CONFIGURANDO TU EMAIL CORPORATIVOEl correo electrnico es la
herramienta de comunicacin corporativa ms importante en la
actualidad y por eso buscamos que nuestras cuentas de correo nunca
jams nos dejen mal: que los correos siempre lleguen a su destino,
que lleguen rpido, que podamos revisarlos desde cualquier lugar,
que podamos enviar archivos grandes, que podamos controlarlo y
configurarlo a nuestras necesidades, que nos ofrezca una gran
cantidad de herramientas para suplir las necesidades tanto de
comunicacin como de compartir informacin, etc.Todos los paquetes de
hospedaje web vienen con servidor de EmailPOP3: una de las
primordiales y ms antiguas tecnologas para el manejo del correo.
Tradicionalmente se configuraban las cuentas de correo en el
servidor de la pgina web, cuentas que era necesario revisar
utilizando programas o clientes de correo como por ejemplo Outlook
Express. Este tipo de cuenta (POP3) tiene algunas caractersticas
que es necesario entender: Los correosson en realidad archivos, que
en este caso estn alojados en el mismo servidor de su pgina web.
Estos archivosocupan espacio. Si no son borrados del servidor, el
espacio que sus correos ocupan, va incrementndose con el paso del
tiempo. Por lo general la cuenta de hospedaje que Usted ha
contratado tiene un promedio de 200 a 500 megas de espacio.
Eventualmente, mas temprano que tarde,la cantidad de correos
alojados en su servidor, nunca borrados por Usted, ocupan el 100%
del espacio de su servidor. Cuando esto ocurre,su servidor entero
colapsa, y con l, la pgina web. La compaa de hospedaje le exigir
que haga espacio o que contrate un plan superior, con ms espacio...
Y as sucesivamente. Como Usted no sabe cmo hacer espacio (como
borrar los correos del servidor) deber contratar a alguien para que
haga ese trabajo por Usted o caer en la tentacin de contratar ms
espacio en el servidor; espacio que su pgina web NO necesita; solo
lo necesita para alojar los correos viejos que Usted nunca borr y
que quizas ya no revistan importancia alguna. Digamos entonces que
debido a la acumulacin de e-mails, su servidor web se va inflando
como un globo, hasta explotar.Esto ocurre porque la gran mayora de
las personas no tienen conocimiento de estos temas y piensan en su
e-mail como un servicio natural y por naturaleza,eterno, tal y como
nos han acostumbrado los proveedores de correo gratis, como Hotmail
o Gmail.Y... es que es eso lo que necesitamos! no?El hecho es que,
tomando el cuenta la cantidad de informacin (megas) que representa
hoy por hoy el e-mail, si usted tiene, por ejemplo, 10 empleados en
su empresa y le crea una cuenta de correo a cada uno de ellos, en
menos de un mes su servidor colapsar.Y entonces qu hacemos?La
respuesta es:Tomar ventaja de las herramientas gratuitas que nos
ofrece Internet y ponerlas al servicio de nuestros
propsitos.Nuestra frecuente recomendacin es que Usted abra cuanto
antes una cuenta deGMAIL.Por qu GMAIL?Gmail es actualmente y sin
lugar a dudas el mejor (y por mucho) sistema de correo electrnico
del mundo: 7 GIGAS+ de espacio para sus correos: Su sistema de
correo electrnico de Gmail NUNCA va a colapsar. Publicidad muy poco
invasiva, casi imperceptible. Extensas herramientas para la
organizacin de su correo electrnico. Posibilidad de deshacer
(revertir) el envo de un correo. Sistemas adicionales para
compartir y guardar informacin de forma extremadamente efectiva
(Google Docs). Calendario Incorporado, que puede compartir con
otros usuarios de Gmail. Posibilidad de enviar correo a nombre de
otras direcciones. El mejor manejo de SPAM o Correo No Deseado
Posibilidad de priorizar sus mensajes y colocar los ms importantes
de primero.Ok Ok! pero yo quiero que mi cuenta sea @midominio. No
quiero que mis clientes me vean usando una cuenta gratuita.No se
preocupe! La idea es enlazar su cuenta de Gmail para que lea y enve
correo de su cuenta corporativa, de esta forma, Ser Gmail quien
guarde los correos , contnuamente VACIANDO su cuenta corporativa y
usando sus 10GB para almacenar la informacin.Suena Complicado, y lo
es.Manos a la Obra!
Lo primero que debes tener es un dominio y cuenta de hospedaje
propios; si no lo tienes, NO SIGAS LEYENDO ESTE ARTICULO.Entra al
panel de control de tu dominio (Suele ser sudominio.com/cpanel) con
los datos de su cuenta (login y password), provistos por tu
proveedor de hospedaje.
Al Ingresar, ve a la opcin "Cuentas de Email".
Crea tu cuenta de correo con tu nombre de usuario y contraseas
deseados (por favor NO olvides la contrasea, NO la botes, no la
traspapeles, NO la pierdas.)
Entra ahora a TU GMAIL y busca este cono (Configuracin).
Busca la opcin "Cuentas" y luego la opcion "Agregar una cuenta
de correo POP de tu propiedad.
Gmail te va a preguntar qu direccin quieres manejar, vas a poner
exactamente la cuenta que acabas de crear en el CPANEL de tu
dominio. Pones la cuenta y le das "Paso siguiente >>"
Aqu es donde la cosa se pone mas complicada.1. Donde diceNombre
de usuariovas a colocartu direccion de email, tal cual.2. Donde
diceContraseavas a colocarla contrasea que te dijimos que no
perdieras.3. Donde diceServidor POPvas a
colocarmail.tudominio.com(ATENCIN mail.movidagrafica.com est puesto
COMO EJEMPLO, no vayas a colocar movidagrafica.com porque NO te va
a funcionar, debes colocar mail.tu-propio-dominio.com es decir
mail. *EL DOMINIO EN EL CUAL ACABAS DE CREAR LA CUENTA*).4. Donde
dicePuerto, vas a dejar 110.5. Notoques el resto de las opciones.Si
la cosa sale mal en este punto puede ser por alguna de estas
razones: No has creado la cuenta en tu dominio/cpanel. No pusiste
el password adecuadamente. No ests tratando de enlazar la misma
cuenta que acabas de crear / ests metiendo mal los datos. Ests en
la luna.
Si todo sale bin, Gmail te va a preguntar que si quieres enviar
correo como tu cuenta corporativa. Le vamos a decir obviamente que
SI... luego aprietas el botn"Paso siguiente"
Ahora Gmail va iniciar otro proceso de configuracin, sta vez,
para poderENVIAR correo como... Ahora debes colocar el nombre que
le va a salir a la gente cuando reciba el correo, ah puedes poner
lo que te plazca.Debes DESMARCAR la opcin "tratar como un
alias".Luego le das "Paso siguiente"... Cierto?
Luego Gmail te va a preguntar si deseas enviar a travs de Gmail
o a travs de tu propio servidor, vas a elegir la opcin difcil (a
travs de tu propio servidor), cuando hagas esto, se van a desplegar
otro complicado set de opciones:1. Si seleccionaste enviar a traves
de tu servidor, te van a salir el resto de las opciones.2. Servidor
SMTP: debes colocar mail.tudominio.com3. Puerto: 4654. Nombre de
usuario: tu direcin de correo corporativo.5. Contrasea: La misma de
la que hemos estado hablando.6. Marcar"Conexin segura mediante
SSL"OJO : Esto aplica para los servidores de Host Gator, otros
servidores quizs tengan configuraciones diferentes. Pregntale a tu
proveedor.
Si todo sale bien, Gmail va a enviar un correo a tu direccin
para comprobar que en efecto es tuya; como acabas de configurar la
cuenta para recibir correo de ella, el correo va a aterrizar en tu
propio Gmail.Entones, vas a dejar esa ventanita abierta y luego vas
a la bandeja de entrada, vas a esperar mximo 10 minutos hasta que
el correo te llegue.
El e-mail que te va a llegar contiene el cdigo de confirmacin.
Lo copias y lo pegas en la ventanita anterior.Una vez que hagas
eso, ya estar todo listo. Slo falta que decidas si esa va a ser tu
cuenta predeterminada o no.Si deseashacer que la cuenta que acabas
de crear sea tu cuenta predeterminada, ve de nuevo a "Configuracin"
(el cono del engranaje en la esquina superior derecha de Gmail),
luego vas a "Cuentas" ...
Al lado de la cuenta que acabas de crear sale la opcin para
ponerla predeterminada.Colocndole una firma de imagen a tu
E-mail.Para colocar una firma de imagen a tu nueva direccin de
e-mail, debescargarla por FTP a tu servidor.Una vez en tu servidor
vas a crear unacarpeta llamada "firma"y luego , dentro de ella vas
acolocar tu archivo. En el caso de que tu archivo se llame
"firmas.png", y que tu servidor sea , por ejemplo, shockdc.net, tu
firma estar en:http://shockdc.net/firma/firmas.png
Vas a ir a este enlace y una vez que veas la imagen, vas a
SELECCIONAR TODO (CTRL A) y luego Copiar (CTRL C).
Luego, en la Configuracin de Gmail vas a ir al apartado General
/ Firma y seleccionas tu cuenta recien creada, luego presionas el
iconito para centrar el texto y luego PEGAS (CTRL V). De esa forma,
quedar tu firma de imagen asociada con tu cuenta.Requisitos
previos: Debemos contar con una cuenta gratuita previamente creada
en gmail. Haber configurado correctamente una cuenta de correo en
nuestro servidor.1Vamos a la opcin de configuracin en gmail
2Aadir cuenta de correo POP3Para ello vamos a la opcin Cuentas y
despus Aadir una cuenta de correo POP3 tuya.
3Escribimos la direccin de nuestra cuenta externaRecuerda que
debe estar previamente dada de alta y configurada correctamente en
tu servidor.
4Usuario y contrasea de nuestra cuenta externaLos mismos que
utilizas para acceder a tu cuenta desde el webmail que te ofrece tu
servicio de alojamiento web.
5Indicamos si queremos enviar correosAdems de poder leer
nuestros correos desde la interfaz de gmail, es interesante poder
enviar correos directamente desde la misma. De este modo
prescindiremos totalmente de la aplicacin web que nos ofrece por
defecto nuestra compaa de hosting.
6Escribimos nuestro nombre de remitentePuede ser el que tu
quieras. Ser el nombre que vean aquellas personas que reciban un
email enviado desde esta direccin. No olvides desmarcar la opcin
Tratar como un alias para que gmail gestione cada cuenta de correo
de manera completamente independiente.
7Informacin para enviar por SMTPPara poder enviar correos
correctamente hay que configurar los datos del servidor SMTP. Estos
debe facilitrtelos tu hosting, pero si no sabes deonde encontrar
esa informacin lo habitual es que sean datos muy parecidos a los
que muestro en la siguiente captura, pero cambiando nombre y
tudominio por los datos que correpondan.
8Cdigo de confirmacinGoogle necesita comprobar que efectivamente
eres el dueo de la cuenta que tratas de configurar, por lo que te
enviar un cdigo de confirmacin a esa misma direccin. Una vez lo
introduzcas, podrs gestionar tus correos desde la cmoda interfaz
que te ofrece gmail.
9Ya podemos escribir correosRecuerda que a partir de este
momento debes seleccionar en el desplegable desde que direccin
quieres enviar cada uno de los correos que escribas.
Gmail nos permite gestionar de este modo hasta cinco cuentas de
correo diferentes externas.Si quisieramos utilizar Outlook como
servicio para gestionar nuestros correos externos, el proceso sera
muy similar al que acabo de comentar.Te parece til esta solucin?.
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