SOCIEDAD COLOMBIANA DE ARCHIVISTAS

Cra. 7 No. 12B – 84 Of. 603

NIT 830.088.760-9

Bogotá, D.C. 1 de Julio de 2015

Señores:

Presidente de la República

Ministerio de las Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones

Ministerio de Cultura

Secretaria de Transparencia

Alta Consejería para el Buen Gobierno

Agencia Nacional Judicial

Agencia Nacional de Contratación

Archivo General de la Nación

Procuraduría General de la Nación

Bogotá, D.C.

ASUNTO: Reglamentación Ley general de archivos en Colombia: “Un Estado que

moderniza su gestión, también preserva su memoria.”

Cordial saludo,

La Sociedad Colombiana de Archivistas, representante del gremio de Archivistas

Profesionales y de los trabajadores en gestión de información y documentación en

Colombia, expresamos nuestra preocupación ante la aparente ausencia de estrategia,

control de avance y consolidación de resultados del Gobierno Nacional para reglamentar de

manera coordinada y articulada la Ley General Archivos y demás normas conexas.

Lo anterior con ocasión de la reciente promulgación de la normatividad archivística y con

ese prominente espíritu articulador con otros entes formuladores de política, al parecer

careciera de planificación y cobertura necesaria para reglamentar y asistir técnicamente a

las instancias articuladoras del Sistema Nacional de Archivos y en consecuencia a los

“sujetos obligados”. Esto se evidencia en la recurrencia y concurrencia con que se han

fijado límites de cumplimiento de dichas normas, sin garantizar su apropiación y sin definir

un alcance e impacto jurídico, técnico, financiero y político en su despliegue operativo, lo

cual denota una notable pérdida de gobernabilidad.

A continuación nos permitimos exponer aspectos que inciden dramáticamente en la

salvaguarda del patrimonio y la gestión documental del país:

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1. Nombramiento urgente de un Director General y equipo directivo en el Archivo

General de la Nación “Jorge Palacios Preciado”.

Como es de conocimiento por parte del Gobierno Nacional, la reciente desvinculación de su

cargo de Director General (doctor Carlos Alberto Zapata Cárdenas), representa una baja

sensible para el Gobierno en materia de reglamentación e implementación de la gestión

documental en el Estado colombiano, como quiera que esta ha venido tomando

reconocimiento, importancia, trascendencia e impacto en la inversión de recursos y

responsabilidad directa inter-ministerial y entre los entes reguladores de política en materia

de gestión documental.

Urge pues, que se nombra en propiedad un Director para el Archivo General de la Nación

en el menor tiempo posible y que dicho nombramiento obedezca a las necesidades propias

de la realidad archivística nacional y bajo lo establecido en la Ley 1409 de 2010 (Por el cual

se reglamenta el ejercicio profesional de la archivística, se dicta el código de ética y se

dictan otras disposiciones), pues sus conocimientos técnicos, administrativos y experiencia

en la materia, deben ser de amplia y reconocida trayectoria.

2. Vacío regulatorios en Gestión Documental Electrónica.

Si bien la gestión y respaldo del alto Gobierno en la reglamentación de la Ley General de

Archivos ha sido inmejorable en los últimos 4 años, son notables las fisuras normativa-

técnicas que ha dejado este ejercicio y que si bien representan un reto, éstas no pueden

prorrogarse en el corto y mediano plazo, ya que tales vacíos liberan potencialmente una

libre o direccionada interpretación por parte de los operadores, sujetos obligados y de los

órganos formuladores de política. Esto orientaría estratégicamente la gestión documental, y

minimizaría el riesgo a reducirla a la simple y etérea "innovación tecnológica", su

operativización y en consecuencia, la tercerización no regulada por el Gobierno en manos

de compañías extranjeras en la formulación especulativa de lineamientos, "diseños de

modelos de administración electrónica y cero papel" que a la fecha no reportan resultados

tangibles e indicadores concretos por parte de sus líderes e iniciadores y que estarían

impactando notablemente la gestión electrónica de documentos, la gestión física de

registros de información, gestión de medios de almacenamiento y estándares que

garanticen el respaldo e integridad de los expedientes dada su naturaleza archivística y

tecnológica.

Advertimos que estos vacíos regulatorios en materia de gestión de documentos electrónicos

han sido capitalizados, conscientemente o no, por las efímeras e innovadoras iniciativas

lideradas por el Ministerio de las Tecnologías de Información y Comunicación en aras de

conseguir, no solamente, un gobierno electrónico sino, un “modelo de administración

electrónica y cero papel”, que en sus dos fases, y a la fecha, desconocen abiertamente la

normativa archivística Colombiana y no reportan una reglamentación concreta respecto al

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Decreto 2609 de 2012 en coordinación con el Archivo General de la Nación y un vacío

técnico en lo que respecta a su documentación y despliegue, que garantice al mercado

público/privado la especificación y estandarización de requisitos mínimos funcionales para

la gestión de documentos electrónicos, que permitan ser exigibles sin preferencia o

privilegio a todo proponente de este tipo de servicios o soluciones tecnológicas. Ahora bien,

a cambio la sociedad en general evidencia cómo estas iniciativas reportan de manera

“innovadora” y con “exclusividad” un modelo de asociación “direccionado” hacia la

consultoría extranjera en tándem con la empresa privada colombiana y que alienada bajo el

esquema de Asociación Pública Privada, permiten advertir que durante todo este ejercicio

han transcrito literalmente la normativa técnica española, adaptada a fuerza (guías de cero

papel) y desarrollada y desplegada en soluciones de software de los mismos

consultores/contratistas del estado y a espaldas del Órgano Rector de la Política

Archivística del Estado, el Archivo General de la Nación.

Acorde con lo anterior advertimos que la iniciativa liderada por el Ministerio de las

Tecnologías como la “Carpeta Ciudadana”, desde la descripción misma del proyecto o

modelo no formalizar la alianza estratégica con el Archivo General de la Nación y en

consecuencia desconocen abiertamente la normativa archivística colombiana y de la cual, la

regulación de la “Gestión de documentos Electrónicos de Archivo” (Capítulo VII, Decreto

1080) su especificación técnica y responsabilidad corresponde al Ministerio de las

Tecnologías y al Archivo General de la Nación en el marco de lo establecido en el reciente

Decreto 1080 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector

Cultura en lo que respecta a Art. 2.8.2.7.10 Uso de mecanismos de protección y

autenticidad de los documentos electrónicos de archivo, Art. 2.8.2.7.11. Neutralidad

tecnológica, Art. 2.8.2.7.12 Del expediente electrónico y Art. 2.8.2.7.13 Sobre la

Administración y transferencia de Archivos, Así como lo establecido en el actual Plan

Nacional de Desarrollo Artículo 46°Estándares, modelos y lineamientos de tecnologías de la

información y las comunicaciones para los servicios al ciudadano.

Consideramos que esta problemática debe ser atendida con prontitud por las Entidades

directamente responsables en la materia como lo establece la norma y como la dinámica

actual lo amerita, ya que advertimos que a mediano y largo plazo la implementación

temprana, inducida y no planificada (programa de gestión documental) de estas soluciones

tecnológicas provenientes de los mismos consultores del Estado, comprometería la

integridad del patrimonio documental físico y electrónico de la nación, sobra recordar que un

“estado que se moderniza es un estado que preserva su memoria”.

Instamos al Gobierno Nacional a emprender tal iniciativa regulatoria que permita con toda

seguridad, fortalecer la formulación de estándares, modelos y lineamientos de tecnologías

de la información y las comunicaciones para los servicios al ciudadano, bajo la plena

observancia del derecho fundamental de acceso a la información y en consecuencia la

preservación el patrimonio cultural y documental de la Nación y facilitar las actividades

necesarias para interactuar con el Estado

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3. Reporte de avance de la Ley de Transparencia

Se hace necesario que el Gobierno Nacional, a través de la Secretaría de Transparencia, la

Agencia Nacional Judicial y la Procuraduría, determinen el nivel de avance en materia de

Gestión Documental en el Nivel central como en el territorial y de impacto de la

implementación de la Ley de Transparencia y Acceso a Información Pública, así como el

concurso del Archivo General de la Nación en el logro de los objetivos de dicha norma, pues

dadas las actuales y futuras circunstancias del país, no contar con una adecuada gestión

documental podría significar incalculables costos políticos y judiciales, pues la defensa del

Estado se dificultará al no contar con documentos adecuadamente administrados.

La Sociedad Colombiana de Archivistas, es una entidad con un fuerte equipo técnico, con

las condiciones e idoneidad para asesorar al Gobierno Nacional, en la articulación y

conceptualización de los aspectos anteriormente mencionados, en aras de coadyuvar en la

preservación de la memoria documental de la Nación.

Cualquier información sobre el particular, con gusto será atendida en el correo:

presidencia@scarchivistas.org ; dirección Carrera 7 No. 12 B - 84, oficina 603.

Agradecemos su diligencia y pronta respuesta.

CARLOS ANDRÉS PINO CASTAÑO

Presidente Sociedad Colombiana de

Archivistas

JHON ALEXANDER GONZALEZ FLOREZ Vice- Presidente Sociedad Colombiana de Archivistas