CONJUNTO RESIDENCIAL BAKATÁ P.H

CONJUNTO RESIDENCIAL BAKATÁ P.H.

CONVOCATORIA PARA LA SELECCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN

2021 - 2022

CONCURSO DE MÉRITOS PARA LA SELECCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DEL CONJUNTO RESIDENCIAL BAKATÁ P.H.

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CAPÍTULO I: INFORMACIÓN GENERAL PARA LOS PROPONENTES .................. 2

OBJETIVO ........................................................................................... 2

CRONOGRAMA .................................................................................... 2

COMUNICACIONES .............................................................................. 2

CAPÍTULO II: INFORMACIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN ......................... 3

OBJETO .............................................................................................. 3

INFORMACIÓN DEL CONTRATANTE ........................................................ 3

RÉGIMEN DE RESPONSABILIDAD ........................................................... 3

COMPROMISO ÉTICO DE BUENA CONDUCTA ........................................... 3

AUTORIZACIÓN MANEJO DE DATOS PERSONALES ................................... 4

PERFIL DEL CARGO .............................................................................. 4

PRINCIPALES FUNCIONES DEL CARGO ................................................... 4

NATURALEZA DEL CONTRATO ............................................................... 6

PÓLIZA DEL CONTRATO ....................................................................... 6

LUGAR DE EJECUCIÓN ......................................................................... 7

CAPITULO III: REQUISITOS MÍNIMOS ....................................................... 8

REQUISITOS JURIDICOS ...................................................................... 8

REQUISITOS JURIDICOS - PERSONA NATURAL ..................................... 8

REQUISITOS JURIDICOS - PERSONA JURÍDICA ..................................... 8

REQUISITOS TÉCNICOS ....................................................................... 9

SERVICIOS OFRECIDOS .................................................................... 9

DOCUMENTOS QUE ACREDITEN LOS REQUISITOS TÉCNICOS ................. 9

FORMACIÓN ACADÉMICA ................................................................... 9

EXPERIENCIA PROFESIONAL ............................................................. 10

CONTRATACIÓN .............................................................................. 10

DISPONIBILIDAD ............................................................................. 10

REQUISITOS ECONÓMICOS ................................................................. 11

OFERTA ECONÓMICA ........................................................................ 11


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CAPÍTULO I: INFORMACIÓN GENERAL PARA LOS PROPONENTES

El CONJUNTO RESIDENCIAL BAKATÁ P.H., representando por el consejo de administración elegido en asamblea del 21 de noviembre de 2020, se encuentra interesado en recibir propuestas para seleccionar la administración de la copropiedad mediante concurso de méritos.

OBJETIVO

Establecer las características del servicio de administración siguiendo las estipulaciones establecidas en la ley y en el reglamento de propiedad horizontal. las políticas e instrucciones que la asamblea y el consejo den al administrador para el desarrollo de sus obligaciones, y el suministro que le realicen de sitio y elementos de trabajo, son los necesarios para ello y de ninguna manera constituyen la subordinación que configura el contrato de trabajo y que no los liga ninguna relación de tipo laboral.

CRONOGRAMA

Actividad Fecha limite

Publicación abierta del documento convocatoria para la selección de la administración por medio de carteleras, correo electrónico a todos los residentes, redes sociales, referidos y demás medios.

09-ene-2021

Recepción de Observaciones y solicitud de aclaraciones – 6:00 p.m. 12-ene-2021Respuesta a las Observaciones y Aclaraciones – 2:00 p.m. 14-ene-2021Recepción de Propuestas en sobre cerrado – 6:00 p.m. 21-ene-2021Elaboración del acta de cierre – 7:00 p.m. 21-ene-2021Publicación evaluación de las propuestas – 8:00 a.m. 25-ene-2021Publicación de los 5 escogidos para entrevista – 4:00 p.m. 25-ene-2021Entrevista a los proponentes seleccionados por consejeros 26-ene-2021Publicación de evaluación final en orden de elegibilidad – 8:00 a.m. 27-ene-2021Realizar estudio de seguridad en el orden de elegibilidad 28-ene-2021Suscripción del contrato 01-feb-2021

COMUNICACIONES

Portería: Carrera 74 No 163 -33 Correo electrónico: [email protected]


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CAPÍTULO II: INFORMACIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN

OBJETO

Prestar de manera personal los servicios profesionales como administrador y representante legal del CONJUNTO RESIDENCIAL BAKATÁ P.H., conforme a la naturaleza y funciones establecidas en los art. 50 y 51 de la ley 675 de 2001, reglamento de propiedad horizontal y la demás normatividad civil y mercantil aplicable.

INFORMACIÓN DEL CONTRATANTE

Contratante: CONJUNTO RESIDENCIAL BAKATÁ P.H. N.I.T.: 900.683.594-8Dirección: carrera 74 no 163 – 33, Bogotá.Correo electrónico: [email protected]

RÉGIMEN DE RESPONSABILIDAD

De acuerdo con lo establecido en el art. 61 del reglamento de propiedad horizontal tomado del art. 50 de la ley 675 de 2001, el administrador responderá por los perjuicios que, por dolo, y desde la culpa leve que ocasione a la persona jurídica, a los propietarios o a terceros. Se presumirá la culpa del administrador en los casos de incumplimiento o extralimitación de funciones, violación de la ley o del reglamento de propiedad horizontal.

COMPROMISO ÉTICO DE BUENA CONDUCTA

Los Proponentes deben suscribir el compromiso ético de buena conducta, donde se establece entre varios aspectos compromiso de anticorrupción, el deberá indicar si existe relación comercial o de parentesco dentro del segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad, primero civil o conyugal, entre el oferente y algún miembro del consejo de administración o con algún ejecutivo o empleado de cualquiera de las empresas contratistas del conjunto.


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AUTORIZACIÓN MANEJO DE DATOS PERSONALES

El CONJUNTO RESIDENCIAL BAKATÁ P.H. se reserva el derecho de verificar toda la información y documentación incluida en la Propuesta presentada por el Aspirante y de solicitar a las autoridades competentes o a los particulares correspondientes, información relacionada con el contenido de la misma.

PERFIL DEL CARGO

Persona natural o jurídica para el ejercicio del cargo de representante legal de la copropiedad, que cuente con un profesional en administración de empresas, economía, contabilidad, ingeniería industrial o carreras afines con facultades de ejecución, conservación, representación y recaudo, de manera que con sujeción a las funciones establecidas en el reglamento de propiedad horizontal del CONJUNTO RESIDENCIAL BAKATÁ P.H., ley 675 de 2001, ley 222 de 1995 y demás normatividad que lo complemente o adiciones, realice directamente o bajo su absoluta responsabilidad las atribuciones de mandatario, representante legal y gerente.

PRINCIPALES FUNCIONES DEL CARGO

• Cumplir las funciones establecidas en el artículo 51 del capítulo XI de laley 675 de 2001.

• Cumplir en su totalidad los procedimientos, políticas, normas delconjunto, los compromisos y actividades adquiridos y que guardanrelación estrecha con las responsabilidades del servicio.

• Convocar a la asamblea a reuniones ordinarias o extraordinarias ysometer a su aprobación el inventario y balance general de las cuentasdel ejercicio anterior, y un presupuesto detallado de gastos e ingresoscorrespondientes al nuevo ejercicio anual.

• Llevar directamente o bajo su dependencia y responsabilidad, los librosde actas de la asamblea y de registro completo y actualizado depropietarios y residentes, y atender la correspondencia relativa alconjunto con oportunidad dentro de los términos legales y calidad,garantizando el ejercicio del derecho fundamental de petición establecidoen el art. 23 de la constitución política.

• Poner en conocimiento de los propietarios y residentes del conjunto, lasactas de la asamblea general y del consejo de administración.

• Preparar y someter a consideración del consejo de administración lascuentas anuales, el informe para la asamblea general anual de


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propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal.

• Presentar los informes mensuales de gestión: Cartera, Mantenimiento deequipos, presupuesto, contratos, contabilidad, atención a copropietariosy residentes, avance de proyectos especiales.

• Proponer y llevar indicadores de gestión que permitan la medición dedesempeño y gestión del proceso administrativo, sus metas y diseñarplanes de acción para garantizar el cumplimiento de las metas.

• Informar oportunamente al consejo de administración sobre los riesgosque puedan generar afectaciones al conjunto.

• Garantizar la renovación oportuna de la póliza de bienes comunes, asícomo la vigencia y pago de los contratos de los proveedores de acuerdoa la prestación recibida de los mismos.

• Control y ejecución del pago de servicios comunales de manera oportuna.• Velar por el mantenimiento de los equipos y áreas comunes, dentro de las

que se cuentan: ascensores, motobombas, citófonos, lavado de tanques,obras civiles, la reserva, entre otros, garantizando la estabilidad y buenfuncionamiento de los mismos.

• Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad delconjunto. Presentar y pagar los impuestos a cargo del conjunto.

• Generar y entregar el cobro para los copropietarios y residentes, durantelos primeros cinco (5) días de cada mes, contemplando el saldo anteriorpor los conceptos de cuotas de administración, cuotas extras e intereses,etc., el valor a cancelar y la fecha límite de pago.

• Proponer las modificaciones requeridas a la ejecución presupuestal quesatisfagan las necesidades del conjunto y que garanticen el cumplimientodel presupuesto aprobado.

• Planear y estimar las necesidades mensuales de gasto ordinario para laoperación normal y eficiente del conjunto, controlando la ejecución degasto e inversión para cumplir el presupuesto aprobado.

• Proponer modificaciones a las especificaciones de los servicioscontratados que permitan materializar eficiencias en precio o alcance delos servicios.

• Por medio de un proceso de adquisición transparente, buscar terceros ycelebrar los contratos que requiera el conjunto para su funcionamientocon la oportuna socialización al consejo de la copropiedad, garantizandoel cumplimiento de las obligaciones jurídico laborales.

• Supervisar el personal de aseo y vigilancia, así como los demásproveedores que prestan sus servicios a la copropiedad adquiridos o


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contratados; la calidad y oportunidad en la prestación de los bienes y servicios.

• La administración deberá contar con las siguientes competencias: liderazgo, resolución de problemas, visión y planeación estratégica, gestión por resultados, gestión de PQRS, relaciones públicas, administración del tiempo, trabajo bajo presión.

• Contar con las siguientes habilidades gerenciales: direccionamiento Estratégico, infraestructura, comunidad, gestión administrativa y financiera y gestión legal..

• Las demás funciones previstas en la presente ley en el reglamento de propiedad horizontal, así como las que defina la asamblea general de propietarios.

• Velar por la preparación y alistamiento de los planes de emergencia, integrando residentes y personal de contratistas.

NATURALEZA DEL CONTRATO La persona natural o jurídica actuará por cuenta propia, atendiendo a su conocimiento y experticia, con autonomía administrativa, financiera y técnica, no se encuentra sometido a subordinación laboral con el contratante y se limitará a las obligaciones pactadas de acuerdo con la naturaleza del contrato. Entre la copropiedad y el contratista se constituye con relación de carácter civil, y las diferencias que se presenten entre las partes serán dirimidas de acuerdo con el código civil, las normas que lo adicionen, complementen y modifiquen. Por consiguiente, la persona natural o jurídica no tiene derecho a reclamaciones de prestaciones sociales, ni demás emolumentos de orden laboral.

PÓLIZA DEL CONTRATO

Para la suscripción del Contrato con persona jurídica deberá constituirse Póliza de Cumplimiento constituida con una Aseguradora legalmente establecida en Colombia, con los siguientes amparos:

• Cumplimiento. Por un valor equivalente al veinte por ciento (20%) delvalor total del contrato, con una vigencia igual al término de ejecución delcontrato y un (1) año más.

• Salarios y Prestaciones Sociales. Por el diez por ciento (10%) del valordel contrato y con una vigencia igual a la duración del contrato y tres (3)años más. El amparo de salarios y prestaciones sociales se exigirá si elCONTRATISTA seleccionado es una persona jurídica.


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La Póliza deberá allegarse junto con las condiciones generales dentro de los cinco (5) días siguientes a la suscripción del contrato para la respectiva aprobación.En la garantía única de cumplimiento no podrá incluirse la "Cláusula deProporcionalidad" u otra similar, conforme a la cual el valor asegurado amparalos perjuicios derivados del incumplimiento total del contrato garantizado y depresentarse incumplimiento parcial del mismo, la indemnización de perjuicios acargo del asegurador no excederá de la proporción del valor aseguradoequivalente al porcentaje incumplido de la obligación garantizada.

LUGAR DE EJECUCIÓN

Oficina de administración, CONJUNTO RESIDENCIAL BAKATÁ P.H. ubicado en la Carrera 74 no 163 – 33, Bogotá.


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CAPITULO III: REQUISITOS MÍNIMOS

Los candidatos, deberán reunir los documentos que acrediten los siguientes requisitos mínimos jurídicos, técnicos y económicos. Solo se evaluarán las propuestas que cumplan con la totalidad de la información solicitada.

REQUISITOS JURIDICOS

REQUISITOS JURIDICOS - PERSONA NATURAL

Si es persona natural, los documentos mínimos que debe aportar son: • Registro Único Tributario – RUT.• Fotocopia de la cédula de ciudadanía del proponente persona natural.• Certificado de Antecedentes de la Policía Nacional de la persona natural.• Certificado de Antecedentes Disciplinarios de la Procuraduría General de

la Nación de la persona natural.• Certificado de Antecedentes Fiscales de la Contraloría General de la

República de la persona natural.• Renta presentada de los últimos 2 años.• Certificación de parafiscales, cuando aplique.• Si cuenta con portafolio de servicios, aportarlo.• Si cuenta con Política de Tratamiento de Datos Personales, aportarla.

REQUISITOS JURIDICOS - PERSONA JURÍDICA

Si es persona jurídica, los documentos mínimos que debe aportar son: • Certificado de Existencia y Representación de la Cámara de Comercio con

treinta (30) días de antelación.• Registro Único Tributario – RUT.• Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal.• Certificado de antecedentes de la Policía Nacional del representante legal.• Certificado de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría General de

la Nación de la persona jurídica y del representante legal.• Certificado de Antecedentes Fiscales de la Contraloría General de la

República de la persona jurídica y del representante legal.• Certificación de pago oportuno de parafiscales, suscrita por el contador y

representante legal o por el revisor fiscal y representante legal segúnaplique de acuerdo con los requerimientos de ley.


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• Estados financieros comparativos terminados a 31 de diciembre de losaños 2018 y 2019, debidamente certificados por Contador Público titulado(Adjuntar copia de tarjeta, de C.C. del contador y certificado deantecedentes expedido por Junta Central de Contadores). Deben incluirlas notas a los estados financieros.

• Declaración de renta por los ultimo 2 años (2019 y 2018).• Portafolio de servicios.• Si cuenta con Política de Tratamiento de Datos Personales, aportarla.

REQUISITOS TÉCNICOS

SERVICIOS OFRECIDOS

Presentación de Propuestas en el cual se describan aspectos como: gestión con contratistas y proveedores, manejo de recursos humanos, administrativos y financieros, administración de la documentación y archivos, protocolos para la convivencia, procedimientos de vigilancia y de administración de zonas comunes, esquema de empalme con la Administración Provisional, equipo de trabajo, si cuentan con profesionales para asesoría jurídica, contable, ingenieros o arquitectos, y demás aspectos que fortalezca la oferta de valor del Proponente.

DOCUMENTOS QUE ACREDITEN LOS REQUISITOS TÉCNICOS

Para verificar la experiencia se solicitará al proponente lo siguiente: • Hoja de vida con todos los soportes.• Tarjeta profesional o diplomas que soportan los estudios realizados y

relacionados en la hoja de vida. Solo se tendrán en cuenta los estudiosdebidamente acreditados.

• Certificaciones para acreditar la experiencia.

FORMACIÓN ACADÉMICA

La formación académica de cada uno de los miembros del equipo de trabajo: • ADMINISTRADOR PRINCIPAL / REPRESENTANTE LEGAL: Profesional en

administración de empresas, economía, ingeniería industrial o carrerasafines con mínimo cinco (5) años de egresado. Acreditación de cursos,diplomados y especializaciones en propiedad horizontal y conocimiento denormas NIIF, sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo,Código de Policía, Protección de datos personales (Ley 1581 de 2012 yDecreto 1074 de 2015), herramientas ofimáticas y software contable.


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EXPERIENCIA PROFESIONAL

Independiente si es persona natural o jurídica se debe acreditar como mínimo cinco (5) años de experiencia como administrador en copropiedades de más de cien (100) unidades privadas de estratos 4, 5 y 6. Deben contar con apoyo y con experiencia en contratación, control y seguimiento en: equipos de bombeo, extinción de incendios, planta eléctrica, equipos de eyección de aguas y demás relacionados con el funcionamiento de la copropiedad (ascensores, CCTV, seguridad, eléctricos y electrónicos), también deben contar con apoyo jurídico y contable.

Nota aclaratoria: El apoyo y la experiencia con la parte técnica de equipos de bombeo, extinción de incendios, planta eléctrica, equipos de eyección de aguas y demás relacionados con el funcionamiento de la copropiedad (ascensores, CCTV, seguridad, eléctricos y electrónicos), también deben contar con apoyo jurídico y contable no implica vinculación de actividades al presente contrato. Se aclara que la presente es exclusiva para la contratación de la administración de la copropiedad.

CONTRATACIÓN

ADMINISTRADOR PRINCIPAL / REPRESENTANTE LEGAL: Quien hará las veces de representante legal de la copropiedad.

• Persona jurídica: En el caso de persona jurídica, será el representantelegal de la empresa quien gane el presente concurso de méritos y se harácontrato con la empresa.

• Persona natural: En el caso de persona natural, será la persona quiengane el presente concurso de méritos y quien será contratada por contratode prestación de servicios.

DISPONIBILIDAD

Establecidas por el consejo de administración, en horario de atención a copropietarios y residentes, el administrador / representante legal:

• De manera presencial un mínimo de dieciséis (16) horas semanales distribuidas en 3 visitas en diferentes días de la semana.

• Su disponibilidad será 24 horas al día 7 días a la semana.• Se comprometerá a atender emergencias en horarios nocturnos,

dominicales y festivos.


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Cabe aclarar que en el contrato quedará claro que no hay vinculación laboral para ninguno de los miembros del equipo de administración, sin embargo, debe quedar claro una disponibilidad mínima de cada uno.

REQUISITOS ECONÓMICOS

OFERTA ECONÓMICA

Presentar oferta final que contemple el valor de los honorarios, con precios unitarios en pesos colombianos y forma de pago. Adicional, ser claro y especifico si existiría un incremento anual, en caso de ser así especificar dicho valor en la propuesta económica.

Nota: El pago se efectuará previa presentación y aprobación de Informe Mensual de Actividades, cuenta de cobro o factura y el soporte de pago de los aportes correspondientes al sistema de seguridad social en salud, de conformidad con lo establecido en la Ley.

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