forma resumida

4) Análisis o Investigación: Relata en forma pormenorizada y resumida el análisis o

la investigación realizada.

5) Sugerencias: Llamado también recomendaciones.

6) Conclusiones: El planteamiento de las causas y efectos del problema y sus

posibles soluciones.

7) Datos del autor: Nombre o cargo, de acuerdo con la información que aparezca en

el encabezamiento.

8) Fecha: La fecha cierra el documento.

PARA:

DE:

PERIODO:

El problema

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--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Análisis ------------------------------------------------------------------------------------------------------

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TITULO 1

Destinatario

Autor

Tiempo

2a

b

c

3

4

5


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Sugerencias ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Conclusiones

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Firma

Fecha --------------------------------------------

INFORME SOBRE CONTROL EN LA INSPECCIÓN GENERAL

PARA: Dr. Patricio Montenegro, Rector

DE: Genaro Gaibor R.

PERIODO: De Septiembre a Octubre del 2004

EL PROBLEMA:

Por instrucciones del Rectorado se ha buscado determinar por qué la Inspección General no ha

cumplido hasta ahora con su función: mantener la disciplina y el orden en los estudiantes.

ANÁLISIS

Los reclamos sobre la indisciplina de los estudiantes, recaen directamente sobre el Departamento de Inspección. Ocasionado por la despreocupación de los Señores Inspectores de Curso.La indisciplina repercute en el prestigio de la institución y causa malestar en la ciudadanía.

SUGERENCIAS

El Departamento de Inspección debe re estructurar su planteamiento y poner mayor énfasis en su labor.

CONCLUSIÓN:

Con un comprometimiento de los señores inspectores, pienso que si va a existir mayor control y la

imagen de la institución mejorará, pues, recobrará el prestigio que siempre ha tenido.

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Prof. Genaro Gaibor R.

INSPECTOR GENERAL

San Miguel de los Bancos, 22 de Noviembre del 2004

A menudo tenemos que redactar informes, sobre alguna comisión cumplida, un trabajo realizado,

etc. De la manera que se realice este trabajo, especialmente en el campo de las relaciones

comerciales, depende el éxito o fracaso de los negocios y aun, en muchos casos, la carrera. De

ahí, la importancia de saber hacerlos.

¿QUÉ ES UN INFORME?.- Es una redacción ordenada de algo que se ha realizado o que se va a

realizar.

Los informes pueden ser orales o escritos. El informe escrito, entre otras, presenta las siguientes

ventajas:

1.- Obliga a quien redacta a ser exacto y veraz.

2.- No puede ser distorsionado por que las ideas llegan directamente de una persona a otra.

3.- Se puede conocerlo siempre que sea necesario

Cómo redactar un informeFundamentalmente comprende los siguientes pasos:

1.- Hacer un esbozo con los puntos principales.

2.- Determinar las fuentes de información, si fueren necesarias.

3.- Recopilar datos, seleccionarlos y organizarlos.

4.- Redactar el informe con los datos o hechos, presentados objetivamente, con claridad, precisión

y elegancia.

ESTRUCTURA DE UN INFORME: La estructura y presentación de un informe es similar al oficio.

La extensión del informe depende del contenido, es decir, de lo que se tenga que informar. Unos

son cortos y otros largos y documentados.

Hay algunos informes a los que se deben acompañar ANEXOS, como estadísticas, documentos, o

algún material complementario. En conveniente indicar en el mismo informe qué anexos de

acompañan.

A línea de anexos se escribe desde el margen izquierdo, debajo de las iniciales de identificación.

RECOMENDACIONES:

1. El contenido del informe debe ser preciso, claro, veraz.

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2. Los anexos que se acompañen deben estar bien presentados y numerados.

3. Cuando el informe es abundantes se lo debe entregar en carpeta, a fin de que no se

extravían os documentos adjuntos.

4. La oportunidad y puntualidad en la presentación de un informe, en muchos casos, puede

ser decisiva en la vida de una institución, especialmente en el mundo de los negocios.

5. Insistimos en que todo documento escrito no debe tener errores ortográficos.

6. Una buena costumbre al redactar informes es numerar cada uno de los aspectos que se

informan.

7. Veracidad, exactitud, claridad y oportunidad son cualidades que no deben descuidarse en

la presentación de informes.

San Miguel de los Bancos, noviembre 12 de 2004.Ofic. Inf. Nº. 215-DOVE-04

DEPENDENCIA: Departamento de Orientación Vocacional.ASUNTO: Emítase informe sobre problemas de inasistencia.

Señor DoctorLuis Luna M.RECTOR DEL COLEGIO “DIEZ DE ENERO”Presente.

Señor Rector:

En vista de haberse agravado la situación de inasistencia de los señores Juan Carlos Mora y Rogelio Guerra, alumnos de Décimo Año de Educación Básica, tengo a bien informar lo siguiente

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1. Con el registro de asistencia del Sr. Inspector de Curso, se ha podido comprobar el excesivo número de faltas y de fugas de los mencionados estudiantes.

2. Se ha citado a los señores padres de familia, para dialogar al respecto, y ellos se han comprometido a ejercer mayor control a sus hijos en el hogar y en el ingreso a clases.

3. Los estudiantes dicen fugarse o no asistir a clase porque no han podido realizar los deberes.

4. Se someterá a observación a estos estudiantes durante un período de un mes (noviembre), si vuelven a reincidir en su aptitud irresponsable, se les separará del colegio.

5. Se les ha dado las respectivas recomendaciones he indicado que su inasistencia podrá repercutir en su rendimiento.

Muy atentamenteDIOS, PATRIA Y LIBERTAD

--------------------------------------------Lcda. Luz Vásquez YánezORIENTADORA VOCACIONAL

Anexos: Informe de Asistencia de los estudiantes. Copias del Acta de Compromiso redactada con los señores Padres de Familia.

ÁREA DE LENGUAJE Y COMUNICACIÓNINFORME SOBRE EL CONCURSO DE ORTOGRAFÍA

“ESCRIBIR CORRECTAMENTE 2009”

AL CONSEJO DIRECTIVO

ANTECEDENTES

El Área de Lenguaje y Comunicación, cumple con el deber de rendir un informe ante el H. Consejo

Directivo del Colegio, acerca del concurso de Ortografía que se llevó a efecto en la ciudad de

Guaranda el 24 de noviembre del 2004, con la participación de todos los colegios de la provincia.

PROPÓSITO

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El propósito de este informe, es dar a conocer los resultados obtenidos no solo a nivel provincial,

sino también interno. Después, de haber realizado un trabajo de planificación de esta actividad

por parte del área, y finalmente hacer saber que a nivel de estudiantes también estamos bien

representados, con los estudiantes que participaron.

ACTIVIDADES DEL ÁREA

1. Elaboración de una planificación para llevar a efecto el concurso interno primeramente, y

luego a nivel provincial.

2. Se realizó la preselección por paralelos de los alumnos que mejor escriben en cada uno

de los paralelos, con la colaboración del personal docente del área.

3. Se levó a efecto el concurso interno en el colegio, para lo cual se solicitó el Centro de

Cómputo de la institución, que el señor Rector, gentilmente nos autorizó. En este

concurso, ganó el Sr. Camacho Barragán Vinicio.

4. Luego fuimos convocados por la Dirección Provincial de Educación de Bolívar, para que

inscribamos al estudiante que participaría en el concurso provincial, así se lo hizo, el

concurso se realizó el 24 de noviembre del año en curso, en el salón del H. Consejo

Provincial, quedando en primer lugar el estudiante del Colegio “Pedro Carbo” de la ciudad

de Guaranda, en Segundo Lugar el representante de nuestro Colegio.

5. Cabe indicar que nuestra representación fue aplaudida y reconocida por los

Organizadores, que le entregaron una colección de libros, como premio al esfuerzo del

estudiante. Cabe indicar que también, a nivel de Área en la institución nos hemos

comprometido a reconocer la participación del estudiante y esperamos que también lo

haga el H. Consejo Directivo.

CONCLUSIONES

1. Es loable la iniciativa de la Dirección Provincial de Educación de Bolívar, al planificar estas

actividades que son un estímulo para que los estudiantes se preocupen por escribir bien.

2. La representación del colegio fue excelente, y sirve de estímulo para los demás

estudiantes.

3. Ha sido valiosa la colaboración de las autoridades de la institución para que se lleve a

efecto este concurso.

RECOMENDACIONES

1. Todos los docentes, no sólo los de Lenguaje y Comunicación, debemos poner mayor

interés y enseñemos a nuestros discípulos a escribir correctamente.

2. Las Autoridades del Colegio deben estimular a quienes obtienen logros.

Atentamente,

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Lcdo. José Gaibor Mora

DIRECTOR DEL ÁREA

EL ACTAEs frecuente que los miembros de una cooperativa, de un barrio, club, los estudiantes de un curso, profesores, trabajadores de fábrica, etc. Se organicen para tratar asuntos de interés común. Entonces, se dice que están en SESION o se han reunido en una ASAMBLEA. El secretario de una sesión o asamblea debe elaborar el acta correspondiente.

¿QUÉ ES EL ACTA? Es un documento escrito de lo deliberado, tratado y acordado en una sesión. Constituye el reflejo de la vida de una institución.En el mundo actual el acta representa un documento muy importante dentro del rol de secretaría, por ello debe tener una información clara, concisa, concreta y fiel. Para poder redactarla y se debe llevar en un libro correspondiente ya que da a conocer toda una trayectoria de una institución.LO QUE DEBE CONSTAR EN EL ACTA:

1. Lugar, fecha y hora de iniciación.2. Clase de asamblea o sesión.3. Quién preside, el secretario, número de socios (Si se trata de una sesión de la directiva,

es conveniente hacer constar los nombres de los asistentes)4. Observaciones hechas al acta anterior5. Se deja constancia de las comunicaciones recibidas y enviadas.6. Un informe de las comisiones (Si las hay)7. Las resoluciones, identificando al autor de las mociones, quien apoya y el resultado de la

votación.8. Hora de terminación de la sesión.9. Firma de quien presidió la sesión y secretario.

EL LIBRO DE ACTAS:Todas las instituciones u organismos llevan el libro de actas.Este debe:Ser foliado (páginas numeradas)Estar sin borrones ni enmiendas.Estar escrito con calidad y precisión.Contener todas las actas numeradas.No contener páginas en blanco.

EJEMPLO:

ACTA N: 3En la sala de clase de TERCER CURSO “D” del Colegio Nacional “Vicente Rocafuerte”, en Guayaquil hoy martes 25 de mayo de mil novecientos ochenta a las diez de la mañana se reúnen los cincuenta alumnos integrantes de dicho paralelo, en sesión ordinaria, con la presencia del profesor dirigente, Lcdo. Nelson Rojas: El Presidente del Curso, compañero Juan Ruales, declara

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instalada la sesión y pide al secretario que dé lectura el orden del día que consta de los siguientes puntos: 1. Lectura del acta anterior. 2. Lectura de comunicaciones. 3. Participación del curso en los juegos deportivos del Colegio y, 4. Asuntos varios. Se aprueba el orden del día y se da lectura al acta anterior, siendo aprobada sin ninguna modificación. De inmediato se da a conocer un oficio del Departamento de Educación Física en el que se solicita la participación del Curso en los juegos deportivos del Colegio. Acto seguido el Presidente del Curso pide criterios a los compañeros sobre cómo y en que deportes se participaría. Luego de algunas deliberaciones se aprueba la moción presentada por el compañero Raúl Tapia en el sentido de que se participe en básket, fútbol y atletismo. Inmediatamente se organizan las correspondientes comisiones: comisión para el equipo de fútbol: Luis Pérez, Raúl Rodríguez y Enrique Crespo. Comisión para conformar el equipo de básquet: Carlos Tapia, Luis Bedoya, Jorge Huacho y Fausto Inca. Comisión para el atletismo: Eduardo Aguirre y Ángel Tene. El compañero Jorge Benavides eleva a moción que sea la Directiva del curso la que elija el modelo y el color de los uniformes con un representante de cada comisión antes nombrada, moción que tiene apoyo de Milton Zalazar y luego de una larga discusión es aprobada. En asuntos varios, el presidente informa que el compañero Luis Salas no ha concurrido a clases por encontrarse hospitalizado a causa de un accidente de tránsito. Se nombra una comisión integrada por los compañeros: Víctor Anido, Eduardo Zabala y Raúl Moreno para que, en representación del curso concurran a visitarlo. Sin tener más que tratar y siendo las 11:00 el presidente declara clausurada la sesión.

Fausto Freire Luis Carpio PRESIDENTE SECRETARIO

ACTA DE SESIÓN EXTRAORDINARIA DEL H. CONSEJO DIRECTIVO.

A los ocho días del mes de noviembre del 2004, a las 20 horas, en la oficina del rectorado del

Instituto Tecnológico Superior “Misael Acosta Solís”, ubicada en la ciudad de San Miguel, Avda.

Velasco Ibarra y Sucre, de la ciudad de Ibarra, se reúnen los miembros del Consejo Directivo, con

el fin de elaborar el programa para las fiestas patronales del Colegio, a realizarse el 10 de Enero

del 2005. El Sr. Rector, Dr. Patricio Romero, solicita a la Sra. Edita Jarrín, Secretaria de la

Institución, verificar si existe el quórum correspondiente y por así constatarlo, el señor Rector

instala la sesión. Se lee el orden del día, a pedido del señor Rector y se procede a discutir el

primero y único punto de tratamiento: Elaboración del programa de festividades patronales del

establecimiento. El mismo que luego de algunas deliberaciones queda elaborado de la siguiente

manera:

2 de enero: Limpieza de la institución y sus alrededores.

3 de enero: Elección y Proclamación de la Reina del Instituto

4 de enero: Inauguración de las festividades

5 de enero: Proclamación de Abanderados y Escoltas.

6 de enero: Exposiciones de las Áreas de Especialidad

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7 de enero: Exposiciones de las Áreas de Cultura General.

8 de enero: Área de Cultura Física: Gimnasias y juegos deportivos.

9 de enero: Sesión Solemne.

Se clausura la sesión cuando son las 10 horas con 25 minutos. Para constancia, adicional a las

firmas de rigor, firman los señores miembros del Consejo Directivo.

Rector Vicerrector Primer Vocal

Segundo Vocal Tercer Vocal Secretaria

CURRÍCULUM VITAE

Son dos palabras latinas que literalmente significan “curso de la vida”:Es una información escrita de los datos personales, estudios, títulos merecimientos y experiencias profesionales que una persona tiene sobre una determinada actividad.

Actualmente se va generalizando la costumbre de acompañar a la solicitud de un cargo el llamado “currículum vitae”. También puede traducirse que es una biografía o exposición de los estudios, títulos y actividades profesionales del titular.CONTENIDO Y ESTRUCTURA:Instituciones públicas y privadas, empresa, etc. cuando requieren seleccionar personal calificado, convocan a concurso de merecimientos. Solicitan entonces, a los interesados enviar el “Currículum vitae” que generalmente consta de:

1. Información sobre datos personales2. Información sobre estudios realizados y formación en general3. Información sobre la experiencia profesional4. Información sobre otros aspectos( numerarlos específicamente)

ESTUDIOS REALIZADOS O PREPARACIÓN ACADÉMICA:Comprende todos los niveles de estudios realizados, los certificados y títulos conseguidos, con un registro de la fecha y del lugar de la obtención. Se incluyen también los estudios de Postgrado, los del nivel Académico, Superior, Cursos, Cursos y Seminarios, que por su importancia, ameritan incluirse en este escrito.

EXPERIENCIA PERSONAL:Estos datos corresponden a los trabajos desarrollados en las distintas Instituciones o empresas, en las cuales se ha laborado. Son los certificados de trabajo o las referencias de personas con capacidad para informar al respecto, los que testificarían acerca de este importante aspecto.

OCUPACIÓN ACTUAL:

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Se anota el cargo, la institución en la que trabaja, el tiempo de trabajo, el sueldo. Se podrían anotar los argumentos que motivan buscar un nuevo cargo.

PUBLICACIONES:A este punto corresponden libros publicados, artículos de revistas, manuales, folletos, que proceden de la autoría de la persona, de quien se hace el Currículum Vitae.

IDIOMAS:Son los que habla el dueño del Currículum Vitae.

ASPIRACIÓN DE SUELDO:Corresponde a una cantidad de dinero mensual o manual, que aspiraría a recibir de remuneración el dueño del Currículo Vitae.

Nota: Si no existen datos para Publicaciones, Idiomas (más de uno) y la Aspiración de sueldo (dato arriesgado), es preferible omitirlos para no dejar los subtítulos colgantes. Es importante al final registrar responsabilidad, con la firma y rúbrica.Se debe considerar que en relación al ámbito profesional, debe considerarse incluir aspectos relacionados al puesto de trabajo.

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Documents

Comunicación oral y escrita.módulo