Contabilidad de las actividades comerciales
Contabilidad de las actividades comerciales8
CONTABILIDAD DE LAS ACTIVIDADES COMERCIALESCOMPAIAS
COMERCIALESLas compaas comerciales obtienen la mayora de su ingreso
vendiendo bienes. Los bienes se compara para fines de reventa a los
clientes se llaman inventario. En muchos casos el inventario es un
activo relativamente liquido, es decir, generalmente se vende en un
trmino de pocos das o semanas.Ciclo de operaciones de una compaa
comercialEl ciclo de operaciones de una compaa comercial consta de
las siguientes transacciones bsicas:1. Compras de mercanca 2. Venta
de mercanca, con frecuencia a crdito3. Cobro de las cuentas por
cobrar a los clientesComparacin de las actividades comerciales con
las actividades de manufacturaLa mayora de las compaas comerciales
compra sus inventarios a otras organizaciones de negocios en
condiciones listas para la venta. El ciclo de operaciones de una
compaa de manufacturas es ms largo y complejo que el de una compaa
comercial, porque la primera transaccin compra mercadera se
remplaza por las diversas actividades involucradas en la fabricacin
de la mercadera.Minoristas y mayoristas. Las compaas comerciales
incluyen minoristas y mayoristas. Un minorista es un negocio que
vende mercanca directamente al pblico, los minoristas pueden ser
grandes o pequeos, ellos varan en tamao desde las cadenas gigantes
de almacn de departamento, hasta pequeos negocios de barrio.Qu
informacin contable necesita una compaa comercial?La compaa
necesita informacin contable que (1) satisfaga sus requisitos de
presentacin de informes financieros, (2) supla las necesidades del
personal de la compaa al realizar las operaciones diarias de
negocios, y (3) satisfaga cualquier requisito especial de
presentacin de informes, tal como la informacin del impuesto sobre
la renta requerida por las autoridades.La informacin que aparece en
los estados financieros est muy condensada. Por ejemplo, el monto
que aparece como cuentas por cobrar en un balance general
representa las cuentas por cobrar torales en la fecha del balance
general.Cuentas del mayor general: Hasta el momento, hemos
trasladado transacciones solamente a las cuentas del mayor general.
Estas cuentas del mayor general se utilizan para preparar estados
financieros y otros informes de contabilidad que resumen la posicin
financiera de un negocio y los resultados de sus
operaciones.Mayores auxiliares: una fuente de detalles requeridosUn
mayor auxiliar contiene una cuenta separada para cada uno de los
renglones incluidos en el saldo de una cuenta del mayor general.
Por ejemplo, un mayor auxiliar de cuentas por cobrar contiene una
cuenta separada para cada cliente a crdito.Un mayor auxiliar de
cuenta por cobrar proporciona la informacin utilizada al facturar a
los clientes a crdito y al revisar su credibilidad. La cuenta
incluye informacin sobre las fechas y los montos de cargos y pagos
pasados, el saldo actual que se adecua y la direccin de facturacin
del cliente.Mayores auxiliares requeridos para las transacciones de
comercializacinAdicional a un mayor auxiliar para cuentas por
cobrar, toda compaa comercial lleva tambin un mayor auxiliar de
cuentas por pagar, que muestra la suma que se adeuda a cada
acreedor. Muchas compaas comerciales llevan tambin un mayor
auxiliar de inventario, con una separada para cada tipo de mercanca
que vende la compaa.Otros tipos de mayores auxiliares: Con los
mayores auxiliares se busca satisfacer las necesidades de
informacin de los gerentes y empleados de la compaa. Estos
registros contables no se utilizan en la preparacin de los estados
financieros, ni estn generalmente disponibles para personas ajenas
a la empresa.Mayores auxiliares en sistemas computarizados: Al
principio, puede parecer que mantener mayores auxiliares con
cientos o miles de cuentas separadas implicara una gran cantidad de
trabajo. En un sistema contable computarizado, las cuentas del
mayor auxiliar y las cuentas de control del mayor general se
trasladan automticamente a medida que se registran las
transacciones.Dos enfoques utilizados en la contabilidad de las
transacciones comercialesCualquier de los dos enfoques se pueden
utilizar para contabilizar las transacciones de mercanca: (1) un
sistema de inventario perpetuo o (2) un sistema de inventario
peridico. En el pasado ambos sistemas fueron de uso generalizado.
Sin embargo, hoy en dia, la mayora de los grandes negocios utilizan
los computadores para ayudar a mantener sistemas perpetuos.SISTEMAS
DE INVETARIO PERPETUO O PERMANENTEEn un sistema de inventario
perpetuo o permanente, las transacciones comerciales se registran a
medida que ocurren. El sistema obtiene su nombre debido a que los
registros contables se mantienen actualizados a perpetuidad. El
sistema de inventario perpetuo utiliza un mayor auxiliar de
inventario. Este mayor proporciona al personal de la compaa
informacin actualizada sobre cada tipo de producto que la compaa
compra y vende, incluyendo el costo por unidad y el nmero de
unidades compradas, vendidas y actualmente disponiblesRealizacin de
un inventario fsico: La caracterstica bsica del sistema de
inventario perpetuo es que la cuenta inventario se actualiza
continuamente para todas las compras y ventas de mercanca. Cuando
se realiza un inventario fsico, la gerencia utiliza el mayor de
inventario para determinar, con base a cada producto, si el
inventario disponible corresponde al monto indicado en el mayor
auxiliar de inventarios.Asientos de cierre en un sistema de
inventario perpetuo: Las cuentas de ingreso y del gasto se cierran
al final de cada periodo contable. Un negocio comercial con un
sistema de inventario permanente hace asientos de cierre paralelos
a los de un negocio tipo servicios.SISTEMA DE INVENTARIO PERIDICOUn
sistema de inventaro peridico es una alternativa al sistema de
inventario perpetuo. En un sistema de inventario peridico no se
hace esfuerzo alguno para mantener registros actualizados bien sea
del inventario o del costo de los bienes vendidos. En lugar de
ello, estos montos se determinan slo en forma peridica,
generalmente al final de cada ao.Operacin de un sistema de
inventario peridicoCuando la mercanca es comprada, su costo se
debita a una cuenta titulada Compras, en lugar de hacerlo a la
cuenta Inventario. Cuando la mercanca es vendida, se hace un
asiento para reconocer el ingreso de ventas, pero no se hace un
asiento para registrar el costo de los bienes vendidos o para
reducir el saldo de la cuenta Inventario. Puesto que los registros
de inventario no se actualizan a medida que las transacciones
ocurren, no hay un mayor auxiliar de inventario.La base del sistema
de inventario peridico es la realizacin de un inventario fsico
completo al final del ao. Este conteo fsico determina el monto del
inventario que aparece en el balance general. El costo de los
bienes vendidos para todo el ao se determina entonces por un clculo
corto.Suponga que Ocasiones Especiales, un almacn de suministros de
fiestas, tiene un sistema de inventario peridico. A 31 de diciembre
de 2001, se dispone de la siguiente informacin:1. El inventario
disponible al final de 2000 cuesta $14,000.2. Durante 2001, las
compras de mercanca para reventa a los clientes totalizaron
$130,000.3. El inventario disponible al final de 2001 cuesta
$12,000.Los inventarios al final de 2000 y al final de 2001 se
determinaron mediante la realizacin de un inventario fsico completo
al (o en fecha cercana al) final de cada ao. (Debido a que la
cuenta Inventario no fue actualizada a medida que ocurrieron las
transacciones durante 2001, ste muestra an un saldo de $14,000. el
inventario disponible al principio del ao).El costo de mercanca por
30,000, comprada durante 2001, fue registrado en la cuenta de
Compras.Registro de compras de mercanca Ocasiones Especiales hizo
muchas compras de mercanca durante 2001. El asiento para registrar
las primeras de estas compras es el siguiente:Enero 6 Compras
2,000Cuentas por pagar (Compaa de Productos de Papel)2,000Se compr
inventario a crdito; el pago vence en 30 das.Este asiento fue
trasladado a las cuentas Compras y Cuentas por pagar en el mayor
general. La porcin a crdito fue trasladada tambin a la cuenta para
la Compaa de Productos de Papel en el mayor auxiliar de cuentas por
pagar de Ocasiones Especiales. El dbito a Compras no fue
"doblemente trasladado", ya que en el sistema peridico no hay un
mayor auxiliar de inventario.Clculo del costo de los bienes
vendidos El inventario de fin de ao se determina realizando un
conteo fsico completo de la mercanca disponible. Una vez se conoce
el inventario final, el costo de los bienes vendidos para todo el
ao se puede determinar mediante un clculo corto. Este clculo se
muestra en seguida, utilizando los renglones de informacin
numerados para Ocasiones Especiales, presentados arriba:Inventario
(principio del ao) (1)$ 14,000Agregar: Compras (2)130,000Costo de
bienes disponibles para la venta $144,000Menos: Inventario (final
del ao) (3)12,000Costo de los bienes vendidos$132,000Registro del
inventario y del costo de los bienes vendidos Ocasiones Especiales
ha determinado ahora su inventario al final de 2001 y el costo de
los bienes vendidos durante el ao. Pero ninguno de estos montos ha
sido asentado an en los registros contables de la compaa. En el
sistema peridico, el inventario final y el costo de los bienes
vendidos se registran durante los procedimientos de cierre de final
de ao de la compaa.Proceso de cierre en un sistema de inventario
peridico: Hay formas diferentes de registrar el inventario final y
el costo de los bienes vendidos en un sistema peridico, pero todos
ellos producen los mismos resultados. Un enfoque es crear una
cuenta Costo de los bienes vendidos con el saldo apropiado como
parte del proceso de cierre. Comparacin de sistemas de inventario
perpetuo y peridico: El sistema perpetuo se utiliza cuando la
gerencia necesita informacin durante el ao sobre niveles de
inventario y utilidad bruta. El sistema peridico se utiliza cuando
las metas principales son desarrollar informacin anual y minimizar
los requisitos de tenedura de registros.MODIFICACION DE UN SISTEMA
CONTABLEA lo largo de este libro ilustramos los efectos de muchas
transacciones que utilizan el formato de un diario general de dos
columnas. Este formato es ideal para las ilustraciones del libro,
ya que permite mostrar en forma concisa los efectos de cualquier
tipo de transacciones de negocios.Pero aunque los asientos del
diario general son tiles para nuestros fines, no son la forma ms
eficiente para que un negocio registre las transacciones de rutina.
Un supermercado, por ejemplo, puede vender entre 10,000 y 15,000
artculos por hora. Claramente, no sera prctico efectuar un asiento
del diario general para registrar cada una de estas transacciones
de ventas. Por consiguiente, la mayora de los negocios utilizan
diarios especiales, en lugar de un diario general, para registrar
las transacciones de rutina que ocurren en forma frecuente.Los
diarios especiales proporcionan velocidad y eficiencia: Un diario
especial es un registro contable o mecanismo diseado para registrar
un tipo especfico de transacciones de rutina en forma rpida y
eficiente. Algunos diarios especiales se manejan manualmente. Un
ejemplo es el registro de cheques en su chequera personal. Si se
lleva apropiadamente, este diario especial proporciona un registro
eficiente de todos los desembolsos de efectivo hechos en
cheque.
Pero muchos diarios especiales son altamente automatizados.
Considere los terminales de punto de venta (PDV) que usted ve en
los supermercados y en los grandes almacenes de minoristas. Estos
mecanismos registran transacciones de ventas y el costo de los
bienes vendidos relacionados tan rpidamente que la mercanca con
cdigo de barras puede ser pasada por el escner. Con relacin al
diario general, los diarios especiales ofrecen las siguientes
ventajas: Las transacciones son registradas en forma ms rpida y
eficiente. Muchos diarios especiales pueden estar en operacin al
mismo tiempo, aumentando an ms la capacidad de la compaa para
manejar grandes volmenes de transacciones. La automatizacin puede
reducir el riesgo de errores. Los empleados que llevan diarios
especiales generalmente no necesitan ser expertos en contabilidad.
El registro de transacciones puede ser un efecto lateral automtico
de otras actividades de negocios bsicas, tales como el cobro de
efectivo de los clientes.
La mayora de los negocios utilizan diarios especiales separados
para registrar transacciones repetitivas tales como ventas de
mercanca, entradas de efectivo, pagos de efectivo, compras de
mercanca a crdito y nminas. No hay reglas para el diseo o contenido
de los diarios especiales, sino que estn hechas para ajustarse a
las necesidades, actividades y recursos de una organizacin de
negocios particular.TRANSACCIONES RELACIONADAS CON COMPRASAdems de
las transacciones bsicas ilustradas y explicadas en este captulo,
las compaas comerciales deben contabilizar una diversidad de
transacciones adicionales relacionadas con las compras de mercanca.
Entre los ejemplos se incluyen los descuentos ofrecidos por pago
oportuno, las devoluciones de mercanca y los costos de transporte.
En el anlisis de estas transacciones, se supone el uso de un
sistema de inventario perpetuo.Trminos de crdito y descuentos de
efectivoLos fabricantes y mayoristas normalmente venden sus
productos a los comerciantes a crdito. Los trminos de crdito se
expresan en la cuenta del vendedor, o factura. Un ejemplo comn de
trminos de crdito es "30 das neto" o "n/30", lo que significa que
el pago completo vence en 30 das. Otra forma comn de trminos de
crdito es "10 fdm" (fin de mes), que significa que el pago vence 10
das despus del final del mes en el que ocurri la compra. Los
fabricantes y mayoristas generalmente conceden a sus clientes 30 o
60 das para pagar las compras a crdito. Frecuentemente, sin
embargo, los vendedores ofrecen a sus clientes un pequeo descuento
para estimular el pago oportuno.Tal vez los trminos de crdito ms
comunes ofrecidos por los fabricantes y mayoristas es 2/10, ni 30.
Esta expresin se lee "2,10, 30 neto", y significa que el pago
completo vence en 30 das, pero que el comprador puede aprovechar un
2% de descuento si el pago se hace antes de 10 das. El periodo
durante el cual se ofrece el descuento se llama periodo de
descuento. Debido a que el descuento proporciona un incentivo para
que el cliente haga un pago de efectivo oportuno, ste se llama un
descuento de efectivo. Sin embargo, los compradores, a menudo hacen
referencia a estos descuentos como descuentos en compra, y a la vez
es frecuente que los vendedores los llamen descuentos en venta.La
mayora de las compaas bien manejadas tienen una poltica de
aprovechar todos los descuentos de efectivo disponibles en las
compras de mercanca5. Estas compaas registran inicialmente las
compras de mercanca al costo neto es decir, el precio de la factura
menos cualquier descuento disponible. Despus de todo, ste es el
monto que la compaa espera pagar.Para ilustrar, suponga que el 3 de
noviembre La Tienda del Computador compra 100 programas de hoja de
clculo de Productos PC. El costo de estos programas es de $100 cada
uno, para un total de SI0.000. Sin embargo, Productos PC ofrece
trminos de crdito de 2/10, n/30. Si La Tienda del Computador paga
por esta compra dentro del periodo de descuento, tendr que pagar
solamente S9.800 o 98% del precio completo de la factura. Por
consiguiente, La Tienda del Computador registrar esta compra de la
siguiente manera:Inventario 9,800Cuentas por pagar (Productos
PC)9,800
Para registrar la compra de 100 programas de hoja de clculo al
costo neto ($100 x 98% x 100 unidades).
Si la factura se paga dentro del periodo de descuento, La Tienda
del Computador registra simplemente el pago de una cuenta por pagar
de $9,800. El pago dentro del periodo de descuento podra no hacerse
por descuido o por pasar inadvertido por La Tienda del Computador.
En esta eventualidad, la firma debe pagar a Productos PC la
totalidad del precio de la factura de $10,000, en lugar del pasivo
registrado de $9,800. El asiento de diario para registrar el pago
despus del periodo de descuento, por ejemplo, el 3 de diciembre,
es: Cuentas por pagar (Productos PC)... 9,800 Descuentos perdidos
en compra 200Efectivo10,000Para registrar el pago de la factura
despus de que expira el periodo de descuento.Observe que los $200
pagados por encima del monto registrado de $9,800 se debitan a una
cuenta titulada Descuentos perdidos en compra. Descuentos perdidos
en compra es una cuenta del gasto. El nico beneficio para La Tienda
del Computador de este gasto de $200 fue un retraso de 20 das en el
pago de una cuenta por pagar. Por lo tanto, el descuento perdido en
compras es bsicamente un cargo financiero, similar al gasto de
intereses.Devoluciones de mercadera no satisfactoria: En ocasiones,
un comprador puede no estar satisfecho con la mercadera comprada y
desea devolverla al vendedor para obtener el reembolso. La mayora
de vendedores permiten esas devoluciones.Costos de transportes
sobre compras o fletes: Algunas veces el comprador puede pagar los
costos de ordenar que la mercadera comprada sea entregada en sus
instalaciones. Los costos de transporte relacionados con la
adquisicin del inventario, o cualquier otro activo, no son gastos
del periodo actual; en su lugar, esos cargos son parte del costo
del activo que est siendo adquirido.TRANSACCIONES RELACIONADAS CON
VENTASLos trminos de crdito y las devoluciones de mercanca afectan
el monto del ingreso de ventas obtenido por el vendedor. El ingreso
que se muestra en el estado de resultados de una empresa comercial
se llama ventas netas, este trmino significa ingreso de ventas
total menos devoluciones y rebajas en ventas y menos descuentos en
ventas.Devoluciones y rebajas en ventas: La mayora de las compaas
comerciales permiten a los clientes obtener un reembolso al
devolver cualquier mercanca considerada no satisfactoria.
Devoluciones y rebajas en ventas es una contra cuenta de ingreso,
es decir, sta se deduce del ingreso bruto de ventas como un paso al
determinar las ventas netas.Descuentos en ventas: Con frecuencia
los vendedores ofrecen descuentos de efectivo para estimular a los
clientes a efectuar el pago oportuno de las compras a crdito. Para
el vendedor, los costos asociados con los descuentos de efectivo no
son los descuentos perdidos cuando los pagos se retrasan, sino ms
bien los descuentos aprovechados por los clientes que si pagan
dentro del periodo de descuento. Gastos de entrega: Si el vendedor
incurre en costos al entregar la mercanca al cliente, estos costos
se debitan a una cuenta del gasto titulada gastos de entre. En un
estado de resultados, el gasto de entrega es clasificado como un
gasto de operacin regular, no como parte del costo de los bienes
vendidos.Contabilidad de los impuestos de ventas: Los impuestos de
ventas son aplicados por muchos estados y ciudades sobre las ventas
al detal. Los impuestos de ventas realmente son impuestos al
consumidor, no al vendedor. Sin embargo, el vendedor debe cobrar el
impuesto, presentar declaraciones de impuestos en los momentos
especificados por la ley y remitir a las agencias gubernamentales
los impuestos cobrados.EVALUACIN DEL DESEMPEO DE UNA COMPAA
COMERCIALAl evaluar el desempeo de un negocio comercial, los
gerentes e inversionistas buscan algo ms que utilidad neta. La
tendencia de las ventas y de la utilidad bruta de la compaa son dos
medidas clave del desempeo pasado y de las perspectivas
futuras.Ventas netas: La mayora de los inversionistas y de los
gerentes de los negocios consideran que la tendencia de las ventas
netas es un indicador clave del desempeo pasado y de las
perspectivas futuras. El aumento en las ventas sugiere la
probabilidad de tener utilidades mayores en periodos futuros. Por
otra parte, cuando las ventas descienden, pueden proporcionar una
advertencia adelantada de dificultades financieras.Mrgenes de
utilidad bruta: El aumento en las ventas netas no es suficiente
para asegurar el aumento en la rentabilidad. Algunos productos son
ms rentables que otros. Al evaluar la rentabilidad de las
transacciones de ventas, los gerentes e inversionistas vigilan de
cerca el margen de utilidad bruta de la compaa. Margen de
utilidades global bruto: El margen de utilidad promedio bruto
obtenida por la tienda del computador es 40%. Pero cada
departamento de ventas puede tener un margen de utilidad bruta que
difiere de aqul del negocio considerado en su totalidad.Mrgenes de
utilidad departamental: Los mrgenes de utilidad departamental se
calculan utilizando una utilidad bruta departamental e informacin
de ventas netas.Mrgenes de utilidad para productos individuales:
Pueden calcularse mrgenes de utilidad para productos especficos
utilizando montos por unidad.Uso de informacin sobre mrgenes de
utilidad: Generalmente los inversionistas calculan las tasas de
utilidad brutas globales de las compaas de un periodo al siguiente.
Los mrgenes altos, o en aumento, generalmente indican productos
populares y estrategias de mercadeo exitosas. Un margen de
utilidades por debajo del estndar o en descenso, indica una demanda
dbil del cliente o una competencia de precios intensa.EFECTOS EN EL
EFECTIVOLos mrgenes brutos en aumento no siempre generan mayores
flujos de efectivo de las operaciones. De hecho, una compaa con
mrgenes brutos en aumento puede tener realmente flujos de efectivo
de operaciones negativos si est experimentando dificultad para
cobrar las cuentas vigentes, una construccin de inventario no
vendido o gastos de ventas y administrativos rpidamente
crecientes.La gerencia utiliza informacin sobre departamentos y
productos para muchos fines. Al concentrar esfuerzos de ventas en
los productos y departamentos con los mrgenes ms altos,
generalmente la gerencia puede aumentar la tasa de utilidades bruta
global.
Universidad Nacional de CajamarcaPgina 8
