CONTROL INTERNO1.- DEFINICIONES DEL CONTROL INTERNO El control interno puede definirse como un conjunto de procedimientos, polticas, directrices y planes de organizacin los cuales tienen por objeto asegurar una eficiencia, seguridad y orden en la gestin financiera contable y administrativa de la empresa (salvaguardia de activos, fidelidad del proceso de informacin y registros, cumplimiento de polticas definidas, entre otros). Segn Lara (2007) se define como el plan de organizacin y el conjunto de mtodos y procedimientos que aseguren que los activos estn debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente y se cumplen segn las directrices marcadas por la direccin. Segn Estupin (2006) el informe COSO establece que el control interno es un proceso, ejecutado por la junta directiva o consejo de administracin de una entidad por su grupo directivo (gerencial) y por el resto del personal diseado especficamente para proporcionarles seguridad razonable de conseguir en la empresa las tres siguientes categoras de objetivos: Efectividad y eficiencia de las operaciones. Suficiencia y contabilidad de la informacin financiera. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. 2.- CARACTERSTICAS DEL CONTROL INTERNO Debe comprender un plan de organizacin flexible, simple donde se defina claramente lneas de autoridad y de responsabilidad. Es concebido y ejecutado por personas de todos los niveles de la organizacin a travs de sus acciones y palabras.

Proporciona una seguridad razonable, ms que absoluta, de que se lograrn los objetivos definidos. Debe contener un sistema de autorizacin que contemple accin sobre activos, pasivos, ingresos y gastos mediante el control de las operaciones a travs del registro. 3.- FUNCIONES PRINCIPALES DEL CONTROL INTERNO Promover operaciones metdicas, econmicas, eficientes y eficaces, as como los productos y servicios de la calidad esperada. Preservar al patrimonio de prdidas por despilfarros, abuso, mala gestin, errores, fraudes o irregularidades. Respetar las leyes y reglamentaciones, como tambin las directivas. Obtener datos financieros y de gestiones completas y confiables presentados a travs de informes. 4.- CLASIFICACIN O TIPOS DE CONTROL INTERNO Control Administrativo: Se relaciona con las normativas y los procedimientos existentes en una empresa vinculados a la eficiencia operativa y al acatamiento de las polticas de la Direccin. Normalmente solo influyen indirectamente en los registros contables. Ejemplos: Contrataciones, planificacin y ordenacin de la produccin, relaciones con el personal, entre otros) Control Contable: Comprende el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos cuya misin es la proteccin de los activos, la fiabilidad y validez de los registros y sistemas contables. Ejemplos: Documentacin, soporte de los registros, conciliaciones de cuentas, existencia de un plan de cuentas, repaso de asientos, normas de valoracin. Estos son relevantes para expresar una opinin de auditora sobre unos estados financieros, se subclasifican en:

Controles Bsicos: Aquellos necesarios para la exactitud de los registros contables, asegurando que todas las transacciones son total y exactamente registradas. Disciplinas sobre Controles Bsicos: Aquellos procedimientos de custodia, divisin de responsabilidades y supervisin, diseados para asegurar la continua y adecuada operacin de los controles bsicos y proteccin de los activos. Estos dos controles (Administrativo y Contable) se entremezclan muchas veces debido a que ambos son factores comunes en la gestin empresarial. La administracin se apoya en la contabilidad. Pregunta: El auditor independiente debe centrar su trabajo en cul de estos controles? En los controles contables por las repercusiones que stos tienen en la preparacin de la informacin financiera. No obstante, si el auditor considerara que ciertos controles administrativos pueden tener importancia respecto a las cuentas anuales, debe efectuar su revisin y evaluacin. 5.- EJEMPLOS DE CONTROL INTERNO Las empresas utilizan controles internos como gua para sus operaciones y, sobre todo para evitar fraudes y errores en sus sistemas. Por ejemplo, suponga que usted es propietario y administrador de un negocio especializado en el servicio de jardinera. Su empresa tiene varios grupos de trabajadores, quienes cuentan con un vehculo y equipo. Cules son algunos de los problemas que enfrentara como administrador para controlar las operaciones de esta empresa? A continuacin se detallan algunos: Ejemplos:

Los servicios deben proporcionarse con puntualidad. La calidad de los servicios de jardinera debe satisfacer las expectativas de los clientes, los trabajadores deben trabajar las horas que se les pagan. El equipo de jardinera debe usarse exclusivamente para cumplir con los compromisos de la empresa. Los vehculos deben usarse slo para cumplir con las actividades de la empresa. Los servicios prestados se deben facturar y cobrar a los clientes. Cmo enfrentara algunos de estos problemas? Por ejemplo, podra programar el trabajo al iniciar cada da y luego supervisar el trabajo al terminar la jornada para cerciorarse de que se cumplieron las normas de calidad; podra realizar inspecciones sorpresa presentndose en el lugar de trabajo a distintas horas y, al azar para cerciorarse de que los equipos trabajan de acuerdo con lo programado; podra requerir que los empleados registraran su entrada y salida en el reloj checador para tener la certeza de que se les pagan las horas que trabajaron; podra pedir a los equipos de trabajo que devolvieran los vehculos y el equipo a un sitio central para as evitar su uso no autorizado; podra anotar en un registro la lectura del odmetro al final de cada da para verificar que los vehculos no se utilicen con fines personales. Por ltimo, podra facturar a los clientes despus de supervisar el trabajo y luego verificar que las cuentas se cobren. Todos los anteriores son ejemplos de control interno. 6.- ALCANCES DEL CONTROL INTERNO En todo sistema de control interno se deben definir unos alcances los cuales variarn dependiendo de las distintas caractersticas que integran la estructura del negocio. La responsabilidad en la decisin de estos alcances para un adecuado control recae siempre en la Direccin en funcin de sus necesidades y objetivos. Las variables a considerar dependern siempre de las distintas actividades del negocio o clases de organizacin y departamentos que la componen, tamao, volumen de transacciones y tipo de operaciones, as como la distribucin geogrfica de la organizacin, entre otras.

En empresas de gran tamao ocurre que los distintos procedimientos, controles y sistemas de registro que utilizan no son operativos ni prcticos en organizaciones de menor dimensin. En pequeas empresas la necesidad de un control formal, con el objeto de obtener fiabilidad en la informacin y registros, es menor al asumir la Direccin un papel ms directo y personal en el negocio. 7.- ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO Y SUS PAUTAS Los elementos sobre los que se tiene que basar un sistema de control interno deben de ser lo suficientemente amplios como para cubrir toda la esfera de la empresa: Existen tres aspectos a considerar: a) Organizacin estructural. b) Polticas y procedimientos contables y operativos. c) Supervisin. a) Organizacin Estructural La organizacin de una empresa debe venir reflejada en el organigrama funcional de la misma, definindose en cada lnea de responsabilidades de cada cual, autoridad, canales de comunicacin y los diferentes niveles de jerarqua. Las pautas que se deben considerar en la organizacin son las siguientes: Divisin de departamentos y sus responsabilidades La organizacin se estructura en departamentos. En cada uno de ellos se debe definir, de una manera clara y precisa, las funciones y tareas a realizar por el personal as como sus correspondientes responsabilidades. En todos los negocios existen departamentos de compra, ventas, almacn, contabilidad, entre otros., en donde la direccin y coordinacin de los mismos es imprescindible para aportar una coherencia a la gestin del negocio. Por ejemplo, es necesario que existan personas autorizadas para realizar pedidos, firmar cheques, adoptar decisiones en cuanto a cancelacin o regularizaciones de

incobrables, aceptacin de presupuestos, registro de ciertas transacciones, entre otras.

Divisin de funciones La divisin de funciones y responsabilidades es de gran importancia para los distintos departamentos, secciones y personal de la empresa. Con ello se evita que una misma persona efecte el ciclo de una transaccin, es decir, autorizacin, ejecucin, registro y custodia y proteccin de activos. El objetivo de esta segregacin es reducir el riesgo de errores y asegurar que no se produzcan situaciones de fraude. As pues, existir una adecuada separacin de competencias para cada transaccin en cuanto a su: - Autorizacin y ejecucin. - Custodia de los activos involucrados en la transaccin. - Evidencia documental y registro contable. Es recomendable que todas estas responsabilidades, junto con el lmite de autoridad de las mismas, estn definidas y reflejadas por escrito. El factor humano Entre las garantas bsicas para que el control interno sea efectivo y cumpla su finalidad, est la presencia de un personal responsable, eficiente, motivado y capacitado, ya que es en l donde se apoya toda la estructura funcional y organizativa de la empresa. El factor humano puede suponer tanto una de las mayores confianzas en el sistema de organizacin como uno de los mayores riesgos en el incumplimiento de los fines del control. Los aspectos que contribuyen a que el personal constituya un medio adecuado en la estructura organizativa son: - Seleccin adecuada del personal, siguiendo para ellos unas bases definidas segn el puesto de trabajo. - Seguimiento del rendimiento.

- Remuneraciones objetivas acordes con la capacidad de la persona y su responsabilidad en el puesto, as como incentivos sujetos al alcance de los objetivos. - Posibilidades de promocin en cuanto a puesto y responsabilidades. - Entorno de trabajo apropiado, seguridad en el mismo, horarios racionalmente definidos, entre otros. 8.- POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y OPERATIVOS Es necesario que existan un conjunto de reglas y normas de actuacin que rijan tanto el proceso informativo-contable como el sistema operativo de la empresa (aprovisionamiento, produccin, comercializacin, administracin de recursos financieros, recursos humanos, entre otras). Esto se refiere principalmente al proceso informativo-contable, en el que se consideran las siguientes pautas para un buen sistema de control interno. a) Equipo para el proceso de transacciones La consideracin de todas las operaciones y variables que entran a formar parte de la operativa del negocio, as como la magnitud de las mismas, son elementos bsicos para la seleccin de equipos que procesen dichas operaciones y sus capacidades necesarias. Es posible que para una pequea empresa (por ejemplo, dedicada a la distribucin) un equipo informtico de pequea capacidad o incluso un sistema contable manual sea suficiente para que su sistema informativo contable sea correcto. Por el contrario, para una mediana empresa (por ejemplo, produccin y comercializacin), debido a unas necesidades mayores de informacin y detalles, los sistemas informativos contables tendrn un mayor desarrollo y capacidad. b) Registros contables y comprobantes Los registros deben confeccionarse de tal manera que se amolden a las necesidades de informacin de la empresa. Se imputarn siempre en cdigos, previamente definidos por la sociedad (plan de cuentas), y se transcribirn en los

diferentes libros de transacciones (registro de facturas emitidas, facturas recibidas, bancos, entre otras). Los procedimientos sern los necesarios para el registro completo y correcto de activos, pasivos, ingresos, y gastos. Estos registros deben mantenerse siempre al da con el objeto de disponer de la informacin lo ms recientemente posible. De esta manera la toma de decisiones es ms eficaz y la posibilidad de detectar errores es ms rpida. A la vez los comprobantes de las transacciones han de llevar una correlacin numrica. Siguiendo este procedimiento se esquiva la omisin en el registro de la transaccin, a la vez que permite llevar un mayor control sobre toda la documentacin que se va generando (por ejemplo numeracin correlativa de facturas emitidas, de pedidos suministrados, de recibos a cobrar, entre otros). c) Informacin Los documentos y los elementos de registro son los medios de obtener la informacin. Por lo que es importante considerar los siguientes puntos en lo referente a la informacin: - Canalizacin de la informacin siempre por los circuitos definidos para asegurar su control. - Integrar la totalidad de la informacin obtenida por los distintos departamentos de la empresa. De este modo se podr ratificar la fiabilidad y seguridad de la misma. Todos los departamentos o divisiones de un negocio suelen trabajar con sus propias estadsticas, en base a la informacin obtenida o recibida. As pues, el Departamento de Ventas de una empresa podr verificar sus estadsticas internas de ventas con los registros contables (facturacin emitida) o el de Tesorera conciliar su disponible con el saldo contable de caja y bancos, o el de compras comprobar con el registro de aprovisionamiento. - Sistematizacin de la informacin contable a suministrar. La frecuencia y orden establecido en la recepcin de la informacin favorece no solo la toma de decisiones sino que suministra posibles errores. - Definicin de la informacin necesaria para la toma de decisiones. La Direccin requiere siempre conocer y estar actualizada de la gestin y situacin del negocio,

en todos sus aspectos, de una manera peridica. A modo de ejemplo, se podra definir la siguiente informacin como necesaria para la toma de decisiones: - Informes financieros: resultados, rentabilidad, tesorera, morosos, previsiones, desviaciones de presupuesto. - Informes comerciales: pedidos, ventas, comisionistas, desviaciones de presupuesto, entre otros. Situacin de la fabricacin: estados de produccin, futuros productividad, planificacin, nuevas desviaciones, entre otros. Informes generales: proyectos especficos, incorporaciones departamentales, entre otros. d) Organizacin contable y criterios La organizacin contable asegura la fiabilidad de la informacin, de ah se destinan unas normas y criterios contables, tales como: - Elaboracin de un plan de cuentas contables que se ajuste a las necesidades del negocio, adaptndose a las normativas vigentes en su caso. Este ir enumerado, clasificado y definido segn su naturaleza (cuadro de cuentas). La definicin de una terminologa rigurosa da lugar a mantener una autonoma contable de cuentas. - Criterios contables que se acojan a los principios de contabilidad generalmente aceptados, ya que el cumplimiento de los mismos son obligatorios al presentar la informacin contable. - Reglas de valoracin y de clculo, principalmente de las partidas que componen el activo y pasivo, clculo de precios y reparto de los costes de produccin, entre otros. - Documentos contables y detalles a presentar, tanto los que representan carcter obligatorio segn las normativas correspondientes como los que se elaboran en el rgimen interior de la empresa para la toma de decisiones (balance de situacin, cuenta de resultados, estado de origen, y aplicacin de fondos, estado de variacin de efectivo, registro de facturas, entre otros)

Con estos criterios y normas establecidas se asegura el fiel reflejo de los hechos econmicos sintetizndose en unos balances, cuadros y dems informacin econmica contable veraz. e) Controles extras Adems de la definicin de normas es necesario establecer una serie de controles adicionales que aseguren y maximicen la validez de la informacin contable. La ejecucin de dichos controles se realizar por la persona adecuada de una manera sistemtica afectando, en muchos casos, a procesos extracontables. Por ejemplo, el Departamento de tesorera confeccionar, como mnimo, una vez al mes las conciliaciones de las cuentas bancarias; el Almacn realizar inventarios fsicos completos de existencias, como mnimo, una vez al ao, o recuentos sobre muestras aleatorias de una manera peridica; cuadres del mayor general con los auxiliares de cuentas (pagos y cobros); comprobaciones de la cifra de facturacin con los detalles internos de ventas, entre otros. Supervisin La supervisin da lugar a que el personal desarrolle los procedimientos de acuerdo con los planes de organizacin establecidos. Engloba dos funciones a destacar: 1. Revisar por parte de la persona responsable, que: - La gestin econmica-financiera est operando dentro del proceso definido, con los correspondientes controles contables, financieros y operacionales (verificacin de cuadres de cuentas con datos globales, comprobacin de conciliaciones, cumplimiento de compromisos, entre otros). - Las polticas, planes y procedimientos establecidos son correctos. 2. Aprobacin y autorizacin de documentacin o de situaciones para que puedan seguir su ciclo normal dentro del circuito pagos a proveedores o salarios, entre otros. informativo-contable. Por ejemplo, aprobacin de facturas recibidas antes de ser contabilizadas, autorizacin de

Esta supervisin puede ser llevada de una manera automtica o directa. Ser automtica cuando exista una rutina en la gestin organizativa interna de tal forma que la verificacin suponga a la vez la terminacin de una tarea anterior. Si que es importante considerar que ninguna de estas tareas debe de ser ejecutada por la misma persona desde inicio a fin. La supervisin directa se refiere cuando las funciones de control en las revisiones internas son realizadas por el personal de la empresa o por el departamento de Auditora Interna, en su caso. Una buena planificacin, definicin de procedimientos, y un buen diseo de los registros e informacin permitir una supervisin prcticamente gratuita en el sistema de control interno. 9.- OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL El sistema de control interno, tiene como objetivo general: Aportar seguridad en la gestin empresarial al prevenir errores y fraudes, proteger los activos de la entidad y dar lugar a una fiabilidad de los registros contables e informacin econmica financiera. Obtener eficiencia de la operativa organizativa de la entidad al desarrollar el seguimiento y cumplimiento de las polticas y procedimientos empresariales definidos y establecidos por la Direccin. El alcance de estas metas estn centradas principalmente en los controles contables por su repercusin y reflejo en la informacin econmica-financiera de la entidad, necesaria sta para la posterior toma de decisiones por parte de la Direccin. De ah la importancia de fijar y definir unos objetivos de control interno por reas administrativas-contables por los que circula una transaccin (proveedores, clientes, bancos, entre otros), con el fin de establecer un sistema que defina las tcnicas y procedimientos de control necesarios para el logro de tales objetivos. Por tanto, toda evaluacin del sistema de control interno, por parte del analista o auditor interno, dar lugar a llevar a cabo un anlisis de estos objetivos definidos a cumplir y de las tcnicas o procedimientos aplicados en el sistema.

La fijacin de objetivos desarrolla la elaboracin de controles necesarios para las actividades de gestin y direccin dentro del sistema informativo de la empresa, los cuales convergen principalmente en la contabilidad como instrumento para la toma de decisiones. Por lo que el objetivo primordial de un sistema de control interno es el alcance de la fiabilidad de la informacin. De manera general se pueden identificar los siguientes objetivos de control en el proceso de transacciones que sern aplicables a todos los sistemas de organizacin empresarial: a) Autorizacin de las transacciones Toda transaccin debe contar con unos sistemas apropiados de autorizacin conforme a las instrucciones y criterios establecidos por la Direccin de la empresa. La definicin de autorizacin ir ligada a una adecuada comunicacin de responsabilidades. El nivel de autorizacin depender normalmente de la naturaleza de la transaccin y de su importancia en base al volumen de operaciones de la entidad. b) Adecuado registro, clasificacin e imputacin del perodo contable de las transacciones Deben de existir unos procedimientos que aseguren que las transacciones estn codificadas y clasificadas en las cuentas contables definidas y en los perodos correctos de manera que facilite la confeccin de los estados financieros de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados y los criterios definidos por la entidad. Pare ello, las polticas de registro, clasificacin e imputacin de perodo estarn claramente definidas y con asignacin apropiada de responsabilidades. Todas las transacciones deben estar soportadas mediante documentacin y reflejadas en sus correspondientes registros (bien sean contables o

extracontables, manuales o informticos), los cuales sirvan de herramienta para asegurar, en definitiva, la consecucin de los objetivos establecidos. c) Verificacin de los sistemas Este objetivo est enfocado a la verificacin peridica del correcto reflejo de las transacciones reales a la informacin generada por el sistema de procedimiento establecido, de forma que puedan efectuarse posibles errores surgidos. De ah que se deban de adoptar tcnicas de evolucin de los resultados, una vez procesadas las transacciones, los cuales se obtienen a partir de los controles definidos. Estas tcnicas suelen centrarse en revisiones peridicas realizadas por personas independientes a las que realizan normalmente el procesamiento de dichas transacciones. d) Obtencin de una informacin exacta y fiable Todos los registros creados bajo los objetivos anteriormente descritos deben de generar un flujo de salida de informacin el cual se resumir de una manera exacta y correcta mediante la presentacin de unos informes financieros. Estos informes reflejarn la situacin y posicin financiera de la entidad, as como sus variaciones, datos presupuestarios y dems estudios especiales (inversiones, flujos de tesorera, entre otros) en momentos determinados del tiempo, los cuales servirn de base, una vez analizadas e interpretadas para la toma de decisiones por parte de los rganos directivos de la entidad. e) Adecuada segregacin de funciones El ciclo completo de una transaccin debe de procesarse por personas diferentes con el fin de evitar errores y restringir las posibilidades de fraudes. Es decir, la transaccin se desarrollar asignando diferentes competencias, lo que dar lugar a una divisin de funciones hasta el registro final de dicha transaccin. f) Salvaguardia y custodia fsica de activos y registros Los controles diseados para la consecucin de este objetivo debern ir enfocadas a conseguir que se determine un adecuado acceso restringido sobre

los activos propiedad de la entidad por parte de las personas autorizadas para ello. Se considerarn activos todos los bienes fsicos ya sean inmovilizaciones, activos financieros, stock, tesorera, los cuales sern custodiados junto con todos los documentos y registros generados en el sistema ya sean informticos o no (documentos prenumerados, claves de acceso, copias de seguridad, entre otros). La Direccin de la empresa ser la que asigne las autorizaciones y disee las medidas de control oportunas para su cumplimiento. g) Operanding de acuerdo con las polticas establecidas por la entidad Todos los procesos implicados en el registro de las transacciones se efectuarn de acuerdo a unas polticas y criterios establecidos y aprobados por los rganos directivos de la entidad que quedarn reflejados por escrito en unos manuales de procedimientos especificados por reas y ciclos administrativos y contables acordes con la actividad de la empresa. En dichos manuales se establecern polticas, criterios, tratamientos, metodologas, comprobaciones, entre otros, las cuales debern llevarse a cabo por el personal asignado e implicado en cada una de las reas o ciclos. A la vez, el diseo de estas polticas estarn sujetas a actualizaciones constantes y a planes de verificacin y comprobacin peridicas de los controles y procesos definidos, normalmente llevados a cabo por personas independientes. Adicionalmente, cabe destacar como objetivo de control interno, desde el punto de vista de gestin operativa en general, la importancia de la integridad de la metodologa operativa de toda la organizacin de una entidad. Todo hecho econmico debe de ser aceptado y procesado con exactitud con una metodologa eficiente, rpida y en el perodo que le corresponda de acuerdo con las polticas dictadas por la Direccin. Cuando los hechos afectan a varios sistemas, las transacciones surgidas en cada ciclo deben de reflejarse en el mismo perodo

econmico. La finalidad del circuito operativo es siempre la obtencin de una informacin fiable y a tiempo para la toma de decisiones. 10.- ESTUDIO Y EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO POR PARTE DEL AUDITOR De acuerdo con las normas de auditora, relativas a la ejecucin del trabajo, el auditor debe estudiar y evaluar el control interno de la empresa cuyos estados financieros va a determinar. La evaluacin consiste en la revisin y anlisis de todos los procedimientos que han sido incorporados al ambiente y estructura del control interno, as como a los sistemas que mantiene la organizacin para el control e informacin de las operaciones y sus resultados, con el fin de determinar si stos concuerdan con los objetivos institucionales, para el uso y control de los recursos, as como la determinacin de la consistencia del rol que juega en el sector que se desarrolla. Evaluar un sistema de Control Interno, es hacer una operacin objetiva del mismo. Esta evaluacin se hace a travs de la interpretacin de los resultados de algunas pruebas efectuadas, las cuales tienen por finalidad establecer si se estn realizando correctamente y aplicando los mtodos, polticas y procedimientos establecidos por la direccin de la empresa para salvaguardar sus activos y para hacer eficientes sus operaciones. La evaluacin que se haga del Control Interno, es de primordial importancia pues por su medio se conocer si las polticas implantadas se estn cumpliendo a cabalidad y si en general se estn desarrollando correctamente. Mtodos para hacer el estudio y evaluacin del control interno Mtodo Descriptivo: Consiste en la descripcin de las actividades y procedimientos utilizados por el personal en las diversas unidades administrativas que conforman la entidad, haciendo referencia a los sistemas o registros contables relacionados con esas actividades y procedimientos. La descripcin debe hacerse de manera tal que siga el curso de las operaciones en todas las unidades administrativas que intervienen, nunca se practicar en forma aislada o con subjetividad.

Detallar ampliamente por escrito los mtodos contables y administrativos en vigor, mencionando los registros y formas contables utilizadas por la empresa, los empleados que los manejan, quienes son las personas que custodian bienes, cuanto perciben por sueldos, etc. El estudio es detallado de cada operacin con lo que se obtiene un mejor conocimiento de la empresa. La informacin se obtiene y se prepara segn lo juzgue conveniente el Contador Pblico, por funciones, por departamentos, por algn proceso que sea adecuado a las circunstancias. Ventajas: El estudio es detallado de cada operacin con lo que se obtiene un mejor conocimiento de la empresa. Se obliga al Contador Pblico a realizar un esfuerzo mental, que acostumbra al anlisis y escrutinio de las situaciones establecidas. Desventajas: Se pueden pasar inadvertidos algunas situaciones anormales. No se tiene un ndice de eficiencia. Mtodo de Cuestionarios Consiste en el empleo de cuestionarios previamente elaborados por el auditor, los cuales incluyen preguntas respecto a cmo se efecta el manejo de las operaciones y quin tiene a su cargo las funciones. Los cuestionarios son formulados de tal manera que las respuestas afirmativas indican la existencia de una adecuada medida de control, mientras que las respuestas negativas sealan una falla o debilidad en el sistema establecido. Ventajas: Representa un ahorro de tiempo. Por su amplitud cubre con diferentes aspectos, lo que contribuye a descubrir si algn procedimiento se alter o descontinu. Es flexible para conocer la mayor parte de las caractersticas del control interno.

Desventajas: El estudio de dicho cuestionario puede ser laborioso por su extensin. Muchas de las respuestas si son positivas o negativas resultan intrascendentes si no existe una idea completa del porque de estas respuestas. Mtodo Grfico: Seala por medio de cuadros y grficas el flujo de las operaciones a travs de los puestos o lugares donde se encuentran establecidas las medidas de control para el ejercicio de las operaciones. Este mtodo permite detectar con mayor facilidad los puntos o aspectos donde se encuentran debilidades de control, an cuando hay que reconocer que se requiere de mayor inversin de tiempo por parte del auditor en la elaboracin de los flujo gramas y habilidad para hacerlos. Ventajas: Proporciona una rpida visualizacin de la estructura del negocio. Desventajas: Prdida de tiempo cuando no se est familiarizado a este sistema o no cubre las necesidades del Contador Pblico. Dificultad para realizar pequeos cambios o modificaciones ya que se debe elaborar de nuevo. Influencia de la evaluacin del control interno sobre el desarrollo de la auditoria: La evaluacin del Control Interno tiene una gran influencia sobre los procedimientos de Auditoria a desarrollar pues de acuerdo a las fortalezas y debilidades encontradas en el sistema, el auditor puede determinar las pruebas a realizar, la extensin de las mismas y la oportunidad en que estas deban ser practicadas. La evaluacin del Control Interno le indicar al auditor el grado de confianza que deber tener en el mismo y en que puntos se debern aplicar con mayor rigor las pruebas necesarias para la obtencin de la evidencia suficiente y competente.

En la medida que el Control Interno muestre grandes fortalezas, las pruebas y la extensin de las mismas ser menor, por el contrario en el caso de las debilidades, el auditor debe intensificar su trabajo y ampliar en lo posible la extensin de cada prueba y variar la oportunidad de su aplicacin. El examen de control interno se realiza en cada examen de Estados Financieros, y no puede en manera alguna obviarse con el pretexto de haber sido realizado en la anterior Auditora, pues todo sistema de control, tiende a deteriorase fcilmente y a perder los objetivos para los cuales se dise. Esta prctica garantiza la confiabilidad en los registros contables. El Control Interno es utilizado por el Contador Pblico, como se dijo, para fundamentar su confianza en los registros contables, los cuales son la base para obtencin de los Estados Financieros sobre los que emitir una opinin profesional en su dictamen. El objetivo de la Auditoria es el dictamen en el cual el Contador Si la evaluacin del Control emitir su opinin sin ninguna salvedad en el evento que se satisfaga de la evidencia suficiente y competente encontrada. Interno no le permite depositar en l toda su confianza y si no tiene suficiente evidencia en algunos registros contables, incluir en el dictamen una salvedad o excepcin particular a los mismos. Si el grado de desconfianza en el Control Interno es tal que no le permita confiar en ningn registro y no pueda encontrar evidencia suficiente y competente de los mismos, el auditor debe emitir en su dictamen una abstencin de opinin con una explicacin amplia y suficiente de los motivos por lo cual no lo hace. 11.- INFORME DE CONTROL INTERNO QUE EMITEN LOS AUDITORES Tal como lo expresa la Declaracin sobre Normas y Procedimientos de Auditora N 4 (DNA-4) el Contador Pblico informar al cliente aquellas debilidades importantes en el sistema de control interno que haya llamado su atencin en el

transcurso del trabajo. Por debilidad importante se entiende una situacin en la cual el Contador Pblico cree que los procedimientos, o el grado de cumplimiento con ellos, no suministra una razonable seguridad de que errores o irregularidades por cantidades que podran ser importantes, reflejados en los estados financieros que estn siendo auditados, pudieran prevenirse o detectarse en un perodo razonable por los empleados de la empresa en el curso normal de ejecucin de las funciones que se les asigna". En la prctica, la comunicacin de las debilidades importantes se cumple utilizando el informe de control interno. En el Informe de Control Interno el Contador Pblico debe describir el carcter del examen efectuado, su alcance y grado de responsabilidad que, como consecuencia de l asume. Esta descripcin puede hacerse a travs de una carta de presentacin o formando parte integral del informe. El formato de la carta de presentacin es opcional. Un modelo que se sugiere es el siguiente: Fecha Seores Junta Directiva XYZ, C.A. Ciudad. Como parte de nuestro examen de los estados financieros de (Nombre de la entidad), por el ao que termin el (fecha de cierre), hemos efectuado un estudio y evaluacin del sistema de control interno contable de la Compaa, tal como lo requieren las normas de auditoria de aceptacin general. Dicho estudio y evaluacin no constituy una revisin detallada del sistema de control interno, fue hecho en base a pruebas selectivas con la finalidad de determinar la naturaleza, oportunidad y extensin de los procedimientos de auditoria necesarios para expresar una opinin sobre los estados financieros auditados, por lo que no necesariamente revelar todas las debilidades importantes que puedan existir en el sistema.

El control interno contable tiene como finalidad garantizar en forma razonable no absoluta, la salvaguarda de los activos y confiabilidad de la informacin financiera; dado que la efectividad de los procedimientos de control puede verse afectada por colusin, interpretaciones errneas, descuidos, juicios equivocados y otros factores. En las pginas siguientes indicamos las debilidades importantes que llamaron nuestra atencin al realizar -el estudio y evaluacin del control interno. Quedamos a su disposicin para cualquier aclaratorio o explicacin adicional que ustedes requieran. Atentamente, (Firma del Contador Pblico encargado) (Nombre del Contador Pblico encargado) a) Fecha La fecha del informe debe ser la de su preparacin. b) Destinatario El informe es dirigido a la Gerencia de la entidad auditada, ya que sta es la responsable de establecer y mantener el control interno contable. Por Gerencia debe entenderse el nivel capaz de ordenar la implementacin de las medidas recomendadas, tal como la Junta Directiva, Consejo Directivo, Consejo de Administracin, entre otros. De presentarse situaciones irregulares que denoten incumplimiento por parte de la Gerencia de los procedimientos de control establecidos, la carta deber dirigirse a un nivel superior, tal como la Asamblea de Accionistas, Asamblea de Socios, entre otros. En entidades de organizacin compleja, el Contador Pblico podr dividir el informe entre los distintos niveles directivos, con base en la evaluacin de su contenido y conocimiento de la organizacin. Cuando esto ocurra, asuntos que no son importantes para la Gerencia se informan por separado a los niveles inferiores

de la organizacin. Una sntesis de estos asuntos ser incluida en el informe dirigido a la Gerencia, por el cual se le comunica los aspectos de mayor relevancia de control interno u otras reas que no son de incumbencia directa de los niveles inferiores. El informe deber contener ciertos aspectos fundamentales, como son los siguientes: Identificar la empresa y el perodo examinando, as como el trabajo realizado por el Contador Pblico sobre el control interno. Indicar cul fue el propsito limitado del estudio y evaluacin del control interno; con la finalidad de dejar claro que no opina sobre el sistema, ni revela las debilidades existentes en el mismo. Indicar cuales son los objetivos del control interno contable y las limitaciones inherentes al mismo. Esto ltimo es importante, ya que evita que el cliente suponga que las medidas recomendadas garantizan por s solas el cumplimiento de los objetivos del sistema. Indicar la disposicin para cualquier explicacin o aclaratorio adicional. Indicar cualquier otro aspecto que a juicio del Contador Pblico amerite ser informado. c) Firma El informe debe llevar el nombre y la firma del contador pblico cargado de la auditoria. d) Observaciones y recomendaciones Alcance En principio, el informe versar sobre el control interno contable, es decir, aquel que tiene consecuencias directas sobre el grado de confianza que se puede depositar en los registros contables en los estados financieros. Sin embargo, si el Contador Pblico detecta que se escapan del rea contable e invaden el campo del control interno administrativo y otros aspectos de tipo tributario, laboral, entre

otros, deber comunicarlos si considera que son beneficiosas sus observaciones, teniendo cuidado de no invadir reas que no sean de su especialidad. Cualquiera que sea el rea de la observacin indicada, cada una de ellas debe contener lo siguiente: - Descripcin de la deficiencia encontrada - Causas del problema - Consecuencia de la debilidad encontrada, y de ser posible su cuantificacin. - Correctivo adecuado segn las circunstancias - Cualquier otro punto que el Contador Pblico considere pertinente. Lo importante es que el Contador Pblico deber considerar, con base en su juicio profesional, y de conformidad con las caractersticas particulares de la entidad, tales como tamao de la organizacin, capacidad del personal y condiciones de operaciones, cules han de ser los aspectos sujetos a comunicacin. e) Formas de Presentacin El auditor puede comunicar las debilidades encontradas por escrito o en forma verbal, siendo la forma escrita la deseada. La comunicacin verbal ser empleada cuando la poca importancia relativa de las debilidades encontradas, as lo justifiquen. Existen diferentes formas de organizar los comentarios, pudiendo el Contador Pblico optar por cualquiera de ellas, dependiendo del nmero de observaciones, naturaleza de las mismas, tipo y tamao de la entidad. Las observaciones detectadas pueden presentarse en el informe de control interno, por reas operativas, por rubros del balance y por orden de importancia. La redaccin de las observaciones podra realizarse sealando en principio la recomendacin, y en segundo trmino la debilidad involucrada, o viceversa. Cualquiera de ambas formas podra ser empleada con iguales resultados, tenindose presente que lo importante es el lenguaje utilizado por el Contador Pblico, ya que si los informes de control interno deben aconsejar cambios en el

funcionamiento del control interno, el Contador Pblico deber seleccionar cuidadosamente las palabras que utilice en su informe, para que la Gerencia comprenda sus recomendaciones. f) Discusin previa y oportunidad de su presentacin

Dado el espritu constructivo que el informe tiene, es conveniente que el Contador Pblico discuta previamente el borrador de la carta con la Gerencia de la entidad, lo que podra originar ratificaciones o rectificaciones de las observaciones contenidas en las mismas. Igualmente el auditor debe presentar el informe, tan pronto haya concluido su trabajo. En todo caso, si se han detectado debilidades importantes deber informarlo por escrito inmediatamente a la Gerencia. g) Seguimiento La necesidad que tiene el Auditor de evaluar de nuevo el control interno para el caso de auditorias recurrentes, implica la responsabilidad de comprobar debilidades comunicadas en el informe anterior han sido subsanadas, si las recomendaciones han sido adoptadas y si las mismas proporcionaron los resultados esperados. La evaluacin de estos aspectos podra afectar el alcance de las pruebas de auditoria del ao bajo examen. De persistir algunas de las debilidades comunicadas en aos anteriores, el Contador Pblico deber reportarlas en el informe de este ao. Dos formas posibles de comunicacin seran: - Indicar en un prrafo introductorio, por ejemplo, que las observaciones son reiteraciones de nuestra carta de (fecha). - Comunicarlas en una seccin especfica del informe correspondiente al ao actual. ANEXOS A continuacin se presentan modelos de formas de presentacin de las debilidades recomendaciones.

ANEXO 1 POR AREAS OPERATIVAS En este modelo las observaciones se presentan por reas operativas, colocando primero la debilidad y a continuacin la sugerencia. - Cuantas por pagar 1. Debe centralizarse la recepcin de la documentacin relacionada con las obligaciones de pago Observamos que en el rea de cuentas por pagar no existe una organizacin donde se centralice la recepcin y distribucin de toda la documentacin relacionada con las obligaciones de la empresa, lo cual podra originar, lo siguiente: a) Un registro incompleto de las obligaciones. b) Un control inadecuado en la recepcin de las facturas, lo cual no nos permite conocer la antigedad de las mismas. c) Que los proveedores no reciban el pago oportuno. A fin de evitar estas situaciones, recomendamos que la recepcin de la documentacin relacionada con las obligaciones, sea centralizada a travs de una organizacin especfica. - Inventario 2. Deben registrarse oportunamente las entradas y salidas de materiales y repuestos En la revisin efectuada en el rea de inventario, observamos que gran cantidad de materiales y repuestos estn siendo traspasados fsicamente de un depsito a otro, a travs de sus respectivas requisiciones, pero estas requisiciones no estn siendo procesadas en el momento en que se reciben, lo que trae como consecuencia un retraso considerable en su contabilizacin, adems de que se muestran cifras errneas en cada uno de los depsitos.

Ante la necesidad de llevar un registro constante de las existencias, recomendamos que se realice un anlisis detallado de las transferencias de material y repuestos a fin de solucionar lo ms pronto posible la situacin planteada anteriormente. ANEXO 2 POR RUBROS DE BALANCE En este modelo, las observaciones se presentan siguiendo el orden de los rubros del balance, colocando primero la recomendacin y luego la debilidad. - Efectivo 1. Es conveniente que el funcionario encargado para la aprobacin de los desembolsos cumpla con este registro, a fin de dejar constancia de la autorizacin de la Gerencia. En nuestra revisin observamos casos en que las respectivas rdenes de pago no tenan evidencia escrita (firma) de su aprobacin. 2. Sugerimos que se notifique a los bancos, de una manera peridica los nombres de los firmantes retirados. Obtuvimos informacin de los bancos que nos confirmaron sobre las firmas autorizadas vigentes; en las cuales encontramos personas que ya no trabajan en la empresa. -Propiedades, planta y equipo 1. Es conveniente que los activos fijos de la empresa se encuentren razonablemente cubiertos por plizas de seguros para evitar as, posibles prdidas no recuperables. En nuestra revisin notamos que los montos de la cobertura no cubren razonablemente el valor segn libros de los activos fijos. ANEXO 3 POR ORDEN DE IMPORTANCIA

En este modelo, las observaciones se presentan siguiendo el orden de importancia. - Sistemas Deben establecerse medidas de seguridad para el acceso al banco de datos. El equipo de PED existente brinda facilidades para el acceso a las libreras de datos, a travs de los terminales mediante el uso de claves. Sin embargo, este acceso no se ha restringido al programador de la instalacin, considerando que este control evita posibles errores o manejos no autorizados de los programas en produccin. Sugerimos que la supervisin y actualizacin de dichas libreras sean asignadas al oficial de seguridad. Este funcionario debe encargarse de buscar los programas en las libreras cuando se necesiten, y actualizarlos una vez modificados. -Efectivo Los cheques no estn siendo soportados con la documentacin necesaria. Durante nuestra revisin observamos cheques cuya documentacin no se encontraba anexa, como por ejemplo: orden de compra, factura, informe de recepcin. Todos los cheques deben estar soportados con su respectiva documentacin para evitar as un posible pago doble.