CONTENIDOS 1

Contenidos Capítulo 1 Pasos Iniciales...................................................................................................... 1-1

Como ingresar por primera vez al sistema ............................................................................... 1-2 Como crear artículos ............................................................................................................... 1-3 Como modificar artículos ......................................................................................................... 1-4 Como eliminar artículos ........................................................................................................... 1-5 Como ingresar precios a los artículos en forma masiva............................................................ 1-6

Capítulo 2 Toma de Inventario y Ventas ................................................................................ 2-1

Como hacer una toma de inventario inicial............................................................................... 2-2 Como definir cajas….. ............................................................................................................. 2-3 Como abrir y cerrar cajas….. ................................................................................................... 2-4 Como realizar las ventas ......................................................................................................... 2-5 Como realizar un arqueo de cajas ........................................................................................... 2-6 Como Ingresar productos al inventario..................................................................................... 2-7

Capítulo 3 Compras ................................................................................................................ 3-1

Como crear Proveedores......................................................................................................... 3-2 Como Ingresar las Facturas de Compra................................................................................... 3-3

CONTENIDOS 2

1.1. Capítulo 1: Pasos Iniciales

1.2. Como ingresar por primera vez al sistema

Una vez instalado el sistema usted podrá comenzar a utilizarlo, haciendo clic sobre el botón “inicio” de Windows y luego escogiendo el grupo INNOVAPLUS y finalmente el icono del programa de Puntos de Venta. Como lo muestra la figura 1.1

Fig. 1.1 Menú de inicio del sistema

Al hacer clic en el icono del sistema, se desplegará una ventana en donde usted deberá ingresar el usuario y contraseña.

Debe ingresar usuario ADMIN y sin contraseña.

CONTENIDOS 3

Una vez ingresado el usuario y contraseña se desplegará la siguiente pantalla. Esta es la pantalla principal del sistema.

1.3. Como crear artículos

Antes de comenzar a utilizar el sistema, debe crear los artículos que va a comercializar, con sus códigos y precios de venta. A cada artículo debe asignarle un código que lo identificará en forma única. Sugerimos que este código sea el código de barras que viene asignado. Para crear un artículo debe seleccionar la opción de menú “Maestros/Artículos”.

CONTENIDOS 4

Al hacer clic se desplegará la siguiente pantalla. Para crear un nuevo artículo

Ingrese el código del artículo, ya sea un código que usted le asignó o el código de barras. Luego presione ENTER. Al realizar esto, inmediatamente se habilitarán todas las opciones de la pantalla, para que usted pueda ingresar los datos en ella.

Los datos necesarios para poder vender el artículo son la Descripción y el precio Bruto (precio de ventas).

Ingrese estos datos y luego haga clic en el botón guardar de la barra de herramientas de la derecha. Nota Para el ingreso del resto de la información del artículo refiérase al manual del usuario del sistema.

CONTENIDOS 5

1.4. Como modificar un artículo

Para modificar los datos de un artículo

Haga clic en el botón “Agregar” que aparece en la barra de herramientas de la derecha. Con esto dejará habilitada la pantalla para el ingreso de un código. Ingrese el código del artículo, ya sea un código que usted le asignó o el código de barras. Luego presione ENTER Si no se recuerda el código del artículo que desea modificar, puede buscar el artículo por su nombre, haciendo clic en el botón Buscar. Al hacer clic en este botón se desplegará una ventana solicitando los criterios de búsqueda. En el cuadro donde dice “Descripción” ingrese el nombre o parte del nombre del artículo y luego presiones el botón de Búsqueda.

CONTENIDOS 6

Se ampliará la ventana anterior desplegando una lista con los resultados de la búsqueda en base a los criterios ingresados.

De la lista seleccionar el artículo deseado haciendo doble clic sobre él. Para modificar los datos del producto Haga clic sobre el botón “Modificar” en la barra de herramientas.

Una vez modificados los datos del producto deben guarde los datos haciendo clic sobre el botón “Guardar”. Nota Todos los datos de la ficha del producto pueden ser modificados con excepción del código, ya que este dato es el que identifica en forma única al producto.

CONTENIDOS 7

1.5. Como eliminar un producto

Para eliminar un producto Primero debe seleccionar un producto, de la forma descrita en el punto anterior. Al hacer clic en este botón se desplegará una ventana solicitando los criterios de búsqueda. En el cuadro donde dice “Descripción” ingrese el nombre o parte del nombre del artículo. Se ampliará la ventana anterior desplegando una lista con los resultados de la búsqueda en base a los criterios ingresados.

De la lista seleccionar el artículo deseado haciendo doble clic sobre el que desee eliminar. Luego, Haga clic sobre el botón “Eliminar” en la barra de herramienta.

CONTENIDOS 8

1.6. Como ingresar precios a los artículos en forma masiva

Para ingresar precios de forma masiva Primero debe seleccionar la opción del menú “Maestros/Cambio Masivo de Precios”. Al hacer clic se desplegará la siguiente pantalla: Primero se debe definir si los cambios de precios se haran sobre el valor bruto o el Valor Neto. Luego el procedimiento pide definir si se aplicará aproximación de decimales para aquellos precios que no sean números enteros, si de desea activar esta caracteristica se debe tiquear el cuadro de control que se muestra a continuación.

CONTENIDOS 9

Para realizar este procedimiento el sistema considera dos alternativas, estas son: • Ingreso Manual o Individual: Esta alternativa consiste en modificar uno

a uno los precios por medio de la digitación en la columna “Nuevo Precio”. Esta operación se debe realizar para cada productos al que se desea cambiar su precio.

• Captura desde Excel: Por medio de esta opción se puede cambiar el precio de los productos que contenga la planilla Excel. Esta planilla debe tener las siguientes caracteristicas:

Tres Columnas con Datos 1. CODPRODUCTO: Esta columna debe contener el código del

producto.

2. PRECIOUNITARIO: Esta columna debe tener el precio unitario “Neto” que se desea para el producto. Si en los opciones iniciales se definió que el precio a ingresar sería el “Bruto” esta columna debe ir con un valor “0” (Cero).

3. PRECIOUNITARIOBRUTO: Esta columna debe tener el precio

unitario “Bruto” que se desea para el producto. Si en los opciones iniciales se definió que el precio a ingresar sería el “Neto” esta columna debe ir con un valor “0” (Cero).

Nota Los datos ingresados en la planilla Excel “deben” tener encabezados (Títulos), éstos son los indicados en la explicación anterior y se deben escribir de la misma forma (sin espacios, como si fuera una sola palabra). El formato de la Planilla debe ser en versión Microsoft Excel 2003 o anterior (*.xls)

Acá se digita el nuevo valor para

el producto.

CONTENIDOS 10

Ejemplo de Planilla Excel: Los datos del colunma “CODPRODUCTO” deben estar en formato “Texto”, y los datos del dos columnas restantes deben ser numéricos. Una vez que la planilla este lista se debe presionar el botón “Captura desde Excel”. Se desplegara un pantalla de asistencia que le permitira buscar en el computador la planilla con los datos a capturar. Se seleciona el archivo presionando el boton “Abrir”.

CONTENIDOS 11

Como resultado de la operación se desplegará una pantalla con el detalle de los productos incluidos en la planilla y sus nuevos precios. Para finalizar la operación se debe precionar el botón “Aplicar” Y como confirmación de una operación exitosa se desplegará el siguiente mensaje:

CONTENIDOS 12

2.1. Capítulo 2: Toma de Inventario y Ventas

2.2. Como hacer una toma de inventario inicial

Para comenzar a utilizar el sistema se hace necesaria la carga de una situación inicial de existencias, para este efecto existe la opción “Ajuste de Existencias”, para acceder a ella se debe seleccionar desde el Menú del sistema la opción “Inventario/Ajuste de Existencias”. Una vez seleccionada esta opción se desplegará la siguiente pantalla:

CONTENIDOS 13

Para realizar el proceso de toma de inventario se deben seguir los siguientes pasos: Especificar la bodega en donde se realizará la carga del inventario y la fecha a la que se desea cargar dicho inventario. La bodega debe estar previamente creada y se puede seleccionar desde la lista que se despliega al dar un clic la siguiente figura . A continuación se deben especificar el o los artículos que se desean ingresar al inventario, para la realización de este paso existen dos posibilidades: • Ingreso Manual o Individual: Consiste en ingresar uno a uno los

códigos que se desean incorporar al inventario. Para ello se debe digitar el código del artículo en el ítem “Producto” y buscarlo directamente desde el botón “Buscar” y luego seleccionarlo de la lista resultante.

Al hacer clic en este botón se desplegará una ventana solicitando los criterios de búsqueda.

En el cuadro donde dice “Descripción” ingrese el nombre o parte del nombre del artículo y luego presiones el botón de Búsqueda.

CONTENIDOS 14

Se ampliará la ventana anterior desplegando una lista con los resultados de la búsqueda en base a los criterios ingresados.

De la lista seleccionar el artículo deseado haciendo doble clic sobre él. De forma inmediata aparecerán los detalles del artículo seleccionado especificando su “Stock Actual” y el “Nuevo Stock” que se desea agregar. El sistema asume por defecto el valor “1” (uno) como el nuevo stock a cargar, pero este puede del modificado al valor deseado. Una vez especificados estos parámetros se debe presionar el siguiente botón:

CONTENIDOS 15

Haciendo esto se agregara el ítem seleccionado a la lista de los artículos que serán ajustados. Los pasos anteriores se deben realizar para cada producto que se desee ajustar por medio de esta opción.

• Captura desde Excel: Consiste en alimentar los artículos que se desean ajustar desde una planilla Excel.

Para realizar este proceso se debe presionar el botón: Aparecerá en pantalla un asistente que detalla las características y requisitos que debe cumplir la planilla Excel. Nota El formato de la Planilla debe ser en versión Microsoft Excel 2003 o anterior (*.xls)

CONTENIDOS 16

Una vez que se cuenta con la planilla con los datos necesarios se debe presionar el botón: Como siguiente paso el asistente me pedida especificar en que lugar se encuentra la planilla excel con los articulos a ajustar. Se seleciona el archivo presionando el boton “Abrir”. Como resultado de lo anterior se depliegara en la pantalla el detalle de los productos contenidos en la planilla Excel con el dettalle de las las cantidades a ajustar.

Finalmente, para comenzar el proceso de ajuste de la existencia se debe presionar el siguiente botón:

CONTENIDOS 17

Como confirmación de una operación exitosa aparecerá un mensaje que indicará la cantidad de Guías que generó el proceso de Ajuste de Existencias.

2.3. Como definir cajas.

El sistema puede manejar diversas cajas, estas pueden ser creadas por medio de la opción de menú “Cajas/Maestro de Cajas”. Une vez seleccionada esta opción se desplegará la pantalla que nos permitirá añadir una nueva caja o también modificar o eliminar una caja existente.

CONTENIDOS 18

Creación de una Caja Para añadir una caja se debe presionar el botón “Agregar”, de inmediato aparecerá la pantalla que nos pedirá los detalles de la nueva caja. Para confirmar la creación de la nueva caja basta con presionar el botón “Aceptar”. Modificación de una Caja Para modificar una caja existente primero se debe seleccionar la caja que se desea modificar. Luego se debe presionar el botón “Modificar”, entonces se desplegará una ventana con la información actual de la caja para su modificación. Para guardar las modificaciones basta con presionar el botón “Aceptar”.

CONTENIDOS 19

Nota Solo se puede modificar la “Descripción” de la caja, el código no es modificable por ser el campo principal de identificación única de la caja. Eliminación de una Caja Para eliminar una caja existente primero se debe se debe presionar el botón “Eliminar”. Entonces se desplegará una ventana que solicitará confirmar la intención de eliminar de la caja. Para concretar la eliminación se debe presionar el botón “SI”.

2.4. Como abrir y cerrar cajas.

Por defecto el sistema viene con una caja ya creada, esta es la caja “Principal”. Antes de comenzar el proceso de ventas se debe abrir la caja deseada para ésta reciba los pagos de la ventas realizadas, esta opción nos permitirá realizar un posterior arqueo. Finalizado el proceso de ventas del día la caja seleccionada se puede cerrar hasta el día siguiente.

CONTENIDOS 20

El proceso de apertura y cierre de cajas se realiza por medio de la opción de menú “Cajas/Apertura y Cierre”. Una vez seleccionada esta opción, se desplegará una nueva ventana en la que se podrá seleccionar la caja con la que se desea operar por medio del botón . Al seleccionar la caja la ventana nos informará del estado actual de la caja. Si la caja está cerrada (como en la pantalla de ejemplo), el sistema no da la opción de abrir la caja por medio del botón “Abrir”, si la caja estuviera abierta, el sistema nos permitiría cerrarla por medio del mismo botón, pero en ese caso diría “Cerrar”.

Estado actual de la caja.

CONTENIDOS 21

2.5. Como realizar las ventas

En este punto consideraremos la venta por medio de la opción “Terminal POS”. Este proceso emite “Ticket de Venta”, los que pueden convertirse en: ü Notas de Venta: Un compromiso de Venta ü Boleta o Boleta Fiscal: Documento Tributario de Venta

Para comenzar el proceso de venta basta por presionar la tecla “F7” o bien chiclear la opción señalada en la pantalla siguiente:

CONTENIDOS 22

Una vez seleccionada esta opción aparecerá la pantalla donde se deben ingresar los parámetros a utilizar: Estos parámetros son: • Bodega: Determina la bodega física de donde se rebajaran los

productos vendidos en el caso de que se controle el stock de ellos.

• Lista de Precios: Determina la lista de precios a considerar para la venta de productos (La lista de “PRECIOS BASE” propone el precio especificado para los productos al momento de su creación.)

• Vendedor: Determina el vendedor al cual se le asignarán las ventas.

• Cajero: Determina la caja en donde se registrarán los pagos de las

ventas realizadas.

Definidos los parámetros se debe presionar el botón “Aceptar”.

Se desplegará la pantalla para la comenzar con el proceso de ventas.

CONTENIDOS 23

• Ingresar Artículos al Ticket de Venta Lo primero es ingresar el código del producto que se está vendiendo, este debe puede ser digitado o capturado por medio de un lector de códigos de barra en el campo “Código del Artículo”. También se puede buscar el artículo que se desea vender por medio del siguiente botón: El procedimiento de búsqueda se debe realizar siguiendo los mismos pasos especificados en el punto “1.4 Como modificar un artículo”. Una vez capturado el artículo este se agregará de forma automática a la lista de productos especificando su “Precio” y el “Total” para ese artículo, se asumirá como cantidad a vender el valor 1, Si se desea vender una cantidad mayor a “1” de un artículo específico se debe digitar la “cantidad” (a través del teclado numérico), luego digitar el símbolo que se usa para la multiplicación (*: Asterisco), y finalmente digitar o capturar el artículo que se desea vender.

CONTENIDOS 24

Como resultado de esta operación se añadirá a venta 5 unidades del artículo PANT0102. • Borrar un Artículo del Ticket de Venta Si se desea eliminar un artículo del Ticket de venta se debe realizar el siguiente procedimiento: Aparecerá un cuadro en la pantalla en donde se pedirá confirmación para proceder con la eliminación.

1.- Marcar el artículo que se desea eliminar haciendo clic sobre el artículo o bien seleccionándolo con las teclas

de desplazamiento del teclado.

2.- Presionar este botón para eliminar el artículo o bien la tecla “Suprimir” del teclado.

CONTENIDOS 25

Presionando el botón “Si” se eliminará el articulo seleccionado. • Desplazarse un Artículo del Ticket de Venta Si el Ticket de Venta tiene una gran cantidad de ítem y se desea revisar los artículos contenidos en ella, se deben usar las teclas de desplazamiento del teclado o hacer clic en los botones que se destacan en la siguiente imagen: • Consulta de Precios y Stock Disponible Si se desea consultar el precio o el stock de un producto especifico, se debe usar el siguiente botón:

CONTENIDOS 26

Una vez presionado se desplegara la pantalla en donde se debe especificar: ü Código Producto: Corresponde al código del artículo que se desea

consultar. Este código se puede digitar o capturar por medio del lector de códigos de barras, si se desconoce el código del producto se puede utilizar el botón bajo los mismo parámetros de uso especificados en el punto “1.4 Como modificar un artículo”.

ü Lista de Precios: Acá se debe especificar la lista a considerar para la

consulta de los precios. Esta puede ser seleccionada por medio del botón .

ü Bodega: Corresponde a la bodega desde donde se desea consultar el

stock. Esta se puede seleccionar usando el botón .

CONTENIDOS 27

Ingresado los parámetros anteriormente se desplegará la información requerida. Si de forma adicional se desea saber el stock del producto en otras bodegas, basta con presionar el botón: Realizado el paso anterior se ampliará la pantalla anterior con el detalle del stock del producto seleccionado en cada una de las bodegas existentes.

CONTENIDOS 28

• Control Cajón de Dinero (Opción condicionada a la existencia de éste)

A través de esta opción se puede abrir de forma automática el cajón de dinero para el retiro de efectivo u otra operación. A esta opción se accede por medio del siguiente botón: • Impresión del Ticket de Venta Con este proceso se cierra el proceso de emisión del Ticket de Venta y se define que tipo de documento será finalmente. Para imprimir el Ticket de Venta se debe presionar la tecla “F5”, o bien presionar el botón. Una vez presionada la tecla o el botón, antes de proceder con la impresión, el sistema nos permitirá indicar que tipo de documento representa el Ticket de Venta por medio de un cuadro de selección. Las opciones son las siguientes: ü Nota de Venta: Ésta representa un compromiso de venta que puede ser

tomado de forma posterior a través de las opciones Boleta de Ventas o Boleta Fiscal del menú de Ventas del sistema. Se selecciona presionando la tecla “F1” o presionando el botón correspondiente lo que imprimirá un documento que puede ser entregado al cliente a manera de “cotización” o “vale de venta”.

ü Boleta: Por medio de esta opción se puede imprimir directamente el

documento por medio de una Boleta de venta tradicional en su formato pre impreso. Se selecciona presionando la tecla “F5” o presionando el botón correspondiente.

CONTENIDOS 29

ü Boleta Fiscal: Por medio de esta opción se puede imprimir directamente el documento de venta por medio de una Impresora Fiscal. Se selecciona presionando la tecla “F9” o presionando el botón correspondiente.

2.6. Como realizar un Arqueo de Cajas

El arqueo de caja nos permite cuadrar la venta realizada en un periodo versus los ingresos registrados en la caja. Por medio de esta opción también podemos ver el detalles de los pagos y como estos fueron realizados (Efectivo, Cheque, Tarjeta de Crédito, Tarjeta de Débito, etc.) Nota La venta que se realiza por medio de la opción “Terminal POS”, solo recibe efectivo como forma de pago. Se accede al arqueo por medio de la opción de menú “Cajas/Arqueo”, Una vez seleccionada la opción se despliega la siguiente pantalla. Se debe especificar la caja que contiene las ventas a revisar, esta puede ser selecciona por medio del botón .

CONTENIDOS 30

Luego se debe especificar si se desea obtener el arqueo por “Cierre” o “Fechas”. Si se selecciona la opción por “Cierres”, se debe especificar el cierre a considerar en el arqueo por medio del botón , como se logra observar en la siguiente pantalla. Si se selecciona la opción por “Fechas”, se debe especificar el rango de fecha y hora a considerar para obtener el arqueo correspondiente. Una vez definidos estos parámetros se debe presionar el botón “Aplicar”. De inmediato el sistema desplegará la información del arqueo deseada. En esta pantalla se observan cuatro etiquetas o carpetas en la parte superior, estos son: ü Recaudación ü Ventas ü Guías de Despacho ü Notas de Crédito

CONTENIDOS 31

• Recaudación Es la información de los pagos realizados durante el periodo especificado, estos son clasificados por Documento, Cantidad y Saldo, además incluye un resumen del Total, Ingresos, Egresos y Depósitos realizados durante el periodo consultado. Si se desea más detalles de estos pagos basta con dar un “doble clic” sobre el ítem que se desea consultar. De esta forma se obtiene un detalle de los documentos que componen el total de pagos informados.

Para regresar a la pantalla anterior solo se debe presionar el botón “Volver”.

Dar doble clic sobre la opción

deseada.

CONTENIDOS 32

El sistema contempla un procedimiento de cambio de cajero, para este efecto se hace necesaria la “entrega” de la caja al nuevo cajero, dejando en el sistema el registro del efectivo existente al momento de la entrega y entregando éste al nuevo cajero. Para realizar esta operación se debe presionar el botón. Al presionarlo se desplegará una pantalla donde se puede observar los detalles finales de la entrega de la caja. Solo es modificable el campo “Entrega”, acá se debe especificar el monto entregado al nuevo cajero, en tanto el sistema calcula el monto que considerará en el próximo arqueo. • Ventas Es la información de las ventas realizadas durante el periodo especificado con la sucursal que realizó las ventas, el resumen cuantitativo de documentos que se incluyen en este arqueo y un resumen final con el monto recaudado.

CONTENIDOS 33

Si se desea más detalles de estas ventas basta con dar un “doble clic” sobre el ítem que se desea consultar. De inmediato se desplegará el detalle relacionado a la venta. Para regresar a la pantalla anterior solo se debe presionar el botón “Volver”. • Guías de Despacho Es la información de las Guías de Despacho realizadas durante el periodo especificado. Si se desea ver el detalle de ellas se debe dar un doble clic sobre la guía deseada y se abrirá el documento.

Dar doble clic sobre la opción

deseada.

Dar doble clic sobre la opción

deseada.

Documento Original.

CONTENIDOS 34

• Notas de Crédito Es la información de las Notas de Crédito realizadas durante el periodo especificado. Si se desea ver el detalle de ellas se debe dar un doble clic sobre la guía deseada y se abrirá el documento. • Impresión de Arqueo de Caja Para imprimir el arqueo de caja seleccionado se debe dar un clic sobre el botón “Imprimir a Pantalla” ( ), o el botón “Imprimir” ( ) de la barra superior de menú. Una vez presionado uno de estos botones el sistema preguntará si el informe se desea “Detallado” o “Resumido”.

Dar doble clic sobre la opción

deseada.

Documento Original.

CONTENIDOS 35

El informe Resumido incluye la información necesaria para el cierre de caja:

CONTENIDOS 36

2.7. Como ingresar productos al inventario

Para poder realizar ventas se debe tener productos en el inventario, para poder ingresar éstos existen las siguientes alternativas.

ü Facturas de Compra: Este proceso se detalla en el capítulo 3 de este

instructivo, específicamente en el punto 3.3 “Como ingresar las facturas de Compra”.

ü Guías de Ingreso: Por medio de esta opción se puede ingresar stock al inventario, estas entradas son por conceptos que NO implican “compra” de artículos, es decir, considera devoluciones, transferencias desde otra bodega, artículos desde un proveedor por otro concepto de no sea compra (ej.: cambio de productos por garantía), etc. Esta opción se encuentra en el menú “Inventario/Guías de Ingreso”. Una vez seleccionada se desplegará la siguiente pantalla:

Folio: Correlativo de control interno del documento de ingreso. Código: Corresponde al código del proveedor o persona que está trayendo la mercadería.

CONTENIDOS 37

Ingreso de Artículos: En esta sección se ingresan los artículos que componen la guía por medio del capturador de códigos de barra, realizando una búsqueda o bien digitándolo directamente, especificando:

ü Artículo: Código del Producto que traerá automáticamente la descripción de peste si ya esta creado. Nota Si el Artículo no ha sido creado se debe realizar el proceso de creación previamente siguiendo el procedimiento del punto 1.3 de este instructivo.

ü Cantidad: Corresponde a la cantidad a ingresar del artículo

ü Precio: Corresponde al valor del articulo. Este valor se trae

de forma automática.

Nota Este valor es de suma importancia ya que por medio de éste se calcula el Precio Promedio de los productos para la valorización del inventario.

ü Descto.: Porcentaje de descuento sobre el valor unitario del producto si corresponde.

Especificado lo anterior el ítem se puede agregar presionando “Enter” o bien el botón. Responsable Asignado: Este campo puede ser completado con el código del responsable del ingreso de la mercadería. Fecha: Es la que el sistema considerara como fecha de ingreso de los productos especificados en la guía. Bodega: Corresponde a la bodega en donde se almacenarán los ítem ingresados. Totales: En esta sección se despliegan el total correspondientes a la factura de Compra. Se puede especificar de forma adicional si existe un descuento a nivel de total y si la factura es “Exenta” (Sin Impuesto). Con todos estos datos especificados, para concluir el proceso de ingreso de la Factura de Compra, el documento debo ser guardado presionado el botón “Guardar”.

ü Ajuste de Existencias: Esta opción es la misma que se abordo en el “Capítulo 2: Toma de Inventario y Ventas”, de este instructivo, específicamente en el punto “2.2 Como hacer una toma de inventario inicial”.

CONTENIDOS 38

3.1. Capítulo 1: Pasos Iniciales

3.2. Como crear Proveedores

Para la creación de provedores el se debe ingresar a la opción de menú “Maestros/Proveedores”. Una vez seleccionada la opción se desplagará la pantalla que permite la definición de los proveedores.

CONTENIDOS 39

Para la creación de un proveedor se deben ingresar como mínimo los siguientes datos: ü Codigo: Corresponde a la identificación que contará el proveedor

creado, generalmente es el RUT del proveedor sin digito verificador.

ü RUT: Es el RUT real del proveedor a crear.

ü Giro: Detalle del Rubro del Proveedor.

ü Calle: Dirección del Proveedor

ü Comuna: Comuna del Proveedor

ü Ciudad: Ciudad del Proveedor

ü Números Telefónicos: Sección en donde se pueden especificar los numero de contacto del proveedor.

ü Especifiación del Rut: Debido a que es posible que un proveedor a su

vez tambien sea un cliente, el sistema me permite especificar esto por medio de esta opción.

Una vez especificados estos puntos solo se debe presionar el botón “Guardar” y el proveedor quedará creado.

CONTENIDOS 40

3.3. Como ingresar las facturas de compra Por medio de esta opción se pueden registrar las compras de realizadas y así alimentar el inventario del sistema. A esta opción se ingresa en la opción “Compras/Facturas de Compra” del menú.

Una vez selecciona esta opción se desplegará la pantalla que permite el ingreso de la factura del proveedor.

Folio: Correlativo de control interno del documento de compra. Nro. Docto: Número de documento de compra original del proveedor. Fecha: Corresponde a la fecha que el sistema considerará ingresada a la mercadería a su bodega. Código: Corresponde al código del proveedor al que se está comprando la mercadería.

CONTENIDOS 41

Ingreso de Artículos: En esta sección se ingresan los artículos comprados por medio del capturador de códigos de barra, realizando una búsqueda o bien digitándolo directamente, especificando:

ü Artículo: Código del Producto que traerá automáticamente la

descripción de peste si ya esta creado.

Nota Si el Artículo no ha sido creado se debe realizar el proceso de creación previamente siguiendo el procedimiento del punto 1.3 de este instructivo.

ü Cantidad: Corresponde a la cantidad comprada al proveedor

ü Precio: Corresponde al valor unitario de compra del producto. Nota Este valor es de suma importancia ya que por medio de éste se calcula el Precio Promedio de los productos para la valorización del inventario.

ü Descto.: Porcentaje de descuento sobre el valor unitario del producto si corresponde.

ü Ctro. Costo: Identificación del Centro de Costo para la clasificación de la existencia si corresponde.

Especificado lo anterior el ítem se puede agregar presionando “Enter” o bien el botón.

Es Factura Electrónica: Indica si el documento enviado por el proveedor es electrónico. O. Compra: Número de la Orden de Compra que originó el requerimiento de compra si existe. Bodega: Corresponde a la bodega en donde se almacenarán los ítem comprados. Cond. Vta.: Acá se indica cual es la condición de venta que se maneja con el proveedor de los artículos comprados. Libro de Compras: Es importante ingresar esta información para que el libro de compras considera esta factura de compras en el mes que corresponde. Totales: En esta sección se despliegan el total correspondientes a la factura de Compra. Se puede especificar de forma adicional si existe un descuento a nivel de total y si la factura es “Exenta” (Sin Impuesto).

CONTENIDOS 42

Con todos estos datos especificados, para concluir el proceso de ingreso de la Factura de Compra, el documento debo ser guardado presionado el botón “Guardar”.