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CONJUNTO RESIDENCIAL GUAYACAN

NIT.900.212.318-1

ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA

MARZO 12 DE 2.016

ACTA En el municipio de Chía., a los doce (12) día del mes de marzo del año 2.016, siendo las 8:15 a.m. se reunieron en la Sede Social, los copropietarios del Conjunto Residencial Guayacán, previa convocatoria escrita, efectuada por la Administración del día 26 de febrero de 2.016, de acuerdo con el reglamento interno en el capitulo trigésimo noveno, con el objeto de llevar a cabo la ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA, en su primera convocatoria, con el siguiente Orden del Día:

1. Verificación del Quórum. 2. Lectura y aprobación del orden del día. 3. Elección dignatarios de la asamblea, Presidente y Secretario. 4. Elección comisión verificadora, para la aprobación del acta. 5. Informe avance obra mantenimiento de adoquín. 6. Informe del Administrador y del Consejo de Administración. 7. Informe del Revisor Fiscal. 8. Presentación y aprobación estados financieros, apertura Decreto 2706

(ESFA). 9. Presentación y aprobación de los Estados Financieros a 31 de

Diciembre de 2015. 10. Presentación y Aprobación del presupuesto para la vigencia del año

2016. 11. Elección de los miembros del consejo de administración para el periodo

2016. 12. Elección de los miembros del comité de convivencia para el periodo

2016 13. Elección del Revisor Fiscal y su suplente para el periodo 2016. 14. Proposiciones y varios.

DESARROLLO DE LA REUNION

1. VERIFICACIÒN DEL QUÒRUM Verificado el quórum de acuerdo con las normas legales y estatutarias. Este estuvo representado en esta reunión por veintinueve (34) copropietarios y/o apoderados, lo cual constituye el 72.34% de coeficientes así:

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CASA NOMBRE RESIDENTE Coef. Total PROPIETARIO POR PODER

C-46 OLGA PATRICIA GUTIERREZ2,1277%

OLGA P. GUTIERREZ

C-47 ROSITA DIAZ DE TORRES2,1277%

ANA MARIA TORRES

C-44 FULVIA MELO DE LOPEZ2,1277%

FULVIA MELO DE LOPEZ

C-45 SANDRA PATRICIA PEÑA2,1277%

OLGA P. GUTIERREZ

C-42 MILTON BRICEÑO LEGUIZAMON2,1277%

MILTON BRICEÑO

C-43 WILSON MELGAREJO MARTINEZ2,1277%

GUILLERMO LARA (LA

ALDABA)

C-40 JUAN PABLO GAMBOA2,1277%

JUAN P. GAMBOA

C-41 CAROLINA SALDAÑA CORTES2,1277%

CAROLINA SALDAÑA

C-38 DANIEL RUIZ GONZALEZ2,1277%

DANIEL RUIZ

C-39 IGNACIO DE LA TORRE UMAÑA2,1277%

HEISSELL ANDRADE

C-36 JAVIER SILVA 2,1277%

JAVIER SILVA

C-34 MARIA DEL ROSARIO PEREZ2,1277%

MARCELA GARNICA

C-35 NUBIA VEGA RODRIGUEZ2,1277%

NUBIA VEGA

C-32 GINA AMAYA2,1277%

GINA AMAYA

C-33 ALVARO EUTIMIO CASERES2,1277%

ALVARO CACERES

C-28 ORLANDO JIMENEZ2,1277%

ORLANDO JIMENEZ

C-29 WILSON ARIZA2,1277%

CARLOS HERNANDEZ

C-26 JORGE ALONSO SANCHEZ2,1277%

JORGE SANCHEZ

C-27 MICHEL ESPINEL2,1277%

MICHEL ESPINEL

C-25 CLAUDIA ROMERO/CARLOS A. CADENA2,1277%

CARLOS CADENA

C-22 LILIA CONSTANZA FRANCO2,1277%

CONSTANZA FRANCO

C-23 CARLOS HERNANDEZ/ ISABEL2,1277%

CARLOS HERNANDEZ

C-21 BERNARDO CHAVEZ/ MARIA C. PAWELS2,1277%

CONSTANZA FRANCO

C-19 JAIRO A. GUARIN/ CRISTINA F.2,1277%

JAIRO GUARIN

C-16 IVAN DARIO GONZALEZ/ ADRIANA R.2,1277%

IVAN D. GONZALEZ

C-17 FRANCISCO J.MONCAYO2,1277%

LEONOR DE MONCAYO

C-15 JHON VELEZ2,1277%

JHON VELEZ

C-13 MIRYAN LOZANO/ JUAN A. GUTIERREZ2,1277%

MIRYAM DE GUTIERREZ

C-8 GERARDO SALAS JURADO / SRA. AURA2,1277%

GERARDO SALAS

C-9 CLAUDIA C. CALERON / GILMA PEÑA2,1277%

GILMA DE CALDERON

C-4 GIOVANNY INFANTY2,1277%

OLGA BRAVO

C-2 LUIS CIFUENTES 2,1277%

LUIS CIFUENTES

C-3 MARGARITA RODRIGUEZ2,1277%

MIRYAM DE GUTIERREZ

ASISTENCIA ASAMBLEA

VIGENCIA 2016


NIT. 900.212.318-1

C-1 CARLOS ARIZA 2,1277%ANDRES RUIZ ARIZA

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También asistió, el REVISOR FISCAL, señor Álvaro Escobar, la ADMINISTRADORA de la copropiedad, señora Viviana Zapata Morales. La administración informa a la Asamblea que puede empezar a deliberar y decidir válidamente. 2. LECTURA Y APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA Se pregunta a los Asambleístas si aprueban el temario con el orden propuesto en la citación, no existiendo comentarios, es aprobado en forma unánime. 3. ELECCIÓN DIGNATARIOS DE LA ASAMBLEA PRESIDENTE Y SECRETARIO. La Asamblea plantea al señor, Carlos Hernández, para presidir la reunión. Se propone a la señora, Viviana Zapata Morales, Administradora, como Secretaria, lo cual es aprobado por unanimidad. La propietaria de la casa 47, sugiere que se grabe la reunión, frente a lo cual se informa que efectivamente se está haciendo. 4. ELECCIÓN COMISIÓN VERIFICADORA PARA LA APROBACIÓN DEL ACTA. Se postulan para conformar la Comisión de Verificación

NOMBRE CASA

Luis Cifuentes 2 Gerardo Salas 8

Álvaro Cáceres 33

La Asamblea, acepta estas postulaciones por unanimidad. 5. INFORME AVANCE OBRA MANTENIMIENTO DE ADOQUÍN Toma la palabra la señora Viviana Zapata, dando inicio al informe del avance de obra del mantenimiento de adoquín, obra que se aprobó en la pasada reunión ordinaria de asamblea de copropietarios, de fecha 21 de marzo de 2015, punto 9 del orden del día, así mismo la administración extiende sus agradecimientos a los ingenieros Gina Amaya y Juan Vidal, quienes han brindado su conocimiento y experiencia a favor de la copropiedad en la interventorìa de la obra; la señora Zapata, informa a los presentes que desde el inicio de la obra se realizaron comités de obras todos los días sábados, con el fin de realizar el seguimiento al cronograma de actividades. La señora Viviana Zapata, presenta al ingeniero Miller Alférez, quien se ha encargado de la dirección de la obra contratada, dando paso a su intervención, así:

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Interviene el señor Carlos Rodríguez, en su calidad de Presidente de la Asamblea, proponiendo que se escuche en la totalidad el informe del Ingeniero, acto seguido se dé la palabra para las intervenciones y por último el informe de la Ingeniera Gina Amaya. Toma la palabra el ingeniero Alférez, así: Es un gusto estar ante esta asamblea; se ha entregado a la señora Viviana Zapata, el informe de obra a la fecha con el archivo fotográfico, el cual hace parte integral de esta acta así:

Marzo 12 de 2016. Chia Cund. INFORME DE OBRA No. 001 CONTRATANTE: CONJUNTO RESIDENCIAL GUAYACAN. NIT: 900.21.218-1 DIRECCION: CALLE 12 1ª - 40 CHIA CONTRATISTA: LUIS FRANCISCO MORA JARA DIRECCION: CALLE 21 N0. 1 -35 TORRE 5 OFI. 218 CONTRATO: MANTENIMIENTO DEL ADOQUIN EXISTENTE DEL

PASO VEHICULAR, DEL CONJUNTO RESIDENCIAL GUAYACAN.

REFERENCIA: Mantenimiento del adoquín vehicular. El sr. Luis Francisco Mora Jara, inicialmente agradece la confianza depositada en nosotros para ejecutar la obra civil del mantenimiento y adecuación del adoquín vehicular, dando cumplimiento al contrato en referencia, firmado el 19 de enero de 2016, con plazo de ejecución de noventa ( 90 ) días Calendario, a partir de la firma del acta de inicio. Siguiendo los lineamientos del mismo y teniendo en cuenta las sugerencias del Consejo de Administración, Comité de Obra y la Administración y por parte del sr. Luis francisco Mora, el (sr.) Ing. Civil Miller Alférez Martínez. Y en cada comité de obra, realizado cada ocho días en las instalaciones del salón comunal, donde se evalúa el avance de obra como también los diferentes temas surgidos durante la semana y los ochos días siguientes. DESARROLLO DE LA OBRA. De acuerdo a las características físicas y técnicas de la obra y sus propios requerimientos, se han ejecutado las diferentes actividades con criterio ético, profesional, idóneo, en todo su contexto de la honestidad y calidad en cada una de las actividades desarrolladas. En esa forma se garantiza la obra en general y se entrega un producto final de cálida y satisfacción de cada uno de los residentes, propietarios y del Conjunto Residencia “Guayacán”. En el desarrollo y avance de la obra, se hace ilustración con el siguiente registro fotográfico:

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En esta foto se muestra la demolición y retiro de la base y pega del adoquín que se encontraba instalado. Demolición de la base que se encontraba deteriorada. Escarificación de la base que se encontraba al iniciar la obra.

En esta foto se muestra él vibro-compactador, compactando la base y nivelación, para luego proceder con la instalación de la arena, cemento e instalación del adoquín seleccionado.

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La base Compactada y Nivelada, lista para instalar el adoquín.

Instalación y Modulación de los paños ó cuadros del adoquín. Nivelación, instalación y conformación de la cañuela en adoquín para canalizar las aguas lluvias y escorrentías hacia el respectivo sumidero de aguas lluvias.

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Canalización de energía de alumbrado de las zonas verdes.

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Cuadros de adoquín confinado con las diferentes cintas en concreto de 3.000 psi y dilatadas. La obra, a la fecha se encuentra ejecutada con un avance del 65% en la instalación del adoquín, junto con las cintas de confinamiento. Haciendo falta un 35% y finalmente la limpieza y lavada del adoquín. Con tiempo de trabajo 50 días, Teniendo en cuenta que la obra estuvo parada (8) días por la toma de decisiones de la muestras del proctor modificado de la base. El faltante del resto de la obra por ejecutar, se estima terminarlo en tres semanas, para completar el 100% de la misma. Con este tiempo, la obra finalmente se ejecutaría en (62) días. Teniendo un adelanto de 28 días. Anticipados a la entrega que se había programado de (90) días inicialmente para ejecutar la misma. Con este informe estamos entregando la obra con anticipación y esperamos haber logrado la satisfacción de todos y cada uno de los Residentes, Propietarios, Consejo de Administración, Comité de Obra y la Administración del Conjunto Residencial “Guayacán". Cordialmente. Dirección Técnica. Luis Francisco Mora Ing. Miller Alférez M. Terminada la intervención, se abre el espacio para las intervenciones, así: Casa 42 (Sr. Milton Briceño): Aclaración de fisura tiene más o menos centímetro y medio. Casa 17 (Sr. Leonor de Moncayo): Como estaba el área que menciona el señor Briceño y que causó el daño. El ingeniero Miller, aclara que la vía es de tráfico residencial , por su naturaleza hay partes críticas como las curvas, las cuales han tenido un mayor desgaste; sin embargo la fisura a que hace alusión el señor Briceño no se presento por el manejo de la obra, ya que el área intervenida es solo la vía vehicular. El Ingeniero Miller, expresa que en el último comité de obra se revisó la construcción de reductores de velocidad, donde el Consejo enfatizó en elaborarlos de manera estética. Casa 44 (Sr. Guillermo López): Hay zonas donde se presentaban aposamientos considerables, ¿en estas zonas se realizaron desniveles? El ingeniero responde: los niveles estaban al lado y lado de la vía, esos se respetaron para llegar a las cañuelas y ese caudal entregarlo a los sumideros. Casa 8 (Sr Gerardo Salas): ¿Se seguirán presentando los aposamientos?, El ingeniero nuevamente informa, que hay zonas donde presentaban mayor desgaste como las curvas y donde se daban los aposamientos de agua, se realizaron unas pruebas de densidad, con el fin de comprobar la compactación

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del terreno; la mayor prueba que la compactación si se dio, fué cuando ingreso una volqueta cargada de material, con un peso aproximado de 4 toneladas y el piso no se hundió; en cuanto a los niveles, como se indicó, se respetaron los que traían, ya que estaban muy bien hechos y estaban cumpliendo con la función para la cual fueron diseñados, no se puede subir este nivel por que tendría que hacerse una modificación a todo el terreno y quedaría por encima del nivel de ingreso a cada casa; el ingeniero resalta que el Consejo de Administración pensó, en un momento dado, realizar nuevos desagües por la vía entre la casa No.1 y la No.10, sin embargo se reviso el terreno y no era necesario, pues el torrente de agua va en la dirección correcta. Para terminar el Ingeniero Miller, resalta la ejecución de la construcción de las cintas en concreto, las cuales llevan un refuerzo en maya y se realizaron las dilataciones al concreto, para evitar las fisuras. En cuanto al tema de los parqueaderos, el ingeniero explica que se ha tratado de dar acceso, de la mejor manera, sin embargo la falta de colaboración de algunos residentes ha sido notoria, ya que no han tenido reparo en pasar por las zonas ya intervenidas, ocasionando daños que hubo que reparar. Sin embargo el señor Miller, se compromete a trabajar de la mano con la administración, para revisar la logística para el manejo de los parqueaderos. Interviene el señor Álvaro Cáceres manifestando que al realizar esta obra en Andes, en un momento se vieron en la necesidad de cerrar el ingreso total de vehículos, acudiendo a la colaboración de los conjuntos aledaños para el préstamo de parqueaderos, así mismo el señor Cáceres, solicita a la honorable asamblea, aprobar el ingreso de camiones para mudanzas, apoyados en el concepto técnico de la ingeniera Gina Amaya, respecto al peso de estos vehículos cargados, teniendo en cuenta que al realizar estas mudanzas la logística de manejo de muebles, desde el la portería hasta las casas, es dispendioso. Interviene el presidente de la Asamblea, sugiriendo que este tema sea tratado en proposiciones y varios y allí se proponga para la determinación de la asamblea. Toma la palabra la Ingeniera Gina Amaya. Escuchadas las intervenciones del Ingeniero y de los presentes, se permite rendir concepto del manejo de la obra: 1. Al inicio de la obra se tenían varias dudas respecto a los procedimientos, sin embargo se dio la oportunidad de reunirse con el Ingeniero Miller, realizando recorrido por las zonas intervenidas y se pudo corroborar que se estaban realizando, en forma correcta los procedimientos. 2. En cuanto a las pruebas de densidad, se tenía como mínimo de porcentaje el 95%, en dos puntos dieron bajas, aunque lo recomendable era haber realizado las pruebas nuevamente, esto no se hizo y deberían haber sido a costo del contratista por haber dado bajas; sin embargo como lo indico el ingeniero al ingresar la volqueta con el peso que traía, se pudo corroborar la compactación.

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3. Se insistió mucho al ingeniero en la compactación de las orillas con canguro, esto con el fin de evitar que en estas zonas ingrese el agua y comience a irse hacia la parte de abajo del adoquín. 4. En cuanto a los niveles, como indico el ingeniero, se siguió con los niveles que traía el Conjunto, en su diseño inicial. 5. Se solicito al Contratista el manejo de la póliza de estabilidad, por dos (2) años, teniendo en cuenta que la manejada inicialmente solo se dio por un (1) año, por cuanto, de mutuo acuerdo, se firmará el otro sí, que elaborara la Administración, para la emisión de la nueva póliza. 6. En cuanto al ingreso de camión-es de mudanzas, y teniendo en cuenta el transito que se maneja afuera de la copropiedad, el tipo de adoquín es diferente, sin embargo es viable la solicitud del señor Cáceres, teniendo en cuenta que en el año no se dan más de 10 mudanzas, sin embargo la aprobación debe estar sujeta a limitantes de tamaño y peso del vehículo. Interviene la señora Viviana Zapata. Retomando el tema de los reductores de velocidad, y manifiesta que en vista de la velocidad que manejan al interior de la copropiedad, lo cual representa un grave peligro para los niños de la copropiedad, se hace necesario la construcción de los mismos; teniendo en cuenta que constantemente los niños juegan y están montando bicicleta por el conjunto, sumado a esto juegan a regular el tránsito de vehículos dentro de la copropiedad, situaciones que pone en riesgo la integridad de los menores; razón por la cual se deben tomar medidas preventivas. Interviene la señora Olga Barón, manifestando su asombro por el comportamiento de algunos residentes en cuanto al manejo del exceso de velocidad; situación que hace que, por la falta de cuidado de unos pocos, se vea afectado todo el conjunto y obviamente el adoquín. Interviene el señor Jairo Guarín; preguntando qué tipo de reductores serán los utilizados. El ingiero Miller, responde que por costo no se puede manejar el plástico y este se debe anclar al piso y el adoquín no es funcional para este tipo de estructura fija. Así mismo señala que ya los espacios están definidos y las medidas oscilan entre los 30 cm de ancho por 7 cm de alto. Los asambleístas solicitan que se conserve la estética del Conjunto y se acuerden la medida, diseño y ubicación, con la Ingeniera Gina Amaya. Agotado este punto, se retira de la reunión el Ingeniero Miller Alférez.

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6. INFORME DEL ADMINISTRADOR Y DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN. Toma la palabra la señora Viviana haciendo referencia al informe de administración, enviado previamente a esta reunión y el cual hace parte integral de la presente acta así: Chía, marzo de 2.016 Señores ASAMBLEA DE COPROPIETARIOS Conjunto Residencial Guayacán Ciudad Respetados señores: Reciban un cordial nos permitimos presentar informe de administración y análisis financiero:

GESTION ADMINISTRATIVA

1. ASPECTO FINANCIEROS: a) CARTERA: El recaudo de las cuotas de administración se efectuó según lo aprobado por la asamblea de copropietarios, es decir, del primero (1) al quince (15) de cada mes un descuento de $10.000, a partir del dieciseisavo (16) día se cobra el 100% de la cuota y las cuotas canceladas mes anticipado tienen un descuento de $ 20.000.

COMPORTAMIENTO DEL RECAUDO VALOR % VALOR % VALOR %Saldo en Balance a diciembre año anterior $ 9.914.692 6,33% $ 15.973.630 9,43% $ 6.058.938 61,11%

Cuotas de Administración Causadas en el año presente $ 146.620.000 93,67% $ 153.408.000 90,57% $ 6.788.000 4,63%

Total a Recaudar en este año $ 156.534.692 100,00% $ 169.381.630 100,00% $ 12.846.938 8,21%

Menos: Saldo Cartera en mora Balance este año ($ 15.973.630) -10,20% ($ 14.430.020) -8,52% $ 1.543.610 -9,66%

Total Recaudos en este año $ 140.561.062 89,80% $ 154.951.610 91,48% $ 14.390.548 10,24%

AÑO 2014 AÑO 2015 VARIACIÓN

Lo anterior nos indica que se recaudo 91.48% del total a recaudar.

Como se observa la cartera disminuyo en 9.66%, respecto al año 2.014,

sin embargo si se observa en los estados financieros las cuentas por cobrar cuotas de administración, disminuyo en 41.49%, por cuanto esta disminución es opacada por la cartera de la cuota extraordinaria.

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b) EJECUCCION PRESUPUESTAL:

Ingresos Operacionales $ 146.493.696 $ 150.232.471 ($ 3.738.775) 102,55%

Gastos Operacionales $ 145.882.020 $ 144.798.041 $ 1.083.979 99,26%

Excendente Operacional $ 611.676 $ 5.434.430 ($ 2.654.796) $ 4.822.754

EJECUCCION

OPERACIONAL AÑO 2016

PRESUPUESTO

APROBADOEJECUCCION DIFERENCIA

% EJECUCCION

PRESUPUESTAL

c) RESULTADOS DEL EJERCICIO 2.015: Como complemento al punto anterior, y teniendo en cuenta los Estados de Resultados del año 2.015 adjuntos, se pueden observar las variaciones presentadas respecto al año 2.014, según se desprende de la cifras totales del Estado de Resultados del año 2.015, que se presentan resumidas en el siguiente cuadro comparativo:

ABSOLUTA RELATIVA

OPERACIONALES $ 150.232.470 98,75% $ 141.706.391 98,97% $ 8.526.079 6,02%

NO OPERACIONALES $ 1.900.842 1,25% $ 1.472.527 1,03% $ 428.315 29,09%

TOTAL INGRESOS $ 152.133.312 100,00% $ 143.178.918 100,00% $ 8.954.394 6,25%

ABSOLUTA RELATIVA

OPERACIONALES $ 144.798.041 95,18% $ 146.081.949 102,03% ($ 1.283.908) -0,88%

NO OPERACIONALES $ 5.576.061 3,67% $ 1.867.042 1,30% $ 3.709.019 198,66%

TOTAL GASTOS $ 150.374.102 98,84% $ 147.948.991 103,33% $ 2.425.111 1,64%

RESULTADOS $ 1.759.210 1,16% ($ 4.770.073) -3,33% $ 6.529.283 136,88%

COMPARATIVO RESULTADOS (2.015 Vs 2.014)

VARIACIÓN

VARIACIÓNINGRESOS 2.015 % 2.014 %

GASTOS 2.015 % 2.014 %

Los ingresos operacionales del 2.015 aumentaron un 6.02%, esto se

debe al incremento en las cuotas de administración. Los ingresos no operacionales aumentaron en un 29.09%, este ingreso

se ve reflejado, en las cuotas recaudadas por concepto de mantenimientos de parqueaderos, venta de gaseosa y alquiler del salón social y la reclamación realizada a Codensa por daño de la bomba.

Los ingresos del 2015 Vs los del 2014, aumentaron el 6.25%

Los gastos operacionales disminuyeron en un 0.88%, respecto al año

anterior, este se refleja en la disminución de mantenimiento correctivo. Los gastos no operacionales aumentaron en 198.66%, respecto al año

anterior, este resultado obedece a la condonación de intereses por pago de la deuda de la casa No.37.

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En el total de gastos presenta un aumento del 1.64% comparado al

periodo del 2014. c) EL DISPONIBLE

Absoluta Relativa

Caja Menor $ 300.000 $ 300.000 $ 0 0,00%

CDT $ 0 $ 2.223.732 ($ 2.223.732) 100%

Bancos $ 61.664.438 $ 5.677.992 $ 55.986.446 986,03%

Total Efectivo $ 61.964.438 $ 8.201.724 $ 53.762.714 655,51%

Mas: Cartera por recaudar $ 14.430.020 $ 15.973.630 ($ 1.543.610) -9,66%

Total Recursos Disponibles $ 76.394.458 $ 24.175.354 $ 52.219.104 216,00%

Cuentas Por pagar $ 54.639.283 $ 5.537.917 $ 49.101.366 100,00%

Retención en la fuente $ 219.344 $ 251.880 ($ 32.536) -12,92%

Pasivos Estimados y Provisiones $ 7.667.496 $ 6.211.188 $ 1.456.308 23,45%

Pasivos Diferidos $ 2.767.400 $ 2.358.167 $ 409.233 17,35%

Total obligaciones $ 65.293.523 $ 14.359.152 $ 50.934.371 354,72%

Diferencia $ 11.100.935 $ 9.816.202 $ 1.284.733 13,09%

DISPONIBLE A DICIEMBRE 31 DE 2.014

VARIACIÓNDETALLE 2.015 2.014

PROYECTOS EJECUTADOS EN EL 2.015: Las obras realizadas son: MURO PERIMETRAL: Como fue de conocimiento de los residentes, nuevamente el conjunto fue víctima de la delincuencia, presentándose un hurto a una de las unidades colindantes con el lote baldío de la parte atrás del conjunto, por lo cual nos vimos abocados a reforzar la seguridad del muro perimetral, con la ubicación de barreras de seguridad, anillos de elongación en cerca, cambio de panel y ubicación de reflectores, el costo de estos trabajos fueron subsidiadas por la compañía de vigilancia y será cancelada en cuotas mensuales. MANTENIMIENTO DE PORTERIA: Restauración de madera general.(pelado, pintura). TEJADO: Cambio de tejas afectadas, salón social. BICICLETERO: Cambio total de estructura y anclajes. REJAS: Mantenimiento de rejas (anticorrosivo y pintura).

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ADOQUIN: De acuerdo a lo determinado en la pasada asamblea de copropietarios, se inicio la obra de adoquín en el mes de enero, con un avance del 60 % a la fecha. d) FONDO DE IMPREVISTOS El registro y control del fondo de imprevistos ordenado por la ley 675 del 3 de agosto del 2.001, Régimen de Propiedad Horizontal en su artículo 35, establece la constitución de un fondo de imprevistos para atender obligaciones o expensas imprevistas y debe estar disponible, orientado a cubrir erogaciones para la existencia seguridad y conservación de los bienes comunes no previstas en el presupuesto, durante la vigencia del 2.015 el total de la reserva es de (Siete Millones Seiscientos Sesenta Y Siete Mil Cuatrocientos Noventa y Seis Pesos). $ 7.667.496 e) OBLIGACIONES TRIBUTARIAS Por ser una persona jurídica el conjunto residencial Guayacán: 1. Actúa como agente retenedor sobre el impuesto a la renta de conformidad con lo establecido en el estatuto tributario por lo cual mensualmente se efectúo el pago del impuesto de la retención en la fuente y se actualizó el RUT de la copropiedad actualizando la obligación 22. 2. Se presentó la información exógena ante la DIAN 3. Para la presente asamblea, se presentara el ESFA, decreto 2607, aplicación proceso enfocado para cumplir la normatividad.

Normas Internacionales de Información Financiera para Grupo 3

En cumplimiento con la normatividad vigente la revisoría fiscal hace referencia que el Conjunto Residencial Guayacán PH, se encuentra realizando el cumplimiento con la normatividad establecida en la ley 1314 emitida en el 2009 con fin de organizar la implementación de las Normas Internacionales de Información Financiera, y acogidos por el decreto 2706 de 2012 que regula la contabilidad para las copropiedades y pequeñas empresas, y teniendo en cuenta la incertidumbre generada en los años 2014 y 2015 respecto a la obligatoriedad de la aplicación, según el concepto emitido por el Consejo Técnico de Contaduría Pública, se inicia el proceso con el Estado de Situación Financiera de Apertura a 1 de enero de 2014 y con el que se inicia un proceso de elaboración de políticas contables y financieras que serán evaluadas en nuestro desarrollo de revisoría fiscal para ser aprobadas por la asamblea como gobierno corporativo de la copropiedad. Es de resaltar que según el decreto 2648 de 2014 la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales hace claridad en la no afectación de esta información sobre las cargas tributarias. 4. Se realizaron los pagos a los proveedores de servicio de vigilancia y aseo velando que estos cumplieran oportunamente con los pagos de seguridad social y parafiscal, de conformidad con lo establecido en la normatividad vigente.

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f) POLIZA En cumplimiento de lo consagrado en la ley 675 del 3 de agosto de 2001, se tomo la póliza de seguros a que obliga la norma. Actualmente la copropiedad cuenta con póliza, la cual tiene un cubrimiento del 100% de la maquinaria, equipo y zonas comunes, de acuerdo a lo (determinado) aprobado por la asamblea el año anterior. Es importante mencionar que dicha póliza se ajustan a los lineamientos dados en el reglamento de copropiedad y su consecución se hizo con los recursos apropiados en el presupuesto. La vigencia de ésta es del 30 de julio de 2015 hasta el 30 de julio de 2016. Los cubrimientos son: Edificio Áreas Comunes $ 4.181.925.000

Muebles y Enseres $ 8.500.000

Maquinaria y Equipo $ 14.000.000

Equipo Eléctrico y Electrónico $ 24.000.000

Valor de la póliza $ 6.488.580, logrando acoger a la copropiedad con la compañía AIG; es de aclarar que la renovación de la póliza de las zonas comunes se realizó a partir de julio de 2.015, fecha de vencimiento de la misma. GESTION ADMINISTRATIVA Dentro de las funciones establecidas en el reglamento de propiedad horizontal y de todas aquellas manifiestas en el reglamento interno llevamos a cabo las siguientes.

Actualización del RUT, con el pago oportuno de la obligación tributaria.

Presentación medios magnéticos.

Actualización de la personería jurídica

Mantener actualizados los libros de actas de consejo como de asamblea

Actualización de libros oficiales de contabilidad

Actualización y correcto archivo de la copropiedad.

Archivo de soportes contables

Actualización de datos proveedores de servicios para portería.

Actualización de los contratos con los proveedores.

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ITEM DESCRIPCION UNIDAD CANTIADAD VR.UNITARIO VR. TOTAL

1 RETIRO DEL ADOQUIN EXISTENTE

Retiro de adoquin existente MTS2 1065 $ 2.150 $ 2.289.750

2 ACOPIO

Acopio del adoquin existente y acopio del

adoquin dañado para escombrosMTS2 1065 $ 1.900 $ 2.023.500

3 LIMPIEZA Y LAVADO

Limpieza y lavado del adoquin que se

encuentra en buen estado (recuperable)MTS2 1065 $ 1.300 $ 1.384.500

4 SUB BASE

Retiro de sub base contaminada MTS2 1065 $ 1.850 $ 1.970.2505 RECEBO

Suministro,aplicación del recebo,

compactación con maquina y nivelacion

recebo B 600 con pendientado

MTS2 1065 $ 3.950 $ 4.206.750

6 CAMA ARENA CEMENTO

Suministro y aplicación de arena cemento MTS2 1065 $ 4.850 $ 5.165.250

6

CINTAS DE CONFINAMIENTO EN

CONTRETO

Suministro e instalación de cintas de

confinamiento en concreto.MTSL 287 $ 11.600 $ 3.329.200

8 INSTALACION DE ADOQUIN

Suministro de adoquin nuevo(35%) y

usado (65%) SentadoMTS2 1065 $ 22.500 $ 23.962.500

SUBTOTAL $ 44.331.700

A=3% $ 1.329.951

I=3% $ 1.329.951

U=3% $ 1.329.951

TOTAL $ 48.321.553

CONTRATOS SUSCRITOS POR LA COPROPIEDAD Y VIGENTES A LA

FECHA

1. MECANIMEC: mantenimiento de bombas 2. PPH LTDA: servicio de vigilancia 3. DISTRIBUIDORA MAJO: servicio de aseo 4. SERVICIOS DE ADMON: Viviana zapata 5. SERVICIOS DE CONTABILIDAD: Martha Céspedes 6. SERVICIOS DE REVISORÍA: Álvaro Escobar 7. ADMIDATA: Facturación pagina web y recaudo VIVIANA ZAPATA MORALES Administradora Terminado su informe de administración, la señora Viviana Zapata, rinde informe cuota extraordinaria así:

INFORMACION DEL POYECTO CUOTA EXTRAORDINARIA $ 68.920.800 CAUSADA AÑO 2.015 (ABRIL A DICIEMBRE)$ 51.690.600 RECAUDO CUOTA 2.015 $ 45.821.602 POR RECAUDAR $ 5.868.998 CAUSADA AÑO 2.016 (ENERO-MARZO) $ 17.230.200

18

POR EJECUTAR: CUOTA EXTRAORDINARIA $ 68.920.800 VALOR DE LA OBRA $ 48.321.553 ADICIONAL, REDUCTORES DE VELOCIDAD $ 1.200.000 TOTAL $ 49.521.553

La señora Viviana Zapata, pregunta a los asistentes si hay preguntas al anterior informe: Interviene la señora Nubia Vega, solicitando presionar con Codensa la tala de la parte que quedó del árbol, que se inicio el año anterior; la señora Viviana Zapata, manifestó que tal como se manifestó por correo, se han enviado todas las comunicaciones a esta instancia, quien en repetidas ocasiones informan, por medio escrito, que estamos en lista para que realicen la labor en forma exclusiva de su pate, por manejar cableado de alto voltaje y que se está a la espera de la contratación de la compañía que maneja las talas. Toma la palabra la señora Leonor de Moncayo, generado la pregunta sobre el saldo por ejecutar o ahorro de la cuota extraordinaria; la señora Viviana Zapata, responde que hasta no culminar la obra y tener claridad sobre el total del valor ejecutado versus el recaudo, la Administración no cuenta con la potestad para dar el saldo de estos recursos. Toma la palabra el señor Álvaro Cáceres, solicitando a los Asambleístas, se recuerde que en la pasada asamblea de determino que el recaudo de cartera de la casa No.37, sería el valor inicial para el mantenimiento de las puertas de ingreso a las casas. Interviene la señora Viviana Zapata, manifestando que se ha pensado en ubicar puertas en PVC, sin embargo se debe tener la seguridad que es la mejor opción para uso exterior, teniendo en cuanta que fueron informados que por estár expuestas a los cambios bruscos de temperatura, tienden a sufrir variaciones; la asamblea en pleno delega en el Consejo de Administración, revisar la mejor opción para la copropiedad. No existiendo más intervenciones, continúa la reunión. 7. INFORME DEL REVISOR FISCAL. Toma la palabra el señor Álvaro Escobar, Revisor Fiscal de la copropiedad, haciendo referencia al informe el cual hace parte integral de la presente acta así: A los señores propietarios de

POR EJECUTAR $ 19.399.247

19

CONJUNTO RESIDENCIAL GUAYACAN He auditado el balance general del Conjunto Residencial Guayacán, al 31 de Diciembre de 2015 y 2014; y el correspondiente estado de resultados por los periodos comprendidos entre Enero 1º y Diciembre 31 de esos mismos años. Dichos estados financieros fueron preparados bajo la responsabilidad de la administración. Mi responsabilidad es la de expresar una opinión sobre los mismos con base en mi auditoria. Para la realización de mi trabajo recibí los estados financieros preparados por la Administradora de la Copropiedad, durante el periodo objeto de mi revisión. Mi labor consistió en verificar la razonabilidad de las cifras con base en los documentos que soportan las transacciones realizadas Basado en el resultado de mis pruebas: 1. Durante el periodo auditado evalué el sistema de control interno y efectué las

recomendaciones que se consideraron pertinentes para el mejor desarrollo y registro de todas las operaciones.

2. Verifique el movimiento registrado en los libros de contabilidad a partir de los

soportes presentados: recibos de caja, consignaciones, comprobantes de egreso, facturas, cuentas de cobro y notas débito o crédito. Con base en el resultado de mis pruebas recomendé su aprobación por parte del Consejo de Administración y su presentación a todos los copropietarios reunidos en la Asamblea General.

3. El Conjunto Residencial Guayacán representado por el Consejo de Administración y

la Administradora, ha celebrado acuerdos de prestación de servicios para: la seguridad; el mantenimiento y conservación de las zonas comunes; la administración; y las funciones de control y evaluación de la gestión administrativa y financiera.

4. La Copropiedad no tiene contratos laborales y por lo tanto no está obligado a cumplir con

los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, como lo establecen las normas legales vigentes.

5. La Ley 675 se 2001, impone la obligación de establecer una póliza de seguro que

cubra contra los riesgos de incendio y terremoto los bienes comunes; y coloca como función del administrador, presentar a la Asamblea General de copropietarios, el presupuesto anual, incluyendo el valor de las primas. Durante el ejercicio contable 2015, los órganos de administración dieron cumplimiento al requisito legal.

6. El Fondo de Imprevistos, ordenado por la Ley 675 de 2001, es apropiado de acuerdo con el presupuesto anual de gastos, aprobado por la Asamblea general. A Diciembre 31 de 2015, asciende a $7.667.496. No obstante, el fondo debe estar garantizado en una cuenta o producto financiero de inmediata disponibilidad; independiente de la cuenta de gastos del mantenimiento. En la fecha señalada antes, solo se tiene una cuenta en la que están incluidos: los fondos de las expensas comunes, la cuota extraordinaria recaudada, los ingresos recibidos por anticipado y el fondo de imprevistos.

20

En mi opinión, los estados financieros arriba mencionados presentan razonablemente, en todo aspecto significativo, la situación financiera del Conjunto Residencial Guayacán, al 31 de Diciembre de 2015 y 2014; y el resultado de las actividades por los periodos acumulados a esas fechas, de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Además, en mi opinión, el Conjunto Residencial Guayacán ha llevado su contabilidad conforme a las normas legales y a la técnica contable; las operaciones registradas en los libros y los actos de los administradores de la copropiedad se están ajustando al Reglamento y a las decisiones de la Asamblea General y del Consejo de Administración; la correspondencia y los comprobantes de las cuentas se conservan debidamente. ALVARO H. ESCOBAR RODRÍGUEZ Revisor Fiscal Matrícula 36.993-T Bogotá D. C., Febrero 26 de 2016

El señor Álvaro Escobar resalta el punto tratado por la señora Viviana Zapata, en el informe de Administración, respecto a la implementación de las NIFF, resaltando que pocas administraciones le han dado la importancia que esta norma merece. Para terminar, resalta la importancia de manejar, en una cuenta diferente de la del recaudo de las expensas ordinarias, la cuenta del fondo de imprevistos. Sin más comentarios respecto al informe del Revisor, continúa la reunión. 8. PRESENTACIÓN Y APROBACIÓN ESTADOS FINANCIEROS, APERTURA DECRETO 2706 DE 2012 (ESFA). De acuerdo a lo manifestado en el informe de administración, la señora Viviana Zapata, presenta los estados financieros de apertura (ESFA), así mismo informa que todo el proceso se debe trabajar en tres meses, donde se darán los informes al Consejo de Administración; acto seguido se citará a una reunión de asamblea extraordinaria de copropietarios; la Administración sugiere realizarla no presencial, enviando en medio magnético la información para que sean aprobadas las políticas contables a manejar y de esta manera hacer constar en acta. Interviene el señor Álvaro Cáceres, proponiendo que éste aspecto se apruebe en la presente reunión; la Administradora informa, que no se puede dar la aprobación, puesto que no se pueden aprobar políticas que no se han elaborado y que la asamblea desconoce y el procedimiento se debe dar como lo propuso a través de asamblea extraordinaria no presencial. La señora Viviana Zapata, solicita a la Asamblea pronunciarse a su propuesta sobre la realización de la asamblea no presencial; interviene la señora Miriam Lozano, proponiendo que se realice asamblea presencial para conocer las políticas; la señora Viviana Zapata, manifiesta que con gusto se realizara la

21

A C T I V O

EQUIVALENTES AL EFECTIVO Nota 1 $ 12.624.608,59

Efectivo En Caja Menor $ 300.000,00

Banco Colpatria Cta de Ahorros Nro. 4372112447 $ 10.100.876,59

Banco Colpatria Certificado a Termino Fijo CDT $ 2.223.732,00

DEUDORES: Nota 2 $ 11.952.038,00

DEUDORES (COPROPIETARIOS): $ 11.952.038,00

Cuentas por cobrar Cuotas de Administracón $ 9.307.289,00

Cuota Extraordinaría $ 460.000,00

Seguros Pagados por Anticipado $ 2.037.346,00

Cuentas por cobrar Intereses de Mora $ 147.403,00

ACTIVO FIJO: Nota 3 $ 1.550.205,00

Propiedades Planta y Equipo

Muebles y Enseres $ 2.504.279,00

Depreciacion Acumulada ($ 954.074,00)

TOTAL ACTIVOS $ 26.126.851,59

P A S I V O

CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES Nota 5 $ 659.133,00

Costos y Gastos por Pagar $ 546.202,00

Retención en la Fuente $ 112.931,00

PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISONES: Nota 6 $ 4.827.912,00

Provisión Reserva Fondo de Imprevistos $ 4.827.912,00

PASIVOS DIFERIDOS: Nota 7 $ 2.275.000,00

Ingresos Recibidos por Anticipado Cuotas de Admón $ 2.070.000,00

Consignaciones por Identificar $ 205.000,00

TOTAL PASIVO $ 7.762.045,00

P A T R I M O N I O

Excedentes o (Defcit) Años Anteriores Nota 8 $ 16.722.186,68

Excedente o Deficit del Presente Año $ 1.642.619,91

TOTAL PATRIMONIO $ 18.364.806,59

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO $ 26.126.851,59

VIVIANA ZAPATA MORALES MARTHA CESPEDES DEVIA

Administradora Contador Publico

Matricula 27223 - T

ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA DE APERTURA

NIT 900.212.318 - 1

DETALLE

1 DE ENERO DE 2014


1 DE ENERO DE 2014

NIIF GRUPO 3

asamblea presencial si así lo deciden; sin embargo por ser un tema netamente contable se hace arduo, nuevamente interviene el señor Cáceres, proponiendo realizar la en forma no presencial, como los propone la Administración. La Asamblea aprueba en pleno la realización de asamblea no presencial, para la aprobación de la políticas contables para la implementación de la NIFF. Acto seguido la señora Viviana Zapata, somete aprobación de los Asambleístas, los estados financieros de apertura año 2.014. En forma unánime son aprobados por los presentes, y forma parte integral de la presenta acta:

22

1 DE ENERO DE 2014

Nota 1 EQUIVALENTES AL EFECTIVO

Recursos de Disponibilidad Inmediata $ 10.400.876,59

Certificado de Deposito a Termino Fijo CDT $ 2.223.732,00

TOTAL $ 12.624.608,59

Nota 2 DEUDORES COMERCIALES :

DEUDORES COPROPIETARIOS :

Cuentas por Cobrar por Cuotas de Administracion $ 9.307.289,00

Cuota Extraordinaría $ 460.000,00

Cuentas por Cobrar por Intereses de Mora $ 147.403,00

TOTAL $ 9.914.692,00

Detalle Deudores:

Carlos Enrique Ariza 1 $ 0,00

William Justino Sanchez 7 $ 0,00

Jairo Alfonso Guarin Gonzalez 19 $ 0,00

Leonardo Londoño Fajardo 21 $ 455.671,00

Isabel Mendieta Merchan 23 $ 0,00

Adriana Barrios 25 $ 0,00

Maria Luque 27 $ 1.027.875,00

Diego Cojo Bernal 30 $ 811.150,00

Yaqueline Garcia Balbuena 37 $ 6.649.528,00

Juan Pablo Gamboa Gomez 40 $ 770.468,00

Milton Briceño Lequizamon 42 $ 0,00

Edgar Camilo Acosta 44 $ 200.000,00

Total Deudores Copropietarios. $ 9.914.692,00

Nota 3 ACTIVO FIJO:

Propiedades Planta y Equipo $ 2.504.279,00

Depreciacion Acumulada ($ 954.074,00)

TOTAL $ 1.550.205,00

Nota 4 DIFERIDO:

Gastos Pagados por Anticipado ( Seguros ) $ 2.037.346,00

TOTAL $ 2.037.346,00

TOTAL ACTIVO $ 26.126.851,59

Pagina 3

Nota 6 CUENTAS POR PAGAR:

Costos y Gastos por Pagar $ 546.202,00

PPH Ltda $ 0,00

Acueducto y Alcantarillado $ 199.628,00

Codensa S A $ 308.650,00

Telmex Colombia S A $ 37.924,00

Retencion en la Fuente $ 112.931,00

TOTAL CUENTAS POR PAGAR $ 659.133,00

Nota 7 PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES:

Provisión Reserva Fondo de Imprevistos $ 4.827.912,00

TOTAL $ 4.827.912,00

Nota 8 PASIVOS DIFERIDOS:

Ingresos Recibidos por Anticipado Cuotas de Administración $ 2.070.000,00

Cosignaciones por Identificar $ 205.000,00

TOTAL $ 2.275.000,00

TOTAL PASIVO $ 7.762.045,00

Nota 9

16.722.186,68

TOTAL 16.722.186,68

Pagina 4


NIT 900.121.318 - 1

NOTAS AL ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA DE APERTURA

POR LOS AÑOS TERMINADOS EN 31 DE DICIEMBRE DE 2.014 Y 2.013

Excedentes o Deficit Acumulados Años Anteriores

EXCEDENTES O DEFICIT AÑOS ANTERIORES

NIIF GRUPO 3

Los Estado Financieros del Conjunto Residencial Guayacan están presentados bajo las Normas

Internacionales de Información Financiera para Grupo 3, establecida en el Decreto 2706 de 2012

Cumpliendo con el paragrafo 7,1 de la norma corresponciente el conjunto determina como

cuentas por cobrar los facturado por su operación

En la implementacion de las normas internacionales de información financiera El Conjunto

Residencial Guayacan, realizo la reclasificación del diferido de seguros para los deudores

comercioles y el resto de sus rubros se mantienen con unas medición y reconocimiento según

lo establecido en el Decreto 2706 de 2012

El Conjunto es considerado como una entidad sin Animo de Lucro. Calificado no

Contribuyente del Impuesto a la Renta y Complementarios, de acuerdo a la Artículo 23 del

Estatuto Tributario.

Debe cumplir con la obligación de agente retenedor , por ende debe descontar la

Retención en la Fuente sobre los pagos o abonos realizados a terceros de acuerdo con los

conceptos y tarifas establecidas.

Algunos copropietarios acostumbran pagar cuotas de administracion en forma

anticipada.

23

AUMENTO VAR

2015 2014 DISMINUCION %

A C T I V O

DISPONIBLE Nota 1 $ 61.964.438,31 $ 5.977.992,90 $ 55.986.445,41 937%

Caja Menor $ 300.000,00 $ 300.000,00 $ 0,00 0%

Banco Colpatria Cta de Ahorros Nro. 4372112447 $ 61.664.438,31 $ 5.677.992,90 $ 55.986.445,41 986%

INVERSIONES: $ 0,00 $ 2.223.732,00 ($ 2.223.732,00) -100%

Banco Colpatria Certificado a Termino Fijo CDT $ 0,00 $ 2.223.732,00 ($ 2.223.732,00) -100%

DEUDORES: Nota 2 $ 16.630.020,00 $ 15.981.430,00 $ 648.590,00 4%

DEUDORES (COPROPIETARIOS): $ 14.430.020,00 $ 15.973.630,00 ($ 1.543.610,00) -10%

Cuentas por cobrar Cuotas de Administracón $ 8.447.461,00 $ 14.437.291,00 ($ 5.989.830,00) -41%

Cuota Extraordinaría $ 5.868.998,00 $ 0,00 $ 5.868.998,00 0%

Cuentas por cobrar Intereses de Mora $ 113.561,00 $ 1.536.339,00 ($ 1.422.778,00) -93%

DEUDORES (VARIOS): $ 2.200.000,00 $ 7.800,00 $ 2.192.200,00 0%

Otros (Codensa S.A.) $ 2.200.000,00 $ 7.800,00 $ 2.192.200,00 0%

ACTIVO FIJO: Nota 3 $ 1.048.749,00 $ 1.299.477,00 ($ 250.728,00) -19%

Propiedades Planta y Equipo

Muebles y Enseres $ 2.504.279,00 $ 2.504.279,00 $ 0,00 0%

Depreciacion Acumulada ($ 1.455.530,00) ($ 1.204.802,00) ($ 250.728,00) 21%

DIFERIDOS: Nota 4 $ 3.804.259,00 $ 3.771.253,00 $ 33.006,00 1%

Gastos Pagados por Anticipado ( Seguros ) $ 3.804.259,00 $ 3.771.253,00 $ 33.006,00 0%

TOTAL ACTIVOS $ 83.447.466,31 $ 29.253.884,90 $ 54.193.581,41 185%

P A S I V O

CUENTAS POR PAGAR: Nota 6 $ 54.858.627,00 $ 5.789.797,00 $ 49.068.830,00 848%

Costos y Gastos por Pagar $ 2.948.683,00 $ 5.537.917,00 ($ 2.589.234,00) -47%

Cuota Extraordinaria $ 51.690.600,00 $ 0,00 $ 51.690.600,00

Retención en la Fuente $ 219.344,00 $ 251.880,00 ($ 32.536,00) -13%

PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISONES: Nota 7 $ 7.667.496,00 $ 6.211.188,00 $ 1.456.308,00 23%

Provisión Reserva Fondo de Imprevistos $ 7.667.496,00 $ 6.211.188,00 $ 1.456.308,00 23%

PASIVOS DIFERIDOS: Nota 8 $ 2.767.400,00 $ 2.358.167,00 $ 409.233,00 17%

Ingresos Recibidos por Anticipado Cuotas de Admón $ 2.562.400,00 $ 2.153.167,00 $ 409.233,00 19%

Consignaciones por Identificar $ 205.000,00 $ 205.000,00 $ 0,00 0%

TOTAL PASIVO $ 65.293.523,00 $ 14.359.152,00 $ 50.934.371,00 355%

P A T R I M O N I O

Excedentes o (Defcit) Años Anteriores Nota 9 $ 14.894.732,90 $ 18.364.806,59 ($ 3.470.073,69) -19%

Excedente o Deficit del Presente Año $ 3.259.210,41 ($ 3.470.073,69) $ 6.729.284,10 -194%

TOTAL PATRIMONIO $ 18.153.943,31 $ 14.894.732,90 $ 3.259.210,41 22%

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO $ 83.447.466,31 $ 29.253.884,90 $ 54.193.581,41 185%


Administradora

Pagina 1

ALVARO ESCOBAR RODRIGUEZ

Revisor Fiscal

Matricula 36993 - T

Contador Publico

Matricula 27223 - T


NIT 900.212.318 - 1

DETALLEAÑO TERMINADO EN DICIEMBRE DE:

BALANCE GENERAL COMPARATIVO

9. PRESENTACIÓN Y APROBACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS A 31 DE DICIEMBRE DE 2015. Toma la palabra la señora Viviana Zapata, preguntando si hay observaciones a los estados financieros a 31 de diciembre de 2.015, enviados previamente con la citación a la presente reunión, sin embargo la señora Zapata, señala que en el informe de Administración se realizó el análisis financiero, lo cual permite tener una visión más amplia, respecto a ingresos y egresos de la copropiedad y la inversión de los recursos, apoyado en las notas de los estados financieros.

24

AUMENTO VAR

2015 2014 DISMINUCION %

INGRESOS OPERACIONALES:

Cuotas de Administraciòn $ 153.408.000,00 $ 146.620.000,00 $ 6.788.000,00 4,6%

Descuento por Pronto pago ($ 5.332.000,00) ($ 5.750.000,00) $ 418.000,00 -7,3%

Financieros $ 3.612.778,53 $ 2.219.667,03 $ 1.393.111,50 62,8%

Fondo de Imprevistos ($ 1.456.308,00) ($ 1.383.276,00) ($ 73.032,00) 5,3%

TOTAL INGRESOS NETOS OPERACIONALES Nota 10 $ 150.232.470,53 $ 141.706.391,03 $ 8.526.079,50 6,0%

GASTOS OPERACIONALES:

Honorarios $ 16.117.404,00 $ 15.408.595,00 $ 708.809,00 4,6%

Seguros Zonas Comunes $ 6.488.580,00 $ 4.731.953,00 $ 1.756.627,00 37,1%

Servicios $ 109.934.898,00 $ 104.225.122,00 $ 5.709.776,00 5,5%

Mantenimiento, Reparaciones y Correctivos $ 1.172.580,00 $ 12.823.600,00 ($ 11.651.020,00) -90,9%

Adecuación e Instalaciones $ 4.822.665,00 $ 2.279.475,00 $ 2.543.190,00 111,6%

Depreciaciones $ 250.728,00 $ 250.728,00 $ 0,00 0,0%

Diversos $ 6.011.186,00 $ 6.362.476,00 ($ 351.290,00) -5,5%

TOTAL GASTOS OPERACIONALES Nota 11 $ 144.798.041,00 $ 146.081.949,00 ($ 1.283.908,00) -0,9%

RESULTADO OPERACIONAL $ 5.434.429,53 ($ 4.375.557,97) $ 9.809.987,50 -224,2%

INGRESOS NO OPERACIONALES:

Reintegro de Otros Costos y Gastos (Novena Navideña) $ 0,00 $ 130.750,00 ($ 130.750,00) 0,0%

Reintegro Excedente Reclamación daño Bomba $ 1.130.320,00 $ 0,00 $ 1.130.320,00 0,0%

Salon Social (Alquiler) $ 725.000,00 $ 660.000,00 $ 65.000,00 9,8%

Mantenimiento de Parqueaderos $ 30.000,00 $ 680.000,00 ($ 650.000,00) 0,0%

Diversos (Ajuste al Peso) $ 15.522,76 $ 1.777,00 $ 13.745,76 0,0%

TOTAL INGRESOS NO OPERACIONALES Nota 12 $ 1.900.842,76 $ 1.472.527,00 $ 428.315,76 29,1%

EGRESOS NO OPERACIONALES:

Gastos Bancarios $ 1.787.595,88 $ 1.862.088,72 ($ 74.492,84) -4,0%

Gastos Extraordinarios (Condonación Intereses casa 37) $ 3.768.184,00 $ 0,00 $ 3.768.184,00 0,0%

Diversos (Ajuste al Peso) $ 20.282,00 $ 4.954,00 $ 15.328,00 0,0%

TOTAL EGRESOS NO OPERACIONALES Nota 13 $ 5.576.061,88 $ 1.867.042,72 $ 3.709.019,16 198,7%

OTROS INGRESOS

Venta de Productos de Coca Cola $ 1.500.000,00 $ 1.300.000,00 $ 200.000,00 0,0%

TOTAL OTROS EGRESOS $ 1.500.000,00 $ 1.300.000,00 $ 200.000,00 0,0%

EXCEDENTE O (DEFICIT) DEL EJERCICIO $ 3.259.210,41 ($ 3.470.073,69) $ 6.729.284,10 -193,9%


Administradora

Pagina 2


DETALLEAÑO TERMINADO EN DICIEMBRE DE;

NIT 900.212.318 - 1

ESTADO DE EXCEDENTES O DEFICIT COMPARATIVO

Matricula 27223 - T Matricula 36993 - T

Contador Publico Revisor Fiscal


25

2015 2014

Nota 1 DISPONIBLE:

Recursos de Disponibilidad Inmediata $ 61.964.438,31 $ 5.977.992,90

Certificado de Deposito a Termino Fijo CDT $ 0,00 $ 2.223.732,00

TOTAL $ 61.964.438,31 $ 8.201.724,90

Nota 2 DEUDORES :

DEUDORES COPROPIETARIOS :

Cuentas por Cobrar por Cuotas de Administracion $ 8.447.461,00 $ 14.437.291,00

Cuota Extraordinaría $ 5.868.998,00 $ 0,00

Cuentas por Cobrar por Intereses de Mora $ 113.561,00 $ 1.536.339,00

TOTAL $ 14.430.020,00 $ 15.973.630,00

Detalle Deudores:

Carlos Enrique Ariza 1 $ 9.800,00 $ 120.000,00

Doris Amparo Bravo Castro 4 $ 394.200,00 $ 0,00

Edgar Augusto Romero Rodriguez 5 $ 256.400,00 $ 0,00

William Justino Sanchez 7 $ 0,00 $ 260.000,00

Leonardo Reyes Archila 18 $ 482.800,00 $ 0,00

Jairo Alfonso Guarin Gonzalez 19 $ 477.300,00 $ 273.787,00

Isabel Mendieta Merchan 23 $ 2.556.084,00 $ 1.510.705,00

Luis Alberto Lopez Perez 24 $ 1.237.300,00 $ 0,00

Adriana Barrios 25 $ 0,00 $ 780.000,00

Maria Luque 27 $ 0,00 $ 2.397.172,00

Diego Cojo Bernal 30 $ 1.162.798,00 $ 0,00

Claudia Patricia Cortes Santafe 31 $ 1.167.000,00 $ 0,00

Yaqueline Garcia Balbuena 37 $ 4.049.800,00 $ 10.041.966,00

Juan Pablo Gamboa Gomez 40 $ 1.176.538,00 $ 580.000,00

Milton Briceño Lequizamon 42 $ 0,00 $ 10.000,00

Jorge Ortiz 45 $ 1.460.000,00 $ 0,00

Total Deudores Copropietarios. $ 14.430.020,00 $ 15.973.630,00

DEUDORES VARIOS

Otros (Codensa S A) $ 2.200.000,00 $ 7.800,00

TOTAL $ 2.200.000,00 $ 7.800,00

Nota 3 ACTIVO FIJO:

Propiedades Planta y Equipo $ 2.504.279,00 $ 2.504.279,00

Depreciacion Acumulada ($ 1.455.530,00) ($ 1.204.802,00)

TOTAL $ 1.048.749,00 $ 1.299.477,00

Nota 4 DIFERIDO:

Gastos Pagados por Anticipado ( Seguros ) $ 3.804.259,00 $ 3.771.253,00

TOTAL $ 3.804.259,00 $ 3.771.253,00

$ 6.516.873

TOTAL ACTIVO $ 83.447.466,31 $ 29.253.884,90

Pagina 3

Nota 6 CUENTAS POR PAGAR:

Costos y Gastos por Pagar $ 2.948.683,00 $ 5.537.917,00

Enrique Ramos $ 30.000,00 $ 0,00

PPH Ltda $ 7.136,00 $ 3.500.000,00

Acueducto y Alcantarillado $ 2.868.746,00 $ 1.510.424,00

Codensa S A $ 0,00 $ 487.330,00

Telmex Colombia S A $ 42.801,00 $ 40.163,00

Retencion en la Fuente $ 219.344,00 $ 251.880,00

Cuota Extraordinaría $ 51.690.600,00 $ 0,00

TOTAL CUENTAS POR PAGAR $ 54.858.627,00 $ 5.789.797,00

Nota 7 PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES:

Provisión Reserva Fondo de Imprevistos $ 7.667.496,00 $ 6.211.188,00

TOTAL $ 7.667.496,00 $ 6.211.188,00

Nota 8 PASIVOS DIFERIDOS:

Ingresos Recibidos por Anticipado Cuotas de Administración $ 2.562.400,00 $ 2.153.167,00

Cosignaciones por Identificar $ 205.000,00 $ 205.000,00

TOTAL $ 2.767.400,00 $ 2.358.167,00

TOTAL PASIVO $ 65.293.523,00 $ 14.359.152,00

Nota 9

$ 14.894.732,90 18.364.806,59

TOTAL $ 14.894.732,90 18.364.806,59

Pagina 4

Excedentes o Deficit Acumulados Años Anteriores

Una de las prioridades de la Administracion y del Consejo es el constante seguimiento

para tener una cartera sana, acudiendo en casos puntuales al cobro juridico.

EXCEDENTES O DEFICIT AÑOS ANTERIORES

Algunos copropietarios acostumbran pagar cuotas de administracion en forma

anticipada.

Estos pasivos son producto del desarrollo normal para el funcionamiento del edificio .

Corresponde a la provision causada por el año de 2015 y 2014

El Conjunto es considerado como una entidad sin Animo de Lucro. Calificado

no Contribuyente del Impuesto a la Renta y Complementarios, de acuerdo a la Artículo 23

del Estatuto Tributario.

Debe cumplir con la obligación de agente retenedor , por ende debe descontar la

Retención en la Fuente sobre los pagos o abonos realizados a terceros de acuerdo con

los conceptos y tarifas establecidas.

Valor correspondiente a la póliza del seguros áreas comunes del conjunto expedida por

AIG Con una cobertura de Julio de 2014 a Julio de 2015 ; valor pendiente de amortizar

a Diciembre 31 de 2015 de $ 3.804.259.oo ( 2014 $ 3.771.253.oo) valor asegurado


NIT 900.121.318 - 1

NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS

AÑO TERMINADO EN DICIEMBRE DE:


Se cuenta con los fondos disponibles para atender todos los pasivos contraidos para el

funcionamiento del conjunto, como tambien para atender parte de algunos proyectos

pendientes.

26

2015 2014

Nota 10 INGRESOS:

Cuotas de Administraciòn $ 153.408.000,00 $ 146.620.000,00

Descuento por Pronto pago ($ 5.332.000,00) ($ 5.750.000,00)

INGRESOS CUOTAS DE ADMINISTRACION NETAS $ 148.076.000,00 $ 140.870.000,00

Intereses Financieros Bancarias $ 188.400,53 $ 9.240,03

Intereses de Mora Copropietarios $ 3.424.378,00 $ 2.210.427,00

INGRESOS RENDIMIENTOS FINANCIEROS NETOS $ 3.612.778,53 $ 2.219.667,03

Fondo de Imprevistos ($ 1.456.308,00) ($ 1.383.276,00)

FONDO DE IMPREVISTOS ($ 1.456.308,00) ($ 1.383.276,00)

TOTAL INGRESOS NETOS OPERACIONALES $ 150.232.470,53 $ 141.706.391,03

Nota 11 GASTOS OPERACIONALES:

Honorarios Revisoria Fiscal $ 3.003.060,00 $ 2.871.000,00

Honorarios Contadora $ 3.001.200,00 $ 2.869.200,00

Honorarios Administración $ 10.113.144,00 $ 9.668.395,00

PAGOS HONORARIOS $ 16.117.404,00 $ 15.408.595,00

SEGUROS ZONAS COMUNES $ 6.488.580,00 $ 4.731.953,00

Vigilancia $ 87.002.508,00 $ 83.176.632,00

Servicio de Aseo , Todero $ 15.152.016,00 $ 14.485.668,00

Acuedcuto y Alcantarillado de Zonas Comunes $ 1.358.322,00 $ 1.310.796,00

Energia Eléctrica $ 5.927.440,00 $ 4.786.570,00

Telefono $ 494.612,00 $ 465.456,00

SERVICIOS $ 109.934.898,00 $ 104.225.122,00

Matas y Jardines $ 0,00 $ 1.315.000,00

Mantenimiento de Motobombas $ 480.000,00 $ 375.000,00

Motobombas Repuestos (Mantenimiento Correctivo) $ 208.800,00 $ 3.480.000,00

Extintores $ 48.000,00 $ 63.000,00

Mantenimiento de Citofonos $ 180.000,00 $ 0,00

Suministro de Camaras, Iluminación e Instalación $ 0,00 $ 3.376.000,00

Mantenimiento de Muro Perimetral $ 0,00 $ 3.329.000,00

Materiales, pintura muro perimetral $ 0,00 $ 360.000,00

Mantenimiento y desinfección tanques de agua potable $ 255.780,00 $ 243.600,00

Citofonos $ 0,00 $ 282.000,00

MANTENIMIENTO , REPARACIONES $ 1.172.580,00 $ 12.823.600,00

Pagina 5

Instalaciones Eléctricas $ 637.166,00 $ 546.493,00

Reparaciones Locativas $ 4.185.499,00 $ 1.732.982,00

ADECUACION E INSTALACIONES $ 4.822.665,00 $ 2.279.475,00

Muebles y Enseres $ 250.728,00 $ 250.728,00

DEPRECIACIONES $ 250.728,00 $ 250.728,00

Elementos de Aseo y Cafetería $ 373.234,00 $ 535.564,00

Utiles Papelería y Fotocopias $ 330.710,00 $ 366.994,00

Taxis, Buses y Parqueaderos $ 152.700,00 $ 166.798,00

Admidata (Herramienta Web) $ 1.010.257,00 $ 980.630,00

Celebraciones y Fiestas Especiales $ 809.824,00 $ 630.000,00

Gastos Asamblea $ 334.961,00 $ 465.830,00

Arreglos y Regalos Navideños $ 1.493.300,00 $ 1.225.200,00

Otros Gastos e Imprevistos $ 1.506.200,00 $ 1.991.460,00

DIVERSOS $ 6.011.186,00 $ 6.362.476,00

TOTAL GASTOS OPERACIONALES $ 144.798.041,00 $ 146.081.949,00

Nota 12 INGRESOS NO OPERACIONALES

Reintegro de Otros Costos y Gastos (Novena Navideña) $ 0,00 $ 130.750,00

Reintegro Excedente Reclamación Daño Bomba $ 1.130.320,00 $ 0,00

Salon Social (Alquiler) $ 725.000,00 $ 660.000,00

Mantenimiento de Parqueaderos $ 30.000,00 $ 680.000,00

Ajuste al Peso $ 15.522,76 $ 1.777,00

DIVERSOS $ 1.900.842,76 $ 1.472.527,00

TOTAL INGRESOS NO OPERACIONES $ 1.900.842,76 $ 1.472.527,00

Nota 13 EGRESOS NO OPERACIONALES

Gastos Bancarios $ 1.787.595,88 $ 1.862.088,72

FINANCIEROS $ 1.787.595,88 $ 1.862.088,72

Gastos Extraordinarios Condonación Intereses casa 37 $ 3.768.184,00 $ 0,00

Diversos Ajuste al Peso $ 20.282,00 $ 4.954,00

INTERESES Y OTROS GASTSO BANCARIOS $ 3.788.466,00 $ 4.954,00

TOTAL INGRESOS NO OPERACIONES $ 5.576.061,88 $ 1.867.042,72

Pagina 6

Se tienen contratos por la vigencia de Asamblea a Asamblea para la revisoria fiscal , contadora y la administración

, quien es el organo competente para renovarlos o revocarlos.

Actualmente la copropiedad cuenta con una poliza integral, con un cubrimiento del 100% de las zonas

comunes.

Dentro de los gastos mas significativos, encontramos que la copropiedad invierte constantemente en cambio de

luminarias y reparaciones de menor cuantia por concepto de obras.

Gasto que se causa mensualmente..

Durante la vigencia 2.014, la copropiedad realizo gastos, pensando en el ornato y bienestar de la comunidad.

Estos son ingresos, que percibe la copropiedad por conceptos autorizados por el Consejo y manejados por la

administracción.

Los anteriores rubros corresponden a los servicios cancelados por la copropiedad, por concepto de

consumos de servicos publicos y las empresas contratadas para suministro de personal en lo concerniente a

vigilancia , aseo y todero.


NIT 900.212.318 - 1

NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS


AÑO TERMINADO EN DICIEMBRE DE:

Mensualmente se hace una reserva ordenado por la ley 675 , para atender obligaciones o expensas

imprevistas.

Mensualmente en los tres primeros dias de cada mes se factura la administracion de acuerdo al presupuesto

aprobado por la Asamblea . Se concede un descuento por pago dentro los primeros 15 dias del mes.

Se obtienen rendimientos por la Cuenta de Ahorros . Se facturan intereses de mora a los copropietarios.

27

EXCEDENTES O DEFICIT DEL EJERCICIO

Excedentes del Ejercicio $ 0,00 $ 3.259.210,41 $ 0,00 $ 3.259.210,41Deficit del Ejercicio ($ 3.470.073,69) $ 3.470.073,69 $ 0,00 $ 0,00

EXCEDENTES O DEFICIT DE EJERCICIOS ANTERIORES

Excedentes o Deficit de Ejercicios Anteriores $ 18.364.806,59 $ 0,00 $ 3.470.073,69 $ 14.894.732,90

TOTALES $ 14.894.732,90 $ 6.729.284,10 $ 3.470.073,69 $ 18.153.943,31

VIVIANA ZAPATA MORALES

Administradora

Matricula 36993 - T

Pagina 7

MARTHA CESPEDES DEVIA

Contador Mat 27223 T


Revisor Fiscal

SALDO A ENERO 01 -2015 SALDO A DICIEMBRE 31 -2015AUMENTOS DISMINUCION


NIT 900.121.318 - 1

ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO

CONCEPTO

ACTIVIDAD DE OPERACIÓN 2015

EFECTIVO GENERADO EN LA OPERACIÓN $ 3.509.938,41

Deficit del Periodo $ 3.259.210,41

Mas : Partidas que no afectan el capital de trab.

Depreciaciones 250.728,00

CAMBIOS EN ACTIVOS Y PASIVOS OPERACIONALES $ 50.252.775,00

Aumento o Disminución en Deudores ($ 648.590,00)

Aumento o Disminución en Activos Diferidos ($ 33.006,00)

Aumento o Disminución en Cuentas por Pagar $ 49.068.830,00

Aumento o Disminución pasivos Estimados y Provisiones $ 1.456.308,00

Aumento o Disminución pasivos Diferidos $ 409.233,00

FLUJO DE EFECTIVO NETO ACTIVADES DE FINANCIACION

ACTIVIDADES DE INVERSION

Aumento y Disminución Inversión CDT $ 2.223.732,00

FLUJO DE EFECTIVO NETO ACTIVIDAD DE FINANCIACION $ 2.223.732,00

AUMENTO O DISMINUCION EFECTIVO $ 55.986.445,41

EFECTIVO AÑO ANTERIOR $ 5.977.992,90

EFECTIVO PRESENTE AÑO $ 61.964.438,31

VIVIANA ZAPATA MORALES MARTHA CESPEDES DEVIA ALVARO ESCOBAR RODRIGUEZ

Administradora Contador Mat 27223 T Revisor Fiscal Mat 36993 - T

Pagina 9


NIT 900.212.318 - 1

ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO : Periodo Terminado a Diciembre 31 :

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CUENTAS PPTO EJECUTADO

INGRESOS OPERACIONALES ANUAL A LA FECHA DIFERENCIA

Cuota de Administración 153.364.512 153.408.000 43.488

Descuento por Pronto Pago -6.014.508 -5.332.000 682.508

Financieros 600.000 3.612.779 3.012.779

Rerserva Fondo de Imprevistos -1.456.308 -1.456.308 -

TOTAL INGRESOS 146.493.696 150.232.471 3.738.775

GASTOS DE ADMINISTRACION

Honorarios Revisor Fiscal 3.003.072 3.003.060 -12

Honorarios Contador 3.001.188 3.001.200 12

Honorarios Administración 10.113.144 10.113.144 -

Seguros Responsabilidad Civil 4.949.616 6.488.580 1.538.964

Servicio de Vigilancia y Monitoreo 87.002.508 87.002.508 -

Financiación PPH CCTV 3.504.000 - -3.504.000

Servicio Todero y Dotación 15.152.016 15.152.016 -

Acueducto y Alcantarillado Zonas Comunes 1.320.000 1.358.322 38.322

Energia Electrica 5.006.760 5.927.440 920.680

Telefono 486.864 494.612 7.748

Mantenimiento de Motobombas y Maquinaria 480.000 480.000 -

Mantenimiento de Motobombas Repuestos 600.000 208.800 -391.200

Mantenimiento de Jardines y prados 720.000 - -720.000

Mantenimiento de Citofonos 300.000 180.000 -120.000

Mantenimiento Circuito Cerrado de TV 240.000 - -240.000

Mantenimiento Extintores 65.904 48.000 -17.904

Materiales pintura muro perimetral 360.000 - -360.000

Mantenimiento y Desinfección del Tanque 254.808 255.780 972

Instalaciones Electricas 720.000 637.166 -82.834

Reparaciones Locativas 1.800.000 4.185.499 2.385.499

Depreciación Equipo de Oficina 250.728 250.728 -

Elementos de Aseo y Cafeteria 600.000 373.234 -226.766

Utiles Papeleria y Fotocopias 383.880 330.710 -53.170

Taxis, Buses y Parqueaderos 180.000 152.700 -27.300

Admidata (Herramienta Web) 1.007.532 1.010.257 2.725

Gastos de Asamblea 480.000 334.961 -145.039

Celebraciones y Fechas Especiales 624.000 809.824 185.824

Arreglos y Regalos Navideños 1.236.000 1.493.300 257.300

Otros Gastos e Imprevistos 2.040.000 1.506.200 -533.800

Total Gastos de Administración 145.882.020 144.798.041 -1.083.979

INGRESOS NO OPERACIONALES

Reintegro Excedente Reclamación daño bomba - 1.130.320 1.130.320

Diversos ( Salon Social Alquiler ) 360.000 725.000 365.000

Mantenimiento de Parqueaderos - 30.000 30.000

Diversos ( Ajuste al Peso ) - 15.523 15.523

Total Ingresos No Operacionales 360.000 1.900.843 410.523

EGRESOS NO OPERACIONALES

Gastos Bancarios 1.947.744 1.787.596 -160.148

Gastos Extraordinarios Condonación de Intereses casa 37) - 3.768.184 3.768.184

Diversos Ajuste al Peso - 20.282 20.282

Total Gastos No Operacionales 1.947.744 5.576.062

OTROS INGRESOS

Venta de Productos de Coca Cola 1.200.000 1.500.000 -

Total Otros Ingresos 1.200.000 1.500.000

EXCEDENTE O DEFICIT DEL EJERCICIO 223.932 3.259.211

Pagina 8


NIT 900.212.318 - 1

EJECUCION PRESUPUESTAL A DICIEMBRE 31 DE 2015

Sin más observaciones, son aprobados los estados financieros a 31 de diciembre de 2.015.

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CUENTASPpto Mens.

Aprobado 2015

Ejecución

Promedio mens.

2015

Diferencia

Propuesta

Presupuesto

2016

Incr. % Ejec

Vrs Prop

INGRESOS OPERACIONALES

CUOTAS ORDINARIAS ADMÓN. 12.780.376 12.784.000 3.624 13.678.880 7,00%

DESCUESTO POR PRONTO PAGO -501.209 -444.333 56.876 -475.436 7,00%

FINANCIEROS 50.000 301.065 251.065 0 -100,00%

FONDO IMPREVISTOS -121.359 -121.359 0 -131.668 8,49%

TOTAL INGRESOS OPERACIONALES 12.207.808 12.519.373 311.564 13.071.776 4,41%

OTROS INGRESOS

SALON COMUNAL 30.000 60.417 30.417 30.000 -50,34%

VENTA DE COCACOLA 100.000 125.000 25.000 125.000 0,00%

REINTEGRO RECLAMACION BOMBA CODENSA 0 94.193 94.193 0 -100,00%

MANTENIMIENTO DE PARQUEADERO 0 2.500 2.500 80.000 3100,00%

DIVERSOS (AJUSTE AL PESO) 0 1.294 1.294 0 -100,00%

TOTAL OTROS INGRESOS 130.000 283.404 153.404 235.000 -17,08%

TOTAL INGRESOS 12.337.808 12.802.776 464.968 13.306.776 3,94%

GASTOS DE ADMINISTRACION

HONORARIOS REVISORIA FISCAL 250.256 250.255 -1 267.772 7,00%

HONORARIOS CONTADOR 250.099 250.100 1 267.607 7,00%

HONORARIOS ADMINISTRACION 842.762 842.762 0 901.755 7,00%

VIGILANCIA 7.250.209 7.250.209 0 7.757.723 7,00%

FINANCIACION PPH CCTV 292.000 0 0 250.000 #¡DIV/0!

SERVICIO DE ASEO 1.262.668 1.262.668 0 1.351.054 7,00%

TOTAL GASTOS PERSONAL 10.147.994 9.855.994 292.000 10.795.911 9,54%

SEGURO AREAS COMUNES 412.468 540.715 128.247 578.565 7,00%

ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO 110.000 113.194 3.194 130.173 15,00%

ENERGIA ELECTRICA 417.230 493.953 76.723 568.046 15,00%

TELEFONO 40.000 41.218 1.218 44.103 7,00%

MANTENIMIENTOS DE MOTOBOMBAS 40.572 40.000 -572 42.800 7,00%

CORRECTIVO DE MOTOBOMBAS Y REPUESTOS 50.000 17.400 -32.600 21.643 24,39%

MANTENIMIENTO JARDINES Y PRADOS 60.000 0 -60.000 60.000 #¡DIV/0!

MANTENIMIENTO DE CITOFONOS 25.000 15.000 -10.000 15.000 0,00%

MANTENIMIENTO CCTV 20.000 0 -20.000 10.000 -50,00%

MANTENIMIENTO DE EXTINTORES 5.492 4.000 -1.492 4.280 7,00%

MATERIAL PINTURA MURO PERIMETRAL 30.000 0 -30.000 15.000 -50,00%

MANTENIMIENTO Y DESIFECCION DE TANQUE 21.234 21.315 81 22.807 7,00%

TOTAL MANTENIMIENTOS 1.231.996 1.286.795 54.799 1.512.417 17,53%

MAQUINARIA Y EQUIPO

INSTALACIONES ELECTRICAS 60.000 53.097 -6.903 56.813 7,00%

REPARACIONES LOCATIVAS 150.000 348.792 198.792 300.000 -13,99%

TOTAL MAQUINARIA Y EQUIPO 210.000 401.889 191.889 356.813 12,63%

ADECUACION E INSTALACION

EQUIPO DE OFICINA 20.894 20.894 0 21.000 0,51%

ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERIA 50.000 31.103 -18.897 33.280 7,00%

UTILES PAPELERIA Y FOTOCOPIA 31.990 27.559 -4.431 29.488 7,00%

TAXIS, PARQUEADEROS Y BUSES 15.000 12.725 -2.275 13.616 7,00%

ADMIDATA S.A.S 83.961 84.188 227 90.081 7,00%

GASTOS DE ASAMBLEA 40.000 27.913 -12.087 29.867 7,00%

CELEBRACIONES Y FECHAS ESPECIALES 52.000 67.485 15.485 50.000 -25,91%

ARREGLOS Y REGALOS NAVIDEÑOS 103.000 124.442 21.442 100.000 -19,64%

OTROS GASTOS IMPREVISTOS 170.000 125.517 -44.483 134.303 7,00%

TOTAL ADECUACION INSTALACION 566.845 521.826 -45.019 501.635 -3,87%

TOTAL GASTOS ADMINISTRACION 12.156.835 12.066.503 493.669 13.166.776 9,12%

EXCEDENTE Ó DEFICIT 180.973 736.273 -28.701 140.000 -80,99%

GASTOS NO OPERACIONALES

GASTOS BANCARIOS 162.312 148.966 -13.346 140.000 -6,02%

TOTAL GASTO FINANCIEROS NO OPERACIONALES 162.312 148.966 13.346 140.000 -6,02%

EXCEDENTES O DEFICIT 18.661 587.307 -568.646 0 -100,00%

CUOTA AÑO 2.015+ PLENA 272.000$

INCREMENTO DEL 7% 19.040$

TOTAL PLENA 291.040$

PROPUESTA PRESUPUESTO CON INCREMENTO CUOTA 7%

VIGENCIA 2016


NIT.900.212.318-1

10. PRESENTACIÓN Y APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO, PARA LA VIGENCIA DEL AÑO 2016. Toma la palabra la señora Viviana Zapata, manifestando el presupuesto que se da continuación así: 1. PROPUESTA 7% correspondiente al aumento de SMLV. Toma la palabra la señora Viviana Zapata, manifiesta a los Asambleístas, que el incremento planteado para esta vigencia es del 7%, sin embargo solicita se analice la posibilidad de suprimir, en el contrato de Vigilancia, el recorredor en las noches y el costo de este gasto se invierta en la implementación de medios tecnológicos, tales como: 1. Implementación de alarmas de monitoreo en cada casa, con un panel único en portería, este medio tecnológico se manejaría como forma preventiva. Esta propuesta se da, por el análisis hecho, por parte del Consejo, en las diferentes reuniones, donde se analizó la efectividad de contar con un

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recorredor en las noches, teniendo en cuenta que hay conjunto que tienen menos unidades habitacionales y solo manejan un Guarda, en cada turno. 2. Si se llega a aprobar, no continuar con el recorredor en las noches, este costo tendría que invertirse en la optimización de medios tecnológicos y muy seguramente para el próximo año, la cuota de administración podría disminuir. Intervenciones: Casa 42 (Milton Briceño): Es importante que si se llegase a aprobar que el recorredor no continúe, que éste no se suprima hasta que se haya realizado todo el montaje de los sistemas tecnológicos. Casa 15 (John Vélez): Es muy acertada la decisión de suprimir el recorredor, teniendo en cuenta la poca funcionalidad que éste tiene. Casa 17 (Leonor de Moncayo): se podría ubicar una garita encima del muro de la casa 47 y allí tendría visibilidad hacia el lote baldío. Esta propuesta no es acogida por la Asamblea. Casa 1 (Andrés Ruiz): El ubicar una garita en esta zona, se presta para que duerman. En este momento se somete a votación la propuesta realizada por la administradora, respecto a suprimir el recorredor de noche. Por unanimidad se aprueba, así: 1. Que el Consejo de Administración, evalué la implementación de medios tecnológicos y al estar en pleno funcionamiento, se suprima el guarda de la noche. La señora Viviana Zapata, pregunta si hay más comentarios sobre la aprobación del presupuesto, intervienen: Casa 8 (Gerardo Salas): Hace un llamado a la reflexión en cuanto a los gastos, como:

- Papelería - Admidata - Otros gastos - Arreglos navideños - Celebración y fechas especiales

Adicional a esto añade el señor Gerardo Salas, que aunque no es función del Revisor Fiscal la racionalización y necesidad de gastos, solicita que apoye al Consejo de Administración en esta labor.

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Interviene el señor Álvaro Cáceres, manifestando su opinión sobre admidata, expresando que esta herramienta es válida si se le da la utilización que tiene y se optimiza su uso, y se pueda encontrar entre sus contenidos las actas de asamblea, consejo, estados financieros y demás, aspectos de interés general de la comunidad. La encargada de la casa No.45, manifiesta su inconformidad con admidata, teniendo en cuenta que su estado de cuenta no arroja los valores reales de los saldos que trae. Interviene el señor John Vélez, manifestando que esta opción sería válida si se diera la oportunidad de realizar el pago de Administración por medio electrónico, ó PSE, como en otras copropiedades. La señora Viviana Zapata, manifiesta a los asambleístas de acuerdo a las inquietudes que se dieron: 1. Admidata es una herramienta que ha permitido que se mejore el recaudo de cartera, sin embargo si el día de hoy se determina que se termine con este convenio, se realizara nuevamente la facturación bajo Excel, sin recaudo. 2. En cuanto a los contenidos, pide excusas a los copropietarios por cuanto Ella no lo ha hecho y se da el compromiso de alimentar la página. 3. En cuanto al pago por PSE, esta función está limitada por el banco colpatria quien no tiene habilitado este proceso dentro del recaudo, puesto que no cuenta con la parametrizacion necesaria para subir las bases de datos y cargue de archivo parametrizado. Así mismo la señora Viviana Zapata, manifiesta la posibilidad de manejar otro banco como AV VILLAS, el cual ya está en oficina de centro chía, logrando disminuir costos y contar con la parametrizacion de la base de datos y se logre el pago por PSE. Por lo comentado negativamente, la Administración hará lo pertinente para terminar con el contrato de Admidata, y ese dinero se destinará para otro propósito, con la aprobación del Consejo de Administración. Una copropietaria propone que se redondee el valor de la cuota mensual de administración, la cual quede en $ 290.000; propuesta que es aprobada. Sin más observaciones, es aprobado el presupuesto de gatos para la vigencia 2.016. 11. ELECCIÓN DE LOS MIEMBROS DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, PARA EL PERIODO 2016. Los asambleístas, agradecen a los miembros del Consejo de Administración por su gestión y apoyo durante la gestión del año 2.015.

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Toma la palabra la señora Viviana Zapata, invitando a los presentes a vincularse al Consejo de Administración, comentando que es una experiencia muy enriquecedora. Un miembro de la Asamblea comenta que, como los miembros del Consejo de Administración 2015 tuvieron a cabo el control de la obra de adoquinamiento del Conjunto, propone que como Ellos ya conocen éste tema y lo realizaron en forma por demás excelente, propone que dichos Miembros se postulen para el año 2016, lo cual es aplaudido por la Asamblea en general, presentándose la intervención del señor Iván González, que desiste por cuanto este año tendrá que viajar constantemente. Con base en lo anterior, se postulan así: La asamblea en pleno apoya la elección y los postulados aceptan la nominación, para la conformación del Consejo de Administración, quedando integrado por: NOMBRE CASA

Sr. Giovanny Infanti 4 Sr. Miriam Lozano 13 Sr. Carlos Hernández 23 Sr. Wilson Ariza 29 Sra. Gina Amaya 32 Sra. Ana María Díaz 47

12. ELECCIÓN DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA, PARA EL PERIODO 2016. La administración invita a los asistentes a vincularse a este comité, interviene la señora Marcela Garnica, manifestando que el año anterior perteneció a este comité, sin embargo no se vio la pro actividad en el funcionamiento del mismo, e invita a los presentes a vincularse y hacer ver el sentido de pertenencia hacia la copropiedad; la señora Garnica manifiesta que invitara a las residentes de la casas 31 y 30 a vincularse; interviene la señora Viviana Zapata, expresando la importancia respecto a que estén presentes los postulados, para efectos de conformación presencial; escuchadas las intervenciones, queda conformado por: NOMBRE CASA 1. Sra. Olga Bravo 4 2. Sra. Marcela Garnica 34 3. Sra. Ana María Díaz 47

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13. ELECCIÓN DEL REVISOR FISCAL Y SU SUPLENTE, PARA EL PERIODO 2016. Por unanimidad se nomina la reelección del actual Revisor Fiscal, señor Álvaro Escobar, con Tarjeta Profesional No. 36993-T, el señor Escobar manifiesta a la Asamblea, la aceptación de la reelección del cargo desempeñado, así mismo es aprobando incrementar sus honorarios de cuerdo al presupuesto aprobado. 14. PROPOSICIONES Y VARIOS CAMBIO DE GUARDAS: Revisar con la compañía de vigilancia, la alta rotación de personal, sin previo aviso y que el nivel de exigencia sea alto en servicio. ANDEN: De acuerdo a la solicitud realizada por el señor Álvaro Cáceres, se aprueba realizar el arreglo del andén donde fueron retirados los arboles. TODERO: Que la administración optimice las funciones del todero y este a su vez la conozca y de esta manera se dé estricto cumplimiento a las funciones que debe desempeñar. FRENTES DE CASAS: Trabajo con el comité de convivencia, respecto al tema puntual de las casas: Casa No.31: ubicación de matas colgantes frente a la ventana y saber si esto corresponde a una afectación de fachada. Casa 29: constantemente se ven objetos abandonados en su jardín (tablas, parales de camas etc.). MASCOTAS: Recordar a los residentes que está prohibido el tránsito de mascotas por la zona verde del parque infantil y no ahorrar esfuerzos en comprobar la violación de normas respecto al tránsito de perros por el conjunto sin ninguna compañía, los cuales realizan sus deposiciones en forma incontrolable, de esta manera se podrá multar las violación a las normas. FIESTAS: Hacen referencia a la fiesta realizada por los ocupantes de la casa No.10, la cual la realizan con amplificación de sonido; la administración señala que se emitió comunicación al respecto; sin embargo resalta que no se había presentado en ocasiones anteriores. RIEGO: El señor Juan Pablo Gamboa, solicita que el todero realice el riego en cada casa en sus jardines exteriores, con la manguera que corresponda a cada uno; la señora Viviana Zapata, le informa que este tema fue tratado en puntos anteriores y así quedo determinado. Así mismo solicita que se refuerce el aseo en obra que es manejado por parte de los obreros.

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PODA ARBOL: La señora Nubia Vega, pregunta sobre el tramite que está en curso con Codensa para terminar de talar el árbol, la señora Viviana Zapata, comenta que tal y como reposa en la documentación de archivo, se está en lista para que ellos terminen esta labor, que no se puede realizar por ninguna persona diferente a ellos. CAMARAS: Solicitan revisar con la compañía de vigilancia, la posibilidad de reubicación de cámaras para cubrir los puntos muertos y reforzar la iluminación del conjunto en las zonas ciegas. ELIMINAR CETOS: La señora Gina Amaya, solicita autorización para retirar los setos que obstaculizan el paso peatonal, ocasionando que los peatones pasen y los niños en sus bicicletas rayando sus vehículos. Los asambleístas aprueban esta solicitud. No existiendo más temas a tratar, se levanta la sesión a las 10:40 a.m. CARLOS HERNANDEZ VIVIANA ZAPATA M. Presidente Secretario COMISIÒN DE VERIFICACIÒN Y APROBACIÒN DEL ACTA. Integrada por los señores, Luis Cifuentes, Casa No.02, Gerardo Martín Salas Jurado, Casa No.08 y Álvaro Cáceres, Casa 33, quienes hacen constar que han leído y revisado la presenta Acta de la Asamblea del Conjunto Residencial Guayacán, siendo su contenido trascripción de lo que en dicha reunión sucedió y se dijo. Para constancia los señores integrantes de la Comisión, la aprueban y la suscriben de conformidad. LUIS CIFUENTES GERARDO M. SALAS J. ALVARO CACERES Casa 2 Casa 8 Casa 3

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CONJUNTO RESIDENCIAL GUAYACAN …conjuntos.admidata.net/files/...guayacan_2016__pdf.pdf · Zapata, el informe de obra a la fecha con el archivo fotográfico, el cual hace ... decisiones