CONTROL DE OPERACIONES DE COMBUSTIBLES EN ESTACIONES DE SERVICIO (EESS)

LA RECEPCION DE PRODUCTOS EN EL GRIFO Uno de los problemas que enfrentan los propietarios de negocios de compra y venta de combustibles, los consumidores directos y principalmente los contadores, es el hecho de ingresar a sus inventarios producto (Información de volúmenes), en forma ANORMAL. Porque anormal, eso precisamente es lo que aclararemos con un simple ejemplo: Cuando se adquiere por ejemplo 3000 galones de

gasolina 84, el proveedor emite una factura que corresponde al pago de dicho volumen de combustible, POR LO QUE OBLIGATORIAMENTE, se ingresara en el control de inventarios KARDEX, DICHO VOLUMEN Y CONSECUENTEMENTE EL VALOR MONETARIO.

Consideramos que lo ANORMAL, proviene de ingresar

los 3000 galones, aun sabiendo que físicamente no es la cantidad que ingresamos a los tanques de almacenamiento del grifo.

PERO QUE OPCION TIENE UN CONTADOR Y/O OPERADOR DE UN GRIFO, de ingresar lo que realmente recepciona en el tanque del grifo, realmente ninguna, pues no lo ampara ningún documento sustentatorio, a excepción que dicha diferencia se envíe al gasto. SIN EMBARGO APARECE LA UNICA OPCION. LIBRO AUXILIAR DE PROVISONES Efectivamente, en el libro auxiliar de provisiones, ingresaran las diferencias que se generan en el transporte del combustible desde la Planta abastecedora hasta el local del grifo, es decir se ingresara lo que físicamente se cuantifique en los tanques del grifo. QUIEN SUSTENTARA LAS DIFERENCIAS REGISTRADAS EN EL LIBRO DE PROVISIONES El INFORME TECNICO DE MERMAS, tiene esta jerarquía dada por Ley, efectivamente esto lo contempla la Ley de Renta de 3ra Categoria.

El Informe técnico de Mermas, evaluara y definirá las perdidas normales y anormales, EN LOS ASPECTOS DE TRANSPORTE Y OPERACION, consecuentemente para este primer tipo merma (transporte), las normales se reconocerán como MERMAS, y las otras como FALTANTES, debiendo estas ser facturadas al transportista. CONDICIONES IMPORTANTES:

Los camiones tanque deberán contar con una buena cubicación

Los Tanques receptores del grifo, deberán tener una CUBICACION aceptable y no presentar desviaciones que superen el 1 por mil.

Deberán contar termómetros normados para la toma de Temperaturas (ASTM 59F y Bimetálicos ubicados estratégicamente, en este último caso se deberá tener presente los momentos de toma de lecturas, considerándose las pausas de despacho, ya que generan falsa lectura).

Deberán contar Hidrómetros y probetas, para cada uno de los combustibles operados.

Deberán contar con la asesoría especializada de un profesional.

Deberán contar con capacitación apropiada.

Para efectuar operaciones de control de inventarios, compras, despachos, teniendo en cuenta que se estandarizaran los volúmenes a la temperatura de 60°F.

PROCEDIMIENTO PARA TENER CONTROL EN NUESTRAS OPERACIONES: 1.- RECEPCION DE CAMIONES TANQUE (Ver Anexo I). Esta parte de la operación es básica, en el logro de resultados

satisfactorios, podríamos afirmar que los resultados de toda la operación de control en u n grifo dependerán en un 90% de esta parte.

Se deberá efectuar las descargas por el método de

CONTRACCION Volumétrica (Comparación de volúmenes corregidos con agregado o retiro de combustible según se expanda o contraiga referido al punto de nivel de cubicación del cisterna).

Este método permite, determinar antes de la descarga del

combustible en los tanques del grifo, si existe faltante en volumen real o corregido.

Este método permite, determinar antes de la descarga del

combustible en los tanques del grifo, que el producto sea el mismo en calidad (relativa), al que salió de la Planta de abastecimiento, norma

Este método permite, determinar si los tanques de

almacenamiento del grifo, se encuentran bien cubicados.

NORMA REFERENCIAL: ASTM D 287/1298, Parte

“Precisión y Sesgo”, rangos de tolerancia Tabla A, referente a precisión,

propiedad de repetibilidad y reproducibilidad.

2.- VERIFICACIONES

Verificación de la Información contenida en la Factura (Verificación contra el SCOP de OSINERG)

Verificación de Temperatura consignada en la Factura (para cada producto).

Verificación del °API consignado en la factura

La primera verificación, principalmente del °API, deberá efectuarse si hubiera diferencia con el abastecedor en la Planta de Ventas.

3.- REGISTRO DIARIO DE DIFERENCIAS EN LA RECEPCION

(LIBRO) Al descargar un Camión Tanque, debemos determinar

volumétricamente dos tipos de diferencia, la variación por transporte y el faltante si hubiera.

Debemos determinar los galones que trae el C/TQ, esto significa

que verificaremos el nivel del producto contra el DISCO O FLECHA y si el producto estuviera debajo del nivel de cubicación (disco), significa que tenemos un volumen menor al que salió de la Planta, sin embargo si cuantificamos esta disminución de volumen, no significa que este sea un variación oficialmente determinada, pues es de entenderse que el volumen se despacha en la Planta a una temperatura y llega otra al grifo, por lo que deberemos estandarizar los volúmenes con la aplicación de las temperaturas de despacho y recepción, lo mismo haremos con el °API, para lograr tal fin, se aplicaran factores de conversión empleando las Tablas ASTM 5B y 6B.

Finalmente, una vez determinados los volúmenes corregidos, estos

se podrán comparar y por diferencia podremos encontrar la variación, sin embargo se debe tener en cuenta que esta diferencia esta compuesta de LA MERMA Y EL FALTANTE si lo hubiera.

En el LIBRO AUXILIAR DE PROVISIONES, se deberá registrar

estas diferencias, donde la MERMA por transporte será sustentada por el INFORME TECNICO DE MERMAS, mientras que el faltante si lo hubiera será facturado al Transportista, deberá tenerse presente, que este volumen determinado antes de la descarga deberá compararse con el que se obtendrá por diferencia de niveles antes y después de la descarga del tanque receptor del grifo, donde si hubiera fuertes diferencias deberá tenerse presente para la gestión de un recubicación del tanque.

COMENTARIO FINAL EL RESULTADO DE UNA BUENA GESTION OPERATIVA

VOLUMETRICA Y REAL VA HA DEPENDER EN 90% DE LA RECEPCION DELCOMBUSTIBLE EN SU GRIFO.

PODRA SINCERAR LOS INVENTARIOS FISICOS EN SU

SISTEMA DE KARDEX, DONDE LAS DIFERENCIAS SERAN PROVISIONADAS EN EL LIBRO AUXILIAR RESPECTIVO Y DEBERAN SER SUSTENTADAS POR EL INFORME TECNICO DE MERMAS.

RECUERDE QUE TODO INFORME DE MERMAS DEBERA

DETERMINAR LOS LIMITES MAXIMOS Y MINIMOS PERMISIBLES DE VARIACION (PERDIDA, MERMA)

DEBE ADQUIRIR EL INSTRUMENTAL RESPECTIVO, COMO

SON TERMOMETROS (MINIMO DOS TIPOS NORMADOS ASTM), HIDROMETROS, Y UNA PROBETA, ADICIONALMENTE LAS PASTAS RESPECTIVAS DE CORTE DE AGUA Y PRODUCTO.

ANEXO I En el siguiente cuadro se detalla secuencialmente los pasos en la descarga de un camión tanque y la información que s deberá tener en cuenta. Es necesario que se lleve un registro de todo lo detallado, para tener una base de información auditable y verificable. Así tenemos: N° de Factura Fecha de la Factura (Emisión) Fecha de la Descarga N° el Camión Tanque Nombre del Chofer Temperatura consignada en la Factura °API consignado en la Factura Volumen consignado en la Factura (Galones a Observada). Galones empleados hasta nivelar el producto al disco antes de

la descarga. Retiro de una MUESTRA, aproximadamente (1 litro en envase

de plástico transparente o color blanco) Toma de la temperatura de la muestra (en grados °F) Toma de °API (Método ASTM D 297). Toma de la temperatura del producto contenido en el

C/TQ

LA DESCARGA EN LOS TANQUES DEL GRIFO Antes de la Descarga

Medida del nivel del producto en el tanque de almacenamiento, para determinar los galones existentes antes de la descarga.

Toma de la Temperatura, con un termómetro normado (°F)

Retiro de una muestra (Envase de 1 litro) y toma de la Temperatura y API de esta muestra.

Determinación, de los factores de conversión para estandarizar el volumen contenido en el tanque antes de la descarga a 60°F.

Después de la Descarga

Medida del nivel del producto en el tanque de almacenamiento, para determinar los galones existentes antes de la descarga.

Toma de la Temperatura, con un termómetro normado (°F)

Retiro de una muestra (Envase de 1 litro) y toma de la Temperatura y API de esta muestra.

Determinación, de los factores de conversión para estandarizar el volumen contenido en el tanque después de la descarga a 60°F.

Con los Volumen Inicial y final corregidos a 60°F, por diferencia obtendremos los GALONES DESCARGADOS EN EL TANQUE DEL GRIFO. Estos galones obtenidos deberán tener similitud con los encontrados antes de la descarga, caso contrario se deberá llevar un registro de una serie de descargas en el mismo tanque y de persistir estas diferencias, se deberá proceder a efectuar la RECUBICACION DEL TQ.