Contrato Marco para la Prestación del Servicio Integral de Organización de Eventos Marzo, 2013 Javier Dávila Pérez Titular de la Unidad de Política de

Contrato Marco para la Prestación del Servicio Integral de Organización de Eventos

Marzo, 2013

Javier Dávila PérezTitular de la Unidad de Política de Contrataciones Públicas

Subsecretaría de Responsabilidades Administrativas y Contrataciones Públicas

1. Estrategias de Agregación de la Demanda

En ausencia de agregación de la demanda, el mercado opera como una arena, en donde las operaciones tienen lugar de una en una.

Aún cuando se utilicen medios electrónicos, la operación final es directa. No existe agregación coordinada.

Compradores Proveedores

1. Estrategias de Agregación de la Demanda En presencia de alguna estrategia de agregación, las compras individuales son coordinadas

para obtener mayores volúmenes, mejores precios y, muy probablemente, mejores condiciones de compra.

El esfuerzo colaborativo proporciona mejor poder de compra a los dispersos actores individuales, a la vez que la simultaneidad hace más atractivas las operaciones a los proveedores.

Ent 1

Ent 2

Ent 3

Ent 1

Ent 2

Ent 3

CompradorLíder:

1. Agrega requerimientos

2. Recibe y evalúa las

propuestas

5 9

1 42

6 7

3

8

Proposiciones de los proveedores

requerimientos Entregas


Beneficios para los compradores

• Optimización del gasto mediante el fortalecimiento del apalancamiento de la compra agrupada.Menores precios

• Menos transacciones.• Menos costos de embarque.• Mayor eficiencia en procesos administrativos y contables.

Reducción de costos de transacción

• Adquisiciones consolidadas en torno a un número reducido de bienes estandarizados.

Reducción de costos de mantenimiento


Beneficios para los proveedores

• Incremento del volumen y velocidad de las transacciones, debido al mayor volumen e órdenes de compra agregadas.Mayores ingresos

• Múltiples ventas en transacciones individuales para llegar con eficiencia a un mayor número de compradores.

• Fortalecimiento de ventas estratégicas.

Reducción del costo de las ventas

• Mantenimiento del control de las curvas volumen/valor.• Competencia en factores distintos al precio.Márgenes asegurados

• Ganancia en información referente a la demanda futura debido a la visibilidad de la formación de los grupos de compradores.

• Mejor formación de expectativas.

Mejor planeación de la cadena de suministro

2. Compras Consolidadas: Estrategia

Agregación de la Demanda

Ante

sD

espu

és

2. Compras Consolidadas: Características

Artículo 17 de la LAASSP

Establece la posibilidad de que las dependencias y entidades puedan agruparse para adquirir en forma consolidada sus bienes, arrendamientos o servicio

Estrategia Características Ventajas

Compras Consolidadas

Agrupación de las dependencias y entidades de la APF para la compra de bienes comunes.

• Un solo procedimiento en un momento del tiempo (AD, I3P, LP)

• Precio fijo• Estandarización de la

demanda

• Descuentos por volumen

• Economías de escala

• Ahorros

2. Compras Consolidadas:

Bien y/o ServicioVacunas

Transportación terrestre

Aseguramiento integral de inmuebles y obras portuarias

Papelería

Servicios de transportación terrestre

Aseguramiento

Seguro de Responsabilidad Profesional

Seguros Inmuebles

Transportación terrestre

Impresión y fotocopiado, escneo, fax

Vehículos blindados

Vigilancia y Seguridad

Boletos de avión

3. Contratos Marco: Estrategia

Ante

sD

espu

és

CM

Eficiencia

3. Contratos Marco: Características

Artículo 17 de la LAASSP

La Secretaría de la Función Pública, en los términos del Reglamento de esta Ley, podrá promover contratos marco, previa determinación de las características técnicas y de calidad acordadas con las dependencias y entidades, mediante los cuales éstas adquieran bienes, arrendamientos o servicios, a través de la suscripción de contratos específicos.

Artículo 41, Fracción XX de la LAASSP

Establece la excepción a la licitación pública.

Artículo 14 del Reglamento de la LAASSP

Establece los requisitos para realizar los CM

3. Contratos Marco: Ventajas

Es un acuerdo que anticipa los requerimientos para la provisión de bienes y servicios en un período de tiempo determinado y que ofrece ventajas relevantes como:

Reducción del tiempo de adquisición

Fortalece la transparencia

Reducción en costos de proceso

Ahorros

Fortalecimiento del buen gobierno

Descentralización eficiente

123456

3. Contratos Marco: Características

Contratos Marco

Acuerdo de voluntades entre la APF y uno o más proveedores que regula en forma general las adquisiciones que mediante contratos específicos formalizaran las dependencias y entidades.

• Varios proveedores • Se permite la adhesión de

proveedores• Características del bien

estandarizadas• Reglas claras• Precios competitivos

• Eficiencia• Ahorros• Reducción de tiempos• Reducción de costos de

transacción• Transparencia• Manejo de operaciones de

emergencia• Confiabilidad en los

proveedores

Estrategia Características Ventajas

3. Contratos Marco: Vigentes y Futuros

EventosVales de Despensa

Pasajes Aéreos

Mantenimiento Vehicular*

1. Otros CM Vigentes: Ropa de Trabajo de PEMEX, Calzado de PEMEX

2. Otros en etapa de elaboración: Medicamentos de Patente, Arrendamiento Vehicular y Centros de Atención Teléfónica.

Vacunas

3. Contratos Marco: Resumen de Ahorros Estimados

Estrategia/Año

2009 2010 2011 2012 Total

OSD 2,837,415,354 367,806,278 3,686,623,123 368,965,133 7,260,809,888

CC 10,789,086 107,097,285 484,615,889 1,434,612,779 2,037,115,039

CM --- 64,359,241 742,038,395 240,075,609 1,046,473,235

IM 37,156,138 --- --- 557,957,496 595,113,634

OU --- --- --- 3,318,139 3,318,139

Total 2,885,360,578 539,262,795 4,913,277,407 2,604,929,156 10,942,829,935

Nota: OSD = Ofertas Subsecuentes de Descuentos; CC = Compras Consolidadas; CM = Contratos Marco IM = Difusión de Investigación de Mercado ; OU= Ofertas Unilaterales

Vigencia Del 21 de julio de 2011 al 31 de diciembre de 2013.

Objeto Contratación de la prestación del servicio integral para la organización de eventos.

Alcance Se pueden contratar eventos que se realicen en el territorio nacional o en el extranjero siempre y cuando la contratación se lleve a cabo en la República Mexicana.

Proveedores Actualmente se cuenta con 71 proveedores ( 20 N1, 32 N2, 19 N3)

Documentos Contrato Marco, Catálogo de Conceptos, Formato del Evento

4. Contrato Marco de Eventos: Datos Generales del Contrato

4. Contrato Marco de Eventos: Macroproceso

1 2 63 4

Detección de necesidades

Inicio de diseño de estrategia para contratar

Estudio de mercado

Especificaciones generales del servicio

Comunicación con proveedores

5

Lista de proveedores calificados técnicamente

Nivel 1

Nivel 2

Nivel 3

7

Características específicas del servicio

Solicitud de cotizaciones

Competencia

$

Formalización del contrato específico

Contrato Marco

Fase 1: Preparación, Diseño, Publicación

8

Fase 2: Ejecución / Contratación Específica

Entrega – Recepción

Reglas del juego

No se generan derechos y obligaciones Se generan derechos y obligaciones

DEP 1

DEP 240

a

SFP Dependencias y Entidades

Prestación del servicio integral para la organización de eventos, así como la mecánica de contratación.

Anuncio Exposición Reunión de trabajo

Ceremonia Feria Reunión ministerial/diplomática

Clausura Festejos internos Conferencia o rueda de prensa

Conferencia Foro Seminario

Congreso Gira de trabajo Simposio

Convención Inauguración Taller

Día festivo Informe Visitas de Estado

Entretenimiento ciudadano Panel de discusión

Otros similares a los actos o acontecimientos la dependencia o entidad requiera llevar a cabo.

Evento de donación Presentación de programas o proyectos

Evento tematizado Eventos vinculados con programas de apoyo a recursos humanos

Evento deportivo Recaudación de fondos

4. Contrato Marco de Eventos: Objeto y Tipo de Eventos

4. Contrato Marco de Eventos: Catálogo de Conceptos

1. Sede y Mobiliario 2. Tecnología

3. Diseño, Imagen y Ambientación

4. Promoción y Difusión

• Iluminación• Audio• Videoproyección• Equipo de cómputo• Telecomunicaciones• CCTV• Planta de luz

• Sede• Mobiliario

• Escenografía• Producción de videos promocionales• Promocionales • Diseños e impresiones• Señalética• Stands• Florería

• Difusión• Medios comunicación• Memorias gráficas


5. Personal de Apoyo,Talento y Diversión 6. Servicios

• Edecanía • Oradores• Talento artístico• Inflables• Pirotecnia• Papirotecnia • Juegos de feria• Juegos didácticos• Accesorios

• Traducción• Registro• Alimentos o bebidas• Transportación• Limpieza• Sanitarios• Sala de prensa• Seguridad privada• Médico• Valet parking• Paquetería • Mensajería

• Aseguramiento• Fotografía y video • Señalización• Servicios públicos• Apoyo vial• Utilería• Otros


7. Servicios de Apoyo

• Bases de datos de contactos• Actualización de la base de datos • Servicio de mensajería 24 x 7• Servicio de invitación o confirmación • Servicio de registro electrónico • Servicio de maestro de ceremonias• Proyecto ejecutivo

4. Contrato Marco de Eventos: Condiciones Generales del Servicio

Desarrollarlos y organizarlos en forma integral.

Designar al menos un responsable de los aspectos técnicos, de coordinación y logística del evento, con capacidad de decisión y respuesta inmediata, ubicado de tiempo completo en el lugar designado por la dependencia o entidad para la realización del evento.

Todos los bienes y servicios que utilice o contrate para el cumplimiento de las obligaciones que deriven de los contratos específicos que celebren con las dependencias o entidades serán por su cuenta y riesgo.

Todos los bienes y servicios que utilice o contrate para el cumplimiento de las obligaciones que deriven de los contratos específicos que celebren con las dependencias o entidades deberán tener un nivel de calidad óptima, por lo que no deberán presentar daños, deficiencias ni algún otro aspecto que ponga en riesgo o atrase la realización del evento. En su caso, se compromete, previo y durante el desarrollo del evento, a corregir o sustituir los bienes o servicios que sean necesarios para cumplir con la calidad ofrecida.

4. Contrato Marco de Eventos: Condiciones Generales del Servicio

Los servicios objeto del presente Contrato Marco deberán prestarse en el lugar, fecha y/o plazo y conforme a las condiciones que de manera particular acuerden con la dependencia o entidad con la que suscriban un contrato específico, en el cual se detallarán estos aspectos.

Permitir a la dependencia o entidad, previo y durante el desarrollo del evento, verificar y, en su caso, realizar pruebas con respecto al funcionamiento óptimo de todos los elementos requeridos para asegurar la calidad del servicio contratado.

Generar y remitir, con la periodicidad que le requiera la dependencia o entidad contratante, reportes electrónicos sobre los avances en la organización y desarrollo del evento.

Cuando la prestación del servicio se realice en las instalaciones de la dependencia o entidad contratante deberá hacer uso adecuado de las mismas y responder por los daños y, en su caso, perjuicios que llegara a ocasionar.

Llevar a cabo los trámites para la obtención de los permisos, licencias, avisos y cualquier otra autorización que se requiera para la realización del evento, salvo que el trámite sólo pueda efectuarlo la dependencia o entidad.

Características Estado Gobierno InstitucionalTiempo de respuesta para la atención de una solicitud de cotización

P M G P M G P M G

8 h 8 h 12 h 8 h 8 h 8 h 8 h 8 h 8 h

Tiempo de respuesta para la atención de una solicitud urgente de cotización

P M G P M G P M G

4 h 6 h 6 h 3 h 5 h 6 h 2 h 3 h 5 h

Capacidad para realizar el montaje del evento en al menos las horas previas al inicio del mismo que se indican para cada caso

P M G P M G P M G

8 h 15 h 15 h 8 h 16 h 18 h 8 h 6 h 4 h

Capacidad para proporcionar, atendiendo al tipo y tamaño del evento, servicios médicos de emergencia (médico, ambulancia y/o unidad de primeros auxilios) *

4. Contrato Marco de Eventos: Características Técnicas

*_Opcional


Características Estado Gobierno Institucional

Servicio de alimentos*Proporcionar por lo menos 4 alternativas de menús de 4 tiempos

Proporcionar por lo menos 3 alternativas de menús de 3 tiempos

Proporcionar por lo menos 2 alternativas de menús de 3 tiempos

Capacidad para proporcionar, atendiendo al tipo y tamaño del evento, la logística de distribución de lugares (Personalización de los lugares por invitado, y/o disponibilidad de plano para la identificación de los lugares asignados, y/o personal para acompañar a los asistentes al lugar designado)*

*_Opcional



Capacidad de proporcionar servicios de seguridad para el evento*

Proporcionar al menos dos responsables especialistas en seguridad para la coordinación con el Estado Mayor Presidencial, así como el personal y equipo técnico requeridos .

Proporcionar al menos dos responsables especialistas en seguridad, así como el personal y equipo técnico requeridos.

Proporcionar al menos un responsable especialista en seguridad, así como el personal y equipo técnico requeridos.

Registro de participantes*

Proporcionar, al menos, el diseño, implementación, administración y actualización de una base de datos de contactos; servicio de invitación a participantes; servicio de call center para confirmar asistencias, y servicio integral para el registro electrónico

Proporcionar, al menos, servicio integral para el registro electrónico y/o un módulo presencial para el registro de los asistentes al evento

Proporcionar, al menos, servicio integral para el registro electrónico y/o un módulo presencial para el registro de los asistentes al evento

*_Opcional



Producción y diseño

Capacidad de ofrecer al menos 3 alternativas personalizadas con respecto a la producción y diseño del evento (no previstas en catálogos del proveedor)

Capacidad de ofrecer catálogos que contengan al menos 3 alternativas de producción y diseño del evento

Capacidad de ofrecer catálogos que contengan al menos 3 alternativas de producción y diseño del evento

)*( iiP

i

P

Donde:

= 1, 2, 3

1 = Evento Grande2 = Evento Mediano3 = Evento Pequeño

= Precio total del servicio

= Costo base del servicio

= Comisión por integración del servicio

4. Contrato Marco de Eventos: Precios

4. Contrato Marco de Eventos: Clasificación de Eventos

Eventos de Estado Eventos en los que participa el

Presidente de la Republica, mandatarios o altos funcionarios extranjeros

Eventos de Gobierno Eventos en los que participan los

miembros del Gabinete o gobernadores de los Estados

Eventos Institucionales Eventos en los que participan

servidores o funcionarios públicos de las dependencias o entidades


Cada proveedor puede clasificarse como Proveedor con Perfil de Estado.

Esta clasificación ha sido introducida por razones de seguridad.

Cuando se realice un Evento de Estado, se deberán seleccionar los niveles de proveedores, y dentro de éstos se invitará solamente a los proveedores con perfil de estado.

Perfil de Estado


PequeñoMediano

Hasta 200 asistentes De 201 a 500 asistentes

Grande

Más de 500 asistentes

Eventos en los que participan servidores públicos de las dependencias y entidades para cumplir con obligaciones propias de las instituciones o con sus objetivos

Por su perfil

Estado Gobierno Institucional

Eventos en los que participan los miembros del Gabinete (o gobernadores de Entidades Federativas)

Eventos en los que participa el Presidente de la República o los mandatarios o altos funcionarios extranjeros

Más de 500 asistentes

Por su tamaño

Pequeño Mediano Grande

Entre 201 y 500 asistentesHasta 200 asistentes


4. Contrato Marco de Eventos: Modelo de Contrato Marco

Demanda Oferta

Especificaciones técnicasy

mecánica de contratación

Contrato Marco

Contrato Específico

Proveedores Acreditados

A P F

4. Contrato Marco de Eventos: Mecánica de Contratación

Selección de Conceptos del Catálogo

Alcance del Evento (Tamaño)

Tipo de Evento1

2

3

A través del formato del evento

Opciones de Contratación

Contrato para un solo evento

Contrato para un evento compuesto de varios eventos paralelos

Contrato para varios eventos diferentes ya programados

4. Contrato Marco de Eventos: Mecánica de Contratación

Selección de la Oferta

Publicación de “Convocatoria”

Selección del Nivel de Proveedores en Base al Presupuesto4

5

7

Evaluación Técnica6

Firma del Contrato Específico8

Institucional Gobierno EstadoRango monto alto (mayor a

6.2 mdp)

Nivel 1 Nivel 1 Nivel 1

Rango monto medio (menor o igual a 6.2 mdp y mayor a 1.3

mdp)

Nivel 1Nivel 2

Nivel 1Nivel 2

Nivel 1Nivel 2

Rango monto bajo (menor o

igual a 1.3 mdp)

Nivel 1Nivel 2Nivel 3



4. Contrato Marco de Eventos: Solicitud de Cotizaciones

*La dependencia y/o entidad podrá invitar a proveedores de niveles más inferiores, bajo su propia responsabilidad

4. Contrato Marco de Eventos: CompraNet

Para poder recibir solicitudes de cotización para el Contrato Marco el proveedor deberá estar dado de alta en CompraNet:

La solicitud aparece como una Adjudicación Directa Nacional Simplificada

El tipo de participación como Electrónica

Se indica como fundamento legal Articulo 41, Fracción XX

4. Contrato Marco de Eventos: Selección del Ganador

Dentro del Contrato Marco existe competencia entre los proveedores. El ganador debe cumplir con dos requisitos:

Cumplir con los requisitos técnicos establecidos

Presentar la cotización más baja de todas las propuestas solventes

4. Contrato Marco de Eventos: Modelo de Contrato Marco

Solicitud deCotización

¿Concepto Creativo?

Junta Proveedores

PropuestaTécnica ¿Aceptable?

PropuestaCotización

Seleccionarmás baja

Sí

No

Criterios Justificación

Sí

No

95% No concepto creativo

5% Concepto creativo

4. Contrato Marco de Eventos: Niveles de Proveedores

Nivel 3

Nivel 2

Nivel 1 Recibirán solicitudes de cotización de cualquier valor presupuestado

Recibirán solicitudes de cotización cuyo valor presupuestado sea menor o igual a 6.2 mdp sin IVA

Recibirán solicitudes de cotización cuyo valor presupuestado sea menor o igual a 1.3 mdp sin IVA

4. Contrato Marco de Eventos: Requisitos para participar

Solvencia Financiera

Ingresos brutos mínimos anuales de

19.2 mdp

Capacidad Técnica y Financiera

Nivel 1

10 proyectos

en los últimos 5 años

4 proyectos de al

menos 6.2 mdp sin IVA



Ingresos brutos mínimos anuales de

4.7 mdp


Nivel 2

8 proyectos


2 proyectos de al




Ingresos brutos mínimos anuales de 1.6 mdp


Nivel 3

4 proyectos


1 proyecto de al


• Se ordena la compra.

• Se logran mejoras en la calidad de los productos y confiabilidad de los proveedores.

• Se reducen los costos de transacción.

• Se reducen los tiempos en las adquisiciones.

• Se logra eficiencia en las operaciones de emergencia.

• Se logra eficiencia en el uso de las capacidades escasas.

• Se fortalece la gobernabilidad.

• Se fortalece la planeación presupuestaria.

• Se logran ahorros por promover la competencia.

• Se atienden requerimientos de emergencia.

4. Contrato Marco de Eventos: Ventajas

4. Contrato Marco de Eventos: Uso de Contratos Marco

Contratos MarcoN° Contratos Específicos Monto

Organización Integral de Eventos 475 1,636,420,927

Vales de Despensa 119 7,896,362,581

Mantenimiento Preventivo y Correctivo del Parque Vehicular 65 130,510,689Ropa de Trabajo, Calzado de Seguridad y Artículos de Protección Personal 46 190,941,201

Servicio de Reservación, Expedición y Entrega de Pasajes Aéreos 28 392,553,393

Calzado de Protección (Seguridad) 13 8,059,700

Call Center 7 12,924,224

Vacunas 3 90,412,005

Poda de Árboles y Brecha 2 572,856

Total general 758 10,358,757,576

4. Contrato Marco de Eventos: Información

http://www.funcionpublica.gob.mx/index.php/ua/sracp/upcp/contratos-marco.html


4. Contrato Marco de Eventos: Información

Para adhesión de proveedores al contrato marco y dudas sobre el mismo comunícate con: José Carlos Fabián Ylizaliturri Rodríguez Subdirector de Reingeniería de ProcesosUnidad de Política de Contrataciones PúblicasTeléfono (55) 2000-3000 Extensión [email protected]



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Marzo, 2013

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