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Contabilidad Básica•Estados Financieros•

Créditos

Esta es una publicación de la Escuela Nacional de Hotelería, Dentro del proyecto NIC/018, financiado conjuntamente por los gobiernos de la República de Nicaragua

y el Gran Ducado de Luxemburgo.

Compilación y Adecuación de Contenido:

Carmen Forteza García

Revisión y Aprobación:

Miriam Espinoza

Se permite la reproducción total o parcial de la presente obra, haciendo referencia a la fuente.

Managua, NicaraguaDiciembre 2008.

Unidad I: Registro de las Operaciones Contables

Con esta unidad el alumno desarrollará la capacidad de:Registrar las operaciones que realiza la pequeña empresa

Administración económica y contabilidad básica en la pequeña empresa turística y hotelera

Contabilidad Básica

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UNIDAD I: Registro de Operaciones Contables

Conceptos Básicos de la Contabilidad

Contabilidad: Definición, Características y Estructura Básica

La contabilidad es la ciencia económica que estudia el patrimonio empresarial.

Recogemos otras dos definiciones con más matices:

La contabilidad es el conjunto de las normas y los fundamentos en los que se basa el registro de la 1. información financiera de la empresa.

La contabilidad es el sistema que estudia los resultados, los costes y la situación patrimonial de la 2. empresa y sirve como soporte básico para la toma de decisiones, ya que sus criterios y procedimientos aseguran la correcta valoración de bienes, derechos y obligaciones.

El análisis contable puede ser de dos tipos:

Estático → : por la observación del patrimonio en un momento determinado (como un foto de nuestra situación financiera).Dinámico → : por el análisis de las variaciones que se producen en el transcurso del tiempo (como una película en donde vemos la evolución de la situación).

La contabilidad proporciona información ordenada, que será útil a diferentes niveles:

Para su administrador/a (lo que en las grandes empresas es el equipo directivo), para que tengan información • suficiente que les sirva para tomar decisiones y planificar acciones futurasPara el/los propietarios o accionistas, para conocer la evolución de la rentabilidad de sus inversiones• Para los trabajadores, ya que de los resultados de la empresa depende la continuidad de su puesto de • trabajo y sus posibilidades de promociónPara los financiadores o acreedores, ya que a través de la contabilidad conocen la solvencia de la empresa • y la posibilidad de cobrar sus créditosPara organismos públicos, quienes en caso de cobro de tasas o de concesión de ayudas (entre otras • situaciones) necesitarán conocer de manera precisa la realidad empresarial.

El diccionario de la RAE define documentar como probar, justificar la verdad de algo con documentos. Como decíamos en la introducción de este manual, una cosa es saber administrar una empresa y otra, diferente, poder demostrarlo. La contabilidad nos ayuda a documentarlo.

Los libros contables son los documentos donde se recogen las anotaciones contables. Antes de la generalización de la informática eran libros físicos; ahora pueden llevarse en documentos electrónicos (hojas de cálculo, bases de datos o programas contables), pero se siguen llamando “libros contables”.


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2 Administración económica y contabilidad básica en la pequeña empresa turística y hotelera

Grupos del Balance: activo, pasivo y Capital patrimonial

¿Recuerda que en la primera unidad definíamos el patrimonio empresarial como el conjunto de bienes, derechos y obligaciones que tiene una empresa? Bueno, ahora estudiaremos estos elementos desde la terminología y los criterios de la contabilidad.

Los elementos patrimoniales, los bienes derechos y obligaciones, se agrupan en conjuntos homogéneos que se denominan grupos del Balance:

Activo• Pasivo o pasivo exigible • Capital o Capital patrimonial•

Tipos de activo

El activo es el término contable para registrar nuestros bienes y derechos. Existen diferentes tipos de activos según su grado de disponibilidad o liquidez (capacidad para convertirse en dinero).

De ahí que a un edificio o una maquinaria se le llame “inmovilizado” (cuesta mucho convertirlo en dinero en efectivo si lo comparamos con otros bienes más líquidos, como puede ser nuestra mercadería o nuestra cuenta en un banco).

Hay dos grandes tipos de activos, fijo y circulante. Veámoslos ordenados según su grado de liquidez.

Activo fijo: Esta formado por aquellos elementos patrimoniales vinculados a la empresa en el largo plazo, durante más de un ejercicio económico (van a permanecer en la empresa más de un año), También se denomina inmovilizado.

Hay diferentes subtipos de activo fijo:

Inmovilizado material• : bienes de carácter material necesarios para realizar la actividad de la empresa : maquinaria, edificios, mobiliarios, vehículos,…Inmovilizado inmaterial• : bienes de carácter inmaterial: patentes, marcas, programas informáticos…Inmovilizado financiero• : inversiones financieras a largo plazo (más de año): por ejemplo, acciones adquiridas de otras empresas.

Activo circulante: Esta constituido por aquellos elementos patrimoniales que normalmente se renuevan varias veces en el mismo ejercicio económico.

Hay diferentes subtipos de activo circulante, que ordenamos de nuevo, según su liquidez:

Existencias• : Constituidas por aquellos elementos dedicados a la elaboración de nuestro producto o servicio (materias primas, productos semi-elaborados, productos terminados) o productos que la empresa vende sin transformar (mercaderías). Realizable• : Representa los créditos y derechos a favor de la empresa a corto plazo (menos de un año).Comprende las situaciones en las que se venden bienes o se prestan servicios y no se cobran de inmediato, generándose una deuda a favor de la empresa. Por ejemplo, una cuenta a cobrar a clientes o un crédito concedido a un trabajador.




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Disponible• : Elementos de los que la empresa tiene disponibilidad o liquidez inmediata. Por ejemplo, el efectivo de caja o nuestros fondos de una cuenta en el banco.

Tipos de pasivo

Pasivo es el término contable para registrar nuestras deudas y obligaciones con terceros.

Si lo que caracteriza o distingue los activos (bienes y derechos) es su grado de liquidez (rapidez con que lo puedo convertir en dinero), ¿qué distinguirá o clasificará mis pasivos (deudas y obligaciones)?

La respuesta tiene la misma lógica contable: según lo rápido que me sea exigido el pago. Así, el pasivo se ordena en términos de exigibilidad (según cuándo vencen las deudas). Tipos de pasivo: pasivo fijo y pasivo circulante.

Pasivo fijo: Esta formado por aquellas fuentes de financiación que se tienen que devolver en un periodo superior a un año (exigible a largo plazo). Por ejemplo: deudas a largo plazo con entidades de crédito

Pasivo circulante: también llamado exigible a corto plazo, representa las deudas que tiene la empresa y que debe devolver en menos de un año. Es cuando compramos bienes o servicios, no los pagamos de inmediato y se dejan a deber. Contablemente distinguiremos a quién se lo debemos (a un acreedor, a un proveedor, a una entidad,…).

Capital patrimonial

El Capital o Capital patrimonial es el término contable que registra las obligaciones de la empresa para con su propietario/a, socios/as y accionistas. En otros países se le llama neto o neto patrimonial.

EJERCICIO POR EQUIPOS

Entre dos y cinco personas por equipo. Los miembros de un equipo deben trabajar en negocios semejantes (por ejemplo: equipo de restaurante, equipo de hospedaje, equipo

de tour-operador, equipo de servicios ecoturismo,…).

Cada equipo listará los activosque normalmente tiene un pequeño negocio,

ordenados según su grado de liquidez

El tiempo para realizar el ejercicio será de 30 minutos. Luego, cada equipo, expondrá al pleno su trabajo en un pizarrón o cartulina.


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De alguna manera se parece mucho al pasivo que hemos descrito en el punto 2.2.2. (constituye una obligación de la empresa) pero tiene una diferencia fundamental: no se tienen que devolver en toda la vida de la empresa. Son recursos “propiedad” del dueño o dueños de la empresa, pero dedicados a la actividad de producción del negocio.

Los principales elementos del Capital de nuestra empresa son:

Capital social: aportación de los socios (o del propietario/a individual) para la constitución de empresa

Reservas: beneficios no distribuidos (legal o voluntarias)

También expresamos en el Capital contable el resultado financiero (positivo o negativo) de nuestra actividad. En contabilidad se denomina cuenta de pérdidas y ganancias.

Perdidas y ganancias: resultado de la actividad de la empresa, saldo de la diferencia entre los ingresos y los gastos de la empresa. Si el saldo es positivo es que la empresa ha tenido beneficios, si el saldo es negativo es que la empresa a tenido perdidas.

(FICHA) Cuando su negocio se puso en marcha, ¿qué aportaron los socios?¿podría darle un valor monetario a este/estos aportes? Con posterioridad, ¿se han dado nuevos aportes de capital?¿cuánto y en qué concepto?

Registro de las Operaciones Contables por partida doble

La contabilidad está basada en un sistema que anota todas las operaciones dos veces: por un lado, de dónde viene el dinero y, por otro, a dónde va1. Esta es la idea básica de la partida doble .

Y esto no se hace para complicarnos la vida (aunque a primera vista puede parecerlo). Sino para seguir ordenadamente el rastro de los movimientos económicos. Veámoslo con un ejemplo sencillo.

Pongámonos en la situación de un negocio familiar, por ejemplo, una pequeña comidería (“La boquita deliciosa”). Yo, propietario/a único/a, llevo pensando ya tiempo en lo bien que vendría poner una televisión, como atractivo para mis clientes (pienso en que las vecinas que suelen ver la novela y vendrían a media tarde a tomar café, o en el grupo de jóvenes que atraería al ofrecer películas los fines de semana).

Tengo unos ahorrillos, veo una oferta en el Huembes y me decido a invertir. La compro.

SI NO LLEVO CONTABILIDAD: me voy al Huembes, la compro. En el mejor de los casos, guardo la factura • (pensando, más que nada, en la garantía). Dependo de mi memoria para saber cómo llegó la tele a mi negocio y de dónde salió la plata.

1Se atribuye al estudioso y fraile franciscano Luca Pacioli (Italia, 1445) el haber dejado por escrito por primera vez el método de la partida doble, que en esa época ya practicaban los mercaderes del Mediterráneo, en su libro “Teneduría de Libros por Partida Doble”.




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LLEVANDO CONTABILIDAD: físicamente, haré lo mismo (agarrar el dinero, ir al Huembes y traerme la • televisión). Pero, cuando llegue a “La boquita deliciosa” documentaré la operación con lógica y orden contable:

yo, propietario/a del negocio “La boquita deliciosa”, decido invertir 3,000 córdobas de mis ahorros en la empresa

(viene) Capital social= 3,000 pasa a ser (va) Tesorería= 3,000

$ CAPITAL ACTIVO

Cuando me decido a comprar la televisión, el vendedor me da una factura (viene) Tesorería= 3,000 pasa a ser (va) Acreedores= 3,000 $ CAPITAL ACTIVO

Cuando pague la factura, mi dinero se lo ha quedado el vendedor, pero, a cambio, tengo un valor mayor en mi mobiliario

(viene) Acreedores=3,000 pasa a ser (va) a Mobiliario=3,000

$ CAPITAL ACTIVO

Recuerde: mantenemos siempre la igualdad del balance ACTIVO = PASIVO + CAPITAL.

Tras esta ilustración de la lógica de la partida doble, veamos algunos ejemplos que se dan habitualmente en nuestros negocios:

Ejemplo 1:

ACTIVO = PASIVO + CAPITALBalance Inicial 20,000 10,000 10,000Compro TV en efecti-vo (3,000)Aumenta Mobiliario +3,000Disminuye Caja -3,000Nuevo balance 20,000= 10,000+ 10,000


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Ejemplo 2:

Ejemplo 3:

Ejemplo 4:

ACTIVO = PASIVO + CAPITALBalance Inicial 20,000 10,000 10,000Compro TV a crédito (3,000)Aumenta Mobiliario +3,000Aumenta acreedores +3,000Nuevo balance 23,000= 13,000+ 10,000

ACTIVO = PASIVO + CAPITALBalance Inicial 20,000 10,000 10,000Pago a un proveedor con un cheque (2,000)Disminuye Proveedores

-2,000

Disminuye Banco -2,000Nuevo balance 18,000= 8,000+ 10,000

ACTIVO = PASIVO + CAPITALBalance Inicial 20,000 10,000 10,000Pago en efectivo la electricidad del mes (300)Disminuye Capital (Gasto)

-300

Disminuye Caja -300Nuevo balance 19,700= 10,000+ 9,700




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En la siguiente unidad, recordaremos estos ejemplos para ver las cuentas T.

Como se ve en los ejemplos anteriores, en cada anotación contable (también se le llama “asiento contable”), afectamos por un lado el activo de la empresa y por otro lado el pasivo+Capital.

Recordemos conceptos. Con lo que hemos visto hasta ahora, ya podemos poner más detalles en el balance:

Antes de pasar al siguiente apartado, se proponen a continuación algunos ejercicios para ser realizados de manera individual.

El método de la partida doble garantiza, PERMANENTEMENTE, la siguiente igualdad:

ACTIVO = PASIVO + CAPITAL

Se suele expresar gráficamente con un rectángulo de dos partes:

ACTIVOPASIVOCAPITAL

Esta es la estructura básica de lo que se llama balance de situación

ACTIVO

Activo Circulante Disponible Realizable Existencias

Activo Fijo Inmovilizado material Inmovilizado inmaterial Inmovilizado financiero

PASIVOPasivo CirculantePasivo Fijo

CAPITALCapital SocialReservasPérdidas y Ganancias

EJERCICIO 1

Una empresa dedicada a la compra- venta de artesanía típica nicaragüense “Guacalito” presenta el siguiente inventario de su patrimonio:

Dinero en efectivo: 2,000• Dinero en cuentas bancarias: 12,000• Existencias de artesanías: 18,840• Mobiliario de oficina: 2,400• Un cliente debe por la compra de un cuadro: 700• Computadora y otros aparatos informáticos que usan en oficina: 2,300• Deudas con proveedores por artesanías que hemos comprado y no hemos pagado todavía: 2,000• Préstamo concedido por un banco a devolver en 6 meses: 2,000•

Se pide: representar la situación patrimonial de la empresa distinguiendo lo que es activo (bienes+derechos) del pasivo (obligaciones) y determinar, así, el Capital patrimonial.


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Las cuentas contables

Cuando hablábamos de llevar la contabilidad en “La boquita deliciosa” (¿se acuerda? La comidería con televisión nueva), lo que explicábamos eran los “apuntes contables” o “anotaciones contables” que haríamos. Una anotación o apunte contable es el acto de registrar una transacción económica en los libros de contabilidad.

Las cuentas contables son los nombres técnicos que reciben todos y cada uno de los conceptos en que se pueden dividir los elementos patrimoniales. Estos nombre técnico-contables son los que aparecen en los libros contables (libro mayor, libro diario, ya los veremos).

La contabilidad, igual que las matemáticas o la medicina, pretende ser un lenguaje universal (que todos entendamos lo mismo al leerlo) y por ello las cuentas contables son prácticamente iguales en todos los países. De un lugar a otro, de un sector productivo a otro, puede variar un término, pero siempre se conserva la misma lógica descriptiva, el mismo tipo de detalle.

El catálogo de cuentas

Cada empresa desarrolla su catálogo de cuentas. En este catálogo, no solamente aparecen el nombre de las cuentas, sino también un código numérico asociado a cada una de ellas. Estos códigos facilitan el entendimiento técnico entre contables ya que, aunque hablen diferentes idiomas (o el mismo idioma pero con palabras diferentes), los códigos son números ordenados siempre de la misma manera.

Al final de este manual, encontrará un ejemplo de catálogo contable para una pequeña empresa turística nicaragüense .

EJERCICIO 2

“El descanso”, un pequeño hotel a las afueras de Estelí, que cuenta con seis habitaciones y un comedor para servir los desayunos a sus huéspedes, presenta el siguiente inventario de su patrimonio:

Aportación del empresario para constituir la empresa: X• Beneficios no distribuidos por la empresa: 2,150• Edificio donde esta situado el hotel: 3,000• Mobiliario de las habitaciones: 4,660• Alimentos y bebidas en despensa para desayunos: 800• Dinero depositado en bancos: 1,970• Dinero en efectivo: 200• Deudas con los proveedores de alimentos y bebidas: 600• Deuda con el banco por préstamo a dos años: 2, 000•

Se solicita: representar la situación patrimonial de la empresa distinguiendo el activo (bienes+derechos) y el pasivo (obligaciones) y determinar la aportación de empresario.




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Cuentas y sub-cuentas

Un catálogo de cuentas tiene varias divisiones:

Por una parte, encontramos una primera gran división por grupos del Balance y cuentas de ingresos y a. gastos GRUPO 1: DEDICADO AL ACTIVO• GRUPO 2: DEDICADO AL PASIVO o EXIGIBLE• GRUPO 3: DEDICADO AL CAPITAL o CAPITAL CONTABLE• GRUPO 4: DEDICADO CUENTAS COMPLEMENTARIAS DE ACTIVO Y PASIVO• GRUPO 5: DEDICADO A INGRESOS• GRUPO 6: DEDICADO A GASTOS• GRUPO 7: DEDICADO A CUENTAS DE ORDEN (apuntes teóricos)•

Así, todas las cuentas que empiecen por 1 se referirán a activos, las que empiecen por 2 se referirán a pasivos, y así sucesivamente.

Por otra parte, dentro de cada grupo, encontramos una segunda división que detalla los conjuntos de b. cuentas. Así, encontraremos, por ejemplo, dentro del activo (GRUPO 1): 1100 Activo circulante• 1200 Activo fijo• 1300 Activo diferido (por ejemplo inversiones ya previstas)•

A continuación, la siguiente división especifica las cuentas. Por ejemplo, dentro del activo circulante c. (1100), tendremos:Una cuenta 1101, dedicada a efectivo (caja chica)• Una cuenta 1102, dedicada a bancos• Una cuenta 1103, dedicada a depósitos a corto plazo • Una cuenta 1104, dedicada a clientes• Una cuenta 1105, dedicada a documentos por cobrar• Una cuenta 1106, dedicada a deudores c/p•

Y así sucesivamente, según nuestras necesidades y en cada uno de los cinco grupos.

Finalmente, dentro de cada cuenta, encontramos una cuarta división que permite a la empresa, en caso d. de que lo considere necesario y según su realidad concreta, detallar la composición de esa cuenta, con el objetivo que llevar un mejor control. Por ejemplo, si tengo mi dinero depositado en dos bancos diferentes, tendré en mi contabilidad:

Una cuenta 1102 bancos, que sume todo el dinero puesto en entidades financieras

Y dos sub-cuentas

La 1102 01 Cuenta Bancentro xxx-xxx y• La 1102 02 Cuenta Bampro xxx-xxx•


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Como usted ve, a partir del catálogo de cuentas estandar, su empresa tendrá su propio catálogo de cuentas, adaptado a su realidad concreta.

Cada una de las cuentas y sub-cuentas tendrá un saldo o valor contable. Este saldo podrá ser a favor de la empresa (cuenta acreedora) o en contra (cuenta deudora).

Las cuentas T

Recuerde: Una anotación o apunte contable es el acto de registrar una transacción económica en los libros de contabilidad.

Pues bien, para trabajar la contabilidad, usamos, por una parte, lo que llamamos el “libro mayor”: en este documento tendremos el listado de todas las cuentas (y sub-cuentas) y su saldo. Además, para llevar el control detallado de los movimientos que ocurren cada día en cada cuenta, se utiliza el libro diario y las “cuentas T”. Reciben este nombre porque tienen la forma de una letra T. Y se anota en ellas con la misma lógica que rellenábamos el cuadro de nuestra situación patrimonial: a un lado ponemos el haber y a otro el debe.

Tendremos un T por cada cuenta (o sub-cuenta). Veamos un ejemplo sencillo de caja chica:

Por la mañana del lunes, en “Guacalito” mi caja chica tiene sencillo por valor de 350 córdobas. Durante el día, vendo, al contado, artesanías por valor de 775 y pago la tasa de recogida de basuras (60 pesos). Independientemente de lo que tendré que anotar en otras cuentas, mi cuenta T de caja chica tendrá el lunes los siguientes movimientos:

Mi cuenta T de ingresos por ventas:

Y mi cuenta T de Gastos de Funcionamiento (o de venta):

Caja chica

DEBE HABER

350775 60

Total: 1,125 60Saldo: 1,065

Ingresos por ventas

DEBE HABER

775

Gastos de funcionamiento

DEBE HABER

60




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Se llama debitar o cargar a apuntar en el DEBE y acreditar o abonar a apuntar en el HABER.

La forma en que se abona y se carga cada cuenta depende de su naturaleza y no es fácil de manejar sin profundizar en el análisis técnico contable. En cualquier buen libro de contabilidad encontrará el detalle de cómo se realiza para cada cuenta. Pero veamos algunos casos.

¿Se acuerda de los ejemplos del punto 2.2.4. cuando vimos lo que significaba la partida doble? Veamos como contabilizaríamos esos ejemplos en el balance, en el libro diario y en sus respectivas cuentas T:

EJEMPLO 1: Compro TV en efectivo (3,000), el 15 de mayo 2008 Cómo varía el Balance:Mobiliario: aumenta su valor en 3,000Caja: disminuye su valor en 3,000

En el libro diario:

En cuentas T:

EJEMPLO 2: Compro TV a crédito (3,000), el 15 de diciembre 2008 Cómo varía el Balance:Mobiliario: aumenta su valor en 3,000Acreedores: aumenta su valor en 3,000

En el libro diario:

Fecha Cuenta Cargos Abonos15/05/08 Saldo inicial X X15/05/08 Mobiliario y equipos 3,00015/05/08 Caja 3,00015/05/08 Saldo final X+3,000 X+3,000

Mobiliario y EquipoD H

3,000

CajaD H

3,000

Fecha Cuenta Cargos Abonos15/12/08 Saldo inicial X X15/12/08 Mobiliario y equipos 3,00015/12/08 Acreedores 3,00015/12/08 Saldo final X+3,000 X+3,000


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En cuentas T:

EJEMPLO 3: Pago a un proveedor con un cheque (2,000), el 6 de abril de 2008 Cómo varía el Balance:Proveedores: disminuye su valor en 2,000Bancos: disminuye su valor en 2,000

En el libro diario:

En cuentas T:

Cargar los gastos y abonar los ingresos es fácil de recordar. Las otras cuentas tienen una lógica contable que puede resultar más compleja para quien no es profesional contable. Pero ya conoce la mecánica. Si no cuenta con un/a contador/a en su negocio, le aconsejamos que se haga una “ayuda memoria” a partir de un libro de contabilidad (mirar bibliografía).

Las razones contables

Toda la unidad V de este manual la dedicamos a estudiar las razones contables. Es este punto 2.4. solo pretendemos que comprenda el concepto de razón o ratio contable y su importancia como herramienta para tomar decisiones en la administración de su negocio.

Concepto de razón o ratio contable

Recuerde su infancia, siéntase un chavalo o chavala de nuevo: ¿recuerda sus primeras clases de matemáticas? ¿le gustaban las matemáticas?¿o le parecían un rollo, como a la mayoría de los niños? No vamos a recordarle angustias pasadas, no se preocupe. Pero, aunque no lo crea, en esos días usted adquirió sus primeras herramientas para ejercer como administrador/a de un negocio turístico. Hagamos el camino:

Mobiliario y EquipoD H

3,000

AcreedoresD H

3,000

Fecha Cuenta Cargos Abonos6/04/08 Saldo inicial X X6/04/08 Caja 3006/04/08 Gastos de Funcionamiento 3006/04/08 Saldo final X+300 X+300

Gastos de FuncionamientoD H

300

CajaD H

300




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Recordemos un gran problema de entonces: voy a la venta de María a comprar dulces. Cada dulce vale dos córdobas y mi madre me ha dado seis pesos, ¿cuántos dulces puedo comprar? 6/2=3 dulces. ¡Qué poco cunde el dinero!

Además de darme cuenta de lo rápido que “me comía” seis pesos, estaba aprendiendo a DIVIDIR. A entender la relación entre una cosa (6 córdobas de mi madre) y otra (mis dulces de a 2 pesos).

Y crecemos, con más o menos dulces, crecemos. Y aparecen otros nuevos grandes problemas, como este caso: me encantaría regalarle a mi madre un nuevo vestido, ahora que por fin tengo un salario. ¡Le haría tanta ilusión! Pero gano tan poco que solo puedo ahorrar unos 100 pesos al mes y el que yo sé que le gusta ¡cuesta 650! ¿Cuántos meses tendré que ahorrar? 650/100= 6,5. O sea, seis meses y pico, siete meses... A ver si consigo que me fíen... Otra vez dividir, otra vez relación: si ahorro “a razón de” 100 pesos al mes, en siete meses pago el vestido para mi madre. Y, resumiendo (mucho), llegamos al final del camino: ahora administro un pequeño lindo negocio turístico. La división va a seguir siendo mi aliada (o mi suplicio, según se mire...).

Dejando las bromas a parte, razón o ratio es sinónimo de división, de fracción. Una razón, por tanto, me sirve para relacionar una cosa en función de otra. En nuestro mundo de la administración financiera, las razones o ratios contables nos sirven para observar la relación, de equilibrio o desequilibrio, entre elementos patrimoniales.

Aterricemos esta idea con un ejemplo, un problema típico en nuestros negocios: ¿tengo suficiente dinero para pagar las facturas que me llegan la semana que viene?

¿Qué trato de relacionar aquí? Ni más ni menos que mis activos disponibles con mis pasivos exigibles de corto plazo (recuerde los cuadros de patrimonio de los ejercicios 1 y 2).

Como se imaginará, todos los negocios tienen problemas semejantes (como hacer frente a las deudas). Los problemas o situaciones más comunes se analizan con ratios estándar. No necesitamos inventar el agua tibia. Ya está inventada.

Para nuestro último problema, por ejemplo, tenemos el RATIO DE LIQUIDEZ que divide el ACTIVO CIRCULANTE entre el PASIVO CIRCULANTE o exigible de corto plazo. Una simple división nos permitirá saber si la empresa es capaz de hacer frente a sus deudas de corto plazo. En la unidad V profundizaremos en este tema.

Uso de las razones contables para la toma de decisiones

Seguramente su sentido común ya le está ayudando a ver las enormes posibilidades que ofrecen los ratios contables como herramientas para la gestión financiera de su negocio. Seguramente, de manera intuitiva, ya usa razones contables para la toma de decisiones sin saber su nombre técnico-contable.

La única diferencia ahora, tras este curso de capacitación, es que podrá argumentar con más precisión sus decisiones, obtener más matices, apoyarse en la experiencia de un montón de profesionales de la gestión financiera que han sistematizado (ordenado) el uso de las razones contables.

Así, como veremos después, según el resultado de la división, según el valor de cada ratio contable (positivo, negativo, mayor que 1, menor que 1,...) obtendremos una orientación técnica de qué decisión financiera es más adecuada tomar en cada caso.


Unidad I: Estados Financieros

Con esta unidad el alumno desarrollará la capacidad de:Elaborar el balance general de la pequeña empresa registrando

adecuadamente las cuentas


Estados Financieros

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UNIDAD I: Estados Financieros

Catálogo de Cuentas

Abrir una cuenta, abonar y debitar

Como veíamos en la unidad anterior, al hablar de las anotaciones en las cuentas T (punto 2.3.3.), se llama debitar o cargar una cuenta a apuntar en el DEBE y acreditar o abonar una cuenta a apuntar en el HABER.

Cuando escribimos el primer valor en una cuenta, se llama “abrir una cuenta”. Se abren las cuentas cuando se inicia la actividad empresarial y “se cierran” o saldan, al final de cada ejercicio. Es decir, cada vez que empieza el ejercicio económico (en Nicaragua el 1 de julio de cada año), se comienza teniendo todititas las cuentas con un “saldo inicial”. Este saldo inicial irá variando a medida que avance el año (sus movimientos los registraremos contablemente) y terminaremos el año (12 meses) con un “saldo final” o saldo de cierre.

La forma en que se abona y se carga cada cuenta depende de su naturaleza y no es fácil de manejar sin profundizar en el análisis técnico contable (excede de los objetivos de este curso de capacitación). En cualquier buen libro de contabilidad encontrará el detalle de cómo se realiza para cada cuenta. Ya vimos algunos ejemplos en el apartado de las cuentas T.

Cuenta acreedora y cuenta deudora

En contabilidad se habla de cuenta acreedora cuando tiene un saldo en el lado del HABER (LADO DERECHO). Y de cuenta deudora cuando tiene un saldo en el lado del DEBE (LADO IZQUIERDO).

Las cuentas son, “por su propia naturaleza” (así se denomina en contabilidad) acreedoras (si normalmente tienen saldo en el HABER) o deudoras (si normalmente tienen saldo en el DEBE). Esta norma contable es muy fácil de entender si pensamos en las cuentas de ingresos y gastos:

Las cuentas de ingresos, normalmente se abonan y las cuentas de gastos normalmente se cargan. Por ejemplo:

La cosa se complica con las otras cuentas (activo, pasivo y Capital) porque la contabilidad funciona de manera contraria a lo que nos diría nuestra lógica “no contable”. Las cuentas de activo se empiezan cargando se cargan, se anota en el debe, y a medida que disminuye su valor se anota en el haber, se abona. Por ejemplo, cuando pagábamos con un cheque (2,000), anotábamos:

Gastos de funcionamiento

D H

300

Bamco

D H2,000


Esta

dos

Fina

ncie

ros


Las cuentas de pasivo y Capital se comienzan abonando, se anota en el haber, y a medida que disminuye su valor se anota en el debe. Por ejemplo, en este caso en el que el proveedor es pagado con un cheque:

El dominio de esta mecánica contable sólo se adquiere con la práctica y profundizando en el conocimiento contable.

La importancia de llevar la contabilidad al día

En la medida en que usted lleve las cuentas de su empresa, ordenadas, documentadas y al día, más útil le resultará la contabilidad como herramienta de gestión. Además, como se habrá ido dando cuenta, la contabilidad está pensada para, de alguna manera, sustituir a la memoria. Si no lleva la contabilidad al día y a fin de mes (o peor, a fin del ejercicio contable) tiene que registrar todo lo acontecido, puede convertirse en una auténtica pesadilla y corremos el riesgo de cometer imprecisiones u olvidos.

Algunos consejos generales:

Regálese (si no la tiene ya) una carpeta con bolsas separadoras para archivar papeles (facturas, recibos, documentos,...) y guarde en ella todos (¡todos!) los documentos que genere o reciba en relación a su negocio.

Que no falte en su mesa de trabajo una grapadora y una caja de clips. Use los clips para agrupar documentos (al meterlos en su carpeta). Y grápelos cuando ya haya realizado las anotaciones o apuntes contables correspondientes. Puede parecerle una tontera, pero es la única forma de no traspapelar los “documentos de soporte”, los papeles que soportan (documentan) su contabilidad. Según su volumen de negocio o su disponibilidad de tiempo, usted personalmente se implicará más o menos en hacer la contabilidad. En cualquier caso, no deje que acabe un mes sin poner al día la contabilidad de su empresa. Es una decisión costo/eficiente.

Si a estas alturas del partido no tiene una calculadora sobre la mesa, invierta en una. Es suficiente con una sencilla y manejable.

El objetivo de esta unidad es que usted sea capaz de “explicar la lógica y los criterios contables para registrar las operaciones de la empresa ubicándolas en las cuentas correspondientes, haciendo uso del método de partida doble”.

Proveedores

D H2000

EL KIT BASICO DEL ADMINISTRADOR FINANCIERO

FOTO CON CARPETA, CALCULADORA,

GRAPADORA, CLIPS, LAPICERO Y BORRADOR



Estados Financieros

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Pero tenga en cuenta que para ello, debe usted ser ya capaz de “explicar la función de la contabilidad y manejar los conceptos que componen su estructura básica”. Si no se siente seguro o segura de esto, plantee a su profesor/a las dudas. Ahora es el momento.

En esta unidad no manejaremos nuevos conceptos importantes. Aplicaremos lo aprendido a nuestro negocio. Es como si hasta ahora nos hubiéramos concentrado en buscar los ingredientes y a partir de este momento, nos toca cocinar nuestro pastel. En los apartados siguientes se recogen las cuentas más habituales en un pequeño negocio turístico y se sugieren posibles divisiones para las sub-cuentas.

Clasificación de Cuentas y Sub-Cuentas

Cuentas de Activo

En general, las cuentas de activo tiene una “naturaleza deudora”, es decir, se comienza anotando en el DEBE (cargando). La excepción son las llamadas “cuentas complementarias de activo” que en Nicaragua suelen ponerse en el grupo 4 del catálogo de cuentas (en otros países forman parte del propio grupo 1).

Las cuentas complementarias de activo son las que disminuyen el valor de los activos (depreciación de un equipo, por ejemplo). Estas cuentas, tienen “naturaleza acreedora” y, por tanto, se comienza anotando en el HABER (abonando). En nuestro balance general aparecen restando (con signo negativo) y su efecto es disminuir el valor del activo correspondiente.

Activo circulante

CAJA CHICA Caja Chica A (recepción) Caja Chica B (restaurante)CAJA GENERALBANCOS Cuenta num. Xxxxxx Cuenta num. XxxxxxCLIENTES Clientes hospedaje Clientes restaurante Clientes rutas turísticasDOCUMENTOS POR COBRARPAGOS POR ANTICIPADO Anticipos de impuestos Anticipos a proveedores Anticipos a acreedoresDEUDORES DIVERSOS CORTO PLAZOMERCANCÍAS Alimentos Bebidas Otras mercancías restauración Artesanías Souvenirs


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Activo fijoTERRENOSEDIFICIOSMOBILIARIO Y EQUIPOS Mobiliario y equipos oficina Mobiliario y equipos cocina y bar Mobiliario y equipos habitacionesEQUIPOS DE TRANSPORTEHERRAMIENTAS Y ENSERES Herramientas y enseres oficina Herramientas y enseres cocina y bar Herramientas y enseres habitaciones Herramientas y enseres tienda

Activo diferido: a veces se tienen bienes o derechos que serán efectivos en el futuro (como pueda ser el valor de una futura reforma o un derecho hereditario). No es muy habitual en un pequeño negocio.

Otros activos: en contabilidad, suele dejarse una categoría (una cuenta) de “otros” abierta para poder poner en ella algún concepto que no entre en ninguna de las otras cuentas.

Complementarias de activo:Complementarias de activo circulanteCUENTAS DE DUDOSO COBROCUENTAS INCOBRABLESComplementarias de activo fijoDEPRECIACIÓN ACUMULADA EDIFICIOSDEPRECIACIÓN ACUMULADA MOBILIARIO Y EQUIPOSDEPRECIACIÓN ACUMULADA EQUIPOS TRANSPORTEDEPRECIACIÓN ACUM. HERRAMIENTAS Y ENSERES

Cuentas de Pasivo

En general, las cuentas de pasivo tiene una “naturaleza acreedora”, es decir, se comienza anotando en el HABER (abonando). La excepción son las llamadas “cuentas complementarias de pasivo” que en Nicaragua suelen ponerse en el grupo 4 del catálogo de cuentas (en otros países forman parte del propio grupo 1).

Las cuentas complementarias de pasivo son las que disminuyen el valor de los pasivos, de nuestro exigible (amortización anticipada de un crédito de largo plazo, por ejemplo). Estas cuentas, tienen “naturaleza deudora” y, por tanto, se comienza anotando en el DEBE (cargando). En nuestro balance general aparecen restando (con signo negativo) y su efecto es disminuir el valor del pasivo correspondiente.

Pasivo Circulante

PROVEEDORES Proveedores AyB Mayorista xxxx Mayorista yyyy Otros proveedores



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DOCUMENTOS POR PAGARACREEDORES DIVERSOS CORTO PLAZO Acreedor xxxx Acreedor zzzz Otros acreedores corto plazoINGRESOS COBRADOS POR ANTICIPADO Ingresos anticipados reservas habitaciones Ingresos anticipados tour Otros ingresos anticipadosPasivo fijoHIPOTECA A PAGAR LARGO PLAZOCREDITOS A PAGAR LARGO PLAZOOTROS EXIGIBLES LARGO PLAZO

Complementarias de pasivoAMORTIZACIÓN ANTICIPADA DE PRÉSTAMOS CORTO PLAZOAMORTIZACIÓN ANTICIPADA DE PRÉSTAMOS LARGO PLAZO

Cuentas de Capital patrimonial

¿Recuerda que el Capital (también llamado Capital en sentido amplio) estaba en el lado del Pasivo en nuestro Balance? Por ello funciona de la misma manera que las cuentas de pasivo: en general, las cuentas de Capital tiene una “naturaleza acreedora”, es decir, se comienza anotando en el HABER (abonando). ¿Ya se imagina cual es la excepción a esta regla general? Las cuentas que registran pérdidas de valor del capital, o sea, las utilidades negativas de un ejercicio o de los anteriores (se suelen llamar pérdidas acumuladas). Estas cuentas de pérdidas tienen naturaleza deudora y en nuestro balance aparecerán con signo negativo en la parte del Capital.

CAPITAL (o CAPITAL SOCIAL): dependiendo si es propiedad de una sola persona (empresario/a individual) o de varios/as socios/as (sociedad)

RESERVA LEGALRESERVA VOLUNTARIAUTILIDADES ACUMULADASPERDIDAS ACUMULADASUTILIDAD NETA DEL EJERCICIOPERDIDA NETA DEL EJERCICIO

Cuentas de Gestión1

Las cuentas de Gestión son las cuentas para registrar los ingresos y los gastos que realizamos en el transcurso de nuestra actividad cotidiana, en nuestra actividad comercial o productiva. Se encuentran en el grupo 5 (Ingresos) y 6 (Gastos) del catálogo.

1A veces también se les llama Cuentas de Resultado


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Las cuentas de ingresos y gastos son las que nos sirven para realizar el Estado de Resultados, la cuenta de Pérdidas y Ganancias de la empresa. Las de ingresos, se abonan (anotar en el HABER) y las de gastos de cargan (se anota en el DEBE). Si bien esta es la norma general, podría haber excepciones si, por ejemplo, hemos cobrado de más a un cliente (tendré que cargar el error, registrar un menor ingreso) o si hemos pagado de más (tendré que abonar la diferencia, registrar un menor gasto).

Principales cuentas de ingresos

Ingresos por VentasINGRESOS POR VENTAS DE BIENES Y SERVICIOS Ventas restaurante Ventas hospedaje Ventas tienda Ventas tour Servicio alquiler salón fiestas Servicio alquiler salón talleres Otras ventas de ByS al menor Ventas al mayor Ingresos financieros Otros ingresos

Principales cuentas de gastosGastos por ventas de bienes y serviciosCOMPRA DE MATERIAS PRIMAS Compra de AyB Otras compras de materias primasCOMPRA DE MERCANCIA Compra mercancías tienda Compra mercancías restaurante Compra mercancías hospedaje Otras compras de mercancíasOTRAS COMPRASSUELDOS Y SALARIOSSEGURO SOCIALPAGO IMPUESTOS POR VENTAS

Principales cuentas de ingresos

Ingresos por VentasINGRESOS POR VENTAS DE BIENES Y SERVICIOS Ventas restaurante Ventas hospedaje Ventas tienda Ventas tour Servicio alquiler salón fiestas



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Servicio alquiler salón talleres Otras ventas de ByS al menor Ventas al mayor Ingresos financieros Otros ingresos

Principales cuentas de gastosGastos por ventas de bienes y serviciosCOMPRA DE MATERIAS PRIMAS Compra de AyB Otras compras de materias primasCOMPRA DE MERCANCIA Compra mercancías tienda Compra mercancías restaurante Compra mercancías hospedaje Otras compras de mercancíasOTRAS COMPRASSUELDOS Y SALARIOSSEGURO SOCIALPAGO IMPUESTOS POR VENTASOTROS GASTOS POR VENTAS

Gastos de funcionamiento (o por administración)

COMPRA PAPELERIA Y UTILES OFICINAARRENDAMIENTOSCOMPRA DE SUMINISTROS Electricidad Agua Combustible Teléfono Otros suministrosPAGO OTROS IMPUESTOS (NO POR VENTAS)SUELDOS Y SALARIOS ADMINISTRACIONSEGURO SOCIAL ADMINISTRACIONAPORTES INATECSERVICIOS PROFESIONALESOTROS GASTOS DE FUNCIONAMIENTOGastos financierosOtros gastos

Cuentas de Orden

Las cuentas de orden son cuentas teóricas, por decirlo de alguna manera. Son ficciones contables que se usan para registrar información de manera contablemente ordenada pero que no significan una operación real. Es nuestro módulo de formación no las utilizaremos.


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Ecuaciones Contables que se utilizan en la elaboración del Balance General

Clasificación de los Costos Fijos y Variables

En la unidad anterior adquirimos herramientas para conseguir que nuestro negocio tenga un buen estado de equilibrio. Pero... ¿Administro un negocio para que esté equilibrado? ¿Solamente?

No. No acaba aquí nuestra tarea. En realidad no ha hecho más que empezar: administro un negocio para obtener rentabilidad. Mi tarea es conseguir que la inversión (capital) genere beneficios.

Cuando estudiamos la rentabilidad de las inversiones hacemos un análisis económico de nuestro negocio. Y observamos los beneficios tres perspectivas:

A) Con relación a los ingresos que generoB) Con relación a los activos que manejoC) Con relación a los recursos propios que he dedicado

¿Es rentable ganar 100 pesos? Depende. Si para ganar 100 pesos, además de estar todo el día trabajando, tengo maquinaria y compro materias primas por valor de 20,000 pues no mucho ¿no? (100/20,000)*100=0.5%. Es decir, de cada 100 pesos invertidos, obtengo medio peso de beneficio.

Pero si para ganar esos 100 pesos, utilizo activos que ya tengo amortizados hace tiempo y los bienes o servicios que vendo me cuestan apenas la mitad (100/50)*100=200% ¡! Estoy teniendo un 200% de beneficio. Es decir, de cada 100 pesos que invierto, obtengo 200. Suena diferente, sin duda.

Ya en el índice se lo anunciábamos: el objetivo de la unidad VI es capacitarle para razonar, a partir de la contabilidad, cuál es el margen de beneficios del negocio y proporcionarle los criterios básicos para definir la estrategia de fijación de los precios de sus bienes y servicios.

Cálculo de margen de Beneficios

Variables que juegan en nuestro margen de beneficios

(MURAL) En grupos de 3-5 personas, discutan las variables o conceptos que influyen en el margen de beneficios de un pequeño negocio turístico (20 minutos). Luego, en el pleno de la clase, vayan expresando, con la de manera rotativa, una idea por grupo. El/la docente escribirá, en una o dos cartulinas, las ideas conjuntas de todos los participantes.

Para estudiar las variables que juegan en nuestro margen de beneficios, hay que tener en cuenta, en primer lugar, que encontraré variables tangibles (concretas, fácilmente cuantificables) y variables intangibles (mucho más imprecisas y difíciles de cuantificar).



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En un negocio turístico, independientemente de la naturaleza de su actividad comercial, nos encontramos con:

Los clientes=turistas.• Tanto nacionales (nicaragüenses) como extranjeros. Hablaremos de turistas en sentido amplio como personas que disfrutan de su tiempo de ocio o que están de viaje fuera de su lugar de residencia habitual. Así podremos incluir, por ejemplo, a personas que se hospedan en nuestros hotelitos o comen en nuestros restaurantes o compran en nuestras tiendas de productos típicos nicas, aunque no sean “estrictamente turistas” (pueden estar en viaje de trabajo, de paso hacia otra ciudad, buscando un regalo para sus familiares que viven en el extranjero, celebrando una fiesta de quince años, ...)El posicionamiento comercial=ocio de carácter local/nicaragüense• . Cualquiera que sea el bien o servicio que ofrecemos, cuando el cliente lo adquiere, espera que tenga un valor añadido inmaterial que se asocia con el disfrute, el trato personalizado, los buenos recuerdos, la identidad nicaragüense,... 2

Estos dos factores influirán mucho en el precio esperado de nuestros bienes y servicios porque, si bien por una parte tenemos la ventaja de no estar tan presionados como otros tipos de negocio por “ser baratos” (como quien vende arroz, martillos, servicio urbano de taxi,...), el cliente espera un valor añadido intangible de “disfrute”, algo especial que “no pasa todos los días”, que “no puedo conseguir en casa”, que deja “un recuerdo diferente a lo habitual”.

Según la naturaleza de su actividad comercial, tendrá otras variables intangibles adicionales como:

Calidad esperada• Originalidad del bien o servicio• Situación atractiva del negocio• Tradición nicaragüense• Internacionalización (capacidad para atender a gentes de otros países)• ...•

Todas estas variables intangibles influirán en el precio de sus bienes y/o servicios. El cliente puede pagar más si obtiene un beneficio adicional. Pero, por el contrario, no pagará nada (no volverá) si lo esperaba y no lo obtiene. Nuestros negocios no son fáciles de administrar porque juega mucho el “factor humano”, las sensaciones, el trato,...

Dicho esto, nuestro negocio como todos los demás negocios del mundo, obtienen su margen de beneficios a partir del costo de la inversión inicial y, una vez puesta en marcha la empresa, de la diferencia que obtenemos entre los gastos y los ingresos que se derivan de nuestra actividad comercial. En las unidades anteriores, cuando estudiamos el catálogo contable (grupos 4 y 5) y la cuenta de PyG (Estado de Resultados) ya vimos los conceptos estándar de gastos e ingresos en un negocio:

2 Estos aspectos comerciales se abordan en profundidad en el módulo de capacitación dedicado a Mercadeo y Promo-ción de Servicios Turísticos (Módulo 8), también ofrecido por la Escuela Nacional de Hotelería de Managua para forma-ción de Administradores de Pequeños Negocios Turísticos y Hoteleros.

INGRESOS GASTOS

Ingresos por ventas Gastos por ventas

Ingresos financieros Gastos de funcionamiento (o por administraciónOtros ingresos Gastos financieros

Otros gastosSALDO (I –G) = Utilidad (si positivo) ó Pérdida (si negativo)


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Estos conceptos son las variables tangibles que juegan en nuestro margen de beneficios.

Tenemos un margen de beneficios global: la relación entre lo que ingresamos y lo que gastamos. Si lo expresamos como diferencia (I-G) tendremos el beneficio en unidades monetarias. Si lo expresamos como razón o división (I/G) tendremos el beneficio en proporción (qué proporción ingreso con unos gastos determinados). Si esta división la multiplico por 100, obtendré el % de beneficio.

¿Recuerda el EJERCICIO 3, donde calculamos el beneficio del mes de junio en la tienda “Guacalito”? Teníamos unos ingresos= 4,025 y unos gastos=2,260:

I-G=4,025 – 2,260= 1,765 unidades monetarias de beneficioI/G=4,025 / 2,260= 1.78 es la proporción entre ingresos y gastosI/G*100= 4,025 / 2,260 * 100= 178% Por cada 100 pesos que gasto, ingreso 178.

¿Es esta la rentabilidad de la empresa? No exactamente. Porque también debo tener en cuenta la inversión que tengo dedicada a la actividad. Así, se analiza el beneficio desde dos perspectivas:

(ESTUDIO) Con la cifra de beneficios que obtuvo el año pasado en su negocio (aunque sea aproximada) y el Balance General que hemos venido trabajando en este manual, analice la rentabilidad de su negocio con las dos perspectivas que hemos visto (rentabilidad de los activos y rentabilidad de la inversión). Escriba las 5-10 conclusiones que le parezcan más importantes y si lo considera interesante, alguna medida que considera debería tomar en el futuro próximo en relación a sus márgenes de beneficio.

Fijación de Precios

Marcar y manejar los precios de nuestros bienes y servicios

(FICHA) Escriba en una tabla de dos columnas, los bienes y/o servicios que ofrece en su negocio (1ª columna) y sus precios (PVP Precio Venta al Público) respectivos (2ª columna). En el caso de que tenga mucha diversidad de productos o servicios (muchos conceptos diferentes, más de 15-20), agrúpelos en conjuntos con precios similares y ponga un rango de precios (por ejemplo: artesanías pequeñas varias, 10-80 $C)

BENEFICIORentabilidad de los activos= --------------------- Activo Total

Representa el rendimiento de la empresa por cada unidad monetaria invertida en activos. Mide la capacidad de los activos para generar beneficios.

BENEFICIORentabilidad de la Inversión --------------------- Recursos Propios (C)

Mide el beneficio generado en relación a la inversión realizada por los propietarios de la empresa, por eso se denomina también rentabilidad del accionista. Representa el rendimiento de la empresa por unidad de capital invertida en la empresa.



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Factores internos y externos en relación al precio

Definimos precio como la cantidad de dinero asociado a la compra-venta de un bien o servicio. Le solicitábamos en la FICHA anterior que señalase el PVP o Precio Venta al Público de sus ByS. También a veces se habla de precio de mercado, cuando nos referimos al precio al que un bien o servicio podría ser vendido, independientemente de su valor real. De hecho, en diferentes mercados, tendrá diferentes precios (piense, por ejemplo, en lo que cuesta tomarse un fresco de guayaba en un hotel de Managua y lo que le cuesta el mismo fresco (uno incluso más sabroso) en una barcito de El Cuá.

Vale la pena recordar la frase “Todo necio confunde valor y precio”. Una cosa es lo que vale el bien y otra cosa el precio por lo que compramos o vendemos ese bien en un lugar concreto.

Factores internos

Es indudable que la base del precio de nuestro bien o servicio será su costo: cuánto nos cuestan las materias primas para producirlo o adquirirlo del proveedor. También añadiremos al costo los gastos de suministros utilizados para ofrecer el bien o servicio (luz, agua,...), el trabajo empleado hasta ponerlo en manos del cliente (salarios, se suele medir en “horas/hombre”), el uso de las herramientas y/o maquinaria que hemos empleado en su producción (en proporción al tiempo utilizado y a la vida útil del objeto, ya sea una máquina o un mantel), ... Estos son los costos directos: a mayor volumen de ByS, mayor costo.

También soportamos costos indirectos: independientemente de nuestro volumen de ventas, tenemos que pagar (o aportar nuestra mano de obra). Una renta, un salario de vigilancia, de limpieza, servicios de profesionales, intereses de financiación, permisos, tasas municipales, ...Incluso el tiempo empleado en planificar, organizar, dirigir y supervisar, es decir, en gestionar o administrar el negocio, es un coste indirecto de mis bienes y servicios y debo tenerlo en cuenta a la hora de marcar mis precios.

En teoría, se deben repartir todos los costos indirectos de manera proporcional y equitativa, entre todos los bienes y servicios que ofrezco, pero, en la realidad y según el negocio en concreto, puedo tener ByS que sean más “sensibles” al precio que otros y lo repartiré teniendo ésto en cuenta (piense, por ejemplo, en nuestra comidería “La boquita deliciosa”, un café seguro que es más sensible al precio que una boquita especial de domingo).

Factores externos

Cuando parece que lo vamos teniendo todo controlado, la cosa vuelve a complicarse (como la vida misma). Aparece la competencia: los negocios que ofrecen bienes y servicios “sustitutos” de los míos.

Por mucho que yo piense que en mi negocio en café sabe más rico, está mejor presentado, es más agradable tomarlo,... si “el cliente” siente que el café que le ofrece mi competencia es “como el mío”, el PVP de mi café no podrá ser muy diferente al de la competencia. O me adapto al precio de mercado o tendré que conseguir que mi clientela reconozca con claridad una ventaja comparativa (o varias) en venir a mi negocio a tomar café.

La competencia podrá tener una estrategia de precios más o menos agresiva, y su negocio tendrá que adaptarse o diferenciarse.


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Otro factor externo que influye a la hora de fijar mis precios es lo que se suele llamar “psicología del cliente”. Por ejemplo, se ha acuñado la expresión “precio psicológico” para definir el precio no redondo que pretende provocar sobre el consumidor un efecto psicológico que le lleve a considerar que el artículo está sensiblemente más barato que si tuviera el precio redondo inmediatamente superior (el típico ¡sólo 199!). Algo parecido ocurre cuando nos ofrecen los precios en dólares: instintivamente nos parecen más caros que en córdobas.

Definitivamente, establecer los precios más adecuados ¡no es fácil!

Cómo establecer nuestros precios: cálculos

Como hemos visto en los apartados anteriores, el “arte” de establecer precios adecuados es un tema complejo. Podemos partir de nuestros costos; o podemos partir de los precios de mercado de nuestra competencia; o ambas cosas a un tiempo.

Habrá productos o servicios más flexibles (menos sensibles) al precio. Productos que me cuesten poco pero me den buen margen, y al contrario. Productos o servicios que me salgan caros pero que el cliente “exija” tener a su disposición,...

Lo importante es que, en conjunto, obtenga un margen razonable de beneficios que compense el esfuerzo y la inversión.

Antes de profundizar en los precios de su negocio en concreto, veamos un caso teórico sencillo:

En el restaurante “El rincón norteño” vendo:

Concepto PVP unitario Unidades vendidasmedia /semana

Unidades vendidasmedia/mes (4s)

Ingreso medio al mes

Cafés, tés 7 120 480 3,360Dulces 10 48 192 1,920Frescos 15 108 432 6,480

Gaseosas 16 60 240 3,840Comida corriente 30 100 400 12,000

Queques 60 4 16 960Boquita pequeña 25 30 120 3,000Boquita grande 50 24 96 4,800Boquita familiar 75 24 96 7,200

TOTAL - 518 2,072 43,560



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En compra de materias primas y otros, gasto:

Tengo mobiliario, manteles, vajilla, abanicos, y otros desde hace tiempo, por valor de unos 20,000. Para poder ir renovando poco a poco este inventario, aplico mensualmente una cuota de amortización general del 5% (1,000).

Además tengo una serie de gastos fijos:

Entonces, mi beneficio actual es de:

Concepto Gasto medio mensual

Café, azúcar, tés,.. 850Harinas, pan,... 400

Frutas y verduras 2,500Gaseosas 3,120

Carne, pollo y pescado 7,500Arroz, frijoles, ... 3,200Otros alimentos 1,000Otras bebidas 2,000Otros enseres 3,500

TOTAL 24,070

Concepto Gasto medio mensual

Electricidad 500Agua 200Diesel 1,200

Salario afanadora 1,900Salario cocinera 3,000Salario mesero 3,000

Contadora 950Administración (yo) 2,000

TOTAL 12,750

Concepto Media mesIngresos 43,560

Gastos y costos fijos -13,750Gastos variables -24,070

Beneficio 5,760

Margen comercial (100-(I /G*100))

3,000


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Es decir, para ganar 115 pesos necesito gastar 100. Es un margen razonable. Tengo productos en los que mi margen es bajo (por ejemplo, las gaseosas) y otros en que mi margen es alto (por ejemplo, los queques).

Cuando en “El rincón norteño” piense en incorporar nuevos productos o servicios a mi oferta, trataré de aprovechar la “capacidad instalada”, es decir, con lo que ya tengo, producir más. No siempre es posible, pero es mucho más posible de lo que parece a primera vista.

(MURAL) En grupos de 3-6 personas, discutan ideas en las que “El rincón norteño” podría obtener más margen de beneficios (20 minutos). Luego, en el pleno de la clase, expongan sus ideas. Su docente irá recogiendo las ideas en una o más cartulinas.

He observado los precios en conjunto. La lógica para analizar el precio por producto es la misma. En algunos productos no tendré “margen de maniobra” (flexibilidad para cambiar los precios): por ejemplo el caso de la gaseosa o del café. Pero en otros, como la comida corriente o las boquitas, dependerá mucho de las materias primas que utilice, del tiempo que me lleve prepararlas, de si puedo tener congeladas pre-elaboraciones, de si me adapto a las ofertas del mercado en cada momento,... El margen de maniobra para sacar rentabilidad a mis precios es bastante grande.

Con lo que hemos visto y hemos discutido en grupo, analice ahora sus precios. Observe las diferentes fuentes de información de que dispone: la FICHA con su listado de conceptos y precios, los costos directos e indirectos que soporta en la actividad comercial de su negocio (aunque sea de manera aproximada), su Balance General. Y piense en los precios de su competencia directa.

(ESTUDIO) Escriba de manera ordenada las conclusiones que saca del análisis de los precios que ofrece en su negocio. De manera orientativa, le sugerimos que se haga preguntas como: ¿qué productos me dejan más margen?¿y menos?¿cuáles son mis productos o servicios “estrella”(más demandados)?¿les saco provecho?¿qué nuevos productos o servicios podría ofrecer para aprovechar mi capacidad instalada?¿mi oferta resulta cara o barata de cara al cliente?¿aprovecho suficientemente ese posicionamiento (esa imagen o posición que tiene mi empresa en el mercado)?

Cómo divulgar los precios a nuestros clientes: el catálogo de precios

Lo importante a la hora de informar a nuestros clientes potenciales sobre nuestros precios es la claridad, la transparencia. Es fundamental ser serio en esto. En mercados maduros es un tema regulado por el Estado y se exige a los negocios (independientemente de su tamaño) que dispongan de una lista completa y actualizada de sus precios. Aunque en Nicaragua por el momento no es obligatorio, no cabe duda que el cliente (sea nica o extranjero) preferirá saber de antemano y con exactitud cuánto va a tener que pagar.

El catálogo de precios, según el tipo de negocio, se puede divulgar de diversas maneras: desde un folleto o tríptico sencillo, un mural de cara al público, una página web, etiquetas en los productos,... Pero es importante que en todos los soportes los precios sean iguales, es decir, estén actualizados.

Esta actualización del catálogo de precios no debe ser costosa. Por ello, si sus precios pueden variar con relativa frecuencia, no divulgue los precios en un soporte que resulte costoso modificar. Y, por supuesto, no valen borrones!.



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También tenga en cuenta que el cliente espera tener disponible todo lo que se encuentra en su catálogo de precios (salvo situaciones excepcionales). Por ello, si ofrece ByS cuya disponibilidad o precio no depende directamente de usted, es mejor que lo ofrezca “fuera de menú”, “fuera de catálogo”, utilizando soportes adecuados (un pizarrón, una hoja publicitaria,...)

Por último decir, en cuanto a su catálogo de precios, que si existen cargos adicionales (impuestos, servicio, empacado, transporte a domicilio,...) debe ponerlo expresamente y en lugar visible para que no suponga una sorpresa desagradable “de última hora”.

Por qué, cuándo, cómo cambiar los precios

En este punto le conviene pensar como cliente ¿a quién le gusta que le cambien los precios de algo que quiere comprar y ya sabía cuánto costaba? A nadie, ¿verdad? (bueno, si es más barato, la cosa cambia...).

Cambiar los precios es siempre un tema delicado. Si es a la baja, estamos disminuyendo nuestro margen de beneficios al que estamos acostumbrados. Si es al alza, corremos el riesgo de perder clientes. Si es frecuente, mi cliente se cansará. Si no cambio nunca, me quedaré fuera del mercado (aumenta la inflación, aumenta la competencia, salen nuevos productos mejores,...).

Pero a veces, un cambio de precios es necesario para mantener la salud de nuestro negocio. Lo más importante para afrontar un cambio de precio es hacerlo de manera transparente para el cliente y con lógica financiera para el negocio.

¿Por qué? Puede haber muchas y diversas razones:

Necesito renovar stock de mercancías• La competencia se me está llevando a los clientes• Los precios de mercado de mis materias primas han subido sustancialmente• Deseo aprovechar una época de fuertes ventas• Necesito cubrir un período de bajas ventas• ...•

¿Cuándo? En general, cuanto menos mejor. Pero cuando lo haga el cliente necesita “entender” el cambio: subida generalizada de precios (inflación), mejora sustancial del servicio o de la calidad, ... Incluso las bajadas de precios (precios de oferta, promociones,...) deben ser también “entendidas” por el cliente ya que si no, cuando vuelva al precio “normal”, el cliente pensará que le está cobrando “de más”.

¿Cómo? de manera transparente para el cliente y con lógica financiera para el negocio. Es decir, de manera organizada (revise su catálogo de precios, renueve los soportes), clara (que el cliente no se sufra una sorpresa desagradable), y habiendo estudiado las variables y factores que hemos venido observando para que el nuevo precio tenga una vigencia lo más larga posible.


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Orden y Estructura del Balance General

Los Estados Financieros

(ESTUDIO) Utilizando de referencia los dos ejercicios de cálculo realizados en clase, de balance y de resultados, con valores aproximados, revise los valores con las cifras reales de su negocio. Ajuste con las correcciones que considere y vuelva a hacer los cálculos. Escriba de nuevo los ejercicios en limpio. Reflexione sobre las diferencias.

Concepto, función y estructura

Los Estados Financieros (EEFF) de una empresa son su documento contable más importante. En él aparecen todos los datos financieros de la empresa de un período determinado. Pueden hacerse Estados Financieros mensuales (de un mes), trimestrales (de un trimestre) o anuales (de un año, de un ejercicio fiscal). Los EEFF anuales son obligatorios.

Con lo que hemos aprendido en este manual, ya puede imaginar cual es su función: ofrecer una visión técnica, ordenada y objetiva de la situación financiera de la empresa.

Su estructura es siempre la misma:

Una portada, o primera hoja donde se pone el nombre de la empresa, el período que se analiza y la fecha a. de emisión (la fecha en la que se han cerrado las cuentas). También suele ponerse el nombre de la persona que los ha elaborado.

El balance de situación o Balance Generalb.

El Estado de Resultadosc.

El “libro mayor” o detalle de todas las cuentas y sub-cuentas, con sus códigos correspondientes y los saldos d. que presentaban al inicio del período y los saldos que presentan al final del mismo.

Los “anexos”, con el detalle de los movimientos por cuenta contable.e.

Aunque en sentido estricto no es parte de los EEFF, la documentación original que ha dado lugar a los asientos o anotaciones contables es clave. Sin ellos, todo lo demás carece de valor (podría ser inventado). Por ello, incluimos:

Los documentos de soporte: las facturas, recibos, nóminas y demás papeles que generaron la información f. contabilizada.



Estados Financieros

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El cierre del ejercicio

Cada vez que acaba un año, se hace el “cierre del ejercicio”: no es, ni más ni menos que realizar los EEFF del período y dejar las cuentas contables preparadas para el ejercicio siguiente. El saldo final de las cuentas del ejercicio pasado, será el saldo inicial de las cuentas para este ejercicio.

Se suele aprovechar para hacer una revisión de inventarios, una conciliación de las cuentas bancarias,... y así poder registrar posibles pérdidas o desajustes que se nos hayan “escapado” en nuestro día a día. Así no “arrastraremos” errores de un ejercicio u otro.

Como le decíamos en la introducción de este manual, los conocimientos y habilidades que le transmite este manual y sus ejercicios, no lo convierten en contador (¡ojalá todo fuese tan fácil!¿verdad?). Pero ahora usted debería ser capaz de tener una idea clara de lo que es hacer la contabilidad de su empresa, llevar un control contable ordenado de su actividad y saber supervisar, en detalle, el trabajo de quien realice la contabilidad.

Si hemos conseguido dejarle con ganas de saber más, le animamos a seguir profundizando.

En las unidades siguientes, nos ocuparemos de adquirir criterios para interpretar sus EEFF, para usar la contabilidad para tomar decisiones y ser más eficaz y eficiente en la gestión financiera de su negocio. Esta función es lo realmente importante en su tarea de administrador o administradora de un negocio turístico.

Balance General


El balance general o balance de situación es, como ya explicamos en la Unidad II, la representación ordenada de los elementos patrimoniales de una empresa. Su función es informar sobre el valor patrimonial de la empresa, sobre su situación financiera general en un momento concreto. Permite ver de manera clara el tamaño de una empresa y si tiene un rendimiento positivo (ganancias) o negativo (pérdidas).

Vimos un esquema simplificado del mismo:

ACTIVO = PASIVO + CAPITAL

ACTIVO

Activo Circulante Disponible Realizable Existencias Activo Fijo

Inmovilizado material Inmovilizado inmaterial Inmovilizado financiero

PASIVO

Pasivo CirculantePasivo Fijo

CAPITAL

Capital SocialReservas

Pérdidas y Ganancias


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Con esta estructura, las cuentas contables de mi negocio y los saldos correspondientes, construyo el documento que representa, de manera estática (como una foto) la situación patrimonial de mi empresa: el Balance General.

Aunque puedo calcularlo en cualquier momento, se suele hacer al final de cada período (mes) o al final del ejercicio económico. En Nicaragua la ley establece que el ejercicio fiscal es del 30 de junio del año anterior al 31 de julio del presente año (en otros países es del 1 de enero al 31 de diciembre).

Cálculo

En este apartado cada uno/a de los participantes en este curso va a realizar un cálculo aproximado del Balance General o Balance de Situación de su negocio. No necesita saber de memoria los valores concretos de cada cuenta, pero trate de pensar de manera realista para que el ejercicio le resulte útil. Y siga los pasos que se indican a continuación:

Agarre el catálogo de cuentas de su empresa (la versión con el VºBº de su docente)1.

En una hoja en blanco dibuje el rectángulo de dos partes en que se representa la estructura básica del 2. Balance General

De manera ordenada, vaya escribiendo cada cuenta (y sub-cuenta si procede) de activo y de pasivo en 3. su lugar correspondiente, con el valor aproximado en córdobas (como hicimos en los ejercicios 1 y 2, recuerde las soluciones que tiene al final de este manual).

Sume el valor del total de su activo y, por otra parte, el valor total de su pasivo.4.

Calcule la diferencia ACTIVO - PASIVO5.

Esta diferencia es el valor del CAPITAL. Recuerde que ACTIVO= PASIVO + CAPITAL y, por lo tanto ACTIVO 6. – PASIVO = CAPITAL.

Esa cifra de CAPITAL estará compuesta, básicamente, como ya hemos visto, de tres conceptos: lo que 7. se invirtió inicialmente en el negocio (capital social), las ganancias de otros años que no ha repartido o gastado (reservas) y, finalmente una cifra que exprese si, en este momento, su negocio da pérdidas o ganancias. Obviamente, si esta cifra es negativa, tenemos pérdidas. Si es positiva, tenemos ganancias.

En cualquier caso, en el Balance General se escribe la cuenta “Pérdidas y Ganancias” seguida del saldo con el signo (+ ó -) según corresponda.

Si ha seguido los pasos indicados, tiene frente a usted el Balance General de su negocio (con valores aproximados).

Al volver a su negocio, ajuste los valores que crea conveniente (la memoria a veces nos juega malas pasadas).



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El Estado de Resultados


El Estado de Resultados es otro documento contable clave. No es más que una hoja donde se recogen, de manera ordenada, los ingresos y gastos del ejercicio y su saldo (el resultado de la actividad. Resume los movimientos que ha tenido la cuenta de Pérdidas y Ganancias que veíamos en el Capital del Balance General. Su función es la de explicar cómo ha sido la gestión financiera durante el ejercicio; es decir, exponer en qué conceptos hemos gastado y en qué conceptos hemos tenido ingresos. Nos muestra el saldo, la diferencia entre gastos e ingresos, que es el resultado de nuestra actividad comercial o productiva.

Como vimos en unidades anteriores, las cuentas de ingresos y gastos (cuentas de gestión) se encuentran en los grupos 4 y 5 del catálogo de cuentas.

La estructura de la cuenta de Pérdidas y Ganancias nos recuerda (tiene la misma lógica) que las cuentas

T: PÉRDIDAS Y GANANCIAS (PyG)

Hagamos un par de ejercicios sobre la cuenta de PyG antes de trabajar cálculos del resultado en nuestro negocio.

DEBE HABERConcepto Importe Concepto Importe

GastosGastos por ventasGastos de funcionamientoGastos financierosOtros gastos

IngresosIngresos por ventasIngresos financierosOtros ingresos

Total gastos Total ingresosRESULTADO DEL EJERCICIO:

EJERCICIO 3

La tienda de artesanía “Guacalito” presenta los siguientes ingresos y gastos en junio:

Venta de artesanías: 4,000• Intereses de su crédito a seis meses: 50• Compras de mercaderías: 1,500• Otros ingresos financieros: 25• Salario de afanadora: 500• Tasa municipal alumbrado: 20• Amortización de computadora: 110• Seguros sociales: 50• Agua: 30•

Se solicita: elaborar la cuenta de Pérdidas y Ganancias y definir si en junio tuvo beneficios.


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Cálculo

En este apartado cada uno/a de los participantes en este curso va a realizar un cálculo aproximado del Estado de Resultados de su negocio en el mes pasado. No necesita saber de memoria los valores concretos de cada cuenta, pero trate de pensar de manera realista para que el ejercicio le resulte útil. Y siga los pasos que se indican a continuación:

Agarre el catálogo de cuentas de su empresa (la versión con el VºBº de su docente). Ahora trabajaremos 1. con los grupos 4 (ingresos) y 5 (gastos).

En una hoja en blanco, dibuje un tabla con cuatro columnas y póngales el título en la primera fila: en 2. la primera columna, irán los conceptos de gastos realizados; la segunda, la dedicaremos a poner las cantidades gastadas, el importe de gastos; la tercera a los conceptos de ingresos recibidos; la cuarta y última, la dedicaremos a los importes de ingresos, a las cantidades.

En otra hoja en blanco, trate de recordar, días a día, los conceptos fundamentales en los que gastó 3. e ingresó: cada cuánto compró materias primas o mercaderías y cuánto le costó, si pagó facturas de suministros, salarios, cuánto ganó a lo largo del mes por la venta de sus servicios (distinga por días, señalando si cerró algún día, si hubo un día pico, un día muerto; distinga, si le resulta útil, los diferentes tipos de ventas, si tiene ventas al crédito,...).

EJERCICIO 4

La comidería “La boquita deliciosa”, tras poner una televisión en el comedor pequeño, ha tenido un año muy movido, aumentando su clientela sobre todo entre las mujeres de la localidad, convirtiéndose en un lugar de referencia de la localidad, con fama de servir deliciosos sorbetes y pasteles. Al final de año presenta los siguientes ingresos y gastos:

Venta de sorbetes: 2,450• Compra de AyB en Managua: 1,100• Compras varias AyB: 950• Diesel para el motor: 400• Venta de pasteles: 3,000• Venta de comidas: 7,040• Salario mesero: 1,200• Seguro social: 150• Intereses a favor cuenta de ahorro: 300• Toner para impresión de nuevos menús: 270• Renta de salón para fiestas quince años: 450• Compra de televisión: 3,000•

Se solicita: elaborar la cuenta de Pérdidas y Ganancias y definir si tuvo beneficios.



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Le recomendamos que haga una cuenta T de los conceptos que tengan más movimientos, según su tipo 4. de negocio. Por ejemplo, de la venta de ByS o de las compras de materias primas.

Si utiliza agenda, le servirá para acordarse de otros detalles, puede apoyarse en ella. Haga una primera 5. suma, de gastos e ingresos, para darse cuenta si le falta algún detalle importante. Comente con uno/a o dos compañeros/as los conceptos que han anotado, también esto puede ayudarle a recordar.

Recuerde lo que comentábamos en la unidad anterior sobre la amortización del inmovilizado (registrar el 6. desgaste o pérdida de valor que sufren los bienes debido al uso y al paso del tiempo). Aunque Hacienda Pública marca el porcentaje aplicable a cada tipo de bien, para este ejercicio pondremos un gasto en concepto de amortización del 1% del valor total de su activo inmovilizado.

Ahora, pase a la tabla los conceptos de gastos e ingresos y ponga el saldo total en cada uno de ellos (en 7. las respectivas columnas de importe).

Sume el total de gastos, el total de ingresos y réstelos entre ellos para obtener el resultado mensual de 8. su negocio. ¿Tuvo pérdidas o tuvo ganancias? Comenten en el grupo con su docente las dificultades o conclusiones del ejercicio.

El Fondo de Maniobra o Working Capital (Capital de Trabajo)

Una palabra técnica muy utilizada cuando hablamos de gestión financiera de un negocio es la de fondo de maniobra o capital de trabajo (en inglés, working capital). Nos permite realizar un análisis patrimonial de la empresa, ya que compara las grupos del Balance (el activo frente al pasivo+Capital).

Se refiere a los recursos de una empresa que son necesarios para la realización de sus actividades normales.

Así, es la parte del activo circulante (AC) que excede del pasivo circulante (PC). Como debe garantizar el funcionamiento normal de la empresa, independientemente de las deudas exigibles a corto plazo, está financiado con recursos permanentes o de largo plazo (AF).

Dicho de manera sencilla, el capital de trabajo es lo que le permite garantizar que su negocio abrirá las puertas cada día y seguirá ofreciendo servicio a sus clientes. Le permite saber si su empresa goza de equilibrio patrimonial.

Cálculo

Hay dos igualdades que permiten calcular el valor de nuestro fondo de maniobra (FM):

FM=AC-PC

FM= (PF+CAPITAL)-AF


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Como observa es estas igualdades:

Si pensamos en el corto plazo, mi fondo de maniobra es el activo circulante que excede de mis pasivos • exigibles a corto.Si pensamos a largo plazo, mi fondo de maniobra es la parte los recursos propios +el exigible de largo plazo • que no está soportado por activos fijos.

(FICHA) Basándose en el Balance General de su negocio que hemos trabajado, calcule su Fondo de Maniobra con la fórmula FM=AC-PC

Veamos en el siguiente punto a qué conclusiones podemos llegar según sea el valor que tenga nuestro fondo de maniobra.

Interpretación y análisis

Recordemos el esquema para representar el patrimonio de mi empresa y su igualdad:

ACTIVO

Activo Fijo

Activo Circulante

PASIVO

Pasivo FijoPasivo Circulante

CAPITAL

ACTIVO (AF+AC) = PASIVO (PF+PC) + CAPITAL

Básicamente, según la composición de esta igualdad, encontramos 5 situaciones patrimoniales de una empresa. Veamos una por una:

A) ACTIVO = CAPITAL donde PASIVO=0 ESTABILIDAD FINANCIERA TOTAL

Activo fijo CapitalActivo circulante

Es el caso en que la empresa no tiene deudas con terceros, ni de corto ni de largo plazo. Generalmente tenemos está situación cuando se inicia la actividad de la empresa y nuestro activo equivale al capital que hemos aportado para crearla.

Si calculamos el fondo de maniobra: FM=AC-PC FM=AC-0 FM=AC

Es decir, mi capital de trabajo equivale a lo que tengo en existencias, realizable y disponible (mercaderías y dinero).



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B) ACTIVO CIRCULANTE mayor que (>) PASIVO CIRCULANTE ESTABILIDAD FINANCIERA NORMAL

Activo fijo Capital

Activo circulante Pasivo Fijo

Encontramos una situación saludable. La empresa puede hacer frente sin problemas a sus deudas de corto plazo (PC).

Si calculamos el fondo de maniobra: FM=AC-PC

FM > 0 (positivo)

El tamaño del FM dependerá del tamaño de la empresa y de los plazos de cobro y de pago que maneje. Pero, sin duda, puede seguir trabajando con normalidad.

C) ACTIVO CIRCULANTE menor que (<) PASIVO CIRCULANTE DESEQUILIBRIO FINANCIERO A C/P

Activo fijo CapitalPasivo Fijo

Activo circulante Pasivo circulante

Encontramos una situación difícil ya que la empresa no puede hacer frente a sus deudas de corto plazo (PC) y tendrá que retrasar el pago de sus obligaciones. Por eso a esta situación se le llama “suspensión de pagos”.

Si calculamos el fondo de maniobra: FM=AC-PC

FM < 0 (negativo)

Las deudas con los proveedores y acreedores de corto plazo son mayores que los saldos de clientes y la tesorería.

Se puede salir de esta situación de desequilibrio de varias maneras: aumentando la financiación permanente (los fondos propios o capital), renegociando deudas de corto para pagarlas a más largo plazo, vendiendo elementos del activo fijo (que convertirá AF en AC) o, si es posible, exigiendo con antelación cobros a clientes y deudores.

D) CAPITAL = 0 Y ADEMAS

ACTIVO CIRCULANTE menor que (<) PASIVO CIRCULANTE DESEQUILIBRIO FINANCIERO A L/P

Activo fijo Pasivo Fijo

Activo circulante Pasivo circulante


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En este caso la situación de la empresa es más crítica. Todo el lado derecho del balance está formado por pasivo exigible (ya sea a corto o a largo plazo).

Nos encontramos en esta situación cuando llevamos varios ejercicios acumulando pérdidas o asumiendo deudas que “se comen” nuestro capital social. Esta situación (FM<0 y CAPITAL=0) nos indica que nuestra inversión en la empresa no ha sido rentable.

La toma de decisiones en esta situación es muy difícil. Objetivamente, estamos “en la cuerda floja”. Tenemos que reconsiderar si vale la pena seguir o no con el negocio. Si nos decidimos a continuar, sólo es posible hacerlo aumentando nuestra aportación o buscando nuevos/as socios/as. Si llegamos a la conclusión de que no vale la pena seguir apostando, mejor tomar la decisión de cerrar ahora, que aun tenemos activos suficientes para cubrir nuestros compromisos con terceros, para cubrir nuestro pasivo.

E) ACTIVO < PASIVO Y CAPITAL=0 SITUACION DE QUIEBRA

Activo Real Pasivo Fijo

Activo Ficticio Pasivo circulante

Podemos decir que ¡estamos fregados! No solamente tenemos un fondo de maniobra negativo (<0) que nos impide seguir con nuestra actividad; además, aunque vendiéramos todo nuestro activo, en realidad no conseguiríamos cubrir nuestras deudas.

¿Cómo hemos llegado a esta situación tan definitiva? Seguramente por no analizar con seriedad muchas señales de crisis anteriores (desequilibrios de corto y de largo). Seguramente por no contabilizar el desgaste y pérdida de valor de nuestros activos fijos (con las cuentas de depreciación, que sirven para eso). Seguramente tenemos en la contabilidad “deudas por cobrar” que ya sabíamos que eran incobrables hace tiempo. Cuando aun estábamos a tiempo, preferimos mirar hacia otro lado...

Aun se dan casos más graves, en los que, aun teniendo una situación de quiebra de la empresa, como la que hemos visto en este apartado, por cobardía, desesperación o irresponsabilidad, asumimos nuevos compromisos (deudas con amigos o familiares) que objetivamente sabemos que no podremos cumplir.

Como ve, la contabilidad le va a dar muchas herramientas para no encontrarse en esta situación pero no sirve de nada si no actúa como una persona responsable, eso seguro.

Razones Contables. Cómo se calculan y criterios básicos para su interpretación.

Recuerde: razón o ratio es sinónimo de división, de fracción. Una razón, por tanto, me sirve para relacionar una cosa en función de otra. En nuestro mundo de la administración financiera, las razones o ratios contables nos sirven para observar la relación, de equilibrio o desequilibrio, entre elementos patrimoniales. Nos sirven para realizar un análisis financiero en sentido estricto.

En este apartado vamos a dedicarnos a calcular los ratios más habituales para la gestión de un pequeño negocio. Veremos cuáles son los valores recomendados para cada ratio.



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Tenga en cuenta que son recomendaciones generales, valores óptimos teóricos, sin tener en cuenta su carácter como empresario o empresaria (más conservador o más arriesgado) ni las diferencias de los mercados (actividades inestables o estables, economías en crisis o saludables, ...). Los valores recomendados le servirán para ser capaz de tomar sus propias decisiones con lógica financiera.

¿Ya se sabe el esquema del Balance General de memoria? Aun tiene otra oportunidad:

ACTIVO

Activo Circulante Disponible Realizable Existencias

Activo Fijo Inmovilizado material Inmovilizado inmaterial Inmovilizado financiero

PASIVO

Pasivo CirculantePasivo Fijo

CAPITAL

Capital SocialReservasPérdidas y Ganancias

Recuerde que el pasivo fijo también se llama exigible a l/p, y el pasivo circulante, exigible a c/p.

Realizable + DisponibleRatio de Tesorería = ------------------------------- Pasivo Circulante

Significado: nos indica nuestra liquidez inmediata, el dinero que tenemos, ya sea en efectivo, ya sea en cuentas bancarias u otros activos fácilmente convertibles en dinero.

Valor óptimo: entre 0.8 y 1.2

Por debajo 0.8, tendremos dificultades para hacer frente deudas de c/p

Por encima de 1.2, posiblemente mantenemos “recursos ociosos”, es decir, recursos líquidos que podrían estar generando más riqueza. Ejemplo: dinero en bancos sin invertir.

Liquidez o solvencia a corto plazo

Activo CirculanteRatio de Liquidez = ---------------------------- Pasivo Circulante

Significado: nos indica la capacidad de la empresa para hacer frente a sus deudas a c/p.


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Valor óptimo: entre 1.5 y 1.8

Por debajo de 1.5 y en especial por debajo de 1, tendremos dificultades para hacer frente a nuestro pasivo exigible a c/p

Por encima de 1.8, posibles recursos ociosos

Garantía o solvencia a largo plazo

Activo Total

Ratio de Garantía = --------------------

Pasivo Total

Significado: nos indica la capacidad de la empresa para hacer frente a sus deudas a l/p.

Valor óptimo: entre 1.7 y 2

Por debajo de 1.7, tendremos dificultades para hacer frente a las deudas (de c/p y de l/p)

Por debajo de 1, estamos en riesgo de llegar a la quiebra

Si el valor es 2, significa que tiene el doble de activo que de pasivo. También, que el pasivo es igual al Capital patrimonial. Es una situación muy saludable y tranquila.

Si tiene un ratio de garantía por encima de 2 puede deberse, simplemente, a que su manera de gestionar es precavida o conservadora. A veces, a la hora de pedir financiación en una entidad, puede ser más fácil conseguir la financiación si ofrece un ratio de garantía alto (≥2).

Puede ser recomendable tener un ratio por encima de 2 si estamos en un ciclo económico inestable o con inflación alta

Disponibilidad

DisponibleRatio de Disponibilidad = ------------------------ Pasivo Circulante

Significado: nos indica la capacidad de la empresa para responder de inmediato a sus deudas a c/p.

Valor óptimo: no menor de 0.3

Mantener esta proporción entre el disponible y su exigible de corto plazo es recomendable porque nos permite estar tranquilos, sin perder oportunidades de ganar rentabilidad.



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Pero según la situación de su negocio o de su mercado, puede ser recomendable tener un disponible mayor en relación a su exigible de corto plazo (por ejemplo si tengo el banco lejos o si no sé a ciencia cierta cuando vendrán a cobrar mis proveedores o acreedores a c/p).

Autonomía

CapitalRatio de Autonomía = ----------------- Pasivo Total

Significado: nos indica nuestro grado de autonomía respecto a la financiación ajena. Recuerde que el Capital expresa el valor de los recursos propios (Capital Social+Reservas+PyG).

¿Recuerda la situación de estabilidad financiera total (Pasivo=0) que nos ofrecía el FM=AC? En esta situación nuestra autonomía es absoluta, o, en términos matemáticos, infinita (ya que cualquier número dividido entre 0 es igual a infinito).

¿Y las dos situaciones críticas donde el Capital=0? En estas situaciones nuestra autonomía es nula (ya que 0 dividido entre cualquier número es igual a cero).

Valor óptimo: mayor de 0.8

Por debajo de 0.8 dependemos demasiado de la financiación externa.

En cualquier caso, es importante tener nuestro exigible diversificado (“no poner todos los huevos en la misma canasta”), porque tendremos más margen de acción para negociar plazos, condiciones y más capacidad de reacción en caso de dificultades.

Pasivo TotalLa división inversa al ratio de autonomía (-----------------) se llama Apalancamiento Financiero. Capital (RP)

Calidad de la deuda

Pasivo circulanteRatio de Calidad de la deuda = ----------------------- Pasivo Total

Significado: nos indica qué proporción de nuestras deudas (exigible) significan un compromiso de corto plazo. Por ejemplo, si tengo un crédito de largo plazo de 3,000 y una cuenta abierta con mi proveedor de 1,000 (pasivo total=4,000), tengo ¼ de mis deudas a corto plazo (ratio de calidad de la deuda=0.25).

Valor óptimo: no mayor del 0.5

Por supuesto depende de su tipo de negocio, de su mercado, de las condiciones en que tenga las deudas, pero es recomendable que la deuda a corto nunca sea mayor de la mitad de su exigible total.


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Otros ratios

En finanzas se utilizan un sin fin de ratios para analizar una inversión relacionada con la empresa: relacionados con los tipos de interés de los créditos, con los precios de las acciones, con la rentabilidad de las operaciones,... Casi todos ellos ayudan a analizar la rentabilidad actual o futura de una inversión.

Se suelen nombrar con siglas y muchas veces con sus siglas en inglés (ROA, ROE, TIR, PER,...). Si no nos detenemos a verlos en detalle es porque suelen jugar en operaciones con grandes empresas, empresas que venden acciones en la bolsa, o en relación a mercados financieros sofisticados. Pero si ha entendido la lógica del análisis que proporcionan los seis ratios analizados y los razonamientos sobre el fondo de maniobra, no le asuste profundizar en el tema de las razones contables. Todo es ponerse.

La estabilidad financiera en la empresa. El punto de equilibrio.

Con lo trabajado hasta ahora, usted está en disponibilidad (es capaz) de argumentar técnicamente si su negocio goza de salud financiera, si es un negocio estable o si está en riesgo de sufrir inestabilidades en un futuro cercano.

Con lo trabajado hasta ahora, entenderá por qué el tan famoso “punto de equilibrio” en la práctica empresarial es más una “nebulosa de puntos”, un rango, un espacio, en el que una empresa trabaja con salud y holgura para hacer frente a las circunstancias que, día a día, se ponen delante.

El punto de equilibrio de su empresa es el estado en que tanto su patrimonio como sus operaciones comerciales gozan de buena salud: liquidez, solvencia, garantía, calidad de su deuda,... Un estado saludable que le permita aprovechar las oportunidades de mercado y protegerse de las crisis de mercado.

Dicho esto, existen tres principios contables básicos que debe cumplir una empresa para que su situación se considere equilibrada:

Que el pasivo circulante o exigible a c/p no sea superior a realizable+disponible1.

Que el activo circulante sea superior al pasivo circulante. Esto implica un FM positivo.2.

Que los fondos propios representen al menos entre un 30% y un 50% del pasivo3.

EJERCICIO 5

Para terminar esta unidad aplicaremos los análisis a su propio negocio. Le recomendamos que vaya despacio y por orden, tal y como lo hemos ido aprendiendo. Apoyándose en su Balance General, realice:

A) Un análisis patrimonial, calculando su fondo de maniobra.

B) Un análisis financiero, calculando los seis ratios contables de su empresa.

Discutan en clase con su docente posibles decisiones que podría tomar para mejorar la salud financiera de su negocio.



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Obligaciones Fiscales del pequeño negocio

La empresa y sus obligaciones fiscales

La empresa, como cualquier agente económico, comparte la responsabilidad de financiar las infraestructuras y servicios públicos del Estado. El Estado recauda, recoge este dinero a través de los impuestos o tributos y así dispone de fondos para garantizar, al conjunto de la sociedad, unos mínimos de bienestar.

Por ello, en la medida que un país tenga mayor actividad productiva y económica, su estado podrá garantizar más y mejores servicios e infraestructuras públicas de uso común para todos. Esta es la base de lo que se llama “el estado de bienestar”.

Estar al día con los impuestos, con las obligaciones fiscales, es importante. Y será cada vez más importante en la medida que la economía nicaragüense vaya madurando, creciendo, evolucionando.

Es cierto que todavía hoy, muchos pequeños empresarios no se toman en serio este asunto (“mal de muchos, consuelo de tontos” dice el dicho popular). Probablemente a la empresa turística le corresponde ser ejemplo de seriedad, en la medida en que sus operaciones comerciales y productivas fácilmente pueden llevar a realizar negocios con otros países en los que, sin duda, será clave tener “solvencia fiscal”, estar al día en el pago de tributos. En cualquier caso, es un tema de responsabilidad comunitaria, de responsabilidad común para con nuestra sociedad.

Es un tema de conciencia y de profesionalidad. Por no hablar de posibles multas o sanciones (en caso de incumplimiento, que no nos las cobren, no quiere decir que no las debamos).

Además, cualquier empresa (grande o pequeña) que pretenda obtener una ayuda pública, un crédito subvencionado o un crédito con una entidad financiera regulada, necesitará presentar su solvencia fiscal.

Las obligaciones fiscales se establecen en la Ley. En la ley estatal si son impuestos del Estado y en leyes municipales si son impuestos locales. Los impuestos estatales normalmente los recauda la DGI o dirección General de Ingresos (dentro del Ministerio de Hacienda y Crédito Público) y los locales, normalmente en la Dirección de Recaudación de su Alcaldía.

Las obligaciones fiscales cambian (el procedimiento, el formato, las cantidades a pagar) y por ello es importante informarse periódicamente de las condiciones que se establecen en las leyes para el pago de los impuestos. Le recomendamos apoyarse en los servicios de un profesional (contador o asesor fiscal) para que le asesore correctamente y pueda cumplir sus obligaciones en tiempo y forma, aunque, si se siente capaz, también puede ir usted directamente a la DGI o a la Dirección de Recaudación de su Alcaldía para que allí le expliquen cómo hacerlo.

Actualmente (2008), en Nicaragua, las obligaciones fiscales principales de un pequeño negocio son 3:

el IVA, el IR (ante la DGI) y el IBI,


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También hay dos importantes, pero que dependen de las normas municipales de cada Alcaldía:

el IMI y el IM (ante la Dirección de Recaudación Municipal)

A) El pago del IVA o impuesto sobre el valor añadido: cada vez que usted vende un bien o presta un servicio, genera un valor añadido. De este valor añadido que usted genera, el estado establece un % para dedicarlo a gasto público. Esto es el IVA. El Estado marca los porcentajes de IVA para cada ByS. Por lo general, nuestros ByS llevan un 15% de IVA.

Pero depende, porque, por ejemplo, los libros en Nicaragua no llevan IVA (tasa del 0%). Lo mismo ocurre con las exportaciones, o los eventos deportivos no profesionales, o los servicios médicos,...

La actividad comercial de su negocio SOPORTA un IVA, cuando paga IVA en la compra de bienes, en el pago de facturas,... Y, por otra parte, CARGA un IVA, cada vez que vende un bien o servicio. A la DGI-Dirección General de Ingresos le pagaremos la diferencia entre lo que CARGUEMOS Y SOPORTEMOS.

Por ejemplo, si en el ejercicio de la operación de mi negocio, he soportado IVA por un total de 1,000 y en mis ventas he cargado a mis clientes en concepto de IVA un total de 1,500, mi obligación es pagar a la DGI 500 (soy deudor ante la DGI en concepto de IVA).

Si, por el contrario (imaginemos que he tenido un mes de actividad especialmente baja por cualquier causa), he soportado más cantidad de IVA del que he cargado a mis clientes, declararé esta diferencia negativa y me convertiré en acreedor ante la DGI en concepto de IVA.

Declaro cada mes ante la DGI el resultado de esta diferencia. Y a final del ejercicio fiscal, tendré un saldo (a pagar, a cobrar o a compensar en futuros ejercicios).

B) El pago del IR o Impuesto sobre la Renta: es un porcentaje de la riqueza o renta que genera como persona natural (física) o como persona jurídica (empresa). Pero también hay personas que no están obligados a declarar IR (quienes se supone que no tienen ánimo de lucro), como, por ejemplo, los entes del Estado, las comunidades indígenas, las cooperativas, las asociaciones, los sindicatos,...

Un pequeño negocio puede acogerse al Régimen Especial de Cuota Fija (que simplifica mucho los trámites y cálculos) siempre que:

Sea persona natural (empresario/a individual)• Sus ingresos anuales no excedan de C$ 480,000• Sus activo circulante no excedan de C$ 200,000•

El régimen de Cuota Fija se liquida mensualmente, según la cuota que marque la DGI, y afecta al IVA y al IR.

Si el negocio ya no es “tan pequeño”, entraremos en el Régimen Normal, y nuestra tasa variará si:

Si somos persona jurídica (sociedad): un 30% sobre la renta, sobre la utilidad obtenida (por supuesto, no pagamos si tenemos pérdidas).



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Si somos una persona natural (empresario/a individual): el % a aplicar depende de nuestro nivel de renta (utilidad obtenida, beneficio anual)

Hasta C$ 50,000 0%• De 50,001 a 100,000 10%• De 100,001 a 200,000 15%• De 200,001 a 300,000 20%• De 300,001 a 500.000 25%• Más de 500,001 30%•

Cada mes, debemos pagar un mínimo, que se estima en el 1% de los activos. A final del ejercicio, ajustaremos las cuentas:

Pagando la diferencia (si nuestro beneficio resulta ser mayor a 12% del valor de nuestro activos) o • Generando un derecho de devolución o compensación (si nuestra utilidad ha sido menor a la suma de esos • mínimos que hemos ido pagando). Nos permitimos aconsejarle que, en vez de pedir devolución, mantenga el “derecho de compensación”. Así, en futuros ejercicios en los que tenga un mayor beneficio, tendrá que pagar menos a la DGI (compensarán su saldo acreedor)

Ahora bien, tenga en cuenta también que hay situaciones en las que, aunque debemos declarar el IR (informar a la DGI del resultado de nuestras operaciones), no tenemos que pagar nada. Estas situaciones son:

Cuando su saldo promedio de activos al final del periodo fiscal sea menor o igual de C$ 150,000• Durante los 3 primeros años de actividad• Si demuestra estado de inactividad en sus operaciones (un cierre temporal)• Cuando por fuerza mayor o caso fortuito interrumpa la actividad (un incendio, un terremoto,...)•

C) Pago del IBI o Impuesto sobre Bienes Inmuebles: este impuesto, al contrario de los dos anteriores, se paga en la Alcaldía (gravamen o tributo municipal). Se paga el 1% del valor del inmueble (terrenos, edificios, construcciones).

¿de qué valor?¿de su precio de mercado? No. El 1% se calcula tomando como base el valor catastral (el valor por el que está inscrito en el catastro de la propiedad): A este valor se le aplica por ley el 80% y se puede restar (según cada municipalidad) una deducción vigente. También hay descuento (del 10%) si se paga de una sola vez y a principio de año. Veamos un ejemplo en Managua:

Valor catastral de un edificio: 150,0001.

Monto imponible (80% valor catastral): 120,0002.

Deducción de 40,000 (Concejo Municipal Managua): 80,0003.

1% IBI: 8004.

Menos 10% si lo pagamos de una vez el primer trim. -805.

Total a pagar: 720 6.


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D) Pago del IMI o Impuesto Municipal de Ingresos: tiene una tasa general del 1% mensual sobre los ingresos generados por la venta de bienes y servicios. Pero depende de cada municipalidad. El Municipio tiene potestad para cobrarlo o no (lo deciden sus concejales, conforme a la Ley de Municipios). En la Dirección de Recaudación de su Alcaldía le proporcionarán información sobre este punto.

E) Pago del IM o Impuesto de Matrícula: también se trata de un impuesto municipal y debe informarse de la norma aplicable en su municipio. Por lo general, al comienzo de la actividad, por apertura del negocio, se paga un 1% sobre el capital. A veces también hay una tasa anual sobre las ventas.

De manera general, sepa que los formatos para el pago de impuestos vienen con instrucciones muy claras, pero la primera vez siempre resulta complicado rellenarlos. Le aconsejamos que se apoye (al menos al principio) en un profesional.

Normativa aplicable

En Nicaragua se edita desde hace más de 15 años un libro muy completo y permanentemente actualizado sobre las leyes y demás normas financieras que son aplicables en temas de impuestos: “Todo sobre Impuestos en Nicaragua” de los hermanos Báez (Julio Francisco Báez Cortés y Theódulo Báez Cortés), publicado por INIET – Instituto Nicaragüense de Investigaciones y Estudios Tributarios.

Para la confección de este manual nos hemos apoyado en su 7ª y última edición (2007), sobre todo su capítulo I. Le invitamos a consultarlo en caso de querer profundizar en el tema de las obligaciones fiscales de la pequeña empresa nicaragüense.

Destacamos las normas aplicables que influyen en los temas directamente tratados en el apartado anterior:

Ley de Equidad Fiscal• Reglamento de la Ley de Equidad Fiscal• Ley de Municipios• Decreto No. 3-95 sobre el Impuesto Municipal de Bienes Inmuebles• Código Tributario•

En el capítulo V del libro mencionado también encontrará normativas, sentencias judiciales y consultas a la DGI, que pueden ser útiles en circunstancias concretas.

Aunque es un libro muy riguroso y técnico, está escrito y organizado de tal manera que resulta accesible aunque usted no sea experto en la materia. Consideramos que puede ser ¡una buena inversión para su negocio!



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Soluciones a los ejercicios

EJERCICIO 1: Situación Patrimonial de “Guacalito”

ACTIVO PASIVO Y CAPITALActivo Fijo Inmovilizado material Mobiliario ………………...……. 2,400 Equipos informáticos ………. 2,300

Activo Circulante Existencias Mercaderías ………………… 18,840 Realizable Clientes ……………………… 700 Disponible Banco ……………………….. 12,000 Caja ...……………………….. 2,000

Pasivo Circulante Proveedores …………………. 2,000 Deudas c/p con entidades ….. 2,000

Capital patrimonial …………….. 34,240

Suma ACTIVO= 38,240 Suma PASIVO Y CAPITAL= 38,240

Capital patrimonial= 38,240-4,000

EJERCICIO 2: Situación Patrimonial de “El descanso”

ACTIVO PASIVO Y CAPITALActivo Fijo Inmovilizado materialEdificios....................... 3,000Mobiliario …………...…………. 4,660 Activo Circulante Existencias Mercaderías .………………….. 800 Disponible Banco ……………………….... 1,970 Caja …………………………... 200

Pasivo Fijo Deudas m/p con entidades ..... 2,000Pasivo Circulante Proveedores ………………….. 600

Capital patrimonial Capital social .................... 5,880 Reservas .............................. 2,150

Suma ACTIVO= 10,630 Suma PASIVO Y CAPITAL= 10,630

Capital Social= 10,630 – 2,000 – 600 – 2,150 =5,880


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EJERCICIO 3: Cuenta de Pérdidas y Ganancias de Junio en “Guacalito”

DEBE HABERconcepto Importe concepto Importe

GastosCompras de mercaderíasSuministrosTributos( impuestos)Sueldos y salariosSeguros socialesIntereses de deudasDotaciones a la amortización

1,5003020

5005050

110

Ingresos

Ventas de mercaderías

Otros ingresos financieros

4,000

25

Total gastos 2,260 Total ingresos 4,025

RESULTADO DEL EJERCICIO: 1,765

EJERCICIO 4: Cuenta de Pérdidas y Ganancias anual de “La boquita deliciosa”

DEBE HABERconcepto Importe concepto Importe

GastosCompras de materias primasCompras otros aprovisionamientosSuministros (diesel)Sueldos y salariosSeguros sociales

2,0503,270

4001,200

150

Ingresos

Ventas de mercaderías Ingresos por arrendamientosOtros ingresos financieros

12,490450300

Total gastos 7,070 Total ingresos 13,240

RESULTADO DEL EJERCICIO: 6,170

EJERCICIO 5: Alternativas para enfrentar posibles desequilibrios patrimoniales y financieros en su negocio

Si enfrento un problema de desequilibrio patrimonial (FM negativo):

a) Si el desequilibrio es de corto plazo, puedo renegociar deuda de corto a largo plazo, tratar de adelantar el cobro a clientes (por ejemplo, adelanto por reservas) o vender más ágilmente mis existencias (por ejemplo, organizando unas jornadas de ofertas, rebajas o liquidación.

b) Si el desequilibrio es de largo plazo, puedo ampliar el capital social, bien incorporando nuevos socios, bien aumentando mi aportación al negocio



Estados Financieros

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Si enfrento un desequilibrio de tesorería:

a) En caso de exceso de tesorería, puede que esté desaprovechando oportunidades de tener activos más productivos (por ejemplo, nueva maquinaria). Tengo margen de maniobra para invertir, aumentar mi stock de mercaderías, amortizar créditos anticipadamente, ...

b) La escasez de tesorería puntual no es grave; es frecuente un cierto desajuste entre los plazos de cobro y los plazos de pago. Pero si la escasez se repite con frecuencia, debo tratar de mejorar esos desajustes, bien cobrando antes (pidiendo por ejemplo anticipo del pago a la hora de formalizar una reserva), bien pagando después (negociando con mis proveedores el pago a 30 o 60 días, por ejemplo).

Si enfrento un desequilibrio de liquidez:

a) En caso de exceso de liquidez, debería estudiar si no estoy siendo demasiado precavido y pierdo oportunidades de tener crecer en mi negocio, mejorar salarios, ampliar instalaciones, diversificar mi oferta,...

b) En caso de escasez de liquidez, puedo enfrentarme a situaciones desagradables de incumplimiento de mis compromisos con proveedores o acreedores de corto plazo. Aunque no estoy necesariamente poniendo en riesgo el patrimonio de la empresa, la imagen de mal pagador y los costos de intereses de demora o cargos por retraso, pueden acabar pesando. Debo regular mi situación, ajustando cuanto antes mi dependencia de recursos externos (disminuir stocks, vender maquinaria improductiva o no rentable, disminuir mi crédito con proveedores). En casos extremos, necesitaré financiación de largo plazo para cubrir mis deudas a corto. Pero esto es siempre una cuestión delicada en la que debo calcular bien el costo/beneficio de la decisión.

Si enfrento un desequilibrio de garantía:

a) En caso de exceso de garantía, puedo permitirme el lujo de repartir más beneficios o reservas; o de pensar en ampliar el negocio con una inversión en activo fijo ya que es un momento idóneo para solicitar un crédito de largo plazo.

b) En caso de garantías insuficientes, no tengo posibilidades de solicitar financiación ajena. Es necesario reequilibrar el negocio puesto que estamos recibiendo las primeras señales de una posible quiebra si sigo actuando como hasta ahora. Debo replantearme todo, con un análisis profundo de mi patrimonio y de mi actividad comercial. Quizá mis precios están “fuera de mercado”, quizá la competencia actual me fuerza a un cambio de estrategia comercial, quizá el cliente demanda otras cosas,... Es necesario un análisis crítico y detallado, hacia dentro y hacia fuera del negocio.

Si enfrento un desequilibrio de disponibilidad:

Es un caso similar al de desequilibrios de tesorería y las posibles soluciones ante un desajuste negativo son semejantes: renegociar con proveedores, vender más ágilmente el stock, ... Si el ratio de tesorería es muy bueno y el de disponibilidad malo, puede significar que tengamos excesivo dinero en efectivo en el negocio, corriendo riesgos innecesarios de robos, pérdidas, etc.


Esta

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Fina

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Si enfrento un desequilibrio de autonomía:

a) Si la autonomía es absoluta (no tengo ningún exigible o pasivo) de manera permanente, estoy perdiendo dinero en términos de coste de oportunidad porque a veces el financiamiento puede resultar más barato (por ejemplo, los plazos de pago con proveedores o los créditos subvencionados).

b) Si no gozo de autonomía suficiente, mi negocio nunca será “mi negocio”. No tendré autonomía de gestión, no podré tomar decisiones con libertad. Es normal tener menos autonomía al iniciar un negocio o al realizar una inversión fuerte. Pero esta dependencia debe ir disminuyendo en el tiempo. De lo contrario estaré construyendo “castillos en el aire”, estaré manejando más recursos de los que tengo capacidad de gestionar eficientemente.

Si enfrento un desequilibrio de calidad de deuda:

a) No tener nunca nada de deuda a largo plazo, puede ser una política de empresa. Quizá pueda darse ese lujo porque le sobren los recursos. Pero piense que incluso la gente con más dinero recurre a la financiación en algún momento porque puede ser más rentable a largo plazo (por ejemplo, puede ser más rentable no vender un terreno que seguramente se revalorizará mucho en el futuro y solicitar un crédito bancario -ajustado exactamente al dinero que necesita- ofreciendo ese terreno como garantía).

b) Si mis pasivos se concentran en el corto plazo, me va a traer de cabeza el pago de facturas. Quizá es hora de plantearse aumentar el capital social o solicitar un crédito de largo plazo. Obviamente, en el caso de tener Pasivo Fijo=0, las respuestas serían las del apartado a).



Estados Financieros

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Modelo de Catálogo de Cuentas 6,7,8

(para pequeños negocios turísticos)

GRUPO CODIGO NOMBRE DE LA CUENTA1 1000 CUENTAS DE ACTIVO

1100 Activo Circulante1101 CAJA CHICA

1101 01 Caja Chica A (recepción)1101 02 Caja Chica B (restaurante)

1102 CAJA GENERAL1103 BANCOS

1103 01 Cuenta num. Xxxxxx1103 02 Cuenta num. Xxxxxx

1104 CLIENTES1104 01 Clientes hospedaje1104 02 Clientes restaurante1104 03 Clientes rutas turísticas

1105 DOCUMENTOS POR COBRAR1106 PAGOS POR ANTICIPADO

1106 01 Anticipos de Impuestos1106 02 Anticipos a proveedores1106 03 Anticipos a acreedores

1107 DEUDORES DIVERSOS CORTO PLAZO1108 MERCANCÍAS

1108 01 Alimentos1108 02 Bebidas1108 03 Otras mercancías restauración1108 04 Artesanías1108 05 Souvenirs

6Los códigos de las cuentas pueden variarse si el negocio necesita incluir alguna cuenta.

7Las sub-cuentas son simplemente indicativas. Su utilidad dependerá del tipo de negocio y de su organización. Preten-den sugerir opciones a la administración, no son obligatorias, pueden suprimirse (usar sólo cuentas), aunque ayudan al control y la supervisión de la gestión

8El catálogo “ideal” no existe de manera general. Puede ser más corto o más largo, dependiendo de las operaciones de cada negocio. Lo importante es que mantenga la lógica contable a la hora de codificar y de ordenar las cuentas y sub-cuentas. Cuando lo adapte a su negocio, puede revisarlo en su oficina local tributaria o con una oficina contable. Hay unos mínimos legales pero, a partir de ahí, el empresario es libre para diseñar su catálogo de cuentas - dentro de las normas contables, claro está.


Esta

dos

Fina

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GRUPO CODIGO NOMBRE DE LA CUENTA1200 Activo Fijo1201 TERRENOS

1202 EDIFICIOS

1203 MOBILIARIO Y EQUIPOS

1203 01 Mobiliario y equipos oficina

1203 02 Mobiliario y equipos cocina y bar

1203 03 Mobiliario y equipos habitaciones

1204 EQUIPOS DE TRANSPORTE

1205 HERRAMIENTAS Y ENSERES

1205 01 Herramientas y enseres oficina

1205 02 Herramientas y enseres cocina y bar

1205 03 Herramientas y enseres habitaciones

1205 04 Herramientas y enseres tienda

1206

1300 Activos diferidos1400 Otros activos1401 DEPÓSITOS EN GARANTÍA LARGO PLAZO

1402 OTROS ACTIVOS

2 2000 CUENTAS DE PASIVO2100 Pasivo Circulante2101 PROVEEDORES

2101 01 Proveedores AyB

2101 02 Mayorista xxxx

2101 03 Mayorista yyyy

2101 04 Otros proveedores

2102 DOCUMENTOS POR PAGAR

2103 ACREEDORES DIVERSOS CORTO PLAZO

2103 01 Acreedor xxxx

2103 02 Acreedor zzzz

2103 03 Otros acreedores corto plazo

2104 INGRESOS COBRADOS POR ANTICIPADO

2104 01 Ingresos anticipados reservas habitaciones

2104 02 Ingresos anticipados tour

2100 Pasivo Circulante2200 Pasivo fijo

2201 HIPOTECA A PAGAR LARGO PLAZO

2202 CREDITOS A PAGAR LARGO PLAZO

2203 OTROS EXIGIBLES LARGO PLAZO



Estados Financieros

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GRUPO CODIGO NOMBRE DE LA CUENTA3 3000 CUENTAS DE CAPITAL

3101 CAPITAL (o CAPITAL SOCIAL)

3102 RESERVA LEGAL

3103 RESERVA VOLUNTARIA

3104 UTILIDADES ACUMULADAS

3105 PERDIDAS ACUMULADAS

3106 UTILIDAD NETA DEL EJERCICIO

3107 PERDIDA NETA DEL EJERCICIO

4 4000 CUENTAS COMPLEMENTARIAS DE ACTIVO y PASIVO4100 Complementarias de activo circulante4101 CUENTAS DE DUDOSO COBRO

4102 CUENTAS INCOBRABLES

4100 Complementarias de activo circulante4201 DEPRECIACIÓN ACUMULADA EDIFICIOS

4202 DEPRECIACIÓN ACUMULADA MOBILIARIO Y EQUI-POS

4203 DEPRECIACIÓN ACUMULADA EQUIPOS TRANS-PORTE

4204 DEPRECIACIÓN ACUM. HERRAMIENTAS Y ENSERES

4300 Complementarias de activo diferido4400 Complementarias de pasivo4401 Amortización anticipada de préstamos corto

plazo

4402 Amortización anticipada de préstamos largo plazo

5 5000 CUENTAS DE INGRESOS

5100 Ingresos por Ventas

5101 INGRESOS POR VENTAS DE BIENES Y SERVICIOS

5101 01 Ventas restaurante

5101 02 Ventas hospedaje

5101 03 Ventas tienda

5101 04 Ventas tour

5101 05 Servicio alquiler salón fiestas

5101 06 Servicio alquiler salón talleres

5101 07 Otras ventas de ByS al menor

5101 08 Ventas al mayor


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40

GRUPO CODIGO NOMBRE DE LA CUENTA5200 Ingresos financieros5300 Otros ingresos

6 6000 CUENTAS DE GASTOS

6101 COMPRA DE MATERIAS PRIMAS

6101 01 Compra de AyB

6101 02 Otras compras de materias primas

6102 COMPRA DE MERCANCIA

6102 01 Compra mercancías tienda

6102 02 Compra mercancías restaurante

6102 03 Compra mercancías hospedaje

6102 04 Otras compras de mercancías

6103 OTRAS COMPRAS

6104 SUELDOS Y SALARIOS

6105 SEGURO SOCIAL

6106 PAGO IMPUESTOS POR VENTAS

6107 OTROS GASTOS POR VENTAS

6200 Gastos de funcionamiento (o por administración)6201 COMPRA PAPELERIA Y UTILES OFICINA

6202 ARRENDAMIENTOS

6203 COMPRA DE SUMINISTROS

6203 01 Electricidad

6203 02 Agua

6203 03 Combustible

6203 04 Teléfono

6203 05 Otros suministros

6204 PAGO OTROS IMPUESTOS (NO POR VENTAS)

6205 SUELDOS Y SALARIOS ADMINISTRACION

6206 SEGURO SOCIAL ADMINISTRACION

6207 APORTES INATEC

6208 UNIFORMES

6209 SERVICIOS PROFESIONALES

6210 OTROS SEGUROS

6211 OTROS GASTOS DE FUNCIONAMIENTO

6300 Gastos financieros6400 Otros gastos

6 6000 CUENTAS DE GASTOS

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