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CONCEPTOS BÁSICOSGESTIÓN POR RESULTADOS
METODOLOGÍA PM4RPreparado por
Manolo De la Cruz, PMP.
Antigua Guatemala, 29 de julio de 2013
CONTENIDO
• Introducción a la Gestión de Proyectos
– Gestión de proyectos de desarrollo
– Inicio del proyecto
• Herramientas de la Gestión de Proyectos
– Estructura desglosada de trabajo (EDT)
– Cronograma
– Curva S (uso de recursos)
– Matriz de Adquisiciones
CONTENIDO… (2)
• Herramientas de la Gestión de Proyectos
– Matriz de Riesgos
– Matriz de Comunicaciones
– Matriz de Asignación de Responsabilidades
• Control y Monitoreo de Proyectos
– Análisis de Valor Ganado
GESTIÓN DE PROYECTOSDE DESARROLLO
• Los Proyectos y el Desarrollo
– Buscan resultados concretos para impulsar eldesarrollo socio-económico de un país o región.
– Características (Diversidad de involucrados,Sostenibilidad, Retorno social).
– Estrategias de desarrollo.
• Concepto gestión de proyectos de desarrollo
– Disciplina para integrar el ciclo del proyecto.
– Comprende otras disciplinas.
INICIO DEL PROYCTO
• Gobernabilidad del proyecto
– ¿Qué es? ¿Por qué es importante? ¿Cómo seconstruye?
• Matriz de Resultados (trazabilidad)
– Correlación entre los objetivos y los indicadores.
– Elementos que se incluyen: objetivo, indicadores,línea base, meta, otros.
– Los indicadores deben de ser SMART.
INICIO DEL PROYECTO
• Matriz de Interesados
– Los interesados.
– Clasificación de los interesados.
• Acta de Constitución
– ¿Qué es el acta?
– Propósito, objetivos y estrategia (objeto).
– Gobernabilidad, organigrama, sistema de control decambios y aprobación (sujeto).
• Propósito
– Consiste en subdividir.
– Descomposición jerárquica del trabajo.
– El trabajo planificado está en el nivel más bajo.
• Creación– Objetivo, entregables, paquetes de trabajo, actividad.
– Relación con la Matriz de Trazabilidad.
– Reglas de oro de la EDT (SMART y 100%).
ESTRUCTURA DESGLOSADA DE TRABAJO -EDT-
ESTRUCTURA DESGLOSADA DE TRABAJO -EDT-
Objetivo
Entregable 1
Paquete de trabajo 1.1
Paquete de trabajo 1.2
Entregable “n”
Paquete de trabajo n.1
Paquete de trabajo n.2
PLANIFICACIÓN DEL TIEMPO (CRONOGRAMA)
• Propósito
– Identificar y definir el tiempo del proyecto.
– Es más que una suma de tiempos de actividades.
• Creación
– Definir.
– Secuenciar.
– Estimar duración.
– Desarrollar el cronograma.
PLANIFICACIÓN DEL TIEMPO (CRONOGRAMA)
LÓGICA DE LA INTERVENCIÓN
LÓGICA DE LA EJECUCIÓN
CURVA S (USO DE RECURSOS)
• Propósito
– Definir el presupuesto del proyecto de acuerdo a requisitos y normas.
• Creación
– Estimar: Establecer un aproximado de los recursos financieros.
– Orden de magnitud (+/- 50%; -10%/+25%; -5%/+10%)
– Determinar: Suma de los costos estimados .
CURVA S (Representación gráfica)
1. Se suman los costesdirectos a nivel de Paquetede Trabajo (WBS)
2. Se establece el cronogramade control para los Paquetesde Trabajo
3. Se plasma el presupuestoplanificado para cada unode los periodosestablecidos.
4. Se obtiene larepresentación gráfica de laevolución del gasto deacuerdo a lo planificado.
Febrero Marzo Abril
Q4
Q7
Q17
Q20
CURVA S (Requisitos de financiamiento)
Febrero Marzo Abril
Q4
Q7
Q17
Q20
Estimación de costes directos
Requisitos de Financiación (planificación de desembolsos):Costes directos + costes indirectos
MATRIZ DE ADQUISICIONES
• Propósito
– Describe en términos específicos los bienes yservicios requeridos para el proyecto.
• Sistemas de adquisiciones
– Licitación Pública (Nacional o Internacional)
– Licitación privada.
– Comparación de precios.
– Contratación directa.
– Administración directa.
MATRIZ DE AQDUISICIONES
MATRIZ DE RIESGOS
• ¿Qué es un riesgo?
– Evento o condición que si ocurre tiene efectosobre, al menos, un objetivo del proyecto.
• Propósito
– Disminuir la probabilidad y/o impacto de los riesgos negativos (amenazas) y potenciar la probabilidad y/o impacto de los riesgos positivos (oportunidades).
MATRIZ DE RIESGOS
• Las causas de los riesgos suelen estar asociadas a:
– Requisitos, hipótesis, limitantes y actores.
• El análisis puede ser cualitativo o cuantitativo.
• La respuesta a un riesgo debe ser:
– Apropiada, eficiente, realista y aceptada
• Estrategias para riesgos negativos
– Evitar, transferir, mitigar y aceptar.
• Estrategias para riesgos positivos
– Explotar, compartir, mejorar y aceptar
MATRIZ DE COMUNICACIONES
• Propósito
– El objetivo principal es generar información
– ¿Quién es el principal responsable?
– Responde a diferentes necesidades, en diversosformatos y diversos tiempos.
La distribución de la información va más allá delacto de proporcionarla, ya que incluye pasospara asegurarse que los receptores recibieron yentendieron la información.
MATRIZ DE COMUNICACIONES
• Creación
– Contacto con los interesados para conocer losrequerimientos de comunicación.
– Listar los requerimientos de cada interesado(contenido, objetivo, destinatario, método, responsable, tiempo)
– Se deja por escrito el entendimiento de losrequisitos de los interesados.
No es necesario comunicar lo que no es indispensable
MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES
• Propósito
– Estrecha relación con la gestión de los RRHH.
– Principal herramienta para gestionar el personal.
– Ilustra las conexiones entre el trabajo y losmiembros del equipo del proyecto.
– Se cuenta con información para identificar losroles, responsabilidades y niveles de autoridad.
– Una herramienta para plasmar los recursosidentificados es un organigrama de tipo jerárquico.
MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES
Los formatos más utilizados para la creación son:
•Tipo narrativo
•Tipo diagrama
– R: Responsable de la ejecución (responsible): Alguien es responsable de una tarea determinada.
– A: Aprueba (accountable): Alguien asume la responsabilidad final por la correcta ejecución.
– C: Consultado (consulted): Alguien que no está implicado directamente en la ejecución
– I: Informado (informed): Alguien recibe los resultados (outputs) de una tarea.
ANÁLISIS DE VALOR GANADO
ANÁLISIS DE VALOR GANADO
• Propósito
– Medir el desempeño integrado del proyectocomparando la realidad a lo planificado.
Se basa en 3 variables:
• Valor Planificado (Planned Value-PV):Presupuesto autorizado para la realización deltrabajo.
ANÁLISIS DE VALOR GANADO
• Valor Ganado (Earned Value -EV): es el valordel trabajo realizado, expresado en términosdel presupuesto asignado al trabajo, actividado componente de la EDT que esté siendoevaluado.
• Coste Real (Actual Cost –AC): Gasto incurridoy registrado, para la realización del trabajoobjeto de evaluación.
ANÁLISIS DE VALOR GANADO
La desviación del desempeño respecto de loplanificado (LB) se medirá así:
•Variación del cronograma: (SV = EV - PV)
– Cuando un proyecto ha finalizado la variación delcronograma en EVM será = 0, porque se habránganado todos los valores planificados.
•Variación del costo (CV = EV – AC)
– La Variación del Coste al finalizar el proyecto será ladiferencia entre el BAC y el presupuesto realmentegastado.
ANÁLISIS DE VALOR GANADO
• Índice de Desempeño del Cronograma ( SPI):progreso logrado en comparación al progresoplanificado para el proyecto.
SPI = EV/PV
Un valor SPI menor a 1 = se completó menostrabajo del que se había planificado para esafecha.
ANÁLISIS DE VALOR GANADO
• Índice de Desempeño del Coste (CPI): valordel trabajo completado en comparación alcosto real del proyecto.
CPI = EV/AC
Se considera el valor más crítico de las medicionesde EVM puesto que mide la eficiencia del gastoen relación al trabajo completado. Un valor CPImenor que 1 = sobrecoste.
ANÁLISIS DE VALOR GANADO(Ejercicios)
Proyecto: construir un sistema de riegoCoste: 100.000 Quetzales por sección
M&C: Informe de avances del Proyecto a día de hoy
§ Planificado a esta fecha (PV): 6 secciones construidas§ Realizado a esta fecha (EV): 5 secciones§ Coste Real a la fecha (AC): 650.000 Quetzales
¿CV?
¿SV?
EV-AC= 500.000 Quetzales – 650.000 Quetzales = -150.000 Quetzales (sobre el presupuesto)
EV-PV= 500.000 Quetzales – 600.000 Quetzales = -100.000 Quetzales (retraso)
0
4.000
8.000
12.000
16.000
Q
Enero Febrero Marzo Abril
1.000 Q cada PT
¿Qué es esto?
0
4.000
8.000
12.000
16.000
Q
Enero Febrero Marzo Abril
1.000 Q cada PT
Coste Real (AC)
¿Tiene problemas este Proyecto?
Valor planificado (PV)
0
4.000
8.000
12.000
16.000
Q
Enero Febrero Marzo Abril
1.000 Q cada PT
Coste Real (AC)
Trabajo Realizado (EV)
CV = 6000 – 8000 = -2000 $ (sobre el presupuesto)SV = 6000-2000 = 4.000 $ (de adelanto)
Valor planificado (PV)
0
4.000
8.000
12.000
16.000
Q
Enero Febrero Marzo Abril
1.000 Q cada PT
Coste Real (AC)
Trabajo Realizado (EV)
¿CV? ¿SV?
Valor planificado (PV)
0
4.000
8.000
12.000
16.000
Q
Enero Febrero Marzo Abril
1.000 Q cada PT
Valor planificado (PV)
Coste Real (AC)
¿CV? ¿SV?
