CONSIDERANDO 1. 2. 3. 4. - Plaza Mayor Medellín · PDF filem-gj001 manual de supervisiÓn e interventoria fecha de emision: 14/03/2014 fecha de revision: revision: 0

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MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORIA

FECHA DE EMISION: 14/03/2014 FECHA DE REVISION: REVISION: 0

RESOLUCIÓN 127 DEL 14 DE MARZO DE 2014

“Mediante la cual se aprueba el Manual de Supervisión e Interventoría de Plaza Mayor

S.A.”

El Gerente General de Plaza Mayor S.A., en uso de sus facultades legales y estatutarias y

en especial, de conformidad con lo establecido en las Leyes 1150 de 2007 y 1474 de 2011,

el Reglamento de Contratación aprobado mediante Resolución Administrativa No. 021 de

enero de 2013 y,

CONSIDERANDO

1. Que Plaza Mayor S.A., se encuentra obligada a proteger los principios generales de la

función administrativa y en especial el de transparencia y moralidad administrativa en lo

que al seguimiento, control y vigilancia en la ejecución recursos, implica la inversión de

éstos mediante el sistema de contratación, de acuerdo con lo establecido por la Ley 1150 de

2007 y el Reglamento de Contratación Interno;

2. Que Plaza Mayor S.A., se encuentra obligada a proteger los recursos públicos que

ejecuta mediante el sistema de contratación, ejerciendo de manera estricta el seguimiento,

control y vigilancia de acuerdo con lo establecido por la Ley 1474 de 2011 y el Reglamento

de Contratación Interno;

3. Que el presente manual de Supervisión e interventora tiene como fin, garantizar un

control moral y eficiente a los recursos públicos que se invierten en la ejecución de los

convenios y contratos que celebrare Plaza Mayor S.A., con cualquier clase de persona que

sea su cocontratante o colaborador;

4. Que este manual tiene efectos vinculantes para los servidores públicos, los trabajadores,

así como a las personas naturales o jurídicas externas que ejercieren las actividades de

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supervisión e interventoría de los diferentes contratos y convenios celebrados por PLAZA

MAYOR S.A.;

5. Que mediante el presente manual se busca establecer los deberes y obligaciones que

tanto el Supervisor como el Interventor, tienen en cuanto a su deber legal de seguimiento,

control y vigilancia en la ejecución de los contratos y convenios que celebre Plaza Mayor

S.A.

6. Que en virtud de lo anterior,

RESUELVE

TITULO I

SOBRE EL SUPERVISOR E INTERVENTOR

CAPITULO I

ASPECTOS GENERALES

ARTÍCULO 1. ÁMBITO DE APLICACIÓN: El presente manual de supervisión e

interventoría tiene como objetivo principal, servir de herramienta de trabajo para desarrollar

actividades de seguimiento, control y vigilancia tanto a los servidores públicos, los

trabajadores, así como a las personas naturales o jurídicas que ejercen las actividades de

supervisión e interventoría de los diferentes contratos y convenios celebrados por PLAZA

MAYOR S.A., de conformidad con su manual de contratación.

PARÁGRAFO: El presente manual, así como los formatos a éste adjuntos, deberán

incorporarse al Sistema de Gestión de la Calidad, de conformidad con el procedimiento

previsto para tal fin.

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ARTÍCULO 2. SUPERVISIÓN: Se entiende por supervisión el conjunto de funciones

relacionadas esencialmente con actividades administrativas, financieras, contables y

legales, desempeñadas por los servidores y trabajadores de PLAZA MAYOR S.A., del

nivel profesional o superior, para llevar a cabo el seguimiento, control y vigilancia, sobre la

ejecución y cumplimiento de los contratos.

ARTICULO 3. INTERVENTORÍA: Se entiende por interventoría el conjunto de

funciones relacionadas esencialmente con actividades técnicas y desempeñadas por una

persona natural o jurídica externa a PLAZA MAYOR S.A., contratada especialmente para

llevar a cabo el seguimiento, control y vigilancia sobre la ejecución y cumplimiento de los

contratos y convenios.

ARTÍCULO 4. OPORTUNIDAD PARA LA DESIGNACIÓN: El supervisor

responsable de cada contrato deberá ser asignado a más tardar concomitantemente con la

suscripción del contrato respecto del cual ejercerá sus funciones. En todo caso, podrá ser

designado en la etapa precontractual, designado desde el análisis de necesidad y

conveniencia cuando la complejidad del proyecto así lo requiera.

ARTÍCULO 5. COMPETENCIA PARA SUSCRIBIR DOCUMENTOS: El supervisor

o interventor tendrá plenas facultades para suscribir los documentos necesarios que se

requieran para garantizar la adecuada ejecución contractual y la respectiva liquidación del

contrato, de acuerdo con la naturaleza y el objeto del contrato, respetando lo pactado, las

políticas y directrices de PLAZA MAYOR S.A.

ARTÍCULO 6. PERFIL DEL SUPERVISOR Y/O INTERVENTOR: La persona que se

designare o contratare para el desarrollo de actividades de seguimiento, control y vigilancia,

deberá tener una idoneidad o experiencia y el perfil apropiado para el desarrollo de esta

clase de actividades, acordes con el objeto del contrato sobre el cual se controlara la

ejecución del mismo.

CAPÍTULO II

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LINEAMIENTOS GENERALES

ARTÍCULO 7. DEBERES DEL SUPERVISOR E INTERVENTOR:

1. Ejercerá la labor de control por medio de la inspección, asesoría,

supervisión, comprobación y evaluación, labor planeada y ejecutada de

manera permanente sobre las etapas de ejecución y liquidación del contrato

y si la ejecución se ajusta a lo pactado.

2. Velará por el cumplimiento de las condiciones técnicas, administrativas,

financieras, contables y legales conforme al objeto contratado.

3. Dejara en virtud del seguimiento del contrato, y mediante las actas

respectivas, las evidencias del cumplimiento total o parcial y/o

incumplimiento total o parcial del contratista, en aras de soportar

probatoriamente la posibilidad de hacer exigibles multas y declaratorias de

incumplimientos.

4. Mantendrá constante comunicación por el medio escrito entre Plaza Mayor

S.A, y el contratista en el logro de los objetivos contractuales pactados.

5. En la medida en que se encuentre durante la función de interventoría que, en

el desarrollo de la relación contractual no se está cumpliendo estrictamente

con las cláusulas pactadas, adquiere la obligación de exigir a la parte morosa

la exacta satisfacción de lo prometido, utilizando como fundamento el

contenido del acuerdo de voluntades y las garantías ofrecidas para asegurar

el cumplimiento.

6. Establecerá estrategias para la prevención de todas aquellas situaciones que

afectan la debida ejecución contractual.

7. Solicitará oportunamente que se subsanen los errores o inconsistencias en el

seguimiento y control de los diversos contratos suscritos por Plaza Mayor

S.A.

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8. Velará por la correcta utilización de los recursos ejecutados.

9. Denunciar o dejar evidencia las posibles ilegalidades de las que adolezca el

contrato suscrito por Plaza Mayor S.A.

ARTÍCULO 8. RESPONSABILIDAD DEL SUPERVISOR E INTERVENTOR:

Corresponde al Supervisor/Interventor, vigilar, controlar, seguir y verificar la ejecución de

los contratos que le sean asignados, a fin de garantizar a Plaza Mayor S.A., el cumplimiento

de las condiciones y obligaciones pactadas en los mismos, así como el control técnico,

administrativo, contable, legal y financiero de acuerdo con la naturaleza del contrato

buscando satisfacer el fin perseguido.

Los interventores externos responderán, disciplinaria, civil y penalmente tanto por el

cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de Interventoría, como por los

hechos u omisiones que le fueren imputables y que causen daño o perjuicio a la entidad,

derivadas de la celebración y ejecución de los contratos, respecto de los cuales, haya

ejercido funciones de Interventoría.

ARTÍCULO 9. LINEAMIENTOS GENERALES DE LA SUPERVISIÓN:

1. La comunicación entre el supervisor/interventor y el contratista es absolutamente

formal, es decir siempre, deberá constar por escrito.

2. Todos los documentos que se generen en desarrollo de un contrato deben estar

numerados y fechados, relacionando y referenciando cada uno de sus anexos si los

hay. Además deben estar acompañados de sus soportes y estar archivados en la

carpeta del contrato que para estos efectos contenga el folio.

3. Todas las actas que surjan en el desarrollo de un contrato, serán elaboradas por el

supervisor y/o interventor, y serán suscritas por él, el contratista y el ordenador del

gasto y/o facultado, cuando se requiera. Las actas serán numeradas en forma

consecutiva; elaboradas y fechadas el mismo día en que sucede el evento.

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4. En eventos en que se presenten situaciones excepcionales que impliquen

actuaciones inmediatas que requieran reconocer o autorizar actividades que generen

gastos distintos a los contemplados en los contratos, el supervisor y/o interventor

dará traslado de las peticiones al Ordenador del Gasto para que éste decida al

respecto.

5. El supervisor y/o interventor debe advertir oportunamente al contratista sobre el

cumplimiento de sus obligaciones y si fuere necesario, solicitarle acciones

correctivas, siempre con plazo perentorio.

ARTÍCULO 10. CONTROLES: La supervisión debe realizar una tarea de

seguimiento y acompañamiento en los aspectos técnicos, administrativos, contables,

legales y financieros y la interventoría esencialmente sobre los aspectos técnicos y

eventualmente y cuando así se requiriere de todas las demás actividades propias de la

supervisión. Por lo anterior, se deberá tener en cuenta en el momento de la labor y de

conformidad con los pliegos, invitación, la oferta aceptada y el contrato:

Los presupuestos

Los costos

La programación y cronogramas de la ejecución

Los materiales, bienes y servicios contratados

Las herramientas y equipos utilizados o a ser utilizados

Los pagos parciales y finales, así como de la liquidación del contrato

La calidad y cantidad de los bienes y servicios

Requerimientos legales y documentación necesaria al día para la

celebración, ejecución y terminación del contrato.

ARTÍCULO 11. PROHIBICIONES:

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1. Adoptar decisiones sin la previa autorización del ordenador del gasto y/o facultado,

que impliquen modificación, prórroga, ampliación, reducción y demás del contenido

o alcance del contrato.

2. Autorizar actividades de ejecución contractual sin previa disponibilidad y registro

presupuestal.

3. Solicitar o recibir, directa o por interpuesta persona, para sí o para un tercero,

dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficios de contratista.

4. Omitir, denegar o retardar la atención de los asuntos a su cargo.

5. Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o

indirectamente en el contrato.

6. Gestionar indebidamente a título personal asuntos relativos con el contrato.

7. Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones.

8. Autorizar el inicio de la ejecución contractual antes de que se encuentren satisfechos

los requisitos legal o contractualmente previstos para el efecto.

CAPÍTULO III

EJERCICIO DE LA ACTIVIDAD DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA

ARTÍCULO 12. ASUNCIÓN FORMAL DEL EJERCICIO DE LA ACTIVIDAD DE

SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA: Al supervisor se le deberá enviar la respectiva

comunicación de designación de la función de supervisión y posteriormente deberá

proceder a firmar el Acta de Inicio del contrato al momento que se encuentren cumplidos

los requisitos de ejecución del contrato en donde conste nombre, cédula, número, objeto y

valor del contrato que queda a su cargo.

Previo perfeccionamiento del contrato de interventoría, el interventor deberá firmar la

respectiva Acta de Inicio al momento de que se encuentren cumplidos los requisitos de

ejecución del contrato que seguirá, vigilará y controlará.

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PARÁGRAFO: En este mismo sentido se emitirá un acta cuando sea necesario hacer

cambio del supervisor, por lo que contendrá la renuncia del anterior supervisor así como de

la posesión del nuevo supervisor.

ARTÍCULO 13. RECOLECCIÓN DE DATOS: En virtud del principio de inmediación,

el supervisor deberá recolectar la documentación necesaria para el desarrollo de su

seguimiento.

Al respecto, tendrá la obligación de subir al servidor que PLAZA MAYOR S.A., designe

para esos efectos, cada semana la totalidad de documentos recolectados, con el fin que estos

reposen en un archivo digital de manera organizada.

ARTÍCULO 14. LISTA DE CHEQUEO: El supervisor tendrá a su disposición una lista

de chequeo, en donde encontrará el listado de los documentos que deberá recolectar en el

desarrollo de su actividad, siendo ésta una guía en su labor de supervisión.

PARÁGRAFO: El Supervisor y/o Interventor, deberá verificar muy bien antes de dar

inicio a su actividad de que los documentos de la carpeta que contiene los actos

precontractuales, contractuales y el contrato mismo, estén ajustados a la Ley.

ARTÍCULO 15. EVALUACIÓN DE LA INFORMACIÓN: Una vez recolectada la

información y documentación propia de cada contrato, procederá el supervisor a evaluar las

cantidades ejecutadas en el periodo, la ejecución acumulada, la calidad del servicio y

demás, respecto a las condiciones contractuales, elaborando así un comparativo entre la

ejecución real del contrato, la programación y el clausulado originalmente pactado.

El supervisor y/o Interventor igualmente deberá extender un formato de evaluación del

proveedor, en donde verificará y dará cuenta del cumplimiento cabal del contrato,

observaciones e incidentes surgidos durante su ejecución, con la finalidad de obtener una

calificación para el contratista.

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ARTÍCULO 16. ANÁLISIS DE RESULTADOS: Corresponde al supervisor y/o

interventor, en cumplimiento de sus funciones, preparar los informes en lo relativo a la

vigilancia, ejecución y cumplimiento de los contratos. Realizada la evaluación de la

información obtenida durante la supervisión, será deber del encargado realizar informes

necesarios que sirvan como constancia y evidencia de lo supervisado, de la misma manera,

tendrá las anotaciones y observaciones a que hubiere lugar.

PARÁGRAFO: Los informes del supervisor y/o interventor deberán ser diligenciados en

el Formato de Informes que la Dirección de Supervisión e Interventoría disponga para ello.

ARTÍCULO 17. INFORME PARCIAL: Este informe describe el estado presente del

proyecto y presenta las recomendaciones para la efectiva ejecución del contrato. El

supervisor y/o interventor debe elaborarlo y enviarlo durante los ocho (8) primeros días

hábiles de cada mes al ordenador del gasto.

Los informes parciales deben ser presentados por el supervisor y/o interventor,

especificando las actividades establecidas en el contrato, los bienes suministrados, los

servicios prestados y las obras ejecutadas, incluyendo la descripción de las actividades,

cantidad, precios unitarios y la evaluación del proveedor, así como de las observaciones

sobre el cumplimiento del contratista de obra, suministro de bienes o servicios en lo

referente a las diferentes actividades y acuerdos establecidos en el contrato.

El informe parcial debe contener de manera concisa y precisa la información que permita

conocer suficientemente el estado y avance del proyecto. En este informe se debe incluir:

Estado y avance del proyecto, entrega de bienes, servicios y/o productos,

especificando la cantidad, volumen, calidad y demás condiciones, nivel de

ejecución presupuestal, y los atrasos con respecto a la programación

establecida en caso de presentarse.

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El estado del contrato en el ámbito financiero y presupuestal: anticipo,

facturación mensual, estado de avance financiero.

Cumplimiento del contratista de sus obligaciones con relación al pago de

seguridad social integral y parafiscales. Igualmente, la verificación de su

compromiso con respecto al personal mínimo de trabajo propuesto.

Permanencia, estado y utilización del equipo técnico ofrecido en la

propuesta.

Retrasos, inconvenientes presentados y asuntos pendientes por resolver.

Comentarios, conclusiones y recomendaciones.

ARTÍCULO 18. INFORME FINAL DE EJECUCIÓN: Una vez vencido el plazo,

terminado el contrato, proyecto, bien o servicio, la supervisión y/o interventoría, según sea

el caso, se debe elaborar un informe final de ejecución del contrato objeto de vigilancia que

haga memoria descriptiva del mismo. Dicho informe será presentado al ordenador del gasto

competente dentro de los 8 días siguientes a la terminación del contrato.

El informe final de supervisión y/o interventoría, de obra, proyecto, bien o servicio debe

consignar todos los aspectos de todo orden relacionados con la ejecución contractual, entre

otros, el nivel del cumplimiento, su porcentaje, las obligaciones no ejecutadas. Así como

de:

Datos completos del contratista y supervisor y/o interventor, según sea el caso.

Identificación del contrato, de las modificaciones, adiciones, prórrogas,

suspensiones y/o sanciones que tenga el contrato.

Relación de los conceptos emitidos durante la interventoría a lo largo de toda su

vigilancia.

PARÁGRAFO: En los casos que el plazo del contrato sea inferior a un mes (ejecución

instantánea), sólo se contará con un informe final de ejecución.

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ARTÍCULO 19. ACCIONES DE MEJORA: Conforme y a la par de los informes

realizados, se levantará un acta que contenga las inconsistencias, observaciones y los planes

que el supervisor recomienda para subsanar y mejorar el proceso que haya quedado bajo su

responsabilidad.

De igual forma, levantará escrito en el cual consten las enmiendas y saneamientos a las

propuestas presentadas que haya podido ejecutar durante la vigilancia del contrato.

ARTÍCULO 20. ELABORACIÓN DE ACTAS: Es fundamental para el ejercicio de la

Interventoría, registrar en actas, todo el desarrollo del contrato en sus diferentes fases hasta

su liquidación.

Además de las actas que pueden darse en el proceso de Supervisión, se llevará un

inventario de elementos que deben estar presentes en ellas. No obstante, cada supervisor o

interventor, dependiendo de la naturaleza del contrato o proyecto, tiene perfecta libertad

para incluir elementos adicionales que le sean de utilidad.

ARTÍCULO 21. ACTA DE ORDEN DE INICIO: Esta acta marca el inicio del

desarrollo y ejecución del contrato y por lo tanto, marca el punto de partida para el control

del plazo y seguimiento del supervisor y/o interventor, según sea el caso. Ésta deberá ser

suscrita entre el contratista y el interventor y/o supervisor.

Cumplidos los requisitos de perfeccionamiento y ejecución, el supervisor o interventor

emitirá orden escrita de inicio del plazo del contrato, en aquellos casos en que el mismo sea

de tracto sucesivo. Se entenderá para estos efectos, tracto sucesivo cuando el plazo supera

los 30 días calendario.

ARTÍCULO 22. ACTA DE TERMINACIÓN DEL CONTRATO: Una vez terminado el

contrato, por alguna de las causales previstas en la ley o en el acuerdo de voluntades, el

supervisor y/o interventor, procederá a elaborar y suscribir con el contratista el acta de

terminación.

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ARTÍCULO 23. ACTA DE SUSPENSIÓN: Cuando el contratista elaborare la solicitud

de suspensión temporal del contrato indicando claramente las circunstancias que le dan

lugar y la justificación de la petición, recibida la comunicación el supervisor y/o interventor

deberá dar traslado de ésta al ordenador del gasto quien la valorará y de ser aceptada previa

proyección del acta, suscribirá la misma.

El acta deberá contener el avance del contrato, el estado de las obras, bienes o servicios

contratados, el término por el que se extenderá dicha situación y las consecuencias que

genera.

PARÁGRAFO: Con todo, el contratista deberá modificar la vigencia de las garantías

constituidas en igual período al de la suspensión y deberá informar al supervisor, quien

dejará constancia de esta actuación.

ARTÍCULO 24. ACTA DE REANUDACIÓN: Superados los inconvenientes que hayan

motivado la suspensión del contrato y vencido el plazo pactado de suspensión, el supervisor

y/o interventor, elaborará el acta de reanudación del contrato la cual será suscrita por éste,

el contratista y el ordenador del gasto, dejando constancia del tiempo total de suspensión

temporal y del vencimiento final del contrato.

PARÁGRAFO: Copia del acta deberá ser enviada por el contratista a la compañía de

seguros y al supervisor, para el reinicio de la vigencia de las cauciones prestadas.

ARTÍCULO 25. PROCESO Y ACTA DE LIQUIDACIÓN: En el caso de los contratos

de tracto sucesivo, y aquellos en los que el ordenador del gasto considere conveniente,

deberá liquidarse por medio de acta. En ésta el ordenador del gasto y el Contratista declaran

conjuntamente que se dio cumplimiento a todos los bienes y servicios pactados

originalmente, dentro del tiempo previsto y además declaran encontrarse a paz y salvo.

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El acta contendrá los ajustes y reconocimientos a que haya lugar, así como los acuerdos a

que lleguen las partes para poner fin a las controversias presentadas y declararse en paz y

salvo o en su defecto, establecer de manera clara y precisa las salvedades del caso.

ARTÍCULO 26. REGLA GENERAL DE LIQUIDACIÓN: El acta de liquidación

deberá suscribirse, por regla general, mediante acto bilateral que las partes otorgarán en el

plazo señalado en el contrato o, a falta de estipulación, dentro de los 4 meses siguientes a su

terminación.

ARTÍCULO 27. FALTA DE LIQUIDACIÓN BILATERAL DEL CONTRATO:

Cuando el contratista no se presentare a la liquidación del contrato, o se abstuviera de

suscribir el acta, el supervisor o interventor informará del hecho al ordenador del gasto

competente y dejará constancia de los antecedentes de la ejecución del contrato, así como

de las garantías constituidas, el balance financiero, las multas, las obligaciones pendientes y

las razones por las cuales el contratista no suscribió el acta.

PARÁGRAFO: Posteriormente se procederá con la liquidación judicial del contrato,

siempre y cuando hubiere lugar a la declaratoria de incumplimiento o de exigibilidad de

una multa o la declaratoria del siniestro de incumplimiento.

ARTÍCULO 28. LIQUIDACIÓN POR VÍA JUDICIAL: Con todo, el contratista podrá

controvertir el acto de liquidación bilateral en relación a las salvedades que por él hayan

sido hechas, por lo que podrá acudir a la jurisdicción para que por este medio se ordene la

liquidación de las obligaciones pendientes de conformidad con lo establecido por el manual

de contratación de Plaza Mayor S.A., los artículos 60 y 61 de la Ley 80 de 1993, 11 de la

Ley 1150 de 2007 y el artículo 141 de la Ley 1437 de 2011. En este caso, será deber del

supervisor o interventor remitir toda la información y documentación pertinente a la

Dirección Jurídica de la Secretaría General. En este evento, anexará, una vez liquidado el

contrato, copia de la sentencia o laudo arbitral que la legaliza.

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ARTÍCULO 29. CONFORMACIÓN DEL FOLIO DE SUPERVISIÓN: Dando

cumplimiento al capítulo 3, del título 1 del presente manual, los Supervisores y/o

Interventores, son los encargados de conformar un folio en donde consten todas sus

actuaciones respecto al objeto de su vigilancia. Este folio contendrá:

Análisis de oportunidad y conveniencia

Acta de posesión del supervisor

Certificado de reserva presupuestal

Acta de orden de inicio

Acta de terminación

Certificado de existencia y representación

Documento de identificación del contratista

Formato de ausencia de inhabilidades

Consulta de ausencia de procesos o sanciones por responsabilidad fiscal vigentes

contra el contratista según certifique la Contraloría General de la República.

Consulta de ausencia de procesos o sanciones por responsabilidad disciplinaria

vigentes contra el contratista según certifique la Procuraduría General de la Nación.

Contrato debidamente suscrito.

Otro-si de prórroga, adición o modificación

R.U.T

Justificación del procedimiento de selección objetiva de proveedores cuando éste

sea invitación privada o selección directa.

Autorización de la junta directiva cuando concurra alguna de las causales para tales

efectos.

Copia de la invitación privada o pliego de condiciones, según sea el caso.

Cotizaciones de los oferentes.

En el caso de obras incluirá: mapas, diseños, estudios técnicos; licencias y

autorizaciones; costos asociados al cumplimiento de estas exigencias.

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Registro de cuenta de cobro, multas, sanciones, ejecución de cláusula penal,

descuentos realizados e información relativa a los incumplimientos.

Otorgamiento de las pólizas de seguros.

Acta de suspensión y de reanudación.

Aprobación del programa de inversión de anticipos conforme o establezca Plaza

Mayor de acuerdo con la Ley 1474 de 2011.

Evaluación del proveedor.

Informes parciales

Informe final

Autorización de la cesión del contrato

Formato diligenciado del respectivo negocio

TÍTULO II

SOBRE LA DIRECCIÓN DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA

CAPÍTULO I

GENERALIDADES

ARTÍCULO 30. NATURALEZA DE LA DIRECCIÓN: El Modelo de dirección en

Supervisión e Interventoría consiste en la implementación de una estrategia que integra: la

capacitación y acompañamiento del Supervisor, la implementación de un método de

comunicación adecuado a las necesidades de la organización, la construcción de un plan de

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acción, la automatización de las actividades y el fortalecimiento al seguimiento y control de

ejecución de los contratos.

ARTÍCULO 31. ALCANCE, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN POR PARTE DE

LA DIRECCIÓN: La dirección de supervisión e interventoría, en cabeza de su director,

realizará periódicamente una revisión a los procesos contractuales llevados por los

supervisores, por lo que éstos deberán rendir cuenta de su supervisión al primero. Así las

cosas, la dirección evaluará conforme a las responsabilidades, funciones y deberes de los

supervisores su labor, y extenderá un informe de gestión, en el cual dé cuenta de los

pormenores de la actividad de supervisión realizada por sus respectivos encargados, y

contendrá un concepto por parte del director en tratándose de la labor desempeñada por las

supervisores.

ARTÍCULO 32. FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN DE SUPERVISIÓN E

INTERVENTORÍA: La dirección tendrá como funciones, entre otras:

Realizar acompañamiento a los supervisores en la ejecución de sus actividades.

Capacitar a los supervisores e interventores para lograr un mejor desempeño en sus

funciones.

Recibir y exigir los informes de los supervisores sobre los contratos objeto de

vigilancia.

La implementación de estrategias e instructivos con el fin de tecnificar la tarea de

supervisión.

Realizar revisiones periódicas al desempeño de los supervisores.

Emitir evaluaciones, informes y acciones de mejora respecto a la supervisión e

interventoría.

Informar a la secretaría general sobre los avances de su gestión.

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CAPÍTULO II

SOBRE EL SEGUIMIENTO Y ACOMPAÑAMIENTO DE LA DIRECCIÓN

ARTÍCULO 33. OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN: La dirección de supervisión e

interventoría accederá a la base de datos digital en donde reposarán las carpetas de los

distintos contratos, con el fin de obtener toda la información relevante para el desarrollo del

seguimiento, acompañamiento y evaluación de los supervisores.

ARTÍCULO 34. EVALUACIÓN DE LA SUPERVISIÓN: La dirección se encargará de

realizar una evaluación a los supervisores en donde constará el nombre del supervisor, la

cantidad de procesos revisados, las observaciones del caso, una calificación respecto al

porcentaje de errores en su calificación y propuestas en las cuales el supervisor debe

mejorar.

PARÁGRAFO: Las acciones de mejora tendrán el plazo perentorio que el director indique

según estime pertinente.

ARTÍCULO 35. INFORME DE REVISIÓN: Una vez realizada la revisión, el director de

la supervisión, deberá extender y entregar un informe al Secretario General, un informe en

donde establezca concisamente los resultados de la revisión y evaluación, así como de las

acciones que se propusieron al supervisión o interventor evaluados.

ARTÍCULO 36. ACTA DE SEGUIMIENTO: El director, una vez cumplido el plazo

perentorio otorgado a los supervisores para las respectivas correcciones, extenderá un acta

seguimiento en donde constará el cumplimiento o incumplimiento de las acciones

propuestas.

Esta acta también estará en la carpeta de seguimientos que la dirección designe para estos

efectos.

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ARTÍCULO 37. INFORME FINAL DE GESTIÓN: La dirección, al finalizar cada

semestre, realizará un informe en el cual dé cuenta de su gestión en el acompañamiento,

seguimiento y evaluación de la supervisión. Así las cosas, el informe contendrá

identificación de los procesos revisados, las inconsistencias encontradas, el comparativo

respecto a periodos de gestión anteriores, las correcciones efectuadas satisfactoriamente, las

capacitaciones hechas y su impacto en la actividad de los supervisores, así como de un

concepto general de la labor de la supervisión.

CAPÍTULO III

CAPACITACIÓN E INSTRUCCIÓN DE LOS SUPERVISORES

ARTÍCULO 38. CAPACITACIONES: La dirección se encargará de dirigir

capacitaciones a los supervisores respecto a la aplicación de este manual. Éstas instruirán

respecto a las funciones que deben realizar los supervisores, así como de los indicadores

sobre los que serán evaluados, y cómo proceder frente a las inconsistencias y fallas en la

supervisión.

ARTÍCULO 39. PROGRAMACIÓN Y CRONOGRAMAS: La dirección mediante

circular aprobada por el Secretario General, y en compañía de la Dirección de Talento

Humano, hará llegar una circular a los supervisores en donde establece la programación y

los cronogramas en los cuales dirigirá las capacitaciones, a quiénes estará dirigida, y en

general, el cronograma de sus actividades.

ARTÍCULO 40. ACTAS DE CAPACITACIÓN: La dirección extenderá actas de

asistencia cada vez que realice las capacitaciones. Ella contendrá la fecha, el tiempo de

duración, el objeto tratado y la lista de supervisores a la que a ella asistieron.

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TÍTULO III

DE LA CONSOLIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN

CAPÍTULO I

DEBER DE INFORMACIÓN DE LAS ÁREAS

ARTÍCULO 41. REPORTES: Cada área de negocio de PLAZA MAYOR S.A. debe

conciliar la información de los eventos a su cargo, así como de la totalidad de las

actuaciones que realicen en virtud de cada contrato, con la Dirección de Supervisión e

Interventoría para la lo cual se deberá actualizar la información mes vencido.

ARTÍCULO 42. CONSOLIDADO DE DIRECCIÓN JURÍDICA: La dirección jurídica

deberá ingresar al servidor los contratos realizados por los abogados discriminados por cada

negocio.

ARTÍCULO 43. CONSOLIDADO DE LA GERENCIA DE SERVICIOS: La gerencia

de servicios deberá mantener actualizado un consolidado en el servidor de los servicios

solicitados, discriminando el área de negocios y con cargo a qué contrato es prestado.

ARTÍCULO 44. CONSOLIDADO DE FINANCIERA: Desde la Gerencia Financiera o

quien haga sus veces de PLAZA MAYOR S.A. se mantendrá actualizado un consolidado

en donde consten los pagos que se hacen en virtud de cada contrato, y del estado financiero

actual de cada contrato.

ARTÍCULO 45. INFORME DE COMPRAS: Desde el área de Compras se tendrá un

consolidado de las órdenes de adquisición suscritas, haciendo referencia al contrato y al

presupuesto contra el cual se ejecuta.

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TÍTULO IV

CAPÍTULO ÚNICO

RÉGIMEN DE TRANSICIÓN Y DEROGATORIAS

ARTÍCULO 46. REGIMEN DE TRANSICIÓN.-Los procesos de contratación cuyo

PROCEDIMENTO de invitación o de celebración directa del contrato, hayan sido emitidos

por los equipos técnico, jurídico y de estudios económicos al entrar en vigencia el presente

Manual, continuarán sujetos a las disposiciones del Manual adoptado mediante el Acuerdo

Nº 003 del 22 de julio de 2010 y las normas que lo adicionaron, modificaron o sustituyeron.

La misma disposición se aplicará a los procesos de Selección Directa sin condiciones en los

que se haya solicitado oferta al proveedor.

Los procedimientos de contratación que se inicien a partir de la vigencia de la presente

Resolución, se sujetarán a lo previsto en este.

ARTÍCULO 47. DEROGATORIAS.-La presente Resolución deroga el Acuerdo No 001

del 18 de diciembre de 2008, modificado por el Acuerdo Nº 002 del 22 de septiembre de

2009 y el Acuerdo Nº 003 del 22 de julio de 2010 así como las demás reglas y

disposiciones normativas que le sean contrarias.

ARTÍCULO 48. VIGENCIA.- La presente Resolución entrará a regir a partir del

veintiocho (28) de marzo de 2014, previa publicación en la página Web de PLAZA

MAYOR MEDELLÍN S.A.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Medellín, a los

GABRIEL JAIME RICO BETANCUR FERNANDO CÓRDOBA CARMONA

Gerente General Secretario General

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CONSIDERANDO 1. 2. 3. 4. - Plaza Mayor Medellín · PDF filem-gj001 manual de supervisiÓn e interventoria fecha de emision: 14/03/2014 fecha de revision: revision: 0