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Artículo publicado en el especial ECOTIMES que presenta la metodología y algunos aspectos clave a tener en cuenta para poder organizar una feria de negocios de una manera sostenible.
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Lunes, 2 abril 2012
Mar2012Portada EcoTimes
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La variedad de materiales, muchos de ellos
destinados a un uso efímero, usados es muy
amplia en una Feria y un elemento donde hay
muchos aspectos vinculados a la sostenibilidad.
El primer paso es hacerun Diagnóstico de Puntos
Críticos para laSostenibilidad de la
Feria.
General
Artículo
Cómo introducir la sostenibilidad en laorganización de una Feria: ideas a tener
en cuenta para lograr una FeriaSostenible
Es frecuente encontrar Ferias que abordan diferentes temáticas vinculadas a lasostenibilidad ambiental, social o económica. Sin embargo, no es tan comúnencontrar Ferias que se organicen incorporando aspectos de sostenibilidad en eldesarrollo de la misma. A pesar de ello, es posible hacer una Feria Sostenible: sólorequiere contar con un enfoque y una metodología adecuados a las características dela Feria que se organice.
Por Juanjo Amate y Alberto GómezCreativos de Sostenibilidad en Ephymera [email protected]
Uno de los eventos por excelencia dentro del sector comercial yempresarial son las Ferias, oportunidades para reunir a los agentesvinculados a un determinado sector económico y fomentar losintercambios comerciales o de conocimientos. Los datos en lo que anúmero, volumen de negocio y visitantes se refieren así lo corroboran, ydemuestran su importancia dentro del sector de los negocios. La buenanoticia es que cada vez más abordan sectores asociados a lasostenibilidad, la ecología u otras cuestiones de carácter ambiental osocial.
Sin embargo, más allá de su contenido vinculado a lo social y ambiental,poco a poco crece la tendencia para incorporar la sostenibilidadtambién al continente de estas ferias; es decir, a la propiaorganización, a su ubicación, a todos los participantes en su desarrollo,los materiales y servicios empleados, los mensajes… al cuerpo en sí de laferia.
Resulta difícil encontrar ejemplos de esta tendencia en España más alláde acciones enfocadas a un aspecto aislado, sin una clara intención deabarcar la globalidad de aspectos que intervienen en su desarrollo. Enalgunas tratan de medir y compensar la Huella de Carbonogenerada, otras cuidan la disponibilidad de medios de transporte para el acceso, favoreciendo el uso de aquellos menoscontaminantes; y otras tratan de que las barreras a la accesibilidad de los asistentes sean mínimas. No obstante, en pocasocasiones de ha tratado de incorporar la sostenibilidad como un criterio más dentro del desarrollo del evento, contandocon una planificación específica y dándole un papel determinante. Esa diferencia es la que distingue a los Eventos o FeriasSostenibles de los eventos o ferias que tratan sobre sostenibilidad.
Para acometer esa tarea, y lograr que una Feria pueda denominarse Sostenible, loprincipal no es invertir grandes cantidades de recursos, sino analizar las fasesque conlleva organizarla, valorar el papel que juegan los diferentes agentes implicadosen cada una de esas fases y aplicar mucha creatividad y conocimientos de sostenibilidadaplicada a eventos para buscar aquellas alternativas que sean más sostenibles.
Primeros pasos
Un primer elemento a tener en cuenta es que la Sostenibilidad va indisolublemente ligada al factor Tiempo. Por un lado,porque se trata de un proceso. No es un estado que se logra y ya, sino que continuamente hay que estar adaptándose,cambiando, mejorando. En ningún caso es estático, por lo que entraremos en un ciclo de mejora continua de nuestra feria, ycomo tal hemos de afrontarlo. Y en segundo lugar, requiere de un proceso de planificación, especialmente en su inicio, por loque no podemos pensar en organizar de manera sostenible nuestra Feria a dos semanas de celebrarse la misma porquefracasaremos. Hemos de empezar a planificar los aspectos de sostenibilidad casi desde el momento cero en el queempezamos a planificar la futura edición de la feria.
El primer paso es hacer un Diagnóstico de Puntos Críticos para la Sostenibilidad de una Feria. Partiendo de un análisisde las acciones previstas, y aplicando la óptica de sostenibilidad en su sentido más amplio, es decir, no limitándonos a unavaloración de aspectos ambientales sino incluyendo los de tipo social (inclusión de colectivos en desventaja social,accesibilidad física y sensorial…), cultural (afecciones al patrimonio cultural, respeto por las costumbres y tradicioneslocales…) o económico (apoyo a productores locales, dinamización del tejido económico cercano…), debemos identificar
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1 de 3 02/04/2012 19:41
Algunos de los aspectos que inciden en
la sostenibilidad de una feria, no es solo
la gestión de residuos, sino el incluir determinados
productos en el catering, contabilizar para no
desechar grandes cantidades o elegir una
ubicación que facilite el ahorro de agua.
Ser sostenibles reside enintegrar la cultura de lasostenibilidad en elpropio desarrollo del
evento.
Nombre
aquellos aspectos que afectan a la sostenibilidad y establecer un criteriode valoración para establecer los prioritarios (recordemos la regla dePareto: un 20% de las acciones determinan un 80% de las consecuencias.La meta debe ser identificar esa quinta parte de los Puntos Críticos quegeneran las consecuencias negativas sobre la sostenibilidad de nuestroevento).
Este Diagnóstico es clave. Con frecuencia, se recurre a aplicar accionesvinculadas a la sostenibilidad de una manera casi automática o guiadapor ciertas tendencias: en una gran Feria que se celebre en IFEMA, elconsumo energético y la Huella de Carbono asociada son importantes,pero si se celebrase en un recinto ferial abastecido íntegramente porenergía solar, podríamos seguir calculando la Huella de Carbono emitiday nuestro diagnóstico nos diría que son otros los Puntos Críticos para laSostenibilidad de los que adolece.
Plan de Sostenibilidad
Una vez hecho el Diagnóstico, quese centra en los aspectos técnicos,llega el momento de planificar cómovamos a hacer nuestro evento demanera diferente. Es el turno de la
creatividad, de buscar alternativas, de establecer junto a los diferentes agentesparticipantes qué es posible cambiar y qué no; si hay recursos, productos, servicios,tecnología a nuestra disposición para hacerlo o no existe esa disponibilidad. Con toda esainformación, opiniones e ideas, será con lo que elaboremos el Plan de Sostenibilidad. Se trata de plasmar cómo queremosque se desarrollen las diferentes fases de nuestro evento, qué papel tiene cada uno de los agentes participantes y de quémanera vamos a poder saber si estamos en el camino correcto. Si por ejemplo, detectamos que uno de los principalesPuntos Críticos para la Sostenibilidad viene con los materiales para construir los stands, su composición y las dificultadesde realizar una adecuada gestión de sus residuos, podemos acordar con todas las firmas expositoras unos criterios queestablezcan los materiales a utilizar en sus stands. Imponer esas medidas seguro que será negativo para nuestra feria,perderemos expositores. Concertar una serie de criterios y que sean ampliamente cumplidos será lo más exitoso. Pues bien,una parte del Plan de Sostenibilidad será la referida a esos criterios de uso de materiales, estableciendo las responsabilidadesen cuanto a su efectivo cumplimiento, los proveedores de materiales más indicados, las medias aplicadas para facilitar laseparación, recogida y tratamiento de los residuos generados, etc. Además, se podrán establecer objetivos e indicadoresque permitan conocer el nivel de cumplimiento de estos criterios y, en años sucesivos, medir el grado de mejora que hemoslogrado respecto a ediciones anteriores.
Además de abordar los aspectos más concretos de su ejecución, en elPlan de Sostenibilidad ha de aspirar a que el propio desarrollo de la Feria,como elemento de comunicación que es, sirva de herramienta paratrasladar el mensaje de sostenibilidad y lograr sensibilizar en torno almismo a los diferentes agentes participantes. Es lo que denominaríamosun Plan de Visibilidad de la Sostenibilidad, y su labor ha de serlograr que más allá de meros mensajes, la sostenibilidad debe palparseen el ambiente de la Feria y ser perceptible de muy diferentes maneras,de forma que sea evidente para todos que están en un evento sostenible.Aquí entra de nuevo la imaginación: la variedad de elementos y soportesde comunicación y de interacción con visitantes, asistentes, expositores,ponentes, proveedores y en general la comunidad donde se ubica la Feriaes amplísima, por lo que hay que seleccionar los mensajes en torno a lasostenibilidad que se quieren transmitir y cuál es el soporte o el medio
más adecuado para hacerlo.
Un Plan de Sostenibilidad completo elaborado a medida no es difícil de poner en práctica. Sí que es importante que en laelaboración del mismo la participación de los diferentes agentes implicados haya sido real; no vayamos a establecer ciertasmedidas a aplicar por nuestros proveedores sin que ellos sean conscientes e incluso sin saber si éstas son realizables. Y porsupuesto, es muy importante ir controlando el cumplimiento de todos los aspectos recogidos en el Plan para valorar eldesempeño de los objetivos que se propusieron en el mismo.
Después de la feria
Transcurrida la Feria, llega el momento de recopilar la información generada y traducirla a conocimiento, que nos permiteaprender y mejorar. Para ello, una buena herramienta es una Memoria de Sostenibilidad, en la que hagamos unarecopilación de toda la evolución de nuestro evento sostenible, y destaquemos aquellos aspectos que han sido másimportantes para la sostenibilidad así como las acciones llevadas a cabo para lograr que su impacto haya sido el menorposible. La vocación de esta Memoria ha de ser la de extraer las lecciones que hemos aprendido y plantear aquellos aspectosque nos van a ayudar a mejorar en las próximas ediciones. Como recomendación, se ha de huir de extensas listas de datos ycifras y tratar de exponerlo todo de una manera directa, sencilla y siempre que sea posible con ejemplos que faciliten sucomparación y aplicación en la realidad, pero sin por ello desmerecer su valor técnico. Además, es importante que sea undocumento que llegue todos agentes participantes en el evento, pues su compromiso con la mejora de la sostenibilidad delevento va a ser determinante en futuras ediciones y de esa manera pueden conocer cual es su papel e ir anticipando loscambios necesarios.
Como hemos querido reflejar en esta líneas, para Ephymera Sostenibilidad, más que unas soluciones concretas y cerradas enmateria de sostenibilidad, lo que distingue a un evento sostenible, en este caso a una Feria, del que no lo es, reside en laaplicación de una metodología para integrar los criterios de sostenibilidad dentro del propio desarrollo del evento yhacerlo de una manera “a medida” del mismo. Esa es la manera de evidenciar una filosofía de trabajo basada en la voluntadde apostar por la cultura de la sostenibilidad aplicada a los eventos, y para nosotros, en eso reside ser sostenibles.
Ephymera Sostenibilidad quiere fomentar la cultura de la sostenibilidad aplicada a los eventos, por ello en su blog publica conasiduidad reflexiones, consejos, y recomendaciones en forma de “Pildorazos” de sostenibilidad para eventos.
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