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CONSEJO NACIONAL DE CONCESIONES
(CNC)
Carta de gerencia CG 1-2016
Informe Final
San José, 17 de octubre del 2017
Señores
Junta Directiva
Consejo Nacional de Concesiones
Estimados señores:
Según nuestro contrato de servicios, la auditoría externa al Consejo Nacional de Concesiones
correspondiente a los períodos 2016 y 2015, y con base en ese examen efectuado observamos
ciertos aspectos referentes al sistema de control interno y procedimientos de contabilidad, los
cuales sometemos a la consideración de ustedes en esta Carta de Gerencia número CG1-2016.
Las condiciones que se deben informar comprenden asuntos que llamaron nuestra atención
relativos a deficiencias en el diseño y operación de la estructura de control interno que, a nuestro
juicio, podrían afectar adversamente la capacidad de la Institución para registrar, procesar,
resumir e informar datos financieros consistentes con las afirmaciones de la administración en los
estados financieros. Considerando el carácter de pruebas selectivas en que se basa nuestro
examen, ustedes pueden apreciar que se debe confiar en métodos adecuados de comprobación y
de control interno, como principal protección contra posibles irregularidades que un examen de
pruebas selectivas puede no revelar, si es que existiesen. Las observaciones no van dirigidas a
funcionarios o empleados en particular, sino únicamente tienden a fortalecer el control interno y
los procedimientos de contabilidad.
Agradecemos una vez más la colaboración que nos han brindado los funcionarios de la
Institución y estamos en la mejor disposición de discutir estos comentarios con ustedes y, si lo
desean, asistirles en la implementación de cualquiera de nuestras sugerencias.
CONSORCIO EMD
CONTADORES PÚBLICOS AUTORIZADOS
Lic. Esteban Murillo Delgado
Contador Público Autorizado No. 3736
"Exento de timbre de Ley número 6663 del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica,
por disposición de su artículo número 8”.
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TRABAJO REALIZADO
A continuación se resumen los procedimientos de evaluación de control interno y pruebas
sustantivas de auditoría aplicadas durante nuestra visita al Consejo Nacional de Concesiones.
a) Ambiente de Control
Dimos lectura a las actas de Junta Directiva para el período que terminó el 31 de
diciembre del 2016 y posterior a esa fecha. Estudiamos aspectos relevantes a fin de
determinar acuerdos que pudieran tener un efecto importante para efectos de la
auditoría.
Analizamos los informes de auditoría interna emitidos durante el periodo 2016 y
posterior a esa fecha. Esto con el fin de ampliar nuestro criterio y verificar las
acciones realizadas como parte de la aplicación de procedimientos de control
interno.
Estudiamos también la normativa, leyes, pronunciamientos, circulares e
información que está relacionada con las actividades operativas del CNC, con el fin
de establecer el alcance de nuestra revisión en lo referente al marco legal y de
acción en que se desenvuelve la entidad.
Aplicamos cuestionarios de control interno.
Dimos seguimiento a cartas de gerencia de auditorías externas anteriores.
b) Cajas y Bancos
Solicitamos las conciliaciones bancarias preparadas por el Departamento de
Contabilidad, para revisar los siguientes procedimientos:
1. Cotejamos el saldo según libros en la conciliación bancaria con el saldo mostrado
en los estados financieros.
2. Cotejamos el saldo según bancos con el saldo en el estado de cuenta bancaria que
la Institución mantenía con las diferentes entidades bancarias al 31 de diciembre
del 2016.
3. Efectuamos una prueba aritmética en cada una de las conciliaciones bancarias a la
fecha de corte.
4. Analizamos las partidas pendientes de registro en los libros o en bancos, su
antigüedad y naturaleza de las mismas.
5. Enviamos confirmaciones de saldos a los bancos donde se mantienen cuentas
corrientes y de Caja Única y cotejamos los saldos confirmados con los saldos
mostrados en la contabilidad.
6. Corroboramos los saldos contenidos en las confirmaciones recibidas contra sus
respectivos saldos en libros.
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c) Inventario de materiales
Conciliamos el registra auxiliar con el mayor general.
Verificamos la razonabilidad de los saldos presentados en el registro auxiliar, de
acuerdo a la correcta aplicación del método de inventario utilizado.
d) Propiedad, planta y equipo
Solicitamos a la Institución el registro auxiliar de propiedad, planta y equipo,
terrenos, construcciones, adiciones y mejoras.
Solicitamos una cédula detalle de las adiciones y retiros de la propiedad, planta y
equipo del periodo y verificamos la documentación que respalde cada transacción,
así como la verificación de la existencia física de los bienes.
Determinamos si los activos adquiridos durante el periodo fueron autorizados y si
tenían contenido presupuestario.
De acuerdo a la muestra seleccionada verificamos la documentación respaldo de las
adquisiciones, para lo cual solicitamos los acuerdos de pagos donde se examinó la
documentación de respaldo tales como facturas, transferencias, y cheques
cancelados.
Realizamos el re cálculo de depreciación donde se cotejó el resultado con el balance
y en lo que respecta al gasto por depreciación del periodo y se comparó con el saldo
de la cuenta de gasto correspondiente.
Solicitamos la toma física del total de activos institucionales realizada en el período
2016.
e) Otros activos corrientes
Cotejamos el saldo del registro auxiliar de inventarios con el mayor general.
Enviamos la confirmación de pólizas de seguro.
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f) Cuentas por pagar y otros pasivos
Cotejamos el saldo del registro auxiliar el mayor general.
Realizamos la prueba de pagos posteriores.
Enviamos confirmaciones de saldos.
g) Retenciones por pagar
Realizamos el re cálculo de las retenciones obreras por pagar con la prueba global de
planillas al 31 de diciembre de 2016.
Verificamos en el sitio web de la Caja Costarricense del Seguro Social que la
Institución se encuentra al día en sus con dicha entidad.
h) Patrimonio
Verificamos la composición del superávit acumulado al 31 de diciembre del 2016.
Revisamos los principales movimientos en las cuentas de patrimonio durante el
periodo.
Solicitamos la conciliación del superávit presupuestario con las cuentas líquidas
registradas en el estado de situación financiera.
i) Ingresos
Revisamos y analizamos los movimientos registrados, mediante la verificación de
asientos de diario y sus documentos fuentes.
Mediante muestreo verificamos los movimientos importantes para determinar la
razonabilidad de los registros.
Seleccionamos una muestra de depósitos para verificar el correcto registro de los
ingresos a las cuentas corrientes del CNC.
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j) Gastos
Realizamos una prueba global de planillas con el fin de verificar los gastos por
remuneraciones de personal y otros relacionados.
Realizamos un recalculo de los gastos por aguinaldo y cargas sociales para
determinar la distribución correcta de los porcentajes establecidos por Ley sobre los
salarios mensuales.
Solicitamos la base de datos con el movimiento contable de todos los gastos del período.
Realizamos un muestreo estadístico monetario con el software de auditoría ‘Audit
Command Language’ (ACL) para revisar la documentación soporte de los gastos
administrativos y demás gastos.
Solicitamos al departamento de recursos humanos el registro auxiliar de las vacaciones
pendientes por disfrutar de los colaboradores y analizamos la cantidad de días pendientes
por disfrutar.
Contratación Administrativa
Determinamos una muestra de expedientes de procedimientos de contrataciones
administrativas llevados a cabo durante el periodo de revisión.
Verificamos el cumplimiento de los lineamientos establecidos en la Ley de Contratación
Administrativa y su reglamento.
Verificamos la correcta aplicación del procedimiento a seguir (Licitación Pública,
Abreviada, o Contratación Directa) según monto a contratar.
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HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES
HALLAZGO 1: NO SE CUENTA CON EL PROCEDIMIENTO PARA
LEGALIZAR DE MANERA DIGITAL LOS LIBROS
CONTABLES DIGITALES.
CONDICIÓN:
En nuestra revisión se determinó que el CNC no cuenta con un procedimiento para la
debida legalización de los libros legales contables digitales del CNC al 31 de diciembre del
2016. Al 31 de diciembre del 2015 y 2016 si están legalizados en el antiguo formato
manual.
CRITERIOS:
El libro de actas de Junta Directiva y los libros contables que se requieran deben
presentarse a la Auditoría Interna , para su legalización conforme lo establece el artículo
22, inciso e) de la Ley 8292 “Ley General de Control Interno”.
La directriz N° 002-2014 de la Contabilidad Nacional indica en su artículo 4 lo siguiente:
“Cuando los responsables de las Unidades Contables de las Entidades y Órganos
Públicos, quieran llevar la información contable en forma digital, incluyendo los libros
contables digitales, podrán acudir a sus respectivas Administraciones Activas (El Jerarca
y los titulares subordinados), según lo establecido en las Normas de Control Interno para
el Sector Público, emitido por la Contraloría General de la República (CGR) y los
artículos 8 y 10 de la Ley General de Control Interno, para obtener los lineamientos,
políticas y procedimientos, para asegurar la confiabilidad, seguridad y controles, para la
implementación de estos sistemas informáticos contables-financieros y la emisión de los
documentos digitales emitidos por estos”.
EFECTO:
Posible incumplimiento de lo estipulado en la Ley General de Control Interno, lo que
podría exponer a la Institución a sanciones por parte de la Contraloría General de la
República.
RECOMENDACIÓN:
La legalización de los libros cumple con el propósito de garantizar razonablemente a los
usuarios de la información, que al menos los libros que la incorporan no han sufrido o
puedan sufrir un proceso de manipulación que ponga en duda su autenticidad y, por tanto,
la información que contienen, por lo que es necesario que la Administración Superior
solicite a la Auditoría Interna que proceda a legalizar los libros con la firma digital. Por lo
tanto es necesario contar con el procedimiento que garantice la integridad y veracidad de
los datos generados de manera digital.
COMENTARIO DE LA ADMINISTRACIÓN:
Se procederá a realizar el oficio mediante el cual se le solicite a la Auditoría Interna del
Consejo Nacional de Concesiones (CNC), que se legalicen los libros legales del Consejo, a
partir del período 2016, por medio de firma digital; así como el cierre de los libros legales
manuales. Se acata la recomendación y se encuentra en proceso.
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HALLAZGO 2: FALTA DE UN INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS.
CONDICION:
En nuestra evaluación del control interno se determinó que la administración no cuenta con
un inventario formal de las políticas y procedimientos institucionales aprobados,
pendientes o en proceso de aprobación.
CRITERIO:
Las Normas de Control Interno para el Sector Público establecen en el capítulo I que los
responsables por el sistema de control interno deben procurar condiciones idóneas para que
los componentes orgánicos y funcionales del sistema operen de manera organizada,
uniforme y consistente.
EFECTO:
Esta situación debilita el control interno institucional, ya que las políticas y procedimientos
orientan el quehacer de las actividades de la organización. Además no es posible para la
administración y las entidades reguladoras determinar cuáles procedimientos faltan por
redactar o que no estén vinculados a algún proceso y necesiten ser actualizados.
RECOMENDACIÓN:
Es necesario que todas las políticas y procedimientos institucionales que se consideren
necesarios estén actualizados y debidamente redactados en un documento formal, contando
los mismos con la debida aprobación de la Administración Superior, como una manera de
coadyuvar para que los funcionarios participantes en la ejecución de los distintos procesos
y actividades desarrollen su trabajo de manera coordinada y eficaz.
COMENTARIO DE LA ADMINISTRACIÓN:
Se espera poder realizar un convenio con el Instituto Centroamericano de Administración
Pública (ICAP) denominado “Desarrollo e implementación de un sistema de gestión de la
calidad para el Consejo Nacional de Concesiones”, con el propósito de documentar y
desarrollar los procedimientos de la institución.
Se acata la recomendación y se encuentra en proceso.
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HALLAZGO 3: NO SE INCORPORÓ AL SISTEMA SIPP DE LA
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA LA
CONCILIACIÓN DE LAS CUENTAS LÍQUIDAS CON EL
SUPERÁVIT PRESUPUESTARIO.
CONDICIÓN:
Al 31 de diciembre del 2016 y 2015 no se elaboró la conciliación de cuentas líquidas con
el superávit presupuestario, por lo que no se incorporó la misma en el Sistema de
Información sobre Presupuestos Públicos (SIPP).
CRITERIO:
Las Normas Técnicas de Presupuesto Público, publicadas en La Gaceta No. 64, del 29 de
marzo del 2012 establecen lo siguiente:
“4.3.19 Información sobre la liquidación presupuestaria que debe suministrarse a
la Contraloría General y documentación adjunta. La información de la liquidación
presupuestaria y documentación adjunta a ella que debe incorporase en el sistema
electrónico diseñado por la Contraloría General, comprenderán lo siguiente:
c) Información complementaria: Un estado o informe que demuestre la
congruencia del resultado de la liquidación del presupuesto -superávit o déficit-,
con la información que reflejan los estados financieros con corte al 31 de
diciembre del periodo respectivo”.
EFECTO:
Revelación inadecuada de información financiera que los usuarios de los estados
financieros podrían encontrar relevante.
RECOMENDACIÓN:
Según la Contraloría General de la República, es responsabilidad absoluta y total del ente u
órgano que incluye la información presupuestaria garantizar la autenticidad, integridad,
oportunidad y seguridad de la información subida al SIPP; la Administración debe registrarla y
validarla oportunamente en el Sistema, de conformidad con lo señalado en las directrices
generales a los sujetos pasivos de la Contraloría General de la República, para el adecuado
registro o incorporación y validación de información en el Sistema de Información sobre
Presupuestos Públicos (SIPP) R-DC-54 (D-1-2010-DC-DFOE).
COMENTARIO DE LA ADMINISTRACIÓN:
En los informes de ejecución presupuestaria del IV Trimestre de los años 2015 y 2016, mediante
los anexos No. 8 y No.4 respectivamente, se presentan las conciliaciones de ingresos y gastos
Contabilidad – Presupuesto, esta información se adjunta en el Sistema SIPP. Respecto a la
recomendación de registrar y validar los datos del resultado de la liquidación presupuestaria de
cada año, se acata la recomendación y se procederá a realizar el informe de conciliación de la
liquidación presupuestaria (superávit – déficit) con la información de los estados financieros del
CNC.
Se acata la recomendación y se encuentra en proceso.
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HALLAZGO 4: NO SE ELABORÓ EL BALANCE DE APERTURA EXIGIDO
POR LA NICSP 33 ‘ADOPCIÓN POR PRIMERA VEZ DE
LAS NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD
DEL SECTOR PÚBLICO DE BASE DE ACUMULACIÓN (O
DEVENGO)’.
CONDICIÓN:
Durante nuestra revisión se determinó que no se elaboró el balance de apertura exigido por
la NICSP 33 emitida en enero 2015.
CRITERIOS:
De acuerdo con la NICSP 33, una entidad que adopta por primera vez las NICSP preparará
y presentará un estado de situación financiera de apertura en la fecha de adopción de las
NICSP. Éste es el punto de partida de su contabilidad según las NICSP de base de
acumulación (o devengo).
EFECTO:
Omisión de las guías que la NICSP 33 proporciona y que tienen como objetivo
proporcionar guías a una entidad que adopta por primera vez las NICSP para preparar y
presentar los estados financieros que surgen de la adopción de las NICSP de base de
acumulación (o devengo), para facilitar información de alta calidad.
RECOMENDACIÓN:
Los momentos para el cambio de normativa contable son los siguientes: 1- El de apertura que
significa introducir una nueva política con cambios en el patrimonio y reclasificaciones
principalmente, 2- El año de transición contable antes de iniciar oficialmente la aplicación en
libros oficiales y 3- el año de implementación de la nueva política en libros oficiales y por
tanto de presentación ante terceros de la información basada en NICSP. Por lo tanto es
importante que la administración oriente sus mayores esfuerzos para finalizar las labores
pendientes y así presentar estados financieros con base en NICSP.
COMENTARIO DE LA ADMINISTRACIÓN:
A la fecha no se ha recibido instrucciones por parte de la Contabilidad Nacional, sobre la
aplicación de la NICSP No.33; ya que el proceso de adopción de las NICSP en Costa Rica,
se ha venido realizando de forma paulatina y en coordinación con las instrucciones que
gire la Contabilidad Nacional.
Se acata la recomendación.
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HALLAZGO 5: FALTA DE REVELACIÓN DE OTROS PASIVOS
CONTINGENTES.
CONDICIÓN:
La asesoría legal, en oficio CNC-ASL-OF-0254-2017 de fecha 18 de setiembre 2017,
informa acerca de las gestiones judiciales a favor y en contra de la Institución. Dichos
procesos representan pasivos contingentes que deben ser revelados en los estados
financieros donde el CNC figura como parte actor o demando.
CRITERIOS:
Las Normas de Control Interno para el Sector Público establecen en el capítulo III, punto
3.1, lo siguiente: “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben
definir, implantar, verificar y perfeccionar un proceso permanente y participativo de
valoración del riesgo institucional, como componente funcional del Sistema de Control
Interno”.
La NICSP 19 -‘Provisiones, pasivos y activos contingentes’ indica que, salvo que la
posibilidad de que vaya a existir un flujo de salida de recursos para liquidar una obligación
sea remota, la entidad deberá presentar, para cada clase de pasivo contingente a la fecha de
los estados financieros una breve descripción de la naturaleza del pasivo contingente.
EFECTO:
Revelación inadecuada de la información financiera, que expone a error al lector de los
estados financieros.
RECOMENDACIÓN:
Es necesario que exista la debida revelación en las notas a los estados financieros sobre esta clase
de pasivos contingentes, mientras se terminan de definir el resultado de los procesos. Para ello al
cierre del período se debe solicitar a la asesoría legal de la Institución el informe de
gestiones judiciales, tanto a favor como en contra de la Institución.
COMENTARIO DE LA ADMINISTRACIÓN:
Se ha coordinado con la Dirección de Capital Humano y Gestión, y mediante Oficio
CNCST-SL-OF-0343-2017, donde indica lo siguiente:
“Se dan por aceptados ambos hallazgos y esta Área realizará las coordinaciones necesarias
con el Área Financiero Contable, a efectos de ejecutar las acciones correctivas que son
procedentes”.
Se acata la recomendación y se encuentra en proceso.
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HALLAZGO 6: FALTA DE REVELACIÓN DEL IMPORTE EN LIBROS DE
LOS ELEMENTOS COMPONENTES DE LA PROPIEDAD,
PLANTA Y EQUIPO QUE, RETIRADOS DE SU USO
ACTIVO, SE MANTIENEN SÓLO PARA DISPONER DE
ELLOS.
CONDICIÓN:
En nuestra se determinó que los estados financieros no revelan el monto del importe en
libros de los elementos componentes de la propiedad, planta y equipo que, retirados de su
uso activo, se mantienen sólo para disponer de ellos. En la siguiente imagen se verifica la
existencia de activos en desuso en la institución:
CRITERIO
La NICSP 17-Propiedad, Planta y Equipo aconseja a las entidades revelar siguiente información:
(a) el importe en libros de los elementos componentes de la Propiedad, planta y equipo, que se
encuentran temporalmente fuera de servicio;
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(b) el valor bruto en libros de cualesquiera elementos componentes de la
Propiedad, planta y equipo que, estando totalmente depreciados, se encuentran todavía en uso;
(c) el importe en libros de los elementos componentes de la Propiedad, planta y equipo que,
retirados de su uso activo, se mantienen sólo para disponer de ellos; y
(d) cuando se utiliza el tratamiento contable de referencia, el valor razonable de los elementos
componentes de la Propiedad, planta y equipo, para los que el mismo es significativamente
diferente del importe en libros.
EFECTO:
Revelación inadecuada de información financiera que los usuarios de los estados
financieros podrían encontrar relevante.
RECOMENDACIÓN:
Es necesario que, cuando se concluya la depuración del registro auxiliar de activos, se
proceda a revelar la información antes citada tanto en los estados financieros como en el
sistema SIBINET, a efectos de cumplir con lo establecido en las Normas Internacionales
de Contabilidad del Sector Público.
COMENTARIO DE LA ADMINISTRACIÓN:
Se procederá con la revelación de los activos en desuso en los estados financieros, una vez
que se concluya con la depuración de los datos por incorporar; máxime que se requiere
coordinarlo con la Dirección de Administración de Bienes del Ministerio de Hacienda para
su también incorporación en el Sistema de Bienes (SIBINET), con esa condición (en
desuso). Cabe señalar que se requiere por parte del Ministerio de Hacienda, que se realice
un avalúo de todos los bienes que están en desuso y lo que se encuentre en su valor
residual (¢500.00). Luego que se cuente con este avalúo, es que se podrá hacer la
declaratoria en desuso y su posterior baja de bienes.
Se acata la recomendación y se encuentra en proceso.
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HALLAZGO 7: LA INSTITUCIÓN NO TIENE REGISTRADA LA
PROVISIÓN POR PAGAR POR CONCEPTO DE
PRESTACIONES LEGALES.
CONDICIÓN:
Al 31 de diciembre del 2016 los estados financieros no muestran el pasivo contraído con
el personal interino de la institución por concepto de vacaciones adeudadas.
CRITERIOS:
Según criterio de la Procuraduría General de la República, ‘procede el pago de las
prestaciones legales, al despedirse con responsabilidad patronal a los funcionarios que
han prestado sus servicios por más de un año en una plaza vacante. O bien, los que al
sustituir al personal regular, se les prorroga su nombramiento por más de un año, en
virtud de la incertidumbre que ello ocasiona al servidor, según el artículo 26 del Código
de Trabajo’.
http://www.pgrweb.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/pronunciamiento/pro_ficha.aspx?param1=PRD¶m6
=1&nDictamen=7917&strTipM=T
En cuanto a los registros de reservas la Contabilidad Nacional mediante su DIRECTRIZ
Nº CN-001-2014 “Contingencias y Provisiones”, establece en su Artículo 5.-
Tratamiento contable – Provisiones y Cuentas por Pagar. Las provisiones de pasivos
cuando exista un primer fallo administrativo o judicial (sin ser éste un fallo definitivo)
donde se establezca un monto estimado exigible, han de ser reconocidas mediante asientos
contables en los estados financieros.
Cuando la entidad tenga certeza del monto que se debe pagar así como el momento de
pagarlo, según criterio técnico, (independientemente de contar con contenido
presupuestario), el pasivo debe ser reconocido mediante una cuenta por pagar en los
estados financieros.
EFECTO:
Subvaluación del pasivo en los estados financieros en una suma no determinada por la
administración.
RECOMENDACIÓN:
Es necesario que la administración proceda al registro y revelación de la provisión para
prestaciones legales por pagar para el personal interno, para expresar así correctamente la
situación financiera de la Institución, conforme a la normativa legal y contable vigente.
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HALLAZGO 8: LA INSTITUCION NO TIENE REGISTRADO EL PASIVO POR
CONCEPTO DE BENEFICIOS SOCIALES.
CONDICIÓN:
Al 31 de diciembre del 2016 y 2015 los estados financieros no muestran el pasivo
contraído con el personal de la institución por concepto de salario escolar y aguinaldo.
CRITERIO:
En cuanto a los registros de reservas la Contabilidad Nacional mediante su DIRECTRIZ
Nº CN-001-2014 “Contingencias y Provisiones”, establece en su Artículo 5.-
Tratamiento contable – Provisiones y Cuentas por Pagar. Las provisiones de pasivos
cuando exista un primer fallo administrativo o judicial (sin ser éste un fallo definitivo)
donde se establezca un monto estimado exigible, han de ser reconocidas mediante asientos
contables en los estados financieros.
Cuando la entidad tenga certeza del monto que se debe pagar así como el momento de
pagarlo, según criterio técnico, (independientemente de contar con contenido
presupuestario), el pasivo debe ser reconocido mediante una cuenta por pagar en los
estados financieros.
EFECTO:
Subvaluación del pasivo en los estados financieros en una suma no determinada por la
administración.
RECOMENDACIÓN:
Es necesario proceder al registro y revelación de las provisiones por pagar por concepto de
salario escolar y aguinaldo, para expresar así correctamente la situación financiera de la
entidad.
COMENTARIO DE LA ADMINISTRACIÓN:
Se ha coordinado con la Dirección de Capital Humano y Gestión, y mediante Oficio
CNCST-CHG-OF-0263-2017, donde indica lo siguiente: “Se dan por aceptados ambos hallazgos y esta Área realizará las coordinaciones necesarias
con el Área Financiero Contable, a efectos de ejecutar las acciones correctivas que son
procedentes”. Se acata la recomendación y se encuentra en proceso.
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HALLAZGO 9: EXISTEN FUNCIONARIOS CON MAS DE 30 DÍAS
PENDIENTES DE VACACIONES POR DISFRUTAR.
CONDICIÓN:
Al analizar la información suministrada por la administración, se determinó que existen
funcionarios con más de 30 días pendientes de vacaciones por disfrutar, esto con corte al
13 de octubre del 2017, como se detalla a continuación:
CRITERIO:
En relación con el derecho a las vacaciones la Sala Constitucional ha señalado que:
“Dentro de las excepciones a las que se refiere la Constitución Política debe admitirse la
posibilidad de compensación de las vacaciones con el reconocimiento de una suma
dineraria, sin embargo, para no hacer nugatorio este derecho fundamental, éstas deben
responder a "excepciones muy calificadas". Desde esta perspectiva, es claro que el
disfrute efectivo de las vacaciones es la regla y no la excepción, de ahí que pueda hablarse
de un derecho fundamental a las vacaciones pero no de un derecho fundamental a su
compensación.
Esta conclusión no se deriva únicamente de la literalidad del artículo 59 constitucional,
sino de una realidad social en la que los trabajadores podrían preferir, aún en contra de
la finalidad básica del derecho a las vacaciones, su compensación a cambio de una suma
dineraria que pudiera mejorar momentáneamente su condición económica. La posibilidad
de enfocar un derecho fundamental a la compensación de las vacaciones implicaría negar
"la situación económica de los trabajadores, en ocasiones especialmente deteriorada,
(que) hace que aquéllos cuenten con la compensación de sus vacaciones, para hacerse con
unos ingresos adicionales" Voto número 2001-05418. El destacado no es del original.
N° de cédula Funcionario Saldo
04-0154-0556 Arce Herrera Fernando 31.50
01-0672-0490 Campos Ugalde Elizabeth 74.50
05-0210-0512 Castellón Camacho Sidney 60.50
01-0685-0372 Cerdas Pérez Alexandra 31.00
01-0923-0004 González Murillo Vladimir 44.00
01-1076-0943 Rueda Segura Carlos 53.50
01-0521-0451 Serrano Beeche José 99.00
01-0720-0070 Solano Pacheco Ghiselle 44.00
01-1144-0920 Vargas Sequeira Andrea 37.50
01-0600-0364 Vindas Umaña Vilma 43.00
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Dado que según lo expuesto existe una prohibición expresa de compensar las vacaciones
de manera general, debe entenderse que la misma regla debe aplicarse para las vacaciones
acumuladas, pues la norma no establece ningún trato diferente en este sentido.
EFECTO:
Existe exposición al riesgo de que existan funcionarios sin cuya presencia no es posible continuar
con procesos específicos, lo que resulta virtualmente peligroso para la salud de la organización,
ante una eventual renuncia, incapacidad u otra situación que los aleje de la entidad o los
convierta en elementos negativos para ella.
RECOMENDACIÓN:
Es indispensable elaborar un plan de acción tendiente a solucionar esta problemática, que no
implique la compensación general de vacaciones.
COMENTARIO DE LA ADMINISTRACIÓN:
Se ha coordinado con la Dirección de Capital Humano y Gestión, y mediante Oficio
CNCST-CHG-OF-0263-2017, donde indica lo siguiente:
“De conformidad con lo establecido en el Art. 4 de la Directriz 70-H, vigente a a fecha, si
es posible compensar una parte de los períodos de vacaciones acumuladas hasta un
máximo de tres. Empero, este escenario obliga a los funcionarios beneficiados a disfrutar
de al menos dos semanas de vacaciones, pudiendo compensar. Ello no implica desarrollar
un programa vacacional de la totalidad del personal.”
18
HALLAZGO 10: NO SE REVELA EL PATRIMONIO DEL FIDEICOMISO
MOPT-CNC/BANCREDITO EN LOS ESTADOS FINANCIEROS.
CONDICIÓN:
Al realizar nuestra revisión de efectivo, se determinó que el patrimonio informado en los estados
financieros del fideicomiso de administración 624 MOPT-CNC/BANCREDITO, pago y obras
públicas servicios carretera San José-Caldera, no se reveló como activo al 31 de diciembre del
2016. El saldo del patrimonio del fideicomiso a esa fecha se detalla a continuación:
Es importante indicar que de acuerdo a los términos de referencia establecidos en el contrato de
Fideicomiso, el CNC debe hacer el respectivo traslado de Fondos al Fiduciario de los cuales
existen ¢1.500.000.000 que se encuentran comprometidos pero pendientes de acreditar, esto por
cuanto se desconoce la continuidad de Bancredito como Fiduciario.
CRITERIOS:
El Marco Conceptual de las NICSP indica que la relevancia y la representación fiel son
características fundamentales de la información financiera.
La Procuraduría General de la República en su jurisprudencia administrativa ha señalado lo
siguiente:
“El contrato de fideicomiso tiene como objeto la creación de un patrimonio autónomo
para el cumplimiento de determinados fines. En ese sentido, es un negocio traslativo de la
propiedad para disponer de bienes o derechos dentro de los límites y con sujeción a las
modalidades previstas para el cumplimiento de determinados fines. Empero, se trata de
una propiedad imperfecta o limitada. El fideicomiso se constituye para la ejecución de un
encargo respecto de un bien, por lo que la facultad de disposición del fiduciario es
reducida”. http://www.pgrweb.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/pronunciamiento/pro_ficha.aspx?param1=PRD¶m6
=1&nDictamen=18619&strTipM=T
Detalle Monto
Total patrimonio según estados financieros no auditados ¢3,699,757,793
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EFECTO:
Presentación incorrecta de la información financiera que podría llevar a error al lector de los
estados financieros.
RECOMENDACIÓN:
Es necesario que se proceda a registrar en los estados financieros el patrimonio del fideicomiso,
utilizando para ello la cuenta del catálogo de Contabilidad Nacional 1.2.7.04.01 Inversiones
patrimoniales en fideicomisos. Otras Reservas Varias y reversar el efecto que se realizó en
Resultados de Periodos Anteriores. Adicionalmente es conveniente cuando ya se tenga claridad
jurídica y financiera del Fiduciario girar los recursos tal y como establece el Contrato de
Fideicomiso y así evitar situaciones de legalidad.
COMENTARIO DE LA ADMINISTRACIÓN:
Es importante destacar que para la Administración este fideicomiso es el primero que se realiza y
se ha venido llevando un control de los movimientos contables que se realizan mensualmente, de
forma que se concilia las transacciones que se realizan con el patrimonio del fideicomiso.
Se acata la recomendación y se solicita al Despacho, se brinde la propuesta de asientos contables.
20
HALLAZGO 11: LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL FIDEICOMISO MOPT-
CNC/BANCREDITO NO FUERON AUDITADOS AL
MOMENTO DE NUESTRA AUDITORÍA.
CONDICIÓN:
Los estados financieros del Fideicomiso MOPT-CNC/BANCREDITO al 31 de diciembre
del 2016 Y 2015 no fueron auditados, por lo que únicamente representan las afirmaciones
de BANCREDITO como fiduciario.
CRITERIO:
La cláusula 18 del contrato de fideicomiso indica lo siguiente:
EFECTO:
Limitación en el alcance de la auditoría, debido a que desconocemos cualquier ajuste o
revelación que sea necesario realizar de habérsenos suministrado la información
debidamente auditada.
RECOMENDACIÓN:
Es necesario que la administración solicite a BANCREDITO que proceda con la
contratación de la auditoría externa, a fin de cumplir con lo estipulado en el contrato de
fideicomiso.
COMENTARIO DE LA ADMINISTRACIÓN:
Se remite a esta Unidad Financiero Contable mediante el Oficio CNC-ST-TC-1291-2017,
el Oficio D.F. -629-2017, mediante la cual se entrega los resultados y la Carta de Gerencia
de la auditoría externa realizada a los Estados Financieros del Fideicomiso
CNC/BANCREDITO 2015. Se adjunta copia del documento.
21
HALLAZGO 12:
HALLAZGO 12 EXPEDIENTE DIGITAL CON DEFICIENCIAS.
CONDICIÓN:
El CNC mantiene expedientes digitales de las licitaciones del periodo 2016, en la
plataforma SICOP. Sin embargo se determinó que no se adjunta la copia del contrato como
parte de la documentación del expediente.
CRITERIO:
Las contrataciones desarrolladas por el Estado están reguladas por la Ley de Contratación
Directa y su Reglamento, el cual presenta una serie de pasos establecidos a la hora de
ejecutar procesos concursales, cada uno de estos debe estar respaldado por algún
documento, y ordenado y archivado según su cronología y orden.
Posteriormente, todos los documentos suscitados de un proceso de compras deben estar
respaldados en un expediente, sea este físico o digital, dado que son de orden público, y
sujetos a revisión por todos los interesados.
En relación con lo anterior el Articulo 11 del Reglamento a la Ley de Contratación
Administrativa indica lo siguiente:
Artículo11.— Expediente. Una vez tramitada la decisión inicial, se conformará un
expediente por la Proveeduría como unidad encargada de su custodia. Dicho expediente
deberá estar debidamente foliado y contendrá los documentos en el mismo orden en que se
presentan por los oferentes o interés…”
EFECTO:
Un expediente incompleto viola el principio de publicidad, que indica que los expedientes den
estar completos y garantizar el libre y oportuno acceso al expediente, informes, resoluciones, u
otras actuaciones.
RECOMENDACIÓN:
Es necesario establecer un mecanismo de control, que permita a la administración verificar que
todos los expedientes estén completos y ordenados en la plataforma digital respectiva.
COMENTARIO DE LA ADMINISTRACIÓN:
Se recibe respuesta de la Proveeduría Institucional por medio del Oficio CNC-ST-AFPRO-
OF-302-2017.
Es meritorio señalar que en el citado Oficio se está solicitando valorar la información
presentada en el mismo, a efectos de que se justifique por qué no en todas las
contrataciones tramitadas en el Sistema SICOP se adjunta copia de algún contrato suscrito
en forma física, por cuanto se utiliza el módulo que ofrece el sistema.
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OTROS ASUNTOS A INFORMAR
HALLAZGO 13: EL SISTEMA CONTABLE NO PERMITE GENERAR UN
REPORTE TOTAL DE TODOS LOS ASIENTOS DEL
PERÍODO.
CONDICIÓN:
Durante nuestra revisión se determinó que sistema contable carece de la opción de generar un
reporte con todo el movimiento contable del período. Solo permite realizar dicho reporte cuenta
por cuenta.
RECOMENDACIÓN:
Es necesario que la administración solicite al proveedor del sistema la incorporación de la
opción que permita generar un reporte de todo el movimiento contable del período.
COMENTARIO DE LA ADMINISTRACIÓN:
Se acata la recomendación y se encuentra en proceso.
HALLAZGO 14: FALTA DE AVANCE EN LA DEFINICIÓN DE UN SISTEMA
DE VALORACIÓN DE RIESGO.
CONDICIÓN:
Para la implementación del Sistema de Valoración de Riesgos (SEVRI) el CNC ha desarrollado
como parte de la definición de un Marco Orientador, diversas gestiones de sensibilización,
capacitación u autoevaluaciones. Sin embargo a la fecha el sistema del CNC se mantiene en el
primer escalón de la implementación, siendo este la identificación de los riesgos.
RECOMENDACIÓN:
Por lo anteriormente citado, se define que la gestión debe ser fortalecida de manera que se disponga
de un sistema de valoración de riesgos efectivo, eficiente y definitivo, como lo solicita y está
definido en Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General y las
entidades y órganos sujetos a su fiscalización, la Ley General de Control Interno (LGCI), N° 8292,
confirma la referida integración orgánica y funcional del Sistema de Control Interno, con la
variante de que los componentes de Evaluación del Riesgo y de Monitoreo pasan a denominarse
Valoración del Riesgo y Seguimiento, en ese orden.
En relación con la Valoración del Riesgo, el artículo 14 de la LGCI establece que son deberes del
jerarca y los titulares subordinados, entre otros, los siguientes:
23
“a) Identificar y analizar los riesgos relevantes asociados al logro de los objetivos y las
metas institucionales, definidos tanto en los planes anuales operativos como en los planes
de mediano y de largo plazos.
b) Analizar el efecto posible de los riesgos identificados, su importancia y la probabilidad
de que ocurran, y decidir las acciones que se tomarán para administrarlos.
c) Adoptar las medidas necesarias para el funcionamiento adecuado del sistema de
valoración del riesgo y para ubicarse por lo menos en un nivel de riesgo organizacional
aceptable.
d) Establecer los mecanismos operativos que minimicen el riesgo en las acciones por
ejecutar.”
Concordante con la norma citada, es necesario que la administración superior debe ejercer las
instrucciones pertinentes y valorar en dado caso dotando el recurso humano y económico para así
poder coordinar con la Unidad de Planificación, así como a todas las unidades del CNC, para que
se atienda la necesidad de contar con un SEVRI, donde además se defina un plan de acción con los
responsables de cada uno de las dependencias, y un plazo máximo fijado para contar con un
sistema definido y puesto en operación que impacte positivamente, en el establecimiento de
controles y mejoras en los procesos, buscando la optimización de los mismos.
COMENTARIO DE LA ADMINISTRACIÓN:
Se adjunta Oficio CNC-ST-UPI-OF-00136-2017 referente al hallazgo mencionado y en el mismo
se establecen las medidas para dar solución a este punto donde lo más importante es la carencia del
recurso humano para tener una efectiva solución a corto plazo.
HALLAZGO 15: NO SE TIENE RGISTRADO EL FIDEICOMISO QUE SE TIENE
CON EL SCOTIABANK CORRESPONDIENTE A LABORES DE
FISCALIZACION.
CONDICIÓN:
Durante nuestra revisión se determinó que para efectos contables no se tiene registrado desde el
punto de vista de Normativa contable el Fideicomiso que se mantiene con el ScotiaBank.
RECOMENDACIÓN:
Es necesario que se proceda a registrar en los estados financieros el patrimonio del
fideicomiso, utilizando para ello la cuenta del catálogo de Contabilidad Nacional Otros
Pasivos a Largo Plazo (Ingreso por Concesiones TCM 2.2.9.01.01.04) y reversar el efecto
que se realizó en Resultados de Periodos Anteriores.
COMENTARIO DE LA ADMINISTRACIÓN:
Se acata la recomendación y se encuentra en proceso.
24
Seguimiento carta de gerencia auditoría anterior
2014
No. Hallazgo Comentario de la administración Estado actual
1.
HALLAZGO 1: EL CONSEJO NACIONAL DE
CONCESIONES NO CUENTA CON REGLAMENTOS
Y MANUALES.
Se determinó que el Consejo únicamente cuenta con
manuales de manejo de caja chica, desarrollo de
proyectos sectoriales y manual de procedimientos de
control de activos, sin embargo los mismos no se
encuentran firmados ni aprobados por la
Administración. Además deben contar con manuales,
políticas y reglamentos de las principales cuentas
contables del Consejo.
Dentro de las etapas para la adopción e
implementación de las NICSP, se diseñó el plan de
las cuentas, con base en la necesidad del CNC.
Asimismo, ese manual está diseñado con
flexibilidad previendo cualquier ampliación, de
acuerdo a los requerimientos que en un futuro
demande la gestión del Consejo Nacional de
Concesiones. El mismo comprende: a) el plan de
cuentas contables. b) El manual funcional
(descripción y uso de las cuentas, donde se indica
cómo se cargan y cómo se acreditan las diferentes
cuentas).
PENDIENTE
25
No. Hallazgo Comentario de la administración Estado actual
2.
HALLAZGO 2: EL CONSEJO NACIONAL DE
CONCESIONES NO CUENTA CON UN PROGRAMA
DE PRESUPUESTO.
Al efectuar nuestras pruebas de auditoría al 31 de
diciembre del 2013 y 2014 se determinó que no existe
un programa informático para registrar el presupuesto.
Se acata la recomendación de adquirir e
implementar un sistema para que administre el
presupuesto del Consejo.
CORREGIDO
26
No. Hallazgo Comentario de la administración Estado actual
3.
HALLAZGO 3: PARTIDAS ANTIGUAS EN LAS
CONCILIACIONES BANCARIAS.
Al efectuar la revisión de las conciliaciones bancarias
se determina que existen depósitos en tránsito con una
antigüedad importante. Esta situación puede generar
un riesgo financiero ya que en el caso de una pérdida o
sustracción de los cheques esto le implicará un costo
adicional a la entidad.
Se acatará la recomendación de la auditoría externa de
proceder al registro contable como Otros Ingresos
varios no especificados, tal y como se registró
presupuestariamente en el año 2009, cuando se dio ese
ingreso.
CORREGIDO
27
No. Hallazgo Comentario de la administración Estado actual
4.
HALLAZGO 4: DEFERENCIA ENTRE EL
REGISTRO AUXILIAR Y EL SALDO CONTABLE
DE LA CUENTA DE INVENTARIO’.
Al efectuar nuestras pruebas de auditoría con corte
al 31 de diciembre del 2014, determinamos que el
saldo del registro auxiliar no concuerda con el saldo
mostrado por la contabilidad por un monto de
¢568.978.
Producto de la toma física de inventario de la bodega
de materiales y suministros a cargo de la Proveeduría,
fue posible contar y valuar los montos de los bienes
que se encuentran en dicha bodega, haciendo posible
actualizar los montos registrados en los estados
financieros a la fecha de la toma física de inventario, y
de esa fecha en adelante se ha continuado llevando el
control del registro de inventario versus el dato de la
bodega de materiales y suministros de la Proveeduría
Institucional.
CORREGIDO
28
No. Hallazgo Comentario de la administración Estado actual
5.
HALLAZGO 5: DEFICIENCIAS DE CONTROL EN LA
TOMA FÍSICA DEL INVENTARIO.
A continuación se detallan los aspectos encontrados:
a) Para la administración de los inventarios y sus procedimientos para
las tomas físicas no existe un manual que regule estas actividades.
b) Se revisó un 23% del total del inventario, el cual había sido
verificado al 100% previamente por personal del CNC, de lo cual se
obtuvieron diferencias en parte de los artículos contados.
c) Ubicamos artículos que por su tamaño es posible mantenerlos en
una sola ubicación, la totalidad del inventario, sin embargo no en
todos los casos sucede de esta manera, como es el caso de los paños
húmedos antiestáticos (410-64-29901).
d) Igualmente con respecto a la ubicación se detectó que algunos
artículos son muy parecidos y se encuentran almacenados en conjunto
y sin una adecuada identificación y/o división lo que dificulta su
conteo y genera confusión, como es el caso de las tintas para
almohadilla color azul (85-5-20104).
e) La rotulación de los artículos almacenados en la bodega no es
adecuada.
f) Artículos obsoletos y de baja rotación que no están separados del
inventario en uso.
Se acata la recomendación, asimismo se
ha establecido un control en Excel para el
manejo de los materiales y suministros en
bodega, además de la conciliación con los
saldos contables y que se lleve un
adecuado manejo de las requisiciones.
CORREGIDO
29
*****
No. Hallazgo Comentario de la administración Estado actual
6.
HALLAZGO 6: DEFICIENCIAS DE
CONTROL EN LA REVISIÓN DEL INVENTARIO.
De acuerdo a las pruebas de auditoría realizadas
determinamos que los costos de inventario se están
llevando en un archivo de Excel y por el método del
costo de la última factura. Es necesario establecer un
mecanismo más especializado para llevar los costos
de los artículos, y que se mantengan estos costos para
cada uno de los artículos comprados
independientemente si se compraron en fechas
diferentes.
Se acata la recomendación.
CORREGIDO
