CONTEXTUALIZACION DE LOS PROCESOS TÉCNICOS DENTRO DE LA GESTION DE LAS UNIDADES DE INFORMACIÓN Organización de la información y catalogación La catalogación

CONTEXTUALIZACION DE LOS PROCESOS TÉCNICOS CONTEXTUALIZACION DE LOS PROCESOS TÉCNICOS DENTRO DE LA GESTION DE LAS UNIDADES DE DENTRO DE LA GESTION DE LAS UNIDADES DE

INFORMACIÓNINFORMACIÓN

Organización de la información y Organización de la información y catalogacióncatalogación

La catalogación es la piedra angular de la La catalogación es la piedra angular de la bibliotecología. Algunas personas la perciben bibliotecología. Algunas personas la perciben apenas como una asignatura relacionada con apenas como una asignatura relacionada con reglas rígidas y una lógica forzada. Pero es la reglas rígidas y una lógica forzada. Pero es la

catalogación la que permite a los usuarios catalogación la que permite a los usuarios buscar, hojear y acceder a la información. buscar, hojear y acceder a la información.

Proporciona las estructuras bibliográficas que Proporciona las estructuras bibliográficas que sostienen los servicios de referencia y sostienen los servicios de referencia y

aseguran un manejo eficaz y eficiente de la aseguran un manejo eficaz y eficiente de la colección.colección.



Una buena comprensión de como la Una buena comprensión de como la catalogación se relaciona con la catalogación se relaciona con la organización de la información les organización de la información les resultara útil a los bibliotecarios en la resultara útil a los bibliotecarios en la medida en que incluyen información medida en que incluyen información en todo tipo de formato a las en todo tipo de formato a las colecciones.colecciones.



EL CICLO DE TRANSFERENCIA DE LA EL CICLO DE TRANSFERENCIA DE LA INFORMACION:INFORMACION:

La catalogación es una forma de La catalogación es una forma de organización de la información, así organización de la información, así como una parte crítica del ciclo de como una parte crítica del ciclo de transferencia de la información. transferencia de la información.

Como muestra la figura 1, la Como muestra la figura 1, la transferencia de la información es transferencia de la información es cíclica. cíclica.



Ciclo de transferencia de la InformaciónSINTESIS

(evaluación, relevancia)

ORGANIZACIÓN DE A INFORMACION

(Bibliografía, indización, resumen, catalogación)

ACCESO (identificación, descubrimiento,

selección, acceso, etc.)

CREACION

Visiones personales

Revisión



Un autor potencial puede empezar en la Un autor potencial puede empezar en la fase de fase de Acceso Acceso buscando material para buscando material para un proyecto. Consultará herramientas un proyecto. Consultará herramientas de información, tanto informatizadas de información, tanto informatizadas como humanas, para localizar ítems como humanas, para localizar ítems conocidos, buscar obras sobre conocidos, buscar obras sobre temáticas seleccionadas, averiguar qué temáticas seleccionadas, averiguar qué han dicho los expertos sobre esos han dicho los expertos sobre esos temas, determinar la pertinencia de los temas, determinar la pertinencia de los ítems recuperados y para pedir acceso ítems recuperados y para pedir acceso a los ítems relevantes.a los ítems relevantes.



En la fase de En la fase de Síntesis,Síntesis, el autor se el autor se toma el tiempo de repasar esos toma el tiempo de repasar esos ítems, descarta los irrelevantes, ítems, descarta los irrelevantes, sintetiza la literatura relevante, sintetiza la literatura relevante, desarrolla tesis y antítesis, agrega desarrolla tesis y antítesis, agrega una visión personal, y pasa a la fase una visión personal, y pasa a la fase de de Creación.Creación.



Cuando una obra está completa, se Cuando una obra está completa, se somete a evaluación de los pares o somete a evaluación de los pares o de los editores. Cuando pasa la de los editores. Cuando pasa la evaluación, se pone a disposición del evaluación, se pone a disposición del público. Luego comienza la fase de público. Luego comienza la fase de Organización de la informaciónOrganización de la información..



La obra puede ser incluida en un repertorio La obra puede ser incluida en un repertorio como el Book List. Puede ser indizada por como el Book List. Puede ser indizada por un servicio de indización y resúmenes o ser un servicio de indización y resúmenes o ser listada en una bibliografía. En una listada en una bibliografía. En una Biblioteca, lo más probable es que sea Biblioteca, lo más probable es que sea catalogada. Se le asignará información catalogada. Se le asignará información descriptiva, punto de acceso, indicadores descriptiva, punto de acceso, indicadores temáticos (descriptores, encabezamientos temáticos (descriptores, encabezamientos de materia, clasificación o similares) y el de materia, clasificación o similares) y el ítem se pondrá en el estante para su ítem se pondrá en el estante para su acceso. acceso.



Después de este tratamiento está Después de este tratamiento está listo para la fase de Acceso, y el ciclo listo para la fase de Acceso, y el ciclo continúa.continúa.



Diferentes métodos de organización Diferentes métodos de organización de la información resultan en de la información resultan en diferentes salidas, un directorio, un diferentes salidas, un directorio, un índice; una bibliografía o un catálogo.índice; una bibliografía o un catálogo.



Pero los objetivos son similares, Pero los objetivos son similares, identificar, descubrir, seleccionar y identificar, descubrir, seleccionar y obtener una obra. Si se elimina la obtener una obra. Si se elimina la organización de la información de organización de la información de este ciclo, la brecha entre los este ciclo, la brecha entre los creadores y los usuarios de la creadores y los usuarios de la información se hace difícil de información se hace difícil de franquear. franquear.



Los usuarios tendrían que utilizar Los usuarios tendrían que utilizar mucho tiempo y energía en mucho tiempo y energía en determinar lo que está disponible, determinar lo que está disponible, buscar los ítems deseados y evaluar buscar los ítems deseados y evaluar la pertinencia de todo lo que la pertinencia de todo lo que encuentren. encuentren.



De hecho, esta es la problemática De hecho, esta es la problemática actual de los usuarios de Internet. A actual de los usuarios de Internet. A pesar de la cantidad de motores de pesar de la cantidad de motores de búsqueda y directorios existentes, búsqueda y directorios existentes, todavía tienen que revisar muchos todavía tienen que revisar muchos materiales para encontrar algo materiales para encontrar algo satisfactorio y muchos no encuentran satisfactorio y muchos no encuentran nada útil aún después de una nada útil aún después de una extensa exploraciónextensa exploración



LOS PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN DE LA LOS PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓNINFORMACIÓN

Organizar la información para su Organizar la información para su acceso es una de las principales acceso es una de las principales preocupaciones de los profesionales preocupaciones de los profesionales de la bibliotecología y ciencia de la de la bibliotecología y ciencia de la información.información.



En este sentido, se han desarrollado En este sentido, se han desarrollado varios métodos, dando por resultado varios métodos, dando por resultado herramientas como los catálogos, herramientas como los catálogos, índices (impresos y en línea), índices (impresos y en línea), revistas de resúmenes, auxiliares de revistas de resúmenes, auxiliares de búsqueda (en archivos), bibliografías búsqueda (en archivos), bibliografías y bibliografía electrónicas. y bibliografía electrónicas.



La gran cantidad de estas La gran cantidad de estas herramientas da la impresión de que herramientas da la impresión de que estos métodos son muy diferentes y estos métodos son muy diferentes y cubren partes distintas del universo cubren partes distintas del universo de la información. de la información.



Pero todas ellas están para servir las Pero todas ellas están para servir las importantes funciones abogadas por importantes funciones abogadas por Charles A. Cutre en 1904 en su Charles A. Cutre en 1904 en su Reglas para el catálogo diccionario: Reglas para el catálogo diccionario: identificar, agrupar, evaluar y identificar, agrupar, evaluar y localizar. localizar.



La importancia de estas funciones fue La importancia de estas funciones fue subrayada por un informe de la IFLA subrayada por un informe de la IFLA que describe el encontrar, identificar, que describe el encontrar, identificar, seleccionar y obtener acceso como seleccionar y obtener acceso como las funciones esenciales del registro las funciones esenciales del registro bibliográfico. Si bien estas bibliográfico. Si bien estas herramientas bibliográficas pueden herramientas bibliográficas pueden funcionar de manera distinta, de funcionar de manera distinta, de hecho, aplican los mismos principios. hecho, aplican los mismos principios.



Estos han sido compartidos, pero Estos han sido compartidos, pero raramente articulados. Taylor y Hagler raramente articulados. Taylor y Hagler son probablemente los primeros autores son probablemente los primeros autores en describir con éxito los principios de la en describir con éxito los principios de la organización de la información. organización de la información. Basándose en su ideas, se puede Basándose en su ideas, se puede establecer un conjunto completo de los establecer un conjunto completo de los principios de organización de la principios de organización de la información, como se muestra a información, como se muestra a continuación:continuación:



PRINCIPIO UNO. DEFINICION DEL ALCANCE Y PRINCIPIO UNO. DEFINICION DEL ALCANCE Y CRITERIOS DE SELECCIÓNCRITERIOS DE SELECCIÓN

El primer principio para organizar El primer principio para organizar información, más allá del método información, más allá del método que elija el organizador, es la que elija el organizador, es la definición del alcance de la definición del alcance de la herramienta. herramienta.



Si bien sería deseable tener una única Si bien sería deseable tener una única herramienta que organizara todo el herramienta que organizara todo el universo de la información, no existe universo de la información, no existe ni sería factible crearla. La parte del ni sería factible crearla. La parte del universo de la información que cubre universo de la información que cubre la herramienta podría consistir en las la herramienta podría consistir en las existencias de un archivo, materiales existencias de un archivo, materiales en un área temática seleccionada o en un área temática seleccionada o recursos relevantes para una recursos relevantes para una comunidad de usuarios en particular. comunidad de usuarios en particular.



Se debe tener en cuenta muchos Se debe tener en cuenta muchos factores cuando se define la factores cuando se define la cobertura de una herramienta de cobertura de una herramienta de organización de la información. El organización de la información. El factor más crucial es el conocimiento factor más crucial es el conocimiento de las necesidades de información de de las necesidades de información de los usuarios.los usuarios.



Teniendo información acerca de las Teniendo información acerca de las necesidades de los usuarios, el necesidades de los usuarios, el organizador puede desarrollar organizador puede desarrollar criterios de selección y empezar a criterios de selección y empezar a buscar recursos apropiados en el buscar recursos apropiados en el universo de la información.universo de la información.



En una biblioteca, las actividades En una biblioteca, las actividades vinculadas con el primer principio caen vinculadas con el primer principio caen normalmente bajo la órbita del normalmente bajo la órbita del departamento de desarrollo de departamento de desarrollo de colecciones (adquisiciones o colecciones (adquisiciones o administración). Sin embargo, el administración). Sin embargo, el reciente y espectacular crecimiento de reciente y espectacular crecimiento de información ha resultado un aumento información ha resultado un aumento en la participación del personal de en la participación del personal de referencia y de catalogación en este referencia y de catalogación en este proceso.proceso.



PRINCIPIO DOS. CREACION DE LA PRINCIPIO DOS. CREACION DE LA REPRESENTACIONREPRESENTACION

Una vez que se han identificado los Una vez que se han identificado los recursos a cubrir, la siguiente recursos a cubrir, la siguiente preocupación es la creación de una preocupación es la creación de una representación o sustituto. Este paso representación o sustituto. Este paso es necesario porque generalmente es necesario porque generalmente se cree que para propósitos de se cree que para propósitos de acceso una representación es mejor acceso una representación es mejor que el propio documento. que el propio documento.



Por ejemplo, en lugar de poner a Por ejemplo, en lugar de poner a disposición todo un informe de disposición todo un informe de investigación, se puede crear un investigación, se puede crear un registro de la obra, con información registro de la obra, con información sobre el autor, la fuente y la temática sobre el autor, la fuente y la temática para hacer más eficiente la para hacer más eficiente la búsqueda.búsqueda.



El procedimiento para crear una El procedimiento para crear una representación varía según las representación varía según las herramientas, pero hay dos herramientas, pero hay dos objetivos comunes a todas. Primero, objetivos comunes a todas. Primero, la representación debe contener la representación debe contener suficiente detalle como para suficiente detalle como para identificar un recurso, segundo, debe identificar un recurso, segundo, debe incluir la información necesaria para incluir la información necesaria para distinguir un recurso de otro.distinguir un recurso de otro.



Para asegurar la consistencia en la Para asegurar la consistencia en la creación de representaciones, se han creación de representaciones, se han creado varias normas. Las agencias de creado varias normas. Las agencias de indización tienen pautas para describir indización tienen pautas para describir recursos, y los manuales de estilo de recursos, y los manuales de estilo de cita brindan similares. Para la cita brindan similares. Para la catalogación, las normas clave son las catalogación, las normas clave son las Reglas de Catalogación Anglo-Reglas de Catalogación Anglo-Americanas, 2ª. ed, revisión 1998, Americanas, 2ª. ed, revisión 1998, 1999, 2001, 2002 y 2004 y los formatos 1999, 2001, 2002 y 2004 y los formatos MARC.MARC.



PRINCIPIO TRES. ANALISIS PARA EL ACCESOPRINCIPIO TRES. ANALISIS PARA EL ACCESO

Con la creación de la representación Con la creación de la representación está relacionado el análisis de un está relacionado el análisis de un recurso para el acceso. El objetivo de recurso para el acceso. El objetivo de este principio es asegurar que una este principio es asegurar que una herramienta cumpla con las herramienta cumpla con las funciones de evaluación y de funciones de evaluación y de agrupación.agrupación.



Comúnmente, el organizador identifica Comúnmente, el organizador identifica las personas u organizaciones que son las personas u organizaciones que son responsables del contenido intelectual responsables del contenido intelectual de una obra o que han contribuido de una obra o que han contribuido substancialmente con él. Dependiendo substancialmente con él. Dependiendo de las herramientas, los autores, de las herramientas, los autores, coautores y editores son candidatos coautores y editores son candidatos probables de ser seleccionados como probables de ser seleccionados como puntos de acceso. puntos de acceso.



Los títulos de serie, de publicaciones Los títulos de serie, de publicaciones periódicas y las obras relacionadas periódicas y las obras relacionadas han sido incluidos como puntos de han sido incluidos como puntos de acceso.acceso.



Además, el organizador analiza la Además, el organizador analiza la materia o temática de una obra para materia o temática de una obra para dar cuenta de su contenido a los dar cuenta de su contenido a los usuarios. Los indicadores asignan usuarios. Los indicadores asignan descriptores, los analistas crean descriptores, los analistas crean resúmenes, los recopiladores de resúmenes, los recopiladores de bibliografía preparan anotaciones y bibliografía preparan anotaciones y los catalogadores asignan los catalogadores asignan encabezamientos de materia. encabezamientos de materia.



Algunas herramientas también hacen Algunas herramientas también hacen uso de códigos de clasificación o uso de códigos de clasificación o códigos de productos. El objetivo es códigos de productos. El objetivo es permitirles a los usuarios realizar permitirles a los usuarios realizar búsquedas temáticas y elegir entre búsquedas temáticas y elegir entre ítems similares.ítems similares.



Además de los puntos de acceso Además de los puntos de acceso temáticos y no temáticos, también es temáticos y no temáticos, también es necesario el control de autoridades necesario el control de autoridades para facilitar el acceso y asegurar la para facilitar el acceso y asegurar la agrupaciónagrupación



La mayoría de las herramientas se La mayoría de las herramientas se esfuerzan por controlar sinónimos, esfuerzan por controlar sinónimos, homónimos y variantes ortográficas, homónimos y variantes ortográficas, y por representar las relaciones entre y por representar las relaciones entre conceptos en sus listas de conceptos en sus listas de autoridades de materia. Pero no autoridades de materia. Pero no todas las herramientas hacen un todas las herramientas hacen un esfuerzo por controlar los puntos de esfuerzo por controlar los puntos de acceso no temáticos. acceso no temáticos.



La falta de consistencia en estos, La falta de consistencia en estos, como puede verse en algunas bases como puede verse en algunas bases de datos en línea, se torna una de datos en línea, se torna una molestia para el usuario y afecta molestia para el usuario y afecta negativamente el acceso.negativamente el acceso.



PRINCIPIO CUATRO. ORGANIZACIÓN DE LOS PRINCIPIO CUATRO. ORGANIZACIÓN DE LOS RECURSOS Y DE SUS REPRESENTACIONESRECURSOS Y DE SUS REPRESENTACIONES

El último principio consiste en decidir El último principio consiste en decidir cómo se organizarán los recursos y cómo se organizarán los recursos y sus representaciones para el acceso. sus representaciones para el acceso. Si se posee los recursos localmente, Si se posee los recursos localmente, se proporciona algún tipo de se proporciona algún tipo de anotación de la ubicación, como una anotación de la ubicación, como una signatura topográfica signatura topográfica



El objetivo es facilitar la recuperación El objetivo es facilitar la recuperación del ítem necesitado y que hay del ítem necesitado y que hay agrupación en el estante para que agrupación en el estante para que los usuarios, sobren todos los que los usuarios, sobren todos los que buscan en los estantes, puedan buscan en los estantes, puedan elegir entre ítems similareselegir entre ítems similares



Si los recursos están ubicados en otro Si los recursos están ubicados en otro lugar, se puede brindar algún lugar, se puede brindar algún mecanismo, como un link mecanismo, como un link hipertextual, para el acceso en línea. hipertextual, para el acceso en línea. Muchos servicios en línea cuentan con Muchos servicios en línea cuentan con servicios de entrega de documento servicios de entrega de documento bien establecidos y algunos también bien establecidos y algunos también han puesto el texto completo en línea han puesto el texto completo en línea disponible a pedido.disponible a pedido.



El principio cuatro también se aplica El principio cuatro también se aplica a la organización de las a la organización de las representaciones. Este paso es representaciones. Este paso es crítico porque afecta el acceso a los crítico porque afecta el acceso a los recursos, sobre todo en una recursos, sobre todo en una ambiente en línea. ambiente en línea.



A diferencia del ambiente manual, A diferencia del ambiente manual, donde un usuario puede recorrer a donde un usuario puede recorrer a mano paginas o gavetas de fichas, mano paginas o gavetas de fichas, las herramientas en línea las herramientas en línea proporcionan pocas señales físicas a proporcionan pocas señales físicas a estos. La visualización de las estos. La visualización de las representaciones en pantalla informa representaciones en pantalla informa al usuario sobre lo que está al usuario sobre lo que está disponible.disponible.



Resulta entonces crucial que el orden Resulta entonces crucial que el orden de los elementos en una de los elementos en una representación y la visualización de representación y la visualización de varios ítems en pantalla sean varios ítems en pantalla sean cuidadosamente diseñados. Un buen cuidadosamente diseñados. Un buen diseño presenta la agrupación en la diseño presenta la agrupación en la pantalla y permite a los usuarios pantalla y permite a los usuarios hacer un buen uso de los recursos hacer un buen uso de los recursos cubiertos por la herramienta.cubiertos por la herramienta.



LOS PRINCIPIOS Y LA CATALOGACIONLOS PRINCIPIOS Y LA CATALOGACION

Como uno más de muchos métodos de Como uno más de muchos métodos de organización de la información, la organización de la información, la catalogación sigue estrechamente los catalogación sigue estrechamente los principios descriptos anteriormente. A principios descriptos anteriormente. A continuación se encontrara una breve continuación se encontrara una breve discusión acerca de cómo se aplican estos discusión acerca de cómo se aplican estos principios y un resumen del procedimiento principios y un resumen del procedimiento normal de catalogación. El propósito es normal de catalogación. El propósito es prepararlos a los estudiantes para quienes prepararlos a los estudiantes para quienes la catalogación es algo nuevo.la catalogación es algo nuevo.



En una biblioteca, el personal del En una biblioteca, el personal del departamento de desarrollo de departamento de desarrollo de colección es quien realiza colección es quien realiza normalmente la selección de normalmente la selección de recursos, poniendo así en práctica el recursos, poniendo así en práctica el principio unoprincipio uno



Habitualmente, la catalogación empieza Habitualmente, la catalogación empieza después de que llegan los ítems. En después de que llegan los ítems. En muchas bibliotecas se busca los muchas bibliotecas se busca los materiales recién llegados en servicios materiales recién llegados en servicios bibliográficos como Online Computer bibliográficos como Online Computer Library Center (OCLC) para determinar Library Center (OCLC) para determinar la existencia de registros. Si se la existencia de registros. Si se encuentran, se siguen procedimientos encuentran, se siguen procedimientos de catalogación por copia.de catalogación por copia.



Caso contrario, los catalogadores Caso contrario, los catalogadores realizan la catalogación original de realizan la catalogación original de los ítems. Esta consiste en varios los ítems. Esta consiste en varios pasos principales: descripción, pasos principales: descripción, asignación de puntos de acceso, asignación de puntos de acceso, análisis temático, control de análisis temático, control de autoridades, creación del registro autoridades, creación del registro MARC y contribución de registros a MARC y contribución de registros a un servicio bibliográfico. un servicio bibliográfico.



El propósito de la catalogación El propósito de la catalogación descriptiva es crear una descriptiva es crear una representación de un ítem. Esta debe representación de un ítem. Esta debe contener suficientes detalles como contener suficientes detalles como para que sea identificado y para que sea identificado y distinguido de otros. Este paso pone distinguido de otros. Este paso pone en práctica el principio dos.en práctica el principio dos.



La asignación de puntos de acceso y La asignación de puntos de acceso y el proceso de análisis temático dan el proceso de análisis temático dan por resultado puntos de acceso, por resultado puntos de acceso, temáticos y no temáticos, para el temáticos y no temáticos, para el registro bibliográfico.registro bibliográfico.



El trabajo de autoridades se realiza El trabajo de autoridades se realiza sobre todos los puntos de acceso sobre todos los puntos de acceso para asegurar la consistencia y para asegurar la consistencia y mejorar la recuperación. Así se aplica mejorar la recuperación. Así se aplica el principio tres.el principio tres.



Luego los ítems reales y sus Luego los ítems reales y sus representaciones se procesan para el representaciones se procesan para el acceso. Se les asigna signatura acceso. Se les asigna signatura topográfica y se los ubica en los topográfica y se los ubica en los estantes, mientras sus estantes, mientras sus representaciones son puestas en representaciones son puestas en formato legible por máquina y formato legible por máquina y analizadas para otras analizadas para otras manipulaciones. manipulaciones.



Los catalogadores y diseñadores de Los catalogadores y diseñadores de sistema han decidido cómo se sistema han decidido cómo se visualizan los elementos de las visualizan los elementos de las representaciones, y cómo son representaciones, y cómo son organizados y visualizados varios organizados y visualizados varios ítems en la pantalla. Este paso pone ítems en la pantalla. Este paso pone en práctica el principio cuatro.en práctica el principio cuatro.

Documents

CONTEXTUALIZACION DE LOS PROCESOS TÉCNICOS DENTRO DE LA GESTION DE LAS UNIDADES DE INFORMACIÓN Organización de la información y catalogación La catalogación