CONFORMACIÓN Y PAGO DE FACTURAS · de una factura tengan definido un origen del dato y un responsable que asegure su actualización. 10. Para aquellos datos que sean introducidos

PROGRAMA DE TRABAJO DE AUDITORÍA INTERNA (*)

(*) El objetivo de este programa de trabajo es ser una guía general de pruebas de Auditoría Interna, incluyendo la información básica encaminada a que el auditor interno adquiera un conocimiento general del área a auditar. En ningún caso sustituye a los programas de trabajo específicos que han de elaborarse para la realización de la auditoría interna de cada actividad auditable.

1

CONFORMACIÓN Y PAGO DE FACTURAS Indice

I. Objetivos II. Alcance III. Procedimientos

III. 1 Análisis de la organización III.2. Sistema de información III.3. Recepción III. 4. Conformación III. 5. Pago III. 6. Contabilización

I. OBJETIVOS

Verificar que las deudas pendientes de pago y el pago posterior, se registran en cuentas individuales, y que esta información es fiable e íntegra.

Determinar si los controles y procedimientos aplicados para la conformación de las facturas aseguran que los importes conformados están correctamente calculados, responden a compromisos efectivamente contraídos, recibidos de conformidad y de acuerdo con las condiciones pactadas.

Comprobar que los pagos que se efectúan responden a documentos previamente conformados y autorizados y que se asignan a los proveedores adecuados.

Analizar si los controles utilizados para la protección de los registros de conformación y pago de facturas son suficientes y evitan manipulaciones de la información.

Revisar que se cumple las disposiciones legales y la normativa interna aplicables.

II. ALCANCE

La recepción y registro de las facturas. La conformación de las facturas. La autorización y pago de los compromisos conformados. La contabilización de las facturas pendientes de pago y de su pago posterior.



2

No incluye:

La elaboración y pago de la nómina. La confirmación, y conciliación de las cuentas a pagar con proveedores.

III. PROCEDIMIENTOS

III. 1 ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

1. Determinar si la función de conformación de facturas es asumida por el área Financiera (Cuentas a Pagar), y si las personas que la llevan a cabo son independientes de:

Recepción física de suministros. Recepción cualitativa de suministros. Aceptación de servicios. Contabilización de documentos conformados. Pago de documentos conformados. Conciliación de las cuentas mantenidas con entidades financieras.

2. Si existen documentos que sean conformados por otras áreas de la organización,

determinar:

La naturaleza de los documentos a los que afecta. La extensión de estas excepciones. La razonabilidad y justificación de estas prácticas.

Valorar para esta asunción de funciones y para las personas que las realizan, si:

Existe una adecuada segregación de funciones entre la contratación de los

suministros o servicios y la conformación de las facturas. Se mantiene un adecuado control sobre el proceso de conformación.

3. Con relación al pago de las facturas conformadas, verificar que esta función es

asumida con exclusividad por el área Financiera.

PROCESO



3

4. Analizar si en el proceso de conformación y pago de las facturas están definidos los siguientes elementos:

Identificación del proveedor. Identificación de la factura. Registro de la factura del proveedor. Pedido o contrato de compra. Recepción física del suministro. Recepción cualitativa del suministro. Aceptación de la obra o servicio, según los casos. Conformación de la factura del proveedor. Contabilización del pasivo previsional. Contabilización del pasivo definitivo. Pago de la factura. Contabilización del pago. Asignación del pago a cada proveedor.

Determinar si se encuentra adecuadamente definido:

La fuente de información de donde proceden los registros. Los documentos básicos a utilizar. El nivel de responsabilidad encargado de aportar dicha información. Los controles y validaciones establecidos para el proceso. Los soportes informáticos en los que se evidencia el proceso.

5. Cuando el proceso de conformación esté descentralizado en todo o en alguno

de sus elementos, comprobar que existe una adecuada definición de responsabilidades entre las diferentes áreas de la organización intervinientes de forma que se asegure un correcto proceso de conformación, pago y contabilización de las facturas.

SISTEMAS DE CONFORMACIÓN

6. Para determinar el alcance de los sistemas utilizados en la conformación de facturas, informáticos o manuales, establecer:

Documentos y tipos de transacciones que se conforman y autoriza su pago

de forma informatizada. Documentos y tipo de transacciones que se conforman y autoriza su pago

de manera manual.

7. Cuando se utilicen sistemas informatizados, analizar aquellas transacciones que se conformen de manera manual. Verificar:

La razonabilidad de estas excepciones y su extensión. La posibilidad de incorporarlas al sistema informatizado.



4

8. Para una fecha cercana a la de la auditoría interna revisar los pagos que se

efectúan en efectivo y comprobar si existen pagos que por su naturaleza y habitualidad deberían conformarse mediante los procesos normalizados de conformación.

Analizar si la evidencia documental y el nivel de aprobación requeridos son adecuados.

9. Determinar si existen procedimientos que definan las prácticas a seguir en la conformación y pago de las facturas. Comprobar si están establecidos los niveles de autoridad requeridos y la delegación de autoridad aplicable.

Valorar si las personas que asumen estas funciones los conocen suficientemente de forma que se asegure un adecuado cumplimiento de sus tareas.

ARCHIVO

10. Con relación al archivo y registro de las facturas, analizar las prácticas seguidas para su control y verificar si permiten:

Diferenciar la situación actual del proceso de su conformación (pendientes,

conformadas, pagadas) Identificar de forma fehaciente cada documento. Soportar adecuadamente la contabilización de los pasivos y su pago.

III.2.SISTEMA DE INFORMACIÓN

1. Establecer las características que presenta el sistema informático utilizado para

la conformación y pago de las facturas, en particular lo relativo a:

- Equipos donde se procesa la aplicación y si se realiza de forma centralizada o descentralizada.

- Otros ficheros o aplicaciones que transmiten datos para la conformación de las facturas (interfases), cuando sea aplicable.

- Número de terminales con acceso, señalando su ubicación y responsabilidad. - Sistema de acceso. - Sistema de comunicaciones. - Ficheros de datos.

A partir de esa información preparar un diseño del sistema informático.

2. Establecer, cuando sea aplicable, un detalle de las funciones de análisis,

programación y explotación de las aplicaciones referidas a la conformación y



5

pago de facturas, indicando los niveles de responsabilidad que las asumen, valorando si son adecuados.

3. Con relación a la seguridad de las aplicaciones analizar:

Diseño del control de acceso al sistema. Niveles de responsabilidad de quienes tienen acceso. Niveles de responsabilidad con acceso a la actualización o la consulta de los

datos. Niveles de responsabilidad con facultad para solicitar informes. Validaciones establecidas para la detección de errores. Procedimientos de back-up.

A partir de esta información valorar si la segregación de funciones establecida, en particular la relativa a la actualización de los datos, es adecuada a los niveles de responsabilidad asignados.

4. Evaluar si los controles de acceso para la actualización de los datos (contraseñas,

etc.) aseguran que solo se utilizan por las personas asignadas.

5. Comprobar que los procedimientos establecidos aseguran un registro y control

de las modificaciones introducidas en los programas informáticos y que éstas se efectúan por los niveles de responsabilidad adecuados.

6. Verificar que tanto el personal de operaciones como los usuarios no tienen

posibilidad de llevar a cabo modificaciones en los programas ni actualizaciones de los datos que se utilizan para la conformación y pago de las facturas.

7. Para las consultas establecer un desglose de las posibilidades que ofrece el

sistema informático valorando los niveles de responsabilidad autorizados, determinando su adecuación a la asignación de funciones señaladas.

8. Para los informes que emite el sistema informático revisar si los procedimientos

establecidos aseguran:

El control sobre los peticionarios, su contenido y la periodicidad con la que se emiten, de forma que permita valorar su utilidad.

La confidencialidad de estos informes tanto en su emisión como en la circulación interna que de los mismos se realiza.

La fiabilidad e integridad de los datos que contienen. Evaluar el grado de satisfacción de los usuarios con los informes más usuales que se elaboran.

9. Preparar un inventario detallado de los datos que son necesarios para efectuar la conformación y pago de una factura en el que se indique:



6

Fichero de origen. Aplicación de origen del dato de la que se obtiene. Nivel de responsabilidad encargado de la actualización del dato. Periodicidad con la que se realizan las actualizaciones. Nivel de acceso requerido.

Analizar que todos los datos necesarios para el proceso de conformación y pago de una factura tengan definido un origen del dato y un responsable que asegure su actualización.

10. Para aquellos datos que sean introducidos de forma directa para realizar la

conformación de una factura y que no provengan de otra aplicación o fichero, analizar los controles y validaciones establecidos para asegurar la exactitud de la información que se introduce.

11. Con relación a los datos suministrados mediante interfases o lectura de otros

ficheros, determinar:

La periodicidad de su cálculo o proceso. Los controles o validaciones establecidos.

III.3. RECEPCIÓN

1. Determinar los procedimientos por los que se reciben las facturas consideradas

como originales para su conformación, diferenciando:

Correo postal. Correo web. Otros (en mano, etc.)

Analizar si los procedimientos utilizados aseguran que se reciben facturas originales para la conformación.

2. Analizar los procesos empleados desde que se reciben las facturas hasta que se

ponen a disposición de Cuentas a Pagar, determinando si existe:

Un circuito definido de circulación interna. Un control adecuado sobre su movimiento. Un registro o identificación de las mismas.

Evaluar si los procedimientos usados aseguran que Cuentas a Pagar recibe con la celeridad necesaria las facturas para su control, registro y conformación.



7

3. Cuando sea aplicable, comparar el plazo de tiempo existente entre la recepción de la factura y su llegada a Cuentas a Pagar. Valorar la razonabilidad de los tiempos resultantes.

4. Analizar si se disponen de información que permita valorar el tiempo que se

tarda en introducir en el sistema informático las facturas recibidas de los proveedores para su conformación. Determinar, para un periodo de tiempo, si existen facturas que se estén pagando fuera de los plazos acordados como consecuencia de demoras en la introducción de los datos de las facturas en el sistema de conformación.

Valorar si esas demoras pueden suponer pérdidas de descuentos que generen pérdidas.

5. Realizar una prueba de auditoría interna sobre las facturas pendientes de introducir en el sistema de conformación a una fecha determinada. Comprobar si existen documentos que presenten una demora de tiempo respecto a la fecha de la factura (o de su recepción, si fuese aplicable) analizando si las causas de este desfase son debidas a:

Ausencia de algún dato identificativo del suministro o del proveedor. Carencia de datos previos del proveedor en el fichero de proveedores. Falta de documentación requerida adjunta a la factura.

Evaluar si estas incidencias son imputables a la organización o al proveedor. Valorar si Cuentas a Pagar efectúa un seguimiento adecuado de las partidas pendientes.

III. 4. CONFORMACIÓN

NOTA.- Los procedimientos de auditoría interna que se describen en este apartado hacen referencia exclusivamente a la conformación de facturas que se lleva a cabo mediante un sistema informatizado. Cuando la conformación se efectúe de forma manual, estas pruebas han de adaptarse a dicho sistema manual.

FICHERO DE PROVEEDORES



8

1. Analizar los datos requeridos para incorporar un registro al sistema. Comprobar si:

Están definidos los campos obligatorios. Existen campos con información no obligatoria. Incluyen controles de validación de los datos. Se encuentra definido el nivel de aprobación requerido. Verificar que los controles exigidos por el sistema informático son los mismos con independencia de que su introducción se efectúe de forma centralizada o descentralizada.

2. Verificar si los campos obligatorios requeridos (número proveedor, CIF, razón social, etc.) aseguran que no puedan introducirse registros duplicados. Revisar el fichero por si existen proveedores similares que pudieran corresponder a registros duplicados.

3. Establecer si el sistema impide (de forma automática o manual) autorizar pagos

a proveedores de los que se carece de información obligatoria en el fichero.

4. Revisar el nivel de usuario requerido para introducir o modificar un registro al fichero determinando si:

Es adecuado al nivel de responsabilidad asignado. Está restringido el acceso para crear, modificar, bloquear o eliminar registros. Corresponden a usuarios cuyas funciones continúan relacionadas con el

puesto de trabajo y no incluyen a usuarios que ya no asumen esas responsabilidades.

No están incluidos usuarios que asuman responsabilidades relacionadas con recepción de materiales o pagos.

5. Revisar la información facilitada por el sistema informático cuando los datos introducidos son incompletos, inexactos o se omite información obligatoria. Verificar si se realiza un seguimiento adecuado.

6. Comprobar si Cuentas a Pagar realiza un seguimiento adecuado de las altas y de

las modificaciones introducidas que asegure que la información del fichero es completa, correcta y no existen registros duplicados.

7. Seleccionar una muestra de nuevos registros creados comprobando si:

Los datos obligatorios están completados. La restante información está igualmente consignada. El nivel de aprobación requerido es el adecuado.



9

Es coincidente con la documentación fuente de soporte.

8. Elegir una muestra de modificaciones introducidas determinando si: El perfil del usuario es el adecuado. Están debidamente autorizadas. Es coincidente con la documentación fuente de soporte.

VERIFICACION DE LAS FACTURAS

9. Con relación al registro de las facturas de proveedores en el sistema, establecer:

Campos obligatorios requeridos. Controles de validación aplicados. Límites de tolerancia asignados.

Comprobar que entre los campos obligatorios se requieren los relativos a:

- Número de factura. - Fecha de factura. - Número e identificación del proveedor. - Número de pedido o del documento de compra. - Identificación de los suministros o servicios entregados. - Cantidades suministradas. - Precios unitarios. - Descuentos aplicados. - Impuestos repercutidos. - Importe total de la factura.

Verificar que si no figura la información obligatoria el sistema rechaza o da un mensaje de alerta.

10. Analizar si el sistema informático no permite la introducción de facturas duplicadas en las que coincidan los datos de:

- Número de factura. - Fecha de factura. - Número de proveedor. Realizar una prueba de auditoría introduciendo dos veces la misma factura comprobando si el sistema la rechaza.

11. Revisar que al introducir los datos de la factura el sistema automáticamente

presenta todos los registros de que dispone que corresponden al pedido o



10

documento de compra señalado en la factura junto con la valoración de los suministros recibidos, como base para realizar la verificación de la factura.

12. Con relación a los límites de tolerancia establecidos verificar si el sistema recoge

lo dispuesto en los procedimientos y bloquea automáticamente o da un mensaje de alerta aquellas facturas que los exceden.

13. Analizar la información disponible sobre los límites de tolerancia utilizados y

determinar la razonabilidad de los mismos en función de las desviaciones que se están aceptando. Revisar si estos límites varían en función de la naturaleza del suministro y del valor económico de las desviaciones.

14. Revisar el nivel de usuario requerido para realizar las tareas de conformación de

facturas, determinando si:

Es adecuado al nivel de responsabilidad asignado. Está restringido el acceso para grabar facturas, modificar, bloquear(o

desbloquear) o eliminar registros (retenidos o no) Corresponden a usuarios cuyas funciones continúan relacionadas con el

puesto de trabajo y no incluyen a usuarios que ya no asumen esas responsabilidades.

No están incluidos usuarios que asuman responsabilidades relacionadas con compras, recepción de suministros o pagos.

No están incluidos usuarios que tengan acceso a realizar altas o modificaciones en los ficheros de proveedores o bancos.

Verificar si periódicamente se revisa y actualiza la relación de usuarios con acceso autorizado.

15. Cuando la identificación del proveedor consignado en la factura no coincida con algún registro del fichero de proveedores, verificar que el sistema no acepta la factura y da un mensaje de alerta. Comprobar si Cuentas a Pagar pone en conocimiento esta situación a Compras / Aprovisionamiento. Analizar si a la fecha de las pruebas de auditoría interna existen facturas retenidas por esta incidencia determinando si:

Se había editado un documento de compra no controlado por el sistema

informático. En el caso anterior disponía de un nivel de autorización adecuado. La justificación para que el proveedor no figure en el fichero es razonable.

16. Cuando la identificación del documento de compra consignada en la factura no

coincida con algún registro del sistema informático, verificar que el sistema no acepta la factura y da un mensaje de alerta. Comprobar si Cuentas a Pagar pone en conocimiento esta situación a Compras / Aprovisionamiento.



11

Analizar si a la fecha de las pruebas de auditoría interna existen facturas retenidas por esta incidencia determinando si:

Se trata de un error del proveedor. Se había editado un documento de compra no controlado por el sistema

informático. En el caso anterior disponía de un nivel de autorización adecuado. Esta incidencia puede provocar la pérdida de descuentos.

17. Cuando las prácticas seguidas permiten que el proveedor incluya en la factura

materiales correspondientes a varios documentos de compra diferentes, analizar los controles aplicados por el sistema informático para conformar la factura. Establecer si esos controles aseguran que se asigna de forma adecuada los distintos documentos de compra con la factura.

18. Establecer los procedimientos utilizados para evidenciar la recepción y

aceptación de los materiales o servicios recibidos. Determinar si esta evidencia se efectúa mediante:

Un documento independiente (albarán de entrada, parte de recepción o

similar) La propia factura del proveedor.

Analizar si: Existen prácticas diferentes en función de la naturaleza del suministro o

servicio recibido. Se evidencia la aceptación del suministro o servicio por un departamento

encargado de esa responsabilidad (Calidad) o por las unidades peticionarias.

19. Cuando los procedimientos empleados diferencien entre la entrada de los materiales o servicios y su aceptación posterior (en cantidad y calidad / utilización), comprobar si los controles aplicados aseguran que se requiere la aceptación cualitativa / utilización para conformar la factura.

20. Determinar si el sistema facilita información sobre las facturas registradas cuyo

suministro / servicio ha sido recibido y que se encuentran pendientes de su aceptación interna. Comprobar si se realiza un seguimiento adecuado por parte de Cuentas a Pagar. Efectuar una prueba de auditoría interna sobre las facturas que se encuentren en esta situación a una fecha determinada, comprobando:

- La antigüedad de las mismas. - La justificación de esas situaciones. - Si se pueden producir pérdidas en descuentos.



12

21. Verificar si para la recepción cuantitativa de los materiales solicitados el sistema compara: - Unidades de medida. - Cantidades.

22. Cuando se produzcan diferencias entre las cantidades solicitadas en el documento de compra y las entregadas y facturadas por el proveedor, establecer si:

Existen unos límites de tolerancia aplicados para los faltantes y sobrantes. Los excesos aceptados que superen dichos límites requieren un nivel de

autorización adecuado.

23. Cuando se realicen y facturen entregas parciales contra un mismo documento de compra, analizar si:

El control y seguimiento de las cantidades solicitadas y las recibidas y

facturadas por el proveedor se lleva a cabo con cada entrega parcial o al cumplimentarse la totalidad de las entregas.

El sistema facilita información acerca de la situación de esos documentos de compra.

Se efectúa por parte de Cuentas a Pagar un seguimiento adecuado de dichos pedidos.

Realizar una prueba de auditoría interna a una fecha determinada sobre los documentos de compra con entregas parciales pendientes de cumplimentar, comprobando si existen pedidos servidos y facturados en su totalidad pendientes de cierre.

24. Para la aceptación cualitativa de los materiales o la utilización de los servicios recibidos comprobar las claves de acceso, contraseñas utilizadas, determinando si:

Son adecuadas al nivel de responsabilidad asignado y están actualizadas. Son asumidas por áreas o personas que no tienen responsabilidad en su

contratación.

25. Para las condiciones económicas facturadas por el proveedor, verificar que el sistema compara con las indicadas en el documento de compra en cuanto a:

Precio unitario. Divisa. Descuentos.

26. Cuando se produzcan diferencias entre las condiciones económicas

consignadas en el documento de compra y las facturadas, verificar que:



13

El sistema bloquea la conformación de la factura y da un mensaje de alerta. Si se aceptan las variaciones introducidas por el proveedor, se requiere la

modificación del documento de compra originario y que ésta debe ser aprobada e introducida en el sistema por el mismo nivel de autoridad que la aprobó en su día.

Para valorar el seguimiento que de estas incidencias realiza Cuentas a Pagar efectuar una prueba de auditoría a una fecha determinada sobre los registros pendientes, revisando:

La antigüedad de las facturas retenidas. Si existen facturas atrasadas para las que las condiciones indicadas en la

misma sean correctas y no se haya modificado el documento de compra, comprobar si puede originar pérdidas de descuentos.

27. Con relación a las incidencias del punto anterior, solicitar del sistema informático una información referida a las modificaciones en las condiciones económicas aceptadas por la organización para un periodo determinado de tiempo. Analizar que se encuentran adecuadamente justificadas y autorizadas.

28. Cuando se produzcan discrepancias entre el tipo de gravamen recogido en el

pedido y el facturado, revisar si:

El sistema bloquea la conformación de la factura y da un mensaje de alerta. Se acepta el indicado por el proveedor, el nivel de aprobación para esa

modificación es el adecuado al nivel de autoridad establecido.

29. Analizar las reglas utilizadas en la revisión de los cálculos aritméticos verificando que se llevan a cabo tanto a nivel de línea de referencia facturada como de los importes totales de la factura. Revisar que los redondeos aplicados son correctos.

30. Con relación al cálculo de la fecha de pago que efectúa el sistema, determinar

si se basa en:

La fecha de entrega solicitada en el documento de compra, la fecha de recepción de los suministros / servicios o la de la factura del proveedor.

Unos plazos de pago establecidos generales o diferenciados en función de la naturaleza de los suministros / servicios, de los proveedores, etc.

Unas fechas concretas de pago predeterminadas. Analizar si esos criterios están de acuerdo con las políticas o las condiciones de compra establecidas.



14

31. Cuando se produzcan diferencias entre la fecha de pago calculada por el ordenador y la consignada por el proveedor en la factura, comprobar si:

Se acepta con carácter general la fecha de pago calculada por el sistema. Se necesita la aprobación del área Financiera para autorizar modificaciones

en la fecha de pago. Los usuarios de Cuentas a Pagar no tienen autoridad para efectuar

variaciones en las fechas de pago calculadas por el sistema.

32. Obtener del sistema informático para un periodo de tiempo referido a la fecha de la auditoría interna que incluya los registros cuya fecha de pago aceptada difiera de la calculada y verificar que disponen del nivel de autorización adecuado.

33. Valorar si el tratamiento dado por el sistema a los anticipos a cuenta es

adecuado a efectos de la cantidad final de la factura que se autoriza a pagar. 34. Comprobar que Cuentas a Pagar revisa que todos los datos son correctos y que

las verificaciones efectuadas por el sistema han cumplido los controles exigidos antes de dar por conformada una factura y emitir la Autorización de Pago correspondiente en el sistema.

35. Revisar si queda evidencia adecuada del nivel de autoridad que conforma la

factura y aprueba la autorización de Pago. Determinar si están establecidos niveles diferentes en función del importe de la factura a pagar.

36. Verificar que los usuarios de Cuentas a Pagar que efectúan la conformación de

una factura no están autorizados a cambiar ni el importe ni el perceptor del pago una vez que la factura ha sido conformada y anotada.

37. Para las modificaciones indicadas en el punto anterior, verificar que se

requiere un nivel superior (supervisor, responsable, etc.) de Cuentas a Pagar y que:

Tiene un perfil de acceso adecuado a su nivel de responsabilidad. El sistema controla y registra estas variaciones.

38. Para revisar el proceso de conformación en su integridad que lleva a cabo el

sistema informático, seleccionar una muestra de facturas conformadas, en función de los criterios siguientes: - Por su importe. - Diferenciada por distintos tipos de documentos de compra. - Diferenciada por proveedores. - Incluyendo facturas correspondientes a entregas parciales. - Incluyendo tanto suministros como servicios.



15

Comprobar que:

a. El sistema informático evidencia que el proceso de conformación ha sido

correcto y todos los controles establecidos se han aplicado. b. La aprobación de que la factura es correcta y que está autorizada para su

pago ha sido realizada por el nivel de autoridad adecuado.

c. Existe un documento de compra firmado que coincide en cuanto a las condiciones de cantidad, precio y plazo de pago con la factura.

d. Las cantidades del suministro recibidas y aceptadas coinciden con las

facturadas.

e. El suministro / servicio recibido ha sido aceptado en cuanto a su calidad / utilización por un nivel de autoridad adecuado.

f. Los impuestos repercutidos son correctos.

g. Los cálculos aritméticos son correctos.

h. La factura y copias de la misma están adecuadamente archivadas y

soportan las transacciones contables y de pago correctamente.

39. Revisar la información que aporta el sistema sobre las facturas registradas cuya conformación no ha finalizado. Evaluar si Cuentas a Pagar realiza un seguimiento adecuado de las partidas pendientes.

40. Obtener un inventario de las facturas recibidas pendientes de conformar a una

fecha cercana a la de la auditoría interna. Estratificar en función de:

La fecha de registro de la factura (o la de la propia factura) La fecha de pago prevista.

Determinar si existen partidas atrasadas de una cierta antigüedad e importe con la fecha prevista de pago vencida o próxima a vencer, valorando si esta situación puede suponer pérdidas de descuentos y pasivos no registrados.

41. Obtener un detalle a la fecha de la auditoría de los materiales/servicios recibidos y que están pendientes de facturar por el proveedor. Determinar si:

Cuentas a Pagar realiza un seguimiento adecuado de esas partidas

pendientes. Se reclama a los proveedores los documentos pendientes. Existen partidas con una cierta antigüedad, comprobar si el pago se ha

realizado fuera de los procedimientos habituales (caja, etc.)



16

III. 5. PAGO

NOTA.- Los procedimientos de auditoría interna que se describen en este apartado incluyen la verificación de los controles que debe mantener un sistema informático para realizar el pago de las facturas conformadas con independencia del instrumento de pago que se utilice. También se recogen procedimientos para los medios de pago formalizados mediante cheques o pagarés. Para los restantes medios de pago, deben desarrollarse las pruebas correspondientes.

1. Verificar que los controles del sistema aseguran que las facturas que se

presentan para su pago están basadas en la información facilitada durante el proceso informatizado de su conformación.

2. Verificar que las facturas de las que se carece de datos en campos obligatorios o

que están bloqueadas, no se incluyen entre las propuestas para el pago.

3. Observar si la aplicación del ciclo de pagos presenta de forma automática todas las facturas que vencen a una fecha concreta como propuestas para su pago junto con las excepciones (bloqueadas y pendientes de resolución) Efectuar una prueba de auditoría interna a una fecha determinada comprobando que la relación de partidas propuestas para su pago corresponde a facturas conformadas y que vencían en esa fecha.

4. Comprobar que la información anterior es revisada sistemáticamente por un

nivel de autoridad adecuado antes de proceder a su pago.

5. Cuando sea aplicable, revisar si los procedimientos establecidos requieren un nivel de autoridad más elevado (supervisor, etc.) para el pago de casos tales como:

Importe superiores a una cantidad determinada. Para ciertos proveedores (por ejemplo que son a la vez clientes) Para desbloquear y pagar Facturas bloqueadas por el sistema. Partidas inusuales.

6. Analizar si el sistema requiere que a cada factura pagada se le asigne un número

de documento de liquidación junto con su fecha y, cuando sea aplicable, caso de los cheques o pagarés emitidos, el número del instrumento de pago utilizado.

7. Evaluar si los controles de la aplicación aseguran que no se paga ninguna factura

que ya había sido liquidada.



17

Seleccionar una muestra de propuestas de pago y verificar que no se incluyen facturas que ya han sido pagadas y canceladas.

8. Revisar el nivel de usuario requerido para realizar cambios en los registros de la

aplicación de pagos, determinando si:

Está restringido y es adecuado al nivel de responsabilidad asignado. Corresponden a usuarios cuyas funciones continúan relacionadas con el

puesto de trabajo y no incluyen a usuarios que ya no asumen esas tareas. No están incluidos usuarios que asuman responsabilidades relacionadas

con la conformación de facturas y la contabilización.

9. Cuando se emitan cheques o pagarés como medio de pago mediante el sistema informatizado, comprobar si los controles y procedimientos aplicados aseguran que:

a. El sistema requiere campos para consignar el número del documento con

el que se paga la factura. b. El sistema asigna automáticamente un número secuencial a cada cheque o

pagaré. c. El sistema guarda y controla los números asignados. d. Se revisa los documentos faltantes y los números que no sigan el orden

secuencial. e. El sistema controla y facilita información sobre los documentos anulados o

invalidados. f. Se concilia, después de cada remesa de pagos, el número de documentos

editados según la información del registro con el total de documentos emitidos.

g. Una vez emitidos los cheques o pagarés se elimina el archivo con el que se ha realizado la impresión.

h. La impresora está adecuadamente controlada durante la impresión. i. Los cheques o pagarés se envían a los proveedores de forma inmediata a su

emisión. j. Los documentos una vez impresos se custodian adecuadamente hasta su

recogida y envío. k. Cuando se emplean medios mecánicos de firma, éstos se encuentran

debidamente custodiados.

10. Con relación al método de pago descrito en el punto anterior, seleccionar una muestra de propuestas de pago mediante cheque o pagaré, verificando que:

a) El sistema ha asignado un número de documento de pago secuencial. b) Si existen números o documentos faltantes o invalidados aparecen

reflejados en la información que facilita el sistema. c) Los documentos anulados están físicamente controlados. d) La información que presenta el registro de cheques o pagarés en cuanto a

números faltantes o invalidados coincide con la reflejada en el sistema.



18

e) El número de documentos impresos según el registro es coincidente con la información de salida de la impresora.

f) Existe evidencia de que se revisan las comparaciones anteriores por un nivel de responsabilidad adecuado.

g) Las facturas pagadas tienen asignado un número de documento y fecha de pago que las cancela e imposibilita que puedan continuar figurando como partidas pendientes en los registros informáticos.

h) Durante la impresión de los documentos de pago el acceso a la impresora está restringido al nivel de responsabilidad adecuado.

i) Si durante el proceso de impresión es necesario efectuar un reinicio, los documentos invalidados están controlados y conservados como evidencia de la causa del reinicio.

j) Los documentos permanecen debidamente custodiados hasta su recogida para el envío a los proveedores.

k) Los documentos son presentados a la firma acompañados de la relación de documentos emitidos y anulados.

l) Cuando sea aplicable, los medios de ayuda empleados para la firma de los documentos están en poder de las personas con el nivel de apoderamiento necesario y su acceso está protegido adecuadamente.

m) El tiempo que permanecen los documentos sin ser retirados para su envío es el mínimo necesario.

11. Cuando se utilicen cheques o pagarés emitidos manualmente como medio de pago, comprobar si los controles y los procedimientos aplicados aseguran que:

a) Los documentos están prenumerados. b) Los documentos en blanco están protegidos y su acceso restringido. c) Se anota en el sistema el número de documento utilizado en el pago de

cada factura. d) El sistema guarda y controla los números asignados. e) El sistema controla los números de documentos que faltan. f) Se controla físicamente los documentos anulados. g) Un nivel de responsabilidad adecuado revisa la lista de documentos

manuales elaborada por el sistema antes de la firma. h) Los documentos son presentados a la firma acompañados de la lista de

documentos emitida por el sistema. i) Cuando se emplean medios mecánicos de firma, éstos se encuentran

debidamente custodiados.

12. Con relación al método de pago descrito en el punto anterior, seleccionar una muestra de facturas a pagar mediante documentos emitidos manualmente verificando que:

a) Los documentos en blanco tienen el acceso restringido y están

adecuadamente protegidos. b) El inventario de los documentos en blanco no utilizados coincide con la

información que mantiene el sistema.



19

c) Los documentos anulados están físicamente controlados. d) Existe evidencia de que se revisa la relación de documentos emitidos por

un nivel de responsabilidad adecuado. e) Las facturas pagadas tienen asignado un número de documento y fecha de

pago que las cancela e imposibilita que puedan continuar figurando como partidas pendientes en los registros informáticos.

f) Los documentos son presentados a la firma acompañados de la relación de documentos manuales emitida por el sistema.

g) Cuando sea aplicable, los medios de ayuda empleados para la firma de los documentos están en poder de las personas con el nivel de apoderamiento necesario y su acceso está protegido adecuadamente.

13. Cuando se reedita un cheque o pagaré al no haber sido cobrado el original por el proveedor (por extravío, robo, etc.), verificar que los controles y procedimientos seguidos aseguran que:

Se comprueba con la documentación bancaria que no ha sido cobrado antes

de emitir el nuevo documento. Se comprueba con la entidad bancaria que no ha sido cobrado y su

anulación antes de emitir el nuevo documento. Se requiere una documentación de soporte adecuada justificativa. Es necesaria la aprobación de un nivel superior de Cuentas a Pagar de la que

autorizó en su día el pago anterior.

Seleccionar una muestra de documentos de pago reeditados y comprobar que se encuentran adecuadamente justificados, soportados y autorizados.

14. Analizar si las prácticas seguidas aseguran que:

Se cancelan las facturas originales una vez pagadas. Se archivan los justificantes de pago a los proveedores de forma que sea

fácil su acceso y la localización de la documentación soporte del pago.

III. 6. CONTABILIZACIÓN 1. Verificar que el sistema asegura que las cuentas a pagar con cada proveedor y el

Libro Mayor están integrados de forma que el registro de una transacción en la cuenta del proveedor automáticamente es contabilizada en el Mayor.

2. Comprobar que el proceso de contabilización diferencia entre:

Cuenta de cargo por naturaleza de la transacción. Aplicación o destino del cargo (centro de gasto o de coste, proyecto, unidad

de negocio, etc.) cuando sea aplicable.



20

Cuenta de abono del pasivo previsional (recepción de suministros no facturados)

Cuenta de abono del pasivo definitivo (factura conformada) Pago de la factura. Verificar que el sistema asegura:

a) La coincidencia entre el cargo y el abono. b) Se da un mensaje de alerta cuando el destino del cargo no existe o no

es compatible con el predeterminado (por ejemplo centro de gasto o de coste incorrecto)

c) Se cancela el pasivo previsional al contabilizar el pasivo definitivo, ajustándose las diferencias si las hubiere.

d) Se cancela la partida pendiente en la cuenta del proveedor al contabilizarse su pago.

3. Obtener el detalle de los documentos tipo y de las tablas de imputación automática de las facturas y de sus pagos correspondientes en las cuentas a pagar. Analizar si:

Las transacciones se ajustan a las claves estandarizadas. La imputación contable de los pasivos es correcta tanto en las cuentas de

mayor como en la individual de cada proveedor. Se producen errores de contabilización, se efectúa un seguimiento

adecuado de las causas que evite su repetición.

4. Analizar si la función de contabilización de las facturas conformadas y de su pago es responsabilidad del área Financiera y los usuarios autorizados: Están restringidos y son adecuados al nivel de responsabilidad asignado. Corresponden a usuarios cuyas funciones continúan relacionadas con el

puesto de trabajo y no incluyen a usuarios que ya no asumen esas tareas. No están incluidos usuarios que asuman responsabilidades relacionadas

con la conformación de facturas y su pago. 5. Cuando se producen diferencias en cantidad entre la recepción física de los

suministros y las cantidades facturadas que determinen una diferencia de valoración entre el pasivo previsional y el conformado, verificar que:

El sistema da una información con estas discrepancias. Cuentas a Pagar analiza y corrige dichas diferencias.

6. Con referencia a la fecha de la auditoría comprobar que:

a) El saldo de las cuentas de mayor de Cuentas a Pagar es coincidente con el

de las cuentas individuales de proveedores.



21

b) El saldo de la cuenta previsional de "facturas pendientes de recibir o formalizar" incluye solo partidas pendientes de recibir o conformar facturas y que las diferencias de valoración han sido ajustadas.

c) No existen cuentas individuales de proveedores que recojan partidas no identificadas y pendientes de asignar a un proveedor determinado.

7. Analizar si el sistema informático facilita una información a nivel de cuenta de proveedor relativa a: - Facturas pendientes de pago. - Pagos realizados pendientes de recibir factura, si existen. - Anticipos no descontados. Revisar si el área Cuentas a Pagar lleva a cabo un seguimiento periódico de dichas cuentas.

8. Con relación a la información del punto anterior obtener la composición de las cuentas pendientes con proveedores a una fecha cercana a la de la auditoría interna, comprobando si: - Existe evidencia del seguimiento que efectúa Cuentas a Pagar. - Existen partidas atrasadas pendientes de análisis. Determinar si el seguimiento es adecuado.

9. Para una muestra de facturas analizadas en los apartados III. 4. "Conformación" y III. 5 "Pago", verificar que:

El importe de los abonos por el registro del pasivo conformado (factura) y

los cargos por el pago son coincidentes tanto en las cuentas de mayor como en las individuales de cada proveedor.

La imputación contable es la adecuada a la naturaleza de la transacción. Cuando sea aplicable, el destino del suministro o servicio está

correctamente asignado y registrado. Las transacciones contabilizadas están adecuadamente identificadas de

manera que sea fácil su localización. Existe una documentación de soporte adecuada de la contabilización del

pasivo y del pago. Las facturas conformadas se encuentran correctamente archivadas y se

evidencia su cancelación una vez pagadas.

10. Con relación a las conciliaciones bancarias, analizar si:

Se realizan por personal del área Financiera que no asumen funciones de pago o contabilización.

Existe un seguimiento continuado de dichas conciliaciones.



22

Obtener los saldos de las cuentas con bancos y las últimas conciliaciones efectuadas para una fecha cercana a la de la auditoría, comprobando que:

Existe evidencia de que se realiza un seguimiento de tales conciliaciones. Si hay partidas de conciliación, están correctamente explicadas y

soportadas.

Documents

CONFORMACIÓN Y PAGO DE FACTURAS · de una factura tengan definido un origen del dato y un responsable que asegure su actualización. 10. Para aquellos datos que sean introducidos