CONTRALORÍA GENERAL DE ANTIOQUIA · F. Que de acuerdo con lo establecido en los artículos 1 y 2 de la Ley 80 de 1993, por la naturaleza jurídica de la Contraloría General de Antioquia,

*2015500001747* Al responder por favor cítese este número

Radicado No 2015500001747 Medellín, 23/09/2015

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CONTRALORÍA GENERAL DE ANTIOQUIA

Resolución

Por medio de la cual se adopta la Cuarta Versión del Manual de Contratación y Supervisión para la Contraloría General de Antioquia.

LA CONTRALORA GENERAL DE ANTIOQUIA

En ejercicio de sus atribuciones legales y constitucionales, en especial las conferidas por las Leyes 330 de 1996, 80 de 1993, 1150 de 2007 y 1474 de 2011 y sus decretos reglamentarios, la Ordenanza 27 de 1998 y el Decreto

Ordenanzal 1248 de 2008 y sus adiciones y modificaciones,

CONSIDERANDO

A. Que la actividad contractual de la Contraloría General de Antioquia, debe

ceñirse a los postulados instituidos por la Constitución Política de Colombia, las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, 1474 de 2011, y sus decretos reglamentarios, y las demás normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.

B. Que la Ley 330 de 1996 en su artículo 2, establece que las Contralorías

Departamentales son organismos de carácter técnico, dotadas de autonomía administrativa, presupuestal y contractual y en ningún caso podrán ejercer funciones administrativas distintas de las inherentes a su propia organización.

C. Que la Ordenanza 27 de 1998, artículo 9.4 sobre funciones administrativas, le asigna al Contralor Departamental la facultad de dictar y ejecutar los actos administrativos necesarios para el funcionamiento de la entidad de control y celebrar toda clase de contratos o convenios, con sujeción a las normas legales vigentes.

D. Que dentro de las funciones del Contralor General de Antioquia, está la de dictar y ejecutar los actos administrativos necesarios para el funcionamiento de la Entidad, tal como lo prescribe el numeral 9º de la Ordenanza 27 de 1998.

E. Que el Artículo 209 de la Constitución Política ordena que la función

administrativa debe estar al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía,

celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, delegación y desconcentración de funciones.



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F. Que de acuerdo con lo establecido en los artículos 1 y 2 de la Ley 80 de 1993, por la naturaleza jurídica de la Contraloría General de Antioquia, salvo las excepciones que establezcan las disposiciones legales, el régimen jurídico de contratación aplicable es el consagrado en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, y sus decretos reglamentarios y demás normas concordantes que tengan relación en materia contractual y que las adicionen, modifiquen o sustituyan.

G. Que las Entidades Estatales deben contar con un manual de contratación el cual debe cumplir con los lineamientos que para el efecto señale Colombia Compra Eficiente.

H. Que para dar cumplimiento a las referidas disposiciones legales y constitucionales se hace necesario delegar funciones, establecer controles y procedimientos que garanticen el adecuado ejercicio de las funciones, así como mecanismos e instrumentos de vigilancia que permitan cumplir con el mismo fin.

I. Que se hace necesario actualizar la Resolución 1364 del 29 de julio de 2014

que adoptó la tercera versión del Manual de Contratación de la Contraloría General de Antioquia y producir su Cuarta Versión.

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO: Adoptar la Cuarta Versión del Manual de Contratación y Supervisión para la Contraloría General de Antioquia que se describe a continuación y del cual harán parte integral las guías, manuales, circulares y demás lineamientos que expida la Agencia Nacional de Contratación – Colombia Compra Eficiente. ARTÍCULO SEGUNDO: El presente manual podrá ser ajustado cada vez que resulten nuevas etapas o trámites o se supriman las existentes, con el propósito de racionalizar y agilizar los procesos, al igual que cuando se presenten cambios en la normatividad o se susciten ajustes internos.



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CONTRALORÍA GENERAL DE ANTIOQUIA

MANUAL DE CONTRATACIÓN Y SUPERVISIÓN

SEPTIEMBRE DE 2015

Aprobado por: Luz Helena Arango Cardona, Contralora General de Antioquia

Versión: 04

Código: H06-M01

Elaborado por: Anderson Castaño Cataño.

Subdirector Operativo, Sonia Roldán Calle, Profesional Universitario. Subdirección Operativa.

Revisado por: Jorge Hernán Lopera Taborda, Director

Administrativo y Financiero; Claudia María Rodríguez Montoya, Jefa Oficina Asesora Jurídica;



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PRESENTACIÓN

El presente manual pretende regular las relaciones contractuales de la Contraloría General de Antioquia determinando, tanto las directrices y parámetros guías, como los procedimientos internos para el desarrollo de la gestión contractual en cumplimiento de la función administrativa. A través del Manual de Contratación de la Contraloría General de Antioquia, se señalan las instrucciones establecidas para adelantar cada una de las etapas de los procesos de selección en materia contractual, estableciendo los procedimientos internos, los funcionarios intervinientes y la vigilancia y control en la ejecución contractual a la luz de los principios constitucionales de la Función Pública y de la Contratación Estatal. El éxito de nuestros procesos contractuales, se logra con el cumplimiento de cada uno de los pasos y etapas consagrados en las normas y con la coordinación entre las diferentes dependencias que participan en el mismo, razón por la cual se presenta este Manual de Contratación y Supervisión, que servirá de guía para la gestión y orientación en el desarrollo de la actividad, buscando garantizar que la adquisición de bienes y servicios para el cumplimiento de los fines de la Contraloría General de Antioquia, se realice con los más altos niveles de eficiencia, efectividad y transparencia y que la supervisión de los contratos se adelante conforme a las normas legales, buscando el cumplimiento de los fines estatales. El Manual de Contratación y Supervisión de la Contraloría General de Antioquia contiene las funciones internas en materia contractual, las tareas que deban acometerse por virtud de la delegación o desconcentración de funciones y las que se derivan de la vigilancia y control de la ejecución contractual, constituyéndose en una herramienta de trabajo para los servidores y contratistas de la Contraloría General de Antioquia y, de manera especial, para aquéllos encargados de adelantar los trámites que día a día demandan estos procesos. Esperamos que este instrumento se constituya en un insumo de consulta permanente que minimice la ocurrencia de errores en materia contractual y haga más efectivo el proceso de adquisición de bienes y servicios, y de control de la ejecución contractual en la Contraloría General de Antioquia. LUZ HELENA ARANGO CARDONA Contralora General de Antioquia.



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CONTENIDO

CAPÍTULO 1 ..................................................................................................................................... 6

GENERALIDADES DE LA CONTRATACIÓN. ............................................................................ 6

1.1 OBJETIVO. ............................................................................................................................ 6

1.2 NORMAS QUE SE INVOCAN EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN. ................. 6

1.3 PRINCIPIOS .......................................................................................................................... 7

1.4 NATURALEZA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE ANTIOQUIA .......................... 7

1.5 COMPETENCIA PARA CONTRATAR.............................................................................. 7

1.6 CAPACIDAD PARA CONTRATAR.................................................................................... 8

1.7 FACULTADES DEL ORDENADOR DEL GASTO EN MATERIA CONTRACTUAL. . 8

1.8 CAPACIDAD DE LOS CONTRATISTAS. ......................................................................... 8

1.9 INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES. ................................................................. 8

1.10 .ETAPAS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN .......................................................... 9

CAPÍTULO 2 ................................................................................................................................... 11

2.1 PROCESO DE PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN. ........................................... 11

MODALIDADES DE CONTRATACIÓN ...................................................................................... 12

2.2 PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA: .............. 12

2.3 PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN POR SELECCIÓN ABREVIADA ......... 16

2.4 CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA. ..................................................................... 27

CAPÍTULO 3 ................................................................................................................................... 29

EL ANÁLISIS DE RIESGO Y LA FORMA DE MITIGARLO ..................................................... 29

3.1 ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE LOS MECANISMOS DE

COBERTURA QUE GARANTIZAN LA OBLIGACIÓN ............................................................. 30

SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA EN LA CONTRATACIÓN ............................................. 33



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CAPÍTULO 1

GENERALIDADES DE LA CONTRATACIÓN. 1.1 OBJETIVO.

Establecer los procedimientos internos a seguir para la adquisición de bienes y

servicios y todos los asuntos propios de la contratación, desde su planeación,

pasando por los procesos establecidos para la selección, ejecución, vigilancia y

control. Su aplicación no releva a los servidores operadores y usuarios, de la

observancia de las normas vigentes y sus modificaciones.

El presente Manual busca proporcionar herramientas agiles y prácticas en los

procesos de contratación que desarrolla el Órgano de Control, en coherencia con

las disposiciones normativas establecidas y, a su vez, permite la fácil aplicación de

un adecuado control interno, todo ello a través de la formulación de directrices para

la adquisición de los bienes y servicios necesarios para el cumplimiento de los fines

de la Entidad.

También se establece de forma clara la regulación de carácter interorgánico que

reglamenta temas administrativos del manejo de la contratación estatal, los

funcionarios que intervienen en las distintas etapas de la contratación y en la

vigilancia y ejecución del negocio jurídico, la metodología, la identificación de

riesgos y la forma de mitigarlos, y el procedimiento para la declaratoria de

incumplimiento e imposición de multas o cláusula penal.

Los procesos de contratación a adelantarse deben sujetarse a los principios de

selección objetiva de las propuestas, la exigencia de requisitos estrictamente

señalados por la Ley, la agilidad y eficiencia, la planeación, programación,

conveniencia y oportunidad en la adquisición de los bienes y servicios, con la

finalidad de incrementar la optimización de recursos y potencializar las

herramientas de vigilancia y control de la actividad contractual y administrativa, facilitando

la participación de los diferentes actores contractuales.

1.2 NORMAS QUE SE INVOCAN EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN. La Contraloría General de Antioquia desarrollará sus procesos contractuales en observancia del Estatuto Orgánico de Presupuesto y de las normas de austeridad del gasto. Su régimen jurídico de contratación estará sujeto a las disposiciones jurídicas y principios que regulan la Contratación Pública, en especial lo consagrado en las siguientes normas:



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Ley 80 de 1993, “Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública”. Ley 1150 de 2007 “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos”. Ley 489 de 1998 “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”. Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”. Demás normas que reglamenten, complementen o modifiquen la normatividad vigente en la materia.

1.3 PRINCIPIOS En los procesos de contratación que adelante la Contraloría General de Antioquia, se atenderán a cabalidad los Principios consagrados en la Constitución Política de 1991, los establecidos en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, en el Código de Procedimiento y Contencioso Administrativo y demás normas aplicables en la materia, en especial los principios de planeación, transparencia, economía, responsabilidad, selección objetiva, publicidad, buena fe, debido proceso, primacía del derecho sustancial sobre lo material, igualdad, anualidad, celeridad y oportunidad. 1.4 NATURALEZA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE ANTIOQUIA La Contraloría General de Antioquia en un organismo de carácter técnico, con autonomía administrativa, presupuestal y contractual, que ejerce control fiscal y ambiental a las entidades y particulares que administren recursos públicos del departamento y sus municipios, de acuerdo con los principios, sistemas y procedimientos establecidos en la Constitución Política y la ley. 1.5 COMPETENCIA PARA CONTRATAR. El artículo 11 b) de la Ley 80 de 1993, otorga la competencia para dirigir licitaciones



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y celebrar contratos estatales, a los Contralores Departamentales y de conformidad con el artículo 12 de la Ley 80 de 1993, los jefes y los representantes legales de las entidades estatales podrán delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y desconcentrar la realización de licitaciones, en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o en sus equivalentes. 1.6 CAPACIDAD PARA CONTRATAR. Únicamente puede celebrar contratos en representación de la Contraloría General de Antioquia, el Representante Legal de la Entidad, así como los demás servidores públicos de la Entidad a quienes se les delegue de manera especial o general esa facultad, con fundamento en el artículo 211 de la Constitución Política, el artículo 12 de la Ley 80 de 1993, adicionado por el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007. 1.7 FACULTADES DEL ORDENADOR DEL GASTO EN MATERIA

CONTRACTUAL. Son facultades del Representante Legal de la Entidad, en calidad de ordenador del gasto, o de los servidores públicos a quienes se les delegue dicha función, la cual deberá desarrollarse dentro del marco señalado en el acto que les confiere la delegación, las siguientes: La adjudicación, la celebración, las prórrogas, modificaciones y actos que expidan en la ejecución de la actividad contractual; el ejercicio de las cláusulas excepcionales, la terminación del contrato (terminación unilateral, terminación anticipada, imposición de multas, caducidad, la declaración del incumplimiento del contrato, etc.), la liquidación y demás actos inherentes a la actividad contractual. 1.8 CAPACIDAD DE LOS CONTRATISTAS. Podrán celebrar contratos con la Contraloría General de Antioquia, todas las personas naturales o jurídicas consideradas legalmente capaces en las disposiciones legales vigentes, incluidos los consorcios y las uniones temporales, entendidos éstos de conformidad con lo establecido en la Ley 80 de 1993. Las personas jurídicas nacionales y extranjeras independientes o constituidas en consorcios y uniones temporales, conforme a lo establecido en las disposiciones legales vigentes. 1.9 INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES. No podrán participar en procedimientos de selección, ni celebrar contratos con la Contraloría General de Antioquia, las personas naturales o jurídicas que se hallen incursas en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad señaladas en la Constitución Política, en las Leyes 80 de 1993, artículos 8 y 9, 828 de 2003 artículo 5 y 1474 de 2011, y demás normas reglamentarias.



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En el evento de que la inhabilidad e incompatibilidad sobrevenga en un proponente dentro del proceso precontractual, se entiende que renuncia a la participación y a los derechos adquiridos en el mismo. Si sobreviene en un contratista, debe realizarse la cesión del contrato, previa autorización de la Contraloría General de Antioquia. Si sobreviene en uno de los miembros del Consorcio o Unión Temporal, éste debe ceder su participación a un tercero, previa autorización de la Contraloría General de Antioquia. 1.10 .ETAPAS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN

El proceso de contratación se desarrollará en tres (3) etapas que se detallan así:

1.10.1 Etapa precontractual.

En esta etapa se realiza la planeación del contrato y por tanto se concentra en la planificación y el análisis de conveniencia y oportunidad de la contratación, que debe materializarse con la debida antelación a la apertura de los procesos de selección, lo que a su turno constituye la base sustancial de cualquier procedimiento de escogencia del contratista que se debe adelantar para cualquier clase de contrato.



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Esta etapa se debe desarrollar para cualquier contrato, sin importar la cuantía.

1.10.2 Etapa contractual.

Es el período en el cual se formaliza la celebración del contrato o convenio, esto es el perfeccionamiento, legalización, ejecución y supervisión de los contratos.

1.1.1 Etapa poscontractual

Corresponde al período en el cual se evalúan finalmente los resultados financieros y obligacionales de la ejecución del contrato, y se resuelven los desacuerdos que existieren respecto de tales resultados. Otra definición: Actuaciones posteriores al vencimiento del término establecido en el contrato, o en el acto que lo da por terminado de manera anticipada. Generalmente versan sobre temas accesorios de la contratación misma.



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Todos los documentos del proceso de contratación serán publicados en el Portal Único para la Contratación Pública, de conformidad con lo establecido en la normatividad vigente.

CAPÍTULO 2

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

2.1 PROCESO DE PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN.

ETAPA No.

DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

TIEMPO RESPONSABLE

1

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES: Es el plan general de acción de compras, en el cual se especifican los proyectos a manera de detalle, los responsables, y la distribución presupuestal, todo ello conforme a lo establecido en la normatividad vigente en materia contractual.

Debe ser publicado a más tardar el 31 de enero de cada vigencia en la Página Web de la CGA y en el Portal Único de Contratación.

Formulación y remisión de necesidades a la Subdirección Operativa: Jefe de cada Área de gestión. Compilar y administrar el Plan Anual de Adquisiciones de la Contraloría General de Antioquia: Subdirector Operativo. Aprobación del Plan de Adquisiciones: Comité Asesor para la Contratación Estatal. Publicación: Técnico de Compras o a quien delegue el Subdirector operativo.

2

Estudios y Documentos Previos: Es el análisis realizado sobre la

De conformidad con la necesidad

Elaboración: Jefe de Área solicitante.



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ETAPA No.


TIEMPO RESPONSABLE

necesidad del bien, obra o servicio que se requiere, de acuerdo con el Plan Anual de Adquisiciones, así como la conveniencia y oportunidad de realizar la contratación, es decir, es el estudio de las necesidades en materia de compras y contratación de la Contraloría General de Antioquia, así como los estudios de sector y análisis de riesgos y forma de mitigarlos de conformidad con la normatividad vigente.

presentada

Revisión: Subdirección Operativa

3.

Solicitud y expedición del certificado de disponibilidad presupuestal – CDP-

Paralelo a los estudios previos.

Cada Área solicitante donde surja la necesidad y es expedido por la Subdirección Financiera. Revisado: Subdirección Operativa

MODALIDADES DE CONTRATACIÓN

2.2 PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA: Es la regla general para la selección de contratistas, cuando su escogencia no se encuentre prevista a través de las otras modalidades. (Selección Abreviada; Concurso de Méritos; Contratación Directa; Mínima Cuantía). ETAPA No.


TIEMPO RESPONSABLE

1

Elaboración de los Estudios y documentos previos: Se desarrollarán conforme a lo establecido en la normatividad vigente.

De acuerdo a la necesidad de la contratación

Elaboración: Jefe de Área solicitante. Revisión: Subdirección Operativa Aprobación: Comité Asesor para la Contratación Estatal.



13

ETAPA No.


TIEMPO RESPONSABLE

2

Análisis de las Condiciones técnicas, económicas, regulatorio y otros, de conformidad con lo establecido en el análisis del sector que trae la guía para la elaboración de estudios del sector, de Colombia Compra Eficiente: Deberá aparecer como anexo a los estudios previos.

Paralelo a los estudios previos

Elaboración: Jefe de Área solicitante. Revisión y ajuste: Subdirección Operativa. Aprobación: Comité Asesor para la Contratación Estatal.

3 Elaboración del Aviso de convocatoria: Por diez (10) días hábiles.

Subdirección Operativa: Contralor Auxiliar, Profesional Universitario o quien delegue el Subdirector Operativo.

4

Elaboración del Proyecto y Pliego de Condiciones: según la modalidad de selección en procesos de convocatoria pública.

Por diez (10) días hábiles.


5

Respuesta oportuna a las Observaciones al proyecto de Pliegos de Condiciones: En caso de considerarse pertinente realizar las modificaciones o aclaraciones en el proyecto de Pliego de Condiciones para publicarlo como Pliego Definitivo.

Dentro del mismo término de publicación.

Subdirección Operativa coordinado con el responsable del área que requiere el bien o servicio.

6

Acto administrativo de apertura del proceso de selección: Deberá contener la información a que alude la normatividad vigente.

Conforme se establezca en el cronograma del respectivo proceso contractual.

Subdirección Operativa: Contralor Auxiliar, Profesional Universitario o quien delegue el Subdirector Operativo

7

Pliego de condiciones definitivo: Deberá contener los requisitos mínimos establecidos en la normatividad vigente.

El término de publicación del pliego de condiciones definitivo se fijará en el cronograma de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar.




14

ETAPA No.


TIEMPO RESPONSABLE

8

Respuesta a las observaciones y/o sugerencias al pliego de condiciones: Para el pronunciamiento respecto a la aprobación o el rechazo de las observaciones que resulten, se emitirá respuesta de manera motivada

Conforme a lo establecido en el pliego de condiciones


9 Modificación del pliego de condiciones: Se realizará a través de Adenda.

Conforme a lo establecido en el pliego de condiciones.


10 Audiencia de cierre del proceso y apertura de propuestas.

De acuerdo a lo establecido en el Pliego de Condiciones y en el cronograma de actividades, en presencia de los proponentes y/o equipo de la Administración que se encuentre, dejando constancia mediante acta.

Comité Asesor para la Contratación o sus delegados y Subdirección Operativa: Contralor Auxiliar, Profesional Universitario o quien delegue el Subdirector Operativo.

11

Elaboración y aprobación del Informe de Habilitación de los Oferentes: Se realizará conforme a lo establecido en el pliego de condicione. Así mismo se dará aplicación a las reglas de subsanabilidad vigentes.

De acuerdo a lo establecido en el Pliego de Condiciones y en el cronograma de actividades.


12 Publicación del informe de evaluación.

Traslado por el término de cinco (5) días hábiles. Artículo 30 numeral 8 de la Ley 80 de 1993.




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ETAPA No.


TIEMPO RESPONSABLE

13 Recepción y respuesta de observaciones al informe de evaluación.

Conforme lo establecido en el pliego de condiciones


14

Audiencia pública de adjudicación o declaratoria de desierta. Se adjudicará en audiencia pública a través de resolución motivada conforme lo establecido en el Artículo 30 numeral 10 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 9 de la Ley 1150 de 2007 y demás disposiciones concordantes o reglamentarias. Así mismo cuando fuere el caso respecto a la declaratoria de desierta, esta deberá realizarse mediante acto motivado

De acuerdo con la fecha y hora señalada en el pliego de condiciones


15 Elaboración y suscripción de la minuta del contrato

Posteriormente a la adjudicación.

Elaboración: Subdirección Operativa (Contralor Auxiliar o Profesional Universitario) Revisión: Jefe Oficina Asesora Jurídica.

16 Legalización y perfeccionamiento del

contrato: Contiene el afianzamiento de

los documentos necesarios para la

legalización perfeccionamiento e inicio

de ejecución contractual. (Registro

presupuestal, Certificado de

aprobación de las pólizas y fijación del

acta de inicio)

Cinco (5) días

calendario después

de firmado el

contrato

Elaboración:

Subdirección Operativa

(Contralor Auxiliar o

Profesional

Universitario)

Revisión: Jefe Oficina

Asesora Jurídica.



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2.3 PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN POR SELECCIÓN ABREVIADA

Corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual. Procedimientos para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización: 2.3.1 Subasta Inversa

ETAPA No.


TIEMPO RESPONSABLE

1 Elaboración de los Estudios y documentos previos.



2 Análisis de las Condiciones técnicas, económicas, regulatorio y otros, de conformidad con lo establecido en el análisis del sector que trae la guía para la elaboración de estudios del sector, de Colombia Compra Eficiente: Deberá aparecer como anexo a los estudios previos.

Paralelo a los estudios previos

Elaboración: Jefe de Área solicitante. Revisión y ajuste: Subdirección Operativa. Aprobación: Comité Asesor para la Contratación Estatal.

3 Elaboración del Aviso de convocatoria: Por cinco (5) días hábiles.


4 Elaboración del Proyecto y Pliego de Condiciones: según la modalidad de selección en procesos de convocatoria pública.

Por cinco (5) días hábiles.




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ETAPA No.


TIEMPO RESPONSABLE

5 Respuesta oportuna a las Observaciones al proyecto de Pliegos de Condiciones: En caso de considerarse pertinente realizar las modificaciones o aclaraciones en el proyecto de Pliego de Condiciones para publicarlo como Pliego Definitivo.


Subdirección Operativa coordinado con el responsable del área que requiere el bien o servicio.

6 Acto administrativo de apertura del proceso de selección:


Ordenador del gasto y Subdirección Operativa: Contralor Auxiliar, Profesional Universitario o quien delegue el Subdirector Operativo.

7 Pliego de condiciones definitivo: El término de publicación del pliego de condiciones definitivo se fijará en el cronograma de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar.


8 Respuesta a las observaciones y/o sugerencias al pliego de condiciones: Para el pronunciamiento respecto a la aprobación o el rechazo de las observaciones que resulten, se emitirá respuesta de manera motivada



9 Cierre del proceso de subasta inversa: momento en el cual se hace la entrega de las propuestas por parte de los proponentes.





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ETAPA No.


TIEMPO RESPONSABLE

10 Elaboración y aprobación del Informe de Habilitación de los Oferentes: Una vez operado el cierre del proceso, se procederá a la apertura de propuestas técnicas en presencia los involucrados presentes del proceso y de un representante por parte de la oficina de control interno dejando constancia en acta de dicha apertura, (la propuesta económica inicial será abierta al momento de inicio de la puja). Se realizará conforme a lo establecido en el pliego de condiciones y se atenderá a las reglas de subsanabilidad señaladas vigentes. Si quedare habilitado solamente un oferente, la entidad adjudicará el contrato al proponente habilitado, siempre que su propuesta sea igual o inferior al presupuesto oficial para el contrato, caso en el cual no habrá lugar a la subasta.



11 Publicación del informe de verificación Se pondrá a disposición de los proponentes conforme lo establecido en el pliego de condiciones


Recepción y respuesta de observaciones al informe de verificación.



Procedimiento de la Subasta Inversa: se observará lo indicado en el pliego de condiciones.


El Comité Asesor y Evaluador o sus delegados y Subdirección Operativa: Contralor Auxiliar,



19

ETAPA No.


TIEMPO RESPONSABLE

Si llegare el caso, el Comité Asesor y Evaluador verificará si el menor precio ofertado es o no artificialmente bajo en los términos de la normatividad vigente en la materia.

Profesional Universitario o quien delegue el Subdirector Operativo.

Resolución de Adjudicación: La adjudicación se efectúa mediante resolución motivada, la cual deberá ser notificada personalmente al adjudicatario y comunicada a los demás proponentes.

En la fecha señalada en el pliego de condiciones definitivo


Elaboración y suscripción de la minuta del contrato



Legalización y perfeccionamiento del contrato: Contiene el afianzamiento de los documentos necesarios para la legalización perfeccionamiento e inicio de ejecución contractual. (Registro presupuestal, Certificado de aprobación de las pólizas y fijación del acta de inicio)

Conforme a lo establecido en el cronograma del pliego de condiciones

Contratista, Jefe de la Jurídica, ordenador del gasto, supervisor asignado y Subdirección Operativa: Contralor Auxiliar, Profesional Universitario o quien delegue el Subdirector Operativo.

2.3.2 Adquisición a través de bolsa de productos (Artículos 46 – 50) La Contraloría General de Antioquia según el caso establecerá de forma facultativa y siempre deliberando en la viabilidad para la entidad, la determinación de la utilización o no del mecanismo de negociación por medio del cual se desarrolla el proceso contractual a través de un catálogo para acuerdo marco de precios que suscriba la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente para adquirir los bienes y servicios de características técnicas uniformes.

2.3.3 Contratación de menor cuantía (Artículo 59)

ETAPA No.


TIEMPO RESPONSABLE

Elaboración de los Estudios y documentos previos: Se desarrollarán conforme a lo establecido en las normas que rijan la materia.


Elaboración: Jefe de Área solicitante. Revisión: Subdirección Operativa Aprobación: Comité



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ETAPA No.


TIEMPO RESPONSABLE

Asesor para la Contratación Estatal.

Análisis de las Condiciones técnicas, económicas y legales necesarias: Verificar que la propuesta sea armónica con el Plan de Adquisiciones de la Institución. De la reunión del Comité se suscribirá acta contentiva del análisis anteriormente descrito, la cual hará parte integrante del proceso contractual y se allegará a la Subdirección Operativa para que sea adjuntada a la carpeta del Contrato y proceda a la solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Paralelo con los estudios previos

Elaboración: Jefe de Área solicitante. Revisión: Subdirección Operativa Aprobación: Comité Asesor para la Contratación Estatal

Recomendación del inicio del proceso: Enviar copia del Acta del Comité Asesor para la Contratación Estatal, a la Subdirección Operativa, acompañada de los Estudios Previos autorizados y del Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Después de la fecha de realización del Comité

Comité Asesor para la Contratación Estatal, Subdirección Operativa

Elaboración del Aviso de convocatoria: Por diez (5) días hábiles.


Elaboración del Proyecto y Pliego de Condiciones: según la modalidad de selección en procesos de convocatoria pública.

Por diez (5) días hábiles.


Respuesta oportuna a las Observaciones al proyecto de Pliegos de Condiciones: así mismo, en caso de considerarse pertinente realizar las modificaciones o aclaraciones en el proyecto de Pliego de Condiciones para publicarlo como Pliego Definitivo.


Responsable del área que requiera el bien o servicio, Comité Asesor para la Contratación Estatal, Subdirección Operativa: Contralor Auxiliar, Profesional Universitario o quien delegue el



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ETAPA No.


TIEMPO RESPONSABLE

Subdirector Operativo.

Acto administrativo de apertura del proceso de selección:


Ordenador del gasto, Subdirección Operativa: Contralor Auxiliar, Profesional Universitario o quien delegue el Subdirector Operativo.

Pliego de condiciones definitivo: El término de publicación del pliego de condiciones definitivo se fijará en el cronograma de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar.

Ordenador del gasto, Subdirección Operativa: Contralor Auxiliar, Profesional Universitario o quien delegue el Subdirector Operativo.

Respuesta a las observaciones y/o sugerencias al pliego de condiciones: Para el pronunciamiento respecto a la aprobación o el rechazo de las observaciones que resulten, se emitirá respuesta de manera motivada

Conforme a lo establecido en el pliego de condiciones

Responsable del área que requiera el bien o servicio, Comité Asesor para la Contratación Estatal, Subdirección Operativa: Contralor Auxiliar, Profesional Universitario o quien delegue el Subdirector Operativo.

Conformación de lista de posibles oferentes. La manifestación de interés es requisito habilitante para presentar propuestas. En caso de que el número de posibles oferentes sea superior a 10, la entidad podrá determinar si hay lugar a sorteo y la forma en la que se hará, para efectos de seleccionar máximo diez interesados con quienes continuará el Proceso de Contratación.

Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al acto de apertura.

Comité Asesor para la Contratación Estatal, Subdirección Operativa: Contralor Auxiliar, Profesional Universitario o quien delegue el Subdirector Operativo.



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ETAPA No.


TIEMPO RESPONSABLE

Modificación del pliego de condiciones: Se realizará a través de Adenda.


Comité Asesor para la Contratación Estatal, Subdirección Operativa: Contralor Auxiliar, Profesional Universitario o quien delegue el Subdirector Operativo.

Cierre del proceso para presentar ofertas: Momento en el cual se hace la entrega de las propuestas por parte de los proponentes.



Elaboración y aprobación del Informe de Habilitación de los Oferentes.



Publicación del informe de evaluación. Traslado por el término establecido en pliego de condiciones


Recepción y respuesta de observaciones al informe de evaluación.


Responsable del área que requiera el bien o servicio, Comité Asesor para la Contratación Estatal, Subdirección Operativa: Contralor Auxiliar, Profesional Universitario o quien delegue el Subdirector Operativo.



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ETAPA No.


TIEMPO RESPONSABLE

Audiencia pública de adjudicación o declaratoria de desierta. Se adjudicará en audiencia pública a través de resolución motivada. Así mismo, cuando fuere el caso, respecto a la declaratoria de desierta, ésta deberá realizarse mediante acto motivado.

De acuerdo con la fecha y hora señalada en el pliego de condiciones




Ordenador del gasto, contratista, jefe de la Jurídica, Subdirección Operativa: Contralor Auxiliar, Profesional Universitario o quien delegue el Subdirector Operativo.


Conforme a lo establecido en el cronograma del pliego de condiciones


2.3.4 OTRAS CAUSALES DE SELECCIÓN ABREVIADA DE CONTRATISTAS:

La celebración de contratos para la prestación de servicios de salud.

La contratación por declaratoria de desierta de la licitación.

La enajenación de bienes del Estado.

Adquisición de productos de origen o destinación agropecuarios.

Actos y contratos con objeto directo de las actividades de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado (EICE) y de las Sociedades de Economía Mixta (SEM).

Contratos de entidades a cargo de ejecución de Programas de Protección de Personas Amenazadas, Desmovilización y Reincorporación, Población Desplazada, Protección de Derechos Humanos y Población con Alto Grado



24

de Vulnerabilidad. (Literal h) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007.

La contratación de bienes y servicios para la Seguridad y Defensa Nacional. (Literal i) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de.

Concurso de Méritos.

2.3.5 CLASES DE CONCURSO DE MÉRITOS ABIERTO: Se desarrolla a través de una convocatoria abierta a todos los interesados prescindiendo de procedimientos de precalificación. PRECALIFICADO: Se desarrolla a través de la conformación de una lista limitada de oferentes para uno o varios procesos de concurso de méritos cuando dada la complejidad de la consultoría lo considere pertinente, en cuyo caso se deberá seguir el procedimiento señalado en la normatividad aplicable en la materia. 2.3.6 TIPOS DE PROPUESTAS EN EL CONCURSO DE MERITOS PROPUESTA TÉCNICA SIMPLIFICADA (PTS): Resultará cuando la entidad suministre en los requerimientos técnicos la metodología exacta para la ejecución de la consultoría, así como el plan y cargas de trabajo para la misma. PROPUESTA TÉCNICA DETALLADA (PTD): Resultará por exigencia de la

entidad cuando esta lo considere y determine que los servicios de consultoría

señalados en los requerimientos técnicos para el respectivo concurso de méritos

puedan desarrollarse con diferentes enfoques o metodologías.

2.3.7 CONTRATACIÓN DIRECTA Es una modalidad de selección, que procede únicamente en los casos definidos expresamente por la Ley, es decir, es excepcional, por lo que su aplicación es de carácter restrictivo, y permite la escogencia del contratista de forma directa mediante la confrontación de propuestas para obtener la más favorable a la entidad De acuerdo con lo establecido en el numeral 4° del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y lo determinado Capítulo IV, Título I, y demás disposiciones generales aplicables a la contratación directa son las siguientes:



25

ETAPA No.

Descripción de los procedimientos Tiempo Responsable

Elaboración de los Estudios y documentos previos:




Paralelo con los estudios previos


Recomendación del inicio del proceso: Enviar copia del Acta del Comité Asesor para la Contratación Estatal, a la Subdirección Operativa, acompañada de los Estudios Previos autorizados y del Certificado de Disponibilidad Presupuestal.


Comité Asesor para la Contratación Estatal



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ETAPA No.


Elaboración del Acto administrativo que justifique la contratación directa: Salvo cuando la causal de contratación directa se refiere a prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, la contratación de empréstitos y contratación de bienes y servicios en el Sector Defensa. El acto administrativo que declare la urgencia manifiesta hará las veces del acto administrativo de justificación

Ordenador del gasto, Subdirección Operativa: Contralor Auxiliar o Profesional Universitario





De conformidad con lo estipulado en los pliegos de condiciones




27

2.4 CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA. Aplica para las adquisiciones de bienes, servicios y obras independientemente de su objeto, cuyo valor no exceda del diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la Contraloría General de Antioquia Nota: Con relación a la Adquisición en Grandes Superficies cuando se trate de mínima cuantía, es importante precisar que hasta tanto la Agencia Nacional de Contratación Pública no fije directrices para su aplicación, la Contraloría General de Antioquia no hará uso de este procedimiento de contratación.

ETAPA No.


Elaboración de los Estudios y documentos previos.




Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la solicitud.


Recomendación del inicio del proceso: Enviar copia del Acta del Comité Asesor para la Contratación Estatal, a la Subdirección Operativa, acompañada de los Estudios Previos autorizados y


Comité Asesor para la Contratación Estatal



28

ETAPA No.


del Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Elaboración de la Invitación pública. La invitación se publicará por un término no inferior a un (1) día hábil (artículo 94 de la Ley 1474 de 2011).

Subdirección Operativa: Contralor Auxiliar o Profesional Universitario Subdirección Operativa

Presentación de Observaciones. Las observaciones se contestarán antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas de acuerdo con el término fijado en el cronograma y de conformidad con la necesidad y/o lo estipulado en la normatividad vigente.


Cierre del Proceso de Contratación y Apertura de propuestas: En la fecha señalada en la invitación, de lo cual se dejará acta.

De acuerdo con el cronograma establecido en la invitación.


Verificación requisitos habilitantes y evaluación de la oferta con el menor precio: Según los requisitos señalados en la invitación, teniendo en cuenta que el único factor de evaluación es el precio. Así mismo, se dará aplicación a las reglas de subsanabilidad señaladas en el Artículo 5 Ley 1150/2007.

De acuerdo con el cronograma establecido en la invitación.


Publicación del informe de evaluación: Durante el término determinado en la invitación los proponentes podrán formular observaciones.


Comunicación de la aceptación de la oferta y respuesta a observaciones de la verificación de requisitos

De acuerdo a lo establecido en la invitación.

Subdirección Operativa: Contralor Auxiliar o Profesional Universitario



29

ETAPA No.


habilitantes Subdirección Operativa



Ordenador del gasto, Contratista, Jefe de la Jurídica, Subdirección Operativa: Contralor Auxiliar o Profesional Universitario Subdirección Operativa


De conformidad con lo establecido en el cronograma dentro del pliego de condiciones.

Ordenador del gasto, Contratista, Jefe de la Jurídica, Supervisor asignado, Subdirección Operativa: Contralor Auxiliar o Profesional Universitario Subdirección Operativa

CAPÍTULO 3

EL ANÁLISIS DE RIESGO Y LA FORMA DE MITIGARLO

La Contraloría General de Antioquia realizará un análisis en los procesos

contractuales para la inclusión de la estimación, tipificación y asignación de los

riesgos previsibles involucrados en la contratación conforme lo establece el Artículo

4° de la ley 1150 de 2007 y demás disposiciones reglamentarias.

El análisis se efectuará conforme lo establece el manual para la Identificación y

Cobertura del Riesgo el cual tiene en cuenta el Documento Conpes 3714 de 2011

“Del riesgo previsible en el marco de la política de contratación pública,

Departamento Nacional de Planeación, 1 de diciembre de 2011” y orienta de forma

metodológica la evaluación y tratamiento de los riegos en las etapas del proceso

contractual teniendo en cuenta su impacto y su probabilidad de ocurrencia, al igual

que la determinación del orden de prioridad basado en los controles existentes y el

contexto de los mismos.



30

A continuación se determina la matriz de riesgos determinada para el análisis del riesgo y la forma de mitigarlo:

Fuente: http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/cce_manual_riesgo_web.pdf

3.1 ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE LOS MECANISMOS DE COBERTURA QUE GARANTIZAN LA OBLIGACIÓN.

¿Qué Riesgos deben cubrir las garantías en la Contratación?

El cumplimiento de las obligaciones surgidas en favor de las Entidades Estatales

con ocasión de:

(i) la presentación de las ofertas; (ii) los contratos y su liquidación; y (iii) los riesgos a los que se encuentran expuestas las Entidades Estatales,

derivados de la responsabilidad extracontractual que pueda surgir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas, deben estar garantizadas en los términos de la ley.

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http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/cce_manual_riesgo_web.pdf



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GARANTÍA VALOR

1. Suficiencia del seguro de responsabilidad civil extracontractual.

1. Doscientos (200) smmlv para contratos cuyo valor sea inferior o igual a mil quinientos (1.500) smmlv. 2. Trescientos (300) smmlv para contratos cuyo valor sea superior a mil quinientos (1.500) smmlv e inferior o igual a dos mil quinientos (2.500) smmlv. 3. Cuatrocientos (400) smmlv para contratos cuyo valor sea superior a dos mil quinientos (2.500) smmlv e inferior o igual a cinco mil (5.000) smmlv. 4. Quinientos (500) smmlv para contratos cuyo valor sea superior a cinco mil (5.000) smmlv e inferior o igual a diez mil (10.000) smmlv. 5. El cinco por ciento (5%) del valor del contrato cuando este sea superior a diez mil (10.000) smmlv, caso en el cual el valor asegurado debe ser máximo setenta y cinco mil (75.000) smmlv. La vigencia de esta garantía deberá ser igual al período de ejecución del contrato.

2. Suficiencia de la garantía de calidad de Bienes.

Determinable por la Entidad.

3. Suficiencia de la Garantía de Calidad de servicio.

Determinable por la entidad.

2. Suficiencia de la Garantía de estabilidad y calidad de obra.

Esta garantía debe estar vigente por un término no inferior a cinco (5) años contados a partir de la fecha en la cual la Entidad Estatal recibe a satisfacción la obra. Excepción: La Entidad Estatal puede aceptar que esta garantía tenga una vigencia inferior a cinco (5) años previa justificación técnica de un experto en la materia objeto del contrato.

5. Suficiencia de la garantía de pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales

Esta garantía debe estar vigente por el plazo del contrato y tres (3) años más. El valor de la garantía no puede ser inferior al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato

6. Suficiencia de la Garantía de Cumplimiento

La garantía de cumplimiento del contrato debe tener una vigencia mínima hasta la liquidación del contrato. El valor de esta garantía debe ser de por lo menos el diez por ciento (10%) del valor del contrato a menos que el valor del contrato sea superior a un millón (1.000.000) de smmlv, caso en el cual la Entidad Estatal aplicará las siguientes reglas:



32

GARANTÍA VALOR

1. Si el valor del contrato es superior a un millón (1.000.000) de smmlv y hasta cinco millones (5.000.000) de smmlv, la Entidad Estatal puede aceptar garantías que cubran al menos el dos punto cinco por ciento (2,5%) del valor del contrato. 2. Si el valor del contrato es superior a cinco millones (5.000.000) de smmlv y hasta diez millones (10.000.000) de smmlv, la Entidad Estatal puede aceptar garantías que cubran al menos el uno por ciento (1%) del valor del contrato. 3. Si el valor del contrato es superior a diez millones (10.000.000) de smmlv, la Entidad Estatal puede aceptar garantías que cubran al menos el cero punto cinco por ciento (0,5%) del valor del contrato. 4. Colombia Compra Eficiente debe determinar el valor de la garantía única de cumplimiento del Acuerdo Marco de Precios de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en este.

7. Suficiencia de la Garantía de Pago Anticipado

La garantía de pago anticipado debe estar vigente hasta la liquidación del contrato o hasta que la Entidad Estatal verifique el cumplimiento de todas las actividades o la entrega de todos los bienes o servicios asociados al pago anticipado, de acuerdo con lo que determine la Entidad Estatal. El valor de esta garantía debe ser el ciento por ciento (100%) del monto pagado de forma anticipada, ya sea este en dinero o en especie.

8. Suficiencia de la Garantía de Buen Manejo y Correcta Inversión del An-ticipo

La Garantía de Buen Manejo y Correcta Inversión del Anticipo debe estar vigente hasta la liquidación del contrato o hasta la amortización del anticipo, de acuerdo con lo que determine la Entidad Estatal. El valor de esta garantía debe ser el ciento por ciento (100%) de la suma establecida como anticipo, ya sea este en dinero o en especie.

9. Suficiencia de la garantía de seriedad de la oferta

La garantía de seriedad de la oferta debe estar vigente desde la presentación de la oferta y hasta la aprobación de la garantía de cumplimiento del contrato y su valor debe ser de por lo menos el diez por ciento (10%) del valor de la oferta. El valor de la garantía de seriedad de la oferta que presenten los proponentes en el Proceso de Contratación de un Acuerdo Marco de Precio debe ser de mil (1.000) smmlv. El valor de la garantía de seriedad de la oferta que presenten los proponentes en la subasta inversa y en el concurso de méritos debe ser equivalente al diez por ciento (10%) del presupuesto oficial estimado del Proceso de Contratación. Cuando el valor de la oferta o el presupuesto estimado de la contratación sea superior a un millón (1.000.000) de smmlv se aplicarán las siguientes reglas: 1. Si el valor de la oferta es superior a un millón (1.000.000) de



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GARANTÍA VALOR

smmlv y hasta cinco millones (5.000.000) de smmlv, la Entidad Estatal puede aceptar garantías que cubran al menos el dos punto cinco por ciento (2,5%) del valor de la oferta. 2. Si el valor de la oferta es superior a cinco millones (5.000.000) de smmlv y hasta diez millones (10.000.000) de smmlv, la Entidad Estatal puede aceptar garantías que cubran al menos el uno por ciento (1%) del valor de la oferta. 3. Si el valor de la oferta es superior a diez millones (10.000.000) de smmlv, la Entidad Estatal puede aceptar garantías que cubran al menos el cero punto cinco por ciento (0,5%) del valor de la oferta.

10. Cubrimiento Responsabilidad civil extracontractual

Determinable por la entidad.

11. Garantía de cumplimiento

12. Garantía de los riesgos derivados del incumplimiento de la oferta.

13. Cobertura del Riesgo de Responsabilidad Civil Extracontractual.

14. Garantía del oferente plural

CAPÍTULO 4

SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA EN LA CONTRATACIÓN Según lo establecido en la Ley 1474 de 2011 “por la cual se dictan normas

orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de

actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública” las entidades

públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto

contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda.



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4.1 SUPERVISIÓN. Según lo señalado en el Artículo 83 de la Ley 1474 de 2011 se instituyen las siguientes definiciones: SUPERVISIÓN: Consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero,

contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por

la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Para

la supervisión, la Entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los

contratos de prestación de servicios que sean requeridos.

4.1.1 Calidades del Supervisor. El ordenador del gasto tendrá el deber primordial de seguimiento, control y vigilancia de la contratación estatal, no obstante delegará las funciones de supervisión de los contratos a servidores públicos de la entidad a través de acto administrativo motivado, dependiendo a las particularidades del objeto contractual a desarrollarse y el perfil del servidor público el cual debe satisfacer la necesidad de supervisión de la entidad y sus funciones deberán guardar relación directa con la ejecución del objeto del contrato o convenio. 4.1.2 funciones y atribuciones del supervisor Vigilar que el contrato se ejecute, de acuerdo con las especificaciones, estándares, lineamientos y demás elementos estipulados o convenidos Autorizar el pago de acuerdo a lo establecido en el contrato

Llevar al día la ejecución del valor del contrato frente a los valores cancelados, reportando datos a la Dirección Administrativa y Financiera.

Asesorar y hacer sugerencias oportunas para que el objeto contractual se ejecute conforme a las especificaciones convenidas y a las condiciones de calidad y diseño exigidas por la Entidad.

Elaborar el informe de Supervisión, como requisito para que la CONTRALORÍA pueda proceder al pago del valor establecido en el Contrato.

Exigir al Contratista la información pertinente al contrato que considere necesaria.

Tramitar y diligenciar la imposición de multas al Contratista, cuando a ello haya lugar.



35

Comprobar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del Contratista, durante toda la vigencia, especialmente frente a los Sistemas de Seguridad Social Integral.

Estar atento a la fecha del vencimiento del contrato, a fin de determinar, de acuerdo a las necesidades del servicio, la necesidad de suscribir, eventuales adiciones y prórrogas del mismo.

Presentar las observaciones que juzgue conveniente.

Proyectar conjuntamente con el Contratista el acta de liquidación del contrato y dar su visto bueno

4.2 INTERVENTORÍA Según lo señalado en el Artículo 83 de la Ley 1474 de 2011se instituyen las siguientes definiciones: Interventoría: Consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante, lo anterior cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría. 4.2.1 Calidades del Interventor. Será realizada por un contratista externo de la entidad, y su escogencia se efectuará a través de la modalidad de concurso de méritos o mínima cuantía según el presupuesto oficial estimado para ello, cuando el seguimiento del objeto contractual por su complejidad lo requiera en razón a su justificación realizada en los estudios previos o por los conocimientos especializado en la materia, o cuando

4.2.2 Responsabilidades de los Interventores: Se fija conforme lo establece el párrafo segundo del artículo 82 de la Ley 1474 de 2011: Responsabilidad de los interventores: Los interventores responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente, tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de Interventoría, como por los hechos u omisiones que les sean imputables y causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de Interventoría.



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4.3 DOCUMENTACIÓN EMPLEADA EN LA SUPERVISIÓN Y/O INTERVENTORÍA.

El supervisor y/o Interventor debe consultar permanentemente el contrato motivo de seguimiento y los documentos necesarios para ejercer sus funciones. Los siguientes documentos sirven de soporte al SUPERVISOR y/o INTERVENTOR, según la naturaleza del contrato:

Copia del contrato.

Estudios previos

Diseños

Pliegos de Condiciones.

Memorias de cálculo.

Planos y fotografías.

Memorandos de campo con observaciones al contratista.

Correspondencia cruzada.

Bitácora de Interventoría.

Notificaciones.

Aprobación de materiales.

Especificaciones de herramienta, maquinaria y equipo adecuado, según el objeto del contrato y los Pliegos de Condiciones.

Actas de liquidación.

Actas de inicio.

Actas de pago.

Reclamaciones formales del contratista.

Certificados de disponibilidad y registro presupuestal.

Solicitud de ampliación de términos por parte del contratista.

Actas de acuerdo.

Informes de programación y seguimiento.

Demás documentos que hagan parte integral de contrato.

4.4 PROHIBICIONES DEL SUPERVISOR Y/O INTERVENTOR.

En consideración a que las siguientes actividades son propias y exclusivas del

ordenador del gasto o parte contratante, está prohibido a los interventores:



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a. Autorizar cambios o especificaciones en el contrato que impliquen mayores o menores cantidades de dinero, servicios o de obra con los cuales se modifique su valor, plazo u objeto del contrato.

b. Transar diferencias.

c. Conciliar divergencias.

d. Suspender el contrato.

4.5 INFORMES DEL SUPERVISOR Y/O INTERVENTOR.

Corresponde al supervisión Interventor, en cumplimiento de una de sus funciones, preparar informes de seguimiento tanto en lo relativo a la ejecución física como a la ejecución financiera, soportados con registros físicos o electrónicos, en formatos o documentos de trabajo.

ARTÍCULO TERCERO: La Oficina de Control Interno de la Contraloría General de Antioquia verificará el cumplimiento de las obligaciones contenidas en el Manual de Contratación aquí señalado. ARTÍCULO CUARTO: DELEGACIÓN: Delegar en el Director Administrativo y Financiero las siguientes funciones:

a. Ordenar el Gasto.

b. Realizar o ejecutar el proceso de contratación de la Contraloría General de Antioquia. En virtud de ésta delegación dirige y participa en la etapa precontractual, contractual y postcontractual del todos los contratos que superen el 10% de la menor cuantía; suscribirá las resoluciones, contratos, actas de inicio, suspensión, terminación o liquidación y ordenará el pago de todos los contratos en general.

c. Ordenar y autorizar los avances de viáticos y gastos de viaje, apertura y

cierre de caja menor y sus reembolsos periódicos. ARTÍCULO QUINTO: Delegar en el Subdirector Operativo las siguientes funciones:

a. Ordenar la contratación administrativa de los contratos que no superen el 10% de la menor cuantía y suscribir los contratos, las actas de inicio, suspensión, terminación o liquidación. En virtud de ésta delegación dirige y



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participa en la etapa precontractual, contractual y poscontractual de todos los contratos que no superen el 10% de la menor cuantía; suscribirá las resoluciones, contratos, actas de inicio, suspensión, terminación o liquidación y ordenará el pago de dichos contratos.

b. Ordenar avances de combustibles, peajes impuestos, compras y todo lo

relacionado con el parque automotor y la caja menor que no supere el 10% de la menor cuantía.

ARTÍCULO SEXTO: el Manual de contratación de la Contraloría General de Antioquia será un documento asociado al proceso de Administración de Bienes y Servicios ARTÍCULO SÉPTIMO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial las contenidas en la Resolución número 1364 del 24 de junio de 2014.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Medellín, a los 22 días del mes de septiembre de 2015.

LUZ HELENA ARANGO CARDONA Contralora General de Antioquia P/E. Jorge Hernán Lopera Taborda. Director Administrativo y Financiero; Sonia Roldán Calle. Profesional Universitaria.; Nury Jaqueline Zuluaga Gutiérrez Contralor Auxiliar R/. Claudia María Rodríguez Montoya, Jefa de la Oficina Asesora Jurídica, Manuela Garcés Osorio, Jefe Oficina Asesora Jurídica; Octavio Duque Jiménez, Subcontralor

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CONTRALORÍA GENERAL DE ANTIOQUIA · F. Que de acuerdo con lo establecido en los artículos 1 y 2 de la Ley 80 de 1993, por la naturaleza jurídica de la Contraloría General de Antioquia,