Contenido Páginasoporte.sacmx.com/index_archivos/Induccion_SACMx v3.1.pdf · 2013. 11. 14. · Para dar de alta un producto, vamos al menú de arriba y nos vamos a la siguiente ruta:

MANUAL DE INDUCCIÓN SACMx

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Contenido Página

1. SACMX ............................................................................................................................................. 3

1. SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL (SACMX).............................................................. 2 2. MÓDULOS DEL (SACMX) ..................................................................................................... 3 3. ALTA DE CLIENTES .............................................................................................................. 3 4. ALTA DE PRODUCTOS .......................................................................................................... 7 5. ORDENES DE VENTA .......................................................................................................... 12 6. FACTURACIÓN ELECTRÓNICA ............................................................................................. 15 7. REENVÍO DE CFD ............................................................................................................. 20 8. CANCELACIÓN DE CFD ..................................................................................................... 20 9. SOLICITUD DE SOPORTE TÉCNICO Y/O ASISTENCIA ................................................................ 23 10. PROCEDIMIENTO PARA REPORTAR UN ERROR DEL SISTEMA SACMX .................................... 24 11. PAQUETES DE FOLIOS PARA LA FACTURACIÓN EN EL SISTEMA SACMX .................................. 25


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1.- Sistema de Administración y Control (SACMx). El SACMx, (Sistema de Administración y Control de Porto Mx) por el significado de sus siglas, es una aplicación WEB especializada creada por Porto Mx, compuesto por un conjunto de módulos funcionales que tiene como objetivo gestionar de forma óptima la facturación electrónica y las relaciones con los clientes, La empresa que lo utiliza obtiene beneficios como aumentar su competitividad, controlar mejor sus operaciones e integrar su información. El SACMx es una aplicación WEB fácil de usar y con los estándares de calidad del mercado actual, así como la encriptación de los datos para garantizar la seguridad de los mismos. Este documento es un manual de usuario que le guiará paso a paso en la utilización del sistema, desde el acceso del mismo, hasta la correcta utilización de los diferentes módulos embebidos. En la figura 1 observamos la pantalla de inicio del SACMx: http://demo.sacmx.com. Para garantizar el acceso exitoso se debe poner especial cuidado en introducir correctamente los 4 pasos que se muestran en la figura 1.

Figura 1.- Página de inicio del SACMx

Si no entiendes la palabra que está en las captchas, puedes solicitar otra u otras palabras hasta que sean más claras para ti, dando clic al botón “Recargar imagen” (captcha). La dirección web, se ajustará a la instancia de la empresa expresado en el siguiente ejemplo: http://framesi.sacmx.com.. Navegadores sugeridos: Chrome e internet explorer 10


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El sistema te permitirá acceder si y solo si escribes correctamente el usuario y contraseña válido, así como las captchas que aparecen cada vez que abres la aplicación web. 2.- Módulos del (SACMx). El objetivo principal de este manual es mostrar el funcionamiento del módulo de facturación electrónica. Sin embargo para poder facturar se requiere forzosamente de lo siguiente:

Por lo que previamente deberemos dar de alta en el catálogo a clientes y productos, tal como se muestra en la figura 2.

Figura 2.- Catálogos del SACMx

3.- Alta de clientes Para dar de alta un cliente, seguiremos el siguiente procedimiento: Una vez que estamos dentro del sistema SACMx, en el menú principal del costado izquierdo, le damos clic en CatálogosClienteAlta y llenamos la forma como se muestra en la figura 3.

1.- Alta de Clientes

2.- Alta de productos y/o servicios

3.- Orden de venta

4.- Facturación Electrónica


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I Datos Cliente

Figura 3.- Alta de clientes

Está divido por 6 pestañas en la captura de datos; se procederá a referenciar cada una de ellas como se observa en la siguiente tabla. El asterisco que precede al campo indica que el dato es obligatorio y el sistema impedirá el avance si dicho dato falta en el formulario.

Campo Contenido Razón Social Nombre de la empresa cliente como está dado de alta en el RFC.

Ejemplo: Porto Mx S.A. de C.V. Razón comercial Nombre común de la empresa. Ejemplo: Pmx Giro Rama comercial que se dedica la empresa. Ejem: “Proveedor de

servicios” Tipo de empresa General A=Pequeña empresa. General AA=Mediana empresa.

General AAA=Gran empresa. Condición de pago Tiempo especificado en días en el que se espera pague el cliente.

Ejem: 30 días Fuente Medio por el que se hizo el contacto con el cliente. Ejem: Página

WEB Límite de crédito Crédito que se le otorgará al cliente. Ejem: $10,000.00. Que se

escribiría 10000 ya que el campo no acepta comas ni puntos. Estado Se recomienda el estado “Cliente” para poder facturale. RFC El sistema válida la estructura y nomenclatura del RFC Correo electrónico Ejem: [email protected] Página WEB Ejem: portomx.sacmx.com Observaciones: Ejem: Cliente con buen historial crediticio.

II. Cuentas Bancarias


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En esta sección se da de alta las cuentas bancarias del cliente si es que las tuviera como se muestran en la siguiente tabla. Esta sección puede dejarse en

Campo Contenido Número de cuenta Número de cuenta del cliente. Ejem: 11523689947 Clabe “CLABE” interbancaria de 18 dígitos para transferencias electrónicas Banco Banco que aloja la cuenta del cliente. Ejem: “Bancomer”

III.Direcciones A.-Registrar dirección

Campo Contenido Tipo de Dirección Para efectos de facturación colocar siempre: “Fiscal” Estatus Estatus del cliente. Para facturar debe ponerse: “Activo” Referencia Se puede incluir referencias para ubicar mejor la dirección del

cliente.

B.- Posteriormente debe introducirse los datos en “Agregar Teléfonos” ya que son

obligatorios. Para realizarlo se da clic en el botón: y llenar los datos correspondientes y al finalizar clic “Agregar”. **NO PUEDE DARSE DE ALTA UN CLIENTE SIN TELÉFONOS REGISTRADOS.**


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Una vez añadido el teléfono darle clic en . Verá que se agrega el teléfono:

Dar clic ahora en . Observa ahora como se agrega la dirección:

IV. Contactos. También hay que llenar la sección del contacto con datos generales, teléfono y correo electrónico. A.- Agregar contacto


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Campo Contenido

Estatus Estatus del contacto del cliente. Para facturar debe ponerse: “Activo” Origen Se recomienda poner: “Primer punto de contacto” Tipo de contacto Tipo al que pertenece. Ejem: “Cuentas por pagar”

También debemos agregar teléfonos del contacto ya que de lo contrario no podremos dar

de alta el contacto. Damos clic a

Campo Contenido

Tipo Modalidad de teléfono. Ejem: “Teléfono de trabajo” Estatus Estatus del contacto del cliente. Para facturar debe ponerse: “Activo”

Una vez llenado los datos le damos clic en “Agregar” y luego “Cerrar”. Podrás observar que lo agrego.

Debes de dar de alta un correo para el contacto para que te permita concluir el proceso. Da

clic en

Una vez llenado los datos le damos clic en “Agregar” y luego “Cerrar”. Podrás observar que lo agrego como se muestra en la figura 6.


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Finalmente dale clic a y adicionará al contacto en cuestión.

V.Telemarketing. No es requerido llenar los campos y es opcional en caso de que requiera que Porto Mx como su proveedor del SACMx, le incluya con costo vigente una campaña de telemarketing para su(s) producto(s) o servicio(s).

VI.Riesgo. Este es el factor de riego utilizado para las cotizaciones de servicios administrados. Un tópico únicamente utilizado en Porto Mx. Se recomienda no introducir ningún dato.

Regrésate a la pestaña: y dale clic a si todos los datos estáncorrectos le dará un aviso de que se agregó correctamente. Para efectos prácticos y rapidez en los formularios se puede llenar unicamente las tres pestañas que se muestran a continuación.


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4.- Alta de productos Para dar de alta un producto o servicio, es necesaria una clasificación del mismo. El sistema SACMx, gestiona su clasificación mediante dos elementos que deben forzosamente darse de alta para el producto o servicio:

I. Marca.- Se refiere a la marca del producto. Ejemplo: Marca de computadoras: HP. Para dar de alta una Marca, una vez que estamos dentro del sistema SACMx, en el menú principal de la parte de arriba le damos clic en CatálogosProducto y ServiciosMarcaAlta Marca y llenamos la forma como se muestra en la figura.

Se abre este formulario y se llena y se le da clic en “Guardar”. Nos aparece un mensaje de confirmación.

II. Línea.-

Para dar de alta una “Línea”, seguimos el mismo procedimiento. Después de poner el nombre de la línea le damos clic en la casilla de la marca que le corresponda y luego clic en “Guardar”. Nos aparece un mensaje de confirmación.


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III. Producto.

Para dar de alta un producto, vamos al menú de arriba y nos vamos a la siguiente ruta: CatálogosProductos y ServiciosProductosProductoAlta. Debemos saber de qué “Marca” y “Línea” proviene y llenar el formulario. Los campos marcados con “asterisco” son obligatorios y los conforman 3 secciones o pestañas que vemos a continuación.

A.- Datos de productos. Los campos se explican en la tabla posterior a la figura.

Campo Contenido Marca Marca del producto. Ejem: Hewlett Packard Línea Línea del producto. Ejem: Desktop Nombre Nombre del producto. Ejem. Optiplex 755 Descripción Ejem: Procesador Core Duo, 4 Gb en RAM y DD de 500 Gb. Descripción técnica Si se requiere una descripción más detallada. Se puede repetir. IP Identificador primario. Para efectos prácticos puede ser el mismo

que el código del producto. Máximo 10 caracteres Número de serie Si el producto no tiene número de serie como tal, puede dejarse el

que pone automáticamente Código Código del producto. Este número es irrepetible, consta de máximo

10 caracteres. Puede ponerse igual al campo “IP” SKU Corresponde al número si tuviese código de barras. Se puede

repetir nuevamente el valor anterior del código si no se tuviera. Info. Aduanera Hay productos que son de importación y que deben llevar

información de la aduana por la cual entraron al país, el número de pedimento, etc.; si esta bandera esta seleccionada al momento de facturar el sistema pedirá la captura de esta información.

B.- Unidad de medida. Unidad en la que se venda ese producto. Ejem. “Pieza”


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C.- Impuesto.- Se puede cambiar el porcentaje del IVA o ISR en caso necesario.

Una vez realizado lo anterior es necesario regresar a la pestaña de “Datos de Productos y darle clic en “Guardar”. Mandará un mensaje de confirmación que agregó correctamente el producto.


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5.- Órdenes de venta Una vez que tenemos uno o más clientes, productos o servicios, podremos realizar una orden de venta. Para comenzar nuestra orden Dentro del SACMx, en el menú principal en OrdenesVentaAlta como se muestra en la siguiente figura.

No será posible realizar una orden de venta si no tenemos previamente dado de alta un cliente y producto con su respectiva marca y línea de producto. Se abrirá la siguiente pantalla:

Son tres pestañas que se muestran. I.- Datos del cliente

Llenar los campos obligatorios como se muestra en la figura anterior. Si algún campo marcado


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como obligatorio no es llenado, la orden de venta no podrá ser procesada y mandará un error sobre dicho campo vacío. Basta con empezar a escribir las tres o cuatro primeras letras del cliente para que se “autocomplete” el nombre o también puede ser en el campo de RFC. Una vez que se selecciona, se llenan automáticamente sin necesidad de teclear la dirección del cliente y su respectivo contacto como se muestra a continuación:

II.- Partidas de la orden de venta. En esta sección se colocarán todos los productos y/o servicios que se vayan a facturar. Para escoger productos da clic el ícono de “buscar” tal como se muestran las flechas de las figuras siguientes. Nos abrirá entonces otra ventana donde escogeremos ya sea el producto o servicio a facturar. En este ejemplo escogemos un producto y llenamos los campos correspondientes. Le damos cotizar y nos aparecerá los datos del mismo escogiéndolo


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Esta opción es en caso de saber ya el producto que vamos agregar. Si se desea buscar el producto por marca y línea, lo agregamos desde la pestaña “Búsqueda de Productos – Marca” como se muestra en la siguiente figura.

Primero se escoge la marca, luego la línea y finalmente el producto. Al agregarlo se inserta en la partida. Se repite este procedimiento tantas veces como productos necesitemos agregar a nuestra orden de venta y finalmente se da clic en “Aceptar orden de venta”


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Mandará un mensaje de confirmación como el de la siguiente figura:

Se mostrarán las órdenes de venta que llevamos comenzando de la más reciente hacia atrás como se muestra a continuación:

Observamos que en el campo “Estatus” aparece un color. El código de color se interpreta de acuerdo a la siguiente tabla:

Color Significado Amarillo Orden de venta realizada pero aún no se ha facturado. Línea Orden de venta realizada y facturada pero aún no cobrada Verde Orden de venta realizada, facturada y cobrada Negro Orden de venta cancelada III.- Facturar la orden de venta. Hasta aquí hemos realizado la orden de venta pero falta realizar la factura electrónica respectiva, de manera que para continuar con el proceso, daremos clic al ícono de editar como se muestra en la siguiente figura dentro de la lista de órdenes de venta, a la orden de venta que se convertirá en factura.


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Vuelven a aparecer los datos del cliente y le damos vista previa para ver cómo quedaría la factura. Se confirma la razón social que va a facturar y se le da “Aceptar”

Debes escoger la razón social que va a facturar. Si fuese el caso de dos o más debe escogerse la opción deseada, en caso de que solo exista un emisor, tan solo aparecerá como única opción

Solicitará un lugar para guardar la vista previa que estará en PDF por lo que debe el equipo tener instalado Acrobat Reader.

Si abrimos el archivo que acabamos de guardar, la vista previa se verá similar a la mostrada en la siguiente figura:


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Es conveniente revisar que todos los datos sean correctos antes de proceder a facturar ya que de lo contrario se tendrá que cancelar la factura. El siguiente paso es facturar. Basta darle clic en el botón “Facturar”

Campo Contenido

Razón Social Debe escogerse la razón social del emisor. Sello fiscal digital Escoja el único que se despliega. Este debe ser dado de alta

previamente en el SAT.


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Serie Dato complementario de su sello fiscal digital Tipo de cobro Ejem: Efectivo Condición de pago Establecida previamente en el alta del cliente. Ejem: Inmediato. Forma de pago Establecida previamente en el alta del cliente. Ejem: Un Pago. Tipo de cambio Solo si el pago es en moneda extranjera. Ejem. Dólares. Moneda Establecida previamente en el alta del cliente. Ejem: Peso. Contacto De clic si desea mandar la factura electrónica al contacto

registrado. Otro Si desea mandar la factura a alguien más. Es necesario especificar

el correo. Ejem: [email protected] Generará la factura y desplegará la ventana para ver y/o guardar el comprobante fiscal (factura).

Similar a cuando obtuvimos la vista previa, damos clic al ícono del “PDF” y debemos guardarla en algún lugar prevista para las facturas. La representación gráfica lucirá similar a la siguiente:


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Nuestra factura cambiará de estatus de amarillo “Facturar” a naranja como podemos ver al darle en el menú: ÓrdenesVentaBuscar.

IV.- Registrar pago de la orden de venta. El pago de la factura es simplemente un seguimiento del mismo ya que este sistema actualmente no tiene interfaz bancaria ni tipo de pago PayPal o similar. Se puede quedar así en su estatus naranja para saber que ya se facturó. Sin embargo también puede darse seguimiento del cobro de la factura. Para hacerlo se le da clic al ícono de la “hoja y el lápiz” y se verá la siguiente figura:

Para ver el estatus de esta factura “Cobrada”, desde el menú superior damos clic a ÓrdenesVentaPagadas y encontraremos nuestra factura como se muestra en la figura


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6.- Facturación electrónica.- En este apartado podrá reenviar facturas a sus clientes, cancelarlas y obtener un reporte mensual. En el menú superior dar clc a “Facturación Electrónica con 3 opciones que veremos a continuación.

I. Reenviar Comprobante.- Esto llega a ser necesario cuando requerimos enviar una factura ya expedida a algún cliente o al área de finanzas de la empresa. Dentro del SACMx en el menú superior, damos clic en Factura ElectrónicaReenvíar comprobante

Al darle clic a “Agregar lo incluye en una lista. Puede agregar tantos destinatarios como se desee.

Después es necesario darle “Guardar” y en ese instante lo manda a la lista que haya establecido en el punto anterior. Le mandará un mensaje de confirmación y podrá seguir trabajando en el sistema.

II. Cancelar Comprobante.- Cuando una factura se cancela se sigue el siguiente procedimiento: Clic en “Cancelar comprobante”, escogemos el que queremos cancelar y le damos clic a la flecha verde de la derecha tal como se muestra en la figura. Se escribe el motivo por el cual se está cancelando la factura y luego clic en “guardar”. Mostrará confirmación.


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Después de cancelarla en el sistema de facturación electrónica SACMx, es necesario notificarlo al SAT y habrá que cancelarla desde el portal del SAT. La liga para realizarla es: https://portalcfdi.facturaelectronica.sat.gob.mx/Consulta.aspx. Una vez que el usuario ha sido autenticado en el portal, puede hacer uso de los servicios que el portal ofrece: Consulta, Mostrar detalle, recuperar CFDI y cancelación. Para poder cancelar una CFDI (Certificado Fiscal Digital Internet), el usuario debe contar con un certificado de sello digital, este sello es necesario para poder firmar la solicitud de cancelación por Internet. Es importante saber que para la cancelación de factura electrónica, debes tener la firma electrónica avanzada (FIEL) para que se tenga a la mano. Ve siguiendo los pasos que se muestran en la figura siguiente para la cancelación de la CFDI. Si no cuentas con los datos anteriores (FIEL), puedes dirigirte con nosotros para recibir la asesoría. Esos datos debes poseerlos tu o en su defecto el área contable de tu empresa.

1.- Ingresar credenciales

2.- Clic

3.- Escoger la factura

4.- introducir firma electrónica avanzada


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Si el sello ingresado es válido, se envía la solicitud de cancelación y como respuesta será mostrado al usuario el acuse de cancelación como se muestra en la figura.

Si el CFDI que el contribuyente ha encontrado esta previamente cancelado, entonces el usuario tiene la posibilidad de recuperar el acuse de cancelación. Solo basta dar clic en el botón “Recuperar acuse de cancelación” en la pantalla de consulta como se muestra en la figura.

El SAT tarda un lapso de hasta 72 hrs. para registrar ya sea CFDI´s generadas así como su cancelación respectiva. Esto significa que si quiero cancelar una factura y no se encuentra registrada en el portal del SAT, debo esperar como máximo 72 hrs. despúes de haberla generado para que aparezca en los registros del SAT. Este modulo solo cancela las facturas, mas no las Ordenes de Venta. En caso de que quiera cancelar una Orden de Venta, tendrá que ir al módulo de OrdenesVentaBuscar, seleccionar una orden, y cancelarla. En ese caso, se cancelara la Orden de Venta y su factura correspondiente.

5.- Cancelado


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7.- Solicitud de soporte técnico del SACMx: Porto Mx, proporciona a sus usuarios asistencia técnica y soporte utilizando la vía telefónica, web y correo electrónico. Puedes complementar la información del sistema al consultar la página de soporte del SACMx http://soporte.sacmx.com en donde encontrarás secciones como configuraciones previas del navegador, preguntas frecuentes entre otras como se muestra en la siguiente figura.


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Con el fin de brindar un mejor servicio, se pone a disposición del usuario al darle clic al botón de “Soporte” dentro del SACMx, los datos de contacto y nivel de servicio como se muestra en la siguiente figura.

Con el objetivo de hacer funcional la asistencia técnica, se hacen las siguientes recomendaciones:

Leer y consultar este manual para despejar la duda o consulta. Asistencia para el llenado de los campos, proceso del flujo de datos o de

funcionamiento, del sistema, solicitar asistencia telefónica. Si el sistema presenta un aviso de error, se deberá invariablemente mandar un correo

con un formato específico, tal como se muestra en la página de soporte del SACMx: http://soporte.sacmx.com, y se trascribe a continuación:

8.- Procedimiento para reportar un error, una observación o un requerimiento del sistema SACMx

1.- Enviar correo a [email protected] con un formato previamente establecido apegado al siguiente ejemplo:

Para: [email protected] “Asunto:” SACMx - POR - CO - jgarcia - 17:50 Cada sección se explica a continuación y debes sustituirlos por tus propios datos: -“SACMx” Indica que el asunto es relacionado con el sistema SACMx -“POR” Indica las tres Primeras Letras de la razón social del cliente (ejem. Porto Mx) -“CO” Indica las dos primeras letras del tipo de reporte que se trate de acuerdo a: CO - Corrección ME - Mejora OB - Observación -“jgarcia” Indica el usuario del sistema SACMx quien está efectuando el correo -“17:50” Indica la hora en que manda el correo electrónico. Así por ejemplo en el “Asunto” de ejemplo nos indica que es una solicitud de corrección del usuario jgarcia, como se muestra en la figura siguiente.


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2.- En caso de error del sistema, imprimir la pantalla, con “PrntScr” y guardar la imagen en JPG para adjuntarla en el correo. 3.- En el cuerpo del correo llena los siguientes campos que describen tu requerimiento:

Detalle: Causa: Corrección:

4.- Después de enviarlo recibirás una respuesta de seguimiento.

9.- Paquetes de folios para la facturación en el sistema SACMx Una vez que se está facturando en el sistema SACMx, Porto Mx pone a disposición del cliente una serie de paquetes que constan de una cantidad de folios de facturas predeterminadas como se muestran en la figura 53. Dependiendo de la cantidad de facturación que tenga el cliente, podrá escoger el paquete que más le convenga. Cabe aclarar que a mayor cantidad de facturas, menor costo de las mismas. Es imprescindible tomar en cuenta las siguientes consideraciones:

a) La vigencia de cualquiera de los paquetes es de un año. b) Cuando este cerca del límite de folios, Porto Mx le asignará una cantidad exacta al

paquete que escogió y le mandará el cobro correspondiente.


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Tomemos el siguiente ejemplo: Si la empresa “Mi compañía” decide tomar el paquete “Básico”, podrá generar series de facturas de 100 en 100 con vigencia de un año. Cuando “Mi compañía” facture la número 90, Porto Mx le otorgará automáticamente otros 100 folios que corresponden al paquete que escogió, así como el cobro del mismo.

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