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CONTRALORÍA General del Departamento de Córdoba

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CONTRALORÍA GENERAL DEL DEPARTAMENTO DE CÓRDOBA

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

MAYO - AGOSTO 2016


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Gestión vigilante y eficiente al servicio de la ciudadanía

CONTRALORÍA GENERAL DEL DEPARTAMENTO DE CÓRDOBA

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Mayo — Agosto 2016

En cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011 y con base en la Estructura de Modelo Estándar de Control Interno MECI — Decreto 943 de Mayo 21 de 2014, la Oficina Asesora de Control Interno de la Contraloría General del Departamento de Córdoba, presenta el Informe Pormenorizado del Estado de Control Interno de la Entidad, correspondiente al periodo comprendido entre Mayo — Agosto de 2016.

1. MÓDULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN

COMPONENTES ELEMENTOS

COMPONENTE TALENTO HUMANO

COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

1. ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS ÉTICOS

2. DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO

1. PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS. 2. MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS. 3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 4. INDICADORES DE GESTIÓN 5. POLÍTICAS DE OPERACIÓN.

1. POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO.

2. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS. 3. ANÁLISIS Y VALORACIÓN DEL RIESGO

EJE TRANSVERSAL DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

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Calle 25 No 8 - 54 Montería = Cirdó ia Teléfonos: 7820173 - 7822411 Fax (4) 7825040 - 016000914810

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Gestión vigilante y eficiente al servicio de la ciudadania

1.1 COMPONENTE DE TALENTO HUMANO

1.1.1 Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos

El documento que actualmente establece los principios, valores, directrices éticas y las políticas de buen gobierno de la Contraloría General del Departamento de Córdoba, es el Código de Ética y Buen Gobierno, actualizado Resolución 01- 001- 17 — 0097 del 29 de Marzo de 2016, el cual hace parte del componente N° 6 — Iniciativas Adicionales del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2016.

1.1.2 Desarrollo del Talento Humano

El desarrollo de las actividades del talento humano de la CGDC, se realiza a través del Proceso de Administración del Talento Humano, siguiendo los lineamientos de la Alta Dirección y en el marco del Plan Estratégico 2016 — 2019 "Gestión Vigilante y Eficiente al Servicio De la Ciudadanía", elaboró el Plan Estratégico de Talento Humano para el mismo período, adoptado mediante la Resolución N° 0100 del 30 de marzo de 2016.

Este plan incluye, entre otros, el Plan Institucional de Capacitación, el Plan de Bienestar e Incentivos, temas relacionados con el clima organizacional y el Plan anual de vacaciones, programa de seguridad y salud en el trabajo, programa de pre pensionados y demás actividades requeridas para el desarrollo del ambiente y bienestar laboral.

En el período Mayo - Agosto de 2016, el proceso ha ejecutado actividades programadas en los siguientes programas:

Programa De Asesoría y Asistencia Técnica Para la Identificación Seguridad y Salud en de Peligros, Evaluación y Valoración de los Riesgos

el Trabajo y Establecimientos de Controles

Fuente. Informe Ejecución Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo 2016

Este programa se ha ejecutado con el Gestor Empresarial ARL Positiva.

• Calle 25 No 8 - 54 Montería - Córdoba Teléfonos: 7820173 - 7822411 Fax (4) 7825040 - 018000914810

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Calle 25 No 8 - 54 Montería Córdob Teléfonos: 7820173 - 7822411 Fax (4) 7825040 - 01800091481

E-Mail: [email protected] Web: www.contraloriadecordobazom f contralorla _cba 10 contralor ia ..cba

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Taller de Actualización Aspectos Teóricos Prácticos del Proceso Verbal y Ordinario Primer Encuentro Nacional de Contralores

Taller Marco Normativo Aplicable a las Entidades del Gobierno

Actualización en Contratación Pública Estatal

Congreso Nacional de Contralores Plan Anual de

Capacitaciones Control Social Participativo Como Herramienta Eficaz En la Administración de Recursos Públicos Seminario Taller Plan Institucional de Archivos y el Programa de Gestión Documental, Instrumentos Bases Para la Gestión Archivística Seminario Gestión Eficiente

XI Foro Internacional de la Calidad

Fuente: Informe Ejecución Plan de Capacitaciones 2016

Estas actividades han contado con la participación de 70 funcionarios de la CGDC.

SIGEP: La Contraloría General del Departamento de Córdoba cumplió con la obligación de realizar el registro y veracidad de la información de sus funcionarios al Sistema de información y Gestión del empleo público (SIGEP).

Plan Anual de Vacaciones: La Entidad otorgó vacaciones a los funcionarios de la entidad, de acuerdo a las solicitudes y necesidad de la entidad.

Programa de Bienestar Social: La Entidad en este Programa brinda la oportunidad de que el Talento Humano crezca en sus múltiples dimensiones y desarrolle sus

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Gestión vigilante y eficiente '11 al servicio de la ciudadania

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potencialidades creativas, mejorando así la gestión institucional y el desempeño personal, realizándose las siguientes actividades:

Se ha publicado en cartelera la fecha de los cumpleaños de los funcionarios de Enero a Agosto. La comparsa de la CGDC participo en la feria de la ganadería. Se ha brindado capacitaciones atendiendo invitaciones de otras entidades.

Evaluación de Funcionarios Públicos: a Enero 31 fueron evaluados todos los funcionarios de carrera administrativa de la entidad y con fecha 1 de Febrero se pactaron los compromisos para la actual vigencia.

1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

1.2.1 Planes, programas y proyectos.

1.2.1.1 Plan Estratégico:

La Contraloría General del Departamento de Córdoba, adoptó el Plan Estratégico Corporativo 2016-2019 "Gestión Vigilante y Eficiente al Servicio de la Ciudadanía", mediante la Resolución N° 0084 del 9 de Marzo de 2016, enfocado en la obtención de resultados de impacto, estructurándose los Objetivos Institucionales, los cuales se lograrán con el compromiso de todos los servidores públicos y la aplicación de los sistemas y principios de control fiscal. Así mismo, la proyección de una nueva imagen institucional, dará valor agregado a la gestión.

El fin buscado de la gestión vigilante y eficiente, es el mejoramiento continuo de la entidad, funcionarios, sujetos de control y construir una comunidad incluyente y activa, en defensa de los recursos públicos con el mecanismo de participación ciudadana.

1.2.1.2 Planes de Acción

Los planes de acción por proceso, son la herramienta de evaluación del Plan Estratégico, fueron elaborados por los responsables de los procesos conforme a los objetivos establecidos en el plan; cada plan contiene las metas, actividades, indicadores y responsables.

Estos planes fueron aprobados por el comité directivo y adoptados mediante la Resolución N° 0095 del 15 de marzo de 2016.

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E-Mail: [email protected] Web: www.contraloriadecordoba.gov.co

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MEDICIÓN PLAN DE ACCION A JUNIO DE 2016

PROCESOS % CUMPLIMIENTO POR PROCESO

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 64 %

PARTICIPACION CIUDADANA 48.15%

CONTROL FISCAL 90.4 %

RESPONSABILIDAD FISCAL 20.50 %

ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO 61%

ADMINISTRACION DE RECURSOS FINANCIEROS 61%

ADMINISTRACION DE RECURSOS FISICOS 82%

GESTIÓN DOCUMENTAL 33 °A

PROCESO MEJORAMIENTO ORGANIZACIONAL Y GESTIÓN DE LA CALIDAD 42%

Fuente: Planes de Acción por Proceso a junio de 2016

1.2.1.3 Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

Mediante la Resolución N°0098 del 30 de marzo de 2016, se adoptó el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano para la Contraloría General del Departamento de Córdoba vigencia 2016, según los lineamientos contenidos en los documentos "Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Versión 2" y en la "Guía para la Gestión del Riesgo de Corrupción".

El Plan tiene como objetivo establecer actividades y estrategias en los componentes del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano, orientadas a prevenir hechos de corrupción y a promover una gestión vigilante y eficiente al servicio de la ciudadanía.

En Mayo se le hizo el Primer Seguimiento al PAAC el resultado del seguimiento arrojó un nivel de cumplimiento bajo, cuantificado en un porcentaje de avance del 57 %; éste resultado es producto de actividades que se encuentran planificadas y no se encuentran dentro del término para su ejecución. Es importante señalar que no se evidenciaron actividades en fecha tardía., por lo tanto el resultado no amerita incluir


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acciones de mejora.

CONSOLIDADO DE CUMPLIMIENTO A 30 DE ABRIL DE 2016

Seguimiento 1 OCI

Fecha seguimiento: 30/04/2016 NIVEL DE

CUMPLIMIENTO Componente

Actividades programadas

Actividades cumplidas

% de avance

GESTIONDELRIESGO DE CORRUPCIÓN — MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN

18 14 78%

MEDIA

RENDICION DE CUENTAS 12 6 50 %

BAJA

MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO 10 5,5 55 %

BAJA

TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN 9 2,5 28 %

BAJ

TOTAL 49 28 57 %

El nivel de cumplimiento de las actividades plasmadas en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, medido en términos de porcentaje.

De O a 59% corresponde a la zona baja (color rojo). De 60 a 79% zona media (color amarillo). De 80 a 100% zona alta (color verde).

No obstante, se recomienda a los Responsables de Proceso y Funcionarios asignados a las actividades de cada Componente, realizar un seguimiento eficaz que permita cumplir con las actividades planificadas.

1.2.1.4 Plan Estratégico de Divulgación y Estímulos de Participación Ciudadano

La Resolución N°0156 del 17 de Mayo de 2016, se adoptó el Plan Estratégico de Divulgación y Estímulos de Participación Ciudadano, con el propósito de crear

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espacios de debate y concertación encaminados a motivar a los ciudadanos para que participen en las decisiones que los afecten, brindando herramientas que contribuyan al ejercicio del control social, divulgando los mecanismos de participación ciudadana.

1.2.2 Modelo de Operación por Proceso

La Contraloría General del Departamento de Córdoba, adoptó el "MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS", conformado por diez (10) procesos, clasificados en procesos de Direccionamiento Estratégico, Misionales, de Apoyo y de Evaluación y de Mejora.

Estos procesos dan respuesta al ciclo PHVA y a los requisitos de las Normas NTC GP 1000:2009 y NTC ISO 9001:2008.

MODELO DE OPERACION POR PROCESOS DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL DEPARTAMENTO DE CORDOBA

1.2.3 Estructura Organizacional

La estructura organizacional de la CGDC, se encuentra articulada al enfoque basado por procesos.


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1.2.4 Indicadores de Gestión

Los indicadores establecidos en los procesos y en los planes de acción, constituyen una herramienta que permiten la medición de los resultados, con el establecimiento del nuevo plan estratégico se fijaron los planes de acción por proceso, los cuales contienen los indicadores. En cuanto a los indicadores de gestión por proceso, estos se encuentran en la fase de socialización y documentación de la nueva versión del Manual de la Calidad.

PROCESOS INDICADORES DE GESTION CGDC EFICACIA EFICIENCIA EFECTIVIDAD

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 6 2 2 PARTICIPACION CIUDADANA 4 3 3

CONTROL FISCAL 7 8 4

RESPONSABILIDAD FISCAL 7 1 ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO 5 3 ADMINISTRACION DE RECURSOS FINANCIEROS 2 3 1 ADMINISTRACION DE RECURSOS FISICOS 2 3 2

GESTIÓN DOCUMENTAL 4 2

MEJORAMIENTO ORGANIZACIONAL 5 1

GESTION DE CALIDAD 5

1.2.5 Políticas de Operación

La Entidad para asegurar la conformidad en sus diferentes procesos implementa políticas de operación, enmarcadas en el mejoramiento continuo. Las cuales se encuentran en el Código de ética y buen Gobierno de la CGDC.

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Calle 25 No 8 - 54 Montería - Córdoba .

Teléfonos: 7820173 - 7822411 Fax (4) 7825040 - 018000914810 E-Mail: [email protected] Web: www.contraloriadecordoba.gozco


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ISO 9001

1.3 ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

En el Macro proceso de Evaluación y Mejora, se implementó la Guía Metodológica para la Administración de Riesgos en la CGDC, versión 2014.

El establecimiento de ésta metodología, requiere de un análisis inicial relacionado con el estado actual de la estructura de riesgos y su gestión en la entidad, el conocimiento de la misma desde un punto de vista estratégico, de la aplicación de tres (3) pasos básicos para su desarrollo y de la definición e implantación de estrategias de comunicación transversales a toda la entidad para que su efectividad pueda ser evidenciada.

En lo transcurrido en el año 2016, se ha avanzado con la focalización de los riesgos en los procesos, a corte del seguimiento la entidad se encuentra documentando los riesgos teniendo en cuenta la nueva plataforma estratégica.

1.3.1 Políticas de Administración del Riesgo

La Entidad define su Política para la Administración del Riesgo atendiendo los lineamientos establecidos en la Guía para la Administración del Riesgo de la DAFP, articuladas con las normas aplicables a la Entidad y al Sistema de Gestión de la Calidad, como mecanismo para identificar, medir, valorar, monitorear, administrar y tratar los Riesgos que pudiera afectar el logro de los Objetivos Institucionales. También la Entidad ha establecido como Política el seguimiento trimestral al Mapa de Riesgos, implementación de las acciones preventivas y el cumplimiento de los Indicadores, buscando una adecuada administración ante los posibles Riesgos que afectan negativamente el logro de los Objetivos Estratégicos. Se realiza el seguimiento a los riesgos de corrupción establecidos en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.

1.3.2 Identificación del Riesgo

La Entidad actualizo el contexto estratégico frente a la exposición de los riesgos vigencia 2016, los Procesos de la CGDC han identificado sus Riesgos acorde al objetivo y al que hacer de los Procesos, se tienen identificados 23 Riesgos distribuidos en los siguientes Procesos.

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Calle 25 No 8 - 54 Montería - drclobá Teléfonos: 7820173 - 7822411 Fax (4) 7825040 - 018000914810,

E-Mail: [email protected] Web: www.contraloriadecordoba.gozco

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E-Mail: [email protected] Web: www.contraloriadecordoba.gov.co f contratorla cba

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PROCESOS RIESGOS DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 2 PARTICIPACION CIUDADANA 2 CONTROL FISCAL 5 RESPONSABILIDAD FISCAL 3

ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO

1

ADMINISTRACION DE RECURSOS FINANCIEROS

2

ADMINISTRACION DE RECURSOS FISICOS

3

GESTIÓN DOCUMENTAL 1 MEJORAMIENTO ORGANIZACIONAL 3 GESTION DE CALIDAD 1 TOTAL DE RIESGOS 23

Fuente: Mapa de Riesgos CGDC 2016

1.3.3 Análisis y Valoración del Riesgo

Realizado el Análisis y Valoración de los Riesgos se obtuvo la siguiente evaluación:

PROCESOS EVALUACION DE RIESGOS EXTREMA ALTA MODERADA BAJA

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 2 PARTICIPACION CIUDADANA 1 1 CONTROL FISCAL 4 1 RESPONSABILIDAD FISCAL 2 1 ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO

1

ADMINISTRACION DE RECURSOS FINANCIEROS

1 1

ADMINISTRACION DE RECURSOS FISICOS

3

GESTIÓN DOCUMENTAL 1 MEJORAMIENTO ORGANIZACIONAL 2 1 GESTION DE CALIDAD 1 TOTAL DE RIESGOS II INFORME PORMENORIZADO 4 9 5 5

TOTAL DE RIESGOS 2016 9 6 4 4 Fuente: Mapa de Riesgos CGDC 2016


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En este Proceso de Análisis y Valoración se ha definido los controles, acciones a implementar e indicadores que permiten evaluar la eficacia de los controles y las acciones.

2. MÓDULO DE CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN

INSTITUCIONAL

1. AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL Y GESTIÓN

COMPONENTE AUDITORÍA 1. AUDITORÍA INTERNA

INTERNA

COMPONENTE PLANES DE 1. PLAN DE MEJORAMIENTO.

MEJORAMIENTO

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La Entidad, ha realizado seguimiento a su Gestión a través de las herramientas de medición que tiene establecido como auditorías, la medición de los indicadores, seguimiento al Mapa de Riesgo a los Planes de Acción.

2.1 Autoevaluación Institucional

2.1.1 Autoevaluación del Control y Gestión

La contraloría cuenta con los planes de acción por proceso, indicadores de gestión por procesos, auditorías independientes de control interno, auditorías al Sistema de Gestión de la Calidad, como instrumento de seguimiento al desempeño de los procesos; se realiza seguimiento permanente a través de los Comités Directivos

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E-Mail: [email protected] Web: www.contraloriadecordoba.gov .c

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2.2 Componente de Auditoría Interna

2.2.1 Auditoría Interna

Se elaboró y aprobó el Programa de Auditorías de Control Interno Vigencia 2016, el cual tiene una cobertura del 100 % de los procesos de la entidad.

Se elaboró y aprobó el Programa de auditorías internas de Calidad 2016, mediante la Resolución N° 0119 del 25 de abril de 2016.

En el mes de Julio la Entidad realizo Auditorías Internas de Calidad a los Procesos del Sistema de Gestión de Calidad en relación a NTCGP 1000:2009 Y NTC ISO 9001:2008.

La Oficina de Control Interno ha desarrollado tres Auditorias de Gestión de Control Interno: - Proceso de Recursos físicos — Adquisición de Bienes y Servicios y Contratación. - Proceso de Administración del Recurso Financiero — Cuentas Canceladas de Enero Abril. - Proceso Direccionamiento Estratégico Plan Estratégico y Plan Estratégico de Enero a Julio.

2.3 Componente Planes de Mejoramiento

2.3.1 Plan de Mejoramiento

La Oficina Asesora de Planeación acompaña a los procesos en la elaboración y seguimiento de los planes de mejoramiento derivados de las auditorías internas y externas.

3. EJE TRANSVERSAL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Para el 2016, se establecieron actividades de comunicación en el Plan Anticorrupción y de atención al Ciudadano, las cuales han permitido comunicación continua y directa con la comunidad a través de las redes sociales: (twitter: @contraloria_Cba lnstagrann: contraloriadecordoba, Facebook y YouTube), a través de los cuales se mantiene informado y actualizado, tanto a servidores públicos, como a Entidades y ciudadanía en general, sobre el desarrollo de la gestión institucional.

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Se realizó el primer seguimiento al Plan de Anticorrupción y Atención al Ciudadano 2016.

La Adopción del Manual de Identidad Corporativa, permitió el cambio de la imagen institucional, acorde con el nuevo Plan Estratégico.

La Entidad cuenta con la Página Web, la cual se encuentra actualizada con las Principales Acciones adelantadas por la Contraloría.

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Elaboró: César M. • Publicado en Página Web



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