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Contenido

Contenido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5¿Que es una base de datos? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5Elementos básicos de Access. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Base de Datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Crear una base de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Abrir una base de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Cerrar la base de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10Ejercicio paso a paso. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11Cuestiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13Crear una base de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13Guardar la estructura de una tabla. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14Eliminar una tabla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14Propiedades de los campos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15Ejercicio paso a paso. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17Ejercicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19Cuestiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21Modificar diseño de las tablas de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Buscar, filtrar, ordenar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25Buscar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25Filtrar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26Ordenar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29Ejercicio paso a paso. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31Ejercicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34Cuestiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Modificar tablas de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

Modificar el diseño de una tabla. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37Introducir y modificar datos de una tabla. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37Desplazarse dentro de una tabla. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38Cuestiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Las relaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41Conceptos básicos sobre relaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41Crear la primera relación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42Integridad referencial. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43Modificar relaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44Cuestiones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

Los formularios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47Crear un formulario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

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Manejar formularios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50Buscar datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51Ejercicio paso a paso. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53Cuestiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

Las consultas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57Tipos de consultas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57Ejecutar una consulta. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59Consultas de acción. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59Consultas de actualización. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60Consultas de datos anexados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60Consultas de creación de tabla. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61Ejercicio paso a paso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62Ejercicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65Cuestiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

Los informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67Crear un informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67Imprimir un informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68Ejercicio paso a paso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70Ejercicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71Cuestiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

Ejercicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73Base de datos Gestión Comercial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73Base de datos Teléfono . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75Base de datos: Libros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77Base de datos almacén . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79Base de datos Restaurante . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83Base de datos Alumnos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

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Figura 1 Bases de datos.

Figura 2 Ejemplo de consulta

Introducción

¿Que es una base de datos?Una base de datos es una recopilación de información relativa a un asunto o

p r o p ó s i t oparticular, como elseguimiento depedidos de clienteso el mantenimientode una colecciónde música. Si labase de datos noestá almacenadaen un equipo, os ó l o e s t á ninstaladas partesde la misma,puede que debah a c e r u nseguimiento dei n f o r m a c i ó nprocedente devarias fuentes enorden a coordinar yorganizar la basede datos.

Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede dividir los datos encontenedores dealmacenamientoindepend ien tesd e n o m i n a d o stablas; puede ver,agregar y actualizardatos de la tablapor medio deformular ios enpantalla; puedeasimismo buscar yrecuperar sólo losdatos que deseepor medio deconsultas; y puedeanalizar o imprimirdatos con un diseño específico por medio de informes. Puede permitir a otros usuariosver, actualizar o analizar datos de la base de datos desde Internet o desde una Intranetpor medio de páginas de acceso a datos.

Para almacenar los datos, cree una tabla para cada tipo de información de la quehace el seguimiento. Para reunir los datos de varias tablas en una consulta, formulario,informe o página de acceso a datos, defina relaciones entre las tablas.

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Para buscar y recuperar tan sólo los datos que cumplen las condicionesespecificadas, incluyendo datos de varias tablas, cree una consulta. Una consultapuede también actualizar o eliminar varios registros al mismo tiempo, y realizar cálculospredefinidos o personalizados en los datos.

Microsoft Access proporciona el conjunto de herramientas necesarias para llevara cabo la gestión de nuestros datos.

Microsoft ACCESS es un gestor de bases de datos relacionales. Una base dedatos es un conjunto de información organizada en tablas relacionadas.

Un gestor de bases de datos permite: Añadir información , modificarinformación ya existente, eliminar la información que no interese, buscar datosconcretos, clasificar los registros de una base de datos según distintos criterios,realizar consultas (pedir que nos proporcione información sobre los datos que cumplenciertas condiciones), calcular valores a partir de datos contenidos en la base de datos,imprimir los datos contenidos en tablas según un formato determinado.

Elementos básicos de Access. Vamos a ver cuales son los elementos básicos de Access, la pantalla, las barras,

etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos cómo se llaman,dónde están y para qué sirven. También cómo obtener ayuda, por si en algún momentono sabemos cómo seguir trabajando. Cuando conozcamos todo esto estaremos endisposición de empezar a crear bases de datos en el siguiente tema.

Arrancar Access. Veamos las dos formas básicas de arrancar Access.

1. Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda dela pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botón Inicio se despliega unmenú; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con losprogramas que hay instalados en tu ordenador buscar Microsoft Access, hacer

clic sobre él, y se arrancará el programa.

2. Desde el icono de Access del escritorio.

Para cerrar Access, puedes utilizar cualquiera de las siguientesoperaciones:

1. Hacer clic en el botón cerrar

2. Pulsar las teclas ALT+F4. 3. Hacer clic sobre el menú Archivo yelegir la opción Salir.

La pantalla inicial. Al arrancar Access aparece una

pantalla inicial como ésta, vamos a ver suscomponentes fundamentales.

A diferencia de otros programasAccess dispone de una ventana inicial quenos permitirá empezar a trabajar utilizando una base de datos ya existente o creandouna nueva, pero nosotros de momento vamos a hacer clic sobre el botón Cancelar,

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para empezar desde cero.

Contenido de la ventana de Access.Barra de título

Situada en la parte superior de la ventana, donde aparecen el nombre de laaplicación: Microsoft Access. También aparece otra barra de título en la ventana de laBase de datos, que contiene el nombre de la Base de datos activa.Botones de control

Minimizar, Multiventana / Maximizar y Cerrar.Barra de menús

Contiene la lista de opciones de menú desplegables. Los diferentes menús dela barra de menús se pueden activar desde el teclado pulsando Alt + letra subrayadadel nombre del comando. Por ejemplo Alt + a para desplegar el menú Archivo. Barras de herramientas

Formadas por conjuntos de iconos guardar, copiar, cortar, etc. que realizandistintas operaciones. Las barras de herramientas se pueden hacer visibles e invisiblesa través de la opción Barras de herramientas del menú Ver.

Hay operaciones que no están disponibles en un determinado momento. Sereconocen porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado,tanto el icono Cortar como el comando Cortar aparecen con el color más claro. Existenmás barras de herramientas pero éstas sólo son accesibles en algunos casosdeterminados que iremos viendo a lo largo del curso. Barra de estado

Informa sobre el estado actual de la aplicación o da información sobre la funciónde los iconos.Menús emergentes o contextuales

Se accede a elloshaciendo clic con elbotón derecho del ratóns o b r e c u a l q u i e relemento de la ventanade Access. La ventana de la Basede Datos contiene seissubcarpetas: Tablas

Contienen losdatos estructurados enf i las (registros) ycolumnas (campos).Consultas

Son el resultadode preguntas sobre losdatos de las tablas.Formularios

Mejoran la forma de presentación de los datos de las tablas.Informes

Se utilizan para imprimir los datos existentes en las tablas.Macros

Permiten repetir de forma automática un conjunto de operaciones que se usen confrecuencia.Módulo

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Es un conjunto de procedimientos de Visual Basic (lenguaje de programación quese puede utilizar con Access). En cada subcarpeta existen 3 botones : Abrir

Da acceso al elemento seleccionado, bien sea una tabla, consulta, etc. en lacarpeta actual.Diseño

Da entrada a la pantalla de diseño del elemento seleccionado, para poder realizarmodificaciones.Nuevo

Permite la creación de un nuevo elemento en la carpeta actual, utilizando unasistente que permita guiarnos durante la creación, o a través de otra posible opción.Nueva y AbrirEstos dos iconos permiten:

Crear una nueva base de datos en blanco. Pulsando el primer icono aparece elcuadro de diálogo Nueva.

Con el segundo icono aparece un cuadro de diálogo que permite seleccionar labase de datos que se desea abrir.

AyudaPulsando la tecla F1 se accede a la ventana de temas de ayuda que contiene :

Contenido, Buscar y Asistente para ayuda.También pude utilizarse el Icono de la ayuda para preguntar sobre una cuestión

concreta. Basta pulsar el icono y pinchar el elemento sobre el que queramosinformación.

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Base de Datos

Crear una base de datos. Para crear una base de datos, seguir los

siguientes pasos:

1. Ir al menú Archivo. 2. Elegir la opción Nueva base de datos...

O bien hacer clic sobre el botón Nuevo de labarra de herramientas. Aparecerá el cuadro de diálogo nuevo: 3. Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Archivonueva base de datos donde tendremos queasignarle nombre a nuestra base de datos.

4. En el recuadro Guardar en hacer clicsobre la flecha de la derecha paraseleccionar la carpeta donde vamos agrabar nuestro trabajo. Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la

carpeta seleccionada.

5. Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo. 6. En el recuadro Nombre de archivo,escribir el nombre que queremos ponerle anuestro archivo. 7. Hacer clic sobre el botón Crear.

Automáticamente se creará nuestranueva base de datos a la cual Access asignarála extensión .MDB, y aparecerá la ventanacorrespondiente a la base de datos:

Si observas la ventana de la base dedatos, en la parte de la izquierda aparecen los diferentes objetos de una base de datostablas, formularios, etc. en la parte de la derecha, dependiendo del objetoseleccionado a la izquierda, Access nospermitirá crear o modificarlos.

Abrir una base de datos. Para abrir una base de datos ya

existente, seguir los siguientes pasos:

1. Ir al menú Archivo. 2. Elegir la opción Abrir...

O bien hacer clic sobre el botón Abrir

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de la barra de herramientas. Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir:

3. Hacer clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en. Se desplegará una lista con las unidades disponibles del ordenador.

4. Elegir la unidad deseada, haciendo clic sobre ésta. En el recuadro inferior, aparecerán las distintas carpetas de la unidad elegida.

5. Hacer doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar.

Al abrir una carpeta, ésta se situará en el recuadro superior Buscar en, y ahoraen el recuadro inferior aparecerá toda la información de dicha carpeta.

6. Hacer clic sobre el archivo deseado. 7. Hacer clic sobre el botón Abrir.

O bien

6. Hacer doble clic sobre el archivo deseado y se abrirá directamente.

Otra forma para abrir un documento, consiste en utilizar una lista de documentoabiertos anteriormente.

1. Seleccionar el menú Archivo. Al final de la ventana del menú, Access presenta una lista con los cuatro últimos

documentos abiertos. 2. Hacer clic sobre el documento deseado.

El primer documento de la lista es el último que se abrió.

Cerrar la base de datos. Para cerrar una base de datos, seguir los siguientes pasos:

1. Ir al menú Archivo. 2. Elegir la opción Cerrar.

O bien hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana de la base de datos.

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Ejercicio paso a paso. Crear, abrir y cerrar una base de datos

Objetivo. Practicar las operaciones de Crear, abrir y cerrar una base de datos con Access.

1. Si no tienes abierto Access, ábrelo para realizar el ejercicio. 2. En caso de Abrir Access, hacer clic sobre el botón Cancelar para cerrar la

ventana de cuadro de diálogo abierta. 3. Ir al menú Archivo. 4. Elegir la opción Nueva base de datos...

O bien hacer clic sobre el botón Nuevo de la barra de herramientas. 5. Hacer clic sobre el botón Aceptar. 6. Hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad donde vamos

a grabar nuestro trabajo, es decir en la unidad W:7. Hacer doble clic sobre nuestra carpeta donde guardaremos el archivo.8. En el recuadro Nombre de archivo, escribir el nombre que queremos ponerle a

nuestro archivo, ejercicio 01. 9. Hacer clic sobre el botón Crear.

Observa como tenemos una nueva base de datos llamada ejercicio 01.mdb,pero que de momento está vacía. Ahora supongamos que ya no nos interesa trabajar con la base de datosanterior, por lo tanto vamos a cerrarla.

10. Ir al menú Archivo. 11. Elegir la opción Cerrar.

Vamos a volver a recuperar la base de datos. 12. Ir al menú Archivo. 13. Elegir la opción Abrir... 14. Elegir la unidad deseada el disco duro W:.

En el recuadro inferior, aparecerán las distintas carpetas de la unidad elegida.15. Hacer doble clic sobre nuestra carpeta donde se encuentra el archivo a

recuperar. Al abrir una carpeta, ésta se situará en el recuadro superior Buscar en, y ahoraen el recuadro inferior aparecerá toda la información de dicha carpeta.

16. Hacer clic sobre el archivo deseado, ejercicio 01.mdb. 17. Hacer clic sobre el botón Abrir.

Como ya hemos terminado el ejercicio vamos a cerrar la base de datosutilizando un método diferente al que hemos utilizado antes.

18. Hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana de la base de datos.

Cuestiones Crear, abrir y cerrar una base de datos Ejercicio 1.

Observa cada afirmación, y contesta verdadero o falso:

1. No hay que cerrar nunca una base de datos sin haberla guardado anteriormenteya que sino se perderían los últimos cambios. 9 Verdadero 9 Falso

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2. No se pueden tener abiertos varios libros a la vez. 9 Verdadero 9 Falso

3. El objeto más importante de una base de datos es la tabla. 9 Verdadero 9 Falso

4. Las únicas formas de abrir una base de datos es utilizando el botón Abrir de labarra de herramientas o la opción Abrir... del menú Archivo. 9 Verdadero 9 Falso

Ejercicio 2.

Relaciona cada botón de la izquierda por su significado en la parte derecha.

1 A Abrir o recuperar una base de datos ya existente.

2 B Empezar una nueva base de datos.

3 C Cerrar una base de datos.

Ejercicio 3.

Elige la opción correcta:

1. Si hacemos clic sobre el botón Nuevo de la barra de herramientas:

A) Aparecerá el cuadro de diálogo Nuevo, para crear una nueva base de datos. B) Aparecerá directamente una base de datos vacía en pantalla. C) Cualquiera de las dos primeras opciones. D) Ninguna de las opciones anteriores.

2. En el menú Archivo encontraremos:

A) Las opciones para guardar y cerrar libros de trabajo. B) Las opciones de abrir y empezar libros de trabajo. C) Cualquiera de las dos primeras opciones. D) Ninguna de las opciones anteriores.

Ejercicio 4.

Enumera y explica cada uno de los objetos disponibles en una base de datos deAccess.

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Figura 18 Tipos de datos

Tablas

Los datos de una base de datos se estructuran en tablas, donde las columnasson los CAMPOS de la Base de Datos (BD) identificados por nombres, y las filas losREGISTROS (conjunto de informaciones sobre un mismo elemento).

Crear una base de datos.Para crear una base de datos se tienen dos opciones:• Cuando se arranca el Access, seleccionar la opción de crear una base de datos

(en blanco o a través de asistente). • Comando Nueva base de datos del menú Archivo.Nuevo

El botón nuevo permite crear una nueva tabla usando el Asistente para tablas(que ejecutará un tutor que nos guiará durante la creación), o a través del Modo verdiseño (para diseñar la tabla manualmente)Asistente para tablas.• Seleccionar una o varias tablas de las de los ejemplos de negocios o personal,

según los campos que necesitemos.• Aceptar los campos.• Posibilidad de cambiar de nombre a los campos.• Dar un nombre a la nueva tabla.• Asignar una clave principal a través del asistente o seleccionando nosotros

mismos el campo que servirá de clave.Modo ver diseño.Ventana donde se muestra la composición de la tabla : Campos que la componen ypropiedades de cada uno.

Nombre del campo Permite identificar al campo dentro de la tabla (Evitar poner el mismo nombre a

varios campos de distintastablas, para que noaparezcan relacionesinnecesarias a crearconsultas).

Tipo de datosSe puede acceder a

l o s d i s t i n t o s t i p o sdisponibles a través delb o t ó n d e l m e n údesplegable:Texto

Máximo 64 caracteres.Memo

Cantidad de información muy grande.Numérico

Cuando se necesite realizar operaciones aritméticas.

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Fecha / hora Fecha y hora con distintos formatos.

Moneda Añade “Pts” al valor del campo.

Autonumérico Se autoincrementa automáticamente.

Sí / NoAlmacena los valores lógicos sí y No. (¡ OJO AL ACENTO !)

Objeto OLE

permite almacenar un dibujo.

Descripción Describir de forma amplia el contenido del campo, aparecerá en la barra de

estado cuando se selecciona el campo en un formulario.Modificar la estructura de una tabla.Eliminar un campo

Seleccionar la fila de ese campo, y pulsar la tecla SUPR.Insertar un campo

Situarse en la fila debajo del campo a insertar. Pulsar la tecla INSERT o seleccionar laopción Insertar fila del menú Edición.Mover un campo

Hacer clic sobre el selector de la fila y arrastrar con el ratón hasta la nueva posición.

Clave Principal.Las tablas pueden contener un campo (o varios) que sirva de clave principal y

permite identificar a cada registro de manera única. Y además para :Las tablas pueden contener un campo (o varios) que sirva de clave principal y

permite identificar a cada registro de manera única. Y además para :1. Permitir definir relaciones entre tablas.2. Incrementar la velocidad en las consultas.

Para seleccionar un campo como clave principal :• Situarse en el campo, y pulsar el icono de CLAVE PRINCIPAL.• Al guardar la tabla sin campo clave el Access permite crear un campo clave.

Guardar la estructura de una tabla.Cerrar la ventana de modo diseño y dar un nombre a la tabla.

Eliminar una tablaSeleccionar la tabla en la subcarpeta de Tablas, y pulsar la tecla SUPR.

Este mismo procedimiento es válido para eliminar cualquier otro componente dela base de datos : consulta, formulario, informe. Basta colocarse en la carpetacorrespondiente, seleccionar el elemento y pulsar la tecla SUPR.

Propiedades de los campos.

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Figura 19 Propiedades de los campos.

Tamaño del campo Número de caracteres de un campo de texto, en los campos numéricos indica

el número más grande que se puede introducir.Formato

Fechas y números en un formato determinado (Ej : números con separador demillar, fechas con el nombre del mes, etc.).Máscara de entrada

Obliga a que los datos introducidos se ajusten a un formato (ej : entero largo,fecha corta, etc.). Título

Nombre que se usará en los formularios e informes, si no se especifica elnombre asociado será el nombre del campo.Valor predeterminado

Valor por omisión al agregar un nuevo registro.Regla de validación

Condiciones a cumplir por los datos en este campo.Texto de validación

Mensaje que aparecerá en pantalla si el dato introducido no cumple la regla devalidación. (Incluir el texto siempre que se especifique una regla de validación).Requerido

Indica que es obligatorio introducir un dato en este campo.Permitir longitud cero

Permite que se guarden cadenas de longitud cero en un campo de tipo Texto oMemo.Indexado

Indica si el campo es un índice de la tabla. Se debe especificar si se aceptanvalores duplicados o no en el índice.

En algunas propiedades aparece un botón de flecha desplegable, que permiteseleccionar diferentes opciones.

En las propiedades Máscara de entrada, valor predeterminado y regla devalidación aparece un botón de puntos suspensivos que permite entrar en el generadorde expresiones.Aparece el siguiente cuadro de diálogo:

Donde se distingue:1. la zona de edición, donde se

crea la expresión.2. La línea de botones: cada

botón es un operador,haciendo clic sobre ellos seinsertan en la zona deedición.

3. Los tres cuadros de pegado:contienen las carpetas dondese localizan elementos quepueden formar parte de las expresiones.

Una expresión se compone de : Operadores

Aritméticos, lógicos y relacionales.

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LiteralesTexto, número, fecha, etc.

FuncionesRealizan determinadas operaciones y ya están definidas dentro del directorio de

funciones.

Propiedades de la Base de Datos.En la opción Propiedades de la base de datos del menú de Archivo se puede dar

un título, asunto, autor, etc. a la base de datos.Modo ver hoja de datos

En esta ventana se introducen y editan los datos. Aparece como título el nombrede la tabla, los nombres de los campos (actúan como botones para seleccionar porcolumnas), los registros dispuestos en filas (puede seleccionar se todo el registro através del selector de registro). En la última fila se encuentran los botones dedesplazamiento de registros (primer registro, anterior, siguiente, último y nuevoregistro).

Puede cambiarse el tamaño de una columna o fila en las líneas delimitadoras.

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Ejercicio paso a paso. CREACIÓN DE UNA TABLA DE DATOS.

Objetivo. Practicar las operaciones para crear una tabla de datos con Access. 1. Si no tienes abierto Access, ábrelo para realizar el ejercicio. 2. En caso de Abrir Access, hacer clic sobre el botón Cancelar para cerrar la

ventana de cuadro de diálogo abierta. 3. Abrir la base de datos ejercicio 01.mdb que se encuentra en tu carpeta.

Vamos a crear dos tablas en la base de datos. Una tabla será la de socios y laotra tabla sobre diferentes libros. Empezaremos por crear la tabla de socios.

4. Hacer clic sobre la opción Crear una tabla en vista diseño de la ventana de labase de datos.

5. Hacer clic sobre el botón Nuevo de la ventana de la base de datos. 6. Seleccionar Vista Diseño. 7. Hacer clic sobre el botón Aceptar. 8. En la primera fila escribir el nombre del primer campo, Codigo socio. 9. Pulsar la tecla INTRO para ir a la segunda columna del campo. 10. Por defecto al situarse en la segunda columna nos pondrá Texto como tipo de

dato, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegir el tipo Autonumérico. 11. Pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna del campo, pero no la

utilizaremos. Tampoco cambiaremos de momento las propiedades de estecampo.

12. Pulsar la tecla INTRO para ir al siguiente campo. 13. Escribir Nombre socio como nombre del segundo campo de la tabla. 14. Como no queremos cambiar las demás características del campo, pulsar la

FLECHA ABAJO del teclado para ir al siguiente campo. 15. Escribir Apellidos socio. 16. Pulsar FLECHA ABAJO. 17. Crear a partir de ahora los siguientes campos: Dirección, Población y Código

Postal que serán todos ellos de tipo Texto. (el código postal también ya que noes un valor numérico con el que vayamos a realizar alguna operación).

18. Crear a continuación el campo Fecha de nacimiento de tipo Fecha/Hora. Ahora vamos a definir el campo Código alumnado como Clave principal ya queno podremos tener dos alumnos/as con el mismo código.

19. Hacer clic sobre el nombre del campo Código alumnado. 20. Hacer clic sobre el botón Clave principal de la barra de herramientas.

A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos quedicho campo es la clave principal de la tabla. A partir de ahora podremos guardar la tabla.

21. Ir al menú Archivo. 22. Elegir la opción Guardar.

O bien hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de herramientas. 23. Escribir el nombre de la tabla, socios. 24. Hacer clic sobre el botón Aceptar.

18

Ahora cerraremos la tabla. 25. Ir al menú Archivo. 26. Elegir la opción Cerrar.

O bien hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana de la tabla de datos. Ahora vamos a crear la segunda tabla:

27. Hacer clic sobre la opción Crear una tabla en vista diseño de la ventana de labase de datos.

28. Hacer clic sobre el botón Nuevo de la ventana de la base de datos. 29. Seleccionar Vista Diseño. 30. Hacer clic sobre el botón Aceptar. 31. En la primera fila escribir el nombre del primer campo, Codigo libro. 32. Pulsar la tecla INTRO para ir a la segunda columna del campo. 33. Hacer clic sobre la flecha de la derecha del tipo de dato para elegir el tipo

Autonumérico. Ahora vamos a definir el campo Codigo libro como Clave principal.

34. Hacer clic sobre el nombre del campo Código libro. 35. Hacer clic sobre el botón Clave principal de la barra de herramientas. 36. Pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna del campo, pero no la

utilizaremos. Tampoco cambiaremos de momento las propiedades de estecampo.

37. Pulsar la tecla INTRO para ir al siguiente campo. 38. Escribir Titulo libro como nombre del segundo campo de la tabla. 39. Como no queremos cambiar las demás características del campo, pulsar la

FLECHA ABAJO del teclado para ir al siguiente campo. 40. Escribir Paginas, de tipo Numérico. 41. Crear a el campo: Fecha publicacion que será de tipo Fecha/Hora.

A partir de ahora ya podremos guardar la tabla. 42. Hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de herramientas. 43. Escribir el nombre de la tabla, Libros.44. Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Ahora cerraremos la tabla. 45. Hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana de la tabla de datos.

Ya podremos cerrar nuestra base de datos. 46. Hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana de la base de datos.

19

Ejercicios CREAR UNA TABLA DE DATOS.

Si no tienes abierto Access, ábrelo para realizar los ejercicios planteados acontinuación.

Ejercicio 1

Concesionario II. 1. Abrir la base de datos Concesionario de la carpeta Mis documentos del disco

duro.2. Crear una tabla con el nombre de Clientes con los siguientes campos:

Nombre del campo Tipo de dato Código Cliente Numérico Nombre Cliente Texto Apellidos cliente Texto Dirección cliente Texto Población Texto Código postal Texto Provincia Texto Teléfono Texto Fecha nacimiento Fecha/Hora

La clave principal será el campo Código cliente.

3. Crear otra tabla con el nombre de Coches vendidos con los siguientes campos:

Nombre del campo Tipo de dato Matrícula Texto Marca Texto Modelo Texto Color Texto Precio Texto Extras instalados Memo

La clave principal será el campo Matrícula.

4. Crear otra tabla con el nombre de Fechas de revisión con los siguientes campos:

Nombre del campo Tipo de dato Nº revisión Autonumérico Cambio aceite Sí/No Cambio filtro Sí/No Revisión frenos Sí/No Otros Memo

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La clave principal será el campo Nº revisión.

5. Cerrar la base de datos.

Ejercicio 2

Clínica II. 1. Abrir la base de datos Clínica de la carpeta Mis documentos del disco duro. 2. Crear una tabla con el nombre de Pacientes con los siguientes campos:

Nombre del campo Tipo de dato Código Paciente Numérico Nombre Paciente Texto Apellidos Paciente Texto Dirección Texto Población Texto Código postal Texto Provincia Texto Teléfono Paciente Texto Fecha nacimiento Fecha/Hora La clave principal será el campo Código Paciente.

3. Crear otra tabla con el nombre de Médicos con los siguientes campos:

Nombre del campo Tipo de dato Código Médico Texto Nombre Médico Texto Apellidos Médico Texto Teléfono Médico Texto Especialidad Texto La clave principal será el campo Código Médico.

4. Crear otra tabla con el nombre de Ingresos con los siguientes campos:

Nombre del campo Tipo de dato Nº ingreso Autonumérico Habitación Numérico Cama Texto Fecha ingreso Fecha/Hora La clave principal será el campo Nº ingreso.

5. Cerrar la base de datos.

21

Cuestiones CREAR UNA TABLA DE DATOS. Ejercicio 1.

Observa cada afirmación, y contesta verdadero o falso:

1. La tabla es el primer objeto a crear dentro de una base de datos. 2. Todas las tablas deben tener una clave principal.3. Las propiedades de los campos vienen definidos según la descripción del

campo. 4. Al guardar una tabla ésta tendrá la extensión .MDB. 5. La propiedad Tamaño del tipo de dato Numérico nos indica cuántos números se

pueden introducir en el campo, es decir, 1 número, 2,3,.... 6. La propiedad Indexado se cambiará automáticamente al asignar un campo como

clave principal. Ejercicio 2.

Relaciona cada botón de la izquierda por su significado en la parte derecha.

1 A Asignar una clave principal a una tabla.

2 B Guardar una tabla. Ejercicio 3.

Elige la opción correcta: 1 Si hacemos clic sobre el botón de la ventana de la base de datos:

A Se creará una nueva tabla utilizando el asistente. B Se creará una nueva tabla utilizando el modo Diseño, es decir empezando con una tabla en blanco. C Cualquiera de las dos primeras opciones. D Ninguna de las opciones anteriores.

2 La propiedad Formato: A Nos permite cambiar la forma de visualizar los datos en pantalla. B Nos permite modificar la forma con la que se va a almacenar el dato en

el campo. C Cualquiera de las dos primeras opciones. D Ninguna de las opciones anteriores.

Ejercicio 4.

Explica para qué sirve la clave principal de una tabla.

22

Modificar diseño de las tablas de datos. Aquí veremos las técnicas de edición de registros para modificar tanto la

definición de una tabla como los datos introducidos en ella.

Modificar el diseño de una tabla. Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definición (por

ejemplo, añadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar unacolumna, etc...) tendremos que realizar una modificación en su diseño:

1. Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de queno lo estuviera.

2. Seleccionar la tabla a la que queremos modificar su diseño, haciendo clic sobreésta para que su nombre aparezca remarcado.

3. Hacer clic sobre el botón Diseño de la ventana de la base de datos.4. Ir al campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias, o ir al final de la

tabla para añadir otro campo. 5. Guardar la tabla.

Si no estamos en la ventana de la base de datos sino en la ventana de Hoja de

datos para la introducción de valores, hacer clic sobre el botón Diseño de la barrade herramientas.

Introducir y modificar datos de una tabla. Para introducir datos en una tabla, seguir los siguientes pasos:

1. Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a rellenar, en el caso de queno lo estuviera.

2. Seleccionar la tabla a rellenar, haciendo clic sobre ésta para que su nombreaparezca remarcado.

3. Hacer clic sobre el botón abrir de la ventana de la base de datos.Aparecerá la ventana de Hojade datos. Cada fila nos sirvepara introducir un registro.

4. Escribir el valor del primercampo del registro.

5. Pulsar INTRO para ir alsegundo campo del registro.

6. Cuando terminamos deintroducir todos los campos del primer registro, pulsar INTRO para introducir losdatos del segundo registro. En el momento en que cambiamos de registro, se almacenará dicho registro, no

haciendo necesario guardar los registros de una tabla.

7. Hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana de la Hoja de datos paraterminar con dicha tabla.

23

Si no estamos en la ventana de la base de datos sino en la ventana de Diseño de tabla,

hacer clic sobre el botón Hoja de datos de la barra de herramientas.

Borrar registrosSi lo que queremos es borrar un registro entero: 1. Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda

del registro. 2. Hacer clic.

El registro quedará seleccionado. 3. Pulsar la tecla SUPR del teclado.

Si lo que queremos es modificar algún valor introducido no tenemos más quesituarnos sobre el valor a modificar y volverlo a escribir. Desplazarse dentro de una tabla.

Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar labarra de Registros:

• En primer lugar, observando la barra nos indicará en qué registro estamossituados y el número total de registros de la tabla.

• El recuadro en blanco nos está diciendo el registro actual. • Al final donde pone de 1 nos indica el número total de registros que en nuestro

caso es uno.

Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operacionesindicadas a continuación:

para ir al primer registro de la tabla.

para ir al registro anterior de la tabla.

para ir al registro posterior de la tabla.

para ir al último registro de la tabla.

para crear un nuevo registro que se situará automáticamente al final de la tabla.

Podemos ir también directamente a un número de registro determinando de lasiguiente forma:

1. Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el número del registroactual.

2. Escribir el número del registro al cual queremos ir. 3. Pulsar INTRO.

También podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsandolas teclas flecha abajo, flecha arriba, flecha izquierda y flecha derecha del teclado.

24

25

Figura 34 Cuadro de número de registro

Buscar, filtrar, ordenar

Microsoft Access ofrece muchas formas de buscar o reemplazar exactamentelos datos que se necesiten, a la hora de buscar un valor determinado, un registro o ungrupo de registros.

Se puede buscar un registro desplazándose por una hoja de datos o unformulario, o escribiendo su número de registro en el cuadro de número de registro.

Mediante el cuadro de diálogo Buscar se pueden localizar determinados registroso buscar ciertos valores en campos. Es posible desplazarse por los registros cuandoAccess encuentra cada aparición del elemento que se está buscando. Si deseareemplazar ciertos valores una vez encontrados, utilice en su lugar el cuadro de diálogoReemplazar.

Mediante un filtro, se puede aislar y ver temporalmente un grupo de registrosespecífico con el que trabajar mientras se muestra en pantalla un formulario o una hojade datos.

Mediante una consulta, se puede trabajar con un grupo de registros concreto quecumpla los criterios especificados a partir de una o más tablas de la base de datos.Ejecutando la consulta, se puede trabajar en este subconjunto con independencia deuna hoja de datos o un formulario específicos.

BuscarPermite buscar un dato en la BD, a través del campo activo o por todos los

campos.

Caracteres comodínUt i l i zar carac teres

comodín al realizar búsquedasde valores parciales o decoincidencia. Se utilizan loscaracteres comodín comosustitutos de otros caracterescuando se especifica un valorque se desea buscar y sólo seconoce parte del valor.

Se buscan valores queempiezan con una cierta letra oque coinciden con un modelo. En una base de datos deMicrosoft Access, se pueden utilizar los siguientes caracteres en los cuadros de diálogoBuscar y Reemplazar o en consultas, comandos y expresiones para encontrar valoresde campos, registros o nombres de archivos.

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Carácter Uso Ejemplo

0 Hace coincidir cualquiernúmero de caracteres.

Puede ser utilizado como el primero o elúltimo carácter de la cadena de caracteres.qu* encuentra quién, queso y quieto

? Hace coincidir cualquiercarácter alfabéticoindividual.

B?l encuentra bala, bola y billete

[ ] Hace coincidir cualquiercarácter individualsituado entre loscorchetes.

B[ao]l encuentra bala y bola pero no billete

! Hace coincidir cualquiercarácter que no seencuentre entre loscorchetes.

b[!ao]l encuentra billete y bulto pero no bala

- Hace coincidir cualquiercarácter de un intervalode caracteres.

Debe especificar el intervalo en ordenascendente (A a Z, no Z a A). b[a-c]dencuentra bad, bbd y bcd

# Hace coincidir cualquiercarácter numéricoindividual.

1#3 encuentra 103, 113 y 123

Notas Los caracteres comodín están concebidos para ser utilizados con datos de tipo

texto, aunque a veces pueden emplearse con éxito con otros tipos de datos, como losde tipo fecha, si no se cambia la propiedad Configuración regional de estos tipos dedatos.

No se pueden buscar al mismo tiempo un corchete de apertura y uno de cierre([ ]) ya que Microsoft Access interpreta esta combinación como una cadena de longitudcero. Debe escribir entre corchetes los corchetes de apertura y cierre ([[ ]]).

FiltrarEn un campo de un formulario, subformulario, hoja de datos principal u hoja

secundaria de datos, encuentre una aparición del valor que desea que contengan losregistros para que sean incluidos en el resultado del filtro.

Seleccione el valor y, a continuación, haga clic en Filtro por selección en la barrade herramientas. El modo en que se selecciona el valor determina qué registrosdevuelve el filtro.

Notas Al guardar una tabla o un formulario, Microsoft Access guarda los filtros creados.

Puede volver a aplicar los filtros cuando los necesite, la próxima vez que abra la tablao el formulario.

27

Al guardar una consulta, Microsoft Access guarda los filtros creados, pero noagrega los criterios de filtro a la cuadrícula de diseño de la consulta. Puede volver aaplicar los filtros después de ejecutar la consulta, la próxima vez que la abra.

Si se creó un filtro en una hoja secundaria o subformulario, este filtro tambiénestará disponible al abrir la tabla o formulario de la hoja secundaria de datos osubformulario de forma independiente.

También puede filtrar los registros que no contienen un determinado valor.Después de seleccionar un valor, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón)en él y, a continuación, haga clic en Filtro excluyendo la selección.

Similitudes y diferencias entre las consultas de selección y los filtrosLa similitud básica entre las consultas de selección y los filtros es que ambos

recuperan un subconjunto de registros de una tabla o consulta base. La utilización delos registros obtenidos determina si se emplea un filtro o una consulta.

En general, utilice un filtro para visualizar o modificar temporalmente unsubconjunto de registros mientras se encuentra en un formulario o una hoja de datos.Utilice una consulta si desea hacer todas o alguna de las siguientes opciones:

• Visualizar el subconjunto de registros sin antes abrir una tabla oformulario específico.

• Elegir las tablas que contienen los registros con los que desea trabajar yagregar más tablas posteriormente si es necesario.

• Controlar qué campos del subconjunto de registros se presentan en losresultados.

• Llevar a cabo cálculos sobre los valores de los campos.

Nota Aunque decida que necesita una consulta, puede aprovechar la facilidad de las

técnicas Filtro por formulario, Filtro por selección, o Filtro por entrada para crear un filtroy después guardarlo como una consulta. Esto le permite ignorar por completo lacuadrícula de diseño de la consulta (a menos que desee hacer cambios adicionales enla consulta). Aún así, al abrir la consulta en la vista Diseño, podrá ver cómo MicrosoftAccess rellena la cuadrícula de diseño utilizando la información del filtro. Podráentonces utilizar esa información como guía para hacer cambios adicionales.

La siguiente tabla identifica las similitudes y diferencias entre las consultas y losfiltros.

Características Filtros Consultas

Permite agregar más tablas si desea incluir sus registrosen el subconjunto devuelto

No Sí

Permite especificar qué campos desea presentar en losresultados del subconjunto de registros

No Sí

Aparece como un objeto separado en la ventana Base dedatos

No Sí

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Sólo puede ser utilizado en una tabla, consulta oformulario cerrados

No Sí

Produce resultados que pueden utilizarse como fuente dedatos para un formulario o informe

Sí Sí

Puede calcular sumas, promedios, cuentas y otros tiposde totales

No Sí

Puede ordenar registros Sí Sí

Permite modificar datos si la edición está permitida Sí Sí ,dependiendo

del tipo deconsulta.

Crear un filtro en una tabla, una consulta o un formularioExisten cuatro métodos que puede utilizar para filtrar registros: Filtro por

selección, Filtro por formulario, Filtro por entrada de datos y Filtro u orden avanzado.

Filtro por selecciónFiltra los registros con igual dato en el campo activo.

1. En un campo de un formulario, subformulario, hoja de datos principal u hojasecundaria de datos, encuentre una aparición del valor que desea quecontengan los registros para que sean incluidos en el resultado del filtro.

2. Seleccione el valor y, a continuación, haga clic en Filtro por selección enla barra de herramientas. El modo en que se selecciona el valor determina quéregistros devuelve el filtro.

Repita el paso 2 hasta que tenga el conjunto de registros que desee.

Notas

• Al guardar una tabla o un formulario, Microsoft Access guarda los filtros creados.Puede volver a aplicar los filtros cuando los necesite, la próxima vez que abrala tabla o el formulario.

• Al guardar una consulta, Microsoft Access guarda los filtros creados, pero noagrega los criterios de filtro a la cuadrícula de diseño de la consulta. Puedevolver a aplicar los filtros después de ejecutar la consulta, la próxima vez que laabra.

• Si se creó un filtro en una hoja secundaria o subformulario, este filtro tambiénestará disponible al abrir la tabla o formulario de la hoja secundaria de datos osubformulario de forma independiente.

• También puede filtrar los registros que no contienen un determinado valor.Después de seleccionar un valor, haga clic con el botón secundario del mouse(ratón) en él y, a continuación, haga clic en Filtro excluyendo la selección.

Filtro por formularioTécnica para filtrar datos que utiliza una versión de la hoja de datos o formulario

actual con campos vacíos en los que se pueden escribir los valores que desee quecontengan los registros filtrados. En un proyecto de Microsoft Access, se pueden filtrar

29

datos en el servidor antes de recuperarlos desde la base de datos mediante elcomando Filtro del servidor por formulario.

1. Abra una tabla, una consulta o un formulario en la vista Hoja de datos o abra unformulario en la vista Formulario.

2. Haga clic en Filtro por formulario en la barra de herramientas para cambiar a laventana Filtro por formulario.

3. Seleccione el campo en el que desea especificar los criterios que esos registrosdeben cumplir para ser incluidos en el conjunto de registros filtrados.

4. Introduzca los criterios seleccionando en la lista del campo el valor que deseabuscar (si la lista incluye valores de campo) o escribiendo el valor en el campo.1. Para encontrar registros en los que hay una casilla de verificación, un

botón de alternar o un botón de opción esté seleccionado o no, haga clicen la casilla de verificación o en el botón hasta que se encuentre en elestado que desee. Para devolverlo a una posición neutra de modo que nose utilice como criterio para filtrar registros, continúe haciendo clic en lacasilla de verificación o en el botón hasta que aparezca atenuado.

2. Para encontrar registros en los que un campo determinado esté o no enblanco, escriba Es Nulo o No es Nulo en el campo (puede seleccionarestas opciones de la lista de los campos que tienen un tipo de datosMemo, Objeto OLE o Hipervínculo, así como en campos calculados enconsultas).

3. Para encontrar registros utilizando una expresión de criterios, escriba laexpresión en el campo apropiado o introduzca una expresión mediante elGenerador de expresiones. Para ver ejemplos de expresiones, haga clicen .

5. Para especificar valores alternativos que los registros puedan tener para serincluidos en los resultados de los filtros, haga clic en la ficha O de la hoja dedatos principal, secundaria, formulario o subformulario que esté filtrando einserte más criterios.

6. Haga clic en Aplicar filtro en la barra de herramientas.

Notas Al guardar una tabla o un formulario, Microsoft Access guarda los filtros creados.

Puede volver a aplicar los filtros cuando los necesite, la próxima vez que abra la tablao el formulario.

Si se creó un filtro en una hoja secundaria o un subformulario, este filtro tambiénestará disponible al abrir la tabla o formulario de la hoja secundaria de datos osubformulario de forma independiente.

Al guardar una consulta, Microsoft Access guarda los filtros creados, pero noagrega los criterios de filtro a la cuadrícula de diseño de la consulta. Puede volver aaplicar los filtros después de ejecutar la consulta, la próxima vez que la abra.

OrdenarPuede ordenar registros en la vista Formulario o en la vista Hoja de datos de una

tabla, consulta o formulario, aunque ya se haya aplicado un filtro. Puede tambiénordenar los datos filtrados especificando un orden en la ventana Filtro u orden

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avanzado, u ordenar los resultados de una consulta especificando un orden en la vistaDiseño de la consulta.

1. En la vista Formulario o la vista Hoja de datos, haga clic en el campo que deseeutilizar para ordenar registros. Para ordenar los registros de un subformulario,haga clic en el campo que desee ordenar. Para filtrar los registros de una hojasecundaria de datos, hágala aparecer haciendo clic en el indicador deexpansión.

2. Haga algo de lo siguiente:

• Para ordenar en orden ascendente, haga clic en Orden ascendente .• Para ordenar en orden descendente, haga clic en Orden descendente

.

Notas En la vista Hoja de datos, cuando ordena la hoja secundaria de datos de un

registro, Microsoft Access ordena todas las hojas de datos secundarias que seencuentren en dicho nivel.

En un formulario sólo se puede ordenar según un campo a la vez, en una hojade datos principal o secundaria, puede seleccionar dos o más columnas adyacentes almismo tiempo y ordenarlas. Microsoft Access ordena los registros empezando por lacolumna seleccionada situada más a la izquierda. Al guardar el formulario o la hoja dedatos, Microsoft Access guarda el orden.

31

Ejercicio paso a paso.Modificar una tabla de datos

Objetivo. Practicar las operaciones para modificar el diseño o los datos de una tabla con

Access. 1. Si no tienes abierto Access, ábrelo para realizar el ejercicio.2. En caso de Abrir Access, hacer clic sobre el botón Cancelar para cerrar la

ventana de cuadro de diálogo abierta. 3. Abrir la base de datos Ejercicio 01.mdb que se encuentra en tu carpeta en la

unidad W:.4. Creamos la estructura de la tabla Alumnos de forma que cada campo tenga las

siguientes propiedades:

Campo Propiedades Código alumnado Dejaremos las propiedades que hay por defecto. Nombre alumnado Tamaño: 15 Apellidos alumnado Tamaño: 30 Dirección Tamaño: 30 Población Tamaño: 15 Valor predeterminado: ValenciaCódigo Postal Tamaño: 5 Fecha de nacimiento Formato: Fecha corta. Código Curso Este campo no existía y nos servirá en el tema siguiente

para realizar la relación entre las dos tablas. Tipo: Numérico.Tamaño: Byte.

5. Seleccionar la tabla Alumnado haciendo clic sobre ésta de forma que quederemarcada.

6. Hacer clic sobre el botón Diseño de la ventana de la base de datos. 7. Hacer clic sobre el campo Nombre alumnado para modificar sus propiedades.8. Hacer clic sobre la propiedad Tamaño que aparece en la parte inferior de la

ventana. Se quedará seleccionado el tamaño por defecto 50. 9. Escribir el tamaño, 15. 10. Como no queremos modificar otra propiedad del campo Nombre Alumnado,

hacer clic sobre el campo Apellidos Alumnado para acceder a las propiedadesde dicho campo.

11. Escribir 30 en el Tamaño. 12. Hacer clic sobre el campo Dirección y asignarle tamaño 30. 13. Hacer clic sobre el campo Población y asignarle tamaño 15.

Como queremos cambiar otra propiedad de este campo:

14. Hacer clic sobre la propiedad Valor predeterminado. 15. Escribir Valencia. 16. Hacer clic sobre el campo Código Postal y asignarle tamaño 5. 17. Hacer clic sobre el campo Fecha de nacimiento.

32

18. Hacer clic sobre la propiedad Formato. Aparecerá una flecha a la derecha indicándonos la existencia de una lista

desplegable. 19. Hacer clic sobre la flecha de la derecha. 20. Elegir la opción Fecha corta.

Ahora vamos a añadir el campo Código curso: 21. Ir a la última fila de la ventana de diseño. 22. Escribir el nombre del campo Código curso. 23. Pulsar INTRO. 24. Especificar el tipo de dato Numérico. 25. Hacer clic sobre la propiedad Tamaño. 26. Elegir la opción Byte.

Como hemos terminado con el diseño de la tabla, vamos a guardarla. 27. Hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de herramientas.

Supongamos ahora que queremos empezar introduciendo datos en la tabla,podemos ir directamente a la hoja de datos:

28. Hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas. Observa como en el primer campo nos pone (Autonumérico) tipo de datoasignado al Código Alumnado. No tenemos que escribir nada ya que estecampo se asigna automáticamente.

29. Pulsar INTRO para ir al segundo campo. 30. Escribir Luis como Nombre.

Observa como ahora en el campo Código Alumnado se ha puesto el valor 1.

31. Pulsar INTRO para ir al siguiente campo y escribir Gras Bueno como ApellidosAlumnado.

32. Pulsar INTRO para ir al siguiente campo y escribir Madrid, 34 como Dirección.33. Pulsar INTRO para ir al siguiente campo y observar como ya tiene el valor

Valencia por ser el Valor predeterminado asignado en el diseño. 34. Pulsar INTRO para ir al siguiente campo y escribir 46002 como Código Postal.35. Pulsar INTRO para ir al siguiente campo y escribir 15/02/63 como Fecha de

nacimiento. 36. Pulsar INTRO para ir al siguiente registro. 37. Añadir los registros que aparecen en la siguiente tabla: Nota:

El campo Código Curso lo dejamos vacío de momento ya que aún no se hancreado los cursos.

CódigoAlumno

NombreAlumnado

ApellidosAlumnado

Dirección PoblaciónCódigoPostal

Fecha denacimiento

2 María Juares Trask Valle, 23 Valencia 46002 17/05/65

3 Jesús López Rodríguez Fuente nueva, 3 Valencia 46005 25/08/67

4 Ana Martínez Bueso Almudena, 78 Alicante 03005 24/07/65

5 Carla Lama Pla Soto mayor, 45 Valencia 46006 31/12/65

6 Carlos Dávila Nou Feliz, 46 Valencia 46002 24/03/69

7 Fabiola Coste Mayor Puente viejo, 67 Valencia 46002 02/03/68

33

8 Mario Dosdo Valor Franciscanos, 2 Alicante 03005 06/05/64

38. Cerrar la tabla haciendo clic sobre el botón Cerrar de la ventana de la Hoja dedatos.

39. Hacer clic sobre el botón de la ventana de la base de datos. 40. Hacer clic sobre el botón de la barra inferior para ir al siguiente registro.41. Hacer clic sobre el botón para ir al último registro. 42. Hacer clic sobre el botón de la barra inferior para ir al anterior registro. 43. Hacer clic sobre el botón para ir al primer registro. 44. Hacer clic sobre el botón para crear un nuevo registro.45. Introducir los siguientes registros.

CódigoAlumno

NombreAlumnado

ApellidosAlumnado

Dirección PoblaciónCódigoPostal

Fecha denacimiento

9 Luisa Suárez Menor Valle, 27 Valencia 46002 25/04/65

10 Juan Casas Más Mayor, 34 Valencia 46005 30/10/62

Ahora vamos a ir al registro 4.

46. Hacer doble clic sobre el número de registro actual de la barra inferior. 47. Escribir 4. 48. Pulsar INTRO. 49. Cerrar la tabla haciendo clic sobre el botón Cerrar de la ventana de la Hoja de

datos.

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Ejercicios Modificar tablas de datos

Si no tienes abierto Access, ábrelo para realizar los ejercicios planteados acontinuación.

Ejercicio 1

Concesionario III. 1. Abrir la base de datos Concesionario de la carpeta Tus documentos en la unidad

W.\. 2. Modificar la estructura de la tabla Clientes siguiendo los datos siguientes:

Nombre del campo Propiedades Código Cliente Regla de validación: No se puede introducir clientes cuyo código

no esté comprendido entre los valores 1 y 3000. Nombre Cliente Tamaño:15 Apellidos cliente Tamaño: 30 Dirección cliente Tamaño: 30 Población Tamaño: 15 Código postal Tamaño: 5 Provincia Tamaño: 15

Valor predeterminado: LugoTeléfono Tamaño: 10 Fecha nacimiento Formato: Fecha corta

3. Modificar la estructura de la tabla Coches vendidos:

Nombre del campo Tipo de dato Matrícula Tamaño: 7 Marca Tamaño: 15 Modelo Tamaño: 20 Color Tamaño: 2 Precio Numérico Extras instalados Dejar las opciones por defecto 4. Introducir los siguientes datos a la tabla Clientes:

CódigoCliente

NombreCliente

Apellidos Cliente Dirección PoblaciónCódigoPostal

Provincia TeléfonoFechanacimiento

100 Antonio García Pérez Astilleros, 3 Valencia 46011 Valencia 963689521 15/28/60

101 Carlos Pérez Ruiz Magallanes, 21

Utiel 46300 Valencia 962485147 26/04/58

105 Luis RodríguezMás

Juan deMena, 11

Gandía 46700 Valencia 962965478

30/03/61

112 Jaime JuangránSornes

Balmes,21

Valencia 46014 Valencia 963684596

31/01/68

35

225 Alfonso Prats Montolla Séneca,23

Sagunto 46500 Valencia 963547852

28/04/69

5. Ir al registro 8 y modificar el nombre por Alfredo. 6. Probar cambiar el código del primer registro por 4500.

Observa como no nos deja por no cumplir la regla de validación. 7. Volver a dejar el código 100. 8. Cerrar la tabla. 9. Cerrar la base de datos.

Ejercicio 2

Clínica III. 1. Abrir la base de datos Clínica.2. Modificar la estructura de la tabla Pacientes siguiendo los datos siguientes: Nombre del campo Tipo de dato Código Paciente Tamaño: Entero Nombre Paciente Tamaño: 15 Apellidos Paciente Tamaño: 30 Dirección Tamaño: 30 Población Tamaño: 15 Código postal Tamaño: 5 Provincia Borrar este campo Teléfono Paciente Tamaño: 10 Fecha nacimiento Formato: Fecha corta

3. Crear otra tabla con el nombre de Médicos con los siguientes campos: Nombre del campo Tipo de dato Código Médico Tamaño: 5 Nombre Médico Tamaño: 15 Apellidos Médico Tamaño: 30 Teléfono Médico Borrar este campo Especialidad Tamaño: 20

4. Crear otra tabla con el nombre de Ingresos con los siguientes campos: Nombre del campo Tipo de dato Nº ingreso Dejar opciones por defecto Habitación Tamaño: Entero Cama Tamaño: 1 Fecha ingreso Formato: Fecha corta

5. Cerrar la base de datos.

36

Cuestiones CREAR UNA TABLA DE DATOS. Ejercicio 1.

Observa cada afirmación, y contesta verdadero o falso: 1. La tabla es el primer objeto a crear dentro de una base de datos. 2. Todas las tablas deben tener una clave principal. 3. Las propiedades de los campos vienen definidos según la descripción del

campo. 4. Al guardar una tabla ésta tendrá la extensión .MDB. 5. La propiedad Tamaño del tipo de dato Numérico nos indica cuántos números se

pueden introducir en el campo, es decir, 1 número, 2,3,.... 6. La propiedad Indexado se cambiará automáticamente al asignar un campo como

clave principal.

Ejercicio 2. Relaciona cada botón de la izquierda por su significado en la parte derecha.

1 A Guardar una tabla.

2 B Asignar una clave principal a una tabla.

Ejercicio 3.

Elige la opción correcta:

1. Si hacemos clic sobre el botón de la ventana de la base de datos:

A Se creará una nueva tabla utilizando el asistente. B Se creará una nueva tabla utilizando el modo Diseño, es decir

empezando con una tabla en blanco. C Cualquiera de las dos primeras opciones. D Ninguna de las opciones anteriores.

2. La propiedad Formato: A Nos permite cambiar la forma de visualizar los datos en pantalla. B Nos permite modificar la forma con la que se va a almacenar el dato en

el campo. C Cualquiera de las dos primeras opciones. D Ninguna de las opciones anteriores.

Ejercicio 4.

Explica para qué sirve la clave principal de una tabla.

37

Modificar tablas de datos.

Aquí veremos las técnicas de edición de registros para modificar tanto ladefinición de una tabla como los datos introducidos en ella.

Modificar el diseño de una tabla. Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definición (por

ejemplo, añadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar unacolumna, etc...) tendremos que realizar una modificación en su diseño:

1. Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de queno lo estuviera.

2. Seleccionar la tabla a la que queremos modificar su diseño, haciendo clic sobreésta para que su nombre aparezca remarcado.

3. Hacer clic sobre el botón Diseño de la ventana de la base de datos.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo de diseño de tablas estudiado en launidad temática anterior.

4. Ir al campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias, o ir al final de latabla para añadir otro campo.

5. Guardar la tabla.

Si no estamos en la ventana de la base de datos sino en la ventana de Hoja de

datos para la introducción de valores, hacer clic sobre el botón Diseño de la

barra de herramientas.

Introducir y modificar datos de una tabla. Para introducir datos en una tabla, seguir los siguientes pasos:

1. Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a rellenar, en el caso de queno lo estuviera.

2. Seleccionar la tabla a rellenar, haciendo clic sobre ésta para que su nombreaparezca remarcado.

3. Hacer clic sobre el botón de la ventana de la base de datos.

Aparecerá la ventana de Hoja de datos:

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Cada fila nos sirve para introducir un registro.

4. Escribir el valor del primer campo del registro. 5. Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro. 6. Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar

INTRO para introducir los datos del segundo registro.

En el momento en que cambiamos de registro, se almacenará dicho registro, nohaciendo necesario guardar los registros de una tabla.

7. Hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana de la Hoja de datos para

terminar con dicha tabla.

Si no estamos en la ventana de la base de datos sino en la ventana de Diseño

de tabla, hacer clic sobre el botón Hoja de datos de la barra de herramientas.

Si lo que queremos es borrar un registro entero:

1. Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierdadel registro.

2. Hacer clic.

El registro quedará seleccionado.

3. Pulsar la tecla SUPR del teclado.

Si lo que queremos es modificar algún valor introducido no tenemos más quesituarnos sobre el valor a modificar y volverlo a escribir.

Desplazarse dentro de una tabla. Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la

barra de Registros: En primer lugar, observando la barra nos indicará en qué registro estamos

situados y el número total de registros de la tabla.

El recuadroen blanco nos estádiciendo el registroactual. Al finaldonde pone de 1nos i nd i ca e lnúmero total deregistros que ennuestro caso esuno. Haciendo clicsobre los diferentes

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botones realizaremos las operaciones indicadas a continuación:

para ir al primer registro de la tabla.

para ir al registro anterior de la tabla. para ir al registro posterior de la tabla. para ir al último registro de la tabla.

para crear un nuevo registro que se situará automáticamente al final de la tabla.

Podemos ir también directamente a un número de registro determinando de la

siguiente forma:

1. Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el número del registroactual.

2. Escribir el número del registro al cual queremos ir. 3. Pulsar INTRO.

También podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsandolas teclas FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHADERECHA del teclado.

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Cuestiones Modificar tablas de datos

Ejercicio 1. Observa cada afirmación, y contesta verdadero o falso:

1. El diseño de una tabla nos permite modificar la estructura de la tabla. 2. Es peligroso modificar el diseño de una tabla si ya hemos introducido registros

en ésta. 3. Si estamos introduciendo datos en una tabla y queremos ir a su diseño

tendremos que cerrar primero la tabla. 4. Un registro se puede añadir en cualquier momento y en cualquier posición

dentro de la tabla. 5. La clave principal no se puede cambiar una vez asignada a un campo. Ejercicio 2.

Relaciona cada botón de la izquierda por su significado en la parte derecha. 1 A Ir a la Hoja de datos de la tabla.

2 B Ir al diseño de la tabla. Ejercicio 3.

Elige la opción correcta:

1. La barra nos permite:

A) Ir a un registro determinado. B) Crear un nuevo registro. C) Cualquiera de las dos primeras opciones. D) Ninguna de las opciones anteriores.

2. Si estamos introduciendo los datos en una tabla y pulsamos la tecla FLECHADERECHA del teclado: A) Iremos al siguiente campo. B) Iremos al siguiente registro, C) Cualquiera de las dos primeras opciones. D) Ninguna de las opciones anteriores.

Ejercicio 4.

Explica las posibilidades que nos ofrece la siguiente barra:

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Las relaciones

Una base de datos relacional permite la utilización simultánea de datosprocedentes de más de una tabla .

Conceptos básicos sobre relaciones.

Bases de datos relacionales. Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando

memoria y espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecución y facilitando alusuario/a el trabajo con tablas.

Para conseguir una correcta base de datos relacional es imprescindible realizarun estudio previo del diseño de la base de datos.

Para poder relacionar tablas entre sí se deberá especificar un campo en comúnque contenga el mismo valor en las dos tablas y dicho campo será clave principal enuna de ellas.

Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas será la tabla principalde la que parte la relación y la otra será la tabla secundaria destino de la relación.

Tipos de relaciones. Se pueden distinguir tres tipos de relaciones:

Relación Uno a Uno: Cuando un registro de una tabla sólo puede estar relacionado con un único

registro de la otra tabla y viceversa.

Por ejemploTenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con una

lista de Alcaldes, una población sólo puede tener un alcalde, y un alcalde lo seráúnicamente de una población.

Relación Uno a Varios: Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) sólo puede estar relacionado

con un único registro de la otra tabla (tabla principal) y un registro de la otra tabla (tablaprincipal) puede tener más de un registro relacionado en la primera tabla (tablasecundaria).

Por ejemploTenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con los

habitantes, una población puede tener más de un habitante, pero un habitantepertenecerá (estará empadronado) en una única población.

Relación Varios a Varios: Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con más de un registro

de la otra tabla y viceversa.

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Por ejemploTenemos dos tablas una

con los datos de clientes y otracon los artículos que se venden enla empresa, una cliente podrárealizar un pedido con variosartículos, y un artículo podrá servendido a más de un cliente.

Las relaciones varios avarios se suelen representardefiniendo una tabla intermediaentre las dos tablas. Siguiendo elejemplo anterior sería definir unatabla lineas de pedido relacionadacon clientes y con artículos.

Crear la primera relación. Para crear relaciones en Access primero deberemos acceder a la ventana

Relaciones, para ello:

1. Estar en la ventana de la base de datos en la cual queremos realizar lasrelaciones.

2. Ir al menú Herramientas. 3. Elegir la opción Relaciones...

O bien hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas.

Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha esperando indicarle las tablas queformarán parte de la relación a crear.

4. Seleccionar una tabla que pertenecerá a la relación haciendo clic sobre ésta.

Aparecerá dicha tabla remarcada.

5. Hacer clic sobre el botónAgregar.

6. Repetir los pasos 5 y 6 hastaañadir todas las tablas de lasrelaciones a crear.

7. Hacer clic sobre el botónCerrar.

Ahora aparecerá la ventana deRelaciones con las tablas añadidasen el paso anterior. Para realizar la relación:

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8. Ir sobre el campo de relación de la tabla principal. 9. Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrar hasta el mismo

campo de la tabla secundaria. 10. Soltar el botón del ratón.

Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.

En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas ydebajo de éstos el nombre de los campos de relación. Ojo! siempre deben ser camposque contengan la misma información y por lo tanto del mismo tipo.

Observa en la parte inferior el tipo de relación que se asignará dependiendo de lascaracterísticas de los campos de relación.

11. Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre éste. 12. Si se desea, activar las

casillas Actualizar encascada los camposrelacionados y Eliminar encascada los registrosrelacionados.

13. Hacer clic sobre el botónCrear.

Se creará la relación y éstaaparecerá en la ventana derelaciones.

Integridad referencial. La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Access para

asegurarse que las relaciones entre registros de tablas relacionadas son válidas y queno se borren o cambien datos relacionados de forma accidental.

Al exigir integridad referencial en una relación le estamos diciendo a Access queno nos deje introducir datos en la tabla secundaria si previamente no se han introducidoen la tabla principal.

Por ejemploSiguiendo con el ejemplo anterior del tipo de relación Uno a Varios, no nos

dejará introducir un habitante a una población si dicha ciudad no existe en la tabla dePoblaciones.

La integridad referencial dispone de dos acciones: Actualizar registros en cascada:

Cuando se cambie el valor del campo de la tabla principal, automáticamentecambiarán los valores de sus registros relacionados en la tabla secundaria.

Por ejemplo

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Si cambiamos el nombre de la población Onteniente por Ontinyent en la tabla depoblaciones, automáticamente todos los habitantes de Onteniente se cambiarán aOntinyent.

Eliminar registros en cascada: Cuando se elimina un registro de la tabla principal se borrarán también los

registros relacionados en la tabla secundaria. Por ejemplo

Si borramos la población Onteniente en la tabla de poblaciones,automáticamente todos los habitantes de Onteniente se borrarán de la tabla dehabitantes.

Añadir tablas en la ventana relaciones. Si ya hemos creado una relación y queremos crear otra pero no se dispone de

la tabla en la ventana de relaciones:

1. Estar situados en la ventana de relaciones. 2. Hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas.

Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tablas estudiado en el apartado anterior.

3. Añadir las tablas necesarias. 4. Cerrar el cuadro de diálogo.

Modificar relaciones. Para modificar relaciones ya creadas:

1. Estar en la ventana de relaciones. 2. Hacer clic con el botón derecho sobre la relación a modificar. 3. Elegir la opción Modificar relación...

Aparecerá la ventana Modificarrelaciones estudiado anteriormente.

4. Real izar los cambiosdeseados.

5. Hacer clic sobre el botónAceptar.

Si lo que queremos es borrar larelación:

1. Hacer clic con el botónderecho sobre la relación aborrar.

2. Elegir la opción Eliminar.

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Cuestiones. Ejercicio 1.

Observa cada afirmación, y contesta verdadero o falso:

1. Existen tres tipos de relaciones. 2. El tipo de relación no aconsejable a utilizar en Access es la Uno a Uno. 3. Para realizar una relación se puede elegir cualquier campo de las tablas a

relacionar. 4. No se puede añadir una tabla a la ventana de relaciones una vez creadas ya

relaciones.5. La clave principal suele ser uno de los campos de relación entre dos tablas.

Ejercicio 2. Relaciona cada botón de la izquierda por su significado en la parte derecha.

1 A Añadir una tabla a la ventana de relaciones. 2 B Acceder a la ventana de relaciones. Ejercicio 3.

Elige la opción correcta: 1. La integridad referencial es:

A Una regla que permite que al borrar un registro de una tabla se borre elregistro relacionado de la otra tabla.

B Una regla que permite que al modificar un registro de una tabla semodifique también el la otra tabla.

C Cualquiera de las dos primeras opciones. D Ninguna de las opciones anteriores.

2. Al realizar una relación: A Las dos tablas relacionadas deben tener un campo en común. B Los campos que sirven de relación deben ser del mismo tipo. C Cualquiera de las dos primeras opciones. D Ninguna de las opciones anteriores.

Ejercicio 4.

Explica cada uno de los tipos de relaciones.

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47

Los formularios

Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar registrosde una tabla o consulta.

Aquí veremos cómo crear un formulario y manejarlo para la edición de registrosde tablas creadas con Access.

Crear un formulario. Para crear formularios, podemos utilizar varios métodos:

• Utilizando un asistente que va guiando pasos por paso la creación del formulario.

• Empezando el formulario en blanco.

Para crear un formulario utilizando el asistente, seguir los siguientes pasos:

1. Abrir la base de datos donde se encuentra el formulario a crear. 2. Hacer clic sobre el objeto Formulario que se encuentra a la derecha de la

ventana de la base de datos. 3. Hacer clic sobre la opción Crear un formulario utilizando el asistente de la

ventana de la basede datos.

4. Hacer clic sobre elb o t ó n N u e v o

d e l a

ventana de la basede datos.

Aparecerá el siguientecuadro de diálogo:

5. S e l e c c i o n a rAsistente paraformularios.

6. Hacer clic sobre la flecha del recuadro inferior para elegir a partir de qué tablaqueremos realizar el formulario.

Nota: Se puede elegir también una consulta.

7. Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Aparecerá el primer paso del Asistente para formularios 8. Debemos especificar los campos que aparecerán en el formulario utilizando los

siguientes botones:

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para añadir el camposeleccionado al formulario.

para añadir todos loscampos al formulario.

para quitar el camposeleccionado de la lista decampos del formulario de laderecha.

para quitar todos loscampos de la lista de camposdel formulario.

Si queremos realizar unformulario a partir de los datosde más de una tabla, hacerclic sobre la flecha de la listadesplegable del recuadro Tablas/Consultas, elegir la tabla correspondiente y repetir elpaso 8 con la segunda tabla.

9. Hacer clic sobre elbotón Siguiente para iral siguiente paso delasistente.

Aparecerá el siguiente cuadrode diálogo:

10. Elegir la distribucióndel formulario. Las distribuciones más

utilizadas son la de Columnasy Justificado, ya que las demás se parecen mucho al aspecto de tablas.

Pinchando en cadaopción aparece a la izquierdael aspecto que tendrá elformulario.

11. Hacer clic sobre elbotón Siguiente.

Aparecerá el cuadro siguiente

12. Elegir el estilo delformulario. Pinchando sobre cada

estilo de la lista aparece a laizquierda el aspecto quetendrá el formulario.

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13. Hacer clic sobre el botón Siguiente.

Aparecerá el último paso delasistente para formularios

14. Escribir el nombre que lequeremos dar al formulario.

15. Hacer clic sobre el botónFinalizar.

Por último aparecerá elformulario creado preparado para laedición de registros.

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Manejar formularios. Para manejar un formulario, seguir los siguientes pasos: 1. Abrir la base de datos donde se encuentra el formulario a utilizar. 2. Hacer clic sobre el objeto Formulario que se encuentra a la derecha de la

ventana de la base de datos.

3. Hacer clic sobre el botón de la ventana de la base de datos.

Aparecerá el formulario seleccionado.

A continuación tiene un posible formulario, aunque dependiendo de la

distribución y del estilo elegidos a la hora de crearlo puede variar: Para desplazarse por los diferentes

registros de una tabla vamos a utilizar la barrade Registros:

En primer lugar, observando la barranos indicará en qué registros estamossituados y el número total de registros de latabla.

En el recuadro en blanco nos está diciendo elregistro actual.

Al final donde pone de 1 nos indica elnúmero total de registros que en nuestro caso es uno.

Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operacionesindicadas a continuación:

para ir al primer registro de la tabla. para ir al registro anterior de la tabla. para ir al registro posterior de la tabla. para ir al último registro de la tabla. para crear un nuevo registro que se situará automáticamente al final de la tabla.

Podemos ir también directamente a un número de registro determinado de la siguienteforma:

1. Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el número del registroactual.

2. Escribir el número del registro al cual queremos ir. 3. Pulsar INTRO.

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También podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsandolas teclas FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHADERECHA del teclado.

Buscar datos. Muchas veces necesitaremos buscar algún registro conociendo el valor de

alguno de sus campos. Para poder realizar esta operación tenemos a nuestradisposición la herramienta Buscar de Access. Para hacer uso de esta herramienta: 1. Ir al menú Edición. 2. Elegir la opción Buscar...

O bien hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas.

Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente: 3. En el recuadro Buscar,escribir el valor a buscar. 4. Elegir del recuadroBuscar en elegir el campodonde se encuentra el valor abuscar. 5. En el recuadro Coincidirelegir una de las siguientesopciones:

Hacer coincidir todo el campo para que el valor buscado coincida exactamentecon el valor introducido en el campo.

Cualquier parte del campo para que el valor buscado se encuentre en el campopero no tiene porque coincidir exactamente con él.

Comienzo del campopara que el valor buscado seala parte inicial del campo. 6. Si queremos especificar

un poco más labúsqueda, hacer clicsobre el botón Más y seampliará el cuadroanterior tal como vemosen la parte derecha.

7. En el recuadro Buscarelegir una de las siguientes opciones:

• Todos para buscar en todos los registros de la tabla. • Arriba para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y

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hacia arriba. • Abajo para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y

hacia abajo. • Activar la casilla Mayúsculas y minúsculas si queremos que Access diferencie

a la hora de buscar entre mayúsculas y minúsculas. • Hacer clic sobre el botón Buscar siguiente para empezar la búsqueda. Access se posicionará en el primer registro que cumpla la condición de búsqueda.

• Si queremos seguir la búsqueda, hacer clic sobre el botón Buscar siguiente. • Y así sucesivamente hasta que deseamos terminar la búsqueda en cuyo caso,

hacer clic sobre el botón Cancelar.

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Ejercicio paso a paso.

Objetivo. Saber manejar formularios para la introducción, modificación y borrado de datos

de una tabla creada con Access. 1. Si no tienes abierto Access, ábrelo para realizar el ejercicio. 2. En caso de Abrir Access, hacer clic sobre el botón Cancelar para cerrar la

ventana de cuadro de diálogo abierta. 3. Abrir la base de datos Clases.mdb que se encuentra en la carpeta Mis

documentos del disco duro.

Vamos a crear un formulario para la edición de datos de la tabla Alumnado, paraello utilizaremos el asistente para formularios:

4. Hacer clic sobre el objeto Formulario que se encuentra a la derecha de laventana de la base de datos.

5. Hacer clic sobre la opción Crear un formulario utilizando el asistente de laventana de la base de datos.

6. Hacer clic sobre el botón Nuevo de la ventana de la base de datos. 7. Seleccionar Asistente para formularios. 8. Hacer clic sobre la flecha del recuadro inferior para elegir a partir de qué tabla

queremos realizar el formulario, y elegir Alumnado. 9. Hacer clic sobre el botón Aceptar. 10. Hacer clic sobre el botón para añadir todos los campos al formulario. 11. Hacer clic sobre el botón Siguiente para ir al siguiente paso del asistente. 12. Dejar activada la opción En columnas como distribución del formulario. 13. Hacer clic sobre el botón Siguiente. 14. Dejar la opción Estándar como estilo del formulario. 15. Hacer clic sobre el botón Siguiente. 16. Dejar el nombre que nos proporciona el formulario. 17. Hacer clic sobre el botón Finalizar.

Al crearse el formulario, observa como aparecen los datos del primer registroque introducimos desde la tabla.

18. Crear un formulario para la tabla de Curso, utilizando los mismos pasos que parael formulario de Alumnado, aunque se pueden cambiar la distribución y el estilo.Ahora vamos a introducir datos en la tabla de Curso utilizando el formulario:

19. Hacer clic sobre el objeto Formulario que se encuentra a la derecha de laventana de la base de datos.

20. Elegir el formulario a utilizar, Curso. 21. Hacer clic sobre el botón de la ventana de la base de datos.

Una vez abierto el formulario sólo tenemos que introducir los datos cambiandode campo con la tecla INTRO. Cuando se llegue al último campo de un registro,

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volvemos a pulsar INTRO y pasaremos al siguiente registro. No hace falta guardar los registros ya que éstos se almacenan automáticamente.

Los datos son:

Código Curso Nombre Curso Nº Horas Fecha Inicio Fecha Final 1 Ofimática 300 15/07/00 20/10/00 2 Inglés 150 25/07/00 10/09/00 3 Fiscalidad 340 10/07/00 25/10/00 4 Animación 250 30/07/00 05/10/00

22. En la tabla de Alumnado faltaban por asignar cursos a los diferentes alumnos/as,por lo que utilizaremos el formulario e introduciremos para los códigos deAlumnos/as que vienen a continuación un código de curso.

Código Alumnado Código Curso 1 1 2 1 3 2 4 3 5 3 6 4 7 4 8 2 9 1 10 4

Vamos a practicar ahora la herramienta de buscar registros.

Empezaremos por cambiar la fecha de nacimiento de una alumna cuyo nombre esFabiola.

1. Abrir el formulario de Alumnado. 2. Hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas.3. En el recuadro Buscar, escribir el valor a buscar Fabiola. 4. Elegir del recuadro Buscar en elegir el campo donde se encuentra el valor a

buscar, es decir, Nombre Alumnado. 5. En el recuadro Coincidir dejar la opción Hacer coincidir todo el campo ya que en

el campo sólo habrá escrito este valor. 6. Hacer clic sobre el botón Buscar siguiente para empezar la búsqueda. 7. Hacer clic sobre el botón Cancelar. 8. Pulsar la tecla INTRO hasta estar situado en este campo. 9. Escribir el nuevo valor, 15/08/66.

También vamos a cambiar la dirección de un alumno cuyo primer apellido es López. 1. Abrir el formulario de Alumnado si no se encuentra abierto. 2. Hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas.

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3. En el recuadro Buscar, escribir el valor a buscar López. 4. Elegir del recuadro Buscar en elegir el campo donde se encuentra el valor a

buscar, es decir, Apellidos Alumnado. 5. En el recuadro Coincidir dejar la opción Comienzo del campo ya que estamos

buscando el primer apellido, por lo tanto el campo comenzará por López perodespués puede tener algo más escrito.

6. Hacer clic sobre el botón Buscar siguiente para empezar la búsqueda. 7. Hacer clic sobre el botón Cancelar. 8. Pulsar la tecla INTRO hasta estar situado en este campo. 9. Escribir el nuevo valor, Calicanto, 16.

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CuestionesLos formularios

Ejercicio 1.

Observa cada afirmación, y contesta verdadero o falso: 1. Un formulario nos permite trabajar únicamente con datos de tablas. 2. Un formulario se puede crear a partir de dos o más tablas. 3. Las distribuciones de formularios más utilizadas son la Hoja de datos y

Columnas. 4. A la hora de buscar algún registro tenemos que saber exactamente el contenido

de uno de sus campos. 5. La búsqueda de registros puede diferenciar entre mayúsculas y minúsculas. Ejercicio 2.

Relaciona cada botón de la izquierda por su significado en la parte derecha 1 A Acceder a la modificación de la estructura del formulario.

2 B Acceder a la ventana de búsqueda de datos dentro delformulario.

3 C Acceder al formulario para trabajar con él. 4 D Crear un formulario.

Ejercicio 3.

Elige la opción correcta1. Los formularios son objetos que nos permiten:

A Introducir datos en las tablas. B Borrar datos de las tablas. C Cualquiera de las dos primeras opciones. D Ninguna de las opciones anteriores.

2. Existen cuatro distribuciones de formularios cuando se crean desde el asistente:A Hoja de datos, Tablas, Columnas, Tabular. B Columnas, Tabular, Hoja de datos, Justificado. C Cualquiera de las dos primeras opciones. D Ninguna de las opciones anteriores.

3. El botón sirve para: A Crear un nuevo formulario. B Ir al último registro de la tabla. C Cualquiera de las dos primeras opciones. D Ninguna de las opciones anteriores.

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Las consultas

En esta unidad veremos cómo crear consultas y manejarlas para la edición deregistros de tablas creadas con Access.

Tipos de consultas. Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten filtrar datos de

una tabla o consulta. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen unos criteriosespecificados.

Existen varios tipos de consultas:

Consultas de selección. Son las consultas que extraen o nos muestran únicamente los datos que le

especificamos. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos paramodificarlos (esto se podrá hacer según la consulta).

Estas son las consultas en las que nos centraremos en esta unidad temática porser las que más se utilizan.

Consultas de acción. Son consultas que realizan cambios a los registros en una sóla operación.

Existen varios tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datosanexados y de creación de tablas.

Crear consultas de selección. Para crear una consulta de acción, seguir los siguientes pasos:

1. Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear. 2. Hacer clic sobre el objeto Consulta que se encuentra a la derecha de la ventana

de la base de datos. 3. Hacer clic sobre el botón Nuevo de la ventana de la base de datos. 4. Seleccionar Vista Diseño. 5. Hacer clic sobre el botón Aceptar. 6. Seleccionar la tabla a partir de la cual queremos realizar la consulta. 7. Hacer clic sobre el botón Agregar. 8. En el caso de realizar una consulta a partir de más de una tabla, volver a realizar

los pasos 6 y 7. 9. Una vez añadidas todas las tablas necesarias, hacer clic sobre el botón Cerrar.

Cada columna de la cuadrícula QBE corresponde a un campo a utilizar. 10. Hacer clic sobre la flecha de la derecha de la primera fila y primera columna de

la cuadrícula.

Se abrirá la lista desplegable de campos.

11. Seleccionar el campo deseado.

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Observa como en la segunda fila Tabla aparece el nombre de la tabla a la quepertenece el campo.

12. Repetir los pasos 10 y 11 pero en la siguiente columna para elegir otro campo.13. Realizar el paso 12 hasta que en la cuadrícula tengamos todos los campos

deseados. 14. Utilizar la fila Orden para especificar si queremos ordenar los registros de la

consulta por algún campo, para ello hacer clic sobre el recuadro correspondientea la columna del campo de ordenación, aparecerá la flecha de lista desplegablepara elegir una ordenación ascendente o descendente.

En caso de querer realizar la consulta ordenando por dos campos o más, repetirla operación en las columnas correspondientes.

15. Desactivar la casilla Mostrar para que el campo no se visualice en la consulta.Se utiliza cuando tenemos que utilizar el campo para seleccionar u ordenar perono queremos visualizarlo.

16. Especificar los criterios de búsqueda en las filas Criterios y O. Un criterio debúsqueda es una condición que deben cumplir los registros que aparecen en laconsulta. Un criterio de búsqueda se define de la forma que le indicamos acontinuación.

Se indica en la columna del campo que entra en la condición, el resto de lacondición. Por ejemplo, si queremos los alumnos de Valencia, en la columna poblacióny fila Criterios pondremos Valencia para formar la condición población = "Valencia"

Para indicar varias condiciones en un mismo campo se emplean los operadoresY y O.

En una condición O el registro aparecerá en el resultado de la consulta si cumpleuna de las condiciones de la expresión y en una condición Y para que el registroaparezca se deben cumplir todas las condiciones de la expresión. Por ejemplo precio> 100 y precio < 1200, aparecen los registros cuyo precio esté comprendido entre 101y 1199.

Cuando en la fila Criterios se establecen criterios para más de un campo elresultado será el de una condición Y. En el ejemplo siguiente serían alumnos deValencia Y cuya fecha de nacimiento esté comprendida entre el 1/1/60 y el 31/12/69.Del mismo modo pasa con cada una de las filas o:

Los criterios que se indican en filas distintas se combinan con el operador O. Porejemplo, si en la cuadrícula QBE tenemos especificado los siguientes criterios:

Queremos visualizar de la tabla Alumnado los campos Apellidos, Nombre,Población y Fecha nacimiento, ordenados por Apellidos pero únicamente aquellos quesean de Valencia y hayan nacido entre el 1/1/60 y el 31/12/69, o bien aquellos deAlicante sea cual sea su fecha de nacimiento.

Cuidado que el criterio de la fecha de nacimiento únicamente afecta a la

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población Valencia por encontrarse en la misma fila.

Access no diferencia entre mayúsculas y minúsculas a la hora de realizar labúsqueda de registros.

17. Guardar la consulta haciendo clic sobre el botón de la barra de herramientas.

Aparecerá el cuadro de diálogo para darle nombre a la consulta.

18. Escribir el nombre de la consulta. 19. Hacer clic sobre el botón Aceptar. 20. Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botón .

Ejecutar una consulta. Podemos ejecutar una consulta desde la ventana de diseño de la consulta o bien

desde la ventana de la base de datos.

Desde la ventana de la base de datos: 1. Seleccionar la consulta a ejecutar. 2. Hacer clic sobre el botón de la ventana de la base de datos. Desde la ventana de diseño de la consulta: 1. Hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas.

Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemosrealmente es la parte de la tabla que cumple los criterios especificados, por lo tanto sirealizamos una modificación de datos se realizará dicha modificación sobre la tablarelacionada.

Modificar el diseño de una consulta. Si lo que queremos es modificar el diseño de una consulta:

1. Estar situado en la ventana de la base de datos donde se encuentra la consultaa modificar.

2. Hacer clic sobre el objeto Consulta que se encuentra a la derecha de la ventanade la base de datos.

3. Seleccionar la tabla a modificar. 4. Hacer clic sobre el botón de la ventana de la base de datos.

Consultas de acción. Las consultas de acción son consultas que realizan cambios en muchos registros

en una sóla operación. A continuación te explicamos cada uno de los tipos de consultas de acción.

Consultas de eliminación. Las consultas de eliminación son consultas que eliminan de una tabla los

registros que cumplen los criterios especificados.

Para crear una consulta de eliminación:

60

1. Estar situado en la ventana de diseño de la consulta. 2. Hacer clic sobre la flecha del botón Tipo de consulta de la barra de

herramientas. 3. Elegir el tipo Eliminación.

Funciona igual que una consulta de selección, pero aquí solamente pondremosel campo o campos que intervienen en los criterios de búsqueda aunque se borraránlos registros enteros.

Han desaparecido la fila Orden y Mostrar por carecer de sentido aquí y en sulugar tenemos la fila Eliminar que no hace falta utilizar, se asignará el valordirectamente al especificar el campo de búsqueda.

¡Ojo! si no indicamos un criterio de búsqueda, se eliminarán todos los registros de latabla.Cuando ejecutamos una consulta de eliminación nos avisa del borrado de registros.

Consultas de actualización. Las consultas de actualización son consultas que modifican de una tabla los

registros que cumplen los criterios especificados.

Para crear una consulta de actualización: 1. Estar situado en la ventana de diseño de la consulta. 2. Hacer clic sobre la flecha del botón Tipo de consulta de la barra de

herramientas. 3. Elegir el tipo Actualización.

Funciona igual que una consulta de selección, pero aquí solamente pondremosel campo o campos que intervienen en los criterios de búsqueda y los campos que sequieren actualizar.

Han desaparecido la fila Orden y Mostrar por carecer de sentido aquí y en sulugar tenemos la fila Actualizar donde tendremos que escribir el nuevo valor a dejar enel campo de la columna.

Consultas de datos anexados. Las consultas de datos anexados son consultas que añaden registros de una

tabla al final de otra tabla.

Para crear una consulta de datos anexados: 1. Estar situado en la ventana de diseño de la consulta. 2. Hacer clic sobre la flecha del botón Tipo de consulta de la barra de

herramientas. 3. Elegir el tipo datos anexados. 4. Hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable del recuadro Nombre de a tabla.

61

5. Elegir la tabla a la que vamos a añadir los registros. 6. Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Ha desaparecido la fila Mostrar por carecer de sentido aquí y en su lugartenemos la fila Anexar a que no hace falta utilizar, se asignará directamente el nombrede la tabla donde vamos a añadir los registros.

Cuando ejecutamos una consulta de datos anexados nos avisa de lamodificación que va a realizar.

Consultas de creación de tabla. Las consultas de creación de tabla son consultas que crean una nueva tabla a

partir de registros de otra tabla.

Para crear una consulta de creación de tabla: 1. Estar situado en la ventana de diseño de la consulta. 2. Hacer clic sobre la flecha del botón Tipo de consulta de la barra de

herramientas. 3. Elegir el tipo creación de tabla. 4. Escribir en el recuadro Nombre de a tabla el nombre de la nueva tabla. 5. Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Cuando ejecutamos una consulta de creación de tabla, nos avisa de estacreación. También nos avisa cuando la ya existe una tabla con el nombre de la nuevatabla.

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Ejercicio paso a pasoObjetivo.

Saber manejar consultas para la obtención de datos de una tabla creada conAccess. 1. Si no tienes abierto Access, ábrelo para realizar el ejercicio. 2. En caso de Abrir Access, hacer clic sobre el botón Cancelar para cerrar la

ventana de cuadro de diálogo abierta. 3. Abrir la base de datos Clases.mdb que se encuentra en la carpeta Mis

documentos del disco duro. Vamos a crear una consulta donde aparecerán los campos Nombre, Apellidos,Población y Fecha de nacimiento de cada alumno/a.

4. Hacer clic sobre el objeto Consulta que se encuentra a la derecha de la ventanade la base de datos.

5. Hacer clic sobre el botón Nuevo de la ventana de la base de datos. 6. Seleccionar Vista Diseño. 7. Hacer clic sobre el botón Aceptar. 8. Seleccionar la tabla a partir de la cual queremos realizar la consulta, Alumnado.9. Hacer clic sobre el botón Agregar. 10. Hacer clic sobre el botón Cerrar. 11. Rellenar la cuadrícula QBE de la siguiente forma:

Para ver los campos Nombre, Apellidos, Población, Fecha de nacimiento 12. Hacer clic sobre la flecha el primer recuadro de la cuadrícula. 13. Hacer clic sobre su flecha de lista desplegable. 14. Hacer clic sobre el campo Nombre Alumnado. 15. Repetir los pasos 12, 13 y 14 pero en la segunda columna para el campo

Apellidos Alumnado. 16. Ahora probaremos otra forma equivalente. Pincha sobre el campo Población que

aparece en la tabla y arrástralo sobre la tercera columna de la cuadrícula. 17. Repetir el paso 16 para la cuarta columna con el campo Fecha nacimiento. 18. Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas.19. Vamos a guardar la consulta, hacer clic sobre el botón de la barra de

herramientas. 20. Escribir el nombre que le queremos dar a la consulta, Alumnos/as. 21. Hacer clic sobre el botón de la ventana de la consulta para salir de ella.

Ahora vamos a modificar la consulta anterior para obtener aquellos alumnos/asque hayan nacido antes del año 1967. 1. Estar situado en la ventana de la base de datos donde se encuentra la consulta

a modificar. 2. Hacer clic sobre el objeto Consulta que se encuentra a la derecha de la ventana

de la base de datos. 3. Seleccionar la consulta a modificar, Alumnos/as. 4. Hacer clic sobre el botón de la ventana de la base de datos. Se abrirá la

ventana de diseño de consulta.5. Hacer clic sobre la fila Criterios de la columna Fecha de nacimiento.

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6. Escribir <01/01/67 para indicar la condición "Fecha de nacimiento < 01/01/67".7. Ejecutar la consulta haciendo clic sobre el botón de la barra de herramientas.

Ahora vamos a guardar la consulta pero con otro nombre. 8. Ir al menú Archivo. 9. Elegir la opción Guardar como... 10. Escribir otro nombre Alumnado antes 67. 11. Hacer clic sobre el botón Aceptar. 12. Cerrar la consulta haciendo clic sobre su botón .

Ahora vamos a modificar la consulta anterior para obtener únicamente aquellosalumnos/as de Valencia que hayan nacido antes del 67. Deberemos formar la condición"población = "Valencia" y fecha de nacimiento < 01/01/67"1. Hacer clic sobre el objeto Consulta que se encuentra a la derecha de la ventana

de la base de datos. 2. Seleccionar la consulta a modificar, Alumnado antes 67. 3. Hacer clic sobre el botón de la ventana de la base de datos. 4. Hacer clic sobre la fila Criterios de la columna Población. 5. Escribir Valencia. En este caso como el operador es un "igual" no hace falta

ponerlo, se pone únicamente el valor.

Como los criterios se encuentran en la misma fila se deberán cumplir los doscriterios para que salga el registro. Es decir saldrán los alumnos de Valencia Y nacidosantes del 67.

6. Ejecutar la consulta haciendo clic sobre el botón de la barra de herramientas.7. Ir al menú Archivo. 8. Elegir la opción Guardar como... 9. Escribir otro nombre Alumnado antes 67 de Valencia. 10. Hacer clic sobre el botón Aceptar. 11. Cerrar la consulta haciendo clic sobre su botón .

Vamos a realizar otra consulta utilizando la primera, pero ahora ordenaremos lainformación por los apellidos del alumno/a.

1. Estar situado en la ventana de la base de datos donde se encuentra la consultaa modificar.

2. Hacer clic sobre el objeto Consulta que se encuentra a la derecha de la ventanade la base de datos.

3. Seleccionar la consulta a modificar, Alumnos/as. 4. Hacer clic sobre el botón de la ventana de la base de datos. 5. Hacer clic sobre la fila Orden de la columna Apellidos alumnado. 6. Hacer clic sobre la flecha de su lista desplegable. 7. Elegir Ascendente para ordenar de la A a la Z. 8. Ejecutar la consulta haciendo clic sobre el botón de la barra de herramientas.

Ahora vamos a guardar la consulta pero con el mismo nombre.9. Hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas.

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10. Cerrar la consulta haciendo clic sobre su botón .

Por último realizaremos una consulta a partir de dos tablas relacionadas. Laconsulta contendrá como datos Apellidos del alumnado, Población, Nombre del cursoal cual asiste, pero de aquellos alumnos que sean de Valencia o bien aquellos que seencuentren en el curso de Ofimática.

1. Estar situado en la ventana de la base de datos donde se encontrará la consulta.

2. Hacer clic sobre el objeto Consulta que se encuentra a la derecha de la ventanade la base de datos.

3. Hacer clic sobre el botón Nuevo de la ventana de la base de datos. 4. Seleccionar Vista Diseño. 5. Hacer clic sobre el botón Aceptar. 6. Seleccionar una de las tablas a partir de las cuales queremos realizar la

consulta, Alumnado. 7. Hacer clic sobre el botón Agregar. 8. Seleccionar la otra tabla, Cursos. 9. Hacer clic sobre el botón Agregar. 10. Hacer clic sobre el botón Cerrar. Observa que las tablas aparecen relacionadas

ya que tienen una relación definida en la ventana de relaciones. Como estánunidas por el campo curso, se formarán registros con el alumno junto con losdatos del curso en el que está matriculado.

11. Rellenar la cuadrícula QBE de forma que nos quede así:

Observa como los criterios se encuentran en dos filas diferentes por lo tantosacará aquellos que sean de Valencia o aquellos que estén matriculados en un cursode Ofimática.

1. Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas.2. Vamos a guardar la consulta, hacer clic sobre el botón de la barra de

herramientas. 3. Escribir el nombre que le queremos dar a la consulta, Alumnos/as de Ofimática

o Valencia. 4. Hacer clic sobre el botón de la ventana de la consulta para salir de ella. 5. Cerrar la base de datos haciendo clic sobre el botón de la ventana de la base

de datos.

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EjerciciosEjercicio 1

Concesionario VI. 1. Abrir la base de datos Concesionario de la carpeta Mis documentos del disco

duro.2. Crear una consulta para visualizar únicamente los campos Matrícula, Marca y

Modelo de los Coches vendidos. 3. Modificar la consulta anterior para añadir el precio, y especificar aquellos que

sean Ford. 4. Modificar la consulta anterior para visualizar los Ford que tengan un precio

superior a 2600000. 5. Crear una consulta par ver los apellidos y población de aquellos clientes que

hayan comprado Ford o Citroen. 6. Crear una consulta para visualizar la Matrícula y modelo de aquellos coches que

tengan que realizar Cambio de aceite y cambio de filtro. 7. Cerrar la base de datos. Ejercicio 2

Clínica VI. 1. Abrir la base de datos Clínica de la carpeta Mis documentos del disco duro. 2. Crear una consulta para ver los Apellidos, teléfono y fecha de nacimiento de

aquellos pacientes que sean de Madrid y cuyo código postal sea 28028. 3. Crear una consulta para ver Apellidos, fecha de nacimiento de pacientes,

Apellidos del médico asignado así como la especialidad de éste cuya fecha deingreso sea posterior al 31/12/98.

4. Cerrar la base de datos.

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CuestionesLas consultas

Ejercicio 1.

Observa cada afirmación, y contesta verdadero o falso: 1. Una consulta nos permite seleccionar una serie de datos de tablas o bien de otra

consulta. 2. Si modificamos uno de los datos resultado de una consulta de selección, éste

dato también se modificará en la tabla correspondiente. 3. En una consulta solamente se puede realizar un criterio de selección. 4. Se puede ordenar el resultado de una consulta por más de un campo. 5. A la hora de ejecutar una consulta, para buscar los registros especificados

Access diferencia entre mayúsculas y minúsculas. 6. Se puede realizar una consulta a partir de los datos de más de una tabla. Ejercicio 2.

Elige la opción correcta: 1. Las consultas son objetos que nos permiten:

A Seleccionar datos de una tabla. B Modificar datos de una tabla. C Cualquiera de las dos primeras opciones. D Ninguna de las opciones anteriores.

2. La cuadrícula QBE es: A La parte de la ventana de diseño de una consulta donde aparecen las

tablas a utilizar para realizar la consulta. B La ventana con el resultado de una consulta. C Cualquiera de las dos primeras opciones. D Ninguna de las opciones anteriores.

3. El botón sirve para: A Ir a una consulta. B Ejecutar una consulta. C Cualquiera de las dos primeras opciones. D Ninguna de las opciones anteriores.

Ejercicio 3.

¿Cuál es la diferencia entre una consulta de selección y una de acción?

67

Los informes

Los informes son los objetos de una base de datos que permiten presentar losdatos de las tablas o consultas de forma impresa .

Son útiles para obtener listados con el formato que queramos, añadiendocabeceras y pies de página, totales parciales o finales, etc...

En esta unidad veremos cómo Crear informes sencillos a partir de tablas creadascon Access.

Crear un informe. Para crear informes,

podemos uti l izar variosmétodos: • Utilizando un asistente

que va guiando paso porpaso la creación delinforme.

• Empezando el informeen blanco.

Para crear un informe utilizando el asistente, seguir los siguientes pasos:

1. Abrir la base de datosdonde se encuentra elformulario a crear.

2. Hacer clic sobre el objetoInforme que se encuentraa la derecha de laventana de la base dedatos.

3. Hacer clic sobre la opciónCrea r un i n f o rmeutilizando el asistente dela ventana de la base dedatos.

4. Hacer clic sobre el botónNuevo de la

ventana de la base de datos. 5. Seleccionar Asistente para informes. 6. Hacer clic sobre la flecha del recuadro inferior para elegir a partir de qué tabla

queremos realizar el informe. 7. Hacer clic sobre el botón Aceptar. 8. Debemos especificar los campos que aparecerán en el formulario.9. Hacer clic sobre el botón Siguiente para ir al siguiente paso del asistente.

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10. Elegir algún campo que nos servirá para agrupar los datos a imprimir. 11. Hacer clic sobre el

botón Siguiente. 12. Hacer clic sobre la

flecha de la derechadel primer recuadro yelegir el campo porel que queremosordenar el informe.

El botón de laderecha nos sirve paraelegir el orden si pone AZserá en orden ascendente ysi pone ZA será en ordendescendente.

En caso de quererordenar por más de un campo, utilizar el segundo recuadro, así se ordenaría por elprimero y en caso de tener dos iguales se ordenaría por el segundo y asísucesivamente.

13. Hacer clic sobre elbotón Siguiente.

El asistente nosproporciona varios formatospara que elijamos el quemás nos guste, en elrecuadro d is t r ibucióntenemos esos formatos,pinchando sobre alguno,aparece a la izquierda unamuestra de cómo queda elformato seleccionado.

14. Elegir la distribucióny orientación.

15. Hacer clic sobre el botón Siguiente. 16. Elegir el estilo deseado. 17. Hacer clic sobre el botón Siguiente. 18. Escribir el nombre que le queremos dar al informe. Este nombre coincidirá con

el título que aparecerá al principio de la página.19. Hacer clic sobre el botón Finalizar y aparecerá el informe creado preparado para

la impresión.

Imprimir un informe. Para imprimir un informe, seguir los siguientes pasos:

1. Abrir la base de datos donde se encuentra el formulario a utilizar.

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2. Hacer clic sobre el objeto informe que se encuentra a la derecha de la ventanade la base de datos.

3. Hacer clic sobre el botón de la ventana de la base de datos.

4. Ir al menú Archivo. 5. Elegir la opción Imprimir...6. En el recuadro Intervalo de impresión, especificar si queremos imprimir todo el

informe o bien sólo algunas páginas. 7. En el recuadro Copias, especificar el número de copias a imprimir. 8. Hacer clic sobre el botón Aceptar.

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Ejercicio paso a paso

Objetivo. Practicar la creación de informes utilizando el asistente de Access.

1. Si no tienes abierto Access, ábrelo para realizar el ejercicio. 2. En caso de Abrir Access, hacer clic sobre el botón Cancelar para cerrar la

ventana de cuadro de diálogo abierta. 3. Abrir la base de datos Clases.mdb que se encuentra en la carpeta Mis

documentos del disco duro. 4. Hacer clic sobre el objeto Informe que se encuentra a la derecha de la ventana

de la base de datos. 5. Hacer clic sobre la opción Crear un informe utilizando el asistente de la ventana

de la base de datos. 6. Hacer clic sobre el botón Nuevo de la ventana de la base de datos.

7. Seleccionar Asistente para informes. 8. Hacer clic sobre la flecha del recuadro inferior para elegir a partir de qué tabla

queremos realizar el informe, Alumnado. 9. Hacer clic sobre el botón Aceptar. 10. Hacer clic sobre el botón para añadir todos los campos al informe.

11. Hacer clic sobre el botón Siguiente para ir al siguiente paso del asistente. 12. Elegir algún campo que nos servirá para agrupar los datos a imprimir, hacer clic

sobre Población. 13. Hacer clic sobre el botón Siguiente. 14. Hacer clic sobre la flecha de la derecha del primer recuadro y elegir el campo por

el que queremos ordenar el informe, elegir Apellidos. 15. Hacer clic sobre el botón Siguiente. 16. Dejar la distribución y orientación definidas por defecto. 17. Hacer clic sobre el botón Siguiente. 18. Elegir el estilo deseado. 19. Hacer clic sobre el botón Siguiente. 20. Escribir el nombre que le queremos dar al informe, escribir Alumnado por

poblaciones. 21. Hacer clic sobre el botón Finalizar. 22. Ir al menú Archivo. 23. Elegir la opción Imprimir... 24. Dejar las opciones que hay por defecto. 25. Hacer clic sobre el botón Aceptar. 26. Cerrar la vista previa del informe haciendo clic sobre el botón de la ventana del

informe. 27. Cerrar la base de datos.

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EjerciciosSi no tienes abierto Access, ábrelo para realizar los ejercicios planteados a

continuación.

Ejercicio 1

Concesionario VII. 1. Abrir la base de datos Concesionario de la carpeta Mis documentos del disco

duro. 2. Crear un informe para imprimir los registros de la tabla Clientes agrupados por

Población y Ordenados por Apellidos, e imprimirlo. 3. Crear un informe para imprimir los registros de la tabla Coches vendidos

agrupados por Marca y ordenados por Modelo, e imprimirlo. 4. Crear un informe para imprimir los registros de la tabla Revisiones, e imprimirlo.5. Cerrar la base de datos.

Ejercicio 2

Clínica VII. 1. Abrir la base de datos Clínica de la carpeta Mis documentos del disco duro. 2. Crear un informe para imprimir Apellidos y nombre del paciente así como su

fecha de ingreso y los apellidos del médico asignado. 3. Imprimir el informe anterior. 4. Cerrar la base de datos.

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CuestionesLos informesEjercicio 1.

Observa cada afirmación, y contesta verdadero o falso:

1. Un informe nos permite trabajar únicamente con datos de tablas. 2. Un informe se puede crear a partir de dos o más tablas. 3. Solamente podemos ordenar la información de un informe en orden ascendente,

es decir, de A a Z. 4. El nivel de agrupamiento sirve para poder ordenar el informe por algún campo.5. La orientación del informe se elige a la hora de imprimir el informe. 6. Desde el recuadro Imprimir podremos imprimir la página 2 y la 4. 7. Solamente podemos agrupar el informe por un campo. Ejercicio 2.

Relaciona cada botón de la izquierda por su significado en la parte derecha. 1 A Abrir el informe.

2 B Imprimir un informe.

Ejercicio 3. Elige la opción correcta:

1. Los informes son objetos que nos permiten: A Introducir datos en las tablas. B Imprimir datos de las tablas. C Cualquiera de las dos primeras opciones. D Ninguna de las opciones anteriores.

2. Con el botón :

A Veremos el informe antes de imprimirlo. B Aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir. C Cualquiera de las dos primeras opciones. D Ninguna de las opciones anteriores.

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Ejercicios

Base de datos Gestión ComercialEjercicio de diseño de tablas de una base de datos

TablasEscribir descripción en todos los campos y añadir texto de validación en los campos

con regla de validación.

Tabla CLIENTES:

Campo Tipo Tamaño Predeterminado ValidaciónCódigo cliente Texto (CLAVE) 5Nombre Texto No vacío “”Apellidos Texto

Empresa Texto Cuatro letras “????”Puesto Texto Encargado

Dirección Texto

Población Texto Vigo

Código Postal Texto

Provincia Texto Pontevedra

Teléfono Numérico Entero largoFecha nacimiento Fecha/hora [01/01/60-Actual]

Tabla ALMACÉN

CAMPO TIPO PROPIEDADES TAMAÑO

PREDETERMINADO

Código del artículo Texto CLAVE 10

Descripción Texto

Proveedor Texto 4

Precio Unitario Moneda No negativo

Quedan en stock Numérico [0,100]

Stock seguridad Numérico No inferior a 2 2

Imagen Objeto OLE Foto del producto

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Tabla PEDIDOS:

Campo Tipo PropiedadesCódigo del pedido Autonumérico CLAVE

Nº del pedido Numérico

Código cliente Texto

Código artículo Texto

Fecha Fecha/hora actual(fecha())

Hora Fecha/hora actual

Vendedor Texto

Cantidad Numérico Mayor que 10

Servido Sí/no

Consultas¨ NOMBRES: Mostrar el nombre y apellidos de los clientes llamados “Manuel” ó

“Antonio”, ordenados por nombre.

¨ ORENSANOS: Mostrar nombre, apellidos , teléfono, dirección y población de losclientes orensanos (población = Orense), de entre 25 y 35 años (crear un campo quecalcule la edad fecha_actual-fecha_naci, y añadir el criterio >=25 y <=35), ordenados poredad.

¨ SIN_TLF: Mostrar nombre y apellidos de los clientes que no tengan teléfono.(nulo).

¨ CUANTOS: Contar la cantidad de artículos que hay en el almacén: Quedan en stock(suma).

¨ Mostrar el precio total de los productos del almacén: nuevo campo calculado llamadovalor con la siguiente expresión (valor:[Precio unitario]*[quedan en stock]), y añadir“suma” en la fila total.

¨ PONTEVEDRA: Cuantos clientes hay en la provincia de Pontevedra: Pintar provincia ycód. De cliente.

Añadir fila de totalesAñadir “cuenta” en la fila de totales del cód. de clienteFiltrar provincia = “Pontevedra”

¨ VALOR ALMACÉN: Precio de todos los artículos del almacén excepto los que tenganun valor menor o igual a 5 en stock de seguridad.

¨ Calcular el campo valor (como en CUANTOS); añadir columna de stock de seguridad; yespecificar “donde” en la fila de totales para el stock de seguridad, y la condición >5 encriterios.

¨ Pedidos de cada cliente:

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Base de datos TeléfonoDiseño de una base de datos que mantenga los datos necesarios de un listín telefónico,

así como una tabla que recoja los mensajes recibidos de las personas que componen el listín.

Tablas Escribir Título en todos los campos y añadir texto de validación en los campos que

incluyan regla de validación.

Tabla TELÉFONO:Crear la tabla utilizando el asistente. Tomar los campos de Personal / Direcciones.

Campo Tipo Tamaño PropiedadesTeléfono Texto (CLAVE) máscara (999)99-99-99Nombre Texto 20

Apellidos Texto

Ciudad Texto Vigo, Santiago o vacío. Por defecto Vigo.

Provincia Texto 10 Pontevedra, La Coruña, o vacío. Pordefecto Pontevedra.

Tabla RECADOS:

Campo Tipo Propiedades

Teléfono El mismo formato que en la tabla anterior

Fecha Fecha/hora Sólo fechas del año actual

Hora Fecha/hora Predeterminado: Hora actual

Urgente Sí/No Por defecto No

Recado Memo

Gestión de tablas¨ Filtrar los teléfonos de la provincia de Pontevedra.

¨ Buscar un teléfono por los apellidos de la persona.

¨ Filtrar los registros de los recados urgentes, ordenándolos por fecha.

¨ Filtrar los recados del día de hoy, que sean urgentes, ordenándolos por hora.

FormulariosDiseñar un formulario para el mantenimiento de los recados, con las siguientes

características.

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1. Presentar el campo Urgente en forma de botón.2. Seleccionar el teléfono de un cuadro desplegable que presente todos los teléfonos de

la tabla de TELÉFONOS.3. Añadir dos botones para poder desplazarse al registro siguiente y al registro anterior.

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Base de datos: Libros

TablasTabla PUBLICACIONES:

Definir el campo clave : IdPublicación de tipo texto de 10 caracteres de tamaño.Poner como título “Identificador de la publicación”. Añadir el texto de validación “Elidentificador de la publicación debe ser único”.

Campo Tipo Descripción Tamaño TítuloTítulo Texto Título de la obra 80 TítuloTipo Texto Tipo de la publicación 12 TipoEditor Texto Editora de la publicación 50 EditorialFecha Fecha larga Fecha de la publicación Fecha ediciónPáginas Numérico Número de páginas Entero Nº páginasAnotación Memo Notas importantes Notas

Tabla AUTORES:Campo Tipo Tamaño Propiedades

IdAutor Texto 10 CLAVE

Apellidos Texto

Nombre Texto

Notas Memo

Tabla TEMAS:Campo Tipo Tamaño Propiedades

IdPublicación Es el mismo campo que en la tabla anterior.Tema Texto 30

Tabla PUBLICACION-AUTORES

Campo PropiedadesIdPublicación Es el mismo campo que en la tabla PUBLICAIONES.IdAutor Es el mismo campo que en la tabla AUTORES.

RelacionesExigir Integridad referencial en toda las relaciones.

Relación 1: Varios entre las tablas AUTORES y PUBLICACION-AUTORES.Relación 1: Varios entre las tablas PUBLICACIONES y PUBLICACION-AUTORES.Relación 1: Varios entre las tablas PUBLICACIONES y TEMAS.

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DatosIntroducir los datos en las tablas.

FormulariosDiseñar varios formularios según los modelos que se propongan.

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Base de datos almacénDiseño de una base de datos que permita la gestión de un almacén dedicado a la

distribución de productos alimenticios.

TablasEscribir descripción en todos los campos y añadir texto de validación en los campos

que incluyan regla de validación.

Tabla CLIENTES

Campo Tipo Tamaño PredeterminadoCódigo cliente Texto (CLAVE) 5Nombre Texto

Dirección Texto

Provincia Texto 10 Pontevedra

Tabla VENDEDORES

Campo Tipo TamañoCódigo vendedor Texto (CLAVE) 3Nombre Texto

Tabla ARTÍCULOS

Campo Tipo Propiedades TamañoCódigo artículo Texto (CLAVE) 10Descripción Texto

PVP Numérico Positivo

Stock Numérico Entre 0 y 100

Tabla PEDIDOS

Campo Tipo Propiedades PredeterminadoCódigo del pedido Autonumérico CLAVEFecha Fecha/hora Fecha corta La actualCódigo vendedor Texto

Código cliente Texto

Código artículo Texto

Cantidad Numérico Mayor que ceroServido Sí/no

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RelacionesRelacionar las cuatro tablas convenientemente, antes de introducir los datos.

DatosIntroducir los datos en las tablas.

FormulariosDar un formato atractivo a los formularios : Incluyendo distintas fuentes, colores de

fondo y texto, bordes, añadir títulos en las cabeceras, etc.

1. Formulario ARTÍCULOS: Crear un formulario a través del asistente, con todos loscampos de la tabla de ARTÍCULOS. Cambiar el orden de petición de datos en lapantalla de modo diseño, de forma que primero introduzcamos el STOCK y despuésel PVP.

2. Formulario CLIENTES: Sin utilizar el asistente. Añadir todos los campos de clientes.Aceptar la PROVINCIA a través de un cuadro combinado que presente las 4provincias gallegas.

3. Formulario VENDEDORES: Sin utilizar el asistente. Incluir los dos campos de latabla de VENDEDORES. Incrustar un botón para cerrar el formulario y otro botónpara pasar al registro siguiente.

4. Formulario PEDIDOS: Incluir todos los campos de la tabla de PEDIDOS. El campoSERVIDO en forma de botón. Añadir cuadros de lista para poder seleccionarCLIENTE, VENDEDOR y ARTÍCULO a partir de las tablas correspondientes (deforma que cuando seleccionemos un cliente de la lista, se almacene su código en latabla de PEDIDOS). Añadir el logotipo de la empresa en el encabezado insertandouna imagen.

ConsultasCrear las siguientes consultas con los nombres que aparecen en negrilla.

¨ NOMBRES: Mostrar el nombre y dirección de los clientes cuyo nombre comience por laletra “M” ó “A”, ordenados por nombre.

¨ ORENSANOS: Mostrar dirección y provincia de los clientes orensanos, ordenados porcódigo.

¨ STOCK: Indicar el total de artículos que hay en el almacén (número de unidades totalesdel almacén).

¨ PONTEVEDRA: Indicar cuantos clientes hay de la provincia de Pontevedra.

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¨ VALORACIÓN: Total de importe en almacén. (Suma total del PVP por stock).

¨ STOCK MÍNIMO: Descripción y stock de todos los artículos con menos de 10 unidadesen almacén.

¨ OCTUBRE: Código, fecha y vendedor de los pedidos del mes de octubre de este año,ordenados por fecha.

¨ DESCUENTO: Calcular un 5% de descuento a los artículos de precio mayor a 5.000 pts.

¨ IMPORTE: fecha, descripción del artículo, cantidad e importe de los pedido servidos,ordenándolos de menor a mayor precio.

¨ NO SERVIDOS: Fecha, descripción, nombre cliente, nombre vendedor e importe de lospedidos no servidos.

¨ HOY: Pedidos no servidos de hoy, para los clientes de Pontevedra, de un vendedorconcreto.

Informes

1. Utilizar el asistente para diseñar los informes y retocarlos desde modo diseño.2. Añadir títulos a los informes y personalizar cabecera y pié. Denominar a cada informe

con el nombre que aparece en negrilla.3. Crear las consultas que sean necesarias.

¨ ARTÍCULOS: Título : “Relación de artículos en almacén” Detalle: Ordenados por descripción, indicando descripción, PVP y stock. Pié: Fecha y número de página.

2. PEDIDOS_VEDEDOR: Agrupar los pedidos por vendedor, ordenando por fecha, loscampos fecha, código de cliente y código de artículo.

3. PEDIDOS_FECHA: Agrupar por fecha, pintando el total de unidades.

4. IMPORTE: Agrupar por cliente, ordenando por fecha y mostrando : descripción, cantidade importe. (Crear la consulta).

5. ALMACÉN VALORADO : ordenado por PVP , mostrar descripción, PVP, stock eimporte (consulta).

6. PEDIDOS: Agrupando por fecha, mostrar descripción, nombre cliente, nombre vendedor,importe. (consulta).

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7. PEDIDOS NO SERVIDOS : Agrupar por vendedor y artículo los pedidos no servidos deldía de hoy, de los clientes de la provincia de Pontevedra. Mostrar en el informe el nombrede cliente, dirección, descripción y unidades de cada artículo. Incluir el total de unidadesde artículos.

8. FACTURA : Crear la factura de un cliente concreto, indicando los pedidos servidos paraese cliente en un mes concreto. Agrupar los pedidos por día. Pintar los datos del clienteen la cabecera de la factura. Incluir como detalle, la fecha, descripción, PVP, unidades,importe e IVA (15%). Añadir el total de unidades e importe al final de la factura.

9. RECIBO : Diseñar el recibo para un cliente. Que incluya los datos del cliente, el mes delos pedidos y el importe total. (Que los datos se correspondan con la factura anterior).

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Base de datos RestauranteGestionar el servicio de mesas de un restaurante según las siguientes especificaciones.

TablasAñadir texto de validación en los campos que incluyan regla de validación.Ajustar el tamaño de los campos según los datos que vayan a almacenar.

Tabla CAMAREROS

CAMPO TIPO PROPIEDADES

Código camarero Autonumérico 3 camareros

Nombre Texto María, Antonio y Manuel

Comisión Numérico Entre 0 y 5%

Tabla CARTA

CAMPO TIPO PROPIEDADES PREDETERMINADO

Código del plato Texto (3) CLAVE

Plato Nombre del plato

Raciones Número de raciones quehay. No negativo.

Precio Entre 5.000 y 10.000 pts 7.500 pts

Tipo Sí / No Plato ó postre Plato

Tabla PEDIDOS:

CAMPO TIPO PROPIEDADES PREDETERMINADO

Código del pedido Autonumérico CLAVE

Mesa Hay 5 mesas

Fecha Fecha/hora La de hoy

Código plato

Código camarero

Personas Hasta seis

Notas Memo

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Importe comisión = comisión * total de personas servidas / 100

RelacionesRelacionar las tablas convenientemente, antes de introducir los datos.Exigir integridad referencial.

FormulariosDar un formato atractivo al formulario Pedidos.

1. Incluir todos los campos de la tabla de PEDIDOS. 2. Introducir el código del plato a través de la selección en un cuadro de lista con los

posibles platos, mostrando además las raciones que hay de cada plato. 3. Utilizar un cuadro de selección para indicar el camarero.4. Añadir botón de comando que permita imprimir el pedido.

ConsultasMesa: Indicar el número de personas que fueron atendidas en cada mesa, para una

fecha concreta.

Plato preferido: Determinar cual es el plato (no postre) más pedido.

Atenciones: Indicar el número de pedidos que atendió un camarero concreto.

Importe comisión: Calcular el importe de comisión de cada camarero, según lafórmula:

InformesFactura: Diseñar la factura de una mesa y fecha concreta, mostrando como cabecera el

camarero que la atendió, el número de mesa, fecha y como detalle de cada pedido el nombredel plato, personas e importe (precio*personas). Agrupar las líneas de detalle de forma queprimero aparezcan las de tipo plato y después los postres. Añadir el total de la factura.

Menú: Relación de platos (incluyendo los precios), agrupándolos según tipo: 1º mostrar losplatos y después los postres.

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Base de datos AlumnosBase de datos que permita la gestión de los cursos impartidos en este centro.

TablasAñadir texto de validación en los campos que incluyan regla de validación.

Tabla CURSOS

Campo Tipo Propiedades PredeterminadoCódigo del curso Autonumérico CLAVE Curso Texto Word, Access, Excel Word

Duración 1,2 ó 3 meses 2

Precio Numérico Entre 5.000 y 10.000 pts 7.000

Tabla ALUMNOS

Campo Tipo Propiedades

Código alumno Autonumérico CLAVE

Nombre Texto

Dirección

Actual Sí/No Permite saber si es unalumno actual

Tabla CLASE

Campo Tipo Propiedades

Código clase CLAVE Ejemplos :LM17 :30,MJ20

Código alumno

Código curso

Calificación De 0 a 10

RelacionesRelacionar las tablas convenientemente, antes de introducir los datos.

FormulariosDiseñar un formulario para cada tabla para facilitar la introducción de datos.

Calificación: Diseñar un formulario para mostrar los datos del alumno, clase y cursode forma que presente la calificación obtenida.

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ConsultasActuales: Indicar el número de alumnos actuales.

InformesRecibo:

Diseñar el recibo de pago de un alumno concreto, mostrando como cabecera los datosdel alumno y como detalle el nombre del curso y el precio. Incluir el total a pagar.

Aprobados: Relación ordenada por nombre, de los alumnos aprobados.