CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS INFORME DE … 2019/acceso informacion/JULIO II/Numeral 23...Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículos 2 Ámbito de Competencia y

GUATEMALA, MAYO DE 2019

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

INFORME DE AUDITORÍA FINANCIERA Y DE CUMPLIMIENTO

INSTITUTO DE CIENCIA Y TECNOLOGIA AGRICOLAS, ICTA DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2018

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ÍNDICE Página

INSTITUTO DE CIENCIA Y TECNOLOGIA AGRICOLAS, ICTA

1. INFORMACIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD AUDITADA

2. FUNDAMENTO LEGAL PARA LA PRÁCTICA DE AUDITORÍA

3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA, DELESPECIALISTA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS

6. CRITERIOS UTILIZADOS EN EL PROCESO DE AUDITORÍA

7. TÉCNICAS, PROCEDIMIENTOS Y/O METODOLOGÍA

8. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

9. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍAANTERIOR

10. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERÍODOAUDITADO

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS 1 DIRECCIÓN DE AUDITORÍA AL SECTOR EDUCACIÓN, CIENCIA, CULTURA YDEPORTES


AUDITORÍA FINANCIERA Y DE CUMPLIMIENTOPERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2018

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1. INFORMACIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD AUDITADA Base legal El Instituto de Ciencia y Tecnología Agrícolas -ICTA-, fue creado a través delDecreto No. 68-72, del Congreso de la República de Guatemala, publicado en elDiario de Centro América el 22 de noviembre de 1972. Dicho instrumento legal define a este Instituto, como una entidad estataldescentralizada autónoma, con personalidad jurídica, patrimonio propio y plenacapacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones. Su domicilio está ubicado en la aldea Bárcena, municipio de Villa Nueva,departamento de Guatemala, kilómetro 21.5 carretera hacia el Pacífico. Función Las funciones del Instituto de Ciencia y Tecnología Agrícolas, están establecidasen los artículos 3 y 19 del Decreto No. 68-72 Ley Organismo Ejecutivo, siendo lassiguientes:

Es la Institución de Derecho Público responsable de generar y promover eluso de la Ciencia y Tecnología Agrícolas en el sector respectivo. Enconsecuencia, le corresponde conducir investigaciones tendientes a lasolución de los problemas explotación racional Agrícola, que incidan en elbienestar social; producir materiales y métodos para incrementar laproductividad agrícola; promover la utilización de la tecnología a nivel delagricultor y del desarrollo rural regional, que determine el Sector PúblicoAgrícola.Llevar a cabo investigaciones y estudios en el campo de las cienciasagrícolas.Desarrollar programas de enseñanza y promoción agrícola que tiendan a laaplicación de los resultados obtenidos en la investigación.Formular y proponer programas académicos para la formación de personalcientífico.Intercambiar información y materiales con otros centros nacionales,regionales e Internacionales dedicados a la investigación agrícola eindustrial; yLos demás que le correspondan y se requieran para el buenfuncionamiento de sus operaciones y que no contravengan el espíritu de lapresente ley.




Materia controlada La auditoría financiera comprendió la evaluación de los Estados Financieros,siendo los siguientes: Balance General, Estado de Resultados y Estado deLiquidación Presupuestaria. La auditoría de Cumplimiento comprendió laevaluación de la gestión financiera y del uso de fondos asignados en elpresupuesto general de ingresos y egresos de conformidad con las leyes,reglamentos, acuerdos gubernativos y otras disposiciones aplicables. La auditoríase realizó en forma combinada con el nivel de seguridad razonable. 2. FUNDAMENTO LEGAL PARA LA PRÁCTICA DE AUDITORÍA La auditoría se realizará en base en: La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido ensus artículos 232 y 241. El Decreto Número 31-2002, Congreso de la República de Guatemala, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículos 2 Ámbito deCompetencia y 4 Atribuciones. El Acuerdo Número 09-03 del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, Artículo1 Grupo de Normas, literal a), Normas Generales de Control Interno. El Acuerdo Número A-075-2017, Normas de Auditoría Gubernamental de CarácterTécnico denominadas Normas Internacionales de las Entidades FiscalizadorasSuperiores adaptadas a Guatemala -ISSAI.GT-. Nombramiento de auditoría No. DAS-03-0082-2018 de fecha 16 de agosto de2018. 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA General Emitir opinión sobre la razonabilidad de los Estados Financieros y de la ejecuciónpresupuestaria de ingresos y egresos del ejercicio fiscal 2018. Específicos Verificar la razonabilidad de los saldos que presenta el Balance General en lascuentas de activo, pasivo y patrimonio a través de cuentas seleccionadas como




muestra de acuerdo con la materialidad o importancia relativa aleatoriamente. Verificar la razonabilidad de los ingresos y gastos revelados en el Estado deResultados derivados de los ingresos y gastos corrientes de la entidad, deacuerdo a la selección de rubros y cuentas considerando la materialidad oimportancia relativa aleatoriamente. Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos correspondiente del ejerciciofiscal 2018, se haya ejecutado razonablemente atendiendo a los principios deeconomía, eficiencia y eficacia y se haya ejecutado de acuerdo con el PlanOperativo Anual -POA- y de conformidad con los clasificadores presupuestariosestablecidos, cumpliendo con las leyes, reglamentos, normas y metodologíasaplicables a través de las cuentas seleccionadas de conformidad con lamaterialidad e importancia relativa en forma aleatoria. Evaluar si la estructura de control interno establecida en la Entidad aplicable alproceso contable, presupuestario y de tesorería está operando de manera efectivay es adecuada para el logro de los objetivos de la entidad y si se están cumpliendode conformidad con las normas establecidas. Comprobar que los registros presupuestarios de ingresos y egresos, transaccionesadministrativas y financieras sean confiables, oportunas y verificables de acuerdocon las políticas presupuestarias y contables aplicables, leyes, reglamentos ynormas que le son aplicables. Verificar que las modificaciones presupuestarias contribuyan al logro de losobjetivos y metas de la entidad y se hayan sometido al proceso legal establecido. Revisión selectiva de los documentos que soportan legal, técnica, financiera ycontablemente las operaciones reflejadas en los Estados Financieros paradeterminar si demuestran un fiel cumplimiento con respecto a las normas que leson aplicables. 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA Área financiera El examen comprendió la evaluación de la estructura de control interno, la revisiónde las operaciones, registros financieros y la documentación de respaldo de lascuentas de la entidad durante el período comprendido del 01 de enero al 31 dediciembre del 2018. Se aplicarón los criterios para la selección de la muestra,elaborando los programas de auditoría para cada rubro de ingresos y egresos yestados financieros, con énfasis principalmente en las cuentas que conforman el




área financiera y presupuestaria. Se verificó en el Sistema de ContabilidadIntegrada -SICOINDES- el registro contable del saldo de las cuentas de BalanceGeneral: 1112 Bancos, 1131 Cuentas a Cobrar a Corto Plazo, 1134 Fondos deAvance, 1141 Materias Primas, Materiales y Suministros, 1231 Propiedad y Plantade Operación, 1232 Maquinaria y Equipo, 1233 Tierras y Terrenos, 1237 OtrosActivos Fijos, 2113 Gastos del Personal a pagar, 2116 Otras Cuentas a Pagar aCorto Plazo y 2151 Fondos de Terceros, así como el movimiento que tuvo lacuenta en el período fiscal. Del Estado de Liquidación Presupuestaria, del área de Ingresos y de acuerdo a sumaterialidad, se examinarón las siguientes clases: Clase 13000 Venta de Bienes yServicios de la Administración Pública, rubro 13110 bienes, Recurso auxiliar 01Venta de Semilla; rubro 13240 Servicios Agropecuarios, auxiliar 09 Supervisión yUso de Equipo de Maquilado y Embalaje y auxiliar 27 Procesamiento de Semilla;clase 15000 Rentas de la Propiedad, rubro 15310 Arrendamiento de Tierras yTerrenos, auxiliar 08 Finca El Oasis, Zacapa y clase 16000 TransferenciasCorrientes, rubro 16210 De la Administración Central. Del Estado de Liquidación Presupuestaria, del área de Egresos, Programa 11Generación y Transferencia de Tecnología Agrícola, de acuerdo a su materialidad,se examinaron los Grupos: 0 Servicios Personales, 1 Servicios No Personales, 2Materiales y Suministros y 3 Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles. Del Grupo 0se examinaron los renglones: 011 Personal Permanente, 012 ComplementoPersonal al Salario del Personal Permanente, 015 Complementos Específicos alPersonal Permanente, 029 Otras Remuneraciones del Personal Temporal, 031Jornales, 033 Complementos Específicos al Personal por Jornal, 035Retribuciones a Destajo, 051 Aporte Patronal al IGSS, 055 Aporte para ClasesPasivas, 072 Bonificación Anual (Bono 14). Del Grupo 1 se examinó el renglón: 111 Energía Eléctrica. Del Grupo 2 seexaminó el renglón: 253 Llantas y Neumáticos y el renglón 262 Combustibles yLubricantes. Del Grupo 3 se examinó, el renglón 325 Equipo de Transporte y elrenglón 329 Otras Maquinarias y Equipos. Del Grupo 9 se examinó el renglón 913Sentencias Judiciales. Se evaluaron las compras, contrataciones y pagos realizados, trasladados por laDirección de Análisis de la Gestión Pública, Monitoreo y Alerta Temprana, segúnMuestra de Auditoría, a través de Números de Operación Guatecompras -NOG-8373620, 8881707 y 9270752 y Publicación identificada con Número dePublicación Guatecompras -NPG- E448233169.




Área de cumplimiento La auditoría incluyó la comprobación de que las operaciones financieras,presupuestarias y administrativas, se realizarón conforme con las normas legalesy de procedimientos aplicables generales y específicos a la Entidad. Asimismo, se evaluó el cumplimiento de la Normas de Control Interno. 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA, DEL ESPECIALISTA YOTROS ASPECTOS EVALUADOS Información financiera y presupuestaria Balance General De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron las cuentas del BalanceGeneral que por su importancia relativa fueron seleccionadas. El Dictámen se emitió en relación a las áreas evaluadas. Caja y Bancos El Balance General al 31 de diciembre de 2018, reporta en la cuenta de Bancos unsaldo de Q4,870,255.16, integrado por el saldo de cuatro cuentas bancarias,aperturadas en el sistema bancario nacional, mismas que figuran en elSICOINDES, siendo las siguientes: 1) Cuenta No. 3099036480 porQ3,447,437.33, 2) Cuenta No. 3099036476 por Q822,102.37, 3) Cuenta3445071610 por Q598,237.03 y 4) Cuenta No. 1127539 por Q2,478.43. Fondos en Avance El Fondo Rotativo Institucional para el ejercicio fiscal 2018, fue autorizado por elmonto de Q242,000.00, según Resolución GG-2018-014 de fecha 17 de enero de2018, los cuales se distribuyeron en ocho Unidades Administrativas, las cualessegún reportes de la Entidad, fueron liquidados al 31 de diciembre de 2018,rindiéndose durante este período la cantidad de Q727,799.03 Cuentas a Cobrar a Corto Plazo En el Balance General al 31 de diciembre de 2018, la cuenta del Activo Exigible,Cuentas a cobrar a corto plazo, presenta un saldo de Q1,507,091.55, quecorresponde a la cuenta IVA Crédito Fiscal a diciembre de 2018.




Materias Primas, Materiales y Suministros En el Balance General al 31 de diciembre de 2018, la cuenta Materias Primas,Materiales y Suministros, presenta un saldo de Q1,591,158.33, integrada porproductos e insumos a ser utilizados en forma directa en las actividadesespecíficas de los diferentes proyectos institucionales de las sedes regionales. Propiedad y Planta de Operación En el Balance General al 31 de diciembre de 2018, las cuentas de Activo presentalos saldos siguientes: Propiedad y Planta de Operación Q11,713,476.02,Maquinaria y Equipo Q24,646,729.07, Tierras y Terrenos Q635,415.52 y OtrosActivos Fijos Q4,452,790.20. Gastos del Personal a Pagar En el Balance General, cuenta de Pasivo, la cuenta Gastos del Personal a Pagar,al 31 de diciembre de 2018, presenta un saldo de Q75,479.32, que corresponde alas retenciones efectuadas a los sueldos del personal de la Institución, así comoretenciones de IVA e ISR, efectuadas a proveedores. Otras Cuentas a Pagar a Corto Plazo En el Balance General, cuenta de Pasivo, la cuenta Otras Cuentas a Pagar aCorto Plazo, al 31 de diciembre de 2018, presenta un saldo de Q49,630.08, quecorresponde a las obligaciones pendientes de pago. Fondos de Terceros En el Balance General, cuenta de Pasivo, la cuenta Fondos de Terceros, al 31 dediciembre de 2018, presenta el saldo de Q20,504.16, por depósitos recibidos porla Institución dirigidas a favor de particulares. Estado de Resultados o Estado de Ingresos y Egresos El Estado de Resultados del 01 de enero al 31 de diciembre de 2018, presenta unresultado del ejercicio de Q.1,740,189.99. Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos La liquidación del presupuesto de ingresos y egresos, se presenta a continuación:




Ingresos El presupuesto de ingresos de la Entidad, para el ejercicio fiscal 2018, fueaprobado mediante Acuerdo Gubernativo Número 288-2017 de fecha 15 dediciembre de 2017, y asciende a la cantidad de Q39,000,000.00, no se efectuaronmodificaciones presupuestarias en los ingresos. Según la Entidad los ingresospercibidos durante el período 2018, fueron de Q34,855,561.48. Egresos El presupuesto de egresos de la Entidad, para el ejercicio fiscal 2018, fueaprobado mediante Acuerdo Gubernativo Número 288-2017 de fecha 15 dediciembre de 2017, y asciende a la cantidad de Q39,000,000.00, se efectuaronmodificaciones internas por el monto de Q12,662,239.00 que no afectaron elpresupuesto vigente de Q39,000.00 del cual se devengó un total deQ34,302,816.24 a través del programa 11 Generación y Transferencia deTecnología Agrícola, que representa un 87.96% de ejecución presupuestaria. Modificaciones Presupuestarias Durante el ejercicio fiscal 2018, la Entidad reporta modificaciones presupuestariasinternas por traspasos positivos y negativos de Q12,662,239.00 entre renglonespresupuestarios del Programa 11 Generación y Transferencia de TecnologíaAgrícola,que no afectaron el presupuesto vigente. Se verifico que las mismasfueron autorizadas por la autoridad correspondiente. Otros aspectos evaluados Plan Operativo Anual La Entidad formuló el Plan Operativo Anual para el ejercicio fiscal 2018, el cualcontiene sus metas físicas y financieras, verificándose que las modificacionespresupuestarias no afectaron las metas y objetivos. Se verificó que presentó susinformes cuatrimestrales al Ministerio de Finanzas Públicas y a la ContraloríaGeneral de Cuentas. Convenios La entidad informó que durante el 2018, suscribió 3 convenios: 1) Convenio número 001-2018, de cooperación administrativa y financiera, entre la




Fundación para la Innovación Tecnológica Agropecuaria y Forestal –FUNDIT- y elInstituto de Ciencia y Tecnología Agrícolas (ICTA) de fecha 23 de abril de 2018,por valor de $298,956.02. Los ingresos fueron recibidos por la fundacióndirectamente de la entidad Cooperación Coreana para la Alimentación y laAgricultura en América Latina (KoLFACI). Durante el 2018, la fundación recibió$138,956.02 equivalente a Q1,024,105.87; 2) Convenio número 006-2018, entrela Fundación para la Innovación Tecnológica Agropecuaria y Forestal -FUNDIT- yel Instituto de Ciencia y Tecnología Agrícolas (ICTA) de fecha 01 de enero de2018, por valor de $52,601.65. Los ingresos fueron son recibidos por la fundación,de forma directa de la entidad Centro Internacional de Mejoramiento de Maíz yTrigo CIMMYT. Durante el 2018, la fundación recibió $52,601.65 equivalente a Q392,934.33; 3)Convenio número 002-2018, suscrito entre Instituto de Ciencia y TecnologíaAgrícolas (ICTA) y la Asociación Gremial del Empresario Rural (AGER), de fecha 7de agosto de 2018, sin valor. Donaciones Durante el ejercicio fiscal 2018, la Entidad reporta donaciones en especie por elmonto de Q64,940.72. Préstamos Durante el ejercicio fiscal 2018, la Entidad no reporto préstamos. Transferencias Durante el ejercicio fiscal 2018, la Entidad no reporta transferencias a ONG´s,Organismos Internacionales, Municipalidades, Infraestructura y Fideicomisos. Plan Anual de Auditoría Se estableció que la Entidad cuenta con una Dirección de Auditoría Interna la cualpresentó el Plan Anual de Auditoría. Contratos Durante el ejercicio fiscal 2018, la Entidad suscribió contratos internoscorrespondientes a los renglones presupuestarios 029 Otras Remuneraciones dePersonal Temporal, 031 Jornales y 035 Retribuciones a Destajo.




Otros aspectos Sistema informáticos utilizados por la entidad. Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN- El Instituto de Ciencia y Tecnología Agrícolas -ICTA- utiliza el Sistema deContabilidad integrada Gubernamental -SICOINDES-. Sistema de Gestión -SIGES- El Instituto de Ciencia y Tecnología Agrícolas -ICTA- si utiliza el Sistema deGestión. Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones El Instituto de Ciencia y Tecnología Agrícolas -ICTA- publicó en el sistema deContrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-, informaciónrelacionada con la compra y contratación de bienes, suministros y servicios.Según información generada de -GUATECOMPRAS- durante el periodo 2018, 27concursos de los cuales 16 fueron adjudicados, 3 anulados y 8 se declararondesiertos. Sistema de Nómina y Registro de Personal -Guatenóminas- El Instituto de Ciencia y Tecnología Agrícolas -ICTA- no utiliza el sistema deGuatenóminas. Sistema de Información de Inversión Pública -SNIP- El Instituto de Ciencia y Tecnología Agrícolas -ICTA- durante el año 2018, norealizó proyectos de infraestructura, por lo que no utilizó este Sistema para realizarregistros. 6. CRITERIOS UTILIZADOS EN EL PROCESO DE AUDITORÍA Descripción de criterios Leyes Generales La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido ensus Artículos 232 y 241.

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS 10 DIRECCIÓN DE AUDITORÍA AL SECTOR EDUCACIÓN, CIENCIA, CULTURAY DEPORTES



El Decreto Número 31-2002, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas,reformada con el Decreto Número 13-2013 y su Reglamento Acuerdo Gubernativo9-2017. El Decreto Número 114-97 del Congreso de la República de Guatemala, Ley delOrganismo Ejecutivo. El Decreto Número 101-97 del Congreso de la República de Guatemala, LeyOrgánica del Presupuesto y su Reglamento Acuerdo Gubernativo Número.540-2013. El Decreto No. 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley deContrataciones del Estado y su Reglamento Acuerdo Gubernativo No. 122-2016. El Decreto Número 89-2002, Ley de Probidad y Responsabilidades deFuncionarios y Empleados Públicos y su Reglamento Acuerdo Gubernativonúmero 613-2005. El Acuerdo Gubernativo No. 217-94, Reglamento de Inventarios de los BienesMuebles de la Administración Pública. El Decreto Número 50-2016, del Congreso de la República de Guatemala, Ley delPresupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el ejercicio fiscal2017, vigente para el 2018. Las Normas de Cierre a la Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos delEjercicio Fiscal 2018. El Acuerdo Gubernativo Número 106-2016, Reglamento General de Viáticos yGastos Conexos. El Acuerdo Ministerial No. 379-2017, aprobación de las actualizaciones del Manualde Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, sextaedición. Leyes Específicas El Decreto Número No. 68-72 del Congreso de la República, Ley Orgánica delInstituto de Ciencia y Tecnología Agrícolas. El Acuerdo Gubernativo 20-76 Reglamento de Personal del Instituto de Ciencia yTecnología Agrícolas.




Conflicto entre criterios Durante la evaluación efectuada, no se determinó ninguna clase de contradicciónentre leyes aplicadas, razón por la cual no se dio conflicto de criterios. 7. TÉCNICAS, PROCEDIMIENTOS Y/O METODOLOGÍA La determinación de la muestra se documento en las cédulas correspondientes. En la auditoría se realizaron entre otros, los procedimientos siguientes: Programa de Auditoría Describe los procedimientos que se elaboraron en cada área seleccionada, loscuales son flexibles y pueden modificarse para alcanzar los objetivos de laauditoría. Los programas de auditoría se adjuntan al memorándum deplanificación. Cuestionario de Control Interno Se elaboró un cuestionario para evaluar el sistema de control interno del Institutode Ciencia y Tecnología Agrícolas, ICTA. Ficha Técnica Se verificó físicamente al personal de la entidad, mediante ficha técnica depersonal, la cual se implemento para el efecto. Otros Según muestra se realizaron verificaciones físicas selectivas de bienes muebles,arqueo de caja chica y corte de formas de ingresos. 8. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA










Estados financieros










Notas a los estados financieros































Hallazgos relacionados con el control interno Área financiera y cumplimiento Hallazgo No. 1 Cuentas de Balance General sin depurar CondiciónEn el Instituto de Ciencia y Tecnología Agrícolas -ICTA-, Programa 11 Generacióny Transferencia de Tecnología Agrícola, al verificar el movimiento de la cuenta deBalance General 1141, materias primas, materiales y suministros, contienenvalores que no han sido regularizados de la cuenta, en el período fiscal 2018. CriterioEl Acuerdo Número 09-03 del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, NormasGenerales de Control Interno, Norma 5.5 Registro de las Operaciones Contablesestablece: “La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas, a través dela Dirección de Contabilidad del Estado, debe normar y emitir políticas yprocedimientos, para el adecuado y oportuno registro de las operacionescontables. La Dirección de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores decada entidad, deben velar porque en el proceso de registro de las etapas dedevengado, pagado y consumido, en sus respectivos sistemas, correspondaúnicamente a aquellas operaciones que previa verificación de las fases anteriores,hayan cumplido satisfactoriamente con todas las condiciones y cuenten con ladocumentación de soporte, para garantizar la generación de información contable,presupuestaria (física y financiera) y de tesorería, confiable y oportuna. Todoregistro contable que se realice y la documentación de soporte, deben permitiraplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas en el proceso de auditoría, y engeneral el seguimiento y evaluación interna de la calidad de los registroscontables.” CausaIncumplimiento a la Normativa Legal vigente por el Director Administrativo yFinanciero, Coordinador Financiero y Jefe Sección de Contabilidad al nosupervisar, depurar y registrar las cuentas de Balance General, para que sereflejen saldos reales, tanto en registros contables como físicos. EfectoLa información que reflejan los Estados Financieros del período no es real ya queno se registra oportunamente en la cuenta correspondiente todos los gastos y




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existencias del período. RecomendaciónEl Gerente General debe girar instrucciones al Director Administrativo yFinanciero, al Coordinador Financiero y al Jefe Sección de Contabilidad; para quedentro de las funciones que a cada uno le competen dentro del proceso, se depurela Cuenta de los Estados Financieros oportunamente, cuenta 1141, materiasprimas, materiales y suministros para que esta presente saldos reales. Losresponsables deberán informar en forma escrita y con la justificación documentalrespectiva, el cumplimiento de esta recomendación, a la máxima autoridad de laentidad. Comentario de los responsablesEn oficio No. DF-2019-143- MALT, de fecha 22 de abril de 2019, Marlon AntonioLeiva Tzian, quien fungió como Coordinador Financiero, durante el período del 01de enero al 31 de diciembre de 2018, manifiesta: “...

La cuenta 1141, materias primas, materiales y suministros, no figuro durantemuchos años en la contabilidad del ICTA que se maneja en SICOIN.En el dictamen de auditoria interna los estados financieros del año 2013, seindica en la nota número 12, que la cuenta de almacén es llevada enregistros auxiliares y que no se incluye la cuenta en el balance general, loque originó la recomendación a que se hicieran los trámites necesarios paraque dicha cuenta figurara dentro del SICOIN.En oficio DCF-2014-439 se procedió a solicitar a contabilidad del estado elapoyo para iniciar el registro de la cuenta de almacén en SICOIN.En oficio No. DCE-DAT-272-2014, se nos indicó como proceder para solicitarque el almacén figure dentro del SICOIN.De acuerdo a reuniones de trabajo sostenidas con personal de contabilidaddel estado, y por sugerencias de ellos se procedió a levantar el ACTA No.001-2015.En oficio DCF-2015-767, se realizó el requerimiento de cambio de matricesde los renglones de gasto a la Dirección de Contabilidad del Estado.Como parte del seguimiento para la implementación se estuvo llamando víatelefónica a contabilidad del estado, para saber cómo estaba el proceso delrequerimiento del oficio DCF-2015-767, del cual se nos indicó que no seencontraba, de los cual se informó en oficio DF-2016-528 al DirectorAdministrativo y Financiero.Nos constituimos en Enero del año 2017 a la Dirección De Contabilidad delEstado, donde nos atendió el Lic. Russell, quien con su apoyo se cambiaronlas matrices de los renglones de gasto y se inició a operar la cuenta de 1141,materias primas, materiales y suministros, en el año 2017.Como parte del proceso de implementación se emitió la Circular No.




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DF-2017-376, donde se dieron instrucciones para ir corrigiendo lorelacionado la cuenta 1141, materias primas, materiales y suministros.

En las reuniones de trabajo sostenidas con personal de Contabilidad del Estado,se nos hizo el comentario que dicha cuenta no es muy utilizada y que ellos teníanconocimiento que al parecer el IGSS era el que la utilizaba, y que para el manejode dicha cuenta no se contaban con instructivos al respecto, y que ellos veían laimplementación del almacén, como la implementación del inventario en SICOIN, yesto lleva un proceso de tres a cuatro años para estar todo cuadrado, debido aque hay que hacer diferentes depuraciones, para cargar a SICOIN datos reales. Por lo anterior expuesto, solicito a ustedes se sirvan reconsiderar el presentehallazgo ya que son dos años de estar implementando la cuenta 1141, materiasprimas, materiales y suministros, y a la fecha sigue generando algunas dificultadesque generan cambios en los procesos, ya que también dependemos de ladepuración de almacenes que son aspectos administrativos, pero que a la largaafecta aspectos financieros. Por lo que solicito a ustedes poder dejar sin efecto el presente hallazgo y darseguimiento durante el año 2019, para poder ver de los avances y logrosobtenidos en la cuenta 1141, materias primas, materiales y suministros y así sepodrán darse cuenta que en el balance estará depurada dicha cuenta.” En oficio No. CONTA-WG/2019-29, de fecha 22 de abril de 2019, William JuvinnyGarcía González, quien fungió como Jefe Sección de Contabilidad, durante elperíodo del 01 de enero al 31 de diciembre de 2018, manifiesta: “…Enconsecuencia me permito adjuntar el detalle de los Comprobantes Únicos deRegistro, ajustes y regularizaciones efectuadas en el SICOIN, correspondientes alejercicio fiscal 2018, los cuales detallo …Asimismo; manifiesto que el saldo quefigura al finalizar el ejercicio 2018, en la cuenta 1141 Materias Primas, Materiales ySuministros; en su gran mayoría corresponde a valores por vales de combustibles,insecticidas abonos y fertilizantes, y la adquisición de llantas para los diferentesvehículos de la institución, los cuales no fueron consumidos dentro del periodo.” El señor Víctor Manuel Morales Higueros, quién fungió como DirectorAdministrativo y Financiero, durante el período del 01 de enero al 31 de diciembrede 2018, fue notificado por medio de oficio CGC-ICTA-OFN-003-2018 de fecha 22de abril de 2019, estuvo presente en la discusión de hallazgos, pero no presentócomentarios y documentación de soporte, en medio escrito y magnético. Comentario de auditoríaSe confirma el hallazgo para Marlon Antonio Leiva Tzian, quien fungió como




Coordinador Financiero, durante el período del 01 de enero al 31 de diciembre de2018, porque los comentarios y documentos presentados no desvanecen ladeficiencia identificada en la condición del hallazgo y la cuenta se encuentra endepuración y cambios en procesos. Se confirma el hallazgo para William Juvinny García González, quien fungió comoJefe Sección de Contabilidad, durante el período del 01 de enero al 31 dediciembre de 2018, porque los comentarios y documentos presentados nodesvanecen la deficiencia identificada en la condición del hallazgo, y no sepresentó evidencia de las materias primas, materiales y suministros que integranlos saldos de los Centros Regionales. Se confirma el hallazgo para Víctor Manuel Morales Higueros, quién fungió comoDirector Administrativo y Financiero, durante el período del 01 de enero al 31 dediciembre de 2018, porque no presentó evidencia que haya realizado algunagestión de seguimiento o girado instrucciones para velar por la depuración de lacuenta 1141, materias primas, materiales y suministros. Acciones legalesSanción económica de conformidad con el Decreto 31-2002, del Congreso de laRepública, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, reformada por elDecreto 13-2013; artículo 39, Numeral 10, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesJEFE SECCION DE CONTABILIDAD WILLIAM JUVINNY GARCIA GONZALEZ 1,157.50COORDINADOR FINANCIERO MARLON ANTONIO LEIVA TZIAN 1,647.50DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO VICTOR MANUEL MORALES HIGUEROS 2,109.50Total Q. 4,914.50










Hallazgos relacionados con el cumplimiento a leyes y regulacionesaplicables Área financiera y cumplimiento Hallazgo No. 1 Falta de presentación de información y documentación requerida CondiciónEn el Instituto de Ciencia y Tecnología Agrícolas -ICTA-, Programa 11 Generacióny Transferencia de Tecnología Agrícola, mediante oficio CGC-ICTA-006-2018 defecha 2 de octubre de 2018, se solicitó copia de las actas suscritas por la JuntaDirectiva, Período de enero a agosto 2018, se solicitó nuevamente cumplir con lorequerido, por medio de oficio CGC-ICTA-018-2018 de fecha 9 de noviembre de2018. En oficio Número USAF-2018-479 de fecha 12 de noviembre de 2018, elDirector Administrativo solicita a la Gerencia girar sus instrucciones para que secumpla con lo requerido por la Contraloría General de Cuentas. A la fecha 12 demarzo de 2019, lo solicitado no ha sido presentado. Se suscribió Acta número32-2019 del Libro L2 39490, el 26 de marzo de 2019. En el Instituto de Ciencia y Tecnología Agrícolas -ICTA-, Programa 11 Generacióny Transferencia de Tecnología Agrícola, se verificó que la entidad utiliza el Manualde Especificaciones de Clases de Puestos. En oficio númeroCGC-ICTA-OF-020-2019, de fecha 25 de marzo de 2018, se solicitó copia de laResolución de su aprobación y en Oficio-RH-109-2019 de fecha 26 de marzo de2019, se informa "... se cuenta con el Manual antes descrito con fecha junio de1988, ... No obstante no se tiene a la vista, Resolución de aprobación." Enconsecuencia, no fue proporcionado. Se suscribió Acta número 46-2016 del LibroL2 39491, el 29 de marzo de 2019. CriterioEl Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República de Guatemala, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 7. Acceso y disposiciónde información, establece: “Para el fiel cumplimento de su función, la ContraloríaGeneral de Cuentas, a través de sus auditores, tendrá acceso directo a cualquierfuente de información de las entidades, organismos, instituciones, municipalidadesy personas sujetas a fiscalización a que se refiere el artículo 2 de la presente Ley.Los Auditores de la Contraloría General de Cuentas, debidamente designados porsu autoridad superior, estarán investidos de autoridad. Todos los funcionariospúblicos, empleados públicos, toda persona natural o jurídica y los representantes




legales de las empresas o entidades privadas o no gubernamentales a que serefiere el Artículo 2 de la presente Ley, quedan sujetas a colaborar con laContraloría General de Cuentas, están obligados a proporcionar a requerimientode ésta, toda clase de datos e informaciones necesarias para la aplicación de estaLey, en un plazo de siete (7) días. El incumplimiento de tal requisito dará lugar a laaplicación de las sanciones previstas por el artículo 39 de la presente Ley…” El Acuerdo Gubernativo Número 9-2017, Reglamento de la Ley Orgánica de laContraloría General de Cuentas, artículo 68. Acceso y disposición de lainformación, establece: "Para el cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 7 de laLey, los auditores gubernamentales respetarán que de conformidad con dichanorma, el plazo de entrega de la información solicitada debe ser de siete días.Vencido el plazo concedido sin que se obtenga la información requerida, sesuscribirá el acta respectiva para la aplicación de la sanción de conformidad conlos artículos 38 bis y 39 de la Ley, según corresponda." CausaIncumplimiento a la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas por partedel Gerente General y el Coordinador de Recursos Humanos, al no proporcionar lainformación solicitada por la comisión de auditoría de la Contraloría General deCuentas, para su verificación en el proceso de auditoría. EfectoLa Contraloría General de Cuentas, no tuvo acceso a la información requerida, enel proceso de ejecución de la auditoría, limitando su acción de fiscalizaciónestablecida constitucionalmente. RecomendaciónLa Junta Directiva debe girar instrucciones al Gerente General y este a su vez alCoordinador de Recursos Humanos, para que proporcionen toda la información ydocumentación solicitada por la comisión de la Contraloría General de Cuentas, encumplimiento a la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas. Losresponsables deberán informar en forma escrita y con la justificación documentalrespectiva, el cumplimiento de esta recomendación, a la máxima autoridad de laentidad. Comentario de los responsablesEn oficio No. GG-091-2019, de fecha 22 de abril de 2019, Julio Cesar VillatoroMérida, quien fungió como Gerente General, durante el período del 03 de agostoal 31 de diciembre de 2018, manifiesta: “…La no presentación de las actas JDguión cero uno guión dos mil dieciocho (JD-01-2018) y JD guión cero dos guióndos mil dieciocho (JD-02-2018), al momento de ser solicitadas por ContraloríaGeneral de Cuentas con sede en ICTA se debió que la Secretaria de Gerencia




General el día dos de agosto del dos mil dieciocho en reunión de Junta Directivadel ICTA realizada en el Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación-MAGA-, ubicado en la zona trece, Edificio Monja Blanca, ciudad de Guatemala,existió el inconveniente del extravío de las actas. A partir de esa fecha, se le dioseguimiento vía telefónica y por correo electrónico a la búsqueda y devolución dedichas actas, sin tener éxito hasta el día 3 de abril del 2019. Las actas fueronimpresas en hojas movibles con membrete del ICTA y autorizadas por laContraloría General de Cuentas sin número de Libro en folios del número untrescientos cuarenta y nueve al folio un mil trescientos sesenta y cuatro. En cumplimiento a lo establecido en el Acuerdo Gubernativo número doscientosdiecisiete guion noventa y cuatro (217-94), se presentó denuncia obligatoria por elGerente General ante el señor Fiscal de distrito del Ministerio Publico de VillaNueva, departamento de Guatemala, con fecha tres de abril del año dos mildiecinueve; correspondiéndole la causa número MP cero quince guión dos mildiecinueve guion tres mil ochocientos treinta y seis (MP015-2019-3836). Posteriormente se levantó acta administrativa identificada con el número 04-2019con fecha 4 de abril del 2019... Luego se hizo del conocimiento al departamento de formas y talonarios de laContraloría General de Cuentas según oficio identificado como OficioGG-087-2019 de fecha 10 de abril del 2019. Actualmente lo que procede es imprimir las actas y luego llevarlas a Juna Directivapara la firma. En atención a los hallazgos relacionados con el cumplimiento a Leyes yRegulaciones aplicables manifiesta: “…Se ratifica el contenido del oficioUSAF-2019-094 de fecha 26 de marzo del 2019 y aprovechamos para ampliar enla forma siguiente: En seguimiento al cumplimiento de la solicitud realizada por laDelegación de la Contraloría General de Cuentas con sede en ICTA, se procedióvía telefónica a comunicarnos con algunos miembros de la comisión técnica quese mencionan en el propio Manual entre ellos el Ingeniero José Ángel Dávila, yque en calidad de propuesta se trabajó la estructuración del mismo que requirió laOficina Nacional de Servicio Civil ONSEC a todas las dependencias del Estadopara unificar el propio manual que actualmente maneja la ONSEC quedandoúnicamente dicho manual en calidad de propuesta. Por tal razón no existe ningunaresolución de aprobación internamente en la institución. De lo anterior quedaentendido que no se está negando la información, sino que no existe resoluciónalguna.” En oficio s/n, de fecha 22 de abril de 2019, Abelardo René Viana Ramos, quien




fungió como Coordinador de Recursos Humanos, durante el período del 03 deseptiembre al 31 de diciembre de 2018, manifiesta: “…Con respecto alrequerimiento realizado a través del oficio identificado con el númeroCGC-ICTA-OG-020-2019, literal b) se informó en su momento a través del oficioidentificado con el número OFICIO-RH-109-2019, que si se cuenta con el Manualde Especificación de Clases de Puestos, el cual me fue entregado comoherramienta de trabajo, teniendo vigencia hasta la fecha, no obstante en micalidad de Coordinador de Recursos Humanos con relación al requerimientorealizado por parte de la Auditoria Gubernamental de la Contraloría General deCuentas, en cuanto a presentarle la Resolución en la que fue aprobado el Manuelde Especificaciones de Clases de Puestos, del año 1988 el que actualmente se havenido usando en el Instituto, no ha sido posible ya que en los registrosinstitucionales dicha resolución no se tiene a la vista, resolución que le dio vidajurídica administrativa al manual en referencia; asimismo quiero dejar constanciaque dicho manual fue creado en comisión paritaria y técnica, con elacompañamiento de un Asesor de la Oficina Nacional del Servicio Civil, dichodocumento data de hace más de 30 años y consta en el manual en referencia. El Manual es una copia del Manual de Especificación de clases de puestos de laOficina Nacional de Servicio Civil, orientado a la parte agrícola. En ese sentidoinstitucionalmente es este el manual que la administración del ICTA ha venidoutilizando y que nunca fue objetado por ningún ente fiscalizador; en este momentocomo responsable del departamento de recursos humanos me considero eximidode toda responsabilidad al respecto, sin embargo estamos anuentes a que si porrecomendación de las actuales autoridades de la Contraloría General de Cuentases necesario cambiarlo, procederíamos a realizar las gestiones pertinentes dondecorresponda a efecto subsanar las circunstancias de mérito. Lo antes descrito consta en el Acta identificada con el número 46-2019, del libroL2, 39491, de la Contraloría General de Cuentas, Suscrita por la LicenciadaAurelia Xum Yes, conjuntamente con mi persona.” Comentario de auditoríaSe confirma el hallazgo para Julio Cesar Villatoro Mérida, quien fungió comoGerente General, durante el período del 03 de agosto al 31 de diciembre de 2018,porque los comentarios y documentos presentados, confirman que la nopresentación de las actas al momento de ser solicitadas por Contraloría Generalde Cuentas con sede en ICTA, se debió al extravío de las actas JD guión cero unoguión dos mil dieciocho y JD guión cero dos guión dos mil dieciocho (JD-01-2018 yJD-02-2018).

Se confirma el hallazgo para Abelardo René Viana Ramos, quien fungiócomo Coordinador de Recursos Humanos, durante el período del 03 de




septiembre al 31 de diciembre de 2018, porque los comentarios y documentospresentados no desvanecen la deficiencia identificada en la condición del hallazgo,porque en la documentación presentada se indica que el manual quedo a nivel depropuesta y no existe ninguna resolución de aprobación internamente en lainstitución, lo que evidencia que la Resolución de Aprobación del Manual no fuepresentado porque tal como se indica anteriormente, no existe. Acciones legalesSanción económica de conformidad con el Decreto 31-2002, del Congreso de laRepública, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, reformada por elDecreto 13-2013; artículo 39, Numeral 16, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesCOORDINADOR DE RECURSOS HUMANOS ABELARDO RENE VIANA RAMOS 3,295.00GERENTE GENERAL JULIO CESAR VILLATORO MERIDA 6,463.00Total Q. 9,758.00

Hallazgo No. 2 Falta de traslado y envío extemporáneo de copias de contratos a laContraloría General de Cuentas CondiciónEn el Instituto de Ciencia y Tecnología Agrícolas -ICTA-, programa 11 Generacióny Transferencia de Tecnologías Agrícola, al revisar el detalle de contratos delrenglón 031 y 035, se estableció que la entidad no traslado ni cumplió con enviarcopia de los contratos en el plazo establecido, a la Contraloría General deCuentas, según detalle:

NO.

No. DECONTRATO

RENGLÓN 031

FECHA DESUSCRIPCION

CONTRATOFECHA DELACUERDO

FECHA DEENTREGA

FECHA DEENVIADO ALPORTAL CGC

DÍAS DEATRASO

1 SJ-01-2018 02/01/2018 09/01/2018 07/02/2018 19/03/2018 40

2 SJ-02-2018 02/01/2018 09/01/2018 07/02/2018 19/03/2018 40

3 SJ-03-2018 02/01/2018 09/01/2018 07/02/2018 19/03/2018 40

4 SJ-04-2018 02/01/2018 09/01/2018 07/02/2018 19/03/2018 40

5 SJ-05-2018 02/01/2018 09/01/2018 07/02/2018 19/03/2018 40

6 SJ-07-2018 02/01/2018 09/01/2018 07/02/2018 19/03/2018 40

7 SJ-09-2018 02/01/2018 09/01/2018 07/02/2018 19/03/2018 40

8 SJ-25-2018 01/06/2018 08/06/2018 07/07/2018 05/10/2018 90

9 SJ-26-2018 01/06/2018 08/06/2018 07/07/2018 05/10/2018 90

10 SJ-27-2018 01/06/2018 08/06/2018 07/07/2018 05/10/2018 90

11 CO-09-2018 01/06/2018 09/04/2018 08/05/2018 05/10/2018 150

12 CO-10-2018 01/06/2018 08/06/2018 07/07/2018 05/10/2018 90

13 ZA-01-2018 02/01/2018 09/01/2018 07/02/2018 19/11/2018 285




14 ZA-02-2018 02/01/2018 09/01/2018 07/02/2018 19/11/2018 285

15 ZA-03-2018 02/01/2018 09/01/2018 07/02/2018 19/11/2018 285

16 ZA-04-2018 02/01/2018 09/01/2018 07/02/2018 19/11/2018 285

17 ZA-05-2018 02/01/2018 09/01/2018 07/02/2018 19/11/2018 285

18 ZA-06-2018 02/01/2018 09/01/2018 07/02/2018 19/11/2018 285

19 ZA-07-2018 02/04/2018 09/04/2018 08/05/2018 NO ENVIADO X

20 ZA-08-2018 02/04/2018 09/04/2018 08/05/2018 NO ENVIADO X

21 ZA-09-2018 02/04/2018 09/04/2018 08/05/2018 NO ENVIADO X

22 ZA-10-2018 02/04/2018 09/04/2018 08/05/2018 NO ENVIADO X

23 ZA-11-2018 02/04/2018 09/04/2018 08/05/2018 NO ENVIADO X

24 ZA-12-2018 02/04/2018 09/04//2018 08/05/2018 NO ENVIADO X

25 ZA-13-2018 02/07/2018 09/07/2018 07/08/2018 12/11/2018 97

26 ZA-14-2018 02/07/2018 09/07/2018 07/08/2018 12/11/2018 97

27 ZA-15-2018 02/07/2018 09/07/2018 07/08/2018 12/11/2018 97

28 ZA-16-2018 02/07/2018 09/07/2018 07/08/2018 12/11/2018 97

29 ZA-17-2018 02/07/2018 09/07/2018 07/08/2018 12/11/2018 97

30 ZA-18-2018 02/07/2018 09/07/2018 07/08/2018 12/11/2018 97

31 ZA-19-2018 03/07/2018 09/07/2018 07/08/2018 12/11/2018 97

32 CR-01-2018 02/01/2018 09/01/2018 07/02/2018 NO ENVIADO X

33 CR-02-2018 02/01/2018 09/01/2018 07/02/2018 NO ENVIADO X

34 CR-03-2018 02/01/2018 09/01/2018 07/02/2018 NO ENVIADO X

35 CR-04-2018 02/01/2018 09/01/2018 07/02/2018 NO ENVIADO X

36 CR-05-2018 02/01/2018 09/01/2018 07/02/2018 NO ENVIADO X

37 CR-06-2018 02/01/2018 09/01/2018 07/02/2018 NO ENVIADO X

38 CR-07-2018 02/04/2018 09/04/2018 08/05/2018 NO ENVIADO X

39 CR-08-2018 02/04/2018 09/04/2018 08/05/2018 NO ENVIADO X

40 CR-09-2018 02/04/2018 09/04/2018 08/05/2018 NO ENVIADO X

41 CR-10-2018 02/04/2018 09/04/2018 08/05/2018 NO ENVIADO X

42 CR-11-2018 02/04/2018 09/04/2018 08/05/2018 NO ENVIADO X

43 CR-12-2018 02/04/2018 09/04/2018 08/05/2018 NO ENVIADO X

44 CR-13-2018 02/07/2018 09/07/2018 07/08/2018 NO ENVIADO X

45 CR-14-2018 02/07/2018 09/07/2018 07/08/2018 NO ENVIADO X

46 CR-15-2018 02/07/2018 09/07/2018 07/08/2018 NO ENVIADO X

47 CR-16-2018 02/07/2018 09/07/2018 07/08/2018 NO ENVIADO X

48 CR-17-2018 02/07/2018 09/07/2018 07/08/2018 NO ENVIADO X

49 CR-18-2018 02/07/2018 09/07/2018 07/08/2018 NO ENVIADO X

50 ZAC-01-2018 02/07/2018 09/07/2018 07/08/2018 NO ENVIADO X

51 ZAC-02-2018 02/07/2018 09/07/2018 07/08/2018 NO ENVIADO X

No.

No. DECONTRATO

RENGLÓN 035

FECHA DESUSCRIPCION

CONTRATOFECHA DELACUERDO

FECHA DEENTREGA

FECHA DEENVIADO ALPORTAL CGC

DÍAS DEATRASO

1 SJ-02-2018 08/01/2018 09/01/2018 07/02/2018 15/05/2018 97

2 FB-01-2018 16/07/2018 17/07/2018 16/08/2018 05/10/2018 50

3 CY-65-2018 01/10/2018 09/10/2018 07/11/2018 02/12/2018 25

4 CY-66-2018 01/10/2018 09/10/2018 07/11/2018 02/12/2018 25

5 CY-67-2018 01/10/2018 09/10/2018 07/11/2018 02/12/2018 25




6 CY-68-2018 16/10/2018 09/10/2018 07/11/2018 02/12/2018 25

7 CY-69-2018 01/10/2018 09/10/2018 07/11/2018 02/12/2018 25

8 CY-70-2018 01/10/2018 09/10/2018 07/11/2018 02/12/2018 25

9 CY-71-2018 01/10/2018 09/10/2018 07/11/2018 03/12/2018 26

10 CY-72-2018 01/10/2018 09/10/2018 07/11/2018 03/12/2018 26

11 CY-73-2018 01/10/2018 09/10/2018 07/11/2018 02/12/2018 25

12 CY-74-2018 01/10/2018 09/10/2018 07/11/2018 02/12/2018 25

13 CY-75-2018 01/10/2018 09/10/2018 07/11/2018 02/12/2018 25

14 CY-76-2018 01/10/2018 09/10/2018 07/11/2018 03/12/2018 26

CriterioEl Acuerdo Número A-038-2016, del Contralor General de Cuentas, de laContraloría General de Cuentas, artículo 1, establece: “Se crea la Unidad deDigitalización y Resguardo de Contratos para el archivo en forma física yelectrónica de todos los contratos que suscriban las entidades del Estado oaquellas que manejen fondos públicos, establecidas en el artículo 2 de la LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, que afecte cualquier renglónpresupuestario o erogación de fondos públicos, en cualquier contratación deservicios, obras u otra actividad que origine la erogación del patrimonio estatal.”;artículo 2, establece: “Las entidades obligadas, según el artículo anterior, debenenviar a la Unidad de Digitalización y Resguardo de Contratos de la ContraloríaGeneral de Cuentas todos los contratos que celebren, en un plazo que no excedade treinta días calendario contados a partir de su aprobación. De igual formadeben enviarse en el mismo plazo, cualquier ampliación, modificación,incumplimiento, rescisión o terminación anticipada, resolución o nulidad de loscontratos ya mencionados. Los auditores gubernamentales en el ejercicio de sufunción fiscalizadora verificaran el cumplimiento de esta normativa.”; artículo 3,establece: “El envío de los contratos se realizará de forma electrónica por mediodel Portal CGC Online, por lo cual, las entidades obligadas deben enviar lainformación en el plazo indicado en el artículo anterior.” CausaIncumplimiento de la normativa vigente por el Coordinador de Recursos Humanos,al no verificar que el Auxiliar Administrativa CINOR, San Jerónimo; DelegadoAdministrativo del CINOR; Auxiliar Administrativo CIOR -Zacapa-; y DelegadoAdministrativo de CISUR Cuyuta; designados para el envío, digitación y registro decontratos de empleados en el Portal CGC Online de la Contraloría General deCuentas, lo efectuaran y enviaran oportunamente a la Unidad de Digitalización yResguardo de Contratos de la Contraloría General de Cuentas. EfectoLa Unidad de Digitalización y Resguardo de Contratos de la Contraloría General




de Cuentas no tiene copia de la totalidad de contratos suscritos por la entidad parasu revisión y archivo. RecomendaciónEl Gerente General debe girar instrucciones al Coordinador de RecursosHumanos, y este a su vez al Auxiliar Administrativa CINOR, San Jerónimo;Delegado Administrativo del CINOR; Auxiliar Administrativo CIOR -Zacapa-; yDelegado Administrativo de CISUR Cuyuta; para que dentro de las funciones quea cada uno le competen dentro del proceso, cumplan con los plazos,procedimiento y requisitos que contempla la Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral de Cuentas, para el envío de contratos suscritos. Los responsablesdeberán informar en forma escrita y con la justificación documental respectiva, elcumplimiento de esta recomendación, a la máxima autoridad de la entidad Comentario de los responsablesEn nota s/n, de fecha 22 de abril de 2019, Abelardo René Viana Ramos, quienfungió como Coordinador de Recursos Humanos, durante el período del 03 deseptiembre al 31 de diciembre de 2018, manifiesta: “…Nuevamente, hago constarque mi persona tomo el cargo de Coordinador del Departamento de RecursosHumanos el 3 de septiembre de 2018, tal como consta en el Acta identificada conel número 17-2018, por lo que informo que según Resolución identificada con elnúmero GG-060-2017 las personas responsables del traslado y envió de lascopias de los contratos a la Contraloría General de Cuentas, son los Delegados yAuxiliares administrativos de cada Centro Regional de Investigación, no obstanteesta Coordinación ha dado seguimiento a la labor y giró instrucciones mes a mesa través de las auxiliares de este Departamento como recordatorio para elcumplimiento de lo establecido, tal como consta en los correos ..., asimismo sehan realizado visitas a los Centros Regionales de Investigación para corroborar lalabor, tal como consta en el Acta Administrativa identificada con el número02-2018 la que hace constar lo informado, tanto así que el Auxiliar Administrativode Zacapa, fue sujeto a sanción disciplinaria por el incumplimiento de su labor. Porlo descrito me considero eximido de toda responsabilidad al respecto, dado quecomo Coordinador del Departamento de Recursos Humanos, no soy elresponsable directo y se ha dado seguimiento al cumplimiento de la labor en cadaCentro Regional de Investigación.” En oficio No. REOG-04-2019, de fecha 22 de abril de 2019, Rosel Elvira OrtegaGómez de Guzmán, quien fungió como Coordinadora de Recursos Humanos,durante el período del 01 de enero al 02 de septiembre de 2018, manifiesta“...Según Oficio No. CGC-ICTA-OFN-006-2018, de fecha 04 de abril de 2019, ydocumento sobre el Hallazgo No. 2, Falta de traslado y envío extemporáneo decopias de contratos a la Contraloría General de Cuentas, segundo cuadronumerado del 1 al 14, a partir del numeral 3, se indican contratos 035 con fecha de




suscripción en el mes de octubre 2018. Con base al Acuerdo GG-040-2017, defecha 19 de abril de 2017, fui nombrada al puesto funcional de Coordinadora deRecursos Humanos, y mediante Acuerdo GG-072-2018, de fecha 29 de agosto de2018, fui nombrada al puesto funcional como Analista de Planificación,seguimiento y evaluación, con vigencia a partir del 03 de septiembre 2018. La Gerencia General, atendiendo el contenido del Acuerdo Numero A-038-2016 defecha 12 de abril del 2016, y oficio A-040-2016 de fecha 25 de enero del 2016,como máxima autoridad del ICTA emitió Resolución GG-060-2017, de fecha 15 demarzo de 2017, para designar al personal que tendrá a cargo la digitalización yregistro de contratos de empleados y funcionarios públicos ante la contraloríageneral de cuentas en el portal, Los designados en la Resolución antesmencionada son los responsables directos por ser el personal que tiene a cargo ladigitalización y registro de contratos de empleados y funcionarios públicos ante laContraloría General de Cuentas en el Portal, y según certificación del Acta No.02-2018, hoja dos, Evaluación de Actividades Administrativas por el Personal deCentro de Investigación de Oriente -CIOR-de enero a septiembre de 2018,establece que existe incumplimiento de funciones y obligaciones por parte deMiguel Alberto Aldana Peña, Auxiliar Administrativo, hoja tres, Observacionesnumeral 4., se estableció que no existe ningún envío de contratos por parte deMiguel Alberto Aldana Peña, responsable por parte del Centro del CIOR-ZACAPA,según Resolución GG-060-2017; lo que podría ocasionar sanción económica. Conbase al Punto Resolutivo Número JD-028-2006 la Honorable Junta Directiva delInstituto, delegó en forma parcial a los Directores y Subdirectores de los Centrosde Innovación Tecnológica del Instituto de Ciencia y Tecnología Agrícolas lacelebración de contratos para contratación de personal en los renglones de gasto“031 Jornal” y 035 “Retribuciones a Destajo", quienes en su efecto debieron ser losinvolucrados para el seguimiento y verificación de los mismos, por laresponsabilidad que se les amerita. ...A continuación, describo los Acuerdos y Resoluciones y otros documentos deprueba que respaldan y justifican mis argumentos:...Acuerdo GG-040-2017, de fecha 19 de abril de 2017....Acuerdo GG-072-2018, de fecha 29 de agosto de 2018....Acuerdo Numero A-038-2016....Resolución GG-060-2017, de fecha 15 de marzo de 2017. ...Certificación de Acta No. 02-2018, de fecha 19 de octubre de 2018....Punto Resolutivo JD-028-2006. SolicitudRespetuosamente solicito que los argumentos y documentación de prueba seanconsiderados dándoles el valor que tienen para el desvanecimiento del hallazgo,toda vez que durante estuve en el puesto funcional de coordinadora de Recursos




Humanos, no fui la responsable del envío de los contratos de forma electrónica pormedio del Portal CGC Online, siendo los responsables los indicados enResolución GG-060-2017, de fecha 15 de marzo de 2017, asimismo a mi personaninguna autoridad superior de ICTA le entrego usuario para el ingreso al PortalCGC Online, para el envío o verificación electrónica, según Acuerdo NumeroA-038-2016.” En oficio s/n, de fecha 22 de abril de 2019, Ezequías (S.O.N.) Rodriguez Ramírez,quien fungió como Delegado Administrativo De CISUR Cuyuta, durante el períododel 01 de enero al 31 de diciembre de 2018, manifiesta: “...Por este medio informoa ustedes que el motivo del incumplimiento por no subir en su debido tiempo alPortal Online de la CGC, los contratos de personal del renglón 035, se debe a lafalta de personal en el Centro de Investigación de la costa Sur, CISUR Cuyuta y mipersona se atrasa en los demás trabajos a realizar debido a que en el Centro deInvestigación solo hay dos personas para realizar todo el trabajo.” En oficio No. CINOR-AI-2019-011 San Jerónimo, B.V., de fecha 22 de abril de2019, Helga Christavel Giron Hernández, quien fungió como AuxiliarAdministrativa CINOR, San Jerónimo, durante el período del 01 de enero al 31 dediciembre de 2018, manifiesta: “…De acuerdo a la Resolución No. GG-060-2017,donde se designó al personal encargado de Digitalización de información, Registrode Contratos del personal 031 y 035 de la Región; y dar Seguimiento de validación(aprobación de contrato por parte de la Contraloría General de Cuentas; dichopersonal ha velado por el cumplimiento de dicha resolución. A partir de que se iniciaron las actividades de digitalización, registro de contratos ydar seguimiento de validación de contratos por parte de la Contraloría General deCuentas, se pudo observar la diferencia de criterios de parte del personal decontraloría que validaba los contratos. Por ejemplo: en nuestros contratos losnombres de las personas que se contratan, si llevan sólo un nombre se le agregaal final (U.N.) por tener un único nombre o (U.A.) si tiene un solo apellido; lo cualdifería del registro que se le había hecho en la Delegación de la Contraloría dondeellos realizaron su primer registro. Para entonces, cuando se registraban loscontratos al Portal los rechazaban porque decían que el nombre del contrato nocorrespondía con el nombre de la plantilla; en otras ocasiones referían que el valordel contrato no correspondía con el valor de la plantilla, y así variaron las razonespor la cuales rechazaron nuestros contratos. A lo que nosotros en el afán deresolver y buscar una vía para solucionar el problema, lo que hicimos fue eliminarel registro e iniciar nuevamente el proceso, pero nunca guardamos pruebas quecomprobaran que efectivamente subimos los contratos en la fecha prevista; ymenos que esto pudiera ser una razón para emisión de hallazgos por la razón queconsideramos que eran problemas técnicos.




Asimismo, en muchas ocasiones acudimos a llamar al número 2417-8700,extensión 6102 donde diferente personal de Contraloría nos apoyó, ya quesiempre llenamos la plantilla correctamente y nos aparecían contratos rechazados,y cuando ellos revisaban y no encontraban ningún error validaban los contratosinmediatamente. Otra razón apremiante para verificar que los contratos fuesen aprobados por partede la Contraloría General de Cuentas es que la Región donde nosotros nosencontramos, hay dificultades con la conexión a internet debido a que servicio esinestable por la ubicación geográfica del centro… Tomando en cuenta loanteriormente expuesto, solicito ante ustedes con todo el respeto que se merecen;puedan tener consideración al presente caso y pueda desvanecerse dichohallazgo, ya que fue el primer año en que nos encontramos con dichasdificultades, al mismo tiempo rogamos pudieran brindarnos asesoría sobre cómoevitar caer en estas situaciones de que se nos rechacen los contratos pordiversidad de criterios, ya que son cuestiones técnicas que vienen a afectarnos yque uno desconoce que procedimientos realiza que al final son erróneos. “A lapersona indicada se le notificó con el cargo de Auxiliar Administrativa Cior, sinembargo ella aclaro en la discusión de hallazgos, que ese es su cargo, pero ladescripción correcta es Auxiliar Administrativa CINOR." En oficio No. CINOR-DA-2019-015 San Jerónimo, B.V., de fecha 22 de abril de2019, Cliver Alexander Nájera Torres, quien fungió como Delegado AdministrativoDel CINOR, durante el período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2018,manifiesta: “...De acuerdo a la Resolución No. GG-060-2017, donde se designó alpersonal encargado de Digitalización de información, Registro de Contratos delpersonal 031 y 035 de la Región; y dar Seguimiento de validación (aprobación decontrato por parte de la Contraloría General de Cuentas; dicho personal ha veladopor el cumplimiento de dicha resolución. A partir de que se iniciaron las actividades de digitalización, registro de contratos ydar seguimiento de validación de contratos por parte de la Contraloría General deCuentas, se pudo observar la diferencia de criterios de parte del personal decontraloría que validaba los contratos. Por ejemplo: en nuestros contratos losnombres de las personas que se contratan, si llevan sólo un nombre se le agregaal final (U.N.) por tener un único nombre o (U.A.) si tiene un solo apellido; lo cualdifería del registro que se le había hecho en la Delegación de la Contraloría dondeellos realizaron su primer registro. Para entonces, cuando se registraban loscontratos al Portal los rechazaban porque decían que el nombre del contrato nocorrespondía con el nombre de la plantilla; en otras ocasiones referían que el valordel contrato no correspondía con el valor de la plantilla, y así variaron las razonespor la cuales rechazaron nuestros contratos. A lo que nosotros en el afán deresolver y buscar una vía para solucionar el problema, lo que hicimos fue eliminar




el registro e iniciar nuevamente el proceso, pero nunca guardamos pruebas quecomprobaran que efectivamente subimos los contratos en la fecha prevista; ymenos que esto pudiera ser una razón para emisión de hallazgos por la razón queconsideramos que eran problemas técnicos. Asimismo, en muchas ocasiones acudimos a llamar al número 2417-8700,extensión 6102 donde diferente personal de Contraloría nos apoyó, ya quesiempre llenamos la plantilla correctamente y nos aparecían contratos rechazados,y cuando ellos revisaban y no encontraban ningún error validaban los contratosinmediatamente. Otra razón apremiante para verificar que los contratos fuesen aprobados por partede la Contraloría General de Cuentas es que la Región donde nosotros nosencontramos, hay dificultades con la conexión a internet debido a que servicio esinestable por la ubicación geográfica del centro… Tomando en cuenta lo anteriormente expuesto, solicito ante ustedes con todo elrespeto que se merecen; puedan tener consideración al presente caso y puedadesvanecerse dicho hallazgo, ya que fue el primer año en que nos encontramoscon dichas dificultades, al mismo tiempo rogamos pudieran brindarnos asesoríasobre cómo evitar caer en estas situaciones de que se nos rechacen los contratospor diversidad de criterios, ya que son cuestiones técnicas que vienen aafectarnos y que uno desconoce que procedimientos realiza que al final sonerróneos.” En Nota s/n de fecha 22 de abril de 2019, Miguel Alberto Aldana Peña, quienfungió como Auxiliar Administrativo CIOR-Zacapa-, durante el período del 01 deenero al 15 de noviembre de 2018, manifiesta: “…Dichos contratos no se pudierontrasladar dichas copias en su momento ya que en el CIOR Zacapa no se contabacon las herramientas necesarias para dicho cumplimiento del traslado y envió delos contratos de reglón 031 y 035, ya que en se tenía un sistema ineficiente deinternet en dicho centro desde que se enero del 2018 se estuvo solicitando dichoservicio y no se encontraba con una respuesta clara , para la adquisición de unservicio de internet para dicho centro esto vino a ocasionar el atraso para el envióde contratos así mismo se adquirió en a mediados del mes de octubre del año2018 , a esto conllevo al incumplimiento a tiempo de dicho proceso adicional a esono se contaba con equipo para el escáner de dichos contratos para realizar, elenvió al Portal de la Contraloría General de Cuentas. De antemano agradezco que te tomen en cuenta dichos factores que llegaron aocasionar este incumplimiento al proceso de envió de contratos, para la disolver




dicho hallazgo ya que si no hubiera surgido estos problemas, en el centro dichoproceso se había realizo con normalidad. Cumpliéndose con los procesosestablecidos como establece la Ley orgánica de la Contraloría de Cuentas.” Comentario de auditoríaSe confirma el hallazgo para Abelardo René Viana Ramos, quien fungió comoCoordinador de Recursos Humanos, durante el período del 03 de septiembre al 31de diciembre de 2018, porque los comentarios presentados confirman ladeficiencia identificada en la condición del hallazgo, ya que fueron suscritoscontratos en octubre 2018, período de su gestión, los cuales fueron enviados alportal de Contraloría General de Cuentas en el mes de diciembre de 2018, comolo indica la condición del hallazgo, asimismo, dentro de sus funciones, según oficionúmero USAF-2017-185 del 01 de junio de 2017, numeral 1 se indica: “Planificar,organizar, dirigir y controlar las actividades inherentes al Departamento deRecursos Humanos” y las acciones tomadas en el centro de Investigación deOriente -CIOR-, en Zacapa, fueron efectuadas como resultado del informe deauditoría Interna como se indica en certificación de acta número 02-2018 de fecha3 de octubre de 2018. Se confirma el hallazgo para Rosel Elvira Ortega Gómez de Guzmán, quien fungiócomo Coordinadora de Recursos Humanos, durante el período del 01 de enero al02 de septiembre de 2018, porque los comentarios presentados confirman ladeficiencia identificada en la condición del hallazgo, ya que fueron suscritoscontratos de enero a julio 2018, período de su gestión, los cuales fueron enviadosal portal de Contraloría General de Cuentas en el mes de diciembre de 2018,como lo indica la condición del hallazgo, evidenciando que dentro del período desu cargo no fueron subidos contratos al portal suscritos en esas fechas, asimismo,dentro de sus funciones, según oficio número USAF-2017-185 del 01 de junio de2017, numeral 1 se indica: “Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividadesinherentes al Departamento de Recursos Humanos” y porque no presentóevidencia que haya realizado alguna gestión de seguimiento al personaldesignado para tener a cargo la digitalización y registro de contratos deempleados y funcionarios públicos ante la Contraloría General de Cuentas, para elcumplimiento de la normativa legal vigente, durante el período que fungió comoCoordinadora de Recursos Humanos. Se confirma el hallazgo para Ezequías (S.O.N.) Rodriguez Ramírez, quien fungiócomo Delegado Administrativo de CISUR Cuyuta, durante el período del 01 deenero al 31 de diciembre de 2018, porque los comentarios presentados confirmanla deficiencia identificada en la condición del hallazgo, al aceptar que el motivo delincumplimiento por no subir en su debido tiempo al Portal Online de la ContraloríaGeneral de Cuentas, se debió a la falta de personal en el Centro de Investigación,por haber sólo dos personas para realizar todo el trabajo.




Se confirma el hallazgo para Helga Christavel Giron Hernández, quien fungiócomo Auxiliar Administrativa CINOR, San Jerónimo, durante el período del 01 deenero al 31 de diciembre de 2018, porque los comentarios presentados confirmanla deficiencia identificada en la condición del hallazgo, al indicar que ingresaba alportal y era rechazado por falta de información o datos incompletos, sin embargoel responsable no evidencia documentalmente lo comentado, al decir que nuncaguardaron pruebas que comprobaran que efectivamente subieron los contratos enla fecha prevista, y que con el afán de resolver y buscar una vía para solucionar elproblema, lo que hicieron fue eliminar el registro e iniciar nuevamente el proceso,pero no guardaron pruebas, también manifiesta que hay dificultades con laconexión a internet. Se confirma el hallazgo para Cliver Alexander Nájera Torres, quien fungió comoDelegado Administrativo del CINOR, durante el período del 01 de enero al 31 dediciembre de 2018, porque los comentarios presentados no desvanecen ladeficiencia identificada en la condición del hallazgo, al indicar que ingresaba alportal y era rechazado por falta de información o datos incompletos, sin embargoel responsable no evidencia documentalmente lo comentado, al decir que nuncaguardaron pruebas que comprobaran que efectivamente subieron los contratos enla fecha prevista, y que con el afán de resolver y buscar una vía para solucionar elproblema, lo que hicieron fue eliminar el registro e iniciar nuevamente el proceso,pero no guardaron pruebas, también manifiesta que hay dificultades con laconexión a internet. Se confirma el hallazgo para Miguel Alberto Aldana Peña, quien fungió comoAuxiliar Administrativo CIOR-Zacapa-, durante el período del 01 de enero al 15 denoviembre de 2018, porque los comentarios presentados confirman la deficienciaidentificada en la condición del hallazgo, al aceptar que los contratos no sepudieron trasladar en su momento por no contar con las herramientas necesarias(internet, escáner) para cumplir con el traslado y envió de los contratos de reglón031 y 035, al Portal de la Contraloría General de Cuentas. Acciones legalesSanción económica de conformidad con el Decreto 31-2002, del Congreso de laRepública, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, reformada por elDecreto 13-2013; artículo 39, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesAUXILIAR ADMINISTRATIVO CIOR-ZACAPA- MIGUEL ALBERTO ALDANA PEÑA 268.50AUXILIAR ADMINISTRATIVA CINOR, SAN JERONIMO HELGA CHRISTAVEL GIRON HERNANDEZ 345.25DELEGADO ADMINISTRATIVO DEL CINOR CLIVER ALEXANDER NAJERA TORRES 365.00DELEGADO ADMINISTRATIVO DE CISUR CUYUTA EZEQUIAS (S.O.N.) RODRIGUEZ RAMIREZ 365.00COORDINADOR DE RECURSOS HUMANOS ABELARDO RENE VIANA RAMOS 823.75




COORDINADORA DE RECURSOS HUMANOS ROSEL ELVIRA ORTEGA GOMEZ DE GUZMAN 823.75Total Q. 2,991.25

9. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR Se dió seguimiento a las recomendaciones de la auditoría anterior,correspondientes al ejercicio fiscal 2017, con el objetivo de verificar sucumplimiento e implementación por parte de los responsables, estableciéndoseque 4 fueron atendidas y 3 se encuentran en proceso. 10. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERÍODO AUDITADO El (Los) funcionario (s) y empleado (s) responsable (s) de las deficienciasencontradas, se incluyen en el (los) hallazgo (s) formulado (s), en el apartadocorrespondiente de este informe, así mismo a continuación se detalla el nombre ycargo de las personas responsables de la entidad durante el período auditado. No. NOMBRE CARGO PERÍODO1 MARIO (S.O.N) MENDEZ MONTENEGRO PRESIDENTE DE JUNTA DIRECTIVA 01/01/2018 - 31/12/20182 JOSE FELIPE ORELLANA MEJIA PRESIDENTE SUPLENTE 01/01/2018 - 31/12/20183 LUIS ENRIQUE ROJAS SAMAYOA DIRECTOR 01/01/2018 - 31/12/20184 JULIO CESAR GORDILLO COLOMA DIRECTOR SUPLENTE 01/01/2018 - 31/12/20185 GUILLERMO JAVIER AGUIRRE RODRIGUEZ DIRECTOR REPRESENTANTE 02/08/2018 - 31/12/20196 MARIO ANTONIO GODINEZ LOPEZ DIRECTOR 01/01/2018 - 31/12/20187 JULIO RENE MORALES (S.O.A) GERENTE GENERAL 01/01/2018 - 02/07/20188 JULIO CESAR VILLATORO MERIDA GERENTE GENERAL 03/08/2018 - 31/12/2018

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CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS INFORME DE … 2019/acceso informacion/JULIO II/Numeral 23...Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículos 2 Ámbito de Competencia y