COMUNICACIÓN SOCIAL - H. Ayuntamiento de Cancúncancun.gob.mx/gobierno-municipal/files/2011/08/MBJ-GM-MANU-PRO-01... · MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ... 30 de Junio de 1994. 5. Reglamento

MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN

SOCIAL Código: MPPRECS01 Hoja: Página 1 de 38

Revisión: 00 Fecha de actualización: 31/Agosto/2010

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DE LA DIRECCIÓN DE

COMUNICACIÓN SOCIAL

MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO DIRECCION DE COMUNICACIÓN

SOCIAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL

Página 2 de 43

ÍNDICE

Pág.

1. Introducción 3

2. Marco Jurídico 4

3. Políticas y Lineamientos Generales 5

4. Lista Maestra de Documentos 14


SOCIAL


Página 3 de 43

1. INTRODUCCIÓN

La Dirección de Comunicación Social, se da a la tarea de elaborar el presente

manual, motivada por la elaboración de su Manual Específico de Organización a fin

de documentar los procedimientos operativos y administrativos de su

responsabilidad, orientados a atender solicitudes de entrevistas de los

representantes de medios de comunicación tanto local como nacional, así mismo a

monitorear la difusión de los programas, proyectos y acciones de Gobierno

Municipal a través de los medios de comunicación.

El documento describe los procesos operativos y administrativos e incluye las áreas

y puestos que en ella intervienen, precisando su responsabilidad y participación, así

como auxilia en la introducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del

personal.

Su consulta nos permite identificar con claridad los procedimientos y las rutinas de

trabajo que debe ejecutar cada área. Por ser un documento de consulta frecuente y

sujeto a mejoras, éste deberá actualizarse cada vez que exista un cambio o

modificación sea de índole orgánicofuncional, o bien jurídicoadministrativo,

recayendo en la responsabilidad de la jefatura administrativa y de sus áreas la

integración y actualización de la misma.


SOCIAL


Página 4 de 43

2. MARCO JURÍDICO

1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Artículo 115, Fracción I

Al VIII. Diario Oficial de la Federación: 5 de Febrero de 1917.

2. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Quintana Roo, Artículo 160

Fracción II. Periódico Oficial del Estado: 10 de Enero de 1975.

3. Ley Orgánica Municipal del Estado Libre y Soberano de Quintana Roo, Artículos

32, Fracción I Inciso C, 35 Fracciones II y VII y 108. Periódico Oficial del Estado:

10 de Enero de 1975.

4. Reglamento de la Administración Pública Municipal de Benito Juárez, Quintana

Roo, Artículo 3, 4 y 15. Periódico Oficial del Estado: 30 de Junio de 1994.

5. Reglamento Interior del Ayuntamiento del Municipio de Benito Juárez, Quintana

Roo, Artículo 18. Periódico Oficial del Estado: 29 de Enero de 1988.


SOCIAL


Página 5 de 43

3. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS GENERALES

Característica de los productos que realiza la Dirección de Comunicación Social, de acuerdo a lineamiento interno.

1. Boletines de Prensa: Los boletines serán escritos por la reportera de guardia, o

quien designe el subdirector de Difusión. Nunca el archivo deberá moverse de la

máquina donde es generado para su corrección. Será corregido, primero en

papel, por alguno de los subdirectores; para su posterior envío a los medios

impresos y la página web del Ayuntamiento. Así como ningún boletín podrá ser

enviado si no es con la corrección y autorización de los subdirectores, o el

Director de Comunicación Social. Estas normativas se aplicarán a todos los

documentos que se generen en prensa escrita: fichas informativas, versiones

escritas, pies de foto, fotonotas, notas informativas clasificadas como

“Actividades de Gobierno”, (justificar el texto). Cumpliendo el tiempo no superior

a una hora de la cobertura del evento.

2. La síntesis y recorte periodístico (denominada “Avance” en la oficina) contiene

las noticias y columnas más sobresalientes referidas al Ayuntamiento, y recoge

las voces ciudadanas que hablan de la gestión del presidente municipal.

Con la finalidad de agilizar su lectura, sólo contiene las categorías Temas

Municipales, Seguridad y Temas Relevantes del Día. Incluye fragmentos de las

columnas de opinión en las que se abordan temas vinculados al Ayuntamiento.

Versión completa La versión completa (con mayor amplitud en la selección de los temas, detallados al

pie), es enviada por correo electrónico a los funcionarios de primer nivel (directores y

asesores), ya cerca de las 9.00. Esta versión contempla las columnas completas, y

adiciona categorías que se detallan a continuación.

Para los medios escritos, las categorías son:


SOCIAL


Página 6 de 43

Titulares del día: de todos los medios impresos. En el caso del ¡Por Esto!, con una

aclaración que va entre paréntesis para facilitar el sentido de sus cabezas que apelan,

por lo general, a unos pocos vocablos, o a veces a uno solo.

Gobierno municipal: Todos los temas relacionados al Ayuntamiento: Presidencia,

(principalmente), secretarías y direcciones. Basura, vialidades, actividades de

presidencia, son temas obligados.

Seguridad Pública: Notas relevantes de esta sección, priorizando aquellas que den un

panorama general de Seguridad Pública del Ayuntamiento. Fenómenos delictivos

nuevos, denuncias contra policías, casos de corrupción, etc. Temas vinculados a la

Procuraduría General de Justicia del Estado (PGJE).

Actividades del Gobierno del Estado: Información relativa al Gobierno del Estado y el

Gobernador, sobre todo, vinculada al gobierno municipal de Benito Juárez. Por ejemplo,

un anuncio, una declaración referida a nuestro municipio.

Temas relevantes del día: Por lo general es información que está en secciones

generales, muchas de ellas, de “ocho columnas” que generan polémica (temas

ecológicos, de educación, salud, fenómenos nuevos, por ejemplo).

Poder Legislativo y judicial: Noticias más importantes del Congreso del Estado, y

sobre todo, en las que se menciona el municipio de Benito Juárez o al Presidente.

Partidos Políticos: Notas relevantes del ámbito municipal y estatal sobre los

principales actores y líderes de opinión. PAN, PRI, PRD, PVEM, PT. Elecciones,

debates, cambio de dirigentes.

Turismo: Información y comentarios vinculados al sector turístico con implicancias en el

municipio. Playas, niveles de turistas, nuevos proyectos, promociones de Cancún en el

extranjero y el ámbito nacional.

Deportes: Todas las notas del área municipal. Inauguraciones de predios deportivos,

campeonatos, programas en los que tomó parte el Ayuntamiento de Benito Juárez.

Columnas: Se transcriben aquellos párrafos en los que los columnistas opinan sobre el

Presidente Municipal, o temas relacionados con alguna dependencia del Ayuntamiento.


SOCIAL


Página 7 de 43

DIF: Todas las noticias del área. Puesta en marcha de programas, donaciones,

inauguraciones. Aunque el DIF cuenta con área de Comunicación Social, esta dirección

incluye esa información dado que va a manos de los directores y asesores del

Presidente.

• En el caso de la “síntesis compacta” elaborada para el Presidente Municipal, deberá contar con un respaldo fotocopiado de cada una de las notas, que le sirvan al Alcalde para tener la posibilidad de profundizar en la noticia seleccionada.

• Las notas que se repiten en varios medios, sólo deberá detallarse en cuáles. Ejemplo. EL RELLENO SANITARIO ESTARÁ TERMINADO EN UN AÑO. ¡POR ESTO! (SE REPITE EN QUEQUI, EL PERIODICO).

Quienes estén encargados de esta labor, deben agrupar las notas (echando mano a

criterios políticos y periodísticos del Director o subdirectores) en cada uno de los rubros

detallados arriba, y transcribir los titulares y bajadas en la Síntesis. * La llegada a la oficina es las seis de la mañana.

Paralelamente a la selección y transcripción de notas y bajadas, un encargado debe

recortar la información para después pegarla en una hoja que será fotocopiada. (Sólo

se producen dos juegos de esta síntesis: uno para el presidente, y otro para el Director,

la cual a su vez, sirve de archivo).

Esa tarea la realiza un empleado que llega a las seis de la mañana para comenzar a

recortar el material periodístico relevante, para después fotocopiarlo y armar el material

que apoyará la “síntesis Avance” del presidente.

3. El monitorista debe sintonizar las estaciones locales seleccionadas: Enfoque

Radio, Turquesa, Radio Ayuntamiento, Acir y Fórmula; detectar las notas


SOCIAL


Página 8 de 43

periodísticas que interesan, y transcribirlas. Para eso, debe grabar el material en

un casete directamente desde la radio; y para facilitar la tarea, con una

grabadora manual, registra la nota en cuestión para procesarla con mayor

rapidez.

El responsable ingresa a las 7.00 de la mañana y graba los noticieros, procesa

el material que es supervisado y subrayado en las notas más importantes.

Posteriormente, se imprimen las copias (de acuerdo al procedimiento de entrega

detallado abajo) y se envía por correo electrónico a los funcionarios.

Las entregas son, durante la mañana, a las 10.00, y por la tarde a las 16.30, y

21.00.

El/la monitorista deberá estar muy atento a los temas de incumbencia municipal

para informar a los superiores sobre la magnitud de la información que se genera

en ese medio.

Noticieros matutinos y vespertinos

RADIO FRECUENCIA PROGRAMA CONDUCTORES HORARIO

92.3 FM Notifórmula/Quintana

Roo

Por dentro

Arturo Medina

Pilar Jufresa

07:00 –

08:00

13:00

13:30


SOCIAL


Página 9 de 43

RADIO

CARIBE

106.7 FM Enfoque

Radio

David Romero

Gabriela

Escamilla

06:00 –

09:20

14:00

15:00

105.1 FM Informativo

Turquesa

Jorge

Domínguez

07:00 –

09:00

14:00

15:00

En fin de semana, (el sábado, único día que hay informativos) el responsable

monitorea desde su domicilio desde la mañana y presenta el material a las 11.00.

Programas de fin de semana


105.1 FM Séptimo Día Jorge Domínguez 07:00 –

08:00


SOCIAL


Página 10 de 43

RADIO

CARIBE

106.7 En Voz Alto Jorge Castro

Norma Madero

12:00 –

13:00

Programas informativos de la noche


105.1 FM

Informativo

Turquesa Jorge Domínguez 19:00 –

19:30

RADIO

CARIBE

106.7 Enfoque

Radio Marleny Magaña

19:00 –

19.30

4. Monitoreo televisivo

El monitoreo diario televisivo se realiza en diferentes horarios y canales. Cada

canal corresponde a un sistema de televisión distinto en horarios y proyección,

ya sea nacional o local.


SOCIAL


Página 11 de 43

Durante el día, varios noticiarios se difunden en horarios paralelos; por lo tanto,

se hace una selección por grado de importancia, dando prioridad a los canales

locales. Esto debido a que el número de notas informativas sobre el municipio

Benito Juárez es mayor.

El monitoreo está dividido en 3 secciones: Gobierno Estatal, Gobierno Municipal

y Notas Relevantes del día. Estas clasificaciones se califican, a su vez, en 3

descripciones de la nota: Positiva (favorable al Gobierno Municipal), Negativa

(adversa) y Neutra (sin relevancia directa para el municipio); cada una

refiriéndose al tema central de la información y dependiendo de cómo beneficie o

afecte al gobierno municipal o estatal.

TELEVISORA CANAL NOTICIARIO HORARIO

9

Primero Noticias 06:00 09:00

Noticiero con

Lolita Ayala 14:30 15:00

Noticiero con

López Dóriga 22:30 23:30

11

Hechos AM 06:00 09:00

Hechos Meridiano

Q. Roo


SOCIAL


Página 12 de 43

15:30 16:10

13 En la noticia

15:00 15:30

Repetición

20:00 – 20:30

10 Notivisión

15:00 16:00

Repetición

20:00 – 21:00

33 En prueba 21:00 21:25

5

Vespertino 15:00 15:30

Nocturno 21:00 22:00

CANAL

33


SOCIAL


Página 13 de 43

El material que forma parte del monitoreo es grabado, pero dadas las limitaciones

materiales con que encontramos la Dirección, todavía no se puede respaldar en su

totalidad. En cambio, sí se transcriben las notas en una hoja que detalla su

contenido y el autor. Esa hoja, como todas, se sube a Presidencia y Secretaría

General y queda su registro impreso con sellos de recibido de las dos oficinas.


SOCIAL


Página 14 de 43

4.0 LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS

CÓDIGO VERSIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE LA

ÚLTIMA EMISIÓN

DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL

PPRECS01 00 Procedimiento para elaborar boletín de prensa. 03/11/2010

PPRECS02 00 Procedimiento para elaborar síntesis y recorte informativo 03/11/2010

PPRECS03 00 Procedimiento para actualización de página web 03/11/2010

PPRECS04 00 Procedimiento para elaborar Monitoreo de radio y televisión 03/11/2010

PPRECS05 00 Procedimiento para el traslado del personal operativo a la cobertura de eventos

03/11/2010

PPRECS06 00 Procedimiento para la recepción, elaboración y publicación de anuncios

03/11/2010

PPRECS07 00 Procedimiento para la elaboración de contratos y convenios con medios de comunicación

03/11/2010


SOCIAL


Página 15 de 43

5.0 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO

PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR BOLETÍN DE PRENSA.

DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN

SOCIAL

Código: PPRECS01 Emisión: 31/08/2010

Revisión: 00 Departamento de Medios

1.0 OBJETIVO Dar cobertura a las actividades del Gobierno Municipal, principalmente giras del presidente, del Cabildo y funcionarios. Mediante los boletines se informa a los medios de comunicación local y corresponsales nacionales, sobre dichas actividades del Ayuntamiento de Benito Juárez.

2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable a las Secretarias, Direcciones Generales y medios de Comunicación.

3.0 RESPONSABILIDADES 3.1. Director de Comunicación Social 3.1.1. Verifica que se cumpla con los lineamientos y políticas de difusión de las obras y acciones del Gobierno Municipal. 3.2. Encargado del Departamento de Medios 3.2.1. Coordina la cobertura informativa de la agenda pública. 3.3. Sub director de Difusión 3.3.1. Revisa el comunicado, redacción y ortografía de acuerdo a los lineamientos establecidos. 3.3.2. Entrega el documento a la reportera para las correcciones.

3.4 Reportera (o) 3.4.1. Realiza la cobertura informativa, elabora el boletín, lo pasa a revisión y en caso de haber corrección los realiza para posteriormente hacer los envíos vía correo electrónico a los medios de comunicación

4.0 DEFINICIONES Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes definiciones:

4.1 Boletín o comunicado. Documento que la DCS redacta y distribuye entre los medios de comunicación, de acuerdo a los lineamientos y políticas establecidos.

4.2 Comunicado. Nota o declaración que se divulga para conocimiento público.


SOCIAL


Página 16 de 43

Código: PPRECS01 Emisión: 31/08/2010 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Institución

gubernamental o asociaciones públicas

Solicita mediante oficio, la cobertura informativa, fotográfica y fílmico del acto, evento y/o actividad institucional determinada

2 Secretaria de la Dirección

Entrega oficio y los documentos y envía para su autorización

3 Director Recibe petición, designa e instruye la cobertura informativa, fotográfica y fílmico del acto, evento y/o actividad institucional determinada

4 Secretaria de la Dirección

Elabora oficio de respuesta de no autorización y se archiva

5 Depto. de Difusión Designa al personal para la cobertura de evento

6 Chofer, Reportero y fotógrafo y camarógrafo

Reciben la orden para acudir a cubrir los eventos, recaba los datos y procede a realizar su boletín de prensa

7 Reportero Elabora el boletín del evento inserta fotografías elegidas con la información recabada

8 Subdirector de Difusión

Revisa y autoriza la difusión del boletín.

9 Reportero Realiza las correcciones necesarias 10 Reportero Una vez autorizado se procede a enviar a los medios 11 Secretaria Confirma recepción del comunicado de prensa. 12 Diseñadora Envía información y fotografías a la página web oficial 13 Encargado de

Síntesis Revisa todos los medios e identifica en periódicos locales y de los estados el impacto de la información, la incorpora en la síntesis informativa y recortes periodísticos de prensa diaria

14 Encargado del Depto. de medios

Evalúa y reporta resultados de la difusión del comunicado de prensa en los medios impresos del país.

15 Director Se le comunica al presidente y funcionarios el impacto del boletín a los medios para toma de decisiones

Fin de Procedimiento

6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS No Aplica


SOCIAL


Página 17 de 43


7.0 REGISTROS 7.1 FPRECS01 7.2 DPRECS01

8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO

Revisión anterior Revisión actual Razón de la última modificación Fecha de

Actualización

N/A Original Documento elaborado por primera vez

00


SOCIAL


Página 18 de 43



SOCIAL


Página 19 de 43


SOCIAL


Página 20 de 43



SOCIAL


Página 21 de 43


SOCIAL


Página 22 de 43


MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ , QUINTANA ROO

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE LA SÍNTESIS Y RECORTE INFORMATIVO


SOCIAL



1.0 OBJETIVO Informar diariamente a los servidores públicos sobre los acontecimientos más importantes que se publiquen en los medios de información local y nacional, así como de los eventos políticos relevantes o coyunturales de la vida local y estatal.

2.0 ALCANCE A todas las instituciones y/o dependencias del H. Ayuntamiento.

3.0 RESPONSABILIDADES 3.1. Director de Comunicación Social Es el responsable, conforme a las atribuciones que tiene conferidas, de establecer, coordinar, supervisar y desarrollar las acciones para revisar, diariamente, los periódicos locales y estatales e identificar las notas de interés para el ayuntamiento. 3.2. Titular del Departamento de Medios y/o Subdirector de Difusión Responsable de instruir al personal los lineamientos para la correcta aplicación de los recortes y síntesis informativa, así como la de efectuar la revisión correspondiente de la ortografía y redacción. 3.3. Síntesis Informativa y recortes periodísticos Realiza la revisión y clasificación de las notas de interés para el Ayuntamiento, procediendo a transcribir la información, se efectúa el recorte periodístico. Realiza la impresión y fotocopia las notas periodísticas para entregar a primera hora del día al C. Presidente Municipal. Así también se envía síntesis a los funcionaros del Ayuntamiento.


4.1. Síntesis. Composición de un cuerpo o de un conjunto a partir de sus elementos separados luego de un proceso de análisis e investigación previa. 4.2. Recorte Periodístico. Acción de recortar o cortar algo, en éste caso periódicos que difunden las acciones del gobierno municipal a través de medios de comunicación (periódicos de circulación local y estatal).


SOCIAL


Página 23 de 43

Código: PPRECS02 Emisión: 31/08/2010 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Director Coordina, supervisa y establece acciones para facilitar información

sintética y analítica a los funcionarios del Ayuntamiento, sobre la actuación institucional publicada en los medios de comunicación.

2 Encargado del Depto. de medios y/o Subdirector de Difusión

Comunican al personal los lineamientos a seguir para el análisis de la síntesis informativa

3 Encargado de Síntesis

Recibe revistas y periódicos, revisa, identifica recorta, pega e integra la información publicada tanto de boletines como de toda información tocante al H Ayuntamiento

4 Reporteros Revisa, identifica y sustrae la información publicada en la web de toda la información tocante al H Ayuntamiento

5 Encargado del Depto. De medios y/o subdirector de Difusión

Corrige ortografía y estilo editorial de la síntesis electrónica

6 Encargado de Síntesis

Fotocopia la información publicada con los recortes mas importantes de la prensa escrita y entrega síntesis al Presidente Municipal y mandos directivos del H Ayuntamiento

7 Reporteros Envía síntesis electrónica vía email al resto de los funcionarios del H Ayuntamiento Fin de proceso





Actualización


00


SOCIAL


Página 24 de 43



SOCIAL


Página 25 de 43



PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LA PÁGINA WEB


SOCIAL



1.0 OBJETIVO Facilitar con oportunidad y transparencia al público usuario del internet, la consulta ágil, ordenada, eficaz y actualizada de los diversos programas, indicadores, antecedentes, servicios, objetivos y resultados del quehacer institucional.

2.0 ALCANCE Todas las instituciones y/o dependencias del H. Ayuntamiento y ciudadanía en general.

3.0 RESPONSABILIDADES 3.1. Director de Comunicación Social Coordina, supervisa y dispone las medidas pertinentes para operar permanentemente la página Web institucional, de conformidad con los lineamientos establecidos por la Presidencia Municipal.

3.2. Encargado del Departamento de Medios y/o Subdirector de Difusión Responsable de vigilar la oportuna actualización de la página web.

3.3. Diseñador Diseña, forma, incorpora y actualiza el portal electrónico institucional, apoyado con material fotográfico de los eventos del momento.

4.0 DEFINICIONES Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes

definiciones:

4.1 Diseñador. Personaje que realiza un proceso de creación y desarrollo para producir un nuevo objeto.


SOCIAL


Página 26 de 43


4.2. Página Web. Una página web es un documento creado en formato HTML (Hypertext Markup Language) que es parte de un grupo de documentos hipertexto o recursos disponibles en el World Wide Web. Una serie de páginas web componen lo que se llama un sitio web.

5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Director Coordina, supervisa e instruye la operación y actualización de la

página Web


Instruye a reporteros y fotógrafos a pasar información a la diseñadora para la actualización de la página

3 Reporteros y fotógrafos

Reporteros y fotógrafos: Proporcionan la información de los eventos del día por medio de la red institucional

4 Diseñador Recibe la información y procede a darle formato para la actualización, apoyada en material fotográfico que sube a la web Fin del procedimiento

6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS NO APLICA




Actualización


00

http://www.pergaminovirtual.com.ar/definicion/Hipertexto.html

http://www.pergaminovirtual.com.ar/definicion/World_Wide_Web.html

http://www.pergaminovirtual.com.ar/definicion/Web_site.html


SOCIAL


Página 27 de 43



SOCIAL


Página 28 de 43


1.0 OBJETIVO Que los funcionarios de gobierno estén informados sobre las últimas noticias del municipio que generan los reporteros que trabajan en los diferentes medios de comunicación. La característica fundamental de este soporte mediático, es justamente la inmediatez. Con esta herramienta informativa, los servidores podrán atender demandas, aclarar equívocos en el enfoque dado a alguna noticia, o prever el tratamiento de problemáticas que les conciernen.

2.0 ALCANCE Todas las instituciones y/o dependencias del H. Ayuntamiento

3.0 RESPONSABILIDADES 3.1. Director de Comunicación Social Responsable de establecer, coordinar, supervisar y desarrollar las acciones para monitorear las radiodifusoras y televisoras locales y estatales para identificar las notas de interés para el ayuntamiento

3.2. Encargado del Departamento de Medios y/o Subdirector de Difusión Instruye al personal los lineamientos a seguir para la correcta aplicación y grabación de los noticieros y programas locales y estatales.

3.3. Monitorista Realiza las grabaciones de los noticieros locales y estatales, identifica las notas de interés para el Ayuntamiento, efectuando un resumen de los mismos. Imprime dicha información, pasa a corrección de redacción y ortografía, para después entregar a la Presidencia Municipal y Secretaria General, posteriormente realiza el envío a los demás funcionarios vía correo electrónico.



PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL MONITOREO DE RADIO Y TELEVISIÓN


SOCIAL




SOCIAL


Página 29 de 43

4.1 Monitoreo: termino que significa mantener bajo observación un medio o un programa de radio o televisión, así como grabar y trascribir los contenidos identificados o reportar los resultados de un proceso de la información determinada.



Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Director Coordina, supervisa, detalla los medios que se monitorean y solicita

el resumen de interés para el Ayuntamiento 2 Encargado del

Depto. De medios y/o subdirector de Difusión

Instruye al personal y Coordina la cobertura del evento

3 Monitorista y Camarógrafo

Realiza las grabaciones de los noticieros, identifica las notas de interés para el Ayuntamiento y transcribe los contenidos. Imprime su información para la corrección.


Realizan las correcciones necesarias, regresa la información y da la orden para los envíos correspondientes.

5 Monitorista y Camarógrafo

Efectúan los cambios e imprimen la información para entregar a la Presidencia Municipal y la Secretaria, para posteriormente hacer los envíos correspondientes a los funcionarios del Ayuntamiento.

Fin de Proceso.


7.0 REGISTROS 7.1 F PRECS04 7.2 DPRECS04



Actualización


SOCIAL


Página 30 de 43



00


SOCIAL


Página 31 de 43


SOCIAL


Página 32 de 43



PROCEDIMIENTO PARA EL TRASLADO DE PERSONAL OPERATIVO A LA COBERTURA DE

EVENTOS DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN

SOCIAL Código: PPRECS05 Emisión:

31/08/2010


1.0 OBJETIVO Trasladar al personal operativo a la cobertura oportuna de los acontecimientos del H. Ayuntamiento.

2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable a las Secretarias, Direcciones Generales y medios de Comunicación.

3.0 RESPONSABILIDADES

3.1. Director de Comunicación Social 3.1.1. Recibe la agenda de actividades de la Presidencia Municipal 3.1.2. Instruye al Departamento de Medios se de la cobertura informativa

3.2. Encargado del Departamento de Medios 3.2.1. Coordinar la cobertura informativa.

3.3. Chofer 3.3.1. Recibe la instrucción, revisa la agenda y solicita al Departamento de Medios las llaves del vehículo para el traslado de reporteros, fotógrafos y camarógrafos. 3.3.2. Regresa, presenta su bitácora de recorrido y entrega las llaves de la unidad.


4.1. Chofer. Personaje designado a conducir una unidad. 4.2. Bitácora. Cuaderno para anotar el registro de eventos y lugares visitados. 4.3. Reportero. Se dice del periodista que hace reportajes o recoge noticias en el lugar en que se producen.


SOCIAL


Página 33 de 43

Código: PPRECS05 Emisión: 31/08/2010 4.4 Fotógrafo. Personaje que se dedica a tomar fotografías.


Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Director Recibe la agenda de la Presidencia vía correo electrónico de los

eventos e instruye la cobertura informativa 2 Encargado del

Depto. De medios y/o Subdirector de Difusión

Instruye al coordinador de video a efectuar las grabaciones requeridas, y da instrucciones al pull para la coordinación en el evento

3 Chofer Recibe la instrucción, revisa la agenda y el vehículo para tomar la ruta mas conveniente e indica el lugar del estacionamiento donde esperara al personal

4 Pull Prensa Recibe la instrucción, revisa material y se prepara para ir al evento y acude al lugar citado

5 Chofer Retorna al Ayuntamiento con el personal y realiza su bitácora de recorrido del vehículo y entrega las llaves de la unidad. Fin de Procedimiento





Actualización



SOCIAL


Página 34 de 43



SOCIAL


Página 35 de 43


1.0 OBJETIVO Informar las acciones del Gobierno Municipal en beneficio de los benitojuarenses.

2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable a las Secretarias, Direcciones Generales.


3.1. Director de Comunicación Social 3.1.1. Recibe Oficio de Solicitud de publicación 3.1.2. Turna el documento al Encargado del departamento de medios.

3.2. Encargado del Departamento de Medios 3.2.1. Recibe la solicitud, instruye al diseñador la elaboración de un diseño 3.2.2 Entrega copia de la solicitud a la Jefatura administrativa, para que solicite los espacios publicitarios en los diferentes medios.

3.3. Diseñador. Recibe la información con los datos del producto y procede a elaborar el diseño, adaptándolo en las medidas de los medios de comunicación.

3.4. Jefatura Administrativa. 3.3.1. Recibe los diseños y elabora las órdenes de inserción para cada medio. 3.3.2. Entrega al Departamento de Medios las órdenes para firma, una vez firmadas las envía por fax o correo electrónico junto con el diseño. Se realiza el recorte y se integra al expediente del medio de comunicación.

3.5. Síntesis Informativa y Recortes Periodísticos. Recorta los anuncios publicados por los medios.

4.0 DEFINICIONES

MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ , QUINTANA ROO

PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN, ELABORACIÓN Y PUBLICACIÓN DE ANUNCIOS


SOCIAL


Revisión: 00 Dirección de Comunicación

Interinstitucional


SOCIAL


Página 36 de 43

Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes definiciones:

Código: PPRECS06 Emisión: 31/08/2010 4.1 Producto. Objeto final, visual o auditivo, que forma parte de una campaña de comunicación, cartel, pendón, aviso, etc. 4.2. Orden de Inserción. Documento con fuerza de contratación por el cual una agencia o anunciante ordena al medio la difusión de un producto. En las condiciones o circunstancias que en el mismo se indican, respecto a fecha, horario, duración medida, etc., y que va acompañado del material correspondiente.


Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Director Recibe oficios de petición de publicaciones y turna al departamento

de medios 2 Encargado del

Depto. De medios y/o Subdirector de Difusión

Recibe la solicitud, instruye al diseñador para la elaboración de un diseño y entrega copia de la solicitud a la Jefatura administrativa, para que solicite los espacios publicitarios en los diferentes medios.

3 Diseño Recibe la información con los datos del producto y procede a elaborar el diseño, adaptándolo a las medidas de los medios de comunicación.

4 Administrativo Recibe los diseños y elabora las órdenes de inserción para cada medio. Entrega al Departamento de Medios las órdenes para VoBo una vez firmadas las envía por correo electrónico junto con el diseño. Al salir la publicación se integra al expediente del medio de comunicación.

5 Encargado del Depto. De medios y/o Subdirector de Difusión

Recibe las órdenes para su visto bueno

6 Síntesis informativa y recortes periodísticos

Recorta los anuncios publicados por los medios. Lo entrega al administrativo

7 Administrativo Recibe los recortes para integración en el expediente. Se integra al expediente del medio de comunicación. Fin del proceso.




SOCIAL


Página 37 de 43

Código: PPRECS06 Emisión: 31/08/2010 8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO


Actualización



SOCIAL


Página 38 de 43



SOCIAL


Página 39 de 43


SOCIAL


Página 40 de 43



PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE CONTRATOS Y CONVENIOS CON MEDIOS DE

COMUNICACIÓN DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN

SOCIAL Código: PPRECS07 Emisión: 31/08/2010

Revisión: 00 Dirección de Comunicación Interinstitucional

1.0 OBJETIVO Promover la difusión de las actividades, programas, proyectos y logros de la administración, para beneficio de los benitojuarenses.

2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable a los distintos medios de comunicación (medios impresos, radiofónicos, televisivos).


3.1. Director de Comunicación Social 3.1.1. Acuerda con el C. Presidente Municipal la contratación de los servicios de los distintos medios de comunicación. 3.1.2. Le instruye al titular del departamento técnico le contacte con los directivos de medios de comunicación. 3.2. Departamento de Técnico 3.2.1. Realiza los contactos y solicita a la jefatura administrativa le haga llegar los requisitos para llevar a cabo la contratación de los servicios. 3.3. Jefatura Administrativa. 3.3.1. Realiza un oficio solicitando al Comité de Adquisiciones, la autorización y aprobación de la contratación de los servicios, al mismo tiempo que requiere a la Tesorería Municipal, le sea asignado suficiencia presupuestal. 3.3.2. Se solicita al área jurídica del Ayuntamiento la elaboración de dichos contratos,

se procede a la firma de todos los que intervienen.


4.1. Contrato. Acuerdo mutuo de consentimiento concorde y recíproco que tienen como consecuencia la creación de un vínculo obligatorio con fuerza de ley entre las partes contratantes.


SOCIAL


Página 41 de 43

Código: PPRECS07 Emisión: 31/08/2010 4.2. Requisito. Condición necesaria para algo 4.3. Suficiencia Presupuestal. Asignaciones destinadas del presupuesto para un fin.


Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Director Acuerda con el C. Presidente Municipal la contratación de los

servicios de los distintos medios de comunicación. Le instruye al titular del departamento técnico le contacte con los directivos de medios de comunicación.

2 Encargado del Departamento Técnico

Contacta al director con los directivos de medios y de comunicación para llegar a un acuerdo para la contratación de sus servicios. Se les hace llegar los requisitos para dicha contratación

3 Administrativo Solicita al Comité de Adquisiciones, la autorización y aprobación de la contratación de los servicios, al mismo tiempo se pide a la Tesorería Municipal, le sea asignado suficiencia presupuestal.

4 Dirección Jurídica Una vez aprobado, se solicita al Área Jurídica la elaboración de dicho contrato, se regresa a la oficina para recabar la firma del director y representante del medio, se turna de nuevo al Jurídico para recabar las firmas de los funcionaros que en ella intervienen. Regresan los contratos una vez firmados, por los que en ella intervinieron.

5 Administrativo Archiva los contratos en un expediente con los documentos requeridos para su contratación Fin del proceso.





Actualización


00


SOCIAL


Página 42 de 43



SOCIAL


Página 43 de 43

Documents

COMUNICACIÓN SOCIAL - H. Ayuntamiento de Cancúncancun.gob.mx/gobierno-municipal/files/2011/08/MBJ-GM-MANU-PRO-01... · MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ... 30 de Junio de 1994. 5. Reglamento