Conceptos básicos (I)aladinofg.com/files/Download/capitulo_01.pdfcombinación de teclas asociadas a la derecha de algunas de las opciones, Excel te está indicando que dispones de

CONCEPTOS BÁSICOS (I) CAPÍTULO 1

Conceptos básicos (I)1

ACTIVIDADES

1. Moverse por la hoja. 2. Seleccionar una celda con el

teclado. 3. Borrar caracteres. 4. Seleccionar una celda con el

ratón. 5. Practicando el autorelleno. 6. Creando series de relleno. 7. Seleccionar rangos de celdas. 8. Borrar contenido de celdas y

rangos. 9. Nuestra primera fórmula. 10. Copiar en celdas adyacentes. 11. Las fuentes y sus atributos. 12. Color de celda y de texto. 13. Otros atributos. 14. Modos de vista del documento. 15. Poner bordes. 16. Selección no adyacente.

¿Eres de esas personas que nunca han visto antes una hoja de cálculo, o ya te has asomado a una y no dejas de preguntarte dónde está el atractivo de un programa que aparece como una enorme tabla llena de celdas con datos y gráficos? ¿Qué tendrá esta herramienta para que sea tan utilizada en el ámbito

empresarial, educativo, de investigación,… y hasta en el doméstico?

Para comprender la utilidad de la hoja de cálculo, vamos a rememorar sus orígenes. Dan Bricklin realizaba el postgrado en Gestión Empresarial en la Universidad de Harvard,

cuando en una clase un profesor estaba realizando una tabla de cálculos en un tablero: rellenaba las casillas con un sinfín de datos numéricos interrelacionados entre sí, de manera que los resultados que iba obteniendo y anotando eran dependientes de las cantidades o resultados anteriores (estaba manejando una hoja de cálculo).

Pero el buen hombre, llegado a un punto del cálculo donde no le parecía acertado el parcial que estaba acumulando, se dio cuenta de que había cometido un error al principio y no tuvo más remedio que borrar y reescribir una gran cantidad de pasos para volver a recalcularlo todo de forma muy tediosa.

Éste fue el detonante que llevó a Bricklin a pensar en desarrollar un programa informático que lo hiciera por sí mismo, de tal manera que cambiando el valor equivocado, todos los demás cálculos posteriores se actualizasen de manera automática.

HOJA DE CÁLCULO EN LA ENSEÑANZA -11-


Así fue como, en 1979 y junto al ingeniero Bob Frankston, presentaron Visicalc, la primera aplicación de hoja de

cálculo creada para ordenadores. Se basaba en una tabla compuesta de celdas (intersección entre líneas y columnas), perfectamente referenciadas, que contenían las cantidades y las fórmulas que las manejaban.

De este modo, si se incluía una fórmula en una celda cuyo resultado dependiese de los datos introducidos en otras, cualquier modificación del contenido de estas celdas supondría el recálculo automático de toda la tabla y la actualización de los resultados de las fórmulas. Así de fácil.

¿Y se han quedado en esto las hojas de cálculo? Qué va, no sólo manejan datos numéricos, sino también alfanuméricos, realizan operaciones con complejas funciones matemáticas, trigonométricas, estadísticas, financieras, etc., realizan gráficas, manejan bases de datos, listados,

imágenes, imprimen informes, crean formularios interactivos,… y un sinfín de funcionalidades más que dependerán del programa elegido.

Y tienes varios programas de hoja de cálculo donde elegir: Calc, Gnumeric, Kspread, Microsoft Excel,… entre otros. En cualquier caso, su manejo y funcionamiento no es complicado, si bien, en cada caso, es necesario familiarizarse con su entorno de trabajo y conocer las distintas herramientas que ponen a nuestra disposición; sólo así lograremos que nuestro trabajo resulte más rápido, cómodo y eficaz.

Con estas premisas, este curso no presupone ninguna experiencia previa en el trabajo con hojas de cálculo y te guiará, paso a paso, a través de ejemplos prácticos, desde las funciones más básicas hasta la creación de hojas de cálculo con cierto nivel de sofisticación. Y todo ello sin necesidad de que tengas conocimientos avanzados en operaciones numéricas, ya que existen muchas funciones predefinidas y sólo tendrás que dejarte ayudar por los asistentes de los propios programas para seleccionar y utilizar aquellas que te interesen.



Eso sí, como no podemos utilizar todos los programas del mercado, vamos a trabajar con la aplicación Excel 2003, incluida en la suite ofimática Microsoft Office 2003, y no por capricho, sino porque sus prestaciones, funcionalidad, versatilidad y filosofía de trabajo la han convertido en el estándar de este tipo de programas. Precisamente por eso, todo lo que aprendas aquí te será de utilidad en cualquier otra aplicación similar que utilices.

Además, si ya conoces otros programas de esta suite (Word, Access,…) te resultará familiar trabajar con Excel, puesto que muchos de sus elementos (menús, iconos, comandos,…) funcionan de manera similar en todos los programas de Office.

1.1 La pantalla principal

Lo primero que haremos será arrancar el programa, así que haz doble clic sobre el icono , en el Escritorio de Windows, o desde el botón localiza el grupo de programas y dentro de él, haz clic sobre

.

Observa en la pantalla tu primera hoja de cálculo, por ahora llena de celdas en blanco, claro está:



¿Impresionante? ¿Demasiadas opciones y botones? Pues a pesar de todo, incluso de su extraordinaria potencia, Excel es un programa muy fácil de usar, así que vamos a ponerle nombre a las partes principales de la ventana del programa y comentar cuál es su función, para que te vayas familiarizando con la terminología que se utiliza en las hojas de cálculo.

No vamos a descubrirte grandes cosas, pues si ya eres usuario de otros programas de Office, muchas de estas observaciones y formas de funcionar te serán de sobra conocidas, así que no pierdas mucho tiempo con ellas si ya las sabes usar. No obstante, pensamos que un repaso de algunas de ellas nunca vendrá mal para afianzar conocimientos.

En la parte superior de la ventana del programa está la llamada barra de título, que es donde aparecerá el nombre del programa y del archivo de Excel que tienes abierto:

La barra de título

Ya sabes que el concepto de archivo se refiere al nombre por el cual el sistema operativo reconoce un trabajo guardado en Excel. Los archivos de Excel casi siempre tienen la extensión xls (hay excepciones, y alguna la veremos más adelante), lo que quiere decir que, cuando se guarde en cualquier dispositivo de almacenamiento (disco, DVD,…), siempre tiene que ir seguido por .xls, (gestión.xls, ventas.xls,…) pues sino Windows no lo reconocerá como archivo de Excel.

Cuando creas el primer documento en blanco, Excel le da por defecto el nombre de archivo y así te lo hace saber en la propia barra: . Si continuas creando nuevos documentos en blanco, Excel los nombrará , , … y así sucesivamente. Estos nombres son provisionales y podrás cambiarlos a la hora de guardar cada archivo. ¡Ah!, y no es nada extraño tener varios archivos abiertos a la vez, ya lo verás.

¿Por qué ese nombre? Pues porque cada uno de los archivos que se utilizan en este tipo de programas se denomina libro de trabajo. No es que los diseñadores hayan tenido una explosión de creatividad, sólo pensaron que si un libro de lectura está formado por hojas, un libro de trabajo también, pero en este caso por hojas de cálculo.



De manera predeterminada, cada vez que inicies Excel o crees un archivo nuevo, se creará un libro de trabajo con tres hojas de cálculo, llamadas por defecto Hoja1, Hoja2 y Hoja3 (otro derroche de imaginación). Para acceder a cada una de ellas es necesario seleccionar con un clic la pestaña correspondiente situada en el margen inferior izquierdo de la pantalla.

Más adelante volveremos sobre esta característica, ahora sólo te la adelantamos para que comprendas la diferencia entre libro de trabajo y hoja de cálculo; la esencia de este tipo de programas.

En la barra de título te encontrarás también con los botones de control, propios del entorno Windows, y que sirven para modificar la ventana del programa. Así, en el extremo derecho están los botones: minimizar, restaurar, cerrar (si la ventana del programa no ocupa toda la pantalla), o minimizar, maximizar y cerrar (para cuando sí ocupe toda la pantalla).

Como ya sabes, el botón es el encargado de cerrar el programa, repetimos: ¡el programa!, porque seguro que te has fijado en que, justo debajo, hay también unos pequeños botones parecidos, y que hacen funciones similares, pero esta vez sobre el libro de trabajo, repetimos: sobre el ¡libro de trabajo! O sea, que si haces clic en el botón inferior , cerrarás el libro de trabajo que tengas abierto, pero no cerrarás Excel. Sin embargo, si usas el botón superior cerrarás la ventana de Excel (cierras el programa) y en consecuencia también se cerrarán el/los libro/s sobre el/los que estés trabajando.

A la izquierda de la barra de título se halla el icono de Excel 2003 . Parece un elemento decorativo, pero si haces clic sobre él, aparecerá el llamado menú de control, que te permitirá hacer lo mismo que los botones anteriores (quizás por eso pasa desapercibido y apenas se usa).

La barra del menú principal es la línea que está inmediatamente debajo de la barra de título: La barra

del menú principal



Aquí están, agrupadas de manera organizada, todas las órdenes (comandos) que puedes darle a Excel para que lleve a cabo su trabajo.

Compruébalo haciendo clic, por ejemplo, sobre el menú Archivo. Podrás ver, entre otros, el comando Nuevo…, Abrir…, Cerrar, Guardar…, etcétera.

Estos menús son un poco tímidos, ya que al hacer clic sobre ellos no se muestran en su totalidad, pero cuando cogen confianza… (Haz clic sobre el menú Datos, espera unos segundos con el menú desplegado y verás).

Si al final de un menú desplegado ves el símbolo , Excel te está indicando que aún dispone de más opciones, pero salvo que hagas clic sobre , o doble clic sobre el nombre del menú, o esperes unos segundos,

no te las enseñará para no abrumarte con aquellas que no uses de manera frecuente. Como el resto de programas de Office, Excel aprenderá de tus hábitos de trabajo y tomará nota de cómo haces las cosas.

Si alguna opción presenta una punta de flecha , te indica que dispone de un submenú, y si termina en puntos suspensivos, que abrirá un cuadro de diálogo para preguntarte algún dato que precisa para llevar a cabo la acción seleccionada.

¡Ah!, y no olvides que, como en cualquier otro programa, también puedes desplegarlos usando la hotkey, ya sabes, esa letra subrayada que aparece en cada opción del menú. Si pulsas la tecla

junto con una hotkey, será como si hicieras clic sobre la opción del menú relacionada.

Los menús aún esconden algunas utilidades que merecen que mencionemos. Por ejemplo, si ves algunas opciones con el color atenuado, es que no están disponibles en este momento.



O, si al desplegar un menú observas una combinación de teclas asociadas a la derecha de algunas de las opciones, Excel te está indicando que dispones de un atajo de teclado para llegar rápidamente a esa opción del menú, así que bastará con que pulses la combinación de teclas indicada para ejecutar de manera inmediata ese comando. Si la opción del menú presenta a su izquierda un icono o botón, Excel te avisa de que es posible acceder a esa opción, pero esta vez con el ratón, desde alguna de las barras de herramientas que veremos a continuación.

Pensadas para ahorrarnos tiempo en la ejecución de los comandos de Excel, las barras de herramientas no son sino colecciones de iconos o botones asociados a las distintas opciones de los menús, así bastará con hacer un clic sobre cualquiera de ellos para ejecutar, de manera inmediata, la acción que representan.

Las barras de herramientas

Si no se ha modificado nada, Excel nos mostrará por defecto, bajo la barra del menú principal, la barra de herramientas Estándar, con una colección de iconos herramienta que, a juicio de los creadores del programa, son los de uso más común (y no se equivocan mucho):

Si quieres saber cuál es la misión de cada icono, no tienes más que dejar el puntero del ratón encima de cualquiera de ellos, sin hacer clic, y se abrirá un pequeño cuadro de texto con el nombre del botón.

Usarlos no tiene ningún misterio. Por ejemplo, si haces clic en el icono será como desplegar el menú Archivo y

elegir la opción Guardar, o usar el atajo de teclado + .

Justo debajo te encontrarás otra nueva barra: la barra de herramientas Formato:

Ésta tiene herramientas orientadas a labores de formato del documento, ya sabes: que si poner una negrita por aquí, un color por allá, una justificación,… y otras características exclusivas de las hojas de cálculo. Ya tendrás tiempo de trabajar con ella, no te preocupes.



Si no llegases a ver estas barras, o precisases tener a la vista alguna otra, puedes acudir al menú Ver – Barras de herramientas, y seleccionar las que necesites. Excel las irá incorporando, bien acoplándolas bajo la barra del menú principal, o de manera flotante repartidas por la hoja de cálculo.

Un truquillo: si quieres hacerlo más rápido, haz directamente clic, con el botón

secundario del ratón, sobre cualquier barra de las que ya están abiertas y, en el menú contextual que se despliega, elige la barra que desees activar.

Si quieres moverlas, basta con hacer clic sobre la zona del título de cada una de las flotantes, o sobre el controlador de movimiento situado en el lado izquierdo de las acopladas, esperar a que cambie el cursor del ratón a la forma , arrastrarlas a su destino y soltar.

Si en una barra flotante, haces doble clic sobre la zona de título, la envías directamente a la zona de barras acopladas. No estaría de más que, antes de continuar con nuestro recorrido



turístico sobre el programa, practicases un poco con todas estas opciones.

Sí, ya sabemos que la mayoría de barras y comportamientos que hemos visto hasta ahora te son familiares, pero mira por dónde, ésta nueva barra es exclusiva de la hoja de cálculo: se trata de la barra de fórmulas.

La barra de fórmulas

Situada bajo las barras de herramientas fijas y encabezada con el símbolo , es un espacio en blanco donde podrás escribir las fórmulas (y los números, y el texto,.. en realidad todo) que se vayan a introducir en la hoja de cálculo.

Bueno, la verdad es que al final casi siempre escribiremos estas cosas directamente en las celdas de la hoja, pero este sitio tiene de especial que siempre nos mostrará el contenido de la celda activa (enseguida te hablaremos de ella).

A su izquierda se encuentra otra ventanita de especial importancia, se trata del cuadro de nombres. Aquí siempre nos mostrará el nombre (que no el contenido) de la celda activa.

El cuadro de nombres

La parte más elemental de un documento de una hoja de cálculo es el pequeño cuadro que contiene el dato. Pues bien, en Excel, ese cuadro se llama celda (sí, igual que las celdas de una tabla cualquiera de un procesador de textos, por ejemplo).

La ventana del libro de

trabajo

Y como en cualquier tabla, cada celda es el resultado de la intersección de una fila (secuencia de celdas a lo largo de una línea horizontal) y una columna (secuencia de celdas a lo largo de una línea vertical).



¿Dónde están todos estos elementos? Pues en la ventana del libro de trabajo (o ventana del documento); ese gran espacio cuadriculado, que parece una tabla de datos (de hecho, lo es) donde crearemos todas nuestras hojas de cálculo:

Fíjate en que a las filas se las llama por un número y a las columnas por una letra. Es como si jugásemos a “Hundir la flota”

(¡qué tiempos aquellos!): A1 (¡agua!), D3 (¡tocado!),… Cada vez que asociamos un número y una letra obtenemos la referencia de la celda, un valor que, cuando ésa sea la celda activa, aparecerá en el cuadro de nombres que hemos mencionado anteriormente.

Referenciar las celdas es de vital importancia en una hoja de cálculo, pues nunca podrá usarse un dato que no esté contenido dentro de una celda perfectamente identificada.

Así, por ejemplo, podremos hablar de la celda C45, e incluso de la columna B, o de la fila 4, etc. La primera celda de la esquina superior izquierda, la que tiene la referencia A1, se la conoce como la celda o posición home, por ser la primera de la hoja de cálculo y la que siempre está activa cuando iniciamos el programa.



¿Qué es la celda activa, que tantas veces hemos nombrado? Llamada también celda actual, es la celda donde se introducirá lo que teclees. Tienes dos formas de saber cuál es. La primera ya la conoces: echando un vistazo al cuadro de nombres, a la izquierda de la barra de fórmulas. Seguramente ahora, si aún no has hecho nada con Excel, pone A1. Por tanto, A1 es la dirección o referencia de la celda activa. Por extensión, se dice que A es la columna

activa, y 1 la fila activa. Excel sombreará sus títulos (de fila y de columna) con otro color para diferenciarlas del resto de filas y columnas de la hoja.

La celda activa

La segunda forma de determinar cuál es la celda activa consiste en echar un vistazo a la hoja de cálculo, ya que la celda activa presenta siempre un reborde más grueso que las

demás. A este reborde se le conoce como puntero de celda activa y tiene también alguna otra misión encomendada y que ya veremos más adelante.

No creas que disponer de dos formas de saber cuál es la celda activa es una redundancia, pues es muy útil cuando la celda activa no aparece en pantalla. En ese caso, la única manera de saber cuál es será por medio del cuadro de nombres.

Actividad obligatoria

Moverse por la hoja

¿Te parece raro? Pues haz lo siguiente:

1. Haz clic dentro del cuadro de nombres. El contenido del cuadro quedará seleccionado y una línea vertical parpadeante, llamada punto de inserción, y cuya misión es indicar dónde aparecerá el siguiente carácter que escribas, esperará a que teclees algo.

2. Ahora escribe P100 y pulsa Enter. La celda activa pasa a ser ahora la celda P100 y Excel coloreará el título de la columna P y de la fila 100 para indicarte que son las activas.

3. Sin hacer clic en ninguna otra parte de la hoja, utiliza los cuadros de las barras de desplazamiento para desplazarte hacia arriba y a la izquierda, hasta que veas la celda A1.



Dejarás de ver la celda activa y en la nueva pantalla no verás ninguna celda con el reborde más grueso, ni la columna o fila activas, por lo que la única referencia que te queda para saber dónde está el punto de inserción será el cuadro de nombres.

¿Qué pasaría si se te ocurre escribir algo ahora mismo? ¿Dónde lo pondrá Excel? Empecemos con algo difícil, por ejemplo:

4. Escribe tu nombre y pulsa Enter.

¡Claro! Lo ha puesto en la celda activa, ¿dónde sino? Acabas de introducir tu primer dato en una hoja de cálculo. ¡Momento histórico! Pero no forcemos, tómate un descanso y pasemos a otras cuestiones que aún tenemos pendientes sobre la pantalla.

La barra de estado

Situada en el límite inferior de la ventana del programa, la barra de estado te dará información acerca de la situación en la que se encuentra Excel en cada momento:

Ahora no parece ofrecer muchos datos, pero lleva enviándonos avisos desde que arrancamos el programa, y nosotros ni caso.

Por ejemplo, esta barra utiliza su lado izquierdo para decirte qué esta tramando Excel: ahora pone Listo, lo que quiere decir que el programa se encuentra esperando tus órdenes, pero tan pronto te pongas a escribir en una celda, dirá Introducir.

Y si haces clic con el ratón en algunas de las herramientas (no en todas), la barra de estado mostrará la descripción de esa herramienta. Prueba, por ejemplo, a hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas Estándar y observa el resultado:

La parte central de la barra se comporta como una calculadora interactiva, muy útil para realizar operaciones rápidas sobre celdas seleccionadas de la hoja de cálculo (en la figura aparece Suma=959, que nos hemos inventado nosotros, así que tú



no verás nada; más adelante te explicaremos cómo explotar esta característica).

Y la parte derecha de la barra de estado, entre otros, te informará de la situación de aquellas teclas que pueden anclarse en dos posiciones (caso de las teclas: , y , por ejemplo). Prueba a pulsarlas para comprobar su efecto.

Ya nos es familiar, pero apenas la hemos usado. Situada encima de la barra de estado, te muestra las pestañas con el nombre de las distintas hojas de cálculo del libro de trabajo que tengamos abierto.

La barra de etiquetas de hoja

Ya sabes que no hay más que hacer clic sobre cualquiera de las pestañas de esta barra para hacer que se muestre la hoja correspondiente, que se convierte a su vez en la hoja activa.

A su izquierda se encuentran los botones de desplazamiento de la etiqueta de hoja, que también pueden ayudarte a desplazarte por las distintas hojas de un libro de trabajo que tenga muchas:

Los dos botoncitos triangulares del medio desplazan el bloque de etiquetas visibles, una hoja cada vez, en la dirección que indican los botones. Los botones de los extremos te permitirán saltar a la primera o a la última de las hojas del libro de trabajo.

Antes de que te des cuenta, ya estarás practicando con todas estas cosas, pero por ahora permítenos refrescarte la memoria acerca de un último elemento de la pantalla principal, que ya usaste en otros programas de Office: el panel de tareas.

El panel de tareas, o más propiamente dicho: los paneles de tareas, son una forma que tiene Excel (al igual que el resto de programas de la suite Office) de organizar las tareas más habituales, de manera que podamos acceder a ellas rápida y cómodamente con el ratón.

El panel de tareas

Se trata de una ventana que puede, o no, aparecer en la parte derecha de la ventana del libro de trabajo y desde donde podrás



abrir archivos, crear libros de trabajo en blanco, acceder a la ayuda del programa, al portapapeles,…y un montón de cosas más.

A pesar de todo, el panel de tareas presenta el inconveniente de ocupar un valioso espacio en la pantalla, y dado que no siempre es útil, podemos ocultarlo o mostrarlo fácilmente desde el menú Ver – Panel de tareas.

Como ya irás descubriendo en el trabajo con Excel, hay también otras formas de ejecutar los comandos, y éste no es una excepción. ¿Para qué vamos a decirte que también puedes usar la combinación de teclas + , o el menú Ver - Barras de herramientas, o hacer clic con el botón derecho sobre cualquier barra de herramientas abierta y activar/desactivar este panel? Y esto sin citar el botón de cierre situado en la parte superior izquierda del panel.

Son varios los paneles de tareas disponibles. Para acceder a ellos basta con que uses la lista desplegable accesible desde el control situado al lado del botón de cierre del panel.

Bien, tienes ya una vista y descripción general de la pantalla de Excel y dado que vas a pasar bastante tiempo trabajando con el programa, es importante que aprendas a moverte correctamente en



este nuevo mundo. Así que no repares en el tiempo necesario para familiarizarte con todos los conceptos y repasa lo expuesto hasta ahora en este capítulo las veces que sean necesarias.

A modo de recordatorio y hasta que te hagas con los nombres de las cosas, ten siempre a mano esta figura:

Ahora ya no hay disculpa para empezar a trabajar duramente. Manos a la obra con tu primera sesión seria de Excel.

1.2 Operaciones con celdas

Para este ejercicio, vamos a suponer que eres propietario/a de dos tiendas de deportes, ubicadas en dos ciudades distintas, de las cuales deseas obtener un informe de las ventas trimestrales del último año, desglosadas por ciudades.

Por ahora vas a olvidarte de que en la celda P100 has escrito tu nombre. No importa, no nos estorba para lo que haremos en esta primera hoja de cálculo formal y, como aún no sabemos eliminar el contenido de las celdas, ya la borraremos más adelante.

Suponemos que aún tienes abierto Excel, con la Hoja1 seleccionada, así que sigue cada uno de los pasos siguientes:



1. Para que no nos estorbe y si aún lo tienes abierto, cierra el panel de tareas. Ya sabes, haz clic sobre su botón de cierre .

2. Pulsa la combinación de teclas + . El puntero de celda activa saltará a la celda A1. Acabas de descubrir una manera de saltar rápidamente a la

posición home de una hoja.

Ahora queremos que escribas en la celda A3 el nombre de la primera ciudad, pero para ello tendrás que hacer previamente que sea A3 la celda activa, es decir, tendrás que seleccionarla.


Seleccionar una celda

con el teclado La selección de una celda puedes hacerla

directamente con las teclas del cursor. Sí, esas que tienen pintadas unas flechas apuntando a los cuatro puntos cardinales. ¿Adivinas el movimiento que causarán sobre el puntero de celda activa? …¡Qué cerebro, tú has nacido para esto! Así es, sirven para mover el puntero, de celda en celda, en el sentido de la flecha y poder seleccionar otra celda de la hoja. Así que:

3. Pulsa la flecha abajo dos veces y A3 será ahora la celda activa. A medida que te desplazas por la hoja, el cuadro de nombres irá mostrando la celda en la que estás en cada momento. Al final deberá indicar A3.

4. Ahora escribe solamente la letra ‘O’ (en mayúsculas y sin las comillas) y comprueba dos cosas:

Que en la barra de fórmulas aparecen la letra ‘O’ que acabas de teclear y, a su izquierda, dos botones nuevos que antes no estaban: y (luego hablaremos de ellos).

Y que, en la izquierda de la barra de estado, se muestra el mensaje Introducir.

La letra ‘O’, alineada a la izquierda, también ha aparecido en la celda activa acompañada del punto de inserción, (no cometas el error habitual de llamarlo cursor de texto, que luego te presentaremos).



Siempre que te aparezca el punto de inserción en algún sitio de la ventana del programa, es señal de que estás en el modo de edición de ese espacio, es decir, que allí podrás escribir algo, borrarlo,… editarlo, en definitiva.

5. Termina de escribir el resto del texto: ‘biedo’. Como ves, se va incorporando en el lugar donde está el punto de inserción, que no ha desaparecido.

Acabas de introducir la palabra ‘Obiedo’ y la sonrisa burlona del cuñado listillo que tienes a tu espalda te hace sospechar que algo has hecho mal. ¿Duele verlo escrito así, verdad? Hay que cambiar esa ‘b’ por una ‘v’ rápidamente.

Tu primer impulso sería, muy probablemente, usar la tecla de flecha izquierda para mover el punto de inserción hasta la letra que quieres cambiar, borrarla y sustituirla. Pero si la barra de estado sigue indicando Introducir, esto no va a funcionar, ya que lo que haría sería validar la entrada y abandonar el modo de edición, desplazando el puntero de celda hacia una celda adyacente, en la dirección de la tecla que uses, salvo que estés en los límites de la hoja, en cuyo caso no hay movimiento del puntero y la celda activa no cambia.


Borrar caracteres

6. Pruébalo para que veas que, en este caso, la acción de moverte con la flecha izquierda no hará más que validar la celda, abandonar el modo de edición, quedarte sin punto de inserción y sin avanzar a otra celda adyacente por estar al límite izquierdo de la hoja.

La solución a este enigma pasa por hacer que aparezca en la barra de estado el mensaje Modificar. ¿Cómo? Pues o bien pulsando la tecla de edición

, o bien haciendo doble clic dentro de la celda.

Ahora sí: el punto de inserción se desplazará por el texto de la celda en el sentido de las flechas y (¿por qué no investigas qué sucede si usas y , o también y ?).



7. Pues eso, usa la tecla de flecha izquierda para poner el punto de inserción a la derecha del carácter erróneo y luego usas la tecla Retroceso para eliminarlo.

Ésta es una de las formas de eliminar un carácter, pero también podrías seleccionarlo previamente con el ratón o el teclado, o poner el punto de inserción a su izquierda, y luego pulsar la tecla Supr .

En resumidas cuentas: aquí es de aplicación todo lo que hayas aprendido sobre la edición de textos con cualquier otro programa de Windows (un procesador de textos, por ejemplo).

8. Ahora escribe la letra ‘v’ para enmendar el error y pulsa Enter.

Fíjate cómo el texto de la celda permanece alineado a la izquierda (así es, por defecto, en las celdas con texto), desaparecen el punto de inserción y los dos botones ( y ) que había en la barra de fórmulas, y la barra de estado avisa de que Excel está Listo. Además, la celda activa pasa a ser la inmediatamente inferior a la anterior: ahora es A4.

Todo esto que has hecho, Excel lo interpreta como que has validado lo escrito, así que lo procesa y lo da por integrado definitivamente en la hoja de cálculo. Por si no te has dado cuenta, Excel hace que el puntero de celda activa sea más grueso cuando está validada, y un poquito menos grueso cuando está en edición.

Continuamos. En A4 vamos a introducir el nombre de la segunda ciudad donde tenemos la otra tienda:

9. Escribe ‘Nueva York’ (pero ahora no pulses Enter aún).

De nuevo otra confusión, no es ‘Nueva York’. ¿Tendrás que pulsar la tecla diez veces para borrar el contenido de la celda? Pues mira por dónde, en este caso no es necesario: pulsa la tecla y aprenderás que si escribes un valor erróneo, antes de validarlo, podrás usar esta tecla para borrar toda la entrada completa. Eso sí, una vez validado, esta tecla ya no tendrá efecto alguno sobre el contenido de la celda.

10. Entonces escribe ‘Gijón’ como segunda población y pulsa la tecla de cursor o la de tabulado (pues aquí hacen lo mismo).



Con esto queremos que compruebes cómo en la misma acción validas y, al contrario que en el paso 6, avanzas el puntero de celda activa una celda a la derecha, hacia B4. Y, por supuesto, también abandonas el modo de edición.

Ahora vamos a poner unos encabezados en algunas de las columnas de nuestra hoja y practicaremos algunas posibilidades más de Excel.

Comenzaremos por escribir, en la celda B2, el texto ‘Trimestre 1’, así que deberemos hacer que B2 sea la celda activa. Ya sabes que con las teclas de movimiento puedes desplazarte fácilmente hasta ella, pero también conviene usar el ratón, ya que suele ser el método más sencillo y rápido para muchas cosas.


Seleccionar una celda

con el ratón Verás, si mueves el puntero del ratón por la pantalla

descubrirás que no adopta la misma forma cuando está en la ventana del libro de trabajo, o sobre una barra de herramientas, o sobre una zona donde se pueda escribir texto (la barra de fórmulas, o una celda en modo de edición, por ejemplo). Es la manera que tiene Excel de decirte cómo se comportará al hacer clic en la zona donde está el puntero.

Ya hemos convivido con varias de sus formas. Por ejemplo, cuando adopta la forma de una flecha que apunta hacia arriba a la izquierda, , es que está sobre una zona activa (un menú, una barra de herramientas, …) y ejecutará algo al hacer clic o doble clic (según la zona).

Si está sobre una zona susceptible de admitir texto (la barra de fórmulas, un cuadro de texto, una celda en modo de edición,…) se transforma en . Acabas de conocer al cursor de texto.

Ya iremos viendo, a medida que se nos vayan presentando, otros tipos de punteros del ratón, pero el que ahora nos interesa es esa forma de cruz muy ancha que adopta cuando se pasea sobre las celdas de la hoja de cálculo. Pues bien:

11. Mueve el puntero del ratón hasta que consigas poner la cruz ancha sobre la celda B2 y haz clic.

¡Exacto! Ahora ésa es la celda activa. Así se selecciona una celda con el ratón.



Cuando tengas que moverte a una celda que esté alejada de la celda actual, puedes usar el ratón, sobre todo si tiene rueda central, ya que te permitirá avanzar rápidamente por la hoja.

12. Escribe el texto ‘Trimestre 1’ y ¡no pulses Enter! De nuevo, observa la barra de fórmulas.

¿Te has fijado que vuelven a aparecer los botones y ? Pues que sepas que el botón se llama Cancelar y te servirá para lo siguiente:

13. Sitúa el cursor del ratón sobre él y haz clic. ¡Alehop! El texto que acabas de escribir ha desaparecido, junto con los dos botones, y es porque este botón produce el mismo efecto que pulsar la tecla .

14. Ahora vuelve a escribir ‘Trimestre 1’, sin pulsar Enter (sentimos hacerte repetir el trabajo, pero es para que aprendas mucho y te hagas una persona de bien).

De nuevo vuelven los botones y a la barra de fórmulas.

15. Haz clic sobre el botón ; se llama Introducir (hazlo ahora sin recelo, te garantizamos que no tendrás que volver a escribir nada).

Esta acción hace desaparecer de nuevo estos botones y abandona el modo de edición, pero esta vez la celda activa no ha variado. Y es que este botón hace como si hubieras pulsado la tecla Enter para validar la celda, pero sin avanzar el puntero de celda.

Ahora introduciremos el resto de títulos de las columnas C, D y E, pero de una forma especial: usaremos el cuadro de llenado.

Comprueba que la celda activa es B2. ¿Ves el cuadradito negro que aparece en la esquina inferior derecha de la celda? Se llama cuadro de llenado.


Descubre el autorelleno

16. Pues bien, con la habilidad necesaria, debes poner el puntero del ratón sobre él, hasta que se transforme en una pequeña cruz de color negro .



17. Ahora haz clic y, sin soltar, arrástralo hacia la derecha hasta que cubra las celdas C2, D2 y E2. A medida que arrastres el puntero irás intuyendo su efecto, pues te lo va enseñando en un pequeño recuadro inferior de color amarillo, y cuando llegues al final suelta el botón del ratón para ver el resultado.

Excel ha hecho uso del autorelleno o autollenado. Esta característica te será de mucha utilidad siempre que tengas que crear una serie secuencial de números, fechas o, como es este caso, texto que comience o termine por un número. En la mayoría de los casos, el autorelleno es lo suficientemente listo para descifrar cómo extender las series cuando arrastras el cuadro de llenado, pero no descartes algún fallo ni te fíes a pies juntillas.

Fíjate en que siempre que utilices esta característica, aparecerá al final de la serie el icono de opciones de autorelleno. Si haces clic sobre él, te mostrará un menú contextual desde donde podrás indicarle cómo realizar su trabajo. Por defecto está activado Rellenar serie, pero si seleccionas Copiar

celdas, reproducirá, tal cual, el contenido de la primera celda en el resto de las seleccionadas. Pruébalo para que te convenzas, pero al final vuelve a dejarlo como estaba.

No creas que esto del autorelleno se acaba aquí. Excel pone a tu disposición la posibilidad de crear, cambiar o eliminar series de relleno personalizadas.


Creando series

de relleno

Una serie de relleno personalizada es un conjunto de datos que se utiliza para rellenar celdas siguiendo una pauta que se repite; por ejemplo, ‘Norte’, ‘Sur’, ‘Este’ y ‘Oeste’. Podrás crear una serie



de relleno a partir de elementos existentes listados en una hoja de cálculo, o bien crear la lista desde cero.

Nada mejor que un buen ejemplo.

18. Sitúate en B7, escribe ‘Enero’ y arrastra su cuadro de llenado hasta la celda B18. Resultado: Excel se sabe los meses del año.

19. Ahora, en C7 escribe ‘Ene’, a secas, e igualmente arrastra su cuadro de llenado hasta C18. ¡Qué listo es Excel!

20. Más difícil: en D7 escribe ‘Lunes’ y arrastra su cuadro de llenado hasta C18.

Aquí descubres que si la serie es más corta que el rango de celdas a rellenar, la empieza de nuevo, tan frescamente.

¿Te gustan las sorpresas? Prueba lo siguiente:

21. En E7 escribe ‘January’ (o sea, Enero, pero en inglés). De nuevo usa el cuadro de llenado hasta E18, ¡et voilà! ¿Sabrá idiomas?

¡Qué va a saber! Lo que pasa es que Excel ya viene con algunas series memorizadas y cuando le das pie, ya sabe cómo seguirlas. Una prueba más:

22. En la celda F7 escribe ‘Norte’ y averigua si sabe seguir la serie de los puntos cardinales arrastrando el cuadro de llenado tres celdas más abajo.

Pues va a ser que no. Y mira que es fácil. ¿Por qué no funciona aquí? Echa un vistazo a la opción de menú Herramientas - Opciones…, en su pestaña .




En el cuadro Listas personalizadas verás las que incorpora Excel por defecto y la de los puntos cardinales no está, pero podrías crearla tú para suplir esta “ignorancia”. Sigue los pasos de la figura:

Una vez creada ya podrás usarla en cualquier hoja de cálculo que tengas abierta. Comprobemos si funciona:

23. Vuelve a la celda F7 y de nuevo arrastra su cuadro de llenado tres celdas más abajo y debería de aparecer la lista de los puntos cardinales.


Y aún hay más. Para que veas que Excel tiene cierta inteligencia:

24. Selecciona la celda G7, escribe en ella el número ‘1’ y valídala con Enter. Avanzarás a G8.

25. En G8 escribe el número ‘3’ y ahora selecciona las dos celdas G7 y G8 a la vez. Esto lo lograrás haciendo clic en la primera y, sin soltar, arrastrar hasta la segunda (el cuadro de nombres te va indicando cuántas filas (F) y columnas (C) van formando el grupo). Una vez allí ya puedes soltar el botón del ratón.


Seleccionar rangos de

celdas

Acabas de seleccionar un rango de celdas, en este caso el rango G7:G8 (así es como se escribe). Como ves, un rango es un conjunto de celdas que se identifica mediante la referencia de la primera celda (la de la esquina superior izquierda) y la última (la de la esquina inferior derecha, si hay varias columnas) separadas por dos puntos.

Toma nota de que un rango seleccionado se comporta como si fuera una única celda, de modo que todo lo que le hagas al rango se aplicará a todas sus celdas por igual. El rango tiene hasta su propio cuadro de llenado.

26. Ahora, arrastra el cuadro de llenado del rango G7:G8 hasta llegar a G18 y luego sueltas el botón ratón.

¿Qué ha sucedido? Pues que Excel ha analizado los valores de las celdas del rango y ha supuesto que lo que pretendes es rellenar las otras celdas de la selección siguiendo esa secuencia: en este caso, una diferencia de 2 entre los valores de cada celda, comenzando por el número 1 (o sea, los números impares).

Pero nada te impide modificar este patrón poniendo otros números y todo funcionaría de igual forma. Eso sí, necesitas colocar valores, al



menos, en dos celdas adyacentes para que Excel tenga clara la secuencia que quieres conseguir.

Y aunque no te lo hemos dicho, damos por sentado que supones que esto del autorelleno funciona tanto en columnas (tal como hemos hecho en los ejemplos anteriores) como en filas. Todo es cuestión de seleccionar el rango en la dirección adecuada, pero sólo una fila o columna de cada vez. Si intentas aplicar un autorelleno, o una serie de relleno, a un rango de más de una fila o columna, Excel no te dejará.

Bueno, es hora de volver a nuestra hoja de cálculo del informe de ventas de nuestras tiendas, así que lo mejor es que eliminemos todos estos restos que hemos estado escribiendo hasta ahora, ya que no tienen ningún sentido en nuestro informe.


Borrar contenido de celdas y rangos Para borrar el contenido de una celda o de un rango, lo

primero que debes hacer es seleccionar las celdas o el rango. Luego, aunque puedes acudir al menú Edición - Borrar - Contenido, lo más sencillo y rápido es pulsar la tecla . Así pues, eliminemos el rango B7:G18 que hemos estado utilizando hasta ahora, de la siguiente manera:

27. Selecciona la primera celda del rango (en este caso B7).

28. Ahora, puedes hacer la selección del rango de dos formas: manteniendo pulsada la tecla Mayúsculas , seleccionas la última celda del rango (en este caso G18); o más rápido: haciendo clic en el interior de B7 (pero nunca desde el cuadro de llenado), arrastrar hasta G18.

El rango seleccionado será claramente visible.



29. Pulsa sobre y el contenido de todas las celdas del rango desaparecerá.

A pesar de haber borrado el contenido del rango, éste continuará seleccionado hasta que hagas clic en cualquier celda de la hoja. No lo prestación

Observa como el rango tiene una celda activa: e caso

B7. Pues bien:

Escribe algo en ella y pulsa

hagas todavía y te enseñaremos otra interesante de Excel para ganar tiempo en tu trabajo.

siempre será la primera superior izquierda, en est

30. + Enter.

o

todo el rango.

Se rellenarán todas las celdas del rango con ese mismvalor:

31. Interesante, pero ahora borra de nuevo

Y si has cometido algún error o quieres volverte atrás, siempre podrás usar el icono Deshace de la barra de herramientas Estándar, o la opción

, o más rápido: usando el atajo de

r Deshacer, del menú

Ediciónteclado + para volver a la situación anterior.

No lo confundas con el icono Rehacer , que está a su lado, pues

s de nuevo.

Deshacer y Rehacer

hace precisamente lo contrario: vuelve a hacer lo que hayas deshecho; no sé, por si te arrepiente



Y ahora que ya sabes cómo hacerlo, ¿qué tal si borras la celda P100 que aún teníamos pendiente?

¿Ya está? Pues continuemos. Fíjate en el siguiente detalle: cuando escribas un número en una celda, los caracteres comenzarán

es

alineadas cada una en su sitio (no obstante, al programa le es indiferente como se presenten visualmente, pues realizará

al

de textos, de ahí que demos un paso más para aprovechar otra importante herramienta de las hojas de cálculo: las fórmu

numérico incluye únicamente números. Un valor de texto incluye

a escribirse alineándose por la izquierda (igual que cuando cribiste texto anteriormente). Pruébalo:

32. Selecciona B3 y escribe ‘1200’. Valida la entrada, bien sea con Enter o con una tecla de cursor, como prefieras.

¿Y ahora has visto como al validar, los números se alinean por la derecha de la celda? Pues bien, este comportamiento es típico de Excel, dado que los números es mejor que adopten esta alineación para facilitar las operaciones de suma y resta que mentalmente te propongas, al tener las unidades, decenas, centenas,…

acertadamente las operaciones como quiera que los números estén ineados).

33. Haz lo mismo con el resto de celdas e introduce las cantidades que ves en la figura:

Hasta ahora, todo lo que llevas hecho es algo bastante sencillo. Incluso podrías haberlo hecho con una tabla en un procesador

las (que veremos con más profundidad en el próximo capítulo).

Y es que Excel puede introducir en una celda dos tipos de datos: constantes y fórmulas.

Una constante es una entrada que puede ser un valor numérico, un valor de texto o un valor de fecha u hora. Un valor

Tipos de datos



cualquier otro carácter y puede incluir una entrada combinada de caracteres alfanuméricos y números, como por ejemplo ‘Calle 17’. La fecha y la hora expresan exactamente eso y, aunque tengan un formato especial, son consideradas por Excel como valores, de ahí que pueda hacer operaciones con ellas; por ejemplo, puede calcular cuántos días han pasado desde que naciste, cuántos días hay entre dos fechas, o en qué día de la semana caerá el 25 de este mes, etcétera. Ya tendremos ocasión de trabajar con este tipo de datos, no te p

¡Qué te parece! Has estado introduciendo constantes en la hoja d

la va a trabajar, y los operadores, que indican qué hay que hacer con esos datos.

trimestre de las tiendas (recogidos en las celdas B3 y B4), debes completar la entrada con la operación:

or, el de la suma: ‘+’, y que podríamos

reocupes.

e cálculo y hasta ahora no te has enterado.

Pero una fórmula, ¿qué es y cómo se introduce? Una fórmula es una operación matemática de la que se obtiene un resultado. En Excel siempre empieza con un signo igual ‘=’ y luego se le añaden los operandos, o sea, los datos con los que la fórmu


Nuestra primera fórmula

Sin entrar en más consideraciones haz lo siguiente:

34. Mueve el puntero a la celda B6 y escribe en ella el signoigual ‘=’. Con esta acción le estás indicando a Excel que quieres colocar el resultado de una fórmula en esa celda.

35. Pues bien, como lo que queremos es conocer los ingresos del primer

‘B3+B4’:

Fíjate como el programa va coloreando el marco de las celdas B3 y B4, con el mismo color con el que va escribiendo su referencia en la fórmula (todo un detalle por parte de Excel). Además, la fórmula aparece también en la barra de fórmulas (que para eso está). Ni qué decir tiene que esta fórmula consta de dos operandos, B3 y B4, y de un operad



haberla esvez de en l

y observa que en la celda ya

r la fórmula, podrías hacerlo directamente en la barra de fórmulas o con un

peraciones que más utilizarás en tu trabajo con hojas de cálculo. De entrada recordarte que copiar no elimina el conten

las celdas del rango destino), o también copiar un rango de celdas en otr

crito también directamente en la barra de fórmulas, en a celda activa.

36. Ahora valida la celda y verás cómo la fórmula muestra su resultado, la barra de fórmulas queda vacía y todo parece haber vuelto a la normalidad.

37. Selecciona de nuevo B6no aparece la fórmula, embargo, en la barra de verla:

sino su resultado. Sin fórmulas sí que podremos

Esta es la manera en la que Excel te avisa de que estás en una celda que contiene una fórmula. Si tuvieras que modifica

doble clic sobre la misma celda en cuestión (desaparecería el resultado y reaparecería de nuevo la fórmula para ser editada).

Ahora vamos a copiar el contenido de esta celda en el resto de totales de los trimestres, pero antes te explicaremos algunas cuestiones formales acerca del proceso de copia y corte de celdas o rangos; una de las o

Copiar o Cortar

contenido de celdas ido de la celda o rango original, mientras que cortar sí, pues

traslada el original.

Hay varias posibilidades cuando se habla de copiar el contenido de una celda: puedes copiar una celda en otra, o copiar una celda en un rango de celdas (la celda fuente se copia en todas

o rango (en este caso, los dos rangos deberán ser del mismo tamaño y estructura, o sea, del mismo número de filas y columnas).

En cualquier caso, copiar o cortar siempre implica dos pasos:



1. Seleccionar la celda o rango a copiar o cortar y pasarlo al portapapeles. La celda o rango quedan remarcados con líneas en movimiento (por si te arrepientes, con anularás la selección).

2. Mover el puntero a la celda o rango destino y pegar allí el contenido del portapapeles, teniendo presente que, al pegar la información, Excel sobrescribirá, sin avis sob las celdas del rango destino.

ar, re

¿Cómo hacerlo? Pues desde la manera más común de todas las aplicaciones Windows: las combinaciones de teclas + para copiar y + para pegar, hasta las siguientes:

En la barra de herramientas Estándar dispones de los botones Cortar , Copiar y Pegar . Al hacer clic sobre Copiar se lleva una copia de la celda o ran previamente seleccionado (manteniendo el contenido del origen

go) al portapapeles

(este comportamiento es similar si utilizas el botón Cortar , sólo que entonces eliminará el origen). Después se selecciona la celda o rango destino y con un clic sobre el botón Pegar , el contenido del portapapeles pasará a la celda o rango destino.

Desde el botón Pegar puedes desplegar una lista de posibilidades orientadas a elegir qué partes del contenido de la celda o rango quieres pasar. La opción Pegado especial… aumenta aún más las posibilidades de este comando. No dejes de echarle un vistazo.

Y una salvedad: si lo que vas a pegar es un rango, no hace

primera, l falta seleccionar la totalidad del destino, sino sólo su celda home, la

a situada en la esquina superior izquierda.

También puedes usar los comandos del menú principal:

Edición - Cortar, para eliminar el contenido original de la celda o rango y enviarlo al portapapeles.

Edición - Copiar, para enviar al portapapeles una copia del contenido de la celda o rango.

Edición - Pegar, para pegar el contenido del portapapeles en la celda o rango previamente seleccionado.

Incluso aquí dispones de una posibilidad de ver el contenido

Desde la barra de herramientas

Desde el menú principal



del portapapeles de Office si usas la opción Portapapeles de Office… (o pulsas + dos veces).

Todavícomandos del msencillo como:

a hay más formas para copiar y pegar: usar los enú contextual de la celda o rango. Verás, es tan

1. Selecciona la celda o rango a copiar y haz clic con el botón secundario del ratón para mostrar el menú contextual.

2. Elije la opción Cortar o Copiar, según desees.

3. Ahora activa la celda que va a recibir la copia y de nuevo muestra su menú contextual con el clic del botón secundario.

más

luego

4. Selecciona Pegar o Pegado especial (si quieres disponer de más opciones) en el menú contextual desplegado.

¿Te parecen suficientes maneras de copiar de copia

rir. datos? Pues las posibilidades espectaculares están aún por descub

Si seleccionas una celda o un rango y mueves el puntero del ratón hasta situarlo

encima de uno cualquiera de sus bordes, el puntero se transformará en una flecha doble .

e momento haces clic celda o del rango y la

Pues bien, si en essobre el borde de la mantienes pulsada la tec , verás que se

transforma en (con una pequeña cruz su

lado) y la barra de estado te indicará que, cuando arrastres la selección, copiarás el contenido en el

destino deseado. Pero si no pulsas , lo que harás será mover el contenido de la celda o rango (es decir, cortarlo y copiarlo a la vez).

En el caso de tener que poner fórmulas, es más cómodo copiarlas que volver a escribirlas de nuevo en la/s celda/s destino. Por esta razón, Excel tiene prevista la copia en celdas adyacentes.

Desde el menú contextual

Usando arrastrar y soltar




Copiar en celdas

adyacentes

38. Coloca el puntero del ratón sobre el cuadro de llenado de B6, haz clic y arrástralo hasta E6. Suelta el botón y comprueba como se copió la fórmula (que no el resultado) en las tres celdas elegidas:

Si te mueves celda a celda por el rango B6:E6, irás comprobando, en la barra de fórmulas, como éstas van adecuando sus operandos a las celdas de las columnas correspondientes (otra gran característica de Excel). En efecto, en B6 pone el resultado de sumar B3 y B4, pero en C6 el resultado se adecua a esta columna, poniendo la suma de C3 y C4, y así sucesivamente.

39. Y por si fuera poco, cambia algunas de las cifras que introdujiste en el rango B3:E4. Comprobarás que las fórmulas están “vivas”, se recalculan automáticamente cada vez que se valida una celda de la hoja.

40. Ya de paso, coloca el Texto: ‘TOTAL:’ en la celda A6.

No está quedando mal nuestra hoja de cálculo, pero este aspecto tan espartano podría mejorarse bastante más. El formato

Cuidando la apariencia Verás, los datos que introduces en cada celda, en principio no

destacan de manera especial, son simples cadenas de caracteres, mayoritariamente números, y que, para mejorar su presentación o facilitar su interpretación, es conveniente aplicarles un formato. De esta forma podremos resaltar los valores más interesantes y ayudar al lector a interpretarlos de forma más rápida y eficiente. Por ejemplo, si representas un balance con las pérdidas en color rojo y las ganancias en color verde, con un solo vistazo tendrás una primera y efectiva impresión de la situación.



Podemos presentar los valores numéricos de muchas maneras, cambiarles los atributos de color, tipo de letra, tamaño, alineación, estilo e incluso ponerle bordes y colores a las celdas de datos que creemos, pero una cosa no cambiará nunca: el formato sólo afectará a la presentación en pantalla, nunca al valor del dato que contiene la celda.


Las fuentes y sus atributos

La manera más rápida de aplicar los distintos tipos de formatos es por medio de la barra de herramientas Formato, y no es un nombre casual, sino que se debe a que todos sus botones y cuadros sirven para modificar varios atributos de las celdas:

Si ya eres usuario de la suite de Microsoft Office, la mayoría de estas herramientas te serán familiares, pues funcionan de igual modo que en cualquier otro programa: puedes modificar el tipo de letra (fuente), su altura, los atributos de negrita, cursiva y subrayado, alinear el contenido de la celda por la derecha, centrado o izquierda, aplicarle color, etcétera. Otros botones, en cambio, son específicos de Excel. Lo mejor será verlos en acción a través de la práctica, así que:

41. Selecciona el rango B2:E2, que se corresponde con los títulos de los trimestres.

42. Desde la barra de herramientas Formato, utiliza los cuadros desplegables Fuente y Tamaño de fuente, para localizar y seleccionar el tipo Verdana de 8 puntos de altura.

43. Aplica al rango el estilo cursiva y negrita con los botones de la barra de herramientas:



44. Con el botón Color de relleno aplica un color de fondo a las celdas del rango seleccionado: elige azul oscuro.

45. Ahora, con el botón Color de fuente , situado a la derecha del anterior, elige el color blanco para el texto de la celda.

Como ves, las celdas pueden tener color propio, distinto del texto. Y es que Excel trata cada celda como una sección individual dentro de la hoja, así que puede tener formatos exclusivos, que también pueden aplicarse a rangos de celdas.


Color de celda y de texto

46. Ya puestos, aplica más colores de fondo: amarillo claro al rango A3:E4 y verde claro al rango A6:E6.

47. Ahora pon en negrita los rangos A3:A4 y A6:E6.

48. Alinea a la derecha el rango A3:A6 con el botón Alinear a la derecha . Observa el resultado.

Vale, de acuerdo; no es la hoja de cálculo de tu vida, pero sólo estamos empezando a conocer el programa y sus posibilidades.

49. Ahora selecciona el rango B3:E6 y usa el botón Estilo millares de la barra de herramientas:


Otros atributos

Quizás aprecies que las celdas del rango aumentan ligeramente su anchura y adoptan un formato de puntos de millar, con dos decimales. Pero también este aspecto es configurable:



50. Haz clic sobre los botones para aumentar o disminuir el número de dígitos que se mostrarán después del separador decimal. Si pones muchos decimales, de nuevo la anchura de las celdas se actualiza para acogerlos.

Cuando modifiques el número de decimales de la celda, recuerda que, para Excel, el aspecto y el valor de un número son cosas muy distintas. Es decir, que aunque parezca que un número se está redondeando, en realidad sólo se redondea su presentación, pues en los cálculos se utilizará el número original que está detrás de esa presentación.

Y ahora te estás preguntando, “… y llegado el momento, ¿cómo saber cuál es el valor del número original?”. Hacemos un paréntesis para explicártelo:

51. Escribe en la celda G2 un valor con un solo dígito en la parte entera y más de quince decimales, por ejemplo ‘0,123456789456456646465’. Valida la celda.

Mientras estás escribiendo los caracteres, parece que todos son admitidos, aunque invadas la celda adyacente de la derecha, pero al validar, los números se acomodan en el ancho de la celda, “desapareciendo” varios de la parte decimal.

52. Ahora escribe en la celda G3 un valor con varios dígitos en la parte entera y también más de quince decimales, por ejemplo ‘123456,1234567890123456’. Valida la celda.

De nuevo todo se trunca, pero ¿han desaparecido realmente los dígitos decimales que no se ven? No, ya que si echas una ojeada a la barra de fórmulas mientras seleccionas cualquiera de estas celdas, comprobarás que allí aparecen ambos

números, aunque con una peculiaridad: Excel no admite más de 15 dígitos significativos en una celda.

53. Ahora selecciona el rango G2:G3 y usa el botón de disminuir decimales, hasta que sólo veas dos dígitos decimales en ambas celdas.



Fíjate de nuevo en la barra de fórmulas: ahí seguirás viendo el número original de cada celda, truncado a sus quince dígitos.

54. Borra el contenido de G2:G3 y continúa.

Ya que lo que estamos indicando en nuestra tabla son cantidades de dinero, no estaría de más:

55. Seleccionar el rango B3:E6 y hacer clic sobre el botón Estilo moneda .

Este botón aplica un formato monetario a la celda o rango de celdas seleccionado.

Muchas veces no es suficiente con los formatos que aparecen en la barra de herramientas Formato, así que si quieres ver el resto de opciones de formato de las que dispone Excel, tanto para números como para texto, debes acudir al cuadro de diálogo Formato de celdas .

Puedes acceder a él de varias formas: desde el menú Formato – Celdas…, desde su atajo de teclado + , o desde el menú contextual que aparece al hacer clic con el botón secundario del ratón sobre cualquier celda o rango seleccionado.

En cualquier caso, cuando lo abras indicará, por defecto, los parámetros de formato que tiene la celda (o

rango) actual. Comentemos algunas de sus funcionalidades:

56. Selecciona el rango B3:E4 y, por el método que prefieras, abre el cuadro de diálogo Formato de celdas .

Como puedes ver, tiene seis pestañas en su parte superior. Cada una de ellas da paso a un grupo de opciones de formato de celdas.

57. Asegúrate de que esté seleccionada la pestaña . Desde aquí podrás indicar cómo se presentarán los valores, los textos y las fechas, en las celdas seleccionadas.



Aquí, el cuadro de diálogo presenta dos partes diferenciadas. La de la izquierda (Categoría:) te permite seleccionar los formatos que quieres aplicar, mientras que la de la derecha te enseña las opciones disponibles para cada tipo de formato seleccionado. Además hay un recuadro (Muestra) que te dará una idea previa de cómo aparecerá el valor en la celda.

Puede que te muestre la categoría Contabilidad, con dos decimales y el símbolo de la moneda (€), pues ese es el formato que le hemos aplicado con el botón anteriormente (sí, ya sabemos que el botón se llama Estilo moneda, pero al ser un derivado del Estilo contabilidad con unas variaciones mínimas, Excel aquí no lo diferencia).

Prueba a hacer clic sobre las distintas categorías, observa su resultado en el recuadro Muestra y no te preocupes, dado que esto no provocará efecto alguno sobre la tabla de datos, en tanto no uses el botón del cuadro de diálogo.

58. Selecciona la pestaña para ver las posibles formas de alineación del contenido dentro de la celda.

Como ya sabes, la alineación te permitirá decidir cómo quieres que aparezca el valor en la celda: centrado horizontal y/o verticalmente, pegado al borde superior o al inferior de la celda, etcétera.

En cualquier caso, recuerda que, por defecto, cuando introduces texto en una celda, Excel lo alinea a la izquierda; los números, sin embargo, lo hacen generalmente a la derecha (es la llamada alineación horizontal General). Pero esto puedes cambiarlo

fácilmente utilizando los botones de alineación horizontal de la barra de herramientas Formato, o desde esta misma pestaña, donde dispones de todas las posibilidades, incluso hasta de modificar la orientación del texto: vertical, horizontal o en diagonal, modificando los grados de Orientación.

Merece la pena que selecciones una celda libre, escribas algo en ella y practiques estas posibilidades, borrándolo cuando termines.

Hay algunas peculiaridades con las que debes tener cuidado. Por ejemplo:



59. Selecciona la celda C1 y escribe en ella el valor ‘12’. Pulsa Enter para validar. La celda activa pasa a ser C2.

60. Activa de nuevo C1 y abre el cuadro Formato de celdas . Activa la pestaña

.

61. En el grupo Alineación del texto elige Horizontal-Rellenar, y pulsa .

La opción Rellenar repite el contenido de la celda hasta llenarla por completo.

62. Ahora, echa una ojeada a la barra de fórmulas.

Cuando esperabas ver el valor que aparece en la celda, lo único que ves es el valor original, no el valor aparente del relleno.

Así pues, no te dejes engañar por lo que ves en las celdas, ya que el valor que realmente utilizará Excel para sus operaciones siempre será lo que aparezca en la barra de fórmulas.

63. Ahora borra el contenido de C1 y activa la pestaña para que veas la totalidad de posibilidades relacionadas con el tipo de fuente, tamaño, estilo y color, junto con otros efectos (Tachado, Superíndice,…).

Además de poder aplicarle color al texto y a la celda, también podrás ponerle bordes.

“… ¿Bordes? Pero si ya se aprecian unas líneas, de color gris claro, que delimitan cada una de las celdas. ¿No son eso los bordes?…”, pensarás para tus adentros.

Pues sí, son los bordes, pero por ahora son de mentirijillas, sólo están ahí para que tengas una referencia del tamaño de las celdas y controles mejor dónde y cómo colocas y alineas los datos que



introduzcas, pero si imprimieras la hoja de cálculo, estas líneas no aparecerían. Para que veas el resultado, haz lo siguiente:

64. Cierra el cuadro de diálogo Formato de celdas y, en la barra de herramientas Estándar, haz clic sobre el icono Vista preliminar : tendrás una idea de cómo saldrá realmente el documento por la impresora, sin esos bordes ficticios:


Modos de vista del documento

65. Pulsa el botón para regresar al modo de vista Normal.

Acabas de descubrir las dos formas que tiene Excel de mostrarte un documento y que te serán muy útiles para comprobar si, antes de imprimir (ya veremos cómo hacerlo), todo está tal y como esperabas.

Para poner bordes a las celdas sólo hay que seleccionar la celda o rango de celdas y acceder a la pestaña del cuadro de diálogo Formato de celdas .


Poner bordes

Una vez aquí seleccionas el adecuado, bien desde los Preestablecidos, con los botones de Borde (incorpora la posibilidad de añadir diagonales a la celda con

y ) o haciendo clic en los bordes y diagonales de la ventanita central de vista previa (marcada como Texto), sobre aquellos que desees que aparezcan o desaparezcan, ya que sirve tanto para ponerlos como para quitarlos.



También aquí puedes definir distintos estilos de línea y colores para cada uno de los lados de la celda o rango seleccionado.

Y si no tienes tantas necesidades de edición de bordes, puedes acudir, una vez seleccionada la celda, a desplegar las opciones del botón Bordes de la barra de herramientas Formato, y seleccionar desde allí el que deseas aplicar de manera rápida y cómoda.

Si tienes la costumbre de trabajar siempre con bordes y te estorban o despistan las líneas de división de las celdas en el modo de vista Normal, puedes desactivarlas desmarcando la opción , en la pestaña del cuadro de diálogo Opciones , accesible desde el menú Herramientas – Opciones…

Practiquemos esto de los bordes.

66. Selecciona el rango A3:E4. Actividad obligatoria

Selección no adyacente

67. Ahora, manteniendo pulsada la tecla , selecciona también el rango A6:E6.



Acabas de realizar una selección de un rango no adyacente (o selección múltiple). Un rango no adyacente consta de dos o más rangos (o celdas) que no están situados de forma contigua.

68. Desde la barra de herramientas Formato, selecciona y despliega las opciones del botón Bordes

.

69. Haz clic sobre el icono Todos los bordes.

70. Abre la Vista preliminar y observa el resultado. Si fuera necesario, usa el botón

para acercar/alejar el documento:

Como ves, los bordes sólo se han aplicado a las celdas de los rangos seleccionados.

Todavía encierra opciones interesantes el cuadro de diálogo Formato de celdas , pues si quieres conocer las posibilidades del color y tramado, puedes acudir a su pestaña

y practicar sobre una celda cualquiera.

Y finalmente desde la pestaña se accede a las posibilidades

de protección y ocultación del contenido de las celdas de la hoja.




Desde aquí podrás evitar que alguien no autorizado escriba en ciertas celdas, por contener, por ejemplo, fórmulas o datos que deben permanecer fijos, o para cuando quieras ocultar una celda o rango cuyo contenido no sea relevante para la información a presentar, pero sí para los cálculos. Ya te explicaremos más adelante como aprovechar esto.

En todo caso, esta pestaña sólo te ofrecerá dos opciones: Bloqueada y Oculta y aunque esté marcada como bloqueada, no le hagas ni caso, no hay nada bloqueado aún, sólo está indicando una predisposición al bloqueo.

Bien. Hasta aquí estás descubriendo y familiarizándote con la forma de comportarse del programa, pero aún hay que seguir investigando las muchas posibilidades que encierra Excel y que te serán necesarias para el trabajo diario.

Antes de abandonar este capítulo, y sin más explicaciones por ahora (en el próximo te lo aclararemos con más detalle), haz clic sobre el icono Guardar , en la barra de herramientas Estándar,

para salvar el trabajo que has realizado.

Limítate a hacer clic sobre el botón , en el cuadro de diálogo Guardar como que se muestra, y Excel salvará tu primera hoja de cálculo en la carpeta con el nombre Libro1.xls.

Hazlo y no preguntes; es por tu bien.

Ahora, mejor cierras el programa y te tomas un descanso. ¿O te atreves a continuar con el próximo capítulo? ¡Tú verás!

Documents

Conceptos básicos (I)aladinofg.com/files/Download/capitulo_01.pdfcombinación de teclas asociadas a la derecha de algunas de las opciones, Excel te está indicando que dispones de