Upload
others
View
16
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
CONCEPTOS BÁSICOS CONTABLES, CLASIFICACIÓN DE LAS
EMPRESAS Y SOCIEDADES
1
CONCEPTOS BÁSICOS CONTABLES. Ciclo contable, partido doble,
Ecuación contable,
Clasificación de cuentas, reales nominales y de orden.
CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS Y SOCIEDADES
MODULO 2
CONCEPTOS BÁSICOS CONTABLES, CLASIFICACIÓN DE LAS
EMPRESAS Y SOCIEDADES
2
Presentación
Considerando que, la contabilidad es una área funcional de la
empresa y una técnica que tiene como finalidad apoyar y optimizar los
procesos de la administración y la economía en una organización
empresarial; por tal motivo, el presente modulo, pretende entregar
contenidos básicos de la contabilidad, el cual centrará su enseñanza en
el material didáctico y participación del estudiante en el desarrollo de
situaciones y casos prácticos que deberá resolver.
Se plantearán los objetivos, función y finalidad de la contabilidad,
para luego hacer un breve paso por la documentación comercial y los
registros de los hechos económicos históricos ocurridos en la empresa y,
que se consolidan como la base de los registros contables elaborados
posteriormente en los sistemas de contabilidad que llevará la empresa.
Seguidamente, se entregarán los conceptos de contabilidad, y sus
operaciones esenciales, desarrollando finalmente, registros de procesos
contables básicos que conduzcan a la elaboración de estados
financieros.
CONCEPTOS BÁSICOS CONTABLES, CLASIFICACIÓN DE LAS
EMPRESAS Y SOCIEDADES
3
Competencia específica
Se espera que con los temas abordados en la Guía Didáctica N°2 del
MÓDULO: GENERALIDADES, el estudiante logre la siguiente competencia
específica: comprender los procesos contables de acuerdo a las
necesidades de las empresas para el adecuado manejo de la
información según las normas NIIF.
Resultados de aprendizaje.
Define los conceptos básicos de contabilidad y clasifica
adecuadamente el concepto la empresa.
Define los documentos soporte de la teoría contable aplicables en la
empresa.
Define la ecuación contable y los asientos contables.
Contenidos temáticos
Conceptos básicos contables
Clasificación de las empresas y sociedades
Ecuación contable
Asientos contables
CONCEPTOS BÁSICOS CONTABLES, CLASIFICACIÓN DE LAS
EMPRESAS Y SOCIEDADES
4
Conceptos básicos contables
Definición.
La contabilidad es una técnica, cuya finalidad es apoyar los procesos en la
administración de una empresa. La información que entrega sirve a los directivos
para orientar la toma de decisiones con respecto al futuro de la organización, dado
que es una de las áreas funcionales de la empresa, que permite: Recolectar,
identificar, medir clasificar, codificar, acumular, registrar, emitir estados financieros,
interpretar, analizar evaluar e informar todas las actividades mercantiles que se ven
reflejados en los estados financieros. (Fierro, 2015, p.10)
Funciones.
Históricas. “Se manifiesta por el registro cronológico de los hechos económicos
que van apareciendo en la vida de la empresa, ejemplo: La anotación por orden de
fechas de todos los cobros y pagos que se van realizando” (Pérez, 2017, p. 66).
Estadística. Es el reflejo de los hechos económicos en cantidades que dan una
visión real de la forma como queda afectada la situación de la empresa, ejemplo:
Ver el crecimiento de la empresa en un tiempo determinado (Pérez, 2017, p. 66).
Económica. Estudia el proceso que se sigue para la obtención del producto,
ejemplo: Costo – beneficio (Pérez, 2017, p. 66).
Financiera. Analiza la obtención de los recursos, para hacer frente a los
compromisos de la empresa, ejemplo: Ver con qué dinero cuenta la empresa,
conocer los plazos de cobros a clientes y compromisos de pago a acreedores
(Pérez, 2017, p. 66).
Fiscal. Es saber cómo le afecta las disposiciones fiscales, conocer todos los
impuestos existentes, tales como: IVA, retención en la fuente, de renta, entre otros
(Pérez, 2017, p. 66).
Legal. Conocimiento del Código de Comercio, Código del Sustantivo del
Trabajo y demás legislación que pueda afectar a la empresa, para que la
contabilidad refleje adecuadamente el contenido de la actividad contable,
ejemplo: Salud, AFP, ARL, entre otros (Pérez, 2017, p. 66).
Objetivos.
CONCEPTOS BÁSICOS CONTABLES, CLASIFICACIÓN DE LAS
EMPRESAS Y SOCIEDADES
5
Proporcionar una imagen numérica de la realidad que sucede y la actividad de la
empresa, conocer la ecuación contable.
Proporcionar una base en cifras para orientar las actuaciones de la administración
en la toma de decisiones.
Proporcionar la justificación correcta de la gestión de los recursos de la empresa
(Vergara, 2014, p. 2).
Normas NIIF.
Son las normas internacionales para presentar la información financiera, tanto
para las grandes empresas y las PYMES (pequeñas y medianas empresas) según
afirma, vasco (2018):
Es el conjunto de normas e interpretaciones de carácter técnico, aprobadas,
emitidas y publicadas por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad
(Conocido por sus siglas en inglés como el IASB). Debe entenderse que los estados
financieros de propósito general son aquellos que satisfacen las necesidades de
información financiera de una amplia gama de usuarios. (10 PP.)
Donde los objetivos para implementar las NIIF en el área contable, serán:
Homogenizar un lenguaje contable global.
Facilitar el acceso de las empresas a los mercados de capital y atraer la inversión
extranjera.
Disminuir los costos de capital productivo e incrementar la productividad de los
mercados nacionales e internacionales.
Optimizar los niveles de transparencia, comparación, confianza de la información
financiera para el adecuado flujo de la información a todos los usuarios (internos y externos) (Fierro,
2015, p.9).
A continuación un esquema que resume el objetivo fundamental de la
CONCEPTOS BÁSICOS CONTABLES, CLASIFICACIÓN DE LAS
EMPRESAS Y SOCIEDADES
6
CONTABILIDAD
ANALISIS, EMISIÓN,
PRESENTACIÓN E INTERPRETACIÓN DE LA
INFORMACIÓN
aplicación de las normas NIIF dentro de la contabilidad:
CONTABILIDAD
El sistema contable en la empresa.
En las empresas se debe manejar la contabilidad como sistema para el
adecuado manejo y análisis de la información contable (Vergara, 2014, p.3), a
continuación:
Ilustración 2. Elementos del Sistema Contable.Fuente:
https://controlymediciondehechoseconomico.weebly.com/elementos-de-un- sistema-contable.html
CONCEPTOS BÁSICOS CONTABLES, CLASIFICACIÓN DE LAS
EMPRESAS Y SOCIEDADES
7
Características de la información contable.
Exacta: Responder con exactitud a los datos consignados en los documentos originales
(facturas, cheques entre otros).
Verdadera: Los registros e informes deben expresar la real situación de los hechos.
Clara: La información debe ser presentada de tal forma que su contenido no induzca a
error y comprendida por el común de los miembros de la empresa.
Oportuna: Que esté disponible al momento en que se requiera su información (Vergara,
2014, p.05).
Características cualitativas al momento de presentar información
financiera bajo NIIF
La presentación de información financiera que es relevante y representa fielmente lo
que pretende representar ayuda a los usuarios a tener una mayor seguridad a la
hora de tomar las decisiones. Si la información financiera pretende ser útil, deberá ser
relevante (es decir, capaz de generar una diferencia en las decisiones tomadas por
los usuarios debido a que tiene valor predictivo, valor confirmatorio o ambos, y
representa fielmente lo que pretende representar).
Comprensibilidad: La información proporcionada en los estados financieros debe
presentarse de modo que sea comprensible para los usuarios que tienen un
conocimiento razonable de las actividades económicas y empresariales y de la
contabilidad, así como voluntad para estudiar la información con diligencia
razonable. Sin embargo, la necesidad de comprensibilidad no permite omitir
información relevante por el mero hecho de que ésta pueda ser demasiado difícil
de comprender para determinados usuarios.
La clasificación, caracterización y presentación de información de forma clara y
concisa hace que esta sea comprensible. La información que sea difícil de entender
deberá presentarse y explicarse con la mayor claridad posible. Los usuarios son
responsables de estudiar realmente la información financiera presentada con
diligencia razonable, y no solo de mostrar la voluntad de hacerlo. Además, es
posible que los usuarios deban recurrir a la ayuda de asesores para comprender
aquellos fenómenos económicos que son particularmente complejos.
Relevancia: La información proporcionada en los estados financieros debe ser
relevante para las necesidades de toma de decisiones de los usuarios. La
información tiene la cualidad de relevancia cuando puede ejercer influencia sobre
las decisiones económicas de quienes la utilizan, ayudándoles a evaluar sucesos
CONCEPTOS BÁSICOS CONTABLES, CLASIFICACIÓN DE LAS
EMPRESAS Y SOCIEDADES
8
pasados, presentes o futuros, o bien a confirmar o corregir evaluaciones realizadas
con anterioridad.
La información financiera pone de manifiesto su utilidad en la toma de decisiones
solo cuando es capaz de generar diferencia en una decisión. La relevancia es el
término usado para describir dicha capacidad. Es una característica cualitativa
fundamental de la información financiera útil.
La información posee valor predictivo cuando puede ser usada para realizar
predicciones sobre los eventuales resultados de sucesos actuales o pasados. Por el
contrario, los estadísticos utilizan la previsibilidad para referirse a la precisión con la
que es posible predecir el siguiente número de una serie, y la persistencia para
referirse a la tendencia de una serie de números para seguir cambiando como lo ha
hecho en el pasado
• La información que posee valor predictivo suele tener valor confirmatorio
también
Materialidad o importancia relativa: La información es material y por ello es
relevante, si su omisión o su presentación errónea pueden influir en las decisiones
económicas que los usuarios tomen a partir de los estados financieros. La
materialidad (importancia relativa) depende de la cuantía de la partida o del error
juzgados en las circunstancias particulares de la omisión o de la presentación
errónea. Sin embargo, no es adecuado cometer, o dejar sin corregir, desviaciones
no significativas de la NIIF para las PYMES, con el fin de conseguir una presentación
particular de la situación financiera, del rendimiento financiero o de los flujos de
efectivo de una entidad.
La definición de importancia relativa implica que no es necesario que una entidad
revele información específica requerida por la NIIF para las PYMES si la información
carece de importancia relativa. Además, una entidad no necesita aplicar sus
políticas contables cuando el efecto de no aplicarlas carece de importancia
relativa
Los estados financieros son el producto del procesamiento de un gran número de
transacciones y otros sucesos, que se agrupan por clases de acuerdo con su
naturaleza o función.
Fiabilidad: La información proporcionada en los estados financieros debe ser fiable.
La información es fiable cuando está libre de error significativo y sesgo, y representa
CONCEPTOS BÁSICOS CONTABLES, CLASIFICACIÓN DE LAS
EMPRESAS Y SOCIEDADES
9
fielmente lo que pretende representar o puede esperarse razonablemente que
represente. Los estados financieros no están libres de sesgo (es decir, no son
neutrales) si, debido a la selección o presentación de la información, pretenden
influir en la toma de una decisión o en la formación de un juicio, para conseguir un
resultado o desenlace predeterminado.
Los informes financieros representan los fenómenos económicos en términos de
palabras y números. Para ser útil, la información financiera no solo debe representar
los fenómenos relevantes, sino también representar fielmente los fenómenos que
pretende representar. Para ser una representación perfectamente fiel, una
descripción debería tener tres características: ser completa, neutral y libre de error.
Por supuesto, la perfección es difícil, sino imposible, de alcanzar. El objetivo del IASB
es maximizar estas cualidades en la mayor medida de lo posible.
La representación fiel no implica exactitud en todos los aspectos. Libre de error
significa que no haya errores u omisiones en la descripción del fenómeno, y que el
proceso usado para generar la información presentada haya sido seleccionado y
aplicado sin errores. En este contexto, libre de error no implica una exactitud
perfecta en todos los aspectos.
Información neutral no significa información carente de propósito o de influencia en
el comportamiento. Por el contrario, la información financiera relevante es, por
definición, capaz de generar una diferencia en las decisiones de los usuarios.
La esencia sobre la forma: Las transacciones y demás sucesos y condiciones deben
contabilizarse y presentarse de acuerdo con su esencia y no solamente en
consideración a su forma legal. Esto mejora la fiabilidad de los estados financieros.
Una representación basada en la forma legal que difiera de la esencia económica
del fenómeno económico subyacente podría dar lugar a una representación no fiel.
Prudencia: Las incertidumbres que inevitablemente rodean muchos sucesos y
circunstancias se reconocen mediante la revelación de información acerca de su
naturaleza y extensión, así como por el ejercicio de prudencia en la preparación de
los estados financieros. Prudencia es la inclusión de un cierto grado de precaución al
realizar los juicios necesarios para efectuar las estimaciones requeridas bajo
condiciones de incertidumbre, de forma que los activos o los ingresos no se expresen
en exceso y que los pasivos o los gastos no se expresen en defecto. Sin embargo, el
ejercicio de la prudencia no permite la infravaloración deliberada de activos o
CONCEPTOS BÁSICOS CONTABLES, CLASIFICACIÓN DE LAS
EMPRESAS Y SOCIEDADES
10
ingresos, o la sobrevaloración deliberada de pasivos o gastos. En síntesis, la
prudencia no permite el sesgo.
Integridad: Para ser fiable, la información en los estados financieros debe ser
completa dentro de los límites de la importancia relativa y el costo. Una omisión
puede causar que la información sea falsa o equívoca, y por tanto no fiable y
deficiente en términos de relevancia.
Una descripción completa incluye toda la información que el usuario necesita para
comprender el fenómeno que se describe, incluidas todas las descripciones y
explicaciones necesarias.
Comparabilidad: Los usuarios deben ser capaces de comparar los estados
financieros de una entidad a lo largo del tiempo, para identificar las tendencias de
su situación financiera y su rendimiento financiero. Los usuarios también deben ser
capaces de comparar los estados financieros de entidades diferentes, para evaluar
su situación financiera, rendimiento y flujos de efectivo relativos. Por tanto, la medida
y presentación de los efectos financieros de transacciones similares y otros sucesos y
condiciones deben ser llevadas a cabo de una forma uniforme por toda la entidad,
a través del tiempo para esa entidad y también de una forma uniforme entre
entidades. Además, los usuarios deben estar informados de las políticas contables
empleadas en la preparación de los estados financieros, de cualquier cambio
habido en dichas políticas y de los efectos de estos cambios.
La información relevante y fielmente representada resulta de mayor utilidad cuando
se puede comparar fácilmente con información similar informada por otras
entidades y por la misma entidad en otros periodos
Una implicación importante de la característica cualitativa de la comparabilidad es
que los usuarios deben ser informados de las políticas contables utilizadas en la
preparación de los estados financieros, de cualquier cambio habido en tales
políticas y de los efectos de tales cambios. Incluso la revelación de las políticas
contables usadas por la entidad es una ayuda para alcanzar la deseada
comparabilidad.
Oportunidad: Para ser relevante, la información financiera debe ser capaz de influir
en las decisiones económicas de los usuarios. La oportunidad implica proporcionar
información dentro del periodo de tiempo para la decisión. Si hay un retraso
indebido en la presentación de la información, ésta puede perder su relevancia. La
CONCEPTOS BÁSICOS CONTABLES, CLASIFICACIÓN DE LAS
EMPRESAS Y SOCIEDADES
11
gerencia puede necesitar sopesar los méritos relativos de la presentación a tiempo
frente al suministro de información fiable. Al conseguir un equilibrio entre relevancia y
fiabilidad, la consideración decisiva es cómo se satisfacen mejor las necesidades de
los usuarios cuando toman sus decisiones económicas.
Equilibrio entre costo y beneficio: Los beneficios derivados de la información deben
exceder a los costos de suministrarla. La evaluación de beneficios y costos es,
sustancialmente, un proceso de juicio. Además, los costos no son soportados
necesariamente por quienes disfrutan de los beneficios y con frecuencia disfrutan de
los beneficios de la información una amplia gama de usuarios externos.
La información financiera ayuda a los suministradores de capital a tomar mejores
decisiones, lo que deriva en un funcionamiento más eficiente de los mercados de
capitales y un costo inferior del capital para la economía en su conjunto. Las
entidades individuales también disfrutan de beneficios, entre los que se incluyen un
mejor acceso a los mercados de capitales, un efecto favorable sobre las relaciones
públicas y posiblemente un costo inferior del capital. Entre los beneficios también
pueden incluirse mejores decisiones de la gerencia porque la información financiera
que se usa de forma interna a menudo se basa, por lo menos en parte, en la
información financiera preparada con propósito de información general.
CONCEPTOS BÁSICOS CONTABLES, CLASIFICACIÓN DE LAS
EMPRESAS Y SOCIEDADES
12
CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS.
Las empresas se clasifican en cuatro ramas de acuerdo a: Su actividad económica,
su tamaño, la procedencia del capital, al número de socios.
De acuerdo a su actividad económica: Agropecuarias y extractivas, industriales y
producción, comerciales y servicios.
Según su tamaño: Gran empresa, mediana empresa y pequeña empresa.
Procedencia del capital: Empresas privadas, públicas y mixtas.
Según el número de socios: Individuales (personas naturales) y sociedades (personas
jurídicas) (POAI, 2004, p.01).
Según la clasificación oficial de la DIAN: Para Colombia esta clasificación determina
a los responsables de recaudar el impuesto al valor agregado (IVA), y entregárselo a
la máxima autoridad tributaria del país: la DIAN. Estos regímenes son según la ley de
financiamiento1:
1 La ley de financiamiento, Ley 1943 de 2018, trae consigo varias modificaciones importantes en el impuesto a las ventas, una de ellas es el
cambio del nombre para el régimen común y simplificado que pasan a ser responsables y no responsables del impuesto a las ventas
respectivamente. Es decir, a partir del 1 de enero de 2019, desaparece de la legislación tributaria, los conceptos de régimen común y régimen
simplificado del impuesto a las ventas y son remplazados por RESPONSABLES y NO RESPONSABLES del impuesto a las ventas, manteniendo la
mayoría de características. Lo anterior se establece al leer el artículo 18 de le Ley 1943 de 2018 el cual indica: Elimínense todas las referencias al
régimen simplificado del impuesto a las ventas y del impuesto nacional al consumo. “Las normas que se refieran al régimen común y al régimen
simplificado, se entenderán referidas al régimen de responsabilidad del impuesto sobre las ventas -IVA.”
Por otro lado, la misma Ley de financiamiento Ley 1943 de 2018, en su artículo 122 de vigencias y derogatorias, elimina de la legislación tributaria
el artículo 499 del E.T., que establecía quienes pertenecían al régimen simplificado del impuesto a las ventas y definía los diferentes requisitos
para pertenecer a él.
Además, el artículo 4 de la Ley 1943, adiciona el parágrafo tercero al artículo 437 del E.T., indicando que “deberán registrarse como responsables
del IVA quienes realicen actividades gravadas con el impuesto, con excepción de las personas naturales comerciantes y los artesanos, que sean
minoristas o detallistas, los pequeños agricultores y los ganaderos, así como quienes presten servicios, siempre y cuando cumplan la totalidad de
las siguientes condiciones:
1. Que en el año anterior o en el año en curso hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de la actividad, inferiores a 3.500 UVT.
($116.146.000 con UVT año 2018) ( $119.945.000 con UVT año 2019)
2. Que no tengan más de un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio donde ejerzan su actividad.
3. Que en el establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio no se desarrollen actividades bajo franquicia, conces ión, regalía,
autorización o cualquier otro sistema que implique la explotación de intangibles.
4. Que no sean usuarios aduaneros.
5. Que no hayan celebrado en el año inmediatamente anterior ni en el año en curso contratos de venta de bienes y/o prestación de servicios
gravados por valor individual, igual o superior a 3.500 UVT. ($116.146.000 con UVT año 2018) ( $119.945.000 con UVT año 2019)
6. Que el monto de sus consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras durante el año anterior o durante el respectivo año no
supere la suma de 3.500 UVT. ($116.146.000 con UVT año 2018) ( $119.945.000 con UVT año 2019)
7. Que no esté registrado como contribuyente del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación -SIMPLE.
Los responsables del impuesto sólo podrán solicitar su retiro del régimen cuando demuestren que en el año fiscal anterior se cumplieron, las condiciones establecidas en la
presente disposición. Cuando los no responsables realicen operaciones con los responsables del impuesto deberán registrar en el Registro Único Tributario -RUT su
condición de tales y entregar copia del mismo al adquirente de los bienes o servicios, en los términos señalados en el reglamento”. Se destaca de esta nueva redacción
del derogado régimen simplificado, que el tope de ingresos de las 3.500 UVT, se predica para el año gravable anterior y para el año en curso, como se exigía para los
demás requisitos antes de la ley de financiamiento.
Por otro lado destacamos que los contribuyentes (personas naturales) que se registren en el nuevo régimen simple de tributación- SIMPLE de que trata el artículo 66 de
esta Ley 1943 de 2018, deberán ser responsables del impuesto a las ventas, tal como se establece en el punto 7 de los requisitos antes descritos. (El régimen simple de
tributación SIMPLE, es un sistema alternativo para declarar renta). También resaltamos que los topes de ingresos, consignación y contratos no fueron reducidos, como se
pretendía en el proyecto del Ley presentado al congreso para discusión. Por último, la modificación de nombre de régimen común y simplificado a responsables y no
responsables, Igualmente es aplicable para el Impuesto Nacional al Consumo INC.
CONCEPTOS BÁSICOS CONTABLES, CLASIFICACIÓN DE LAS
EMPRESAS Y SOCIEDADES
13
No responsables del impuesto a las ventas (antiguamente régimen simplificado)
responsables del impuesto a las ventas y grande contribuyentes2.
Según el direccionamiento estratégico del Consejo Técnico de la Contaduría en
Colombia.
• Grupo 1. Emisores de valores y entidades de interés público.
• Grupo 2. Grandes empresas y medianas con un personal de 11 – 200
trabajadores y activos entre 500 – 30.000 S.M.L.V.
• Grupo 3. Pequeñas empresas con un personal no superior de 10 trabajadores y
activos (sin contar la vivienda) entre 500 S.M.L.V (Fierro, 2015, p.21).
CLASIFICACIÓN DE SOCIEDADES.
Sociedad de hecho: Es aquella empresa que no está constituida bajo ningún tipo en
particular y no tiene escritura pública; se trata, por lo tanto, de una unión de entre
dos o más personas para explotar de manera común una actividad comercial, no es
persona jurídica.
Sociedad colectiva: Está formada por dos o más personas, los socios pueden aportar
dinero o bienes, su responsabilidad es ilimitada y solidaria, la razón social se
conforma con el nombre y apellidos de uno o varios socios seguido de la expresión:
“& compañía, hermanos e hijos”.
Sociedad en comandita simple: Se forma por dos o más personas, las cuales tienen
responsabilidad ilimitada, en la razón social debe figurar el nombre o apellidos de los
socios, seguidos de la expresión: “& Cía. S. en C.” (POAI, 2004, p.2).
Sociedad en comandita por acciones: Se constituye con uno o cinco socios con
responsabilidad ilimitada y cinco o más socios con responsabilidad limitada. El
capital está representado en títulos de igual valor, se distingue porque la razón social
va acompañada de las iniciales “S.C.A.”.
2 Estos empresas son los contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios del régimen tributario y tienen calidad de agentes de
retención del impuesto sobre las ventas; y deben cumplir las siguientes condiciones: Personas jurídicas que sus activos fijos declarados en el
impuesto de renta y complementarios sean mayores a 3 000 000 UVT (Unidad de Valor Tributario; un patrimonio líquido declarado en el impuesto
de renta y complementarios sean mayores a 3 000 000 UVT, ingresos brutos en el impuesto de renta y complementarios del gran contribuyente
deberá ser mayores a 2 000 000 UVT, El valor del total impuesto a cargo declarado en el impuesto de renta y complementarios sea superior a 35
000 UVT, deberá sumar 300 000 UVT en el total de retenciones informadas en sus declaraciones mensuales de Retenciones en la Fuente, El total de
impuesto generado por operaciones gravadas declarado en la Declaración de Impuesto sobre las Ventas – IVA, sean mayores a 200.000 UVT, el
valor CIF de las importaciones sea mayor a US$10 millones de dólares de Norteamérica y finalmente, el valor FOB de las exportaciones deberá ser
superior a US$1 millones de dólares de Norteamérica (Congreso, 2017).
CONCEPTOS BÁSICOS CONTABLES, CLASIFICACIÓN DE LAS
EMPRESAS Y SOCIEDADES
14
Sociedad anónima: Se forma con un mínimo de cinco socios, el capital aportado
está representado en acciones; y la razón social se forma con el nombre que
caracteriza la empresa seguido de la expresión: “S.A.”.
Sociedad de responsabilidad limitada: Los socios pueden ser mínimo dos (2) máximo
veinticinco (25), el capital está dividido en cuotas iguales y la razón social esta
seguida de la palabra “Limitada” o su abreviatura “Ltda.”.
Sociedades por acciones simplificadas: Es la clasificación más actual en la
legislación colombiana, la cual podrá constituirse por una o varias personas
naturales o jurídicas, quienes solo serán responsables hasta el monto de sus
respectivos aportes y la razón social esta seguida de la abreviatura “S.A.S”
(Congreso de la República, 2008).
Sociedades sin ánimo de lucro ESAL: Son empresas que realizan actividades que
persiguen exclusivamente fines sociales, culturales, deportivos y de servicios sin ánimo
de lucro; estas pueden ser: Corporaciones, fundaciones, asociaciones y
cooperativas, las cuales reinvierten las utilidades obtenidas en el desarrollo de la
función (POAI, 2004, p.3).
A continuación la clasificación de las empresas, según las normas NIIF:
CONCEPTOS BÁSICOS CONTABLES, CLASIFICACIÓN DE LAS
EMPRESAS Y SOCIEDADES
15
CICLO CONTABLE.
El ciclo contable (aunque no se menciona en las NIIF) está compuesto por un conjunto de actividades, las cuales se repiten cada periodo contable que está definido por un mes, un trimestre o un año, de tal manera que el ciclo anual inicia el primero de enero y termina el 31 de diciembre.
Las principales actividades que se pueden detallar son:
Transacciones comerciales entre los diferentes actores de un sector económico, ahora
entre diferentes inversionistas de varios países.
Elaboración de los diferentes soportes o documentación de las anteriores
transacciones, con sus debidas autorizaciones y lleno de otros requisitos legales.
Codificación de los soportes mediante el plan de cuentas de cada uno de los
sectores.
Ingreso de las operaciones en forma manual mediante el comprobante de
contabilidad en los libros auxiliares y principales y de control de todas las operaciones.
Digitalización de las operaciones en los documentos propios del software de
contabilidad, una vez hecho el estudio del suceso o hecho económico de acuerdo a
las NIIF más apropiadas.
Ajustes contables como resultado de la verificación de las afirmaciones por parte de la
auditoria o revisoría fiscal.
Elaboración de los estados financieros en forma manual o por medio de los reportes del
software.
La definición de contabilidad tiene todos los elementos para el buen desempeño del
ciclo contable y presentación de los resultados.
Estados financieros oportunos de acuerdo a los principios y conceptos de las NIIF para
pymes y del marco conceptual para las grandes empresas. Análisis de los resultados de gestión, mediante la interpretación de los resultados dentro
del contexto y la formulación de propuestas para lograr metas y objetivos.
Formular el plan de negocios, con su respectiva evaluación operativa y financiera,
para demostrar la capacidad del negocio de generar flujos de efectivo. Formular
también el fortalecimiento con estrategias alcanzables para que el negocio pueda ser
competitivo. Es importante destacar que el ciclo contable resume el proceso de registro de todas las
transacciones realizadas en los periodos contables mensuales, que inician el primero de
enero y terminan el 31 de diciembre, con la elaboración y presentación de los estados
financieros. Estos deben ser aprobados por las instancias superiores (Junta directiva, alta
dirección) para autorizar su publicación a los asociados, tal como acontece con las
sociedades comerciales, y luego se presentan a la asamblea general o junta de socios.
Sobre esta información se toman las decisiones de reparto de utilidades, en calidad de
CONCEPTOS BÁSICOS CONTABLES, CLASIFICACIÓN DE LAS
EMPRESAS Y SOCIEDADES
16
dividendos o participaciones, asignación de reservas y otras decisiones que proyectan
a la empresa en el devenir empresarial.
Definición de ciclo contable
El ciclo contable es un proceso que describe los procedimientos de elaboración de la
contabilidad que deben seguirse para garantizar que todos los hechos económicos se
reconozcan de acuerdo a los requerimientos de las NIIF, se evalúen de acuerdo a los
modelos contables, se registren y se evalúen nuevamente a la fecha sobre la cual se
informa y se transmitan en los estados financieros que se publican a los usuarios de la
información para que tomen decisiones económicas.
El ciclo de información contable está compuesto por tres procesos: entrada,
procesamiento y salida de la información contable.
ENTRADA DE LA INFORMACIÓN
El ciclo contable muestra todo el proceso de información financiera y consiste
fundamentalmente en los siguientes aspectos:
Reconocimiento de las políticas contables definidas para el ente contable de acuerdo a
sus transacciones más comunes (hechos, eventos o sucesos).
Reconocimiento de las transacciones comerciales resultado de la naturaleza del
negocio, sometidas al requerimiento de activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos. Medición inicial de acuerdo a los modelos de costo y de valor razonable.
Recolección de los documentos soportes externos e internos.
Codificación de cada soporte en sus operaciones o transacciones.
Resumen de las operaciones en el comprobante de contabilidad.
Registro en los libros de contabilidad auxiliar y principal.
Valoración posterior de acuerdo a cada uno de los métodos.
Baja en cuenta o des reconocimiento de algunos hechos o sucesos.
Elaboración y presentación de los estados financieros.
Revelación de los estados financieros en notas donde se expongan las políticas
contables y otros hechos relevantes de cada cuenta.
El ciclo es válido tanto para la contabilidad manual como también para la contabilidad
sistematizada.
CONCEPTOS BÁSICOS CONTABLES, CLASIFICACIÓN DE LAS
EMPRESAS Y SOCIEDADES
17
En el siguiente gráfico se muestra la recolección de soportes que facilitan la elaboración
de la contabilidad en un período contable de un mes, de un trimestre o de un año.
RECONOCIMIENTO DE LAS POLÍTICAS CONTABLES
REQUERIMIENTOS SEGÚN NIIF DE LOS ACTIVOS, PASIVOS, INGRESOS Y GASTOS
1 Reconocimiento
inicial
2 Medición inicial 3 Medición posterior
4 Baja en cuentas 5 Presentación 5 Revelación
RECOLECCIÓN DE SOPORTES Y ELABORACIÓN DE LIBROS
En la contabilidad sistematizada los soportes internos se elaboran mediante el programa de
contabilidad. La codificación se puede abreviar para no digitar códigos mediante
plantillas u operaciones repetitivas, de tal manera que si se quiere conocer el
documento, el comprobante de contabilidad, los libros auxiliares y principales, el control
CONCEPTOS BÁSICOS CONTABLES, CLASIFICACIÓN DE LAS
EMPRESAS Y SOCIEDADES
18
de existencias y el estado de situación financiera de comprobación de saldo [balance
de comprobación de saldos], se emite mediante la barra de reportes, como es el caso
de cualquier programa o sistema contable.
Toda operación o transacción del negocio debe documentarse en un soporte, además de
la aplicación de las características cualitativas de las NIIF de las verificaciones de las
afirmaciones, que no se pueden obviar en un proceso de validación de la información.
NOTA: proceso que no se documenta ni se verifica, proceso olvidado y sin elementos de
evidencia en futuras demandas o controversias contables.
Operaciones, soportes y verificaciones
Operaciones Soportes de contabilidad Verificación
Gastos preoperativos (de constitución) Devolución de gastos
Comprobante de contabilidad Comprobante de pago
Verificación de registro
contable
Aportes sociales efectivo En especie
Recibos de caja Notas de contabilidad
Arqueos de caja
Cuenta bancaria Notas
bancarias
Consignaciones Nota de
contabilidad Conciliación Bancaria
Caja menor reembolsos Comprobante de pago Arqueo de caja menor
Compra de activos Baja de activos
Nota de contabilidad Inventario físico
Liquidación activos Nota de contabilidad Cédulas Liquidación
Compra mercancía Facturas de compras Inventario físico
Devolución compras Notas de contabilidad
Pago de proveedores Comprobante de pago Circularización de
proveedores Venta mercancía Factura de ventas Inventario físico
Devolución ventas Notas de contabilidad Verificación de registro
contable Cobro cartera Recibo de caja Circularización cartera
Provisión cartera Nota de contabilidad Cédula de cartera
Gastos administrativos Nota de contabilidad
Comprobante de pago Causación gasto
Gastos de venta Comprobante de pago Verificación de registro
contable Provisión de impuestos Nota de contabilidad Planeación tributaria
Gastos anticipados Comprobante de pago Amortización
Liquidación gastos Nota de contabilidad Verificación de registro
contable
Pago a empleados Nómina de empleados
Comprobante de pago Contratos de trabajo
Pago retenciones
beneficios a empleados
Comprobante de pago Certificados Paz y Salvo
CONCEPTOS BÁSICOS CONTABLES, CLASIFICACIÓN DE LAS
EMPRESAS Y SOCIEDADES
19
Liquidación empleados Notas de contabilidad
Comprobante de pago Verificación de registro
contable
Declaraciones tributarias Declaración IVA
Declaración ICA
Declaración retención
en la fuente Declaración renta
Aplicación de todas las
normas tributarias
Pago de impuestos Comprobante de pago Verificación de registro
contable Otros ingresos Notas de contabilidad Verificación intereses
Recibo otros ingresos Recibo de caja
Préstamos Pagarés, Letras Recibo de
caja Comprobante de pago
Tabla de amortización
Intereses Notas de contabilidad verificación intereses
Comprobante de contabilidad
Soportes internos y externos
La contabilidad está compuesta por una serie de soportes [las NIIF no mencionan la
clase de soportes contables]:
Internos: los que expide la empresa en la contabilización de hechos o sucesos propios,
como por ejemplo una compra, una venta, producción, un ajuste, cierre de ejercicio,
declaración de un dividendo o uso de una reserva, los cuales se elaboran en notas de
contabilidad.
Externos: son aquellos que tienen relación con particulares en las relaciones comerciales como facturas, comprobantes de pago, nómina, etcétera.
Con los comprobantes internos y externos la empresa legaliza las operaciones del ciclo
contable. Los soportes que envían los particulares sirven de soporte a los internos y
externos de la empresa, pero nunca reemplazan un soporte de registro de la empresa.
Entrada de datos sistematizados
En la contabilidad sistematizada el ciclo contable se reduce a tres pasos principales:
1. Entrada de soportes de contabilidad (internos y externos), 2. Proceso electrónico que
elabora la computadora mediante el sistema de información, y 3. La emisión de
informes.
CONCEPTOS BÁSICOS CONTABLES, CLASIFICACIÓN DE LAS
EMPRESAS Y SOCIEDADES
20
El proceso descrito se cumple en cada negocio, sea de persona natural o jurídica,
pues en el momento de constituirse basta separar bienes patrimoniales para el
negocio o actividad comercial o llevar bienes a la sociedad. Así se facilita la
elaboración del estado de situación financiera [balance de apertura], pues en estos
casos el primer libro que se registrará será el de inventarios porque los demás se
actualizan con un saldo y no se tienen movimientos.
SOFWARE
COMPROBANTE DE DIARIO
LIBROS AUXILIARES Y LIBROS PRINCIPALES
OTROS INFORMES DE
GERENCIA
INDICADORES FINANCIEROS
3. SALIDA 2.
PROCESAMIENTO
1. ENTRADA
CONCEPTOS BÁSICOS CONTABLES, CLASIFICACIÓN DE LAS
EMPRESAS Y SOCIEDADES
21
Salida de la información
La responsabilidad de la contabilidad es del administrador del ente económico y del
contador, ante los órganos de la sociedad, a los cuales se les deben presentar los
estados financieros certificados. La del revisor fiscal es verificar toda la información y
dictaminar que cumple con todas las NIIF aplicables de acuerdo a la naturaleza del
ente. El administrador en algunas ocasiones registra el nombre del tesorero ante la
administración de impuestos para que responda por las obligaciones tributarias y ante
cualquier otro organismo del Estado que requiera información.
Algunos de los reportes de información del sistema, son:
Plan de cuentas.
Reporte de cartera.
Libros de contabilidad auxiliares.
Libros de contabilidad principales.
Estados financieros de prueba. Etc.
DEFINICIÓN DE CUENTA
Cada uno de los elementos que conforman el Balance general o Estado de
Resultados se le conoce como CUENTA. Es el instrumento que sirve para registrar los
cambios que por las transacciones efectuadas ocurren en un elemento financiero. Es
el medio donde se registran los aumentos y disminuciones de un elemento financiero
La cuenta es como una persona, con capacidad de dar y recibir; por consiguiente, todo lo que recibe o entrega lo acumula en forma ordenada y muestra la diferencia en el saldo.
Dios dio al hombre dos manos: con la izquierda recibe y con la derecha entrega (que
tu mano izquierda no sepa lo que hace la mano derecha), donde se presenta la
típica cuenta T, pero con la diferencia de que quien recibe se denomina débito (la
izquierda) y quien entrega se denomina crédito (derecha). Observe la gráfica de la
cuenta T, para que desde el punto de vista del observador encuentre la dinámica y
sus elementos.
Elementos de la cuenta
Normalmente una CUENTA se representa con un esquema “T”
CONCEPTOS BÁSICOS CONTABLES, CLASIFICACIÓN DE LAS
EMPRESAS Y SOCIEDADES
22
A la acción de registrar una operación en él DEBE se le llama CARGAR (entrada). A
la acción de registrar una operación en el HABER se le llama ABONAR (salida). EL
SALDO de una cuenta es la diferencia entre la suma del debe y la suma del haber.
Pueden existir tres tipos de saldo:
1.- Saldo debito: cuando la suma del DEBE es mayor que la del HABER
2.- saldo crédito: cuando la suma del HABER es mayor que la suma del DEBE
3.- CERO: cuando la suma del DEBE y HABER son iguales.
REGLAS DE CARGO Y ABONO
Cuentas de Balance
Las cuentas de Activo aumentan cuando se registra en él DEBE, es decir con un
cargo, pero disminuyen si se registra en el HABER o se hace un abono. Las cuentas
de PASIVO Y CAPITAL aumentan con un registro en el HABER o con un abono,
disminuyen con un cargo
CONCEPTOS BÁSICOS CONTABLES, CLASIFICACIÓN DE LAS
EMPRESAS Y SOCIEDADES
23
Teoría de la Partida Doble
Considerando que en toda operación debe cuidarse el equilibrio entre el activo y el
pasivo con el capital, podrá entonces comprenderse porqué en toda operación se
afectarán cuando menos dos cuentas en las que se pueden presentar las siguientes
situaciones:
La partida doble es considerada como el método matemático de la contabilidad.
Esta teoría expone que en toda transacción intervienen mínimo: la cuenta que
recibe y otra cuenta que entrega para una operación sencilla. No obstante, pueden
suceder operaciones múltiples donde sean varias las cuentas que reciben (se
debitan) y varias las que entregan (se acreditan), como si fuera una balanza.
De esta forma se mantiene el equilibrio entre los valores recibidos (débitos) con los
valores entregados (créditos) y se fortalece el método de la partida doble. Por
CONCEPTOS BÁSICOS CONTABLES, CLASIFICACIÓN DE LAS
EMPRESAS Y SOCIEDADES
24
consiguiente, cada transacción tendrá un doble registro como mínimo: uno a la
cuenta del activo o gastos y otro a la cuenta del pasivo, patrimonio o de ingresos,
en forma simple o múltiple. El saldo de cada cuenta, después de haber acumulado
todas las transacciones de un periodo, sirve para elaborar los estados financieros
como resultado final de la contabilidad financiera, donde se guarda el equilibrio de
la partida doble.
REGLA DE ORO DE LA CONTABILIDAD
“Toda cuenta que recibe se debita, toda cuenta que da se acredita. El que aplique
esta regla a cabalidad sabe mucha contabilidad” (Anónimo).
PLAN DE CUENTAS
Anteriormente las regiones latinoamericanas tenían su propio plan de cuentas (en
otros países manuales de cuentas). Sin embargo, hoy la transición de las
contabilidades locales a las NIIF implica la necesidad de confeccionar un plan, con
base en la elaboración de las políticas contables. El primer trabajo de adopción
debe estar a cargo del comité responsable y, posteriormente, recibir la aprobación
de los órganos de dirección del ente económico.
Cómo elaborar un plan de cuentas
Para elaborar un plan de cuentas debe conocerse el negocio, sus operaciones, su
objeto social principal y secundarios y, con base en el plan de cuentas local,
comenzar a estructurar el plan de la empresa. En este sentido es importante tener en
cuenta la visión de la normativa para aplicarla a cada una de las empresas, porque
de todas maneras se requiere resguardar una estructura metodológica que les
facilite los procesos de acumulación de las operaciones a los preparadores de
software.
El concepto de plan de cuentas facilita a los comerciantes la unificación de
conceptos, y a los programadores de software hacer sus acumulados de
información y clasificar y emitir informes. Además, permite comparar regionalmente
la información de pares económicos del mismo sector.
En estos planes se deben exponer como mínimo cinco dimensiones de cada cuenta
en particular:
Reconocimiento inicial.
CONCEPTOS BÁSICOS CONTABLES, CLASIFICACIÓN DE LAS
EMPRESAS Y SOCIEDADES
25
Medición inicial.
Medición posterior.
Baja en cuentas o eliminación.
Presentación y revelación.
Los programadores de software de contabilidad han entendido que el problema de
la armonización no es cuestión de cambio del nombre de las cuentas, porque a
algunas de ellas se les debe adicionar un procedimiento especial para hacer ciertos
procesos en su reconocimiento inicial y en sus mediciones posteriores, además de la
conceptualización de acuerdo a las NIIF.
Es posible que esto sea suficiente para la conversión de una operación a NIIF sin
muchas dificultades, solo que depende mucho de que el digitador tenga el
conocimiento suficiente sobre ese nuevo manual que es urgente elaborar. Por lo
tanto, es un trabajo que no van a perder los programadores y que permitirá hacer la
enseñanza de la contabilidad con base en el plan de cuentas (y no único de
cuentas) que las NIIF aportan en sus conceptos.
CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS
Las cuentas en la contabilidad financiera se clasifican por su función y por su
estructura
CLASIFICACIÓN POR SU FUNCIÓN:
a) Cuentas reales o de balance
b) Cuentas nominales o de resultado
c) Cuentas de orden
CLASIFICACIÓN POR LA ESTRUCTURA DE LAS CUENTAS
CUENTAS PRINCIPALES O DE MAYOR
Son las cuentas que se registran en el libro Mayor y Balances
CONCEPTOS BÁSICOS CONTABLES, CLASIFICACIÓN DE LAS
EMPRESAS Y SOCIEDADES
26
CUENTAS AUXILIARES
Son las cuentas que se derivan de las cuentas principales y que sirven para sumarizar
o totalizar el saldo de las cuentas de Mayor o Principales
CUENTAS REALES O DE BALANCE
Son aquellas que representan los recursos y las obligaciones que en un momento
dado tiene la empresa o negocio (a una fecha dada), entendiendo por recursos
todos aquellos bienes que tiene la empresa y que le permiten desarrollar su objeto
social, es decir, la producción de bienes o servicios. En terminología contable los
recursos se denominan Activos. Las obligaciones que la empresa tiene con terceros
se denomina en la misma terminología Patrimonio es decir, obligaciones internas.
Estas cuentas son las que conforman el estado financiero de propósito general,
denominado Balance General o Estado de Posición Financiera porque muestra lo
que la empresa tiene o debe en un momento determinado es semejante a una
fotografía instantánea tomada a la empresa cuando pasó por un punto
del continnum espacio-tiempo en el cual se mueve hacia el futuro. Esta fotografía
muestra lo que tiene y debe la empresa en el momento en el cual se confeccionó el
Estado. Es entonces un Estado Financiero estático.
CUENTAS NOMINALES O DE RESULTADO
Son aquellas cuentas que representan los ingresos y los egresos producto de las
operaciones que la empresa ha tenido entre un periodo determinado comprendido
entre dos fechas. Estas cuentas tienen un carácter transitorio o temporal, su duración
es la misma del periodo contable. Las cuentas de resultado nacen o se originan a
partir del 1º de enero de cada año y se deben cancelar obligatoriamente al 31 de
diciembre. Este grupo de cuentas conforma el Estado Financiero denominado
Estado de Resultados o Estado de Pérdidas y Ganancias. Se puede considerar el
Estado de Resultados con una vídeograbación del resultado de la explotación
económica del objeto social de la empresa durante un período contable. Es por
tanto un estado dinámico pues muestra el movimiento entre dos fechas. Las cuentas
de resultado representan una utilidad (Ingreso) o una pérdida (Egreso) para la
empresa originada en el desarrollo del objeto social de la misma.
CONCEPTOS BÁSICOS CONTABLES, CLASIFICACIÓN DE LAS
EMPRESAS Y SOCIEDADES
27
CUENTAS DE ORDEN
Son aquellas cuentas que representan valores que no pertenecen a la empresa, ni
son obligaciones de la misma, pero que pueden en un futuro representar un recurso
o una obligación para el ente económico y por lo tanto deben ser registradas y
reveladas en los Estados Financieros por control. Estas cuentas controlan los hechos
económicos que no afectan los recursos del ente (Activos), sus obligaciones externas
o internas (Pasivo y Patrimonio), pero que las operaciones que las generan
representan algún tipo de responsabilidad para la empresa o pueden en el futuro
convertirse en un recurso o una obligación para ella. Pueden ser de naturaleza
débito o crédito. También se denominan cuentas de memorando.
Las cuentas de orden se presentan dentro del Estado de Posición Financiera o
Balance General, sin formar parte de él. Su ubicación es al pie del mismo, después
de las sumas iguales, las de naturaleza débito debajo del total del activo y las de
naturaleza crédito debajo del total de Pasivo y Patrimonio. Estas cuentas tienen
como característica de que no requieren de la partida doble, por ser una anotación
de control, pero para ser coherentes con este paradigma, se utiliza la partida doble
registrando dos cuentas que llevan las misma denominación pero se diferencian
porque a una de ellas se le adiciona el sufijo "por contra".
NATURALEZA DE LAS CUENTAS
Cada una de las clases de cuentas mencionadas anteriormente tienen sus
características particulares que las diferencia unas de otras, estas diferencias
radican en la naturaleza de su saldo, la manera de aumentar o disminuir. Esto puede
apreciarse en el cuadro siguiente:
CONCEPTOS BÁSICOS CONTABLES, CLASIFICACIÓN DE LAS
EMPRESAS Y SOCIEDADES
28
MODELO DE PLAN DE CUENTAS
El Plan Único de Cuentas de Colombia cambió, al igual que en todas las
regiones]. El plan que se elabore debe recoger las principales políticas contables
(NIIF), tarea no fácil en la implementación de las Normas Internacionales de
Contabilidad (el comité de implementación debe elaborarlas y someterlas a la
aprobación de un órgano competente del ente económico). Las empresas
diseñaran un archivo modelo-de-plan-de-cuentas-general, que facilitará asignar el
código a las transacciones comerciales bajo el enfoque NIIF.
En el plan de cuentas que se incluye en las actividades complementarias de acuerdo a
las NIIF para pymes no se encuentran las clases de cuenta 8 y 9 [recuerde que estas
clases de cuenta pertenecían a cuentas de orden, los grupos de cuentas 19.
Valorizaciones y 38. Superávit por revalorización]. Sin embargo, esta última existe para las
CLASE CUENTAS
NATURALEZA
DEL SALDO
AUMENTA
CON LOS
DISMINUYE
CON LOS
Real Activo Deudor Débitos Créditos
Real
Complementaria
de activo
Acreedor Créditos Débitos
Real Pasivo Acreedor Créditos Débitos
Real Patrimonio Acreedor Créditos Débitos
Nominal Ingresos Acreedor Créditos Débitos
Operacionales
Nominal Costos Deudor Débitos Créditos
Nominal Gastos
Operacionales Deudor Débitos Créditos
Nominal Ingresos no Acreedor Créditos Débitos
operacionales
Nominal Gastos no
operacionales Deudor Débitos Créditos
De Orden Deudoras Deudor Débitos Créditos
De Orden Acreedoras Acreedor Créditos Débitos
CONCEPTOS BÁSICOS CONTABLES, CLASIFICACIÓN DE LAS
EMPRESAS Y SOCIEDADES
29
NIIF plenas como mayor valor del activo o gastos y al patrimonio superávit por
revaluación (en el 2017, según las modifica las NIIF para pymes que fueron aprobadas, se
aplicará también a las pymes).
El proceso de acumulación de las operaciones se hace por el máximo nivel de seis u
ocho dígitos, para que en forma piramidal se vayan acumulando hasta llegar al primer
nivel.
Proceso de acumulación de las operaciones
Primer nivel Clase 1 Activo
Segundo nivel Grupo 11 Efectivo
Tercer nivel Cuenta 1105 Caja
Cuarto nivel Subcuenta 110505 Caja general
Quinto nivel Auxiliar 11050505 Caja general Bogotá
Clase 1. Activo
El plan de cuentas permite acumular por cada clase las diferentes transacciones de: 1.
Activos, 2. Pasivos, 3. Patrimonio, 4. Ingresos y 5. Gastos. Por esta razón la composición de
cada clase se asemeja a una pirámide, como se muestra en el gráfico.
1 Activo 11 Efectivo o equivalente al efectivo. 1105 Caja
110505 Caja general 110505 Centro de costos A Fecha Detalle N°. Débito Crédito Saldo
Concepto transacción Aumenta Disminuye Débito
El reconocimiento de las transacciones se registra a nivel del libro auxiliar, o cuenta de
detalle, que puede ser de seis, ocho o más dígitos de acuerdo a la necesidad de la
información. En el libro no hay necesidad de mostrar toda la descendencia de la
cuenta auxiliar, quiere decir, escribir la clase, el grupo, la cuenta y la subcuenta como se
expuso en el cuadro anterior, pues se acostumbra abrir la primera hoja del auxiliar con
la cuenta control y las siguientes para las subcuentas de caja general y caja menor, así:
CONCEPTOS BÁSICOS CONTABLES, CLASIFICACIÓN DE LAS
EMPRESAS Y SOCIEDADES
30
Caja
Fecha Detalle N°. Débito Crédito Saldo
Comprobante de
contabilidad
Aumenta Disminuye Débito
Caja general
Fecha Detalle N°. Débito Crédito Saldo
Concepto
transacción Aumenta Disminuye Débito
Caja menor
Fecha Detalle N°. Débito Crédito Saldo
Concepto transacción Aumenta Disminuye Débito
Los activos son el efecto y se originan por una causa denominada pasivo, patrimonio,
de donde resulta la partida doble. Por ejemplo, para tener efectivo debe haber una
persona que lo entregó y se considera como una obligación en calidad de pasivo o
patrimonio. Es común que el efecto de un activo (bancos) provenga de la causa
préstamo bancario, por cuyo hecho se crea la obligación financiera. También puede
ser la reinversión al tomar el efectivo en caja y abrir la cuenta corriente en algún banco
de la ciudad.
Clase 2. Pasivo
Se generan en la medida en que los proveedores o instituciones financieras permiten
recursos a la empresa. Si el banco otorga un préstamo a 36 meses a la tasa de interés
anual del 24%, pagadera mes vencido por un valor determinado, en este caso el
efectivo que deposita el banco en la cuenta corriente es la causa del préstamo, para
lo cual se crea la cuenta de obligaciones
Bancos nacionales
fecha Detalle N°. Débito Crédito Saldo
Comp. de contabilidad
Disminuye Aumenta Crédito
Pagarés
fecha Detalle N°. Débito Crédito Saldo
CONCEPTOS BÁSICOS CONTABLES, CLASIFICACIÓN DE LAS
EMPRESAS Y SOCIEDADES
31
Pagaré Disminuye Aumenta Crédito
Clase 3. Patrimonio
Se genera en el momento de la constitución de los negocios por los aportes en dinero o
en especie que llevan las personas naturales a sus negocios particulares o los socios y
accionistas a las sociedades comerciales, para darle vida operativa a la empresa, con lo
cual debe crearse la correspondiente cuenta y subcuenta en el patrimonio.
Capital persona natural
fecha Detalle N°. Débito Crédito Saldo
Comp. de contabilidad
Disminuye Aumenta Crédito
Aportes
fecha Detalle N°. Débito Crédito Saldo
Aportes sociales Disminuye Aumenta Crédito
Con las cuentas del activo, pasivo y patrimonio se puede construir la ecuación contable,
compuesta por los activos en caja y bancos, por los pasivos en las obligaciones
Financieras y por el patrimonio constituido por aporte en efectivo o en especie:
Activos = Pasivos + Patrimonio.
Clase 4. Ingresos ordinarios
Representan las fuentes de efectivo por las actividades ordinarias por el desarrollo de
la actividad principal, que bien puede ser: comercial, producción o servicios.
Aumentan el saldo con registros al crédito y disminuyen con registros al débito por
concepto de cierre de la cuenta al momento de terminación del ciclo contable. Su
saldo siempre será de naturaleza crédito.
Mercancías no fabricadas por la empresa
fecha Detalle N°. Débito Crédito Saldo
Comprobante de contabilidad
Disminuye Aumenta Crédito
CONCEPTOS BÁSICOS CONTABLES, CLASIFICACIÓN DE LAS
EMPRESAS Y SOCIEDADES
32
Electrodomésticos y muebles
fecha Detalle N°. Débito Crédito Saldo
Concepto transacción
Disminuye Aumenta Crédito
Los ingresos son la causa o la fuente de recursos para producir renta. Sin la actividad ordinaria no se produce renta y el correspondiente efecto del efectivo. Si se lleva a la vida práctica, se puede concluir: “Hombre que no trabaja no produce efectivo para sus necesidades”, “Hombre que no trabaja no tiene derecho a gastar”.
Ganancias: es el producto de actividades secundarias de la empresa, pero que no se
clasifican como ordinarias y van al estado del otro resultado integral, como por ejemplo la utilidad en venta de un activo.
Clase 5. Gastos ordinarios
Las cuentas que componen los gastos representan las erogaciones con las siguientes
características: necesarias en la producción de la renta, proporcionales con respecto
a otros gastos y con relación de causalidad con el objeto social. Los gastos son el
combustible para poner a producir los activos propiedad, planta y equipo. Se
denominan gastos de personal, servicios públicos, gastos de ventas, gastos generales.
Aumentan su saldo con registros en el débito y disminuyen con registros en el crédito en
el momento del cierre de la cuenta. Su saldo siempre será de naturaleza débito.
Beneficios a empleados [gastos de personal]
fecha Detalle N°. Débito Crédito Saldo
Comp. de contabilidad
Aumenta Disminuye Débito
Sueldos
fecha Detalle N°. Débito Crédito Saldo
Concepto transacción
Aumenta Disminuye Débito
Los gastos en la contabilidad local no son objeto de compensaciones3, excepto el
3 ¿Qué es el principio de no compensación?: Según la normativa contable no se permite compensar cuentas de activo con
cuentas de pasivo, ni gastos e ingresos aunque compartan el mismo origen. Factura y lleva tu contabilidad con Debitoor. Es
simple y muy intuitivo. Comienza ahora. El principio de no compensación forma parte de los Principios Contables Generalmente
Aceptados y establece la prohibición a la hora de compensar unas cuentas con otras.
CONCEPTOS BÁSICOS CONTABLES, CLASIFICACIÓN DE LAS
EMPRESAS Y SOCIEDADES
33
exceso en las provisiones. Según las NIIF no se aceptan las compensaciones, salvo en
la venta de activos propiedad, planta y equipo.
Pérdidas: se obtienen por gastos que no son ordinarios o actividades secundarias de
la empresa, como la pérdida en la venta de un activo.
Clase 6. Compras y costos
Toda actividad requiere de la compra de materias primas o mercancías a la venta
para generar la actividad u objeto social, que se denomina compras. Se utiliza la
cuenta compras cuando se maneja el sistema de inventario periódico; igualmente, la
cuenta inventarios si el sistema de inventario es permanente. Sin embargo, al finalizar el
ejercicio tanto las compras como los inventarios sirven para determinar el costo de
ventas, como un ajuste más del [balance de comprobación de saldos], que luego servirá
para determinar la utilidad bruta en ventas (ingresos brutos menos costos).
Ecuación contable.
En las empresas se debe manejar la siguiente ecuación donde tiene como premisa: “Es
un listado detallado de los bienes y deudas que posee la empresa. Está compuesto
por: Activo, pasivo y capital” (Vergara, 2014, p. 6); donde su fórmula es:
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO
Activo: Son los bienes que tienen valor y son propiedad de la empresa
Pasivo: Son las deudas contraídas por la empresa.
Patrimonio: Lo que pertenece a los socios de la empresa.
Más especificamente, no se podrán compensar partidas de activo con partidas de pasivo, o ingresos con gastos; de hecho,
estas partidas hay que valorarlas de forma separada e independientemente. En resumen, no podemos compensar lo que
debemos con lo que nos deben. Especificaciones: Puede pasar que una norma contable explícitamente establezcan que dos
partidas específicas se pueden compensar; de cualquier otra forma, cada cuenta ha de representarse independientemente
con el sado que posee.
El objetivo de este principio se basa en que si compensas cuentas se puede perder información valiosa que no sería reflejada
en las cuentas anuales, lo que causaría no representar la imagen fiel ni del patrimonio, ni de la situación financiera, ni de los
resultados de la empresa. Además, la aplicación de los principios contables busca representar la imagen más fiel de la
empresa.
Ejemplo: Si decido ir a mi banco A me conceden un préstamo, tengo que pagar periódicamente intereses. Por otra parte,
tengo una cantidad de dinero a plazo fijo en el mismo banco A, por el cual recibo intereses por mantener ese dinero. Estos
intereses no se pueden compensar, cada uno es un gasto o un ingreso y aparecerán de forma independiente.
CONCEPTOS BÁSICOS CONTABLES, CLASIFICACIÓN DE LAS
EMPRESAS Y SOCIEDADES
34
ACTIVO: En esta denominación, se incluyen los grupos que representan los recursos
controlados por la entidad como resultado de un evento pasado, de los cuales se
espera obtener un potencial de servicio o generar beneficios económicos futuros.
Las cuentas que integran esta clase son de naturaleza débito.
PASIVO: En esta denominación, se incluyen los grupos que representan las
obligaciones presentes que tiene la entidad como producto de sucesos pasados,
una vez vencidas, espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios
económicos o un potencial de servicio. Las cuentas que integran esta clase son
de naturaleza crédito.
PATRIMONIO: En esta denominación se incluyen las cuentas que representan los
recursos aportados para la creación y desarrollo del ente económico.
INGRESOS: En esta denominación, se incluyen los grupos que representan los
incrementos en los beneficios económicos o en el potencial de servicio producidos
a lo largo del periodo contable, bien en forma de entradas o incrementos de
valor de los activos, o bien como decrementos de los pasivos, que dan como
resultado aumentos del patrimonio y no están relacionados con los aportes
para la creación de la entidad. Las cuentas que integran esta clase son de
naturaleza crédito y surgen de transacciones con y sin contraprestación.
GASTOS: En esta denominación, se incluyen los grupos que represen tan los
decrementos en los beneficios económicos o en el potencial de servicio, producidos
a lo largo del periodo contable, bien en forma de salidas o disminuciones del valor
de los activos, o bien por la generación o aumento de los pasivos, los cuales dan
como resultado decrementos en el patrimonio y no están asociados con la
adquisición o producción de bienes y la prestación de servicios, vendidos, ni con la
distribución de excedentes. Las cuentas que integran esta clase son de naturaleza
débito
COSTOS: En esta denominación, se incluyen los grupos de cuentas que
representan los decrementos en los beneficios económicos o en el potencial de
servicio producidos a lo largo del periodo contable, los cuales están asociados con
la adquisición o producción de bienes y la prestación de servicios vendidos. Las
cuentas que integran esta clase son de naturaleza débito.
CONCEPTOS BÁSICOS CONTABLES, CLASIFICACIÓN DE LAS
EMPRESAS Y SOCIEDADES
35
Concepto de partida doble.
Consiste en que todo asiento contable de una transacción en los débitos deberá ser
igual a los créditos. La partida doble se debe cumplir en: Todo asiento contable,
comprobantes de libro diario, en los libros de contabilidad y en el balance general.
CONCEPTOS BÁSICOS CONTABLES, CLASIFICACIÓN DE LAS
EMPRESAS Y SOCIEDADES
36
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Congreso de la República. (5 de diciembre de 2008). Ley 1258 de 2008. Bogotá -
Colombia: CONGRESO DE LA REPÚBLICA.
Ángel María Fierro Martínez y Francy Milena Fierro Celis. 2015. Contabilidad general
con enfoque NIIF para las pymes. Bogotá – Colombia. ECOE Ediciones.
Congreso de la República de Colombia. (2017). Estatuto Tributario. 17/07/2018, de
Encolombia Sitio web: https://encolombia.com/derecho/leyes/estatuto-
tributario/
Equipo de Instructores Proyectos POAI. (2004). Principios Administrativos y Contables.
Medellín - Colombia: Instituto Tecnológico Metropolitano ITM.
Fermín Pérez Aguilera. (2017). Manual. Gestión contable, fiscal y laboral en pequeños
negocios o microempresas. Madrid (España): Editorial CEP S.L.
Francisco Vasco. (2018). Normas Internacionales de Información Financiera “NIIF”.
Medellín – Colombia. Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia.
Gerencie.com. (26/04/2018). ¿Qué es la depreciación?. 19/07/2018, de
Gerencie.com Sitio web: https://www.gerencie.com/depreciacion.html
Jan Renkema. (2009). Discourse, of Course: An overview of research in discourse
studies. USA: John Benjamins Publishing Company.
Juan Pablo Vergara Ramírez. (02 de junio de 2014). Manual de Contabilidad Básica.
16 de julio de 2018, de Monografías.com Sitio web:
https://www.monografias.com/trabajos101/el-manual-contabilidad- basica/el-
manual-contabilidad-basica.shtml
Mariela Fernández de Tamayo. 1978. Contabilidad a su alcance. Serie de
conocimientos prácticos. Colombia. Editorial Norma.
Consejo de Redacción de Siigo. (2018) ¿Qué es un inventario? 19/07/2018, de Siigo
Sitio web: https://www.siigo.com/blog/contador/que- es-un-inventario/
http://fccea.unicauca.edu.co/old/fcf/fcfse27.html