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teoria aplicacion control de obras
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Administración de Proyectos Ingeniería Civil en Obras Civiles + Facultad de Ingeniería
Universidad del Desarrollo
Carlos Edo. Fernández Constructor Civil, MSc PUC [email protected]
CONTROL DE PROYECTOS
“Monitorear y Controlar
el Trabajo del Proyecto
es el proceso de dar
seguimiento,
revisar e informar el avance a fin de
cumplir con los
objetivos de
desempeño definidos
en el plan para la
dirección del
proyecto” (la Obra).
Empresa - Proyecto
Monitorear y Controlar el Trabajo
del Proyecto
EMPRESA / ORGANIZACION
Validar el Alcance
Controlar el Alcance
Controlar las Comunicaciones
Controlar los Riesgos
Controlar las Adquisiciones
Controlar la participación de los
Interesados
Controlar el Cronograma
Controlar los Costos
Controlar la Calidad
Desarrollar el Plan para la
Dirección del Proyecto
Monitorear y Controlar el Trabajo del proyecto
Documentos del Proyecto
Dirigir el Equipo del proyecto
Gestionar las Comunicaciones
Controlar los Riesgos
Controlar las Adquisiciones
Realizar el Control Integrado de Cambios
Plan para la dirección del proyecto
Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto
Actualizaciones a los documentos del proyecto
Informes de desempeño del trabajo
Solicitudes de cambio
Informes de desempeño del trabajo
Informes de desempeño del trabajo
Activos de los procesos de la organización
Factores ambientales de la empresa
Control - Proyecto
Monitorear y Controlar el
Trabajo del Proyecto (Fundamentos para la dirección de Proyectos (Guía
de PMBOOK)
La importancia de este proceso
es que permiteComprender:
el estado actual del proyecto
Las medidas adoptadas
Las proyecciones del presupuesto
El Programa
El alcance
Control - Proyecto
El monitoreo y
control permite al
equipo conocer la
salud del proyecto
e identificar las
áreas que puedan
requerir una
atención especial
Control - Proyecto
Control - Proyecto
• Comparar el desempeño real con respecto a lo planificado
• Determinar la necesidad una acción preventiva o correctiva
• Identificar nuevos riesgos y analizar, revisar y monitorear los riesgos existentes
• Mantener información precisa y oportuna respecto de la obra o el proyecto y su documentación relacionada
• Proporcionar Información de respaldo del estado actual, medición del avance y las proyecciones a termino del proyecto
• Proyectar información referida al costo y al programa
• Monitorear implementación de cambios aprobados.
• Informar sobre el avance y el estado del proyecto a la gerencia, dado que forma parte de una carpeta de proyectos
El monitorear y controlar el trabajo de la obra o proyecto busca:
Control - Proyecto
“Las tareas o actividades involucran un proceso de
inventiva o creatividad, de tal modo que, si bien
es posible medir la eficiencia de ellas una vez
conocidos los resultados, las evaluaciones
intermedias “de avance” resultan bastante
difíciles y subjetivas. La apreciación del avance
estará dada, en gran medida, por la opinión del
mismo ejecutante, que no querrá confesarse
atrasado, de tal modo que se inclinará a creer que
puede dar término a su trabajo dentro del plazo
disponible. En estos casos, para ser eficaz, el
sistema de control deberá ser
necesariamente complejo.” Administración de Proyectos Civiles, Luis Fernando Alarcón- Mario Campero
Control - Proyecto
Los controles que deben
hacerse en la administración
de obras o proyectos son:
• Control de calidad • Control de avances
• Control de Costos
• Control de la gestión interna
Control – Costos del Proyecto
un sistema de control de costos puede generar
informaciones útiles para otros objetivos
importantes:
• Análisis para disminuir costos (Optimización
económica)
• Recopilar estadísticas (costos y unidades físicas)
• Prever recursos de caja (proyectar gastos para
conocer desembolsos)
• Revisar presupuestos de inversión
• Obtener información contable
Control – Costos del Proyecto
1. Registra las transacciones financieras de un proyecto
2. Describe el estado de avance del proyecto en relación a lo planificado originalmente (desviaciones, varianzas)
Esquema de
Control de Costos
Objetivos Estructura de Control de Costos
• Control de recursos estimados originalmente
• Identifica desviaciones del programa original
• Compatibilizar información contable de la compañía (conciliación de información)
• Estructura de Costos Contables versus Estructura de Costos con fines de
• Administración
• Ambos sistemas utilizan información de terreno para confeccionar sus reportes
• El sistema de costos con fines de administración requiere un nivel de detalle superior al sistema de costos contables
• Al final del proyecto ambos sistemas deben entregar la misma información
Control – Costos del Proyecto
Estructura de Costos Contables versus Estructura de Costos
con fines de Administración
Costos Contables: Organizan la información con el fin de conocer estados generales de la compañía: Estados Financieros, Balances, etc.
Costos con fines de Administración: Organizan la información con el fin de ayudar periódicamente a la toma de decisiones a través de reportes de control de costos
Control – Costos del Proyecto
Control - Proyecto
Ciclo de la Estructura de Control de Costos
1. Definir el Presupuesto del proyecto • Estimación detallada de costos (cantidad y precio)
• Predicción del comportamiento de los costos a lo largo
del proyecto (tiempo)
2. Project Environment (distractores del entorno) • Analizar situaciones reales que afectan los resultados y
producen desviaciones (condiciones de mercado, clima,
productividad, etc.)
3. Reportes de Administración • Generar canales de información eficientes que evalúen el
desempeño actual versus presupuesto original
4. Toma de decisiones • Identificar desviaciones
• Desarrollar políticas correctivas
Tarea: Con los Antecedentes de un Proyecto cualquiera se debe traer para próxima clase del día Jueves 15 de Octubre el PLAN DE CUENTAS CORRESPONDIENTE
Control – Costos del Proyecto
Que es el Plan de Cuentas?
Es el conjunto ordenado que incluye todas
las cuentas contables que se emplean en
una empresa. Son establecidas al comienzo
del ejercicio , sin embargo podrá modificarse
o complementarse durante el desarrollo de
las operaciones. No existe ninguna limitante
en cuanto al nombre o denominación que
debe llevar cada una de las cuentas que se
utilizan en la contabilidad para lo cual se
apela sólo al sentido común y al principio
contable de la exposición.
Control - Costos
Plan de Cuentas?
• El cuadro de Plan de Cuentas actúa
como menú, del cual los centros de
costos son escogidos dependiendo de
los requerimientos del proyecto.
• Es un Instrumento que se utiliza para
llevar y estudiar la situación financiera
del proyecto
Control - Costos
Plan de Cuentas:
• Debe ser lo suficientemente sensible
para mostrar alarmas que permitan
efectuar acciones correctivas.
• Generalmente el plan de cuentas se
basa en el itemizado de las
estimaciones de costos originales del
proyecto.
Control - Costos
Control – Costos del Proyecto
Definición Centros de Costos
• Son sub-elementos
generadores de costos del proyecto
• Elementos físicos: movimiento de
tierras, estructuras, montajes
específicos
• Elementos no fijos: bonos,
seguros asociados al proyecto, etc.
Secuencia necesaria para que el Plan de
Cuenta cumpla con sus funciones • Definir Presupuesto Base a partir de estimaciones
individuales de costos
• Definir Plan de Cuentas que atomiza el presupuesto
y lo representa en mejor forma
• Fijar línea base - Presupuesto Original
• Recolección de datos de terreno por parte de la
administración con fines comparativos
• Monitoreo de costos esperados y producción de
terreno
• Análisis de varianzas y toma de decisiones correctiva
• Registro de experiencia para futuras estimaciones
Control – Costos del Proyecto
1. Estructura de plan de cuentas: • Costos estimados por presupuesto
• Cuentas generales de la compañía y funciones
contables
• Nivel de detalle a controlar
• Interacción con otras cuentas del libro mayor.
2. Plan de Costos del proyecto: • Compatibilizar la estructura de cuentas de costo
con los registros atualizados de terreno (permitir
comparaciones)
• Relacionar el presupuesto estimado con el plan de
construcción y la programación en la formación de
una estructura de control de costos
Control – Costos del Proyecto
Diseño de la Estructura de control de costos
3. Recolección de información de costo:
Obtener información e integrable al sistema
de información de costos
4. Reportes de la información de costos del
proyecto: Definir información de costos es
relevante e importante para la administración
5. Ingeniería de costos: Procedimientos ha
implementar por la administración para
minimizar los costos
Control – Costos del Proyecto
Dependiendo de la administración, la
estructura de cuentas de costos puede ser
diseñada siguiendo dos propósitos:
1. Que la estructura de costos vaya a la par
con los requerimientos del libro mayor,
manteniendo las cuentas de costos
balanceadas. • Registro financiero balanceado en
concordancia con los requerimientos del SII y
las buenas practicas contables (GAAP)
Control – Costos del Proyecto
Esquema de cuentas de costos
2.Que la estructura de costos se diseñe
como una herramienta de información
para decisiones de la administración,
independiente de la información
contable.
• No necesariamente debe estar balanceado
En ambos casos, la recolección de costos se refiere a
una cuenta de costos ( sub elemento del plan de
cuentas).
Control – Costos del Proyecto
Codificación de Cuentas • Identificación de toda la información
requerida
• Consolidar información (generalidades a
información detallada)
• Permitir la identificación de toda la
información que conforma el total
• Diseñada par ser utilizada por los sistemas
computacionales
• Debe ser compatible con los datos
históricos y actuales
Control – Costos del Proyecto
Control – Costos del Proyecto
Integración de Tiempo y Costos 1. Definir Presupuesto Base
2. Plan de Cuentas y Codificación
3. Definir estructura de control de costos
utilizando como parámetro el
presupuesto base
4. Desarrollar Programa del Proyecto
5. Integración
Objetivos Informes de Control
• Mano de Obra
• Materiales
• Equipos
• Subcontratos
• Otros
• Gastos Generales
• Determinar Variaciones respecto del
Cierre de Propuesta o POM
Control - Costos
Toma de Decisiones y coordinación • Gerente General
• Gerente Proyecto
• Administrador
• Jefe Oficina Técnica
• Jefe de Terreno
• Jefe de Calidad
Planificación de la Obra
Control - Costos
Contrato Base: Contrato Original equivalente a
la Oferta Económica. Puede estar compuesto por
contrato tipo Suma Alzada o Precio Unitario.
S.A.
P.U.
Util.
CO
STO
VEN
TA
Contrato Base
Control - Costos
• POM (Presupuesto de Obra
Modificado): Modificación del Presupuesto
original debido variaciones en las partidas a Precio
Unitario, Obras Extraordinarias y/o Reclamos.
Control - Costos
• Budget: Costo real de precios y cantidades de
Mano de Obra, materiales, equipos, subcontratos y
otros, necesarios tanto para ejecutar el contrato
original, como las Obras Extraordinarias.
Control - Costos
• Clave para el Control: Asignar Cuentas
Contables a los distintos recursos para determinar
las variaciones del BUDGET al ser comparado con
el POM.
M.O
MAT
GG
CO
STO
VEN
TA
POM
EQ
S/C
Utilidad
5010XX
5020XX
5060XX
5040XX
5050XX
M.O
MAT
GG
CO
STO
VEN
TA
BUDGET
EQ
S/C
Utilidad
5010XX
5020XX
5060XX
5040XX
5050XX
Control - Costos
RECORDANDO CONCEPTOS
HH:
PF (Productivity Factor):
FF (Factor Final):
CF (Cost Factor):
H.H. REAL GANADAS OBRA:
MOD (Mano de Obra Directa):
MOI (Mano de Obra Indirecta):
Control - Costos
Control - Costos
HH: Horas-Hombre.
PF (Productivity Factor): Factor de rendimiento calculado a partir
de la división de Horas Gastadas por Horas Ganadas. Este factor debería
ser menor o igual a 1.
FF (Factor Final): Factor calculado a partir de la multiplicación de PF
por CF.
CF (Cost Factor): Factor de rendimiento calculado a partir de la
división de Costo Gastado (Real) por Costo Ganado (Presupuestado). Este
factor debiera ser menor o igual a 1.
H.H. REAL GANADAS OBRA: Son las horas hombre ganadas por la
obra incluidos los subcontratos.
MOD (Mano de Obra Directa): Desde Capataz hacia abajo en
la organización jerárquica.
MOI (Mano de Obra Indirecta): Desde Supervisor hacia arriba en
la organización jerárquica. Sólo residentes en el proyecto, no se incluye el
Gerente General, Gerente de Operaciones y Gerente de Proyecto.
RECORDANDO CONCEPTOS
Control - Costos
RECORDANDO CONCEPTOS
PRESTO:
PRESUP. REDIST.:
S. A. (Suma Alzada):
P. U. (Serie de Precios Unitarios):
Control - Costos
PRESTO: Software que permite el cálculo de presupuestos mediante el
análisis de los recursos y actividades a ejecutar en un proyecto.
PRESUP. REDIST.: Presupuesto Original de Contrato Redistribuido.
Corresponde al valor neto de venta de cierre del contrato, considerando
el costo de las cuadrillas a valor de estudio, especificando los costos
asociados de alimentación, traslado, elementos de protección personal,
artículos de oficina, materiales de consumo proporcional y herramienta
menor proporcional.
S. A.: Suma Alzada. Corresponde a un tipo de contrato, en el cual se
acuerda con el Cliente un monto fijo por la ejecución de una obra o
parte de ella. Generalmente se aplica a casos cuando el producto está
bien definido.
P. U.: Precio Unitario. Corresponde a un tipo de contrato, en el cual
generalmente el producto no está bien definido. Se acuerda con el
Cliente un precio unitario por la ejecución de una actividad, servicio o
recurso que en su conjunto, define la obra o parte de ella.
RECORDANDO CONCEPTOS
Indicadores
• PF (Productivity Factor): HH Gastadas sobre
HH Ganadas
120.000 HH
100.000 HH
Proy. 200.000 HH
Control Tiempo
Programación PF > 1
110.000 HH
130.000 HH
Proy. 200.000 HH
Control Tiempo
Programación PF < 1
Control - Costos
Indicadores • CF (Cost Factor): Costo Gastado sobre Costo
Ganado
M$ 14.000
M$ 13.000
Proy. M$ 25.000
Control Obra
Estado de Pago CF > 1
M$ 13.000
M$14.500
Proy. M$ 25.000
Control Obra
Estado de Pago CF < 1
Venta
Costo Util. Estado de
Pago
Control - Costos
Indicadores
• FF (Final Factor): PF x CF
Factor utilizado para proyectar cantidad
(PF) y Costo (CF) de la Mano de Obra
Directa a utilizar durante el proyecto.
Control - Costos
Indicadores
• Consideraciones: Los factores son medidos
en un periodo determinado de la obra. Deben
analizarse bajo un contexto. Ejemplo:
E. P. 1
BUDGET
POM
Costo Util
E.P. 3
Costo Util
Costo Util Costo Util
E.P. 6
Costo Util
Costo Util
CF > 1 CF >> 1 CF < 1
Control - Costos
Informes de Control
Resumen Estado de Contrato.
Presupuesto Ventas Contrato Original y
POM Actualizado.
Cuadro Resumen Obras Extraordinarias.
Cuadro Resumen Reclamos.
Cuadro Facturación Obras Ordinarias y
Extraordinarias.
Cuadro Resumen Avance (Facturado más
Desfasado).
Presupuesto Budget Actualizado.
Control - Costos
Informes de Control
Resumen Plan de Cuentas.
Detalle Gastado.
Detalle Plan de Cuentas.
Análisis y Proyección de Mano de Obra Directa.
Weekly.
Detalle de Cuentas de Beneficios e Insumos de Mano de Obra Directa.
Análisis de Incidencia de Materiales y Control de Pérdidas.
Control - Costos
• Programación de Equipos (Carta Gantt).
• Análisis de Subcontratos.
• Programación de Mano de Obra Indirecta.
• Control Avance de Obra.
• Planning Obra.
Control - Costos
Informes de Control
Relaciones entre Informes
PRESTO BUDGET OBRA, OOEE Y CLAIMS
PLANNING OBRA (BUDGET)
PRESTO POM OBRA, OOEE Y CLAIMS
CONTROL DEL ESTADO DE CONTRATO
PRESUPUESTO CIERRE PROP.
E. DE PAGO OBRA, OOEE Y CLAIMS
OBRA COMPRAS/SUMINISTROS INFORME CONTABLE
DE COSTOS REALES
Relaciones entre Informes
ANEXO B-1. VENTA INICIAL Y POM
ANEXO A ESTADO DE CONTRATO
ANEXO C OBRAS EXTRAORD.
ANEXO D RECLAMOS
ANEXO E-2 RESUMEN AVANCE ANEXO F-2A
RESUMEN PLAN DE CUENTAS
PRESTO POM
ANEXO F-2B DETALLE PLAN DE CUENTAS
ANEXO E-1 AVANCE FACTURADO
FACTURAS
CONTROL BASES TÉCNICAS
CONTROL PLANOS O NUEVOS REQ. CLIENTE
Relaciones entre Informes
OTRAS PROYECCIONES
PLANNING OBRA
ANEXO F-6 CONTROL EQUIPOS
ANEXO F-8 CONTROL MOI
JEFE TERRENO ANEXO F-2B-2C CONSULTA CUENTA
CONTROL OBRA
ANEXO AUXILIAR MOD
OFICINA TÉCNICA JEFE DE TERRENO
VENTAS
CTO. OFICIAL (ESTUDIO)
PROYECCIONES
POM
CLAIMS OO.EE.
APROBADAS
EN REVISION
CUBICACIONES ACTUALIZADAS
MENSUALMENTE
REAJUSTE (INDICE REAJUST.)
COSTOS
COSTOS CTO. REDISTRIBUIDO
BUDGET ACTUALIZADO
PRECIOS RECURSOS NUEVOS
CF FF
PF
HHPROYECTADAS
BENEFICIOS PROPORCIONALES HH
% PERDIDA REAL MATERIALES
CARTA GANTT DE EQUIPOS
ANALISIS DE SUBCONTRATOS
PROGRAMA MANO OBRA INDIRECTOS
AVANCE
FACTURACION CLAIMS OO.EE. CTO
ORIGINAL
EP
FACTURACION DESFASADA
REAJUSTE VARIACION INDICE REAJUSTABILIDAD.
CLAIMS OO.EE.
CLAIMS OO.EE.