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UNIVERSIDAD AUTONOMA SAN FRANCISCO

FUNDAMENTOS, HERRAMIENTAS Y TECNICAS DE CONTROLEN LAS ORGANIZACIONES

MATERIA SISTEMA DE ORGANIZACIONES INDUSTRIALES

DOCENTE: JORGE LUIS MANRIQUE LAS HERAS

ALUMNO: RODOLFO NUÑEZ NEYRA

CARRERA: ING. INDUSTRIAL SEMESTRE VI

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FUNDAMENTOS, HERRAMIENTAS Y TECNICAS DE CONTROLEN LAS ORGANIZACIONES

El control es el proceso más importante dentro de la labor de un administrador

teniendo en cuenta que las cosas funcionan de acuerdo a la manera como se

vigilen y se de la plena seguridad que se están cumpliendo para lograr los

objetivos de la empresa. Las actividades de una empresa tienen que ser

supervisadas con el máximo de control que garantice el desarrollo normal de sus

objetivos y lo que se ha planificado con anterioridad.

En las empresas se manejan diferentes enfoques de control, los cuales se pueden

fundamentar ya sea por sus mecanismos de mercado que están orientados a los

resultados para una mejor asignación de sus recursos ya que éstos se miden de

acuerdo a la competencia en sus precios y en relación con los del mercado. Así

mismo determinan las normas del sistema y las utilidades que finalmente serán

utilizadas y orientadas por los gerentes. Encontramos también el enfoque del

manejo burocrático el cual se basa en la autoridad organizacional y en el cómo se

emplean las diferentes reglas y políticas que permiten trabajar dentro de un

presupuesto. Por último y no menos importante encontramos el enfoque del clan

se encarga de regular el comportamiento entre los empleados con el fin de alinear

las normas, tradiciones y creencias

de los mimos; este junto con el enfoque burocrático, son en los cuales las empresas hacen mayor énfasis, no sin ser menos importante el de mercado.

Ahora bien, el fundamento principal del control está en la forma como los administradores desarrollen un sistema apropiado que ayude a la organización a alcanzar sus metas y a cumplir sus objetivos de la manera más eficiente, y así tener presente en qué momento sus objetivos y planes proceden como deben y qué acciones FUTURAS  se deben tomar.

En el desarrollo de cualquier proceso se debe tener en cuenta facilitar la delegación y el trabajo en equipo y a su vez darle importancia y valor al trabajo de las personas ayudándolos a enfrentar cualquier clase de cambios para que se cumplan ciclos más

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rápidos y eficientes en beneficio de la organización y su producción.

Un administrador debe ejercer diferentes tipos de control, estos pueden ser preventivos para que se pueda anticipar cualquier situación o problema, concurrentes que se mantengan mientras se da el desarrollo normal de las actividades y de retroalimentación para que se tomen medidas con el fin de mejorar ciertos puntos específicos que fallaron y que se desea que no se vuelvan a presentar en próximos ciclos.

Las organizaciones deben tener presente un sistema de control en todos los tipos de actividades que se realicen con el fin de que las diferentes áreas tengan un mejor desempeño y se mantengan fusionadas en forma eficaz para que la organización logre el éxito, pero a su vez debe tener presente la recopilación de la información en los datos y la vigilancia de los mismos.

Un sistema de control efectivo se logra cuando todos los miembros de la organización cumplen con exactitud, oportuna, económica y flexiblemente los lineamientos determinados por los entes gerenciales de la organización. También debe emplearse criterios razonables, tener planificación estratégica, resaltar la excepción, emplear criterios múltiples y sugerir acciones correctivas. Todos estos en razón a los objetivos propuestos por distintos periodos de tiempo ya que estos puntos son claves y deben estar encaminados únicamente en beneficio del normal funcionamiento de la organización.

Las herramientas y técnicas utilizadas en los diferentes sistemas de control pueden ser esenciales para el éxito de una organización. Para ser eficaces y eficientes, los gerentes necesitan la información correcta en el momento preciso y en el lugar exacto ya que sin éstas, es imposible lograr un buen desempeño. El propósito de un sistema de información gerencial (SIG) es proporcionar a los gerentes información exacta de manera ordenada y actual para la toma de decisiones y control, ya que este es un sistema empleado para proporcionar a la gerencia la información necesaria para controlar las diversas áreas organizacionales con eficiencia. Al medir el desempeño real, los gerentes necesitan información de lo que sucede dentro de sus áreas de responsabilidad. El SIG convierte la información en datos de manera que puedan ser utilizados por parte de los gerentes tanto generales como seccionales y está diseñado para cubrir las diversas necesidades ya que cada departamento debe abastecerse de la información requerida por su área con el fin de implementar estrategias que permitan un mayor y óptimo desempeño y por ende resultados que traigan ganancias para la organización.

En resumidas cuentas, el fundamento del sistema anteriormente mencionado es cambiar a que los gerentes tengan mayor participación directa con sus empleados teniendo en cuenta que su capacidad en la toma de decisiones va a mejorar las estructuras organizacionales y a que se vuelven más directas y sencillas.

Los empleados que utilizan las redes intraorganizacionales pueden realizar su trabajo con mayor eficiencia al saltarse niveles en la organización y evitando los obstáculos implícitos

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de tener que ir por los canales y conductos complicando la comunicación y enlace con sus superiores. Aun así, los gerentes seguirán teniendo la necesidad de visitar las oficinas de la compañía, visitar el área de talleres para hablar con los empleados acerca de sus problemas ya que tales comportamientos se esperan de un gerente interesado, un gerente que se preocupa por el bienestar de las personas a su cargo y un mejor rendimiento por lo tanto de los mismos.

Ahora bien, nada de lo anteriormente mencionado puede funcionar correctamente si no hay control en el área financiera que permita proporcionar la información de cuáles serán las utilidades ya que éstas son el objetivo y razón de toda empresa y es por esto que los gerentes necesitan de los presupuestos que son normas cuantitativas contra los cuales medir y comparar el consumo de los recursos de la organización para la implementación de los mismos. Los estados financieros trimestrales por ejemplo, proporcionan información que permite ver con claridad los gastos innecesarios en los que se ha incurrido con el fin de hacer las correcciones necesarias para impedir los mismos en un futuro, así mismo, sirven para saber con qué recursos se cuentan para cubrir los gastos de la empresa. 

Los presupuestos son una herramienta de planeación ya que direcciona a los entes de la organización, indica qué actividades son importantes, cuántos recursos deben asignarse a cada actividad y así mismo se utilizan para planear y controlar. Un administrador financiero deberá emitir el diagnóstico de situación financiera de la empresa y mantenerlo periódicamente actualizado, con el fin de detectar las debilidades y fortalezas del negocio, del sector, de la industria, de su zona de influencia, de su país o del mundo.

Si bien es importante la manera como se manejan los recursos financieros, también lo es como puedan controlarse las operaciones de una organización. El éxito de la misma depende en gran medida de su capacidad de producir bienes y servicios de una manera eficiente ya que está enfocado en las necesidades del consumidor. Las técnicas de control de operaciones se han diseñado con el fin de evaluar el funcionamiento de los procesos de transformación. El control de calidad va más allá del deseo de tener productos de calidad, es importante que se controlen los aspectos del sistema operacional con el fin de lograr una calidad exclusiva y competente no solo en productos sino en procesos.

Controlar inventarios es una de las tareas más importantes asociada con el control de las operaciones ya que la organización generalmente tiene una fuerte inversión en inventarios. Los gerentes quieren saber la cantidad apropiada de inventario a ordenar, la frecuencia para hacerlo, para esto se implementa tanto gráficas de control ACT y el modelo TLE (Tamaño de Lote Económico) los cuales buscan equilibrar los costos asociados con la orden y mantenimiento del inventario así como reducir los costos totales de mantenimiento y de orden.

Por último, es fundamental tener en cuenta los controles del comportamiento, sin los

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cuales sería imposible tener un control de los empleados, la disciplina y el desempeño de los mismos. La supervisión directa les permite a los gerentes controlar y darle manejo a los problemas del día a día y por tanto hacer las correcciones pertinentes que contribuyan no solo con el crecimiento de la organización sino la de los empleados individualmente como profesionales. Adicionalmente, el contacto directo entre gerentes y empleados, permite evitar que los pormenores se vuelvan problemas graves y que se pueda evaluar el desempeño de los trabajadores.

Como podemos ver, el control en una organización no solo se enfoca en los procesos administrativos sino también en los procesos de las personas o empleados ya que éstos deben articularse para el buen funcionamiento de la misma. Uno sin el otro no funcionarían y es fundamental que vayan de la mano con unos lineamientos claros y organizados que permitan culminar con éxito los propósitos y objetivos de una empresa que constantemente está compitiendo en un mercado cada vez más exigente.

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