CONCEPTOS TÉCNICO CONTABLES 2007 …shd.gov.co/shd/sites/default/files/documentos/Libro...iv 1 de enero de 2007 Tratamiento contable acciones Paños Vicuña S.A en liquidación 661

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CONCEPTOS

TÉCNICO CONTABLES

2007

ASPECTOS GENERALES

RELACIONADOS

CON LA CONTABILIDAD PÚBLICA

EN EL DISTRITO CAPITAL

TOMO VI

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SAMUEL MORENO ROJAS Alcalde Mayor de Bogotá D.C.

JUAN RICARDO ORTEGA LÓPEZ Secretario Distrital de Hacienda

RICARDO SALAS SILVA Subsecretario Distrital de Hacienda

JORGE CASTAÑEDA MONROY Contador General de Bogotá

IVÁN JAVIER GÓMEZ MANCERA Subdirector de Consolidación, Gestión e Investigación

ARISTIDES GÓMEZ SUÁREZ Subdirector de Gestión Contable de Hacienda

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Irma Consuelo Díaz García Luz Marina Riveros Franco

María Elizabeth Salinas Bustos Ana Judith Quintero Rodríguez

Arnulfo Arévalo González

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INDICE

Tema concepto

No.

Orde

n

Pág.

Registros contables de los rendimientos financieros obtenidos en convenios

interadministrativos

641 1

Presentación balances en procesos licitatorios 642 6

Procedimiento contable para el registro de partidas conciliatorias no identificadas

643 12

Periodo del revisor fiscal para las empresas sociales del estado 644 22

Procedimiento contable para el registro de las diferencias entre el valor facturado y el servicio real prestado

645 28

Valoración de bienes de beneficio y uso público e históricos y culturales 646 34

Información aclaratoria ejecución presupuesto de gastos, no se registra el valor del contrato que se genera sino al momento del pago

647 37

Presentación Estado de Flujos de Efectivo 648 52

Valorización de propiedades, planta y equipo 649 55

Registro contable de las licencias y del software 650 58

Boletín de deudores morosos 651 63

Homologación cuentas de orden y legalización bienes de beneficio y uso público

652 65

Bienes recibidos en dación de pago y procedimiento para su venta 653 71

Aplicación del artículo 19 de la Ley 1066 sobre saneamiento de cuentas por cobrar

654 77

Legalización de partidas conciliatorias de vigencias anteriores 655 86

Apertura de libros oficiales ante el cambio de nombre de la entidad 656 91

Procedimiento contable a seguir para el registro de los procesos de responsabilidades

657 94

Depreciación de propiedades, planta y equipo 658 102

Procedimiento para dar destino final a los bienes de la Clínica Fray Bartolomé de las Casas

659 105

Procedimiento para la homologación de saldos a 31 de diciembre de 2006 al 660 108

iv

1 de enero de 2007

Tratamiento contable acciones Paños Vicuña S.A en liquidación 661 110

Bienes recibidos en dación de pago, procedimiento para decidir el destino final

662 113

Registro contable de operaciones sin disponibilidad presupuestal 663 116

Homologación procedimiento contable convenios IDU – FDL 664 123

Entrega de información contable a la Secretaría del Hábitat y registro contable de reservas presupuestales

665 165

Contribución especial por contratos de obra pública 666 168

Procedimiento contable para la homologación bienes recibidos en comodato, terreno utilizado por el hospital

667 172

Responsabilidad sobre el IVA por concepto de arrendamiento de inmuebles 668 176

Procedimiento contable para el registro de los convenios suscritos con el IDIPRON

669 179

Manejo del IVA por concepto de ingresos generados por la venta de fotocopias

670 183

Registro contable de cuentas por cobrar a entidades en proceso de liquidación

671 187

Registro contable de los reconocimientos por parte de la Secretaría Distrital de Hacienda

672 193

Preparación de las conciliaciones bancarias por el área de Contabilidad 673 200

Legalización contable de las propiedades, planta y equipo recibidos en donación

674 202

Castigo partidas contables que no representan bienes ni derechos reales 675 205

Traslado o traspaso de bienes inmuebles al Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público

676 210

Depuración de saldos contables que carecen de soporte documental 677 218

Tratamiento contable para vehículo recibido en remate 678 223

Procedimiento presupuestal y contable para el manejo de los pasivos exigibles y reservas presupuestales

679 228

Procedimiento contable y administrativo en glosas definitivas sin presunto responsable

680 247

Provisión para cuentas por cobrar por concepto de multas 681 255

Procedimiento contable para el registro de recursos ejecutados por organismos internacionales

682 257

Contribución especial del 5% en los contratos de obra pública 683 261

v

Procedimiento para el manejo contable de las cuentas de gastos de administración y de operación

684 267

Cuentas para el registro contable por compra de vehículo nuevo entregado otro usado en parte de pago

685 270

Registro contable de inmuebles adquiridos para ser demolidos y construir nuevos inmuebles

686 273

Manejo contable de los elementos medicoquirúrgicos que se deterioran durante el proceso de almacenamiento o distribución

687 277

Manejo, realización, avalúo y responsable de los inventarios físicos 688 283

Procedimiento contable para bienes sobrantes y faltantes en la toma física de inventarios

689 288

Traslado y ajustes contables del valor de las cesantías de los funcionarios incorporados a la Secretaría del Hábitat

690 293

Descuentos por concepto de estampillas a los anticipos pactados en contratos

691 300

Causación de transferencias y adiciones presupuestales de rentas e ingresos

692 304

Registro contable de las mejoras adquiridas sobre inmuebles construidos en zonas declaradas como de alto riesgo

693 310

Registro contable del recaudo de cartera y fallos por actuaciones administrativas en el FONDATT

694 314

Documentos para el registro contable de inmuebles y diferencia entre el avalúo catastral y el valor en libros

695 317

Procedimiento contable para el manejo de los convenios celebrados con FONADE

696 322

Procedimiento contable para incorporar al patrimonio inmuebles donados por la Fundación Corona

697 325

Procedimiento para la entrega de propiedades, planta y equipo al IDIPRON 698 328

1

CONCEPTO No. CTCE 641

17 de enero de 2007

RADICADO No. EE 4466

TEMA: Registros contables de los rendimientos financieros obtenidos en

convenios interadministrativos En atención a su consulta del 22 de diciembre de 2006, radicada con el número 2006ER112766, en la cual plantea varios interrogantes sobre el procedimiento de rendimientos financieros generados en convenios interadministrativos damos respuesta así:

CONSULTA .

“La Caja de Vivienda Popular suscribió Convenios Interadministrativos con algunos

Fondos de Desarrollo Local, los aportes recibidos de éstos se consignaron inicialmente

en cuentas corrientes, atendiendo las recomendaciones recibidas por parte de la

Dirección Distrital de Tesorería.

(…)

Teniendo en cuenta que los convenios con los Fondos de Desarrollo Local se están

liquidando, y estos a su vez solicitan la liquidación y giro de los rendimientos

financieros sobre los recursos que no se ejecutaron.

Por lo expuesto anteriormente, respetuosamente solicitamos concepto a su Dirección de

cómo sería el procedimiento para la devolución de estos recursos, teniendo presente

que los rendimientos financieros generados por las Transferencias de Recursos de la

Secretaría de Hacienda se consignan mes a mes en la Dirección Distrital de Tesorería, y

los generados por otros ingresos se incorporan en el presupuesto de la Entidad; además

en nuestro presupuesto de gastos no se contempla ningún rubro para efectuar

devoluciones”

RESPUESTA

En principio debemos tener en cuenta que este Despacho solo tiene competencia legal para prescribir los métodos y procedimientos que permitan el seguimiento, evaluación y control al

2

sistema integrado de información contable y financiera que desarrolle el Distrito Capital1, en tal

sentido, solo podemos entregar las instrucciones pertinentes para la elaboración del Balance General del Distrito con arreglo a las normas contenidas en el “Régimen de Contabilidad Pública” que para tal efecto expide el Contador General de la Nación, a los métodos, técnicas y procedimientos de información, seguimiento, evaluación y control que sean necesarios

2.

Sin embargo, dada la implicación administrativa y contable derivada de los hechos objeto de su consulta, este Despacho emitirá una opinión profesional en el marco de su competencia, no sin antes precisar algunos aspectos legales que deben tenerse en cuenta por cada una de las partes interesadas. En principio debemos recordar que los dineros recibidos por la Caja de la Vivienda Popular (CVP) en desarrollo de los convenios interadministrativos suscritos con las Alcaldías Locales provienen de transferencias que realiza la Secretaría Distrital de Hacienda con destino a los Fondos de Desarrollo Local y que para tales transferencias, ya sean establecimientos públicos, como en el caso de la CVP, o los que reciban los citados Fondos, deben cumplir lo dispuesto en el Decreto 714 de 1996 o Estatuto Orgánico de Presupuesto Distrital en el Artículo 85, el cual establece:

“Artículo 85: De los Rendimientos Financieros. Pertenecen al Distrito Capital los rendimientos obtenidos por el Sistema de Cuenta Única Distrital, así como los de las Entidades Públicas o Privadas con los recursos del Distrito Capital con excepción de los que obtengan las Entidades de previsión social.”

La Dirección Distrital de Presupuesto, autoridad competente sobre aspectos presupuestales en el Distrito Capital, ha ratificado la situación anterior mediante concepto 2006IE9160 del 9 de marzo de 2006. Lo antes expuesto significa que la CVP, en caso de obtener rendimientos financieros por la colocación de dineros recibidos de la Dirección Distrital de Tesorería, incluidos aquellos originados en convenios, deberá consignarlos oportunamente en el tesoro central distrital, tal como lo establece el Artículo 84 del citado Estatuto, el cual indica:

“Artículo 84: Los rendimientos de inversiones financieras obtenidos con recursos del Distrito, si se causan pertenecen a éste y en consecuencia deberán consignarse dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha o de su liquidación, en la Tesorería Distrital. De conformidad con lo dispuesto en el parágrafo segundo del Artículo 12 de la Ley 38 de 1989, exceptúanse los obtenidos con los recursos recibidos por los órganos

1 Acuerdo 17 de 1995, Numeral 8, Artículo 9º.

2 Acuerdo 17 de 1995, Numeral 2, Artículo 9º

3

de previsión y seguridad social, para el pago de prestaciones sociales de carácter económico.”

Así mismo, lo anterior se ratifica en el artículo 12 del decreto 480 de 2005

3, el cual establece:

“Artículo 12.- RENDIMIENTOS Los rendimientos financieros originados con recursos del Distrito por parte de las entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital, a través de cualquier modalidad de contratación, son del Distrito y deben ser consignados en la Dirección Distrital de Tesorería dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de su liquidación, por lo tanto, dichos rendimientos financieros, no se podrán pactar para adquirir compromisos diferentes.

PARÁGRAFO.- Se exceptúan de lo dicho en el inciso anterior, los rendimientos financieros que generen los patrimonios de pensiones, cesantías, el Fondo Cuenta Río Bogotá y el Fondo de Solidaridad y redistribución del Ingreso, los cuales acrecentarán los recursos de los mismos para atender su objeto, y no deberán ser consignados en la Dirección Distrital de Tesorería. Dichos recursos solo se registrarán en la contabilidad financiera del Distrito Capital. Para todos los efectos, con corte a 31 de diciembre de 2006, deberán ser reportadas a la Dirección Distrital de Tesorería para su registro presupuestal, sin situación de fondos.”

De otro lado, el citado concepto de la Dirección Distrital de Presupuesto, precisa que los rendimientos financieros obtenidos con recursos del Presupuesto Distrital no se pueden reinvertir para atender gastos del mismo convenio. No obstante lo anterior, para los convenios firmados en los cuales se pactaron que los rendimientos financieros se reinvierten en el mismo proyecto, debe darse cumplimiento a lo pactado, pero para futuros convenios debe cumplirse con la normativa expuesta. Ahora bien, desde la perspectiva contable, asunto de nuestra competencia, es importante tener

en cuenta que la CVP no puede ordenar registros para incorporar obligaciones por concepto de rendimientos financieros, si estos corresponden a alguna de las siguientes condiciones:

a) Se trata de valores que afecten la situación patrimonial y no representen obligaciones ciertas para la entidad.

3 Por el cual se liquida el Presupuesto Anual de Rentas e Ingresos y de Gastos e Inversiones del Distrito Capital para la Vigencia Fiscal

comprendida entre el 1° de enero y el 31 de diciembre del año 2006 y se dictan otras disposiciones, en cumplimiento del Acuerdo No 198 del 28

de diciembre de 2005, expedido por el Concejo de Bogotá.

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b) Obligaciones que carecen de documento soporte idóneo, a través de los cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes para ordenar su pago.

En este orden de ideas, la CVP debe evaluar cuidadosamente el texto del convenio correspondiente para determinar si, con relación al tema objeto de consulta, se pudieron generar obligaciones ciertas, expresas y que legalmente puedan ser exigidas por las Alcaldías Locales derivados de compromisos concretos sobre el tema en particular. Es decir, el convenio suscrito solo puede convertirse en documento idóneo para obligar a realizar el registro, si la obligación quedó debidamente expresa en el texto del mismo. En el mismo sentido deben actuar las Localidades, pues los registros que pueden realizar respecto de los potenciales derechos por concepto de rendimientos financieros deben ser recíprocos (correspondientes) con los realizados por la CVP, es decir, se trate de de valores que afecten la situación patrimonial y representen derechos ciertas para la Localidad y que se disponga de documento idóneo para ejercer los potenciales derechos ante autoridad competente. Finalmente, es importante aclarar que los recursos que la Caja de Vivienda Popular deba consignar en la Tesorería Distrital, por concepto de rendimientos financieros obtenidos con recursos de transferencias no tienen efecto presupuestal únicamente contable. Si a 31 de diciembre de 2006 la Caja de Vivienda no giró los rendimientos financieros deberá reflejar dicho monto en la Situación Fiscal o Excedente como un menor valor del total de Fondos en Tesorería.

CONCLUSIONES

a. Los dineros recibidos por la Caja de la Vivienda Popular (CVP) en desarrollo de los

convenios interadministrativos suscritos con las Alcaldías Locales provienen de transferencias que realiza la Secretaría Distrital de Hacienda con destino a los Fondos de Desarrollo Local.

b. Los recursos que recibió la CVP en desarrollo de tales convenios provienen de

transferencias realizadas por el nivel central Distrital a los FDL, y tales transferencias, al igual que las demás, ya sean a favor de los establecimientos públicos, como en el caso de la CVP, o los que reciban los citados Fondos, deben cumplir lo dispuesto en el Decreto 714 de 1996 o Estatuto Orgánico de Presupuesto Distrital en el Artículo 85.

c. Según la Dirección Distrital de Presupuesto, autoridad máxima en materia presupuestal para el Distrito Capital, los rendimientos financieros obtenidos con recursos del

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Presupuesto Distrital, en los que se deben incluir los recursos recibidos por la Localidades, no se pueden reinvertir para atender gastos del mismo convenio.

d. Los rendimientos financieros generados con recursos de la Administración Central

deben ser consignados por la Caja de Vivienda Popular en la Tesorería Distrital a más tardar el tercer día hábil siguiente a su liquidación.

e. La operación de giro a la Tesorería Distrital por concepto de rendimientos financieros no

tiene efecto presupuestal, pero si contable.

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15 de enero de 2007

RADICADO No. IE 1463

TEMA: Presentación balances en procesos licitatorios Atendiendo su solicitud radicada con el Nº 2006 IE41243 del 21 de noviembre de 2006, damos respuesta con base en los siguientes términos y consideraciones:

CONSULTA: “Con relación al tema planteado consideramos necesario que esa Dirección se pronuncie sobre el particular con el fin de someter el tema a la Junta de Contratación con el fin de definir una política al respecto. Sería importante que en su concepto se analice desde el punto de vista técnico los aspectos favorables o desfavorables, si existen, tanto de la forma en que se viene incluyendo la exigencia como de la forma en que la Veeduría ordena que se modifique.”

RESPUESTA: Para el efecto es importante precisar algunos aspectos relacionados con el entorno conceptual y normativo dentro del cual basamos nuestra opinión sobre el tema. En principio debemos recordar que la regulación contable pública colombiana aplicable al sector privado, establecida mediante Decreto 2649 de 1993, con relación al periodo contable determina con relación al periodo para el cual se debe preparar información contable definitiva lo siguiente: “Artículo 9º PERIODO CONTABLE. El ente económico debe preparar y difundir periódicamente estados financieros, durante su existencia. Los cortes respectivos deben definirse previamente, de acuerdo con las normas legales y en consideración al ciclo de las operaciones. Por lo menos una vez al año, con corte al 31 de diciembre, el ente económico debe emitir estados financieros de propósito general.”

4Subrayado fuera de texto.

Lo anterior significa que para medir la gestión realizada por el ente económico oficialmente se ha previsto un plazo máximo de un año y, salvo circunstancias especiales, la fecha de corte definitivo debe ser, excepto por disposiciones legales diferentes, el 31 de diciembre de la

4 En Colombia tanto para propósitos internos de planeación y control, así como para cumplir con los organismos de vigilancia y control, además

del período anual se tienen períodos inferiores, que pueden ser mensuales trimestrales o semestrales. Régimen Contable Colombiano 0518

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vigencia fiscal respectiva. La exigencia de información contable de periodos intermedios podría excluir a potenciales proponentes que por sus características comerciales y naturaleza jurídica solo preparan estados contables oficiales en dicha fecha.

Igualmente el Decreto 2649 de 1993, en el artículo 26 determina lo siguiente: “Estados

financieros de períodos intermedios. Son estados financieros de períodos intermedios los estados financieros básicos que se preparan durante el transcurso de un período, para satisfacer, entre otras, necesidades de los administradores del ente económico o de las autoridades que ejercen inspección, vigilancia o control. Deben ser confiables y oportunos.

Al preparar estados financieros de períodos intermedios, aunque en aras de la oportunidad

se apliquen métodos alternos, se deben observar los mismos principios que se utilizan para elaborar estados financieros al cierre del ejercicio. (Subrayado y negrilla fuera de texto) Ello significa que independientemente de la fecha de corte, la normatividad contable colombiana exige que los estados financieros de períodos intermedios sean elaborados y presentados de manera confiable y oportuna; sin embargo, aunque para su preparación se observen los mismos principios utilizados para elaborar estados financieros definitivos, es bien sabido que cuando se trata de disponer de información de carácter especial se aplican métodos alternos para reconocer y revelar ciertos eventos, que difieren de los utilizados cuando se trata de información contable definitiva. La expresión contenida en el inciso segundo del artículo antes citado “aunque en aras de la oportunidad se apliquen métodos alternos” no debe interpretarse como la posibilidad de que para su elaboración se utilicen principios distintos a los de general aceptación. Cuando se trata de información con corte al 31 de diciembre o último día del periodo contable correspondiente, se deben realizar una serie de ajustes con base en estimaciones, cuyo dato debe obtenerse mediante la aplicación de metodologías específicas de reconocido valor técnico, las cuales algunas veces resultan costosas y dispendiosas, razón por la que tratándose de periodos intermedios esos ajustes se realizan de manera más simple y menos elaborada, lo que puede afectar notoriamente la determinación de indicadores. Tal situación la prevé la legislación colombiana, pues el artículo 20 del Decreto 2649, precisa las principales clases de estados financieros que se pueden elaborar y divulgar, teniendo en cuenta las características de los usuarios a quienes van dirigidos o los objetivos específicos que los originan, dividiéndolos en estados de propósito general y de propósito especial. Los primeros son aquellos “que se preparan al cierre de un período para ser conocidos por usuarios indeterminados, con el ánimo principal de satisfacer el interés común del público en evaluar la capacidad de un ente económico...”, mientras que los segundos “se preparan para satisfacer necesidades específicas de ciertos usuarios de la información contable. Se caracterizan por tener una circulación o uso limitado y por suministrar un mayor detalle de algunas partidas u operaciones”

5.

5 Concepto CCTCP 077 de febrero 13 de 1997

8

De otro lado, no sobra recordar que la regulación tributaria, a partir del entendido que la información contenida en los Estados Financieros se convierte en una de las fuentes más importantes para realizar procesos de verificación, confrontación, comprobación y conciliación de las declaraciones tributarias, en el Estatuto Tributario se ha establecido la importancia de analizar y realizar el estudio financiero sobre la información con corte a 31 de diciembre de cada vigencia fiscal.

E.T. Art. 620.- Obligación de fundamentarse en la declaración de renta.- el inciso segundo del citado artículo, expresa: “Para medir la capacidad económica de los contratistas, las entidades públicas tendrán en cuenta entre otros factores, los informes que aparezcan en las declaraciones de renta y complementarios correspondiente al último periodo gravable, cuando dichos contratistas fueren sujetos del impuesto”

Decreto reglamentario 187 de 1975. Periodo Fiscal del Impuesto sobre la Renta y Complementarios, Art. 1º Numeral 2 “(…) Se tendrán como equivalentes las expresiones, año o periodo gravable, ejercicio gravable y año, periodo ejercicio impositivo o fiscal”

E.T. Art. 624.- Información de las cámaras de comercio.- “A partir del año 1989, las cámaras de comercio deberán informar anualmente, dentro de los plazos que indique el

gobierno, la razón social de cada una de las sociedades cuya creación o liquidación se haya registrado durante el año inmediatamente anterior en la respectiva cámara, con indicación de la identificación de los socios o accionistas, así como del capital aportado por cada uno de ellos cuando se trate recreación de sociedades”

E. T. Art. 631-1 – Obligación de informar los estados financieros consolidados por

parte de los grupos empresariales.- “ Para efectos de control tributario, a más tardar el treinta (30) de junio de cada año, los grupos económicos y/o empresariales, registrados en el registro mercantil de las cámaras de comercio, deberán remitir en medios magnéticos, a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales sus estados financieros consolidados, junto con sus respectivos anexos, en forma prevista en los artículos 26 a 44 de la Ley 222 de 1995, y demás normas pertinentes”

Por su parte, la Comisión de Normas Internacionales de Contabilidad (IASC) en su pronunciamiento sobre la preparación y presentación de estados financieros, se refirió a las cualidades de la información contable, precisando que “para ser confiable, la información debe representar fielmente las transacciones y demás sucesos que pretende representar, o que se puede esperar razonablemente que represente... Si la información sirve para representar fielmente las transacciones y demás sucesos que se pretenden reflejar, es necesario que éstos se contabilicen y presenten de acuerdo con su substancia y realidad económica”. Igualmente anota que “Para ser fiable, la información contenida en los estados financieros debe ser

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neutral, es decir, libre de sesgo. Los estados financieros no son neutrales si, por la manera de captar o presentar la información, influyen en la toma de una decisión o en la formación de un juicio, a fin de conseguir un resultado o desenlace predeterminado”. En este sentido, la información contenida en estados financieros de periodos intermedios, la cual se caracteriza por ser elaborada para satisfacer entre otras, necesidades de los administradores o de ciertas autoridades de control, generalmente incorpora estimaciones cuyos resultados tienen alta probabilidad de dispersión de éstas con relación a cifras y operaciones reales, generando variaciones considerables. Tal situación, por lo general, se corrige al cierre del período contable reflejando de manera más razonable la realidad de los hechos económicos. Un aspecto de trascendental importancia que diferencia la confiabilidad de las cifras que se obtienen con corte a 31 de diciembre y las de periodos intermedios, la determina la obligatoriedad de publicar y registrar ante ciertas autoridades la información de fin de periodo, situación que no ocurre con los datos de periodos intermedios. Recordemos que el artículo 9º del Decreto 2649 de 1993, en concordancia con el artículo 445 del Código de Comercio,

dispone lo siguiente: “El ente económico debe presentar y difundir periódicamente

estados financieros, durante su existencia”. “Los cortes respectivos deben definirse

previamente de acuerdo con las normas legales y en consideración al ciclo de las

operaciones”. “Por los menos una vez al año con corte 31 de Diciembre, el ente

económico debe emitir estados financieros de propósito general”.

En este sentido, si los proponentes por sus características jurídicas no tienen la obligatoriedad de presentar estados financieros intermedios ante las autoridades de control y vigilancia, podrían encontrarse en desventaja frente a otros terceros que si acostumbran a revelar datos en fechas diferentes a las del cierre de periodo. Es importante tener en cuenta que, de conformidad con la regulación vigente, los estados financieros de periodos intermedios, por ejemplo, no son idóneos para la distribución de utilidades

6; lo anterior, debido a que legalmente

se acepta que éstos presentan importantes restricciones que limitan las conclusiones sobre distintos aspectos contenidos en dicha la información contable. Tales restricciones dependen de la política interna de cada empresa o de la regulación exigida por el organismo oficial encargado de la vigilancia y control de cada empresa. Entre las restricciones o limitaciones más comunes que presentan los estados financieros de periodos intermedios, tenemos las siguientes: 1. La capacidad de pago, el margen de maniobra o capital neto de trabajo, el volumen de ventas, los costos y gastos en un periodo intermedio dependen del ciclo de operaciones de la empresa y la estacionalidad de las mismas. 6 Ley 222 de 1995, Artículo 34, Inciso 3º.

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2. La empresa puede reflejar el comportamiento de determinado tipo de gastos fijos de manera uniforme a lo largo de un periodo, sin que ello tenga relación directa con el ciclo de operaciones de producción y ventas o prestación de servicios, que pueden tener un ciclo diferente dependiendo de la época del año en que se ejecutan. 3. Los estados contables con corte a una fecha diferente al 31 de diciembre de la vigencia fiscal es información financiera que, aunque se ajuste a los principios y normas reglamentarias, puede ser susceptible de elaborarse sin la rigurosidad con la cual se revelan cifras definitivas en un corte fiscal y no contener la totalidad de la información, por ejemplo en las notas a los estados financieros. 4. El dictamen de los auditores fiscales sobre información correspondiente a periodos intermedios, así sean certificados, será limitada y, por lo general, se hace énfasis solo en aspectos que según su criterio subjetivo considera importantes. 5. Si se trata de empresas multinacionales que para su proceso contable aplican estándares internacionales de contabilidad por disposiciones de su casa matriz, es probable que la información financiera de periodos intermedios sea preparada y revelada de forma agregada, la cual no cumple con todos los requisitos exigidos en la preparación de información contable definitiva

7.

6. En el entendido que los Estados financieros de períodos intermedios están catalogados dentro de la clasificación de estados financieros con propósito especial, aunque técnicamente sean validas las metodologías empleadas para el reconocimiento de los hechos económicos que caracterizan a cada entidad, su finalidad es la de presentar una situación que en determinado momento influya en las decisiones de los administradores y en general de los usuarios de la información, situación que para el caso del proceso licitatorio no procedería por cuanto la administración en ningún momento pretende analizar una información especial sino que por lo contrario, se basa en la información de carácter general que los estados financieros a 31 de diciembre presentaría a cualquier usuario desapercibido que no persigue ningún fin específico con dicha información.

Lo anterior significa que los estados contables con corte a 31 de diciembre de cada año debe dar mayor grado de seguridad para quienes adelantan la gestión de análisis y conformación de indicadores financieros, pues por lo general se trata de información contable que ha sido aprobada por los máximos organismos de dirección de los entes privados, lo que significa que se trata de datos definitivos e irrefutables que deben caracterizarse por su confiabilidad, pertinencia y comprensibilidad, conformados obligatoriamente de forma fidedigna, neutral, objetiva y de fácil verificación para los interesados en la confirmación de los mismos.

7 IASB, Internacional Accounting Standar No 08.

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Es por todo lo expuesto, que la Dirección Distrital de Contabilidad ha recomendado que para efectos de la evaluación financiera de los procesos contractuales realizados por la Secretaría de Hacienda se solicite a los interesados los estados contables definitivos, es decir, con fecha de corte a 31 de diciembre último. Esta determinación ha generado seguridad y confianza en los resultados de las evaluaciones, razón por la que reiteramos nuestra recomendación en el sentido que consideramos pertinente continuar aplicando las políticas y procedimientos establecidos actualmente para efectos de realizar los análisis y evaluaciones de tipo financiero a las propuestas recibidas a raíz de procesos licitatorios ejecutados por esta Secretaría.

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31 de enero de 2007


TEMA: Procedimiento contable para el registro de partidas conciliatorias no

identificadas En atención a su consulta del 20 de diciembre de 2006, radicado bajo el número 2006ER111298, en la cual solicita un procedimiento contable y de tesorería sobre partidas conciliatorias precisamos:

CONSULTA

“Solicitamos su colaboración en el sentido de informar o facilitar un procedimiento

contable y de tesorería que sirva de soporte para el registro de partidas conciliatorias en

la contabilidad del Fondo Financiero Distrital de Salud.”

RESPUESTA En relación al contenido de nuestro concepto, es importante dejar constancia que la Dirección Distrital de Contabilidad tiene únicamente capacidad legal para pronunciarse con relación a procedimientos administrativos y técnicos referidos al proceso contable. En principio, es imprescindible tener en cuenta los fundamentos previstos por el Contador General de la Nación para garantizar razonabilidad de la información contable, establecidos en el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, formalizado mediante Resolución 119 de 2006, mediante la cual se orienta a los responsables de la información financiera, económica y social en las entidades públicas para que adelanten las gestiones administrativas necesarias que conduzcan a garantizar la sostenibilidad y permanencia de un sistema contable que produzca información razonable y oportuna, de conformidad con lo señalado en el Régimen Contable Público vigente. Lo anterior significa, que las entidades públicas, incluidas las del nivel territorial, deben tener en cuenta las diferentes circunstancias por las cuales aparecen registradas partidas con alguna problemática que impida demostrar su origen o procedencia, con el propósito de implementar los controles necesarios que garanticen su confiabilidad permanente. Por tanto, todo dato reportado en los estados contables debe ser susceptible de comprobaciones y conciliaciones exhaustivas o aleatorias, internas o externas, que acrediten y confirmen su procedencia y

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magnitud, observando siempre la aplicación estricta de las normas existentes para el registro de los hechos o actividades públicas. En todos los casos, los hechos financieros, económicos y sociales que realice la entidad contable pública deben tener su respectivo documento soporte idóneo para que puedan ser registrados contablemente y revelados en los estados contables e informes complementarios. De tal manera que se deben reconocer y vincular al proceso contable los bienes, derechos y obligaciones que estén debidamente soportados pero que por cualquier razón no hubieran sido objeto de registro. De otro lado, la entidad debe adelantar todas las acciones administrativas que sean necesarias para evitar el registro de información afectada por alguna de las siguientes situaciones: a) Valores que afecten la situación patrimonial y no representen derechos, bienes u

obligaciones ciertos para la entidad. b) Derechos u obligaciones que, no obstante su existencia, no es posible realizarlos

mediante la jurisdicción coactiva. c) Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago, por

cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción, según sea el caso. d) Derechos u obligaciones que carecen de documentos soporte idóneos, a través de los

cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su cobro o pago. e) Valores respecto de los cuales no haya sido legalmente posible su imputación a alguna

persona por la pérdida de los bienes o derechos que representan. f) Los inmuebles que carecen de título de propiedad idóneo y respecto de los cuales sea

necesario llevar a cabo el proceso de titulación correspondiente. En este orden de ideas, debemos evaluar cada uno de los distintos eventos o supuestos objeto de su consulta, los cuales afectan la normalidad del proceso contable a cargo de esa entidad en el marco de las situaciones antes planteadas:

ANTECEDENTES Y SITUACIÓN ACTUAL Algunas cuentas bancarias del Fondo Financiero Distrital de Salud, en forma ocasional, vienen ingresando valores de menor cuantía por concepto de pagos de derechos por matrículas profesionales, derechos por adopción de caninos, multas y otros, cuyos documentos soportes deben allegarse por los usuarios a la caja general para su registro en la respectiva cuenta de ingresos.

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Las consignaciones realizadas pueden presentar deficiencias como los que se describen a continuación:

8 Resolución 002126 del 15 de septiembre de 1997-FFDS-

14

i) Se puede identificar el depositario y el servicio solicitado, pero éste no lo solicita ii) El depositante no se conoce, se conoce el concepto para el cual se realiza del depósito,

pero no se solicita iii) Se trata de valores globales, donde no se identifica ni el depositante ni el concepto o

servicio a solicitar. De otro lado, se debe tener en cuenta que los recursos consignados objeto de consulta no deben ser tratados como “recaudo a favor de terceros”, si no dineros entregados a favor de la entidad en forma anticipada, toda vez que de conformidad con la dinámica del Régimen de Contabilidad Pública, solo debe reconocerse ese tipo de pasivos cuando se produzca el

recaudo de ingresos de propiedad de otras entidades contables, entidades privadas o

personas naturales, que deben ser reintegrados a éstas, en los plazos y condiciones convenidos.

SUPUESTO NO 1.

Consignaciones en la cuenta bancaria, en la que es posible establecer el origen o

procedencia de la partida y al depositante, pero éste no se ha acercado al Fondo

Financiero Distrital de Salud para adelantar el trámite correspondiente: En este caso, el depositante no ha solicitado el servicio para el cual realizó el depósito, debe entenderse que la entidad ha recibido un ingreso de manera anticipada a la prestación del servicio, y dado que se dispone del documento soporte idóneo, será fundamento suficiente para reconocer que tales valores afectan la situación patrimonial, representando una obligación cierta para la entidad, y por ello debe registrarse un ingreso recibido por anticipado, susceptible de convertirse en ingreso en el tiempo

1.1 Procedimiento contable

1.1.1 Con base en la conciliación bancaria se realizará el siguiente registro:

CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABER

11 EFECTIVO

1110 Depósitos en instituciones financieras

111005 Cuenta Corriente

111005xx Concepto XX

15

29 OTROS PASIVOS

2910 Ingresos recibidos por anticipado

291090 Otros ingresos recibidos por anticipado

Tercero XX

1.1.2 Si el depositante solicita el servicio, se reconocerá el ingreso atendiendo el origen de los mismos y se cancelará el pasivo susceptible de convertirse en ingreso en el tiempo.


29 OTROS PASIVOS



Tercero XX

43 VENTA DE SERVICIOS

4360 Servicios de documentación e

identificación

4360xx Subcuenta respectiva XX

1.1.3 Si el depositante no solicita el servicio y la partida va adquiriendo elevada antigüedad, dentro de un plazo prudencial establecido en el procedimiento interno que adopte el Fondo para este efecto, se entenderá que tales recursos representan un flujo de entrada susceptible de incrementar el patrimonio público y procederá así:


29 OTROS PASIVOS



16

Tercero XX

48 OTROS INGRESOS

4810 Extraordinarios

481090 Otros ingresos extraordinarios

Concepto XX

1.1.4 Si el depositante después de haberse realizado el respectivo ingreso cancelando el pasivo denominado “ ingresos recibidos por anticipado” y, ejerciendo sus derechos, solicita la devolución de los recursos consignados, se registrará:


48 OTROS INGRESOS9



Concepto XX

24 CUENTAS POR PAGAR

2425 Acreedores

242590 Otros acreedores

Tercero XX

1.1.4 Una vez se haga efectiva la devolución de los recursos se realizará el siguiente registro:



2425 Acreedores

9Si se realiza en el mismo año, de lo contrario afectar la cuenta 481559-Ajuste de ejercicios anteriores.

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Tercero XX

11 EFECTIVO




1.2. Procedimiento presupuestal y de tesorería Aunque un concepto en tal sentido corresponde entregarlo a la Dirección Distrital de Presupuesto, consideramos válido que l0os recursos consignados afecten la ejecución activa del presupuesto de la vigencia, es decir, en el momento en que se conozca el depósito, se registrará el correspondiente “recaudo” en el renglón correspondiente. Así mismo, cuando se requiera realizar devolución al depositante se podrá optar por dos opciones: i) afectar el presupuesto vigente de gastos en el momento de la devolución ó ii) reconocer un menor valor del recaudo del periodo en curso, política que deberá expedir el Fondo Financiero Distrital de Salud.

SUPUESTO NO 2.

Consignaciones en la cuenta bancaria de las cuales solo se puede establecer el origen

de la partida o concepto por el cual se realizó el depósito, pero no es posible identificar

al depositante y éste tampoco se ha acercado a la Secretaría Distrital de Salud para

adelantar el trámite correspondiente:

2.1 Procedimiento contable

2.1.1 Con base en la conciliación bancaria se registrará:


11 EFECTIVO


18

111005 Cuenta Corriente Bancaria


48 OTROS INGRESOS10



Concepto XX

2.1.2 Si el depositante solicita la prestación del servicio, se reclasificará el ingreso reconocido inicialmente, realizando el siguiente registro:


48 OTROS INGRESOS11



Concepto XX

43 VENTA DE SERVICIOS

4360 Servicios de documentación e

identificación

4360xx Subcuenta respectiva XX

2.1.3 Si, el depositante solicita, dentro de la vigencia fiscal en la que se realizó el registro indicado en el punto 2.1.1, la devolución de los recursos consignados, se registrará:


48 OTROS INGRESOS12

10

Si se realiza en el mismo año, de lo contrario se debe afectar la cuenta 481559 Ajuste de ejercicios anteriores. 11

Idem

19



Concepto XX


2425 Acreedores


Tercero XX

2.1.4 Una vez se haga efectiva la devolución de los recursos se realizará el siguiente registro:



2425 Acreedores


Tercero XX

11 EFECTIVO




2.2. Procedimiento presupuestal y de tesorería Una vez se conozca el depósito, tal como se indica en el numeral 2.1.1, se reconocerá el

correspondiente recaudo afectando la ejecución activa del presupuesto de la vigencia respectiva.

12

Si se realiza en el mismo año, de lo contrario afectar la cuenta 481559-Ajuste de ejercicios anteriores.

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Así mismo, cuando se requiera realizar devolución al depositante se podrá optar por dos opciones: i) afectar el presupuesto vigente de gastos en el momento de la devolución ó ii) reconocer un menor valor del recaudo del periodo en curso, política que deberá expedir el Fondo Financiero Distrital de Salud.

SUPUESTO NO 3.

Consignaciones en la cuenta bancaria de las cuales, luego de la gestión administrativa

tendiente a establecer su origen o procedencia, resultó infructuosa tal actividad,

encontrando que no es posible encontrar un documento soporte idóneo, ni el origen del

depósito y, menos, identificar al depositante: En este caso, tal como se estableció en la Resolución número DDC-00002

13 del 29 de

septiembre de 2006, expedida por este Despacho, los ajustes contables que procedan en desarrollo de un proceso de depuración deberá considerarse de carácter extraordinario, es decir, que de aceparte nuestra recomendación planteada en esta comunicación, la determinación definitiva debe adoptarse en los términos previstos en el artículo 4º. de la resolución antes citada, el cual establece:

ARTÍCULO 4º.- Depuración extraordinaria de saldos contables. Sólo si una vez agotada la gestión administrativa e investigativa tendiente a la aclaración, identificación y soporte de saldos contables, se demuestra que no es posible establecer su procedencia u origen, el representante legal, mediante acto administrativo, previa recomendación del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, aprobará la depuración correspondiente.

PARÁGRAFO.- El proceso de depuración de la información contable pública distrital de que trata el artículo anterior estará soportado en un expediente documental que contenga todos los documentos que acrediten la gestión administrativa realizada y el acta elaborada por el Comité de Sostenibilidad del Sistema Contable Público. El expediente documental deberá quedar a disposición de los organismos de control para lo de su competencia.

Dado que se trata de recursos que se encuentran a disposición de la entidad, sobre los cuales el Fondo Financiero Distrital de Salud ha adelantado sin ningún resultado positivo, toda gestión posible en procura de establecer la procedencia, fecha de depósito, depositante y soporte

13 Por la cual se establecen lineamientos para garantizar la Sostenibilidad del Sistema Contable Público Distrital

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documental para realizar el reconocimiento correspondiente, se debe ordenar la depuración respectiva, pues se trata de partidas de elevada antigüedad, que afectan la razonabilidad de la información contable. Por lo anterior, recomendamos efectuar los registros previstos en el supuesto número 2.

CONCLUSIONES Si en la consignación se estable el depositante y el concepto, pero el beneficiario no ha

solicitado el servicio, tales recursos deben registrarse como un ingreso recibido por anticipado. Una vez el usuario solicite el servicio, tales recursos se convertirán en un ingreso.

Si no es posible identificar el depositante pero sí el concepto, se registrará directamente

un ingreso extraordinario. De igual forma se efectuará un registro similar cuando no se conoce ningún dato.

El convenio que el Fondo Financiero Distrital de Salud suscriba con el banco encargado

del recaudo de los ingresos por concepto del pago de derechos, debe indicar las características o requisitos de la consignación, es decir, que tal entidad financiera se abstendrá de recibir los dineros que no cumplan con lo exigido por el Fondo. Esta medida con el fin de evitar se sigan presentando las deficiencias descritas en la consulta.

Con relación al contenido de esta comunicación, es importante señalar que de conformidad con lo establecido en el artículo 354 de la Constitución Política Nacional y la Ley 298 de 1996, la Contaduría General de la Nación tiene la competencia exclusiva para la expedición de normas contables de carácter técnico y procedimental que deben aplicar las entidades que conforman el sector público. Igualmente, es la única autoridad doctrinaria en esa materia, actividad que cumple mediante la emisión de conceptos que ayudan a la interpretación de dicha regulación. Así mismo, de conformidad con la sentencia C-487 de 1997, la Corte Constitucional determinó que las normas y conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Finalmente, debemos precisar que los conceptos expedidos por la Dirección Distrital de Contabilidad, en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2, no son de obligatorio cumplimiento. Tales conceptos corresponden al criterio de este Despacho sobre un tema específico objeto de consulta y se entregan ante la ausencia de pronunciamiento sobre el particular por parte de la Contaduría General de la Nación.

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13 de febrero de 2007


TEMA: Periodo del revisor fiscal para las empresas sociales del estado En atención a su consulta del 12 de enero de 2007, radicada bajo el número 2007ER2269, en la cual plantea varios interrogantes sobre el Revisor Fiscal precisamos:

CONSULTA

“Dentro de las funciones de la Junta Directiva se encuentra la designación del revisor

fiscal, de la manera más atenta me permito solicitar un concepto donde se determine

cuál es el periodo del Revisor Fiscal para las Empresas Sociales del Estado y de igual

manera si el artículo204 del código aplica o en caso contrario que norma se debe tener

en cuenta para su nombramiento.”

RESPUESTA La Ley 100 de 1993, en el artículo 194, dispuso que las Empresas Sociales del Estado son una categoría especial de entes públicos descentralizados, estableciendo lo siguiente:

“ARTÍCULO 194. NATURALEZA. La prestación de servicios de salud en forma directa por la nación o por las entidades territoriales, se hará principalmente a través de las

Empresas Sociales del Estado, que constituyen una categoría especial de entidad

pública descentralizada, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía

administrativa, creadas por la Ley o por las asambleas o concejos, según el caso, sometidas al régimen jurídico previsto en este capítulo”. (Subrayado y negrillas fuera de texto)

Así mismo, el artículo 228 señala la obligatoriedad de tener Revisor Fiscal

ARTÍCULO 228. REVISORÍA FISCAL. Las Entidades Promotoras de Salud, cualquiera

sea su naturaleza, deberán tener un revisor fiscal designado por la Asamblea General de Accionistas, o por el órgano competente. El revisor fiscal cumplirá las funciones previstas en el libro II, título I, capítulo VII del Código de Comercio y se sujetará a lo allí

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dispuesto sin perjuicio de lo prescrito en otras normas. (Subrayado y negrillas fuera de texto). Corresponderá al Superintendente Nacional de Salud dar posesión al Revisor Fiscal de tales entidades. Cuando la designación recaiga en una asociación o firma de contadores, la diligencia de posesión procederá con relación al contador público que sea designado por la misma para ejercer las funciones de revisor fiscal. La posesión sólo se efectuará una vez el Superintendente se cerciore acerca del carácter, la idoneidad y la experiencia del peticionario.

PARÁGRAFO. Para la inscripción en el registro mercantil del nombramiento de los revisores fiscales, se exigirá por parte de las Cámaras de Comercio copia de la correspondiente acta de posesión.

Con relación a las Instituciones Prestadoras de Salud (IPS), el artículo 232 de la nombrada ley, establece:

ARTÍCULO 232. OBLIGACIONES DE LAS INSTITUCIONES PRESTADORAS DE

SERVICIOS DE SALUD. A las Instituciones prestadoras de servicios de Salud se les

aplicarán las disposiciones contenidas en los artículos 225, 227 y 228 de que trata la presente Ley, de acuerdo con la reglamentación que se expida para el efecto. El Ministerio de Salud definirá los casos excepcionales en donde no se exigirá la revisoría fiscal. (Subrayado y negrillas fuera de texto).

De otro lado, es importante tener en cuenta algunas opiniones técnicas que sobre el tema ha emitido la Superintendencia Nacional de Salud:

Concepto 8004-1-175531 del 30 de marzo de 2006. Viabilidad de cesión del cargo de Revisor Fiscal

El concepto indica que para establecer si es procedente nombrar el revisor fiscal por el

término de sesenta días , en primer lugar , se deben estudiar los estatutos de la Junta Directiva en lo relacionado con el término del revisor fiscal y si no existe referencia al respecto en los mismos se debe analizar la norma supletoria para el caso materia de análisis el código de Comercio. (…) Así mismo, señala que la norma estatutaria es de obligatorio cumplimiento y a ella se deben todos los órganos y funcionarios de las Empresas Sociales del Estado (…). Aclara que hasta tanto el Ministerio de Protección Social no regule el tema, se dará

cumplimento a la establecido en el artículo 22 del Decreto 1876 de 1994.

http://www.secretariasenado.gov.co/leyes/L0100_93.HTM#225



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Artículo 22.- Revisor fiscal. De conformidad con lo establecido en el artículo 694 del Decreto-ley 1298 de 1994 toda Empresa Social del Estado cuyo presupuesto anual sea igual o superior a diez mil (10.000) salarias mínimos mensuales, deberá contar con un Revisor Fiscal independiente, designado por la Junta Directiva a la cual reporta.

La función del Revisor Fiscal se cumplirá sin menos cabos de las funciones de Control Fiscal por parte de los Organismos competentes señalados en la ley y los reglamentos

La Supersalud indica lo preceptuado en los artículos 187,198 y 199 del Código de Comercio, aclarando que las elecciones de los administradores se harán para los periodos determinados

en los estatutos:

Art. 187.- La junta o asamblea ejercerá las siguientes funciones generales, sin perjuicio de las especiales propias de cada tipo de sociedad:

4. Hacer las elecciones que corresponda, según los estatutos o las leyes, fijar las asignaciones de las personas así elegidas y removerlas libremente

Art. 196.- La representación de la sociedad y la administración de sus bienes y negocios se ajustarán a las estipulaciones del contrato social, conforme al régimen de cada tipo de sociedad. A falta de estipulaciones, se entenderá que las personas que representan a la sociedad podrán celebrar o ejecutar todos los actos y contratos comprendidos dentro del objeto social o que se relacionen directamente con la existencia y el funcionamiento de la sociedad. Las limitaciones o restricciones de las facultades anteriores que no consten expresamente en el contrato social inscrito en el registro mercantil no serán oponible a terceros.

Art. 198.- Cuando las funciones indicadas en el artículo 196 no correspondan por ley a determinada clase de socios, los encargados de las mismas serán elegidos por la asamblea o por la junta de socios, con sujeción a lo prescrito en las leyes y en el contrato social. La elección podrá delegarse por disposición expresa de los estatutos en juntas directivas elegidas por la asamblea general. Las elecciones se harán para los períodos determinados en los estatutos, sin perjuicio de que los nombramientos sean revocados libremente en cualquier tiempo. Se tendrán por no escritas las cláusulas del contrato que tiendan a establecer la inamovilidad de los administradores elegidos por la asamblea general, junta de socios o

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por juntas directivas, o que exijan para la remoción mayorías especiales distintas de las comunes.

Art. 199.- Lo previsto en los incisos segundo y tercero del artículo 198 se aplicará respecto de los miembros de las juntas directivas, revisores fiscales y demás funcionarios elegidos por la asamblea, o por la junta de socios.

Concepto 8024-1-136653 del 20 de septiembre de 2005. Periodo Revisor Fiscal de una Empresa Social del Estado

La Superintendencia a través de este concepto señala, entre otros aspectos, lo siguiente: Como se puede observar de las normas citadas, la elección del Revisor Fiscal corresponde a la Asamblea General de Accionistas, Junta de Socios u organismo competente, es así como para el caso de las Empresas Sociales del Estado dicha designación corresponde a la Junta Directiva, de conformidad con lo establecido en el artículo 22 del Decreto 1876 de 1994. En consecuencia, la decisión del órgano que designe al revisor fiscal no sólo implica la selección de una persona sino también está predeterminado un periodo de tal forma que el acto de designación lleva incito la fijación de un término, que debe ser el establecido estaturiamente o, en su defecto o por un periodo igual al de la junta directiva en las sociedades en donde ésta exista, como lo establece el artículo 206 del Código de Comercio. (Subrayado fuera de texto) (…) El concepto incluye la sentencia C-621 del 29 de julio de 2003 de la Corte Constitucional en la cual se señala: “Siguiendo dicha normatividad, se extrae que el legislador, en materia comercial, quiso hacer coincidir el periodo de la junta con aquel del revisor fiscal. Para las Empresas Sociales del Estado, que cuentan con junta directiva, no existe una previsión expresa.”

La Junta Central de Contadores a través de su Consejo Técnico emitió el concepto 006 de 2004 sobre la obligatoriedad de tener Revisor Fiscal en las Empresas Sociales del Estado teniendo en cuenta el monto establecido de 10.000 salarios mínimos legales.

En el citado concepto el Consejo Técnico señala lo expuesto por la Corte Constitucional según sentencia C-255 de 1995 así: “Es necesario aclarar que la declaración de inexequibilidad del decreto 1298 no implica tal declaración en relación con cada una de las normas que en él fueron integradas. Estas normas, en sí mismas consideradas, conservan su validez y vigencia, si no han sido ya declaradas inexequibles, o derogadas por una norma diferente al decreto

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1298.Lo que desaparece en virtud de la presente declaración de inexequibilidad es el estatuto o código que se pretendió dictar por medio del decreto 1298 de 1994.” De otro lado, el Consejo Técnico indica que dado que el artículo 22 del Decreto 1876 es exequible existe la obligatoriedad de contar con un Revisor Fiscal cuando el presupuesto anual sea de 10.000 salarios mínimos mensuales o más, es decir, en el momento en que una Empresa Social del Estado mediante el órgano competente, apruebe como presupuesto del periodo el monto que equivalga o exceda de dichos salarios mínimos legales mensuales, el ente económico adquiere la obligación de designar Revisor Fiscal. Así mismo, el Consejo Técnico afirma que el perido de gestión, comprenderá la vigencia o vigencias presupuestales que cumplan con los montos citados, ciñéndose a los lineamientos contenidos en la Ley y los estatutos sociales. (Subrayado fuera de texto).

La Ley 489 de 1998 por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones, establece en el artículo 83 lo siguiente:

“Artículo 83. Empresas Sociales del Estado. Las empresas sociales del Estado, creadas por la Nación o por las entidades territoriales para la prestación en forma directa de servicios de salud se sujetan al régimen previsto en la Ley 100 de 1993, la Ley 344 de 1996 y en la presente ley en los aspectos no regulados por dichas leyes y a las normas que las complementen, sustituyan o adicionen”. (Subrayado fuera de texto)

Igualmente el Acuerdo 17 de 199714

señala, la obligatoriedad de designar un Revisor Fiscal en las Empresas Social lo cual fue ratificado por el Concejo de Bogotá al convertir los hospitales públicos distritales en Empresas Sociales del Estado (ESE) cuando, en cumplimiento de lo

dispuesto en los artículos 194, 195 y 197 de la Ley 100 de 1993, expidió el Acuerdo 17 de 1997, estipulando lo siguiente:

“Artículo 30. - REVISOR FISCAL: La Empresa Social del Estado, acorde con las normas

legales y reglamentarias, deberá contratar un Revisor Fiscal independiente, bien sea

persona natural o jurídica, designado por la Junta Directiva, quien fijará sus honorarios y a la cual hará conocer sus informes. La función del Revisor Fiscal se cumplirá sin menoscabo de las funciones de control fiscal por parte de los organismos competentes señalados en la Ley y sus reglamentos.”

14 por el cual se transforman los Establecimientos Públicos Distritales Prestadores de Servicios de Salud como Empresa Social del Estado, se crea

la Empresa Social del Estado La Candelaria y se dictan otras disposiciones.

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Finalmente, se debe tener en cuenta para aplicar el periodo del Revisor Fiscal en las Empresas

Sociales del Estado los artículos 1º y 17 de los Decretos 714 de 199615

y y Decreto 1138 de

200016

respectivamente

Artículo 1º.- Del Estatuto Orgánico. El presente Acuerdo constituye el Estatuto Orgánico del Presupuesto para el Distrito Capital. En consecuencia, todas las disposiciones en materia presupuestal deben ceñirse a lo establecido en este Estatuto.

Artículo 17.- Obligatoriedad. Ninguna autoridad podrá contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes, o en exceso del saldo disponible, o sin la autorización previa del CONFIS Distrital o de quien éste delegue, para comprometer vigencias futuras y para la adquisición de compromisos con cargo a los recursos del crédito autorizado. (Subrayado fuera de texto). Tampoco se podrán tramitar o legalizar actos administrativos u obligaciones que afecten el Presupuesto de Gastos, cuando no reúnan los requisitos legales o se configuren como hechos cumplidos. No se podrá ejecutar ningún programa o proyecto de inversión que haga parte del Presupuesto Anual de las Empresas que no se encuentre debidamente formulado, evaluado y registrado en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión de la respectiva Empresa. Cualquier compromiso que se adquiera con violación de estos preceptos creará responsabilidad disciplinaria, fiscal, pecuniaria y penal a cargo de quien asuma estas obligaciones.

CONCLUSIONES Las Empresas Sociales del Estado pueden establecer en sus estatutos el periodo del

Revisor Fiscal, teniendo en cuenta la normativa presupuestal de vigencias futuras. Si en los estatutos no se establece el periodo se dará cumplimiento al artículo 206 el

Código de Comercio, pero de igual forma se requiere dar cumplimiento al Decreto 714 de 1996.

15

Por el cual se compilan el Acuerdo 24 de 1995 y Acuerdo 20 de 1996 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital 16

Por medio del cual se reglamenta el proceso presupuestal de las Empresas y Entidades descentralizadas sujetas al régimen de aquella, en el artículo 17 establece:

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01 de marzo de 2007


TEMA: Procedimiento contable para el registro de las diferencias entre el

valor facturado y el servicio real prestado por los hospitales En atención a su consulta de la referencia, elevada a este Despacho el día 26 de febrero de 2007, mediante correo electrónico, radicada con el número 2007ER18461, de conformidad con lo indicado en el texto de la consulta citada a continuación y la información adicional suministrada en forma telefónica, nos permitimos indicar lo siguiente:

CONSULTA:

“La presente tiene como fin solicitarle a ustedes para que conceptúen sobre el convenio

715 FFDS firmado por el Fondo Financiero Distrital de Salud y el Hospital de Usme a

partir del 2004 y el cual tuvo afectación bimestral de acuerdo a la facturación pactada;

después del análisis realizado por el FFDS en Agosto de 2006 se evidencio que lo

facturado era mayor que el servicio realmente prestado, por tal motivo, el Revisor Fiscal

Dr. Orlando Galeano Montaña sugirió reversar dicho valor, sin tener certificación

expedida por parte de la Secretaria Distrital de Salud ( FFDS ), en caso de no acatar dicha

sugerencia dejaría en el dictamen de cierre de vigencia 2006, la anotación en los Estados

Financieros como no razonables.

En el momento de realizar la entrega de los estados financieros los cuales van

acompañados del dictamen expedido por el Revisor Fiscal a la Supersalud y de acuerdo

al dictamen (Estados financieros no razonables) dicha entidad envía copia a la Junta

Central de Contadores la cual de acuerdo a investigación que pueda realizar me

inhabilitaría para ejercer dicha profesión (Contador Público).”

RESPUESTA: Para atender su requerimiento partimos de la información contenida en su consulta vía correo electrónico y la información adicional, suministrada telefónicamente, con la que nos aclara que el señor Revisor Fiscal encuentra diferencias entre el valor reportado por el área de cartera de la entidad como saldo del debido cobrar a 31 de diciembre de 2006 y el saldo revelado en los estados contables entregados por el área de contabilidad. Igualmente, se nos aclara que el área de cartera, disminuyó las notas crédito, retiró de dicho saldo parte de la facturación debido

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a observaciones que sobre la misma hizo la Secretaría Distrital de Salud, aspectos consignados en un informe, que aún no ha sido comunicado oficialmente a contabilidad, área que requiere para efectuar el ajuste contable, del soporte donde se certifique que la facturación rechazada no es subsanable o que se acepta la posición adoptada por la entidad pagadora. Para establecer un procedimiento contable adecuado, en principio se debe tener en cuanta que todas las entidades públicas sujetas a la aplicación del Régimen de Contabilidad Pública, expedido por la Contaduría General de la Nación, incluido el Hospital de Usme ESE I nivel, deben registrar ingresos y, paralelamente, reconocer derechos pendientes de cobro, cuando surjan derechos ciertos de cobro. En el caso de los hospitales, se reconocerán con base en la facturación de los servicios prestados. Lo anterior, de conformidad con lo establecido en el Marco Conceptual del citado Régimen de Contabilidad Pública, punto 2.8 Principios de Contabilidad pública”, que en relación con el proceso de causación de ingresos y derechos, indica lo siguiente:

“117. Devengo o Causación. Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan, con independencia del instante en que se produzca la corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de

estos. El reconocimiento se efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones, o cuando la transacción u operación originada por el hecho incida en los resultados del período”. (Subrayado y negrillas fuera de texto).

En el caso de las Empresas Sociales del Estado, es frecuente que luego de presentar la factura correspondiente al servicio prestado se generen discrepancias con la entidad pagadora con relación a los conceptos cobrados y al diligenciamiento de los soportes de la facturación, de las cuales se derivan las denominadas glosas, que pueden o no ser aceptadas por la entidad. Por lo tanto, no sobra recordar que es imprescindible tener en cuenta los fundamentos previstos por el Contador General de la Nación para garantizar razonabilidad de la información contable, establecidos en el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, formalizado mediante Resolución 119 de 2006, y ratificado por este Despacho mediante Resolución 002 de 2006, con la cual se orienta a los responsables de la información financiera, económica, social y ambiental en las entidades públicas para que adelanten las gestiones administrativas necesarias que conduzcan a garantizar la sostenibilidad y permanencia de un sistema contable que produzca información razonable y oportuna, de conformidad con lo señalado en el Régimen Contable Público vigente. Lo anterior significa, que las entidades públicas, incluido el Hospital de Usme, deben tener en cuenta las diferentes circunstancias por las cuales aparecen registradas partidas con alguna problemática que impide demostrar su origen o procedencia, con el propósito de implementar los controles necesarios que garanticen su confiabilidad permanente. Por tanto, todo dato

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reportado en los estados contables debe ser susceptible de comprobaciones y conciliaciones exhaustivas o aleatorias, internas o externas, que acrediten y confirmen su procedencia y magnitud, observando siempre la aplicación estricta de las normas existentes para el registro de los hechos o actividades públicas. En todos los casos, los hechos financieros, económicos y sociales que realice el Hospital deben tener su respectivo documento soporte idóneo para que puedan ser registrados contablemente y revelados en los estados contables e informes complementarios. De tal manera, que se deben reconocer y vincular al proceso contable los bienes, derechos y obligaciones que estén debidamente soportados pero que por cualquier razón no hubieran sido objeto de registro. Por lo tanto, la entidad debe adelantar todas las acciones administrativas que sean necesarias para evitar el registro de información afectada por alguna de las siguientes situaciones:

a) Valores que afecten la situación patrimonial y no representen derechos, bienes u obligaciones ciertos para la entidad.

b) Derechos u obligaciones que, no obstante su existencia, no es posible realizarlos mediante la jurisdicción coactiva.

c) Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago, por cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción, según sea el caso.

d) Derechos u obligaciones que carecen de documentos soporte idóneos, a través de los cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su cobro o pago.

e) Valores respecto de los cuales no haya sido legalmente posible su imputación a alguna persona por la pérdida de los bienes o derechos que representan.

f) Los inmuebles que carecen de título de propiedad idóneo y respecto de los cuales sea necesario llevar a cabo el proceso de titulación correspondiente.

Teniendo en cuenta lo anteriormente referenciado, entramos a evaluar los distintos eventos o supuestos objeto de su consulta, los cuales afectan la normalidad del proceso contable a cargo de esa entidad en el marco de las situaciones antes planteadas. En tal sentido, debemos tener en cuenta que el adecuado control financiero de ese tipo de situaciones ha sido reglamentado por la Contaduría General de la Nación, entidad que expidió la Circular Externa 035 de 2000, vigente en la actualidad, la cual establece el procedimiento contable que debe seguir la institución cuando se trata del reconocimiento de ingresos por la prestación de servicios de salud y de los derechos que surgen de una relación contractual como la señalada en su solicitud, lo mismo que con respecto al registro de glosas parciales y el efecto que tendría una glosa definitiva, es decir, aquella que no puede ser contestada o aclarada por la entidad, quedando en firme la posición adoptada por la entidad pagadora y, por tanto, que obliga al hospital a reconocer una disminución de sus ingresos y derechos, pero únicamente cuando se demuestra legalmente que ha desaparecido parte del debido cobrar.

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En la citada Circular Externa, la Contaduría General de la Nación estableció el registro contable obligatorio, una vez se conozca oficialmente de una glosa, determinando lo siguiente:

Registro contable de la presentación de la glosa

Las glosas deben registrarse en cuentas de orden deudoras de control, en el momento en que se presentan, independientemente que sean o no subsanables. Asumiendo que la factura glosada es en cumplimiento de un contrato de prestación de servicios con el Fondo Financiero Distrital de Salud (FFDS) el registro que debe efectuarse, es el siguiente:

Código Cuenta Débito Crédito

8333 FACTURACIÓN GLOSADA EN VENTA DE SERVICIOS DE SALUD

833301 Plan obligatorio de salud POS – EPS XXX

8915 DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR)

891517 Facturación glosada en venta de servicios de salud XXX

* El registro debe efectuarse por el valor de la factura, si la glosa es total o por el valor de los servicios glosados, si la glosa es parcial.

Lo anterior significa, que una vez conocida una glosa o alguna diferencia con relación al valor facturado, no se debe disminuir el valor reconocido como derechos e ingresos, debido a que se trata de un asunto potencial o contingente. Solo después que la entidad haya aceptado su imposibilidad de refutar los argumentos de la entidad pagadora, esto es, que la glosa sea no subsanable, de conformidad con lo establecido por la Contaduría General de la Nación en la misma Circular Externa, reconocerá lo siguiente:

“En el caso que la institución facture servicios que no han sido prestados, debe

proceder a reversar la causación.

Si la operación se da dentro del mismo ejercicio


4312 SERVICIOS DE SALUD

32

4312XX Subcuenta que corresponda XXX

1409 SERVICIO DE SALUD


Si la operación corresponde al ejercicio anterior


4815 AJUSTE DE EJERCICIOS ANTERIORES

481556 Venta de servicios XXX

1409 SERVICIO DE SALUD


- Reversión cuenta de orden Este registro debe efectuarse por el valor de la glosa inicialmente constituida



891517 Facturación glosada en venta de servicios de salud XXX

8333 FACTURACIÓN GLOSADA EN VENTA DE SERVICIOS DE SALUD


33

CONCLUSIÓN: De conformidad con lo anterior, solo es procedente la reversión de los registros una vez se ha aceptado por parte de la entidad prestadora del servicio de salud, que las glosas son “no subsanables”. Por tanto, de acuerdo con la información telefónica suministrada por usted, en donde nos indica que el área de cartera de la entidad, mediante notas crédito, realizó ajustes al saldo por cobrar, efectuados con base en una conciliación preliminar, se debe comprobar, que tal ajuste se derivó de la aceptación formal de glosas o rechazos de la facturación por parte del Hospital, si no ha ocurrido tal evento, solo procede el reconocimiento en cuentas de orden, de conformidad con lo reglamentado por la Contaduría General de la Nación. Es importante tener en cuenta, que no hacemos referencia a la presunta responsabilidad de funcionario alguno con relación a la glosa, debido a que ello no es objeto de consulta. De otro lado y con relación al contenido de esta comunicación, es importante señalar que de conformidad con lo establecido en el artículo 354 de la Constitución Política Nacional y la Ley 298 de 1996, la Contaduría General de la Nación tiene la competencia exclusiva para la expedición de normas contables de carácter técnico y procedimental que deben aplicar las entidades que conforman el sector público. Igualmente, la Contaduría General de la Nación es la única autoridad doctrinaria en esa materia, actividad que cumple mediante la emisión de conceptos que ayudan a la interpretación de dicha regulación. Así mismo, de conformidad con la sentencia C-487 de 1997, la Corte Constitucional determinó que las normas y conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Por lo tanto, la entidad debe aplicar cuidadosamente lo dispuesto por la Contaduría General de la Nación en la Circular Externa citada. Es importante reiterar, que los conceptos expedidos por la Dirección Distrital de Contabilidad, en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), los cuales son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2, no son de obligatorio cumplimiento. Tales conceptos corresponden al criterio de este Despacho sobre un tema específico objeto de consulta y se entregan por requerimiento de la entidad, como en este caso.

34


13 de marzo de 2007


TEMA: Valoración de bienes de beneficio y uso público e históricos y

culturales En atención a su solicitud vía correo electrónico radicado 2007ER16635 del 22 de febrero del año en curso, en la que se refiere a aspectos relacionados con la valorización de los bienes de beneficio y uso público y la homologación al nuevo catálogo de cuentas, precisamos:

CONSULTA La subcuenta de valorización 199903 – Bienes de Beneficio y Uso Público, fue homologada por la subcuenta 310503 – Capital fiscal – Distrito y la contrapartida que a 31 de diciembre de 2006, era la subcuenta 311503 – Superávit por valorización – Bienes de beneficio y uso público, también fue homologada a la subcuenta 310503 – Capital fiscal – Distrito. Por lo anterior la valorización de bienes de beneficio y uso público, presenta con la homologación los movimientos débitos y créditos en la misma subcuenta 310503 – Capital fiscal – Distrito; es decir que el efecto en la contabilidad es cero.

RESPUESTA La norma técnica referida a los Bienes de beneficio y uso público e históricos y culturales

1

determina: “Comprenden los bienes públicos destinados para el uso y goce de los habitantes del territorio nacional orientados a generar bienestar social o a exaltar los valores culturales y preservar el origen de los pueblos y su evolución, y son de dominio de la entidad contable pública. Incluye los bienes formados o adquiridos en virtud de la ejecución de contratos de concesión. Los bienes de beneficio y uso público e históricos y culturales deben reconocerse por el costo histórico…” “El mejoramiento y rehabilitación de los bienes de beneficio y uso público se reconoce como mayor valor de los bienes, y en consecuencia afectan el cálculo futuro de la amortización, teniendo en cuenta que aumentan la vida útil del bien, amplían su capacidad, la eficiencia

1 Numeral 2.9.1.1.6 Plan General de Contabilidad Pública

35

operativa o mejoran la calidad de los servicios. El mantenimiento o conservación se reconoce como gasto. Los bienes de beneficio y uso público que no se encuentren amparados por contratos de concesión deben amortizarse para reconocer el deterioro por la pérdida de capacidad de su utilización. El registro de la amortización afecta directamente el patrimonio. Por su parte, aquellos amparados en contratos de concesión no son objeto de amortización” En el proceso de homologación, las entidades públicas del gobierno general deben eliminar los saldos que tienen a 31 de diciembre de 2006, en las cuentas del grupo 17 Bienes de Beneficio y Uso Público e Históricos y Culturales, por cuanto no cumplen con la condición: “Que la magnitud de la partida pueda ser medida confiablemente en términos monetarios o expresada de manera clara en términos cualitativos, o cuantitativos físicos”

2 Valor, que también se debe

deducir en el concepto correspondiente en la cuenta 3105 Capital Fiscal, del balance inicial a 1º de enero de 2007. Asimismo, si el bien objeto de eliminación estaba siendo amortizado y presenta valorizaciones o desvalorizaciones, se debe eliminar tanto el valor de la Amortización Acumulada en la cuenta 1785, como el valor que le corresponda en las subcuentas de la cuenta 1999 Valorizaciones y en las respectivas contrapartidas de las cuentas 3105 Capital Fiscal y 3115 Superávit por Valorización, del balance inicial a 1º de enero de 2007.

CONCLUSIONES

Los bienes de beneficio y uso público e históricos y culturales no son objeto de valorizaciones. Tal situación se presenta a partir del primero de enero del 2007, fecha en la cual entró en vigencia el nuevo Régimen de Contabilidad Pública adoptado mediante resolución 222 del 5 de julio de 2006.

Los bienes de beneficio y uso público e históricos y culturales deben reconocerse por el costo histórico. El mejoramiento y rehabilitación de estos bienes se reconoce como mayor valor de los mismos, en consecuencia afectan el cálculo futuro de la amortización, teniendo en cuenta que aumentan su vida útil, amplían su capacidad, la eficiencia operativa o mejoran la calidad de los servicios.

El mantenimiento o conservación de los Bienes de beneficio y uso público se reconoce como gasto.

Los Bienes de Beneficio y Uso Público se deben amortizar para reconocer el deterioro por la pérdida de capacidad de su utilización con afectación directa en el patrimonio, siempre y

2 Numeral 3.6 Carta Circular 72 del 13-12-06, Contaduría General de la Nación

36

cuando no estén amparados en contratos de concesión. La amortización se revela como un menor valor de los bienes.

La Contaduría General de la Nación en la homologación de los saldos a 31 de diciembre de 2006 al nuevo catálogo de cuentas, siendo consecuentes con la norma técnica para el tratamiento de estos bienes, trasladó la valorización y el superávit por valorización a la cuenta Capital fiscal, lo que significa que su reclasificación no tiene efecto alguno en la situación financiera.

Con relación al contenido de esta comunicación, es importante señalar que de conformidad con lo establecido en el artículo 354 de la Constitución Política Nacional y la Ley 298 de 1996, la Contaduría General de la Nación tiene la competencia exclusiva para la expedición de normas contables de carácter técnico y procedimental que deben aplicar las entidades que conforman el sector público. Igualmente, es la única autoridad doctrinaria en esa materia, actividad que cumple mediante la emisión de conceptos que ayudan a la interpretación de dicha regulación. Así mismo, de conformidad con la sentencia C-487 de 1997, la Corte Constitucional determinó que las normas y conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Por lo anterior, queda claro que los conceptos expedidos por la Dirección Distrital de Contabilidad, en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2, no son de obligatorio cumplimiento. Tales conceptos corresponden al criterio de este Despacho sobre un tema específico objeto de consulta y se entregan ante la ausencia de pronunciamiento sobre el particular por parte de la Contaduría General de la Nación.

37


12 de marzo de 2007


TEMA: Causación de cuentas por pagar con la suscripción del contrato En atención a su solicitud de la información citada en el asunto, efectuada mediante oficio No. 32116 – 044 de fecha 28 de febrero de 2007, radicada en este Despacho con el No 2007ER18730, nos permitimos responder de manera general y abstracta en los siguientes términos:

CONSULTA:

“Examinadas la cuentas por pagar del Fondo de Desarrollo Local de Puente Aranda, se observa que no se registra el valor del contrato que se genera o las obligaciones contraídas sino al momento de causar un pago o desembolso parcial o total, evidenciándose que no se lleva un control contable. Lo anterior, incumpliendo el Título Segundo – Catálogo General de Cuentas en su capítulo II en Descripciones y Dinámicas que reza: “Se acredita con: El valor de las obligaciones que se adquieren por concepto de la adquisición de bienes y servicios”. Se acredita con: El valor del pago parcial o total por cada uno de los conceptos”

RESPUESTA: Sobre el particular nos permitimos informarle que la mayoría de hechos financieros, económicos y sociales que se producen en una localidad se derivan de la ejecución del presupuesto de inversión aprobado al respectivo Fondo de Desarrollo Local para la vigencia correspondiente. En principio, tales eventos deben corresponder a actividades previstas en los proyectos de inversión mediante los cuales se conformaron los planes de desarrollo local. Con base en ellos se elaboran, entre otros, los planes de compras y/o de contratación, según el esquema que para tal efecto se defina en cada localidad. Para establecer un procedimiento contable adecuado, en principio se debe tener en cuenta que todas las entidades públicas sujetas a la aplicación del Régimen de Contabilidad Pública, expedido por la Contaduría General de la Nación, incluidos los Fondos de Desarrollo Local, deben registrar sus obligaciones únicamente en el momento en que se disponen de los

38

documentos que certifican el recibo del bien o servicio a satisfacción, de conformidad con las condiciones contractuales, tal como lo prevé el numeral 2.9.1.2.3. del Plan General de Contabilidad Pública (PGCP), Norma Técnica sobre Pasivos – Cuentas por Pagar, párrafo 224, el cual indica:

2.9.1.2.3 Cuentas por pagar

(224). “Las cuentas por pagar se registran en el momento en que se reciba el bien o servicio, o se formalicen los documentos que generan las obligaciones correspondientes, de conformidad con las condiciones contractuales. Cuando no exista prestación a cargo de un tercero, su reconocimiento debe estar condicionado al origen de la obligación en virtud del acto jurídico que la sustenta”.

Es decir, que surgen obligaciones por concepto del recibo de bienes o servicios pactados en un contrato cuando la entidad puede evidenciar y certificar que acepta el cumplimiento parcial o total del objeto pactado en mismo; por tanto, se deben mejorar los canales de comunicación internos y externos, de tal manera que el agente responsable de control o de la interventoría certifique el recibo a satisfacción para efectos del reconocimiento en el sistema contable, de conformidad con lo establecido en el Marco Conceptual del citado Régimen de Contabilidad Pública, punto 2.8 Principios de Contabilidad pública”, que en relación con el proceso de causación de ingresos y derechos, indica lo siguiente:


estos. El reconocimiento se efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones, o cuando la transacción u operación originada por el hecho incida en los resultados del período”. (Subrayado y negrillas fuera de texto).

Es necesario tener en cuenta que en desarrollo de la ordenación y ejecución de gastos de inversión en una localidad se produce una cadena de acontecimientos que se reconocen o registran en el sistema de contabilidad presupuestal, según el esquema establecido formalmente en el Distrito Capital por la Secretaría Distrital de Hacienda, como ente rector en esa materia. Paralelamente, tales acontecimientos o eventos afectan los saldos que controla el sistema de contabilidad financiera (patrimonial). Sin embargo, debemos precisar que no todos los hechos que se reflejan en la contabilidad presupuestal deben aparecer registrados en la contabilidad patrimonial y viceversa, tal como se muestra más adelante. Para dar respuesta a la inquietud formulada en su comunicación, a continuación se indicará una serie de eventos relacionados con la ejecución y el control de un presupuesto de gastos,

39

como el que se asigna a un Fondo de Desarrollo Local y, para cada uno de ellos, se mostrará el efecto que tienen en el sistema de información de contabilidad patrimonial (financiera) y en las Cuentas de Presupuesto y Tesorería o de “Clase 0”, previstas en el Plan General de Contabilidad Pública.

I. PROCESO ADMINISTRATIVO RELACIONADO CON LA EJECUCIÓN DE UN PROYECTO

DE INVERSIÓN A partir de este punto, se presentarán varios supuestos que corresponden a la cadena de sucesos en un caso hipotético relacionado con la ejecución un proyecto de inversión incorporado en el presupuesto del Fondo de Desarrollo Local, en el que interviene una Unidad de Ejecución Local (UEL). La secuencia de los eventos se iniciará con la aprobación del presupuesto y finalizará con la liquidación y pago final del contrato, en el que se pacta un anticipo a favor del contratista. El efecto patrimonial y presupuestal que se indicará para cada uno de los eventos se referirá al enfoque adoptado por la Contaduría General de la Nación para las cuentas de Balance (efecto patrimonial) y en las Cuentas de Presupuesto y Tesorería (efecto presupuestal). Por tanto, se debe tener presente que en materia presupuestal existen diferencias con relación al manejo contable previsto por el Distrito Capital en el sistema PREDIS. Los eventos son los siguientes:

1) Aprobación del Presupuesto de Inversiones del Fondo de Desarrollo Local (FDL) Una vez formulados, aprobados e inscritos en el Banco de Proyectos de Inversión, la localidad elabora su Plan Operativo Anual de Inversiones, el cual sirve de guía para la aprobación del presupuesto anual de cada Fondo de Desarrollo Local, de este se derivan las denominadas “Apropiaciones presupuestales”, que corresponden a la autorización máxima para la ordenación y ejecución de gastos en un periodo dado. De tal proceso, como se indicó anteriormente, se produce una secuencia de eventos que corresponde a la ejecución de tal apropiación los cuales deben reconocerse como se precisa en adelante.

Supuesto: Se aprueba y liquida el presupuesto de Inversiones y Gastos de la vigencia fiscal de 20XX, en el que se autoriza una Apropiación presupuestal para atender inversiones por valor de $1.000 millones. Es decir, en el Plan Operativo Anual de Inversiones se incorpora dentro del programa “Habitad desde los barrios y las UPZ” un proyecto denominado “Construir, rehabilitar y/o terminar las vías locales”.

40

Registro contable y presupuestal: Cifras en miles

CUENTAS DE BALANCE ( PATRIMONIAL) CUENTAS DE PRESUPUESTO Y TESORERÍA

COD. DETALLE DB CR COD. DETALLE DB CR

05 PRESUPUESTO DE GASTOS DE INVERSIÓN APROBADOS

NO TIENE EFECTO 0560 SECTOR TRANSPORTE POR EJECUTAR (DB)

056003

Mejoramiento y mantenimiento de infraestructura propia del sector

1.000.000

0535 SECTOR TRANSPORTE – APROBADOS (CR)

053503


1.000.000

Sumas Iguales 1.000.000 1.000.000

2) Expedición de un Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

El Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) es un requisito indispensable para iniciar un proceso contractual. Es necesario aclarar, que de conformidad con la decisión tomada por la Contaduría General de la Nación al expedir el nuevo Marco Conceptual y el Manual de Procedimientos con su Catálogo General de Cuentas, la expedición de un CDP no requiere de reflejo contable en las cuentas de presupuesto y tesorería o de Clase 0. No obstante lo anterior, la expedición del CDP tendrá que reconocerse y registrarse a través del sistema de Información presupuestal PREDIS. Tal evento tendría el siguiente efecto en ese módulo: un aumento del saldo de los CDP por comprometer y la disminución del saldo de Apropiación libre de afectación.

Supuesto: Con cargo a la apropiación presupuestal del proyecto antes citado, se expide un CDP por valor de $100 millones para amparar un proceso licitatorio cuyo propósito es el mejoramiento, rehabilitación y recuperación de algunas vías locales.

Registro contable y presupuestal:

41



NO TIENE EFECTO NO TIENE EFECTO

3) Suscripción del Contrato – Reconocimiento del “Compromiso”

Cuando se suscribe un contrato, debidamente perfeccionado, se debe ordenar el “Registro Presupuestal” (RP) correspondiente en la contabilidad prevista para el control de la ejecución de apropiaciones, tal como lo prevé el Ministerio de Hacienda y Crédito Público en la Resolución 036 de 1998, con ello se afecta en forma definitiva el presupuesto de gastos. Esta fase del proceso de ejecución del presupuesto representa el valor de los “compromisos” adquiridos por la entidad contable pública, pendientes de convertirse en obligación, respaldados en los certificados de disponibilidad presupuestal expedidos en la vigencia, perfeccionados con el registro presupuestal y que afectan en forma definitiva la apropiación.

En el caso del Distrito Capital, en particular en un Fondo de Desarrollo Local, tal evento debe registrarse tanto en el Módulo PREDIS del Sistema de Información del Distrito Capital (SI CAPITAL) como en las Cuentas de Presupuesto y Tesorería, de la forma como se indica más adelante. Es importante tener en cuenta que, en el caso del sistema de información presupuestal PREDIS, tal evento tiene una forma de registro diferente al previsto en el PGCP para las cuentas de Presupuesto y Tesorería. En PREDIS el efecto sería el siguiente: un aumento del saldo de “Compromisos” y la disminución del saldo de los CDP por comprometer.

Supuesto: Como resultado del proceso licitatorio adelantado, se firma un contrato por valor de $100 millones con una persona jurídica que tributariamente cumple las obligaciones previstas para el régimen común.

42

Registro contable y presupuestal: Cifras en miles de $



06 PRESUPUESTO DE GASTOS DE INVERSIÓN EJECUTADOS

NO TIENE EFECTO 0635 SECTOR TRANSPORTE COMPROMISOS (DB)

063503


100.000

05 PRESUPUESTO DE GASTOS DE GASTOS APROBADOS

0560 SECTOR TRANSPORTE POR EJECUTAR (DB)

056003


100.000

Sumas Iguales 100.000 100.000

4) Elaboración de la ORDEN DE PAGO (OP) en el Sistema de Información OPGET para

entregar el valor del anticipo pactado

El sistema de información desarrollado para el Distrito Capital, en particular el Módulo OPGET, requiere de la incorporación de los datos necesarios para que aparezcan oficialmente las denominadas “Órdenes de Pago” (OP), solo que éstas adquieren validez para efectos presupuestales a partir de su “aprobación” que realizan los funcionarios competentes.

Supuesto: Con base en los datos del “Compromiso” registrado en PREDIS, los funcionarios responsables de la elaboración de las Órdenes de Pago, incorporan al Sistema de Operación y Gestión de Tesorería OPGET los datos requeridos para que aparezca registrada la OP a favor del contratista por concepto del anticipo por valor de $40 millones (40% del valor contratado).

43





5) Aprobación de la ORDEN DE PAGO (OP) en el Sistema de Información OPGET.

Con la aprobación de las Órdenes de Pago (OP) aparecen, para efectos presupuestales, las denominadas “Obligaciones”, la cuales no necesariamente deben reconocerse como tales en la contabilidad patrimonial. Por ejemplo, En el caso de las OP para ordenar el pago de anticipos no se genera una obligación real en contra de la entidad, pues lo que se hará es un préstamo temporal al contratista. En este sentido y desde la perspectiva presupuestal, una OP determina la existencia de la obligación de entregar dinero o su equivalente a los beneficiarios de éstas, pendiente de giro o pago, que la entidad contable pública ha contraído en desarrollo de un proyecto de inversión. El saldo de las obligaciones, al finalizar la vigencia, debe constituir parte de las denominadas “Cuentas por pagar presupuestales”.

En el aplicativo (PREDIS) del Sistema de Información del Distrito Capital (SI CAPITAL), cuando

en el Fondo de Desarrollo Local se aprueba la Orden de Pago elaborada por la UEL, se produce el registro del denominado “GIRO PRESUPUESTAL” cuyo efecto es aumentar el saldo de los “Giros” y disminuir el saldo de los “compromisos”.

Bajo el criterio adoptado en el Régimen Contable Público por la Contaduría General de la Nación, en las Cuentas de Presupuesto y Tesorería, a diferencia de lo que ocurre en PREDIS, este evento hace que aumente el saldo de las “obligaciones” y que disminuya el saldo de los “compromisos”

Supuesto: Se aprueba la Orden de pago para cancelar el anticipo del 40% pactado sobre el total del contrato de obra pública.

44

Registro Contable y Presupuestal Cifras en miles



NO TIENE EFECTO 06 PRESUPUESTO DE GASTOS DE INVERSIÓN EJECUTADOS

0660 SECTOR TRANSPORTE OBLIGACIONES (DB)

066003


40.000

0635 SECTOR TRANSPORTE COMPROMISOS (DB)

063503


40.000

Sumas iguales 40.000 40.000

6) Radicación de la Orden de Pago (OP) en la Dirección Distrital de Tesorería (DDT)

El funcionario responsable del proceso presupuestal elabora el denominado “ENVÍO” a través de OPGET, que es el documento mediante el cual se relacionan las Ordenes de Pago que van a cancelar, lo entrega a la Tesorería Distrital acompañado de éstas. En la Dirección Distrital de Tesorería, se verifica el “hash” (código de barras) de cada Orden de Pago para verificar su autenticidad, para proceder al pago. El registro de las Órdenes de Pago en la DDT mediante la remisión del denominado “envío”, no tiene efecto contable alguno.




7) Pago del Anticipo pactado El pago efectivo o entrega del dinero al beneficiario de una “Orden de Pago” no tiene reflejo en el sistema PREDIS, pues el control previsto allí solo llega hasta el momento en el que se registra el “Giro presupuestal”.

45

Supuesto: La Tesorería Distrital, una vez comprobado el “hash” de cada Orden de Pago, realiza el cruce contra el “Envío” o listado de las Órdenes de Pago remitidas, las acepta y procede a entregar al contratista los $40 millones por concepto del anticipo.

Registro Contable y presupuestal: Cifras en miles



14 DEUDORES 07 PRESUPUESTO DE GASTOS DE INVERSIÓN PAGADOS

1420 AVANCES Y ANTICIPOS ENTREGADOS

0735 SECTOR TRANSPORTE- PAGOS EFECTIVO (DB)

142013 Anticipos para proyectos de inversión

40.000 073503


40.000

14 DEUDORES 06 PRESUPUESTO DE GASTOS DE INVERSIÓN EJECUTADOS

1424 RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN


142402 En administración 40.000 066003


40.000

29

OTROS PASIVOS

2905

Recaudos1 a favor de

Terceros

290590

Otros recaudos a favor de terceros Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C.

2.000

29

OTROS PASIVOS

29

OTROS PASIVOS

2905

Recaudos a favor de Terceros

290590


2.000

1 Contribución Especial 5% por pago de anticipo

46

Sumas iguales 42.000 42.000 Sumas iguales 40.000 40.000

8) Recibo a satisfacción del objeto pactado en el contrato. Se presume que luego de firmada el Acta de Iniciación del contrato, el contratista procede a ejecutarlo, de cuya acción debe producirse el recibo a satisfacción de los bienes o servicios pactados en el mismo. Para ello es necesaria la aprobación o certificación escrita entregada por el interventor correspondiente. Tal certificación es el documento idóneo para reconocer contablemente las obligaciones que surgen a favor del contratista en cabeza de la localidad. En este caso se tratará de una obligación real contraída en desarrollo de un proyecto de inversión, pendiente de reconocimiento mediante registros en el sistema de información financiero respectivo. El interventor debe entregar oficialmente diligenciada el Acta de Recibo de Obras, documento con el cual se extraen los datos para incorporar al Sistema OPGET la información necesaria para elaborar la Orden de Pago. Si el contador conoce oportunamente de este hecho, es decir, recibe copia del documento que corresponde al Acta de Recibo de los bienes o servicios, se supone que este es el momento adecuado para causar la obligación. No obstante, debido a que la entidad encargada del control de la ejecución del contrato, en la mayoría de las veces, no es el Fondo de Desarrollo local, tal evento solo lo conoce el Contador cuando la entidad incorpora al sistema de información los datos iniciales para elaborar la Orden de Pago mediante la cual se le cancelará en el futuro la cuenta por pagar. Es importante tener en cuenta que la Orden de Pago no es el soporte documental idóneo para la causación de las obligaciones, razón por la que es procedente obtener copia del Acta de Recibo de los bienes antes de la aprobación de la OP en el sistema OPGET. Cuando se dispone de tal documento es el momento en que se debe efectuar el registro de la obligación patrimonial. Recordemos que con base en el Acta de Recibo de obra, de los bienes o de los servicios la UEL incorpora en el sistema OPGET los datos requeridos para la elaboración de la ORDEN DE PAGO, que posteriormente será aprobada por el Fondo de Desarrollo Local.

Supuesto: Si continuamos con la serie de supuestos asociada al contrato de obra pública, se debe producir el recibo de lo pactado en el contrato la aceptación del recibo parcial de obras a satisfacción por valor de $55 millones, en la que se indica lo siguiente:

47

Cifras en miles

LIQUIDACIÓN ACTA DE RECIBO PARCIAL DE OBRAS

DETALLE VALOR

Valor del Acta de Recibo de Obra Parcial 55.000 Menos (-) Amortización (legalización) anticipo. (55% del anticipo)

(22.000)

Valor neto a favor del contratista 33.000

Datos contenidos en la liquidación de la orden pago:

Cifras en miles

ORDEN PAGO -RECIBO PARCIAL DE OBRAS

Valor del Acta de Recibo de Obra Parcial 55.000

Menos (-) Retención IVA -0

BASE PARA LIQUIDAR RETENCIONES 55.000

Menos (-)

Amortización (legalización) 55% del anticipo -22.000

VALOR TOTAL DE LA ORDEN DE PAGO 33.000

Menos (-)

Retención en la Fuente ($55.000*2%) -1.100

Retención ICA ($55.000*1%) -550

Contribución especial2 5% (ley 418 de dic 26/97) -1.650

Estampilla3 Universidad Distrital FJC 1% -0

Estampilla4 Pro Cultura y Pro Adulto Mayor 0,5% -0

SALDO NETO A FAVOR DEL CONTRATISTA 29.700

2 Contribución Especial 5% sobre la diferencia entre el valor del AROP y la amortización del Anticipo.

3 Aplica a Entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito

4 Ibidem a nota 4

48

Registro Contable y presupuestal: El registro contable y presupuestal que se genera, es el siguiente.

Cifras en miles CUENTAS DE BALANCE ( PATRIMONIAL) CUENTAS DE PRESUPUESTO Y TESORERÍA


52 DE OPERACIÓN

5211 GENERALES

521113 Mantenimiento 55.000

14 DEUDORES

1420 AVANCES Y ANTICIPOS ENTREGADOS


22.000


2401 ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS NACIONALES

SI EL SISTEMA LO TIENE PREVISTO SE PODRÍA RECONOCER LA OBLIGACIÓN PTAL. (VER CASO SIGUIENTE)

240102 Proyectos de Inversión 29.700

2436 RETENCIÓN EN LA FUENTE E IMPUESTO DE TIMBRE

243626 Contratos de Obra 1.100

243627 Retención de impuesto de industria y comercio por compras

550

29 OTROS PASIVOS

2905 Recaudos a favor de terceros

290590


1.650


9) Aprobación de la Orden de Pago. Una vez el Fondo de Desarrollo Local se entera de la incorporación al sistema de información

de la Orden de Pago elaborada por la UEL, procede a aprobarla. Con tal aprobación se produce el registro del denominado “GIRO PRESUPUESTAL” en el Sistema de Información Presupuestal (PREDIS) del Sistema de Información del Distrito Capital (SI CAPITAL), aumentando el saldo de los “Giros” y disminuyendo el saldo de los “Compromisos”.

49

Supuesto: Se aprueba la OP mediante la cual se efectuará la entrega de los dineros a favor del contratista, originados en el recibo de obras por $55.000.

Registro contable y presupuestal



06 PRESUPUESTO DE GASTOS DE INVERSIÓN EJECUTADOS


SI NO ES POSIBLE EL RECONOCIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES PREVISTAS EN EL EVENTO ANTERIOR, SE DEBE EFECTUAR EN ESTE MOMENTO

066003


33.000

0635 SECTOR TRANSPORTE COMPROMISOS (DB)

063503


33.000


10) Radicación de la ORDEN DE PAGO (OP) en la Dirección Distrital de Tesorería (DDT) De la misma manera que se indicó en el supuesto citado en numeral 6) de esta comunicación, la respectiva Localidad elabora el denominado “ENVÍO” a través de OPGET, que es el documento mediante el cual se relacionan las Ordenes de Pago que van a cancelar, lo entrega a la Tesorería Distrital acompañado de éstas. En la Dirección Distrital de Tesorería se verifica el “hash” (código de barras) de cada Orden de Pago para verificar su autenticidad, para luego proceder al pago. El registro de las Órdenes de Pago en la Dirección Distrital de Tesorería mediante la remisión del denominado “envío”, no tiene efecto contable alguno.

50




11) Cancelación de la Orden de Pago. Es el proceso mediante el cual la Dirección Distrital de Tesorería, previa comprobación de la validez de las Órdenes de Pago, realiza la entrega de los dineros al beneficiario o contratista y realiza la retención de los dineros, tal como lo indica la liquidación de la OP en el literal anterior.

Nuevamente es importante reiterar que el pago efectivo o entrega del dinero al beneficiario de una “Orden de Pago” no tiene reflejo en el sistema PREDIS, pues el control previsto allí solo llega hasta el momento en el que se registra el “Giro presupuestal”.

Supuesto:

El tesorero Distrital entrega el valor neto de la OP al contratista.




24 CUENTAS POR PAGAR 07 PRESUPUESTO DE GASTOS DE INVERSIÓN PAGADOS

2401 ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS NACIONALES

0735 SECTOR TRANSPORTE- PAGOS EFECTIVO (DB)

240102 Proyectos de Inversión 29.700 073503


33.000

14 DEUDORES 06 PRESUPUESTO DE GASTOS DE INVERSIÓN EJECUTADOS

1424 RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN


142402 En administración 33.000 066003


33.000

2436 RETENCIÓN EN LA FUENTE E IMPUESTO DE TIMBRE

51



243626 Contratos de Obra 1.100

243627 Retención de impuesto de industria y comercio por compras

550

29 OTROS PASIVOS

2905 Recaudos a favor de terceros

290590


1.650

Sumas iguales 33.000 33.000 Sumas iguales 33.000 33.000

Con relación al contenido de esta comunicación, es importante señalar que de conformidad con la sentencia C-487 de 1997, la Corte Constitucional determinó que las normas y conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Ello, de acuerdo con lo establecido en el artículo 354 de la Constitución Política Nacional y la Ley 298 de 1996, en las que se indica que esa entidad tiene la competencia exclusiva para la expedición de normas contables de carácter técnico y procedimental que deben aplicar las entidades que conforman el sector público. Por lo anterior, debemos recordar que es la Contaduría General de la Nación la única autoridad doctrinaria en esa materia, actividad que cumple mediante la emisión de conceptos que ayudan a la interpretación de dicha regulación. Por tanto, los conceptos expedidos por la Dirección Distrital de Contabilidad, en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2, y no son de obligatorio cumplimiento. Tales conceptos corresponden al criterio de este Despacho sobre un tema específico objeto de consulta y se entregan por requerimiento de la entidad, como en este caso.

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20 de marzo de 2007


TEMA: Presentación Estado de Flujos de Efectivo En atención a su consulta de la referencia, elevada a este Despacho el 13 de febrero de 2007, mediante correo electrónico, de conformidad con lo indicado en el texto de la consulta citada a continuación, nos permitimos indicar lo siguiente:

CONSULTA

“Con ocasión de la presentación de la cuenta anual vigencia 2006 ante la Contraloría de

Bogotá; solicito su amable colaboración a fin de emitir un concepto para la oficina de

Control Interno explicando las razones por las que la Secretaria General de la Alcaldía de

Bogotá no debe realizar ni enviar el Estado de Flujo de Efectivo (formato CBN-1012).”

RESPUESTA: El Estado de Flujo de Efectivo es parte de los estados contables básicos, los cuales constituyen las salidas de información del Sistema Nacional de Contabilidad Pública, tal como lo establece el numeral 2.9.3.1 del Plan General de Contabilidad Pública (PGCP), Norma Técnica sobre Estado Contables Básicos, párrafos 365 y 366. El Estado de Flujos de Efectivo, “… revela los fondos provistos y utilizados por las entidades contables públicas en desarrollo de sus actividades operativas, de inversión y financiación. Permite evaluar a partir del origen y aplicación del efectivo en un período, la capacidad de la entidad contable pública para obtener flujos futuros de efectivo, determinando sus necesidades de financiamiento interno y externo, para cumplir oportunamente con sus obligaciones.” Definición del Plan General de Contabilidad Pública (PGCP), numeral 2.9.3 Normas técnicas relativas a los estados, informes y reportes contables, Estado de flujos de efectivo, párrafo 374. En relación con el objeto de su consulta, La Contaduría General de la Nación, expidió la

Circular Externa 36 del 27 de diciembre de 2000, donde se establece el procedimiento para

la estructuración, elaboración y presentación del estado de flujos de efectivo,

exclusivamente para las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y Sociedades

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de Economía Mixta de los Niveles Nacional y Territorial. Cuyos objetivos plantean, entre otros aspectos, los siguientes:

“Definir mecanismos que hagan posible la implementación de estándares para generar

los estados de flujos de efectivo en Empresas Industriales y Comerciales del Estado

y Sociedades de Economía Mixta.

Proveer a los organismos de control con los documentos contables oficiales que les

permitan evaluar la gestión financiera en términos de los flujos de efectivo producidos y aplicados.” (la negrilla es nuestra)

Así mismo, el ámbito de aplicación de la misma circular precisa que “El estado de flujos de efectivo deberá ser elaborado y presentado por Empresas Industriales y Comerciales del Estado y Sociedades de Economía Mixta pertenecientes a los niveles Nacional y Territorial…”

CONCLUSIONES: El Estado de flujos de efectivo, está clasificado como un estado contable básico, cuyo propósito es revelar los fondos provistos y utilizados por las entidades en desarrollo de las actividades operativas, de inversión y financiación. También sirve, para evaluar a partir del origen y aplicación del efectivo en un período determinado, la capacidad de la entidad contable pública para obtener flujos futuros de efectivo, identificando sus necesidades de financiamiento tanto interno como externo, para cumplir oportunamente con sus obligaciones. Si la aplicación permite verificar oportunamente el grado de eficiencia y eficacia en materia de gestión del efectivo realizada por las entidades públicas, particularmente de aquellas que desempeñan actividades de producción o comercialización.

La Contaduría General de la Nación, estableció el procedimiento para la estructuración,

elaboración y presentación del estado de flujos de efectivo, con carácter obligatorio por

parte de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y Sociedades de Economía

Mixta de los Niveles Nacional y Territorial, exclusivamente.

Por lo expresado anteriormente y dado que la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, es

una dependencia de la Administración Central del D.C., se encuentra excluida en relación

con la obligatoriedad de elaborar y presentar el estado de flujos de fondos, cuya obligación recae expresamente en las entidades enmarcadas dentro del ámbito de aplicación de la normativa expedida por la Contaduría General de la Nación.

De otro lado y con relación al contenido de esta comunicación, es importante señalar que de conformidad con lo establecido en el artículo 354 de la Constitución Política Nacional y la Ley 298 de 1996, la Contaduría General de la Nación tiene la competencia exclusiva para la

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expedición de normas contables de carácter técnico y procedimental que deben aplicar las entidades que conforman el sector público. Igualmente, la Contaduría General de la Nación es la única autoridad doctrinaria en esa materia, actividad que cumple mediante la emisión de conceptos que ayudan a la interpretación de dicha regulación. Así mismo, de conformidad con la sentencia C-487 de 1997, la Corte Constitucional determinó que las normas y conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Por lo tanto, la entidad debe aplicar cuidadosamente lo dispuesto por la Contaduría General de la Nación en la Circular Externa citada. Por lo anterior, que los conceptos expedidos por la Dirección Distrital de Contabilidad, en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), los cuales son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2, no son de obligatorio cumplimiento. Tales conceptos corresponden al criterio de este Despacho sobre un tema específico objeto de consulta y se entregan por requerimiento de la entidad, como en este caso.

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03 de abril de 2007


TEMA: Valorización de propiedades, planta y equipo En atención a su solicitud según radicado No. ER15814 del 20 de febrero del año en curso, en relación con la valorización de activos fijos, precisamos:

CONSULTA “Me permito solicitar concepto técnico en lo referente a si los bienes muebles anteriores a la fecha de la Circular Externa 060 de 2005 emitida por la Contaduría General de la Nación y que cumplen con los montos de 35 salarios mínimos mensuales vigentes se tienen que valorizar”

RESPUESTA Es importante precisar que a partir del 1 de enero del 2007 entró en vigencia el nuevo Régimen de Contabilidad Pública adoptado por la Contaduría General de la Nación mediante la Resolución 222 de 2006, que en su Artículo 1° establece: “Adóptase el Régimen de Contabilidad Pública que está conformado por el Plan General de Contabilidad Pública, el Manual de Procedimientos y la Doctrina Contable Pública, los cuales también se adoptan con la presente Resolución. Dicho régimen contiene la regulación contable pública de tipo general y específico” Para responder a su consulta es pertinente precisar que la Contaduría General de la Nación, como máximo órgano rector en materia contable pública en Colombia, respecto a lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública, no se ha pronunciado sobre el aspecto consultado, es decir, hasta la fecha no ha emitido ninguna norma o procedimiento que trate de manera particular el tema de las valorizaciones, como lo establece la Resolución 351 de 2001, la cual hacía parte del Manual de Procedimientos contenido en la Resolución 400 de 2000, aspecto también tratado en la Circular Externa 060 de 2005. En consecuencia, el Régimen de Contabilidad Pública, contiene la regulación pública general sobre las normas técnicas relativas a las etapas de reconocimiento y revelación de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, la cual determina:

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“133. El Costo Histórico será objeto de actualización, usando para ello criterios técnicos acordes a cada circunstancia, buscando que la información contable no pierda confiabilidad en la medida en que transcurra el tiempo. Los criterios de actualización son: Costo reexpresado, Valor presente neto, Costo de reposición, Valor de realización y Valor razonable” Igualmente establece dentro de las normas técnicas relativas a los activos respecto a las propiedades, planta y equipo, que: “166. Deben reconocerse por su costo histórico y actualizarse mediante la aplicación de métodos de reconocido valor técnico que permitan una medición confiable. Para establecer el costo de reposición pueden emplearse avalúos o precios de referencia, en tanto, que el valor de realización se aplicará cuando se tenga la intención de enajenarlos, debiendo realizar para el efecto los respectivos avalúos técnicos, de conformidad con las disposiciones legales vigentes. Los costos de endeudamiento asociados a la adquisición de un activo que aún no se encuentre en condiciones de utilización o venta, se reconocerán como un mayor valor del mismo. 173. Deben reconocerse provisiones o valorizaciones, de conformidad con las normas contables vigentes, cuando el valor en libros de los bienes difiera del que se determina en los avalúos realizados, sean éstos con fines de revelación contable o para otros efectos. Los avalúos deberán considerar, entre otros, criterios de ubicación, estado, capacidad productiva, situación de mercado y grado de negociabilidad de los bienes, la obsolescencia, y el deterioro que sufren las propiedades. El reconocimiento de las provisiones en las entidades contables públicas del gobierno general afecta directamente el patrimonio, excepto para los activos asociados a las actividades de producción de bienes y la prestación de servicios individualizables, que debe reconocerse como gasto” Por lo antes expuesto, antes de adelantar un proceso de valorización, este Despacho considera que la entidad debe consultar directamente a la Contaduría General de la Nación, para que se pronuncie sobre el tema, a afectos de no incurrir en inconsistencias valorando bienes sobre los cuales no corresponde adelantar dichos avalúos.

CONCLUSIONES

Si la entidad considera que el costo histórico de los bienes se encuentra desactualizado frente al valor razonable actual por efecto del transcurso del tiempo y demás factores, podría adelantar la gestión necesaria para su actualización usando para ello criterios técnicos acordes a cada circunstancia, de acuerdo con lo establecido por la Contaduría General de la Nación según lo antes expuesto.

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Ante la falta de procedimientos sobre la norma técnica relativa al reconocimiento, lo mismo que la norma técnica relativa a los activos, para efectos de valorización, consideramos se podría utilizar lo establecido en la Resolución 351 de 2001 y Circular Externa 060 de 2005 de la Contaduría General de la Nación.

Si el avalúo resultante es mayor al contabilizado en libros se origina una valorización, la cual debe registrarse en la cuenta 1999 Valorizaciones con crédito a la cuenta 3240 Superávit por valorización. Si por el contrario, como producto de la actualización, el valor resultante es menor al contabilizado en libros, es preciso crear una provisión utilizando las cuentas 1695 y 5307 para el registro correspondiente, en el entendido que el hospital utiliza los bienes objeto del avalúo en la prestación de servicios individualizables.

Finalmente, es importante tener en cuenta que se debe contar con la aceptación de la administración del hospital para considerar como soporte válido el avalúo realizado a los bienes que tiene a cargo la institución.

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13 de abril de 2007


TEMA: Registro contable de las licencias y del software En atención a su solicitud según radicado No. ER23481 del 15 de marzo del año en curso, referente al hallazgo de la Contraloría en cuanto a la inadecuada clasificación de licencias y del software, precisamos:

CONSULTA ¿Cuál es la clasificación que debe manejar el FOPAE para ingresar a los inventarios el software y las licencias de software adquiridas, y el soporte que los proveedores de software deben suministrar a la DPAE para el debido ingreso al almacén?

RESPUESTA El Régimen de Contabilidad Pública adoptado mediante la Resolución 222 de 2006, el cual rige a partir del 1 de enero de 2007, en cuanto a las Normas Técnicas de Contabilidad Pública relativas a los activos, en el grupo de Otros Activos, en relación con el tema de las licencias y software determina lo siguiente: “189. Noción. Comprenden los recursos, tangibles e intangibles, que son complementarios para el cumplimiento de las funciones de cometido estatal de la entidad contable pública o están asociados a su administración, en función de situaciones tales como posesión, titularidad, modalidad especial de adquisición, destinación, o su capacidad para generar beneficios o servicios futuros. 191. Los bienes de arte y cultura y los intangibles se reconocen por su costo histórico y no son susceptibles de actualización. 195. Para efectos de revelación, los otros activos se clasifican atendiendo la clase de bien, su condición, su naturaleza, así como su capacidad para generar beneficios o servicios futuros, en conceptos tales como: activos diferidos, bienes entregados a terceros, bienes recibidos en dación de pago, activos adquiridos de instituciones inscritas, bienes adquiridos en leasing financiero, bienes de arte y cultura e intangibles.

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199. El valor de los intangibles adquiridos o desarrollados se amortizará durante el lapso que corresponda a la recuperación de la inversión en que se incurrió, el período en que se obtendrán los beneficios económicos esperados por efectos de su explotación o la duración del amparo legal o contractual de los derechos otorgados, debiendo reconocerse como costo” Antes de responder su inquietud, precisamos los siguientes conceptos:

Una licencia es, en derecho, un contrato mediante el cual una persona recibe de otra el derecho de uso de varios de sus bienes, normalmente de carácter no tangible o intelectual, a cambio del pago de un monto determinado por el uso de los mismos. Estos activos son propiedad del otorgante, y pueden ser bienes de propiedad intelectual como una marca, patentes o tecnologías. También pueden ser objeto de licencia otros bienes de carácter intangible como la distribución de obras intelectuales. La modalidad de licenciamiento es muy común en la industria del software, donde se comercializan licencias de software que permiten el uso de un programa o aplicación computacional, sin ser uno el dueño, por lo que no se tiene la propiedad para venderlo, ni arrendarlo o modificarlo.

Se denomina software, equipamiento lógico o soporte lógico a todos los componentes intangibles de un ordenador o computadora, es decir, al conjunto de programas y procedimientos necesarios para hacer posible la realización de una tarea específica, en contraposición a los componentes físicos del sistema (hardware). El IEEE

1, lo definió formalmente en su estándar 729, como: «la suma total de los programas de

cómputo, procedimientos, reglas documentación y datos asociados que forman parte de las operaciones de un sistema de cómputo»

El Soporte técnico es un rango de servicios que proporcionan asistencia con el hardware de una computadora, o algún otro dispositivo electrónico o mecánico. En general los servicios de soporte técnico tratan de ayudar al usuario a resolver determinados problemas con algún producto en vez de entrenar o personalizar.

La mayoría de los proveedores que venden hardware o software ofrecen soporte técnico a través de diferentes medios como: correo electrónico, chat, software de aplicación, faxes, asistencia personalizada con técnicos profesionales, el telefónico. Algunos son gratuitos, se socializan mediante foros, salas de charla, correos electrónicos y manuales e instructivos y páginas web.

1 Instituto de Ingeniería Eléctrica y Electrónica, asociación técnico-profesional mundial dedicada a la estandarización

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El costo puede variar, dependiendo del tipo de contratación, así la mayoría de proveedores ofrecen soporte técnico gratuito limitado a la adquisición del hardware o software por determinado tiempo; después de este lapso, aunque continúan prestando el servicio, éste hace parte de un contrato por prestación de servicio. De otra parte, la Contaduría General de la Nación en la Doctrina Contable mediante el Concepto 11460 de 2000, sobre el registro del software, determina lo siguiente: “El registro del software corresponde a la cuenta 1970 – Intangibles, subcuenta 197008 – Software, la cual representa el costo de adquisición, desarrollo o producción del conjunto de bienes inmateriales que constituyen derechos, privilegios o ventajas de competencia para el ente público. Los intangibles son objeto de amortización durante los periodos en los cuales se espera percibir los beneficios de los costos o gastos incurridos, o la duración del amparo legal o contractual de los derechos otorgados…” Así las cosas, sobre cuál es la clasificación que se debe dar para ingresar a los inventarios el software y las licencias, este Despacho considera que en materia de adquisición, desarrollo o producción de programas de computador se hable de software, y por el derecho de uso de dichos programas se hable de licencias de uso y/o explotación las cuales deben estar vigentes al momento de la utilización de los programas. Por lo anterior, al momento de la adquisición de equipos de cómputo se debe exigir la discriminación de estos conceptos con sus respectivos valores, aspecto que facilitaría la clasificación y registros en la contabilidad. Es obligación de las diferentes entidades y organismos registrar y revelar en su contabilidad el valor de las licencias de Software adquirido para el cumplimiento de su misión o de su cometido estatal en la Subcuenta 197007 Licencias. De igual manera deberá registrar el software desarrollado en la Subcuenta 197008 Software. De otro lado, cuando se trate de establecer los controles para el registro de programas adquiridos a través de contratos de compraventa de equipos computacionales, en los cuales no se discriminó el valor del software dentro de las cláusulas contractuales, y dichos valores no se identificaron de forma separada en la factura, pueden presentarse las siguientes situaciones para su reclasificación: 1. Solicitar al proveedor de los equipos un anexo a la factura, en el que se detallen entre otros

conceptos, el tipo de programas preinstalados, números de licencia, cantidad de programas y el valor de cada uno de ellos.

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2. Si no es posible obtener del proveedor la información correspondiente a los programas preinstalados, éstos podrán ser sometidos a un avalúo técnico por parte de personal calificado al servicio de la entidad, en cuyo caso, con base en el informe escrito, se procederá a efectuar el ajuste correspondiente.

3. Solicitar cotizaciones entre los diferentes proveedores de este tipo de programas en el

mercado local, teniendo en cuenta para ello, las características del software recibido y las fechas de adquisición del mismo.

Con base en lo anterior y una vez recogida esta información, la entidad podrá registrar en su contabilidad, en las cuentas 197007 y 197008 Intangibles – Licencias y Software respectivamente el valor correspondiente a cada uno de ellos. Con relación al soporte técnico, si éste no hace parte del contrato de adquisición del software y/o del hardware, seguramente corresponde a un contrato por prestación de servicios, el cual se debe registrar en la cuenta de bienes y servicios pagados por anticipado, subcuenta que corresponda y amortizarse durante el tiempo de ejecución de dicho contrato, o directamente al gasto o costo dependiendo de la clase de contrato y la forma de pago.

CONCLUSIONES

El registro contable del software corresponde a la cuenta 1970 – Intangibles, subcuenta 197008 – Software, la cual representa el costo de adquisición, desarrollo o producción del conjunto de bienes inmateriales que constituyen los programas de computador.

El registro contable de las licencias corresponde a la cuenta 1970 – Intangibles, subcuenta 197007 – Licencias, la cual representa el costo de los derechos, privilegios o ventajas que le garantizan al ente el uso de los programas de computador.

El registro contable del soporte técnico, si corresponde a un contrato por prestación de servicios, debe registrarse en la cuenta de bienes y servicios pagados por anticipado.

Los soportes contables para el registro de los anteriores conceptos deben ser las facturas expedidas por los proveedores a los cuales se les debe exigir la discriminación de los valores con miras a poder registrar los diferentes conceptos.

Con relación al contenido de esta comunicación, es importante señalar que de conformidad con lo establecido en el artículo 354 de la Constitución Política Nacional y la Ley 298 de 1996, la Contaduría General de la Nación tiene la competencia exclusiva para la expedición de normas contables de carácter técnico y procedimental que deben aplicar las entidades que conforman el sector público. Igualmente, es la única autoridad doctrinaria en esa materia, actividad que

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cumple mediante la emisión de conceptos que ayudan a la interpretación de dicha regulación. Así mismo, de conformidad con la sentencia C-487 de 1997, la Corte Constitucional determinó que las normas y conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Por lo anterior, queda claro que los conceptos expedidos por la Dirección Distrital de Contabilidad, en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2, no son de obligatorio cumplimiento.

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13 de abril de 2007


TEMA: Boletín de deudores morosos

En atención a su oficio según radicado No. 2007ER26541 del 26 de marzo del año en curso mediante el cual solicita “las directrices adoptadas por la Dirección Distrital de Contabilidad relacionadas con el reporte del Boletín de deudores morosos, procedimiento y la consolidación del mismo a nivel Bogotá”, precisamos: La inclusión de deudores en el Boletín de Deudores Morosos del Estado, se encuentra establecida en el parágrafo 3º del artículo 4º de la Ley 901 de 2004, que determina: “Las entidades estatales para relacionar las acreencias a su favor pendientes de pago deberán permanentemente en forma semestral, elaborar un boletín de deudores morosos, cuando el valor de las acreencias supere un plazo de seis (6) meses y una cuantía mayor a cinco (5) salarios mínimos legales vigentes. Este Boletín deberá contener la identificación plena del deudor moroso, bien sea persona natural o jurídica, la identificación y monto del acto generador de la obligación, su fecha de vencimiento y el término de extinción de la misma”

2

De otra parte, el numeral 4.7 de la circular Externa 059 de 2004 respecto al reporte de acreencias a favor del Estado dispone que “Para todos los efectos del proceso de reporte y consolidación de la información del Boletín de Deudores Morosos, las acreencias a favor del Estado serán las que correspondan a los saldos de los derechos causados y revelados, a una fecha de corte, en las subcuentas de los grupos 13 y 14 del Plan General de Contabilidad Pública, así como los valores revelados en las Cuentas de Orden que representen derechos que requieren ser controlados.

3

De acuerdo con lo anterior, la Secretaría General deberá determinar si las deudas por diferentes conceptos a favor de la entidad se encuentran en mora de ser canceladas y cumplen con los requisitos antes anotados, si ello es así, se deberá remitir el archivo que contenga el listado respectivo a la Dirección Distrital de Contabilidad de la Secretaría Distrital de Hacienda, dependencia encargada de consolidar la información del Distrito Capital y enviarla a la Contaduría General de la Nación para ser incluidos en el boletín en mención. Esto en cumplimiento a la Resolución DDC-000005 del 29 de diciembre de 2006, de éste Despacho,

2 Concepto 51486 del 10-09-04, Contaduría General de la Nación

3 Concepto 74794 del 27-12-04, Contaduría General de la Nación

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Artículo 4° Información semestral, numeral 8. Informe del Boletín de Deudores Morosos del Estado, con corte a 31 de mayo y a 30 de noviembre, respectivamente el 5 de junio y 5 de diciembre de cada año.

CONCLUSIONES

Se debe incluir en el Boletín de Deudores Morosos del Estado la persona natural o jurídica que, a cualquier título, a una fecha de corte, tiene contraída una obligación con un ente público de cualquier orden o nivel, cuya cuantía supere los cinco (5) SMMLV y una mora superior a seis (6) meses.

Igualmente, son objeto de reporte en el Boletín de Deudores Morosos las personas naturales que tengan obligaciones con entes públicos por concepto de sanciones siempre y cuando cumplan con las condiciones de morosidad y cuantía establecidas en la Ley 901 de 2004 y representen derechos ciertos para la entidad

4.

El reporte ante la Contaduría General de la Nación para la inclusión en el boletín lo debe realizar la Secretaría Distrital de Hacienda, previo recibo de la información de las dependencias u organismos de la Administración Central y Localidades.

4 Concepto 74794 del 27-12-04, Contaduría General de la Nación.

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25 de abril de 2007


TEMA: Homologación cuentas de orden

Bienes de beneficio y uso público sin legalizar En atención a su consulta de la referencia, elevada a este Despacho el día 9 de febrero de 2007, mediante escrito radicado con el número 2007ER12956, de conformidad con lo indicado en el texto de la consulta citada a continuación y la información adicional suministrada en forma telefónica, nos permitimos indicar lo siguiente:

CONSULTA / RESPUESTAS:

1. “En la actualidad las cuentas de balance incluyen los bienes inmuebles sobre los

cuales se tiene certeza que son del Distrito Capital y en las cuentas de orden los

pendientes de legalizar. ¿Se pregunta si a partir del 01 de enero de 2007, a estos

últimos se les dará el tratamiento contable como si el Dadep tuviera la certeza que

son del Distrito Capital?

Adicionalmente, la Contadora nos informa vía telefónica, que a 31 de diciembre de

2006, la entidad refleja en Cuentas de Orden un saldo como Bienes Pendientes de

Legalizar por concepto de Bienes de Beneficio y Uso Público el cual comprende entre

otros bienes: Vías de comunicación vehiculares y peatonales, plazas públicas de

mercado, plazoletas, parques y zonas verdes.

Con relación al tema de los “Bienes Pendientes de Legalizar”, la Contaduría General de la Nación estableció

5 que “Las entidades contables públicas deben eliminar los saldos que

presentan a 31 de diciembre de 2006 en la cuenta 8330-BIENES PENDIENTES DE LEGALIZAR y en su correspondiente contrapartida, y trasladarlos al balance inicial con fecha 1º de enero de 2007 como propiedades, planta y equipo si cumplen la condición de uso permanente y sin contraprestación, utilizando como contrapartida las cuentas 3125-PATRIMONIO PÚBLICO INCORPORADO o 3255-PATRIMONIO INSTITUCIONAL INCORPORADO, conservando la ecuación patrimonial.”

5Carta Circular 72 del 13 de diciembre de 2006, que trata sobre los procedimientos para la homologación de cuentas por la entrada en vigencia del Régimen de Contabilidad Pública

adoptado mediante la Resolución 222 de 2006 y el Catálogo General de Cuentas adoptado mediante la Resolución 555 de 2006.

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El proceso anterior, se refiere a los bienes clasificados como Propiedades, Planta y Equipo, adquiridos o construidos con destinación exclusiva al cumplimiento del desarrollo estatal, administración de la entidad, los cuales se utilizan para la producción y comercialización de bienes y la prestación de servicios y no son objeto de venta. Con relación a la titularidad y propiedad del Distrito Capital sobre los Bienes de Beneficio y Uso Público, citamos la doctrina que sobre el tema expidió el Consejo de Estado mediante el expediente

6 16596 de 2001: “(…) Los bienes de uso público universal o bienes públicos

del territorio son aquellos que, si bien su dominio es igualmente de la República, su uso pertenece a todos los habitantes del territorio y están a su servicio permanente (como el de

calles, plazas, parques, puentes, caminos, ejidos, etc.). Es decir, que por su propia

naturaleza, en general, respecto a estos bienes ninguna entidad estatal tiene la

titularidad de dominio similar a la de un particular, puesto que están destinados al

servicio de todos los habitantes. De allí que se ha afirmado que sobre ellos el Estado ejerce fundamentalmente derechos de administración y de policía, en orden a garantizar y proteger precisamente su uso y goce común, por motivos de interés general (art. 1° de la Carta Política)”. (Subrayado y negrilla fuera de texto).

También define las características como:” -Son bienes de dominio público que se caracterizan por su afectación a una finalidad pública, porque su uso y goce pertenecen a la comunidad, por motivos de interés general (art. 1° Superior). - El titular del derecho de dominio es la Nación y, en general, las entidades estatales correspondientes ejercen facultades especiales de administración, protección, control y de policía. -Se encuentran determinados por la Constitución o por la ley (art. 63 Superior). - Están sujetos a un régimen jurídico por virtud del cual gozan de privilegios tales como la inalienabilidad, inembargabilidad e imprescriptibilidad, que los colocan por fuera del comercio”. (Subrayado fuera de texto).

Por su parte, el Plan General de Contabilidad Pública, en el numeral 2.9.1.1 Normas técnicas relativas a los activos, también define los Bienes de Beneficio y Uso Público, como el grupo que “Comprenden los bienes públicos destinados para el uso y goce de los habitantes del territorio nacional orientados a generar bienestar social o a exaltar los valores culturales y preservar el origen de los pueblos y su evolución, y son de dominio de la entidad contable pública. Incluye los bienes formados o adquiridos en virtud de la ejecución de contratos de concesión.” Ahora observemos los conceptos que comprende la cuenta 1710 - BIENES DE USO PÚBLICO EN SERVICIO: “El valor de la Red terrestre - vías de comunicación, plazas públicas, parques recreacionales y otros bienes de beneficio y uso público en servicio” construidos o adquiridos por la entidad a cualquier título, para uso, goce y disfrute de la comunidad.

6 Concepto 20059-43158, saneamiento contable expedido por la Contaduría General de la Nación

67

En este orden de ideas, se trata de los mismos bienes cuando se hace referencia a los bienes registrados por el Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público, en Cuentas de Orden como “Bienes Pendientes por Legalizar”, los señalados por el Consejo de Estado como “Bienes de Uso Público” y los definidos por el Plan General de Contabilidad Pública como “Bienes de Beneficio y Uso Público”. En todos los casos relacionados el titular del derecho de dominio es el Estado. Las entidades estatales solamente ejercen una facultad especial para su administración, protección, control y de policía. Con base en lo anterior, se puede inferir, que para efectos contables, las entidades no necesitan adelantar procesos jurídicos tendientes a demostrar legalmente la propiedad ni la titularidad del dominio sobre los Bienes de Beneficio y Uso Público, la cual por derecho le corresponde al Estado, toda vez, que por su naturaleza, ninguna entidad estatal tiene la titularidad de dominio similar a la de un particular para incorporarlos en sus activos.

2. ¿De pasar los bienes pendientes de legalizar definitivamente a cuentas de Activo –

Propiedad Planta y Equipo se les debe realizar depreciación?”

De acuerdo con el Régimen de Contabilidad Pública, éstos bienes deben incorporarse en el grupo 17- Bienes de Beneficio y Uso Público e Históricos y Culturales, el cual representa los bienes públicos destinados para el uso y goce de la comunidad, lo cual de conformidad con la Sentencia de la Corte Suprema en comento, no es posible establecer la propiedad en cabeza de una entidad determinada. Las entidades ejercen facultades especiales con relación a la administración, protección, control y de policía, por tanto, los bienes que a 31 de diciembre de 2006, presentaba el Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público, en cuentas de orden como Bienes Pendientes de Legalizar, se debe reclasificar a este grupo dentro del concepto que corresponda de acuerdo con las características ya mencionadas, siendo inadecuada la reclasificación inicial a las Propiedades, Planta y Equipo. Sobre el tema de la depreciación, primero debemos considerar la tipificación de los bienes y las características de cada concepto de acuerdo con lo establecido en Plan General de Contabilidad Pública, numeral 2.9.1.1 Normas técnicas relativas a los activos, párrafo 171. “Son depreciables los bienes que pierden su capacidad normal de operación durante su vida útil, tales como edificaciones; plantas, ductos y túneles; redes, líneas y cables; maquinaria y equipo; equipo médico y científico; muebles, enseres y equipo de oficina; equipos de comunicación y computación; equipo de transporte, tracción y elevación; y equipo de comedor, cocina, despensa y hotelería. No son objeto de cálculo de depreciación los terrenos, así como las construcciones en curso, los bienes muebles en bodega, la maquinaria y equipo en montaje, los bienes en tránsito y las propiedades, planta y equipo no explotadas, o en mantenimiento, mientras permanezcan en tales situaciones.” Como se

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puede observar, tal categorización no contempla los Bienes de Beneficio y Uso Público, lo cual corrobora que no es adecuado su traslado a las Propiedades, Planta y Equipo, por cuanto no es razonable además cambiar la naturaleza de un bien en aplicación de la norma que ordena la homologación.

A los Bienes de Beneficio y Uso Público se les amortiza para reconocer el deterioro por la pérdida de capacidad de su utilización con afectación directa en el patrimonio, siempre y cuando no estén amparados en contratos de concesión. La amortización se revela como un menor valor de los bienes.

3. Los Bienes de Beneficio y Uso Público que se encontraban a 31 de diciembre de 2006

en cuentas de orden, a partir del 01 de enero de 2007, pasarán a las cuentas del

activo – Propiedad Planta y Equipo, a sabiendas de que en esta última se registran

los bienes fiscales del Distrito Capital, ó si es necesario que la Contaduría General de

la Nación cree una cuenta dentro del grupo 17 – Bienes de Beneficio y Uso Público,

para incluir los Bienes pendientes de legalizar?

Como ya se aclaró en la respuesta del punto dos, es procedente su reclasificación al grupo 17- Bienes de Beneficio y Uso Público e Históricos y Culturales, dentro del concepto que corresponda de acuerdo con las características ya mencionadas. De otro lado y en concordancia con la respuesta de la primera pregunta, no procede la apertura de una subcuenta “Bienes Pendientes de Legalizar” al interior del grupo Bienes de Beneficio y Uso Público, por cuanto ninguna entidad requiere la legalización de la propiedad, ya que dada la naturaleza de éstos la titularidad del dominio esta en cabeza del Estado; para el caso, el Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público, como entidad está encargada de ejercer facultades especiales de administración, protección y control. Si en cumplimiento de la normativa atinente a la homologación la entidad los trasladó al grupo de las Propiedades, Planta y Equipo, es necesario reversar este registro y reclasificarlos al grupo 17-Bienes de Beneficio y Uso Público, en el concepto relacionado con el tipo de bien, de acuerdo con la desagregación del Catálogo General de Cuentas vigente, dando apertura a nivel auxiliar de las cuentas que la entidad considere necesarias para ejercer su control administrativo.

4. De ser aprobada la cuenta de Bienes pendientes de legalizar en el grupo 17, las

cuentas que pertenecían a 31 de diciembre de 2006 a las eliminadas cuentas de orden

8330, deberán ser amortizadas cada mes; así como sucede con los Bienes de

Beneficio y Uso Público, cuentas del Activo?

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Como lo afirma en su comunicación, los Bienes de Beneficio y Uso Público son objeto de amortización para reconocer el deterioro por la pérdida de capacidad de su utilización, siempre que estén en servicio y sean administrados por la entidad, afectando directamente el patrimonio. Se calcula durante el lapso estimado en que estarán en capacidad de prestar servicios o generar beneficios a la comunidad, siempre y cuando no estén amparados en contratos de concesión. La amortización se revela como un menor valor de los bienes.

CONCLUSIONES

Independientemente de la obligación de adelantar la legalización respectiva de conformidad con lo dispuesto en el Régimen Contable Público, para efectos de reconocimiento contable como activos a cargo de la entidad, ésta no necesita adelantar procesos jurídicos tendientes a demostrar legalmente la propiedad ni la titularidad del dominio sobre los Bienes de Beneficio y Uso Público para incorporarlos en sus activos, teniendo en cuenta que los bienes de uso público universal o bienes públicos del territorio son aquellos cuyo dominio es de la República, que por su propia naturaleza, en general, respecto a estos bienes ninguna entidad estatal tiene la titularidad de dominio similar a la de un particular, el titular de tal derecho es el Estado y, en general, las entidades estatales ejercen facultades especiales de administración, protección, control y de policía. Estos bienes están sujetos a un régimen jurídico por virtud del cual gozan de privilegios tales como la inalienabilidad, inembargabilidad e imprescriptibilidad, que los colocan por fuera del comercio. Por lo expresado, el Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público, debe incorporar en sus activos los Bienes de Beneficio y Uso Público, que tiene clasificados como “por legalizar”, en el concepto que les corresponda dentro del grupo 17-Bienes de beneficio y uso público, de acuerdo con la destinación y características especificas de cada uno. Los Bienes de Beneficio y Uso Público en servicio son objeto de amortización por la pérdida de capacidad de su utilización durante el lapso en que están en capacidad de prestar servicios o generar beneficios a la comunidad, con afectación directa en el patrimonio. La amortización se revela como un menor valor de los bienes. De otro lado y con relación al contenido de esta comunicación, es importante señalar que de conformidad con lo establecido en el artículo 354 de la Constitución Política Nacional y la Ley 298 de 1996, la Contaduría General de la Nación tiene la competencia exclusiva para la expedición de normas contables de carácter técnico y procedimental que deben aplicar las entidades que conforman el sector público. Igualmente, la Contaduría General de la Nación es la única autoridad doctrinaria en esa materia, actividad que cumple mediante la emisión de conceptos que ayudan a la interpretación de dicha regulación. Así mismo, de conformidad con la sentencia C-487 de 1997, la Corte Constitucional determinó que las normas y conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de

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las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Por lo tanto, la entidad debe aplicar cuidadosamente lo dispuesto por la Contaduría General de la Nación en la Circular Externa citada. Es importante reiterar, que los conceptos expedidos por la Dirección Distrital de Contabilidad, en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), los cuales son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2, no son de obligatorio cumplimiento. Tales conceptos corresponden al criterio de este Despacho sobre un tema específico objeto de consulta y se entregan por requerimiento de la entidad, como en este caso.

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02 de mayo de 2007


TEMA: Depuración de cartera por parte de la secretaría de la Movilidad y

FONDATT En atención a su consulta de la referencia, elevada a este Despacho el día 13 de marzo de 2007, mediante escrito radicado con el número 2007IE10575, de conformidad con lo indicado en el texto de la consulta citada a continuación, nos permitimos indicar lo siguiente:

CONSULTA:

“Atentamente me permito solicitar se conceptúe sobre si el Manual de Procedimientos

Administrativos y Contables para el manejo de bienes en los entes públicos del Distrito

Capital, es aplicable para el manejo de los bienes recibidos a título de dación de pago.

En caso de no ser aplicable el Manual, cuál sería el procedimiento a seguir para poder

vender esta clase de bienes que de conformidad con el Decreto Distrital 041 de 2006 son

administrados por esta Subdirección.

Lo anterior por cuanto el Director Administrativo de la Secretaría Distrital de Hacienda,

Dr. Gustavo Morales afirma que los bienes recibidos a título de dación en pago son

rentas del Distrito y no son bienes de la Secretaría de Hacienda, razón por la cual la

Dirección de Apoyo Corporativo de la Secretaría de Hacienda no certificará sobre la no

necesidad de los mismos para el normal desarrollo de las actividades de la entidad,

certificación que es parte fundamental en la resolución de baja de los bienes, según el

Manual antes citado.

Adicionalmente afirma el Director Administrativo que los bienes en dación en pago no

forman parte del inventario de la Secretaría Distrital de Hacienda no obstante estar

incorporados en la Contabilidad del Distrito Capital y que lo que se debe hacer sobre

ellos es tan solo un control que no implica inventario.”

RESPUESTA

El recibo de bienes en dación de pago es un procedimiento que, administrativamente, debe considerarse como de carácter especial, razón por la que requiere de un ordenamiento que, en

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algunos casos, diferirá del previsto para los bienes que ingresan o salen del inventario de bienes dispuestos para ser usados en el cumplimiento del cometido estatal a cargo de la entidad. Se debe tener en cuenta, que los bienes recibidos a título de dación de pago son propiedad del Distrito Capital, cuya recepción, custodia, administración y enajenación, le fue conferida a la Secretaría Distrital de Hacienda a través de la Subdirección de Proyectos Especiales, en virtud de lo dispuesto por el Decreto 041 de 2006. En tal sentido, la Subdirección de Proyectos Especiales, de conformidad con lo dispuesto en el literal a) del artículo Quinto del Decreto antes citado, tiene competencia especial para determinar el procedimiento administrativo. Por tratarse de una norma superior, el procedimiento que la dependencia adopte no necesariamente debe quedar supeditado a la reglamentación establecida por Dirección Distrital de Contabilidad mediante Resolución No. 001 de 2001, con la cual se adoptó el “Manual de Procedimientos Administrativos y contables para el Manejo de Bienes en las Entidades del Distrito Capital” la cual se encuentra vigente. De conformidad con lo expuesto anteriormente, mientras se expide formalmente tal procedimiento, este Despacho recomienda transitoriamente utilizar como guía administrativa algunos criterio de tipo general dispuestos en la citada Resolución y, posteriormente, en desarrollo de la competencia otorgada, la Subdirección de proyectos Especiales puede expedir su procedimiento, el cual podría adaptar o adoptar total o parcialmente, en lo que considere pertinente de la Resolución 001 de 2001. En principio, este Despacho considera que el procedimiento administrativo y contable previsto en la Resolución antes mencionada, debería cumplirse únicamente en lo que se refiere a los requerimientos mínimos exigidos para el ingreso o salida de bienes del sistema de información administrativo y contable. En este sentido, no sería necesaria la formalización, mediante actos administrativos expedidos por el representante legal, de la ordenación de la salida o baja de estos bienes, por cuanto existe un ordenamiento legal que regula lo referente al destino final o la enajenación de los mismos. No obstante lo anterior, se requiere tener en cuenta que los bienes recibidos en dación de pago, una vez se encuentran en poder de la Secretaría Distrital de Hacienda deben ingresar al sistema de información administrativo y financiero de la entidad, independientemente de la dependencia interna encargada de su custodia, administración y control. Ello significa, que se deben controlar administrativamente a través de los aplicativos de información SAE

7 y SAI

8 y,

en lo contable, con la ayuda del sistema LIMAY o cualquier otro sistema previsto para tal fin.

7 Sistema de Administración de Elementos

73

En cumplimiento de lo ordenado por el Decreto 041 de 2006, con relación a la definición e implementación del procedimiento administrativo y contable para la recepción, administración, control y enajenación de bienes, la Subdirección de Proyectos Especiales debe solicitar ante la Dirección Distrital de Sistemas la apertura de un módulo dependiente de los inventarios de la entidad pero separado para el manejo de los bienes recibidos en dación de pago y la asignación de un usuario que le permita acceder a dicho módulo en los aplicativos SAE y SAI, con las interfaces, SIT

9 II, y demás enlaces necesarios para revelar esta información en los

estados contables de la Secretaría Distrital de Hacienda. Dado que no son bienes dispuestos para utilización de la entidad en desarrollo de su cometido estatal, los bienes recibidos en dación de pago no deben hacer parte del inventario normal de propiedades, planta y equipos de la Secretaría Distrital de Hacienda, aunque deben reportarse como activos de la misma. Por ello, debemos encontrar respuesta en los sistemas de información que ha dispuesto la entidad para el control de sus activos, de tal manera que ese tipo de bienes se muestren por separado de los demás, pero haciendo parte del total de bienes a cargo de la Secretaría Distrital de Hacienda. En este sentido compartimos y ratificamos las consideraciones expuestas por la Dirección Jurídica de la Secretaría Distrital de Hacienda en los Memorandos 2006IE41711 y 2006IE46770 del 23 de noviembre y 29 de diciembre de 2006, respectivamente, donde reitera que “Los bienes muebles en dación de pago que recibe la Administración Distrital-Secretaría de Hacienda para satisfacer el pago de obligaciones tributarias, se deben encontrar en los inventarios de la entidad tal y como lo dispone el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables adoptado mediante la Resolución 01 de 2001, por cuanto los mismos fueron recibidos para neutralizar unas obligaciones tributarias insolutas y los mismos quedan en custodia hasta tanto se lleve a cabo su venta.” Es decir que, una vez recibidos, tales bienes deben incorporarse a la información administrativa y contable de la entidad a la cual se le entregó la responsabilidad, en este caso, de la Secretaría Distrital de Hacienda. Por tanto, el responsable de la bodega que recibe los bienes deberá: (i) Revisar el listado de bienes entregado por la Dirección de Impuestos; (ii) Confrontar la Relación de bienes del Liquidador versus el listado de bienes de la Dirección de Impuestos; (iii) Verificar que físicamente ingresen los bienes del listado y; (iv) Suscribir un acta de entrega y recibo, refrendada por los intervinientes. Es importante tener en cuenta, que el Acta antes citada es el único documento donde quedan registrados estos bienes, generado en este proceso de ingreso a la Bodega.

8 Sistema de Administración de Inventarios

9 Sistema de Información Tributaria

74

En tal sentido, recomendamos tener en cuenta el procedimiento establecido mediante la Resolución 01 de 2001 “El ingreso

10 material y real de los bienes al Almacén o Bodega se

considera perfeccionado cuando el almacenista o jefe de Almacén recibe los bienes y firma el comprobante de entrada, documento oficial válido como soporte para valorizar y legalizar los registros en el Almacén y efectuar los registros en contabilidad.” lo cual implica, que el responsable al interior de la entidad debe: (i) Recibir y adecuar el espacio físico para almacenar los bienes existentes y los que continúan recibiendo, garantizando con ello su custodia; (ii) Hacer la toma física del inventario, (iii) Gestionar la adecuación del aplicativo, de tal forma, que le permita ejercer el control y administración de manera individual pero separadamente de los bienes que tiene la Secretaría Distrital de Hacienda para sus actividades, (iv) Establecer el procedimiento para la recepción, custodia, administración y enajenación de lo bienes muebles recibidos en dación de pago, en cumplimiento del literal a, Decreto 041 de 2006,. y (v) Armonizar el procedimiento anterior con el contable para revelar en los estados contables el movimiento de los rubros relacionados con la operación, tanto el inventario por el ingreso y retiro de los bienes como las Rentas por cobrar. Con respecto a la baja, salida o egreso de ese tipo de bienes, tanto de las bodegas como de la base de datos correspondiente a los sistemas administrativos y contables dispuestos para el control de los bienes, no será necesaria la autorización expresa del Director o Representante Legal o del funcionario delegado para tal fin, tal como los dispone el punto 5.6.1.2. Procedimiento Administrativo, literal A, de la Resolución 001 de 2001, pues como se indicó anteriormente, esos bienes no hacen parte del inventario de bienes que utiliza la Secretaría Distrital de Hacienda en el cumplimiento de su misión, para esa operación existe la normatividad específica que determina en primera instancia el destino final que debe darse a los mismos. Sobre tal procedimiento, es importante recordar que mediante Decreto 535 del 29 de diciembre de 2006, por el cual se liquida el Presupuesto Anual de Rentas e Ingresos y de Gastos e Inversiones de Bogotá para la vigencia 2007, artículo 14, se mantiene la disposición que autoriza a la Secretaría Distrital de Hacienda para que en nombre del Distrito Capital enajene los bienes muebles recibidos en Dación de Pago por concepto de obligaciones tributarias. Cuando se considere pertinente y como segunda opción, antes de proceder a la enajenación de tales bienes es oportuno evaluar si éstos pueden servir para utilizarse en desarrollo de las actividades del cometido estatal de alguna de las entidades que conforman el gobierno general del Distrital Capital, en cuyo caso debe adjuntarse el concepto favorable del Director Distrital de Presupuesto.

10

Ingreso o Altas de Almacén, párrafo dos.

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CONCLUSIONES

El recibo de bienes en dación de pago es un procedimiento que, jurídica y administrativamente, debe considerarse como de carácter especial, razón por la que requiere de un ordenamiento específico, diferente del previsto para los bienes que ingresan o salen del inventario de bienes dispuestos para el desarrollo del cometido estatal a cargo de la entidad.

Los bienes muebles recibidos a título de dación de pago son bienes de propiedad del Distrito Capital, cuya, recepción, custodia, administración y enajenación le fue conferida a la Secretaría Distrital de Hacienda a través de la Subdirección de Proyectos Especiales en virtud de lo dispuesto por el Decreto 041 de 2006. La Subdirección de Proyectos Especiales, de conformidad con lo dispuesto en el literal a) del artículo Quinto del Decreto antes citado, tiene competencia especial para determinar el procedimiento administrativo requerido para la recepción, custodia, administración y enajenación de los bienes muebles objeto de dación de pago.

La Subdirección de Proyectos Especiales, en desarrollo de la norma antes citada, puede adoptar o adaptar total o parcialmente los dispuesto en la Resolución 001 de 2001, mediante la cual se adoptó el “Manual de Procedimientos Administrativos y contables para el Manejo de Bienes en las Entidades del Distrito Capital” por parte de la Dirección Distrital de Contabilidad. El procedimiento administrativo y contable previsto en la Resolución antes mencionada, en consideración de la Dirección Distrital de Contabilidad, solo debe cumplirse en lo referente a los requerimientos mínimos exigidos para el ingreso o salida de bienes del sistema de información administrativo y contable. Los bienes recibidos en dación de pago, una vez se encuentran en poder de la Secretaría Distrital de Hacienda deben ingresar al sistema de información administrativo y financiero de la entidad, independientemente de la dependencia interna encargada de su custodia, administración y control. Por cuanto existe un ordenamiento legal que regula lo referente al destino final o la enajenación de los bienes recibidos en dación de pago, en tal sentido, no se considera necesaria la ordenación, mediante actos administrativos expedidos por el representante legal. Lo anterior, teniendo en cuenta que mediante Decreto 535 del 29 de diciembre de 2006, por el cual se liquida el Presupuesto Anual de Rentas e Ingresos y de Gastos e Inversiones de Bogotá para la vigencia 2007, artículo 14, se autoriza a la Secretaría Distrital de Hacienda para que en nombre del Distrito Capital enajene los bienes muebles recibidos en Dación de Pago por concepto de obligaciones tributarias.

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Finalmente, cuando se considere pertinente la enajenación de tales bienes, es procedente antes evaluar la posibilidad que éstos puedan servir para el desarrollo de las actividades del cometido estatal de alguna de las entidades que conforman el gobierno general del Distrital Capital.

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07 de mayo de 2007


TEMA: Aplicación del artículo 19 de la Ley 1066 sobre saneamiento de

cuentas por cobrar En atención a su consulta de la referencia, radicada en este Despacho el día 11 de abril de 2007 con el número 2007ER31176, en donde indica que “el Instituto tiene una cartera generada por la contribución de valorización, como consecuencia de la asignación de un gravamen real sobre las propiedades inmuebles, con el fin de destinarlas a la construcción de una obra o conjunto de obras de interés público, que el IDU impone a los propietarios o poseedores de aquellos bienes que se benefician con la ejecución de las mismas” (..) “que tenemos una cartera que se encuentra en mora en rangos que oscilan desde $23 hasta $100 y hasta $1.000 y mayores, pero gran parte de los procesos están por debajo de los $430.000, valores que según estimaciones internas es lo que le podría costar al IDU adelantar cada uno de estos procesos de cobro, lo que implica incurrir en un costo superior al valor real a recaudar”. Sobre el particular, en especial con relación a su consulta, nos permitimos indicar lo siguiente:

CONSULTA:

“Teniendo en cuenta que el artículo 19 de la ley 1066 establece que: “Para efecto de los procesos de saneamiento contable de las cuentas por cobrar, de cartera y asimiladas, las entidades públicas destinatarias de la presente ley, podrán contratar con firmas auditoras de reconocida experiencia y que cumplan con los parámetros que para tal efecto defina el Gobierno Nacional, para que estas revisen, validen y emitan concepto sobre la gestión adelantada frente a cada obligación y, en consecuencia, sobre la procedencia de adoptar las recomendaciones de saneamiento.” Por tal razón, le solicito nos informe el Distrito, cómo le está dando aplicación a dicho artículo y si se tiene alguna reglamentación del Gobierno Nacional sobre la materia. Estamos interesados en conocer cuál es el procedimiento establecido y el sustento normativo que podemos complementar para sanear contablemente dicha cartera.”

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CONSIDERACIONES: Con relación al artículo 19 de la Ley 1066 de 2006, este Despacho desconoce de reglamentación alguna, expedida por el Gobierno Nacional, respecto de los parámetros que deberían cumplir las empresas de Auditoría a las cuales se podría contratar para la revisión y validación de las diferentes partidas que conforman los saldos de cartera, de tal manera que se pudiese realizar algún proceso de saneamiento de la misma con base en el concepto emitido por éstas. Igualmente, no se tiene información sobre la intención del Gobierno Nacional en el sentido de reglamentarlo. Es importante tener en cuenta los antecedentes que dieron origen al texto del Artículo 19 de la citada Ley 1066 de 2006, pues éste tenía como objetivo central establecer un procedimiento especial en el marco del proceso de saneamiento contable que previó la ley 716 de 2001, prorrogada por la Ley 901 de 2004 y por el Artículo 79 de la Ley 998 de 2005. En efecto, el trámite del proyecto de ley que terminó con la expedición de la Ley 1066 de 2006, incorporó tal disposición bajo el supuesto que la Ley 716 de 2001 se encontraría vigente en el momento de expedición formal de la Ley de normalización de cartera, solo que mientras se surtió el proceso de debate y aprobación del proyecto de la citada ley, la Corte Constitucional, mediante Sentencia C-457-06 del 7 de junio de 2006, declaró inexequible el artículo 79 de la Ley 998 de 2005, el cual se había prorrogado la Ley 716 de 2001, dejando con ello sin vigencia el proceso de saneamiento contable. En principio, el Gobierno Nacional, expidió el Decreto 4473 de diciembre 15 de 2006, con el que reglamentó lo considerado pertinente en relación a la Ley 1066 de 2006, de conformidad con lo exigido en el parágrafo 2 del Artículo 2 de la misma. En el mismo sentido, es importante tener en cuenta lo dispuesto en Artículo 2 de la citada Ley:

Artículo 2°. Obligaciones de las entidades públicas que tengan cartera a su favor. Cada una de las entidades públicas que de manera permanente tengan a su cargo el ejercicio de las actividades y funciones administrativas o la prestación de servicios del Estado y que dentro de estas tengan que recaudar rentas o caudales públicos del nivel nacional o territorial deberán:

Establecer mediante normatividad de carácter general, por parte de la máxima autoridad

o representante legal de la entidad pública, el Reglamento Interno del Recaudo de Cartera, con sujeción a lo dispuesto en la presente ley, el cual deberá incluir las condiciones relativas a la celebración de acuerdos de pago. (Negrillas y subrayado fuera de texto)

http://www.secretariasenado.gov.co/leyes/SC457_06.HTM

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Ello lo ratificó el citado Decreto reglamentario en el Artículo 6º, estableciendo que las entidades cobijadas por la Ley 1066 de 2006, dentro de los dos meses siguientes a la fecha de entrada en vigencia, deberían expedir su propio Reglamento Interno de Recaudo de Cartera en los términos de tal disposición, actividad que debió cumplir el IDU. El Distrito Capital cumplió con la expedición del citado reglamento interno de recaudo de cartera mediante Decreto 066 de febrero 15 de 2007, el cual, en el Artículo 9º, establece lo siguiente:

“ARTÍCULO 9°. Criterios de Gestión de la Cartera. Orientado por los principios de

eficiencia, eficacia y economía de la gestión pública, las entidades y organismos de que trata el artículo segundo deberán definir criterios para gestionar la cartera pública, para lo cual tendrán en cuenta, entre otros, los siguientes criterios: a) Recurso humano con el cual se cuenta para adelantar el cobro coactivo. b) Volumen de la cartera a cobrar. c) Tiempo para la ocurrencia de la prescripción de las obligaciones. d) Clasificación de la cartera. e) Ponderación de la deuda teniendo como referente la relación costo - beneficio.

Parágrafo: No obstante estos criterios, cada entidad encargada de recaudo de rentas o

caudales públicos deberá, adelantar la gestión de cobro coactivo a por lo menos un

cinco (5%) de las obligaciones clasificadas como de baja rentabilidad”. (Subrayado y negrillas fuera de texto)

El mismo Decreto establece los criterios de generación y clasificación de cartera pública, donde encontramos, en el literal C- los Deudores de pequeñas acreencias

11.

Ahora bien, consideramos que, independientemente de que esa entidad (IDU) haya expedido su propio reglamento, éste puede complementarse, modificarse o ajustarse, siguiendo, si se considera pertinente, los criterios generales adoptados por el Distrito Capital. En tal sentido, consideramos pertinente que por intermedio de la máxima autoridad administrativa del Instituto, se establezcan las políticas administrativas que considere necesarias para garantizar que, de manera permanente, se adelanten las actividades requeridas para gestionar y depurar los saldos de cartera, modificando, si es pertinente, la reglamentación interna en materia de administración de cartera. Es importante tener en cuenta que la Contaduría General de la Nación, ante la posibilidad que

la Ley 716 de 2001 dejara de tener vigencia y adelantándose a tal evento, expidió normas que

obligan a las entidades públicas a continuar con la actividad de depuración de la información contable, estableciendo los criterios necesarios para garantizar que ésta sea confiable,

11

Artículo 8º

80

relevante y comprensible. En tal sentido, el 27 de abril de 2006, expidió la Resolución 119, por medio de la cual se estableció el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema Contable Público, el cual debe ser implementado por todas las entidades del sector público que hacen parte del ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública. En lo que se refiere a la depuración de la información contable, la Dirección Distrital de Contabilidad, siguiendo los criterios dispuestos por el Contador General de la Nación en la citada Resolución 119 de 2006, estableció los lineamientos para garantizar la Sostenibilidad del Sistema Contable Publico Distrital, ello mediante Resolución No. DDC-000002 del 29 de septiembre de 2006, la cual consideramos debe servir de guía para culminar la depuración de los saldos referidos en su comunicación. De igual manera y de acuerdo con lo indicado por la Contaduría General de la Nación en la Circular Externa No. 064 de 27 de julio de 2006, todas las entidades públicas, incluido el IDU, deben desarrollar, en forma permanente, las actividades necesarias que le permitan determinar la existencia real de bienes, derechos y obligaciones que afectan el patrimonio público, con base en los saldos de dudosa razonabilidad que sean identificados, los cuales serán objeto de reclasificación o ajuste, según corresponda. Para dilucidar si la cartera de menor cuantía, cuyo costo de recuperación resulta superior al monto que se estima ha de recaudarse, es necesario analizar detalladamente lo dispuesto por el Contador General de la Nación en el Régimen Contable Público. Al respecto, el Marco Conceptual del Régimen de Contabilidad Pública vigente a partir del 1º de enero de 2007, en el punto 2.9.1.1 en lo relativo a las normas técnicas sobre activos, al determinar la noción sobre los activos, en el párrafo 141, indica lo siguiente:

141. Noción. Los activos son recursos tangibles e intangibles de la entidad contable pública

obtenidos como consecuencia de hechos pasados, y de los cuales se espera que fluyan

un potencial de servicios o beneficios económicos futuros, a la entidad contable pública en desarrollo de sus funciones de cometido estatal. Estos recursos, tangibles e intangibles, se originan en las disposiciones legales, en los negocios jurídicos y en los actos o hechos financieros, económicos, sociales y ambientales de la entidad contable pública. Desde el punto de vista económico, los activos surgen como consecuencia de transacciones que implican el incremento de los pasivos, el patrimonio o la realización de ingresos. También constituyen activos los bienes públicos que están bajo la responsabilidad de las entidades contables públicas pertenecientes al gobierno general. (Subrayado y negrilla fuera de texto)

Al respecto, el Marco Conceptual del Régimen de Contabilidad Pública vigente a partir del 1º de enero de 2007, en el punto 2.9.1.3, al establecer la noción respecto de los “deudores” y la forma de reconocimiento, en el párrafo 152, determina lo siguiente:

81

152. Noción. Los deudores representan los derechos de cobro de la entidad contable pública originados en desarrollo de sus funciones de cometido estatal. Hacen parte de este concepto los derechos por la producción y comercialización de bienes y la prestación de servicios, los préstamos concedidos, los valores conexos a la liquidación de rentas por cobrar, los intereses, sanciones, multas y demás derechos por operaciones diferentes a los ingresos tributarios, entre otros. (Subrayado y negrilla fuera de texto). Debemos entender que bajo el concepto de “deudores” solo deben aparecer los considerados legalmente como “derechos de cobro ciertos”; es decir, que se trate de derechos cuyas pretensiones sean consideradas como claras, expresas y actualmente exigibles. Esto es, que cumplan los requerimientos que de la legislación ordinaria adoptó el Distrito Capital en el Decreto 066 de 2007, parágrafo del Artículo 3º, que indica lo siguiente:

Parágrafo: Entiéndase por Obligación Clara: la presentación inequívoca de una obligación

dineraria. No cabe la ambigüedad ni la imprecisión. Expresa: Que el documento reconozca

el valor exacto a cobrar. Exigible: Que la obligación no esté sujeta a plazo o condición o de estarlo ya se cumplieron.

En tal sentido, haciendo referencia a la posibilidad de depurar los saldos contables por concepto de deudores, como en el caso de los derechos derivados de la contribución por valorizaciones a cargo del IDU, es preciso verificar lo dispuesto por el Contador General de la Nación en el Marco Conceptual del Régimen de Contabilidad Pública, punto 2.9.1.3, párrafo 154, al referirse a la extinción de derechos:

156. El reconocimiento de la provisión de deudores afecta el gasto. Los deudores de las

entidades de gobierno general que no estén asociados a la producción de bienes o

prestación de servicios individualizables no son objeto de provisión. En este caso,

cuando el derecho se extinga por causas diferentes a cualquier forma de pago se

afectará directamente el patrimonio. (Subrayado y negrilla fuera de texto).

En tal sentido es importante tener en cuenta que con la expedición de la Carta Circular 072 de diciembre 13 de 2006, la Contaduría General de la Nación ordenó homologar los saldos de la provisión para deudores por ingresos no tributarios en cuentas de patrimonio debido a la calidad de entidad del gobierno general que caracteriza el IDU. Al tenor de lo indicado por el Contador General de la Nación en el párrafo anterior, este Despacho considera que solo cuando se extinga legalmente el derecho, independientemente del monto respectivo, se debe eliminar el saldo correspondiente de la información contable, afectando con ello el patrimonio contable de la entidad. Tal consideración en razón a que se trata de derechos ciertos y que éstos no se enmarcan dentro de las situaciones que, según lo dispuesto por el Contador General de la Nación en la

82

Resolución 119 de 2006 por medio de la cual se estableció el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema Contable Público, las entidades deben adelantar las acciones administrativas necesarias para su depuración:

“En consecuencia, se deben adelantar las acciones administrativas que sean necesarias para evitar el registro de información afectada por alguna de las siguientes situaciones: a) Valores que afecten la situación patrimonial y no representen derechos, bienes u obligaciones ciertos para la entidad. b) Derechos u obligaciones que, no obstante su existencia, no es posible realizarlos mediante la jurisdicción coactiva. c) Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago, por cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción, según sea el caso. d) Derechos u obligaciones que carecen de documentos soporte idóneos, a través de los cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su cobro o pago. e) Valores respecto de los cuales no haya sido legalmente posible su imputación a alguna persona por la pérdida de los bienes o derechos que representan. f) Los inmuebles que carecen de título de propiedad idóneo y respecto de los cuales sea necesario llevar a cabo el proceso de titulación correspondiente”.

Lo anterior significa que los derechos de menor cuantía a los que hace referencia su consulta, si se trata de derechos ciertos y no cumplen con alguna de las circunstancias o condiciones antes anotadas, deben permanecer en el sistema de información, hasta cuando legalmente se extingan.

Con relación a la aplicación del criterio costo-beneficio en relación con la cartera de menor cuantía, es importante entender la diferencia existente entre la (i) eliminación o depuración de saldos y la (ii) política referida a la gestión de cobro. En el primer caso, se trata de retirar el monto vigente de menor cuantía del saldo de la cuenta corriente del deudor; el segundo caso, corresponde a la decisión de la entidad de establecer procesos de cobro focalizando la gestión sobre las deudas más representativas en función de criterios tales como: el recurso humano con el cual se cuenta para adelantar el cobro, el volumen de la cartera a cobrar, el tiempo para la ocurrencia de la prescripción de las obligaciones, la clasificación de la cartera y la ponderación de la deuda teniendo como referente la relación costo-beneficio, tal como lo estableció el Distrito Capital en su reglamento interno de cartera

12.

El Ministerio de Hacienda y Crédito público, a través de la Dirección de Apoyo Fiscal, mediante concepto 001445 de enero 23 de 2007, respecto de la adopción de una política oficial relacionada con la recuperación de cartera en la que se maneje el criterio de costo-beneficio, indicó lo siguiente:

12

Decreto Distrital No. 066 de 2007, Artículo 9º.

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“La definición de la política de recuperación de cartera deberá estar conforme a los principios que regulan la Administración Pública contenidos en el artículo 209 de la Constitución Política. En este sentido, los servidores públicos que tengan a su cargo el recaudo de obligaciones a favor del Tesoro Público deberán realizar su gestión de manera ágil, eficaz, eficiente y oportuna, con el fin de obtener liquidez para el Tesoro Público.

En primer término, toda entidad pública debe tener como política de cobro la

recuperación de la totalidad de las sumas adeudadas a su favor y mantener los niveles de cartera dentro de límites razonables que eviten la pérdida de recursos públicos. (Negrillas y resaltado fuera de texto) Para ese propósito, se deberán establecer las acciones persuasivas y coactivas que se adelantarán para los diferentes conceptos de deudas y deudores, según las diferentes categorías en las que se clasifica la cartera, así como definir criterios de priorización de su gestión y el establecimiento de tiempos y número de eventos que darán lugar a la aplicación de acciones más contundentes. De esta manera, como política de cobro de la entidad se podrá establecer que los procesos coactivos se enfocarán a las deudas - deudores de mayor cuantía y que la realización de acciones persuasivas (de carácter masivo) se dirigirá a cubrir valores menos significativos.

También se podrá incluir la posibilidad de establecer montos de cartera que por su

relación costo beneficio pueden ser objeto de finalización del cobro una vez

adelantado un proceso persuasivo masivo que busque su recuperación voluntaria”. (Negrillas y resaltado fuera de texto)

La Contaduría General de la Nación, al referirse a la adopción de políticas administrativas y contables, en el concepto 20068-72408 expedido el 29 de septiembre de 2006, en respuesta a una solicitud elevada por la Dirección General del IDU, indicó lo siguiente:

“Dentro de estas políticas pueden considerar aspectos como la extinción de derecho o de

la obligación, el análisis de la relación costo-beneficio, y derechos inciertos de los cuales no sea posible ejercer su cobro por diferentes circunstancias. “

Es importante tener en cuenta, con relación a la respuesta proporcionada por la Contaduría General de la Nación a las consultas que le presenten los usuarios, que la corte Constitucional expresó, a través de la sentencia C-487 de 1997, que “Las decisiones que en materia contable

adopte la Contaduría de conformidad con la ley, son obligatorias para las entidades del

Estado, y lo son porque ellas hacen parte de un complejo proceso en el que el ejercicio individual de cada una de ellas irradia en el ejercicio general, afectando de manera sustancial los “productos finales”, entre ellos el balance general, los cuales son definitivos para el manejo de las finanzas del Estado (…) Es decir, que por mandato directo del Constituyente le

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corresponde al Contador General de la Nación, máxima autoridad contable de la administración, determinar las normas contables que deben regir en el país, lo que se traduce

en diseñar y expedir directrices y procedimientos dotados de fuerza vinculante, que como tales deberán ser acogidos por la entidades públicas, los cuales servirán de base para el sistema contable de cada entidad” (…) (subrayado fuera de texto).

CONCLUSIONES

El análisis de la relación costo-beneficio es un criterio válido para establecer las políticas

relacionadas con la recuperación de la cartera. Así lo han recomendado la Dirección de Apoyo Fiscal de Ministerio de Hacienda y la Contaduría General de la Nación mediante conceptos 001445 de enero 23 de 2007 y 20068-72408 del 29 de septiembre de 2006, respectivamente.

El Distrito Capital, mediante Decreto Distrital 066 de 2007, en el Artículo 6º adoptó

aspectos referidos a los criterios de gestión de la cartera que determinan la selección de saldos relacionados con la capacidad administrativa y la relación costo- beneficio, entre otros.

Independientemente de la pérdida de vigencia de la Ley 716 de 2001, y sus decretos

reglamentarios, con lo cual quedó sin efecto el proceso de saneamiento contable, las entidades deben continuar con la depuración de la información contable en forma permanente para lo cual deben implantar políticas administrativas.

Toda entidad pública debe tener como política de cobro la recuperación de la totalidad de

las sumas adeudadas a su favor y mantener los niveles de cartera dentro de límites razonables que eviten la pérdida de recursos públicos.

Siempre que se trate de derechos ciertos, independientemente de la cuantía, éstos deben

reconocerse, mantenerse y revelarse como activos, hasta cuando el derecho se extinga por causas diferentes a cualquier forma de pago o se cumpla alguna de las circunstancias o condiciones previstas para su depuración en el Modelo Estándar para la Sostenibilidad del Sistema Contable Público (Res. 119 de 2006) establecido por el Contador General de la Nación.

Por último, es importante tener en cuenta que de conformidad con la sentencia C-487 de 1997, la Corte Constitucional determinó que las normas y conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Lo anterior, de acuerdo con lo establecido en el artículo 354 de la Constitución Política Nacional y la Ley 298 de 1996, en las que se indica que esa entidad tiene la competencia

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exclusiva para la expedición de normas contables de carácter técnico y procedimental que deben aplicar las entidades que conforman el sector público. La Contaduría General de la Nación es la única autoridad doctrinaria en materia contable, actividad que cumple mediante la emisión de conceptos que ayudan a la interpretación de dicha regulación. Es decir, que los conceptos expedidos por la Dirección Distrital de Contabilidad, entregados de conformidad con lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2. Por tanto, a diferencia de lo que ocurre con los conceptos de la Contaduría General de la Nación, no son de obligatorio cumplimiento.

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07 de mayo de 2007


TEMA: Legalización de partidas conciliatorias de vigencias anteriores En atención a su solicitud según radicado No. 2007ER25978 del 23 de marzo del año en curso, en relación con el tema de saneamiento de partidas que quedaron pendientes como consecuencia de la suspensión del proceso de saneamiento contable, precisamos:

CONSULTA “De manera atenta me permito solicitar concepto sobre los efectos contable y jurídico, relacionados con la no depuración de las partidas que aparecen en las conciliaciones bancarias de la Universidad Francisco José de Caldas, con antigüedad superior a dos años, de acuerdo con los hechos evidenciados en la auditoría fiscal que actualmente adelanta la Contraloría de Bogotá”

RESPUESTA La Contaduría General de la Nación, mediante la Resolución 119 del 27 de abril de 2006, adoptó el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, la cual indica las actividades mínimas que deben desarrollar los responsables de la información financiera, económica y social en los entes públicos, para garantizar la producción de información razonable, oportuna y confiable. La resolución en mención, respecto a las partidas que aparecen en las conciliaciones bancarias, materia de su consulta, determina: “Para un control riguroso del disponible y especialmente de los depósitos en bancos, los entes públicos deberán implementar los procedimientos que sean necesarios para administrar los riesgos asociados con el manejo de las cuentas bancarias, sean éstas de ahorros o corrientes, manteniendo como principal actividad la elaboración periódica de conciliaciones bancarias, de tal forma que el proceso conciliatorio haga posible un seguimiento de las partidas generadoras de diferencias entre el extracto bancario y los libros de contabilidad” (Subrayado fuera de texto)

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Con relación al proceso rutinario de depuración contable, en cumplimiento de lo dispuesto por el Contador General de la Nación en la Resolución 119 de 2006, la entidad debe continuar con el proceso de verificación, seguimiento, legalización o, cuando a ello haya lugar, el retiro de saldos que forman parte de sus estados financieros. En la depuración de las cifras no confiables que aparezcan en la información contable se aplicará lo indicado en la Resolución 119 antes citada, la cual establece, que en los estados contables de las Entidades Públicas no pueden aparecer saldos que correspondan a:

a) “Valores que afecten la situación patrimonial y no representen derechos, bienes u obligaciones ciertos para la entidad.

b) Derechos u obligaciones que, no obstante su existencia, no es posible realizarlos

mediante la jurisdicción coactiva. c) Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago,

por cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción, según sea el caso. d) Derechos u obligaciones que carecen de documentos soporte idóneos, a través de los

cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su cobro o pago.

e) Valores respecto de los cuales no haya sido legalmente posible su imputación a alguna

persona por la pérdida de los bienes y derechos que representan.” Igualmente, la Circular Externa No. 064 de 27 de julio de 2006, expedida por la Contaduría General de la Nación, establece que la entidad desarrollará, en forma permanente, las actividades necesarias que le permitan determinar la existencia real de bienes, derechos y obligaciones que afectan el patrimonio público, con base en los saldos de dudosa razonabilidad que sean identificados, los cuales serán objeto de reclasificación o ajuste, según corresponda. Igualmente, el Contador General de la Nación mediante concepto 22300 de 2003, respecto a la reclasificación de saldos como resultado de las conciliaciones bancarias, dispuso: “…antes de proceder a realizar cualquier tipo de registro, la entidad debe previamente adelantar todas las acciones de tipo administrativo que le permitan establecer que las operaciones registradas en las conciliaciones bancarias corresponden a derechos u obligaciones ciertos y, como resultado de ello, realizará el registro contable correspondiente, que para el caso de las consignaciones sin identificar que aparecen en la conciliación bancaria, corresponde a un débito a bancos contra ingresos extraordinarios” De otra parte, con relación a la depuración de saldos pendientes de evaluación y depuración, este Despacho, mediante Resolución No. DDC-000002 de 29 de septiembre de 2006,

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estableció los lineamientos para garantizar la Sostenibilidad del Sistema Contable Público Distrital, la cual debe servir de guía para culminar la depuración de los saldos referidos. (Anexo resolución) La entidad podrá crear un “Comité de Sostenibilidad del Sistema Contable” de conformidad con los lineamientos de la Resolución 119, de tal manera que pueda evaluar y discutir permanentemente sobre la pertinencia o no de eliminar o incorporar saldos en la información contable, lo mismo que implementar las acciones correctivas o preventivas y planes de seguimiento necesarios que eviten incurrir en idénticas circunstancias, garantizando así la permanente confiabilidad y oportunidad de la información contable. En relación con las partidas conciliatorias pendientes de legalizar, este Despacho considera que es necesario continuar con las gestiones administrativas que conduzcan a establecer la existencia real de derechos u obligaciones, hasta lograr la depuración total del saldo respectivo, de tal forma que se reflejen en forma fidedigna. Para lograr tal propósito, es preciso desarrollar actividades que exigen análisis, confirmación, inspección y certificación de saldos, para establecer la procedencia u origen de cada partida conciliatoria, hasta disponer del soporte correspondiente, el cual servirá de base para ordenar los ajustes contables a que haya lugar, sin requerir de actos administrativos adicionales. Lo anterior significa, que las entidades públicas, deben tener en cuenta las diferentes circunstancias por las cuales aparecen registradas partidas con alguna problemática que impida demostrar su origen o procedencia, con el propósito de implementar los controles necesarios que garanticen su confiabilidad permanente. Por tanto, todo dato reportado en los estados contables debe ser susceptible de comprobaciones y conciliaciones exhaustivas o aleatorias, internas o externas, que acrediten y confirmen su procedencia y magnitud, observando siempre la aplicación estricta de las normas existentes para el registro de los hechos o actividades públicas. En todos los casos, los hechos financieros, económicos y sociales que realice la entidad contable pública deben tener su respectivo documento soporte idóneo para que puedan ser registrados contablemente y revelados en los estados contables e informes complementarios. De tal manera, que se deben reconocer y vincular al proceso contable los bienes, derechos y obligaciones que estén debidamente soportados pero que por cualquier razón no hubieran sido objeto de registro. Con respecto a las partidas que menciona en su consulta, sobre los cuales la entidad ha adelantado toda gestión posible en procura de establecer la procedencia, fecha de depósito, depositante y soporte documental para realizar el reconocimiento correspondiente, sin ningún resultado positivo, se debe ordenar la depuración respectiva, pues se trata de partidas de elevada antigüedad, que afectan la razonabilidad de la información contable.

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Del análisis anterior, podemos deducir que los efectos contables por la no depuración, están directamente relacionados con situaciones que comprometen la confiabilidad del saldo reportado en los Estados Financieros, situación que obliga a las entidades a implementar los controles que minimicen la problemática. Además, evidencia la necesidad de adelantar actividades de carácter administrativo requeridas para la aclaración de las partidas conciliatorias, máxime cuando su antigüedad es significativa. En cuanto al efecto jurídico por la no depuración es importante precisar, que no le compete a este Despacho emitir un juicio jurídico sobre el tema consultado, solo posee facultad legal para pronunciarse en temas relacionados con el proceso contable y sus funciones se centran específicamente en orientar, mediante apoyo técnico, a las entidades públicas distritales, para que las mismas enmarquen sus procesos contables dentro de la normatividad vigente expedida por la Contaduría General de la Nación.

CONCLUSIONES

La Contaduría General de la Nación mediante la Resolución 119 de 2006, estableció los procedimientos que permiten a los entes públicos desarrollar las actividades que produzcan información contable razonable y oportuna, la cual es de obligatorio cumplimiento.

Los entes públicos incluidos en el ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública, permanentemente deben evaluar las circunstancias que originaron saldos inconsistentes e implementar los correctivos para subsanarlos evitando su recurrencia, sin necesidad que exista una ley de saneamiento contable.

Si culminado el plazo para el saneamiento contable quedaron partidas pendientes de sanear, la entidad dentro del proceso normal de análisis y verificación debe continuar con la labor para presentar información contable confiable y oportuna.

Una vez agotada la gestión administrativa interna y externa tendiente a conciliar y reconocer derechos u obligaciones se demuestra que no es posible establecer la procedencia u origen de saldos contables, será necesario someter a consulta del Comité de Sostenibilidad Contable que se haya integrado para el efecto en la entidad, para que recomiende al máximo órgano de dirección o al representante legal autorizar la eliminación de tales valores por no corresponder a derechos u obligaciones ciertos, razón por la que, en el caso del Distrito Capital, se considera necesario reconocer tal situación mediante acto administrativo motivado.

Si la entidad adelantó toda la gestión posible sin encontrar evidencia o explicación alguna sobre el origen de las partidas, este Despacho considera que se deben producir los ajustes respectivos incorporando a los saldos contables correspondientes los fondos que hacen

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parte de éstos, afectando las cuentas 4815 o 5815 Ajustes de ejercicios anteriores, por corresponder al reconocimiento y causación en la vigencia de hechos financieros, económicos y sociales realizados en periodos anteriores

13

No le compete a este Despacho emitir un juicio jurídico sobre el tema consultado, solo posee facultad legal para pronunciarse en temas relacionados con el proceso contable y sus funciones, se centran específicamente en orientar mediante apoyo técnico a las entidades públicas distritales.

Es conveniente tener en cuenta que la Contaduría General de la Nación es el máximo órgano rector en materia contable pública en Colombia. En tal sentido se pronunció la Corte Constitucional mediante sentencia C-487 de 1997, determinando que las normas y conceptos emitidos por esa entidad son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Por lo expuesto anteriormente, se debe tener presente que los conceptos de la Dirección Distrital de Contabilidad, se expiden en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), y son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2; por tanto, no son de obligatorio cumplimiento.

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Concepto 63389 de 2004, Contaduría General de la Nación

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07 de mayo de 2007


TEMA: Apertura de libros oficiales ante el cambio de nombre de la entidad En atención a su solicitud vía correo electrónico radicado No. ER24517 del 20 de marzo del año en curso, en relación con el tema del asunto, precisamos:

CONSULTA De manera atenta solicito que a la Secretaría Distrital de Ambiente, por favor, se nos informe si al cambiar el nombre del anterior DAMA, es necesario levantar acta de apertura para nueva numeración de folios y nombre, de libros oficiales de contabilidad, o se puede continuar con los anteriores libros que se utilizaron hasta el 31 de diciembre de 2006, fecha en la que se produjeron estos cambios.

RESPUESTA Consideramos importante mencionar lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública adoptado mediante la Resolución 222 de 2006, el cual rige desde del 1 de enero de 2007, en cuanto a las Normas técnicas relativas a los soportes, comprobantes y libros de contabilidad.

“2.9.2.3 Libros de contabilidad 342. Noción. Los libros de Contabilidad son estructuras que sistematizan de manera cronológica y nominativa los datos obtenidos de las transacciones, hechos y operaciones que afectan la situación y la actividad de las entidades contables públicas. Estos libros permiten la construcción de la información contable pública y son la base para el control de los recursos, por lo cual se constituyen en soporte documental. Los libros de contabilidad se clasifican en principales y auxiliares. 343. Los libros de contabilidad principales son el Diario y el Mayor, los cuales presentan en forma resumida los registros de transacciones, hechos y operaciones. El Libro Diario presenta en los movimientos débito y crédito de las cuentas, el registro cronológico y preciso de las operaciones diarias efectuadas, con base en los comprobantes de contabilidad. Por su parte, el Libro Mayor contiene los saldos de las cuentas del mes anterior, clasificados de manera

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nominativa según la estructura del Catálogo General de Cuentas; las sumas de los movimientos débito y crédito de cada una de las cuentas del respectivo mes, que han sido tomadas del Libro Diario; y el saldo final del mismo mes. 345. Los libros de contabilidad principales se oficializan mediante la elaboración de un acta de apertura que suscribirá el representante legal de la entidad contable pública, la cual debe conservarse. Las autorizaciones de folios posteriores deben efectuarse mediante acta con las mismas formalidades de la de apertura y conservarse. 346. En el acta de apertura o de autorización de folios se indicará, por lo menos, el nombre de la entidad contable pública, el nombre del libro, la fecha de oficialización y el número de folios a utilizar con numeración sucesiva y continua. En eventos de caso fortuito o fuerza mayor que ocasionen la destrucción o pérdida de los libros, debe oficializarse uno nuevo, bajo la responsabilidad del Representante Legal” De acuerdo con lo expuesto en los párrafos 345 y 346 antes descritos, la entidad es autónoma para decidir si abre un nuevo libro o continúa con el anterior, si a este le quedan folios libres que permitan darle continuidad. Si se decide por la segunda opción, en el folio hábil siguiente a la información con la cual cerró a 31 de diciembre de 2006, se debe insertar el acta en la que se indique el nuevo nombre de la entidad al igual que la norma que ordenó tal cambio. Si se decide por abrir libros nuevos, se debe dar cumplimiento a lo exigido en el Régimen de Contabilidad Pública sobre la obligatoriedad de efectuar el registro de los libros principales, mediante la elaboración de un acta de apertura que debe quedar inserta en el primer folio de los libros.

CONCLUSIONES La entidad es autónoma para decidir si abre nuevos libros principales de contabilidad o continuar con los anteriores. Si continúa con los anteriores, se debe insertar en el primer folio hábil siguiente a la información con la cual cerró la vigencia de 2006, el acta correspondiente haciendo claridad sobre el cambio de nombre y la normatividad que lo ordena. Con relación al contenido de esta comunicación, es importante señalar que de conformidad con lo establecido en el artículo 354 de la Constitución Política Nacional y la Ley 298 de 1996, la Contaduría General de la Nación tiene la competencia exclusiva para la expedición de normas contables de carácter técnico y procedimental que deben aplicar las entidades que conforman el sector público. Igualmente, es la única autoridad doctrinaria en esa materia, actividad que cumple mediante la emisión de conceptos que ayudan a la interpretación de dicha regulación. Así mismo, de conformidad con la sentencia C-487 de 1997, la Corte Constitucional determinó que las normas y conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación son de carácter

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vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Por lo anterior, queda claro que los conceptos expedidos por la Dirección Distrital de Contabilidad, en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2, no son de obligatorio cumplimiento.

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10 de mayo de 2007


TEMA: Procedimiento contable a seguir para el registro de los procesos de

responsabilidades En atención a su solicitud según radicado No. ER28490 del 30 de marzo del año en curso, en el cual solicita el procedimiento a seguir en caso de pérdida de elementos a cargo de funcionarios y ediles, precisamos:

CONSULTA 1- Deseo saber contablemente si se sigue llevando a una cuenta de responsabilidades en proceso o se debe afectar una cuenta de orden?

RESPUESTA De conformidad con lo dispuesto por la Contaduría General de la Nación en el nuevo Régimen de Contabilidad adoptado mediante la Resolución 222 de 2006, el cual entró a regir a partir del 1 de enero de 2007, los derechos potenciales derivados de eventos relacionados con el detrimento patrimonial del estado deben reconocerse en Cuentas de Orden Deudoras y solo se trasladarán al grupo 14 Deudores cuando correspondan a derechos ciertos. Lo anterior se evidencia al aplicar lo dispuesto por la Contaduría General de la Nación en la Carta Circular No. 72 de Diciembre 13 de 2006, la cual determina, en el punto 3.10, la eliminación del grupo de “Otros Activos” de las cuentas 1950-RESPONSABILIDADES y 1955-PROVISIÓN PARA RESPONSABILIDADES, indicando expresamente que el tratamiento contable de los faltantes de bienes o fondos y demás situaciones relacionados con el detrimento del patrimonio público que se encuentran en proceso de investigación, tanto internas como por parte de autoridad competente se controlarán y registrarán directamente en una cuenta de orden deudora de control a partir del 1º de enero de 2007. La misma Carta Circular determinó que, en el caso de las entidades contables públicas que conforman el sector gobierno general del nivel central, como en el caso de los Fondos de Desarrollo Local, el saldo de las cuentas 1950-RESPONSABILIDADES y 1955-PROVISIÓN PARA RESPONSABILIDADES, al eliminarse deberían afectar la cuenta 3105 - CAPITAL

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FISCAL, excepto aquellas que hayan sido falladas en forma definitiva por la Contraloría de Bogotá D. C. en contra del funcionario investigado, caso en el cual se trasladarán a la subcuenta 147084 - RESPONSABILIDADES FISCALES (Ver tabla de homologación). En tal sentido, el Catalogo General de Cuentas del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública, expedido por la Contaduría General de la Nación mediante Resolución 555 del 1º de diciembre de 2006, indica en las Descripciones y Dinámicas correspondiente a la Cuenta 8361 – Responsabilidades, lo siguiente: “Representa el valor de los faltantes de fondo o bienes y demás actos relacionados con el detrimento del patrimonio público que ameritan el inicio de un proceso de responsabilidades para funcionarios o particulares que administren o manejen fondos o bienes públicos. El proceso culmina con el fallo de la autoridad competente, indicando la responsabilidad o no, de las personas involucradas en el proceso”. De igual forma creó, la Subcuenta 891521 para el registro de la contrapartida correspondiente. De conformidad con lo anterior podemos concluir que cuando se tengan indicios sobre faltantes de fondos, la pérdida o daño de recursos, derechos o bienes de propiedad de la entidad o cualquier otro acto relacionado con el detrimento patrimonial de la entidad, y se disponga de los documentos que lo evidencien, se deberá realizar el reconocimiento contable de tal circunstancia en cuentas de orden deudoras, tal como se indicó anteriormente.

CONSULTA 2- Además de la Oficina de Asuntos Disciplinarios de la Secretaría de Gobierno, ante cuáles otros entes de control se debe informar?

RESPUESTA Una vez se tenga evidencia documental sobre cualquier acto relacionado con el detrimento patrimonial de la entidad en los términos previstos por el Artículo 6º de la Ley 610 de 2000, y se disponga de los documentos que lo evidencien, además del reconocimiento contable de tal circunstancia en cuentas de orden deudoras, se deberá informar a las instancias que tienen la competencia para adelantar los procesos disciplinarios y fiscales correspondientes. En principio resultará de trascendental importancia determinar si el presunto funcionario responsable tiene a cargo la gestión fiscal u ostenta la calidad de “gestor fiscal” o no. Cuando se trate de hechos que tengan relación con la lesión del patrimonio público, representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del Estado, producida por una gestión fiscal antieconómica, ineficaz, ineficiente, inequitativa e inoportuna, que en términos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines

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esenciales del Estado, por quienes ostentan la calidad de “gestor fiscal”1, se debe informar a la

Contraloría de Bogotá D.C., en cabeza de la Dirección Sectorial correspondiente, según la estructura organizacional adoptada por ese órgano de control, en un término que no debe ser superior a cinco (5) días hábiles luego de conocido el evento. En todos los casos, trátese o no de un funcionario que ostenta la calidad de “gestor fiscal”, se comunicará a la Oficina de Control Interno Disciplinario, para lo de su competencia.

CONSULTA 3- Cuál ente de control determina si es responsable o no?

RESPUESTA Tal como se indicó anteriormente, en el caso de las entidades contables públicas que conforman el Distrito Capital, cuando en el ejercicio de la gestión realizada por funcionarios que ostenten la calidad de gestores fiscales o cuando con ocasión de ésta se cause, por acción u omisión y en forma dolosa o culposa, un daño al patrimonio del Estado

2, corresponde a la

Contraloría de Bogotá D.C. adelantar la investigación respectiva y determinar si existe o no responsabilidad fiscal. En tal sentido, cuando se trata de la pérdida o daño de bienes o derechos de propiedad pública o cualquier otro acto que haya generado detrimento patrimonial al Estado, cuando no hay presunto responsable identificado y/o no se trata de un funcionario considerado como gestor fiscal, es decir, que se trata de una falencia en las actividades propias de la gestión fiscal, corresponderá al ente de control fiscal determinar la responsabilidad a que haya lugar, de conformidad con lo establecido en los artículos 1°, 4 y 6° de la Ley 610 de 2000. En el caso de la investigación por el detrimento patrimonial potencialmente atribuible a un funcionario que no ostenta la calidad de gestor fiscal es importante tener en cuenta que, conforme lo expone la Dirección Jurídica Distrital en el concepto 2-2006-25547 del cual se le anexa fotocopia, según el artículo 2o de la Ley 734 de 2001, la titularidad de la acción disciplinaria, sin perjuicio del poder disciplinario preferente de la Procuraduría General de la Nación y de las Personerías Distritales y Municipales, corresponde a las Oficinas de Control Disciplinario Interno o quien haga sus veces y a los funcionarios con potestad disciplinaria de las ramas, órganos y entidades del Estado, conocer de los asuntos disciplinarios contra los servidores públicos de sus dependencias. Recordando que la acción disciplinaria es independiente de cualquiera otra que pueda surgir de la comisión de la falta.

1 Ley 610 de 2000, Artículo 3º.

2 Artículo 1°, Ley 610 de 2000

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Para tal efecto, se debe tener en cuenta que el alcance del acto administrativo emitido por la Oficina de Control Interno que impone la sanción disciplinaria por los hechos referidos (daño, pérdida o deterioro de bienes) no puede extenderse a la imposición de una sanción accesoria inexistente en el Código Único Disciplinario vigente, relativa a la orden de reparación, restitución o reposición del bien afectado

3.

Es por lo anterior, que cuando se determine que la pérdida, extravío o daño de bienes públicos es atribuible a un no gestor fiscal, corresponderá a la administración (funcionario que tenga a su cargo la coordinación y control del manejo de dichos bienes) iniciar la respectiva actuación administrativa y adelantar directamente las gestiones necesarias para procurar su restitución, reparación o devolución, o solicitar a la dependencia o funcionario correspondiente el adelantamiento de las acciones (civil, incidente reparación integral, jurisdicción coactiva), sin perjuicio del traslado del respectivo informe al ente de control fiscal, para lo de su competencia. Dicho funcionario podrá adelantar tal gestión, según lo estima la Dirección Jurídica Distrital

4 con

base en la decisión de la Oficina de Control Interno Disciplinario, que determine la responsabilidad disciplinaria del “no gestor fiscal”. Es decir, que ese será el documento soporte con base en el cual la administración podrá iniciar la correspondiente actuación administrativa de cobro o resarcimiento del daño patrimonial.

CONSULTA

4- Qué normatividad rige actualmente para este procedimiento?

RESPUESTA

En relación con el proceso fiscal derivado de la actividad desarrollada por un funcionario que ostenta la calidad de gestor fiscal, la competencia corresponde a la Contraloría de Bogotá D.C., como se indicó anteriormente, y la normatividad vigente aplicable en relación con las responsabilidades fiscales es la Ley 610 de 2000, en especial, y la reglamentación que para tal efecto expiden las contralorías en el ámbito de su competencia.

En materia disciplinaria, teniendo en cuenta las consideraciones antes expuestas, la pérdida, deterioro o daño de los bienes públicos da lugar a acción disciplinaria y su fundamento legal se deriva de lo dispuesto en la ley 734 de 2001, en especial, lo dispuesto en los artículos 34 numeral 21, 35 numerales 1 y 13, y 48 numerales 1 y 3. Además de lo dispuesto en el Régimen Contable Público expedido por la Contaduría General de la Nación en relación con el debido registro y revelación de los procesos relacionados con el detrimento patrimonial, el Instructivo 031 del 20 de agosto de 2003 expedido por la Dirección

3 Ibidem

4 Ibidem

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Distrital de Contabilidad, relativo a los procedimientos para el registro y control de las responsabilidades en los entes públicos del Distrito Capital, contiene los aspectos administrativos que se deben adelantar en desarrollo de los procesos de responsabilidad. Dicho instructivo se encuentra en proceso de actualización para hacerlo concordante con las nuevas determinaciones establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública expedido por la Contaduría General de la Nación. Para mejor ilustración, el siguiente es un ejercicio que contempla el registro de una responsabilidad de acuerdo con el Régimen de Contabilidad Pública, con la salvedad que puede variar si la Contaduría General de la Nación, emite algún procedimiento sobre el tema y que por alguna circunstancia hemos omitido.

Registro una vez conocida la pérdida del bien, con base en los documentos que

administrativamente hayan utilizado para efectos de denunciar tal hecho. Debe ser retirado de las cuentas de balance, afectando todos los registros de acuerdo con la clase de bienes perdidos, dinero o propiedades planta y equipo, con registro simultáneo en cuentas de orden, así: Retiro de las cuentas de balance

Código Cuentas Débito Crédito

1685 Depreciación acumulada xx

1685xx Según corresponda

5808 Otros gastos ordinarios xx

580802 Pérdida en baja de activos

11, 16 o 19

Según corresponda xx

Registro en cuentas de orden


8361 Responsabilidades xx

836101 En proceso internas (1)

836102 En proceso ante autoridad competente (2)

8915 Deudoras de control por contra. Xx

891521 Responsabilidades (1) Cuando la investigación es a cargo de la Oficina de Control Interno Disciplinario o la instancia que haga sus

veces en cada entidad. (2) Cuando la investigación es a cargo de la Contraloría de Bogotá D.C.

99

Cuando la Oficina de Control Interno Disciplinario o la Contraloría determinan que el investigado es responsable, se disminuye la cuenta de orden y se crea el deudor. Por la Contraloría de Bogotá


1470 Otros deudores xx

147084 Responsabilidades fiscales

4810 Extraordinarios Xx

481008 Recuperaciones

Por la Oficina de Asuntos Disciplinarios



147090 Otros deudores

4810 Extraordinarios Xx

481008 Recuperaciones

Reversión cuentas de orden


8915 Deudoras de control por el contrario xx

891521 Responsabilidades

8361 Responsabilidades Xx

836101 En proceso internas

836102 En proceso ante autoridad competente

Reconocimiento por parte de la aseguradora



147079 Indemnizaciones

1470 Otros deudores Xx

147084 Responsabilidades fiscales

Finalmente, con el objeto de hacer claridad en aspectos eminentemente jurídicos relacionados con el tema de las responsabilidades sobre los cuales hacemos alusión en las conclusiones, adjuntamos el concepto emitido por la Dirección Jurídica Distrital el cual consideramos ayudará a aclarar parte de las inquietudes.

100

CONCLUSIONES 1. De acuerdo con el pronunciamiento de la Contaduría General de la Nación en el Régimen

de Contabilidad Pública, las presuntas responsabilidades derivadas del menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del Estado, se deben registrar en cuentas de orden en las Subcuentas establecidas para tal efecto, así:

Subcuenta 836101 En proceso internas, cuando la investigación es a cargo de la Oficina de Control Interno Disciplinario o quien haga sus veces en cada entidad. Subcuenta 836102 En proceso ante autoridad competente, cuando la investigación es a cargo de la Contraloría de Bogotá u otro órgano competente como el caso de acción civil, penal o administrativa.

2. Cuando se establezca que se ha producido un daño patrimonial al Estado,

independientemente del hecho y de la condición del presunto responsable, es necesario informar a la Oficina de Control Interno Disciplinario o la que haga sus veces en la respectiva entidad.

3. Es necesario informar la Contraloría de Bogotá D.C., en cabeza de la Dirección Sectorial

correspondiente, según la estructura organizacional adoptada por ese órgano de control, cuando se trate de hechos que tengan relación con la lesión del patrimonio público imputable potencialmente a un funcionario que ostente la calidad de “gestor fiscal”,

4. Este Despacho considera prudente, que los funcionarios que conocen de ese tipo de

eventos, incluido el Contador de cada órgano, dependencia o entidad que conforme el Distrito Capital, debe informar a las instancias correspondientes en un término que no debe ser superior a cinco (5) días hábiles, luego de conocido el hecho.

5. Cuando el acto administrativo proferido por la Contraloría de Bogotá D.C., en el que se fije

una responsabilidad fiscal queda en firme, se debe producir el reconocimiento del derecho en la cuenta subcuenta 147084 - RESPONSABILIDADES FISCALES (Ver tabla de homologación).

6. Cuando se determine que la pérdida, extravío o daño de bienes públicos es atribuible a un

no gestor fiscal, corresponderá a la administración (funcionario que tenga a su cargo la coordinación y control del manejo de dichos bienes) iniciar la respectiva actuación administrativa y adelantar directamente las gestiones necesarias para procurar su restitución, reparación o devolución, o solicitar a la dependencia o funcionario correspondiente el adelantamiento de las acciones (civil, incidente reparación integral,

101

jurisdicción coactiva), sin perjuicio del traslado del respectivo informe al ente de control fiscal, para lo de su competencia.

7. Dicho funcionario podrá adelantar la gestión indicada en el numeral anterior con base en la

determinación sobre la responsabilidad disciplinaria del “no gestor fiscal” que adopte la Oficina de Control Interno Disciplinario. Es decir, que ese será el documento soporte con base en el cual la administración podrá iniciar la actuación administrativa de cobro o resarcimiento del daño patrimonial.

8. Cuando se trata de la responsabilidad en cabeza de funcionarios que no ostentan la calidad

de gestores fiscales, y se dispone de los elementos requeridos para adelantar el proceso de cobro o resarcimiento del daño patrimonial, el registro deberá ordenarse en la cuanta 147090, Otros Deudores.

9. La normatividad vigente aplicable al tema de las responsabilidades por faltante de fondos o

bienes son la Ley 610 de 2000, Ley 734 de 2002 y Resolución 222 de 2006 de la Contaduría General de la Nación.

Con relación al contenido de esta comunicación, es importante señalar que de conformidad con lo establecido en el artículo 354 de la Constitución Política Nacional y la Ley 298 de 1996, la Contaduría General de la Nación tiene la competencia exclusiva para la expedición de normas contables de carácter técnico y procedimental que deben aplicar las entidades que conforman el sector público. Igualmente, es la única autoridad doctrinaria en esa materia, actividad que cumple mediante la emisión de conceptos que ayudan a la interpretación de dicha regulación. Así mismo, de conformidad con la sentencia C-487 de 1997, la Corte Constitucional determinó que las normas y conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Por lo anterior, los conceptos expedidos por la Dirección Distrital de Contabilidad, en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2, razón por la que no son de obligatorio cumplimiento.

102


10 de mayo de 2007


TEMA: Depreciación de propiedades, planta y equipo En atención a su solicitud vía correo electrónico según radicado No. ER27341 del 27 de marzo del año en curso, en relación con el tema de las depreciaciones, precisamos:

CONSULTA Atendiendo lo estipulado en el nuevo Plan de Contabilidad Pública y las dinámicas establecidas en este documento, comedidamente le solicito me informe si la interpretación que se le dio al tema de la depreciación es correcta o es necesario realizar una reclasificación, antes de entregar el informe trimestral el próximo 16 de abril: Interpretación de la dinámica del nuevo Plan General de Contabilidad en cuento a la contrapartida de la depreciación a partir del 01 de enero de 2007.

Depreciación de edificaciones del Distrito Capital y amortización de bienes de beneficio y uso público se contabilizaron así:

Cuenta: 3128 Provisiones, agotamiento, depreciaciones y amortizaciones (DB)

Depreciación de bienes muebles al servicio de la entidad (operaciones) – Propiedades, planta y equipo.

Cuenta: 5330 Depreciación de propiedades, planta y equipo.

RESPUESTA Para responder sus inquietudes, en principio debemos remitirnos a la definición técnica sobre las propiedades, planta y equipo lo mismo que al concepto de depreciaciones, contenidos en la Resolución 222

5 de 2006 de la Contaduría General de la Nación, el cual estipula dentro de las

normas técnicas relativas a los activos, lo siguiente: 5 Por la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública

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“165. Las propiedades, planta y equipo comprenden los bienes tangibles de propiedad de la entidad contable pública que se utilizan para la producción y comercialización de bienes y la prestación de servicios, la administración de la entidad contable pública, así como los destinados a generar ingresos producto de su arrendamiento, y por tanto no están disponibles para la venta en desarrollo de actividades productivas o comerciales, siempre que su vida útil probable en condiciones normales de utilización, exceda de un año. 169. La depreciación debe reconocerse mediante la distribución racional y sistemática del costo de los bienes, durante su vida útil estimada, con el fin de asociar la contribución de estos activos al desarrollo de sus funciones de cometido estatal. La determinación de la depreciación debe efectuarse mediante criterios de reconocido valor técnico, aplicando el que mejor refleje el equilibrio entre los beneficios recibidos, la vida útil y la distribución del costo del activo correspondiente. Para los activos considerados de menor cuantía debe calcularse su depreciación total en el período en el cual fueron adquiridos. 170. Por regla general, el reconocimiento de la depreciación afecta el gasto o costo, según

corresponda. No obstante, tratándose de las entidades contables públicas del gobierno

general, dicho reconocimiento afecta directamente el patrimonio, excepto para los activos asociados a las actividades de producción de bienes y prestación de servicios individualizables, que debe reconocerse como costo” (Subrayado y negrilla fuera de texto) Igualmente, el Plan General de Contabilidad Pública, dentro de las descripciones y dinámicas, respecto a las cuentas 3128 y 5330, determina: “Cuenta 3128 – Provisiones, agotamiento, depreciaciones y amortizaciones. Representa el valor de las estimaciones de carácter económico, en que incurre la entidad contable pública, derivados de contingencias de pérdida o provisiones por eventos que afecten el patrimonio público, así como el valor relativo al desgaste o pérdida de la capacidad operacional por el uso de los bienes, su consumo, o extinción. Esta cuenta será utilizada por las entidades contables públicas del Gobierno General, excepto cuando las provisiones, agotamiento, depreciaciones y amortizaciones se asocien con actividades de producción de bienes y de prestación de servicios individualizables. (El subrayado es nuestro) Cuenta 5330 – Depreciación de propiedades, planta y equipo. Representa el valor calculado para reconocer la disminución gradual de la capacidad operacional de las propiedades, planta y equipo como resultado del uso, expresada en términos monetarios, con base en el valor de los bienes y la vida útil estimada. Esta cuenta debe ser utilizada por las entidades contables públicas para registrar la depreciación de las propiedades, planta y equipo asociadas con la dirección, planeación y apoyo logístico relacionado con actividades de producción de bienes y prestación de servicios individualizables. (El subrayado es nuestro)

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296. Un servicio individualizable es el susceptible de suministrarse a cada individuo de manera particular, y su utilización reduce la disponibilidad de prestación para los demás individuos, tales como: salud, educación y servicios públicos domiciliarios” De acuerdo con las anteriores consideraciones, es claro el manejo y utilización de las cuentas establecidas en el Catálogo General de Cuentas del Plan General de Contabilidad Pública, para el registro contable de las depreciaciones de propiedades, planta y equipo de acuerdo con el cometido estatal de cada entidad.

CONCLUSIONES

De acuerdo con lo expuesto y según el cometido estatal, El DADEP no debe utilizar la cuenta 5330 para el registro de la depreciación de sus propiedades, planta y equipo, por cuanto esta cuenta debe ser utilizada únicamente por las entidades que desarrollen actividades de producción de bienes y prestación de servicios individualizables.

Las depreciaciones, provisiones y amortizaciones de las propiedades, planta y equipo y bienes de beneficio y uso público, se deben registrar en la cuenta 3128 Provisiones, agotamiento, depreciaciones y amortizaciones, en razón a que las actividades desarrolladas no están asociadas con la producción de bienes y la prestación de servicios individualizables.

Si en lo que va transcurrido del presente año, se han hecho cálculos o estimaciones por los anteriores conceptos, contabilizados sin tener presente los aspectos antes indicados, deben proceder a realizar las correcciones del caso.

Con relación al contenido de esta comunicación, es importante señalar que de conformidad con lo establecido en el artículo 354 de la Constitución Política Nacional y la Ley 298 de 1996, la Contaduría General de la Nación tiene la competencia exclusiva para la expedición de normas contables de carácter técnico y procedimental que deben aplicar las entidades que conforman el sector público. Igualmente, es la única autoridad doctrinaria en esa materia, actividad que cumple mediante la emisión de conceptos que ayudan a la interpretación de dicha regulación. Así mismo, de conformidad con la sentencia C-487 de 1997, la Corte Constitucional determinó que las normas y conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Por lo anterior, se debe tener presente que los conceptos expedidos por la Dirección Distrital de Contabilidad, en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2; por tanto, no son de obligatorio cumplimiento.

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14 de mayo de 2007


TEMA: Procedimiento para dar destino final a los bienes de la Clínica Fray

Bartolomé de las Casas En respuesta a su solicitud según radicado No. ER28569 del 30 de marzo del año en curso, relacionado con el procedimiento a seguir con los bienes muebles de la Clínica Fray Bartolomé de las Casas que han sido devueltos por obsolescencia, precisamos:

CONSULTA “…La Unión Temporal Nueva Clínica Fray Bartolomé de las Casas, hizo devolución al Fondo Financiero Distrital de Salud de algunos elementos que por su estado u obsolescencia, no podían ser utilizados. En septiembre de 2006 con base en el convenio 0622 del 19 de julio de 2006, se protocoliza la entrega del inmueble y de los bienes muebles de la Clínica al Hospital Simón Bolívar ESE, quienes por igual motivo realizan la devolución al Fondo Financiero Distrital de Salud de dichos elementos . Con base en lo anterior y teniendo en cuenta que estos bienes son de propiedad de la Secretaría de Hacienda Distrital comedidamente nos permitimos solicitarle se sirva indicarnos el procedimiento y el destino que debe darse a dichos bienes, así como de aquellos que en un futuro fueren devueltos por el Hospital Simón Bolívar”

RESPUESTA Sobre el particular, es pertinente aclarar que los bienes de la Clínica Fray Bartolomé de las Casas no son de propiedad de la Secretaría Distrital de Hacienda sino del Distrito Capital, los cuales, en virtud del artículo 58 del Decreto 854 de 2001, el Alcalde Mayor de Bogotá D.C., delegó en el Director del Fondo Financiero Distrital de Salud la administración del inmueble donde funcionaba la Clínica Fray Bartolomé de las Casas - Bogotá D.C., ubicado en la calle 104 No. 47 – 51 de Bogotá, de los bienes muebles y equipos que pertenecen a la Clínica de conformidad con los inventarios actualmente existentes. La anterior administración estará sujeta a la inspección, vigilancia y control que desarrolla la Secretaría Distrital de Salud.

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Por lo anterior, es la Secretaría Distrital de Salud la entidad competente para decidir el destino final de los bienes objeto de su consulta; máxime cuando en sus estados contables figuran en la cuenta 1920 Bienes entregados a terceros. Si dichos bienes por su estado de obsolescencia o deterioro no pueden ser utilizados, deben surtir el proceso de baja para retirarlos de las cuentas de balance y registrarlos en cuentas de orden 8315 – Activos totalmente depreciados, agotados o amortizados, hasta tanto la Secretaría Distrital de Salud determine o defina cual es el destino final que se les debe dar. En relación con el tema, el Contador General de la Nación en la Doctrina Contable Concepto 11308 de 1999, sobre los bienes muebles inservibles, determina: “Al respecto, es pertinente señalar que el proceso operativo para dar de baja los bienes muebles de propiedad del ente público que se encuentran en deterioro, desuso o inservibles, corresponde a procedimientos administrativos que deben ser establecidos por el ente público en concordancia con su respectivo sistema de control interno, en tanto que en materia contable, los registros son los siguientes: La baja de un bien se presenta cuando es retirado definitivamente del servicio, tanto físicamente como de los registros del patrimonio de la entidad. El retiro puede darse por obsolescencia o por encontrarse el bien en estado inservible. No obstante, puede presentarse el retiro de un bien servible, cuando ha sido donado, vendido, permutado, hurtado o robado. En cualquiera de los casos expuestos debe proceder a cancelar el valor del bien en las cuentas del activo como las correspondientes a la depreciación acumulada y valorizaciones, trasladándolo a las cuentas de orden deudoras, en la cuenta 8315 – Activos totalmente depreciados, agotados o amortizados, para efectos de control. Cuando el elemento se da de baja y es posible venderlo, se descarga de las cuentas de orden y se contabiliza un ingreso extraordinario por dicho concepto” Concordantes con lo expuesto por el Contador General de la Nación, la Dirección Distrital de Contabilidad mediante la Resolución 001 de 2001

6 en el numeral 5.6 Egreso o salida definitiva

por baja, estableció el procedimiento que contiene los aspectos relacionados con la baja de bienes y el destino final que se les debe dar, el cual sirve de guía para establecer o implementar sus propios procedimientos en el tema de manejo de bienes.

6 Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo de los Bienes en los Entes

Públicos del Distrito Capital

107

CONCLUSIONES

La Secretaría Distrital de Salud por cuanto recibió esos bienes sin contraprestación alguna de manera permanente, tiene la competencia para decidir sobre el destino final de los bienes objeto de su consulta.

El procedimiento o tratamiento aplicable a dichos bienes, corresponde a procesos administrativos que deben ser establecidos por el ente público, en concordancia con su respectivo sistema de control interno, con miras a darlos de baja y retirarlos del patrimonio de la entidad.

Efectuado el proceso de baja, la entidad debe decidir el destino final, el cual puede ser la venta, permuta, traslado o traspaso a otra entidad del nivel Distrital, destrucción, u otros que estime pertinentes.

La Resolución 001 de 2001 antes citada, a nuestro juicio, contiene todos los aspectos que le ayudarían a resolver sus inquietudes en materia de manejo de bienes.

Con relación al contenido de esta comunicación, es importante señalar que de conformidad con lo establecido en el artículo 354 de la Constitución Política Nacional y la Ley 298 de 1996, la Contaduría General de la Nación tiene la competencia exclusiva para la expedición de normas contables de carácter técnico y procedimental que deben aplicar las entidades que conforman el sector público. Igualmente, es la única autoridad doctrinaria en esa materia, actividad que cumple mediante la emisión de conceptos que ayudan a la interpretación de dicha regulación. Así mismo, de conformidad con la sentencia C-487 de 1997, la Corte Constitucional determinó que las normas y conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Por lo anterior, los conceptos expedidos por la Dirección Distrital de Contabilidad, en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2, y no son de obligatorio cumplimiento.

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16 de mayo de 2007


TEMA: Procedimiento para la homologación de saldos a 31 de diciembre de

2006 al 1 de enero de 2007 En atención a las inquietudes planteadas en el oficio referido en el asunto, la Dirección Distrital de Contabilidad recibió la información objeto de reporte. Es decir, los formatos debidamente diligenciados CGN2005_001 y CGN2005_002 tanto al 31 de diciembre de 2006, para efectos de cierre, y la información a 31 de enero de 2007 para efectos de adelantar la revisión previa acerca de la pertinencia de las cifras homologadas frente a las presentadas a 31 de diciembre de 2006. Sobre la verificación mencionada el 26 de marzo se enviaron las observaciones del caso vía e-mail y el 27 de marzo se recibió respuesta de la contadora del Fondo de Desarrollo Local de Bosa informando de la realización de los ajustes según los requerimientos de homologación previstos por la Contaduría General de la Nación. Respecto del desarrollo de la homologación, la Contaduría General de la Nación emitió la Carta Circular Nº 72 de diciembre 13 de 2006 en cuyo numeral 3 de establece que las entidades contables públicas “(…) deben proceder así: Tomar el balance general a 31 de diciembre de 2006, homologarlo como el balance inicial con fecha 1º de enero de 2007y cargarlo al sistema que utilice la entidad contable pública para iniciar las operaciones del año 2007con los saldos del balance general homologado.”

En relación con la presentación de los saldos homologados de acuerdo con los requerimientos establecidos en la Circular 072 de 2006 de la Contaduría General de la Nación, podemos decir que el Fondo de Desarrollo Local de Bosa cumplió, con la obligación, tal como quedó registrado en el proceso de revisión de la información a consolidar a 31 de marzo de 2007. El pasado 16 de abril el Fondo remitió la información contable con corte a 31 de marzo de 2007, radicada con CORDIS 2007ER32709. El formato CGN2005.001 a marzo 31 de 2007, presenta homologados los saldos de diciembre 31 de 2006 de las siguientes cuentas:

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CODIGO

CONTABLE NOMBRE

CODIGO

CONTABLE NOMBRE

142500 DEPÓSITOS ENTREGADOS 142400 RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN

142504 En administración 142402 En administración

195000 RESPONSABILIDADES 147000 OTROS DEUDORES

195002 Responsabilidades fiscales 147084 Responsabilidades Fiscales

170500 BIENES DE BENEFICIO Y USO PÚBLICO EN CONSTRUCCIÓN 170500 BIENES DE BENEFICIO Y USO PÚBLICO EN CONSTRUCCIÓN

170501 Vías de comunicación 170501 Red Terrestre

171000 BIENES DE BENEFICIO Y USO PÚBLICO EN SERVICIO 171000 BIENES DE BENEFICIO Y USO PÚBLICO EN SERVICIO


178500 AMORTIZACIÓN ACUMULADA DE BIENES DE BENEFICIO Y USO PÚBLICO (CR)178500 AMORTIZACIÓN ACUMULADA DE BIENES DE BENEFICIO Y USO PÚBLICO (CR)


191100 INVERSIÓN SOCIAL DIFERIDA 310500 CAPITAL FISCAL

191105 Desarrollo comunitario, equipamiento y prevención y atención de desastres310503 Distrito

191500 OBRAS Y MEJORAS EN PROPIEDAD AJENA 191500 OBRAS Y MEJORAS EN PROPIEDAD AJENA

191502 Edificicaciones

191508 Clínicas y hospitales

191509 Colegios y escuelas

191590 Otras obras y mejoras en propiedad ajena

195500 PROVISIÓN PARA RESPONSABILIDADES (CR) 310500 CAPITAL FISCAL

195502 Responsabilidades fiscales 310503 Distrito

312700 DETERIORO POR UTILIZACION DE BIENES DE BENEFICIO Y USO PUBLICO (DB)312800 PROVISIONES, AGOTAMIENTO, DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES (DB)

312701 Vías de comunicación 312806 Amortización de bienes de beneficio y uso público

312705 Parques recreacionales

819000 OTROS DERECHOS CONTINGENTES 819000 OTROS DERECHOS CONTINGENTES

819001 Otros derechos contingentes 819090 Otros derechos contingentes

FORMATO CGN 2005,001 A DICIEMBRE 31 DE 2006

SALDOS A DICIEMBRE 31 DE 2006

FORMATO CGN 2005,001 A MARZO 31 DE 2007

SALDOS A DICIEMBRE 31 DE 2006

Ahora bien, si el registro de los saldos objeto de homologación se realizó el 1 de enero de 2007 como lo estableció la Contaduría General de la Nación, estos valores representan los saldos iniciales a 1 de enero de 2007 y el movimiento de enero será el que se incluya desde el 2 hasta el 31 de enero de 2007. Si así ocurrió, el Fondo estaría cumpliendo con lo establecido en la Carta Circular No. 72 de diciembre 13 de 2006 expedida por la CGN. Sin embargo, no es posible conceptuar si el procedimiento utilizado para efectos de la homologación fue o no correcto, aunque desde el punto de vista del resultado esperado, se cumplió con el objetivo.

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18 de mayo de 2007


TEMA: Tratamiento contable acciones Paños Vicuña S.A en liquidación En atención a su consulta de la referencia, elevada a este Despacho el día 3 de abril de 2007, mediante escrito radicado con el número 2007IE13777, de conformidad con lo indicado en el texto de la consulta citada a continuación, nos permitimos indicar lo siguiente:

CONSULTA:

“Actualmente el Distrito Capital a través de la Dirección Distrital de Tesorería posee 25

acciones en Paños Vicuña, las cuales a precios de mercado del 31 de enero de 2007

estaban valoradas en $10.191 pesos m/cte.

La empresa entró en liquidación obligatoria mediante Auto de Apertura No. 610-015900

del 03 de octubre de 2006, emitido por la Superintendencia de Sociedades. Por lo

anterior, se solicitó a la Subdirección Jurídica de Hacienda concepto con el fin de

dilucidar el tema y conocer las acciones a seguir dentro del proceso por parte de la

Secretaría Distrital de Hacienda.

Mediante memorando No. 2007IE12385 la Subdirección Jurídica se pronuncia y concluye:

“… en la etapa de cancelación del pasivo externo concurren los acreedores, con el fin de

satisfacer en su integridad todas las obligaciones de la sociedad en liquidación y

efectuar las provisiones orientadas al pago de las obligaciones litigiosas, el liquidador

debe cumplir con la prelación de créditos de que trata el Código Civil. Es de aclarar que

en esta etapa los accionistas no pueden exigir el pago o distribución del Distrito en esta

etapa…” Ahora bien, culminada la cancelación del pasivo externo, siempre y cuando

existan activos sociales como remanente, la SDH, como administradora de las acciones

en propiedad del D.C., en virtud del Acuerdo 262 de 2006, a través del Grupo de

Representación Externa de la DDI, participará en la cancelación del pasivo interno y de la

declaración de terminación …”

Actualmente el proceso se encuentra en la primera etapa para lo cual se continuará

realizando la revisión del proceso y solicito su concepto respecto a la contabilización de

este activo dadas las condiciones anteriormente mencionadas.”

111

RESPUESTA

Las acciones en la Sociedad Paños Vicuña, en propiedad del Distrito Capital reconocidas como Inversiones Patrimoniales en Entidades No Controladas dentro del activo por su costo histórico, deben actualizarse al valor razonable atendiendo la intención de realización, cuyo registro contable corresponde a la cuenta 120751-Entidades Privadas, cuya descripción

7 señala que

“Representa el valor de los aportes patrimoniales representados en cuotas o partes de interés social o en acciones de baja o mínima bursatilidad o sin ninguna cotización, las cuales no le permiten a la entidad contable pública controlar, ejercer influencia importante o compartir el control en la entidad receptora de la inversión. …”

Teniendo en cuenta, que mediante el Auto de Apertura No. 610-015900 del 3 de octubre de 2006, emitido por la Superintendencia de Sociedades, la empresa entró en liquidación obligatoria, es procedente reclasificar dicha inversión a la cuenta 1216-Inversiones Patrimoniales en Entidades en Liquidación, Entidades Privadas, cuya dinámica establece que: “Representa el valor de los aportes patrimoniales representados en acciones, cuotas o partes de interés social de entidades en proceso de liquidación, los cuales fueron reclasificados de las inversiones patrimoniales en entidades controladas y no controladas.”

De otro lado, sobre la distribución o prorrateo del remanente el Código de Comercio, en su artículo 248, establece que “La distribución o prorrateo del remanente de los activos sociales entre los asociados se hará al tiempo para todos, si no se ha estipulado el reembolso preferencial de sus partes de interés, cuotas o acciones para algunos de ellos, caso en el cual sólo se dispondrá del remanente una vez hecho dicho reembolso.”

En este sentido, la Superintendencia de Sociedades señala que: “(…) En nuestro concepto, en estos casos la Superintendencia, una vez efectuado el análisis jurídico y económico de lo acontecido en el desarrollo del proceso, debe declarar agotados todos los activos de la sociedad y que los pagos efectuados se hicieron respetando el orden de prelación de créditos, según se comprueba en todos y cada uno de los balances e informes analizados ya aprobados en desarrollo de la etapa liquidatoria. Así mismo, debe declarar que, por la insuficiencia total de recursos, no se logró pagar el pasivo interno de la compañía, por tanto cada acreedor deberá proceder a reflejar esa situación en sus estados financieros, a fin de que éstos muestren la realidad económica que corresponda (…)”

8 (subrayado fuera de texto).

Dado que actualmente el proceso liquidatorio se encuentra en la primera etapa “… cual es el de cancelar

9 las deudas con los terceros y reintegrarles a los accionistas o socios su participación

7 Régimen Contable Público, Manual de procedimientos – CGC – Descripciones y dinámicas.

8 Superintendencia de Sociedades – concepto 220-20461 de 2004

9 Concepto Dirección Jurídica de Hacienda 2007IE12385

112

en el capital social”, es decir, que los accionistas “… no pueden exigir10

el pago o distribución de remanentes de los activos sociales mientras no se haya cancelado en su totalidad el pasivo externo de la sociedad,...”, es procedente calcular y reconocer la provisión, que permita estimar la contingencia de pérdida, la cual deberá revelarse por separado como un menor valor de la inversión. Su reconocimiento se efectúa a través de la cuenta 1280 Provisión para protección de Inversiones (cr), Inversiones Patrimoniales en Entidades No Controladas.

En este orden de ideas, la Secretaría Distrital de Hacienda en calidad de administradora de la propiedad accionaria del Distrito, a través del Grupo de Representación Externa, deberá establecer el estado de liquidación de la sociedad Paños Vicuña, evaluar el avance del proceso de cancelación del pasivo externo e informarse una vez finalizada esta primera fase sobre el remanente social que se distribuirá entre los accionistas, así mismo, determinar su participación dentro de éstos, con lo cual se puede fijar el porcentaje de contingencia de pérdida de la inversión. Con base en este porcentaje se efectúa el ajuste en el cálculo de la provisión.

CONCLUSIONES

Dado que los accionistas solo pueden pretender el reintegro del valor de sus acciones en la etapa de cancelación del pasivo interno y solamente sobre el remanente social, es prudente reconocer, mediante una provisión, de manera inmediata, la contingencia de pérdida, la cual se revela por separado como un menor valor de la inversión. Ésta se reconoce en la cuenta 1280 Provisión para protección de Inversiones (cr), Inversiones Patrimoniales en Entidades No Controladas. La Secretaría Distrital de Hacienda a través del Grupo de Representación Externa, de acuerdo con el estado actual de la liquidación de la sociedad Paños Vicuña, informará el avance del proceso de cancelación del pasivo externo, el remanente social y su participación porcentual, a efectos de ajustar la provisión por la contingencia de pérdida de la inversión.

De otro lado, es importante señalar, que los conceptos expedidos por la Dirección Distrital de Contabilidad, en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2, por lo tanto, no son de obligatorio cumplimiento.

10

Código de Comercio, artículo 144.

113


29 de mayo de 2007

RADICADO No. IE21705

TEMA: Bienes recibidos en dación de pago, procedimiento para decidir el

destino final En relación a su memorando citado en el asunto, mediante el cual nos traslada la solicitud de la Subdirección de Proyectos Especiales realizada con el memorando interno 2007IE18971 de

fecha mayo 10 de 2007, en el que requiere de la Dirección Distrital de Presupuesto “(…) emitir

un concepto sobre la posibilidad de emitir a entidades del Distrito Capital los bienes

descrito en anexo al presente, los cuales fueron recibidos a título de Dación en Pago.”, y antes de emitir opinión alguna en relación con el tema objeto de consulta consideramos que es pertinente aclarar lo siguiente: Que de conformidad con lo dispuesto por el Decreto 545 de 29 de Diciembre de 2006 Artículo 56° literal k, no tiene competencia para emitir opiniones de tipo jurídico, solo las tiene para

“emitir conceptos y absolver consulta sobre los asuntos relacionados con la

contabilidad y los estados contables distritales.”

Ahora bien, dado que se trata de buscar soluciones a coyunturas internas que han sido requeridas formalmente, se da respuesta a su solicitud en los siguientes términos: En principio es necesario recordar que el Decreto Distrital 041 de febrero 23 de 2006, por el cual se reglamenta la Dación en Pago como modo de extinguir las obligaciones tributarias en Bogotá D.C. y se dictan otras disposiciones, en el literal a) de su Artículo Quinto, estableció lo siguiente:

ARTÍCULO QUINTO. Competencia de la Subdirección de Proyectos Especiales de la Subsecretaría de Hacienda de la Secretaría de Hacienda de Bogotá. Corresponde a la Subdirección de Proyectos Especiales de la Subsecretaría de Hacienda de la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., adicionalmente a las funciones establecidas en el artículo 7 del Decreto Distrital 333 de 2003, en relación con las daciones en pago reglamentadas en este decreto, las siguientes: a) Establecer el procedimiento para la recepción, custodia, administración y enajenación de bienes muebles (No financieros) objeto de la dación en pago regulada en este

114

Decreto, siempre y cuando los mismos se encuentren libres de limitaciones de dominio.

Cuando se trate de destinarlos a otros fines se requiere concepto favorable del

Director Distrital de Presupuesto. (Subrayado y negrilla fuera de texto) Sobre ese mismo tema, este Despacho, mediante comunicación 2007IE17485 de mayo 2 de 2007, emitió opinión sobre la competencia de la Subdirección de Proyectos Especiales en relación con el procedimiento administrativo y contable requerido para la administración y custodia de los bienes recibidos como Dación en Pago, del que anexamos copia a esta respuesta. En ese memorando, luego de las consideraciones correspondientes, concluimos lo siguiente: “El recibo de bienes en dación de pago es un procedimiento que, jurídica y administrativamente, debe considerarse como de carácter especial, razón por la que requiere de un ordenamiento específico, diferente del previsto para los bienes que ingresan o salen del inventario de bienes dispuestos para el desarrollo del cometido estatal a cargo de la entidad.

Los bienes muebles recibidos a título de dación de pago son bienes de propiedad del Distrito Capital, cuya, recepción, custodia, administración y enajenación le fue conferida a la Secretaría Distrital de Hacienda a través de la Subdirección de Proyectos Especiales en virtud de lo dispuesto por el Decreto 041 de 2006. La Subdirección de Proyectos Especiales, de conformidad con lo dispuesto en el literal a) del artículo Quinto del Decreto antes citado, tiene competencia especial para determinar el procedimiento administrativo requerido para la recepción, custodia, administración y enajenación de los bienes muebles objeto de dación de pago.

La Subdirección de Proyectos Especiales, en desarrollo de la norma antes citada, puede adoptar o adaptar total o parcialmente los dispuesto en la Resolución 001 de 2001, mediante la cual se adoptó el “Manual de Procedimientos Administrativos y contables para el Manejo de Bienes en las Entidades del Distrito Capital” por parte de la Dirección Distrital de Contabilidad. El procedimiento administrativo y contable previsto en la Resolución antes mencionada, en consideración de la Dirección Distrital de Contabilidad, solo debe cumplirse en lo referente a los requerimientos mínimos exigidos para el ingreso o salida de bienes del sistema de información administrativo y contable. Los bienes recibidos en dación de pago, una vez se encuentran en poder de la Secretaría Distrital de Hacienda deben ingresar al sistema de información administrativo y financiero de la entidad, independientemente de la dependencia interna encargada de su custodia, administración y control.

115

Por cuanto existe un ordenamiento legal que regula lo referente al destino final o la enajenación de los bienes recibidos en dación de pago, en tal sentido, no se considera necesaria la ordenación, mediante actos administrativos expedidos por el representante legal. Lo anterior, teniendo en cuenta que mediante Decreto 535 del 29 de diciembre de 2006, por el cual se liquida el Presupuesto Anual de Rentas e Ingresos y de Gastos e Inversiones de Bogotá para la vigencia 2007, artículo 14, se autoriza a la Secretaría Distrital de Hacienda para que en nombre del Distrito Capital enajene los bienes muebles recibidos en Dación de Pago por concepto de obligaciones tributarias.

Finalmente, cuando se considere pertinente la enajenación de tales bienes, es procedente

antes evaluar la posibilidad que éstos puedan servir para el desarrollo de las actividades

del cometido estatal de alguna de las entidades que conforman el gobierno general del

Distrital Capital.” (Subrayado y negrilla fuera de texto) Lo anotado en el último párrafo de las conclusiones antes citadas nace de nuestra interpretación sobre lo dispuesto en el literal a) del Artículo Quinto del Decreto distrital 041 de 2006. Para este Despacho es claro que si la norma estima la posibilidad legal de dar a los bienes recibidos en dación de pago un destino diferente al de la enajenación, es comprensible que potencialmente existan entidades Distritales que, desconociendo que la Secretaría Distrital de Hacienda haya recibido bienes de similares características y condiciones a los que requiere para atender su cometido estatal, haya requerido de la asignación de recursos presupuestales para su adquisición. En tal sentido, es que consideramos pertinente que la Dirección Distrital de Presupuesto deba verificar si en el presupuesto de gastos e inversiones de la vigencia en curso, en alguna entidad del gobierno general Distrital, se han apropiado recursos para adquirir bienes similares a los que se han recibido en procesos como los que son objeto de consulta, lo que significaría que podrían liberarse recursos en el caso en que esos bienes puedan entregarse a la misma. Igualmente, entendemos que la alternativa de destinar los bienes recibidos en dación de pago a otros fines no es de carácter obligatorio, razón por la consideramos que la Subdirección de Proyectos Especiales podría adelantar el trámite de enajenación sin el concepto de la Dirección Distrital de Presupuesto, solo que ello debe evaluarse por la Dirección Jurídica de la Secretaría Distrital de Hacienda, dada que ésta es la dependencia con autoridad suficiente para emitir una opinión profesional que nos ayude en la interpretación de dicha regulación. Lo anterior significa que los conceptos expedidos por la Dirección Distrital de Contabilidad, emitidos de conformidad con lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), son entregados en atención a lo dispuesto por el artículo 9° del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2; por tanto, no son de obligatorio cumplimiento.

116


30 de mayo de 2007


TEMA: Registro contable de operaciones sin disponibilidad presupuestal En atención con su solicitud de concepto realizada mediante su oficio No. 002017 de mayo 8 de 2007, en relación con eventos en que, debido a situaciones de carácter extraordinario, las entidades del estado para la ejecución de su presupuesto de gastos deben contar previamente con la respectiva disponibilidad presupuestal, no obstante, eventualmente por diferentes circunstancias ajenas a la voluntad de la administración se ven abocadas a contraer obligaciones ciertas con terceros (adquisición de bienes y/o Servicios) sin contar con la debida disponibilidad presupuestal, motivados por la urgencia en la presentación del servicio, como es el caso de los hospitales, ESE, que bajo ninguna circunstancia pueden interrumpir la atención de sus beneficiarios, nos permitimos emitir nuestra opinión en los siguientes términos: Antes de establecer cómo se reconocen contablemente este tipo de operaciones, es importante resaltar que los funcionarios que dirigen las Empresas Sociales del Estado (ESE), dada su calidad de servidores públicos, deben tener en cuenta las disposiciones constitucionales y legales inherentes al ejercicio de sus funciones

1.

En tal sentido, las Empresas Sociales del Estado (ESE) Distritales deben cumplir con el ordenamiento legal en materia presupuestal establecido en el Decreto Distrital 195 de 2007, tal como lo indica el Artículo 1.- del mismo, referido al contenido y campo de aplicación.

ARTÍCULO 1.- Contenido y campo de aplicación. El presente Decreto constituye el reglamento que regula el proceso presupuestal de las Empresas Industriales y Comerciales del Distrito (EICD), Sociedades de Economía Mixta sujetas al régimen de EICD, Sociedades Limitadas o por Acciones Públicas del orden Distrital sujetas al régimen de EICD, Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios en cuyo capital el Distrito o sus entidades descentralizadas posean el 90% o más y,

Empresas Sociales del Estado (ESE) constituidas como una categoría especial de

entidad pública descentralizada del orden Distrital, las que en adelante se

denominarán Empresas (Negrillas fuera de texto)

117

En ese mismo orden de ideas, no es posible que se produzca la ordenación de gastos, que deberán reconocerse como ejecución del presupuesto de gastos, sin que previamente se expida un Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), tal como lo indica Artículo 19 del mismo Decreto.

ARTÍCULO 19.- Certificado de disponibilidad presupuestal. Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales de las

Empresas deberán contar con Certificados de Disponibilidad Presupuestal previos, expedidos por el Responsable del Presupuesto o quien haga sus veces. (Subrayado y negrilla fuera de texto)

Igualmente, tal como lo establece el Artículo 21 del citado Decreto, previo a la ejecución de cualquier contrato, será necesario el reconocimiento o registro en el sistema de información que controla la ejecución del presupuesto de gastos de la entidad:

ARTÍCULO 21.- Registro presupuestal. Los compromisos deberán contar con un registro presupuestal para que los recursos con él financiados no sean desviados a ningún otro fin. En este registro se deberá indicar

claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Esta operación

es un requisito de perfeccionamiento de estos actos administrativos. (Subrayado y negrillas fuera de texto)

Ello lo ratifica el mismo decreto reglamentario citado anteriormente, en el Artículo 22, cuando se refiere a la “Obligatoriedad”. Allí se determina que tampoco se podrán tramitar o legalizar actos administrativos u obligaciones que afecten el Presupuesto de Gastos cuando no reúnan los requisitos legales o se configuren como hechos cumplidos e indica los tipos de responsabilidad que recaen sobre quien asume obligaciones sin el cumplimiento de la normatividad presupuestal vigente.

ARTÍCULO 22.- Obligatoriedad. Ninguna autoridad podrá contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes, o en exceso del saldo disponible, o sin la autorización previa del CONFIS Distrital, para comprometer vigencias futuras y para la adquisición de compromisos con cargo a los recursos del crédito autorizado, sin que se hayan perfeccionado. No se podrá ejecutar ningún programa o proyecto de inversión que haga parte del Presupuesto de las Empresas que no se encuentre debidamente formulado, evaluado y registrado en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión de la respectiva Empresa

118

y e4n la Secretaría Distrital de Salud, para el caso de las Empresas Sociales del Estado, en concordancia con lo establecido en el artículo 12 del presente Decreto.

Cualquier compromiso que se adquiera con violación de estos preceptos creará

responsabilidad disciplinaria, fiscal, pecuniaria y penal a cargo de quien asuma

estas obligaciones. (Subrayado y negrilla fuera de texto) Ahora bien, es claro para este Despacho que las Empresas Sociales del Estado, eventualmente, por diferentes circunstancias de carácter extraordinario, que son ajenas a la voluntad de la administración, se ven abocadas a conseguir urgentemente medicamentos, insumos médicos y demás elementos con los cuales debe garantizar la vida de algún paciente, sin tener la posibilidad de ordenar los ajustes presupuestales correspondientes y adelantar los trámites contractuales que exige la ley. Sin embargo, cuando ello ocurre, como se manifiesta en su comunicación, se contraen

“obligaciones ciertas con terceros (adquisición de bienes y/o Servicios) sin contar con la

debida disponibilidad presupuestal, motivados por la urgencia en la presentación del

servicio”, razón por la que se debe reconocer la realidad económica, financiera, jurídica y social que se deriva de ese tipo de operaciones. De otro lado, la entidad debe en lo posible establecer prácticas de planeación que le permitan adelantarse a ese tipo de acontecimientos, máxime si se presentan con frecuencia.

CONSULTA

1. ¿Cómo se registran estas operaciones que se llevan a cabo sin disponibilidad

presupuestal y que afectan los resultados del ejercicio?

2. ¿Qué cuentas del pasivo se deberían utilizar para registrar las mencionadas

obligaciones bien por tratarse de adquisición de bienes o bien de contratación de

servicios?

RESPUESTA A sus inquietudes 1 y 2 damos respuesta teniendo en cuenta las siguientes apreciaciones: El Régimen Contable Público, expedido mediante Resolución 222 de 2006 por el Contador General de la Nación, ha previsto que para cumplir y validar los propósitos del Sistema Nacional de Contabilidad Pública (SNCP) y garantizar la satisfacción equilibrada de los objetivos de los distintos usuarios, la información contable que produzcan los diferentes entes

119

contables públicos deben disponer de una serie de características cualitativas que se deben interrelacionar en conjunto y asegurar la calidad de la información

2.

En tal sentido, el citado Régimen exige que la información contable deba ser relevante y, para ello, debe proporcionar la base necesaria, suficiente y con la calidad demandada, para que los usuarios dispongan oportunamente de ella, conforme a sus objetivos y necesidades. Esto significa incluir la declaración explícita y adicional de la información necesaria para conducir a los distintos usuarios a juicios y decisiones razonadas sobre las actividades y situación de las entidades contables públicas, reveladas por medio de los estados, informes y reportes contables. En la información contable pública, por su condición de bien público, la relevancia procura un equilibrio entre niveles de oportunidad, materialidad y universalidad

3.

Para que la información contable que produzcan los entes públicos sea relevante se requiere

que ésta sea “universal”. Es decir, que los estados contables cumplen con tal atributo si

incluye la totalidad de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales de la

entidad contable pública, debidamente reconocidos y medidos en términos cuantitativos y/o cualitativos, con independencia de que la relación costo-beneficio implique agregar partidas para su reconocimiento. Las contingencias también deben reconocerse y revelarse para garantizar la universalidad de la información contable pública. De otro lado, la normatividad contable pública ha previsto una serie de pautas básicas o macroreglas denominados “principios de contabilidad”, los cuales regulan el proceso para la generación de los estados contables en función de los objetivos del SNCP

4 que la entidad no

puede desconocer. De esos principios, para efectos de esta respuesta, debemos tener en cuenta los siguientes:

116. Registro. Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben

contabilizarse de manera cronológica y conceptual observando la etapa del

proceso contable relativa al reconocimiento, con independencia de los niveles tecnológicos de que disponga la entidad contable pública, con base en la unidad de medida. (Subrayado y negrilla fuera de texto).

117. Devengo o Causación. Los hechos financieros, económicos, sociales y

ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan, con independencia del instante en que se produzca la corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de estos. El reconocimiento se efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones, o

2 Régimen de Contabilidad Pública, Punto 2.7, Párrafo 101



120

cuando la transacción u operación originada por el hecho incida en los resultados del período. (Subrayado y negrilla fuera de texto).

Si no se reconocen las obligaciones que surgen del recibo de los bienes, éstos tampoco se incorporarán debidamente al sistema de información administrativo y contable de la entidad, tampoco podrán reconocerse como costos si éstos se consumen en el proceso productivo, razón por la que se incumpliría el principio de “Asociación” previsto en el punto 2.8 del Régimen de Contabilidad Pública:

118. Asociación. El reconocimiento de ingresos debe estar asociado con los gastos necesarios para la ejecución de las funciones de cometido estatal y con los costos y/o gastos relacionados con el consumo de recursos necesarios para producir tales ingresos. Cuando por circunstancias especiales deban registrarse partidas de períodos anteriores que influyan en los resultados, la información relativa a la cuantía y origen de los mismos se revelará en notas a los estados contables. (Subrayado y negrilla fuera de texto).

Cuando la entidad reciba de terceros bienes para ser consumidos en el proceso productivo, bajo el supuesto que existe una contraprestación pues se derivó de un requerimiento formal de la ESE, se debe reconocer el pasivo respectivo, si tenemos en cuenta lo dispuesto en el punto 2.9.1.2 del Régimen de Contabilidad Pública, en especial lo dispuesto en el párrafo 202:

202. Noción. Los pasivos corresponden a las obligaciones ciertas o estimadas de la entidad contable pública, derivadas de hechos pasados, de las cuales se prevé que representarán para la entidad un flujo de salida de recursos que incorporan un potencial de servicios o beneficios económicos, en desarrollo de las funciones de cometido estatal.

Una vez se reciben los bienes se deben reconocer las obligaciones que surgen a favor del tercero que los entrega, se supone que éste recibió un requerimiento verbal o escrito que origina la operación y que existe consenso entre las partes, tal como lo establece el Régimen de Contabilidad Pública en la Norma Técnica Relativa a las Cuentas por Pagar:

224. Las cuentas por pagar deben reconocerse por el valor total adeudado, que se define como la cantidad a pagar en el momento de adquirir la obligación. (...). Las cuentas por pagar se registran en el momento en que se reciba el bien o servicio, o se formalicen los documentos que generan las obligaciones correspondientes, de conformidad con las condiciones contractuales. Cuando no exista prestación a cargo de un tercero, su reconocimiento debe estar condicionado al origen de la obligación en virtud del acto jurídico que la sustenta

5. (Subrayado y negrilla fuera de texto).

5 Régimen de Contabilidad Pública, Punto 2.9.1.2.3, Párrafo 224

121

Sobre el tema aquí tratado la Contaduría General de la Nación en concepto emitido a su entidad del cual anexamos copia conceptuó:

“(…) independiente de las formalidades presupuestales que las entidades públicas deben cumplir para asumir compromisos con cargo al presupuesto, desde la perspectiva contable el principio de causación nos impone la obligatoriedad de registrar contablemente toda transacción u operación que incida en los resultados del período.

Asimismo, la esencia financiera económica y social de los hechos debe primar sobre el requisito de forma o instrumental, al momento del reconocimiento de los eventos y transacciones que los generan, máxime cuando impera la presunción de legalidad.

En ese orden de ideas, el valor de compra de un bien o recibo de un servicio se constituye contablemente en una obligación y se registra en cuentas por pagar debiendo reconocerse por el valor total adeudado, que se define como la cantidad a pagar en el momento de adquirirlos, indistintamente de la fecha en la cual se pacta la realización del pago”.

En conclusión, cuando un proveedor de bienes y/o servicios, previo requerimiento verbal o escrito de la ESE, hace entrega formal de los mismos al hospital, y éste suscribe factura, remisión o documento que demuestre la entrega material de los mismos, se debe reconocer el pasivo según la naturaleza de la operación, es decir, la “cuenta por pagar” correspondiente, pues se trata de obligaciones “ciertas” tal como lo expresa su comunicación. Ante tal eventualidad, recomendamos recurrir a la figura del “préstamo” de inventarios, previo consenso con el proveedor, cuya operación no constituye una venta para éste ni una compra para la ESE, que solo obliga al reconocimiento de una obligación temporal para la que no se requiere de la afectación previa del presupuesto. Por último el Catálogo General de Cuentas expedido por la Contaduría General de la Nación según Resolución No. 555 de 1 de diciembre de 2006, en el grupo 24 Cuentas por pagar establece la cuenta 2401 o 2406 Adquisición de bienes y servicios nacionales o del exterior para el registro de las obligaciones contraídas por la entidad contable pública, por concepto de la adquisición de bienes o servicios de proveedores nacionales o del exterior, en desarrollo de sus funciones de cometido estatal.

CONSULTA

3. ¿Cuál es el procedimiento a seguir frente a las obligaciones tributarias generadas por

las obligaciones contraídas (adquisición de bienes con entrada al almacén y

adquisición servicios), teniendo en cuenta que las mismas hacen parte de la cuenta

del proveedor que no puede cancelarse por falta de Disponibilidad Presupuestal y

122

que como lo ordena la norma deben pagarse a la DIAN en el momento de su

acusación, así no se le pague al respectivo contratista y/o proveedor?

RESPUESTA Las obligaciones tributarias del nivel nacional y distrital deben cumplirse de conformidad con la normativa vigente, es decir, que independientemente que no se hayan cumplido los requisitos presupuestales y no se haya podido realizar el pago al contratista, los bienes o servicios adquiridos y facturados deben ser objeto de retención en la fuente a título de renta, IVA, ICA, y Estampillas según cada caso. El hospital debe declarar y consignar cada una de las retenciones practicadas así no se haya realizado el pago al contratista o proveedor, de lo contrario responderá por las sumas dejadas de pagar a cada una de las administraciones de impuestos. Las sanciones impuestas al agente retenedor por el incumplimiento de sus deberes serán de su exclusiva responsabilidad.

CONCLUSIONES - Cuando las Empresas Sociales del Estado se ven abocadas a conseguir urgentemente

medicamentos, insumos médicos y demás elementos con los cuales debe garantizar la vida de algún paciente, sin tener la posibilidad de ordenar los ajustes presupuestales correspondientes y adelantar los trámites contractuales que exige la ley, contraen

“obligaciones ciertas con terceros (adquisición de bienes y/o Servicios) sin contar

con la debida disponibilidad presupuestal, motivados por la urgencia en la

presentación del servicio”, razón por la que se debe reconocer la realidad económica, financiera, jurídica y social que se deriva de ese tipo de operaciones

- Recomendamos recurrir a la figura del “préstamo” de inventarios, previo consenso con el

proveedor, cuya operación no constituye una venta para éste ni una compra para la ESE, que solo obliga al reconocimiento de una obligación temporal para la que no se requiere de la afectación previa del presupuesto.

- La entidad debe en lo posible establecer prácticas de planeación que le permitan

adelantarse a ese tipo de acontecimientos, máxime si se presentan con frecuencia. - Para el registro contable de las obligaciones, el Catálogo General de Cuentas expedido por

la Contaduría General de la Nación en el grupo 24 Cuentas por pagar establece la cuenta 2401 o 2406 Adquisición de bienes y servicios nacionales o del exterior para el registro de las obligaciones contraídas por la entidad contable pública, por concepto de la adquisición de bienes o servicios de proveedores nacionales o del exterior.

123

- El hospital debe declarar y consignar cada una de las retenciones practicadas así no se haya realizado el pago al contratista o proveedor, de lo contrario responderá por las sumas dejadas de pagar a cada una de las administraciones de impuestos.

La Contaduría General de la Nación es el máximo órgano rector en materia contable pública en Colombia. En tal sentido se pronunció la Corte Constitucional mediante sentencia C-487 de

1997, determinando que las normas y conceptos emitidos por esa entidad son de carácter

vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades

sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Además, se debe tener presente que los conceptos de la Dirección Distrital de Contabilidad, se expiden en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), y son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2; por tanto, no son de obligatorio cumplimiento. Tales conceptos corresponden al criterio de este Despacho sobre un tema específico objeto de consulta y se entregan por requerimiento de la entidad, como en este caso.

124


30 de mayo de 2007


TEMA: Homologación procedimiento contable convenios IDU – FDL En atención a su consulta del 19 de abril de 2007, radicada bajo el número 2007ER34128, en la cual solicita aval de la homologación realizada por el IDU al procedimiento de convenios emitido por este Despacho el 20 de diciembre de 2006 precisamos: La Dirección Distrital de Contabilidad está elaborando un instructivo en el cual se describe el procedimiento contable y administrativo aplicable a convenios, documento que se encuentra en revisión y ajuste. Sin embargo, este Despacho considera pertinente que el IDU utilice de manera temporal el procedimiento que describe a continuación, el cual corresponde a operaciones relacionadas con los convenios que son objeto de su consulta.

“2.2 Convenios de cofinanciación Cuando en un convenio las partes que lo suscriben aportan recursos, para el control de ejecución de éstos se hará a través de la respectiva fuente, es decir, que los certificados de disponibilidad presupuestal, registro presupuestal y órdenes de pago deben indicar de manera precisa qué recursos se están ejecutando.

2.2.1. Entrega de recursos

La entidad que de conformidad con el convenio entregue recursos a otra con el fin de que ésta

los ejecute, utilizará la cuenta 1424 Recursos entregados en administración.


14 DEUDORES

1424 Recursos entregados en administración

142402 En administración

Tercero XX

125


11 EFECTIVO/1


1110XX Cuenta corriente bancaria XX

/1Si el que entrega los recursos es un Fondo de Desarrollo Local disminuirá la cuenta 142402 Recursos entregados

en administración- Secretaría Distrital de Hacienda.

La entidad que recibe los dineros registra:


11 EFECTIVO


1110XX Cuenta corriente bancaria

Tercero XX


2453 Recursos recibidos en administración


Tercero XX

2.2.1.1. Contrato de obra

2.2.1.1.1 Contrato perfeccionado

Entidad que ejecuta y aporta recursos Una vez el contrato esté elaborado, firmado y se haya expedido el correspondiente certificado de registro presupuestal, su control se llevará en cuentas de presupuesto y tesorería detallando la fuente si el respectivo certificado así lo indica.

126


06xx SECTOR CORRESPONDIENTE -

COMPROMISOS

06XXX Sub cuenta respectiva

Proyecto xx

Recursos entidad 1 XX


05xx SECTOR CORRESPONDIENTE – POR

EJECUTAR


Proyecto xx



Entidad que entrega recursos El control de los contratos se debe llevar en cuentas de orden acreedoras de control, con base en el informe de compromisos que remita la entidad que ejecuta y aporta recursos.


99 ACREEDORAS POR CONTRA (DB)

9915 Acreedoras de control por contra (DB)

991590 Otras cuentas acreedoras de control

Tercero XX

93 ACREEDORAS DE CONTROL


127


Tercero XX

2.2.1.1.2. Anticipo Es la suma pactada en el contrato que se entrega al contratista a manera de "financiación" para la correcta ejecución del contrato, debiendo ser invertida en los conceptos definidos en el plan de inversión de anticipo, de conformidad con las condiciones dispuestas en éste, amortizándose de cada cuenta que se pague al contratista. El anticipo no equivale a un pago.

1

De acuerdo con lo señalado en el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 7º del Decreto 2170 de 2002, si se pacta un anticipo éste no podrá exceder del 50% del valor del contrato.

Entidad que ejecuta y aporta recursos Una vez la orden de pago haya sido aprobada se registra:


06xx SECTOR CORRESPONDIENTE

OBLIGACIONES


Proyecto xx




COMPROMISOS


Proyecto xx

1 Concepto Dirección Jurídica SDH, expedido al IDRD.

128




Nota: Detalle la fuente en las cuentas de presupuesto y tesorería si el documento presupuestal lo indica. Cuando la Tesorería de la entidad paga al contratista el respectivo anticipo se registra:



PAGOS EN EFECTIVO


Proyecto xx




OBLIGACIONES


Proyecto xx



Nota: Detalle la fuente en las cuentas de presupuesto y tesorería si el documento presupuestal lo indica.

129

Simultáneamente se registra:


14 DEUDORES

1420 Avances y anticipos entregados


Proyecto xx

Tercero




2440 Impuestos, contribuciones y tasas por

pagar /1

Proyecto xx

Tercero



11 EFECTIVO


1110XX Cuenta corriente bancaria entidad 1 XX

Cuenta corriente bancaria entidad 2 XX

/1 Este descuento corresponde a la contribución especial para contratista, Ley 418 de 1997. Tener en cuenta el concepto tributario número 014872 de 2007, anexo a este documento.

Entidad que entrega recursos La entidad que entregó los recursos no realiza ningún registro.

130

Tercero No realiza ningún registro.

2.2.1.1.3. Se recibe acta parcial y se legaliza anticipo En esta operación el registro contable no varía si la obra se refleja en los estados contables de la entidad ejecutora, entidad que entregó los recursos o un tercero, es decir, en esta transacción no se ve el efecto de la decisión de quien será la entidad a activar la obra.

Entidad que ejecuta y entrega recursos


16/17 PROPIEDADES, PLANTA Y

EQUIPO/BIENES DE BENEFICIO Y

USO PÚBLICO E HISTÓRICOS Y

CULTURALES

1615/170

5

Construcciones en curso/Bienes en

construcción

Cuenta respectiva



14 DEUDORES

1420 Avances y anticipos entregados


Tercero



131



2401 Adquisición de bienes y servicios

nacionales

240102 Proyectos de inversión

Tercero




2436 Retención de la fuente e impuesto de

timbre

2436xx Subcuenta respectiva

Tercero



243627 Retención de impuesto de industria y

comercio por compras

Tercero



2440 Impuestos, contribuciones y tasas por

pagar

244023 Contribuciones /1

132




244023 Tercero



29 OTROS PASIVOS

290502 Impuestos

Estampilla Universidad Francisco José de

Caldas 50 años



Estampilla Pro Adulto Mayor



Estampilla Pro Cultura



/1 Este descuento corresponde a la contribución especial para contratista, Ley 418 de 1997. Tener en cuenta

concepto tributario número 014872 de 2007, anexo a este documento.

Una vez la orden de pago haya sido aprobada se registra:

133



OBLIGACIONES


Proyecto xx




COMPROMISOS


Proyecto xx



Nota: Detalle la fuente en las cuentas de presupuesto y tesorería si el documento presupuesta lo indica.

Entidad que entrega recursos Para este supuesto la entidad que entregó recursos en virtud de un convenio para que otra ejecutara un proyecto específico no realizará ningún registro.

Tercero No realiza ningún registro.

2.2.1.1.4. Se paga acta parcial Los registros contables en cada uno de los escenarios son los siguientes:


134



PAGOS EN EFECTIVO


Proyecto xx




OBLIGACIONES


Proyecto xx



Nota: Desagregue las cuentas de presupuesto y tesorería si los documentos presupuestales lo indican.




nacionales


tercero



135


11 EFECTIVO




Nota: Las cuentas por pagar por concepto de deducciones de retenciones a título de renta, iva e ica, descuentos por estampillas y contribución especial para contratistas, se disminuirán una vez se realicen los correspondientes pagos a la DIAN, Tesorería Distrital y Ministerio de Hacienda y Crédito Público respectivamente.

Entidad que entrega los recursos No realiza ningún registro en las cuentas de balance pero si afecta cuentas de orden.





Tercero XX




Tercero XX

2.2.1.1.5. Se recibe acta de entrega y recibo final

En este momento es donde se refleja lo pactado en el convenio en lo referente a la entidad que mostrará en sus estados contables la obra.

136

CASO 1 Obra se registra en la contabilidad de la entidad que ejecuta y aporta

recursos Los registros son:

Entidad que ejecuta y aporta recursos





CULTURALES

16/17xx Cuenta respectiva






CULTURALES

1615/1705 Construcciones en curso/ bienes en

construcción 2

Cuenta respectiva



Simultáneamente registra: 2 Las construcciones en curso se acreditan con el valor en libros de las obras terminadas que se trasladen a la cuenta del activo

correspondiente, cuando la obra se encuentra en condiciones de ser utilizada, con base en acta de entrega. –Manual de Procedimientos-CGC-Descripciones y dinámicas.

137





Tercero XX

Ver matriz de traspaso de bienes XX

Entidad que entrega recursos



14 DEUDORES

1424 Recursos entregados en

administración


Tercero XX

CASO 2 Obra se registra en la contabilidad de la entidad que entrega recursos pero

que no los ejecutó






138


Tercero XX

Ver matriz de traspaso de bienes XX 3


EQUIPO/BIENES DE BENEFICIO Y USO

PÚBLICO E HISTÓRICOS Y

CULTURALES


construcción 4

Cuenta respectiva







PÚBLICO E HISTÓRICOS Y CULTURALES




14 DEUDORES

3 Valor cofinanciado por la entidad ejecutora

4 Las construcciones en curso se acreditan con el valor en libros de las obras terminadas que se trasladen a la cuenta del activo


139




Tercero XX


CASO 3 Obra se registra en la contabilidad de un tercero, es decir, una entidad que

no aporta recursos






Tercero XX





CULTURALES

XX


construcción 7



7 Las construcciones en curso se acreditan con el valor en libros de las obras terminadas que se trasladen a la cuenta del activo


140


Cuenta respectiva





Ver matriz de traspaso de bienes8 XX

14 DEUDORES


administración


Tercero XX

Tercero que recibe la obra





CULTURALES




8 Valor entregado para cofinanciar el proyecto

141



2.2.1.2. Consultorías, honorarios

2.2.1.2.1. Contrato perfeccionado Una vez los contratos estén perfeccionados, se expedirá el Certificado de Registro presupuestal y se registra así:

Entidad que ejecuta y entrega recursos Una vez el contrato esté elaborado, firmado y se haya expedido el correspondiente certificado de registro presupuestal, su control se llevará en cuentas de presupuesto y tesorería desagregando su fuente siempre y cuando el certificado así lo indique.



COMPROMISOS


Proyecto xx



05xx SECTOR CORRESPONDIENTE –

POR EJECUTAR


Proyecto xx



Nota: Desagregue las cuentas de presupuesto y tesorería si los documentos presupuestales lo indican.

142

Entidad que entrega recursos Con el fin de ejercer control sobre las diferentes actividades que se ejecuten en desarrollo del convenio, una vez elaborados y firmados los contratos de profesionales, consultores y demás, quien entregó recursos registrará en cuentas de orden acreedoras los contratos firmados con base en el informe de compromisos remitido por la entidad ejecutora.





Tercero XX




Tercero XX

2.2.1.2.2. Causación factura o documento idóneo

Entidad que ejecuta y entrega recursos De conformidad con el documento idóneo que presente el contratista y el recibido a satisfacción se realizará el siguiente registro:



2453 Recursos recibidos en

administración


143


Tercero XX

5 GASTO CORRESPONDIENTE XX9



nacionales

Proyectos de inversión

Tercero




2436 Retención de la fuente e impuesto

de timbre


Tercero



243627 Retención de impuesto de

industria y comercio por compras

Tercero



9 Valor que corresponde a lo cofinanciado por la entidad ejecutora

144


29 OTROS PASIVOS

290502 Impuestos

Estampilla Universidad Francisco

José de Caldas 50 años

XX



Estampilla Pro adulto mayor






Una vez la orden de pago haya sido aprobada se registra:



OBLIGACIONES


Proyecto xx




145


COMPROMISOS


Proyecto xx




Entidad que entrega recursos Con base en los informes suministrados por la entidad ejecutora se registra:


5xx GASTO CORRESPONDIENTE10

XX

14 DEUDORES


administración


Tercero XX

2.2.1.2.3. Se paga a contratista




10

Valor que corresponde a lo entregado para cofinanciar el proyecto.

146

PAGOS EN EFECTIVO


Proyecto xx




OBLIGACIONES


Proyecto xx




Simultáneamente se registra:




Tercero



11 EFECTIVO

1110 Depósitos en instituciones

financieras

147




Nota: Las cuentas por pagar por concepto de deducciones de retenciones a título de renta, iva e Ica y descuentos por estampillas se disminuirán una vez se realicen los correspondientes pagos a la DIAN y Tesorería Distrital.

Entidad que entrega recursos Con el informe de pagos que entrega la entidad ejecutora se disminuye las cuentas acreedoras de control.





Tercero XX




Tercero XX

2.2.1.3. Adquisición de bienes

2.2.1.3.1. Contrato perfeccionado

Una vez los contratos estén perfeccionados, se expedirá el Certificado de Registro presupuestal y se registra:

148

Entidad que ejecuta y entrega recursos Con base en el certificado de registro presupuestal se debe llevar el control en cuentas de presupuesto y tesorería, desagregando la fuente si el documento soporte así lo indica.



COMPROMISOS


Proyecto xx



05xx SECTOR CORRESPONDIENTE –

POR EJECUTAR


Proyecto xx




Entidad que entrega recursos Con el fin de ejercer control sobre las diferentes actividades que se ejecuten en desarrollo del convenio, una vez elaborados y firmados los contratos de profesionales, consultores y demás, quien entregó recursos registrará en cuentas de orden acreedoras los contratos firmados con base en el informe de compromisos remitido por la entidad ejecutora.



149




Tercero XX




Tercero XX

2.2.1.3.2. Ingreso de bienes al almacén

CASO 1 Propiedad de los bienes Entidad que ejecuta y aporta recursos

Entidad que ejecuta y aporta recursos De conformidad con el contrato y el recibido a satisfacción se realiza el siguiente registro:


16 PROPIEDADES, PLANTA Y

EQUIPO

1635 Bienes muebles en bodega

1635xx Sub cuenta respectiva





administración

150


245301 En administración XX


Tercero


nacionales


Tercero





de timbre


Tercero





Tercero



2905 OTROS PASIVOS

151


290502 Impuestos











Ver matriz de traspaso de

bienes11

XX




bienes12

XX

14 DEUDORES


administración

11

Valor cofinanciado por la entidad que aportó pero no ejecutó los recursos 12

Valor aportado para cofinanciar el proyecto

152



Tercero XX

CASO 2 Propiedad de los bienes entidad que entrega los recursos




bienes13

XX



administración




nacionales


Tercero




13


153



de timbre


Tercero





Tercero


Recursos entidad 2

2905 OTROS PASIVOS

290502 Impuestos










154






EQUIPO





14 DEUDORES


administración


Tercero XX


bienes

XX 14

CASO 3 La propiedad de los bienes corresponde a un tercero, es decir, una entidad

que no aporta recursos.

De conformidad con el contrato y el recibido a satisfacción se realiza el siguiente registro:


14

Valor cofinanciado entidad ejecutora

155



bienes15

XX



administración




nacionales


Tercero





de timbre




Tercero



15


156




Tercero



2905 OTROS PASIVOS

290502 Impuestos














bienes16

XX

16


157


14 DEUDORES


administración


Tercero XX

Tercero De conformidad con el contrato y el recibido a satisfacción se realiza el siguiente registro:



EQUIPO






bienes

XX

2.2.1.3.3. Se paga a contratista

Entidad que ejecuta y aporta recursos



PAGOS EN EFECTIVO

158


Proyecto xx




OBLIGACIONES


Proyecto xx



Nota: Detalle la fuente en las cuentas de presupuesto y tesorería si el documento presupuesta lo indica.

Simultáneamente registra:




nacionales



11 EFECTIVO XX


1110xx Cuenta corriente bancaria entidad 1 XX


159

Nota: Las cuentas por pagar por concepto de deducciones de retenciones a título de renta, iva e ica y descuentos por estampillas se disminuirán una vez se realicen los correspondientes pagos a la DIAN y la Tesorería Distrital.






Tercero XX




Tercero XX

160

3. MATRIZ TRASPASO DE BIENES

3.1. Bienes devolutivos 3.1.1. Gobierno general a Gobierno General

ENTIDAD CUENTA

Que entrega Que recibe Entidad que

entrega

Entidad que recibe

Administración central


3105 – Capital Fiscal



Contraloría de Bogotá


3125 – Patrimonio Público Incorporado


Localidades 3105 – Capital Fiscal



Establecimientos P.


3255 – Patrimonio Institucional Incorporado




3125 – Patrimonio Publico Incorporado


Localidad 3105 – Capital Fiscal



Establecimiento P.


3255 – Patrimonio Institucional Incorporado.

Localidad Administración central


3125 – Patrimonio Público Incorporado.

Localidad Contraloría de Bogotá



Localidad Localidades 3105 – Capital Fiscal

3125 – Patrimonio Público Incorporado.

Localidad Establecimientos P.



Establecimiento P.




Establecimiento P.




Establecimiento P.

Localidades 3208 – Capital Fiscal

3125 Patrimonio Público Incorporado

Establecimiento Establecimiento 3208 – Capital 3255 – Patrimonio Institucional

161

ENTIDAD CUENTA


entrega

Entidad que recibe

P. s P. Fiscal Incorporado

3.1.2. Empresas – Gobierno General

ENTIDAD CUENTA

Que entrega Que recibe Entidad que entrega Entidad que recibe

Empresa Empresa 5808 – Otros gastos ordinarios

3255 –Patrimonio Institucional Incorporado

Empresa Administración central

5808 – Otros gastos ordinarios


Empresa Contraloría de Bogotá



Empresa Localidades 5808 – Otros gastos ordinarios


Empresa Establecimientos P.




Empresa 3105 – Capital Fiscal 3255 – Patrimonio Institucional Incorporado



Localidades Empresa 3105 – Capital Fiscal 3255 – –Patrimonio Institucional Incorporado

Establecimientos P.


3.2. Bienes de consumo

3.2.1. Gobierno general a Gobierno General

ENTIDAD CUENTA


entrega

Entidad que recibe




4808 – Otros ingresos ordinarios





Administración Localidades 3105 – Capital 4808 – Otros ingresos

162

ENTIDAD CUENTA


entrega

Entidad que recibe

central Fiscal ordinarios


Establecimientos P. 3105 – Capital Fiscal







Localidad 3105 – Capital Fiscal



Establecimiento P. 3105 – Capital Fiscal


Localidad Administración central



Localidad Contraloría de Bogotá



Localidad Localidades 3105 – Capital Fiscal


Localidad Establecimientos P. 3105 – Capital Fiscal


Establecimiento P. Administración central



Establecimiento P. Contraloría de Bogotá



Establecimiento P. Localidades 3208 – Capital Fiscal


Establecimiento P. Establecimientos P. 3208 – Capital Fiscal


3.2.2. Empresas- Gobierno General”

ENTIDAD CUENTA


entrega

Entidad que recibe

Empresa Empresa 5808 – Otros gastos ordinarios


Empresa Administración 5808 – Otros 4808 – Otros ingresos

163

ENTIDAD CUENTA


entrega

Entidad que recibe

central gastos ordinarios ordinarios

Empresa Contraloría de Bogotá



Empresa Localidades 5808 – Otros gastos ordinarios


Empresa Establecimientos P. 5808 – Otros gastos ordinarios



Empresa 3105 – Capital Fiscal



Empresa 3105 – Capital Fiscal


Localidades Empresa 3105 – Capital Fiscal


Establecimientos P.

Empresa



CONCLUSIÓN

Hasta tanto la Dirección Distrital de Contabilidad publique el instructivo aplicable a convenios, el IDU puede aplicar el procedimiento descrito en la presente comunicación. No obstante lo anterior, y en relación al contenido de esta comunicación, es importante señalar que de conformidad con lo establecido en el artículo 354 de la Constitución Política Nacional y la Ley 298 de 1996, la Contaduría General de la Nación tiene la competencia exclusiva para la expedición de normas contables de carácter técnico y procedimental que deben aplicar las entidades que conforman el sector público. Igualmente, es la única autoridad doctrinaria en esa materia, actividad que cumple mediante la emisión de conceptos que ayudan a la interpretación de dicha regulación. Así mismo, de conformidad con la sentencia C-487 de 1997, la Corte Constitucional determinó que las normas y conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Por lo anterior, es necesario tener presente que los conceptos expedidos por la Dirección Distrital de Contabilidad, entregados de conformidad con lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2, por tanto, no son de obligatorio cumplimiento. Tales conceptos

164

corresponden al criterio de este Despacho sobre un tema específico objeto de consulta y se entregan ante la ausencia de pronunciamiento en tal sentido por parte de la Contaduría General de la Nación.

165


30 de mayo de 2007


TEMA: Entrega de información contable a la Secretaría del Hábitat y registro

contable de reservas presupuestales En atención a su solicitud de la información citada en el asunto, radicada en este Despacho mediante oficio 2007ER20008 de fecha 5 de marzo de 2007, nos permitimos responder en los siguientes términos:

CONSULTA

“Mediante el Decreto 561 del 29 de diciembre de 2006, la Subdirección de Control de

Vivienda fue trasladada a la Secretaría Distrital del Hábitat y como consecuencia de

dicho traslado se hace necesaria, también, la entrega de la información contable que

solo compete a esa nueva Secretaría.

Por lo anteriormente descrito, solicito asesoría para proceder de conformidad”

CONSIDERACIONES

En principio es importante tener en cuenta, que de conformidad con lo establecido por la Contaduría General de la Nación en la Carta Circular 72 del 13 de diciembre de 2006, la Secretaría Distrital de Ambiente, con fecha 1º de enero de 2007, debió realizar el proceso de homologación de saldos incorporando como saldos iniciales de la vigencia 2007 los saldos establecidos a 31 de diciembre de 2006, en desarrollo de su proceso contable. Así las cosas, dado que administrativamente se ordenó, con base en lo dispuesto en el Decreto 561 de 2006, el traslado de la Subdirección de Control de Vivienda de esa dependencia a la Secretaría Distrital del Hábitat, ello implica, entre otros aspectos, el traslado tanto de funcionarios, bienes y obligaciones, razón por la que se debió realizar lo siguiente:

Establecer individualmente el pasivo laboral a favor de cada uno de los funcionarios trasladados, correspondiente a salarios y prestaciones sociales pendientes de pago a 31 de diciembre de 2006.

166

Elaborar un listado en el que se detalle el tipo de bienes transferidos a la Secretaría Distrital del Hábitat, el cual debió incluir todos los valores contables asociados a cada uno de ellos, de tal manera que sirva de soporte para el reconocimiento de la operación recíproca correspondiente.

Elaborar acta de entrega debidamente soportada, con los documentos a que haya lugar,

suscrita por los funcionarios responsables, en particular, por quienes intervengan en el proceso, indicando la relación de los bienes y obligaciones que son objeto de traslado a la nueva secretaría.

Realizar los correspondientes registros contables y conciliar la reciprocidad derivada de la

entrega y/o recibo de los bienes y obligaciones por parte de las Secretarías intervinientes. Para tal efecto, recomendamos que ambas Secretarías afecten directamente la cuenta 3105 Capital fiscal.

CONSULTA

“Se requiere instrucción sobre el registro contable procedente para la causación y pago

de las órdenes de pago de reservas presupuestales correspondientes a la antigua

Subdirección de Control de Vivienda y cuyos recursos fueron incluidos en el

Presupuesto de la Secretaría Distrital de Ambiente”.

Es necesario recordar que el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, por intermedio de la Dirección de Apoyo Fiscal, emitió el concepto 001 del 13 de julio de 2006, en el cual, entre otros aspectos, señala:

“Sólo en casos que por situaciones extraordinarias no se reciba el bien o servicio antes del 31 de diciembre, se pueden constituir reservas pero sólo se podrán ejecutar en un único presupuesto correspondiente a la vigencia presente, en otras palabras no se podrá ejecutar un presupuesto de reservas, lo que implica que se deben incorporar al presupuesto que se está ejecutando, a través de un acto administrativo.”

De conformidad con lo anterior y por disposición de las autoridades distritales en materia presupuestal, se ordenó la incorporación al presupuesto de gastos de la Secretaría de Ambiente correspondiente a la vigencia 2007, de todos los compromisos pendientes a 31 de diciembre de 2006, originados en operaciones relacionadas con la Subdirección de Control de Vivienda (traslada a la Secretaría Distrital del Hábitat). En tal sentido, este Despacho considera que corresponde a la Secretaría Distrital de Ambiente, reconocer y revelar, en atención a lo dispuesto por el Contador General de la Nación en el nuevo Régimen de Contabilidad Pública, todos los hechos económicos y financieros que se deriven de la ejecución de las reservas presupuestales constituidas para amparar los saldos de

167

compromisos pendientes a 31 de diciembre de 2006, relacionados con la ordenación de gastos en cumplimiento de funciones propias de la Subdirección de Control de Vivienda. La Secretaría Distrital de Ambiente reconocerá a través del Sistema de Información Presupuestal PREDIS todas las operaciones relacionadas con tales compromisos y, desde la perspectiva contable, afectará sus cuentas de clase 0 o de Presupuesto y Tesorería, así como todas la cuentas patrimoniales y de resultado a que haya lugar.

Finalmente, en caso que se produzca la entrega de bienes adquiridos en desarrollo de la ejecución de dichos compromisos amparados en tales reservas presupuestales, se reconocerán las correspondientes operaciones recíprocas derivadas del traslado ordinario de éstos.

CONCLUSIONES La entrega de bienes, derechos y obligaciones que la Secretaría Distrital de Ambiente

ordene, por efecto del traslado de la Subdirección de Control de Vivienda a la Secretaría Distrital del Hábitat de esa dependencia a la Secretaría Distrital del Hábitat, deberá quedar reconocida contablemente en las Secretarías intervinientes. Para tal efecto deberán afectar la cuenta 3105 Capital fiscal.

Corresponde a la Secretaría Distrital de Ambiente, reconocer y revelar, en atención a lo dispuesto por el Contador General de la Nación en el nuevo Régimen de Contabilidad Pública, todos los hechos económicos y financieros que se deriven de la ejecución de las reservas presupuestales constituidas para amparar los saldos de compromisos pendientes a 31 de diciembre de 2006, relacionados con la ordenación de gastos en cumplimiento de funciones propias de la Subdirección de Control de Vivienda.

La Secretaría Distrital de Ambiente, además de controlar a través del Sistema de Información Presupuestal PREDIS todas las transacciones relacionadas con los compromisos pendientes al cierre fiscal de 2006, adquiridos por el DAMA en desarrollo de actividades relacionados con la Subdirección de Control de Vivienda, también deberá reconocer y revelar en las cuentas de clase 0 (Cuentas de Presupuesto y Tesorería), lo mismo que en las cuentas patrimoniales y de resultado a que haya lugar.

La Secretaría del Hábitat, además de los registros derivados por el recibo de bienes y obligaciones laborales y prestacionales relacionados con la recepción de la Subdirección de Control de Vivienda, solo reconocerá el recibo de bienes adquiridos en desarrollo de la ejecución de los compromisos antes citados, pero su registro corresponderá a una transacción recíproca ordinaria derivada de la entrega y recepción de bienes entre dependencias que manejan su contabilidad bajo un esquema de contabilidades separadas.

168


30 de mayo de 2007


TEMA: Contribución especial por contratos de obra pública En atención a su consulta de la referencia, elevada a este Despacho el día 14 de marzo de 2007, mediante correo electrónico radicado en el sistema de información cordis con el número 2007ER22812, conforme a lo indicado en el texto de la consulta citada a continuación, nos permitimos indicar lo siguiente:

CONSULTA

“Entenderíamos entonces que este artículo (6° de la Ley 1106 de 2006), no aplicaría para una Empresa Social del Estado por efectos de no suscribir contratos de obra pública para la construcción y mantenimiento de vías de comunicación terrestre o fluvial, puertos aéreos, marítimos o fluviales con entidades de derecho público (según el Art. 37 de la Ley 782 de 2002 anteriormente trascrito), o por el contrario si aplica por tratarse de suscripción de contratos de obra pública, con entidades de derecho público o celebren contratos de adición al valor de los existentes deberán pagar a favor de la Nación, Departamento o Municipio, según el nivel al cual pertenezca la entidad pública contratante una contribución equivalente al cinco por ciento (5%) del valor total del correspondiente contrato o de la respectiva adición, eliminando la limitante que existía en relación con la construcción de vías.”

RESPUESTAS:

Antecedentes

La Contribución Especial sobre contratos de obra pública, se estableció mediante el Artículo 120, Ley 418 de Diciembre 26 de 1997, en los siguientes términos

67: “Toda las

personas naturales o jurídicas que suscriban contratos de obra pública para la construcción y mantenimientos de vías con entidades de derecho público o celebren contratos de adición al valor de los existentes, deberán pagar a favor de la Nación, departamento o municipio, según el nivel al cual pertenezca la entidad pública contratante, una contribución equivalente al cinco por ciento (5%) del valor del correspondiente contrato o de la respectiva adición. PARAGRAFO. La celebración o adición de contratos de concesión de obra pública no causará la contribución establecida en este Capítulo.”

67

Texto original de la Ley 418 de 1997

169

La vigencia de la ley 418 de 1997 fue prorrogada por la Ley 548 del 23 de Diciembre de 1999, por un término de tres (3) años contados a partir de la sanción de esa ley.

El artículo 120 de la ley 418 de 1997, fue modificado por el artículo 37 de la Ley 782 de 2002, la cual estableció

68: “Todas las personas naturales o jurídicas que suscriban

contratos de obra pública para la construcción y mantenimiento de vías de comunicación terrestre o fluvial, puertos aéreos, marítimos o fluviales con entidades de derecho público o celebren contratos de adición al valor de los existentes deberán pagar a favor de la Nación, Departamento o Municipio, según el nivel al cual pertenezca la entidad pública contratante una contribución equivalente al cinco por ciento (5%) del valor total del correspondiente contrato o de la respectiva adición. Autorizase a los Gobernadores Departamentales y a los Alcaldes Municipales para celebrar convenios ínter administrativos con el Gobierno Nacional para dar en comodato inmuebles donde deba construirse las sedes de las estaciones de policía sin necesidad de aprobación de las respectivas corporaciones públicas. PARÁGRAFO 1o. En los casos en que las entidades públicas suscriban convenios de cooperación con organismos multilaterales, que tengan por objeto la construcción o mantenimiento de estas vías, los subcontratistas que los ejecuten serán sujetos pasivos de esta contribución. PARÁGRAFO 2o. Los socios, copartícipes y asociados de los consorcios y uniones temporales, que celebren los contratos a que se refiere el inciso anterior, responderán solidariamente por el pago de la contribución del cinco por ciento (5%), a prorrata de sus aportes o de su participación. PARÁGRAFO 3o. La celebración o adición de contratos de concesión de obra pública no causará la contribución establecida en este capítulo.”

La última modificación fue introducida mediante el artículo 6 de la Ley 1106 de 2006, publicada en el Diario Oficial No. 46.490 de 22 de diciembre de 2006, el nuevo texto es el siguiente:

“Todas las personas naturales o jurídicas que suscriban contratos de obra pública, con entidades de derecho público o celebren contratos de adición al valor de los existentes deberán pagar a favor de la Nación, Departamento o Municipio, según el nivel al cual pertenezca la entidad pública contratante una contribución equivalente al cinco por ciento (5%) del valor total del correspondiente contrato o de la respectiva adición. Las concesiones de construcción, mantenimiento y operaciones de vías de comunicación, terrestre o fluvial, puertos aéreos, marítimos o fluviales pagarán con destino a los fondos de seguridad y convivencia de la entidad contratante una contribución del 2.5 por mil del valor total del recaudo bruto que genere la respectiva concesión.

68

Texto modificado por la Ley 782 de 2002

170

Esta contribución sólo se aplicará a las concesiones que se otorguen o suscriban a partir de la fecha de vigencia de la presente ley. Se causará el tres por ciento (3%) sobre aquellas concesiones que otorguen las entidades territoriales con el propósito de ceder el recaudo de sus impuestos o contribuciones. Autorizase a los Gobernadores Departamentales y a los Alcaldes Municipales y Distritales para celebrar convenios ínter administrativos con el Gobierno Nacional para dar en comodato inmuebles donde deban construirse las sedes de las estaciones de policía. PARÁGRAFO 1o. En los casos en que las entidades públicas suscriban convenios de cooperación con organismos multilaterales, que tengan por objeto la construcción de obras o su mantenimiento, los subcontratistas que los ejecuten serán sujetos pasivos de esta contribución. PARÁGRAFO 2o. Los socios, copartícipes y asociados de los consorcios y uniones temporales, que celebren los contratos a que se refiere el inciso anterior, responderán solidariamente por el pago de la contribución del cinco por ciento (5%), a prorrata de sus aportes o de su participación.”

Este ajuste normativo tiene vigencia de cuatro (4) años desde la fecha de su promulgación, 22 de abril de 2006, y deroga las disposiciones que le sean contrarias. En este sentido, según concepto tributario 014872 de 2007 emitido por la DIAN el 23 de febrero pasado y publicado en el Diario Oficial 46578 del jueves 22 de marzo de 2007, el objeto de la modificación fue ampliar la contribución especial del 5% a todos los contratos de obra pública que suscriban las entidades de derecho público con todas las personas naturales o jurídicas. (Para mayor ilustración se adjunta copia del concepto tributario referido)

De otro lado, sobre la definición de Contrato de Obra Pública; encontramos que la Ley 80 de 1993 en su artículo 32 precisó que los contratos de obra son: “los que celebren las entidades estatales para la construcción, mantenimiento, instalación, y en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago…”, sobre el mismo concepto, “el legislador

69 para

la contratación estatal tipificó ese contrato como de contrato de obra, a partir de la naturaleza del bien sobre el cual se desarrollan las labores contratadas. En síntesis, esta tipología contractual incluye todos los contratos que tengan por objeto la construcción, mantenimiento, instalación y en general, la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles,…”.

CONCLUSIONES

La modificación introducida mediante el artículo 6 de la Ley 1106 de 2006, buscó ampliar la aplicación de la contribución especial del 5% a todos los contratos de obra pública que

69

Concepto jurídico Licitación Pública SHP-LP-008-2006, Peña Cediel y Cía Abogados, 18 de abril de 2006

171

suscriban las entidades de derecho público con personas naturales o jurídicas según se deduce del concepto tributario Nº 014872 de 2007, anexo.

Para la contratación estatal, se tipificó ese contrato como contrato de obra, a partir de la naturaleza del bien sobre el cual se desarrollan las labores contratadas. En síntesis, esta tipología contractual incluye todos los contratos que tengan por objeto la construcción, mantenimiento, instalación y en general, la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles.

Es importante reiterar, que los conceptos expedidos por la Dirección Distrital de Contabilidad, en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (CCA), los cuales son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2, no son de obligatorio cumplimiento. Tales conceptos corresponden al criterio de este Despacho sobre un tema específico objeto de consulta y se entregan por requerimiento de la entidad, como en este caso.

172


31 de mayo de 2007


TEMA: Procedimiento contable para la homologación bienes recibidos en

comodato, terreno utilizado por el hospital En atención a su consulta de la referencia, elevada a este Despacho el día 23 de marzo de 2007, mediante escrito radicado en el sistema de información Cordis con el número 2007ER26230 conforme a lo indicado en el texto de la consulta citada a continuación, nos permitimos indicar lo siguiente:

CONSULTA:

“De manera cordial solicito a usted nos sea expedido un concepto sobre el tratamiento contable para la homologación de la cuenta Bienes Recibidos en Comodato, en lo relacionado con el terrero que está utilizando el Hospital El Tunal E.S.E. de acuerdo con la Matrícula Inmobiliaria No. 50S-815322 de la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de Bogotá Zona Sur.

En los Estados Contable a 31 de diciembre de 2006 el terreno está contabilizado en la Cuenta 9346-BIENES RECIBIDOS DE TERCEROS, bienes recibidos en comodato en cuantía de $2.628.026.000.oo y de acuerdo con el Anexo “Reglamentación para la transición del régimen de contabilidad pública” aplicable para la presente vigencia, expresa que estos bienes deben incorporarse al Balance General siempre y cuando cumplan con la condición de uso permanente y sin contraprestación_ de acuerdo con lo anterior muy respetuosamente solicitamos nos sea conceptuado de parte suya si para el caso en particular aplica la homologación, o por el contrario se debe mantener el registro en cuestas de orden.”

173

RESPUESTA:

En primer lugar, es importante tener en cuenta que en el Certificado de Tradición y Libertad se puede observar, que en la Anotación No. 2 del 23 de diciembre de 1996, la cesión se hizo a título gratuito a favor del Distrito Capital con destino al uso público. En este sentido, legalmente la propiedad y la titularidad del dominio sobre los Bienes de Beneficio y Uso Público, en virtud del concepto

1 expedido por el Consejo de Estado, donde los

categoriza como bienes de uso público universal o bienes públicos del territorio, cuyo dominio le corresponde a la República, señala que: “…respecto a estos bienes ninguna entidad estatal tiene la titularidad de dominio similar a la de un particular, puesto que están destinados al servicio de todos los habitantes.” el titular de tal derecho es el Estado y, en general, las entidades estatales ejercen facultades especiales de administración, protección, control y de policía. Estos bienes están sujetos a un régimen jurídico por virtud del cual gozan de privilegios tales como la inalienabilidad, inembargabilidad e imprescriptibilidad, que los colocan por fuera del comercio. Otro de los aspectos a tener en cuenta, antes de responder a su inquietud, es lo relacionado con los conceptos de entidades del gobierno general y empresa pública, los cuales son definidos por la Contaduría General de la Nación como: “Las entidades que comprenden el Gobierno General

2… se caracterizan por la ausencia de lucro; sus recursos provienen de la

capacidad del Estado para imponer tributos u otras exacciones obligatorias, o por provenir de donaciones privadas o de organismos internacionales. La naturaleza de tales recursos, la forma de su administración y su uso, están vinculados estrictamente a un presupuesto público…” y “Las Empresas Públicas

3 comprenden entidades que actúan en condiciones de

mercado y tienen vínculos económicos con el gobierno, como participación en su propiedad o en su control. Por estar dedicadas a la producción de bienes o de servicios para los fines del Estado, estas entidades son un instrumento de política económica, y se caracterizan por la ausencia de lucro ya que sus excedentes se revierten a la comunidad mediante la distribución de la renta y la riqueza. También se caracterizan porque poseen formas particulares o regímenes jurídicos, económicos y sociales diferentes a los del gobierno general, en función de su naturaleza organizacional.” Por lo expresado anteriormente, se infiere, que para efectos contables, como legalmente la propiedad y la titularidad del dominio sobre los Bienes de Beneficio y Uso Público, por derecho le corresponde al Estado, toda vez, que por su naturaleza, ninguna entidad estatal tiene la titularidad de dominio similar a la de un particular para incorporarlos en sus activos. En consecuencia, es al Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público, entidad del gobierno general, a quien le corresponde incorporar el terreno objeto de consulta en 1 Expediente 16596 de 2001 del Consejo de Estado

2 Régimen de Contabilidad Pública, ítem 1.2 Entorno Económico, párrafo 23.

3 Ídem, párrafo 24

174

sus activos, cuenta 1920 Bienes Entregados a Terceros, subcuenta Bienes inmuebles entregados en comodato. Recíprocamente al Hospital El Tunal, le corresponde como usufructuario del terreno y en calidad de empresa pública que recibe el bien de una entidad del gobierno general, por efecto del proceso de homologación mantenerlo registrado en la cuenta 9346 Bienes recibidos de terceros. En este sentido, el Manual de Procedimientos -CGC- Descripciones y Dinámicas sobre la cuenta Bienes Recibidos en Comodato, establece que: “Representa el valor de los bienes recibidos de terceros que requieren ser controlados por la entidad contable pública. En esta cuenta se registran los bienes que reciben las empresas en comodato, así como los que reciben las entidades del gobierno general de las empresas.”

CONCLUSIONES

Legalmente la propiedad y la titularidad del dominio sobre los Bienes de Beneficio y Uso Público, en virtud del concepto expedido por el Consejo de Estado, donde los categoriza como bienes de uso público universal o bienes públicos del territorio, cuyo dominio le corresponde a la República, señala que: “…respecto a estos bienes ninguna entidad estatal tiene la titularidad de dominio similar a la de un particular, puesto que están destinados al servicio de todos los habitantes.” el titular de tal derecho es el Estado y, en general, las entidades estatales ejercen facultades especiales de administración, protección, control y de policía. Estos bienes están sujetos a un régimen jurídico por virtud del cual gozan de privilegios tales como la inalienabilidad, inembargabilidad e imprescriptibilidad, que los colocan por fuera del comercio. por lo anterior, para efectos contables, el Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público, debe revelar los Bienes de Beneficio y Uso Público entregados en comodato dentro de sus activos, cuenta 1920 BIENES ENTRAGADOS EN ADMINISTRACIÓN, subcuenta Bienes inmuebles entregados en comodato; en tanto, que el Hospital El Tunal, en calidad de comodatario y empresa pública que recibe un bien en comodato de una entidad del gobierno general, como lo afirma en su escrito, debe mantener el registro en cuentas de orden, código 9346 Bienes recibidos de terceros, subcuenta Bienes de beneficio y uso público e históricos y culturales, . De otro lado y con relación al contenido de esta comunicación, es importante señalar que de conformidad con lo establecido en el artículo 354 de la Constitución Política Nacional y la Ley 298 de 1996, la Contaduría General de la Nación tiene la competencia exclusiva para la expedición de normas contables de carácter técnico y procedimental que deben aplicar las entidades que conforman el sector público.

175

Igualmente, la Contaduría General de la Nación es la única autoridad doctrinaria en esa materia, actividad que cumple mediante la emisión de conceptos que ayudan a la interpretación de dicha regulación. Así mismo, de conformidad con la sentencia C-487 de 1997, la Corte Constitucional determinó que las normas y conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Por lo tanto, la entidad debe aplicar cuidadosamente lo dispuesto por la Contaduría General de la Nación en la Circular Externa citada. Es importante reiterar, que los conceptos expedidos por la Dirección Distrital de Contabilidad, en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), los cuales son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2, no son de obligatorio cumplimiento. Tales conceptos corresponden al criterio de este Despacho sobre un tema específico objeto de consulta y se entregan por requerimiento de la entidad, como en este caso.

176


31 de mayo de 2007


TEMA: Responsabilidad sobre el IVA por concepto de arrendamiento de

inmuebles En atención a su consulta de la referencia, elevada a este Despacho el día 27 de febrero de 2007, mediante escrito radicado con el número 2007ER18252, de conformidad con lo indicado en el texto de la consulta citada a continuación, nos permitimos indicar lo siguiente:

CONSULTA

“La administración de los bienes inmuebles del Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá,

conlleva a la suscripción de contratos de arrendamiento, lo cual nos crea la inquietud si

este hecho le genera a FONCEP calificarse dentro del régimen común del impuesto al

valor agregado.”

RESPUESTA Es importante tener en cuenta que la Dirección Distrital de Contabilidad no es autoridad doctrinaria en materia tributaria, este Despacho solo tiene relativa competencia para pronunciarse con relación a procedimientos administrativos y técnicos referidos al proceso contable. Sin embargo, daremos nuestra opinión la cual en ningún momento constituye norma o documento que aplique para su actividad diaria. El Artículo 420 del Estatuto Tributario Nacional (E.T.), establece que el impuesto al valor agregado recae, además de las ventas de bienes corporales muebles y la importación de

bienes corporales no excluidos expresamente, sobre la prestación de servicios en el

territorio nacional1.

Para considerarlo responsable del impuesto, es necesario confirmar si cumple o no con lo

establecido en el Artículo 437 del E.T.el cual indica: “Los comerciantes y quienes realicen

actos similares a los de ellos y los importadores son sujetos pasivos”, (El subrayado y negrillas son nuestras). El mismo artículo antes citado, aclara que en las ventas son responsables del impuesto los comerciantes, cualquiera sea la fase de los ciclos de producción y distribución en la que actúen 1 Artículo 420 E.T., literal b)

177

y quienes sin poseer tal carácter, ejecuten habitualmente, actos similares a los de

aquéllos2.

De otro lado, en la prestación de servicios, el responsable del impuesto sobre las ventas es quien efectivamente los presta. En efecto, conforme con las disposiciones generales del impuesto sobre las ventas, la prestación de servicios en el territorio nacional genera el tributo y por mandato del literal c) del artículo 437 del estatuto tributario, quienes presten servicios en el territorio nacional son responsables del impuesto sobre las ventas, a no ser que se trate de la prestación de un servicio, catalogado por la ley como excluido del gravamen.

3

A partir del 1° de enero de 2003 el servicio de arrendamiento de inmuebles está sujeto al Impuesto sobre las Ventas (IVA) a la tarifa del siete por ciento (7%), hoy 10%, salvo cuando se preste en forma exclusiva para vivienda o para exposiciones y muestras artesanales nacionales, incluidos los eventos artísticos y culturales. Son responsables del anterior gravamen quienes presten el servicio de arrendamiento, debiendo cumplir con las siguientes obligaciones: 1. Inscribirse en el Registro Único como régimen común responsable del IVA 2. Recaudar y cancelar el impuesto, a través de la presentación de las declaraciones

bimestrales del impuesto sobre las ventas. 3. Facturar con los requisitos legales y resolución de autorización. 4. Manejar el iva en la contabilidad. 5. Determinar el impuesto sobre las ventas. 6. Informar el cese de actividades. 7. Asumir las retenciones en la fuente cuando se realicen compras a los responsables del

Régimen Simplificado. 8. El adquirente, responsable del régimen común que adquiera bienes o servicios de personas

naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado, expedirá a su proveedor un documento equivalente a la factura con el lleno de los siguientes requisitos:

Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios.

2 Artículo 437 E.T., literal a)

3 Régimen Colombiano de Impuesto a las Ventas- Doctrina- 1124.

178

Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono. Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva. Fecha de la operación. Concepto. Valor de la operación. Discriminación del impuesto asumido por el adquirente en la operación. Firma del vendedor en señal de aceptación del contenido del documento.

Finalmente, este Despacho comparte la preocupación de esa entidad y los argumentos para considerar una excepción a la regla general, razón por la que consultará a la DIAN sobre el particular, pues esta entidad es autoridad doctrinaria, lo que significa que sus conceptos son de carácter obligatorio.

CONCLUSIONES De conformidad con la normativa tributaria, el FONCEP es responsable del Impuesto al

Valor Agregado, como consecuencia de tener bienes inmuebles en arrendamiento cuyo destino no es para vivienda o para exposiciones artesanales.

Al ser responsable del tributo en mención debe cumplir con las obligaciones tributarias

descritas en esta comunicación.

Esta Dirección elevará consulta a la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales, con el fin de tener un concepto de la autoridad doctrinaria.

No obstante lo anterior, y en relación al contenido de esta comunicación, es importante señalar que de conformidad con lo establecido en el artículo 354 de la Constitución Política Nacional y la Ley 298 de 1996, la Contaduría General de la Nación tiene la competencia exclusiva para la expedición de normas contables de carácter técnico y procedimental que deben aplicar las entidades que conforman el sector público. Igualmente, es la única autoridad doctrinaria en esa materia, actividad que cumple mediante la emisión de conceptos que ayudan a la interpretación de dicha regulación. Así mismo, de conformidad con la sentencia C-487 de 1997, la Corte Constitucional determinó que las normas y conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Es necesario tener presente que los conceptos expedidos por la Dirección Distrital de Contabilidad, entregados de conformidad con lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2, por tanto, no son de obligatorio cumplimiento. Tales conceptos corresponden al criterio de este Despacho sobre un tema específico objeto de consulta y se entregan ante la ausencia de pronunciamiento en tal sentido por parte de la Contaduría General de la Nación.

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21 de junio de 2007


TEMA: Procedimiento contable para el registro de los convenios suscritos

con el IDIPRON En atención a su solicitud vía correo electrónico según radicado No. ER52958 del 14 de junio del año en curso, precisamos:

CONSULTA

Siendo el hospital una Empresa Social del Estado, y teniendo un certificado de

disponibilidad y un registro presupuestal bajo el nombre y el nit de la unión temporal,

puede una de las empresas miembro de la unión temporal, facturar la presentación del

servicio? Cuál sería el sustento legal en caso de ser posible?

RESPUESTA Es importante tener en cuenta que la Dirección Distrital de Contabilidad no es autoridad doctrinaria en materia de contratación estatal ni tributaria, esto de acuerdo con el Decreto 545 de diciembre de 2006 Artículo 56° literal i), tiene competencia sólo para “emitir conceptos y absolver consultas sobre los asuntos relacionados con la contabilidad y los estados contables distritales” Sin embargo, daremos nuestra opinión la cual en ningún momento constituye norma o documento que aplique para su actividad diaria. No obstante lo anterior, una vez revisada la normativa y doctrina aplicable al caso de su consulta precisamos:

DECRETO 3050 de 1997 ARTICULO 11. FACTURACION DE CONSORCIOS Y

UNIONES TEMPORALES Sin perjuicio de la obligación de registrar y declarar de manera independiente los ingresos, costos y deducciones que incumben a los miembros del consorcio o unión temporal, para efectos del cumplimiento de la obligación formal de expedir factura, existirá la opción de que tales consorcios o uniones temporales lo hagan a nombre

180

propio y en representación de sus miembros, o en forma separada o conjunta cada uno de los miembros de consorcio o unión temporal. (subrayado fuera de texto).

CONCEPTO NO. 095148 DEL 9 DE NOVIEMBRE DE 2006 DE LA DIAN

“Cuando las uniones temporales realizan operaciones gravadas en forma directa, adquieren la condición de responsables del IVA y deben cumplir con las obligaciones tributarias, entre ellas, poseer un NIT, presentar declaración de ventas y pagar el impuesto correspondiente. Igualmente, al realizar operaciones comerciales, estará en la obligación de expedir factura con todos los requisitos legales (Artículo 617 E.T.) y aplicar de conformidad lo dispuesto en el artículo 11 del Decreto 3050 de 1997, que a la letra dice: Sin perjuicio de la obligación de registrar y declarar de manera independiente los ingresos, costos y deducciones que incumben a los miembros del consorcio o unión temporal, para efectos del cumplimiento de la obligación formal de expedir factura, existirá la opción de que tales consorcios o uniones temporales lo hagan a nombre propio y en representación de sus miembros, o en forma separada o conjunta cada uno de los miembros de consorcio o unión temporal. Cuando la facturación la efectúe el consorcio o unión temporal bajo su propio NIT, ésta, además de señalar el porcentaje o valor del ingreso que corresponda a cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal, indicará el nombre o razón social y el NIT de cada uno de ellos. Estas facturas deberán cumplir los requisitos señalados en las disposiciones legales y reglamentarias. En el evento previsto en el inciso anterior, quien efectúe el pago o abono en cuenta deberá practicar al consorcio o unión temporal la respectiva retención en la fuente a título de renta, y corresponderá a cada uno de sus miembros asumir la retención en la fuente a prorrata de su participación en el ingreso facturado. El impuesto sobre las ventas discriminado en la factura que expida el consorcio o unión temporal, deberá ser distribuido a cada uno de los miembros de acuerdo con su participación en las actividades gravadas que dieron lugar al impuesto, para efectos de ser declarado. La factura expedida en cumplimiento de estas disposiciones servirá para soportar los costos y gastos, y los impuestos descontables de quienes efectúen los pagos correspondientes, para efectos del impuesto sobre la renta y del impuesto sobre las ventas”

181

Por lo anterior, y una vez seleccionada la opción de quien expedirá la factura, dicha determinación debe quedar plasmada en el contrato, por tal razón no se puede expedir y recibir facturación que no se ajuste a lo dispuesto en el Decreto 3050 y convenido en el contrato. Es importante, que una vez obtenido el NIT debe tramitarse la resolución de autorización de facturación. Adicionalmente, se debe indicar en las facturas de venta si cada uno de los miembros de la unión temporal son o no contribuyentes.

CONSULTA

Si la anterior pregunta es afirmativa, como se realizaría el registro contable cuando se

tiene creado en el sistema una razón social y nit diferente al de la factura?

RESPUESTA Para la expedición de la factura, es importante tener en cuenta lo estipulado en el contrato, es decir, si en éste se dejó como NIT el asignado por la DIAN a la Unión Temporal de igual forma se debe expedir el Certificado de Registro Presupuestal y la correspondiente factura. Lo anterior, significa que el hospital no puede pagar una factura que no corresponda a lo indicado en la parte contractual y Certificado de Registro Presupuestal.

CONCLUSIONES Si en el contrato y Certificado de Registro Presupuestal se indicó el NIT expedido por la

DIAN a la Unión Temporal, la facturación debe ser expedida bajo las mismas condiciones.

Un solo miembro de la Unión Temporal no puede facturar la prestación de servicios,

debe darse cumplimiento al artículo 11 del Decreto 3050 de 1997 y a lo suscrito en el contrato.

De conformidad con la normativa descrita, lo más aconsejable es optar por la opción de

facturar a nombre de la unión temporal y no de manera separada, determinación que debe quedar reflejada en la suscripción del contrato.

No obstante lo anterior, y en relación al contenido de esta comunicación, es importante señalar que de conformidad con lo establecido en el artículo 354 de la Constitución Política Nacional y la Ley 298 de 1996, la Contaduría General de la Nación tiene la competencia exclusiva para la expedición de normas contables de carácter técnico y procedimental que deben aplicar las entidades que conforman el sector público. Igualmente, es la única autoridad doctrinaria en esa materia, actividad que cumple mediante la emisión de conceptos que ayudan a la interpretación de dicha regulación. Así mismo, de conformidad con la sentencia C-487 de 1997, la Corte

182

Constitucional determinó que las normas y conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Finalmente, es necesario tener presente que los conceptos expedidos por la Dirección Distrital de Contabilidad, entregados de conformidad con lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2, por tanto, no son de obligatorio cumplimiento. Tales conceptos corresponden al criterio de este Despacho sobre un tema específico objeto de consulta y se entregan ante la ausencia de pronunciamiento en tal sentido por parte de la Contaduría General de la Nación.

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22 de junio de 2007


TEMA: Manejo del IVA por concepto de ingresos generados por la venta de

fotocopias En atención a su consulta de la referencia, elevada a este Despacho el día 09 de abril de 2007, mediante escrito radicado en el sistema de información Cordis con el número 2007ER30134, conforme a lo indicado en el texto de la consulta citada a continuación, nos permitimos indicar lo siguiente:

CONSULTA

“De manera atenta solicito se sirva Usted emitir concepto acerca del manejo que debe

darse a los ingresos generados por fotocopias requeridas por particulares en el IDPAC,

ya que por instrucción de la Alcaldía estas deben cobrarse.

Los ingresos por este concepto estarían gravados con IVA a la tarifa general del 16%.

Adicionalmente el desarrollo de esta actividad nos convierte en responsables del

régimen común del impuesto sobre las ventas, obligándonos a cumplir con todos los

demás requisitos que el estatuto tributario contempla.”

RESPUESTA Es importante tener en cuenta que la Dirección Distrital de Contabilidad no es autoridad doctrinaria en materia tributaria, este Despacho solo tiene relativa competencia para pronunciarse con relación a procedimientos administrativos y técnicos referidos al proceso contable. Sin embargo, daremos nuestra opinión la cual en ningún momento constituye norma o documento que aplique para su actividad diaria. El Artículo 420 del Estatuto Tributario Nacional (E.T.), establece que el impuesto al valor agregado recae, además de las ventas de bienes corporales muebles y la importación de

bienes corporales no excluidos expresamente, sobre la prestación de servicios en el

territorio nacional1.

1 Artículo 420 E.T., literal b)

184

Para considerarlo responsable del impuesto, es necesario confirmar si cumple o no con lo

establecido en el Artículo 437 del E.T.el cual indica: “Los comerciantes y quienes realicen

actos similares a los de ellos y los importadores son sujetos pasivos”, (El subrayado y negrillas son nuestras). El mismo artículo antes citado, aclara que en las ventas son responsables del impuesto los comerciantes, cualquiera sea la fase de los ciclos de producción y distribución en la que actúen

y quienes sin poseer tal carácter, ejecuten habitualmente, actos similares a los de

aquéllos2.

De otro lado, en la prestación de servicios, el responsable del impuesto sobre las ventas es quien efectivamente los presta. En efecto, conforme con las disposiciones generales del impuesto sobre las ventas, la prestación de servicios en el territorio nacional genera el tributo y por mandato del literal c) del artículo 437 del estatuto tributario, quienes presten servicios en el territorio nacional son responsables del impuesto sobre las ventas, a no ser que se trate de la prestación de un servicio, catalogado por la ley como excluido del gravamen, debiendo cumplir con las siguientes obligaciones: 1. Inscribirse en el Registro Único como régimen común responsable del IVA. 2. Recaudar y cancelar el impuesto, a través de la presentación de las declaraciones

bimestrales del impuesto sobre las ventas. 3. Facturar con los requisitos legales y resolución de autorización. 4. Manejar el iva en la contabilidad. 5. Determinar el impuesto sobre las ventas. 6. Informar el cese de actividades. 7. Asumir las retenciones en la fuente cuando se realicen compras a los responsables del

Régimen Simplificado. 8. El adquirente, responsable del régimen común que adquiera bienes o de personas

naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado, expedirá a su proveedor un documento equivalente a la factura con el lleno de los siguientes requisitos

3:

2 Artículo 437 E.T., literal a)

3 Decreto 522 de 2003 artículo 3º.- Ministerio de Hacienda y Crédito Público

185

Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios. Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono. Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva. Fecha de la operación. Concepto. Valor de la operación. Discriminación del impuesto asumido por el adquirente en la operación. Firma del vendedor en señal de aceptación del contenido del documento.

Es importante precisar que la Dirección Distrital de Contabilidad elevará a la DIAN consulta con relación a este tema, pues este Despacho considera que cuando se trata de la expedición de copias de documentos oficiales emitidos o generados por la respectiva entidad, se requiere recuperar los costos incurridos en su reproducción. Por tanto, al recaudo que se produce por ese concepto debería dársele tratamiento financiero y contable similar al de una tasa por la expedición de documentos, cuya clasificación presupuestal y de tesorería debería corresponder a “otros ingresos no tributarios”.

CONCLUSIONES

Cuando se trata del servicio de fotocopiado, mediante el cual se reproducen copias de

documentos de terceros o emitidos por entidades diferentes a la que presta el servicio, entregados por solicitud expresa del particular, el Instituto debe cumplir con las obligaciones tributarias descritas en esta comunicación.

Si se trata del suministro de copias de documentos públicos que posea la entidad,

proceso para el que se requiere recuperar los costos por tal actividad y, por lo tanto, se exige el pago de un valor, éste podría considerarse como una tasa por la expedición de documentos, caso en el que consideramos no es una actividad gravada. Al respecto se requiere doctrina expedida por la DIAN, razón por la que se solicitará concepto oficial por parte de este Despacho.

No obstante lo anterior, y con relación al contenido de esta comunicación, es importante señalar que de conformidad con lo establecido en el artículo 354 de la Constitución Política Nacional y la Ley 298 de 1996, la Contaduría General de la Nación tiene la competencia exclusiva para la expedición de normas contables de carácter técnico y procedimental que deben aplicar las entidades que conforman el sector público. Igualmente, es la única autoridad doctrinaria en esa materia, actividad que cumple mediante la emisión de conceptos que ayudan a la interpretación de dicha regulación. Así mismo, de conformidad con la sentencia C-487 de 1997, la Corte Constitucional determinó que las normas y conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública.

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Es necesario tener presente que los conceptos expedidos por la Dirección Distrital de Contabilidad, entregados de conformidad con lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2, por tanto, no son de obligatorio cumplimiento. Tales conceptos corresponden al criterio de este Despacho sobre un tema específico objeto de consulta y se entregan ante la ausencia de pronunciamiento en tal sentido por parte de la Contaduría General de la Nación.

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13 de julio de 2007


TEMA: Registro contable de cuentas por cobrar a entidades en proceso de

liquidación En atención a su consulta de la referencia, elevada a este Despacho el 7 de junio de 2007, mediante correo electrónico radicado en el sistema de información CORDIS con el número 2007ER50901, precisamos los siguientes aspectos:

CONSULTA:

“Tratamiento que se debe dar a las cuentas por cobrar a entidades que se encuentran en

proceso de liquidación.

Lo anterior en razón a que el Hospital tiene registradas estas partidas en la cuenta 1475

Difícil cobro y están totalmente provisionadas; sin embargo la Revisoría Fiscal propone

castigar estas partidas.”

RESPUESTA: En desarrollo de procesos jurídicos de liquidación y/o reestructuración de empresas deudoras pueden surgir diversas situaciones, las cuales pueden traer como consecuencia la pérdida definitiva de los derechos reconocidos por las entidades públicas. Es por ello que, para establecer un procedimiento contable adecuado con relación a los saldos de cartera relacionados con deudores que se encuentran en procesos de liquidación y/o reestructuración empresarial, es importante tener en cuenta lo siguiente: La probabilidad de pérdida de derechos correspondientes a cartera por la prestación de servicios, cuya realización o concreción será un evento derivado de un proceso jurídico de reestructuración y/o liquidación empresarial, cuyos efectos deben reconocerse de conformidad con lo establecido en el Marco Conceptual Régimen de Contabilidad Pública, punto 2.8 “Principios de Contabilidad pública”, pues las probables pérdidas eventuales, como en el caso de esa cartera, será necesario reconocer tal contingencia en atención al principio denominado “prudencia”, el cual se define así:

188

“120. Prudencia. En relación con los ingresos, deben contabilizarse únicamente los realizados durante el período contable y no los potenciales o sometidos a condición alguna. Con referencia a los gastos deben contabilizarse no sólo en los que se incurre durante el período contable, sino también los potenciales, desde cuando se tenga conocimiento, es decir, los que supongan riesgos previsibles o pérdidas eventuales, cuyo origen se presente en el período actual o en períodos anteriores. Cuando existan diferentes posibilidades para reconocer y revelar de manera confiable un hecho, se debe optar por la alternativa que tenga menos probabilidades de sobreestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos. En notas a los estados, informes y reportes contables, se justificará la decisión tomada y se cuantificarán los procedimientos alternativos, con el posible impacto financiero, económico, social y ambiental en los mismos”. (Subrayado fuera de texto).

Una vez se tengan evidencias claras o contundentes sobre el riesgo de pérdida de la cartera, se deberá reconocer dicha contingencia como un gasto bajo el concepto de “provisiones” que, en relación con este caso, el Régimen de contabilidad Pública se ocupa en el punto 2.9.1.1.3 “Normas técnicas relativas a deudores”, al hacer referencia a la contingencia de incobrabilidad de la cartera:

“154. Como resultado del grado de incobrabilidad originado en factores tales como antigüedad e incumplimiento, debe provisionarse el valor de los derechos que se estimen incobrables y ajustarse permanentemente de acuerdo con su evolución. El cálculo de la provisión debe corresponder a una evaluación técnica que permita determinar la contingencia de pérdida o riesgo por la eventual insolvencia del deudor, además de los aspectos legales que originan el derecho, y deberá efectuarse por lo menos al cierre del período contable”.

Es necesario precisar que las ESEs deben reconocer provisiones como un gasto debido a que, por lo general, sus derechos tienen relación con la prestación de servicios individualizables, tal como lo plantea el Régimen de Contabilidad Pública en el punto antes citado.

“156. El reconocimiento de la provisión de deudores afecta el gasto. Los deudores de las entidades de gobierno general que no estén asociados a la producción de bienes o prestación de servicios individualizables no son objeto de provisión. En este caso, cuando el derecho se extinga por causas diferentes a cualquier forma de pago se afectará directamente el patrimonio.” (Subrayado fuera de texto).

Ello significa que solo cuando se hayan agotado todas las gestiones de cobro y se cumplan con los requisitos que demuestren que el saldo contable de la cartera no corresponde a un “derecho cierto” o se tengan los fundamentos jurídicos necesarios para demostrar que el derecho se ha extinguido por causas distintas al pago, procederá el castigo del activo correspondiente contra la provisión reconocida previamente, tal como se indica en el punto

189

2.1.2 “Descripciones y Dinámicas” del Régimen de Contabilidad Pública en relación con la cuenta 1480 “Provisión para Deudores”, donde se establece lo siguiente:

“DESCRIPCIÓN

Representa el valor estimado de las contingencias de pérdida generadas como

resultado del riesgo de incobrabilidad, de acuerdo con el análisis general o individual de las cuentas que integran el grupo de deudores. La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran la cuenta 5304-Provisión para Deudores.

DINÁMICA

SE DEBITA CON:

1- El valor de los deudores que se castiguen por incobrables una vez agotadas las

gestiones de cobro y cumplido los requisitos pertinentes. 2- El valor de los ajustes por provisiones en exceso. 3- El valor de la disminución de la provisión al desaparecer la causa que la originó.

SE ACREDITA CON:

1- El valor de la provisión constituida para cubrir el riesgo de incobrabilidad”.

Ello quiere decir, que en desarrollo de los procesos de liquidación de empresas que tienen deudas con las Empresas Sociales del Estado debe conocerse formalmente, mediante documento idóneo, sobre la extinción o pérdida definitiva de los derechos y, solo en ese momento y con el documento que sirva de soporte para reconocer tal situación, se deberá proceder al retiro definitivo de la cartera por cuanto se tratará de saldos que cumplen con las siguientes condiciones:

a) Valores que afecten la situación patrimonial y no representen derechos ciertos para la entidad.

b) Derechos que, no obstante su existencia, no es posible realizarlos mediante la jurisdicción coactiva.

c) Derechos respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago, por cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción, según sea el caso.

Es importante anotar que, en relación con los procesos de liquidación de empresas, el Código de Comercio establece la obligación de informar a los acreedores sobre el estado en que se

190

encuentra los procesos de liquidación, lo que debe permitir a éstos tener claridad sobre la extinción o no de sus derechos:

“Artículo 232: Las personas que entren a actuar como liquidadores deberán informar a los acreedores sociales del estado de liquidación en que se encuentra la sociedad, una vez disuelta, mediante aviso que se publicará en un periódico que circule regularmente en el lugar del domicilio social y que se fijará en lugar visible de las oficinas y establecimientos de comercio de la sociedad” Negrilla fuera de texto.

Es imprescindible tener en cuenta los fundamentos previstos por el Contador General de la Nación para garantizar razonabilidad de la información contable, establecidos en el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, formalizado mediante Resolución 119 de 2006. El Modelo citado fue ratificado por este Despacho mediante Resolución DDC-000002, del 29 de septiembre de 2006, por la cual se establecen lineamientos para garantizar la Sostenibilidad del Sistema Contable Público Distrital, en los artículos 3º y 4º hace referencia a la Depuración ordinaria y extraordinaria de saldos contables. En las citadas resoluciones se orienta a los responsables de la información financiera, económica y social en las entidades públicas para que adelanten las gestiones administrativas necesarias que conduzcan a garantizar la sostenibilidad y permanencia de un sistema contable que produzca información razonable y oportuna, de conformidad con lo señalado en el Régimen Contable Público vigente. La Resolución DDC-000002, del 29 de septiembre de 2006, al referirse a la posibilidad de ordenar la depuración o castigo de saldos contables establece lo siguiente:

ARTÍCULO 3º.- “Depuración ordinaria de saldos contables. La depuración normal de los saldos se fundamentará en el cumplimiento de las normas legales aplicables en cada caso en particular y en los procedimientos administrativos específicos establecidos por la entidad.”

ARTÍCULO 4º.- “Depuración extraordinaria de saldos contables. Sólo si una vez agotada la gestión administrativa e investigativa tendiente a la aclaración, identificación y soporte de saldos contables, se demuestra que no es posible establecer su procedencia u origen, el representante legal, mediante acto administrativo, previa recomendación del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, aprobará la depuración correspondiente”.

Con base en las anteriores disposiciones, las entidades públicas distritales pueden optar por un procedimiento adecuado que conduzca a la depuración de sus saldos. En caso que se

191

disponga del soporte documental que demuestre que la cartera se ha extinguido definitivamente se debe proceder al retiro teniendo en cuenta lo dispuesto en el Artículo 3º antes citado. Ahora bien, si la cartera que aparece revelada en la información contable es inexistente y tampoco se posee documento a pesar de la gestión realizada por la entidad en procura de establecer la realidad financiera de tales derechos, se debe retirar de manera definitiva tal saldo en los términos descritos por el Artículo 4º antes citado.

CONCLUSIONES

Teniendo en cuenta lo anterior, podemos concluir: 1. En desarrollo de procesos jurídicos de liquidación y/o reestructuración de empresas

deudoras pueden surgir diversas situaciones, las cuales pueden traer como consecuencia la pérdida definitiva de los derechos reconocidos por las entidades públicas.

La probabilidad de pérdida de estos derechos correspondientes a cartera por la prestación de servicios, cuya realización o concreción será un evento derivado de un proceso jurídico de reestructuración y/o liquidación empresarial, debe reconocerse de conformidad con lo establecido en el Marco Conceptual Régimen de Contabilidad Pública, punto 2.8 “Principios de Contabilidad pública”.

2. Cuando se tengan evidencias claras o contundentes sobre el riesgo de pérdida de la

cartera, se deberá reconocer dicha contingencia como un gasto bajo el concepto de “provisiones”

Para el caso de las ESEs deben reconocer provisiones como un gasto debido a que, por lo general, sus derechos tienen relación con la prestación de servicios individualizables, tal como lo plantea el Régimen de Contabilidad Pública.

3. Finalmente cuando se hayan agotado todas las gestiones de cobro y se cumplan con los

requisitos que demuestren que el saldo contable de la cartera no corresponde a un “derecho cierto” o se tengan los fundamentos jurídicos necesarios para demostrar que el derecho se ha extinguido por causas distintas al pago, procederá el castigo del activo correspondiente contra la provisión reconocida previamente.

4. No obstante, teniendo en cuenta que la información contable es el reflejo de la gestión de la

entidad, y por ser de su competencia, sugerimos solicitar concepto sobre el tema al área jurídica de la E.S.E.

192

De otro lado y con relación al contenido de esta comunicación, es importante señalar que de conformidad con lo establecido en el artículo 354 de la Constitución Política Nacional y la Ley 298 de 1996, la Contaduría General de la Nación tiene la competencia exclusiva para la expedición de normas contables de carácter técnico y procedimental que deben aplicar las entidades que conforman el sector público. Igualmente, la Contaduría General de la Nación es la única autoridad doctrinaria en esa materia, actividad que cumple mediante la emisión de conceptos que ayudan a la interpretación de dicha regulación. Así mismo, de conformidad con la sentencia C-487 de 1997, la Corte Constitucional determinó que las normas y conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Es importante reiterar que los conceptos expedidos por la Dirección Distrital de Contabilidad se producen en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.). Éstos son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2, por tanto, no son de obligatorio cumplimiento. Tales conceptos corresponden al criterio de este Despacho sobre un tema específico objeto de consulta y se entregan por requerimiento de la entidad, como en este caso.

193


13 de julio de 2007


TEMA: Registro contable de los reconocimientos por parte de la Secretaría

Distrital de Hacienda En atención a su solicitud de la información citada en el asunto, efectuada mediante oficio No. 22868 07 GIU-01 de fecha 04 de junio de 2007, radicada en este Despacho con el No 2007ER48722, nos permitimos responder su consulta en los siguientes términos:

CONSULTA:

“De acuerdo a observaciones generadas por la Contraloría Distrital en lo que hace referencia a los reconocimientos que están certificados por la Secretaría de Hacienda con corte a 31 de diciembre de 2006, éstos no fueron causados contablemente en razón a que de acuerdo a explicaciones generales por ese despacho el valor de los reconocimientos los toman en la Secretaría de Hacienda como un gasto de la presente vigencia y no como un gasto en el presupuesto para la vigencia fiscal del año 2006. Con el fin de no generar inconsistencias en el informe de cuentas recíprocas que tenemos con ustedes, toda vez que si se causa el reconocimiento afectaría el ingreso en el 2006 y ustedes estarían afectando lo correspondiente a ese gasto en la vigencia de 2007. Dado lo anterior, solicito se conceptúe si debo darle cumplimiento a lo observado por la Contraloría Distrital o si se debe seguir registrando esos reconocimientos de acuerdo a lo que ustedes han requerido.”

RESPUESTA: En principio es importante señalar que el concepto presupuestal denominado

“Reconocimientos”, en atención a lo dispuesto por la normatividad vigente en esa materia, ya

no tiene aplicación por cuanto los compromisos pendientes de ejecución al cierre de una vigencia fiscal para los cuales se constituyen las denominadas “Reservas presupuestales” deben incorporarse al presupuesto siguiente. Ello significa, que los derechos reales o potenciales a favor de una entidad al cierre de una vigencia también deben incorporarse al

194

presupuesto de ingresos de la vigencia siguiente, con el propósito de amparar dichos compromisos. No obstante lo anterior y teniendo en cuenta que se trataba de un manejo de frecuente aplicación por parte de la entidades distritales, debemos recordar que el concepto de “reconocimientos presupuestales” solo tenían relación directa con eventos que afectan el proceso presupuestal, en particular, el referido al presupuesto de ingresos, cuya identificación y cuantificación era necesaria, en particular, cuando se determinaba el superávit o déficit para efectos presupuestales. Éstos no necesariamente estaban ligados con la fase de causación de derechos desde la perspectiva contable. Pueden darse diversos eventos relacionados con reconocimientos, pero para efectos presupuestales solo debían reconocerse en aquellos casos en que cumplieran los siguientes requisitos: (i) que se tuviese seguridad razonable del recaudo efectivo en la siguiente vigencia, (ii) que no se hubiesen aforado en el presupuesto de ingresos de la vigencia siguiente y (iii) que fueran necesarios para demostrar el financiamiento de compromisos pendientes al cierre de un periodo fiscal cuando los recursos disponibles no resultaban suficientes para amparar las obligaciones y compromisos al cierre de un periodo fiscal. En tal sentido los reconocimientos más frecuentes correspondían al crédito contratado pendiente de recibir, las transferencias y los dineros en poder de otras entidades debidamente certificados. Cuando se trata de potenciales derechos derivados de la movilización de dineros desde el tesoro central para el financiamiento de los gastos de funcionamiento o de inversión en ese Instituto, conocidas como “transferencias” debemos recordar que mediante el Instructivo 34

1,

expedido el 8 de marzo de 2006 por este Despacho, se estableció el procedimiento contable para el registro y control de las transferencias a entidades distritales descentralizadas, como el caso de ese Instituto., en los siguientes términos: Dado que las transferencias giradas por la Administración Central a favor de las entidades descentralizadas del Distrito Capital son ordenadas por la Secretaría Distrital de Hacienda, es necesario tener en cuenta, que el reconocimiento del derecho o de la obligación, según el caso, se da con la aprobación de las órdenes de pago en el sistema de información financiero a cargo de la entidad de origen, en este caso de la citada Secretaría, pues la sola asignación de una apropiación presupuestal no genera derechos reales a favor de la entidad beneficiaria. Ello significa que solo cuando la entidad de origen (SDH) reconoce en su contabilidad una obligación a favor de la entidad de destino (IDRD), esta última puede afectar su patrimonio reconociendo un derecho con el que paralelamente se afectan los resultados de la vigencia en la cual se produce tal evento.

1 Vigente a 31 de diciembre de 2006

195

Puede ocurrir que la entidad receptora, una vez ordenado el pago en la Secretaría Distrital de Hacienda no requiera la totalidad de la suma a girar, razón por la que es normal que al cierre del ejercicio queden saldos pendientes de entregar y, también es frecuente, que queden saldos de apropiación por concepto de transferencias no afectados con la ordenación del pago, razón por la cual la Dirección Distrital de Presupuesto, al cierre del ejercicio, compromete o ejecuta la apropiación presupuestal de gastos correspondiente constituyendo las denominadas “Reservas Presupuestales”, cuyo objeto será garantizar el financiamiento de la totalidad de compromisos adquiridos por las entidades beneficiarias de la citadas transferencias. Así las cosas, en materia de “Reconocimientos”, pueden presentarse diversos eventos relacionados con las transferencias”. El primero de ellos se origina cuando la entidad no recibe la totalidad de la transferencia girada, es decir, aquella que afectó los resultados de las entidades tanto de origen como beneficiarias, caso en el que la Dirección Distrital de Tesorería constituirá una “Cuenta por Pagar Presupuestal”, cuyo saldo debe constituir un derecho cierto para la entidad beneficiaria, pues previamente debió reconocer el ingreso y causar el derecho correspondiente. Un segundo caso, corresponde a los saldos de apropiación por concepto de transferencias a favor de entidades descentralizadas que no se giran (no se ordena el pago) durante la vigencia, En ese evento, como se indicó anteriormente, la SDH constituye las denominadas “Reservas Presupuestales” para financiar la totalidad de compromisos adquiridos por la entidad receptora, pero la entidad beneficiaria no puede considerar ese saldo como “derechos ciertos”. Se tratará solo de un derecho potencial, pues, en cumplimiento del principio de contabilidad pública denominado “prudencia”, no pueden registrarse como activos

2.

120. Prudencia. En relación con los ingresos, deben contabilizarse únicamente los realizados durante el período contable y no los potenciales o sometidos a condición alguna. Con referencia a los gastos deben contabilizarse no sólo en los que se incurre durante el período contable, sino también los potenciales, desde cuando se tenga conocimiento, es decir, los que supongan riesgos previsibles o pérdidas eventuales, cuyo origen se presente en el período actual o en períodos anteriores. Cuando existan diferentes posibilidades para reconocer y revelar de manera confiable un hecho, se debe optar por la alternativa que tenga menos probabilidades de sobreestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos. En notas a los estados, informes y reportes contables, se justificará la decisión tomada y se cuantificarán los procedimientos alternativos, con el posible impacto financiero, económico, social y ambiental en los mismos. (Subrayado fuera de texto).

Tanto las denominadas “Cuentas por Pagar Presupuestales” como las “Reservas Presupuestales” constituidas por la Secretaría Distrital de Hacienda a favor de una entidad

2 Régimen de Contabilidad Pública, Punto 2.8 principios de Contabilidad Pública, Párrafo 120

196

descentralizada por concepto de “transferencias” podían dar origen al registro presupuestal

de “reconocimientos”, utilizados para establecer la situación financiera de la entidad al cierre fiscal desde la perspectiva presupuestal. Por lo anterior, con la mera aprobación del presupuesto o el PAC, en ningún caso procede el registro de causación de derechos por concepto de transferencias, pues por estar sometidos a diferentes condiciones éstos no generan derechos ciertos para la entidad beneficiaria, de acuerdo con Instructivo 34

3 del 8 de marzo de 2006, numeral IV Procedimiento Contable, el

cual señala en el punto 1- Generalidades, que “… los ingresos por transferencias deben reconocerse cuando surja el derecho cierto de cobro, es decir, cuando se conoce que el ente cedente ha dictado el acto de reconocimiento de su correlativa obligación. Se registra por el importe establecido en el correspondiente acto de reconocimiento.” Sobre el tema de operaciones recíprocas por concepto de trasferencias para funcionamiento en la cuenta 540316- Distrital Administración descentralizada – Establecimientos Públicos, a 31 de diciembre de 2006, la Secretaría Distrital de Hacienda reportó un saldo de $9.640.876 miles y para Inversión en la cuenta 540315- Distrital Administración descentralizada – Establecimientos Públicos con saldo de $62.763.448 miles. Un tercer caso que debe generar la causación de ingresos y derechos para las entidades descentralizadas corresponde a los recaudos que la Dirección Distrital de Tesorería realiza por cuenta de éstas. Específicamente, la Secretaría Distrital de Hacienda, a 31 de diciembre de 2006, reportó en la cuenta 290590- Otros Recaudos a Favor de Terceros el valor de $968.215 miles a favor del Instituto Distrital de Recreación y Deporte. Ese valor se origina en el recaudo por concepto de participación en consumo de cigarrillos, causados con base en el Acta de Legalización

4 que realiza la Tesorería Distrital.

En este sentido, los recursos que recauda la Secretaría Distrital de Hacienda a favor de las entidades descentralizadas por concepto de “participaciones” los registra contablemente en la subcuenta 290590- Otros Recaudos a Favor de Terceros; por su parte las entidades destinatarias de tales recursos con base en la comunicación remitida deben reconocer el derecho en la cuenta coincidente dentro del mismo periodo, lo cual también afecta el reporte de operaciones recíprocas y conlleva la conciliación mensual tanto de los saldos de las cuentas como de sus movimientos. En respuesta a la solicitud del Instituto sobre saldos pendientes a 31 de diciembre de 2006, con el oficio 2007EE3864 del 16 de enero de 2007, la Secretaría Distrital de Hacienda informó a esa entidad sobre el monto de recursos disponibles para entregar por concepto de participación en consumo de cigarrillos. Tal comunicación debió permitir a esa entidad reconocer y causar

3 Vigente a 31 de diciembre de 2006

4 Soporte consignaciones e información suministrada por el Banco

197

los derechos correspondientes, atendiendo lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública cuando habla de “hechos posteriores al cierre, como una regla fundamental para el proceso contable.

“124. Hechos Posteriores al Cierre. La información conocida entre la fecha de cierre y la de emisión o presentación de los estados contables, que suministre evidencia adicional sobre condiciones existentes antes de la fecha de cierre, así como la indicativa de hechos surgidos con posterioridad, que por su materialidad impacten los estados contables, debe ser registrada en el período objeto de cierre o revelada por medio de notas a los estados contables, respectivamente.”

De conformidad con lo anterior, la entidad destinataria de tales recursos debe reconocer su derecho en la cuenta respectiva y en el mismo período, todo ello en cumplimiento del principio de contabilidad pública contable de “devengo” o “causación”, para efectos de la correspondencia en cuanto a operaciones recíprocas. Para tal efecto, se debe realizar conciliación mensual tanto de los saldos como del movimiento.

CONCLUSIONES 1. El concepto presupuestal denominado “Reconocimientos”, en atención a lo dispuesto por la

normatividad vigente en esa materia, ya no tiene aplicación por cuanto los compromisos pendientes de ejecución al cierre de una vigencia fiscal para los cuales se constituyen la denominadas “Reservas presupuestales” deben incorporarse al presupuesto siguiente. Ello significa, que los derechos reales o potenciales a favor de una entidad al cierre de una vigencia también deben incorporarse al presupuesto de ingresos de la vigencia siguiente, con el propósito de amparar dichos compromisos.

2. Cuando se trata de transferencias, solo cuando la Secretaría Distrital de Hacienda haya

reconocido los gastos y las obligaciones reales por ese concepto a favor de las entidades descentralizadas la entidad receptora puede reconocer derechos e ingresos por el mismo concepto.

3. La Secretaría Distrital de Hacienda sólo reconoce obligaciones y gastos por concepto de

transferencias cuando se produce la aprobación de la Orden de Pago radicada a favor de la entidad beneficiaria, cuyo paso siguiente es el “giro presupuestal” u ordenación del pago al Tesorero Distrital.

4. Si al cierre de la vigencia fiscal el Tesorero no ha transferido la totalidad de los dineros sobre

los cuales recibió la orden respectiva, se constituyen en la SDH las denominadas “Cuentas por Pagar Presupuestales”, las cuales deben aparecer como derechos en la contabilidad de la entidad beneficiaria.

198

5. Cuando el saldo de las “Cuentas por Pagar Presupuestales” no alcanza para cubrir la totalidad de los compromisos adquiridos en las entidades receptoras de transferencias presupuestadas en una vigencia fiscal, la Secretaría Distrital de Hacienda, con base en el saldo de apropiación pendiente de afectar, desde el ámbito meramente presupuestal, constituye las denominadas “Reservas Presupuestales”. Éstas no corresponden a derechos reales a favor de la entidad beneficiaria, razón por la cual no deben causarse como ingresos de la vigencia que se cierra, lo serán en la vigencia fiscal en que se entreguen.

6. La sumatoria de las “Cuentas por Pagar Presupuestales” y de las “Reservas

Presupuestales” constituidas por la Secretaría Distrital de Hacienda a favor de una entidad

descentralizada por concepto de “transferencias” daban origen al registro presupuestal de

“reconocimientos”, utilizados solo para establecer la situación financiera de la entidad al cierre fiscal desde la perspectiva presupuestal.

7. Cuando se trata de dineros que la Secretaría Distrital de Hacienda recauda por diferentes

conceptos a nombre de una entidad descentralizada, entre ellos, las “participaciones”, éstos deben constituir derechos ciertos a favor de la entidad beneficiaria. La SDH los registra contablemente como un pasivo a favor de la entidad propietaria de los mismos en la cuenta 290590- Otros Recaudos a Favor de Terceros.

8. De conformidad con lo indicado en el punto anterior, la entidad destinataria de tales recursos

debe reconocer su derecho en la cuenta respectiva y en el mismo período, todo ello en cumplimiento del principio de contabilidad pública contable de “devengo” o “causación”, para efectos de la correspondencia en cuanto a operaciones recíprocas. Para tal efecto, se debe realizar conciliación mensual tanto de los saldos como del movimiento.

Con relación al contenido de esta comunicación, es importante señalar que la Corte Constitucional, de conformidad con la sentencia C-487 de 1997, determinó que las normas y conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Ello, de acuerdo con lo establecido en el artículo 354 de la Constitución Política Nacional y la Ley 298 de 1996, en las que se indica que esa entidad tiene la competencia exclusiva para la expedición de normas contables de carácter técnico y procedimental que deben aplicar las entidades que conforman el sector público. Por lo anterior, la única autoridad doctrinaria en esa materia es la Contaduría General de la Nación, actividad que cumple mediante la emisión de conceptos que ayudan a la interpretación de dicha regulación. En atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), los conceptos expedidos por la Dirección Distrital de Contabilidad se emiten en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2, por tanto, no son de obligatorio

199

cumplimiento. Los mismos corresponden al criterio de este Despacho sobre un tema específico objeto de consulta y se entregan por requerimiento de la entidad, como en este caso.

200


08 de agosto de 2007


TEMA: Preparación de las conciliaciones bancarias por el área de

Contabilidad En atención a su consulta, elevada a este Despacho el 27 de junio de 2007, radicada en el sistema de información CORDIS con el número 2007ER58486, en la cual solicita “el acto administrativo mediante el cual la entidad Distrito Capital determinó que la conciliación bancaria dependiera del Despacho de Contabilidad y si es posible igualmente los procesos y procedimientos de la función de Conciliación (…)” precisamos lo siguiente: Dada la estructura organizacional del Distrito Capital, corresponde a la Secretaría Distrital de Hacienda la recaudación, pago y administración de recursos financieros, actividad que cumple la Dirección Distrital de Tesorería. Este despacho desconoce de una norma que establezca de forma explícita la obligación de separar la función de Tesorería de la relacionada con la conciliación periódica de los extractos bancarios en cabeza del área contable. No obstante lo anterior, es fundamental tener en cuenta que, como mecanismo básico de control interno, debe existir una adecuada segregación de funciones que, previa evaluación interna, se consideren incompatibles entre sí por diversas circunstancias, pues ello reduce el riesgo de que una persona esté en condiciones tanto de cometer u ocultar errores o fraudes en el transcurso normal de su actividad laboral. Es por lo anterior, que los distintos modelos de control interno incorporan como recomendación primordial evaluar la adecuada separación o segregación de funciones básicas para evitar la colusión de fraudes, relacionadas con aspectos tales como: autorización, ejecución, registro, custodia de los bienes, realización de conciliaciones, entre otras. Es fundamental o prioritario que los deberes y responsabilidades claves en los procedimientos que adelantan las entidades públicas (autorización de transacciones, registro y conciliación de saldos, custodia de activos) deben asignarse, hasta donde la norma lo permita, a diferentes personas o dependencias En tal sentido, este despacho considera que por principio de control interno, la elaboración y control de las conciliaciones bancarias debe estar a cargo de funcionario distinto del

http://www.monografias.com/trabajos7/perde/perde.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/regi/regi.shtml

201

responsable de las funciones de Tesorería, situación que podrá quedar legalizada mediante acto administrativo proferido por la autoridad competente de la Gobernación. Inicialmente en la Secretaría Distrital de Hacienda, las conciliaciones bancarias eran elaboradas directamente por la Tesorería Distrital. Como consecuencia de la reestructuración de la entidad en el año 2001, tal actividad fue designada a la Dirección Distrital de Contabilidad, la cual quedo establecida en el manual de funciones en forma general. El Decreto 545 de 2006 estableció la estructura interna y funcional de la Secretaría Distrital de Hacienda, así como por medio de la Resolución 548 de 2006 se adoptó el manual de funciones. De igual manera la Secretaría Distrital de Hacienda revisó los procesos y procedimientos para obtener la certificación de calidad cumpliendo con los estándares establecidos en la N.T.C. ISO 9001. Producto de tal actividad se actualizaron los procesos y procedimientos de la entidad, entre los que se encuentran los correspondientes a la Dirección Distrital de Contabilidad cuyo servicio de Gestión Contable se encuentra certificado, el cual incluye el procedimiento de “elaboración de informes complementarios a cargo de la Secretaria Distrital de Hacienda” y el instructivo “Comunicaciones internas y externas para el desarrollo de conciliaciones bancarias”, los cuales adjuntamos esperando que le puedan servir de guía a la gobernación para que determine el traslado de la elaboración de las conciliaciones bancarias al área contable.

202




TEMA: Legalización contable de las propiedades, planta y equipo recibidos en

donación En atención a su solicitud según radicado No. ER59095 del 28 de junio del año en curso, en el que solicita concepto sobre una donación, precisamos:

CONSULTA “Solicito concepto referente al tipo de acto administrativo que la UAECD debe elaborar para realizar el proceso de legalización e ingreso al almacén, de 4 impresoras ofrecidas en calidad de donación por la firma NEGSA”

RESPUESTA

La Contaduría General de la Nación CGN, en las “Descripciones y Dinámicas” del

Régimen de Contabilidad Pública correspondiente a la cuenta 3235 “Superávit por

Donación” indica que la misma ha sido dispuesta para registrar el valor de los bienes y

derechos recibidos de entidades privadas, sin contraprestación económica, destinados a

la formación bruta de capital, con independencia de la naturaleza del bien o derecho

recibido.

La donación se considera perfeccionada con la suscripción de un documento que

acredite la decisión del donante en relación con la entrega a título gratuito y sin la

exigencia de contraprestación alguna presente o futura en lo términos del Artículo 1443

del Código Civil vigente, lo mismo que la aceptación de la donación por parte de la

entidad pública.

El documento que hace constar tales decisiones, como mínimo, debe contener la

relación e identificación detallada de los elementos objeto de la donación, la declaración

expresa de la decisión que toma el donante y la aceptación por parte de la entidad

receptora de los bienes, dejando en él constancia de la entrega y recibo material de los

bienes, convirtiéndose en soporte para la elaboración del comprobante de ingreso al

almacén o bodega, con el cual se registra en la contabilidad financiera tal operación.

203

La Contaduría General de la Nación, mediante la Doctrina Contable Pública, ha

determinado que cuando se trata de donación de bienes muebles “deberá efectuarse el

respectivo contrato de donación y acreditarse la calidad de propietario de los bienes.

Para el caso, es menester establecer el valor actual o precio de mercado de los

mismos”5.

Indicó, además, que “se considera donación los bienes recibidos sin contraprestación,

que tienen como característica su permanencia relativa y se registra como Superávit por

donación en el Patrimonio, en el Grupo 31 – Capital Fiscal o 32 – Patrimonio

Institucional6 según corresponda”

Por lo anterior, recomendamos que dicho documento corresponda a un “contrato de

donación” que, como mínimo, incluya los aspectos básicos o fundamentales exigidos

para garantizar que de tal operación no se desprenden obligaciones o

contraprestaciones a cargo de la entidad receptora, en el que se consigne la

manifestación expresa del donante en el sentido que la entrega de los bienes se realiza a

título de donación en los términos del Artículo 1443 del Código Civil.

Recalcamos que las donaciones, cuando las efectúen personas naturales o jurídicas pertenecientes al sector privado, podrán ser aceptadas cuando éstas se ajusten a la normatividad vigente y cuando la entidad receptora no adquiera, por efecto de la aceptación de la donación, gravámenes pecuniarios u obligación de contraprestaciones económicas

7. Es por

lo anterior, que la aceptación de la donación debe hacerse previa autorización del Representante Legal o del máximo órgano de dirección de la respectiva entidad o sus delegados para tal efecto.

Con relación al valor por el cual se deben incorporar los bienes al sistema de información administrativo y contable de la entidad, debemos tener en cuente que la Contaduría General de la Nación, en el Régimen de Contabilidad Pública, párrafo 167 del numeral 2.9.1.1.5, Normas Técnicas de Contabilidad Pública relativas a las Propiedades, planta y equipo, indica que el valor de “los bienes recibidos en donación, corresponderá al convenido entre las partes o en forma alternativa, al estimado mediante avalúo técnico”. Este podrá ser practicado por funcionarios de la entidad con capacidad técnica en la materia, o por peritos señalados por la entidad.

5 Doctrina Contable Pública; concepto 10293 de 1997.

6 Doctrina Contable Pública; concepto 47077 de 2004.

7 Resolución 001 de 2001, Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo de los bienes en los Entes

Públicos del Distrito Capital.

204

CONCLUSIONES El documento que sirve de soporte válido para legalizar el ingreso y registro de bienes

muebles recibidos de un particular y sin contraprestación alguna y para el uso permanente en la entidad pública receptora, debe ser aquel que contenga la relación e identificación detallada de los elementos objeto de la donación, incluida la declaración expresa de la decisión que toma el donante y la aceptación por parte de la entidad receptora de los bienes, dejando en él constancia de la entrega y recibo material de los bienes.

La donación se considera perfeccionada con la suscripción de un documento que acredite la decisión del donante en relación con la entrega a título gratuito y sin la exigencia de contraprestación alguna presente o futura en los términos del Artículo 1443 del Código Civil vigente, lo mismo que la aceptación de la donación por parte de la entidad pública. Razón por la que se recomienda que el documento a suscribir contenga los elementos mínimos de un “contrato de donación” en los términos de la normatividad vigente.

El documento debe contener la relación de los elementos objeto de la donación, el valor de cada bien acordado entre las partes o mediante avalúo técnico y la entrega material de los bienes. Tal valor corresponderá al convenido entre las partes o, en forma alternativa, al estimado mediante avalúo técnico el cual puede ser practicado por funcionarios de la entidad con capacidad técnica en la materia, o por peritos señalados por la entidad.

Es importante recordar que la Contaduría General de la Nación es el máximo órgano rector en materia contable pública en Colombia. En tal sentido se pronunció la Corte Constitucional mediante sentencia C-487 de 1997, determinando que las normas y conceptos emitidos por esa entidad son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Por lo expuesto anteriormente, se debe tener presente que los conceptos de la Dirección Distrital de Contabilidad, se expiden en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A), y son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2; por tanto, no son de obligatorio cumplimiento.

205




TEMA: Castigo partidas contables que no representan bienes ni derechos

reales En atención a su solicitud según radicado No. 2007ER63552 del 6 de julio de 2007, donde nos solicita concepto con relación al tema de depuración de partidas que no constituyen bienes ni derechos a favor del Hospital, precisamos lo siguiente:

CONSULTA “Por medio de la presente me permito solicitar su colaboración, con el fin de que se emita concepto sobre el procedimiento que debe seguir la Institución para el castigo de partidas contables que no representen bienes y derechos reales para la Institución, de acuerdo a lo establecido en la Resolución No. 119 de 2006 de la Contaduría General de la Nación.”

RESPUESTA La Contaduría General de la Nación mediante la Resolución 119 del 27 de abril de 2006, adoptó el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, mediante la cual se orienta a los responsables de la información financiera, económica y social para adelantar las gestiones administrativas necesarias que permitan la sostenibilidad y permanencia de un sistema contable generador de información razonable y oportuna, de acuerdo con el Régimen de Contabilidad Pública vigente. Así las cosas, las entidades deben tener en cuenta los diferentes eventos por los cuales aparecen registradas algunas partidas con problemática que impide demostrar su origen o procedencia, por tanto, toda cifra reportada en los estados contables debe ser susceptible de comprobaciones y conciliaciones exhaustivas o aleatorias, internas o externas, que acrediten y confirmen su procedencia y magnitud, observando siempre la aplicación estricta de las normas existentes para el registro de los hechos o actividades públicas que garanticen su confiabilidad permanente. De conformidad con lo dispuesto por el Contador General de la Nación en la Resolución antes mencionada, la entidad debe continuar con el proceso rutinario de verificación, seguimiento,

206

legalización o, cuando a ello haya lugar, como es el caso consultado, el retiro de algunos saldos que no representan bienes y derechos reales. Igualmente, la Circular Externa No. 064 de 27 de julio de 2006, expedida por la Contaduría General de la Nación, indica que la entidad desarrollará, en forma permanente, las actividades necesarias que le permitan determinar la existencia real de bienes, derechos y obligaciones que afectan el patrimonio público, con base en los saldos de dudosa razonabilidad que sean identificados, los cuales serán objeto de reclasificación o ajuste, según corresponda. En la depuración de las cifras no confiables que aparezcan en la información contable se aplicará lo indicado en la Resolución 119 antes citada, la cual establece, que en los estados

contables de las Entidades Públicas no pueden aparecer saldos que correspondan a: a) “Valores que afecten la situación patrimonial y no representen derechos, bienes u

obligaciones ciertos para la entidad.


c) Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago, por

cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción, según sea el caso.



persona por la perdida de los bienes y derechos que representan.” De otra parte, con relación a la depuración de saldos pendientes de saneamiento contable, este Despacho, mediante Resolución No. DDC-000002 de 29 de septiembre de 2006, estableció los lineamientos para garantizar la Sostenibilidad del Sistema Contable Público Distrital, la cual debe servir de guía para culminar la depuración de los saldos referidos, para lo cual se dispuso lo siguiente:

“ARTÍCULO 3º.- Depuración ordinaria de saldos contables. La depuración normal de los saldos se fundamentará en el cumplimiento de las normas legales aplicables en cada caso en particular y en los procedimientos administrativos específicos establecidos por la entidad.

PARÁGRAFO: Cuando se establezca que el saldo objeto de depuración corresponde a errores de contabilización, el ajuste o reclasificación contable procederá de conformidad con la normatividad contable vigente.

207


PARÁGRAFO.- El proceso de depuración de la información contable pública distrital de que trata el artículo anterior estará soportado en un expediente documental que contenga todos los documentos que acrediten la gestión administrativa realizada y el acta elaborada por el Comité de Sostenibilidad del Sistema Contable Público. El expediente documental deberá quedar a disposición de los organismos de control para lo de su competencia.”

En este sentido, la entidad podrá crear el “Comité de Sostenibilidad del Sistema Contable” de conformidad con los lineamientos de la Resolución 119, de tal manera que pueda evaluar y discutir permanentemente sobre la pertinencia o no de eliminar o incorporar saldos en la información contable, lo mismo que implementar las acciones correctivas o preventivas y planes de seguimiento necesarios que eviten incurrir en idénticas circunstancias, garantizando así la permanente confiabilidad y oportunidad de la información contable. Con relación a las partidas objeto de consulta, este Despacho considera, necesario documentar ampliamente las gestiones administrativas y demás actividades adelantadas en desarrollo del proceso de depuración contable, dejando constancia que luego de efectuar el análisis de datos, confirmación, inspección y certificación de saldos fue imposible obtener evidencia documental que sirva de soporte idóneo del registro. Es decir, que no fue viable establecer la procedencia u origen de tales partidas, lo cual le permite aseverar con certeza que estos bienes y derechos constituyen valores que afectan la situación patrimonial del hospital pero no le representan bienes ni derechos ciertos. Cuando se disponga de los documentos que evidencien la realidad financiera o se requiera de ajustes contables fundamentados en el ordenamiento legal, se tratará de una depuración de carácter ordinario. Igual procedimiento se aplicará cuando se presenten errores en el registro o contabilización de partidas, evento en el cual, el ajuste o reclasificación contable procederá de conformidad con la normativa contable vigente sin requerir de actos administrativos adicionales. Sí, por el contrario, el resultado de la gestión administrativa e investigativa no permite establecer la procedencia u origen de la partida, el representante legal, mediante acto administrativo, podrá aprobar la depuración, previa recomendación del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable o la instancia asesora que se establezca internamente, dado que correspondería a un proceso de carácter extraordinario. En este sentido, la decisión de crear el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, como instancia asesora del área contable y financiera es discrecional, muy a pesar de que la Resolución 119 de abril de 2006, señale que el modelo debe ser aplicado por los entes públicos

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incluidos en el ámbito de aplicación del Régimen Contable Público vigente. En este contexto, lo imperativo es que las entidades garanticen la producción de información razonable, oportuna y ajustada a la realidad económica, financiera y patrimonial, sin importar que el proceso de depuración se realice a través de un comité creado bajo otra figura, por ejemplo Comité de Inventarios, Comité Directivo o comité asesor del representante legal. Del análisis anterior, podemos deducir que en las circunstancias planteadas en la consulta, la no depuración de la información contable, compromete la confiabilidad del saldo reportado en los Estados Financieros, situación que obliga a implementar controles que minimicen la problemática. Además, se evidencia la necesidad de adelantar actividades de carácter administrativo requeridas para la aclaración de tales partidas. Por otra parte, anexamos copia del concepto EE 11270 del 31 de enero de 2007, emitido por este Despacho, relacionado con un procedimiento contable aplicado a la depuración de partidas conciliatorias no identificadas, ello con el propósito de presentar una ilustración sobre el tema consultado.

CONCLUSIONES


Los entes públicos incluidos en el ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública, permanentemente deben evaluar las circunstancias que originaron saldos inconsistentes e implementar los correctivos para subsanarlos evitando su recurrencia, sin necesidad que exista una ley de saneamiento contable.

Si culminado el plazo para el saneamiento contable quedaron partidas pendientes de sanear, la entidad dentro del proceso normal de análisis y verificación debe continuar con tal labor con el objetivo de presentar información contable confiable y oportuna.

Cuando se disponga de los documentos que evidencien la realidad financiera o se requiera de ajustes contables fundamentados en el ordenamiento legal, se tratará de una depuración de carácter ordinario. Igual procedimiento se aplicará cuando se presenten errores en el registro o contabilización de partidas, evento en el cual, el ajuste o reclasificación contable procederá de conformidad con la normativa contable vigente sin requerir de actos administrativos adicionales. Sí, por el contrario, el resultado de la gestión administrativa e investigativa no permite establecer la procedencia u origen de la partida, el representante legal, mediante acto administrativo, podrá aprobar la depuración, previa recomendación del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable o la instancia asesora que se

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establezca internamente, dado que correspondería a un proceso de carácter extraordinario.

Una vez agotada la gestión administrativa interna y externa tendiente a conciliar y soportar los derechos u obligaciones se demuestra que no es posible establecer la procedencia u origen de saldos contables, será necesario someter a consulta del Comité de Sostenibilidad Contable que se haya integrado con este objetivo al interior de la entidad, para que recomiende al máximo órgano de dirección o al representante legal autorizar la eliminación de tales valores por no corresponder a derechos u obligaciones ciertos, razón por la que, en el caso del Distrito Capital, se considera necesario reconocer tal situación mediante acto administrativo motivado.

Con relación al contenido de esta comunicación, es importante señalar que la Corte Constitucional, de conformidad con la sentencia C-487 de 1997, determinó que las normas y conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Ello, de acuerdo con lo establecido en el artículo 354 de la Constitución Política Nacional y la Ley 298 de 1996, en las que se indica que esa entidad tiene la competencia exclusiva para la expedición de normas contables de carácter técnico y procedimental que deben aplicar las entidades que conforman el sector público. Por lo anterior, la única autoridad doctrinaria en esa materia es la Contaduría General de la Nación, actividad que cumple mediante la emisión de conceptos que ayudan a la interpretación de dicha regulación. En atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), los conceptos expedidos por la Dirección Distrital de Contabilidad se emiten en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2, por tanto, no son de obligatorio cumplimiento. Los mismos corresponden al criterio de este Despacho sobre un tema específico objeto de consulta y se entregan por requerimiento de la entidad, como en este caso.

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TEMA: Traslado o traspaso de bienes inmuebles al Departamento

Administrativo de la Defensoría del Espacio Público En atención a la solicitud recibida del Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público mediante la cual nos traslada la consulta relacionada con el tema del asunto, radicado en este Despacho con el No. 2007ER58989 de junio 27 de 2007, a continuación se entrega la respuesta desde el punto de vista contable, para lo cual es necesario observar algunas de las consideraciones de tipo legal argumentadas por ese Departamento en su concepto No. 2007EE6686 del 4 de junio de 2007, remitido a la Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte. Por otro lado, con el propósito de mostrar los registros contables en concordancia con los momentos de ocurrencia de los hechos presentamos en forma invertida el orden de las preguntas.

CONSULTA

2. “¿Convertido el Instituto Distrital de Cultura y Turismo en Secretaría de Cultura Recreación y Deporte de quien es la responsabilidad del manejo y administración de los bienes inmuebles? La actual Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte cuenta en Propiedad Planta y Equipo en la que se incluyen los escenarios Teatro Jorge Eliécer Gaitan, Cinemateca Distrital, Planetario Distrital, Media Torta, Casa Comuneros I y Comuneros II entre otros. Algunos de estos bienes serán trasladados a las entidades adscritas y otras quedaran a cargo de la Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte.

Los bienes inmuebles que no sean entregados a las entidades adscritas o vinculadas deben trasladarse al Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público – DADEP”

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RESPUESTA

En primer lugar, observemos lo que señala el concepto8 en mención con relación a la propiedad

de estos bienes: “… la situación patrimonial del entonces Instituto Distrital de Cultura y Turismo que pertenecía al Sector Descentralizado, como consecuencia de la transición administrativa la actual Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte (Sector Central), se modifica sustancialmente en virtud de lo establecido por el artículo 91 del Acuerdo 257 de 2006, quedando radicada en cabeza del Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público – DADEP la facultad para disponer de los bienes de titularidad del Distrito Capital como representante de la propiedad inmobiliaria, de conformidad con las funciones conferidas por el Acuerdo 18 de 1999 y el Decreto 203 de 2005.” (Subrayado fuera de texto) Por otra parte, respecto de la titularidad sobre estos bienes, la cual estaba en cabeza del Instituto Distrital de Cultura y Turismo hoy Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, el Decreto 558 de 2006, “Por el cual se determina el objeto, la estructura organizacional y las funciones de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte …”, Capítulo III, Régimen

de Transición, artículo 27, establece: “TRANSFERENCIA DEL DERECHO DE PROPIEDAD DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES: A partir de la entrada en vigencia del presente decreto, la Secretaría asumirá en todo la responsabilidad de la transferencia de los bienes inmuebles

que constituyen el patrimonio del Instituto Distrital de Cultura y Turismo, la cual se realizará mediante acta suscrita por los representantes de las entidades respectivas, debidamente protocolizada ante notario, se requerirá además la publicación de copia auténtica de las mismas en el Diario Oficial así como su inscripción en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos y Privados correspondiente.” (el subrayado es nuestro)

De lo anterior se colige, que en cumplimiento del decreto en comento, la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte debe efectuar la transferencia mediante acta suscrita por los representantes de las dos entidades, de los bienes inmuebles que constituyeron el patrimonio del Instituto al Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público, protocolizada ante notario, con publicación en el Diario Oficial y la inscripción en la Oficina de Registro de Instrumentos. De lo expuesto anteriormente, podemos concluir lo siguiente:

La Secretaría de Cultura, Recreación y Deportes debe legalizar la transferencia de la propiedad de los bienes inmuebles Academia Superior de Artes de Bogotá, Academia Luis A. Calvo y Sótanos de la Jiménez al Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público dependencia que los recibe.

8 Concepto jurídico expedido por el DADEP No. 2007EE6686 de junio 4 de 2007

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Soporte del registro contable, lo constituye el acta suscrita por los representantes de las entidades, protocolizada ante notario, cuya copia se debe publicar en el Diario Oficial e inscribirse en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.

La entidad que entrega, registra la salida de los bienes retirándolos de sus activos y cancelando las valorizaciones, si presentan saldo.

La entidad que recibe los bienes los incorpora en sus activos por el valor convenido9.

Así las cosas los registros contables son los siguientes:

A- Secretaría de Cultura, Recreación y Deportes Reconocimiento del retiro de los bienes por parte de la entidad de origen

CODIGO DETALLE DEBITO CREDITO

1685* DEPRECIACIÓN ACUMULADA (CR) XX

1695* PROVISIONES PARAS PROTECCIÓN DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO

XX

16* PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO XX

3105** CAPITAL FISCAL XX

Cancelación de las valorizaciones, si la tuviere.


3115 * SUPERAVIT POR VALORIZACION Xx

1999 * VALORIZACIONES Xx

* Subcuenta relacionada con la naturaleza del bien

B- Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público Incorporación de los bienes por parte de la entidad receptora


16* PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO Xx

3125 PATRIMONIO PUBLICO INCORPORADO

312525 Bienes Xx

* Subcuenta relacionada con la naturaleza del bien. ** A esta cuenta se le cargan las variaciones resultantes de cancelar las cuentas del Activo.

9 Valor en libros o un valor estimado mediante avalúo técnico

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*** Registra por el valor convenido, (valor en libros o uno estimado mediante un avalúo técnico).

Recordemos que, la Universidad Distrital Francisco José de Caldas en virtud del Contrato de Comodato adquiere la responsabilidad de los bienes recibidos frente a la administración, protección, control y mantenimiento. Asimismo, debe efectuar la actualización de su valor mediante la aplicación de métodos de reconocido valor técnico que le permitan establecer una medición confiable de acuerdo con el Régimen de Contabilidad Pública vigente.

CONSULTA 1. “¿Es legal llevar a cabo el procedimiento de la Circular 072, sin que tenga un documento

soporte de esta entrega de bienes a otra entidad, y que nuestro respaldo contable sea la Carta Circular 072 del 13 de diciembre de 2006- Homologación de cuentas. Debemos hacer el trámite de traspaso o traslado mediante convenio?

Lo anterior con respecto al comodato suscrito con la Universidad Distrital para entrega de Academia Superior de Artes de Bogotá, Academia Luis A. Calvo y Sótanos de la Jiménez”

RESPUESTA

En principio es importante aclarar que este Despacho no tiene competencia para emitir conceptos de tipo jurídico ni para determinar la legalidad de los actos en los que participen las entidades públicas. Por lo anterior, una opinión profesional en ese sentido debe requerirse a la dependencia interna encargada del área jurídica en esa entidad o a la Dirección Jurídica Distrital – Secretaría General. Con relación a la Carta Circular 72 de diciembre 13 de 2006, es importante precisar que mediante ésta se establecieron los procedimientos para el proceso de homologación de las cuentas del balance general a 31 de diciembre de 2006 al balance inicial a 1º de enero de 2007 por la entrada en vigencia del Régimen de Contabilidad Pública. En consecuencia, la mera aplicación de este proceso no genera de ninguna manera un documento idóneo que soporte la entrega de bienes a otra entidad. No obstante, el artículo 27 del Decreto 558 de 2006, establece que la transferencia de los bienes inmuebles se realiza mediante acta suscrita por los representantes de las dos entidades, protocolizada ante notario, con publicación en el Diario Oficial e inscripción en la Oficina de Registro de Instrumentos, la cual constituye el soporte de los registros contables. Igualmente, debemos recordar que los Contratos de Comodato, según establece el Código

Civil Colombiano en el artículo 2200, “Naturaleza Jurídica del Contrato de Comodato: … una de las partes entrega a otra gratuitamente una especie mueble o raíz, para que haga

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uso de ella, y con cargo de restituir la misma especie después de terminar el uso.” (El subrayado es nuestro) En el mismo sentido, el artículo 2201 del mismo código señala que “El comodante conserva sobre la cosa prestada todos los derechos que antes tenía, pero no su ejercicio, en cuanto fuere incompatible con el uso concedido al comodatario.” (El subrayado es nuestro) Sobre el Contrato de Comodato suscrito con la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, el concepto

10 en mención señala que: “… es necesario precisar que la Universidad

Distrital recibe los bienes objeto del contrato, para su uso y goce, conservando la actual Secretaría la propiedad o titularidad del bien siendo necesario aclarar que no surge ninguna obligación legal de transferencia para con ellos.” Se aclara que actualmente la propiedad y titularidad sobre los bienes inmuebles está en cabeza del Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público. (Subrayado es nuestro) Por otra parte, respecto de los contratos suscritos por el Instituto Distrital de Cultura y Turismo hoy Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, el Decreto 558

11 de 2006,

Capítulo III, Régimen de Transición, artículo 25. Actos y Contratos en Trámite, estableció que “La Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte sustituye al Instituto Distrital de Cultura y Turismo en todos y cada uno de los derechos y obligaciones derivados de los actos y contratos que a la fecha de entrada en vigencia del presente decreto se encuentren en ejecución, así como los litigios que de los mismos puedan surgir. Con la ejecutoria de los actos administrativos respectivos se cumplen las exigencias que se requiere acreditar por el Instituto, de acuerdo con las normas legales sin que sea necesario expedir ningún acto adicional. En los demás casos opera la sustitución antes mencionada. En lo relacionado con los contratos debidamente perfeccionados no se requiere del cumplimiento de ningún otro requisito ante la Secretaría por lo que ésta sustituirá en adelante los procedimientos en trámite.” (Subrayado fuera de texto). Dado que a la entrada en vigencia del Decreto 558 de 2006, cuando el Contrato de Comodato se encontraba en ejecución, consideramos pertinente acotar que de acuerdo con lo citado anteriormente, se deben mantener las mismas condiciones de la entrega de los bienes a la Universidad convenido inicialmente por el Instituto, sin ningún acto adicional, solo que ahora en cabeza del Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público, quien en virtud del Artículo 27, administra los bienes de propiedad y titularidad del Distrito Capital, del cual hace parte esa Secretaría. De acuerdo con el Régimen de Contabilidad Pública, por tratarse de bienes para el uso permanente recibidos sin contraprestación de otras entidades de gobierno general, la

10

Concepto jurídico expedido por el DADEP No. 2007EE6686 de junio 4 de 2007 11

Por el cual se determina el objeto, la estructura organizacional y las funciones de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte …

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Universidad los debe incorporar por el valor estipulado en el Contrato de Comodato, en el grupo 16-Propiedades, planta y Equipo, separadamente terrenos de edificaciones; estimar la nueva vida útil y reconocer la pérdida de capacidad operacional por el uso, cuya depreciación va con cargo al patrimonio, subcuenta 327003-Depreciación de Propiedades, Planta y Equipo, siempre y cuando estos activos no estén asociados con actividades de producción de bienes y prestación de servicios, evento en el cual se reconocerían como costos.

En este orden de ideas, se considera necesario tener en cuenta las siguientes consideraciones:

El Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público debe incorporar en sus activos los bienes recibidos de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte. Reclasificar a Cuentas de Orden los que correspondan a contratos de comodato para reconocer que conserva la propiedad, titularidad y el control contable sobre ellos.

La Universidad Distrital Francisco José de Caldas los debe incorporar en su balance como activos por el valor convenido, a pesar de que solamente los recibe para su uso y goce, es claro que no surge ninguna obligación legal por parte del Departamento de transferirle ni la propiedad ni la titularidad.

Así las cosas se recomienda realizar los siguientes registros contables:

A- Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público Reconocimiento del retiro de los bienes por parte de la entidad de origen


1685* DEPRECIACIÓN ACUMULADA (CR) XX

1695* PROVISIONES PARAS PROTECCIÓN

DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO

XX

16* PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO XX

3105** CAPITAL FISCAL XX

Cancelación de las valorizaciones, si la tuviere.


3115 * SUPERAVIT POR VALORIZACION Xx

1999 * VALORIZACIONES Xx


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Control en Cuentas de Orden


8347 BIENES ENTREGADOS A TERCEROS

834704 * Propiedades, Planta y Equipo Xx


891518 Bienes entregados a terceros Xx


C- Universidad Distrital Francisco José de Caldas Incorporación de los bienes por parte de la entidad receptora


16* PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO Xx

3255 PATRIMONIO INSTITUCIONAL INCORPORADO

325525 Bienes Xx

* Subcuenta relacionada con la naturaleza del bien. ** A esta cuenta se le cargan las variaciones resultantes de cancelar las cuentas del Activo. *** Registra por el valor convenido, (valor en libros o uno estimado mediante un avalúo técnico).

CONCLUSIONES

Dado que a la entrada en vigencia del Decreto 558 de 2006 el Contrato de Comodato suscrito entre la Universidad Distrital Francisco Jose de Caldas y el Instituto Distrital de Cultura y Turismo, hoy Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, se encontraba en ejecución, se considera que se mantienen las mismas condiciones de la entrega de los bienes a la Universidad por parte del extinto Instituto, solo que ahora la propiedad y titularidad está en cabeza del Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público, entidad que recibió la propiedad y titularidad sobre tal como lo dispuso el Artículo 27 del mismo Decreto.

La Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, en atención a lo dispuesto por el citado Decreto, debe efectuar la transferencia de los bienes inmuebles que constituyeron el

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patrimonio del Instituto al Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público, mediante acta suscrita por los representantes de las dos entidades, protocolizada ante notario, con publicación en el Diario Oficial y la inscripción en la Oficina de Registro de Instrumentos, la cual constituye el soporte de los registros contables.

Si la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte aún tiene incorporados esos bienes en su balance, lo que procede es el retiro de sus activos. El Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público, por el contrario los debe incorporar en sus activos, y reclasificar a cuentas de orden aquellos que están en uso y goce de la Universidad Distrital Francisco Jose de Caldas, entidad que finalmente los recibe sin contraprestación y los incorpora en sus Propiedades, Planta y Equipo, cuenta del activo.

Adicionalmente, esta última adquiere la responsabilidad por la administración, protección, control, mantenimiento de tales bienes y la actualización periódica de su valor, de acuerdo con el Régimen de Contabilidad Pública vigente. Por su parte el Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público, debe mantener el control sobre todos los bienes en calidad de propietario a través de las cuentas de orden.

Con relación al contenido de esta comunicación, es importante señalar que la Corte Constitucional, de conformidad con la sentencia C-487 de 1997, determinó que las normas y conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Ello, de acuerdo con lo establecido en el artículo 354 de la Constitución Política Nacional y la Ley 298 de 1996, en las que se indica que esa entidad tiene la competencia exclusiva para la expedición de normas contables de carácter técnico y procedimental que deben aplicar las entidades que conforman el sector público. Por lo anterior, la única autoridad doctrinaria en esa materia es la Contaduría General de la Nación, actividad que cumple mediante la emisión de conceptos que ayudan a la interpretación de dicha regulación. En atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), los conceptos expedidos por la Dirección Distrital de Contabilidad se emiten en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2, por tanto, no son de obligatorio cumplimiento. Los mismos corresponden al criterio de este Despacho sobre un tema específico objeto de consulta y se entregan por requerimiento de la entidad, como en este caso.

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TEMA: Depuración de saldos contables que carecen de soporte documental En atención a su consulta según radicado No. ER74272 del 02 de agosto del año en curso, en relación con la depuración de saldos del balance, precisamos:

CONSULTA “La Contraloría ha exigido la depuración de la cuenta Amortización de los Bienes de Beneficio y uso Público la cual después de una labor de búsqueda documental se pudo ajustar en el 99.9% quedando un saldo de $131 millones los cuales no tienen soporte documental que permita su depuración. Por lo anterior solicito respetuosamente, se conceptúe que se debe hacer en estos casos en razón a que la Contraloría no atendió favorablemente nuestra gestión”

RESPUESTA Sobre el particular es importante recordar que la Contaduría General de la Nación CGN, mediante la Resolución 119 del 27 de abril de 2006, adoptó el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, la cual indica las actividades mínimas que deben desarrollar los responsables de la información financiera, económica y social en los entes públicos, para garantizar la producción de información razonable, oportuna y confiable. Igualmente determina en el artículo 2° que “El Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública debe ser aplicado por los entes públicos incluidos en el ámbito de aplicación del Plan General de Contabilidad Pública”, hoy Régimen de Contabilidad Pública. La resolución en mención, respecto a las partidas que aparecen pendientes de depuración las cuales son materia de su consulta, determina:

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Con relación al proceso rutinario de depuración contable, la entidad debe continuar con el proceso de verificación, seguimiento, legalización o, cuando a ello haya lugar, el retiro de saldos que forman parte de sus estados financieros. En la depuración de las cifras no confiables que aparezcan en la información contable se aplicará lo indicado en la Resolución 119 antes citada, la cual establece, que “se deben adelantar las acciones administrativas que sean necesarias para evitar el registro de información afectada por alguna de las siguientes situaciones: a) Valores que afecten la situación patrimonial y no representen derechos, bienes u

obligaciones ciertos para la entidad.


c) Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago, por

cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción, según sea el caso.



persona por la pérdida de los bienes y derechos que representan.” De otra parte, la Circular Externa No. 064 del 27 de julio de 2006, expedida por la Contaduría General de la Nación, establece que la entidad desarrollará, en forma permanente, las actividades necesarias que le permitan determinar la existencia real de bienes, derechos y obligaciones que afectan el patrimonio público, con base en los saldos de dudosa razonabilidad que sean identificados, los cuales serán objeto de reclasificación o ajuste, según corresponda. En relación con la depuración de saldos pendientes de evaluación y depuración, este Despacho, mediante Resolución No. DDC-000002 de 29 de septiembre de 2006, estableció los lineamientos para garantizar la Sostenibilidad del Sistema Contable Público Distrital, la cual debe servir de guía para culminar la depuración de los saldos referidos. , para lo cual se dispuso lo siguiente:

“ARTÍCULO 3º.- Depuración ordinaria de saldos contables. La depuración normal de los saldos se fundamentará en el cumplimiento de las normas legales aplicables en cada caso en particular y en los procedimientos administrativos específicos establecidos por la entidad.

PARÁGRAFO: Cuando se establezca que el saldo objeto de depuración corresponde a errores de contabilización, el ajuste o reclasificación contable procederá de conformidad con

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la normatividad contable vigente.


PARÁGRAFO.- El proceso de depuración de la información contable pública distrital de que trata el artículo anterior estará soportado en un expediente documental que contenga todos los documentos que acrediten la gestión administrativa realizada y el acta elaborada por el Comité de Sostenibilidad del Sistema Contable Público. El expediente documental deberá quedar a disposición de los organismos de control para lo de su competencia.”

Cuando se disponga de los documentos que evidencien la realidad financiera o se requiera de ajustes contables fundamentados en el ordenamiento legal, se tratará de una depuración de carácter ordinario. Igual procedimiento se aplicará cuando se presenten errores en el registro o contabilización de partidas, evento en el cual, el ajuste o reclasificación contable procederá de conformidad con la normativa contable vigente sin requerir de actos administrativos adicionales. Sí, por el contrario, el resultado de la gestión administrativa e investigativa no permite establecer la procedencia u origen de la partida, el representante legal, mediante acto administrativo, podrá aprobar la depuración, previa recomendación del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable o la instancia asesora que se establezca internamente, dado que correspondería a un proceso de carácter extraordinario. La entidad podrá crear un “Comité de Sostenibilidad del Sistema Contable” de conformidad con los lineamientos de la Resolución 119, de tal manera que pueda evaluar y discutir permanentemente sobre la pertinencia o no de eliminar o incorporar saldos en la información contable, lo mismo que implementar las acciones correctivas o preventivas y planes de seguimiento necesarios que eviten incurrir en idénticas circunstancias, garantizando así la permanente confiabilidad y oportunidad de la información contable. Del análisis anterior, podemos deducir que en las circunstancias planteadas en la consulta, procede la depuración de saldos que comprometan la confiabilidad de los Estados Financieros, situación que obliga a implementar controles que minimicen la problemática. Solo que ello procede cuando se han adelantado todas las gestiones posibles para esclarecer el asunto. Respecto a las partidas pendientes de legalizar, este Despacho considera que solo es posible ordenar la eliminación de saldos que no representen recursos, derechos, bienes u obligaciones ciertas, hasta tanto se conforme un expediente que justifique la imposibilidad de aclarar las partidas; por tanto, será necesario continuar con las gestiones administrativas que conduzcan a

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establecer la existencia real de derechos u obligaciones, hasta lograr la depuración total del saldo respectivo, de tal forma que se reflejen en forma fidedigna. Para lograr tal propósito, es preciso desarrollar actividades que exigen análisis, confirmación, inspección de saldos, para establecer la procedencia u origen de cada partida, hasta disponer del soporte correspondiente, el cual servirá de base para ordenar los ajustes contables a que haya lugar, sin requerir de actos administrativos adicionales. Lo anterior significa, que las entidades públicas deben tener en cuenta las diferentes circunstancias por las cuales aparecen registradas partidas con alguna problemática que impida demostrar su origen o procedencia, con el propósito de implementar los controles necesarios que garanticen su confiabilidad permanente. Por tanto, todo dato reportado en los estados contables debe ser susceptible de comprobaciones y conciliaciones exhaustivas o aleatorias, internas o externas, que acrediten y confirmen su procedencia y magnitud, observando siempre la aplicación estricta de las normas existentes para el registro de los hechos o actividades públicas. En todos los casos, los hechos financieros, económicos y sociales que realice la entidad contable pública deben tener su respectivo documento soporte idóneo para que puedan ser registrados contablemente y revelados en los estados contables e informes complementarios. De tal manera, que se deben reconocer y vincular al proceso contable los bienes, derechos y obligaciones que estén debidamente soportados pero que por cualquier razón no hubieran sido objeto de registro. Con respecto a las partidas que menciona en su consulta, sobre los cuales la entidad, tal como se indicó en los párrafos anteriores, ha adelantado toda gestión posible en procura de establecer la procedencia y soporte documental para realizar el reconocimiento correspondiente sin ningún resultado positivo, recomendamos ordenar la depuración extraordinaria respectiva, tal como lo establece la Resolución DDC002 de 2006, antes referenciada, pues se trata de partidas que afectan la razonabilidad de la información contable.

CONCLUSIONES


Los entes públicos incluidos en el ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública, permanentemente deben evaluar las circunstancias que originaron saldos inconsistentes e implementar los correctivos para subsanarlos evitando su recurrencia y continuando con la labor para presentar información contable confiable y oportuna.

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Una vez agotada la gestión administrativa interna y externa se demuestra que no es posible establecer la procedencia u origen de saldos contables, será necesario someter a consulta del Comité de Sostenibilidad Contable que se haya integrado para el efecto en la entidad, para que recomiende al máximo órgano de dirección o al representante legal autorizar la eliminación de tales valores por no corresponder a derechos u obligaciones ciertos.

Por lo anterior, si la entidad adelantó toda la gestión posible sin encontrar evidencia o explicación alguna sobre el origen de las partidas, este Despacho recomienda ordenar los ajustes respectivos, en cumplimiento a lo establecido por la Contaduría General de la Nación para la sostenibilidad del sistema contable en cada entidad, cuando determina que no podrán registrarse contablemente los hechos económicos, financieros y sociales que no se encuentren debidamente soportados.

Es conveniente tener en cuenta que la Contaduría General de la Nación es el máximo órgano rector en materia contable pública en Colombia. En tal sentido se pronunció la Corte Constitucional mediante sentencia C-487 de 1997, determinando que las normas y conceptos emitidos por esa entidad son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Por lo expuesto anteriormente, se debe tener presente que los conceptos de la Dirección Distrital de Contabilidad, se expiden en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A), y son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2; por tanto, no son de obligatorio cumplimiento

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TEMA: Procedimiento contable para vehículo recibido en remate En atención a su requerimiento radicado en la Secretaría Distrital de Hacienda con el No. 2007ER65154 de julio 10 de 2007, donde nos solicita concepto sobre aspectos contables y presupuestales relacionados con el ingreso por la adjudicación de un vehículo automotor a favor del Instituto, de conformidad con lo indicado en el texto de la consulta citada a continuación, nos permitimos indicar lo siguiente:

CONSULTA:

“De manera atenta, me permito poner a su conocimiento los siguientes hechos, con el

fin de determinar e informar a ésta Entidad, el tratamiento presupuestal y contable que

debe darse a un vehículo automotor, que fue recibido por el Instituto con ocasión de una

cesión de crédito a favor del IDU:

El día 24 de octubre de 2006 fue adjudicado a favor del IDU el vehículo marca Mazda

Línea Coupe modelo 1992 placas BBJ-543, en ocasión a la cesión del crédito que a favor

del IDU hiciera el señor Ricardo Bassil Chahin en el proceso ejecutivo…

Como resultado de la conciliación, el IDU pagó al señor Ricardo Bassil Chahin el valor de

los perjuicios ocasionados y en contraprestación, exigió la cesión del crédito cobrado en

el Juzgado 48 civil municipal. La entidad a través de apoderado judicial obtuvo su

reconocimiento como cesionario del crédito cobrado, permitiéndole en la diligencia de

remate del único bien embargado (vehículo Mazda), pedir la adjudicación por cuenta de

su crédito;… ”

RESPUESTA Para emitir una opinión objetiva sobre los registros contables requeridos para el reconocimiento de los hechos planteados en su consulta, previamente se hace necesario el conocimiento amplio, preciso, seguro, profundo y claro de los distintos elementos relacionados con el asunto, solo que desafortunadamente, en este caso, a pesar de insistir en ello no hemos podido

224

conocer la totalidad de los datos, aspecto que nos impide dar una respuesta definitiva, acorde con las necesidades de esa entidad. En efecto, para producir un concepto adecuado se requeriría, entre otros, los siguientes datos:

a. Acta de Conciliación prejudicial suscrita por el IDU con la aprobación del Tribunal Administrativo de Cundinamarca,

b. Monto de los perjuicios ocasionados por esa entidad al señor Ricardo Bassil c. Valor de los créditos cedidos por el señor Bassil al IDU d. Valor de los derechos del IDU por concepto de la contribución por valorización a cargo

del señor Eduardo Viana e. Tipo de registros realizados por el IDU para reconocer el derecho recibido f. Tipo o clase de título recibido por el IDU con ocasión de los derechos cedidos por el

señor Bassil g. Valores y clase de derechos que se liquidaron con ocasión del recibo del vehículo objeto

de la consulta. h. Tipo de registros realizados por el IDU para reconocer el recibo del vehículo i. Condiciones o eventos que dieron origen al recibo del vehículo

No obstante lo anterior, a partir de supuestos nuestros, intentaremos entregar una opinión sobre el asunto en cuestión, así: 1. En principio suponemos que para reconocer la indemnización a favor del señor Bassil por

los perjuicios que le fueron ocasionados por fallas del IDU en el servicio, esa entidad inicialmente debió reconocer un pasivo estimado registrado con cargo al gasto por provisiones y luego si registrar el pasivo real en la cuenta por pagar 2460 Créditos judiciales

2. Igualmente, partimos del supuesto que producto del recibo de los derechos que el señor

Bassil entregó al IDU como resultado de la conciliación extrajudicial, como beneficiario de la indemnización a que hace referencia el párrafo anterior, ésta entidad debió incorporar el monto de los mismos en la Cuenta 14 Deudores” como abono al grupo 24 cuentas por pagar. Ello con el objeto de reconocer el derecho que se estaba adquiriendo a favor del IDU recibido del Señor Bassil.

3. Que producto de los registros indicados en los numerales 1. y 2., debemos entender que en

los activos del IDU debían aparecer dos (2) saldos en la cuenta DEUDORES, el primero correspondiente a los derechos por concepto de la contribución por valorización y el segundo por concepto de los créditos recibidos, cedidos por el señor Bassil por requerimiento del Instituto en la conciliación prejudicial antes anotada.

4. Con ocasión del recibo del vehículo, éste debe incorporarse a los activos de la entidad en la

cuenta 1930 “Bienes recibidos en dación de pago” por el valor convenido o fijado en la

225

decisión judicial, con abono a las deudas anotadas en el numeral anterior, pues suponemos que el vehículo se entrega para liquidar la totalidad de los valores adeudados.

5. Si el valor del vehículo difirió del monto que representan los derechos citados

anteriormente, se deberá reconocer una pérdida o ingreso extraordinario, según el caso.

Con relación a los “bienes recibidos en dación de pago, será obligatorio tener en cuenta que el procedimiento administrativo y jurídico adoptado para ello, por tratarse de eventos de carácter especial, requiere de un ordenamiento particular, el cual difiere del previsto para el ingreso y salida de los bienes dispuestos para ser utilizados en el cumplimiento del cometido estatal a cargo de la entidad. Es claro, que no son bienes dispuestos para utilización del Instituto en desarrollo de su función; por tanto, no deben hacer parte del inventario ordinario de propiedades, planta y equipos, aunque deben hacer parte de los activos de la entidad y se mostrarán por separado de los demás. Los procedimientos jurídicos, administrativos y contables deben armonizarse con el propósito de revelar en los estados contables todos los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales ajustados a la realidad de su ocurrencia y en los rubros relacionados con la operación. Por ello, una vez se encuentren en poder del Instituto estos bienes se registrarán como “Bienes Recibidos en Dación de Pago” y con base en ello, proceder a la cancelación de los derechos que se liquidan, de conformidad con la decisión judicial. El procedimiento que adopte la entidad para el ingreso, administración, custodia y salida de bienes recibidos en dación de pago no necesariamente es el mismo establecido por este Despacho sen la Resolución DDC – 001 de 2001 mediante la cual se adoptó el “Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo de Bienes en las Entidades del Distrito Capital”. Sin embargo, la entidad puede adaptar parte de la misma a los requerimientos propios de este asunto. Es por lo anterior, que por tener relación con su consulta y considerarlo pertinente, anexamos copia de los conceptos 2007IE17485 de mayo 2 de 2007 relacionado con el tramite para la venta de bienes recibidos en dación de pago y 2007IE21705 de mayo 29 de 2007, sobre destino final de los bienes recibidos en dación de pago, emitidos por este Despacho. Por último, aunque este Despacho no tiene la competencia para determinar el procedimiento administrativo en relación con la afectación presupuestal derivada del recibo de bienes en dación de pago, recomendamos tener en cuenta que el hecho de recibir bienes en dación de pago, no debería reconocerse como “Recaudos” en el informe de la ejecución del presupuesto de ingresos toda vez que no se produce corriente monetaria alguna. En el presupuesto se afora

226

el “recaudo” esperado; por tanto, se tratará de una operación que solo afecta la contabilidad patrimonial.

CONCLUSIONES

El recibo de bienes en dación de pago es un procedimiento que, jurídica y administrativamente, debe considerarse de carácter especial, razón por la que requiere de un ordenamiento específico, diferente del previsto para aquellos que ingresan o salen del inventario dispuestos para el uso de la entidad en desarrollo de su cometido estatal.

El IDU debe establecer un procedimiento administrativo específico para el tratamiento de los bienes recibidos en dación de pago, el cual no necesariamente será el mismo establecido por este Despacho en la Resolución 001, sin embargo, puede adaptar parte del mismo a los requerimientos propios del asunto.

Los bienes en dación de pago son recibidos para satisfacer el pago de derechos a favor del IDU,

Contablemente el vehículo se debe incorporar en los activos del IDU en una cuenta denominada: Bienes recibidos en dación de pago, con abono a los deudores correspondientes junto con los intereses de mora conexos, de conformidad con lo ordenado por la autoridad competente en el documento que origina la operación.

Los bienes recibidos en dación de pago no están dispuestos para utilización del Instituto en desarrollo de su cometido estatal; por tanto, no deben hacer parte del inventario normal de propiedades, planta y equipos, aunque hacen parte de los activos del mismo y se deben mostrar por separado de los demás. Adicionalmente, deben quedar en custodia hasta que la administración decida su destinación.

Sobre el tema presupuestal este Despacho no tiene la competencia para determinar el procedimiento en relación con la afectación derivada del recibo de bienes en dación de pago, pero recomendamos que el hecho de recibir bienes en dación de pago no debería reconocerse como “Recaudos” en el informe de la ejecución del presupuesto de ingresos toda vez que no se produce corriente monetaria alguna. En el presupuesto se afora el “recaudo” esperado; razón por la cual se tratará de una operación que solo afecta la contabilidad patrimonial.

Con relación al contenido de esta comunicación, es importante señalar que la Corte Constitucional, de conformidad con la sentencia C-487 de 1997, determinó que las normas y conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de

227

la Regulación Contable Pública. Ello, de acuerdo con lo establecido en el artículo 354 de la Constitución Política Nacional y la Ley 298 de 1996, se indica que esa entidad tiene la competencia exclusiva para la expedición de normas contables de carácter técnico y procedimental que deben aplicar las entidades que conforman el sector público. Por lo anterior, la única autoridad doctrinaria en esa materia es la Contaduría General de la Nación, actividad que cumple mediante la emisión de conceptos que ayudan a la interpretación de dicha regulación. En atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), los conceptos expedidos por la Dirección Distrital de Contabilidad se emiten en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2, por tanto, no son de obligatorio cumplimiento. Los mismos corresponden al criterio de este Despacho sobre un tema específico objeto de consulta y se entregan por requerimiento de la entidad, como en este caso.

228




TEMA: Procedimiento presupuestal y contable para el manejo de los pasivos

exigibles y reservas presupuestales En atención a su requerimiento radicado en la Secretaría Distrital de Hacienda con el No. 2007ER62338 de julio 5 de 2007, en donde nos solicita concepto sobre aspectos contables y presupuestales relacionados con el registro, control y financiamiento de los compromisos y obligaciones a cargo de la entidad que, por diversas circunstancias, quedan pendientes de ejecutarse al cierre de una vigencia fiscal. Antes de dar respuesta a cada cuestionamiento particular, consideramos pertinente precisar la normatividad que los Fondos de Desarrollo Local deben aplicar tanto en lo referente al proceso presupuestal como en materia de contabilidad patrimonial o financiera. Con relación al proceso presupuestal la normatividad que se debe atender, en principio, se encuentra en el Decreto Distrital 1139 de 2000

12. Sin embargo, en caso que tal norma no

reglamente algún aspecto en particular o se presenten vacíos en la regulación, se debe recurrir a normas superiores, en este caso, al Decreto Distrital 714 de 1996

13, tal como lo prevé el

Artículo 47 del Decreto Distrital 1139 de 2000:

“ARTÍCULO 47.- De la remisión al estatuto orgánico de presupuesto distrital.

Cuando existan vacíos en la regulación del presente Decreto respecto de la programación, ejecución y control del Presupuesto de los F.D.L., se aplicarán las normas que regulen situaciones análogas en el Decreto 714 de 1996 y sus decretos reglamentarios”.

En cuanto al proceso de contabilidad patrimonial o financiera, referido a la identificación, medición, registro y revelación de las operaciones y transacciones financieras, económicas, sociales y ambientales que suceden en cada ente público para efectos de la producción y certificación de los estados contables, la normatividad se encuentra dispuesta en el Régimen

12

Por el cual se reglamenta el proceso presupuestal de los Fondos de Desarrollo Local. 13

Por el cual se compilan el Acuerdo 24 de 1995 y Acuerdo 20 de 1996 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto

Distrital

229

de Contabilidad Pública (RCP) vigente, emitido por el Contador General de la Nación. En el mismo sentido, la Dirección Distrital de Contabilidad, en atención a lo dispuesto por el Acuerdo Distrital 017 de 1995, ha expedido reglamentación específica en esa materia con estricta sujeción a lo establecido en la regulación superior. Ahora bien, para efectos de aclarar los conceptos sobre las dudas planteadas, hemos decidido atender cada pregunta pero en un orden diferente al presentado en su requerimiento. Es importante precisar que se emite una respuesta de manera general y abstracta, así:

PREGUNTA

1. ¿Qué se entiende presupuestalmente como “Pasivo Exigible”? Con relación al alcance del concepto “Pasivos Exigibles”, es necesario tener en cuenta que éste tiene una connotación diferente en el ámbito presupuestal con respecto a su significado en el marco de la contabilidad patrimonial o financiera. Como entendemos que el cuestionamiento se refiere a los “Pasivos Exigibles” en el ámbito presupuestal, es necesario, en primer lugar, precisar varios temas a saber:

a) El significado del concepto “Reservas Presupuestales”, b) Los Pasivos Exigibles derivados de Reservas Presupuestales no ejecutadas c) El concepto “Obligaciones por Pagar” en el ámbito del presupuesto local y, d) Los Pasivos exigibles en el ámbito de la contabilidad financiera o patrimonial

Reservas presupuestales Las “Reservas Presupuestales” son un mecanismo o procedimiento de tipo presupuestal, dispuesto legalmente para garantizar el financiamiento de los compromisos pendientes de ejecutar al 31 de diciembre de una vigencia fiscal, adquiridos legalmente. Nótese que solo se hace referencia a los compromisos que afectaron en forma definitiva el presupuesto de inversiones y gastos del periodo fiscal objeto de análisis, cuyo objeto pactado en los mismos no se ha ejecutado o recibido a satisfacción al cierre del respectivo periodo. El concepto “Reserva Presupuestal” no está definido en el Decreto Distrital 1139 de 2000, pero de ellas se ocupa el segundo y tercer inciso del Artículo 61º del Estatuto Orgánico de Presupuesto Distrital contenido en el Decreto Distrital 714 de 1996, en donde se dispone lo siguiente:

“Artículo 61 De las Apropiaciones y Reservas.

230

“(...) Al cierre de la vigencia fiscal cada organismo y entidad constituirá las

reservas presupuestales con los compromisos que al 31 de diciembre no se hayan

cumplido, siempre y cuando estén legalmente contraídos y desarrollen el objeto de

la apropiación. Las reservas presupuestales solo podrán utilizarse para cancelar

los compromisos que le dieron origen.

Igualmente, cada organismo y entidad constituirá al 31 de diciembre de cada año

cuentas por pagar con las obligaciones correspondientes a los anticipos pactados

en los contratos de la entrega de bienes y servicios. (Subrayado y negrillas fuera de texto).

Como se indicó anteriormente, el objeto pretendido con tal disposición es garantizar el adecuado financiamiento o respaldo económico para los compromisos pendientes al cierre fiscal. Se supone que en tales circunstancias, en el periodo siguiente a aquel en el que se pactó legalmente el compromiso, se recibirá el objeto estipulado en los mismos (obras, bienes y/o servicios, según el caso), evento con el que se entenderán ejecutadas tales “Reservas Presupuestales”.

Pasivos Exigibles en el ámbito presupuestal (Esta denominación se utilizó hasta el año

2005, en el 2006 se llamaban Obligaciones por Pagar Otras Vigencias y en 2007

Obligaciones por Pagar) Cuando los compromisos amparados con “Reservas Presupuestales” no se ejecutan en el periodo fiscal para el cual fueron constituidas, éstas fenecen. Ello ocurre cuando los compromisos que tienen respaldo en las citadas “Reservas Presupuestales” no se pagan totalmente en el año siguiente a aquel en que éstos se adquirieron. Sin embargo, lo que fenece o desaparece es la “Reserva Presupuestal”, pero el compromiso, se supone, que legalmente continúa vigente. Ello obliga a buscar financiación para éstos en el periodo fiscal siguiente. A este tipo de compromisos se les conoce como “Pasivos Exigibles” de tipo presupuestal. En el ámbito de lo presupuestal, los “Pasivos Exigibles” son un mecanismo de tipo financiero mediante el cual se otorga asignación presupuestal a compromisos pendientes de ejecución en el periodo fiscal siguiente a aquel en que tuvieron financiamiento con “Reservas Presupuestales”. Dicho en otros términos, los “Pasivos Exigibles”, por lo general, corresponden a compromisos debidamente perfeccionados que fenecen presupuestalmente por no haber sido cancelados en la vigencia en que se constituyeron como reserva presupuestal, por lo tanto deben pagarse con cargo al presupuesto de la vigencia en que se hagan exigibles. El procedimiento descrito anteriormente tanto para “Reservas Presupuestales” como para los “Pasivos Exigibles” es el que ha dispuesto la normatividad presupuestal vigente para las entidades que hacen parte del “Presupuesto Anual del Distrito Capital”, constituido por los

231

órganos, dependencias y entidades que conforman la Administración Central junto con los Establecimientos Públicos y asimilados. Sobre el particular la Dirección Distrital de Presupuesto, en la Circular 22 de diciembre 13 de 2006, indicó lo siguiente:

(…)

“Las Reservas Presupuestales correspondientes a la vigencia fiscal del 2005 que no

hubieren sido ejecutadas a 31 de diciembre de 2006 fenecerán sin excepción y el saldo

no debe ser anulado, por cuanto se constituye en un pasivo exigible para el 2007. Si se llegara a anular el saldo es porque ya cesa la obligación. Las entidades que hayan programado pasivos exigibles en el presupuesto, una vez éstos sean depurados, solicitarán el traslado respectivo de gastos de funcionamiento o inversión directa a la Dirección de Presupuesto para atender los pasivos en el caso de que el monto sea mayor al programado y la reducción pertinente si este valor es inferior”. (Subrayado y negrilla fuera de texto)

Las “Obligaciones Presupuestales por Pagar” De conformidad con lo estipulado en el artículo 5 del Decreto 1139 de 2000, Los Fondos de Desarrollo Local, al igual que las demás entidades, dependencias y organismo que conforman el sector gobierno general, deben elaborar un inventario de sus compromisos pendientes al cierre de un periodo fiscal. Ello significa que al finalizar cada vigencia fiscal, identifican y cuantifican las “Obligaciones por Pagar”, los compromisos pendientes de ejecutar a su cargo, en los que, además de las “Reservas presupuestales” que habrán de ejecutarse en la vigencia fiscal siguiente a la fecha de corte respectiva, se incluyen los saldos de compromisos pendientes de pago de vigencias fiscales anteriores o “Pasivos exigibles”. En atención a que el último inciso del Artículo 61 del Decreto Distrital 714 de 1996 y Artículo 40 del Decreto 1139 de 2000, disponen que: “El gobierno distrital establecerá los requisitos y plazos que deben observar para el cumplimiento del presente artículo. (Acuerdo 20 de 1996, art. 5

o.)”, la Dirección Distrital de Presupuesto (DDP), para adelantar tal ejercicio, dispuso el

procedimiento a seguir por parte de los Fondos de Desarrollo Local para efectos de establecer la situación presupuestal al cierre de cada periodo. En tal sentido, la Circular 30 de diciembre 22 de 2005, al referirse a las “Obligaciones por Pagar de otras Vigencias”, que para efectos de este concepto se entienden como “Pasivos Exigibles”, los definió así:

232

“son los saldos de obligaciones adquiridas en el 2004 y anteriores que no pagaron a 31 de diciembre de 2005”.

Por ejemplo, para la vigencia 2007, las “Obligaciones por Pagar de otras Vigencias” o “Pasivos Exigibles” en lo que hace referencia al control de la ejecución presupuestal, corresponden a los saldos de compromisos y obligaciones adquiridas en el 2005 y anteriores que no pagaron a 31 de diciembre de 2006. En tal sentido, en la Circular 23 del 15 de diciembre de 2006, en el numeral 2, la Dirección Distrital de Presupuesto, al entregar las instrucciones para el cierre fiscal de 2006, dispuso lo siguiente en relación con la constitución de las “obligaciones por pagar”:

“Las Obligaciones por Pagar son todos los compromisos de la vigencia y de vigencias

anteriores legalmente adquiridos y pendientes de pago al 31 de diciembre de 2006; es decir, que el bien no se haya recibido, que la obra no se haya terminado o que el servicio no se haya prestado, pero que estén legalmente contraídas, desarrollen el objeto de la apropiación y cuenten con el respectivo registro presupuestal.”(Subrayado y resaltado fuera de texto)

En conclusión, en el caso de los Fondos de Desarrollo Local, la sumatoria de “Reservas Presupuestales” y “Pasivos Exigibles” dan como resultado lo que técnicamente y solo para efectos presupuestales se define como “Obligaciones por Pagar”.

Los “Pasivos Exigibles” en el ámbito de la contabilidad financiera A diferencia de lo que significa un “Pasivo Exigible” en relación con la ejecución del presupuesto público, en el Balance General o estado de situación financiera, originado a través de un sistema de contabilidad patrimonial, los pasivos cuando son exigibles tienen una connotación distinta. Por tanto, consideramos pertinente precisar el significado o alcance de dicho concepto respecto del Sistema Nacional de Contabilidad Pública, regulado por el Contador General de la Nación, de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 354 de la C.P.N. y la Ley 298 de 1996. Los pasivos, en el ámbito de la contabilidad pública, de conformidad con lo dispuesto por el Contador General de la Nación en el Régimen de Contabilidad Pública, específicamente en el punto 2.9.1.2 “Normas técnicas relativas a los pasivos”, párrafo 202, se definen como:

“202. Noción. Los pasivos corresponden a las obligaciones ciertas o estimadas de

la entidad contable pública, derivadas de hechos pasados, de las cuales se prevé que representarán para la entidad un flujo de salida de recursos que incorporan un potencial de servicios o beneficios económicos, en desarrollo de las funciones de cometido estatal”. (Subrayado y negrillas fuera de texto)

233

Nótese que para efectos de la contabilidad financiera o patrimonial, al hablar de un “pasivo” se hace referencia a “obligaciones”. Éstas pueden ser reales (ciertas) o estimadas, que en todo caso surgen de hechos pasados. Ello se precisa en el mismo punto 2.9.1.2 del Régimen de Contabilidad Pública, párrafos 204 y 205. Veamos:

“204. Las obligaciones se originan en las normas y disposiciones legales, en los negocios jurídicos y demás actos o hechos financieros, económicos, sociales y ambientales. Desde el punto de vista económico, se originan como consecuencia de operaciones que implican un incremento de activos o la generación de costos y gastos.

“205. Las obligaciones ciertas se determinan de forma objetiva y precisa, tanto en lo relativo al plazo para su cancelación o aplicación, como en la cuantía del valor a restituir. Por su parte las obligaciones estimadas se caracterizan por la incertidumbre sobre la fecha de su pago y el valor a restituir.

Como se indicó anteriormente, los “pasivos exigibles” en el ámbito de lo presupuestal corresponden a “compromisos”. Éstos, en el ámbito de la contabilidad patrimonial se consideran obligaciones de carácter contingente, de los cuales pueden surgir pasivos exigibles o ciertos, solo si se concreta el objeto pactado en los mismos.

PREGUNTA

2. ¿Cómo se controlan los compromisos presupuestales que quedan pendientes de

ejecutarse al cierre de una vigencia fiscal en el sistema de información contable?

3. ¿Cómo se controlan en la contabilidad patrimonial los compromisos que, teniendo

respaldo en las denominadas “Cuentas por Pagar Presupuestales”, no se ejecutan al

cierre de la vigencia fiscal para el cual tuvieron ese respaldo financiero?

Los compromisos adquiridos en vigencias anteriores que no se han ejecutado al cierre de un periodo fiscal deben incorporarse en el presupuesto ordinario de gastos e inversiones de la vigencia siguiente. Para tal efecto, el Régimen de Contabilidad Pública ha dispuesto su control contable a través de las denominadas cuentas de Clase 0 o “Cuentas de Presupuesto y Tesorería”, las cuales se definen el punto 2.9.1.6., párrafo 313 al 315, así:

“313. Noción. Las cuentas de presupuesto y tesorería constituyen la revelación contable de las diferentes etapas del proceso presupuestal en sus componentes de ingresos y gastos, permitiendo conocer en cualquier momento el resultado de la ejecución, y facilitando su seguimiento, evaluación y control. 314. Las normas técnicas de las cuentas de presupuesto y tesorería definen criterios para el reconocimiento y revelación de los hechos originados en el proceso

234

presupuestal de la entidad contable pública, con el objeto de apoyar los procesos de seguimiento, control y evaluación de la gestión y la toma de decisiones. También definen criterios para el reconocimiento y revelación del recaudo de ingresos no aforados, hasta tanto se surta el proceso de incorporación al presupuesto. Igualmente definen criterios para el reconocimiento y revelación de las reservas presupuestales, las cuentas por pagar y las vigencias futuras. 315. Las cuentas de presupuesto y tesorería se reconocen por los valores establecidos en las diferentes etapas del proceso presupuestal, originados en leyes, ordenanzas, acuerdos, actos administrativos y documentos internos y externos, exigidos en el proceso.”

Bajo el supuesto que todos los compromisos pendientes de ejecutar al cierre de una vigencia fiscal (en el ámbito presupuestal denominados “Obligaciones por pagar”) son incorporados al presupuesto ordinario de inversiones y gastos de la vigencia, se exige que la totalidad de éstos se incorporen a través de éstas cuentas en el sistema contable correspondiente con base en los registros individuales o detallados que se realicen en el sistema de contabilidad presupuestal (PREDIS en el caso de las Localidades), tal como lo indica el párrafos 318 del Régimen de contabilidad Pública en el punto antes citado:

“318. Las cuentas de presupuesto y tesorería se revelan en cada una de las etapas del proceso presupuestal y, según corresponda, en presupuesto de ingresos y gastos.

También revelan los ingresos no aforados, las reservas presupuestales, las

cuentas por pagar, y el control de las apropiaciones de vigencias futuras

aprobadas”. (Subrayado y negrilla fuera de texto)

En relación con los compromisos amparados con “Reservas Presupuestales” y “cuentas por pagar”, en el punto 2.9.1.6.2 “Cuentas de presupuesto de gastos”, párrafo 332, se ratifica la obligación de reconocer tales operaciones a través de este grupo de cuentas.

“332. Las reservas presupuestales y las cuentas por pagar se constituyen y pagan con sujeción al régimen de la entidad y las normas que las reglamentan, y con independencia de las apropiaciones de gastos aprobadas para la vigencia en curso. Las reservas presupuestales consideran las etapas de constitución, obligación y pago; y las cuentas por pagar se revelan de acuerdo con las etapas de constitución y canceladas.”

Bajo el criterio antes anotado, se supone que las “Reservas Presupuestales” y las “Cuentas Presupuestales por Pagar”, para efectos del proceso de ejecución presupuestal, tienen afectación separada del presupuesto básico, situación que no opera en el ordenamiento presupuestal dispuesto por la Dirección Distrital de Presupuesto para los Fondos de Desarrollo Local, la cual exige que los compromisos pendientes de vigencias anteriores deben

235

incorporarse al presupuesto de la vigencia en curso bajo el concepto de “Obligaciones por pagar” La Dirección Distrital de Contabilidad ha indicado que el control de las “Obligaciones por pagar” en Cuentas de Orden dentro del sistema de contabilidad patrimonial es opcional, porque el registro detallado de las operaciones que afectan el presupuesto, tal como se indicó anteriormente, se reconoce y revela a través de las Cuentas de Presupuesto y Tesorería o de Clase 0. Ello significa que los contratos suscritos por una entidad contable pública deben reconocerse de manera individual y detallada en el Sistema de Contabilidad Presupuestal respectivo. Sin embargo, como ese sistema, por lo general, es independiente del Sistema de Información Contable exigido por el Régimen de Contabilidad Pública, de registrarlos en la misma forma en las “Cuentas de presupuesto y tesorería” (clase 0), tendríamos una doble contabilización del mismo sucesos o evento. Ahora bien, si además se registran en Cuentas de Orden, tendríamos un triple reconocimiento, lo cual no es eficiente en términos de los costos que dicho control requiere. El Sistema de Información Presupuestal (PREDIS), en las localidades, no tiene interfase directa con el sistema automatizado con el que se adelanta y controla el proceso contable a cargo de los operadores (contadores) del mismo. Por tal razón, los datos que se incorporan a las cuentas de Planeación y Presupuesto (clase 0) se deben homologar e incorporar en forma agregada o consolidada con base en la información que sobre la ejecución presupuestal produce el sistema contable presupuestal (PREDIS). Sin embargo, se reitera, que la decisión de no llevar el control en las Cuentas de Orden corresponde a cada entidad, de acuerdo con sus políticas, procedimientos internos establecidos y capacidad operativa.

PREGUNTA

4. En el caso de un Fondo de Desarrollo Local, ¿cómo se financian los compromisos y

obligaciones presupuestales que quedan pendientes al cierre de una vigencia fiscal?

RESPUESTA En el caso de los Fondos de Desarrollo Local, las obligaciones y compromisos pendientes de ejecución o pago al cierre de una vigencia fiscal se atienden con cargo a los saldos de recursos disponibles en Tesorería en esa misma fecha. Es decir, que las apropiaciones presupuestales destinadas a cubrir tales compromisos pendientes de pago se financian con la Disponibilidad Inicial y recursos que quedan en la tesorería al cierre de un periodo fiscal.

236

Las obligaciones ciertas, expresas y exigibles (pasivos reales desde la perspectiva de la contabilidad patrimonial), que cuenten con Orden de Pago para las que se haya tramitado la respectiva “Autorización de Giro” con destino al Tesorero Distrital y que no hayan sido pagadas por este funcionario antes de cerrar la vigencia fiscal, la Secretaría Distrital de Hacienda deberá constituir las denominadas “Cuentas por Pagar” y se financiarán o atenderán con cargo a los recursos disponibles de cada localidad sin requerir reincorporación al presupuesto siguiente, pues ya afectaron el presupuesto que se cierra y el PAC de la vigencia respectiva en forma definitiva, lo que significa que una vez reconocido el “giro” presupuestal correspondiente, ese valor desaparece del saldo de compromisos en los libros de control presupuestal. No obstante lo anteriormente expuesto, cuando una Orden de Pago debidamente tramitada con “autorización de giro” ante el Tesorero Distrital, dentro del plazo final establecido formalmente por la Dirección Distrital de Tesorería, debe devolverse a la localidad de origen por cualquier circunstancia, se opta por la anulación de la Orden de Pago y de su autorización de giro en el sistema OPGET, de tal manera que con ello se produce un incremento automático del compromiso afectado inicialmente con ese giro, lo que trae como consecuencia que su saldo formará parte de los compromisos con los que habrá de constituirse las denominadas “Obligaciones por Pagar” en el ámbito presupuestal

14.

Como se indica en el párrafo anterior, los saldos de compromisos pendientes de ejecución al cierre fiscal, a pesar que en su gran mayoría corresponden a compromisos u obligaciones contingentes, también podemos encontrar exigibilidades reales o ciertas, independientemente de la vigencia en la cual se adquirieron, que para efectos presupuestales formarán parte del listado de “Obligaciones por Pagar” constituidas al cierre de cada periodo fiscal. Para atender las “Obligaciones por Pagar”, se deberá asignar una partida o apropiación en el presupuesto de gastos e inversiones correspondiente, tal como lo expresó la Dirección Distrital de Presupuesto en la Circular 13 de 2006, mediante la cual se dieron las instrucciones para la programación del presupuesto de la vigencia fiscal en curso, criterio que se ha mantenido en los últimos años:

“Para la programación de Obligaciones por Pagar se tendrá en cuenta la estimación de los compromisos que los FDL esperan adquirir a 31 de diciembre que no se alcancen a pagar en esta vigencia y la proyección del saldo por girar a 31 de diciembre de las Obligaciones por Pagar presupuestadas en el 2006. Este cálculo se debe realizar en coordinación con las respectivas UELS en los temas de su competencia Es importante garantizar que todas las obligaciones debidamente constituidas y pendientes de pago, queden incorporadas en el presupuesto 2007.

14

Circular 23 de diciembre 15 de 2006, Dirección Distrital de Presupuesto, punto 2

237

Dado que todas las Obligaciones por Pagar están registradas en el Sistema PREDIS, no es necesario presentarlas por año de constitución”

La partida que se incorpora al proyecto de presupuesto de la siguiente vigencia para atender las “Cuentas por Pagar”, constituidas para efectos presupuestales, en principio corresponde a una estimación o proyección, dado que la programación del presupuesto se realiza antes de la finalización de la vigencia fiscal anterior. La fuente de financiación de dicha partida proviene de los recursos en tesorería al cierre de la vigencia fiscal, cifra que se relaciona con los recursos disponibles al cierre de una vigencia, la cual se obtiene de una proyección o estimación, dado que, como se indicó anteriormente, la programación y aprobación del presupuesto local debe producirse antes del cierre de la vigencia anterior. En tal sentido, la Dirección Distrital de Presupuesto, en la Circular 13 de 2006, mediante la cual se dieron las instrucciones para la programación del presupuesto de la vigencia fiscal en curso, indicó lo siguiente:

“Recursos de Capital Por este concepto se programarán los rubros presupuestales de “Venta de Activos” y “Excedentes Financieros”. En cuanto a la Venta de Activos se deben programar únicamente aquellos bienes que legalmente pueden ofertarse.

Para estimar el monto por Excedentes Financieros se requiere calcular el

porcentaje de ejecución presupuestal (compromisos) que pretendan alcanzar en la

vigencia 2006; en tal sentido, el porcentaje de recursos no comprometidos (entiéndase los que no tienen CDP y CRP) corresponderá al monto a programar como excedente financiero”. (Subrayado y negrillas fuera de texto)

Lo anterior significa que la apropiación presupuestal destinada a cubrir las “Cuentas por Pagar”, por tratarse de una estimación o proyección, puede no coincidir con el total de compromisos que se determina luego del cierre fiscal respectivo. Igualmente, el saldo de recursos disponibles o “Excedentes financieros” también son proyectados antes de la fecha de cierre. De presentarse la situación antes descrita, encontraremos que las partidas incorporadas en el presupuesto de ingresos y gastos por concepto de “Excedentes financieros” y “Cuentas por pagar” pueden ser superiores o inferiores a recursos y compromisos realmente cuantificados después del cierre fiscal definitivo; por tanto, será necesario ordenar algunos ajustes al presupuesto. Cuando se ordena el ajuste presupuestal respectivo, se deberá verificar si, por circunstancias diversas, no se incorporaron la totalidad de compromisos pendientes al cierre del periodo

238

anterior adquiridos legalmente, caso en el que recomendamos que, mediante ACTA se deje constancia de tal eventualidad y se proceda a su incorporación al listado de las “Obligaciones por Pagar”.

PREGUNTA

5. ¿Qué ocurre con los compromisos para los cuales se constituyen las denominadas

“Reservas Presupuestales” o “Cuentas por pagar presupuestales” que no se

ejecutan al cierre de la vigencia fiscal en la que se constituyen?

RESPUESTA Tal como se expresó en las respuestas a los cuestionamientos anteriores, cuando los compromisos presupuestales pendientes de ejecución al cierre fiscal anterior, para los cuales se constituyen las denominadas “Obligaciones por pagar”, incorporados al presupuesto de la vigencia fiscal siguiente que para efectos de su financiamiento y ejecución y tampoco se ejecutan al cierre de esa nueva vigencia fiscal, será necesario listarlos junto con los saldos de los demás compromisos pendientes para tenerlos en cuenta dentro de un nuevo proceso de cierre fiscal. Esos compromisos serán incorporados nuevamente al presupuesto de la vigencia subsiguiente. Recordemos que la Dirección Distrital de Presupuesto, en la Circular 23 de diciembre 15 de 2006, al referirse a la “Constitución de Obligaciones por Pagar”, en el punto 2, indicó lo siguiente:

“... son todos los compromisos de la vigencia y de vigencias anteriores legalmente

adquiridos y pendientes de pago al 31 de diciembre de 2006,..”. (Subrayado y

negrillas fuera de texto)

Igualmente, en el mismo punto 2, dicha Circular indica:

En el sistema PREDIS se constituyen en Obligaciones por Pagar las provenientes de la inversión directa de la vigencia 2006 que no hayan sido objeto de pago, y los saldos sin cancelar de Obligaciones por Pagar de la Vigencia y Otras Vigencias, por lo que es requisito que éstas últimas cuenten con los respectivos Certificados Disponibilidad y

Registro Presupuestal. Por lo tanto en dicho sistema los saldos pendientes no deben

ser anulados. (Subrayado fuera de texto).

239

PREGUNTA

6. ¿Cuál es el procedimiento contable a seguir en la vigencia fiscal siguiente con las

reservas presupuestales y pasivos exigibles y para que estos sean incluidos

nuevamente dentro de la contabilidad financiera, cual es el soporte idóneo para su

registro contable?

RESPUESTA En la contabilidad patrimonial o financiera no debe producirse registro alguno cuando se constituyen las denominadas “Reservas Presupuestales” y “Pasivos Exigibles”, que al consolidarse solo para efectos presupuestales, en el caso de las localidades, se denominan en conjunto “Obligaciones por Pagar”, pues, como se aclaró anteriormente, no son obligaciones reales o ciertas sino saldos de compromisos pendientes de ejecutar. El sistema contable debe capturar tal información a partir de las operaciones correspondientes a la ejecución de la apropiación asignada en el presupuesto en curso destinado a cubrir dichas “Obligaciones por Pagar” provenientes de vigencias anteriores. Tales operaciones deben controlarse a través del sistema de control presupuestal PREDIS.

PREGUNTA

7. ¿Contablemente cuándo y cómo se contabiliza una obligación o cuenta por pagar sin

violar el principio de causación y cual su soporte?

8. Los compromisos que no se ejecutan al cierre de la vigencia fiscal para el cual

tuvieron ese respaldo presupuestal, ¿deben causarse o reconocerse como

obligaciones en el sistema de información contable?

RESPUESTA Es necesario reiterar que el concepto “Obligaciones por Pagar” utilizado para efectos presupuestales difiere del concepto “Pasivo” real o cierto como elemento de la estructura patrimonial, reconocido y revelado a través de los estados contables. Así las cosas, las “Obligaciones por Pagar” constituidas solo para efectos presupuestales no se reconocen o se causan en la contabilidad patrimonial, pues tal como se indica el segundo y tercer inciso del Artículo 61º del Estatuto Orgánico de Presupuesto Distrital contenido en el Decreto Distrital 714 de 1996, al referirse a los compromisos pendientes de ejecución definitiva al cierre de una vigencia estableció lo siguiente:

240

“(...) Al cierre de la vigencia fiscal cada organismo y entidad constituirá las reservas

presupuestales con los compromisos que al 31 de diciembre no se hayan cumplido,

siempre y cuando estén legalmente contraídos y desarrollen el objeto de la

apropiación. Las reservas presupuestales solo podrán utilizarse para cancelar los compromisos que le dieron origen. ”(Subrayado y resaltado fuera de texto)

Ello lo ratificó la Dirección Distrital de Presupuesto, en la Circular 23 del 15 de diciembre de 2006, en el numeral 2., al entregar las instrucciones para el cierre fiscal de 2006, cuando dispuso lo siguiente:

“Las Obligaciones por Pagar son todos los compromisos de la vigencia y de vigencias

anteriores legalmente adquiridos y pendientes de pago al 31 de diciembre de 2006; es

decir, que el bien no se haya recibido, que la obra no se haya terminado o que el

servicio no se haya prestado, pero que estén legalmente contraídas, desarrollen el objeto de la apropiación y cuenten con el respectivo registro presupuestal.”(Subrayado y resaltado fuera de texto).

El Régimen de Contabilidad Pública, al referirse a la “causación” o “devengo” como una pauta general o principio básico a tener en cuenta para efectos del proceso contable estableció lo siguiente:


estos. El reconocimiento se efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones,

o cuando la transacción u operación originada por el hecho incida en los

resultados del período”.(Subrayado y resaltado fuera de texto). En el mismo sentido, el Régimen de contabilidad Pública, en el párrafo 224, punto 2.9.1.2.3. del Marco Conceptual, cuando hace referencia a las normas técnicas relativas a las “Cuentas por Pagar” desde el ámbito patrimonial o financiero, establece lo siguiente:

“Las cuentas por pagar se registran en el momento en que se reciba el bien o

servicio, o se formalicen los documentos que generan las obligaciones correspondientes, de conformidad con las condiciones contractuales. Cuando no exista prestación a cargo de un tercero, su reconocimiento debe estar condicionado al origen de la obligación en virtud del acto jurídico que la sustenta”.

Si el contador de una entidad decide reconocer como obligaciones ciertas las “Cuentas por Pagar”, como concepto presupuestal, estaría violando el principio de causación o devengo exigido por la regulación contable pública colombiana. Es decir, éstas no se registran en las “Cuentas por Pagar” o cualquier otro pasivo real, desde la perspectiva patrimonial, por

241

cuanto no se han cumplido las condiciones para su reconocimiento como tales en el sistema de información contable.

PREGUNTA

9. ¿Cuál es el momento en que se deben constituir los denominados “pasivos

exigibles” y que efecto trae sobre el patrimonio de una entidad pública el hecho de

que, en determinado momento, no tenga respaldo financiero en una apropiación

presupuestal?

Los “pasivos exigibles” se derivan de las Reservas Presupuestales que no se ejecutan en el periodo fiscal para el cual se constituyeron, es decir, que los bienes, obras o servicios pactados en los compromisos que tienen respaldo en las citadas “Reservas Presupuestales” no se reciben totalmente en el año siguiente a aquel en que se adquirieron y si no se ejecutan en el año para el que se constituyen fenecen, pero el compromiso como tal, se supone, legalmente continúa vigente. En relación con el plazo para elaborar y presentar oficialmente el inventario de compromisos pendientes de ejecución al cierre del periodo fiscal, la Dirección Distrital de Presupuesto, en dicha Circular, indicó lo siguiente:

“Los FDL remitirán a la Dirección Distrital de Presupuesto, antes del 12 de enero de

2007, el informe de Obligaciones por Pagar constituidas a 31 de diciembre de 2006 en el formato PREDIS, firmado por el Alcalde Local, el Responsable del Presupuesto y el Contador, previa verificación de la información suministrada por las UEL.” (Subrayado y resaltado fuera de texto).

Las “Obligaciones por Pagar” en el presupuesto local, que incluyen los “Pasivos Exigibles” conocidos a nivel local como “compromisos de vigencias anteriores” a la que finaliza, se constituyen al adelantar el proceso de cierre fiscal, actividad que, en términos reales, se cumple durante el primer mes del año siguiente. Ahora bien, es importante tener en cuenta que el respaldo efectivo para un compromiso pendiente de ejecución o pago al cierre de un periodo fiscal se concreta en una apropiación en el presupuesto de gastos cuya fuente de financiamiento lo constituyen los recurso disponibles al cierre del mismo periodo, solo que los valores que se incorporan al presupuesto tanto en ingresos como gastos, para aforar las disponibilidades de recursos como para asignar la partida para cubrir tales compromisos se obtienen de una estimación, por tal razón es frecuente que la partida dispuesta en el presupuesto de gastos resulte insuficiente para cubrir la totalidad de compromisos una vez se elabore el inventario definitivo.

242

Lo anterior es posible, normal o corriente y no comporta deficiencia o irregularidad alguna, pues se trata de proyecciones bajo consideraciones subjetivas en algunos casos; cuando ello ocurre, será necesario ordenar los ajustes presupuestales pertinentes, por ello la Dirección Distrital de Presupuesto, en la misma Circular antes anotada, indica en el punto 2.2, inciso segundo, lo siguiente:

“Si en el 2007 la asignación presupuestal para el rubro Obligaciones por Pagar no es

suficiente para respaldarlas se realizarán los ajustes al presupuesto de la vigencia 2007 en la Disponibilidad Inicial, Transferencias Vigencia Anterior y Obligaciones por Pagar y determinar la Disponibilidad Final.”

En el mismo sentido, la Dirección Distrital de Presupuesto, al reconocer que es posible que algunos compromisos no se encuentren debidamente relacionados en los listados oficiales, en la Circular 23 de diciembre 15 de 2006, en el punto 2, indicó lo siguiente:

“En caso que existan compromisos debidamente adquiridos y pendientes de pago que

no se encuentren incorporados en el presupuesto 2006, deben enviar copia de respectivo contrato o convenio con los correspondientes Certificados de Disponibilidad y Registro Presupuestal y relacionarlos en un anexo…”(Subrayado y resaltado fuera de texto).

Para ese supuesto, se supone que todos los compromisos de las vigencias 2005 y anteriores debieron incorporarse al presupuesto de gastos de la vigencia 2006, afectando la apropiación dispuesta para cubrir las “Obligaciones por pagar”. Sin embargo, cuando por múltiples circunstancias, que no necesariamente son irregularidades, no se incluya en un listado un compromiso debidamente adquirido, la Secretaría Distrital de Hacienda, como se expresó en un párrafo anterior, ha previsto la posibilidad se subsanar tal deficiencia, pero para ello se debe dejar constancia escrita de las circunstancias que rodearon el hecho, para los demás efectos pertinentes.

PREGUNTA

10. ¿Existe dolo o culpa por parte de la administración, cuando esta realizó el pago

oportuno de un compromiso en el momento que lo hicieron exigible?, toda vez que la

administración realizó una serie de actuaciones administrativas para dar cumplimiento a

los compromisos adquiridos tales como un traslado presupuestal debidamente

aprobado por el CONFIS de un proyecto que no se podía ejecutar según el concepto de

la respectiva UEL? Tanto la Dirección Distrital de Contabilidad como la Dirección Distrital de Presupuesto solo tienen competencia formal para referirse a asuntos técnicos y administrativos relacionados con

243

el proceso a su cargo; es decir, no tienen capacidad formal para expresar un criterio legal en relación la presunta responsabilidad pecuniaria, fiscal o disciplinaria derivada de actuaciones referidas a hechos económicos o financieros. No obstante lo anterior, se supone que cuando tales operaciones se han ordenado cumpliendo estrictamente lo dispuesto en el ordenamiento legal que le es aplicable, no debería producirse sanción alguna.

CONCLUSIONES En el ámbito de lo presupuestal, los “Pasivos Exigibles” son un mecanismo de tipo

financiero mediante el cual se otorga asignación presupuestal a compromisos pendientes de ejecución en el periodo fiscal siguiente a aquel en que tuvieron financiamiento con “Reservas Presupuestales”. Ello significa que los “Pasivos Exigibles”, por lo general, corresponden a saldos de “Reservas Presupuestales” no se ejecutadas al cierre de la vigencia fiscal para la cual fueron constituidas.

Las “Reservas Presupuestales” son un mecanismo o procedimiento de tipo presupuestal,

dispuesto legalmente para garantizar el financiamiento de los compromisos pendientes de ejecutar al 31 de diciembre de una vigencia fiscal, adquiridos legalmente.

Para el financiamiento de los compromisos pendientes de ejecutarse a 31 de diciembre,

independientemente de la vigencia fiscal en que fueron adquiridos, la Dirección Distrital de Presupuesto estableció un esquema y denominación diferente al que aplican las entidades que hacen parte del Presupuesto General de Distrito.

En tal sentido, esa Dirección ha dispuesto que las “Obligaciones por Pagar” son todos los

compromisos de la vigencia y de vigencias anteriores legalmente adquiridos y pendientes de pago al 31 de diciembre de 2006; es decir, que el bien no se haya recibido, que la obra no se haya terminado o que el servicio no se haya prestado, pero que estén legalmente contraídas, desarrollen el objeto de la apropiación y cuenten con el respectivo registro presupuestal.

Por lo anterior, las “Obligaciones por Pagar” incluyen, además de los compromisos

pendientes adquiridos legalmente en el periodo fiscal y que se encuentren de ejecutar al cierre del mismo, las “Obligaciones de otras Vigencias”, que para efectos de este concepto se entienden como “Pasivos Exigibles”.

Es decir, en el caso de los Fondos de Desarrollo Local, la sumatoria de “Reservas

Presupuestales” y “Pasivos Exigibles” dan como resultado lo que técnicamente y solo para efectos presupuestales se define como “Obligaciones por Pagar”.

244

A diferencia de lo que significa un “Pasivo Exigible” para efectos de la programación y

ejecución del presupuesto público, cuando un pasivo es exigible tiene una connotación distinta en el sistema de contabilidad patrimonial

Los pasivos, en el ámbito de la contabilidad pública, de conformidad con lo dispuesto por el

Contador General de la Nación en el Régimen de Contabilidad Pública, específicamente en el punto 2.9.1.2 “Normas técnicas relativas a los pasivos”, corresponden a las obligaciones ciertas o estimadas de la entidad contable pública, derivadas de hechos pasados, de las cuales se prevé que representarán para la entidad un flujo de salida de recursos que incorporan un potencial de servicios o beneficios económicos, en desarrollo de las funciones de cometido estatal.

Los compromisos adquiridos en vigencias anteriores que no se han ejecutado al cierre de

un periodo fiscal (“Obligaciones por Pagar”) deben incorporarse en el presupuesto ordinario de gastos e inversiones de la vigencia siguiente.

Para el control de las apropiaciones presupuestales, como en el caso de aquellas

destinadas al cumplimiento de las “Obligaciones por Pagar”, el Régimen de Contabilidad Pública expedido por el Contador General de la Nación ha dispuesto las cuentas denominadas “Cuentas de Presupuesto y Tesorería” o de “Clase 0”, para reconocer los eventos relacionados con la ejecución de las mismas.

La Dirección Distrital de Contabilidad ha indicado que el control de las “Obligaciones por

pagar” en Cuentas de Orden, dentro del sistema de contabilidad patrimonial, es opcional. Ello debido a que el registro detallado de las operaciones que afectan el presupuesto, tal como se indicó anteriormente, se reconoce y revela a través de las Cuentas de Presupuesto y Tesorería o de Clase 0.

En términos generales, todos los contratos suscritos por una entidad contable pública,

incluidos aquellos respaldados con las denominadas “Obligaciones por Pagar”, deben reconocerse de manera individual y detallada en el Sistema de Contabilidad Presupuestal respectivo y, dado que ese sistema, en el caso de las Localidades, es independiente del Sistema de Información Contable exigido por el Régimen de Contabilidad Pública, de registrarlos en la misma forma en las “Cuentas de presupuesto y tesorería” (clase 0), tendríamos una doble contabilización del mismo suceso o evento. Ello significa, que si además se registran en Cuentas de Orden, tendríamos un triple reconocimiento, lo cual no es eficiente en términos de los costos que dicho control requiere.

En el caso de los Fondos de Desarrollo Local, las obligaciones y compromisos pendientes

de ejecución o pago al cierre de una vigencia fiscal se atienden con cargo a los saldos de recursos disponibles en Tesorería en esa misma fecha. Es decir, que las apropiaciones

245

presupuestales destinadas a cubrir tales compromisos pendientes de pago se financian con la Disponibilidad Inicial y los recursos en Tesorería al cierre de un periodo fiscal.

Las obligaciones ciertas, expresas y exigibles (pasivos reales desde la perspectiva de la

contabilidad patrimonial), que cuenten con Orden de Pago para las que se haya tramitado la respectiva “Autorización de Giro” con destino al Tesorero Distrital y que no hayan sido pagadas, la Secretaría Distrital de Hacienda constituirá las denominadas “Cuentas por Pagar” y se financiarán o atenderán con cargo a los recursos disponibles de cada localidad sin requerir reincorporación al presupuesto siguiente, pues ya afectaron el presupuesto que se cierra y el PAC de la vigencia respectiva en forma definitiva, lo que significa que una vez reconocido el “giro” presupuestal correspondiente, ese valor desaparece del saldo de compromisos en los libros de control presupuestal.

Cuando una Orden de Pago debidamente tramitada con “autorización de giro” ante el

Tesorero Distrital, dentro del plazo final establecido formalmente por la Dirección Distrital de Tesorería, debe devolverse a la localidad de origen por cualquier circunstancia, se opta por la anulación de la Orden de Pago y de su autorización de giro en el sistema OPGET, de tal manera que con ello se produce un incremento automático del compromiso afectado inicialmente con ese giro.

Dado que el momento en el cual se programa el presupuesto local difiere con el que se

establece el resultado de las operaciones al cerrar un ejercicio fiscal, la estimación de la apropiación presupuestal destinada a cubrir las “Cuentas por Pagar” puede no coincidir con el total de compromisos determinado en esa fecha.

En la contabilidad patrimonial o financiera no debe producirse registro alguno cuando se

constituyen las denominadas “Reservas Presupuestales” y “Pasivos Exigibles”, que en el caso de las localidades, al consolidarse se denominan en conjunto “Obligaciones por Pagar”, pues, como se aclaró anteriormente, no son obligaciones reales o ciertas sino saldos de compromisos pendientes de ejecutar.

El sistema contable debe capturar tal información a partir de las operaciones

correspondientes a la ejecución de la apropiación asignada en el presupuesto en curso destinado a cubrir dichas “Obligaciones por Pagar” provenientes de vigencias anteriores. Tales operaciones deben controlarse a través del sistema de control presupuestal PREDIS.

Si el contador de una entidad decide registrar como obligaciones ciertas las “Obligaciones

por Pagar” constituidas para efectos presupuestales, violaría el principio de causación o devengo exigido por la regulación contable pública colombiana. Es decir, éstas no se registran en las “Cuentas por Pagar” o cualquier otro concepto perteneciente a los pasivos desde la perspectiva patrimonial, por cuanto no se han cumplido las condiciones para su reconocimiento como tales en el sistema de información contable.

246

Generalmente, el plazo establecido por la Dirección Distrital de Presupuesto para elaborar y

presentar oficialmente el inventario de compromisos pendientes de ejecución al cierre del periodo fiscal, se cumple antes de la primera mitas del mes de enero siguiente al periodo fiscal objeto de cierre.

Si por causas diversas no se incluye en el listado de “Obligaciones por Pagar” un

compromiso debidamente adquirido, es posible subsanar tal deficiencia buscando el financiamiento de los mismos con cargo al presupuesto en curso, realizando las modificaciones presupuestales correspondientes, solo que para ello se recomienda dejar constancia escrita de las circunstancias que rodearon el hecho, la cual servirá de soporte para evaluar la situación presentada y para los demás efectos pertinentes.

Tanto la Dirección Distrital de Contabilidad como la Dirección Distrital de Presupuesto solo tienen competencia formal para referirse a asuntos técnicos y administrativos relacionados con el proceso a su cargo; es decir, no tienen capacidad formal para expresar un criterio legal en relación con la presunta responsabilidad pecuniaria, fiscal o disciplinaria derivada de actuaciones referidas a hechos económicos o financieros. Con relación al contenido de esta comunicación, es importante señalar que se expide en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), los conceptos expedidos por la Dirección Distrital de Contabilidad se emiten en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2, por tanto, no son de obligatorio cumplimiento. Los mismos corresponden al criterio de este Despacho sobre un tema específico objeto de consulta y se entregan por requerimiento de la entidad, como en este caso.

247




TEMA: Procedimiento contable y administrativo en glosas definitivas sin

presunto responsable En atención a su consulta radicada en la Secretaría Distrital de Hacienda con el No. 2007ER65709 del 11 de julio de 2007, precisamos:

CONSULTA

“Solicito a usted el procedimiento contable y administrativo que se debe dar a las glosas definitivas cuando no se encuentra un presunto responsable, esto con el fin de dar mayor claridad en el manejo de los conceptos y cuentas contables que le son competentes a cada una de las ESE, y como parte del plan de mejoramiento del FFDS en el procedimiento de conciliación de operaciones reciprocas en las Empresas Sociales del Estado.”

RESPUESTA: Sobre el tema objeto de su consulta, le informamos que actualmente este Despacho se encuentra elaborando un proyecto de Circular Externa, en la que se describe el procedimiento contable aplicable a asuntos relacionados con responsabilidades, incluidas las derivadas de las glosas presentadas por los pagadores en relación con la facturación presentada por las

Empresas Sociales del Estado. Tal documento se encuentra en la fase revisión y ajuste. Con base en el contenido de dicho proyecto de Circular Externa, recomendamos que, en relación con su consulta, transitoriamente se aplique el procedimiento que se describe a continuación:

1. FACTURACIÓN GLOSADA

1.1. Reconocimiento de la glosa Antes de determinar si se trata de glosas definitivas o no, con base en las facturas devueltas y glosadas por parte de los diferentes pagadores, se deberá efectuar el siguiente registro:

248


83 DEUDORAS DE CONTROL

8333 Facturación glosada en venta de servicios de salud

8333xx Cuenta respectiva

Tercero XX

89 DEUDORAS POR CONTRA (CR)

8915 Deudoras de control por contra (CR)

891517 Facturación glosada en venta de servicios de salud XX

1.2. Reconocimiento de la contingencia de incobrabilidad de la cartera Cuando con base en la evaluación técnica que se haga de las glosas se estime alguna contingencia de incobrabilidad de la cartera por la imposibilidad de subsanarla o por

considerarla pertinente, simultáneamente con el registro anterior, se reconocerá una provisión sobre tales derechos, solo si el método o criterio para establecer el valor de la misma es el “Individual” así:


53 PROVISIONES, DEPRECIACIONES Y AMORTIZ.

5304 Provisión para deudores

530407 Servicios de salud XX

14 DEUDORES

1480 Provisión para deudores (CR)


Si el método o criterio utilizado para estimar la provisión con la que se reconocen las potenciales contingencias de incobrabilidad es el denominado “general”, se supone que con base en el comportamiento estadístico de la recuperación de cartera se reconoce, de manera permanente una provisión global, la cual debe recoger este tipo de situaciones, por tanto, no será necesario ordenar el registro anterior.

Igualmente, si producto de la evaluación del evento relacionado con la glosa, se tiene seguridad razonable que la misma será subsanada, justificada o corregida, no se reconocerá provisión alguna.

249

2. FACTURACIÓN GLOSADA QUE ES JUSTIFICADA O SUBSANADA Es probable que una vez revisada cada una de las glosas, producto de la gestión que realiza la administración de la ESE, éstas puedan subsanarse, justificarse o corregirse; por tanto, debe sobrevenir el recaudo derivado de la cancelación de la factura que realice el pagador.

2.1. Reversión del registro contable de la glosa inicial Por lo anterior, para reconocer que desaparece la glosa será necesario reversar el registro inicial realizado en cuentas de orden. Para ello procederá el siguiente registro:




891517 Facturación glosada en venta de servicios de salud XX




Tercero XX

2.2 Reversión de la provisión cuando se utiliza el método individual Si utiliza el método individual para el reconocimiento de provisiones sobre la cartera, y para ese caso en particular se había estimado la contingencia de incobrabilidad de la porción glosada de una factura, se recomienda reversar el registro inicial así:


14 DEUDORES

1480 Provisión para deudores (CR)


53 PROVISIONES, DEPRECIACIONES Y

MORTIZACIONES15

5304 Provisión para deudores


15

Solo cuando el evento se reconoce en el mismo periodo en que se constituyó la provisión, de lo contrario se utilizará la cuenta

481008 Recuperaciones.

250

3. FACTURACIÓN GLOSADA NO SUBSANADA (GLOSA DEFINITIVA) Si las objeciones por parte del pagador ESE son sustantivas o de fondo, es decir, no pueden justificarse o subsanarse, será necesario reconocer la desaparición del derecho representado en el saldo de cartera. Para tal efecto, ello debe constar en documento idóneo en que se deje constancia de la aceptación de la glosa o la confirmación de la misma. Tal documento puede ser de origen interno o externo. Tal situación deberá reconocerse así:


14 DEUDORES

1480 Provisión para deudores (CR)16


14 DEUDORES

1409 Servicios de salud

1409xx Cuenta correspondiente

Tercero XX

De igual forma, se reversa la cuenta de orden en la cual se llevaba el control de la facturación glosada.





XX




Tercero XX

16

Cuando normalmente se calcula la provisión por cualquiera de los métodos o criterios establecidos en el párrafo 155, punto

2.9.1.1.3 del Régimen de Contabilidad Pública, sea individual o general, se utilizará esta cuenta. Cuando no exista saldo en la misma o no se ha realizado la correspondiente provisión, se afectará la cuenta 580802- “Pérdida en baja de activos”.

251

4. RECONOCIMIENTO DE UNA POTENCIAL RESPONSABILIDAD A CARGO DE LOS

SERVIDORES PÚBLICOS DE LA ENTIDAD, POR LA PÉRDIDA DE LOS DERECHOS Dado que la Dirección Distrital de Contabilidad no tiene competencia para establecer ni aclarar el tipo de procedimientos legal que se debe surtir para determinar la existencia de un responsable por la pérdida de la cartera producto de una glosa que no pudo ser justificada, subsanada o corregida, éste Despacho recomienda consultar a la dependencia interna de la Secretaría Distrital de Salud sobre ese tema, o en su defecto a la Dirección Jurídica Distrital, proceso que debe cumplirse en los términos previstos por el Decreto 365 de fecha 10 de agosto de 2007, expedido por la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

No obstante lo anterior, y paralelamente a lo planteado en el numeral 3., se debe registrar las glosas definitivas en cuentas de orden- Responsabilidades en proceso internas, mientras la entidad evalúa objetivamente las causas que originaron la glosa y así determinar si la pérdida de los derechos facturados se originó por potenciales fallas administrativas o fiscales en la gestión a cargo de servidores públicos de la entidad.




836101 En proceso internas XX

89 DEUDORAS


891521 Responsabilidades XX

Si del proceso anterior se determina que la pérdida del derecho es imputable a un gestor fiscal, la administración debe informar a la Contraloría de Bogotá y contablemente se debe registrar tal evento como una responsabilidad en proceso ante autoridad competente y se cancela la responsabilidad en proceso internas:



836102 En proceso ante autoridad competente XX

89 DEUDORAS



252




836101 En proceso internas XX

89 DEUDORAS



5. RECONOCIMIENTO DE LA EXISTENCIA DE UN DERECHO CIERTO A FAVOR DE LA

ENTIDAD DERIVADO DE UN PROCESO DE RESPONSABILIDAD O REPARACIÓN DEL

DAÑO PATRIMONIAL CAUSADO A LA ENTIDAD. Independientemente de la instancia que haya iniciado la gestión encaminada a resarcir el daño patrimonial causado, el funcionario encargado del proceso contable y las áreas de gestión encargadas de la cartera de la entidad, de acuerdo con lo indicado por la Contaduría General de la Nación en la Circular Externa No. 064 de 27 de julio de 2006, deben desarrollar, en forma permanente, las actividades necesarias que le permitan determinar la situación jurídica y financiera relacionada con los procesos correspondientes.

6. SI NO SE ENCUENTRA PRESUNTO RESPONSABLE En este sentido la Dirección Distrital Jurídica de la Alcaldía Mayor de Bogotá, señaló

17:

(…)

“De conformidad con el Artículo 150 de la Ley 734 de 2002, en caso de duda sobre la identificación o individualización del autor de una falta disciplinaria se adelantará indagación preliminar, que es una etapa del procedimiento disciplinario, la cual tiene por objeto determinar si procede la investigación disciplinaria, verificar la ocurrencia de la conducta, establecer si ésta es constitutiva de falta disciplinaria o si ha actuado al amparo de una causal de exclusión de la responsabilidad.(Subrayado fuera de texto). En este sentido, se estima que por el sólo hecho de la pérdida de derechos a favor de la administración, procede solicitar la respectiva investigación disciplinaria, la cual como se expuso, cuenta con la etapa de indagación preliminar, para los fines ya referidos. En este orden de ideas, deberá solicitarse la investigación disciplinaria ante el ente competente, con base en la gestión administrativa a cargo del funcionario o instancia

17

Concepto con radicación número 2-2006-34625 del 6 de septiembre de 2006.

253

que sea competente para analizar, conceptuar o compilar los antecedentes de cada caso.”

Por lo anterior, si hay una exclusión de la responsabilidad y con base en el documento idóneo que exprese tal situación se reversará la cuenta de orden Responsabilidades-en procesos internas. Finalmente, este Despacho recomienda que en las notas a los estados contables de carácter específico se informe de manera clara y precisa las acciones administrativas adelantadas para definir el presunto responsable.

CONCLUSIONES

La Empresa Social del Estado debe retirar del balance el derecho existente por concepto de servicios de salud, una vez la IPS acepte el no pago de la facturación, como consecuencia de inconsistencias detectadas por el pagador en la revisión de las facturas y sus respectivos soportes.

Se debe elevar consulta a la Dirección Distrital Jurídica sobre el procedimiento legal a

seguir para determinar la existencia de un presunto responsable. Es importante no perder el control de las glosas definitivas, por lo que este Despacho

recomienda registrar en cuentas de orden-Responsabilidades en proceso internas, hasta tanto la administración determine si la causa fue originada por un gestor fiscal o un no gestor fiscal.

Si se determina que es un gestor fiscal se procederá a realizar la correspondiente

reclasificación en cuentas de orden como Responsabilidades- en proceso ante autoridad competente, una vez se de conocimiento del hecho a la Contraloría de Bogotá.

Si no se encuentra presunto responsable, el ente competente al interior de la ESE

adelantará la respectiva investigación, con base en la gestión administrativa a cargo del funcionario que sea competente para analizar y compilar los antecedentes de cada caso y con base el soporte idóneo que expida la autoridad competente, en el cual se manifieste la exclusión de la responsabilidad se reversa la cuenta de orden Responsabilidades-en procesos internas.

Es conveniente tener en cuenta que la Contaduría General de la Nación es el máximo órgano rector en materia contable pública en Colombia. En tal sentido se pronunció la Corte Constitucional mediante sentencia C-487 de 1997, determinando que las normas y conceptos emitidos por esa entidad son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio

254

cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública.

Por lo expuesto anteriormente, se debe tener presente que los conceptos de la Dirección Distrital de Contabilidad, se expiden en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), y son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2; por tanto, no son de obligatorio cumplimiento.

255




TEMA: Provisión para cuentas por cobrar por concepto de multas En atención a su consulta radicada con el No. 2007ER67363 del 16 de julio de 2007, donde nos solicita concepto sobre la provisión para la cuenta de multas, precisamos lo siguiente:

CONSULTA

“... solicito el concepto que se pueda aplicar para realizar la provisión para la cuenta de multas,...”

RESPUESTA

En principio es necesario reiterar que al interior de la Localidad se deben implementar adecuados procedimientos de carácter jurídico, administrativo y contable, interrelacionados entre sí, de tal forma que respondan a las condiciones y requerimientos para generar información fidedigna y ajustada a la realidad económica de la entidad. Para este propósito es importante tener en cuenta la Resolución No. 003 de 2003, por la cual se expidió el “Manual de Procedimientos Administrativos y Contables Aplicable a los Fondos de Desarrollo Local y Unidades Ejecutivas de Localidades”.

En este sentido, el manual en comento contempla en el ítem 4º la Ejecución del Presupuesto, numeral 4.1.1 relacionado con las Multas, para lo cual establece “En los casos y por los montos que fije la ley, los alcaldes locales impondrán las sanciones económicas y de otro orden que prevean las disposiciones urbanísticas vigentes18. Dicho manual también muestra el flujograma del proceso de multas, el cual involucra la gestión a cargo de las Oficinas de Jurídica y Contabilidad de la Localidad, el recaudo por parte de la Dirección Distrital de Tesorería y el flujo de información que se debe generar para revelar tales hechos económicos en los estados contables. Además de ilustrar sobre el tema, se presenta el procedimiento contable y presupuestal en un contexto planteado bajo supuestos que comprenden desde la imposición de una multa por

18

Decreto Ley 1421 de 1993, artículo 91

256

invasión de espacio público hasta que queda en firme el acto administrativo que la impuso, lo cual concluye con su posterior recaudo. Así mismo, se plantean los registros contables que se derivan en desarrollo del proceso jurídico. No obstante lo anterior, con relación al tema de la provisión para deudores, el Régimen de Contabilidad Pública, párrafo 156 –establece que: “Los deudores de las entidades de gobierno general que no estén asociados a la producción de bienes o prestación de servicios individualizables no son objeto de provisión. En este caso, cuando el derecho se extinga por causas diferentes a cualquier forma de pago se afectará directamente el patrimonio.” En conclusión, para el caso de la Localidad, que sus deudores no están asociados a la producción de bienes o prestación de servicios individualizables, no debe registrar provisiones por concepto de multas. Con relación al contenido de esta comunicación, es importante señalar que la Corte Constitucional, de conformidad con la sentencia C-487 de 1997, determinó que las normas y conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Ello, de acuerdo con lo establecido en el artículo 354 de la Constitución Política Nacional y la Ley 298 de 1996, en las que se indica que esa entidad tiene la competencia exclusiva para la expedición de normas contables de carácter técnico y procedimental que deben aplicar las entidades que conforman el sector público. En este sentido, la única autoridad doctrinaria en esa materia es la Contaduría General de la Nación, actividad que cumple mediante la emisión de conceptos que ayudan a la interpretación de dicha regulación. En atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), los conceptos expedidos por la Dirección Distrital de Contabilidad se emiten en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2, por tanto, no son de obligatorio cumplimiento. Los mismos corresponden al criterio de este Despacho sobre un tema específico objeto de consulta y se entregan por requerimiento de la entidad, como en este caso.

257




TEMA: Procedimiento contable para el registro de recursos ejecutados por

organismos internacionales En atención a su consulta radicada en la Secretaría Distrital de Hacienda con el No. 2007ER71826 del 26 de julio de 2007, precisamos:

CONSULTA

Teniendo en cuenta que a la fecha no se cuenta con reglamentación vigente respecto al

manejo contable de los proyectos de inversión financiados con recursos de la Banca

Multilateral, ejecutados directamente por la entidad o a través de convenios con

organismos cooperantes como el caso PNUD.

Atentamente, solicitamos nuevamente su colaboración, para que nos emita un concepto

acerca del manejo contable de estos recursos en los siguientes puntos:

1. Necesitamos claridad respecto a los procesos de amortización que debemos

continuar efectuando a los recursos, la entidad está cerrando un crédito con el

BID el 1385, del cual, hemos amortizado más del 90% de los recursos que nos

reportó el PNUD, bajo criterio contable de amortizar en la medida que se recibían

los beneficios, es decir cuando contamos con un soporte que respaldaba la orden

de pago.

Nuestra inquietud radica, en que al no tener vigencia la Resolución 380 y por ende

la Resolución 005 de 2004 ¿Se requiere constituir un comité? Que determine cual

es el momento más adecuado para continuar amortizando lo que resta de estos

recursos?

RESPUESTA Con respecto a los convenios que suscriben las entidades con Organismos de Cooperación Internacional para el apoyo y ejecución de programas o proyectos, caso PNUD, es importante

258

tener en cuenta que, por lo general, se produce una entrega de recursos,19

por parte de la entidad que tiene en su presupuesto el proyecto de inversión, al agente cooperante. Esta situación refleja, desde la orbita presupuestal una ejecución parcial o total de las apropiaciones previstas para tal fin. Sin embargo, en materia contable este evento tiene un tratamiento diferente; es decir, su control no se pierde, por tal razón, su registro inicial corresponde a

Depósitos entregados en administración. La amortización del depósito entregado se hará con base en los informes de ejecución que la entidad ejecutora, caso PNUD, entregue a la Secretaría General. Con respaldo en ese documento, se afectará el gasto o el activo, dependiendo de cada caso en particular. De otro lado, y de conformidad con la Resolución 222 del 5 de julio de 2007

20, a partir del 1º de

enero de 2007 la cuenta Inversión social diferida no hace parte del catálogo de cuentas, por tal razón su saldo a 31 de diciembre de 2006 se debió homologar de acuerdo con la instrucción dada por la Contaduría General de la Nación en la Carta Circular 72 de fecha 13 de diciembre de 2006.

Por lo anterior, si el saldo se llevó a la cuenta 1910 Cargos diferidos, en razón a que los costos y gastos incurridos para la adquisición de bienes o servicios con razonable seguridad proveerán beneficios económicos futuros, en desarrollo de las funciones de jcometido estatal de la entidad contable pública, el valor a amortizar puede determinarse de acuerdo con una política interna que se establezca para tal fin o por recomendación de un comité en el cual intervengan los diferentes responsables de la ejecución del proyecto, área de planeación, presupuesto, financiera, etc, teniendo en cuenta los periodos en los cuales se espera percibir los beneficios de los costos y gastos incurridos. Por último este Despacho considera que las actividades que desarrolla la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, se relacionan principalmente con las funciones de dirección, planeación y apoyo logístico de la Administración Central del Distrito. En este orden de ideas las erogaciones que realiza esa dependencia deben reconocerse en el grupo destinado a cuantificar los “gastos administrativos” y únicamente registrará “gastos de operación” cuando se trate de erogaciones que tengan relación directa con la prestación de bienes y servicios a la comunidad por parte del Distrito Capital.

CONSULTA

2. De otra parte, para el proyecto 43308 cuya fuente de financiación son recursos del

distrito manejados a través del PNUD, requerimos nos precise si el procedimiento

contable que a continuación describimos es el más adecuado.

19

Estos recursos pueden tener fuente banca multilateral, recursos propios o transferencias 20

Por medio del cual la CGN expidió el “Régimen de Contabilidad Pública”, vigente a partir del 1º de enero de 2007.

259

Los giros al PNUD se manejan a través de la cuenta 142402 “Recursos entregados

en Administración”, una vez que la coordinación del PNUD reporta información

sobre contratación y pagos a nivel de terceros, esta se registra en la cuentas

191008”Cargos diferidos-Estudios y proyectos, y 521106 “Gastos de operación

Generales-Estudios y proyectos respectivamente.

3. Así mismo, en la actual vigencia iniciamos la ejecución de un nuevo crédito con el

BID el 1759, del cual hemos venido registrando sus pagos a través de la cuenta

310503 Capital fiscal y para la causación la cuenta 521106 Gastos de operación-

Generales-Estudios y Proyectos o 521109 Gastos de operación- Generales-

comisiones, honorarios, según corresponda sin afectar la cuenta 191008. (…) La amortización del Depósito entregado en administración al PNUD, efectivamente se realiza con base en los informes de pagos que este organismo remita. Así mismo, es importante analizar cada proyecto, con el fin de determinar si los valores ejecutados se deben capitalizar, incorporándose en los activos según la naturaleza del bien recibido, o afectando resultados, en el mismo sentido. Por lo anterior, este Despacho recomienda establecer al interior de la entidad una política o directriz que defina los criterios para el reconocimiento y revelación de los hechos relacionados con el desarrollo de proyectos o programas, objeto de consulta, siendo importante el apoyo del gerente y/o interventor del proyecto, toda vez que ellos son quienes tienen un mayor conocimiento sobre el desarrollo de cada una de las actividades a ejecutar en dichos proyectos.

CONCLUSIONES

Las entidades que suscriban convenios en los cuales una entidad se obliga a entregar

recursos a otra para que ésta los ejecute, debe registrar tal hecho económico como un Depósito entregado en administración, para posteriormente y de acuerdo a la naturaleza del bien o servicio afectar el activo o el gasto.

Los dineros que la Secretaría General entregue o haya entregado al PNUD, en virtud de

un convenio de cooperación y asistencia técnica para el apoyo y ejecución de sus programas o proyectos debe registrarlos como Depósitos entregados en administración, debiéndose amortizar dichos depósitos de conformidad con los informes de pagos remitidos por el organismo cooperante, afectando el gasto o el activo.

La decisión de registrar las actividades desarrolladas en virtud de un proyecto en la

cuenta de Propiedades, planta y equipo, cargos diferidos o gasto obedece a la dinámica

260

que la Contaduría General de la Nación ha dado a cada uno de estos rubros y a la evaluación y análisis que se realice al proyecto en particular, para lo cual se puede establecer una política interna que determine los lineamientos para afectar cada una de estas cuentas.

No obstante lo anterior, y en relación al contenido de esta respuesta, es importante señalar que de conformidad con lo establecido en el artículo 354 de la Constitución Política Nacional y la Ley 298 de 1996, la Contaduría General de la Nación tiene la competencia exclusiva para la expedición de normas contables de carácter técnico y procedimental que deben aplicar las entidades que conforman el sector público. Igualmente, es la única autoridad doctrinaria en esa materia, actividad que cumple mediante la emisión de conceptos que ayudan a la interpretación de dicha regulación. Así mismo, de conformidad con la sentencia C-487 de 1997, la Corte Constitucional determinó que las normas y conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Por lo anterior, es necesario tener presente que los conceptos expedidos por la Dirección Distrital de Contabilidad, entregados de conformidad con lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2, por tanto, no son de obligatorio cumplimiento. Tales conceptos corresponden al criterio de este Despacho sobre un tema específico objeto de consulta y se entregan ante la ausencia de pronunciamiento en tal sentido por parte de la Contaduría General de la Nación.

261




TEMA: Contribución especial del 5% en los contratos de obra pública En atención a su solicitud de la referencia, elevada a este Despacho el día 16 de julio de 2007, mediante correo electrónico radicado en el sistema de información cordis con el número 2007ER68290, conforme a lo indicado en el texto de la consulta citada a continuación, nos permitimos indicar lo siguiente:

CONSULTA:

“Teniendo en cuenta la modificación introducida mediante el artículo 6° de la Ley 1106 de 2006 al artículo 120 de la Ley 418 de 1997, comedidamente solicito asesoría en los siguientes puntos: 1. La contribución se descuenta solamente a los contratos de obra pública.”

RESPUESTAS:

En principio es necesario aclarar que la Dirección Distrital de Contabilidad no tiene competencia para establecer criterios de tipo jurídico de obligatorio cumplimiento, la doctrina en tal sentido debe obtenerse de la autoridad en materia impositiva o en su defecto del área jurídica de la entidad o de la Dirección Jurídica Distrital – Secretaría General. No obstante lo anterior, se precisa que “Con

21 el Decreto 2009 de 1992 se creó una

contribución equivalente al cinco por ciento (5%) del valor de los contratos de obra pública para la construcción y mantenimiento de vías, destinada inicialmente a dotar a las fuerzas armadas de fuentes de financiación que le permitiera afrontar la ofensiva terrorista. La norma mencionada de vigencia transitoria, fue prorrogada por las Leyes 104 de 1993, 241de 1995, 418 de 1997, 548 de 1999 y 782 de 2002. El artículo 120 de la Ley 418 de 1997, al reglar los aspectos atinentes al mencionado cobro, establece que es una contribución especial a cargo de todas las personas jurídicas o naturales que suscribieran contratos de obra pública para la construcción y mantenimiento de vías con

21

Concepto 2007EE146014 de junio 13 de 2007, Dirección Jurídica de la Secretaría Distrital de Hacienda

262

entidades de derecho público o que celebraran contratos de adición al valor de los existentes. La cuantía de la contribución era el equivalente al 5% del valor total del correspondiente contrato o de la respectiva adición, debiéndose pagar a favor de la Nación, Departamento o Municipio, según el nivel al cual pertenezca la entidad pública contratante. Además, el parágrafo de este artículo dispuso que la celebración o adición de contratos de concesión de obra pública no causaba la contribución especial. Posteriormente, la Ley 782 de 2002, que fue corregida por yerros en su redacción por el Decreto 1000 de 2003, circunscribe su cobro respecto de los contratos de obra pública para la construcción y mantenimiento de vías de comunicación terrestre o fluvial, puertos aéreos marítimos o fluviales y en el decreto se precisa la vigencia respecto de la contribución en comento ampliándola por un nuevo lapso de cuatro años (hasta el año 2006).

“ Todas las personas naturales o jurídicas que suscriban contratos de obra pública para la construcción y mantenimiento de vías de comunicación terrestre o fluvial, puertos aéreos,

marítimos o fluviales con entidades de derecho público o celebren contratos de adición al

valor de los existentes deberán pagar a favor de la Nación, Departamento o Municipio,

según el nivel al cual pertenezca la entidad pública contratante una contribución equivalente al cinco por ciento (5%) del valor total del correspondiente contrato o de la respectiva adición. Autorízase a los Gobernadores Departamentales y a los Alcaldes Municipales para celebrar convenios interadministrativos con el Gobierno Nacional para dar en comodato inmuebles donde deba construirse las sedes de las estaciones de policía sin necesidad de aprobación de las respectivas corporaciones públicas. PARÁGRAFO 1o. En los casos en que las entidades públicas suscriban convenios de cooperación con organismos multilaterales, que tengan por objeto la construcción o mantenimiento de estas vías, los subcontratistas que los ejecuten serán sujetos pasivos de esta contribución.

PARÁGRAFO 2o. Los socios, copartícipes y asociados de los consorcios y uniones temporales, que celebren los contratos a que se refiere el inciso anterior, responderán solidariamente por el pago de la contribución del cinco por ciento (5%), a prorrata de sus aportes o de su participación.

PARÁGRAFO 3o. La celebración o adición de contratos de concesión de obra pública no

causará la contribución establecida en este capítulo”.(Negrillas fuera de texto) Ahora bien con la expedición de la Ley 1106 de 2006, se modifica nuevamente y de manera sustancial el cobro de la contribución, extendiendo su cobro a todos los contratos de obra

263

pública, elimina la exclusión contenida en el parágrafo 3º anteriormente trascrito y establece nuevas tarifas al disponer: “Artículo 6°. De la contribución de los contratos de obra pública o concesión de obra pública y otras concesiones. El artículo 37 de la Ley 782 de 2002, quedará así: Todas las personas naturales o jurídicas que suscriban contratos de obra pública, con

entidades de derecho público o celebren contratos de adición al valor de los existentes

deberán pagar a favor de la Nación, Departamento o Municipio, según el nivel al cual pertenezca la entidad pública contratante una contribución equivalente al cinco por ciento (5%) del valor total del correspondiente contrato o de la respectiva adición.

Las concesiones de construcción, mantenimiento y operaciones de vías de

comunicación, terrestre o fluvial, puertos aéreos, marítimos o fluviales pagarán con

destino a los fondos de seguridad y convivencia de la entidad contratante una

contribución del 2.5 por mil del valor total del recaudo bruto que genere la respectiva

concesión. Esta contribución sólo se aplicará a las concesiones que se otorguen o suscriban a partir de la fecha de vigencia de la presente ley.

Se causará el tres por ciento (3%) sobre aquellas concesiones que otorguen las

entidades territoriales con el propósito de ceder el recaudo de sus impuestos o

contribuciones. Autorizase a los Gobernadores Departamentales y a los Alcaldes Municipales y Distritales para celebrar convenios interadministrativos con el Gobierno Nacional para dar en comodato inmuebles donde deban construirse las sedes de las estaciones de policía. Parágrafo 1°. En los casos en que las entidades públicas suscriban convenios de cooperación con organismos multilaterales, que tengan por objeto la construcción de obras o su mantenimiento, los subcontratistas que los ejecuten serán sujetos pasivos de esta contribución. Parágrafo 2°. Los socios, copartícipes y asociados de los consorcios y uniones temporales, que celebren los contratos a que se refiere el inciso anterior, responderán solidariamente por el pago de la contribución del cinco por ciento (5%), a prorrata de sus aportes o de su participación. Artículo 7°. De la vigencia de la ley. La presente ley tiene una vigencia de cuatro (4) años a partir de la fecha de su promulgación y deroga las disposiciones que le sean contrarias” (Negrillas ajenas al texto y que señalan las principales modificaciones al texto anterior).

264

Como se aprecia al confrontar el nuevo texto con la norma anterior se eliminó la exclusión al cobro de la contribución respecto de las adiciones a los contratos de obra pública; y establece nuevas tarifas del 2.5 por mil y del 3% dependiendo de la clase de concesión que se suscriba.” En este orden de ideas, además de los casos relacionados con contratos de obra pública suscritos por las entidades de derecho público la contribución especial se descuenta a los contratos de adición al valor de los existentes, a las concesiones de construcción, mantenimiento y operaciones de vías de comunicación, terrestre o fluvial, puertos aéreos, marítimos o fluviales y en los convenios de cooperación suscritos con organismos multilaterales, que tengan por objeto la construcción de obras o su mantenimiento, los subcontratistas que los ejecuten serán sujetos pasivos. Para estos convenios responderán solidariamente por el pago de la contribución los socios, copartícipes y asociados de los consorcios y uniones temporales. En este contexto, el objeto de la modificación fue ampliar la contribución especial a todos los contratos de obra pública que suscriban las entidades de derecho público con todas las personas naturales o jurídicas.

CONSULTA

2. “El pago de una orden de trabajo que implica trabajos de mantenimiento o mejoras sobre un

bien inmueble del Distrito está sometida a contribución.

RESPUESTA: El pago de trabajos de mantenimiento o mejoras sobre un bien del Distrito, convierte al contratista en sujeto pasivo de la contribución especial. Lo anterior, en atención a lo dispuesto por el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, que sobre contratos de obra pública, establece lo siguiente: “los que celebren las entidades estatales para la construcción, mantenimiento, instalación, y en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago…”. Sobre este mismo aspecto, el concepto en mención señala que: “el legislador

22 para la contratación estatal tipificó

ese contrato como de contrato de obra, a partir de la naturaleza del bien sobre el cual se desarrollan las labores contratadas. En síntesis, esta tipología contractual incluye todos los contratos que tengan por objeto la construcción, mantenimiento, instalación y en general, la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles,…”. (subrayado fuera de texto)

22

Concepto jurídico Licitación Pública SHP-LP-008-2006, Peña Cediel y Cía Abogados, 18 de abril de 2006

265

CONSULTA

3. Algunas Entidades suscriben contratos con Idipron para que a través de convenios

interadministrativos y dentro de los planes de desarrollo “generación de puestos de trabajo” realicen trabajos de mantenimiento de vías, sobre los cuales les descuentan el 5% de contribución. Los contratos de obra pública, órdenes de trabajos que celebre Idipron para ejecución de este convenio estarían sometidos también a este descuento?”

Como se mencionó anteriormente, con la expedición de la Ley 1106 de 2006, mediante la modificación se extendió el cobro de la contribución a todos los contratos de obra pública y

eliminó la exclusión contenida en el párrafo 3º23

, “La celebración o adición de contratos de

concesión de obra pública no causará la contribución establecida en este

capítulo”.(Negrillas fuera de texto) En consecuencia, el Idipron, como entidad de derecho público al momento de suscribir contratos de obra pública, de adición o de aquellos referidos en la norma, con los cuales regula el cobro, cuyo objeto es la realización de trabajos de mantenimiento de vías, sea con personas naturales o jurídicas, debe descontar la contribución especial del 5%, siendo el contratista el sujeto pasivo. Por otro lado, “mediante

24 concepto tributario número 014872 del 23 de febrero de 2007, la

Oficina Jurídica de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN al pronunciarse sobre los alcances del artículo 7 de la Ley 1106 de 2006, y precisar la causación de la

contribución enfatizando que la misma, se configura sobre toda clase de contratos de obra

pública y anota que resulta pertinente transcribir la justificación del proyecto de ley expuesta en el informe de ponencia para primer debate al proyecto de Ley número 24 de 2006 Senado, 107

de 2006 Cámara, publicado en la Gaceta del Congreso número 388 del 22 de septiembre de 2006 que señala: “…Artículo 5º. Esta disposición pretende ampliar la contribución del 5% a todos los contratos de obra pública, así como a la eliminación de la excepción de aplicación del tributo a la celebración, adición de contratos de concesión de obra pública a que se refiere el parágrafo 3º del artículo 120 de la Ley 418 de 1997, prorrogada, modificada y adicionada por las Leyes 548 de 1999 y 782 de 2002. Dicha modificación encuentra asidero en que los municipios de cuarta, quinta y sexta categoría no reciben recursos de seguridad por este concepto, toda vez que no ejecutan contratos de obra pública para la construcción y mantenimiento de vías de comunicación terrestre o fluvial,

23

artículo 37, Ley 782 de 2002 24

Concepto 2007EE146014 de junio 13 de 2007 Dirección Jurídica de la Secretaría Distrital de Hacienda

266

puertos aéreos, marítimos o fluviales, a que se refiere el artículo 120 de la ley objeto de prórroga” (subrayado fuera de texto). Del texto trascrito se concluye que la intención del legislador fue la de ampliar el pago de la

contribución a todos los contratos de obra pública, razón por lo que la contribución del cinco por ciento (5%) debe pagarla toda persona natural o jurídica que suscriba contratos de obra pública con una entidad pública, así como, con quienes suscriban contratos de concesión de construcción, mantenimiento y operaciones de vías de comunicación, terrestre o fluvial, puertos aéreos, marítimos o fluviales, o respecto de las concesiones que otorguen las entidades territoriales con el propósito de ceder el recaudo de sus impuestos o contribuciones, en los términos del artículo 6º de la Ley 1106 de 2006.” Finalmente, teniendo en cuenta que no disponemos de mayor información que nos permita precisar con exactitud los cuestionamientos planteados por el Instituto, se hace relevante conocer el tipo de convenio al que hace referencia en su consulta, para lo cual solicitamos allegar a este Despacho copia del mismo citando puntualmente las inquietudes al respecto si lo consideran

CONCLUSIONES

Con la modificación introducida mediante el artículo 6 de la Ley 1106 de 2006, todas las personas naturales o jurídicas que suscriban contratos de obra pública, con entidades de derecho público o celebren contratos de adición al valor de los existentes deberán pagar a favor de la Nación, Departamento o Municipio, esta contribución especial. Los contratos que tengan por objeto la construcción, mantenimiento, instalación, y en general, la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles del Distrito, son contratos de obra pública, dada la naturaleza del bien sobre el cual se desarrollan las labores contratadas. La obligación de aplicar el descuento por la contribución especial del 5% es de la entidad pública contratante, para el caso en estudio el Idipron, como entidad de derecho público por la celebración de contratos de obra pública o contratos de adición con personas naturales o jurídicas cuyo objeto es la realización de trabajos de mantenimiento de vías. Es importante reiterar, que los conceptos expedidos por la Dirección Distrital de Contabilidad, en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), los cuales son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2, no son de obligatorio cumplimiento. Tales conceptos corresponden al criterio de este Despacho sobre un tema específico objeto de consulta y se entregan por requerimiento de la entidad, como en este caso.

267




TEMA: Procedimiento para el manejo contable de las cuentas de gastos de

administración y de operación En atención a su consulta radicada en la Secretaría Distrital de Hacienda con el No. 2007ER68938 del 19 de julio de 2007, precisamos:

CONSULTA

Teniendo en cuenta las observaciones que presentó la Contraloría de Bogotá en su

informe de Auditoría Integral, periodo 2005-2006, atentamente elevo consulta sobre el

proceder que se debe aplicar en el manejo contable de las cuentas observadas, máxime

cuando su ajuste o corrección fue incluido dentro del Plan de Mejoramiento a desarrollar

en el 2º semestre de la presente vigencia.

(…)

En razón a lo anterior, le transcribo tanto la observación como la respuesta dada por la

entidad y como información complementaria, la definición y objetivos de cada uno de los

proyectos de inversión de la misma.

OBSERVACIONES

En la cuenta 511106 Estudios y proyectos, se registra de manera global los recursos

ejecutados por el PNUD; sin embargo, estos gastos corresponden a los proyectos de

inversión 1177 Protección y Promoción de los Derechos Humanos, el 392 Control Social

y el 7181 Modernización de Procesos Administrativos, los que no se reflejan en forma

individual en la contabilidad.

Adicionalmente, por medio de estos proyectos se ejecutan actividades misionales de la

Personería que deben reflejarse en la cuenta 52 Gastos de Operación “cuentas

representativas de los valores causados para el funcionamiento en desarrollo de

actividades que tienen relación directa con la operación básica o cometido estatal del

ente público”.

268

Lo anterior, incumple la Resolución 400 de 2000 Plan General de Contabilidad Pública,

numeral 1.2.6.3 Registro y la ley 87 de 1993, art 2 literal e) y se origina en la falta de

control para la adecuada revelación de las operaciones económicas, financieras y

sociales; en consecuencia, se presenta sobrestimación de la cuenta 5111 Gastos

Generales y subestimación de la cuenta 52 Gastos de operación en un monto de $7.265

millones.

(…)

RESPUESTA Es importante aclarar que por lo general, como producto de los convenios que suscriben las entidades con Organismos de Cooperación Internacional para el apoyo y ejecución de programas o proyectos, caso PNUD, se genera la entrega de recursos a éste por parte de la entidad a la cual se le asignó el presupuesto para ejecutar respectivo proyecto de inversión, situación que, desde la órbita presupuestal, se refleja como una ejecución parcial o total de las apropiaciones previstas para tal fin. Sin embargo, estos hechos en lo contable tienen un tratamiento diferente, es decir, su control no se pierde, por tal razón su registro inicial

corresponde Depósitos entregados en administración. La amortización del depósito entregado se hará con base en los informes de ejecución que el organismo cooperante entregue a la Personería, en este caso el PNUD. Con base en dicho informe se debe afectar el gasto o el activo, dependiendo de cada caso en particular. Ahora bien, y con el fin de determinar si los convenios objeto de consulta debieron registrarse como “gastos de administración” o “gastos de operación” a continuación transcribimos la dinámica que sobre estos rubros expresa la Contaduría General de la Nación, a través del Régimen de Contabilidad Pública:

“Gastos de administración: En esta denominación se incluyen las cuentas que representan los gastos asociados con actividades de dirección, planeación y apoyo logístico de le entidad contable pública. Incluye los gastos de administración de las entidades contables públicas que producen bienes o presten servicios individualizables y deben manejar costos”.

“Gastos de operación: En esta denominación se incluyen las cuentas que representan los gastos originados en el desarrollo de la operación básica o principal de la entidad pública, siempre y cuando no deban registrar costos o gasto público social, de conformidad con las normas respectivas.”

269

De conformidad con lo anterior y dadas las funciones de la Personería, como órgano de control

que ejerce el Ministerio público en el Distrito Capital, deben registrarse en “Gastos de

administración”: los proyectos 7181 y 6104 toda vez que la descripción y objeto de éstos apunta a actividades de apoyo logístico. Los proyectos 1177 y 0392 los cuales tienen como objetivo la difusión de los derechos humanos en el Distrito Capital y empoderar a la ciudadanía para que observe y analice el desarrollo de los proyectos de inversión social de carácter distrital

y local respectivamente se deben contabilizar como Gastos de operación” en razón a que estos proyectos se ajustan a la operación principal de la entidad pública.

CONCLUSIONES Los dineros que la Personería entregue o haya entregado al PNUD, en virtud de un

convenio de cooperación y asistencia técnica para el apoyo y ejecución de sus programas o proyectos debe registrarlos como Depósitos entregados en administración, debiéndose amortizar dichos depósitos de conformidad con los informes de pagos remitidos por el organismo cooperante, afectando el gasto o el activo.

La Personería de Bogotá, debe afectar “Gastos de administración” cuando las actividades

desarrolladas correspondan a dirección, planeación y/o apoyo logístico, pero si tales actividades están encaminadas a apoyar la operación básica o principal se registraran como “gastos de operación”.

No obstante lo anterior, y en relación al contenido de esta respuesta, es importante señalar que de conformidad con lo establecido en el artículo 354 de la Constitución Política Nacional y la Ley 298 de 1996, la Contaduría General de la Nación tiene la competencia exclusiva para la expedición de normas contables de carácter técnico y procedimental que deben aplicar las entidades que conforman el sector público. Igualmente, es la única autoridad doctrinaria en esa materia, actividad que cumple mediante la emisión de conceptos que ayudan a la interpretación de dicha regulación. Así mismo, de conformidad con la sentencia C-487 de 1997, la Corte Constitucional determinó que las normas y conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Por lo anterior, es necesario tener presente que los conceptos expedidos por la Dirección Distrital de Contabilidad, entregados de conformidad con lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2, por tanto, no son de obligatorio cumplimiento. Tales conceptos corresponden al criterio de este Despacho sobre un tema específico objeto de consulta y se entregan ante la ausencia de pronunciamiento en tal sentido por parte de la Contaduría General de la Nación.

270


11 de septiembre de 2007


TEMA: Registro contable de bienes entregados en parte de pago de otros

bienes En atención a su solicitud según radicado No. ER78543 del 16 de agosto del año en curso, relacionado con la compra y entrega de vehículos en parte de pago, precisamos:

CONSULTA Me permito solicitar asesoría en el proceso de registro contable en el siguiente caso: Se adquiere una camioneta último modelo por un valor de $71.998.880 y se entrega en parte de pago otra camioneta recibida por el proveedor por valor de $16.000.000 totalmente depreciada y con costo histórico de $44.891.125. ¿Qué cuentas se afectan y como se registra la diferencia?

RESPUESTA El Régimen de Contabilidad Pública

25 dentro de las Normas Técnicas de Contabilidad Pública,

con relación al reconocimiento y revelación de los hechos económicos que se originen en los procesos como el planteado en su consulta, determina que desde el punto de vista económico, los activos surgen como consecuencia de transacciones que implican el incremento de los pasivos, el patrimonio o la realización de ingresos. Igualmente dichas normas están orientadas a definir criterios para el reconocimiento y revelación de los hechos relacionados con los bienes y derechos de la entidad contable pública. Por lo anterior, a continuación planteamos el registro contable que se debe realizar en la operación de entrega de un vehículo usado en parte de pago por la adquisición de otro vehículo nuevo:


16 Propiedades, planta y equipo


25

Resolución 222 del 5 de julio de 2006, Por la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública y se define su ámbito de

aplicación.

271


163505 Equipos de transporte, tracción y elevación

71.998.880

1685 Depreciación acumulada


44.891.125


167502 Terrestre 44.891.125

24 Cuentas por pagar

2401 Adquisición de bienes y servicios nacionales

240101 Bienes y servicios 55.998.880

(1)

2436 Retención en la fuente e impuesto de timbre

XXX (1)

48 Otros ingresos


481008 Recuperaciones 16.000.000

(1) El valor a pagar al vendedor del vehículo varía en razón a que se deben registrar en la cuenta 2436 subcuentas que corresponda, lo pertinente a las retenciones por compras e IVA. Si ello tuviere lugar.

Igualmente, deben retirarse de la contabilidad todos los valores conexos con el vehículo entregado, tales como valorizaciones o provisiones, si se llegaron a registrarse. El valor de $16.000.000 se debe registrar como una recuperación en razón a que el bien está totalmente depreciado y es una transacción considerada de carácter extraordinario.

CONCLUSIONES

El vehículo entregado en parte de pago debe retirarse contablemente afectando el costo histórico, los registros de depreciación acumulada, las valorizaciones o desvalorizaciones y provisiones, si han afectado el bien.

El valor por el cual se entregó el vehículo en parte de pago se debe registrar como un ingreso extraordinario por concepto de recuperaciones, por tratarse de un bien totalmente depreciado, transacción considerada de carácter extraordinario.

Es conveniente tener en cuenta que la Contaduría General de la Nación es el máximo órgano rector en materia contable pública en Colombia. En tal sentido se pronunció la Corte

272

Constitucional mediante sentencia C-487 de 1997, determinando que las normas y conceptos emitidos por esa entidad son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Por lo expuesto anteriormente, se debe tener presente que los conceptos de la Dirección Distrital de Contabilidad, se expiden en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), y son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2; por tanto, no son de obligatorio cumplimiento.

273




TEMA: Registro contable de inmuebles adquiridos para ser demolidos y

construir nuevos inmuebles Damos alcance a nuestro oficio radicado 2007EE194525 del 28 de agosto del presente año, para responder su solicitud de concepto según radicado No. ER68061 del 17 de julio de 2007, relacionada con el registro contable por la compra de inmueble para ser demolido y su posterior construcción, precisamos:

CONSULTA “Solicitamos concepto contable de cómo se debe realizar el registro de las compras de bienes inmuebles cuando se adquiere terreno y construcción para demolerla y posteriormente construir colegios y/o escuelas”

RESPUESTA Antes de entrar a responder su consulta consideramos importante referenciar aspectos de las Normas Técnicas de Contabilidad Pública establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública, que determina: El párrafo 117, en lo relacionado con el principio de Devengo o Causación indica que “Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan, con independencia del instante en que se produzca la corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de estos. El reconocimiento se efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones, o cuando la transacción u operación originada por el hecho incida en los resultados del período” Párrafo 132. Costo histórico. Representa la asignación de valor a los derechos, bienes, servicios, obligaciones y demás transacciones, hechos y operaciones en el momento en que éstas suceden. Para efectos de reconocimiento contable se aplicará, como regla general, el costo histórico, el cual está constituido por el precio de adquisición o importe original, adicionado con todos los costos y gastos en que ha incurrido la entidad contable pública para la

274

prestación de servicios, en la formación y colocación de los bienes en condiciones de utilización o enajenación” Sobre el particular la Contaduría General de la Nación, mediante concepto 20078-101183 del 19 de septiembre del presente año, el cual se anexa, emitió doctrina al respecto indicando lo siguiente: “Teniendo en cuenta que las entidades deben revelar los hechos económicos en observancia de las situaciones que los origina, la entidad debe registrar el valor de la edificación adquirida como parte del valor del terreno, dado que la intención de su adquisición es la demolición, independiente de que la escritura presente por separado el valor del terreno y el de la edificación. Respecto a la reutilización de los materiales, en caso de que sean utilizados en la nueva edificación, disminuyen los costos para llevar a cabo la construcción” Un aspecto de su consulta es la adquisición de un inmueble para demolerlo y posteriormente realizar una nueva construcción. Al respecto, y en relación a la demolición, es importante tener en cuenta las características del contrato suscrito para tal fin, el cual sin profundizar en tal escenario, podría ocurrir lo siguiente:

Que se suscriba un contrato de construcción, incluyendo el proceso de demolición, lo cual puede derivar que se determine que los materiales se van a utilizar en la construcción del nuevo edificio y por lo tanto es necesario que se discriminen previo estudio en el valor cotizado de construcción por parte del contratista o se determine su incidencia en el contrato a suscribir, lo que generará una disminución en los costos en la nueva construcción.

De acuerdo con lo antes expuesto es claro que la entidad debe registrar en la contabilidad el valor del inmueble por el valor de adquisición, el cual está estipulado en la Escritura Pública 911 del 29 de agosto de 2006. Los registros contables para causar la obligación una vez el vendedor presente copia de la escritura y original del certificado de tradición, son:

Código Cuentas Débitos Créditos


1605 Terrenos

160501 Urbanos 462.900.500



240101 Bienes y servicios 462.900.500(1)

275

(1) Se debe tener presente si con motivo de la transacción hay derecho a efectuar retenciones, a efectos de utilizar las respectivas cuentas contables, en tal caso el valor de la cuenta 2401 sería menor.

Cuando la Secretaría de Educación se informe sobre el pago al vendedor realizado por la Secretaría Distrital de Hacienda, deberá efectuar el siguiente registro:




240101 Bienes y servicios 462.900.500

31 Hacienda pública

3105 Capital fiscal

310503 Distrito 462.900.500

El traslado del inmueble al DADEP se debe hacer cumpliendo lo establecido en el Acuerdo 18 de 1999 y el Instructivo 029

26 de 2002 de la Dirección Distrital de Contabilidad o en caso

contrario efectuar los registros según lo estipulado en el Decreto 06127

de 2005, de acuerdo con la interpretación que se le haya dado a dicha norma, situaciones enunciados en nuestro concepto 2006EE96588 del 28 de abril de 2006, dirigido a su despacho. La nueva construcción se registrará en la cuenta 1615 Construcciones en curso, subcuenta 161501 Edificaciones, a medida que se reciban las actas de entrega parciales, y en el momento en que se declare su finalización mediante acta de entrega final y liquidación del Contrato, se procederá a realizar su traslado contable. Producto de la transferencia del inmueble al Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público DADEP, en cumplimiento a lo establecido en el Acuerdo 18

28 de 1999, la

Secretaría de Educación deberá reconocer el traslado del terreno y la nueva construcción, así:


31 Hacienda pública

3105 Capital fiscal

310503 Distrito

Valor del terreno 462.900.500

Valor de la nueva edificación XXX


26

Registro y control contable de la propiedad inmobiliaria del distrito capital y de las inversiones que en ella se efectúen 27

Por el cual se delegan funciones en relación con la adquisición de bienes inmuebles del nivel central del Distrito Capital 28

Por el cual se crea la Defensoría del Espacio Público.

276


1605 Terrenos

160501 Urbanos 462.900.500

1615 Construcciones en Curso

161501 Edificaciones XXX

CONCLUSIONES

Cuando se trata de la adquisición de predios en los que además del terreno se paga la edificación que posee, y el propósito de tal operación es construir una nueva edificación, el valor total pagado por el inmueble debe reconocerse en la cuenta 1605 Terrenos. Lo anterior de conformidad con la doctrina contable emitida por la CGN mediante el concepto 20078-101183 antes citado.

En cumplimiento a lo establecido en el Acuerdo 18 de 1999 del Concejo de Bogotá, la Secretaría de Educación Distrital debe transferir el inmueble al Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público.

Si existen inconvenientes en aplicar el Decreto 061 antes citado, este despacho recomienda que los registros contables se continúen realizando de acuerdo con lo establecido por la Dirección Distrital de Contabilidad mediante el Instructivo No. 29, el cual ha sido adicionado con la suscripción de tres actas en forma conjunta con el Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público DADEP.

Es conveniente tener en cuenta que la Contaduría General de la Nación es el máximo órgano rector en materia contable pública en Colombia. En tal sentido se pronunció la Corte Constitucional mediante sentencia C-487 de 1997, determinando que las normas y conceptos emitidos por esa entidad son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Por lo expuesto, se debe tener presente que los conceptos de la Dirección Distrital de Contabilidad, se expiden en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), y son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2; por tanto, no son de obligatorio cumplimiento.

277




TEMA: Manejo contable de los elementos medicoquirúrgicos que se

deterioran durante el proceso de almacenamiento o distribución En atención a su solicitud según radicado No. ER77880 del 14 de agosto del año en curso sobre el manejo contable de elementos medicoquirúrgicos que se deterioren, precisamos:

CONSULTA “Solicita concepto sobre el manejo administrativo, contable y de responsabilidad que los hospitales ESE deben dar a los elementos medicoquirúrgicos que durante el proceso de almacenamiento o distribución se rompen o deterioran”

RESPUESTA Procedimiento administrativo: Con relación al manejo administrativo de los bienes enunciados en su consulta, será necesario definir una política de tipo general, pues es competencia de cada entidad, tal como lo establece la Ley 87 de 1993, el Decreto Ley 1421 de 1993 y la Resolución 001

29 de 2001, de adoptar

formalmente sus políticas, estrategias y procedimientos administrativos, de gestión y financieros, que garanticen eficiencia, eficacia, celeridad y oportunidad para este tipo de procesos, debido a que se trata de bienes inservibles para la entidad. Lo anterior teniendo en cuenta que el Decreto Ley 1421 de julio 21 de 1993, Capitulo II Control Interno, en sus artículos 114 a 116 establece:

“Art. 114.- Definición. El Control Interno se ejercerá en todas las entidades del Distrito mediante la aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de desempeño y de la gestión que se cumple. Con tal fin se adoptarán manuales de funciones y procedimientos, sistemas de información y programas de selección, inducción y capacitación de personal. El establecimiento y desarrollo de control interno será

29

Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo de los Bienes en los Entes


278

responsabilidad del respectivo secretario, jefe de departamento administrativo o representante legal. Art. 115.- Objetivos: El control interno se ejercerá con el propósito de lograr, entre otros, los siguientes objetivos: 1. Asegurar eficacia y eficiencia en la gestión administrativa. 2. Proteger los activos del Distrito y garantizar el uso racional de sus bienes. 3. Adecuar la gestión al plan general de desarrollo y a sus programas y proyectos. 4. Hacer efectivos los principios, normas y procedimientos vigentes. 5. Garantizar el seguimiento y evaluación de las actividades que se cumplan por el

Distrito. Art. 116.- Funciones de las entidades. Para el logro de los objetivos fijados en el artículo anterior, cada entidad deberá: 1. Elaborar los planes, sistemas, métodos y procedimientos necesarios para garantizar

que todas las actividades, operaciones y actuaciones se cumplan de conformidad con los principios y normas vigentes.

2. Velar por el cumplimiento de las políticas, programas, proyectos y metas a su cargo y

recomendar los ajustes que fueren necesarios. 3. Establecer los controles contables, administrativos, de gestión y financieros que

garanticen eficiencia, eficacia, celeridad y oportunidad en el ejercicio de las funciones y en la prestación de los servicios”

La ley 87 de noviembre 29 de 1993, “por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”, en su artículo 6º estipula:

“Responsabilidad del control interno. El establecimiento y desarrollo del sistema de control interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del Control interno, también será responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de la entidades y organismos”

Respecto a los manuales de políticas contables, procedimientos y funciones, la Contaduría General de la Nación mediante la resolución 119

30 de 2006, numeral 2.1.9. indica que “Se

30

Por la cual se adopta el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública

279

deben elaborar manuales donde se describan las diferentes formas de desarrollar las actividades contables en los entes públicos, así como la correspondiente asignación de responsabilidades y compromisos a los funcionarios que las ejecuten directamente” Es con base en lo anterior, y teniendo en cuenta que se tratará de equipo clínico u operativo que por aspectos relacionados con el almacenamiento o distribución se deterioran quedando inservibles, cuando se trate de tomar una decisión con respecto a la baja de dichos bienes inservibles, obsoletos o no utilizables, consideramos que sea la Junta Directiva quien determine las políticas y estrategias sobre el particular, para ello recomendamos proponer a dicha Junta, mediante un Proyecto de Acuerdo, la adopción de un procedimiento específico para el caso de la baja de los bienes tipificados como inservibles, obsoletos o no utilizables, el cual debería indicar cuándo será necesaria la aprobación de la Junta y en cuáles casos se deja la decisión en manos de la administración del hospital. El procedimiento para dar de baja los bienes de propiedad del Hospital que se encuentran en deterioro, desuso o vencidos, debe ser establecido por el ente público, ya que se considera procedimiento de orden administrativo. En la elaboración de los mismos, deberán aplicarse los principios de transparencia, objetividad y control, ajustándose a las normas fiscales correspondientes. Sobre el tema, consideramos importante que la entidad revise las políticas, normas y procedimientos para el suministro de medicamentos, así como los manuales de manejo y control de inventarios, en cuanto a volúmenes de compra, promedios históricos de consumo, rotación de inventarios, control administrativo de Inventarios, revisión, verificación y confrontación de vencimientos de las mercancías recibidas en almacén entre otros. Responsabilidad: En el mismo sentido, es procedente verificar al interior de la entidad si existen méritos suficientes para iniciar una investigación administrativa que permita determinar si hubo presunta negligencia o descuido en la manipulación, almacenamiento, distribución o el vencimiento de medicamentos por parte del funcionario responsable del control y manejo de los mismos. Con base en los resultados obtenidos en la evaluación preliminar se determinará si se solicita o no un proceso investigativo para establecer si existe o no responsabilidad alguna. En la Resolución 354

31 de 2007 de la Contaduría General de la Nación CGN. Procedimiento

para el tratamiento contable de los procesos de responsabilidad fiscal, están dadas las instrucciones para el registro en caso de pérdida, o faltante de fondos o bienes o derechos en las entidades contables públicas.

31

Por la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública, se establece su conformación y se define su ámbito de aplicación.

280

Proceso contable: Con relación al tema de los inventarios las Normas Técnicas de Contabilidad Pública del Régimen de Contabilidad Pública, párrafo 163, determina: “Los inventarios deben actualizarse al valor de realización, siempre que este valor resulte menor que el valor en libros. En este caso se reconocerán provisiones por la diferencia; en caso contrario, se recuperarán las provisiones sin exceder el valor constituido por este concepto, cuando existan. Para el efecto se tendrán en cuenta las disminuciones físicas o monetarias, tales como merma, deterioro, obsolescencia, o disminución del precio de venta, las cuales se calcularán mediante la aplicación de criterios técnicos que permitan determinar su razonabilidad, de acuerdo con la naturaleza del inventario” Sobre este tema es importante precisar que el acta de baja constituye el documento soporte principal para dar salida del almacén a los bienes deteriorados y para realizar los registros contables correspondientes, los cuales pueden presentar dos situaciones: 1 - Que se autorice la baja de los bienes.

a. Que se encuentre registrada la provisión para protección de Inventarios.


1580 Provisión para Protección de Inventarios (CR) xx

158009 Materiales para la prestación de servicios

1518 Materiales para la prestación de servicios xx

151802 Materiales medicoquirúrgicos

b. Que no exista provisión para protección de inventarios.


5810 Extraordinarios xx

581003 Ajustes o mermas sin responsabilidad

1518 Materiales para la prestación de servicios xx

151802 Materiales medicoquirúrgicos

c. Si se hizo reclamación ante la compañía de seguros y ésta reconoce el pago.




4810 Extraordinarios xx

281



Cuando se presume que el daño o deterioro fue causado por culpa o dolo de algún funcionario responsable de la administración o utilización de los bienes, y que existe un nexo causal

32 la

diferencia entre el valor de los bienes y el monto cancelado por la entidad aseguradora debe reconocerse en cuentas de orden, tal como se indica más adelante, advirtiendo que es necesario realizar el seguimiento sobre el estado de la probable investigación, pues si se archiva, debe eliminarse todo registro realizado con la responsabilidad.

d. Para registrar la diferencia entre el valor del bien y el monto cancelado por la entidad aseguradora.


8361 Responsabilidades xx

83610X Según corresponda

8915 Deudoras de control por contra xx


CONCLUSIONES

Con relación al procedimiento administrativo para el manejo de las propiedades en los entes públicos del Distrito Capital, la entidad tiene la autonomía de acuerdo con lo establecido en las normas antes señaladas, para establecer internamente el reglamento requerido para tal efecto.

En cuanto a los aspectos relacionados con las responsabilidades, están dados en el Procedimiento para el tratamiento contable de los procesos de responsabilidad fiscal que hace parte del Régimen de Contabilidad Pública, Resolución 354 de 2007 de la CGN.


32 Ley 610 de 2000, Artículo 5º. Elementos de la Responsabilidad Fiscal. La responsabilidad fiscal estará integrada por los

siguientes elementos: - Una conducta dolosa o culposa atribuible a una persona que realiza gestión fiscal. - Un daño patrimonial al Estado. - Un nexo causal entre los dos elementos anteriores.

282

cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Por lo expuesto anteriormente, se debe tener presente que los conceptos de la Dirección Distrital de Contabilidad, se expiden en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A), y son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2; por tanto, no son de obligatorio cumplimiento.

283


1 de octubre de 2007


TEMA: Manejo, realización, avalúo y responsable de los inventarios de

inmuebles En atención a su solicitud según radicado No. ER80270 del 23 de agosto del año en curso sobre el manejo, realización y área responsable de realizar los avalúos de los bienes inmuebles, damos respuesta en el mismo orden en que se formuló su consulta, así:

CONSULTA 1. “Qué dependencia es la responsable del manejo del inventario de inmuebles”.

RESPUESTA Con relación al manejo administrativo de las propiedades, planta y equipo, será necesario definir una política de tipo general, pues es competencia de cada entidad, tal como lo establece la Ley 87 de 1993, el Decreto Ley 1421 de 1993 y la Resolución 001

33 de 2001, de adoptar

formalmente sus políticas, estrategias y procedimientos administrativos, de gestión y financieros, que garanticen eficiencia, eficacia, celeridad y oportunidad para este tipo de procesos. Lo anterior teniendo en cuenta que el Decreto Ley 1421 de julio 21 de 1993, Capitulo II Control Interno, en sus artículos 114 a 116 establece:

“Art. 114.- Definición. El Control Interno se ejercerá en todas las entidades del Distrito mediante la aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de desempeño y de la gestión que se cumple. Con tal fin se adoptarán manuales de funciones y procedimientos, sistemas de información y programas de selección, inducción y capacitación de personal. El establecimiento y desarrollo de control interno será responsabilidad del respectivo secretario, jefe de departamento administrativo o representante legal.

33

Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo de los Bienes en los Entes


284

Art. 115.- Objetivos: El control interno se ejercerá con el propósito de lograr, entre otros, los siguientes objetivos: 1. Asegurar eficacia y eficiencia en la gestión administrativa. 2. Proteger los activos del Distrito y garantizar el uso racional de sus bienes. 3. Adecuar la gestión al plan general de desarrollo y a sus programas y proyectos. 4. Hacer efectivos los principios, normas y procedimientos vigentes. 5. Garantizar el seguimiento y evaluación de las actividades que se cumplan por el

Distrito. Art. 116.- Funciones de las entidades. Para el logro de los objetivos fijados en el artículo anterior, cada entidad deberá: 1. Elaborar los planes, sistemas, métodos y procedimientos necesarios para garantizar

que todas las actividades, operaciones y actuaciones se cumplan de conformidad con los principios y normas vigentes.

2. Velar por el cumplimiento de las políticas, programas, proyectos y metas a su cargo y recomendar los ajustes que fueren necesarios.

3. Establecer los controles contables, administrativos, de gestión y financieros que garanticen eficiencia, eficacia, celeridad y oportunidad en el ejercicio de las funciones y en la prestación de los servicios”

La ley 87 de noviembre 29 de 1993, “por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”, en su artículo 6º estipula:

“Responsabilidad del control interno. El establecimiento y desarrollo del sistema de control interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del Control interno, también será responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos”

Respecto a las políticas y manuales de procedimientos contables y de funciones, la Contaduría General de la Nación CGN mediante la Resolución 119 de 2006

34, numeral 2.1.9. indica que

“Se deben elaborar manuales donde se describan las diferentes formas de desarrollar las actividades contables en los entes públicos, así como la correspondiente asignación de responsabilidades y compromisos a los funcionarios que las ejecuten directamente” En el numeral 5 Controles asociados al proceso contable, determina que se debe “Establecer la

34

Por la cual se adopta el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública

285

existencia y efectividad de medidas para la realización periódica de toma física de inventarios, y conciliación de saldos con los registros contables” De igual manera, de acuerdo con la estructura de cada ente, el manual de funciones debe determinar tanto el cargo como la dependencia responsables de las propiedades, planta y equipo, incluidos los inmuebles, asignándole la responsabilidad de administrar, custodiar y controlar los recursos físicos. Independientemente de lo anterior, recomendamos que la dependencia encargada de la administración y custodia de los recursos físicos, sea la encargada de reportar periódicamente sobre el estado físico de los bienes inmuebles, con lo cual se garantizará, además, que éstos se encuentran bajo el control y explotación por parte de la entidad.

CONSULTA 2. “Cada cuánto se debe realizar el inventario de inmuebles”.

RESPUESTA En cuanto a la realización de inventarios físicos y su periodicidad, el concepto 03752

35 del 04 de

junio de 1999, señala la “obligatoriedad de realizar dentro de cada ejercicio contable un inventario físico de bienes, sin perjuicio de que las entidades públicas que lo requieran programen su realización en forma progresiva durante el transcurso del año”. Consideramos pertinente indicar que éste debe elaborarse con el propósito de comprobar la existencia física de los bienes, clasificar, analizar y evaluarlos cuando sea necesario, lo mismo que establecer el estado de éstos y determinar, si es posible, la vida útil restante, efectuar los cruces con las cifras contables, hacer los ajustes del caso y dar cumplimiento a lo establecido por la Contraloría de Bogotá en la Resolución 20

36 del 20 de septiembre de 2006 cuando determina

que en la rendición de la cuenta anual a este órgano de control se debe incluir el inventario físico y valorizado de propiedades, planta y equipo por grandes rubros (Anexo A, cuadro CBN-1026). Así las cosas, la entidad tiene autonomía para decidir el momento oportuno para realizar o no la toma física de acuerdo con sus necesidades, siempre y cuando se garantice que la información contable refleje los bienes y derechos ciertos del ente público, la cual debe ser consistente con las existencias físicas. Se aconseja que el inventario se realice al final del periodo fiscal.

35

Doctrina Contable Pública, Tomo IV, página 171. 36

Por medio de la cual se prescriben los métodos y se establece la forma, términos y procedimientos para la rendición de la cuenta

y la presentación de informes, se reglamenta su revisión y se unifica la información que se presenta a la Contraloría de Bogotá D.C.

286

Periódicamente la entidad debe actualizar el valor de las propiedades, planta y equipo respecto al valor en libros, el cual debe practicarse con periodicidad de tres años, a partir de la última actualización realizada y el registro debe quedar incorporado en el periodo contable respectivo. Esta actualización no es obligatoria a los bienes muebles cuyo costo histórico, individualmente considerado, sea inferior a 35 salarios mínimos mensuales legales vigentes, ni de las propiedades, planta y equipo ubicadas en zonas de alto riesgo

37.

CONSULTA 3. “Qué información debe contener la ficha de cada inmueble”.

RESPUESTA Respecto a determinar la información que debe contener tal inventario, la Resolución 001 de 2001 antes citada, contiene algunos parámetros que se deben tener presente en tal proceso. Tratándose de inmuebles, consideramos que además de los datos propios de cada inmueble como escritura, notaría, matrícula inmobiliaria, ubicación, estado del bien, área, entre otros, se debe clasificar de acuerdo con la discriminación del Catálogo General de Cuentas del Régimen de Contabilidad Pública, establecido para las cuentas de terrenos y edificaciones. De otra parte, sugerimos solicitar al Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público, los requisitos exigidos para la inclusión de los inmuebles en el Inventario General del Patrimonio Inmueble Distrital, aspectos que podrían ser tenidos en cuenta para desarrollar una matriz para efectuar el inventario, que además sirva para presentar información al DADEP.

CONSULTA 4. “La dependencia responsable es la encargada del trámite para la realización de los avalúos”

RESPUESTA La costumbre es que el área encargada de la parte administrativa de la entidad, la cual, dentro de sus funciones, por lo general incluye la custodia de los recursos físicos, sea también la dependencia responsable de adelantar los avalúos. Es importante tener en cuenta que el propósito por el cual se adelanta un avalúo, es la actualización de su valor en libros, en tal evento, es posible que esta se realice por personal de la entidad con la competencia y conocimiento para ello. La situación cambia si se trata de la actualización con propósito de enajenación por cuanto será necesario un avalúo técnico

37

Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de hechos relacionados con las propiedades, planta y equipo CGN.

287

elaborado por persona o entidad de reconocida idoneidad, autorizada para ese tipo de actividades.

CONCLUSIONES 1. Con relación al procedimiento administrativo para el manejo de las propiedades en los entes

públicos del Distrito Capital, el establecimiento de éste es potestativo de cada entidad de acuerdo con lo enunciado en las normas antes señaladas; por consiguiente, en dicho procedimiento deberá quedar indicada la dependencia y funcionario responsables del manejo de las propiedades, planta y equipo, que a nuestro juicio debe ser la dependencia encargada de la administración y custodia de los recursos físicos.

2. En cuanto a los aspectos relacionados con la periodicidad de realizar inventarios físicos, la

CGN ha señalado que debe ser en cada periodo contable, pero como se dijo antes cada entidad es autónoma para establecer cada cuanto se realiza, de acuerdo con sus necesidades.

3. Tratándose de inmuebles, consideramos que además de los datos propios de cada

inmueble como escritura, notaría, matrícula inmobiliaria, ubicación, estado del bien, área, entre otros, se debe clasificar de acuerdo con la discriminación del Catálogo General de Cuentas del Régimen de Contabilidad Pública, establecido para las cuentas de terrenos y edificaciones, lo mismo que tener en cuenta los requisitos exigidos por el DADEP para incluirlos en el Registro Único del Patrimonio Inmobiliario Distrital.

4. El área encargada de la parte administrativa de la entidad, la cual, dentro de sus funciones,

por lo general incluye la custodia de los recursos físicos, debe ser también la dependencia responsable de adelantar los avalúos.

Es conveniente tener en cuenta que la Contaduría General de la Nación es el máximo órgano rector en materia contable pública en Colombia. En tal sentido se pronunció la Corte Constitucional mediante sentencia C-487 de 1997, determinando que las normas y conceptos emitidos por esa entidad son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Por lo expuesto anteriormente, se debe tener presente que los conceptos de la Dirección Distrital de Contabilidad, se expiden en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A), y son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2; por tanto, no son de obligatorio cumplimiento.

288




TEMA: Procedimiento contable para bienes sobrantes y faltantes en la toma

física de inventarios En atención a su solicitud elevada a este Despacho con radicación No. 2007ER83476 del 3 de septiembre del año en curso, en la cual consulta sobre el tratamiento contable que se debe dar a los bienes sobrantes generados en el inventario físico de la vigencia 2005 y algunos elementos que fueron parte de bienes que ya salieron de los activos de la entidad. Conforme a lo indicado en el texto de la consulta, a continuación se precisa:

ANTECEDENTES “Esta Entidad celebró con la firma PROSOFT LTDA. un Contrato de Prestación de Servicios, cuyo objeto fue “El levantamiento del inventario físico y conciliación de aproximadamente 12.000 elementos devolutivos (bienes muebles) por funcionario y dependencia, que posee el Departamento Administrativo de Planeación Distrital, colocando nuevas placas de identificación con código de barras”... Como acción correctiva a los aspectos señalados en el informe de PROSOFT LTDA,… se suscribió un “Plan de Mejoramiento de Inventarios”…

CONSULTA

1. Listado de Bienes sobrantes a 31 de Diciembre de 2005 - Teniendo en cuenta que una de las obligaciones de PROSOFT LTDA fue marcar uno a uno los bienes, adhiriendo una placa de código de barras con nueva numeración, ésta firma plaqueteó por separado algunos bienes que por hacer parte y complemento de otros, están registrados en el inventario de la Entidad como un solo bien. La consecuencia de la situación anteriormente señalada fue un amplio listado de bienes sobrantes según PROSOFT, los cuales una vez analizados y verificados, la Entidad no considera pertinente incorporar dado que estaría incurriendo en sobrevaluación de su inventario. Agradecemos su orientación respecto a las acciones de saneamiento que debemos aplicar para este caso específico.”

289

RESPUESTA En principio, compartimos su consideración en el sentido de no incorporar este listado de bienes sobrantes al inventario, debido en primer lugar, a que su valor económico ya está incorporado en los activos de la Entidad, a través del bien del cual son parte integral. En segundo lugar, porque no es posible asignar un valor específico, que se desconoce, a un elemento accesorio o componente de otro cuando en su registro inicial no fue segregado y, en tercer lugar, porque estos elementos nunca han sido registrados en el inventario en forma individual. Por lo anterior, es procedente conservar el manejo del inventario de bienes de la Secretaría bajo los criterios y parámetros determinados en el módulo de control y administración de bienes; es así como un computador queda segregado únicamente en cuatro partes que comprenden el Monitor, CPU. Teclado y Mouse; la adquisición de licencias o software no se cargan a los inventarios individuales de los funcionarios. En consecuencia, deben quedar bajo la custodia y a cargo del administrador del sistema, con aclaración del número de computadoras a las que se les instalará y una descripción coherente con el detalle contenido en la factura de compra venta. En este orden de ideas, se recomienda suscribir un Acta motivada con fundamento en las situaciones y casos particulares que generaron los sobrantes, indicando expresamente que por error en la toma física fueron plaqueteados estos elementos cuando no había lugar a ello. asimismo, siempre que el Comité de Inventarios avale esta alternativa, es importante mencionar, que los números de tales placas asignados al listado de elementos sobrantes quedan invalidados. Si el Comité, como autoridad competente al interior de la entidad, considera que lo más conveniente para la entidad es adoptar otra estrategia o modificarla, puede tomar tal decisión con el consenso de todos sus integrantes. En este sentido, es importante soportar el Acta con todos los documentos que permitan evidenciar las acciones administrativas adelantadas en su depuración, adjuntar el listado de los bienes sobrantes con el número de placa asignado y demás que se consideren, adicionalmente, debe ser refrendado por todos los miembros del Comité de Inventarios. Finalmente, cuando se realice la salida definitiva de alguno de los bienes de los cuales estos sobrantes hacen parte, es necesario tener en cuenta que la baja debe cubrir todos los elementos que lo conforman, sean componentes o accesorios y, de igual forma, se deben cancelar los saldos de todas las cuentas que conforman su valor.

CONSULTA

2. “Depuración de bienes que Capitalizan Bajas Anteriores –

290

Durante la toma física del 2005, no fueron ubicados algunos elementos como tarjetas de red, discos duros, etc. que están registrados en el inventario de Devolutivos en Servicio. Luego de un análisis se logró establecer que estos elementos son parte de otros que ya fueron dados de baja y no se hizo lo mismo con sus componentes internos, es decir que la Entidad ya no tiene esos computadores ni sus componentes internos, razón por la cual es necesario retirar definitivamente del inventario ese listado de bienes. Considerando que la normatividad vigente no contempla casos similares a este, atentamente solicitamos señalarnos procedimiento a seguir.”

RESPUESTA Como en el evento anterior, es preciso elaborar y suscribir un documento (Acta), donde se sustente ampliamente las situaciones del momento en que se dieron las bajas, señalando entre otros aspectos, que solamente se tuvo en cuenta la placa externa de la cubierta de cada bien, desconociendo que las partes internas también tenían asignadas placas, aunque en forma virtual,, las cuales actualmente continúan en el inventario y en la contabilidad financiera, donde aparecen como parte de los activos totalmente depreciados y con valor en libros de cero ($0) pesos, por lo que reconocer la baja y salida de estos bienes no afectaría el patrimonio de la entidad. Esta Acta debe elaborarse en los mismos términos en se dio la baja del equipo del cual hacían parte y soportarla con las Bajas, con las cuales se legalizaron en su momento las salidas de los bienes de los cuales fueron parte y demás documentos que se consideren pertinentes. Como todas las actas debe firmarse por todos los miembros del Comité de Inventarios o Comité de Sostenibilidad Contable, si éste ya se creó. Es importante recordar que la primera acción a seguir debe ser el descargue de estos elementos de los inventarios individuales de los funcionarios; en segundo lugar, adelantar las correcciones y registros necesarios en el Almacén, y en tercer lugar, efectuar en el mismo periodo los ajustes contables generados.

CONCLUSIONES 1. Listado de Bienes sobrantes a 31 de Diciembre de 2005 - Se recomienda no incorporar los sobrantes al inventario dado que su valor económico ya

hace parte de los activos de la Entidad a través del bien del cual son parte integral; además, se desconoce su valor debido a que no fueron segregados en el registro inicial y nunca se reconocieron individualmente.

- Igualmente recomendamos que con base en los argumentos anteriores, se suscriba un Acta

motivada, citando las situaciones particulares aclarando que los sobrantes corresponden a elementos plaqueteados cuando no había lugar a ellos, y que tales placas quedarán invalidadas, si así lo decide el Comité de Inventarios, como instancia competente al interior

291

de la entidad. Esta se documenta con los soportes que evidencian las acciones administrativas adelantadas en su depuración, ajuntando el listado de los bienes sobrantes con el número de placa asignado y demás aspectos que se consideren válidos para tal efecto, refrendada por todos los miembros del Comité de Inventarios.

- Cuando se de la salida definitiva de un bien cuya parte o componente haga parte de este

listado de sobrantes, la baja debe cubrir todos los elementos que lo conforman y cancelar los saldos de cuentas tanto principales como accesorias o conexas que conforman su valor.

- Con relación al módulo de control y administración de los bienes, es apropiado mantener

los criterios y parámetros determinados para el registro de los computadores, en cuatro partes; las licencias y software deben quedar bajo la custodia y a cargo del administrador del sistema.

2. Depuración de bienes que Capitalizan Bajas Anteriores-

- Elaborar y suscribir un Acta motivada con sustento en las bajas iniciales, argumentando que

en su momento no se tuvo en cuenta que los componentes internos también tenían placas, las cuales aún continúan en los inventarios individuales y por ente en la Contabilidad Financiera. Adicionalmente, demostrar que la baja y salida de estos bienes no afecta el patrimonio de la Entidad, pues a pesar de estar incorporados en los activos, su valor en libros es cero ($0) pesos, porque están totalmente depreciados y ya no existen estos elementos.

- Tal acta debe elaborarse en los mismos términos en que se dio la baja del equipo del cual

hacían parte y con las cuales en su momento se legalizaron las salidas además anexarlas como soporte. Debe firmarse por todos los miembros del Comité de Inventarios y/o Comité de Sostenibilidad Contable.

- Finalmente, es importante establecer que la primera acción a seguir consiste en el

descargue de estos elementos de los inventarios individuales de los funcionarios, en segundo lugar, adelantar las correcciones y registros necesarios en el Almacén y en tercer lugar, hacer los ajustes contables generados.

Con relación al contenido de esta comunicación, es importante señalar que de conformidad con lo establecido en el artículo 354 de la Constitución Política Nacional y la Ley 298 de 1996, la Contaduría General de la Nación tiene la competencia exclusiva para la expedición de normas contables de carácter técnico y procedimental que deben aplicar las entidades que conforman el sector público. Igualmente, es la única autoridad doctrinaria en esa materia, actividad que cumple mediante la emisión de conceptos que ayudan a la interpretación de dicha regulación. Así mismo, de conformidad con la sentencia C-487 de 1997, la Corte Constitucional determinó que las normas y conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación son de carácter

292

vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Por lo anterior, queda claro que los conceptos expedidos por la Dirección Distrital de Contabilidad, en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2, no son de obligatorio cumplimiento. Tales conceptos corresponden al criterio de este Despacho sobre un tema específico objeto de consulta y se entregan ante la ausencia de pronunciamiento sobre el particular por parte de la Contaduría General de la Nación.

293




TEMA: Traslado y ajustes contables del valor de las cesantías de los

funcionarios incorporados a la Secretaría del Hábitat En atención a su solicitud radicada con el número 2007ER81097 de fecha 27 de agosto de 2007, en la cual plantea varias inquietudes sobre cesantías de funcionarios que pertenecen al régimen laboral antiguo precisamos:

ANTECEDENTES Hasta septiembre de 2003 la Subdirección de Control y Vivienda estaba a cargo de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. El Acuerdo 330 de fecha 30 de septiembre de 2003 crea esta subdirección en el DAMA, hoy Secretaría Distrital de Ambiente. El Acuerdo 335 del 13 de octubre de 2003 modifica la planta global del DAMA, incorporando a éste los cargos de los funcionarios de la Subsecretaría de Vivienda de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, de los cuales siete (7) pertenecen al régimen laboral antiguo, es decir, sus cesantías se liquidan con retroactividad. A partir del 1º de enero de 2007 y de conformidad con el Decreto 561 de fecha 29 de diciembre de 2006, la Subdirección de Control y Vivienda se traslada a la Secretaría Distrital del Hábitat. La Secretaría General de la Alcaldía Mayor, de acuerdo con lo manifestado telefónicamente por el contador, a la fecha no tiene registro alguno con relación a los siete (7) funcionarios, lo cual significa que en su pasivo no aparece deuda por cesantías con estos trabajadores. La Secretaría Distrital de Ambiente dentro de su pasivo por concepto de cesantías al 31 de diciembre de 2006 tiene reconocida la deuda por concepto de cesantías de estos siete funcionarios y en FONCEP un saldo por el pago de cesantías, el cual es inferior a dicho pasivo, razón por la cual no puede ordenarse un traslado de recursos entre esta Secretaría y la Secretaría Distrital del Hábitat. Por lo anterior, el propósito de la Secretaría Distrital de Hacienda es que cada dependencia disponga de recursos suficientes en FONCEP para atender la totalidad de las cesantías en una

294

fecha dada, requiriéndose por parte de la entidad deficitaria solicitud de traslado a la Dirección Distrital de Presupuesto.

CONSULTA 1. La Secretaría General de la Alcaldía debe entregar la información de las cesantías

consolidadas por funcionario a la fecha de su desincorporación de esa Secretaría a la Secretaría Distrital del Ambiente?

Las entidades cuyos funcionarios reciben el pago de sus cesantías a través del Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones- FONCEP-, son responsables de liquidar, reconocer y ordenar los pagos de cesantías a sus funcionarios, hasta por el monto por el cual se acredite el derecho al anticipo o a la cesantía definitiva, siempre y cuando a la fecha del pago el funcionario presente saldo disponible de cesantías. Así mismo, estas entidades deben verificar previamente a la liquidación de cesantías de sus funcionarios, la existencia de recursos suficientes en FONCEP para atender dicho pago, debiendo adelantar las gestiones necesarias para proveerlos en el evento de no contar con éstos. De no efectuarse la transferencia de los recursos, la mora en el pago será imputada a la entidad respectiva.

38

De otro lado, y teniendo en cuenta que la Secretaría General hizo entrega a la Secretaría Distrital de Ambiente, antes DAMA, de las hojas de vida, archivos físicos y medios magnéticos de la información de los servidores que fueron trasladados y dado que hasta el 31 de diciembre de 2006 esta Secretaría era la responsable de las cesantías de dichos funcionarios no se requiere que la Secretaría General remita un consolidado de cesantías con corte a la desincorporación de tales funcionarios, toda vez que el valor del pasivo ha cambiado. 2. La Secretaría Distrital de Ambiente debe ajustar los registros contables que tiene a 31 de

diciembre de 2006? A 31 de diciembre de 2006 el Departamento Administrativo del Medio Ambiente- DAMA-, hoy Secretaría Distrital de Ambiente, canceló el pasivo estimado de la provisión para prestaciones sociales de cesantías y aumentó, es decir acreditó, el pasivo real en la cuenta 2505-02 Obligaciones laborales y de seguridad social integral- cesantías, de acuerdo con el consolidado realizado, el cual incluye los siete (7) funcionarios trasladados. Por lo anterior, la Secretaría Distrital de Ambiente no debe ajustar ningún registro con corte al 31 de diciembre de 2006, pero si debe trasladar a la Secretaría Distrital del Hábitat el valor del

38 Decreto 101 de 2004 artículo 1o. por el cual se establecen unas asignaciones en materia de personal a los organismos del sector

central de la Administración Distrital.

295

pasivo que corresponda a cesantías de los funcionarios trasladados, cuya operación debe reflejarse dentro de las operaciones que se reporten en la vigencia actual, para tal efecto, la transacción a reconocer será la siguiente: SECRETARÍA DISTRITAL DE AMBIENTE


25 OBLIGACIONES LABORALES Y DE SEGURIDAD

SOCIAL INTEGRAL

2505 Salarios y prestaciones sociales

250502 Cesantías

Tercero XX

31 HACIENDA PÚBLICA

3105 Capital fiscal XX

SECRETARÍA DISTRITAL DEL HÁBITAT




25 OBLIGACIONES LABORALES Y DE SEGURIDAD

SOCIAL INTEGRAL


250502 Cesantías

Tercero XX

3. La Secretaría General, debe ordenar a FONCEP, el traslado del valor de estas cesantías

de la cuenta depósitos recibidos de la Secretaría General a depósitos recibidos de la Secretaría de Ambiente?

De conformidad con la información contable reportada al 31 de diciembre de 2006 por parte de la Secretaría General, el valor de los recursos entregados al FONCEP es superior al monto del pasivo real por concepto de cesantías con retroactividad, y dado que esta Secretaría fue responsable de la deuda por concepto de cesantías a favor de los siete funcionarios trasladados a la Secretaría Distrital del Hábitat hasta septiembre de 2003, por tanto este Despacho recomienda solicitar al FONCEP trasladar los recursos sobrantes del depósito disponible a favor de la Secretaría General a la Secretaría del Hábitat, realizando los siguientes registros:

296

SECRETARÍA GENERAL


25 OBLIGACIONES LABORALES Y DE

SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL


250502 Cesantías

Tercero XX

14 DEUDORES



FONCEP- Cesantías XX

SECRETARÍA DISTRITAL DEL HÁBITAT


14 DEUDORES



FONCEP-Cesantías XX

25 OBLIGACIONES LABORALES Y DE

SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL


250502 Cesantías

Tercero XX

FONCEP





Secretaría General XX




Secretaría Distrital del Hábitat XX

297

4. El traslado de recursos constituye operaciones recíprocas? En efecto, toda vez que hay una afectación contable entre diferentes entidades, tal como se anotó en la respuesta a la pregunta número 3. De otro lado, si algún funcionario con régimen de retroactividad solicita cesantías y el saldo disponible de la entidad responsable de liquidar y ordenar su pago en FONCEP es inferior al valor a pagar, dicha entidad debe realizar la correspondiente solicitud de traslado de recursos a la Secretaría Distrital de Hacienda- Dirección Distrital de Presupuesto.

La operación anterior se refleja contablemente así:

SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA




14 DEUDORES



FONCEP-Reajuste consolidado de cesantías XX

FONCEP





Secretaría Distrital de Hacienda XX




Entidad XX

DEPENDENCIA QUE REQUIERE LOS RECURSOS


14 DEUDORES


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FONCEP- Cesantías XX



Finalmente, y dado que en la consulta se indica que se registró una cuenta por cobrar a la Secretaría General en razón a que el monto disponible en el FONCEP no alcanzó para el respectivo pagos de cesantías solicitadas, este Despacho reitera que los pagos a cesantías a funcionarios con retroactividad disminuyen el depósito entregado en administración a FONCEP y el pasivo laboral y para cubrir el déficit debe realizarse el procedimiento explicado anteriormente ante la Secretaría Distrital de Hacienda – Dirección Distrital de Presupuesto.

CONCLUSIONES Dado que la Secretaría General presenta mayores valores en el Depósito entregado al

FONCEP que el pasivo real por concepto de cesantías, y en razón a que los siete funcionarios objeto de consulta fueron responsabilidad de esta Secretaría hasta septiembre de 2003, vigencia en la cual no re realizó ningún traslado contable ni de recursos, se recomienda trasladar a través de documento idóneo el valor sobrante a la Secretaría Distrital del Hábitat, responsable actual del reconocimiento y pago de las cesantías de estos funcionarios.

El saldo contable a 31 de diciembre de 2006 que presenta la Secretaría Distrital de

Ambiente, antes DAMA, en la cuenta 250502 en la cual están incluidos los siete (7) funcionarios con cesantías retroactivas se debe trasladar a través de un documento idóneo a la Secreatría Distrital del Hábitat afectando la cuenta capital fiscal.

Las dependencias que al momento de liquidar cesantías parciales o definitivas de

funcionarios con régimen de retroactividad presenten déficit en sus saldos disponibles, es decir, en el Depósito entregado en administración al FONCEP, deben solicitar ante la Secretaría Distrital de Hacienda- Dirección Distrital de Presupuesto el traslado de recursos de la partida “Reajuste Consolidado de Cesantías” a la cuenta de la respectiva dependencia deficitaria.

Este Despacho reitera que el pasivo por concepto de obligaciones laborales debe estar

debidamente reconocido y consolidado por tercero. Es conveniente tener en cuenta que la Contaduría General de la Nación es el máximo órgano rector en materia contable pública en Colombia. En tal sentido se pronunció la Corte Constitucional mediante sentencia C-487 de 1997, determinando que las normas y conceptos

299

emitidos por esa entidad son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Por lo expuesto anteriormente, se debe tener presente que los conceptos de la Dirección Distrital de Contabilidad, se expiden en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), y son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2; por tanto, no son de obligatorio cumplimiento.

300




TEMA: Descuentos por concepto de estampillas a los anticipos pactados en

contratos En atención a su solicitud según radicado No. ER 86922 del 13 de septiembre del año en curso relacionado con el descuento por concepto de estampillas, damos respuesta en los siguientes términos:

CONSULTA De acuerdo a la doctrina tributaria existe una diferencia entre el anticipo y el pago anticipado consistente en “que el primero corresponde al 1er. Pago de los contratos de ejecución sucesiva que habrá de destinarse al cubrimiento de los costos iniciales, mientras que el 2º. es la retribución parcial que el contratista recibe de los contratos de ejecución instantáneo, quiere decir esto que los valores que el contratista recibe como anticipo, lo va amortizando en la proporción que vaya ejecutando el contrato; de ahí que se diga que lo recibió en calidad de préstamo; en cambio en el pago anticipado no hay reintegro del mismo por que el contratista es dueño de la suma que le ha sido entregada de ahí que a los anticipos se les exija una póliza de manejo y si llegara a generar rendimientos estos deben ser reintegrados a la entidad por ser dineros públicos entregados en calidad de préstamo”. Dado lo anterior y entendiéndose que el anticipo es un préstamo que hace la entidad respetuosamente solicito, se dé claridad al manejo contable que establece el instructivo No. 37 de 2007, al igual que la cuenta que se debe manejar en razón a que, la cuenta 2436 es exclusivamente para Retención en la fuente e Impuesto de Timbre, consideramos que una de las cuentas que se ajustarían a la dinámica seria la cuenta 2905 Otros Recaudos a Favor de Terceros, por cuanto las estampillas se asimilan más a una contribución que a un impuesto como tal, de acuerdo a lo establecido en los decretos reglamentarios creados para tal fin.

RESPUESTA: Para dar respuesta a su inquietud, a continuación extractamos los diferentes aspectos que sobre el tema establecieron las normas expedidas por concepto de las estampillas Universidad

301

Francisco José de Caldas, Pro Cultura y Pro Personas Mayores, relacionadas con el momento de realizar el descuento.

Estampilla Universidad Distrital Francisco José de Caldas

Acuerdo 53 de 2002

Artículo cuarto. Para los efectos previstos en el artículo anterior, estas entidades públicas contratantes del Distrito Capital descontarán el uno por ciento (1%) del valor del anticipo, si lo hubiere y de cada cuenta que se pague al contratista.

Decreto 093 de 2003

Artículo 1º. Responsables del recaudo. (…) por lo cual deben descontar, al momento de los pagos y de los anticipos, el 1% del valor bruto de los contratos escritos que suscriban y de las adiciones de los mismos, salvo en los convenios interadministrativos celebrados entre ellas.

Circular 01 de 2003 Tarifa. La tarifa es del 1% del valor bruto de los contratos; este descuento por concepto de Estampilla se efectúa simultáneamente con la orden de pago en razón de un 1% de cada pago, incluido el pago anticipado; en el caso de anticipos, el descuento es al momento del pago o abono en cuenta, previsto para la amortización de dicho anticipo.

Estampillas Pro Cultura y Pro Personas Mayores

Acuerdo 187 de 2005

Artículo Quinto. Causación. Las entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital de Bogotá, serán agentes de retención de la Estampilla Pro Cultura,

por lo cual descontarán, al momento de los pagos y de los pagos anticipados de los contratos y adiciones que suscriban, el 0.5% de cada valor pagado, sin incluir el impuesto a las ventas.

Acuerdo 188 de 2005

Artículo 4º. Causación. Las entidades que conforman el presupuesto anual del Distrito Capital de Bogotá serán agentes de retención de la Estampilla Pro personas

mayores, por lo cual descontarán, al momento de los pagos y de los pagos

anticipados de los contratos y adiciones que suscriban, el 0.5% de cada valor pagado, sin incluir el impuesto a las ventas.

Decreto 479 de 2005

Artículo Primero., Responsables del recaudo. (…) por lo cual descontarán, al momento de los pagos y de los pagos anticipados de los contratos y adiciones que suscriban, el .05% por concepto de cada estampilla, del valor pagado, salvo en los convenios interadministrativos celebrados entre ellas.

Circular 01 de 2006 (…) este descuento por concepto de estampilla se efectúa simultáneamente con la orden de pago en razón de un 0.5% de cada pago por concepto de cada estampilla, incluido el pago anticipado; en el caso de pagos anticipados, el descuento es al momento del pago o abono en cuenta, previsto para la amortización de dicho anticipo.

De lo anterior podemos observar que:

El Acuerdo y el Decreto como normas superiores que reglamentan el descuento por concepto de Estampilla Universidad Distrital, expresan claramente la obligatoriedad de aplicarlo sobre los anticipos.

302

La Circular 01 de 2003 dice que “... en el caso de anticipos, el descuento es al momento del pago o abono en cuenta, previsto para la amortización de dicho anticipo”.

Los Acuerdos 187 y 188 de 2005, relacionados con el descuento por estampilla Pro Cultura

y Pro adulto mayor, establecen que se descontarán “al momento de los pagos y de los

pagos anticipados”, es decir no hacen distinción con el anticipo. Consideramos que el análisis juicioso realizado por usted a partir de la normativa tributaria nacional, a los conceptos de anticipo y abono en cuenta es acertado; sin embargo, es importante señalar que de acuerdo con las normas citadas y con lo observado anteriormente, la Dirección Distrital de Contabilidad elaboró el procedimiento contable tomando como base la normativa de orden superior (Acuerdo y Decreto) establecida para la Estampilla Universidad Distrital, con el objeto de dar uniformidad al proceso operativo de quienes tienen la responsabilidad de aplicar los descuentos por concepto de los tres tipos de estampillas, situación que facilita el control y registro de los diferentes hechos económicos sujetos a los mismos. No obstante, teniendo en cuenta la respuesta dada por la Dirección Distrital de Impuestos a la consulta realizada por el Instituto, este Despacho considera que la entidad tiene la autonomía para determinar si aplica el descuento por concepto de las Estampillas Pro Cultura y Pro Adulto Mayor cuando se realiza el pago por concepto de anticipos, que para el caso de la Estampilla Universidad Distrital es obligatorio. Con relación a la cuenta contable que se debe afectar para el registro de los descuentos por concepto de estampillas, le invitamos a tener en cuenta lo establecido por la Contaduría General de la Nación en las descripciones y dinámicas de cada una de las cuentas en mención, para lo cual nos permitimos transcribir:

Cuenta y denominación Descripción:

2436 Retención en la fuente e impuestos de timbre

Representa el valor que ha sido recaudado por los agentes de retención frente, a todos los pagos o abonos en cuenta que realicen, excepto en los casos en los cuales no deban hacerlo por expresa disposición legal. Subrayado fuera de texto.

2905 Recaudos a favor de terceros Representa el valor de las obligaciones originadas por el recaudo de ingresos de propiedad de otras entidades contables públicas, entidades privadas o personas naturales, que deben ser reintegrados a éstas, en los plazos y condiciones convenidos. Subrayado fuera de texto.

Como se observa, la dinámica de la cuenta 2905 Recaudos a favor de terceros, representa el valor de las obligaciones originadas por el recaudo de ingresos de propiedad de otras entidades contables públicas, situación que no corresponde al caso objeto de consulta, ya que estamos

303

hablando de la obligación que tiene la entidad como responsable de realizar los descuentos por concepto de estampillas; que, al igual que los demás descuentos tributarios, el reconocimiento contable se realiza en la cuenta 2436. De acuerdo con lo anterior, este despacho considera que la cuenta que describe dónde se debe reconocer el descuento por Estampilla Universidad Distrital, Pro Cultura y Pro adulto mayor, es la cuenta 2436 denominada “Retención en la fuente e impuestos de timbre”, ya que en la dinámica no solo se refiere a los descuentos por concepto de retención en la fuente por el impuesto de renta, sino que, claramente deja la posibilidad para el reconocimiento de cualquier recaudo por concepto de retenciones realizado por los agentes de retención frente a los pagos o abonos en cuenta.

CONCLUSIONES La Dirección Distrital de Contabilidad elaboró el procedimiento contable tomando como base la normativa de orden superior (Acuerdo y Decreto) establecida para la Estampilla Universidad Distrital, con el objeto de dar uniformidad al proceso operativo de quienes tienen la responsabilidad de aplicar los descuentos por concepto de los tres tipos de estampillas, situación que facilita el control y registro de los diferentes hechos económicos sujetos a los mismos. La entidad es autónoma en aplicar el descuento por concepto de las Estampillas Pro Cultura y Pro Adulto Mayor al pago de anticipos, que para el caso de la Estampilla Universidad Distrital es obligatorio. El reconocimiento contable de los descuentos por concepto de las Estampillas Universidad Distrital, Pro Cultura y Pro Adulto Mayor corresponde a la afectación de la cuenta 2436 “Retención en la fuente e impuesto de timbre”. Es conveniente tener en cuenta que la Contaduría General de la Nación es el máximo órgano rector en materia contable pública en Colombia. En tal sentido se pronunció la Corte Constitucional mediante sentencia C-487 de 1997, determinando que las normas y conceptos emitidos por esa entidad son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Por lo expuesto anteriormente, se debe tener presente que los conceptos de la Dirección Distrital de Contabilidad, se expiden en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), y son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2; por tanto, no son de obligatorio cumplimiento.

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TEMA: Causación de transferencias y adiciones presupuestales de rentas e

ingresos En atención a su solicitud elevada a este Despacho con radicación No. 2007ER86113 del 11 de septiembre del año en curso, en la cual consulta sobre la causación de transferencias y adiciones presupuestales. Conforme a lo indicado en el texto de la consulta, citada a continuación:

CONSULTA “… solicitarle información sobre la causación de transferencias presupuestales y adición al presupuesto de rentas e ingresos. La inquietud consiste en el manejo de cuentas contables que intervienen en dicha causación, anexo el Decreto Local No. 004 de 22 de agosto de 2007 y detalle de ingresos con sus respectivas causaciones para su verificación y posterior respuesta...”

RESPUESTA En los presupuestos de los Fondos de Desarrollo Local se encuentra aforado el ingreso por el concepto de las transferencias provenientes del Tesoro Central. Tal transferencia es comunicada por la Secretaría Distrital de Hacienda – Dirección Distrital de Presupuesto, y se determina con base en los índices de distribución presupuestal establecidos por la Secretaría Distrital de Planeación, de conformidad con lo normado en el artículo 89 del Decreto Ley 1421 de 1993. El saldo de la transferencia pendiente de giro al cierre de una vigencia fiscal se constituye en un derecho cierto a favor del Fondo una vez la Secretaría Distrital de Hacienda reconozca en su contabilidad la obligación e informe por escrito a la Localidad que ha constituido una cuenta por pagar. Es importante recordar, que las apropiaciones asignadas en el presupuesto de la Secretaría Distrital de Hacienda por concepto de transferencias no son un derecho cierto de cobro a favor

305

de la localidad beneficiaria, quien en el contexto contable solo podrá causarlos cuando la entidad de origen haya efectuado el registro recíproco. Es así, que la mera aprobación del presupuesto y el PAC mensual, no generan derechos ciertos, éstos tienen su origen en los actos administrativos mediante los cuales se hace el reconocimiento del derecho o la obligación, lo cual ocurre cuando se radican formalmente las órdenes de pago en el Sistema OPGET. Con relación al concepto de transferencias, el Régimen de Contabilidad Pública, expedido por la Contaduría General de la Nación, prevé en el numeral 2.9.1.4.1- Ingresos del Plan General de Contabilidad Pública (PGCP), Normas Técnicas relativas a las cuentas de actividad financiera, económica, social y ambiental, parágrafo 278, el cual establece:

“Las transferencias comprenden los recursos originados en traslados sin

contraprestación directa, efectuados entre las entidades contables públicas de los

diversos niveles y sectores.” En este orden de ideas, la entidad contable pública receptora debe reconocer las transferencias cuando la entidad contable pública cedente haya expedido el acto de reconocimiento de su correlativa obligación. El importe para el reconocimiento corresponde al definido en el citado acto.

1. Registros contables para la causación de las obligaciones y los derechos por concepto

de Transferencias

Secretaría Distrital de Hacienda

CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HEBER

5423 OTRAS TRANSFERENCIAS

542302 Para proyectos de Inversión

Fondo de Desarrollo Local Usme XX

2403 TRANSFERENCIAS POR PAGAR

240315 Otras transferencias

Fondo de Desarrollo Local Usme XX

Sumas iguales

Fondo de Desarrollo Local


1413 TRANSFERENCIAS POR COBRAR

141314 Otras transferencias por cobrar


306


4428 OTRAS TRANSFERENCIAS

442890 Otras transferencias


2. Adiciones al presupuesto de Ingresos y Gastos

La adición es un tipo de modificación presupuestal considerado como una variación mediante la cual se aumentan las cuantías de las apropiaciones, se completan las insuficientes o se establecen nuevos servicios autorizados por la ley y los acuerdos. Éstas siempre son autorizadas mediante acto administrativo. A continuación se presentan las cifras aprobadas para la adición del presupuesto de Rentas e Ingresos y de Gastos e Inversión del Fondo de Desarrollo de Usme mediante el Decreto Local No. 004 del 22 de agosto de 2007, “Por el cual se adiciona el presupuesto de rentas e ingresos y Gastos e Inversión del Fondo de Desarrollo Local de Usme para la vigencia fiscal del 2007”. A renglón seguido se presentan los registros contables para la causación tanto en la Secretaría Distrital de Hacienda como en el Fondo de Desarrollo Local, con los cuales se reconoce la adición en las cuentas de Presupuesto y Tesorería de la Localidad con base en el documento soporte constituido por el mismo decreto mediante el cual se aprueba la adición.

PRESUPUESTO DE RENTAS E INGRESOS Y GASTOS E INVERSIÓN DEL FONDO DE DESARROLLO LOCAL DE USME

RENTAS E INGRESOS

Imputación

Presupuestal

Concepto Presupuesto

2 INGRESOS 793

2.2 TRANSFERENCIAS 793

2.2.4 ADMINISTRACIÓN CENTRAL 793

2.2.4.05 Participación Ingresos Corrientes del Distrito 793

2.2.4.05.02 Vigencia anterior 793

Total ingresos + Disponibilidad inicial

307

GASTOS E INVERSION

Imputación

Presupuestal

Concepto Presupuesto

3 GASTOS 793

3.3 INVERSIÓN 793

3.3.1 DIRECTA 793

3,3,1,12 BOGOTA sin indiferencia, un compromiso social contra la pobreza y la exclusión

793

3,3,1,12.02 EJE URBANO REGIONAL 793

3,3,1,12.02,11 Hábitat desde los barrios y las UPZ 793

3,3,1,12.02,11,6493 Gestionar la construcción, adecuación y mantenimiento de vías locales

793

Total ingresos + Disponibilidad inicial

A. Registro contable en las cuentas de Presupuesto y Tesorería (Clase 0), derivado

de una adición al presupuesto de rentas e ingresos:

Secretaría Distrital de Hacienda Cifras en millones


0335 TRANSFERENCIAS DE CAPITAL POR

EJECUTAR (DB)

0335 Entidades del Gobierno General Distrital

Fondo de Desarrollo Local de Usme 793

0324 TRANSFERENCIAS DE CAPITAL

APROBADAS (CR)

032403 Entidades del Gobierno General Distrital

Fondo de Desarrollo Local de Usme 793

Sumas iguales



02 PRESUPUESTO DE INGRESOS Y TESORERIA (DB)

0204 TRANSFERENCIAS Y APORTES

308


APROBADOS (DB)

020492 Otras transferencias distritales 793

Vigencia anterior

02 PRESUPUESTO DE INGRESOS Y TESORERIA (DB)

0218 TRANSFERENCIAS Y APORTES POR EJECUTAR (CR)

021892 Otras transferencias distritales 793

Vigencia anterior

Sumas iguales 793 793

B. Registro contable y presupuestal de la adición al presupuesto de gastos e Inversión




0560 SECTOR DESARROLLO COMUNITARIO APROBADOS (DB)

056003 Mejoramiento y mantenimiento de infraestructura propia del sector

793


0535 SECTOR TRANSPORTE – APROBADOS (CR)

053503 Mejoramiento y mantenimiento de infraestructura propia del sector

793

Sumas iguales 793 793

CONCLUSIONES Las apropiaciones asignadas en el presupuesto de la Secretaría Distrital de Hacienda por

concepto de la transferencia no son un derecho cierto de cobro a favor de la localidad beneficiaria, quien en el contexto contable solo podrá causarlos cuando la entidad de origen haya efectuado el registro recíproco. Es así, que la mera aprobación del presupuesto y el PAC mensual, no generan derechos ciertos, éstos se originan con los actos administrativos mediante los cuales se hace el reconocimiento del derecho o la obligación, lo cual ocurre cuando le radican formalmente las órdenes de pago en el Sistema OPGET.

309

Los registros contables para la causación de la adición en las cuentas de Presupuesto y Tesorería de la Localidad tanto en la Secretaría Distrital de Hacienda como en el Fondo de Desarrollo Local, se realiza con base en el documento soporte constituido por el mismo decreto mediante el cual se aprueba la adición.


310




TEMA: Registro contable de las mejoras realizadas sobre inmuebles

construidos en zonas declaradas como de alto riesgo En atención a su solicitud según radicado 2007ER90753 del 26 de septiembre de 2007, relacionado con los derechos de posesión y mejoras sobre inmuebles en zonas declaradas como de alto riesgo no mitigable y el seguimiento al manejo de dichas adquisiciones, precisamos:

CONSULTA Dentro del programa de Reasentamiento por alto riesgo no mitigable contemplado en el Plan de Ordenamiento Territorial adelantado por la Caja de Vivienda Popular, el Distrito, a través de esta entidad, adquiere derechos de posesión o mejoras sobre inmuebles que hacen parte de las zonas de alto riesgo no mitigable. Con el propósito de hacer seguimiento al manejo de dichas adquisiciones, resulta necesario que nos informe la cuenta a la que estas deben ingresar, así como si existe la posibilidad, en términos contables, de incluirlas dentro del Inventario General del Patrimonio Inmueble Distrital.

RESPUESTA La Contaduría General de la Nación CGN, en el Régimen de Contabilidad Pública

39, al

establecer las normas técnicas relativas a los activos, párrafo 141, los define como los “recursos tangibles e intangibles de la entidad contable pública obtenidos como consecuencia de hechos pasados, y de los cuales se espera que fluyan un potencial de servicios o beneficios económicos futuros, a la entidad contable pública en desarrollo de sus funciones de cometido estatal”. Igualmente, precisa que tales bienes se originan “en las disposiciones legales, en los negocios jurídicos y en los actos o hechos financieros, económicos, sociales y ambientales de la entidad contable pública. Desde el punto de vista económico, los activos surgen como consecuencia de transacciones que implican el incremento de los pasivos, el patrimonio o realización de ingresos”

39

Resolución 354 del 5 de septiembre de 2007 de la Contaduría General de la Nación “Por la cual se adopta el Régimen de

Contabilidad Pública, se establece su conformación y se define su ámbito de aplicación”

311

Igualmente, el Régimen de Contabilidad Pública, en el párrafo 284, determina que “Los gastos se revelan de acuerdo con las funciones que desempeña la entidad contable pública, la naturaleza del gasto, la ocurrencia de eventos extraordinarios y hechos no transaccionales, y las relaciones con otras entidades del sector público; se clasifican en: administrativos, operativos, gastos estimados, transferencias, gasto público social, operaciones interinstitucionales y otros gastos” De otra parte, en el párrafo 289 en relación con el gasto público social, establece que “corresponde a los recursos destinados por la entidad contable pública a la solución de las necesidades básicas insatisfechas de salud, educación, saneamiento ambiental, agua potable, vivienda, medio ambiente, recreación y deporte y los orientados al bienestar general y al mejoramiento de la calidad de vida de la población, de conformidad con las disposiciones legales” Por lo anterior, una característica clave para establecer si producto de determinada erogación se adquieren bienes que deben clasificarse como activos o gastos dependerá de la potencialidad que éstos tengan para generar beneficios económicos futuros o que se espere fluya de ellos un potencial de servicios. De acuerdo con lo antes expuesto, si a la Caja de Vivienda Popular, dentro del programa de reasentamiento del Plan de Ordenamiento Territorial, se le transfiere el derecho de dominio sobre los bienes adquiridos, y si además tiene documentos a su favor que demuestren tener el título del inmueble, u otra evidencia que acredite tal situación, debe reconocerlos como activos en su contabilidad cuando cumpla con la característica antes referida. Ahora bien, si únicamente se adquieren derechos de posesión respecto a las mejoras realizadas en dichos bienes, los debe registrar como gastos, si no se espera que de ellos fluya un potencial de servicios o beneficios económicos futuros. Este Despacho entiende que las mejoras que se adquieren en la ejecución de proyectos de reasentamiento de hogares en alto riesgo, caso en el cual la familia en riesgo, poseedora de la construcción, cede los derechos sobre las mejoras hechas en el predio y sobre la posesión del mismo, y que, paso seguido la entidad coordina u ordena su demolición inmediata, por tanto, bajo ese supuesto recomendamos que tal hecho económico afecte directamente las cuentas de resultado, ya que de esas construcciones no se percibirán beneficios económicos y sociales futuros, por consiguiente, deben registrarse como gastos del periodo en el que se realice la operación. El registro contable para el caso de su consulta podrá realizarse en el Grupo 55 Gasto público social, subcuenta 550406 “Asignación de bienes y servicios”, por no cumplir las condiciones expuestas en el párrafo 141 citado anteriormente para ser registrados como activos, y en el entendido que fueron adquiridos para atender una necesidad social y una posible solución a la

312

problemática existente. En este caso, por haberse registrado como gasto, consideramos que la entidad no requiere hacer seguimiento contable. Sin embargo, administrativamente es necesario que la entidad realice seguimiento a los lugares recuperados y tome las medidas necesarias para su vigilancia y monitoreo evitando que allí se vuelva a edificar por otras familias y se presente de nuevo la misma problemática. Respecto a la posibilidad de incluir estos bienes en el Inventario General del Patrimonio Inmueble Distrital, es preciso tener en cuenta que ello procede solo si son de propiedad de la Secretaría Distrital del Hábitat, si son propiedad de una entidad descentralizada del Distrito son objeto de inclusión en el Registro Único del Patrimonio Inmobiliario Distrital, para lo cual el Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público DADEP imparte las directrices correspondientes. En el caso que solo se adquiera la posesión sobre las mejoras o el valor del inmueble para ser demolido, estas no son objeto de incluirlas en tal inventario.

CONCLUSIONES Los bienes objeto de su consulta se registran de acuerdo con su naturaleza y la finalidad de los mismos, así:

Su clasificación contable como activos o gastos dependerá de la potencialidad que éstos tengan para generar beneficios económicos futuros o que se espere fluya de ellos un potencial de servicios.

Las mejoras que se adquieren y que paso seguido la entidad coordina u ordena su demolición inmediata, recomendamos se registren directamente afectando las cuentas de resultado las cuales deben reconocerse en el periodo en el que se realice la operación.

El registro contable podrá realizarse en el Grupo 55 Gasto público social, subcuenta 550406 Asignación de bienes y servicios, por no cumplir las condiciones expuestas en el párrafo 141 citado anteriormente para ser registrados como activos.

La inclusión en el Inventario General del Patrimonio Inmueble Distrital, solo procede si son propiedad de la Secretaría del Hábitat, si se adquieren únicamente las mejoras realizadas por los presuntos dueños de los inmuebles, estas no son objeto de inclusión en tal inventario


313

cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Por lo expuesto anteriormente, se debe tener presente que los conceptos de la Dirección Distrital de Contabilidad, se expiden en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), y son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2; por tanto, no son de obligatorio cumplimiento.

314




TEMA: Registro contable del recaudo de cartera y fallos por actuaciones

administrativas en el FONDATT En atención a la consulta efectuada mediante oficio No. DAF-20589-829 de fecha 25 de septiembre de 2007, radicada en este Despacho con el Cordis No. 2007ER90351, mediante la cual, solicita se indique qué entidad (FONDATT en liquidación ó la Secretaría de Movilidad), es la encargada de registrar las operaciones de cartera así como el recaudo de las mismas, generadas por los fallos de las actuaciones administrativas adelantadas por FONDATT en liquidación, nos permitimos responder en los siguientes términos:

Consideraciones

El artículo 4° del Decreto Distrital 563 del 29 de diciembre de 2006, por el cual se ordenó la supresión del Fondo de Educación y Seguridad vial FONDATT, en sus numerales 5 y 6, establece:

“ARTÍCULO 4°. GARANTÍA DE LA CONTINUIDAD EN LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

PÚBLICO DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE. Con el fin de garantizar la continuidad en la prestación de los servicios de tránsito y transporte, el Fondo de Educación y Seguridad Vial - FONDATT en liquidación deberá:

(…) 5. Impulsar las actuaciones administrativas sancionatorias en curso referente a los procesos que adelanta la Secretaría de Tránsito y Transporte que constituían ingresos del Fondo de Educación y Seguridad Vial - FONDATT. Para efectos de la imposición de tales sanciones la Secretaría Distrital de Movilidad liderará la gestión del servicio público de tránsito y transporte efectuando las delegaciones a que haya lugar. Los recursos serán consignados en las cuentas de la Tesorería Distrital. 6. Impulsar las actuaciones de cobro coactivo de los créditos a favor del Fondo de Educación y Seguridad Vial - FONDATT y/o Secretaría de Tránsito y Trasporte que constituirían ingresos

315

dentro de la liquidación. Para los efectos anteriores se atenderá lo dispuesto en el artículo 5º de la Ley 1066 de 2006 y demás disposiciones concordantes. ..” (Subrayado fuera de texto). Así mismo, el artículo 5° del citado decreto prescribe: “ARTÍCULO 5°. GESTOR. Para todos los efectos previstos en el presente decreto se entiende por Gestor del servicio público de tránsito y transporte a la Secretaría Distrital de Movilidad, quien en adelante será la autoridad de tránsito y transporte competente en el Distrito Capital.” De acuerdo con lo anterior, el Fondo de Educación y Seguridad Vial – FONDATT en liquidación, debe impulsar las actuaciones administrativas sancionatorias y de cobro coactivo, de los créditos a favor del FONDATT en liquidación y/o Secretaría de Tránsito y Trasporte que constituirán ingresos dentro de la liquidación. Los recursos provenientes de dichos recaudos deben ser consignados en cuentas de la Tesorería Distrital. En conclusión, el recaudo de cartera de las vigencias 2006 y anteriores afecta las cuentas del FONDATT en liquidación, así como el recaudo de cartera generado por los fallos de las actuaciones administrativas que correspondan a las vigencias 2006 y anteriores. El ingreso se debe reflejar en los estados contables del FONDATT en liquidación. De otra parte, mediante el Instructivo No. 36 de fecha 31 de mayo de 2007, emitido por esta Dependencia, el cual se anexa a esta comunicación, se estableció el procedimiento para el registro contable de los recaudos por concepto de multas y comparendos. El ámbito de aplicación del instructivo prevé:

Ámbito de Aplicación

“Los lineamientos contables establecidos en el presente instructivo tienen aplicación en la Secretaría Distrital de Hacienda, la Secretaría Distrital de Movilidad y el Fondo de Educación y Seguridad Vial –FONDATT- En Liquidación.”

El instructivo citado establece, respecto de los recaudos por multas y comparendos, consignados en cuentas de la Dirección Distrital de Tesorería, entre otros lo siguiente:

“Una vez la Secretaría Distrital de Movilidad pueda determinar qué parte de los recaudos pertenecen a derechos anteriores a 31 de diciembre de 2006 que corresponden a cuentas registradas en el Fondo de Educación y Seguridad Vial –FONDATT- En Liquidación, enviará informe de la parte respectiva al Fondo para la afectación de la cartera a su cargo.

Igualmente, el informe anterior debe ser enviado a la Secretaría Distrital de Hacienda para que ésta a su vez proceda a reclasificar y aplicar contablemente al Fondo de Educación y

316

Seguridad Vial –FONDATT- En Liquidación lo que le corresponda por recaudos de cartera de vigencias anteriores, mediante la afectación de la operación de enlace.

La disminución de la cuenta DEUDORES se realizará, por parte del FONDATT- En liquidación, cuando los pagos correspondan a multas de las vigencias 2006 y anteriores y por parte de la Secretaría de Movilidad cuando los pagos correspondan a multas causadas en las vigencias 2007 y siguientes.

Será responsabilidad conjunta del FONDATT- En liquidación y de la Secretaría Distrital de Movilidad determinar qué pagos corresponden a cada una de las entidades.”

CONCLUSIONES

Los ingresos provenientes de las actuaciones administrativas sancionatorias y procedimiento se cobro coactivo que correspondan al Fondo de Educación y Seguridad Vial - FONDATT y/o Secretaría de Tránsito y Trasporte, constituyen ingresos dentro de la liquidación y por tanto, FONDATT- En liquidación debe efectuar los respectivos registros contables, de conformidad con las normas establecidas por la Contaduría General de la Nación.

Será responsabilidad conjunta del FONDATT- En liquidación y de la Secretaría Distrital de Movilidad determinar qué pagos corresponden a cada una de las entidades. La Secretaría Distrital de Movilidad obtiene sus ingresos como producto de multas y sanciones impuestas a partir del año 2007 y siguientes. FONDATT- En liquidación registrará lo pertinente en relación con las vigencias 2006 y anteriores.

El recaudo de dichos recursos se efectúa en cuentas de la Tesorería Distrital, la cual, de conformidad con el informe remitido por la Secretaría Distrital de Movilidad, procederá a afectar las operaciones de enlace con el FONDATT- En liquidación.

317




TEMA: Documentos para el registro contable de inmuebles y diferencia entre

el avalúo catastral y el valor en libros En atención a su solicitud elevada a este Despacho con radicación 2007ER90419 del 25 de septiembre del año en curso, donde consulta sobre los soportes para el registro en Almacén y Contabilidad de un inmueble adquirido con recursos de la localidad. Damos respuesta en los siguientes términos:

CONSULTA “El Fondo Local compró un lote… para la construcción de la Casa de la Cultura de la Localidad por $75.000.000, que era propiedad de un particular y pasó a hacer propiedad del Distrito Capital – Fondo de Desarrollo Local de Tunjuelito… mediante escritura No. 3.380 de la Notaría Primera del Círculo de Bogotá, D.C… Se realizó diseño, obras de construcción y compra de bienes muebles por $1.209´177.998.43...contablemente esta registrado en construcciones en curso el valor total. ¿Se debe reclasificar dicho valor al rubro financiero edificaciones sin la previa realización del documento emitido por el área de almacén? … en el año 2006 el avalúo… determinó… $547.960.000, sin incluir bienes muebles. ¿Contablemente esta diferencia debe figurar y en que rubro financiero? El bien inmueble, referido, no se le ha dado la apertura para su funcionamiento. El Concepto va encaminado a establecer:

1. Qué documentos son necesarios para proceder a realizar el registro en Almacén y Contabilidad del Inmueble y para ponerlo en funcionamiento.

318

RESPUESTA Teniendo en cuenta que el Instructivo 29

40, en relación con la adquisición de inmuebles con los

recursos propios de los Fondos de Desarrollo Local señala: “… los inmuebles adquiridos con recursos de la localidad, los títulos inmobiliarios y el registro contable debe quedar en cabeza de cada uno de los Fondos de Desarrollo Local.” También precisa, que “en virtud del artículo 54 del Estatuto Orgánico de Bogotá, Decreto Ley 1421 de 1993, el cual establece que la estructura administrativa del Distrito Capital, comprende el sector central, el sector descentralizado y el sector de las localidades. El sector de las localidades esta compuesto por las Juntas Administradoras Locales y los Alcaldes Locales, en tal sentido y dado que los Fondos de Desarrollo Local administrativamente no pertenecen al sector central, para la aplicación del Instructivo No. 29, tendrán el mismo tratamiento dado al sector descentralizado.” De otro lado, como lo señala en su escrito, tiene registrado todos los valores por concepto de diseños, obras de construcción y compra de bienes muebles en la cuenta de Construcciones en curso. En este rubro acumularán todas las erogaciones requeridas u ordenadas en desarrollo del proyecto hasta la culminación y puesta en marcha del mismo, momento en el cual se deberá reclasificar dentro de las Propiedades, Planta y Equipo, por el valor total acumulado por este concepto. El valor histórico de estos activos incluye todas las erogaciones y cargos necesarios hasta colocarlos en condiciones de utilización. Con esta activación el bien se convierte en elemento sujeto de depreciación. Sin embargo, es importante aclarar que los bienes muebles que nos informa fueron adquiridos en desarrollo del citado proceso no deben hacer parte de la cuenta de construcciones en curso, a no ser que se trate de elementos que adquieran tal condición porque se adhieren a la construcción, es decir, que queden empotrados o incrustados en la misma, caso en el que pasarían a ser parte integral del inmueble. De no ser así, es necesario determinar el inventario valorizado, ordenar su reclasificación, para que sean entregados al funcionario encargado de la custodia, salvaguarda y control o de quien los tenga a cargo y su registro contable en las cuentas correspondientes según el bien mueble adquirido. En este orden de ideas, se procede al registro de reclasificación de las construcciones en curso a la cuenta de edificaciones, el documento soporte corresponde al Acta de Liquidación de Obra, pues por tratarse de un bien inmueble no requiere documento “Entrada” de Almacén.

40

Expedido por la Dirección Distrital de Contabilidad el 29 de noviembre de 2002.

319

CONSULTA

2. Cómo se realiza el registro en la información Financiera del Fondo Local de Tunjuelito que existe entre lo invertido y lo reportado en el avalúo catastral de 2006. ”

RESPUESTA Una vez efectuada la reclasificación, las diferencias entre los valores del terreno y la edificación versus el avalúo se registran en la cuenta de Valorizaciones. En el caso del terreno, que su costo histórico o valor en libros es de $75.000.000 y el valor resultante del avalúo de $117.760.000, la diferencia de la actualización de $42.760.000, se contabiliza con el siguiente registro.

Cifras en miles de $


1999 VALORIZACIONES

199952 Terrenos

Auxiliar 42.760

3115 SUPERAVIT POR VALORIZACION

311552 Terrenos

Auxiliar 42.760

Para el caso de la Edificación es necesario tener en cuenta que el valor reclasificado no incluya los bienes muebles de conformidad con lo indicado anteriormente. Una vez verificada tal situación, si el avalúo es superior al valor reclasificado a la cuenta Propiedades, Planta y Equipo - Edificaciones, esta diferencia se contabiliza con el siguiente registro:


1999 VALORIZACIONES

199962 Edificaciones

Auxiliar $diferencia

3115 SUPERAVIT POR VALORIZACION



Si por el contrario, el avalúo es inferior al valor reclasificado a la cuenta Propiedades, Planta y Equipo - Edificaciones, el registro de esta diferencia es el siguiente:

320


3128 PROVISIÓN PROPIEDADES, PLANTA Y

EQUIPO

312801 Provisión Propiedades, Planta y Equipo


1695 PROVISIÓN PROPIEDADES, PLANTA Y

EQUIPO



En el evento, que la cuenta de Valorizaciones – Edificaciones, por este inmueble presentara saldo, procede el registro para disminuirlo hasta agotarlo.

CONCLUSIONES

De conformidad con el Instructivo 29, los inmuebles adquiridos con recursos de la localidad, los títulos inmobiliarios y el registro contable deben quedar en cabeza de cada uno de los Fondos de Desarrollo Local. Para la aplicación del Instructivo No. 29 tendrán el mismo tratamiento dado al sector descentralizado.

En el rubro de Construcciones en curso se ha acumulado las erogaciones requeridas u

ordenadas en desarrollo del proyecto hasta la culminación y puesta en marcha del mismo. Momento en el cual se deberá reclasificar dentro de las Propiedades, Planta y Equipo y el bien se convierte en elemento sujeto de depreciación.

Es importante tener en cuenta, que los bienes muebles no deben hacer parte de la

cuenta de construcciones en curso, a no ser que se trate de elementos que adquieran tal condición porque se adhieren a la construcción, es decir, que quedan empotrados o incrustados en la misma, caso en el que pasarían a ser parte integral del inmueble. De no ser así, es necesario determinar el inventario valorizado, ordenar su reclasificación, para que sean entregados al funcionario encargado de la custodia, salvaguarda y control o de quien los tenga a cargo y su registro contable en las cuentas correspondientes según el bien mueble adquirido.

Efectuada la reclasificación de la cuenta Construcciones en curso a las Subcuentas de

Edificaciones y Terrenos según corresponda, las diferencias entre los valores del terreno y la edificación versus el avalúo catastral, se registran en el Activo cuenta de

321

Valorizaciones cuyo efecto se da directamente en el Patrimonio como un Superávit por valorización.


322


20 de noviembre de 2007


TEMA: Procedimiento contable para el manejo de los convenios celebrados

con FONADE En atención a su solicitud remitida a este Despacho por correo electrónico con radicación 2007ER102377 del 2 de noviembre del presente año, mediante el cual solicita apoyo sobre el manejo contable de los convenios que se celebran con operadores como FONADE, se entrega respuesta donde se determina el tipo de transacción y los registros contables que debe realizar cada entidad participante en la transacción y el tratamiento de los rendimientos financieros generados. Por lo expresado anteriormente, de manera atenta este Despacho se permite indicar el procedimiento contable cuando una entidad entrega recursos a otra entidad, es decir, están apropiados en su presupuesto, con el fin de que ésta los ejecute, caso FONADE.

Transacción

CPV FONADE

1. CVP gira recursos al Fonade.

ü Recursos entregados en administración (+)

ü Bancos (-)

ü Bancos (+) ü Depósitos ejecución de

proyectos (+)

2.Fonade realiza contratación

ü Cuentas de orden- Acreedoras de control por contra (+)

ü Cuentas de orden acreedoras de control (+)

ü

3.Fonade paga anticipo a contratista

ü Anticipos (+) ü Bancos (-)

4.Fonade recibe acta parcial y legaliza anticipo

ü Depósitos ejecución de proyectos (-)

ü Anticipos (-) ü Cuentas por pagar, (+)

323

5.Fonade recibe acta final y contratista entrega bienes a hospitales a través de acta de avalada por Fonade FFDS y ESE

ü Gasto o activo según el caso. (+) ü Recursos entregados en

administración (-)

ü Depósitos ejecución de proyectos (-)

ü Cuentas por pagar, (-) ü Bancos (-)

6.Los recursos entregados al Fonade generan rendimientos financieros **

ü Recursos entregados en administración (+)

ü Ingresos Financieros ó Cx P( Tesorería) (+)

ü Bancos (+) ü Depósitos ejecución de

proyectos (+)

(+) Aumenta (-) Disminuyen ** Rendimientos financieros

El Artículo 85 del Decreto 714 de 1996 estable que “Pertenecen al Distrito Capital Los rendimientos financieros obtenidos por el sistema de cuenta Única Distrital, así como los de las Entidades Públicas o Privadas con los recursos del Distrito Capital con excepción de los obtengan las Entidades de previsión Social”. El Artículo 84 del Decreto 714 de 1996, indica: “Los rendimientos de inversiones financieras obtenidos con recursos del Distrito, si se causan, pertenecen a éste y en consecuencia deberán consignarse dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de su liquidación, en la Tesorería Distrital”. Respecto de los rendimientos financieros obtenidos en la ejecución de un Convenio debe darse cumplimiento al artículo 84 antes citado, no siendo posible en ningún caso reinvertir tales recursos para atender gastos del mismo convenio. [1][1] Los rendimientos financieros deben consignarse en la ventanilla de la Dirección Distrital de Tesorería, ubicada en el Supercade-CAD, diligenciando el formato de conceptos varios, si es en efectivo o en cheque de gerencia; si es a través de transferencia electrónica de fondos, ésta

324

se efectuará solicitando el numero de la cuenta y se remitirá copia vía correo normal o vía fax al a línea 3505091 o 3385595. Por último, le informamos que este correo de respuesta a su solicitud queda radicado con el número 2007EE405978 del 20 de noviembre de 2007, en el Sistema de Correspondencia de la Secretaría Distrital de Hacienda – Cordis.

325


3 de diciembre de 2007


TEMA: Procedimiento contable para incorporar al patrimonio inmuebles

recibidos en donación En atención a su solicitud elevada a este Despacho con radicación 2007ER99128 del 24 de octubre del año en curso, donde requiere se le aclare el procedimiento para incorporar al patrimonio de la Secretaría un lote donado a título gratuito por una Fundación, cuya destinación es cedérselos a los ocupantes actuales, lo cual consulta en los siguientes términos:

CONSULTA “… La Secretaría Distrital de Hábitat viene coordinando este proceso

41 con el fin de encontrar

fórmulas para poder adelantar la titulación de los predios faltantes, y en días pasados se contempló la posibilidad de que Fundación Corona donara mediante escritura pública los 206 inmuebles a esta Secretaría para que a su vez ésta los ceda de manera gratuita a los ocupantes, … En caso de proceder la donación por parte de Fundación Corona a la Secretaría Distrital del Hábitat con el fin de que esta dé aplicación a la cesión a título gratuito a favor de los ocupantes, cómo se incorporarían estos inmuebles al patrimonio de la Secretaría? ”

RESPUESTA Aunque no conocemos de impedimento legal alguno para recibir predios en calidad de donación que luego deban entregarse, por disposición del donante, a título gratuito a la comunidad, para atender su consulta se requiere previamente definir el procedimiento administrativo y jurídico que esa entidad debe cumplir razón por la que solicitaremos concepto al Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público (DADEP), para que de conformidad con la normatividad vigente indique el trámite a seguir y la participación de dicho Departamento en tal operación. Lo expresado anteriormente, por cuanto este Despacho considera que el Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público (DADEP) es la autoridad distrital

41

Titulación de predios

326

competente para esclarecer jurídicamente el tema, toda vez que, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 3º del Acuerdo 18 de 1999, la administración de los bienes inmuebles y la conformación del inventario general del patrimonio inmobiliario Distrital, le corresponde a esa entidad, no obstante que se trate de un asunto de carácter extraordinario relacionado con bienes inmuebles. En relación con el procedimiento contable que debería dársele a ese evento, teniendo en cuenta la decisión unilateral de la Fundación Corona, en el sentido que los predios donados deben entregarse a título gratuito a la comunidad que previamente ha sido identificada, éste Despacho considera que, en caso que el control y la titularidad de tales inmuebles sea asumida por el Distrito Capital, una vez se hayan recibido deben clasificarse bajo el concepto de “Inventarios”, pues de conformidad con lo establecido por la Contaduría General de la Nación en el Régimen de Contabilidad Pública, en las Normas Técnicas respectivas, punto 2.9.1.1.4 Inventarios, específicamente en el párrafo 158, este tipo de activos se definen así:

“Los inventarios son los bienes tangibles, muebles e inmuebles, e intangibles, adquiridos o producidos por la entidad contable pública, con la intención de ser comercializados, transformados o consumidos en actividades de producción de bienes o prestación de

servicios, o para suministrarlos en forma gratuita a la comunidad, en desarrollo de

funciones de cometido estatal. (Subrayado y negrillas fuera de texto).

Específicamente debería afectar la cuenta 1510 “Mercancías en Existencia” del Grupo “Inventarios”, subcuenta 151002 “Mercancías en Existencia – Terrenos”, por cuanto en ésta se registran los bienes adquiridos a cualquier título para venderlos o cederlos. Ahora bien, bajo el supuesto que tales predios serán entregados a título gratuito a la comunidad, en ese momento la entidad que los haya incorporado a sus activos debería darlos de baja afectando el “Gasto Público Social”, subcuenta 550406 “Vivienda – Asignación de Bienes y Servicios”, para que exista la debida correspondencia de registros, este Despacho considera que el ingreso de los 206 inmuebles al inventario de la dependencia correspondiente, una vez se legalice la entrega, debe reconocerse en la cuenta 4808 “Otros Ingresos Ordinarios”, subcuenta 19 Donaciones, que de conformidad con el Régimen de Contabilidad Pública, Capitulo II. Descripciones y Dinámicas, establece lo siguiente:

“Representa el valor de los ingresos de la entidad contable pública, provenientes de actividades ordinarias que no se encuentran clasificados en otras cuentas…”

CONCLUSIONES

Este Despacho considera que el Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio

Público (DADEP) es la autoridad distrital competente para establecer el procedimiento administrativo y jurídico cuando el distrito Capital, a través de su órganos y dependencias,

327

adelante operaciones relacionadas con inmuebles, toda vez que, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 3º del Acuerdo 18 de 1999, la administración de los bienes inmuebles y la conformación del inventario general del patrimonio inmobiliario Distrital le corresponde a esa entidad, no obstante que se trate de un asunto de carácter extraordinario relacionado con bienes inmuebles

La Dirección Distrital de Contabilidad desconoce la existencia de impedimento legal alguno

para el recibo de inmuebles a título gratuito, razón por la que considera que si se produce la donación, por parte de la Fundación Corona, de los 206 inmuebles a la Secretaría, ésta deberá ingresarlos a sus activos a la cuenta de Inventarios subcuenta 151002 Mercancías en Existencia – Terrenos.

Que dado que la entrega gratuita de los predios a la comunidad, en caso que ella se

produzca, además de reconocer la salida de Inventarios, debería registrarse como con contrapartida en el Gasto Público Social, subcuenta 550406 Vivienda – Asignación de Bienes y Servicios, lo lógico es que el recibo de los mismo por parte del Distrito Capital afecte la cuenta 4808 Otros Ingresos Ordinario, subcuenta 480819 Donaciones.

Con relación al contenido de esta comunicación, es importante señalar que de conformidad con lo establecido en el artículo 354 de la Constitución Política Nacional y la Ley 298 de 1996, la Contaduría General de la Nación tiene la competencia exclusiva para la expedición de normas contables de carácter técnico y procedimental que deben aplicar las entidades que conforman el sector público. Igualmente, es la única autoridad doctrinaria en esa materia, actividad que cumple mediante la emisión de conceptos que ayudan a la interpretación de dicha regulación. Así mismo, de conformidad con la sentencia C-487 de 1997, la Corte Constitucional determinó que las normas y conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Por lo anterior, es necesario tener en cuenta que los conceptos expedidos por la Dirección Distrital de Contabilidad, en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2, por tanto, no son de obligatorio cumplimiento. Éstos corresponden al criterio de este Despacho sobre un tema específico objeto de consulta y se entregan ante la ausencia de pronunciamiento sobre el particular por parte de la Contaduría General de la Nación.

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TEMA: Procedimiento para la entrega de propiedades, planta y equipo al

IDIPRON En atención a su solicitud elevada a este Despacho con radicación 2007ER106652 del 16 de noviembre del año en curso, donde requiere se le aclare el procedimiento para entregar la planta telefónica actual al IDIPRON una vez la entidad reciba la nueva, lo cual consulta en los siguientes términos:

CONSULTA “… la planta telefónica con que cuenta la UAECD no cumple con las condiciones tecnológicas requeridas para suplir las necesidades de la entidad, actualmente se adelanta un estudio de mercado para la adquisición de una nueva solución. … solicitamos enviar concepto técnico y procedimiento correspondiente para llevar a cabo le entrega de la planta actual al Padre Nicolóc, una vez la entidad realice el proceso de contratación y recibo en funcionamiento de la nueva solución… ”

RESPUESTA Este Despacho recomienda que la entrega por parte de esa entidad y el recibo de la misma a cargo del IDIPRON, se deberá efectuar mediante la suscripción de un documento idóneo convenido entre las partes, surtiendo el procedimiento interno establecido por las entidades intervinientes. Sin embargo, en ausencia de éste puede optarse por utilizar total o parcialmente los procedimientos que en tal sentido dispone la Resolución 001 de 2001, por la cual se expide el “Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital”. Dicha resolución contempla los diferentes aspectos relacionados con el egreso o salida definitiva de bienes de la entidad e indica el proceso para la baja

42 de bienes servibles no

utilizables.

42

Baja de bienes servibles no utilizables, numeral 5.6.1

329

Entendemos que, de conformidad con lo indicado en su oficio, que la UAECD ha planeado cambiar la planta telefónica actual por considerar que no cumple con las condiciones tecnológicas requeridas para suplir las necesidades de esa entidad, aunque se encuentra en buen estado físico, mecánico y técnico, ha quedado en desuso por los adelantos científicos y tecnológicos, razón por la que se le considera como un bien no útil por obsolescencia, por tanto, es susceptible de traslado a otra entidad, Igualmente conocemos que la UAECD, mediante documento escrito, formalizó el ofrecimiento de la Planta telefónica a la entidad opcionada, que para el caso es el IDIPRON. Se supone que esa entidad se encuentra interesada en recibirla, lo que debería manifestar por escrito. Así las cosas, el Director o funcionario delegado deberá expedir un acto administrativo motivado mediante el cual certifique que el bien objeto de traslado no es requerido por la entidad para el desarrollo de sus funciones, en el que autorizará expresamente a darlo de baja, estableciendo el destino final de la misma, que en este caso será el IDIPRON. En este orden de ideas, consideramos que procede la entrega física y la suscripción del documento de entrega y recibo de la planta telefónica, cuyo soporte documental será el acto administrativo expedido por la UAECD, donde ordena la salida de la planta telefónica, detallando las características del bien e indicando el valor en libros. Con base en estos documentos, el responsable de Almacén y Bodega, efectuará el registro respectivo cuyo soporte será el acto administrativo y la copia del documento suscrito por las entidades, de los cuales se debe anexar copia a la carpeta, pues es necesario adjuntar evidencia de todas las gestiones adelantadas en la baja de bienes de la entidad. De conformidad con el Manual de Procedimientos contenido en el Régimen de Contabilidad Pública, capítulo III, numeral 24, ha determinado que se trata del traslado de un bien a título gratuito y sin contraprestación. Paralelamente, en la medida en que se surte el proceso de salida y entrega del bien se efectúa el reconocimiento contable, la UAECD registra el traslado de la planta telefónica con débito en las cuentas 1685-DEPRECIACIÓN ACUMULADA (CR) y 1695-PROVISIONES PARA PROTECCIÓN DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO (CR) subcuentas relacionadas y crédito a la subcuenta de la cuenta donde aparece registrada, del grupo 16-PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO. En caso de presentarse diferencia, ésta se debita en las subcuentas de la cuenta 3208-CAPITAL FISCAL, por tratarse de entidades del gobierno general. En el evento de presentar valorización, se debita la subcuenta correspondiente de la cuenta 3240-SUPERÁVIT POR VALORIZACIÓN y se acredita la subcuenta relacionada de la cuenta 1999-VALORIZACIONES.

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Por su parte, el IDIPRON, ente receptor, deberá incorporar la planta telefónica que recibe, en la subcuenta que identifique la naturaleza del bien, dentro de los activos, por el valor convenido, que puede corresponder al valor en libros o uno estimado mediante avalúo técnico y acreditar la subcuenta 325525-Bienes, de la cuenta 3255-PATRIMONIO INSTITUCIONAL INCORPORADO.

CONCLUSIONES Los Procedimientos Administrativos y Contables expedidos mediante la Resolución 001 de 2001, pueden ser adoptados total o parcialmente a criterio de las entidades involucradas en la entrega de la planta telefónica. La UAECD deberá expedir un acto administrativo motivado mediante el cual certifique que el bien objeto de traslado no es requerido por la entidad para el desarrollo de sus funciones, en el que autorizará expresamente a darlo de baja, estableciendo el destino final de la misma, que en este caso será el IDIPRON. La entrega de la planta telefónica, quedará legalizada con la entrega física, la suscripción de un documento idóneo donde se evidencie la entrega y recibo y los registros contables de salida e ingreso en los patrimonios de las dos entidades. Con relación al contenido de esta comunicación, es importante señalar que de conformidad con lo establecido en el artículo 354 de la Constitución Política Nacional y la Ley 298 de 1996, la Contaduría General de la Nación tiene la competencia exclusiva para la expedición de normas contables de carácter técnico y procedimental que deben aplicar las entidades que conforman el sector público. Igualmente, es la única autoridad doctrinaria en esa materia, actividad que cumple mediante la emisión de conceptos que ayudan a la interpretación de dicha regulación. Así mismo, de conformidad con la sentencia C-487 de 1997, la Corte Constitucional determinó que las normas y conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la regulación contable pública. Por lo anterior, queda claro que los conceptos expedidos por la Dirección Distrital de Contabilidad, en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2, no son de obligatorio cumplimiento. Tales conceptos corresponden al criterio de este Despacho sobre un tema específico objeto de consulta y se entregan ante la ausencia de pronunciamiento sobre el particular por parte de la Contaduría General de la Nación.

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TEMA: Concepto para el registro contable de los contratos de soporte y

mantenimiento de software En atención a su solicitud radicada con el No. 2007ER106658 del 16 de noviembre del año en curso, referente a la observación efectuada por la Contraloría de Bogotá en relación con el registro en inventarios de los contratos de soporte y mantenimiento, se da respuesta en los siguientes términos:

CONSULTA “Solicito concepto técnico sobre el registro en inventarios relacionado con los contratos de soporte y mantenimiento de productos de software como ORACLE y ARCGIS entre otros, en los cuales las casas productoras de software incluyen como parte del servicio en los contratos de soporte y mantenimiento de sus productos actualizaciones del licenciamiento. La anterior solicitud se realiza teniendo en cuenta la observación de la contraloría… en el sentido que es necesario realizar el ajuste en los inventarios del valor de las licencias cuando existen actualizaciones a través de contratos de soporte y mantenimiento de software.”

RESPUESTA Para determinar la clasificación contable de los contratos de soporte y mantenimiento del software, es necesario establecer si modifican la vida útil y la capacidad productiva de dicho software para la prestación del servicio, si los contratos permiten identificar el valor de la actualización y se puede establecer un mecanismo para su control. En el evento de darse estas condiciones, se deberá reconocer como un mayor valor del activo, de lo contrario corresponde a un costo o gasto según el caso. En este sentido, el Régimen de Contabilidad Pública, Libro I, Numeral 2.9.1.1.8 Otros Activos, párrafo 190 establece: “Los intangibles se reconocerán como activo siempre que puedan identificarse, controlarse, que generen beneficios económicos futuros o un potencial de servicios y su medición monetaria sea confiable; en caso contrario se registran como gasto.”

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Aquellos contratos que cumplieron con los criterios ya señalados, se incorporan en el grupo de los activos, que de acuerdo con el Catálogo General de Cuentas -CGC del Régimen de Contabilidad Pública adoptado mediante la Resolución 356 de 2007, el cual establece que las licencias y el software adquiridos se registran por su costo histórico en la Cuenta 1970 – Intangibles, cuya definición

43 señala que: “Son activos intangibles aquellos bienes inmateriales,

o sin apariencia física, que puedan identificarse, controlarse, de cuya utilización o explotación pueden obtenerse beneficios económicos futuros o un potencial de servicios, y su medición monetaria sea confiable. Un activo intangible produce beneficios económicos futuros para la entidad contable pública cuando está en la capacidad de generar ingresos, o cuando el potencial de servicios que posea genere una reducción de costos. … y su medición monetaria es confiable cuando exista evidencia de transacciones para el mismo activo u otros similares, o la estimación del valor dependan de variables que se pueden medir.” Por otro lado, los activos intangibles deberán amortizarse de acuerdo con lo establecido el Régimen de Contabilidad Pública, Libro I, Numeral 2.9.1.1.8 Otros Activos, párrafo 199, que señala: “El valor de los intangibles adquiridos y los desarrollados se amortizarán durante el lapso que corresponda a la recuperación de la inversión en que se incurrió, el período en que se obtendrá el potencial de servicios o los beneficios económicos esperados por efectos de su explotación o la duración del amparo legal o contractual de los derechos otorgados, debiendo reconocerse como gasto, costo o menor valor del patrimonio, según corresponda.” Así las cosas, la entidad puede establecer una política en relación con el tratamiento contable que debe darse a las erogaciones efectuadas para el mantenimiento y actualización de las licencias de cómputo o de software adquirido o desarrollado, en particular, si éstas aumentan significativamente la vida útil y mejoran la productividad de las mismas. Cuando la erogación requerida para la actualización de una licencia o un software pueda identificarse y controlarse, y se tenga seguridad razonable respecto de la generación de beneficios económicos futuros o un potencial de servicios y su medición monetaria sea confiable, recomendamos que tales erogaciones se reconozcan como un mayor valor del activo en la cuenta 1970 -Intangibles, subcuenta relacionada con el registro inicial del intangible. Si, por el contrario, con el mantenimiento solo recupera su rendimiento ordinario, es decir, que su productividad se mantiene y, además, el monto de las mismas se considera como de menor cuantía, se deben reconocer como un gasto o costo, según el caso. Finalmente, dado que este tema ya había sido consultado por el Departamento Administrativo de Catastro Distrital hoy Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital, de manera atenta

43 Capítulo VI, Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de los activos intangibles, numeral 1. Generalidades.

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se envía copia de la respuesta entregada en su momento con el radicado EE88691 del 18 de septiembre de 2003.

CONCLUSIONES Los contratos de soporte y mantenimiento del software se deberán reconocer como un mayor valor del activo, si modifican la vida útil, la capacidad productiva de dicho software, permiten identificar el valor de la actualización y se puede controlar. De lo contrario corresponde a un costo o gasto, según el caso. Los intangibles se reconocerán como activo siempre que puedan identificarse, controlarse, que generen beneficios económicos futuros o un potencial de servicios y su medición monetaria sea confiable; en caso contrario se registran como gasto. Las licencias y el software adquiridos se registran por su costo histórico en la Cuenta 1970 Intangibles, son objeto de amortización la cual se reconocerá como gasto, costo o menor valor del patrimonio, según corresponda. La entidad puede establecer una política sobre el tratamiento contable que se debe dar a las erogaciones efectuadas para el mantenimiento y actualización de las licencias de software, teniendo en cuenta que si aumentan significativamente la vida útil, mejoran la productividad, pueden identificarse, controlarse, y generará beneficios económicos futuros o un potencial de servicios y su medición monetaria sea confiable, corresponde a un mayor valor del activo, pero si solo recupera su rendimiento ordinario, pues su productividad se mantiene y el monto de las mismas se considera de menor cuantía, se deben reconocer como un gasto o costo, según el caso. Con relación al contenido de esta comunicación, es importante señalar que de conformidad con lo establecido en el artículo 354 de la Constitución Política Nacional y la Ley 298 de 1996, la Contaduría General de la Nación tiene la competencia exclusiva para la expedición de normas contables de carácter técnico y procedimental que deben aplicar las entidades que conforman el sector público. Igualmente, es la única autoridad doctrinaria en esa materia, actividad que cumple mediante la emisión de conceptos que ayudan a la interpretación de dicha regulación. Así mismo, de conformidad con la sentencia C-487 de 1997, la Corte Constitucional determinó que las normas y conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Por lo anterior, queda claro que los conceptos expedidos por la Dirección Distrital de Contabilidad, en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2, no son de obligatorio cumplimiento.

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