Concepto de compras internacionalesEs el acto de obtener el
producto oservicio de la calidad correcta, al precio, tiempo ylugar
pactado. Actualmente la palabra compras, se puede relacionar conlos
siguientes trminos: adquisiciones, aprovisionamiento o materiales,
control de inventarios yalmacenes.Objetivos de las comprasPara
mantener una posicin competitiva en el mercado y obtener beneficios
satisfactorios, hay que gestionar materiales o productos al precio
ms bajo que permtanlas exigencias de calidad y servicio. Los
objetivos fundamentales de toda compra pueden resumirse delmodo
siguiente1:1. Mantener la continuidad deabastecimiento.2. Hacerlo
con la inversin mnima enexistencia.3. Evitar duplicidades,
desperdicios e inutilizacin de los materiales oproductos.4.
Mantener los niveles de calidad de los materiales o productos,
basndose en lo adecuado de los mismos para el uso a que
sedestinan.5. Adquirir materiales o productos al precio ms bajo
posible compatible con la calidad y el servicio requeridos.6.
Mantener la posicin competitiva de la empresa y conservar el nivel
de sus beneficios en lo que a costos de material se
refiere.CLASIFICACIN DEL TIPO DE COMPRASBienes: Materias primas:
Pueden ser de procedencia agrcola, minera o de otrasindustrias, en
las cuales han tenido su primer transformacin Mercancas:
Productosterminados que se destinan a la venta. Suministros: (
Tinta, jabn papelera, gas, diesel)Servicios:Personales o
profesionales Financieros Transportes Tursticos.Por su mbito
territorial:Compras nacionalesCompras internacionalesCompras del
sector pblico:Los recursos econmicos que se dispongan del
gobiernofederal del distrito federal as como sus respectivas
administraciones pblicasparaestatales, se administrarn con
eficiencia, eficacia y honradez, para satisfacer losobjetivos a los
que estn destinados.Bienes y
serviciosLosBienessonmercancasproducidasconelfindesatisfacerunanecesidadlatente,sonproducidos
en las distintas actividades primariasosecundariasy pueden ser de
acuerdo asu funcin bienes de consumo, bienes intermedios o bienes
de capital.Bienes de consumo: son aquellos que satisfacen
directamente las necesidades de los sujetos y quehan sido
transformados para suconsumo final.Bienes intermedios: son bienes
que al transformarlos se obtiene bienes de consumo final, sonbienes
producidos por en el sector primario.Bienes de capital: son bienes
cuyo fin espermitir la produccin de otros bienes o servicios.Gestin
de los procesos decompras Deja un comentarioSeguramente comparando
el proceso de compra con el de venta: podemos decir que la compra
finaliza cuando se paga la factura correspondiente?La compra, o
mejor dicho, la necesidad de servicios surgen, prcticamente, desde
el momento en que pensamos en iniciar nuestra actividad.Existen los
servicios legales obligatorios: desde la constitucin de nuestra
sociedad, con el correspondiente gasto en notarios, registros,..;
hasta las correspondientes tasas o impuestos obligatorios para el
cumplimientos de las obligaciones legales (licencias de aperturas,
IAE, legalizaciones tcnicas,)Despus vienen los servicios de
suministros: que casi podramos decir que son tambin obligatorios:
en este apartado incluimos, agua, electricidad, telfonos, gas,..Y
por ltimo tendremos todos aquellos que van surgiendo con el
desarrollo de nuestra actividad. En este punto vienen desde el
suministro de material de oficina, hasta compras ms complejas de
materias primas o instalaciones o activos. Pasando por servicios de
limpieza, vigilancia, mantenimientos de instalaciones,
La pregunta que todos nos hacemos es siempre la
misma:necesitamos realmente el servicio que se contrata, quin es el
responsable o autoriza el mismo, quin lo contrata, cundo se refleja
en los libros o se reconoce, quin negocia las condiciones; y por
ltimo quin autoriza el pago y da la orden para efectuar el mismo. Y
volviendo a empezar: cada cuanto tiempo revisamos su
necesidad,..?Vamos a definir para todo proceso una serie de
requisitos que tienen que ser imprescindibles:Siempre tiene que
existir unapersona responsable, con nombre y apellidos, que vaya a
ser la encargada del correspondiente servicio. Adems tiene que
figurar el departamento al cual pertenece.Si el departamento asume
el coste, no necesitamos otro responsable. Pero si es otro
departamento el que lo asume, necesitamos elnombre y departamento
de la persona que asume el coste, y su autorizacin
correspondiente.Para los suministros, segn el sistema de reparto de
coste que llevemos, podemos hacerlo de forma sencilla. Una persona
responsable del suministro general. Y establecer repartos
analticos. O bien si disponemos de servicios nominativos,
establecer, directamente el cargo por departamentos.Para las
compras especficas, siempre un responsable del pedido fsico.
Deseable un contacto directo con el proveedor que negocia las
condiciones, y si es posible diferente.Si queremos que el sistema
funcione todos estos puntos tienen que estar perfectamente
descritos y los responsables deben conocer el sistema. Referido a
personal interno como proveedores. No todo el mundo en la empresa
puede solicitar servicios. Y el proveedor debe saber de quin y dnde
realizar los suministros.Hemos de definir las diferentes formas de
gestionar o recepcionar los servicios. Para ello definimos junto
con el proveedor las condiciones en que nos enviar la factura, si
tenemos potestad para ello. En el caso de suministros, salvo que
conozcamos o tengamos un servicio de gestin del mismo, recibiremos
la factura segn sus procedimientos, y la forma de pago la que ellos
determinen. Nosotros, s que tendremos que realizar, mensualmente la
valoracin de los mismos. Y ajustar lo mximo posible al importe de
la factura. Existir un responsable de realizar las correspondientes
conciliaciones entre las cuentas de previsin de facturas de
suministros, ajustando si fuera necesario las previsiones mensuales
para que no haya desfases importantes de un mes a otro, o de un
ejercicio a otro (no olvidemos el criterio de importancia relativa,
no queramos matar pulgas a caonazos).Para el resto de pedidos
concertados, tenemos mltiples posibilidades: desde los albares
valorados, los nmeros de pedidos, las facturas proformas, contratos
fijos En todos estos casos la validacin de las facturas es casi
automtica, ya que cuando se recibe, previamente, tenemos que tener
reconocido en nuestros sistemas el correspondiente documento de la
recepcin del servicio. O bien sabemos con la referencia quien
soportar el gasto correspondiente.
Una vez que tenemos realizada la operacin del registro de las
facturas, ser en departamento de tesorera quien autorice el pago
correspondiente.Para el pago de servicios directos (domiciliaciones
bancarias) es conveniente llevar un control especfico de los
proveedores autorizados a tal fin. Nos evitaremos sorpresas
desagradables. Tendremos que definir un responsable de la
conciliacin de las citadas cuentas de proveedores.Como vemos. Qu
tratamos con estos procesos: Determinar la necesidad de los
servicios Saber negociar las mejores condiciones de los mismos,
tanto en calidad, plazos de entrega, garantas, formas de pago
Garantizar la recepcin de los mismos sin dilacin en el tiempo
Conformar las facturas de forma automtica Asumir los compromisos de
pagos a nuestros proveedores en tiempo y forma Tener una gestin de
tesorera conforme a los objetivos de eficiencia Establecer y
mantener unos controles eficientes y giles basados en la
responsabilidad de personas y departamentos. Valorando criterios de
valoracin por objetivos y eficiencias en los procesos. Cuentas
contables de proveedores y facturas pendientes de recibir
perfectamente conciliadas Y por ltimo mantener un sistema de mejora
continuada, registrando las incidencias en los procesos.
Responsables y fechas de solucin de las mismas y su
seguimiento.
Podemos tener facturas fuera del proceso?Siempre tendremos un
proceso que nos permita contratar determinados servicios. O bien
porque sean espordicos, o por ser de difcil contratacin fuera de
sus requisitos,..En estos casos utilizaremos la herramienta
deaprobacin manual de facturas. Para ello siempre debemos de contar
con la relacin de personas autorizadas para ello, tanto en la
aplicacin del gasto como en los importes autorizados.Tambin
podremos contar con una herramienta de autorizacin de pagos. Con
las mismas caractersticas de aprobacin que las facturas manuales.Si
no queremos utilizar las tan temidas cajas de efectivo,es
recomendable la utilizacin de tarjetas de crdito de empresa (con el
lmite de disponibilidad que se considere oportuno). Bien para
personal que por su trabajo las necesite (comerciales, servicios
tcnicos, directivos, transportistas). O bien tarjetas para pequeas
compras que solamente se puedan efectuar al contado.En ambos casos
las tarjetas siempre son nominativas.La justificacin de gastos y
sus correspondiente autorizacin, se realizar en un plazo
improrrogable de un mes.La responsabilidad es individual, tanto del
titular como del responsable de autorizar el gasto. Si por alguna
circunstancia se produjera algn conflicto ser imprescindible
comunicarlo al departamento de RRHH para que se obre en
consecuencia.
