CONTROL INTERNO
CONTROL INTERNO2014-I
CONTROL INTERNO DE CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES TERCEROS
I. MARCO CONCEPTUAL
1.1. DEFINICIN
Las cuentas por cobrar comerciales representan los activos
adquiridos por la empresa a travs de letras, pagars u otros
documentos por cobrar proveniente de las operaciones comerciales de
ventas de bienes o servicios.
De acuerdo al Plan Contable Generalmente Aceptado (PCGA), grupa
las subcuentas que representan los derechos de cobro a terceros que
se derivan de las ventas de bienes y/o servicios que realiza la
empresa en razn de su objeto de negocio.1.2. NOMENCLATURA
La nomenclatura de la cuenta 12 Cuentas por Cobrar Comerciales
Terceros comprende las siguientes subcuentas:
121 Facturas, boletas y otros comprobantes por cobrar 122
Anticipos recibidos de clientes 123 Letras por cobrar
121 Facturas, boletas y otros comprobantes por cobrar: Crditos
otorgados a clientes por venta de bienes o prestacin de servicios.
En caso no se haya emitido el documento pero s devengado el ingreso
y la cuenta por cobrar correspondiente, se debe registrar el
derecho exigible en esta subcuenta.
122 Anticipos de clientes: Montos anticipados por clientes a
cuenta de ventas posteriores. Es de naturaleza acreedora.
123 Letras por cobrar: Crditos que se formalizan con letras
aceptadas en canje de facturas, boletas u otros comprobantes por
cobrar.
1.3. CRITERIOS PARA UTILIZAR ESTA CUENTA Utilizacin de las
divisionariasDeber tenerse especial cuidado para seleccionar las
divisionarias de esta cuenta, puesto que el PCGE no ha definido lo
que debe incluirse en ellas. Aun as, creemos que las divisionarias
de la subcuenta 121 Facturas, boletas y otros comprobantes por
cobrar se utilizarn en los siguientes casos:
II. BASE NORMATIVA
Para realizar un control interno de las cuentas por cobrar
comerciales de una empresa privada o gubernamental se debe tomar en
cuenta lo siguiente: Normas Internacionales de Auditoria (NIA)
Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGA) Normas de Control
Interno de acuerdo a la R.C. N 320-2006-CG Aplicacin de los
principios bsicos del control interno: el autocontrol,
autorregulacin y la autogestin. Plan Contable Generalmente
Aceptado
III. CASO PRACTICO
La empresa Distribuidora Santa Mara S.R.L. dedicada a la venta
de materiales de oficina y papelera al por mayor y menor, cuyo
Gerente General no cuenta con informacin oportuna y fidedigna de
las cuentas por cobrar comerciales de la empresa requiere se
implemente un sistema control interno de las Cuentas por Cobrar que
tiene la empresa.
SOLUCION:Haciendo uso de la base normativa del control interno
se debe tomar en cuenta las siguientes medidas: Comprobar si las
cuentas por cobrar son autnticas y si tienen origen en operaciones
de ventas. Comprobar si los valores registrados son realizables o
cobrables en forma efectiva. Comprobar si estos valores
corresponden a transacciones y si no existen devoluciones
descuentos o cualquier otro elemento que deba considerarse.
Comprobar si hay una valuacin permanente respecto de intereses y
reajustes- del monto de las cuentas por cobrar para efectos del
balance. Verificar la existencia de deudores incobrables y su mtodo
de clculo contable.
Control Interno
De acuerdo a lo principios bsicos de control interno:
1. Se debe implementar una adecuada segregacin de funciones, con
personas independientes que supervisen cada una de las reas en los
que intervienen:
Cuentas a cobrar y su contabilizacin, Devoluciones y descuentos,
Realizacin de pedidos y crditos, Facturacin y control de
tesorera.
2. Manejar un listado de clientes con el lmite de crdito.3.
Realizar conciliaciones peridicas entre las cuentas a cobrar y el
libro mayor al final de mes.4. Enviar peridicamente las
conciliaciones a los clientes, para su confirmacin. 5. Control
sobre las mercaderas facturadas. Debe existir una numeracin
correlativa en los comprobantes (facturas, boletas de venta, guas
de remisin, etc.) 6. Comprobacin peridica de las facturas
pendientes de cobro.
Forma de llevar un control interno de las cuentas por cobrar
Verificar la existencia y aplicacin de una poltica para el
manejo de las cuentas por cobrar. Determinar la eficiencia de la
poltica para el manejo de las cuentas por cobrar. Verificar que las
cuentas por cobrar se encuentren en orden y con documentos
sustentatorios. Observar si los movimientos en las cuentas por
cobrar se registran adecuadamente. Revisar que exista un completo
sistema de control de las cuentas por cobrar, actualizado y
adecuado a las condiciones de la empresa. Comprobar que las
modificaciones de las cuentas por cobrar sean correctamente
autorizadas por quien corresponda. Comprobar que las cuentas por
cobrar ests vigentes Verificar la existencia de un manual de
funciones del personal encargado del manejo de las cuentas por
cobrar. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de ste por
parte de los clientes y deudores. Controlar el efectivo recibido de
proveedores. Efectuar compensaciones de cuentas a pagar contra
cuentas a cobrar. Controlar Notas de dbito y de crdito Mantener
cheques anulados con orden de no pago, devueltos y emitidos de
nuevo.
Procedimientos:
Verificar fsicamente junto con la persona responsable de las
cuentas por cobrar los documentos que respalden los documentos por
cobrar.
Comprobar fsicamente la existencia de ttulos, cheques, letras y
documentos por cobrar e investigar cualquier irregularidad.
Verificar que los datos de los deudores sean correctos, nombre,
RUC, direccin, etc.
Por lo anterior, se necesita manejar estas relaciones entre los
clientes de la mejor manera para evitar cualquier sntoma de
irritacin y tendiendo a construir una relacin positiva con ellos.
Ejemplos de estos contactos pueden ser la aplicacin de las lneas de
crdito, claridad en las facturaciones, procesamiento de
acreditamiento de ajustes, y los diversos aspectos de cobranza. Una
eficiencia interna y la cortesa y razonable cooperacin hacia el
cliente.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO CUENTAS POR COBRAR
Los objetivos del cuestionario al presente rubro son los
siguientes:
1. Determinacin de la autenticidad de los derechos adquiridos
que se presentan en el estado de situacin financiera.2.
Determinacin de la propiedad de su presentacin en dicho estado, de
acuerdo con su grado de realizacin y naturaleza.3. Determinacin de
su correcta valuacin y de la probabilidad de cobro de los derechos
presentados.4. Verificacin de las cuentas por cobrar como parte
integrante del rgimen de propiedad del negocio, incluyendo la
verificacin de su libre disposicin.
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