9 consejos para elegir un sistema de ERP para escuelas

No debe requerir ningún conocimiento técnico para operarlo y puede implementarse en

cualquier institución fácilmente. En última instancia, el software debe ser una herramienta

que ayude a su equipo a realizar una tarea de manera que les ahorre tiempo. Si su software

no es fácil de usar, le tomará más tiempo en comprenderlo que simplemente agarrar el

teléfono y enviar un correo electrónico para cumplir con el mismo objetivo. Por lo tanto,

los usuarios pueden ser totalmente viejos. El software antiguo puede ser como conducir

un automóvil viejo, evitar el sistema y hacer las cosas a la”manera antigua”, en lugar de usar

ese sistema brillante por el que se pagó mucho dinero.

Usabilidad y accesibilidad

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Debe verificar la interfaz de usuario del software antes de tomar la decisión de compra. La

instalación deber ser simple y bien documentada. En el momento en que la instalación se

vuelva complicada, los usuarios saldrán y pasarán a algo más fácil.

El mejor ERP de la escuela tiene menús intuitivos (para una mejor navegación) y organiza

funciones lógicamente. Aprovechar los conocimientos existentes del usuario es una forma

de reducir errores y hacer que los usuarios sean más productivos. También mejora su

aceptación del software, ya que los hace sentir competentes. Un buen ERP para las

escuelas también tendrá menos curva de aprendizaje.

¿Qué tan fácil es la instalación?

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El Sistema debe ser lo suficientemente rápido como

para proporcionar los datos que necesita en

segundos. Verifique el rendimiento del software antes

de finalizar el software. Las soluciones ERP escolares

basadas en Cloud muestran un rendimiento superior

en comparación con los paquetes de software

independientes.

Comprueba el rendimiento

Los compradores de ERP ni siquiera hicieron una demostración de un producto antes de

comprarlo para encontrar Capterra. Al no evaluar el software con la demostración y

alinearlo con las necesidades de su institución, la probabilidad de falla aumenta como se

puede ver en el studio panorámico: el 40% de las implementaciones de ERP causan

grandes interrupciones operativas después de la puesta en marcha.

Prueba gratuita y nube

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Para evitar los escenarios mencionados anteriormente, busque una versión de prueba del

software antes de comprar realmente el producto. Puede evaluar cada modulo, soporte de

software, rendimiento, accesibilidad y otras características del producto durante el

período de prueba.

¿Puede tener una versión de prueba?

“La computadora en la nube puede llamarse computación basada completamente en

Internet. Como en el pasado, cuando las personas necesitaban ejecutar programas o

aplicaciones desde el software que se descargaría de un servidor o una computadora física,

los servicios de computación en la nube los ayudan a acceder a esas aplicaciones a través

de Internet” -idexcel.com

La computación en la nube es una de las tecnologías de tendencia que ofrece una solución

rentable tanto para el proveedor de software como para el usuario final. Adoptando una

solución en la nube.

¿Realmente necesito una ERP en la nube?

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Asegúrese de que su proveedor de servicios o proveedor de software ofrezca su soporte

post-venta perfecto. Asegúrese de que el equipo de soporte cumpla con sus expectativas

después de las ventas. Tener un Sistema confiable de atención al cliente resolverá sus

problemas después de las implementaciones de software. Hoy en día, las buenas

compañías ofrecerán varios métodos de soporte además del soporte telefónico tradicional

y el soporte por correo electrónico.

• Chat en vivo

• Seminarios web

• Soporte en el sitio

Soporte:

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3Chat en vivo, e-mail, teléfono, portal de ayuda

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El software debe tener un portal de ayuda en línea

bien documentado para todo tipo de usuarios. Los

ERP de las escuelas establecidas ahora tienen esta

característica que permite a los usuarios solucionar el

problema de inmediato sin ninguna ayuda externa.

Esta documentación en línea también incluirá videos

tutoriales para sus usuarios.

Portal de ayuda

01 800 4444 XXXX

Cuando elija un software, es muy importante comparar las características y el precio con el

software. El mejor software de gestión escolar siempre tiene un precio asequible, a la vez

que se distingue por sus características.

Asequibilidad

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El criterio de fijación de precios para cada escuela ERP es diferente. Algunos le cobrarán

por la cantidad de estudiantes, maestros y otros usuarios. Algunos le cobrarán una tarifa

separada por usar su aplicación móvil. Elija el mejor modelo de precios que mejor se

adapte a su institución

¿Cuánto cobrar para cada usuario?

La tecnología se mueve a un ritmo rápido. Por lo tanto, al seleccionar el software de

gestión escolar, es necesario asegurarse de que recibirá actualizaciones oportunas. Las

actualizaciones oportunas asegurarán que tengan las últimas funciones disponibles.

Nuevas funciones y actualizaciones

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Asegúrese de la frecuencia con la que recibirá nuevas actualizaciones de funciones para el

producto. Esto incluye correcciones de errores y nuevas características para el producto.

Pregúntele a su proveedor cuánto costará instalar la nueva actualización y qué tan fácil es

completar estas actualizaciones en el sistema existente.

Actualizaciones de funciones

Las actualizaciones de mantenimiento se utilizan para corregir los errores y problemas

existentes en el sistema. Consulte al proveedor sobre los detalles de las actualizaciones de

mantenimiento.

Actualizaciones de mantenimiento

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La integridad del sistema depende de las medidas de seguridad adoptadas por el sistema.

Las actualizaciones oportunas de seguridad son muy cruciales para la protección de datos

y la integridad del sistema.

Actualizaciones de seguridad

Navegar por el sitio web de un proveedor no puede determinar si son

adecuados para usted. Llame a la compañía y hable con alguien; esto le

da la oportunidad de hacer preguntas sobre la empresa y sus servicios.

Seleccionando al vendedor correcto

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La personalización es un arma de doble filo, más aún en la implementación del software

ERP. Verifique que el software sea lo suficientemente flexible y compatible con su sistema

académico durante el período de prueba. Pregunte al vendedor sobre el costo adicional de

la personalización del producto.

Según el informe de Mint Juntras, ”el 67% informó que necesita una solución con una

funcionalidad más específica de la industria que su sistema ERP actual”.

Solución: La administración debe tener el máximo cuidado de asimilar la personalización

para utilizar de manera óptima el software y también permitir el alcance de la escalabilidad

en el futuro.

Personalización

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Un software ERP educativo bien diseñado mitigará la brecha de comunicación en su

institución. Las últimas soluciones harán uso de tecnologías de comunicaciones como SMS,

notificaciones de aplicaciones, y correos electrónicos para enviar alertas y notificaciones a

los usuarios finales.

Forme un pequeño equipo central (compuesto por individuos de diferentes

departamentos) que se comunique y trabaje bien entre sí y que tenga influencia en las

áreas comerciales más afectadas por la nueva solución. Luego, asegúrase de que estén

(totalmente) actualizados sobre el progreso del proyecto en todo momento y, a su vez,

mantenga actualizados a todos los que están en las áreas afectadas.

Brecha de comunicación

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Un sistema ERP bien creado no es solo un software de registro de datos, sino que

le ofrecerá diversos conocimientos y resultados de los datos que ha

proporcionado. Además, verifique qué tan personalizables son los informes que el

sistema genera para usted y cómo será útil mejorar los aspectos académicos y el

rendimiento general de su equipo.

Datos e informes

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México

Terra Colligo Latam SAPI de CV

Prolongación Manuel López Cotilla 1216,

Col. del Valle Sur, C.P. 03104,

Del. Benito Juárez, Ciudad de México.

(+52 1) 55 7314 5718, (+52 1) 55 7314 5719

Finland

Terra Colligo, Terrakunta osk.

Kalannientie 17, 000430 Helsinki

09 563 4774, +358 9 563 4774

Un libro electrónico para administradores escolares publicado

por Terra Colligo en asociación con Edufar Education ERP Software.

Visítanos en: www.terracolligo.com