Conciliación bancaria paso a paso.pdf

7/26/2019 Conciliacin bancaria paso a paso.pdf

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Conciliacin bancaria paso a paso:Todo lo que quieres saber sobre el proceso de conciliacin bancaria 2

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Conciliacin bancaria paso a paso:Todo lo que quieres saber sobre el proceso de conciliacin bancaria

Qu es la conciliacin bancaria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Quin es el responsable de realizarla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Cmo realizar la conciliacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

El Documento de Conciliacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Diferencias que se producen en la conciliacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Consejos para una conciliacin ms eficiente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Auditar las conciliaciones bancarias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Ejemplo de conciliacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11

Agradecimientos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
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Definicin

Qu es la conciliacin bancaria? Es unproceso que consiste en comparar losregistros de las operaciones de la cuen-ta banco de los diarios auxiliares (o librosprincipales), con los movimientos registra-dos en las entidades bancarias, mostradosen los extractos bancarios que stos emi-

ten, para proceder a hacer las correcciones

La conciliacin bancaria es un proceso que, si bien no es obligatorio, es muy aconsejable paracualquier empresa, independientemente de su mbito, tamao o tipo. De hecho, la mayorade las empresas lo realizan de forma habitual. Pero, se realiza de forma correcta? Puedehacerse de manera ms eciente? Qu hacer en caso de encontrar un descuadre? Hay al-gn requisito formal para el documento contable? Se tienen que auditar las conciliaciones?Estas preguntas y muchas otras suelen aparecer a la hora de ponerse manos a la obra ya queeste proceso aparentemente simple puede esconder muchos secretos.

Con esta gua queremos resolver todos los entresijos de la conciliacin bancaria paso a paso,para un mejor control de la contabilidad de la empresa y una mayor transparencia.

Qu es la conciliacin bancaria

No hay que mezclar el concepto de conciliacin bancaria con el de conciliacin scal

contable. En este ltimo caso, se trata de un proceso muy diferente, que quiere con-

ciliar la informacin contable con el resultado scal para asegurarse de que todas

las partidas presentes en la contabilidad han recibido el tratamiento scal correcto.

o ajustes necesarios en los registros o librosde la empresa. Es un proceso necesario yaque es bastante habitual que el saldo de lascuentas bancarias y el saldo de los estadosde cuenta de los Bancos no coincidan conlos libros de la empresa.

Las conciliaciones bancarias no tienen comoobjetivo hacer coincidir los saldos de ban-cos que tiene registrados la empresa con los

de los extractos de esas cuentas. Su nali-dad, por el contrario, es identicar con clari-dad qu es lo que ha generado la diferencia.


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El responsable de realizar la conciliacin bancaria

La persona que tendr que realizar mes a mes el proceso de conciliacin bancaria ser la mis-ma que se ocupa de la contabilidad. El personal del departamento contable es el que mejorconoce la situacin contable de la empresa, por lo que le ser mucho ms fcil detectar erro-res, problemas, despistes, apuntes por pasar, etc. En caso de PYMES que tengan externaliza-do el departamento contable a travs de una asesora o consultora, se les tendr que pedir astas que realicen tambin esta tarea, y que enven el resultado a la empresa para su anlisis.

Sea realizada de forma interna o externa, es importante que el resultado de la conciliacinbancaria no se quede simplemente en un cajn. El director del departamento contable ten-

dr que aprobar el documento resultante, y en caso que la empresa as lo estipule o lo creanecesario, el documento puede seguir la cadena de mando y ser presentado a los cargossuperiores.


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Cmo realizar la conciliacin

1) Preparacin previa. Necesitaremos en primer lugar que el banco nos propor-

cione un extracto del mes o del periodo que queremos conciliar, as como el libro

de contabilidad de ese mismo periodo. Tambin necesitamos el documento de la

conciliacin anterior, para poder ver los saldos anteriores y los ajustes pendientes.

2) Conciliacin. Con toda la informacin en la mano, realizaremos la comprobacin

entre los apuntes contables y la informacin bancaria. Si se hace de forma manual,empezaremos comprobando el saldo inicial y el saldo final, y si vemos que hay algu-

na diferencia, procederemos a revisar y verificar los movimientos: puntearemos las

operaciones comprobadas y correctas, y sealaremos las que tengan algn error

(no consta en alguno de los dos documentos, los importes no corresponden, etc.).

Actualmente existen herramientas que automatizan y digitalizan este proceso, de

forma que se puede realizar mucho ms rpidamente, y sin errores o despistes.

3) Documento de Conciliacin.Se proceder a hacer constar toda la informacin

del proceso de conciliacin en un informe o documento de conciliacin, que se ar-

chivar para un seguimiento adecuado mes a mes. Si se realiza manualmente, hare-

mos este documento a medida que hagamos la conciliacin bancaria. Si hacemos

el proceso de forma digital y automatizada, igualmente es recomendable llevar un

registro de las conciliaciones, ya que es posible que una diferencia en los saldos se

solucione al cabo de uno o varios meses de haberse producido.

4) Ajustes. Este paso no forma parte exactamente de la conciliacin bancaria,

puesto que el objetivo de sta es identificar diferencias en los valores registrados.Pero igualmente es la consecuencia lgica de este proceso. Una vez detectados

los descuadres, se realizan los ajustes necesarios: se hacen los apuntes contables

que an no constaban en el libro de contabilidad, se rectifican errores en importes

o conceptos, se eliminan los apuntes duplicados, etc.


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Realizar la conciliacin bancaria no es obligatorio, por lo que no existen requisitos u obliga-ciones formales. Pero es cierto que hay formas de proceder que son muy comunes a la horade realizar esta tarea. Una de ellas es la realizacin de un documento de conciliacin.

El documento de conciliacin sirve para llevar un control y un registro de las conciliacionesbancarias hechas y de sus resultados. No existe un modelo nico, pero s te podemos indicarlas partes o apartados ms habituales. A continuacin, tienes un ejemplo que te puede servirde plantilla:

El Documento de Conciliacin

Planilla del documento de conciliacin


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Diferencias que se producen en la conciliacin

Existen una serie de causas que suelen ser la razn ms habitual de esas diferencias, y quedebemos tener en cuenta al realizar las conciliaciones bancarias:

- Cheques no liquidados

- Consignaciones no abonadas

- Notas de dbito o crdito no registradas

Normalmente, los cheques se contabilizan en los registros cuando son emitidos, y no cuandoson cobrados. Por eso, suele ser una causa de descuadre cuando existe algn cheque quean no haya sido liquidado por el beneciario. El caso contrario son las consignaciones re-gistradas en los libros auxiliares que el banco an no ha abonado en la cuenta de la empresa.

Las notas de dbito que el banco ha cargado en la cuenta de la empresa, o notas de crditoque el banco ha abonado, y que an no se han registrado en su auxiliar son una fuente deerrores tambin. Esto puede ocurrir, por ejemplo, si tenemos domiciliado algn tributo, comoel IBI, que nos han cobrado pero no hemos incluido an en los registros, o bien un anticipo dealgn cliente al que an no le hemos emitido la factura.

Adems, puede ocurrir que el descuadre sea causado simplemente por un error de la empre-sa al registrar conceptos y valoren, o incluso un error cometido por nuestra entidad bancaria.


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Consejos para una conciliacin ms eficiente

Como hemos visto hasta ahora, la conciliacin bancaria es un proceso necesario para lasempresas y los profesionales, pero que puede puede resultar excesivamente largo y tedioso.Por eso, hay una serie de factores a tener en cuenta para poder ahorrar tiempo en este proce-dimiento, y as mejorar su eciencia.

1. Informacin y documentacin

Como en un rompecabezas, si queremos detectar las piezas que faltan, las que

son errneas o las que estn mal ubicadas, necesitamos tener la mayor cantidad

posible de piezas y as tener una mejor visin del conjunto. Adems, si no se ha re-

gistrado parte de la informacin contable antes de empezar el proceso, tendremos

que realizarlo en varias veces, aumentando el tiempo que le tendremos que dedicar.

2. Tener en cuenta la caja

Las cajas tambin forman parte de la tesorera de la empresa, por lo que si no las

tenemos en cuenta pueden surgir errores en la conciliacin. Es recomendable rea-

lizar un triple cuadre peridicamente, con la caja real, un libro de caja y la cuenta

contable de caja.

3. Conciliar por tramos

Se recomienda empezar la conciliacin bancaria comprobando el saldo final del

mes anterior, y si es necesario incluso de ms tiempo atrs. Esto ser til en caso de

haber contabilizado un movimiento en una fecha anterior al anterior al ultimo cuadre

de saldos. De esta manera, si nos encontramos con un error, no har falta volver a

revisarlo todo punto por punto, sino que comprobamos por tramos para averiguar

en qu mes se produce el descuadre.4. Analizar los descuadres

A menudo los descuadres en la contabilidad suelen venir de errores tpicos:

- Duplicar un apunte o no contabilizar un movimiento, por lo que el descuadre

ser del mismo importe o movimiento que el apunte en cuestin

- Equivocarse al colocar la coma, que produce un descuadre cuyas cifras

suman 9. Por ejemplo, si en vez de 12,40 ponemos 124,0 , el descuadre ser de

111,60 . Si sumamos los dgitos 1 + 1 + 1 + 6 = 9


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- Equivocarse con el orden de los dgitos de una cifra, que al igual que el caso

anterior, produce un descuadre cuyas cifras suman 9. Por ejemplo, si en vez de 9,74

ponemos 9,47 , la diferencia es de 0,27 , y al sumar los dgitos 2 + 7 = 9

Antes de perder tiempo revisando punto por punto, podemos intentar identificar la

fuente del descuadre pensando en este tipo de errores, fijndonos bien en el impor-

te, y comprobando si lo podemos relacionar con el importe de algn otro movimien-

to. Esto nos ahorrar tiempo y dolores de cabeza.

5. Errores de los bancos

Si bien no es habitual, puede ocurrir que los bancos cometan algn error. Puede pa-

sar que nos cobren un importe incorrecto o que ingresen un importe incorrecto, un

concepto que no nos corresponda, que se equivoquen de cuenta a la hora de hacer

un ingreso o un pago si tenemos varias cuentas en la misma entidad bancaria, etc..

Por eso, en caso de detectar un error al que no le encuentres justificacin o sobre

el que tengas dudas, consulta con tu entidad bancaria.

6. Utilizar las partidas conciliatorias como ltimo recurso

Poner el descuadre en una partida conciliatoria y olvidarnos de ello parece una

solucin muy fcil y tentadora. Pero el descuadre seguir estando ah, as que no

es una solucin real. Si se acumulan en exceso, la conciliacin bancaria dejar de

tener sentido, puesto que la contabilidad estar alejada de la situacin real, y ser

cada vez ms difcil resolver el embrollo.

7. Automatizar el proceso

Existen herramientas que automatizan este proceso o parte de l, para que sea ms

eficiente y controlado, y as deje de ser una tarea manual basada en el papel. Un

ejemplo es Captio, que permite importar la informacin del banco, e identificar los

pagos que se han realizado con una tarjeta bancaria de la empresa con un emplea-

do concreto. Los pagos son conciliados con los gastos reportados con ese usuario
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Auditar las conciliaciones bancarias

Las auditoras son importantes en cualquier empresa, para revisar que un determinado procedi-miento, sistema, proyecto o producto es correcto. Esto es tambin aplicable a las conciliacionesbancarias. Pero cmo auditar la conciliacin bancaria de una empresa?

Para empezar, necesitamos una copia del documento de conciliacin bancaria que queremosauditar, otra copia de la actividad contable correspondiente y una copia del extracto bancariodel mes en cuestin.

Empezaremos la auditora con una triple verificacin, comparando el saldo de los tres documen-

tos y asegurarse de que es correcto. Si ha sido necesario un proceso de conciliacin, podemossuponer que nos encontraremos con alguna diferencia entre los saldos, por lo que a continua-cin tendremos que verificar que esta diferencia est justificada y controlada.

El siguiente paso es revisar cada transaccin en la cuenta del banco y verificarlas en la conta-bilidad general. Para facilitar esta tarea, se puede colocar una marca de verificacin en la copiaimpresa de ambos documentos al lado de cada elemento comprobado. Al acabar este proceso,tenemos que prestar atencin a los elementos que no se reflejan en uno de los dos documentos,para comprobar que estn correctamente reflejados en el documento de conciliacin.

Por ltimo, verificaremos que la suma de las partidas de la conciliacin sea igual a la diferencia

entre el saldo final de la cuenta bancaria y el saldo final de la contabilidad general.

Para que esta auditora sea realmente vlida, es importante que la realice una perso-

na externa a la empresa, para asegurar su independencia y su objetividad. Aunque

no es obligatorio, se recomienda realizar una auditora externa de la conciliacin

bancaria una vez al ao, a ser posible al nalizar el ejercicio contable, para asegurar-

nos que no hay descuadres ni problemas en la contabilidad.


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Ejemplo de conciliacin

Ejemplo del libro mayor de una empresa del mes de noviembre

de 2014:

Ya hemos visto todos los aspectos relativos a la conciliacin bancaria. A continuacin encontra-rs un ejemplo prctico.


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Extracto bancario de la misma empresa y del mismo periodo:


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Teniendo esta informacin anterior, el documento de conciliacin

es el siguiente:


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Agradecimientos

Imma Rodrguez

Co-fundadora de Rodrguez TortajadaEconomistes, profesional del asesoramientocontable con ms de 20 aos de experienciaen el sector.

[email protected]

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