NORMAS DE CONTROL INTERNO

ACTIVOSPASIVOS

ACTIVOS

CONTROL INTERNO

DEFINICION

El control interno comprende el plan de organización, así como los métodos debidamente clasificados y coordinados, además de las medidas adoptadas en una entidad para proteger sus recursos, propender a la exactitud y confiabilidad de la información contable, apoyar y medir la eficiencia de las operaciones y el cumplimiento de los planes, así como estimular la observancia de las normas, procedimientos y regulaciones establecidas. La implantación de las medidas de control interno y la realización sistemática de los controles y de la aplicación de divisiones para erradicar las deficiencias detectadas, deben ser tareas priorizadas de cada dirigente y de todos los trabajadores, que redundarán en un incremento de la eficiencia económica y en la calidad y el resultado positivo de las actividades desarrolladas por cada entidad.

Para establecer un eficaz sistema de control interno, previamente ha de tomarse en cuenta la organización de la entidad sobre la base de determinados principios, entre los cuales son fundamentales los siguientes:

· Adecuada división del trabajo, que garantice que los responsabilizados con la custodia de los medios y la elaboración de los documentos primarios no tengan autoridad para aprobar los mismos y que ambos no tengan la función o posibilidadde efectuar anotaciones en los registros contables; o sea, que en ningún caso unasola persona tenga el control íntegro de una operación.

Esto posibilita además, que la tarea ejecutada por un trabajador lleve implícita la comprobación de la realizada por otro con anterioridad.

·Garantizar que los procedimientos inherentes al control de las operaciones económicas, así como la elaboración y aprobación de los documentos pertinentes, permitan determinar en todos los casos, la responsabilidad primaria sobre todas las anotaciones y operaciones llevadas a cabo, partiendo de la concepción de que las normas y procedimientos estructurados sobre la base de una adecuada organización, prevean las funciones de cada área, o sea qué hay que hacer, así como las consecuentes responsabilidades de cada uno de los integrantes de la misma.

La anotación oportuna de todas las operaciones contables debe garantizar que todo recurso o servicio recibido o entregado, sea registrado y a la vez sirva de evidencia documental que precise quién lo ejecutó, aprobó, registró y verificó.

· Supervisión de las operaciones reflejadas en cada cuenta y subcuenta o análisis en forma sistemática, por personal independiente al que efectúa dichas anotaciones, con el fin de observar si las operaciones registradas se corresponden con el contenido de cada cuenta.

· Resulta conveniente además aplicar, hasta donde las condiciones concretas de cada entidad lo permitan, la práctica de rotar a los trabajadores en sus distintos puestos de trabajos teniendo en cuenta sus conocimientos y nivel ocupacional, lo que limita los riesgos de la comisión de fraudes viabilizando su descubrimiento en caso de producirse éstos y tiene además la ventaja de aumentar la eficiencia del trabajo al conseguir un entrenamiento más integral.

RESPONS

ABLES

DEL

CONTROL 

INTERNO

…

Todos los dirigentes y trabajadores de una empresa o unidad presupuestada vinculados a la custodia, conservación y utilización de recursos materiales, humanos y monetarios responden personalmente por las infracciones que cometan en el desarrollo de las actividades a ellos encomendadas. La responsabilidad máxima recae en el director y los demás dirigentes de la entidad, ya que éstos tienen la obligatoriedad de garantizar el control y utilizar racionalmente los recursos entregados por el Estado extendiéndose dicha responsabilidad en particular a todos los trabajadores que custodian y elaboran con estos bienes. El contador tiene que velar porque se implanten y cumplan todas las medidas de control establecidas y alertar a todos los integrantes del colectivo laboral sobre lo que significa no cumplir con lo que está regulado, pero como se planteó anteriormente, no es el único responsable de que se asegure el control de los recursos.

PRINCIPIOS QUE RIGEN EL

CONTROL INTERNO

Los Principios que rigen el Control Interno son los siguientes:

a) División del trabajo:

b) Fijación de responsabilidad:

c) Cargo y descargo:

A continuación se presenta una breve definición de cada uno de estos principios:

División del Trabajo

La esencia de éste principio descansa en la separación de funciones de las unidades operativas de actividades de forma tal que una persona no tenga un control completo de la operación, para lo cual se debe distribuir el trabajo de modo que una operación no comience y termine en la persona o departamento que la inició. De esta forma el trabajo de una persona es verificado por otra, que trabaja independientemente, pero que al mismo tiempo está verificando la operación realizada, lo que posibilita la detección de errores u otras irregularidades.

Lo esencial es precisar que los procesos de elaboración y aprobación de los documentos primarios, se efectúen por personas distintas a las que los registran y éstos no sean los que elaboran y aprueban los Comprobantes de Operaciones que sirven de base a las anotaciones. Es necesario dividir las diferentes operaciones en forma tal que los resultados parciales de una operación puedan ser verificados con el resultado de su contabilización. Se extiende este principio a toda actividad laboral administrativa y debe aplicarse hasta donde las posibilidades del personal lo permitan, esto quiere decir que a pesar de los beneficios que ofrece su aplicación, debe ser objeto de una lógica adecuación cuando la plantilla del personal es pequeña, el aumento del personal con este fin debe ser la última de las alternativas, cuando no haya otra solución, ya que debe tenerse en cuenta que el costo de un control no debe ser superior a los beneficios que se deriven.

Fijación de Responsabilidad

Que los procedimientos inherentes al control de las operaciones económicas, así como la elaboración de los documentos pertinentes, permitan determinar en todos los casos, la responsabilidad primaria sobre todas las anotaciones y operaciones llevadas a cabo. Se parte de la concepción de que las normas y procedimientos estructurados sobre la base de una adecuada organización, prevean las funciones de cada área, o sea, que hay que hacer, así como las consecuentes responsabilidades de cada uno de los integrantes de una unidad organizativa, expresando el cómo hay que hacer y quién debe hacerlo.

NOTA:

Es importante que los procedimientos definan quién debe efectuar cadaoperación y que a su vez se establezca en forma obligatoria que se dejeevidencia de quién efectúa cada una de ellas en los documentos y registros. O sea: ¨ Definir conceptualmente las responsabilidades.¨ Dejar constancia documental de quién efectúa cada operación.

Cargo y Descargo

Este principio esta íntimamente relacionado al de la fijación de responsabilidad, pues facilita la aplicación del mismo cuando es necesario. Debe entenderse el máximo control de lo que entra y sale; cualquier operación registrada en una cuenta contraria a su naturaleza debe ser investigada al máximo.

Consiste simplemente en que cuando se produce una entrega de algo: mercancías, documentos, dinero, etc. (descargo), existe una contrapartida o recepción (cargo). Cuando esta operación se formaliza documentalmente, la persona que recibe, firma el documento asumiendo la custodia de los medios recibidos.

En realidad el objetivo de este principio trata de garantizar que cada modelo, documento o registro, se corresponda con sólo determinado tipo de Operaciones perfectamente delimitado,de forma tal que la naturaleza de estas operaciones siempre sea correspondiente y uniforme. Esto permite, mediante el análisis del movimiento o la existencia de anotaciones originadas por documentos primarios, que no se corresponden con la naturaleza de las operaciones de un registro determinado, poder descubrir errores o anomalías en la información contable.

Además de los principios generales antes mencionados,

procede observar otros procedimientos, como son:

Que las anotaciones se efectúen en los registros y documentosprimarios, Submayor, Mayor, Comprobante de Operaciones yotros que constituyan o puedan constituir documentosprobatorios, a tinta, lápiz-tinta u otros medios como máquina deescribir o demás equipos de procesamiento de datos, no permitiéndose en ningún caso que en tales documentos se lleven a cabo borraduras, enmiendas o tachaduras de lo anotadolo que implica subsanar cualquier error y nueva anotación en laforma que proceda, acorde a la naturaleza del error y documento o registro de que se trate.

Las tarjetas u hojas sueltas que constituyen el libro Mayor,Submayor, Registros u otros, primarios, corresponde que esténhabilitados de acuerdo a lo que al respecto se legisle y dado sucarácter de documentos probatorios requieren ser conservadosy protegidos durante el tiempo que en este sentido se establezca.

CONTROL INTERNOPRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS

INHERENTES SUBSISTEMA DE CAJA Y BANCO.

Efectivo en Caja

1- Es responsabilidad de cada entidad mantener el efectivo y valores equivalentes en lugar apropiado que ofrezca garantía contra robos, incendios, etc. observando las disposiciones vigentes dictadas por la Banca Central de Cuba y los Ministerios de Finanzas y Precios y de Economía y Planificación.

2- El cajero debe ser el único que posea la combinación de la caja fuerte, debiendo existir copia de la misma en sobre sellado en poder de la dirección.

3- El cajero debe firmar el Acta de Responsabilidad Material por la custodia del efectivo depositado en la caja y dicha Acta se guardará en el Área Económica.

4- El total del efectivo depositado en caja debe arquearse por lo menos una vez al mes, sorpresiva y sistemáticamente y al sustituirse al cajero. El arqueo debe realizarse por el empleado del Area Económica, verificándose además que existe resolución del director que fije el montante de cada fondo operado.

5- Por cada faltante o sobrante de recursos monetarios detectado se elaborará y contabilizará inmediatamente el expediente correspondiente.

6- Es preciso aplicar la responsabilidad material en el caso de faltantes de recursos monetarios, de acuerdo con lo regulado por el Decreto Ley 92-86.

7- El cajero no custodia recursos monetarios ajenos a la entidad, ni talonarios de cheques en blanco; ni puede tener acceso a los registros contables del efectivo, ni de bienes materiales.

8- El Área Económica debe controlar los cupones de combustibles entregados al cajero, así como su distribución.

9- Los modelos Anticipos para Gastos de Viajes y los Vales para Gastos Menores deben estar autorizados por los funcionarios competentes, de acuerdo con el documento emitido por la dirección de la entidad, contentivo de sus nombres y firmas.

10- Cada Vale de Gastos Menores y Anticipo para Gastos de Viajes pagados y liquidados deben constar adjuntos con los justificantes correspondientes no excediendo de $ 500.00 y estar firmados por los receptores de los pagos de los recursos monetarios.

11- Los Recibos de Ingresos deben estar numerados previamente por el Área Económica y controlarse los que se encuentran en poder del cajero.

12- El importe de los ingresos cobrados en efectivo deben ser verificados y corresponderse con la suma de los documentos justificativos de éstos, depositándose diariamente; debiendo estar firmados por las personas que los liquidan.

13- Los salarios no reclamados y los indebidos, así como los Anticipos de Gastos de Viajes liquidados, se reintegran y liquidan dentro de los términos establecidos para estas operaciones.

14- El modelo Control de Anticipos a Justificar debe estar actualizado, fiscalizándose las fechas de vencimiento de los anticipos otorgados para garantizar su liquidación en tiempo.

15- Los Vales para Pagos Menores y sus justificantes deben cancelarse con cuño de “PAGADO” al reembolsarse.

16- Al final de cada mes es preciso registrar los Vales para Pagos Menores pagados y los Anticipos para Gastos de Viaje liquidados o pendientes de liquidar, que no hayan sido reembolsados.

17- No pueden entregarse Anticipos para Gastos de Viajes a ningún trabajador que tenga pendiente de liquidar otro anticipo.

18- Los cobros en efectivo (procedentes de ingresos) no pueden utilizarse para efectuar pagos.

Efectivo en Banco

1- Es preciso que exista control de los cheques emitidos, cargados por el Banco, caducados y cancelados.

2- Al menos una persona de los que firman los cheques, tiene que revisar los documentos que dan origen a la emisión de éstos, antes de firmarlos.

3- Las operaciones de las cuentas bancarias deben conciliarse periódicamente y dejarse evidencia de las conciliaciones de todas las cuentas de Efectivo en Banco, mensualmente.

4- En el caso de las operaciones en moneda extranjera, los pagos efectuados deben corresponderse con los conceptos y los montantes aprobados en los presupuestos correspondientes.

5- En las unidades presupuestadas, es imprescindible la actualización del Control de Recursos Presupuestarios de Salarios, Otros Gastos e Inversiones Materiales.

6- Por los aportes operacionales realizados en divisas debe recibirse el contravalor de la moneda nacional correspondiente y por los cheques e importes recibidos para adquisición de bienes debe aportarse dicho contravalor.

7- Los funcionarios autorizados para firmar cheques no pueden contabilizar estas operaciones.

8- En las unidades presupuestadas deben compatibilizarse las informaciones de la Contabilidad Presupuestaria y de la Patrimonial.

NOTA:

Contra mayor y compleja sea una empresa , mayor será la importancia de un adecuado sistema de control interno, entonces una empresa unipersonal no necesita de un sistema de control complejo.Pero cuando tenemos empresas que tienen mas de un dueño , muchos empleados, y muchas tareas delegadas . Por lo tanto los dueños pierden control y es necesario un mecanismo de control interno. Este sistema deberá ser sofisticado y complejo según se requiera en función de la complejidad de la organización.Con las organización de tipo multinacional, los directivos imparten ordenes hacia sus filiales en distintos países, pero el cumplimiento de las mismas no puede ser controlado con su participación frecuente . Pero si así fuese su presencia no asegura que se eviten los fraudes.Entonces cuanto mas se alejan los propietarios de las operaciones mas es necesario se hace la existencia de un sistema de control interno estructurado.

LIMITACIONES DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Ningún sistema de control interno puede garantizar sus cumplimiento de sus objetivos ampliamente, de acuerdo a esto, el control interno brinda una seguridad razonable en función de :

Costo beneficio El control no puede superar el valor de lo que se quiere controlar.

La mayoría de los controles hacia transacciones o tareas ordinarias. Debe establecerse bajo las operaciones repetitivas y en cuanto a las extraordinarias , existe la posibilidad que el sistema no sepa responder

El factor de error humano

Posibilidad de conclusiones que pueda evadir los controles.

Polución de fraude por acuerdo entre dos o mas personas . No hay sistema de control no vulnerable a estas circunstancias.

CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO YCONTROL INTERNO CONTABLE…

Dos tipos de controles internos ( administrativos y contable )

A continuación profundizaremos sobre ellos:

El control interno administrativo no esta limitado a el plan de la organización y procedimientos que se relaciona con elproceso de decisión que lleva a la autorización de intercambios

Entonces el control interno administrativo se relaciona con laeficiencia en las operaciones establecidas por el ente.

El control interno contable comprende el plan de la organización y losregistros que conciernen a la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de los registros contables. Estos tipos de controles brindan seguridadrazonable :

1-Los intercambios son ejecutados de acuerdo con autorizaciones generales o especificas de la gerencia.

2- Se registran los cambios para : * mantener un control adecuado y •permitir la preparación de los ee.cc.

3- Se salvaguardan los activos solo accesandolos con autorización.

Un ejemplo de comparación seria:

4- Los activos registrados son comparados con las existencias.

Ej.: Ctrl int. adm : Cotización de compras , el mas barato

Crrl int. cont : Perfecta registración de ingresos de MP-.

ELEMENTOS DE CONTROL

PLAN DE LA ORGANIZACIÓN: Debe indicar claramente los departamentos o personas responsables de las diferentes funciones (compras, recepción de mercaderías, aprobación de créditos para clientes), las cuales deben costar por escrito, la asignación de cada función implica la facultad de tomar Decisiones y además se debe velar por una adecuada separación de funciones.

TRANSACCIONES: Se deben realizar con el cumplimiento de las siguientes etapas:

1. Autorización

2. Aprobación

3. Ejecución

4. Registro

Por ejemplo en una venta al créditos se pueden observar los siguientes pasos:

1. Autorización de la venta por la gerencia, a aquellos clientes que cumplan ciertos requisitos.

2. El gerente de créditos aprueba la venta por un determinado monto.

3. Se ejecuta la transacción y se confecciona la factura y se entrega la mercadería al cliente.

4. Se registra la venta en el departamento de Contabilidad.

CUENTAS POR COBRARVENTAS

Para que cada departamento pueda dar cumplimiento requiere tener latotalidad de la documentación que corresponda.

Separación de funciones contables y custodia de los activos crea un fuerte control interno.Separación de responsabilidades para funciones afines.

Ejemplo en la venta de mercadería se da la siguiente funciones afines sobre las cuales se debe efectuar una separación de funciones:

1. Entrega de mercadería2. Registro de Cuentas por Cobrar3. Recaudación de la deuda

*Cuando se permite a un empleado manejar todos los aspectos de una transacción aumentan el peligro de fraude. (robo, retención de pagos a proveedores, pagos por mayor valor a los proveedores, fijar precios más bajos a ciertos clientes).

*La rotación de empleados, fortalece el control interno ya que cuando las personas saben que otro trabajador va a tomar sus funciones, manejaran los registros con mayor cuidado ciñéndose a los procedimientos establecidos. Exigir a los empleados a hacer uso de sus vacaciones y que otra persona continué con las funciones asignadas.

*Documentación Prenumerada para ordenes de compra, facturas de venta, cheques, comprobantes de Ingreso, Egreso y Traspaso.

*Personal competente. El mejor sistema de control interno no funcionará si el personal no tiene el suficiente nivel de competencia.

*Pronósticos Financieros. Si la empresa ha fijado metas para sus áreas estas pueden compararse mes a mes con lo real e identificar e investigarse de inmediato si existe alguna divergencia.

•Auditoría Interna. El auditor interno tiene la responsabilidad de investigar la eficiencia de las operaciones de cada departamento.

CONSIDERACIONES

*El control interno debe revisarse continuamente. (actualización)

*Limitación del control interno. Dos o más empleados que trabajen coludidospueden burlar el sistema.

*El control interno en pequeños negocios es más difícil de crear que en unaempresa grande.

*El control interno no se debe plantear solo en términos de prevención de fraudes sino como un medio para aumentar la eficiencia operacional.

*Al establecer el control interno no se debe perder de vista el costo los que no deben ser mayores que los beneficios.

ELEMENTOS CONSTITUTIVOS DEL CONTROL INTERNO

CONTABILIDAD: Plan de cuentas, Manual de cuentas, Comprobante y Formularios, Informes y Estados Financieros.

PRESUPUESTOS

ESTADÍSTICAS y equipos mecánicos

PERSONAL Selección, rotación, fianzas.

CONTROL DEL EFECTIVO

Se entiende por efectivo: monedas, billetes, cheques, giros bancarios, y dinero depositado en bancos.

El efectivo es el más corriente y liquido de todos losactivos.

RESPOSABILIDAD DE LA GERENCIA FRENTE AL EFECTIVO…

Evitar pérdidas por concepto de fraudes o robos.

Garantizar la exactitud contable de los ingresos, pagos y saldos delefectivo.

Mantener el saldo suficiente para hacer los pagos necesarios y afrontaremergencias.

Evitar mantener cifras grandes de dinero ocioso.

CONTROLES SOBRE EL EFECTIVO Custodia de los activos separados del registro de transacciones.

La función de registro debe estar subdividida en varios empleados.

CARACTERÍSTICAS Existencia de un Plan de Organización.Existencia de Políticas y Procedimientos integrados

Personal adecuado

Ejecución adecuada a los procedimientos

OBJETIVOS

Que todos los ingresos sean depositados integra y oportunamente. /100%al día siguiente a más tardar).

Arqueos sorpresivos. ( por personal ajeno)

Que todos los egresos se cancelen con cheque.

Asignación de un Fondo Fijo adecuado.

*Que todos los ingresos que debieran recibirse efectivamente se reciban.

*Que existan formularios prenumerados para Ingresos y Egresos.

*Que exista un Plan de Cuentas adecuado que permita contabilizar

*correctamente los ingresos y egresos.

*Que exista un sistema de autorización de Egresos.

Situaciones que pueden presentarse para encubrir fondos: Cancelar gastos ficticios

1. Contabilizar y pagar facturas falsas2. Contabilizar y pagar duplicados de documentos

Postergar depósitos.

Adulterar documentos corrigiendo cifras.

Adulterar la suma de los reembolsos de Fondos Fijos.

Cuando se utiliza dinero de cobranzas para efectuar pagos personales, adulterando la suma de los cobro y retirando la diferencia.

Adulterar depósitos y alterar posteriormente las conciliaciones bancarias.

Adulterar boletas de depósito y notas de debito bancario (cargos) por sumas equivalentes.

Medidas que se deben tomar para evitar estas situaciones:

*Adecuada separación de funciones entre el que paga y el que registra.

*Separar las funciones de preparación de pagos y su realización.

*Emitir cheques nominativos ( borrar “a la orden de” y “al portador”)

*Aplicar políticas de que todos los comprobantes de fondos fijos indiquen los montos en números y letras.

*Aplicar políticas de que todos los fondos fijos sean examinados por unapersona distinta al cajero.

Otras medidas de separación de funciones:

Personal encargado de caja:

*Que no lleven o no tengan acceso a los registros indirectos de Cuentas por *Cobrar especialmente de Clientes.*Que no puedan aprobar descuentos o devoluciones de clientes.*Que no tengan la custodia de documentos, acciones u otros valores.*Que no tengan la autoridad suficiente para autorizar pagos o preparar comprobantes.*Que no aprueben los castigos de deudores.*Que no preparen, firmen, o despachen cheques, especialmente de proveedores.*Que no preparen nominas de remuneraciones ya que podrían: adulterar su propia remuneración o incluir empleados inexistentes.*Que no reciban cheques pagados devueltos por el banco.*Que no reciban las cartolas bancarias.*Que no sean la misma persona que determina los montos a circularizar.

Reglas con respecto al Fondo Fijo

*Todo pago debe respaldarse con un comprobante confeccionado a tinta o a máquina registrando en él los montos en números y letras así como también el concepto del pago y fecha del mismo.

*El cajero no debe hacer pagos cuando no se encuentran autorizados los comprobantes por el funcionario encargado.

*Los vales y recibos por prestamos temporales, cheques personales, no deben formar parte del fondo fijo.

*Periódicamente el cajero debe rendir cuenta preparando un listad de los comprobantes pagado. Se reembolsara mediante cheque, los comprobantes se revisaran por funcionarios asignados para esta labor.

*Los comprobantes se inutilizarán con un sello fechador pagado y se archivaran.

*Regularmente conviene practicar arqueos por el auditor interno o empleados responsables, ajenos al departamento de Contabilidad o Caja.

CUENTA CAJA Es una cuneta de Activo Circulante que registra todo el movimiento de efectivo o valores que los representen. La cuenta Caja recibe la información de:

SISTEMA JORNALIZADOR Comprobantes Diario General DEBE : Movimientos del mes de IngresosHABER : Movimientos del mes de Egresos

SISTEMA CENTRALIZADOR Comprobantes Diario Auxiliar de Caja Mayor DIARIO AUXILIAR DE CAJA

DEBE HABER

FECHA –DETALLE-PARCIAL-TOTAL-FECHA-DETALLE-PARCIAL-TOTAL

Al termino del mes se confecciona un asiento centralizador; uno por los ingresos y otro por los egresos: -------------------x -------------------Caja

Clientes Cuentas AcreedorasXxxxxxXxxxxxx

----------------- x--------------------Proveedores Cuentas Xxxxxxxxxx DeudorasXxxxxxxxxxx

Caja

Asientos:______________x________________CAJA 65.400

CLIENTE 10.000L*C 15.000ARRIENDO COB. 5.000MERCADERIA 30.000IVA 5.400

G: por centralización debe Libro Caja______________x_____________BANCO 20.000PROVEEDOR 10.000L*P 16.000INTERES 1.000GASTOS GRLS 5.000

CAJA 52.000 G: por centralización haber Libro Caja

Operaciones: 1.Se recibe pago de un Cliente $10.000

2.Se recibe cheque por pago de letra $15.000

3.Se recibe pago de arriendo $5.000

4.Se reciben $35.400 por venta de mercadería

5.Se deposita en cuenta corriente $20.000

6.Se paga a un proveedor $10.000

7.Se paga una letra por $17.000 ($1.000 interés)

8.Se pagan gastos varios por $5.000

INSTRUMENTOS QUE FACILITAN EL MANEJO DE EFECTIVO El hecho de cancelar con cheques y depositar los ingresos en cuenta corriente facilita el control, pero a su vez se pierde agilidad en los pagos especialmente en aquellos de poco monto, una de las formas de evitar esto es utilizar un Fondo Fijo o una Caja Chica. Contablemente los conceptos son distintos.

Fondo Fijo: Se entrega a un empleado una cierta cantidad de dinero en efectivo para atender en forma oportuna pagos que deben cumplir con ciertos requisitos, esto es deben corresponder a pagos urgentes y por un monto limitado.

NOTA:

La persona encargada del Fondo Fijo debe efectuar una rendición cuenta demostrada a través de documentos, reflejados en una planilla que señale los gastos incurridos. Al final del mes se totaliza y se adjuntan los comprobantes derespaldo.

Esta rendición debe ser revisada por otra persona y una vez aprobada se repone el Fondo Fijo.

CUENTA BANCO Los principales movimientos de la Cuenta de Mayor Banco son producidos por los siguientes conceptos: DEBE HABERDepósitos Giro de chequesCobranzas Cheques depositados y devueltosDescuento de letras Letras Descontadas impagasPrestamos Bancarios Amortización de prestamosCargos por comisiones InteresesLiquidación por operaciones de cambio Comisiones Gastos Bancarios

Depósitos: Documentos que la empresa entrega directamente al banco para que sean ingresados a la cuenta corriente, pueden ser en efectivo o documento.

Cobranzas: La empresa puede ingresar letras al banco para que este al fecha de vencimiento efectúe la cobranza del documento.

Descuento de letras: Valores que recibe la empresa y son presentada al banco para que este adelante el dinero que se obtendría a la fecha del vencimiento.

Prestamos bancarios: Son prestamos solicitados por la empresa al banco que este deposita directamente en la cuenta corriente.

Comisiones de confianza: Se pueden originar por cobros a terceros encargados por la empresa al banco.

Liquidación por operaciones de cambio: La empresa puede ejecutar operaciones de comercio exterior y en ese caso debe liquidar sus divisas en la entidad bancaria.

Giro de cheques: Corresponde a los cheques emitidos por la empresa.

Cheques depositados y devueltos: Son aquellos documentos recibidos por la empresa, depositados en su cuenta corriente, enviados en canje por el banco y regresados por disconformidad. (fondos insuficientes, firma girador no corresponde, cuenta corriente cerrada, caducado, etc.)

Letras descontadas impagas: Cuando se produce el descuento el banco carga en la cuenta corriente de la empresa el monto determinado, en caso de no pago del documento el banco procede al cobro a la empresa, por lo que abona la cuenta.

Amortización de prestamos: El banco descuenta directamente de la cuenta corriente de la empresa las cuotas correspondientes al préstamo.

Intereses: corresponde a cobros realizados por el banco por el uso de su capital.(sobregiro)

Comisiones: Cobros del banco por servicios prestados.(Letras en cobranza)

Gastos Bancarios: Son gastos inherentes a la cuenta bancaria.(Impuesto de cheques)

Traspasos: La empresa puede tener otros productos del banco como línea de crédito, depósitos a plazo, otra cuenta corriente etc.

CONTROL INTERNO DEL BANCO

*Evitar fraudes

*Registros confiables

*Las cuentas bancarias deben ser bipersonales

*Los egresos del banco deben ser debidamente justificados

*Deben existir normas precisas del manejo físico de cheques y documentación que entrega el banco

*Los talonarios de cheques deben ser guardados en forma separada de los que están en uso.

*Las cuentas corrientes deben ser conciliadas periódicamente.

CONCILIACIÓN BANCARIA Es una comparación que se hace entre los antecedentes que tiene la empresa y los que entrega el banco respecto de la cuenta corriente, con el fin de verificar que no existan omisiones y determinar el saldo real vale decir la disponibilidad en la cuenta bancaria.

Generalmente el saldo entregado por el banco no coincide con el de la empresa por:

1.Depósitos no registrados por el banco2.Cheques girados y no cobrados3.Abonos efectuados por el banco no cargados por la empresa 4.Cargos efectuados por el banco no registrados por la empresa

PASIVOS

Comprende obligaciones presentes de operaciones o transacciones pasadas.

Los principales conceptos son:Adeudos por la adquisición de bienes y servicios, inherentes a las operaciones principales de la empresa.

Cobros anticipados a cuenta de futuras ventas de mercancía o prestación de pasivos.

Adeudos de bienes o servicio para consumo o beneficio de la empresa.

Pasivos provenientes de obligaciones contractuales o impositivas.

Préstamos de instituciones de crédito.

Ciertos casos obligaciones provenientes de operaciones.

bancarias de descuento de documentos.

Clasificación

del PASIVO

El pasivo se clasifica dé acuerdo con su fecha de liquidación o vencimiento, en pasivo a corto plazo y pasivo a largo plazo.

Reglas de Valuación:

Compra de mercancías o servicios, surgen en el momento de tomar posesión de las mercancías o recibidos los servicios.

Registrar los pasivos deduciendo los descuentos comerciales, pero sin deducir los descuentos por pronto pago.

Deberán registrarse estimaciones pueden encontrarse los pasivos por gratificaciones,

vacaciones, salarios cuotas patronales del seguro social, garantías, incentivos, etc.

La PTU representa una obligación contractual.

Los prestamos obtenidos en efectivo, deberán registrarse por el importe recibido o utilizado.

Cuando firmasen documentos amparando compras a crédito, deberán registrarse de inmediato.

En caso de pasivos a liquidarse en tablas de amortización se registrara el total cargando el importe de los intereses no devengados a una cuenta de cargos diferidos.

Los pasivos en moneda extranjera se convertirán al tipo de cambio oficial.

El pasivo de emisión de obligaciones representa el importe a pagar por las obligaciones emitidas de acuerdo con el valor nominal de los títulos. Los intereses deberán registrarse conforme se devenguen.

Reglas de Presentación:

Por razón de su pronta o inmediata exigibilidad debe presentarse como el primero de los grupos en el balance general.

Es importante presentar por separado los adeudos a favor de proveedores. Estos saldos deberá incluir los fletes, gastos de importación, etc. aun sí están pendientes de pago.

Los saldos deudores deberán reclasificarse como cuentas por cobrar o como inventarios. Los pasivos que representen financiamientos bancarios a corto plazo deberán presentarse por separado.

La porción circulante del pasivo a largo plazo deberá presentarse también por separado.

Los pasivos a favor de la compañía afiliada debe presentarse por separado ya que conservan una característica especial en cuanto a su exigibilidad.

Las cuentas por pagar a acreedor4es diversos se agrupan generalmente en un solo total.

Loas pasivos por el ISR y por la PTU, deben mostrarse separadamente en forma individual.

En caso de pasivos importantes en moneda extranjera deberán revelarse con una nota a los estados financieros.

Deberán informarse también de restricciones o hechos de importancia relacionadas con el pasivo.

Es indispensable informar de las garantías mediante notas a los estados financieros.

En el caso de obligaciones emitidas, deberá informarse claramente las características de la emisión, el monto, numero de obligaciones en circulación, valor nominal, garantías, vencimiento, tasa de intereses etc.

Los intereses no devengados incluidos en los saldos de las cuentas de pasivo deberán excluirse para fines de presentación en el balance.

PASIVO EN

LA

AUDITORIA

Objetivos de Auditoria:Los objetivos de auditoria al llevar cabo el examen de pasivos son los siguientes:

Comprobar que todos los pasivos que muestra el balance general son reales y presentan obligaciones a la fecha del mismo.

Verificación que se incluyan todos los pasivos a cargo de la entidad.

Comprobar que los pasivos no están garantizados por gravámenes cobre activos o garantías.

Comprobar que los pasivos están adecuadamente clasificados, descritos y revelados en los estados financieros, incluyendo las notas.

Control Interno:

Se deben de cumplir los objetivos relativos a la autorización, procesamiento y clasificación de transacciones, verificación y evaluación, incluyendo los aplicables a control de PED.

Ejemplos de aspectos a considerarse en la revisión, en forma enunciativa mas no limitativa, son los controles internos claves en cuanto a:

Segregación de funciones, recepción, pago, enajenación, verificación, registro y pago.

Autorización a diferentes niveles para contraer pasivos y garantizarlos.

Uso y control de efectivo de ordenes de compra y notas de recepción pre numeradas.

Revisión de facturas, precios y cálculos contra ordenes de compra y notas.

Determinación del monto de los pasivos por impuestos.

Importancia Relativa y Riesgo de Auditoria:

Al diseñar sus pruebas de auditoria debe considerar aquellos factores o condiciones que pueden influir en la determinación de riesgo. Ejemplos de ello pueden ser:

Naturaleza y características propias de pasivoFalta de segregación de funcionesRegistro de auxiliares poco confiablesAjustes Frecuentes en el pasivoFalta de comunicación entre el depto. Que compra y el de contabilidad.Restricciones financieras

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

Planeación.Revisión Analítica.Estudio y Evaluación del Control Interno.Pruebas de Cumplimiento.Pruebas sustantivasPresentación y Revelación

Planeación

El auditor debe obtener información sobre las características de los pasivos, tales como vencimientos, tasas de interés, moneda en la que se contrato. Dichas características incluyen en forma en que opera la empresa, sus condiciones jurídicas, sistemas de información, políticas de registro, estructura y calidad de organización.

Revisión AnalíticaLos procedimientos se utilizan para conocer el negocio, identificar cuentas con errores y ayudar sé en determinar el alcance, oportunidad y naturaleza de los procedimientos.

Algunos de los procedimientos utilizados por el auditor pueden ser:

•análisis de variaciones de un periodo a otro contra el presupuesto•Pruebas globales de impuestos.•Comparación del número de días de crédito con la cifra equivalente al año anterior.Comparación de la lista de proveedores de un periodo a otro.

Estudio y Evaluación del Control Interno

Consiste en llevar a cabo el estudio y evaluación del Control Interno contable existente y la localización de controles clave en el manejo del pasivo.

Habiéndose determinado, la confianza en el sistema del control interno, el auditor estará en posición de definir la naturaleza de los procedimientos de auditoria, tanto cumplimiento como sustantivos, con el alcance y oportunidad que considere necesario.

Pruebas de Cumplimiento

•Dichas pruebas son necesarias ya que se relacionan con procedimientos claves de control que ha sido considerados en la determinación de la naturaleza, oportunidad y alcance de pruebas sustantivas.

Se enfoca a corroborar el funcionamiento del control interno.

Pruebas sustantivas

Los procedimientos que ayudan al auditor a obtener evidencia suficiente.

CONFIRMACION.PAGOS POSTERIORES.EXAMEN DE DOCUMENTACION.INVESTIGACION EN BUSCA DE POSIBLES PASIVOS NO REGISTRADOS.VERIFICACION DE CALCULOS Y PRUEBAS GLOBALES.

CONFIRMACIONObtención de comunicación escrita con instituciones que otorgaron créditos, de acreedores, proveedores, etc. Es fundamental, ya que es la única fuente externa que tiene el auditor para conocer obligaciones

PAGOS POSTERIORES

Examen de la documentación de los pasivos pagados con posterioridad a la fecha del balance. Con el objeto de

asegurarse de la existencia y autenticidad de los pasivos.

EXAMEN DE DOCUMENTACION

Inspección de la documentación que compruebe las obligaciones y deudas contraídas. Cuando el auditor no recibió respuesta a la confirmación que envío, ni hubo pagos posteriores, deberá examinar la documentación original que compruebe la obligación.

INVESTIGACION EN BUSCA DE POSIBLES PASIVOS NO REGISTRADOS

Examen de las transacciones registradas de la fecha del balance general, de documentos pendientes de registro.

VERIFICACION DE CALCULOS Y PRUEBAS GLOBALES

Revisión de las bases para el registro de los pasivos acu7mulados y de sí calculo y estimación del saldo probable de una cuenta en base a la información conocida.

Presentació

n

y Revelación

Se cerciorará el auditor de los siguientes aspectos:

Que el pasivo este calificado de acuerdo con su fecha de liquidación

En caso de pasivos en moneda extranjera se revele en notas o en el balance.

Se informe de garantías

Se informe acerca de las restricciones

En caso de financiamiento se revele en los estados financieros.

GRACIAS POR SU ATENCION…