CONGRESOS Y EVENTOS.

INTEGRANTES: REBECA ALVARADO.

ANA SALAZAR.

GABRIELA LUZURIAGA.

KARLA ARMIJOS.

KATTYES ESPARZA.

JEFFERSON CRUZ.

 Buró de Convenciones e Incentivos de Quito.

- El Buró de Convenciones e Incentivos de Quito es una organización independiente, sin fines de lucro, agrupa y coordina a los diferentes sectores de la actividad turística involucrados en la realización de congresos, convenciones, ferias, exposiciones, viajes de incentivos y eventos nacionales e internacionales.

- Además, la entidad cuenta con el apoyo de organismos oficiales del sector, como: el Ministerio de Turismo, el Ministerio de Relaciones Exteriores, el Ilustre Municipio de Quito y la Cámara Provincial de Turismo.

- En el ámbito internacional, el Buró es miembro de la Asociación Internacional de Congresos y Convenciones – ICCA.

Misión.

La misión del Buró de Convenciones e Incentivos de Quito es la de promover, posicionar y fortalecer la imagen de Quito como un destino competitivo para la realización de congresos, convenciones, ferias, exposiciones, viajes de incentivos y eventos nacionales e internacionales, dentro de la región y en los mercados mundiales.

Su Directorio.

El Directorio se integra por nueve vocales Principales y Suplentes, según el siguiente detalle:

El Presidente Honorario

El Presidente el cual es el Gerente General de la Empresa Pública Metropolitana de Gestión de Destino Turístico

Nueve Delegados designados por la Asamblea de Socios del Buró por cada uno de los Sectores en los que se integra, para un período de dos años, reelegibles por un periodo. La reelección se limita a 2 períodos consecutivos

Un representante de la Empresa Metropolitana Quito Turismo; y,

Un representante de la Cámara Provincial de Turismo de Pichincha- CAPTUR

Objetivos:

Promocionar a la ciudad de Quito como sede de congresos, ferias, convenciones y viajes de incentivos.

Promocionar el uso de la infraestructura turística de la ciudad de Quito y los servicios específicos, para la realización de todo tipo de eventos nacionales e internacionales.

Promover la participación de las empresas del sector turístico público y privado, en la organización y desarrollo de congresos, ferias, convenciones, viajes de incentivos y eventos en general.

Para el cumplimiento de sus objetivos, el Buró deberá efectuar toda clase de actos y contratos permitidos por la Ley ecuatoriana y estará facultado para cumplir las siguientes funciones:

Presentar la candidatura de la ciudad de Quito a las asociaciones y entidades que convoquen a congresos, ferias, convenciones, viajes de incentivos y eventos en general. 

Colaborar con los delegados locales y empresas afines, en la organización de congresos, ferias, convenciones y paseos de incentivos y seguimiento de los mismos hasta su óptima conclusión. 

Promocionar los servicios de la ciudad a través de viajes promocionales específicos de familiarización, de ejecutivos de empresas especializadas en el desarrollo de eventos en general. 

Asistir a ferias y salones especializados. 

Organizar talleres de trabajo y presentaciones comerciales. 

Dirigir las campañas publicitarias nacionales e internacionales.

Elaborar las estadísticas sobre los congresos, ferias, convenciones e incentivos, celebrados en la ciudad y compararlas con los estudios sobre dicho mercado a nivel mundial. 

A partir del análisis de mercado de congresos, ferias, convenciones y paseos de incentivos, establecer el mecanismo de promoción que se requiera y los correctivos que se tienen que hacer, para poder atraer mayor número de eventos hacia la ciudad de Quito. 

Recoger todo tipo de información sobre infraestructura turística específica y empresas de servicios especializados. 

Producir las publicaciones que se consideren oportunas para la promoción del buró y de la ciudad como destino para la realización de eventos.

Asesorar sobre la organización de congresos, ferias, convenciones y viajes de incentivos en Quito. 

Coordinar con el Municipio del Distrito Metropolitano de Quito, la Empresa Metropolitana Quito Turismo, la Cámara de Turismo de Pichincha y otras entidades públicas y privadas afines, las actividades para el cumplimiento de sus objetivos.

Proporcionar planos, folletos turísticos y otras publicaciones destinadas a los asistentes a los eventos. 

Crear y mantener al día un banco de datos sobre los acontecimientos programados para su celebración en Quito, durante el ejercicio en curso y en los próximos años. 

Difundir los datos, estadísticos e informativos sobre los eventos realizados en Quito a organismos nacionales e internacionales especializados;

  Informar, prioritariamente a los miembros y en general al sector turístico de la ciudad,

sobre los eventos que se realizan periódicamente en el mundo, para procurar, en forma conjunta, que dichos eventos se realicen en la ciudad de Quito. 

Informar con la debida antelación, a la prensa local e internacional sobre los eventos que se realizaron en la ciudad de Quito.

Coordinará con la prensa y los medios de comunicación en general la propaganda y difusión de los eventos para evitar que se haga una publicidad negativa en la ciudad.

  Establecer alianzas estratégicas con otras personas e instituciones a nivel nacional e

internacional; 

Prestar asesoría a otras entidades sobre un portafolio de servicios establecidos acerca de la temática específica que maneja; y, 

Realizar las actividades de asesoría, contratación y ejecución de labores de todo tipo de apoyo para el éxito de eventos, congresos, ferias, seminarios, etc.

VENTAJAS:

- Promueve a la capital de ecuador en la región y en los mercados mundiales como un destino idóneo para realizar congresos, ferias, viajes de incentivo y eventos nacionales e internacionales.

- Quito a través del buró de convenciones e incentivos promociona la actividad turística de las ciudades

- Atrae mercado turístico

- Impulsa mejoras cualitativas en las ciudades y sus espacios y aporta competitividad e imagen al destino ofertado

- Provoca en el sector turístico oportunidades de negocio y una fuente de rentabilidad para la economía

- Posicionamiento del atractivo turístico en la mente del turista

- Promueve la participación de las empresas del sector turístico público y privado, en la organización y desarrollo de congresos, ferias, convenciones, viajes de incentivos y eventos en general.

DESVENTAJAS:

 - Posibles problemas de distancias y transporte (conexiones aéreas)

- La falta de profesionalidad (Falta de capacitaciones especializadas)

- Falta de conocimiento de la importancia de la industria de reuniones.

- Presupuestos reducidos

- Carencia de actividades fuera el congreso

- Falta de flexibilidad a las condiciones exigidas del consumidor.

- Inseguridad

- Falta de un plan estratégico para desarrollar y posicionar el turismo de reuniones y eventos

- Falta de capacidad locativa para eventos de gran porte y falta de tecnología

- Falta de infraestructura de hoteles en diversas categorías

- Falta de puntualidad y rapidez

- Servicios de atención al cliente deficientes.

- Recursos humanos con poca capacitación.

- Demasiada informalidad y poco compromiso con los que traen reuniones y eventos a la ciudad.

1. EVENTOS EN QUITODe acuerdo a estudios realizados por el Buró de Convenciones e Incentivos de Quito, los siguientes son las estadísticas de eventos que se manejan en la ciudad: Tipos de Eventos: los eventos más comunes que se dan en la ciudad son Congresos y Eventos empresariales.Número de Participantes: el promedio de participantes en los eventos que se realizan en Quito es entre 250 y 300 personas.Duración del Evento: en promedio, los eventos que se realizan en Quito tienen una duración de 3 días.Promedio de Gasto aproximado: los visitantes internacionales tiene un promedio de gasto de $590 dólares diarios y los visitantes nacionales de $290, mismos que se desglosan en los siguientes rubros:

 EJEMPLOS

El total aproximado que gasta cada invitado Internacional por día de duración en un Congreso, es de $591,10 Este número está dividido en hospedaje, transporte, cenas y almuerzos fuera del evento y en todo lo que incluye el registro que cobra cada evento por asistencia. Este registro cubre todo lo que es promoción, materiales, audiovisual, traducción simultánea, personal de apoyo, locaciones, alimentación, shows y decoración.El hospedaje está basado en las tarifas corporativas que tiene cada hotel, de aproximadamente $150 incluyendo desayuno y transfer aeropuerto-hotel-aeropuerto. La alimentación por lo general, está incluida durante un congreso y consiste en: almuerzos, coffee breaks, bocaditos en cócteles y cenas. Adicionalmente los visitantes internacionales salen a cenar o almorzar en algún lugar especial con el fin de conocer un poco más la ciudad, este es un gasto adicional de aproximadamente $100.

El total aproximado que gasta cada invitado Nacional por día de duración en un Congreso es de $133,10. A diferencia de los invitados internacionales esta cantidad no incluye transporte aéreo, alimentación, ni hospedaje. Sin embargo por estar dentro del país, el número de asistentes es mucho mayor al internacional, por lo que el peso que tiene el turismo de congresos nacional es de suma importancia para la ciudad.

GRACIAS.