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ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
Yuri Paico Zusanibar
Sub Gerencia de Proyectos Informáticos
AGOSTO 2002
Coordinación de Cambios a través del Proyecto
4.3. Control General de Cambios
5.5. Control de Cambios del Alcance
6.5. Control de Cambios del Cronograma
7.4. Control de Cambios de Costos
8.3. Control de Calidad
11.6. Control de Cambios de Riesgo y Monitoreo
12.5. Administración del Contrato
Control de Cambios Auxiliares
10.3. Reportes de Rendimiento
IntegraciónComunicaciones
INTEGRACIÓN
4.3. Control General de Cambios
Relacionado con:
• Influir sobre factores que generan cambios para asegurar que estos sean útiles
• Determinar que ocurrió un cambio
• Controlar los cambios producidos, cuando y como se producen
Requiere:
• Mantener la integridad de las bases para la evaluación del proyecto, los cambios deben reflejarse en el plan y en el alcance del proyecto
• Asegurar que los cambios del alcance del producto sean reflejados en la definición del alcance del proyecto.
• Coordinación de cambios a través de las áreas de conocimiento
4.3. Control General de Cambios
Datos
• Plan del proyecto
• Informes de realización del proyecto
• Requerimientos de Cambio
Herramientas
• Sistema de Control de Cambios
• Manejo de configurración
• Medida de la realización del proyecto
• Planificación adicional
• Sistemas de información del manejo del proyecto
Resultados
• Actualizaciones del Plan del Proyecto
• Acciones correctivas
• Lecciones aprendidas
CONTROL DE CAMBIOS
AUXILIARES
5.5. Control de Cambios del Alcance
Relacionado con:
•Factores que influencian la creación de cambios en el proyecto para asegurar que se realicen conforme a lo pactado.
•Determinar que ha ocurrido un cambio.
•Manejar los cambios actuales cuando ocurren.
5.5. Control de Cambios del Alcance
• Estructura de Des-composición (WBS)
• Reportes de Ejecución
• Pedidos de Cambios:
•Pedidos Externos
•Error u omisión en la definición del alcance del producto o proyecto
•Cambio con valor agregado
• Plan de Administración del Alcance
• Control de Cambios del Alcance
•Define un procedimiento por el cual se cambia el alcance del proyecto
• Medida de la ejecución
• Planes Adicionales
• Cambios al Alcance
• Acción Correctiva
• Lecciones Aprendidas
• Líneas de base ajustadas
Datos Herramientas Resultados
6.5. Control del Cronograma del Proyecto
Relacionado con:
•Influir sobre los factores que originan cambios del cronograma para asegurar que dichos cambios son útiles
•Establecer qué ha ocurrido un cambio en el cronograma
•Gestionar los cambios que se producen, cuándo y cómo se producen.
Datos Herramientas Resultados
6.5. Control del Cronograma del Proyecto
• Cronograma del proyecto (Schedule Baseline): Creible en recursos y técnicamente.
• Informes de realización del proyecto
• Solicitudes de cambio
• Plan de manejo del cronograma
• Sistema de control de cambios en el cronograma
• Evaluación de la realización del proyecto
• Planificación adicional
• Software para la dirección del proyecto
• Análisis de variaciones: Respecto de las actividades programadas
• Actualizaciones del cronograma
• Acciones correctivas
• Lecciones aprendidas
7.4. Control de Costos
Relacionado con:
•Influir sobre los factores que originan cambios del costo referencial para asegurar que dichos cambios son útiles
•Establecer qué ha ocurrido un cambio en el costo referencial
•Gestionar los cambios que se producen, cuándo y cómo se producen.
Datos Herramientas Resultados
7.4. Control de Costos
• Costo Referencial.
• Reportes de Performance
• Solicitudes de cambio
• Plan de administración de costos
• Sistema de control de cambios en el costo
• Cálculo de la perfonmance
• Administración del valor ganado (EVN)
• Planificación adicional
• Herramientas Computarizadas
• Revisión de costos estimados
• Actualización del presupuesto
• Acciones correctivas
• Estimaciones a la culminación
• Cierre de Proyectos
• Lecciones aprendidas
8.3. Control de la Calidad
Comprende el seguimiento de los resultados específicos del proyecto para determinar si cumplen con las normas de calidad e identificar las maneras de eliminar causas de resultados insatisfactorios.
Resultados del proyecto incluyen tanto el resultado del producto como los de resultados de dirección.
El equipo deben tener conocimiento practico de control de Calidad estadístico, muestreo , probabilidades. Debe saber las diferencias:
•Prevención.
•Muestreo por Atributos y muestreo de Variables.
•Causas Especiales y Causas Aleatorias.
•Tolerancias y Limites de Control.
Datos Herramientas Resultados
• Resultados del Trabajo.
• Plan de Dirección de la Calidad.
• Definiciones Operativas.
• Checklist
8.3. Control de la Calidad
• Inspección; para determinar si los resultados satisfacen los requerimientos
• Diagramas de Control
• Diagramas de Pareto
• Muestreo Estadístico
• Diagramas de Flujo.
• Análisis de Tendencia, técnicas matemáticas para predecir resultados futuros.
• Mejoras de la Calidad.
• Decisiones de Aceptación.
• Repetición del trabajo, conseguir que elementos defectuosos o no estén conformes cumplan los requerimientos
• Checklist Completadas
• Ajustes del Proceso, comprende acciones inmediatas preventivas o correctivas.
11.6. Control de Riesgo y Monitoreo
Proceso de identificar continuamente los riesgos, monitorear los riesgos rsiduales e identificar los nuevos riesgos, asegurandonos la ejecución de los planes de riesgos y evaluando su efectividad en la reducción de ellos.
Los registros de riesgos son asociados con la implementación de los planes de contingencia
Es un proceso continuo en la vida del proyecto
Los cambios de los riesgos, como la maduracion de los proyectos, desarrollan nuevos riesgos o riesgos anticipados desaparecen.
11.6. Control de Riesgo y Monitoreo
El propósito es determinar:
• La respuesta a los riesgos han sido implementadas como planeadas.
• Las acciones de respuesta a los riesgos son efectivas, o si las nuevas respuestas deben ser desarrolladas
•Los supuestos del proyecto son aùn validos
•Un disparador de riesgo ha ocurrido.
•Procedimientos y polìticas apropiados han sido ejecutados
• Riesgos han ocurrido o surgido y no fueron previamente identificados
11.6. Control de Riesgo y Monitoreo
Datos Herramientas Resultados
• Plan de Gestión de Riesgos
• Plan de Acción
• Plan de Comunicaciones del Proyecto
• Lista de riesgos para análisis adicional y su gestión
• Cambios de Alcances del Proyecto
• Auditorías del Plan de Acción
• Revisiones periódicas del riesgo del proyecto
• Análisis de Valor Añadido
• Medición de desempeño técnico
• Planeamiento de respuesta a los riesgos adicionales
• Workaround plans
• Acciones correctivas
• Requerimientos de cambio
• Actualizaciones al Plan de Acción
• Base de datos de riesgos
• Actualizaciones a la lista de identificación de riesgos
12.5. Administración del Contrato
Es el proceso de verificación de que el suministro del proveedor satisface los requerimientos contractuales.
La naturaleza legal de las relaciones contractuales hace imperativo que el equipo del proyecto sea especialmente cauto con las implicaciones legales de las acciones tomadas durante la administración del contrato.
Debe incluir:
• Ejecución del plan de proyecto
• Reportes de Rendimiento
• Control de Calidad
• Control de Cambios
12.5. Administración del Contrato
Datos Herramientas Resultados
• Contrato
• Resultados del trabajo
• Solicitudes de cambio
• Facturas del proveedor
• Sistema de control de cambios del contrato
• Reporte de rendimiento
• Sistema de Pago
• Correspondencia
• Cambios del contrato
• Solicitudes de pago
COMUNICACIONES
10.3. Reportes de Rendimiento
Involucra coleccionar y repartir información del rendimiento a los stakeholders para que determinen cuales recursos son usados para alcanzar los objetivos del proyecto
• Reportes de Estado
•Reportes de Progreso
•Pronosticar – predecir estados y progresos de proyectos
10.3. Reportes de Rendimiento
• Plan del Proyecto
• Resultados del trabajo
• Registros de otros Proyectos
• Revisión del rendimiento
• Analisis de variaciones
• Análisis de amenazas
• Análisis del valor ganado (EVA)
• Herramientas y técnicas de distribución de información
• Reportes de Rendimiento
• Solicitudes de cambio
Datos Herramientas Resultados
Reportes de Rendimiento
Actividades Costo Estimado
Costo Real
Costo Ahorrado
Tiempo Estimado
Tiempo Real
Tiempo Ahorrado
Observaciones
Actividad 1
• Sub Act.1.1
•Sub Act.1.2
•Sub Act.1.3
Actividad 2
•Sub Act.2.1
•Sub Act.2.2
•Sub Act.2.3
•Sub Act.2.4
Periodo : 26/08/02 – 01/09/02
Nombre del Proyecto: XXXXX
Fecha Elaboracion : xx/xx/xx
Flujograma de Control de Cambios
Evaluación
Del impacto
Revisar
Solicitud
Identificar las
necesidades
de cambio
Impacta
en el plan?
Aprobar
Orden de
Cambio
Preparar la
Orden de CambioRegistrar el
rechazo
Hacer el
cambio
Actualizar
El Plan
Buena
idea
No
Si
No
Si
No es
Buena
Idea
Actividades SEMANA 1 % Avance Esperado
Observaciones Acción a tomarD1 D2 D3 D4 D5 D6 D7
Actividad 1
•Entregable 1 10% 15% 20% 20% 20% 30% 35% 50%
•Entregable 2
•Entregable 3
Actividad 2
•Entregable 1
•Entregable 2
•Entregable 3
•Entregable 4
Periodo : 26/08/02 – 01/09/02
Nombre del Proyecto: XXXXX
Fecha Elaboracion : xx/xx/xx
Reportes de Seguimiento de Entregables
Organización de la Administración de Riesgos
IMP
AC
TO
PR
OD
UC
IDO
PROBABILIDAD DE RIESGOBajo Medio Alto Muy alto
Baj
oM
edio
Alt
oM
uy
alto Inaceptable
Accionado
Por Nivel 3
Accionado
Por Nivel 2
Accionado
Por Nivel 2
Accionado
Por Nivel 2
Accionado
Por Nivel 2
Accionado
Por Nivel 1
Accionado
Por Nivel 1
Accionado
Por Nivel 1
Responsable
Nivel 1
Responsable
Nivel 1
Accionado
Por Nivel 2
(Informe a
Nivel 3
Inaceptable
Accionado
Por Nivel 3
Accionado
Por Nivel 2
(Informe a
Nivel 3
Accionado
Por Nivel 2
(Informe a
Nivel 3
Inaceptable
Accionado
Por Nivel 4
Monitoreo
No hay
Plan de
Mitigación