CONTROL DE DOCUMENTOSEMPRESA IBERIACLAUSULA:

FECHA:

PROCESO SISTEMA DE GESTIONAREA INTEGRADACODIGO

1. Objetivo y Alcance Definir las actividades y criterios necesarios para la adecuada elaboracin, revisin, aprobacin, actualizacin y control de los documentos del Sistema Integrado de Gestin de la Empresa IBERIA. Comprende desde la identificacin de la necesidad de elaborar, modificar o anular un documento hasta el acceso y disposicin de los mismos. 2. Responsable El responsable de garantizar la adecuada aplicacin y ejecucin del presente documento es el Administrador del Sistema Integrado de Gestin. 3. Definiciones 1. 2. 3. 3.1. Documento Externo Documento que describe y regula actividades relacionadas con el Sistema Integrado de Gestin de la Empresa Iberia, generados al exterior del Sistema Integrado de Gestin. Estos documentos corresponden a Normas Obligatorias, Leyes, Decretos, Resoluciones, Acuerdos, Manuales de Proveedores y dems, relacionados con los procesos del Sistema Integrado de Gestin. Los nombres utilizados en las publicaciones originales de estos documentos se conservan en el Sistema Integrado de Gestin. 3.2. Documento Interno Documento que describe el quehacer de los procesos del Sistema Integrado de Gestin de la Empresa Iberia; son elaborados y generados al interior de la organizacin con el fin de mejorar la funcionalidad de sus procesos, dentro de ellos se contemplan los manuales de calidad, los procedimientos, instructivos, protocolos, guas, fichas de caracterizacin, formatos, planos, plan de calidad y los planes de control de calidad. 3.3. Manual de Calidad Documento que especifica el sistema de gestin de la calidad de la institucin

NOTA: El manual de la calidad pueden variar en cuanto a detalle y formato para adecuarse al tamao y complejidad de cada organizacin en particular. El Manual de la Calidad incluye: a) El alcance del Sistema Integrado de Gestin, incluyendo los detalles y la justificacin de cualquier exclusin.b) Los procedimientos documentados establecidos para el Sistema Integrado de Gestin, o referencia a los mismos. c) Una descripcin de la interaccin entre los procesos del Sistema Integrado de Gestin.

El Manual de Calidad debe ser un documento de presentacin de la Institucin, que se ensea a los clientes, usuarios y beneficiarios. Debe tener una imagen cuidada y es de carcter obligatorio para el Sistema Integrado de Gestin.4. CONTENIDO El documento es aprobado y adaptado con las firmas correspondientes del responsable de la Aprobacin, que siempre ser de la Alta Direccin. La preparacin de los documentos corresponde al funcionario del Sistema de Gestin Integrada, la revisin se comparte entre el Jefe de Sistemas, en cuanto a su contenido y la revisin de la adecuacin de los requerimientos del Sistema a su respectiva unidad de gestin: CALIDAD, SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE. La elaboracin, actualizacin, modificacin o eliminacin de un documento se realiza en cada grupo de mejoramiento de cada proceso con el fin de verificar la coherencia (que lo que se hace est documentado y lo que est documentado es como se hace), pertinencia y cumplimiento de los requisitos definidos por el Sistema Integrado de Gestin. Una vez elaborado, actualizado o modificado el documento, el lder del proceso si est conforme, firma en la casilla aprob con la fecha respectiva (o el funcionario asignado). En caso de que haya correcciones, lo remite al funcionario responsable para su correspondiente adecuacin; despus de realizadas, el lder verifica las modificaciones y firma en la casilla aprob con la respectiva fecha, dejando evidencia en el FAC-08 Acta de Reunin. Enva la solicitud para la validacin de los documentos a travs de FGT-12 Memorando a la Administracin del Sistema Integrado de Gestin, adjuntando el FAC-08 Acta de Reunin, y enviando los documentos elaborados, actualizados o modificados por correo electrnico para su revisin. Lo anterior con el fin de evitar el gasto innecesario en papelera. El controlador de documentos recibe la documentacin revisada y autorizada, verifica cambios y nmeros de revisin.Para facilitar la identificacin y manejo de los documentos se utiliza una codificacin alfanumrica de la siguiente manera: EJEMPLO: ABC-12 v. 34 A Tipo de documento BC Proceso - Guion 12 Consecutivo v. 34 - Versin La primera letra (A) identifica el tipo de documento as: H: Ficha J: Planos K: Planes de Calidad D: Planes de Control de Calidad M: Manual P: Procedimiento I: Instructivo T: Protocolo G: GuaF: Formato (Registro) E: Documento externo Las siguientes dos letras (B y C) identifican el proceso al que pertenece el documento. En el caso de los subprocesos, se identifica primero el proceso al que pertenece seguido de punto (.) y a continuacin las inciales del subproceso al que pertenecen los documentos EJEMPLO: PIS.VM-01 v.00 P - Tipo de documento IS - Iniciales del Proceso . Punto VM - Iniciales del Subproceso (si se hace necesario) - - Guion v. 00 Versin Una vez la Administracin del Sistema Integrado de Gestin oficia la validacin del documento, actualiza el consolidado del FAC-01 Listado Maestro de Documentos Internos, y el FAC-03 Listado Maestro de Formatos. La responsabilidad de garantizar el conocimiento y aplicacin de los documentos validados, corresponde a los lderes de cada proceso, quienes deben divulgarlo a sus colaboradores en reunin de grupo de mejoramiento e informar a los procesos con quienes interacta. La Administracin del Sistema Integrado de Gestin procede a realizar el ingreso al Centro Interactivo de la documentacin validada. Edicin de documentos.-Tamao de Papel: Los documentos del Sistema Integrado de Gestin de la Empresa IBERIA, se elaboran por lo general en tamao carta (caso de procedimientos, instructivos, guas, fichas, protocolos, entre otros). Nota: Los Formatos por ser un tipo especial de documento se elaboran en tamao carta u oficio (horizontal o vertical) segn la complejidad del documento. Mrgenes: los mrgenes para la elaboracin de todos los documentos del Sistema Integrado de Gestin son los siguientes: - Margen Izquierdo: 3 cm. - Margen Superior: 3 cm. - Margen Derecho: 3 cm. - Margen Inferior: 3 cm. - El encabezado y el pie de pgina se ubican a 1,5 cm del borde de la hoja. Los documentos del Sistema Integrado de Gestin contienen: Encabezado de Pgina: Tabla en todas las pginas del documento que consta de: - Logotipo: El logotipo de la Empresa al lado izquierdo. - Ttulo: Nombre del documento, estilo normal, fuente arial 11, Mayscula Inicial a excepcin de los conectores, (del, la, el, los, etc.) centrado y con negrilla. - Cdigo: Identificacin alfanumrica que se da a cada documento, y formato del Sistema Integrado de Gestin. - Pgina: Nmero que tiene cada pgina en el total del documento, por ejemplo: 2 de 13. - Las casillas Cdigo y Pgina deben ir en negrilla y alineadas a la izquierda. - La codificacin debe ir en mayscula, centrado y sin negrilla, la v de versin va en minscula. Pie de Pgina: slo se presenta en la primera pgina del documento y consta de:- Elabor: Identifica el nombre de la persona que elabor el documento.- Aprob: Identifica el nombre de la persona que aprob el documento (Lder del proceso). - Valid: Identifica el nombre del Administrador (a) del Sistema Integrado de Gestin. - Espacio: Lugar donde se hace la firma del responsable, sobre la palabra firma. - Nombre Legible: Debajo de la palabra firma debe digitarse el nombre de la persona responsable en cada casilla. - Fecha: Identifica la fecha en que se realiza cada una de las tres actividades anteriores; se escribe en formato alfanumrico en el orden de da, mes y ao. - Los ttulos Elabor, Aprob y Valid, tienen fuente Arial 8, negrilla y centrados en las casillas correspondientes. La casilla firma y nombre tienen como fuente Arial 6 sin negrilla y la fecha tiene fuente Arial 8 sin negrilla. Las dems pginas slo contienen el encabezado de pgina. Todo el texto de los documentos debe elaborarse en la fuente y tamao de letra Arial 11, el interlineado sencillo y en las palabras utilizadas con frecuencia tener en cuenta mayscula o minscula. Las dems condiciones de forma se asumen tal y como se han utilizado en el presente documento. DOCUMENTOS EXTERNOS.-Cuando el proceso identifica la necesidad de adoptar un formato externo el grupo de mejoramiento justifica su inclusin dejando evidencia en el FAC-08 Acta de Reunin y lo remite mediante el FGT-12 Memorando para su validacin a la Administracin del Sistema Integrado de Gestin. Si el documento corresponde a una norma el lder del proceso solicita el concepto de su aplicabilidad mediante FGT-12 Memorando al lder del proceso de Asesora Jurdica. Si el concepto es favorable el lder del proceso actualiza el FAJ-15 Matriz de Requisitos Legales del proceso, y la enva a la Administracin del Sistema Integrado de Gestin para su validacin, quien remite al proceso de Asesora Jurdica mediante FGT-12 Memorando para la actualizacin del FAJ-15 Matriz de Requisitos Legales y/o Normograma de la institucin. Si no es favorable el concepto, el lder del proceso autoriza al funcionario responsable el archivo del documento. Original y Copias Controladas Los documentos originales vigentes y debidamente firmados se encuentran en medio fsico archivados en el rea del Sistema Integrado de Gestin. Si el proceso requiere una copia en medio fsico lo solicita mediante FGT-12 Memorando por correo electrnico a la Administracin del Sistema Integrado de Gestin quien procede a fotocopiar los documentos y a colocar el sello de COPIA CONTROLADA envindolos al proceso solicitante debidamente relacionados en el FGT- 12 Memorando.

NOTA: Copia de los formatos por ser de uso constante no necesitan ser solicitadas a la Administracin del Sistema Integrado de Gestin ni deben llevar el sello de copia controlada.

Es responsabilidad del lder de cada proceso garantizar el uso y la disponibilidad de los documentos vigentes en los puntos de uso requeridos.

Copias No Controladas.-

Cuando un auditor, un funcionario externo o un ente externo requiera tener los documentos en medio fsico, debe pasar una solicitud por escrito en medio fsico o mediante correo electrnico a la Administracin del Sistema Integrado de Gestin debidamente justificada; si es aprobada la solicitud, se saca fotocopia de la documentacin solicitada colocndole la identificacin con el sello de COPIA NO CONTROLADA y relacionndola en el FGT-12 Memorando, FGT-14 Carta segn el solicitante.

Si lo que se requiere son formatos deben hacer la solicitud directamente al lder del proceso quien evala la pertinencia de la solicitud y no necesitan el sello de COPIA CONTROLADA.

Documentos Eliminados y Obsoletos.-En el caso que un documento del proceso haya perdido su vigencia debido a que se modific, actualiz o elimin, el lder de cada proceso garantiza la recoleccin de los documentos anulados u obsoletos de los puntos de uso y los enva a la Administracin del Sistema Integrado de Gestin quien les coloca el sello de DOCUMENTO OBSOLETO; se entregan nuevamente al proceso el cual los conserva por 3 meses por si surge alguna consulta, al trmino de los cuales debe incinerarlos.

NOTA: Los documentos que se encuentran en el archivo de la oficina de aseguramiento de la calidad en la carpeta de cada proceso y que se convierten en documentos obsoletos tambin son entregados con el respectivo sello al proceso.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIAISO 9001:2008ISO 14001OHSAS 18001