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Signat electrònicament per:Antefirma Nom Data Emissor cert Núm. sèrie certCAP SECCIÓ M - SECC. TECNICA DE COMPRES I MAGATZEMS JORGE ALBERTO TOLOSA PEREZ 01/08/2017 ACCVCA-120 7632041019165454816COORDINADOR SERV. CENTRALS TÈCNICS -OFI.COOR.SERV.DE SERV. CENTRALS TECNICS

ALVARO PASCUAL MATEU PERIS 01/08/2017 ACCVCA-120 4531183774419975992

PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TECNICAS PARTICULARES PARA LA CONTRATACIÓN MEDIANTE PROCEDIMIENTO ABIERTO DE LOS SERVICIOS DE IMPRESIÓN EN MODALIDAD DE ALQUILER PAGO POR COPIA E N EL AYUNTAMIENTO DE VALENCIA. 1.- INTRODUCCIÓN

El presente documento constituye el Pliego de Prescripciones Técnicas para la contratación de los servicios gestionados de impresión en modalidad de alquiler pago por copia en el Ayuntamiento de Valencia de un determinado número de equipos de producción documental.

Dado que el Ayuntamiento de Valencia ya dispone de una solución integral que da cobertura a las necesidades de impresión, fotocopiado, escaneado, envío y recepción de fax, la solución ofertada deberá ser cien por cien compatible con la existente en la actualidad.

Este documento está orientado a describir los objetivos a cubrir y los requisitos técnicos generales y específicos necesarios para la realización de los servicios a contratar. Asimismo, pretende enmarcar los aspectos organizativos, así como las medidas para asegurar la calidad del servicio prestado.

Las prescripciones contenidas en el presente pliego no pretenden ser exhaustivas por lo que el responsable del contrato por parte del Ayuntamiento de Valencia podrá definir otras que considere oportunas dentro del objeto del contrato para el correcto funcionamiento y la obtención de los objetivos deseados y acordados con el Responsable del contrato por parte de la empresa adjudicataria. 2.- ANTECEDENTES

El Ayuntamiento de Valencia ha implantado a lo largo del año 2015 una herramienta que permite analizar los flujos de impresión para tener constancia de dónde se está produciendo el mayor número de impresiones, qué usuarios lo realizan, a qué necesidad atienden, qué programa los genera, o si se realiza un control sobre la impresión a color, las capacidades dúplex incorporadas en casi la totalidad de los equipos y el coste que están generando.

La solución ofertada deberá ser compatible con la herramienta instalada actualmente basada en el software de gestión de impresoras denominado uniFLOW.

Una vez implantado en el Ayuntamiento de Valencia el programa de Administración Electrónica (PIAE), se requiere continuar con la renovación de los equipos multifunción existentes, de modo que los nuevos equipos continúen la línea ya incida de ofrecer nuevas funcionalidades, incrementando así la productividad, reducir los costes y mejorar la sostenibilidad medioambiental.

En detalle se espera conseguir: • Enfoque al usuario: proporcionar los medios de impresión adecuados a todos las

Delegaciones y Servicios del Ayuntamiento. Mejora de la productividad. Esto puede incluir la sustitución o redistribución de los equipos existentes.

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• Enfoque económico: Concentrar la impresión disminuyendo el número total de dispositivos. Transparencia en costes: precio único por página.

• Enfoque multifabricante: El proveedor de servicios asume la gestión global y los gastos de todos los dispositivos bajo un único contrato de servicio de coste por página. No se sustituyen todos los dispositivos existentes, sino exclusivamente aquellos con un alto grado de obsolescencia o netamente más ineficientes técnica o económicamente. A pesar de ello, se tenderá a homogeneizar dispositivos para reducir costes de gestión.

• Enfoque medioambiental: Mejorar el rendimiento energético y el impacto medioambiental.

• Enfoque para la gestión: Simplicidad y flexibilidad. Un único contrato global asumido por la empresa adjudicataria (cesión de equipos, hardware y software de gestión y control necesarios, mantenimiento, consumibles, atención de averías, etc.) a excepción del papel. Gestión proactiva para evitar tiempos de inactividad innecesarios y mantener la productividad.

• Enfoque para el control: Software de gestión centralizado en el propio equipo de reproducción documental y conectado en red para el control de la producción y gestión remota de todos los dispositivos incluidos en el contrato. Garantizar la optimización continua para maximizar el ahorro de costes, la productividad y los beneficios medioambientales a lo largo de todo el contrato.

En función de estos objetivos, los beneficios y alcance del proyecto se determinan

en los siguientes puntos: • Disponer de un parque homogéneo y modernizado de equipos multifunción en

los diferentes edificios del Ayuntamiento de Valencia detallados a lo largo del presente documento.

• Optimización del número de equipos de impresión, copiado, fax y escáner: disminuir al máximo la utilización de impresoras monopuesto.

• Reducción de costes operativos del servicio de impresión: control sobre la producción originada mediante el sistema de pago por página .

• Aprovechamiento de las nuevas tecnologías disponibles en la actualidad al disponer de equipos más productivos y eficientes.

• Mejora de la gestión administrativa, proporcionando herramientas y aplicativos de control del servicio.

• Mejora en la gestión de consumibles: proporcionar y gestionar la reposición de los mismos a cargo de la empresa adjudicataria.

• Gestionar la recogida certificada de los consumibles usados a cargo de la empresa adjudicataria.

• Control y gestión de la producción de documentos: optimizar la plataforma de gestión, administración y del Ayuntamiento de Valencia.

• Optimizar las herramientas de control de consumo de impresión y copiado estableciendo cuotas por perfil.

• Mejorar la calidad del servicio ofrecido a los usuarios incrementando funcionalidades.

• Unificar los servicios de reprografía en un único suministrador.

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• Implantar la infraestructura con un alto nivel de disponibilidad, prestaciones servicios.

• Proporcionar un servicio asumido por la empresa adjudicataria del mantenimiento del parque ofertado, garantías, reparaciones, cambios de consumibles, tóner, etc., así como la reposición de todos los elementos de los equipos excepto el papel.

• Implantar un modelo ambiental más sostenible y eficiente energéticamente. • Disponer de un sistema, configurable por el Ayuntamiento, de informes

mensuales con información detallada sobre el parque instalado, que permita tomar las decisiones oportunas para optimizar el uso de éste.

4.- ALCANCE DEL SERVICIO

El proyecto comprende el la puesta a disposición, instalación, configuración y puesta en producción de los diferentes equipos descritos en el presente Pliego. Asimismo se contempla incluido en la oferta de la empresa adjudicataria, el servicio de mantenimiento y todos sus servicios asociados: impresión, fotocopiado, escaneado, remisión y recepción por fax de documentos, gestión de incidencias, etc., mediante el alquiler pago por copia.

El servicio de producción documental se articulará en un coste por página en B/N y un coste por página en color , común para todos los dispositivos. Este coste incluirá la garantía, el mantenimiento, el servicio, la gestión asociada a la producción de dichos equipos, así como todos los consumibles necesarios para la producción de documentos, el tratamiento del material objeto de reciclado, etc., con excepción del papel.

Se establece una producción mensual estimada por máquina: (TABLA 1)

TIPO Impresión/copiado Nº Copias/Mes)

Total estimado

mes €/Ud. TOTAL €/AÑO

I B/N 1.800 109.800 0,029597 38.996,48 €

II B/N 3.500 91.000 0,029597 32.319,49 €

III B/N 2.000 6.000 0,029597 2.130,96 €

III Color 1.000 3.000 0,070095 2.523,43 €

IV B/N 40.000 40.000 0,029597 14.206,37 €

249.800 90.176,72 €

El consumo mensual medio a los meros efectos de cálculo será:

Fotocopias en B/N 246.800 copias Fotocopias en color 3.000 copias

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5.- CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS MÍNIMAS DE LOS EQUIPOS A SUMINISTRAR Según los estudios realizados por el Ayuntamiento de Valencia la propuesta técnica

mínima, mejorable al alza, debe contemplar la dotación de equipos cuyas características se exponen a continuación.

Se garantizará la homogeneidad de las máquinas instaladas, con el objeto de facilitar la gestión y cumplimiento de normativas aplicables.

Todos los equipos que se pongan a disposición de los usuarios de los mismo en el Ayuntamiento de Valencia a través del presente contrato serán completamente nuevos y sin uso. Se dividirán en los siguientes cuatro grupos, si bien para cada tipología solo podrá utilizarse una única marca y modelo. La versión del firmware de los equipos, así como de todos los componentes software deben ser las últimas versiones oficiales testeadas y aprobadas por el fabricante.

La fabricación de los equipos no deberá encontrarse discontinuada, ni exceder de dos años desde su comercialización en España.

La empresa adjudicataria se compromete a mantener la homogeneidad de la marca durante todo el periodo de vigencia del contrato.

La empresa adjudicataria pondrá a disposición, instalará y mantendrá a su cargo incluidos los consumibles necesarios, incluidas grapas en su caso, para el normal funcionamiento de los mismos los equipos en las dependencias especificadas por el Ayuntamiento de Valencia.

Los equipos deberán disponer obligatoriamente la opción de ser utilizados previa identificación del usuario, mediante código PIN o, en su caso, mediante tarjeta de proximidad utilizada por el Ayuntamiento y código PIN, por lo que deberán ser suministrados con el hardware y software necesarios para tal proceso de identificación.

Las características de cada una de las tipologías, que deben considerarse como mínimas, son las siguientes:

5.1.- Características mínimas de los dispositivos a ofertar:

Ser últimos modelos del mercado. Capacidad para realizar, al menos, 5.000 copias al mes para los equipos tipos I y III y de 15.000 copias al mes para los de tipo II. Los equipos deben de escanear en color independientemente de que copien e impriman en negro. Clasificador electrónico. Los equipos podrán realizar Impresión Segura, Retenida y Almacenada. Almacenado de documentos en PDF-A. Capacidad de recibir y enviar faxes. En una carpeta En una cuenta de correo electrónico. A una dirección IP. Desde un PC. Ser accesibles y utilizables por usuarios con discapacidad. Separación automática de recepción de faxes.

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Digitalización certificada de documentos, para ello el equipo dispondrá de un interface programable que permita configurar el almacenamiento de los documentos escaneados en formato JPG, configurar el nombre del fichero, la resolución y el tipo de escaneo, así como la personalización del protocolo de inicio, finalización y tratamiento de ficheros generados según las características que determine el Ayuntamiento. La programación de dicha interface se realizará por parte de la empresa adjudicataria, sin que ello implique sobre coste alguno para el Ayuntamiento, siguiendo las directrices del Servicio de Tecnologías de la Información y Comunicación. En el Artículo 7 del presente pliego se indica el tipo de protocolo a implementar.

Características por tipología: TIPO I: Equipo multifunción A3 B/N General Velocidad impresión/copia 25 ppm. Alimentador automático de originales: 50 Hojas. Capacidad dúplex estándar. Memoria: 1Gb. Disco Duro: 128 Gb. Mesa Soporte con Ruedas. Impresora Resolución: 600 x 600 dpi. Conectividad: USB 2.0 Ethernet 10 base-T/100 base –TX. Lenguajes: PCL5e, PCL6, XPS, Adobe PS3 Original. Impresión desde dispositivo USB/Tarjeta SD. Copiadora Resolución: 600 x 600 dpi. Velocidad de 25 ppm. Zoom desde 50% hasta 200%. Panel táctil a color. Escáner Velocidad: 50 Originales por minuto. Resolución: 600 dpi. Formato de archivo: TIFF, Jpeg, PDF, PDF de alta compresión, PDF-A. Escaneo a: e-mail, carpetas (SMB,FTP), USB, tarjeta sd. Fax Compatibilidad: ITU-T(CCITT) G3. Velocidad de trasmisión: G3. Recepción confidencial. Libreta de direcciones con grupos de marcado. Envío de fax por red local. Enrutamiento fax entrante a e-mail, carpetas(SMB,FTP). Gestión de papel Formatos de papel: A6 – A3 Gramajes de papel: 60 – 160 gr/m2 Capacidad de entrada de papel: 2 bandejas de 500 hojas cada una

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Capacidad de salida de papel: 250 hojas TIPO II: Equipo multifunción A3 B/N General Velocidad impresión/copia 40 ppm. Alimentador automático de originales: 50 Hojas. Capacidad dúplex estándar. Memoria: 1Gb. Disco Duro: 128 Gb. Grapadora Impresora Resolución: 600 x 600 dpi. Conectividad: USB 2.0 Ethernet 10 base-T/100 base –TX. Lenguajes: PCL5e,PCL6, Adobe PS3 Original. Impresión desde dispositivo USB/Tarjeta SD. Copiadora Resolución: 600 x 600 dpi. Velocidad de 40 ppm. Zoom desde 50% hasta 400%. Panel táctil a color. Escáner Velocidad: 50 Originales por minuto. Resolución: 1200 dpi. Formato de archivo: TIFF, Jpeg, PDF, PDF de alta compresión, PDF-A. Escaneo a: e-mail, carpetas(SMB,FTP), USB, tarjeta sd. Fax Compatibilidad: ITU-T(CCITT) G3. Velocidad de trasmisión: G3. Recepción confidencial. Libreta de direcciones con grupos de marcado. Envío de fax por red local. Enrutamiento fax entrante a e-mail, carpetas(SMB,FTP). Gestión de papel Formatos de papel: A5 – A3 Gramajes de papel: 52 – 220 gr/m2 Capacidad de entrada de papel:4 bandejas de 500 hojas cada una Capacidad de salida de papel:500 hojas TIPO III: Equipo multifunción A3 B/N/ Color General Velocidad impresión/copia 30 ppm. Alimentador automático de originales: 50 Hojas. Capacidad dúplex estándar. Memoria: 1,5 Gb. Disco Duro: 250 Gb.

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Impresora Resolución: 1200 x 1200 dpi. Conectividad: USB 2.0 Ethernet 10 base-T/100 base –TX. Lenguajes: PCL5e, PCL6, XPS, Adobe PS3 Original. Impresión desde dispositivo USB/Tarjeta SD. Copiadora Resolución: 600 x 600 dpi. Velocidad de 40 ppm. Zoom desde 50% hasta 400%. Panel táctil a color. Grapadora Escáner Velocidad: 50 Originales por minuto. Resolución: 600 dpi. Formato de archivo: TIFF, Jpeg, PDF, PDF de alta compresión, PDF-A. Escaneo a: e-mail, carpetas(SMB,FTP), USB, tarjeta sd. Fax Compatibilidad: ITU-T(CCITT) G3. Velocidad de trasmisión: G3. Recepción confidencial. Libreta de direcciones con grupos de marcado. Envío de fax por red local. Enrutamiento fax entrante a e-mail, carpetas(SMB,FTP). Gestión de papel Formatos de papel: A6 – SRA3 Gramajes de papel: 52 – 300 gr/m2 Capacidad de entrada de papel:2 bandejas de 500 hojas cada una Capacidad de salida de papel: 500 hojas

TIPO IV: Equipo multifunción A3 B/N General Velocidad impresión/copia 105 ppm. Alimentador automático de originales: 100 Hojas. Capacidad dúplex estándar. Memoria: 1Gb. Disco Duro: 128 Gb. Acabado: apilado alterno con grapado Impresora Resolución: 600 x 600 dpi. Conectividad: USB 2.0 Ethernet 10 base-T/100 base –TX. Lenguajes: PCL5e,PCL6, Adobe PS3 Original. Impresión desde dispositivo USB/Tarjeta SD. Copiadora Resolución: 600 x 600 dpi. Velocidad de 105 ppm. Zoom desde 50% hasta 400%.

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Panel táctil a color. Escáner Velocidad: Al menos 85 Originales por minuto.a color Resolución: 1200 dpi. Formato de archivo: TIFF, Jpeg, PDF, PDF de alta compresión, PDF-A. Escaneo a: e-mail, carpetas(SMB,FTP), USB, tarjeta sd. Gestión de papel Formatos de papel: A5 – A3 Gramajes de papel: 52 – 220 gr/m2 Capacidad de entrada de papel para al menos 5.000 hojas Capacidad de salida de papel al menos 500 hojas

5.1.- FUNCIONALIDADES ADICIONALES

La empresa adjudicataria incluirá en su propuesta la personalización de la pantalla de los equipos multifunción para simplificar la utilización de determinadas funciones (impresión, "scan to me" "scan to my folder", etc.), de modo que permita que determinadas funciones poco utilizadas se oculten en ciertos menús. 5.2.- REQUISITOS ENERGÉTICOS Y MEDIOAMBIENTALES

Todos los equipos incluidos en la propuesta cumplirán con los requisitos de consumo energético definidos en la última versión del estándar Energy Star.

Los equipos deberán poder funcionar con papel reciclado de calidad según EN 12281:2003 o equivalente.

Los equipos no han de superar el nivel de ruido LwA de 75 dBA, calculados según la norma EN 150 7779:2002 y expresados según ISO 9296 o equivalentes y referido a la máquina sin accesorios.

Se deberá aportar en la oferta la siguiente información: Consumo y nivel de ruido en funcionamiento (en W /en dBA). Consumo en reposo o en modo ahorro de energía (en W). Consumo y nivel de ruido en suspensión o standby (en W/dBA).

6.- MODIFICACIÓN DE ELEMENTOS OFERTADOS

En caso que, una vez adjudicado el contrato, la empresa adjudicataria no pudiese pone a disposición del Ayuntamiento los equipos ofertados o cualquiera de los componentes de la configuración inicialmente ofertada por causas ajenas a la misma, debidamente justificadas, deberá comunicar esta circunstancia y ofrecer alternativas de igual o superiores características y prestaciones. Cualquier modificación de la configuración original de los equipos deberá ser previamente evaluada y aceptada por el Ayuntamiento de Valencia. 7.- CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DE LA SOLUCIÓN SOFTWAR E DE GESTIÓN

La empresa adjudicataria deberá proporcionar integrada en los equipos puestos a disposición del Ayuntamiento e incluido en su oferta por pago por copia y sin costo

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adicional a la misma, una solución software totalmente compatible con la que ya dispone el Ayuntamiento centralizada e integrada de administración, monitorización, control, accounting y posibilidad de Pull Printing en un entorno seguro y de movilidad. Dicha solución deberá ser operativa, en todas sus funcionalidades, en un entorno de dispositivos de impresión multifabricante. A continuación se detallan las características mínimas de la misma:

Interfaz. Dispondrá de una Interfaz completamente Web y en español, al menos a nivel de usuario.

Red. La solución debe utilizar resolución de nombres del servicio DNS. Deberá permitir el uso del protocolo de transporte TCP y/o UDP. No intrusivo. Sin broadcast, sin necesidad de agentes ni cambios en la configuración de la red ni en los dispositivos, si bien se permitirá la instalación de scripts en aquellos equipos informáticos que tengan instaladas impresoras locales.

Seguridad. El control de acceso a los servicios del sistema será compatible con la gestión de usuarios eDirectory de Novell 8.8, accesible vía LDAP. Permitirá disponer de diferentes niveles de acceso para usuarios distintos (operador, soporte, administrador, etc.). Los datos transmitidos entre los dispositivos de impresión y el servidor deberán ir encriptados y compactados. La solución deberá poseer la certificación en la seguridad de los datos 150 27001.

Procedimiento de Digitalización Certificada

Los escáneres contarán con una opción especial para la digitalización certificada de documentos al objeto de ser procesados, certificados y almacenados por una aplicación posterior, ya disponible en el Ayuntamiento. Esta opción únicamente generará ficheros en formato JPG y los depositará con un nombre pactado en el servidor asociado para luego ser recuperados por la aplicación informática del Ayuntamiento. No debe reconocer códigos de barras ni de puntos (PDF417), ni tampoco debe realizar tratamiento de lotes, paginación o similares.

Todo esta parte será gestionada por la aplicación del Ayuntamiento. Para ello, una vez seleccionada la opción correspondiente en el panel de mandos del equipo, el usuario deberá realizar los siguientes pasos: 1. Introducir un código alfanumérico de un máximo de 12 caracteres. Por ejemplo

“ABCDE-1234”. 2. El escáner comprobará que en la ruta predeterminada del servidor asociado

donde se deben dejar los archivos escaneados hay un fichero llamado “DC-ABCDE-1234.txt”. Si no está informará del error y no dejará continuar.

3. Fijar la resolución de escaneado entre un margen de 250 y 600 ppp’s. Opción por defecto 300 ppp’s.

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4. Fijar el tipo de escaneo: blanco y negro, escala de grises o color (8 bits, 16 bits ó 24 bits de color). Opción por defecto escala de grises.

5. La doble cara estará fijada por defecto siempre. 6. Una vez el usuario haya fijado todos los parámetros anteriores e inicie el proceso

de digitalización, el equipo deberá borrar todos los archivos que existan en la ruta predeterminada del servidor asociado que cumplan la siguiente regla: “ABCDE-1234-*.jpg”, donde el asterisco quiere decir cualquier texto. Si se produjera cualquier error se informará al usuario y se abortaría el proceso.

7. A continuación el escáner comenzará a procesar el papel que tenga en la bandeja e irá creando un archivo en la ruta predeterminada del servidor asociado por cada cara de cada folio introducido en la bandeja. Siguiendo el ejemplo, el nombre del primer archivo (cara delantera del primer folio) será “ABCDE-1234-AAAAMMDD-HHMMSS-0001.jpg”, donde “ABCDE-1234” es el código introducido en el paso a), “AAAAMMDD” es la fecha actual, “HHMMSS” es la hora, minuto y segundo actual, y “0001” es un secuencial. El siguiente archivo (cara posterior del primer folio) será “ABCDE-1234-AAAAMMDD-HHMMSS-0002.jpg” y así sucesivamente. Se entiende que todos los ficheros generados toman la fecha y hora del primero de forma que lo único que varía en el nombre es el número de secuencia final, es decir, el 0001, 0002, etc.

8. Cuando el escáner detecte que no hay papel ya en la bandeja preguntará al usuario si quiere seguir escaneando o no.

9. Si quiere seguir, primero pondrá más papel en la bandeja y luego pulsará una determinada tecla del panel de mandos para continuar.

10. Si no quiere seguir, pulsara otra tecla del panel de mandos para terminar. Después de esto, el escáner eliminará el archivo “DC-P6115-1234.txt” y volverá al menú principal del panel de mandos del equipo.

El servidor asociado a los escáneres dispondrá de un sistema automatizado que permita eliminar cada cierto tiempo los ficheros escaneados y que probablemente ya no serán usados. Esto servirá para hacer limpieza en el servidor de aquellos archivos que no sirven, y que en todo caso se pueden volver a escanear si fuese necesario.

Monitorización. Deberá permitir la administración preventiva contra fallos de hardware a través de

alarmas generadas por los propios dispositivos de impresión o por usuarios que tengan ese permiso. El administrador podrá definir cuáles son las alarmas que desea monitorizar y la criticidad que desea asignarles.

Deberá permitir iniciar, de forma automática, un flujo de trabajo de asistencia técnica, así como, en la medida de lo posible, la integración con sistemas de ServiceDesk. Administración de consumibles.

Automatizar el control de los niveles de consumibles, así como otros elementos fungibles, tanto de los equipos instalados por red como de los equipos instalados en forma local, de modo que se pueda crear automáticamente alertas y pedidos automáticos al proveedor del servicio.

Se valora la posibilidad de gestionar el stock de seguridad local de consumibles.

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Accounting. Automatización de la lectura de contadores de todos los equipos, tanto de los

equipos instalados por red como de los equipos instalados en forma local o remota, independientemente del fabricante. Se generará automáticamente un "fichero de contabilización de copias" para ser transmitido a la empresa adjudicataria del servicio.

Deberá permitir la captura de la siguiente información: identificación de usuario, dirección IP o nombre del dispositivo, número de serie del dispositivo, aplicación origen de impresión, nombre del documento, número de páginas impresas, tamaño del papel, impresión a una cara o dúplex, fecha y hora de impresión, y si ésta ha sido en B/N o color. Esta captura deberá poder realizarse independientemente tanto del dispositivo desde el que haya sido enviada la impresión (Ordenador personal, Tablet o Smartphone), como del sistema operativo utilizado (Windows, OS-X, Linux, Android. Deberá permitir la captura separada de datos provenientes de la contabilización de equipos multifuncionales (digitalizaciones, faxes, copias, impresiones y escaneado este siempre en color).

Deberá permitir la creación de grupos o centros de costo (departamentos u otras agrupaciones lógicas) sobre los que realizar un seguimiento y control de costes consolidado. Será posible establecer jerarquías dentro de los centros de costo.

Deberá permitir acceso al sistema por los usuarios y que éstos puedan visualizar sus impresiones y/o la de sus subordinados por jerarquía en cualquiera de los casos mencionados anteriormente en los tipos de captura de información, es decir, el usuario podrá visualizar sus impresiones independiente del dispositivo y sistema operativo utilizado para generar los archivos a imprimir. Incluirá informes de auditoría o "accounting" del sistema de impresión (uso de los dispositivos, consumos por usuario y departamento) que permita un seguimiento y control de los costes.

Deberá permitir la definición de cuotas por usuarios o centros de costo, informando al usuario cuando la cuota llegue a un determinado porcentaje, determinado por el administrador del sistema.

Deberá permitir, con posibilidad de impresión y elección del período de tiempo a ser generado, como mínimo de los siguientes informes:

Informe mensual detallado de contador de copias facturable por máquina en formato de texto .TXT o .CSV separado por punto y coma donde figure:

• Número de inventario • Número de serie • Fecha de lectura (con formato dd/mm/aaaa) • Lectura anterior • Lectura actual • Número de copias realizadas • Lectura anterior color (si es el caso) • Lectura actual color (si es el caso) • Número de copias color (si es el caso)

Informe detallado de la contabilización de la utilización de los recursos de los

dispositivos de impresión, por usuario, grupo de usuarios, centro de coste y dispositivos de impresión, como mínimo.

Informe detallado del inventario de todos los dispositivos de impresión.

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Informe analítico y sintético con gráficos demostrando volumetrías producidas, identificación de usuarios y centros de coste que más imprimen y equipos más usados, como mínimo.

Informe de análisis informando de porcentajes de impresión en B/N y color, por tamaño de papel, a una cara o dúplex y por franjas horarias.

Los informes se podrán generar en formato Word, Excel o PDF, así como permitir las exportaciones de datos a formatos XML, CSV y XLS.

Establecimiento de Políticas. Permitirá la posibilidad de que en cada impresión en el entorno corporativo se

informe al usuario, mediante un pop-up, de los datos básicos de dicha tarea o de cualquier incidencia relacionada con la misma.

Permitirá al administrador establecer la aplicación de reglas o políticas para imponer sobre cómo y dónde se imprimen los documentos. Así se podrá forzar la impresión dúplex, limitar el uso del color, o redirigir trabajos según la disponibilidad de los equipos o el tamaño de los trabajos.

Permitirá bloquear determinados trabajos por el volumen del mismo. Permitirá la posibilidad de incluir una marca de impresión en las páginas impresas

que identifique al usuario y hora de impresión. Las políticas se podrán aplicar a usuarios concretos, grupos de usuarios,

dispositivos o grupo de dispositivos o para usuarios concretos en dispositivos específicos. Proporcionará un método de control de acceso del usuario o grupo de usuarios a las

diferentes funciones de los dispositivos como copia, impresión, escaneo, fax, etc., de forma individualizada. Movilidad.

Permitirá que la impresión siga al usuario entre los diferentes dispositivos, caso de que estos lo permitan. Esta funcionalidad no se implementará en el inicio del proyecto, si bien es valorable que el software lo permita.

Permitirá imprimir documentos desde ordenadores que no tengan impresoras instaladas, como dispositivos móviles, a través de una página Web o a través de envíos a una dirección de correo electrónico

Se valora la posibilidad de utilización de las plataformas móviles 105 y Android. Portal del cliente.

Deberá permitir que el usuario autorizado visualice en una única pantalla las siguientes informaciones de los dispositivos de impresión:

Alarmas y estado de atención de las mismas. Reposición de consumibles pendientes. Producción acumulada en el periodo actual. Visualización de los contadores físicos de los dispositivos de impresión. Carga residual de los consumibles. Permitir que el usuario autorizado realice las siguientes opciones: Apertura de alarma de mantenimiento. Apertura de solicitud de reposición de consumibles. Cierre de una alarma. Confirmar reposición de consumibles.

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Licenciamiento. La empresa adjudicataria deberá proporcionar todas las licencias necesarias para

cubrir el parque total de equipos y/o usuarios así como de los servidores que se deban instalar. En cuanto al tipo de licenciamiento del sistema operativo de los servidores, en el caso de que se opte por una solución de Microsoft debe ser del tipo GOLP para 2 Procesadores y con 2 años de mantenimiento. Además si la solución es sobre sistema operativo Microsoft se deberán adquirir las licencias CAL por dispositivo necesarias para cada una de las impresoras que se instalen. En el caso de ser necesaria base de datos SQL Server de Microsoft además de las licencias de SQL Server para servidor se deberán adquirir las licencias CAL de SQL Server que se precisen. En cualquier otro caso habría que adquirir las licencias necesarias con características similares a las detalladas anteriormente. La solución de servicio de impresión debe funcionar en modo “cluster”, para minimizar en la medida de lo posible la caída del mismo.

La solución deberá presentar interfaces con el usuario, manuales técnicos y de operación en español. Instalación.

La instalación, configuración y puesta en producción de este sistema será responsabilidad de la empresa adjudicataria, si bien contará con la colaboración del Servicio de Informática del Ayuntamiento de Valencia.

Serán por cuenta de la empresa adjudicataria tanto los servidores, como las licencias necesarias (sistema operativo, aplicación, base de datos, licencias VMware para virtualización si se opta por instalar sobre servidores virtuales, etc.), salvo en el caso de que pudiera usarse la base de datos corporativa (Oracle 11g). Las licencias necesarias se adquirirán a nombre del Ajuntament de València y deberán disponer de soporte/mantenimiento para 2 años.

Los servidores serán instalados en el CPD del Ajuntament de València y deberán ser con formato bastidor, el mantenimiento y garantía de los mismos será de 3 años, en modalidad 24x7. En el caso, de que la instalación se realice en forma de servidores virtuales, se deberá adquirir al menos un servidor físico que permita albergar todas las máquinas virtuales necesarias para el proyecto, así como las licencias VMware Enterprise Plus necesarias, con mantenimiento para 3 años, debiendo cumplir al menos las siguientes características:

Servidor en formato bastidor, de un máximo de dos unidades, con los accesorios y guías necesarios para su instalación en bastidores de diferentes características de la marca HP, que tiene en la actualidad el Ajuntament de Valencia. De muy altas prestaciones para ser utilizados en un entorno de virtualización con sistema operativo de virtualización VMware ESX. Los equipos tienen que ser de altas prestaciones, por lo que se requiere:

- Un mínimo de 12 cores y un máximo de 2 procesadores. - Mínimo de 128 Gigas de Ram. - Se requiere que el equipamiento tenga la suficiente redundancia en disco local

(configuración mirror). Mínimo 2 discos de 146 Gb.

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- Fuente de alimentación redundante. - Dos tarjeta de conexión FC de 4Gb a la SAN. - En el apartado de conexiones a la LAN, se considera que son necesarias un total

de 8 conexiones Ethernet Gigabit, 4 de ellas en placa base. - Lector de DVD. - Se requiere que los equipos tengan una conexión especializada para la gestión

remota independiente del sistema operativo instalado, así como las licencias que pudieran necesitarse para acceder a la consola del equipo de forma remota.

- Soporte 24x7 durante 3 años con tiempo de respuesta 4 horas. El servidor tendrá que estar certificado para ser utilizado con VMware ESX y cabinas de disco de marca IBM modelo DS8100, HP EVA4400 y NETAPP FAS2240, IBM-V7000 equipamiento hardware que ya dispone el Ajuntament de Valencia en la red de servidores VMware para Alta Disponibilidad. Además debe ser compatible con los servidores actuales (procesador Intel), para que sea posible utilizar la funcionalidad vmotion de VMware. La solución de servicio de impresión debe funcionar en modo “cluster”, para minimizar en la medida de lo posible la caída del mismo. Excepciones.

Quedan excluidas de la aplicación de dichas funcionalidades los equipos actuales que el Ayuntamiento de Valencia desee mantener en uso. 8.- VOLUMEN ORIENTATIVO DE IMPRESIONES/COPIAS

Para el cálculo del coste total del servicio se ha estimado que el volumen anual de impresión total aproximado sería de 1.317.600 en B/N para las del tipo I, 1.092.000 en B/N para las del tipo II y 72.000 + 36.000 BN/color para las del tipo III y, 480.000 en B/N para las de tipo IV.

Estos volúmenes podrán aumentar o disminuir sin que el precio por hoja impresa se vea afectado.

El precio por hoja quedará pactado para todos los años de duración del contrato sin que se incremente el IPC del mismo, incluidas las posibles prórrogas.

Esto es así para compensar la obsolescencia tecnológica de los equipos y la disminución de precios del equipamiento informático durante la vida del contrato. 9.- PLAN DE TRABAJO

La empresa adjudicataria deberá entregar un plan de trabajo como parte de la oferta técnica lo más fiel posible a la realidad conforme a los datos suministrados en el presente documento y sus anexos, así como en el Pliego de Cláusulas Administrativas. El Ayuntamiento de Valencia entiende que los datos entregados son suficientes para proporcionar un plan de trabajo inicial aproximado, aunque evidentemente no podrá ser tan

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específico como el requerido una vez adjudicado el contrato y replanteado el proyecto de forma coordinada con la empresa adjudicataria.

El proyecto deberá contener, como mínimo, los siguientes elementos: a) Metodología pormenorizada según la cual la empresa adjudicataria propone realizar los trabajos. b) Cronograma de actividades, detallado por fases y principales grupos de tareas. c) Relación con los recursos humanos integrantes del equipo técnico que desarrollará los trabajos, detallando la descripción por categorías y actividades. d) Recursos técnicos que se pondrán a disposición del proyecto. e) Información de partida que el equipo técnico de la empresa adjudicataria hubiera recopilado o se propusiese recopilar con vistas a la ejecución de los trabajos.

10.- DOCUMENTACIÓN DE SEGUIMIENTO

Durante la ejecución de los trabajos la empresa adjudicataria deberá elaborar y presentar al director del proyecto designado por el Ayuntamiento de Valencia la documentación necesaria correspondiente a las distintas fases de los trabajos que permitan a éste realizar control y seguimiento de los trabajos contratados.

Comprenderá los siguientes documentos: a) Informe del estado del proyecto. b) Detalle de la configuración de la parte de la solución instalada hasta el momento de entrega. c) Manuales del equipamiento definitivamente instalado (manuales técnicos del equipo y de usuario en castellano). d) Procedimiento de monitorización de servicios o elementos instalados. e) Procedimiento de mantenimiento de elementos instalados. f) Procedimiento de resolución de incidencias de servicios o elementos instalados. Esta documentación se irá realizando y entregando acorde con las fases de

ejecución, ya que debe ser revisada y aprobada para abordar la siguiente fase del proyecto. Documentación final

Al finalizar el proyecto de implantación la empresa adjudicataria entregará como mínimo la siguiente documentación:

a) Documentación técnica completa para cada uno de los productos, servicios o elementos instalados, que comprenderá: Documentación técnica del producto facilitada por el fabricante, manuales de usuario, de instalación, de configuración, etc. Informe de estado final de toda la infraestructura resultante a nivel hardware y software. Se incluirá en este punto el diagrama gráfico pormenorizado de todos los elementos que permita la visualización integral de toda la arquitectura desplegada. Plan de finalización, soporte y transferencia del conocimiento. La empresa adjudicataria proporcionará al Ayuntamiento de Valencia una copia en soporte informático con toda la documentación generada durante la prestación de servicios.

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11.- RECEPCIÓN Y GARANTÍA

La recepción de los equipos se realizará en el lugar de su instalación. El material deberá ser puesto a disposición e instalado en las dependencias que designe la Oficina de Coordinación de Servicio de Servicios Centrales Técnicos. En el momento en el que se suministre un equipamiento se firmará un acta de recepción parcial emitida al efecto por el suministrador.

La empresa adjudicataria deberá garantizar y mantener los equipos dentro del coste por copia ofertado.

Dicha garantía incluirá: La reparación o sustitución de los equipos, componentes o piezas averiadas. Reposición de consumibles y demás elementos que integren el equipo puesto a disposición del Ayuntamiento Las revisiones preventivas y las reparaciones neces arias, comprendiendo éstas los materiales, mano de obra y desplazamiento del personal técnico al lugar donde estuvieran puesto a disposición del Ayuntamiento los equipos. El Ayuntamiento de Valencia podrá solicitar a la empresa adjudicataria (estando

éste obligado a ello) la sustitución de un equipo completo, de iguales o superiores características, cuando la máquina afectada tenga 3 o más incidencias similares en un mismo mes

. 12.- MANTENIMIENTO DE LOS EQUIPOS PUESTOS A DISPOSI CIÓN DEL AYUNTAMIENTO

La empresa adjudicataria se compromete a la gestión y mantenimiento del servicio de impresión que se detalla en el presente Pliego y los nuevos de futura instalación. En este sentido se definirán en el Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) a través del cual se garantizará el funcionamiento de los equipos en todo momento.

La empresa adjudicataria deberá aportar un plan de mantenimiento donde se especifiquen claramente los procedimientos y métodos que se van a seguir para realizar un correcto mantenimiento del equipamiento puesto a disposición del Ayuntamiento.

El proveedor aportará un plan de gestión de incidencias donde se detalle la metodología que se seguirá para su correcta tramitación, incluyendo el procedimiento a seguir en caso de avería.

Todos los servicios prestados por la empresa adjudicataria los realizará personal cualificado y especializado en la materia.

El servicio de mantenimiento integral y asistencia técnica comprenderá la realización de cuantas operaciones sean necesarias (desplazamientos, transportes, reparaciones "in-situ" y mano de obra, consumibles, partes, piezas y repuestos en general) para la reparación de averías y verificación de los equipos, estando incluida la sustitución gratuita de cuantas piezas fueran necesarias para el normal y perfecto funcionamiento del equipo, en función de sus especificaciones técnicas, con la única excepción del papel necesario para el funcionamiento de la máquina. Las solicitudes de suministros y/o asistencias técnicas, independientemente de su automatización, deberán poder realizarse

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telefónicamente a un número que será facilitado a la Oficina de Coordinación de Servicio de Servicios Centrales Técnicos por la empresa adjudicataria o vía Web.

Todos los consumibles, recambios y repuestos suministrados deberán estar debidamente homologados por el fabricante de los equipos para los que van destinados, y deberán ser entregados con su envase original debidamente etiquetado, embalado y precintado. La empresa adjudicataria se responsabilizará de:

El mantenimiento técnico de todos los equipos según los SLA definidos. La reposición y retirada de cualquier consumible o componente del equipo según los

SLA. Esto incluye cartuchos de tóner, fusores, botes de residuos y todos los recambios fungibles durante la utilización de los equipos (papel excluido). Dicha reposición deberá poder efectuarse de los siguientes modos:

• El dispositivo gestionará automáticamente la solicitud de consumible al detectar el nivel bajo del mismo.

• Todo el personal autorizado, vía telefónica o Web, indicando únicamente el número de referencia del equipo, podrá solicitar la reposición de consumibles y éstos se entregarán en el plazo definido en los SLA.

• El mismo procedimiento podrá realizarse telefónicamente mediante un único número de teléfono.

• Los consumibles deberán ser entregados en la dirección en que esté ubicada la máquina a que van destinados. La empresa adjudicataria asumirá la logística de distribución y entrega de éstos.

• Recogida de consumibles. La empresa adjudicataria aportará en su plan de mantenimiento un sistema de devolución y reciclaje de los residuos producidos por los consumibles agotados. El servicio de recogida y gestión deberá estar certificado mediante ISO14001 y demás normativa en vigor de obligado cumplimiento a tal efecto.

Se admite la posibilidad de sustitución temporal o definitiva de los equipos por otros de características similares o superiores, en los casos en los cuales el equipo no pueda ser reparado o la reparación no pueda ser resuelta en los tiempos definidos en este pliego.

Será responsabilidad de la empresa adjudicataria disponer de stock de material suficiente para garantizar los niveles de calidad requeridos.

Será responsabilidad de la empresa adjudicataria proporcionar y mantener un pequeño stock de consumibles, que se considere necesario, en las dependencias del Ayuntamiento de Valencia para evitar posibles períodos de espera en la reposición de éstos. El Ayuntamiento de Valencia podrá modificar en cualquier momento el volumen de este stock mínimo.

Las operaciones de mantenimiento preventivo, correctivo y proactivo para que el nivel de servicio aportado sea el apropiado.

ACTUACIONES PREVENTIVAS

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La empresa adjudicataria realizará cuantas revisiones o acciones preventivas considere necesarias para anticipar la sustitución de elementos susceptibles de generar incidencias (ajustes, limpieza, etc.).

Los elementos hardware se revisarán como mínimo una vez al año realizando, al menos, las siguientes tareas:

• Limpieza general externa e interna de los equipos. • Comprobación del correcto funcionamiento de los equipos. • Revisión de conexiones y cableados. • Sustitución de elementos mecánicos o electrónicos averiados. • Las tareas concretas de mantenimiento preventivo fijadas por el fabricante de las

máquinas. El mantenimiento preventivo de los elementos software se realizará como mínimo

una vez al trimestre y contemplará las siguientes tareas: • Ajuste del rendimiento del equipamiento software para minimizar cuellos de

botella optimizando las cargas de trabajo. • Realización de pruebas para el diagnóstico de posibles errores. • Actualización de licencias y versiones de software.

Actuaciones correctivas en caso de incidencias o averías:

La asistencia técnica prestada la realizarán técnicos debidamente cualificados de la empresa adjudicataria, homologados por el fabricante de los equipos, que se trasladarán al lugar donde esté ubicado el equipo para realizar el diagnóstico y reparación de la avería. Incluirá:

• Resolución y reparación de incidencias o averías. En caso de avería se reemplazará el elemento averiado hasta conseguir la restitución total del servicio. En ningún caso la reparación o sustitución del elemento averiado deberá comportar una disminución de prestaciones.

Debe contemplar todos los elementos software y hardware de las máquinas, acogidas al contrato.

En función de la naturaleza, del impacto en la organización, la urgencia y la criticidad del servicio, se establecen unos niveles de atención mínima.

La prestación de la asistencia técnica "in-situ" se realizará a requerimiento del Ayuntamiento de Valencia de lunes a viernes laborables en horario de 8:30 a 15:00 y de 16:30 a 19:00 horas. 13.- ACUERDO DE NIVELES DE SERVICIO (SLA)

Los niveles de servicio que se deberán cumplir son los siguientes: • Atención a averías en un plazo máximo de 2 horas en días laborables, a partir

del momento en el que se comunica el aviso. • Resolución de averías en el funcionamiento del equipo con un plazo máximo

estándar de 8 horas laborables hasta que el equipo vuelva a estar operativo. Se entiende por tiempo de resolución el tiempo que tarda el servicio técnico en solucionar la avería desde que se comunica la incidencia hasta que queda completamente resuelta.

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• Cuando la reparación de un equipo no sea posible, en el plazo de 48 horas laborables el dispositivo deberá ser sustituido por otro de características similares o superiores.

La contratación del servicio de impresión bajo un modelo de coste por copia implica la transferencia de la responsabilidad de dicho servicio a la empresa adjudicataria, por lo que es necesario establecer unos acuerdos de nivel de servicio (SLA) que garanticen el correcto funcionamiento de todo el sistema. 13.1.- INCIDENCIAS Priorización

La prioridad de las incidencias se determinará en base al impacto en el Ayuntamiento y la velocidad o espacio de tiempo en que la resolución debe llevarse a cabo según los requerimientos del este. La prioridad estará directamente influenciada por el riesgo, entendiendo como tal una combinación de la probabilidad de una interrupción del servicio de impresión y las posibles consecuencias que ésta pueda provocar.

Así pues, la prioridad asignada a un elemento para la resolución de una incidencia o para llevar a cabo un mantenimiento dependerá de:

El impacto en el Ayuntamiento: tamaño, ámbito y complejidad de la incidencia o el mantenimiento.

La urgencia del servicio: tiempo en el que se requiere su resolución. Impacto / criticidad

El impacto es una medida de la criticidad para el servicio de un incidente, problema o solicitud de mantenimiento. El impacto equivale al alcance de la degradación de un servicio en relación con lo acordado en los niveles de servicio. El alcance de sistemas de impresión y/o el número de usuarios afectados definen el ámbito del impacto.

El nivel de criticidad/impacto se determinará por la Oficina de coordinación de Servicio de Servicios Centrales Técnicos.

Se adjunta a continuación una tabla guía que servirá como marco de referencia para la asignación del impacto por parte del Ayuntamiento de Valencia. Valoración del impacto

Avería/valoración

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Urgencia

La urgencia es el segundo indicador de la necesidad de celeridad para lograr la resolución o el tiempo que el Ayuntamiento puede esperar por la resolución de una incidencia, problema o cambio específico.

La urgencia se determinará por la Oficina de Coordinación de Servicio de Servicios Centrales Técnicos.

Se adjunta a continuación una tabla guía que servirá como marco de referencia para la asignación de la urgencia por parte del Ayuntamiento de Valencia.

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Priorización

La prioridad se calcula, basándose en la combinación del impacto y la urgencia asignados, como se muestra en la siguiente tabla, siendo “Critica” el nivel de prioridad más alto y “Baja” el más bajo.

Incidencias de prioridad crítica: Se resolverán en un tiempo máximo de 4 horas Incidencias de prioridad alta: Se resolverán en un tiempo máximo de 8 horas. Incidencias de prioridad media: Se resolverán en un tiempo máximo de 24 horas. Incidencias de prioridad baja: Se resolverán en un tiempo máximo de 48 horas 13.2.- CRITERIOS DE CALIDAD Y PENALIZACIONES

Los siguientes criterios de calidad se aplicarán a las incidencias enviadas a la empresa adjudicataria sobre las averías de los equipos, reposición de consumibles o equipos y calidad de impresión.

Los índices de calidad se medirán dentro de la jornada laboral (de lunes a viernes de 8:30 a 15:00 y de 16:30 a 19:00 horas). Se obtiene como calendario de referencia el que se obtiene considerando únicamente como festivos las fiestas nacionales, las de la Comunidad Valenciana y la ciudad de Valencia.

Superado el plazo de resolución de averías establecido para cada tipo dará lugar a las una sanción de 20 € por hora de retraso.

La falta de sustitución de un equipo transcurrido el plazo de reparación máximo de 48 horas dará lugar a la imposición de una sanción de 200 € diarios.

El retraso en el suministro de consumibles pasado el plazo máximo establecido dará lugar a una sanción de 100 € por día de transcurrido.

No se facturarán en ningún caso las impresiones realizadas con una calidad netamente deficiente de impresión. En dichos casos el Ayuntamiento de Valencia proporcionará a la empresa adjudicataria las páginas impresas de forma defectuosa.

Todos los importes se descontarán de la facturación correspondiente. 14.- GESTIÓN DEL PROYECTO

Durante la fase de implantación inicial la empresa adjudicataria determinará un jefe de proyecto que, salvo fuerza mayor y previa justificación y aprobación por parte del Ayuntamiento de Valencia, será único a lo largo de la ejecución del mismo. Esta persona

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será propuesta previamente al arranque del proyecto por parte de la empresa adjudicataria y será aprobada por parte del Ayuntamiento de Valencia.

Las funciones del jefe de proyecto de la empresa adjudicataria serán: • Ser el único interlocutor entre el grupo de trabajo de la empresa adjudicataria y el

Ayuntamiento de Valencia. • Organizar la ejecución de los trabajos y ponerlos en práctica. • Ostentar la representación del equipo técnico contratado en sus relaciones con el

Ayuntamiento de Valencia, en lo referente a la ejecución de los trabajos. • Cumplir y hacer cumplir las normas y procedimientos. • Determinar y fijar, de forma coordinada con el director de proyecto, los SLA que

finalmente se aplicarán durante la vigencia del contrato (caso de acordar algún cambio sobre los fijados en este PPT).

• Proponer a la dirección del proyecto las modificaciones en el contenido y realización de los trabajos necesarios para la ejecución de los servicios.

• Redactar el acta de todas y cada una de las reuniones de trabajo que se realicen. • Emitir y entregar informes con periodicidad mensual de: • Seguimiento de incidencias y SLA. • Tiempos de resolución. • Número de incidencias. • Máquinas (número de serie) afectadas, ubicación física. • Actualización del parque instalado cuando haya cambios. • Del mismo modo, el Ayuntamiento de Valencia designará un director de proyecto

cuyas funciones serán: • Dirigir y supervisar la realización del mismo. • Facilitar la información necesaria para la ejecución de los trabajos descritos. • Determinar y hacer cumplir la normativa y los procedimientos. • Determinar y fijar, de forma coordinada con el jefe de proyecto, los SLA que

finalmente se aplicarán durante la vigencia del contrato (caso de acordar algún cambio sobre los fijados en este pliego).

• Velar por el cumplimiento de los trabajos contratados. • Emitir la conformidad de recepción de los mismos. • Intervenir de interlocutor y supervisar el equipo técnico del Ayuntamiento de

Valencia, que, en coordinación con el equipo técnico de la empresa adjudicataria, dará soporte a toda la plataforma.

• Corresponde a la dirección del proyecto el control de la productividad y calidad de los trabajos ejecutados por la empresa adjudicataria, siendo potestad suya solicitar nuevamente la realización y/o cambio de cualquiera de los servicios prestados. Para realizar el seguimiento del proyecto en la fase de implantación se mantendrá,

como mínimo, una reunión semanal en el Ayuntamiento de Valencia. SERVICIO DE GESTIÓN

Durante lo fase de explotación y mantenimiento y con el objetivo de conseguir un mayor ahorro de costes, mayor productividad de la infraestructura de impresión instalada y mejoras en los flujos documentales, se prevé necesario un conjunto de servicios por parte

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de la empresa adjudicataria que asegure una estricta contención de los costes, una reducción en el esfuerzo del equipo técnico del Servicio de Coordinación de Servicio de Servicios Centrales Técnicos y una mayor satisfacción del usuario final.

La solución ofertada deberá incluir una infraestructura tecnológica compuesta por hardware, software y recursos humanos enfocados al óptimo desarrollo de los servicios, todo ello incluido en el precio por copia ofertado.

Para ello se tomarán en consideración las políticas y recomendaciones establecidas en las reuniones de consultoría que tendrán motivo con el objetivo de mantener los servicios y la solución en óptimo funcionamiento y siempre adaptados a las exigencias del Ayuntamiento de Valencia.

La empresa adjudicataria deberá especificar en su propuesta la metodología a utilizar, para asegurar la calidad y eficiencia del servicio.

Las principales actividades a desarrollar con este servicio son en líneas generales las que se relacionan a continuación, cubriendo los aspectos, tareas a realizar y resultados esperados.

Los referidos requisitos deben entenderse como mínimos pudiendo la empresa adjudicataria ampliarlos y mejorarlos en sus ofertas. Optimización Continua.

Validación y optimización del diseño de la solución original y mejora continua del servicio para dar soporte a las nuevas necesidades del Ayuntamiento de Valencia y a los avances tecnológicos. Se incluyen las siguientes acciones:

Estudio de la gestión de la capacidad de la infraestructura instalada, con el objetivo de optimizar costes, en función de la vida útil de los equipos y su uso, centrándose en el rendimiento y gestión de cargas.

Estudio de la gestión de la disponibilidad, asegurando el mantenimiento óptimo de la infraestructura y definiendo medidas para minimizar el número de incidencias.

Análisis y revisión sobre la utilización y ubicación de los dispositivos y el cumplimiento de los niveles de servicio (SLA) e indicadores de rendimiento clave para cada una de las políticas de gestión documental predefinidas como por ejemplo:

• Dispositivos infrautilizados / sobre utilizados. • Ratio de color. • Tipo de uso de dispositivos (copia, impresión, fax, dúplex, A3/A4,...). • Utilización de funcionalidades previstas en la solución. • Impacto medioambiental. • Definición de estrategias de optimización (reubicación de equipos, sustitución,

nuevas aplicaciones o funcionalidades para agilizar procesos documentales, formación a usuarios,...).

• Estrategias para la renovación tecnológica, en función de su vida útil, utilización rendimiento y carga de trabajo y TCO.

• Identificación de actividades individuales para mejorar la calidad del servicio y mejorar la eficiencia y eficacia.

• Alcanzar (mediante procedimientos de gestión de cambio) acuerdos para nuevas actividades de mejora y su base.

• Gestionar e impulsar cualquier actividad y proyecto de mejora acordados hasta que se hayan completado.

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• Asegurar la continuidad de servicio mediante la implementación del cambio y los planes de continuidad.

• Asegurar la aplicación de las políticas de gestión documental recomendadas en la propuesta de mejora.

Gestión del Nivel de Servicio.

Se deberán incluir procesos que permitan tener, en todo momento, una visión clara del desempeño del servicio y ejecutar las acciones necesarias para mantener el funcionamiento óptimo, bajo los SLA acordados. Estas acciones incluirán reuniones periódicas de seguimiento de la actividad del contrato.

Durante la fase de mantenimiento se realizará, al menos, una reunión de seguimiento trimestral. Emisión de reportes e informes de gestión y operati vidad de la infraestructura.

• Recopilación y estudio de datos esenciales para generar informes de gestión con los que se pueda obtener una visión completa y verídica del desempeño y evolución del servicio, en contraposición a los niveles de servicio acordados o a indicadores de rendimiento clave de gestión de activos. Las actividades principales a desarrollar son:

• Recopilación y captura de datos cualitativos y cuantitativos, de los sistemas de operación de la infraestructura.

• Generación de los informes con los datos que el Servicio de Coordinación de Servicio de Servicios Centrales Técnicos considere necesarios para la mejor toma de decisiones.

• Procesamiento de los datos en los formatos definidos por el Ayuntamiento de Valencia.

• Análisis de los datos para identificar tendencias y áreas de especial atención. • Proporcionar información operativa para la gestión de la entrega de servicios (SLA y

gestión de activos). • Monitorizar y facilitar el seguimiento de los planes de mejora del servicio. • Se elaborarán y enviarán informes con periodicidad mensual, al menos, con los

siguientes datos como mínimo (posteriormente se podrán variar las necesidades, previa notificación a la empresa adjudicataria):

• Análisis de volúmenes y distribución por equipo. • Ratio de Color. • Distribución de incidencias por tipología y ubicación. • Número de avisos y estado de cumplimiento de SLA. • Análisis de impresiones y copias por equipo con establecimiento comportamientos

"normales" y detección de desviaciones. Planes de acción a seguir y consultoría. • Cualquier otro informe que decida posteriormente. • La empresa adjudicataria se compromete a asignar un gestor de los servicios,

siendo único punto de contacto con el Ayuntamiento de Valencia a lo largo de la ejecución de éste (salvo fuerza mayor y previa justificación y aprobación por parte del Ayuntamiento de Valencia), que asegurará la correcta operación y la optimización continua de los servicios, cumpliendo con los procesos establecidos dentro del conjunto de buenas prácticas, para la entrega de servicios.

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Reuniones de Optimización.

• El resultado de los trabajos establecidos en los pasos anteriores, será dado a conocer a la Oficina de Coordinación de Servicio de Servicios Centrales Técnicos en reuniones periódicas en las que se revisarán los siguientes aspectos mínimos:

• Informe de actividad del contrato, SLA, evolución del parque, aplicación de políticas y uso de los equipos.

• Seguimiento del plan de mejora del servicio que esté en curso. • Planteamiento de oportunidades de mejora, dando lugar a nuevos planes de

actuación. • Presentación de nuevas tendencias del mercado e innovaciones que puedan aportar

un impacto positivo en el Ayuntamiento de Valencia. 15.- PLAN DE IMPLANTACIÓN

La empresa adjudicataria detallará en su oferta un plan de actuación que contendrá la metodología, procedimientos de trabajo, tareas y recursos necesarios para la puesta en marcha del proyecto. Este plan incluirá un calendario detallado de la provisión de equipos, configuración y puesta en servicio, si bien dicho plan, en última instancia, atenderá las necesidades el Ayuntamiento de Valencia y se hará de forma consensuada con la Oficina de Coordinación de Servicio de Servicios Centrales Técnicos.

Será tarea de la empresa adjudicataria la instalación física de los equipos en las diferentes ubicaciones según las directrices de instalación, configuración, direccionamiento IP y demás parámetros, que serán aportados por los técnicos la Oficina de Coordinación de Servicio de Servicios Centrales Técnicos, para la puesta en marcha del sistema.

Por otra parte, la empresa adjudicataria deberá asesorar y colaborar con la Oficina de Coordinación de Servicio de Servicios Centrales Técnicos en la instalación de colas de impresión y controladores o drivers de los equipos en los servidores. En la medida de lo posible se tenderá a un modelo de "driver único".

El Ayuntamiento de Valencia proveerá la conexión de red en todas las ubicaciones donde se vayan instalar los equipos.

Se proporcionará un plan de pruebas para verificar el correcto funcionamiento de cada uno de los elementos de la solución propuesta. 16.- FORMACIÓN Y PLAN DE COMUNICACIÓN

Las empresas que liciten presentarán un plan de formación para la utilización de los nuevos equipos y el software de gestión suministrado, en el que se indiquen los contenidos a tratar para cada tipo de usuario y el número de horas dedicadas. En cualquier caso la formación deberá incluir:

- Familiarización con los nuevos equipos, a nivel de uso del panel de control, bandejas de entrada y salida y principales características.

- Mantenimiento básico de usuario: carga de papel, tóner, grapas, atascos de papel y otros mantenimientos básicos.

- Conocimiento de las funcionalidades del equipo: impresión en B/N y color, uso de fax copiado, escaneo de documentos y envío al correo electrónico, carpetas compartidas, etc.

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- Se formará sobre el sistema de gestión de incidencias, servicio de mantenimiento y gestión de consumibles.

- Políticas de ahorro: se instruirá a los usuarios en aquellas políticas tendentes al ahorro, elaboradas conjuntamente con la Oficina de Coordinación de Servicio de Servicios Centrales Técnicos.

- La empresa adjudicataria deberá dejar en cada dispositivo nuevo instalado un breve manual o guía rápida con la información básica. Este manual, así corno la documentación detallada para los administradores, se entregará también en formato digital fácilmente accesible (por ejemplo en PDF con índice).

- Se deberá proporcionar una formación técnica específica para los técnicos que la Oficina de Coordinación de Servicio de Servicios Centrales Técnicos o del Servicio de Tecnologías de la Información y Comunicación del Ayuntamiento de Valencia designe que incluirá como mínimo:

o respecto de los equipos incluidos en el presente contrato y su posible ampliación, configuración de los dispositivos, conectividad, controladores de impresión, gestión de usuarios, perfiles, permisos y funcionalidades completas de los equipos en el ámbito de la máquina propiamente dicho como en el ámbito del software de gestión según proceda.

o respecto al resto de equipos multimarca conectados a la red informática del Ayuntamiento se dará formación acerca de todas las funcionalidades del software de gestión (altas, bajas, modificaciones, etc) debiendo ofrecer además el soporte técnico necesario durante toda la vigencia del contrato.

17.- REUBICACIÓN DE EQUIPOS

Cualquier reubicación de equipos propuesta por el Ayuntamiento de Valencia por necesidades del servicio será realizada, sin coste adicional, por la empresa adjudicataria, encargándose él mismo de su instalación en el nuevo destino.

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