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DOCUMENTO CODIGO: D.GA.001
CONDICIONES DEL SERVICIO
VERSION: NOVENA
FECHA: DIC 10/2017
PAGINA: 1 DE 13
ELABORACION REVISIÓN APROBACION
Elaborado por:
Andrés Moreno
Revisado por:
Andrés Moreno
Aprobado por:
Ángel Alvarado
Cargo: Jefe de Calidad Cargo: Director Administrativo y Comercial
Cargo: Gerente
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CODIGO: D.GA.001
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o OBJETO: Describir las condiciones de los servicios de evaluación de la conformidad que presta CAC ENGINEERING S.A.S.
o ALCANCE: Aplica a todas las cotizaciones que se presenten a los clientes.
o RESPONSABILIDAD: Es responsabilidad del Director Administrativo y
Comercial la aplicación de este procedimiento. o DOCUMENTO:
.1 Condiciones del servicio para los servicios de inspección:
Las siguientes son las condiciones del servicio de inspección, las cuales deben ser cumplidas en su totalidad por parte del cliente para lograr la culminación del proceso, estás se encuentran relacionadas en las propuestas comerciales y se entenderán como aceptadas una vez el cliente envíe la orden de compra correspondiente.
.1.1 Condiciones del servicio (Preliminares) – Para contratar el servicio:
o El criterio de aceptación de los equipos está basado en las óptimas condiciones de los componentes vitales, que no afecten la capacidad nominal ni estructural, establecida en su tabla de capacidades, suministrada por el fabricante de la misma.
o Se acepta la integridad estructural, mecánica y operacional para conservar los equipos en estado optimo para una operación segura.
o Las posibles fallas de los elementos críticos de los equipos encontradas durante la inspección impiden continuar con el proceso de aceptación hasta tanto no hayan sido corregidas y aprobadas por el inspector.
o CAC ENGINEERING S.A.S. no manipula los resultados obtenidos durante la inspección, ni realiza ningún tipo de arreglo mecánico, ni retira o desarma partes de los equipos a inspeccionar.
o El juicio emitido por el personal de inspección de CAC ENGINEERING S.A.S. no puede ser influenciado por el cliente, ya que nuestro personal tiene autonomía para realizar las inspecciones, y en caso de no estar de acuerdo con los resultados, el cliente tiene derecho a realizar apelación de acuerdo a lo definido en este documento.
o La validez de la Certificación para operar es de un (1) año; sin embargo, podrá ser invalidada dentro de este período, si se presentan o encuentran defectos críticos que afecten la seguridad de las operaciones.
o El certificado pierde validez bajo las siguientes consideraciones; 1. Se violan o sobrepasan los rangos de trabajo establecidos por el
fabricante, 2. Se realizan reparaciones mayores al equipo sin autorización del
fabricante,
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3. Se realizan alteraciones al diseño original del equipo, 4. Se omiten las inspecciones periódicas y/o preoperacionales del equipo.
.1.2 Condiciones relacionadas con la preparación (Alistamiento para la inspección):
El cliente deberá proveer condiciones mínimas necesarias para realizar la inspección de forma segura, para ello el inspector diligenciará en campo el formato “D.GA.001-R1 CONDICIONES DE SERVICIO POR PARTE DEL CLIENTE DEL
SERVICIO DE INSPECCIÓN”, el cual solicita lo siguiente: o El cliente debe proveer de manera anticipada, preferiblemente por correo
electrónico el manual de operación del equipo a fin de realizar una verificación previa de las condiciones del mismo.
o El equipo debe contar con una placa de identificación suministrada por el fabricante del equipo, para poder relacionarlo en el reporte de inspección
o El equipo debe contar con tablas o gráficos de capacidad legibles, a fin de establecer los rangos de trabajo para las pruebas operacionales con carga.
o Si el equipo cuenta con modificaciones o alteraciones, se debe tener un registro de dichas modificaciones debidamente aprobadas por el fabricante
o El equipo debe contar con las llantas de acuerdo a lo establecido en el manual de operación.
o Las contrapesas deben estar de acuerdo a lo establecido en el manual o tabla de capacidad.
o El equipo debe ser suministrado en óptimas condiciones de limpieza a fin de poder evidenciar cada uno de los puntos sometidos a esfuerzos y verificar si presenta humedad debido a fugas de hidráulico
o La persona destinada para la operación del equipo debe contar con certificación para la operación del mismo.
o Los mandos deben estar debidamente identificados
o El bloque de carga debe contar con la identificación de capacidad o Se debe contar con un extintor recargado. o El nivel de hidráulico del equipo debe estar debidamente identificado en
sus mínimos y maximos. Nota: El cliente manifiesta el correcto entendimiento de estas situaciones y declara con la aceptación de la cotización que de encontrarse deficiencias en esta parte el inspector las dejara consignadas en el registro D.GA.001-R1 CONDICIONES
DE SERVICIO POR PARTE DEL CLIENTE DEL SERVICIO DE INSPECCIÓN” (El cual será firmado por parte de Cliente como evidencia de aceptación), y suspenderá las actividades hasta cuando se cuente con toda la documentación requerida, siendo
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asumido por parte del cliente los costos de administración que esta situación genere.
.1.3 Condiciones relacionadas con la inspección:
El cliente para ser certificado se compromete a:
o Sitio o patio para la inspección y las pruebas de carga de cada uno de los
equipos (Espacio suficiente para realizar las pruebas de carga en todos los cuadrantes, así como terreno estable y firme para las pruebas operativas con carga), de gestionar si aplica los permisos de ingreso y trabajo para la realización de dichas actividades.
o Personal de operación: Una persona asignada como soporte ante cualquier duda del inspector y también para que opere los equipos en mención.
o Asignación de una persona que coordine las actividades tanto en los preliminares como durante desarrollo de las actividades de inspección y pruebas.
o Suministro de accesorios de izaje para aparejar la carga utilizada paras pruebas operacionales con carga.
o El cliente debe proveer una carga con peso certificado por un ente metrológico reconocido, que garantice su trazabilidad con patrones nacionales o internacionales; En caso de ser requerido Cac Engineering ofrece el suministro de un dinamómetro con capacidad de medida de 2 a 10 toneladas por un costo adicional de $200.000 /día; por dicha razón si se acepta el suministro del dinamómetro la carga debe estar entre 2 toneladas y menos de 10 toneladas debido a que los accesorios de sujeción suman al peso neto de la carga, preferiblemente cargas entre 2 y 9 toneladas.
o Suministro del equipo necesario para la disposición y manipulación de la carga a utilizar en las pruebas.
Notas aclaratorias:
o Si durante la fase de inspección estructural se detectan fallas o condiciones que establecen que la grúa no es apta para realizar las pruebas operativas con carga, el cliente deberá subsanar las inconsistencias en un periodo no mayor a un (1) mes, a excepción de requerirse repuestos importados, para lo cual se dará un plazo de dos (2) meses. Una vez el cliente subsane las fallas debe informar a la empresa para realizar la programación de la segunda visita en esta el inspector realizará una nueva inspección de todo el equipo con el fin de identificar y garantizar que el equipo mantiene las condiciones bajo las cuales se realizó la inspección inicial, para esta, el cliente deberá cumplir con todos los prerrequisitos de la primera así
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como asumir los costos de desplazamientos que apliquen y en caso de que se identifiquen anomalías o se presenten defectos y se encuentre dentro del plazo de los dos (2) meses iniciales podrá subsanarlos de caso contrario se da por cerrado el servicio.
o El valor del servicio incluye los conceptos de salarios y prestaciones del
personal asignado para una jornada laboral máxima de 8 horas diurnas en días hábiles. Incluye igualmente el costo de disponibilidad de los recursos a que haya lugar como equipos, Ensayos no destructivos por tintas penetrantes tipo II, Método C (visibles a luz día) (Los que podría requerir el inspector para confirmar la presencia de posibles discontinuidades), materiales, informe técnico y certificación correspondiente. Este servicio de inspección mediante END no tendrá un costo adicional.
o Con el fin de establecer una logística acorde a nuestros equipos de medición,
los rangos de verificación del LMI con respecto al radio de carga se realizarán en un rango no mayor a 15 metros.
o Con el fin de cubrir los conceptos de gastos diarios de la compañía la orden de servicio debe cubrir un valor mínimo de $600.000/día por concepto de servicios, es decir, será el valor mínimo que cobrar por CAC ENGINEERING S.A.S durante la prestación de servicios.
o En el evento, que como resultado de la inspección estructural y mecánica o de las pruebas de carga de los equipos, sea necesario que el inspector se quede en stand by o se requiera un nuevo desplazamiento de éste para la verificación de los pendientes o re-inspección del equipo, se cobrará una tarifa de $600.000 por cada día de disponibilidad de inspector, más los gastos que se generen por su desplazamiento y estadía.
El “NSPI” se refiere a items, partes o componentes del equipo considerados accesorios o a los cuales no se puede tener acceso. Teniendo lo anterior en consideración los accesorios pueden o no estar presentes y/o instalados en el equipo al momento de la inspección en caso de presentarse esta situación se dejara registro de esta situación en las observaciones del mismo registro y se dejara la aclaración, que este elemento no haría parte de la certificación del equipo.
o En caso de requerirse una nueva visita o días adicionales para el
levantamiento de pendientes, CAC Engineering cobrará la disponibilidad tanto del personal como del equipo requerido a razón de $600.000/día.
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o Una vez confirmada la solicitud del servicio y coordinada la fecha de inspección, de presentarse STAND BY, por causas no imputables al personal de CAC Engineering, se cobrará la disponibilidad tanto del personal como del equipo requerido a razón de $600.000/día.
o Las tarifas no incluyen I.V.A., ni emisión de pólizas a que haya lugar.
En el evento de suspensión o al finalizar el servicio, se diligenciará una hoja de control, documento interno de CAC Engineering, donde se dejará constancia de los recursos utilizados durante el desarrollo de los trabajos. Este documento será firmado por los representantes de EL CLIENTE de CAC Engineering en el sitio de trabajo, documento que servirá de soporte para la facturación del servicio. Quejas y apelaciones: Si después de realizarle la inspección al equipo, CAC ENGINEERING S.A.S. determina que NO se encuentra en condiciones óptimas y por lo tanto es rechazado, usted tiene la posibilidad de apelar la decisión de certificación y CAC ENGINEERING S.A.S. estará en la obligación de dar trámite a la misma. Para esto es necesario que diligencie el formato definido, este lo puede solicitar con cualquier funcionario de la empresa, y con él, aporte documentación o evidencias que sustenten el argumento con el cual usted está apelando, esta solicitud será tratada por el CAC ENGINEERING S.A.S. y usted recibirá respuesta en un periodo no mayor a 10 días hábiles. Además, recuerde que usted tiene el derecho a presentar sus quejas sobre el servicio prestado ya sea verbal o formalmente. Proporcionar TODA la información necesaria y la que solicite CAC ENGINEERING S.A.S. durante el proceso de inspección (Solicitud, evaluación, certificación y tiempo de vigencia de esta). Autoriza que la información de la inspección y datos personales,
confidenciales y sensibles, sean mantenidos, procesados, examinados, verificados y custodiados por CAC ENGINEERING S.A.S.
La información será manejada de forma confidencial por CAC ENGINEERING S.A.S. Dicha información podrá se ser divulgada por orden o solicitud de la ley para desarrollar los procesos antes referidos. Cuando por ley, CAC ENGINEERING S.A.S. deba divulgar información confidencial de los clientes, estos serán notificados vía e-mail sobre la información proporcionada, máximo al segundo día hábil, salvo que esté prohibido por la ley.
La información obtenida de fuentes distintas al propio cliente, será tratada como información confidencial por parte de CAC ENGINEERING S.A.S., y
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este será notificado vía e-mail sobre la información proporcionada, máximo al segundo día hábil, salvo que esté prohibido por la ley.
CAC ENGINEERING S.A.S. dando aplicación a la ley 1377 de 2013 que reglamentó parcialmente la ley 1581 de 2012, está en la obligación de informar a nuestros usuarios y clientes, que las bases de datos que se recopilaran por nuestra actividad, son estrictamente privadas las cuales tendrán un manejo exclusivo de nosotros, con el fin de dar a conocer y promover nuestros servicios, recordación de vencimientos, programación de inspecciones, y demás actividades relacionados con temas comerciales y de mercadeo. De la misma manera se informa que la base de datos es necesaria para reunir las inquietudes y sugerencias para efectos de mejorar cada día el servicio.
De acuerdo a la ley de habeas data ustedes como titulares de la información suministrada tienen derecho a:
Ser informado respecto al uso de los datos recopilados. Actualizar, conocer y rectificar la información suministrada. Solicitar prueba de la autorización otorgada. Revocar en cualquier momento la autorización si así lo desea
4.2. Condiciones del servicio para los servicios de certificación de personal:
4.2.1 METODOLOGIA
El proceso de evaluación consta de las siguientes etapas; las cuales deben ser cumplidas en su totalidad para lograr la culminación del proceso:
4.2.2 FORMATO DE SOLICITUD
CAC ENGINEERING enviará adjunto a la presente propuesta el formato de solicitud “P.CP.001-R1”; el cual debe ser diligenciado en su totalidad por parte del solicitante.
Allí se establecen los datos completos del solicitante, así como el alcance y los prerrequisitos necesarios para ser objeto de certificación.
Igualmente se envía adjunto a la presente propuesta comercial el documento denominado Reglas de certificación “D.CP.001”; el cual contiene los requisitos y directrices del servicio de evaluación y certificación de competencias, estas reglas hacen parte integral de la oferta comercial; el documento indicado anteriormente pueden ser consultado en su versión vigente en la página web www.cac-ingenieria.com y las personas certificadas se comprometen a cumplir lo estipulado en el mismo, en su versión vigente.
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4.2.3 DOCUMENTACIÓN (PRERREQUISITOS)
El solicitante debe enviar los documentos que demuestren el cumplimiento de los prerrequisitos por correo electrónico o por medio físico tal como se específica en las reglas de certificación a CAC ENGINEERING, los cuales, están sujetos a verificación por parte del Organismo de Certificación de Personas (OCP).
La solicitud del certificado médico obedece a obtener evidencia objetiva de las condiciones óptimas de desempeño físico y mental del solicitante Al cumplir con el 100% de los requisitos el solicitante se convierte en candidato para certificación y se procede a las siguientes etapas del proceso de evaluación.
En caso de encontrarse inconsistencias en la documentación entregada por el solicitante dispone de (5) días hábiles contados a partir de la notificación para subsanar la situación, sino se considerará por desistido el proceso.
Se hace responsable al candidato de mantener su condición física y mental para el desempeño de la labor con el fin de minimizar o eliminar el riesgo de presencia de incidentes y/o accidentes durante el desempeño de su labor.
4.2.4 PRUEBAS DE EVALUACIÓN El OCP procederá a programar las pruebas de evaluación de acuerdo con los recursos disponibles por parte de CAC ENGINEERING y la disponibilidad del candidato. Las pruebas de evaluación consisten en dos etapas; las cuales son un (1) examen teórico y un (1) examen práctico para cada candidato.
El porcentaje de aprobación para cada examen es de mínimo 80%.
Los candidatos que aprueban los dos exámenes y cumplen con todos los requisitos establecidos en las reglas de certificación obtendrán un certificado de competencia en el alcance solicitado (sujeto a aprobación y verificación con la evidencia obtenida en campo).
4.2.5 REQUISITOS DEL SERVICIO
Solo podrá ser certificada la persona que realice todo el proceso de evaluación estipulado por CAC ENGINEERING S.A.S, El director tecnico del OCP será el que verifique que se cumpla con la totalidad de los requisitos y normas legales aplicables para emitir la certificación.
El CLIENTE para ser certificado se compromete a:
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4.2.5.1 Proporcionar TODA la información necesaria que solicite CAC
ENGINEERING S.A.S. durante el proceso de evaluación (Solicitud, evaluación, certificación y tiempo de vigencia de esta).
4.2.5.2 Autorizar que la información del servicio y datos personales,
confidenciales y sensibles, sean mantenidos, procesados, examinados, verificados y custodiados por CAC ENGINEERING S.A.S.
4.2.5.3 Autorizar a C.A.C ENGINEERING a utilizar mis datos personales en los
casos que el certificado presente alguna novedad como (Suspensión,
retiro o anulación) y entiendo que esta información será divulgada por
los mismos en la página www.cac-ingenieria.com
5. CAC ENGINEERING S.A.S. se compromete con sus clientes a:
La información será manejada de forma confidencial por CAC ENGINEERING S.A.S. Dicha información podrá se ser divulgada por orden o solicitud de la ley para desarrollar los procesos antes referidos. Cuando por ley, CAC ENGINEERING S.A.S. deba divulgar información confidencial de los clientes, estos serán notificados vía e-mail sobre la información proporcionada, máximo al segundo día hábil, salvo que esté prohibido por la ley.
5.1 La información obtenida de fuentes distintas al propio cliente, será tratada
como información confidencial por parte de CAC ENGINEERING S.A.S., y este será notificado vía e-mail sobre la información proporcionada, máximo al segundo día hábil, salvo que esté prohibido por la ley.
5.2 CAC ENGINEERING S.A.S. dando aplicación al Decreto 1377 de 2013 que
reglamentó parcialmente la ley 1581 de 2012, está en la obligación de informar a nuestros usuarios y clientes, que las bases de datos que se recopilaran por nuestra actividad, son estrictamente privadas las cuales tendrán un manejo exclusivo de nosotros, con el fin de dar a conocer y promover nuestros servicios, recordación de vencimientos, programación de inspecciones, y demás actividades relacionados con temas comerciales y de mercadeo. De la misma manera se informa que la base de datos es necesaria para reunir las inquietudes y sugerencias para efectos de mejorar cada día el servicio.
5.3 De acuerdo con la ley de habeas data ustedes como titulares de la información suministrada tienen derecho a:
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Ser informado respecto al uso de los datos recopilados. Actualizar, conocer y rectificar la información suministrada. Solicitar prueba de la autorización otorgada. Revocar en cualquier momento la autorización si así lo desea
6. CONDICIONES RELACIONADAS CON LA PREPARACIÓN: EL CLIENTE DEBERÁ PROVEER:
Toda la logística necesaria para el desarrollo de las pruebas de evaluación deberá ser suministrada oportunamente por EL CLIENTE, incluido lo siguiente:
Asignación de una persona que coordine las actividades tanto en los preliminares como durante desarrollo de las actividades de evaluación.
Documentación de soporte especificada como “PRERREQUISITOS” en la propuesta comercial.
Para todos los casos el candidato se hace responsable de conocer el equipo y su manejo, en caso de no aprobar la prueba teórica se continuará con la práctica para la emisión de un juicio objetivo.
Suministro de los requerimientos de permisos y procedimientos que se deben cumplir, por parte del personal asignado al servicio, en las instalaciones dispuestas por EL CLIENTE.
Instalaciones para el desarrollo de las actividades (aula con espacio suficiente y puestos suficientes para el desarrollo del examen teórico, hoja de cálculos, calculadora, lápiz, borrador y tajalápiz, zona con el área suficiente para desarrollar la prueba práctica).
Disponibilidad de personal para la operación y manipulación de elementos de izaje.
Desplazamiento ida y vuelta del examinador y todos los gastos derivados de la prestación del servicio.
Los demás recursos necesarios para la ejecución de las pruebas de evaluación especificados en la documentación suministrada por CAC ENGINEERING, incluyendo el documento D.CP.001- Reglas de certificación.
Para el desarrollo de las pruebas prácticas de operadores de grúa móvil, operador de brazo articulado, aparejador y supervisor de izajes se deben disponer de elementos de izaje (1 eslinga de acero, 1 eslinga de nylon y 2 accesorios de izaje)
NOTAS ACLARATORIAS:
Las tarifas no incluyen I.V.A., ni emisión de pólizas a que haya lugar.
El valor del servicio incluye los conceptos de salarios y
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prestaciones del personal asignado para una jornada laboral máxima de 9 horas diurnas en días hábiles. Incluye igualmente el costo de disponibilidad de los recursos a que haya lugar como equipos, materiales, informe técnico.
Una vez confirmada la solicitud del servicio y coordinada la fecha de evaluación, de presentarse STAND BY, por causas no imputables al personal de CAC Engineering, se cobrará la disponibilidad del personal a razón de $600.000/día.
Los gastos de desplazamiento del personal estarán a cargo de EL CLIENTE.
El valor final del servicio será el que resulte de tomar el valor ofertado, más los adicionales que se generen por stand by o por servicios adicionales pactados posterior a la presente propuesta.
Al presentarse cualquier situación que no sea derivada o controlada por CAC ENGINEERING y afecte la prestación del servicio como por ejemplo retraso en los vuelos, desplazamientos terrestres, dificultades logísticas, condiciones ambientales adversas entre otras, CAC ENGINEERING podrá cobrar valores adicionales dependiendo de la necesidad de recursos para solventar la situación.
En el evento de suspensión o al finalizar el servicio, se diligenciará una hoja de control, documento interno de CAC ENGINEERING, donde se dejará constancia de los recursos utilizados durante el desarrollo de los trabajos. Este documento será firmado por los representantes de EL CLIENTE y de CAC ENGINEERING en el sitio de trabajo, documento que servirá de soporte para la facturación del servicio. El informe diario de actividades no exime los requisitos de seguridad para operación con equipos, ni ampara, en ninguna circunstancia la responsabilidad derivada del uso del equipo, por lo que los daños causados serán reparados por el dueño y/o operador conforme a lo establecido por el Art. 2341 del Código Civil.
7. COMPROMISO DE CAC ENGINEERING S.A.S Y POLÍTICA DE IMPARCIALIDAD
CAC ENGINEERING S.A.S. se compromete a: Mantener confidencialidad sobre la información suministrada por los clientes. Con las quejas y apelaciones, cuando se vea afectada la confidencialidad del
cliente, se deberá obtener autorización escrita para la divulgación de información, en caso de no obtenerse, la queja o apelación no se podrá considerar valida.
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En el tratamiento de quejas y apelaciones, estas no deben dar lugar a acciones discriminatorias contra la persona que interpone la queja o apelación.
POLITICA DE IMPARCIALIDAD
CAC ENGINEERING S.A.S. es responsable de todas las decisiones tomadas
por parte de su personal en los procesos de inspección, el cual debe actuar
de forma imparcial, es por esto por lo que se ha establecido un documento
para la gestión de la imparcialidad.
8. QUEJAS Y APELACIONES
Si después de realizado el servicio de evaluación de la conformidad usted tiene alguna insatisfacción acerca del proceso CAC ENGINEERING tiene a su disposición un formato para el reporte de quejas y apelaciones. CAC ENGINEERING estará en la obligación de dar trámite a la misma. El formato puede ser solicitado por usted al personal de la empresa para ser diligenciado y así mismo aportar la documentación o evidencias que usted crea pertinentes para sustentar su argumento. Esta solicitud será trata por CAC ENGINEERING y usted recibirá respuesta en un período no mayor a (10) días hábiles. Tenga en cuenta que usted puede descargar el formato en la página web www.cac-ingenieria.com en su versión vigente. El formato diligenciado y la documentación pertinente puede ser remitida vía correo electrónico a [email protected] o en medio físico a la Carrera 21 # 166-13 Segundo Piso, Bogotá D.C.
TABLA DE CONTROL DE MODIFICACIONES
Versión Descripción de la modificación Fecha
1 Emisión del documento Diciembre 8/2014
2 Inclusión de nuevos requisitos relacionados con la preparación de la inspección
Abril 28/2015
3
Inclusión de nuevos requisitos relacionados con la preparación de la inspección, inclusión de nuevas condiciones del servicio relacionadas por la preparación de la inspección, Inclusión de los ensayos no destructivos como parte del servicio, valor mínimo a cubrir por día, inclusión costo visitas adicionales
Agosto 05/2015
4 Inclusión de las condiciones para el suministro del dinamómetro y aclaración de las condiciones de verificación del radio de carga con respecto a nuestros equipos de medición.
Octubre 15/2015
5
Rectificación Inclusión de las condiciones para el suministro del dinamómetro y aclaración de las condiciones de verificación del radio de carga con respecto a nuestros equipos de medición.
Octubre 16/2015
6 Se definió de forma oportuna cambios en las notas aclaratorias referentes a la re inspección o levantamiento de pendientes, a los END y se actualizó el valor
Enero 05 de 2017
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por stand by y días adicionales cuando son requeridos y Re inspección
7 Se incluirán las condiciones para el servicio de certificación de personas. Julio 27 de 2017
8 Actualización de documento para dar cumplimiento a los requisitos de la norma ISO/IEC 17024:2013
Noviembre 02 de 2017
9
Se actualizan las condiciones del servicio respecto a condiciones que debe cumplir el cliente previo a la inspección, se relaciona el formato “D.GA.001-R1 Condiciones de servicio por parte del cliente del servicio de inspección”, y se ajusta la designación de cargos nombrados, según corresponda con el organigrama.
Dic 10/2017
