Conceptos

Básicos y

Legislación

sobre

Archivística

MARCO JURÍDICO

LEY 594 DE 2000 O LEY GENERAL DE ARCHIVOS

Establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

Comprende a la administración pública en

sus diferentes niveles.

- REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVO. ACUERDO 07 DE 1994 DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

OBJETIVO DE LOS ARCHIVOS

El objetivo esencial de los

archivos consiste en disponer

de una documentación

organizada, de tal forma que

la historia institucional sea

recuperable para el uso de la

administración y del servicio

al ciudadano y se constituya

en fuente de la historia.

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Los archivos son importantes para la administración y la cultura porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.

MANEJO DE ARCHIVOS

RESPONSABILIDAD

Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.

Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.

ADMINISTRACIÓN Y ACCESO

Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos es el acceso a los mismos, salvo la excepciones que establezca la ley.

FUNCIÓN DE LOS ARCHIVOS

Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora.

CONCEPTOS BÁSICOS

ARCHIVO

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuente de la historia.

DOCUMENTO DE ARCHIVO

Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

TIPOS DE ARCHIVO

ARCHIVO PÚBLICO

Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PÚBLICO

Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.

ARCHIVO TOTAL

Concepto que hace referencia al proceso integra

de los documentos en su ciclo vital. Producción o recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final.

CICLOS DEL ARCHIVO

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

Recepción o generación de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.

CONSULTA DE DOCUMENTOS

Derechos de los usuarios de la entidad productora

consultar la información contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de los mismos.

PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO RETENCIÓN DE DOCUMENTOS

Es el plazo en términos de tiempo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS

Depósito de los documentos en estantería, cajas, archivadores, legajos, etc., para su conservación física y con el fin de ser extraídos posteriormente para su utilización.

PRESERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS

PRESERVACIÓN O CONSERVACIÓN

DE DOCUMENTOS

Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. Pueden ser preventivas o de intervención directa.

DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS

Selección de los documentos en cualquiera de sus tres edades, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación.

FASES DE LOS ARCHIVOS

Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se forman a través de las siguientes fases:

(Art. 4° del Reglamento General de Archivos)

1. Archivos de gestión o de las oficinas productoras de documentos, en los que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten.

2. Archivos centrales o intermedios, en los que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo urgentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

3. Archivos permanentes o históricos, a los que se transfiere desde el archivo intermedio la documentación que, por decisión del respectivo Comité de Archivo debe conservarse permanentemente, dado el valor que cobra para la investigación, la ciencia y la cultura

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.

Las tablas de retención documental pueden ser generales o específicas, de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institución. Las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo.

¿PARA QUÉ SIRVEN LAS TABLAS DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL?

- Facilitan el manejo de la información.

- Contribuyen a la racionalización de la producción documental.

- Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

- Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.

- Garantizan la selección y conservación de los documentos que tiene carácter permanente.

- Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.

- Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.

- Desde el punto de vista del trabajo archivístico las Tablas de Retención Documental son fundamentales porque:

- Permiten el manejo integral de los documentos.

- Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total.

- Ayudan a controlar la producción y trámite documental.

- Identifican y reflejan las funciones institucionales.

- Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.

- Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y los que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

(Art. 25 del Reglamento General de Archivos)

Para la aplicación del presente reglamento, se entiende por eliminación la destrucción de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal e histórico o que carezcan de relevancia para la ciencia o la tecnología.

PROCESO DE ELIMINACIÓN

(Art. 26 del Reglamento General de Archivos)

El proceso de eliminación se ajustará en su realización a las pautas establecidas por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación, previo pronunciamiento del Comité Evaluador de Documentos y se respetará el resultado de la valoración documental que estará expresado en tablas de retención adoptadas por el correspondiente Comité de Archivo.

AUTORIZACIÓN PARA LA ELIMINACIÓN

(Art. 27 del Reglamento General de Archivos)

La autorización para eliminación de documentos será de responsabilidad del Comité de Archivo de cada entidad, el cual deberá levantar en cada caso un acta de eliminación que contenga las firmas autorizadas.

El Archivo General de la Nación se reserva el derecho de ordenar que se efectúen los muestreos que considere oportunos y convenientes, a fin de garantizar la conservación de la información que juzgue pertinente.

Parágrafo. El Archivo General de la Nación aprobará o improbará previo estudio del Comité Evaluador de Documentos, las solicitudes de eliminación presentadas por los diferentes archivos del sector central del orden nacional.

SERIES DOCUMENTALES

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplo: Hojas de vida o historias laborales, contratos, entre otros.

TIPO DOCUMENTAL O PIEZA DOCUMENTAL

Unidad documental simple. Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales, entre otros, un acta, un oficio, un informe.

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Remisión de los documentos

del archivo de gestión al central

y de éste al archivo histórico de

conformidad con las Tablas de

Retención Documental (TRD)

aprobadas.

ARCHIVO DE GESTIÓN O DE OFICINA

En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestión administrativa.

Las oficinas deberán transferir al Archivo Central aquellas series y subseriesdocumentales que hayan cumplido el tiempo de retención señalado en la TRD, correspondiente. Deberán transferirse los expediente con sus tipos documentales ordenados respetando la secuencia de producción y previamente depurados extrayendo copias, tarjetas sociales, circulares, memorandos informativos, que no impliquen valores secundarios.

Toda transferencia debe ir acompañada de un inventario en el que se relacionarán las series, subseries y unidades documentales, consignando las fechas extremas y el número de folios.

ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO

A este archivo son transferidos los documentos de los archivos de gestión cuya consulta no es tan frecuente, es decir cuando están en su segundo ciclo de vida (semiactivos). El archivo central deberá facilitar la consulta tanto a las oficinas productoras como al público en general de acuerdo con las normas que lo regulen.

Recibidos los documentos en el archivo central, el jefe de éste o quien haga sus veces deberá constatar que las series y subseries documentales transferidas concuerdan con el inventario que las relaciona, para proceder a incorporarlas en las agrupaciones documentales correspondientes de acuerdo con el cuadro de clasificación establecido para cada oficina.

La documentación permanecerá en el archivo central durante el tiempo estipulado en la TRD.

Antes de transferir al archivo histórico se aplicará la disposición final y procedimiento previsto en la TRD.

ARCHIVO HISTÓRICO O PERMANENTE

Es aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el

valor que adquieren para la investigación, la ciencia y la cultura.

Al transferir la documentación al archivo histórico se debe cotejar con el inventario para incorporarla al fondo documental correspondiente, señalándole la signatura topográfica.

LA SERIE

Esta constituida por unidades documentales que bien pueden ser simples (un solo tipo documental) o complejas (tipos documentales). Las series inventariadas son la base para verificar y controlar las transferencias documentales.

Así mismo, las series constituyen la unidad básica de valoración porque reflejan las actividades desarrollas por la oficina productora en virtud de las funciones asignadas

VALOR DE LOS ARCHIVOS

VALORES PRIMARIOS

(Archivos administrativos)

Valor Administrativo: El que contiene un documento, una serie de documentos o un grupo documental, para la entidad productora, relacionado al trámite o asunto que motivó su creación. Este valor se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos en cualquier institución u organismo para responder a una necesidad administrativa mientras dure su trámite y son importantes por su utilidad referencial para la planeación y la toma de decisiones.

Valor Jurídico: Aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho común.

Valor Legal: Es el que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.

Valor Fiscal: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública.

Valor Contable: Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registro de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una entidad pública o privada.

Los documentos con valores primarios constituyen recurso primordial para la administración de la comunidad en general.

VALOR DE LOS ARCHIVOS

VALORES SEGUNDARIOS

Archivo permanente o histórico

La documentación que reposa en los Archivos Históricos posee Valores Secundarios, los cuales obedecen a otras motivaciones que no son la propia finalidad del documento. Estos valores sirven de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la administración, como fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva, es decir, pueden ser testimoniales, informativos o históricos. Estos documentos de Valor Permanente constituyen el Patrimonio Documental de la comunidad que los creó y los utiliza.