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Contabilidad General – Aula 203 – Noche - Prof. Miguel Ángel Mantilla Chozo
CONTABILIDAD GERENCIAL I
Muchas personas creen que la
contabilidad es una técnica
económica complicada, que llevada
a cabo por profesionales
especializados sólo puede ser
entendida por ellos. Sin embargo,
prácticamente todas las personas
trabajan con conceptos e
información contable en su vida
diaria.
Cuando alguien calcula los gastos
que ha tenido o va a tener cada
mes, al objeto de saber si con su
sueldo puede o no ahorrar para el
viaje de vacaciones o cambiar de
automóvil, está utilizando y
razonando en términos contables.
Constantemente se oyen y se usan
conceptos contables. Diariamente
en los periódicos, televisión y radio
las noticias económicas hacen
referencia a términos como
presupuestos, déficit, gastos,
ingresos, beneficios, pérdidas,
activos y pasivos, etc. personales
(personas naturales) o de entes
sociales (personas jurídicas) u
organizaciones (privadas o públicas), tanto para referirse a las actividades del sector privado (empresas) como a las
actividades del sector público (nacional o Subnacional – regional o local) y otros entes (no lucrativos).
1. LA CONTABILIDAD
La historia de la contabilidad y de su técnica está ligada al desarrollo del comercio, la agricultura y la industria como
actividades económicas. Desde su comienzo, se buscó la manera de conservar el registro de las transacciones y de
los resultados obtenidos en la actividad comercial. Los arqueólogos han encontrado en las civilizaciones del Imperio
inca, del Antiguo Egipto y de Roma variadas manifestaciones de registros contables, que de una manera básica
constituyen un registro de las entradas y salidas de productos comercializados y del dinero1/. La utilización de la
moneda fue importante para el desarrollo de la contabilidad, ya que no cabía una evolución semejante en una
economía de trueque.
Posteriormente, es con la aparición de la obra “Summa de arithmetica, geometría, proportioni et proportionalita”
escrita por el fraile franciscano y matemático italiano Luca Pacioli, de nombre completo Fray Luca Bartolomeo de
Pacioli, que se analizó sistemáticamente el método contable de la partida doble usado por los comerciantes
venecianos, método que se convirtió en un principio de la profesión contable. Entre 1477 y 1480 enseñó en la
Universidad de Perugia, escribiendo a tal efecto el Tractatus mathematicus ad discipulos perusinos; dentro del
"Tractus XI- Particularis de computis et scripturis", dejó su legado a través de 36 capítulos (tratado de cuentas de
contabilidad usando la partida doble) dando inicio, con eso a la contabilidad moderna.
1/Tabla de barro de 2040 a. C. Puede ser considerado uno de los registros contables más antiguos que se conservan, contiene el balance de una explotación
agrícola en Ur, en la antigua Sumeria, con una descripción detallada de las materias primas y días de trabajo utilizados. Está redactado en escritura cuneiforme.
Retraso de proyectos mineros reduce ventas de
servicios de transporte y almacenamiento Jueves, 05 de junio del 2014
Anglo American, Newmont y Southern Copper han pospuesto la construcción de nuevas minas en el Perú debido a la oposición de comunidades que temen que los proyectos afecten sus
reservas de agua.
(Bloomberg).- Los retrasos en la construcción de minas de cobre y oro en el Perú están
perjudicando las ventas de servicios de almacenamiento y transporte para la industria minera, según Grupo Ransa, la empresa de logística más grande del país.
La minería representará el 10% de las ventas de Ransa este año, frente al 30% de los últimos dos
años, dijo el CEO Emilio Fantozzi en una entrevista en Lima. Se prevé que el aumento de las
ventas a otras industrias aumentará los ingresos totales de la compañía a US$360 millones de
US$320 millones en el 2013, afirmó Fantozzi.
Anglo American Plc, Newmont Mining Corp. y Southern Copper Corp. han pospuesto la
construcción de nuevas minas en el Perú luego de que los opositores argumentaran que los
proyectos pondrían en peligro el suministro local de agua.
La demanda de las industrias de manufactura, agricultura y bienes de consumo, junto con las
operaciones de Ransa en el extranjero, están compensando el crecimiento estancado o negativo en otros sectores de la economía del Perú, dijo Fantozzi.
“La minería impulsa todo lo demás, pero el mercado no está creciendo como antes”, dijo
Fantozzi. “Hemos estado desarrollando otros mercados y vamos a seguir creciendo este año”.
La inversión minera en el Perú caerá de US$9.7 millones en 2013 a US$9 millones este año, según la Sociedad Nacional de Minería, Petróleo y Energía del Perú.
Southern Copper podría recibir este mes la aprobación del Gobierno peruano para construir su
mina Tía María, CEO Oscar González dijo el 20 de mayo. En tanto, Newmont se centrará en
obtener el apoyo de la comunidad para su proyecto aurífero Conga, CEO Gary Goldberg dijo el
14 de mayo.
Ransa es propiedad de la familia Romero, que también controla Alicorp SAA, la empresa de
productos de consumo más grande del Perú. Ransa tiene operaciones en otros seis países de América Latina y planea adquisiciones en Costa Rica, Nicaragua y Panamá, dijo Fantozzi.
En este tratado aconseja utilizar cuatro libros: Inventario y Balances, Borrador o Comprobante, Diario y Mayor y
define reglas del principio matemático de la partida doble (o por lo menos su parte fundamental):
No hay deudor sin acreedor.
La suma que se adeuda a una o varias cuentas ha de ser igual a lo que se abona.
Todo el que recibe debe a la persona que da o entrega.
Todo valor que ingresa es deudor y todo valor que sale es acreedor.
Toda pérdida es deudora y toda ganancia acreedora.
En la actualidad podríamos afirmar que la contabilidad es un lenguaje sistematizado, donde se representan las
operaciones diarias que realizan los entes, que nos permite traducir sus resultados periódicos de manera uniforme
para decidir qué hacer en el futuro.
En otras palabras, desde sus inicios y en la actualidad la contabilidad es un sistema, con lenguaje propio, que
suministra información fundamental para la toma de decisiones. Es un conjunto de documentos que reflejan la
información relevante, expresada en unidades monetarias, sobre la situación y la evolución económica y financiera de
un ente o unidad económica, con el objeto de que tanto terceras personas interesadas como los directivos de dicho
ente puedan tomar decisiones. Podríamos decir que la contabilidad es para el ente, lo que una brújula significa para
un explorador, sin ella no sabría hacia dónde dirigirse.
Sin contabilidad no hay información y sin información no sabremos en donde nos encontramos. La información, hoy
día, supone el pilar indiscutible de una buena gestión.
a. El sistema contable
Cada día todas las organizaciones realizan gran cantidad de operaciones: compras, ventas, cobros, pagos, etc.,
precisándose un sistema capaz de analizar, valorar, registrar y clasificar esas transacciones para posteriormente
elaborar documentos o informes que sinteticen toda la información útil para la toma de decisiones.
Un sistema contable consiste en el conjunto de métodos, procedimientos y recursos materiales y humanos que una
entidad utiliza para llevar a cabo el registro de sus actividades económicas y para poder elaborar información,
detallada o sintetizada, de manera que sea útil a aquellos que tienen que tomar decisiones.
Así, en todo sistema de información contable se precisará tanto de elementos humanos, (profesionales con formación
en contabilidad y personal administrativo), como de elementos materiales tales como las instalaciones y el equipo
utilizados (despachos, computadoras, impresoras etc.). También se precisarán documentos físicos justificativos de
las operaciones (facturas, recibos, extractos bancarios, etc.) y disponer de métodos y procedimientos para su
captación, análisis, registro y archivo.
Finalmente señalar que la normatividad contenida en la Ley de Sociedades, tributaria, laboral, del mercado de valores
y bancaria contienen una gran cantidad de disposiciones que tienen efectos en la información contable las cuales,
junto al conocimiento propio de la profesión, son necesarias para el adecuado funcionamiento del sistema contable.
La contabilidad no se encarga sólo del mantenimiento de los registros contables, también supone el diseño de
sistemas contables eficientes, la realización de previsiones, el análisis de las transacciones previo al registro y la
interpretación de la información. Así por ejemplo
El aprendizaje del registro de las transacciones más habituales de una organización requiere pocas semanas o
meses, sin embargo, para ser un profesional de la contabilidad se necesita un periodo mayor de estudio, dedicación y
experiencia.
b. Las organizaciones y el sistema de contabilidad
Indicábamos que la contabilidad es usada por las personas naturales o los entes sociales (personas jurídicas) u
organizaciones (privadas o públicas), que desarrollan sus actividades tanto en el sector privado (empresas) como en
el sector público (nacional o subnacional – regional o local) y otros entes (no lucrativos).
b.1 Cuando las Personas Naturales desarrollan sus actividades lucrativas las realizan como tales, sin mayor
trámite que el tributario y administrativo, usando su documento nacional de identidad para los registros
respectivos, sin generar otra persona, o lo pueden hacer a través de las empresas individuales de
responsabilidad limitada (EIRL). Éstas últimas, conforme al Decreto Ley N° 21435 y su reglamento aprobado
por el Decreto Ley N° 21621, vigente hasta la fecha, definen a la EIRL como una persona jurídica de derecho
privado constituida por voluntad unipersonal, con patrimonio propio distinto al de su Titular, que se constituye
para el desarrollo exclusivo de actividades económicas de la Pequeña Empresa; esta modalidad de
constitución empresarial considera que la responsabilidad de la empresa está limitada a su patrimonio y el
titular de la empresa no responde personalmente por las obligaciones de ésta, en todo caso su responsabilidad
es limitada al monto total de sus aportes.
Las EIRL cuentan con 2 órganos, uno de ellos es el Titular y el otro la Gerencia, siendo el primero el órgano
máximo de la empresa y tiene a su cargo la decisión sobre los bienes y actividades de ésta; el segundo
órgano, tiene a su cargo la administración y representación de la empresa, pudiendo ser desempeñada por una
o más personas naturales, siendo uno de ellos el Gerente General. El Titular puede asumir el cargo de
Gerente, en cuyo caso asumirá las facultades, deberes y responsabilidades de ambos cargos, debiendo
emplear para todos los actos la denominación de “Titular-Gerente”. Es el Gerente, el responsable de organizar
el régimen interno de la empresa y cuidar la contabilidad, formular las cuentas y el balance, entre otras
atribuciones, debiendo dar cuenta periódicamente al Titular de la marcha de la empresa.
b.2 Las Personas Jurídicas en cambio cuentan con personalidad distinta a los de sus creadores y posteriores
socios. La Ley General de Sociedades Nº 26887, en su artículo 6º establece que la sociedad adquiere
personalidad jurídica desde su inscripción en el Registro y la mantiene hasta que se inscribe su extinción; es
en virtud de este principio que se establece que el patrimonio social responde por las obligaciones de la
sociedad, sin perjuicio de la responsabilidad personal de los socios en aquellas formas societarias que así lo
contemplan.
La sociedades en sus formas de: Sociedades Anónimas (SA), Cerrada (SAC) o Abierta (SAA), Colectiva, En
Comandita, Comercial de Responsabilidad Limitada o Civiles, cuentan con órganos responsables de: i) la
gestión y representación legal necesaria para la administración de la sociedad dentro de su objeto, con
excepción de los asuntos que la Ley o el estatuto atribuyan a la junta general (el Directorio), cada director
tiene el derecho a ser informado por la gerencia de todo lo relacionado con la marcha de la sociedad en el
seno del directorio y de manera de no afectar la gestión social; la actuación de los directores no puede limitarse
a defender los intereses de quienes los eligieron; en ese sentido, el Directorio está en la obligación de
proporcionar a los accionistas y al público las informaciones suficientes, fidedignas y oportunas que la ley
determine respecto de la situación legal, económica y financiera de la sociedad; y, II) La existencia, regularidad
y veracidad de los sistemas de contabilidad, los libros que la ley ordena llevar a la sociedad y los demás libros
y registros que debe llevar un ordenado comerciante (la Gerencia), éste órgano también es responsable del
establecimiento y mantenimiento de una estructura de control interno diseñada para proveer una seguridad
razonable de que los activos de la sociedad estén protegidos contra uso no autorizado y que todas las
operaciones son efectuadas de acuerdo con autorizaciones establecidas y son registradas apropiadamente,
asimismo es responsable de la veracidad de las informaciones que proporcione al directorio y la junta general.
2. LA GERENCIA
Adam Smith introduce el término al vocabulario económico como “administrador” (gerencia, administración) en La
riqueza de las naciones:
“Habrá acaso quien se imagine que estos beneficios del capital son tan solo un nombre distinto por los salarios
de una particular especie de trabajo, como es el de inspección y dirección. Pero son dos cosas completamente
distintas, regulándose por principios de una naturaleza especial” y “En muchas grandes obras, casi la totalidad
de la labor de este tipo está destinada a algún empleado principal. Los salarios pagados a esta persona
representan el valor de dicha labor de dirección e inspección ... (pero)... nunca guardan proporción con el
capital que manejan (“management” en el original); y el propietario de ese capital, a pesar que es así liberado
de casi todo trabajo, todavía espera que sus beneficios conserven una proporción regular con su inversión...”.2/
Smith ofrece una visión en la cual las tareas “gerenciales” son una parte esencial de las funciones "del capital" u
objetivo de los propietarios:
"Ahora bien, no es razonable esperar que los directores de estas compañías, al manejar mucho más dinero de
otras personas que de ellos mismos, lo vigilen con el mismo ansioso cuidado con el que frecuentemente vigilan
el suyo los socios de una empresa particular [...] En consecuencia, el manejo de los negocios de esas
compañías siempre está caracterizado en alguna medida por la negligencia y la prodigalidad." y “ [...] la mayor
parte de estos accionistas [...tendrán que estar...] satisfechos con recibir el dividendo semestral o anual que los
directivos consideran conveniente pagarles.”.3/
Posteriormente, Jean-Baptiste Say sostiene a través de su obra “administración”, “supervisión”,
“superintendencia” y “gerencia”, que aquellos que están a cargo de la planificación: obtención y asignación de
recursos, objetivos y tasas de producción, fijación de precios, etc.; tareas que hubieran sido descritas como
"administrativas" -en el sentido de Smith- son personas que tienen capacidad de tomar decisiones.
Se puede aducir que Say presenta al gerente como el que “dirige una empresa, actuando como intermediario entre el
capital y el trabajo”. Say nota al mismo tiempo que es raro que tales gerentes sean tan pobres que no posean por lo
menos parte del capital que emplean. En ese sentido, se los puede entender también como representantes del
capitalista, o, en términos más modernos, como representando a diferentes niveles de los objetivos de la empresa.
Se hace evidente así que es posible diferenciar al menos dos roles en el papel del “director” de una empresa: el del
capitalista y el del gerente, o una diferencia entre lo que fue y es aun llamado “propietario director” y un “gerente o
administrador profesional”. Siguiendo esa diferenciación el término aparece por primera vez en un diccionario
castellano en el Suplemento de 1852 al “Diccionario de la lengua castellana por la Real Academia Española”, definido
como: “El que entiende en los negocios corrientes y ordinarios de una empresa comercial”. Nótese que esa definición
sugiere que un “gerente” es aquel -no necesariamente un propietario de alguna empresa- que está a cargo de los
asuntos de la planificación práctica, día a día.
Esa distinción se hizo general y ampliamente reconocida, con desarrollos, en EEUU que tienen que ver mucho con la
expansión de la bolsa de valores, dada las cantidades de fondos necesarios para su expansión económica; las
acciones de las empresas se vendían en esas bolsas de valores, promoviendo la expansión de un sistema
empresarial compuesto no con los propietarios del capital sino de “empresarios profesionales”, lo que impulso la
2 / A. Smith: “La riqueza de las naciones”.- Libro I, Cap. VI “Sobre los elementos componentes del precio de las mercancías” 3 / Adam Smith: La Riqueza de las Naciones, 1776, Madrid: Alianza Editorial; 1994.
creación de mecanismos de supervisión de tales empresarios profesionales, dando así origen a las formas modernas
de gobierno corporativo, tales como el Consejo de administración, etc.
A partir de fines del siglo XIX, empezaron a aparecer obras especializadas acerca de la “ciencia de la gerencia”.
Ejemplos incluyen: “Science of management”, del ingeniero Henry R. Towne, en la última década del siglo XIX. “The
Principles of Scientific Management”, (en 1911) de Frederick Winslow Taylor; etc. En ese mismo año, J. Duncan
escribió el primer manual universitario de gerencia. Y en 1912, Yoichi Ueno introduce el Taylorismo en Japón y se
transforma en el primer consultor de empresas. En 1920, la Harvard Business School crea una Maestría en
Administración de Negocios. Esto impulso fuertemente el desarrollo de estudios de alto nivel en el área y teorías
coherentes y amplias. Siguieron investigaciones acerca de la interrelación entre los diferentes aspectos o ramas de
gerencia, aspectos psicológicos de interés, desarrollo de teorías, modelos e instrumentos matemáticos, estadísticos y
sociológicos. A fines del siglo XX, la gerencia se clasifica en siete ramas principales:
Gerencia de Recursos humanos o personal.
Gerencia de operaciones o Administración de la Producción o Gestión de proyectos
Administración o Planificación estratégica.
Dirección de marketing.
Gestión del conocimiento o de educación.
Gerencia de Finanzas corporativas.
Gerencia de la tecnología de la información, también responsable por sistemas de información gerencial
3. LA CONTABILIDAD GERENCIAL
Se puede definir a la contabilidad gerencial, como el proceso de identificación, medición, acumulación, análisis,
preparación e interpretación y comunicación de información (tanto financiera como administrativa u operacional)
usada por la dirección para planear, evaluar y controlar dentro de una organización y para asegurar el uso y la
account ability4/ de sus recursos.
5/
Identificación.- El reconocimiento y la evaluación de las transacciones comerciales y otros hechos
económicos para una acción contable apropiada.
Medición.- La cuantificación, que incluye estimaciones de las transacciones comerciales u otros hechos
económicos que se han causado o que pueden causarse.
Acumulación.- El enfoque ordenado y coherente para el registro y clasificación apropiado de las
transacciones comerciales y otros hechos económicos.
Análisis.- La determinación de las razones y las relaciones de la actividad informada con otros hechos
circunstancias de carácter económico.
Preparación e interpretación.- La coordinación de la contabilización y / o la planeación de datos
presentados en forma lógica para que satisfagan una necesidad de información, y en caso de ser apropiadas,
que incluyan las conclusiones sacadas de estos datos.
Comunicación.- La presentación de la información pertinente a la gerencia y otras personas para uso interno
y externo.
Por consiguiente, la contabilidad gerencial es parte del proceso administrativo que provee información esencial para:
Controlar las actividades actuales de una organización;
Planear sus estrategias, tácticas y operaciones futuras;
Optimizar el uso de sus recursos;
Medir y evaluar el desempeño;
Reducir la subjetividad en el proceso de toma de decisiones;
Mejorar las comunicaciones internas y externas.
4 / Los resultados del proceso de contabilidad se miden en términos del valor que añaden a la organización, juzgado desde la perspectiva de los usuarios de los
resultados. Así, la accountability de la función de contabilidad gerencial es dirigida aparentemente hacia los participantes a quienes sirve la función. 5 / Entorno Internacional de la Contabilidad Gerencial, Samuel Alberto Mantilla B.
El propósito de la administración es descrito, entre otros, como el hacer a la gente más capaz de desempeñarse junta
mediante objetivos comunes, valores comunes, las correctas, proveyéndole el entrenamiento y el desarrollo que
necesita para desempeñarse y responder al cambio. El propósito central, entonces, del proceso administrativo es
asegurar, en la medida que enfrenta el cambio, la vitalidad y la duración de una organización mediante la
coordinación en tiempo real de las actividades, esfuerzos y recursos. Por consiguiente, el propósito administrativo
incluye:
Establecer direcciones organizacionales en términos de objetivos y estrategias;
Alinear estructuras, procesos y sistemas organizacionales para apoyar las direcciones establecidas;
Asegurar el compromiso, como un nivel de requisito para quienes contribuyen con habilidades y esfuerzos
esenciales; y
Instituir controles que orientarán el progreso de una organización hacia a realización de sus estrategias y
objetivos.
Como consecuencia de ello, el proceso administrativo comprende la planificación, la organización, la integración de
personas, la dirección y el control.
Sin embargo, el nivel de cambio contextual (entorno) enfrentado por las organizaciones requiere que la
administración esté involucrada en una redirección en tiempo real de objetivos y estrategias, y por consiguiente en el
cambio en tiempo real de estructuras, patrones de compromiso y controles.
La búsqueda y la consecución de los objetivos y estrategias organizacionales requieren la movilización o el desarrollo
de las capacidades requeridas, mediante el desarrollo efectivo de los recursos. Los recursos se desarrollan en
estructuras, controles y compromisos de seguridad para generar las capacidades necesarias para el éxito
organizacional. Sin el desarrollo efectivo de los recursos, las capacidades requeridas probablemente no se
desarrollarán y probablemente los recursos se desgastan en estructuras, controles y compromisos inefectivos.
Además, como requisito organizacional las capacidades se redefinen mediante el redireccionamiento organizacional
en tiempo real, por ello es probable que se requiera alterar el desarrollo de los recursos, siendo ello así, el manejo de
los recursos es, entonces, parte integral del proceso administrativo.
La administración de los recursos y el uso de éstos constituyen parte integral tanto de la realización de la estrategia
como del cambio organizacional; el desarrollo efectivo de los recursos es necesario para apoyar los objetivos y las
estrategias organizacionales; y, el cambio organizacional en tiempo real probablemente requiere el desarrollo en
tiempo real de los recursos. En tal sentido, el éxito de la administración para asegurar la vitalidad y la duración de una
organización depende probablemente de la efectividad mediante la cual desarrolla los recursos.
La Contabilidad Gerencial hace referencia a la parte del proceso administrativo que se centra en la obtención y el uso
de los recursos organizacionales. Así, hace referencia a los procesos y a las tecnologías administrativas que se
centran en añadir valor a las organizaciones mediante la consecución de uso efectivo de los recursos, en contextos
dinámicos y competitivos. La Contabilidad Gerencial como parte integral del proceso administrativo, claramente
añade valor mediante la prueba continua de si los recursos se usan efectivamente por parte de las organizaciones –
en la creación de valor para accionistas, clientes u otros inversionistas.
En este sentido, los recursos incluyen no solamente aquellos que tienen forma financiero, sino también todos
aquellos creados y usados por las organizaciones como resultado de desembolsos financieros. Así procesos y
sistemas de trabajo, personal entrenado, capacidades innovadoras, moral, culturas flexibles, y aún clientes
comprometidos se pueden incluir también como recursos, junto con configuraciones especiales de recursos que se
pueden identificar como capacidades estratégicas, competencias básicas o capital intelectual.
Información u conocimiento son probablemente los recursos centrales al éxito y a la supervivencia de una
organización en un mundo crecientemente competitivo, y rápidamente cambiante, como él en que vivimos. Entonces
dentro del proceso de contabilidad gerencial probablemente se da énfasis al uso efectivo de esos recursos en el
apoyo del posicionamiento estratégico y en el desarrollo de las capacidades necesarias para el éxito y la
supervivencia organizacional.
Lo descrito en los párrafos precedentes permite inferir que la contabilidad gerencial cumple funciones de: centro de
atención en la productividad de los recursos, orientador del valor, orientador del proceso de negocios y orientador del
equipo:
a) Centro de atención en la productividad de los recursos
El proceso de contabilidad gerencial está centrado en el uso eficiente y efectivo de los recursos organizacionales.
La atención se centra en la transformación de los recursos dentro y fuera de las formas financieras, y en el
cuidado de patrones de desperdicios (pérdidas de recursos) y en la generación de valor (uso efectivo de los
recursos). Se escudriñan los recursos en formas monetarias y físicas, junto con los recursos consumidos por
estructuras, sistemas, procedimientos, procesos y prácticas de los recursos humanos organizacionales.
b) Orientador del valor
La efectividad del uso de los recursos se juzga en términos del valor generado tanto en los mercados de
productos/servicios (para los clientes) como en los mercados de capital (para los accionistas), mientras se
satisfacen los requerimientos de los otros inversionistas organizacionales claves (proveedores, personal,
financieros y la comunidad en general).
El uso de los recursos se juzga efectivo si optimiza la generación de valor en el largo plazo, con el debido
cuidado de las externalidades asociadas con las actividades de una organización.
Lo desechos (perdidas de recursos o los recursos ociosos), el uso o el consumo excesivo de recursos y la no
atención prestada a los asuntos ambientales o sociales muy probablemente se juzgan inefectivos.
c) Orientador del proceso de negocios
El trabajo de la contabilidad gerencial se centra en el núcleo y en el hacer posible el proceso de negocios de una
organización, incluyendo a los clientes, proveedores y otros accionistas; por consiguiente está referido a:
i. Valorizar el costo de los procesos internos.
ii. Alinear los costos de los procesos organizacionales y el costo de las estrategias para atención al cliente.
iii. Alinear los costos de los procesos organizacionales y el costo de las estrategias para las adquisiciones a
proveedores.
iv. Determinar cómo se usan y consumen los recursos en los procesos organizacionales, para la generación
de valor del negocio en el tiempo.
d) Orientador del equipo
El proceso de contabilidad gerencial se desarrolla dentro de y se dirige a través de varios tipos de equipos
establecidos para emprender el trabajo de las organizaciones. Los equipos pueden tener centros de costos,
estratégicos u operacionales.
4. DIFERENCIA DE LA CONTABILIDAD FINANCIERA Y LA CONTABILIDAD GERENCIAL
La contabilidad financiera es un área de la contabilidad cuyo objetivo es preparar y elaborar información contable
destinada a los usuarios externos.
Los usuarios externos toman sus decisiones sobre la base de la información que proporcionan las organizaciones,
debiendo confiar en ella. La información que se proporciona a los usuarios externos está sujeta a una regulación
externa a la organización (del Estado, de organizaciones profesionales etc.). En el Perú esta información está
regulada por la Dirección General de Contabilidad Pública (DGCP) del Ministerio de Economía y Finanzas (MEF), el
Consejo Normativo de Contabilidad, por la Superintendencia del Mercado de Valores (SMV), la Superintendencia de
Banca y Seguros y Administradoras de Fondos de Pensiones (SBS), entre cuyas normas se encuentran las Normas
Internacionales de Información Financiera (NIIF) que incluyen Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) y sus
respectivas interpretaciones, Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NIC SP), así como la de
mayor detalle y aplicación práctica es el Plan Contable General Empresarial y el Plan Contable Gubernamental.
Los informes contables se presentan en formatos con una estructura definida conforme a las disposiciones legales. El
nivel de detalle de la información contenida, en dichos formatos es escaso dado que presenta datos agregados y
referidos a la totalidad de la organización.
La regulación contable persigue alcanzar dos objetivos:
Que los informes contables de las empresas sean fiables al basarse en principios y criterios de general
aceptación y aplicados por todas ellas,
Que la información proporcionada por una empresa a lo largo del tiempo sea comparable y también que sea
comparable la información proporcionada por distintas empresas.
En cambio la contabilidad gerencial es un área de la contabilidad cuyo objetivo es preparar y elaborar información
contable destinada a los usuarios internos.
Los informes contables internos no están, ni pueden estar, regulados legalmente, por lo que no están sujetos a
principios y criterios contables externos. La dirección de la empresa podrá seleccionar múltiples criterios que
dependerán de sus necesidades informativas, incluso podrá aplicar criterios distintos para informes que tengan
distinto objetivo. Es decir, la regulación de la contabilidad interna también es interna(los propios elaboradores y
destinatarios de la información fijan sus reglas), con el objetivo de que los informes sean útiles para la toma de
decisiones en el ámbito de la gestión de la organización.
Por tanto, la información a que tienen acceso los usuarios externos es, lógicamente, mucho menor que la que está al
alcance de los usuarios internos. Los usuarios internos, en la medida que deben tomar decisiones en el ámbito de la
gestión económico-financiera de la empresa, precisan de mayor cantidad y periodicidad de información.
Por otra parte, la información que se presenta a los usuarios externos se refiere a hechos pasados, mientras que los
usuarios internos suelen elaborar tanto información histórica como proyectada al objeto de tomar sus decisiones
oportunamente.
Ejemplo: Información sobre mercancías disponible para un usuario externo y uno interno
• Normalmente en los informes contables destinados a los usuarios externos únicamente figura la cuantía
total de mercancías que tiene la empresa en almacén a la fecha del informe así como otros datos
agregados tales como la cifra de ventas y el costo global de las mercancías consumidas en un año.
También se informa sobre los criterios generales utilizados para su valoración.
• Por su parte, un usuario interno como el responsable de almacén, el director de producción o comercial y
otros, dispondrá de información detallada sobre la cantidad y valor de cada tipo de mercancía y de cada
producto individual presente en el almacén.
Además, conocerá las ventas y el costo de lo vendido a nivel de productos, líneas de productos, mercados
geográficos, tipo de cliente al que se ha vendido y cualquier otra información que estime necesaria para la
gestión del departamento del cual sea responsable.
5. EL PROCESO CONTABLE
El proceso contable, desde el punto de vista de las actividades que desarrollan las personas puede sintetizarse en
siguientes pasos:
a. Captación de hechos contables. Un hecho contable es cualquier acontecimiento que tiene un efecto, en
términos monetarios, sobre una unidad económica. La captación se realiza a través de documentación
soporte de acontecimientos producidos o actividades realizadas (tickets, recibos, facturas, nóminas, extractos
bancarios, informes etc.). El sistema contable debe establecerse de forma que se tenga la seguridad de que
se captan todos los hechos contables, que no existen acontecimientos que puedan escapar a la detección del
sistema, puesto que ello producirá una deficiencia en la información tratada y elaborada.
Ejemplo: Una factura por servicios prestados como hecho contable
Para la Empresa Miranda, Roque y Thorton, Asesores Reunidos SC constituye
un hecho contable la facturación el 1 de abril de 2014 de S/.1000,00 por los
servicios prestados al cliente Juan García, por asesoramiento tributario en una
compra de un inmueble. Este hecho, que se deberá justificar mediante una
factura, supondrá para la misma un derecho de cobro contra el cliente por el
importe de los servicios que se esperaba cobrar el 5 de mayo siguiente.
b. Análisis y valoración de hechos contables. Consiste en el análisis de los hechos contables y la valoración
de lo ocurrido teniendo en cuenta sus repercusiones sobre la unidad económica. Se trata de una fase crítica
del proceso en la cual se requieren los conocimientos técnicos específicos que se exigen en la profesión
contable.
Las dos primeras fases del proceso contable son particularmente importantes y, en muchos casos,
complejas. La labor principal del contable incidirá inicialmente en la fase de diseño de los sistemas de
captación de datos y con posterioridad en la valoración de hechos contables conforme estos se vayan
produciendo.
Ejemplo: Análisis y valoración de un hecho contable.
La Empresa Miranda, Roque y Thorton, Asesores Reunidos SC
recibe por correo un extracto bancario de fecha 5 mayo de 2000 con
varias anotaciones. El responsable de la contabilidad deberá
analizar las entradas y salidas de dinero de la cuenta bancaria y la
causa de las mismas (qué, a quién y por qué se ha pagado y qué,
de quién y por qué se ha cobrado) al objeto de determinar qué
acontecimientos económicos suponen y su repercusión sobre la
empresa.
Una vez analizado el extracto bancario anterior se ha determinado
que una de las entradas de dinero, por importe de S/.1 000,00
corresponde a una transferencia del cliente de la empresa, Juan
García, el cual adeudaba dicho importe por una factura emitida el 1
de abril de 2014 por servicios prestados.
c. Registro de hechos contables. Consistente en la anotación de los hechos contables en los instrumentos de
registro adecuados.
La fase de registro de hechos contables suele ser mecánica y repetitiva, una vez que se ha analizado
correctamente el hecho producido. A esta fase también se le denomina “registro mecanizado” y ya en pocos
casos “teneduría de libros” y es la que, erróneamente, suele identificar más a la profesión de las ciencias
contables cuando bien puede ser desarrollado por personas con formación técnica contable o universitaria en
ciencias económicas.
Ejemplo: Registro de un pago de un cliente
Siguiendo con el caso planteado, el auxiliar contable procederá a
registrar, en los libros los registros pertinentes, tanto la entrada de
dinero en la cuenta bancaria, como la cancelación del crédito en la
cuenta del cliente.
d. Elaboración de información de síntesis. Consiste en la acumulación de la información registrada y la
elaboración de informes de síntesis útiles para la toma de decisiones. Muchos informes se elaboran de forma
rutinaria y están actualmente completamente mecanizados (las aplicaciones informáticas de contabilidad
incluyen los diseños con su estructura y contenido y se emiten de forma automática), otros por el contrario
precisan de una elaboración específica.
Ejemplo: Informe contable de síntesis sobre un cliente
El cliente Juan García ha solicitado una disminución de las tarifas
que se le cobra por los servicios. Al objeto de estudiar dicha
petición, el gerente solicita al responsable contable un informe de
las operaciones con dicho cliente. El auxiliar contable reporta la
información y el profesional analiza la información de que dispone y
elabora un informe resumen de las operaciones con el cliente
durante el año anterior. Este informe pone de manifiesto que dichas
operaciones han sido cuantiosas, más de S/.23’000,00 en un año, y
además que el cliente ha pagado puntualmente todos los servicios
prestados a las fechas de vencimiento. En consecuencia, propone
al gerente que se califique a Juan García dentro de la categoría de
clientes especiales a los que se les concede un descuento del 5%
sobre las tarifas normales de servicios.
El proceso contable, desde el punto de vista de la información, registros y libros contables utilizados puede
sintetizarse en siguientes pasos:
Todo proceso contable, tiene un sistema de integración, donde se entrelazan todos los libros de contabilidad sean
estos principales o auxiliares. Estos libros o instrumentos materiales están conexionados o unidos mutuamente
siguiendo una secuencia lógica de acuerdo a sus funciones que cada uno de ellos tiene.
6. LAS INFRACCIONES Y LOS LIBROS CONTABLES
El Artículo 175° del Código Tributario especifica las infracciones relacionadas con la obligación de llevar libros y
registros contables:
Omitir llevar los libros de contabilidad, u otros libros y/o registros exigidos por las leyes, reglamentos o por
Resolución de Superintendencia de la SUNAT u otros medios de control exigidos por las leyes y reglamentos.
Llevar los libros de contabilidad, u otros libros y/o registros exigidos por las leyes, reglamentos o por
Resolución de Superintendencia de la SUNAT, el registro almacenable de información básica u otros medios
de control exigidos por las leyes y reglamentos; sin observar la forma y condiciones establecidas en las
normas correspondientes.
Omitir registrar ingresos, rentas, patrimonio, bienes, ventas, remuneraciones o actos gravados, o registrarlos
por montos inferiores.
Usar comprobantes o documentos falsos, simulados o adulterados, para respaldar las anotaciones en los
libros de contabilidad u otros libros o registros exigidos por las leyes, reglamentos o por Resolución de
Superintendencia de la SUNAT.
Llevar con atraso mayor al permitido por las normas vigentes, los libros de contabilidad u otros libros o
registros exigidos por las leyes, reglamentos o por Resolución de Superintendencia de la SUNAT, que se
vinculen con la tributación.
No llevar en castellano o en moneda nacional los libros de contabilidad u otros libros o registros exigidos por
las leyes, reglamentos o por Resolución de Superintendencia de la SUNAT, excepto para los contribuyentes
autorizados a llevar contabilidad en moneda extranjera.
No conservar los libros y registros, llevados en sistema manual, mecanizado o electrónico, documentación
sustentatoria, informes, análisis y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos
susceptibles de generar obligaciones tributarias, o que estén relacionadas con éstas, durante el plazo de
prescripción de los tributos.
No conservar los sistemas o programas electrónicos de contabilidad, los soportes magnéticos, los
microarchivos u otros medios de almacenamiento de información utilizados en sus aplicaciones que incluyan
datos vinculados con la materia imponible en el plazo de prescripción de los tributos.
No comunicar el lugar donde se lleven los libros, registros, sistemas, programas, soportes portadores de
micro formas gravadas, soportes magnéticos u otros medios de almacenamiento de información y demás
antecedentes electrónicos que sustenten la contabilidad.
Los Métodos Contables y Libros de Contabilidad
Método Monista: Permite el registro en los libros contables de las cuentas relacionadas con la Contabilidad
Financiera o General como son: Activo, Pasivo y Patrimonio (Elemento 1 al 5), Cuentas de Resultados
(Elementos 6 y 7) y las cuentas intermediarias de gestión (Elemento 8), junto con las cuentas de la
Contabilidad Analítica de Explotación o de Costos (Elemento 9).
Al registrar las operaciones se utiliza un solo juego de libros para las contabilidades financiera o analítica,
cuya relación se efectúa a través de la cuenta Cargas imputables a cuentas de costos (cuenta 79) lo que da
como resultado el registro de los asientos por naturaleza y destino.
Método Dualista: Consiste en emplear 2 juegos de libros: uno para el registro de las cuentas de la
contabilidad financiera y otro para el registro de las cuentas de la contabilidad analítica de explotación.
LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES:
Concepto:
Es el primer Libro de Contabilidad, con él se inicia el registro de todo proceso contable por lo tanto: Es un libro
obligatorio y principal de foliación simple, en el cual se registran todos los bienes y valores, deudas u obligaciones
que posee y contrae una empresa natural o jurídica.
Refleja el estado de situación financiera referente al activo, pasivo y patrimonio de todo negocio. Sirve de base
para la toma de decisiones en el campo administrativo tomando en cuenta lo que tiene o debe la empresa. Este
libro nos da a conocer la situación patrimonial del negocio una vez finalizado el ejercicio económico.
Aspecto Legal
De acuerdo al código de comercio todo comerciante empezará sus operaciones con el inventario inicial el cual
contendrá:
Relación exacta del dinero, bienes y valores de toda clase, apreciados en su valor real, constituyendo de esta
forma el Activo.
Relación exacta de todas las deudas y obligaciones contraídas, constituyendo de esta forma el pasivo.
Se fijará la diferencia entre el activo y el pasivo dando como resultado el patrimonio.
Es obligatorio para toda persona jurídica, así como para algunas personas naturales, según los ingresos brutos
medidos en unidades impositivas tributarias (UIT) tal como lo establece el Artículo 65° del Impuesto a la Renta.
Este libro debe ser legalizado ante un Notario Público o Juez de Paz Letrado.
PARTES QUE COMPRENDE EL LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES:
Lo explicamos en base a los siguientes cuadros sinópticos:
A. INVENTARIO
B. BALANCE DE INVENTARIO
FASES SECUENCIALES DE UN INVENTARIO:
Como dijimos el Inventario es el recuento de los bienes, derechos y obligaciones que tiene un negocio. El
recuento físico monetario debe ser registrado en el ACTIVO, PASIVO Y PATRIMONIO, según sea el caso. Antes
de dar a conocer el rayado o modelo de un inventario, primeramente desarrollaremos las fases del mismo como
son: el Activo, Pasivo y Resumen.
ACTIVO:
En efecto la palabra activo significa el conjunto de bienes y derechos con valor económico que una
empresa posee. ¿Cómo nace el Activo? Lo explicaremos mediante un ejemplo.
El Señor Julio Velarde desea formar una empresa, para ello cuenta con un capital de S/. 20, 000.00,
después de efectuar los trámites de ley le pone como nombre "Velarle S. R. Ltda. "
Con los S/. 20, 000.00 realiza las siguientes operaciones:
1. Deposita dinero en cuenta corriente del Banco Sur S/ 3 000
2. Compra Mercadería por S/. 1 500
3. Compra un inmueble para la venta de sus productos por S/.12 500
4. Compra una camioneta para el traslado de productos por S/. 3 000
TOTAL 20 000
Pues bien, diremos entonces que la empresa Velarle S. R. Ltda., posee:
o Dinero en cuenta corriente del Banco Sur, el cual toma como nombre Activo disponible.
o Mercaderías, considerándosele como un activo realizable.
o Un inmueble y una camioneta a los cuales se les considera activos inmovilizado (antes
denominados “fijos”).
Analizando la naturaleza de estos elementos podemos observar que todos tienen relación: el dinero
disponible en cuenta corriente, el cual servirá para cualquier ocasión, ya sea para pagar sueldos,
comprar mercaderías, pagar servicios, etc., el inmueble y la camioneta sirven para ofrecer y transportar
la mercadería que es la razón de ser de todo negocio.
Los 2 últimos, son elementos que se encuentran en la empresa de una manera permanente, no varían
continuamente de ahí el nombre de Activos Inmovilizados (Fijos); la mercadería es un activo realizable
que puede transformarse en disponible al venderse y el dinero depositado en cuenta corriente puede
convertirse en realizable al comprar mercaderías. Estos 2 últimos, varían continuamente su movimiento,
los cuales permitirán un resultado económico favorable o desfavorable.
Todas estas acciones mercantiles son registradas en las cuentas que establece el Plan Contable
General Empresarial (PCGE) tales como:
Activo Corriente
Elemento 1
Elemento 2
Activo no Corriente
Elemento 3
PASIVO:
Se llama así a la relación detallada de todas aquellas cuentas que representan deudas u obligaciones
que toda empresa tiene con terceras personas. El pasivo representa la fuente de donde se obtienen los
fondos necesarios para adquirir los bienes y valores del activo. Así tenemos que el pasivo está
integrado por todo el Elemento 4 del Plan Contable General Empresarial como son:
Deudas que se tiene con los proveedores.
Créditos o préstamos obtenidos de los bancos.
Deudas que se tiene a los trabajadores.
Obligaciones que se tiene con el Estado en forma de impuestos, etc.
Como se ve, estos elementos tienen mucho en común, sus deudas son dinero que no pertenecen a la
empresa, son fondos ajenos, son obligaciones que deben reponerse, es decir deudas contraídas que
exigen su devolución. En otras palabras podemos decir que el Pasivo es lo que debe la empresa.
Así tenemos por ejemplo, si la empresa Velarde S. R. Ltda., se presta dinero del Banco Continental por
un valor de SI. 3, 000 con el cual compra mercadería por un valor de S/. 3,000, significa que ahora la
empresa posee S/. 3,000 más en mercadería y debe S/. 3, 000 a terceras personas en este caso al
Banco Continental. Diremos entonces que los S/. 3,000 soles de mercaderías representan al activo de
la empresa y los S/. 3, 000 de préstamo, el pasivo disponible de la misma. Según el Plan Contable
General Revisado, el pasivo está conformado por las cuentas de la clase 4.
RESUMEN:
Viene a ser el resultado entre el Activo y el Pasivo:
Así tenemos: Activo - Pasivo = Patrimonio (Capital)
De cuya fórmula se puede deducir:
Pasivo + Patrimonio = Activo
Activo - Patrimonio = Pasivo
¿Qué es el Patrimonio? Pues bien ahora conceptualizaremos lo que significa el patrimonio. Como se
ha podido apreciar en la ecuación:
Activo - Pasivo = Patrimonio
Se reemplazó la palabra Capital (como muchos autores lo nombran) por el de Patrimonio en vista de
que el PCGE al Capital lo considera como una cuenta principal del Patrimonio, en otras palabras el
Patrimonio es el todo y el Capital la parte. El Capital representa el conjunto de valores mensurables en
dinero u objetos de que se dispone para dar inicio a las operaciones de la empresa, por consiguiente:
EL PATRIMONIO: Está representada por todos los derechos y obligaciones que toda actividad
económica adquiere. Está conformado en sí por el conjunto de bienes económicos materiales e
inmateriales pertenecientes a una unidad económica.
Algunos autores consideran al Capital igual que al Patrimonio, aquí lo tenemos que tratar desde un
punto de vista económico, el cual hace que ambos términos sean diferentes.
El Patrimonio de la empresa entraña pues, en términos contables, un conjunto productivo que podemos
describir atendiendo a su significado instrumental o genuinamente económico (ACTIVO) o atendiendo al
origen de los valores, es decir las fuentes de financiamiento u obligaciones (PASIVO).
El patrimonio viene a representar la deuda u obligaciones que la empresa contrae con los dueños del
capital.
De hecho puede parecer una anomalía que el patrimonio figure como lo que debe la empresa, pero ésta
impresión desaparece si se examina la cuestión detenidamente. En efecto la cuenta capital representa
a la persona que puso el capital en la empresa, por lo tanto la cuenta capital se convierte en acreedor y
la empresa en sí en deudora, por ello que contablemente es preciso separar la personalidad del dueño
y la personalidad de la empresa considerándolos conceptos distintos. Como sea que un inventario es
inventario de la empresa y no de los dueños, por tanto la cuenta capital debe figurar como deuda de la
empresa hacia los dueños.
Si tomamos en cuenta la empresa "Velarde SRLtda."; anteriormente tratada, diremos que el dinero que
el señor Velarde aportó a la empresa se considera como Capital, es decir que la empresa "Velarde S.
R.Ltda. " le debe al Señor Velarde S/. 20, 000 soles a pesar de que este último es el gestor o propietario
del negocio.
El Inventario final de la "Empresa Velarde S.RLtda." tomando en cuenta el Activo, Pasivo y Resumen
sería:
Activo:
Dinero en Cuenta Corriente S/. 3,000
Mercadería S/. 4,500
Inmuebles S/. 12,500
Camioneta S/. 3,000
TOTAL ACTIVO S/. 23,000
Pasivo:
Deuda contraída con el Banco Continental S/. 3,000
TOTAL PASIVO 3,000
Resumen:
Activo S/. 23,000
( - ) Pasivo S/. 3,000
Patrimonio (Capital) S/. 20,000
Según nuestro caso se tiene un patrimonio positivo de S/. 20000. Por consiguiente la ecuación quedaría
así:
Activo = Pasivo + Patrimonio (Capital)
23 000 = 3 000 + 20 000
BALANCE DE INVENTARIO:
Viene a ser el resultado del inventario referente a las cuentas del activo, pasivo y patrimonio las que deben tener
una igualdad o estar balanceadas, tal como se demostrará posteriormente en la parte práctica
CLASIFICACIÓN DEL PATRIMONIO:
Patrimonio Positivo: Cuando el activo es mayor que el pasivo.
Activo - Pasivo = Patrimonio
100 - 40 = 60
Patrimonio Negativo: Cuando el activo es menor que el pasivo.
Activo - Pasivo = Patrimonio
70 - 80 = - 10
Patrimonio Nulo: Cuando el activo es igual que el pasivo.
Activo - Pasivo = Patrimonio
50 - 50 = 0
RAYADO DEL LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES:
El rayado para el registro contable del libro de Inventarios y Balances es el siguiente:
1
2 3 4 5 6 7
Para el Inventario:
1 - Se anota el título y la fecha. Puede decir: Inventario Inicial al 1 de Enero del 2008
2 - Se anota el código de la cuenta a nivel de 2 dígitos.
3 - Se anota el sub-código de las subcuentas a nivel de 3 dígitos.
4 - Se anota el nombre de las cuentas y subcuentas correspondientes al Activo, Pasivo así como
también las cantidades físicas.
5 - Llamada columna falsa sirve para anotar unitarios.
6 - Llamada columna auxiliar destinada al registro de importes parciales de las subcuentas. Así como
el resumen correspondiente.
7 - Columna que sirve para anotar los valores totales correspondientes a cada cuenta. También se
anota el valor total del activo y pasivo.
Para el Balance del Inventario:
1 - Se anota el título y la fecha. Puede decir Balance de Inventario al 1 de Enero del 2008
2 - Se anota el código de las cuentas correspondientes al Activo, Pasivo y Patrimonio.
3 - Se anota el sub-código de las subcuentas correspondientes cada cuenta.
4 - Se anota el nombre de las cuentas y sub-cuentas correspondientes al Activo, Pasivo y Patrimonio.
5 - Se anota el importe de las subcuentas.
6 - Columna del Debe. Se coloca el importe de las cuentas del Activo.
7 - Columna del Haber. Se coloca el importe de las cuentas del Pasivo y Capital (Patrimonio).
Nota: Ambas columnas del Debe y Haber deben tener una igualdad.
LIBRO DIARIO
CONCEPTO:
Se puede considerar al libro diario como la columna vertebral de todo sistema contable, alrededor de él
giran los diversos registros auxiliares, teniendo luego como punto final su centralización en el libro
mismo.
El objeto principal de este libro es resumir en uno solo las anotaciones de todas las operaciones
efectuadas diariamente con la finalidad de trasladar dicha información a otro libro llamado MAYOR. Por
lo tanto podemos decir que:
EL LIBRO DIARIO: Es un libro obligatorio y principal de foliación simple en el que se anotan todas las
operaciones mercantiles que efectúa la empresa día por día y en forma cronológica.
En el Libro Diario se puede constatar los cambios patrimoniales que tiene la empresa en determinados
periodos de tiempo, según como decidan, los que la dirigen.
De acuerdo al Código de Comercio se debe llevar un diario único, pero muchas empresas por la
complejidad que se presenta en el registro contable, la magnitud y volumen de las transacciones
comerciales, se ven obligados a utilizar registros contables auxiliares (registro de compras, ventas, cte.)
de los cuales se obtienen resúmenes generales que deberán ser centralizadas en el Libro Diario,
teniendo en cuenta las cuentas deudoras y acreedoras.
El Libro Diario representa así el más utilizado por disposición diaria. Las operaciones contables son
anotadas según sea ingreso o salida para la empresa es decir contablemente como cargos o como
abonos tal como veremos posteriormente al estudiar el asiento.
En sus folios destacan los hechos económicos a medida que éstos se van produciendo tratando de
dárseles una interpretación conforme ocurren los mismos.
Las anotaciones en el libro diario tienen significación o sentido matemático, en efecto éstas se hacen
por medio de una equivalencia es decir que en toda operación debe existir una o varias cuentas
deudoras y una o varias cuentas acreedoras tal como se vio al estudiar la partida doble.
En líneas generales podemos decir entonces que el Diario es un libro de entrada original en el que se
anotan siguiendo un riguroso orden de fechas todas las operaciones mercantiles realizadas día a día
por la empresa.
RÉGIMEN LEGAL:
De acuerdo al Decreto Supremo Nº179-2004-EF, Texto Único Ordenado de la Ley del Impuesto a la
Renta, se consideran como un libro principal y obligatorio para todas las empresas jurídicas y naturales
que superen las 100 UIT de ingresos brutos anuales y son ellas quienes deben llevar contabilidad
completa. El libro diario debe ser legalizado por el Juez de Paz Letrado de la localidad, donde se
encuentra ubicada la empresa o por un Notario Público.
RAYADO DEL LIBRO DIARIO:
El rayado del libro diario que prevalece en nuestro medio es igual al del libro de Inventarios y Balances
lógicamente con una función diferente. Existen varias formas de registrar las cuentas en el libro diario,
pero la más usual es la siguiente:
Folio A
DEBE HABER
B C
D
H
E F G
A - Se registra el título: Libro Diario 1 de Enero de 2008
B - Representa el folio del Libro Mayor. Se registra cuando las cuentas del Libro Diario fueron
trasladadas al Libro Mayor.
C - Se registra el código de las cuentas deudoras o acreedoras.
D - Se anota el número del asiento en forma correlativa, nombre de las cuentas deudoras y acreedoras,
sub-código y nombre de las subcuentas.
E - En esta columna auxiliar se anotan las cantidades parciales de las sub cuentas cuando se requiera.
F - Se registra el importe de las cuentas deudoras.
G - Se anota el importe de las cuentas acreedoras.
H - Se registra la fecha y la glosa que viene a ser lo que dio motivo al registro de la operación mercantil
y que está expresada en un asiento contable.
EL ASIENTO CONTABLE:
En la práctica toda empresa registra las operaciones que ella realiza con el fin de tener una adecuada información
y control de sus actividades, para ello hace uso de comprobantes mercantiles que emite y recibe, tales como
facturas, letras de cambio, cheques, etc. Estos documentos registran en sí hechos económicos que tiene una
empresa, por tal motivo deberán ser interpretados tal como lo indica el Plan Contable. Dichos datos que encierra
cada documento mercantil deberán ser vaciados al Libro Diario mediante un registro contable llamado:
ASIENTO que viene a ser un "medio que traduce el hecho económico señalado en el documento mercantil a un
lenguaje contable"
Según Fernando Boter en su libro Fundamentos de Contabilidad dice que "Asiento viene a ser la anotación hecha
en un libro de contabilidad referente a una operación determinada".
En nuestro medio generalmente se le llama asiento al registro operacional que se realiza en el Libro Diario.
PRINCIPIO BÁSICO DEL ASIENTO:
Cada asiento debe ser registrado en el libro diario como su nombre lo indica, diariamente, según la
característica de la actividad mercantil realizada. Todo asiento se debe basar en el principio de la
partida doble, es decir que las cuentas deudoras (cargo) deben tener el mismo valor que las cuentas
acreedoras (abono). Las cuentas deudoras deben ser registradas en la columna del Debe por lo tanto
se dirá que están cargadas. Y las cuentas acreedoras deben ser registradas en la columna del haber
por lo tanto se dirá que están abonadas.
Según el método de la partida doble, ésta permite que en cada operación mercantil existan valores
iguales cuyos importes serán registrados en el Debe y en el Haber sea cual fuere la cantidad de
cuentas que la integran.
PARTES QUE COMPRENDE UN ASIENTO
Con un ejemplo práctico podemos comprender mejor su registro. Recomendamos al lector poner
especial atención en el estudio y desarrollo de los ejemplos.
La empresa Comercial Latina S.A. paga en efectivo S/. 2 000.00 por la compra de mercaderías,
obteniendo una Factura N° 001-07213 el 3 de Diciembre del 2013. El producto mercaderías representa
una compra para la empresa, por consiguiente si nos basamos en la partida doble, diremos que la
cuenta 60 Compras (subcuenta 601) según el Plan Contable General Empresarial, cuyo valor está
representado por S/. 2 000, ingresa a la empresa, por lo tanto es una cuenta deudora registrándose en
el Debe. Mientras que la cuenta 42 Proveedores (sub cuenta 421) cuyo valor está representado también
por su equivalente S/. 2 000.00 soles es una cuenta acreedora en vista de que toda persona o cuenta
que da o entrega es acreedora, representando para la empresa una salida, su registro se realiza en la
columna del Haber.
Entonces literalmente diremos que se carga a la cuenta 60 Compras y se abona a la cuenta 42
Proveedores por el mismo valor S/. 2000.00 soles.
Si tomamos en cuenta la disposición contable descrita anteriormente en el rayado del libro Diario el
asiento por la compra sería:
Folio 4 Libro Diario al 31 de Diciembre del 2013 DEBE HABER
60
42
1
Compras
601 Mercaderías
A Proveedores
421 Facturas por pagar
31/12 Por la compra de mercaderías al contado
según factura Nº 001-07213
2000.00
2000.00
2 000.00
2 000.00
Otra forma de Registro:
En el registro de las operaciones del diario debe primar el criterio de todo Contador para la utilización de
las columnas establecidas en el rayado, por consiguiente la operación de compra realizada por la
empresa Comercial Latina S.A. se puede registrar de otra forma siempre y cuando se cumpla con el
principio de la partida doble: “no hay deudor sin acreedor ni acreedor sin deudor”.
Folio 6 Libro Diario al 31 de Diciembre del 2013 DEBEHABER
60
42
601
421
1
Compras
Mercaderías
A Proveedores
Facturas por pagar
31/12 Por la compra de mercaderías al
contado según factura Nº 001-07213
2000.00
2000.00
2 000.00
2 000.00
REQUISITOS A TOMAR EN CUENTA EN EL ASIENTO:
1. Entre las columnas del Debe y el Haber debe existir una perfecta igualdad de sus importes cualquiera
sea la cantidad de cuentas que la integran.
2. El registro contable debe ser con letra manuscrita y legible.
3. Las cuentas deudoras se registran en la columna de la izquierda llamada DEBE y las acreedoras en
la columna de la derecha llamada HABER.
4. Las cuentas principales deben subrayarse con tinta roja.
5. Las cuentas acreedoras deben ir precedidas de la letra "A" que significa Abono.
6. La línea de separación entre un asiento y otro debe ser interconectado por el número del Asiento.
CLASES DE ASIENTOS:
Los asientos se clasifican teniendo en cuenta varios aspectos:
Por el número de cuentas que intervienen:
o Asientos simples
o Asientos compuestos
o Asientos mixtos
Por la naturaleza y destino de sus resultados:
o Asientos por naturaleza
o Asientos por destino
Por la función que desempeñan:
o Asientos de Apertura
o Asientos de Operación
o Asientos de Centralización
o Asientos de Ajuste
o Asientos de Regularización
o Asientos de Cierre
o Asientos de Reapertura.
POR EL NÚMERO DE CUENTAS QUE INTERVIENE
ASIENTO SIMPLES
Comprende a todos aquellos que tienen una cuenta deudora y una cuenta acreedora es decir una
cuenta cargada contra una cuenta abonada. Corresponde a la fórmula: “TAL A TAL”.
Ejemplo: Se paga S/. 1500.00 en efectivo a un proveedor por la factura N'001-47414. Fecha 5 de
Agosto del 200.
Contabilización DEBE HABER
42
10
1
Proveedores
421 Facturas por pagar
A Caja y Bancos
101 Caja
31/12 Por la compra de mercaderías al
contado según factura Nº 001-07213
1500.00
1500.00
1 500.00
1 500.00
ASIENTOS COMPUESTOS:
Se refiere a todos aquellos en que intervienen dos o más cuentas deudoras contra dos o más cuentas acreedoras.
Corresponden a la fórmula: "Varios a Varios". Es decir dos o más cuentas cargadas contra dos o más cuentas
abonadas.
LIBRO MAYOR
Es un libro principal y obligatorio, de foliación doble, que sirve como depositario de todos los valores registrados
en el Libro Diario.
LIBRO MAYOR: Registra las cuentas deudoras y acreedoras que provienen del Libro Diario, considerándose de
esta forma como un clasificador de cuentas que a manera de fichero anota por separado, en forma cronológica y
ordenada todos los valores que representan los movimientos de cada cuenta.
Las operaciones mercantiles registradas diariamente en el libro diario son trasladadas al libro mayor y en él se
refleja las cuentas individualmente con independencia unas de otras; de esta forma nos da a conocer las diversas
posiciones que adopta cada cuenta en virtud de las operaciones realizadas. No puede efectuarse anotación
alguna en este libro si previamente no se ha realizado un asiento en el libro Diario. Es un libro intermedio entre el
libro Diario y el Balance de Comprobación.
SITUACIÓN LEGAL:
Según el Código de Comercio en su Artículo 39º establece que las cuentas de cada objeto o persona en particular
se abrirán o registrarán en el Debe y Haber del libro Mayor, por consiguiente las cuentas del libro Diario se
trasladarán por orden riguroso de fechas a cada una de las cuentas del libro Mayor. Por lo tanto diremos que este
libro tiene una función básica: "recopilar sistemáticamente las operaciones inscritas anteriormente en el Libro
Diario".
Su obligatoriedad se establece en el Artículo 65° del Decreto Supremo Nº179-2004-EF, Texto Único Ordenado de
la Ley del Impuesto a la Renta: "toda persona jurídica" está obligada a llevar contabilidad completa así como todas
aquellas personas naturales cuyos ingresos brutos anuales superen las 100 UIT.
Este libro se debe legalizar ante un Juez de Paz Letrado o un Notario Público. Puede ser utilizado empastado o en
hojas sueltas según el requerimiento de la empresa.
7 Usuarios de la Información Contable
El objetivo general de la contabilidad de proporcionar información útil para la toma de decisiones se
materializa en satisfacer las necesidades de determinados usuarios, que son los que en última instancia
determinan dichos objetivos a conseguir y requisitos concretos que cabe exigir a la información a su
disposición.
El concepto de usuario de la contabilidad abarca tanto a los usuarios actuales, que son los que en un
preciso momento precisan y utilizan la información que se les proporciona, como a los usuarios
potenciales, es decir a todos aquellos que en un futuro podrían necesitarla aunque en esos momentos no
sea de su interés.
Estos usuarios de la contabilidad pueden clasificarse en externos e internos.
Usuarios externos
Los usuarios externos son aquellos (personas, empresas u otros) a los que la información contable les
viene dada, no participan ni directa ni indirectamente en la elaboración de la misma y toman decisiones
de carácter externo a la empresa tanto de inversión como de financiación.
Normalmente no disponen de más información que la que la empresa está obligada a proporcionar por
ley, o voluntariamente quiera darles.
Tipo de usuario Intereses o necesidades informativas:
Accionistas o propietarios: El interés básico de los propietarios es determinar la generación de
beneficios de la empresa y su rentabilidad. Desde el punto de vista de los accionistas, esta información
es imprescindible para determinar la conveniencia de invertir en unas sociedades en lugar de en otras.
En este sentido la información debe ayudarles a determinar no sólo el rendimiento pasado, sino también
la capacidad de generar rendimientos futuros.
Acreedores: El interés esencial de los acreedores de una empresa es conocer el endeudamiento y la
solvencia de la misma. Es decir, precisan información para evaluar la razonabilidad de que van a
recuperar los fondos prestados. También la generación de beneficios de la empresa puede ser un dato
relevante debido a que condiciona su capacidad para satisfacer los intereses de sus deudas, si existen.
Estado – Administración Tributaria: El interés básico de la Hacienda Pública es recaudatorio o fiscal.
Precisa de información sobre los beneficios que obtienen la empresa al objeto de determinar los
impuestos que deben recaer sobre la misma.
Estado – Entidades Públicas: Como por ejemplo la Superintendencia del Mercado de Valores, precisa
de información contable específica respecto a las empresas que cotizan en Bolsa. La Superintendencia
de Banca y Seguros y Administradoras de Fondos de Pensiones requiere para supervisar a empresas
financieras, bancarias y AFPs.
Otros: empleados, sindicatos, clientes, etc. Los empleados y sindicatos suelen tener en cuenta la
información contable de las empresas relativa a generación de beneficios en los procesos de
negociación colectiva. Los clientes pueden evaluar a las empresas donde compran al objeto de
determinar la conveniencia de seguir comprando (por ejemplo, para evitar problemas de garantías
futuras).
En la mayoría de los países la información a proporcionar a los usuarios externos viene recogida en
normas legales, de naturaleza comercial y de cumplimiento obligatorio, que indican el detalle de la
misma y la periodicidad de su presentación.
Usuarios internos
Los usuarios internos son todas aquellas personas que, situados en distintos niveles jerárquicos de la
empresa, participan en mayor o menor medida en la elaboración de la información contable y la utilizan
en decisiones de carácter interno a la misma para la gestión de sus áreas de responsabilidad.
Tipo de usuario Intereses o necesidades informativas:
Consejo de Administración o Dirección General: Los directivos de alto nivel precisan de informes
contables generales al objeto de decidir cuestiones de tipo estratégico: fijación de objetivos a largo
plazo, políticas generales de compra y venta, políticas y decisiones de inversión y de financiación, de
expansión de la empresa, líneas de negocio.
Jefes de Departamento: Los directivos de menor nivel precisan de informes detallados sobre las
parcelas de responsabilidad que cada uno de ellos tenga. Así la información contable que precisa el
director comercial será distinta de la que necesite el director de recursos humanos u otros directivos. El
uso de esta información será para decisiones de tipo operativo, gestión diaria de la empresa o al menos
en el corto plazo.
Directivos y mandos intermedios: Cuanto menor sea el nivel del directivo la información necesaria
será más detallada y precisa. Por ejemplo, el responsable comercial de Extremo Oriente en una
empresa exportadora precisará de información detallada y periódica sobre cada uno de los clientes de
su zona.
Estos usuarios suelen disponer de toda la información que requieren, en el marco de su nivel jerárquico,
sus responsabilidades y sus necesidades, con el detalle que deseen y con la periodicidad que estimen
oportuna.
