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Contenidos

Parte 2 – Manual para usuarios .................................................................................................... 3

Introducción. Qué es Kleos ....................................................................................................... 4

Gestión de expedientes ............................................................................................................. 5

Gestión de contactos................................................................................................................. 9

Gestión de documentos .......................................................................................................... 11

Generación de documentos .................................................................................................... 15

Gestión de correo electrónico ................................................................................................. 16

Instalación y configuración de la extensión de Outlook ......................................................... 18

Agenda y tareas ....................................................................................................................... 19

Seguimiento ............................................................................................................................ 20

Gestión de vencimientos ......................................................................................................... 22

Gestión de actividades ............................................................................................................ 23

Facturación y contabilidad ...................................................................................................... 26

Informes básicos ..................................................................................................................... 30

Kleos Connect .......................................................................................................................... 31

Kleos Móvil .............................................................................................................................. 33

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Parte 2 – Manual para usuarios

Introducción. Qué es Kleos

Kleos es un software de gestión de expedientes. Ha sido diseñado para gestionar los expedientes del despacho y los registros de los clientes, pero también incluye funcionalidades para gestionar documentos, agendas, citas y facturas.

El negocio legal es muy complejo. En promedio es frecuente encontrar más de ochenta especialidades diferentes en cada país europeo. Cada despacho está formado por una combinación única de socios, procedimientos, clientes y especialidades. Kleos incluye un amplio conjunto de funcionalidades que resuelven casi todas las necesidades de la mayor parte de los despachos. Por otra parte, la mayor parte de los despachos necesitan realizar pequeños ajustes en sus procedimientos de trabajo para obtener las mejoras de productividad que pueden obtenerse al utilizar Kleos.

Kleos combina una base de datos relacional una base de datos documental. Esto significa que es posible utilizar Kleos para gestionar información estructurada y para almacenar grandes volúmenes de documentos. La complejidad técnica de manejar simultáneamente dos bases de datos está oculta a los usuarios. Kleos gestiona esta complejidad por usted.

Toda la información de Kleos está almacenada de forma segura en la nube. Cuando usted utilizando Kleos está trabajando en una base de datos remota localizada en una arquitectura distribuida y segura de servidores. Kleos le libera de la preocupación de pérdidas accidentales de información causada por virus informáticos o ataques ciber-criminales. Sus datos y documentos están protegidos por un despliegue masivo de medidas de seguridad, incluyendo encriptación, protocolos de seguridad y servidores distribuidos.

Para trabajar con Kleos necesita un ordenador con sistema operativo Windows Vista o más reciente y una conexión a Internet. Las versiones móviles de Kleos (iOS y Android) proporcionan las funcionalidades básicas en dispositivos móviles (teléfonos inteligentes y tabletas).

Toda la estructura de datos de Kleos está construida alrededor de los expedientes. Un expediente es una carpeta virtual que puede ser utilizada para registrar información estructurada y almacenar documentos.

Los expedientes están fuertemente relacionados con los contactos. Un contacto puede ser una persona, institución, organización o negocio que tiene existencia legal. Los contactos son utilizados, por ejemplo, para identificar las partes de un expediente, los participantes de las reuniones y los destinatarios de los correos electrónicos y las facturas.

Los abogados manejan miles de documentos cada año. Kleos puede manejar un gran volumen de documentos manteniendo las referencias a sus correspondientes expedientes y contactos.

La gestión del tiempo es resuelta en Kleos a través de una combinación de eventos, citas y tareas. Todas ellas pueden ser utilizadas para generar actividades que representan trabajo facturable. Las actividades pueden utilizarse para generar facturas.

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El flujo de trabajo estándar de Kleos está formado por los siguientes pasos:

• Crear el expediente y registrar las partes implicadas.

• Trabajar en el expediente generando documentos y registrando eventos de calendario, citas y tareas.

• Generar las actividades que resumen el trabajo facturable realizado en el caso. Utilizar las actividades para generar las facturas.

• Archivar el expediente una vez que se cierra el caso y concluye el trabajo.

Gestión de expedientes

Kleos es un sistema de gestión de expedientes. Todo en Kleos está construido alrededor de los expedientes. Un expediente es una carpeta virtual. Es posible incluir diferentes tipos de información en un expediente de Kleos, como por ejemplo documentos, notas, contactos, correos electrónicos, citas, vencimientos y tareas.

Kleos proporciona diferentes formas para crear un expediente. Es posible crear un nuevo expediente utilizando el botón “nuevo expediente” disponible en el menú principal, el botón “nuevo” situado en la pantalla de expedientes y el menú contextual disponible en el botón derecho del ratón en la lista de expedientes.

El único campo obligatorio es el nombre del expediente. Para crear un expediente sobre la marcha introduzca el nombre y haga click en el botón “Aceptar”. Esta forma de trabajar permite crear un expediente de forma rápida para incluir posteriormente todos los

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documentos y la información relacionada. Aunque el único campo obligatorio es el nombre, se recomienda incluir al menos la información sobre las partes del caso y los detalles operativos mínimos.

Si incluye toda la información relevante será posible optimizar su trabajo durante la gestión del expediente. Por ejemplo, será posible generar documentos, informes y facturas en pocos pasos. Asimismo, las búsquedas de información en Kleos serán más efectivas.

La ventana de expedientes contiene varias pestañas. Si observa cuidadosamente podrá comprobar que hay bastante correlación entre las pestañas del expediente y los elementos del menú principal. La razón de esto es porque en Kleos todo gira alrededor de los expedientes. Por ejemplo, los documentos deben formar parte de un expediente. Lo mismo sucede con las tareas, actividades, citas y eventos del calendario. Puede utilizar el menú principal para acceder a las listas completas de documentos, tareas o actividades y puede utilizar las pestañas del expediente para acceder a los documentos, tareas o actividades relacionados con el expediente.

Para añadir una parte del caso haga click en el icono “añadir parte” de la pantalla principal de la ventana del expediente.

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Elija el tipo de parte y seleccione un contacto. La configuración estándar de Kleos contiene los tipos de partes más frecuentes. Puede añadir tipos adicionales mediante la pantalla de configuración. Vea Error! Reference source not found. en la página Error! Bookmark not defined. para aprender más sobre la configuración de tipos de partes.

Los contactos deben estar registrados en Kleos para poder utilizarlos como partes del expediente. Es posible registrar un nuevo contacto desde la ventana de partes del expediente utilizando el botón “nuevo contacto”.

Algunos contactos pueden tener múltiples direcciones. Es posible añadir nuevas direcciones o seleccionar una diferente utilizando el siguiente botón:

El campo “referencia” es utilizado para describir cómo la parte se refiere a este caso específico. Es muy útil para facilitar la comunicación con las partes, especialmente al trabajar con empresas y corporaciones.

Es posible definir relaciones entre las partes del caso mediante el botón “relaciones”. La información sobre relaciones entre contactos permite describer la

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Navegue a través de las diferentes pestañas del expediente para familiarizarse con la información que puede ser registrada.

Un sub-expediente es un expediente relacionado con otro previo. Cuando se crea un sub-expediente, Kleos asigna un nuevo código de expediente, pero mantiene la referencia del expediente original.

Crear un sub-expediente es muy sencillo, simplemente haga click en el botón “nuevo sub-expediente”. El sub-expediente sólo hereda el código de referencia del expediente original. El resto de la información (partes, documentos, tareas…) debe ser gestionado como si se tratase de un nuevo expediente.

Los sub-expedientes pueden ser utilizados en muchas situaciones diferentes. Por ejemplo, se usan para dividir casos complejos que contienen muchos documentos en piezas más pequeñas, o para manejar las demandas y las apelaciones como expedientes separados pero relacionados entre sí, o para manejar diferentes demandas del mismo cliente relacionadas entre sí.

El número de sub-expedientes relacionados con un caso se muestra en la pestaña general de la ventana del expediente.

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El número entre paréntesis describe cuantos expedientes comparten el mismo código de referencia. Esto incluye el expediente original y todos los demás expedientes creados como sub-expedientes. Al hacer click en el icono sub-expedientes se obtiene la lista de expedientes relacionado entre sí.

Encontrará un botón de sub-expedientes en cada una de las pestañas del expediente, pero su comportamiento es diferente en cada pestaña. En la pestaña de documentos, el botón de sub-expedientes recupera todos los documentos de todos los casos relacionados; en la ventana de tareas recupera la lista completa de tareas de todos los expedientes relacionados.

Es posible configurar Kleos para incluir información adicional de los expedientes. Esto se hace mediante los atributos adicionales.

Kleos permite definir atributos adicionales para diferentes entidades de datos. Algunas de ellas están estrechamente relacionadas con la gestión de expedientes. Por ejemplo, es posible defiir atributos adicionales para expedientes, tipos de expedientes y tipos de partes.

Vea Error! Reference source not found. en la página Error! Bookmark not defined. para aprender más sobre los campos adicionales.

Gestión de contactos

Los contactos representan todas las personas legales y naturales que interaccionan con su despacho. Los contactos se utilizan en los expedientes, actividades, eventos de calendario y facturas.

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La pantalla de contactos muestra la lista complete de contactos. La forma más rápida de identificar un contacto es mediante la caja de búsqueda situada en la esquina superior izquierda de la pantalla. Otras formas de encontrar contactos es la búsqueda avanzada y los filtros situados en las cabeceras de las columnas.

Kleos permite registrar mucha información sobre contactos. La información genérica se muestra en la pestaña general y la pestaña de información adicional.

Es posible ampliar la información registrada por Kleos definiendo campos adicionales para los contactos. Lea el capítulo Error! Reference source not found. en la página Error! Bookmark not

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defined. para aprender más sobre la información adicional. Los campos definidos como información adicional estarán disponibles para todos los contactos registrados en Kleos.

También es posible incluir información adicional utilizando la función “perfiles”. Un perfil es un conjunto Un perfil es un conjunto de datos agregado bajo la descripción del rol del contacto. Es posible definir tantos perfiles como sean necesarios a un mismo contacto. La definición de perfiles se describe en el Error! Reference source not found., Error! Reference source not found. en la página Error! Bookmark not defined..

Es posible definir relaciones entre contactos. Por ejemplo, es posible definir que un contacto (persona física) es empleado de otro contacto (persona jurídica). Es también posible definir información adicional para las relaciones entre contactos. Por ejemplo, una relación entre entidades descrita como “empleado” puede incluir un campo adicional definido como “posición en la compañía”.

Gestión de documentos

La base de datos documental de Kleos puede manejar un número ilimitado de documentos de muchos tipos diferentes.

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El editor interno de Kleos se utiliza para leer y editar memos, actas y correos electrónicos en formato EML o MSG. Kleos incluye también un visor PDF. Para editar los documentos, Kleos utilizará el procesador de textos instalado en su ordenador y los programas que tenga asociados a las extensiones de los archivos para editar otros tipos de ficheros.

Todos los documentos gestionados por Kleos se almacenan de forma segura en la nube. Cuando edite un documento utilizando su procesador de textos, el documento será transferido automáticamente a la base documental de Kleos.

Al editar un documento Kleos genera una copia local. Su procesador de textos estará trabajando contra un fichero local temporal. Para subir el documento automáticamente a la nube debe cerrar y grabar el documento. Después de cerrar el editor de textos, Kleos mostrará una ventana con la información relacionada con el documento que acaba de editar.

Haga click en el botón “validar” para aceptar los cambios y subir el documento a la nube. El botón “descartar” cancela la actualización del documento y elimina los cambios realizados.

La forma recomendada de importar un documento en Kleos es mediante la función “arrastrar y soltar”. Kleos mostrará una ventana de diálogo para completar la importación.

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Cuando suelte sobre un expediente abierto el documento será importado en el expediente. Cuando suelte el documento sobre la lista de expedientes o cualquier otra pantalla de Kleos, el campo expediente de la ventana de importación estará en blanco y tendrá que seleccionar uno para completar la importación.

Es posible arrastrar y soltar un conjunto de documentos. Esta es la forma recomendada de importar varios documentos. El botón “importar” mostrará ventanas de diálogo sucesivas para cada uno de los documentos. El botón “importar en masa” importará todos los documentos en el mismo expediente sin incluir los detalles de los mismos.

Es posible utilizar la función “arrastrar y soltar” para importar los archivos incluidos como anexo de los correos electrónicos.

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La forma recomendada de importar un documento es mediante la función de arrastrar y soltar. Por otra parte es posible importar documentos utilizando el botón “importar” disponible en la pantalla de documentos y la pestaña de documentos de la ventana de expedientes.

Seleccione el documento y complete la información básica: título, descripción y expediente. Se muestra una pre-visualización en el panel de la derecha. Si selecciona la opción “mostrar siempre”, la pre-visualización será mostrada para todos los documentos importados en el futuro.

En algunas circunstancias puede necesitar recuperar un documento de la nube para utilizarlo localmente en si ordenador. Puede hacer esto mediante la opción “copiar”. Esta opción está

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disponible en la pantalla de documentos y la pestaña de documentos de la ventana de expedientes.

Es posible recuperar un único documento o un conjunto de documentos. También es posible recuperar el documento original editable o una copia en formato PDF.

La descarga del documento puede requerir algo de tiempo, dependiendo del tamaño del documento seleccionado y la velocidad de su conexión a Internet. Por otra parte, puede seguir trabajando con Kleos mientras continua la descarga. Kleos mostrará un mensaje informativo cuando la descarga se haya completado.

Generación de documentos

La generación de documentos en Kleos se basa en el uso extensivo de plantillas. La configuración por defecto de Kleos contiene plantillas para los documentos más frecuentes. Es posible añadir nuevas plantillas personalizadas que estarán disponibles en la categoría “plantillas del despacho”.

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Crear un nuevo documento es muy sencillo. Simplemente provea un nombre, elija una plantilla y haga click en aceptar. La plantilla será descargada de la nube y el nuevo documento se abrirá para su edición utilizando el procesador de textos que tenga configurado por defecto en su ordenador.

Vea Error! Reference source not found. en la página Error! Bookmark not defined. para aprender más sobre cómo definir nuevas plantillas. Vea Error! Reference source not found. en Error! Reference source not found. en la página Error! Bookmark not defined. para aprender a editar las plantillas existentes.

Gestión de correo electrónico

Kleos incluye las características básicas de un gestor de correo electrónico estándar. Es posible utilizar Kleos para enviar y recibir correos electrónicos.

Es posible crear y enviar un correo electrónico utilizando el botón “nuevo correo” disponible en menú principal, la pestaña de documentos de la ventana de expedientes y la pantalla de documentos. Kleos permite definir plantillas de correos electrónicos incluyendo los textos estándar utilizados en la mayor parte de las comunicaciones por correo electrónico.

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El botón “enviar” enviará el correo electrónico y almacenará una copia como un documento del expediente. El botón “grabar” almacenará el correo como un borrador que podrá ser editado y enviado en otro momento.

Para configurar la cuenta de correo electrónico, navegue a la pestaña general de la pantalla de configuración. Seleccione la opción de correo electrónico y añada una nueva cuenta. Deberá incluir la información técnica proporcionada por su proveedor de correo electrónico. Podrá empezar a utilizar su cuenta desde Kleos una vez que la conexión haya sido verificada.

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Puede definir tantas cuentas de correo electrónico desee, pero sólo una de ellas podrá ser definida como la cuenta por defecto.

Vea el apartado Error! Reference source not found. en la página Error! Bookmark not defined. para aprender más sobre la configuración del correo electrónico.

Instalación y configuración de la extensión de Outlook

La extensión de Kleos para Outlook está disponible en la siguiente dirección:

https://kleos.wolterskluwer.com/spain/

Para instalar la extensión, descárguela en su ordenador, ejecute el fichero y siga las instrucciones de la pantalla.

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Una vez instalada, la extensión añade nuevas funciones a Outlook que automatizan la conexión entre Kleos y Outlook:

• Importar correos. Esta función permite copiar correos y sus ficheros anexos en un expediente de Kleos. El correo y los ficheros serán importados como documentos del expediente seleccionado.

• Importar ficheros. Esta función permite importar los ficheros anexos de los correos electrónicos como documentos de un expediente de Kleos sin importar el correo electrónico.

• Enviar a través de Kleos. Esta función permite un correo electrónico importando automáticamente el correo enviado como un documento del expediente seleccionado de Kleos.

Es necesario incluir una tabla de compatibilidad. ¿Con qué versiones de Outlook es compatible el plugin?

Agenda y tareas

La gestión del tiempo en Kleos se basa en eventos de calendario y tareas. Las citas son simplemente un evento de la agenda. Los eventos de la agenda son sucesos que tendrán lugar en una fecha y hora específica. En la práctica, cuando se define un evento de agenda en Kleos se está reservando un intervalo de tiempo para realizar una actividad concreta. Por ejemplo, las citas con clientes o las audiencias en el tribunal son gestionadas en Kleos como eventos de agenda.

Una tarea en Kleos es un trabajo específico que debe ser realizado por alguien concreto antes de una fecha dada.

Los eventos de la agenda y las tareas comparten algunas características en Kleos. Ambas pueden ser usadas para generar actividades. Las actividades son un componente importante de Kleos porque se registran el trabajo facturable y pueden utilizarse para generar facturas.

Para crear un nuevo evento haga click en el icono “nuevo”.

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Las actividades creadas desde eventos de calendario serán asignadas al mismo expediente. Por este motivo se recomienda asignar los eventos a expedientes concretos, si bien no es obligatorio.

El evento será mostrar en la agenda de todos los miembros de la oficina registrados como participantes del evento.

La ventana de dialogo utilizada para crear tareas es muy similar:

Cuando cree un nuevo evento o una tarea, tiene la opción de definir los siguientes pasos relacionados. Para ello, expanda la sección de información adicional y seleccione los siguientes pasos. Es posible definir la creación de nuevas tareas, citas, actividades, documentos y correos electrónicos relacionados con el evento. Cuando haga click en el botón aceptar se mostrarán sucesivas ventanas de dialogo a través de la cual se crearán los elementos correspondientes.

Es posible personalizar la lista de los eventos de calendario y los tipos de tareas. Vea el apartado Error! Reference source not found. de Error! Reference source not found. en la página Error! Bookmark not defined. para aprender más sobre la configuración de eventos y calendarios.

Seguimiento

La bandeja de seguimiento es una herramienta de comunicación interna. Se pueden asignar seguimientos a muchos elementos diferentes, como documentos, correos electrónicos, memos o actas. Al hacerlo, se está pidiendo a una persona concreta que realice una actividad específica, como leer, revisar, escribir o imprimir.

Se pueden definir tantos seguimientos como se desee a cada documento, y asignarlos a una o varias personas diferentes. Por ejemplo, si recibe una petición de seguimiento para revisar un documento, usted puede definir un nuevo seguimiento pidiendo a otra persona que revise el documento por usted.

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Los elementos en seguimiento son mostrados en el escritorio de Kleos.

Es posible definir seguimientos para documentos, correos electrónicos, memos y actas. Para definir un seguimiento, haga click en el botón “seguimiento”

Este botón está disponible en la lista de documentos del expediente y la lista general de documentos. En el caso de los memos y las actas es también posible definir el seguimiento en el momento en el que se crea el elemento.

Para borrar un seguimiento es necesario cerrarlo. Cuando cierre un seguimiento Kleos ofrecerá la opción de crear tareas, citas o actividades relacionadas con él.

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Gestión de vencimientos

Un vencimiento es la fecha límite para realizar una tarea concreta. Los vencimientos en Kleos se muestran en la agenda, el panel de tareas de la agenda y la lista de tareas de la pantalla de tareas. Kleos permite definir diferentes tipos de vencimientos. Es posible definir secuencias de tareas relacionadas con el vencimiento. Cuando se define un vencimiento Kleos define automáticamente la secuencia encadenada de tareas, siguiendo para ello los criterios especificados en la definición del tipo de vencimiento.

Es posible añadir tantas tareas como se desee en la secuencia encadenada de tareas. El campo “días antes” el número de días de entre la tarea definida y la tarea siguiente. La primera tarea de la lista indica el número de días antes de la fecha de vencimiento.

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Al crear un vencimiento Kleos intentará encajar todas las tareas de la secuencia entre la fecha actual y la fecha de vencimiento. Si no fuera posible Kleos mostrará un mensaje de advertencia. La secuencia de tareas y fechas propuesta por Kleos puede ser modificada en cualquier momento por el usuario. Las tareas pueden ser asignadas a cualquier miembro de la oficina.

Kleos no realiza chequeos de integridad relacionados con la secuencia de tareas. Por ejemplo, es posible modificar la fecha límite de una tarea para que sea posterior a la fecha límite de la tarea siguiente.

Gestión de actividades

Kleos puede utilizar las actividades para generar facturas. Una actividad puede ser definida como un conjunto de uno o más elementos facturables. Las actividades son creadas a medida que se gestionan los expedientes.

Es posible crear actividades desde diferentes lugares:

• El botón de creación rápida de elementos del menú principal.

• El botón “nuevo” de la pantalla de actividades.

• El botón “nuevo” del menú contextual del botón derecho del ratón.

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• El botón “nuevo” de la pestaña de actividades de la ventana del expediente.

• El botón “nueva actividad” disponible al crear un nuevo evento de agenda o una nueva tarea.

• El cronómetro.

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• Y desde la hoja de actividades en la pantalla de actividades.

Todas las actividades deben ser asignadas a un expediente. Para definir una actividad es necesario escoger el tipo. Es posible asignar un conjunto por defecto de elementos facturables a cada tipo de actividad. Lea el apartado Error! Reference source not found. en Error! Reference source not found. en la página Error! Bookmark not defined. para aprender más sobre la configuración de actividades y elementos facturables.

Es posible añadir tantos elementos facturables como se desee a una actividad concreta.

Las tarifas de los elementos facturables se recuperan de las tarifas definidas en la pantalla de configuración. Los elementos facturables pueden corresponder a una tarifa o un gasto. Es posible utilizar el tiempo, cantidad y tarifa para definir el importe del elemento facturable.

Haga click en aceptar para grabar la actividad. El botón “Aceptar y nuevo” graba la actividad y crea una nueva que será asignada por defecto al mismo expediente.

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Facturación y contabilidad

Kleos puede utilizar las actividades y los elementos facturables para generar facturas.

La forma más frecuente de crear una factura es mediante el botón “nueva factura” situado en la pestaña de facturación de la ventana de expedientes. Seleccione la actividad y haga click en el botón. También puede utilizarse el menú contextual del botón derecho del ratón.

El cliente de la factura debe ser una parte del caso con el perfil “facturable”. La información relativa a los impuestos, como el CIF, es parte del perfil “facturable”.

Después de seleccionar los elementos facturables, Kleos presentará un resumen de la factura.

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Las facturas, las notas de crédito y las notas de provisión son almacenadas en Kleos como documentos de facturación. Estos documentos pueden ser grabados como borrador o versión final. Los documentos en estado borrador no son incluidos en el sistema de contabilidad. Los documentos en estado borrador pueden ser editados para su modificación y borrados. Kleos asigna el número de factura cuando los documentos de facturación pasan a estado “definitivo”. A partir de este momento no podrán ser modificados o borrados.

Es posible generar facturas y otros documentos de facturación desde la pantalla de facturación. Para ello haga click en el botón adecuado del menú y seleccione el expediente. En Kleos todos los documentos de facturación tienen que estar asociados a un expediente.

Kleos incluye las funciones básicas de un sistema simple de contabilidad. Todas las facturas, notas de crédito, notas de devolución y notas de provisión generadas en Kleos son registradas en el sistema de contabilidad.

Los documentos de facturación deben ser asignados a un año fiscal válido La forma más sencilla de configurar el año fiscal es añadiendo un nuevo año fiscal a alguno de los existentes. Navegue a la pantalla de configuración, pestaña de contabilidad y seleccione las cuentas. Elija el libro contable, añada un nuevo año y márquelo como activo.

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Para completar el proceso, abra el año fiscal haciendo doble-click en él y genere los periodos. Es posible generar periodos mensuales y trimestrales.

Kleos incluye un módulo opcional de facturación avanzada que incluye las siguientes funciones:

• Generación masiva de facturas, que permite generar las facturas a partir de las actividades que no hayan sido facturadas previamente.

• Combinar diferentes actividades pendientes de facturación en una única factura. Por defecto Kleos genera una factura para cada actividad.

• Flujo de trabajo para validad facturas.

• División de facturas entre las partes de un expediente.

Por favor, consulte la documentación específica de facturación avanzada para aprender más sobre estas funcionalidades.

El núcleo del sistema de contabilidad está situado en la pestaña de facturación de la pantalla de configuración. Aquí encontrará la configuración de las cuentas relacionadas con cada elemento de las facturas.

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Cuando se crea un documento facturable, los importes son añadidos a las cuentas y diarios contables correspondientes siguiendo las reglas descritas en esta pantalla.

La pantalla de contabilidad contiene toda la información relacionada con las funciones de contabilidad de Kleos.

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La información está organizada en diferentes pestañas, incluyendo el inventario de cuentas y los libros de contabilidad.

La pestaña de informes permite imprimir los informes relacionados con la contabilidad.

La pestaña de exportación contiene las opciones de exportación de la información contable. Por otra parte, en lugar de editar los campos se recomienda utilizar el asistente de exportación, que le guiará a través de un proceso interactivo que permitirá generar los ficheros que pueden utilizarse para transferir la información de contabilidad a una aplicación de contabilidad externa.

Informes básicos

Kleos incluye muchos informes pre-definidos. Puede localizarlos utilizando el botón “informes” que está presente en multitud de pantallas de Kleos.

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Es posible imprimir la lista de elementos mostrados en cualquiera de las pantallas de Kleos utilizando el botón “imprimir lista”:

La configuración por defecto de Kleos incluye los siguientes informes:

Incluir aquí la lista de informes.

Kleos Connect

Qué es Kleos Connect

Kleos connect es una plataforma segura de intercambio de documentos. Permite intercambiar documentos con personas ajenas al despacho, eliminando los riesgos relacionados con el intercambio de documentos confidenciales a través del correo electrónico o sistemas de almacenamiento compartido en la nube.

En lugar de enviar correos electrónicos con documentos anexos, sus contactos recibirán correos electrónicos con notificaciones. Sólo tendrán que hacer click en el enlace adjunto para descargar los documentos que usted desee compartir.

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Cómo activar Kleos Connect

Para utilizar Kleos Connect debe activarlo primero. Navegue a la pantalla de configuración, seleccione la pestaña Despacho, haga click en “contrato y autorizaciones” y seleccione el icono gestión de contratos.

Compartición segura de documentos

La opción de menú “compartir” aparece en los menús una vez que Kleos Connect ha sido activado. Seleccione el documento uy haga click en el icono “compartir”.

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Cuando comparta un fichero, Kleos le preguntará por el receptor del fichero y le enviará un correo electrónico que incluye un enlace al portal de Kleos Connect. Para descargar el fichero, el destinatario deberá registrarse en Kleos connect utilizando su dirección de correo.

Kleos connect mantiene el control de los ficheros compartidos y proporciona el historial de todas las operaciones relacionadas con el (compartición, subida y descarga).

Kleos Móvil

Kleos móvil está disponible para dispositivos iOs y Android. La aplicación puede descargarse de forma gratuita desde Apple iTunes y Google Play. Instale la aplicación y acceda a la misma utilizando sus credenciales de Kleos (nombre del despacho, usuario y palabra de acceso).

La pantalla principal muestra los últimos expedientes utilizados, las citas próximas, las tareas pendientes y un conjunto de iconos que permiten acceder a las últimas actividades y la lista de documentos.

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Seleccione uno de los expedientes de la lista para acceder a la información del expediente. Pulse sobre “Últimos expedientes” o el icono de la carpeta para acceder a la lista completa de expedientes.

Los documentos almacenados en Kleos están disponibles en Kleos Móvil a través de la lista de documentos del expediente y la lista general de documentos. Seleccione un documento para descargarlo en su dispositivo móvil. También puede utilizar Kleos Móvil para subir documentos a Kleos. Es posible subir un documento desde el sistema de archivos de su dispositivo móvil, o también puede tomar una fotografía y subirla a Kleos como un documento.

Kleos Móvil puede ser utilizado para consultar las citas, eventos de calendario y tareas registradas en Kleos. También es posible definir nuevas citas y tareas. Toda la información almacenada en Kleos a través de la aplicación de escritorio o de Kleos Móvil estará inmediatamente disponible en todos los dispositivos en los que utilice Kleos.