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NOTA: Este documento es propiedad intelectual del Sistema de Bibliotecas, se prohbe su reproduccin total o
parcial sin previa autorizacin escrita de su propietario.
Control de salidas no conformes Sistema Bibliotecas
PRO-45-1-03-02
FECHA PUBLICACIN 06/03/2018
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Efectividad Institucional Sistema de Calidad Institucional Sistema de Gestin de la Calidad del
Sistema de Bibliotecas
Direccin de Planeacin y Evaluacin | 1
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO ..................................................................................................................................... 2
2. ALCANCE ...................................................................................................................................... 2
3. NORMATIVIDAD .......................................................................................................................... 2
3.1. Directrices ........................................................................................................................... 2
3.2. Lineamientos ....................................................................................................................... 2
4. DEFINICIONES .............................................................................................................................. 4
5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES ............................................................. 4
5.1. Diagrama de flujo Control de salidas no conformes Sistema Bibliotecas ..................... 4
5.2. Descripcin de actividades - Control de salidas no conformes Sistema Bibliotecas ........ 4
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................................. 7
7. RIESGOS ....................................................................................................................................... 7
8. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................... 8
9. APROBACIN ............................................................................................................................... 8
NOTA: Este documento es propiedad intelectual del Sistema de Bibliotecas, se prohbe su reproduccin total o
parcial sin previa autorizacin escrita de su propietario.
Control de salidas no conformes Sistema Bibliotecas
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Efectividad Institucional Sistema de Calidad Institucional Sistema de Gestin de la Calidad del
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Direccin de Planeacin y Evaluacin | 2
1. OBJETIVO Asegurar que los productos y servicios no conformes del Sistema de Bibliotecas se identifiquen y controlen a fin de prevenir el uso o entrega no intencionada a los usuarios, estableciendo las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento.
2. ALCANCE
Este documento inicia con la identificacin del producto/servicio no conforme, la disposicin y el tratamiento y, finaliza con la medicin peridica y la toma de acciones de acuerdo a resultados.
Aplica para los procesos de Gestin de Colecciones, Gestin de la Preparacin de los Recursos de Informacin y Gestin de Servicios de Informacin.
Este documento debe ser aplicado por todo el personal de la Organizacin.
3. NORMATIVIDAD
3.1. Directrices
Norma ISO 9001 de 2015 (Numerales 8.6. Liberacin de los productos y servicios, 8.7. Control de las Salidas No Conformes y 10.2) No conformidad y accin correctiva.
PDI 2016-2020 Sistema de Bibliotecas: Implementar el Sistema de Gestin de Calidad para
los procesos y la gestin del Sistema de Bibliotecas con miras a lograr la certificacin de
calidad bajo la norma ISO 9001:2015.
3.2. Lineamientos
El Sistema de Bibliotecas tiene establecidos y mantiene actualizados documentos para
asegurar la prevencin del uso no intencionado o la disposicin del producto y/o servicio no
conforme con los requisitos especificados y que afectan directamente la calidad de la
prestacin del servicio.
De acuerdo a la naturaleza del Sistema de Bibliotecas (Servicio) el producto/servicio No
Conforme no se puede eliminar en su totalidad, este debe mitigarse a travs de acciones
que garanticen la disminucin de ocurrencia de los eventos presentados. La accin estipula
la identificacin, revisin, evaluacin, disposicin y la documentacin del producto/servicio
no conforme y la socializacin de la implementacin de nuevas acciones tomadas una vez
verificada su eficacia.
NOTA: Este documento es propiedad intelectual del Sistema de Bibliotecas, se prohbe su reproduccin total o
parcial sin previa autorizacin escrita de su propietario.
Control de salidas no conformes Sistema Bibliotecas
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El producto/servicio no conforme se debe identificar y registrar en el formato establecido
por el Sistema de Gestin de la Calidad. Dichos registros estn sujetos a las directrices
especificadas de acuerdo a la naturalidad del producto/servicio no conforme.
En el momento en que se identifique un producto/servicio no conforme y ste no este
contemplado en la Matriz de Identificacin Producto/Servicio No Conforme (FOR-45-1-03-
07), su registro debe documentarse y posteriormente evaluar si el producto/servicio cumple
o no con las especificaciones para ser clasificado como producto no conforme dentro de la
matriz.
Cualquier colaborador del Sistema de Bibliotecas puede identificar un producto/servicio no
conforme e informar al lder del Sistema de Gestin de la Calidad para realizar el registro de
una no conformidad relacionada con el producto y/o servicio no conforme, teniendo en
cuenta las especificaciones establecidas.
Con base en los anlisis (resultados de las mediciones, quejas/reclamos de usuarios,
auditorias u otras), el producto/servicio no conforme se mitiga tomando las acciones de
mejora pertinentes cuando sea aplicable, de acuerdo a las especificaciones establecidas.
Si un producto/servicio es corregido, ste debe ser verificado antes de su disposicin para
que este cumpla con los requerimientos y especificaciones estipuladas en el presente
documento.
TRATAMIENTO DE LAS NO CONFORMIDADES RELACIONAS CON EL PRODUCTO/SERVICIO NO
CONFORME
El lder de cada proceso debe asegurar que los productos/servicios que no cumplen con los
requisitos especificados, se controlan para prevenir su disposicin, aplicacin o instalacin
no planificada.
El lder de cada proceso debe realizar las siguientes actividades:
Revisar: Determinar el impacto de la no conformidad sobre la prestacin del servicio y en la operacin, y de acuerdo al producto/servicio no conforme tomar la accin respectiva.
Evaluar: Inspeccionar o ensayar el producto/servicio antes y despus de su
disposicin (liberacin o correccin), conservando siempre los registros de la
evaluacin; los registros deben ser relacionados en el formato FOR-45-1-03-07
Matriz de Identificacin Producto/Servicio No Conforme, cuando sea aplicable.
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Disponer: Determinar qu accin tomar para el producto/servicio no conforme,
buscando siempre el mejor control, tanto para el usuario como para el Sistema de
Bibliotecas. En esta disposicin se debe tener en cuenta las especificaciones en el
FOR-45-1-03-07 Matriz de Identificacin Producto/Servicio No Conforme.
SOLICITUD DE LAS ACCIONES (CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA)
La accin correctiva se solicita y documenta solo en casos en que por el anlisis realizado se determine que es necesario.
La accin preventiva se solicita y documenta cuando dentro de los anlisis se detecta alguna tendencia recurrente en la presencia del producto/servicio no conforme, el cual debe ser registrado en el formato establecido por el SGC (FOR-45-1-03-19, Matriz de Control y Seguimiento de Acciones).
Las acciones de mejora deben ser utilizadas para proponer planes que conlleven a la mitigacin parcial o total del producto/servicio no conforme, las cuales deben garantizar el tratamiento adecuado que aumente la eficacia. Nota: Toda solicitud para documentar una accin correctiva, preventiva o de mejora debe registrarse en el formato FOR-45-1-03-19, Matriz de Control y Seguimiento de Acciones.
4. DEFINICIONES
Matriz de salidas no conformes: mecanismo de identificacin control y descripcin de las especificaciones de las salidas no conformes de los procesos claves del Sistema de Bibliotecas.
Salidas no conformes: resultado de un proceso que no es conforme con sus requisitos.
5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES.
5.1. Diagrama de flujo Control de salidas no conformes Sistema Bibliotecas 5.2. Descripcin de actividades - Control de salidas no conformes Sistema Bibliotecas
ENTRADA Producto/Servicio No Conforme
PROVEEDOR Partes interesadas del Sistema de Bibliotecas.
SALIDA La disposicin y tratamiento al producto no conforme, as como la toma de acciones necesarias para mitigar el uso no intencionado del PSNC.
CLIENTE Procesos claves (Gestin de Colecciones, Gestin de la Preparacin de los Recursos de Informacin y Gestin de Servicios de Informacin) del Sistema de Bibliotecas
PRO-45-1-03-02
CONTROL DE SALIDAS NO CONFORMES SISTEMA BIBLIOTECASLID
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1- Identificar salida no conforme
2- Registrar el producto/
servicio no conforme
3-Determinartratamiento del
producto/servicio no conforme
4-Verificar producto/
servicio no conformeDefinir accin correctiva
5- Definir accin correctiva
6-Retroalimentar al personal
pertinente sobre las acciones
tomadas
FOR-45-1-03-07 Matriz de Identificacin Producto/Servicio No Conforme.
PRO-45-1-03-04 Implementacin, control y seguimiento de acciones
de mejora
FOR-45-1-03-19, Matriz de Control y Seguimiento de
Acciones.
PRO-45-1-03-02 Control salidas no conformes DF.vsdPlantilla 1sa.rodriguez204Archivo adjuntoPRO-45-1-03-02 Control salidas no conformes DF.pdfNOTA: Este documento es propiedad intelectual del Sistema de Bibliotecas, se prohbe su reproduccin total o
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ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS
1 Identificar
producto/servicio no conforme
Identificar el producto/servicio no conforme antes o durante la prestacin del servicio, (ver Matriz de Identificacin de producto/ servicio no conforme). Nota: De acuerdo a la naturaleza de la compaa el Producto/Servicios No Conforme puede mitigarse a travs de acciones que garanticen la disminucin o en tal caso mantener controlado el flujo o aumento de eventos presentados. La accin estipula la identificacin, revisin, evaluacin, disposicin y la documentacin del producto y/o servicio no conforme y la notificacin a las funciones involucradas.
Lder de Proceso
Personal de Sistema de Bibliotecas
FOR-45-1-03-07 Matriz de
Identificacin Producto/Servicio
No Conforme.
2
Registrar el
producto/servicio
no conforme
Registrar el producto/servicio no conforme en el formato en la Matriz de Identificacin Producto/Servicio No Conforme, una vez identificado.
Lder de Proceso
Personal de Sistema de Bibliotecas
FOR-45-1-03-07 Matriz de
Identificacin Producto/Servicio
No Conforme.
3
Determinar tratamiento del
producto/servicio no conforme
Determinar las medidas (acciones) de solucin para dar tratamiento al Producto/Servicio No Conforme detectado(s), de forma inmediata y registrar en la Matriz de Identificacin de Producto/Servicio No Conforme. En caso de que un producto/servicio no conforme sea repetitivo, su impacto (consecuencias) entorpezca el cumplimiento del objetivo del proceso y/o misin del Sistema de Bibliotecas o contunda el normal desarrollo de las actividades del proceso, se implementar una accin correctiva, de lo contrario se implementara una correccin (Para
Lder de Proceso
Lder del Sistema de Gestin de la
Calidad
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Identificacin Producto/Servicio
No Conforme.
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lo cual no es necesario realizar anlisis extensivo). Nota: un producto/servicio no conforme ser entregado al cliente/usuario bajo previo consentimiento y autorizacin del mismo y/o del lder del Proceso.
4 Verificar
producto/servicio no conforme
Proceder a verificar la eficacia de las acciones implementadas para dar tratamiento al producto/servicio no conforme. En caso de que los resultados de las acciones implementadas para dar tratamiento al producto/servicio no conforme no sean eficaces, se procede a la identificacin e implementacin de una accin correctiva.
Lder de Proceso
Lder del Sistema de Gestin de la
Calidad
FOR-45-1-03-07 Matriz de
Identificacin Producto/Servicio
No Conforme.
5 Definir accin
correctiva
Definir una accin correctiva cuando se ha pasado incumplido con el criterio mximo permitido de tolerancia, teniendo en cuenta lo descrito en la Matriz de Identificacin Producto/Servicio No Conforme. Nota: Para implementar una accin correctiva se debe tener en cuenta lo descrito en el PRO-45-1-03-04 Implementacin, control y seguimiento de acciones de mejora
Lder de Proceso
Lder del Sistema de Gestin de la
Calidad
FOR-45-1-03-07 Matriz de
Identificacin Producto/Servicio
No Conforme.
PRO-45-1-03-04 Implementacin,
control y seguimiento de
acciones de mejora
FOR-45-1-03-19,
Matriz de Control y Seguimiento de
Acciones.
6
Retroalimentar al personal
pertinente sobre las acciones
tomadas
Informar al personal sobre las acciones correctivas y preventivas tomadas, acciones inseguras, barreras que fallaron y acciones de mejora a implementar.
Lder de Proceso
Lder del Sistema de Gestin de la
Calidad
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6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
7. RIESGOS
OPERATIVO
No identificar a tiempo el producto/servicio no conforme.
No realizar el registro del producto/servicio no conforme.
CALIDAD DE SERVICIO
Demoras en las soluciones.
No respuesta a los reportes.
Toma de acciones ineficaces.
INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadmica, administrativa,
entidad)
FOR-45-1-03-07 Matriz de Identificacin Producto/Servicio No Conforme.
PRO-45-1-03-04 Implementacin, control y seguimiento de acciones de mejora
FOR-45-1-03-19, Matriz de Control y Seguimiento de Acciones.
ISO 9001:2015
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8. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIN ACTUALIZACIN FECHA
0 Elaboracin 19/10/2015
Publicacin 17/05/2016
1 Elaboracin 06/12/2016
Publicacin 16/12/2016
2 Elaboracin 23/02/2018
Publicacin 06/03/2018
9. APROBACIN
ELABOR Vanessa Etayo Gestor de Proyectos 23/02/2018
REVIS Sergio Alejandro Rodriguez Ingeniero Procesos 06/03/2018
APROB Liliana Caballero Jefe Administrativa Sistema
Bibliotecas 02/03/2018