Convenio Marco y Trato Directo.pdf

¿Qué es un Convenio Marco?

Modalidad de adquisición en la cual se establecen precios y condiciones de compra para bienes y servicios, por medio de una licitación pública realizada por la DCCP(Direccion de Compras y Contratacion Publica). Tales bienes y servicios se disponen en un Catálogo Electrónico (Chilecompra Express) mediante el cual los organismos públicos acceden directamente, pudiendo emitir una orden de compra a los proveedores, simplificando con ello los procesos de compra.

Art. 30 Son funciones de la DCCP: “De oficio o a petición de uno o más organismos públicos, licitar bienes y servicios a través de la suscripción de convenios marco….. .…..Respecto de los bienes y servicios objeto de dicho convenio marco, los organismos públicos afectos a las normas de esta ley estarán obligados a comprar bajo ese convenio, relacionándose directamente con el contratista adjudicado por la Dirección, salvo que, por su propia cuenta obtengan directamente condiciones más ventajosas…”

CONVENIO MARCO Contexto Legal

Definición

Procedimiento de contratación por medio del cual las

Entidades obtienen suministro de bienes y servicios con sólo

dictar una orden de compra respecto de los productos

ofrecidos en el Catálogo por proveedores que han sido

seleccionado en una licitación efectuada por la Dirección

Etapas

Proceso de licitación de la Dirección para un producto o

servicio (de oficio o a petición de las Entidades)

Inclusión del producto o servicio adjudicado en el

Catálogo

Entidad emite una orden de compra directamente al

proveedor a través del Sistema

Proveedor entrega el bien o provee el servicio en los

términos establecidos en las bases y el contrato con la

Dirección

Obligatoriedad

Regla General: Las Entidades están obligadas a comprar y

contratar a través de los Convenios, si el bien o servicio

está incluido en el Catálogo, sin importar el monto

Excepciones:

“Condiciones más ventajosas”

Municipalidades

Fuerzas Armadas

Condiciones más ventajosas

Definición: Situaciones objetivas, demostrables y

sustanciales para la Entidad (plazo entrega,

garantías, calidad, relación costo/beneficio)

Obligación de la Entidad de informar a Dirección y

mantener antecedentes

Entidad fiscalizadora podrá comprobar condiciones

más ventajosas

Art. 2 N° 14, del Reglamento: «Procedimiento de contratación

realizado por la DCCP, para procurar el suministro directo de bienes y/o servicios a las Entidades, en la forma, plazo y demás condiciones establecidas en dicho convenio»

Art. 8, del Reglamento, Circunstancias en que procede la utilización de un CM: «Las entidades celebrarán directamente sus contratos de suministro o servicio por medio de los convenios marco, licitados y adjudicados por la DCCP, sin importar el monto de las contrataciones, los que serán publicados a través de un Catálogo de Convenios Marco en el sistema de información…»


Capitulo III, del Reglamento: Convenios Marco (Art. 14 al 18) Art. 14. Mecanismo de operación La DCCP efectuará periódicamente procesos de compra para suscribir CM considerando, entre otros elementos, los Planes Anuales de Compras de cada entidad. Las entidades podrán solicitar a la DCCP que lleve a cabo un proceso de compra para concretar un CM de un bien o servicio determinado… La DCCP evaluará la oportunidad y conveniencia de llevar a cabo dichos procesos… Cada Entidad estará obligada a consultar el Catálogo antes de proceder a llamar a una Licitación Pública, Licitación Privada o Trato o Contratación Directa, salvo los municipios (uso Voluntario) Si el Catálogo contiene el bien y/o servicio requerido, la Entidad deberá adquirirlo emitiendo directamente al Contratista respectivo una orden de compra, salvo que obtenga directamente condiciones más ventajosas ……


Art. 15. Condiciones más ventajosas Las condiciones más ventajosas deberán referirse a situaciones objetivas, demostrables y sustanciales para la Entidad, tales como, plazo de entrega, condiciones de garantías, calidad de los bienes y servicios, o bien, mejor relación costo beneficio del bien o servicio a adquirir. Si la Entidad obtuviera condiciones, deberá informarlo a la DCCP. Las condiciones más ventajosas se podrán verificar a través de diversos mecanismos diferentes a la utilización del Sistema de Información, tales como: procesos de consulta a la industria, publicidad, listas de precios o catálogos públicos, entre otros.

La entidad fiscalizadora correspondiente podrá requerir la documentación que respalde fehacientemente, que al momento en que se realizó una determinada contratación, las condiciones de dicha contratación eran más ventajosas a las existentes en los Convenios Marco vigentes.


IMPORTANTE El Art. 9 del Reglamento señala que “Cuando no procede la contratación a través de Convenio Marco, por regla general las entidades celebrarán sus Contratos de Suministro y/o Servicios a través de una Licitación Pública……”.

• Precios y Condiciones ofrecidas y adjudicadas

mediante una licitación pública.

• Facilita el proceso de compra.

• El ahorro trasciende en la gestión y no sólo en el

precio.

CONVENIO MARCO Ventajas

Definición de

Requerimiento

1

Selección del

mecanismo de

compra

2

Llamado y

recepción de

ofertas

3 Evaluación de

ofertas

4

Adjudicación

oferta

5

Recibo de producto

o servicio

6

Seguimiento y

monitoreo de la

compra

7

FIN

Convenio Marco

INICIO

Tiempo promedio:

15 días.

Tiempo máximo: 2

días.


Ahorro trasciende el precio y Facilita el proceso de compra

Ejemplo: Caso Práctico Le han solicitado adquirir una camioneta doble cabina, para las visitas a terreno del equipo médico en una zona rural. Una vez revisadas las características técnicas y atributos de los distintos vehículos, se seleccionó en el CM de Vehículos Motorizados, el siguiente vehículo:



$ 13.678.812.- c/ IVA

Sin embargo, en el diario del día domingo Ud. vio el mismo vehículo al precio oferta de $12.990.000.-


¿Qué hace?

¿Es factible argumentar condiciones más

ventajosas?


Calculo y/o pondero costos y

beneficios



• ¿Cuánto tiempo me demoro en realizar un proceso de compra?

• Como en una licitación pública no puedo señalar marcas…¿incorporó en bases de licitación todas aquellas cláusulas, términos y condiciones que permiten adquirir exactamente lo que deseo?

• ¿Cuál es el valor de los procesos administrativos internos…en recursos humanos por ejemplo?

• ¿Cuál es el costo de oportunidad?

• Cuando por fin logro publicar el proceso licitatorio, ¿el precio oferta se mantiene?

• ¿Y si en la licitación no se presentan ofertas? ¿Qué tiempo extra requiere levantar un nuevo proceso?

La ley 19.886 de Compras Públicas establece que los organismos públicos estarán obligados a usar como primera opción de compra el Catálogo Electrónico (Convenio Marco), es decir, se debe consultar este Catálogo antes de realizar una licitación pública, privada o contratación directa…

(Art. Nº 30 letra D de la Ley de Compras Públicas).

IMPORTANTE

Mientras más usemos el Convenio, más proveedores estarán interesados en participar de este sistema.

¿Cuándo debemos utilizar un Convenio Marco?

• Los precios publicados en tienda son vigentes. • En valores NETOS • El valor final del producto es la combinación del Precio del Producto + Aplicación de Flete – Descuento sobre el Monto de la orden de compra, de acuerdo al tramo en que se ubique ésta.

+ -

CONVENIO MARCO Precios – ¿Son fijos?

Los proveedores se comprometen a mantener en Convenio Marco el mejor precio ofertado a sus clientes para los bienes y servicios adjudicados. En caso que ofrezcan mejores precios a cualquiera de sus clientes, estos deberán verse reflejados en el Catálogo Electrónico de Convenios Marco.

Recuerde..!! Art.15 Reglamento: «…..En el evento que la Entidad obtenga condiciones más ventajosas respecto de un bien o servicio contenido en el Catálogo, deberá informarlo a la DCCP, a través del canal que esta disponga……»

CONVENIO MARCO Precio - Compromiso del mejor precio

Acuerdo Complementario

Se basa en las

condiciones del CM de referencia

Se puede adicionar

condiciones especiales

Se pueden concordar entregas diferidas

Se pueden establecer modalidades de pago

20

Por acuerdo entre las entidades y el proveedor adjudicado, podrá suscribirse un acuerdo complementario, en el cual se consigne el monto de la garantía de Fiel Cumplimiento de acuerdo a lo establecido en artículo 68 del Reglamento de Compras, que en este caso corresponde a un 5% del monto total del mencionado acuerdo, y se especifiquen las condiciones particulares de la adquisición, tales como condiciones y oportunidad de entrega, entre otros.

CONVENIO MARCO Acuerdos Complementarios

El Adjudicatario, cuando lo estime conveniente, podrá otorgar descuentos para todas las Entidades sobre los precios vigentes en el convenio. Independiente del monto de la compra que se trate. Con todo, estos precios con descuentos especiales tendrán carácter de oferta y deberán mantenerse por el plazo mínimo de 1 a 5 días hábiles desde su publicación en el Catálogo. La DCCP publicará en el Catálogo los descuentos especiales, al día hábil siguiente desde la recepción de la solicitud del adjudicatario.

CONVENIO MARCO ¿Hay ofertas especiales?

Por sobre los precios fijados en

el convenio

marco

Duración mínima 1 a 5 días hábiles

Los proveedores adjudicados no podrán rechazar las órdenes de Compra válidamente emitidas, salvo:

Existencia de deuda vencida de la Entidad que emite la Orden de Compra con el proveedor destinatario de la misma.

Que el valor de la OC recibida sea inferior al valor mínimo declarado por el oferente en su oferta.

Que la OC no cumpla con condiciones especiales definidas para cada Convenio Marco.

CONVENIO MARCO ¿Puede el proveedor rechazar órdenes de compra?

No adjuntar a la OC la «Disponibilidad Presupuestaria»

¿Quién aplica Multa?

• Por el atraso en la entrega de un bien o servicio

• Al momento del pago como un descuento o directamente, si no

hubieran pagos pendientes.

• Por cada día de atraso (depende del CM…!)

• Como un % del total no entregado (depende del CM...!)

• A través de una Nota de Crédito (sin rebaja de IVA) o con carta

de aceptación de la multa que permite la rebaja del pago

¿Cómo se aplica?

CONVENIO MARCO Multas

¿Por qué se puede aplicar multa?

• Directamente el comprador

En el caso de la Suspensión temporal en el Catálogo y el cobro de la boleta de garantía, aplicará la sanción la DCCP, por Resolución Fundada y a requerimiento expreso y formal de la entidad compradora.

Procedimiento: La Entidad afectada deberá remitir a la DCCP un oficio, donde conste lo siguiente: • El número de la Orden de Compra. • La fecha de emisión de la Orden de Compra • Las razones que fundamentan la solicitud de aplicación de la

sanción requerida • La explicación del proveedor, si la hubiere. • Una copia de la Orden de Compra y, • La solicitud expresa a la DCCP de la aplicación de alguna de las

sanciones establecidas en el presente convenio.

CONVENIO MARCO Sanciones

CONVENIO MARCO Grandes Compras

Art. 14 bis. Adquisiciones vía CM en compras superiores a 1000 UTM En las adquisiciones vía convenio marco superiores a 1.000 UTM, las entidades deberán comunicar, a través del Sistema, la intención de compra a todos los proveedores que tengan adjudicado en CM el tipo de producto requerido.

Esta comunicación será realizada con la debida antelación, considerando los tiempos estándares necesarios para la entrega de la cantidad de bienes o servicios solicitados, plazo que en ningún caso será inferior a los 10 días corridos antes de la emisión de la orden de compra.

No se realizan Bases Administrativas o Técnicas, ya que ellas son propias

de procesos licitatorios…situación que ya se produjo previamente en el

llamado que realizó la DCCP

CONVENIO MARCO Grandes Compras

Procedimiento

Llamad

o

Oferta

s Cierre

Recepción

de Ofertas

Evaluació

n Formalización

de la compra

Al menos

10 días

CONVENIO MARCO Recomendaciones

1. Siempre confeccione cuadros comparativos de las ofertas disponibles en las Tiendas Virtuales.

2. Interactúe con los proveedores. Resuelva sus dudas respecto a los productos que esta adquiriendo, de las condiciones comerciales y regionales o si no ha recibido una buena atención.

3. Prefiera productos energéticamente más eficientes.

5. Verifique siempre el valor de Flete o costo de despacho de un bien e incorpórelo el momento de confeccionar la orden de compra.

4. Verifique los montos mínimos de despacho.

6. Si el producto o servicio que requiere no está en las tiendas electrónicas, y corresponden a categorías o tipos de producto de un catálogo electrónico, solicite su incorporación al proveedor.

7. Cobre multas por atraso en la entrega de productos o en la realización de un servicio.

8. Informe oportuna y formalmente a la DCCP del incumplimiento de un oferente, de algunas de las causales contempladas en bases de licitación para la Suspensión Temporal de un proveedor o para el Cobro de Boletas de Garantía.

9. Si en su región, los Convenios Marco, hasta el momento no son una alternativa útil, por inexistencia de proveedores locales o por que las empresas que dicen abastecer no lo hacen con la regularidad comprometida:

a. Siempre debe aplicar multas por atraso en las entregas. b. Siempre debe solicitar la aplicación de sanciones a la DCCP. c. Informe a potenciales oferentes de CM de los llamados que realice la

DCCP.

CONVENIO MARCO Recomendaciones

¿Qué antecedentes requiero para

realizar una Licitación Privada o un

Trato Directo?

Artículo 7° Ley de Compras:

“Se entiende como:

Licitación o Propuesta Privada: procedimiento administrativo de carácter

concursal, previa resolución fundada que lo disponga, mediante el cual la

Administración invita a determinadas personas para que, sujetándose a las

bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales seleccionará y

aceptará la más conveniente.

Trato o Contratación Directa: procedimiento de contratación que, por

naturaleza de la negociación que conlleva, debe efectuarse sin la

concurrencia de los requisitos señalados para la licitación o propuesta

pública y para la privada. Tal circunstancia deberá ser acreditada según lo

determine el reglamento.

Recuerde:

En Ambos casos se trata

de mecanismos de

Compra

Excepcionales

TRATO O CONTRATACIÓN DIRECTA Contexto Legal

• Al ser la licitación pública la regla general, las causales de propuesta privada o trato directo son taxativas y de derecho estricto y por ende, deben constar en el acto administrativo que aprueba el convenio respectivo, y acreditar su concurrencia (Dicts. Nos. 45.730/03; 37.342/05; 3.417/08; 61.883/09 entre otros)

• No basta para los fines de justificar un trato directo, la sola referencia a las disposiciones legales y reglamentarias que contienen la causal que fundamenta dicha modalidad de contratación, como tampoco la sola alusión a razones de índole interno de funcionamiento del Servicio (Dict. N 46.427/08)


Una adquisición mediante Licitación Privada requiere:

a. La resolución que autoriza este procedimiento en donde se fundamenta la causal

que justifica este mecanismo excepcional.

b. Las bases de licitación. En este caso, es importante recordar que cuando el

fundamento es que no se presentaron oferentes a la licitación original, NO se

pueden modificar las bases utilizadas previamente en la licitación pública.

c. El procedimiento de adquisición mediante licitación privada está regulado en

los artículos 44 al 47 del Reglamento de Compras.


Una adquisición mediante Trato Directo requiere:

a. La resolución que autoriza este procedimiento en donde se fundamenta la

causal que justifica este mecanismo excepcional.

b. Sólo se podrá omitir la resolución cuando el Trato Directo invoque la causal f) del

artículo 8 de la Ley «si se trata de servicios de naturaleza confidencial o cuya

difusión puede afectar la seguridad nacional o el interés nacional, los que

serán determinados por decreto supremo».


¿Cuáles son las causales para la

utilización de los procedimientos

extraordinarios de contratación?

N° Causal Requiere

Resolución

Requiere un

mínimo de 3

Cotizacione

s

Monto

Máximo

1

Si en la licitación pública previa no se

hubieran presentado interesados.

En este caso procede primero la

licitación privada y si no tuviera

interesados se puede realizar Trato

Directo.

SI

SI

-

2

Si se tratara de contratos que

correspondieran a la realización o

terminación de un contrato que haya

debido resolverse anticipadamente

por falta de cumplimiento del

contrato u otras causales, cuyo

remanente no supere las 1000 UTM.

SI

SI

1000 UTM

Art. 8, letra c):

«……Sin perjuicio de la validez o invalidez del contrato, el jefe superior

de la entidad contratante que haya calificado indebidamente una

situación como de emergencia, urgencia o imprevisto, será sancionado

con una multa a beneficio fiscal de 10 a 50 UTM, dependiendo de la

cuantía de la contratación involucrada….»

N° Causal Requiere

Resolución

Requiere un

mínimo de 3

Cotizacione

s

Monto

Máximo

3

En caso de emergencia, urgencia o

imprevisto calificado mediante

resolución fundada del jefe superior

de la entidad.

SI NO -

N° Causal Requiere

Resolución

Requiere un

mínimo de 3

Cotizacione

s

Monto

Máximo

4 Si sólo existe un proveedor del bien o

servicio. SI NO -

5

Si se tratara de convenios de

prestación de servicios a celebrar con

personas jurídicas extranjeras que

deban ejecutarse fuera del territorio

nacional.

SI SI -

6

Si se trata de servicios de naturaleza

confidencial o cuya difusión pudiera

afectar la seguridad nacional o el

interés nacional, los que serán

determinados por decreto supremo.

NO NO -

N° Causal Requiere

Resolución

Requiere

un mínimo

de 3

Cotizacion

es

Monto

Máximo

7.a

Si se requiere contratar la prórroga de un

contrato de suministro o servicios, o

contratar Servicios Conexos, respecto de

un contrato suscrito con anterioridad, por

considerar indispensable para las

necesidades de la entidad y sólo por el

tiempo que procede a un nuevo proceso

de compra.

SI NO 1000 UTM

7.b

Cuando la adquisición se financie con

gastos de representación en conformidad

a las instrucciones presupuestarias

correspondientes.

SI NO -

N° Causal Requiere

Resolución

Requiere

un mínimo

de 3

Cotizacion

es

Monto

Máximo

7.c

Cuando pueda afectarse la seguridad e

integridad personal de las autoridades

siendo necesario contratar directamente

con un proveedor probado que asegure

discreción y confianza.

SI NO -

7.d

Si se requiere contratar consultorías cuyas

materias se encomiendan en

consideración especial de las facultades

del proveedor que otorgará el servicio o

ellas se refieren a aspectos claves y

estratégicos.

SI NO 1000 UTM

N° Causal

Requiere

Resoluci

ón

Requiere

un mínimo

de 3

Cotizacion

es

Monto

Máxim

o

7.e

Cuando la contratación de que se trate sólo

pueda realizarse con los proveedores que sean

titulares de los respectivos derechos de

propiedad industrial, intelectual, licencias,

patentes y otros.

SI NO -

7.f

Cuando por la magnitud e importancia que

implica la contratación se hace indispensable

recurrir a un proveedor determinado en razón

de la confianza y seguridad que se derivan de su

experiencia comprobada en la provisión de los

bienes o servicios requeridos, y siempre que se

estime fundadamente que no existen otros

proveedores que otorguen esa seguridad y

confianza.

SI NO -

N° Causal

Requiere

Resoluci

ón

Requiere

un mínimo

de 3

Cotizacion

es

Monto

Máxim

o

7.g

Cuando se trate de la reposición o

complementación de equipamiento o servicios

accesorios, que deban necesariamente ser

compatibles con los modelos, sistemas o

infraestructura previamente adquirida por la

entidad.

SI NO -

7.h

Cuando el conocimiento público que generaría

el proceso licitatorio previo a la contratación

pudiera poner en riesgo el objeto y la eficacia

de la contratación.

SI NO -

7.i

Cuando se trate de la adquisición de bienes

muebles a oferentes extranjeros, para ser

utilizados o consumidos fuera de Chile (…) y en

las que por razones de idioma, sistema jurídico

sea del todo indispensable acudir a esta

contratación.

SI NO -

N° Causal

Requiere

Resoluci

ón

Requiere

un mínimo

de 3

Cotizacion

es

Monto

Máxim

o

7.j

Cuando el Costo de Evaluación de las ofertas,

desde el punto de vista financiero o de

utilización de recursos humanos resulta

desproporcionado en relación al monto de la

contratación.

SI NO 100 UTM

7. k

Cuando se trate de la compra de bs y/o ss que

se encuentran destinados a la ejecución de

proyectos específicos o singulares, de docencia,

investigación o extensión, en que la utilización

del procedimiento de licitación pública pueda

poner en riesgo el objeto y la eficacia del

proyecto que se trate.

SI NO -

N° Causal

Requiere

Resoluci

ón

Requiere

un mínimo

de 3

Cotizacion

es

Monto

Máxim

o

7.l

Cuando, habiendo realizado una licitación

pública previa para el suministro de bs y ss no

se recibieran ofertas, o éstas resultaran

inadmisibles por no ajustarse a los

requisitos esenciales establecidos en las

bases y la contratación es indispensable para

el organismo.

SI NO -

7.m Cuando se trate de la contratación de servicios

especializados inferiores a 1000 UTM. SI NO 1000

UTM

8. Si las contrataciones son iguales o inferiores a

10 UTM. SI SI 10 UTM

Lo que establece el reglamento es que:

«Si se requiere contratar la prorroga de un contrato de suministro o servicios, o contratar

Servicios Conexos, respecto de un contrato suscrito con anterioridad, por considerar

indispensable para las necesidades de la entidad y sólo por el tiempo que procede a

un nuevo proceso de compra».

Trato Directo Ejemplos y recomendaciones

Por lo tanto, si se requiere

adquirir una cantidad adicional, y

no se va a volver a licitar, no se

puede considerar Servicio

Conexo.

1. ¿Averiguó por qué no se presentó ningún oferente?

Consideró cláusulas erradas.

Multas excesivas.

Plazos muy breves o extensos.

El presupuesto no se ajusta a las actuales condiciones del mercado.

Trato Directo Ejemplos y recomendaciones

2. ¿Alcanza a levantar un nuevo proceso licitatorio?

a. Si alcanza a licitar nuevamente, debe realizar una licitación. Si no tuvo oferentes, de acuerdo al artículo 10 de la Ley de Compras, puede realizar una Licitación Privada, pero no puede modificar las bases.

b. Si no alcanza a licitar, Y SOLO SI LA ADQUISICIÓN ES INDISPENSABLE, puede realizar Trato Directo. En este caso, en la resolución debe fundamentarse por qué es importante la adquisición y los motivos por los cuales no se puede efectuar una licitación pública o una privada.

¿Cuáles son los errores frecuentes que encontramos

en la utilización del Trato Directo?

• No acompañar los antecedentes que respaldan la fundamentación del trato directo.

• En la motivación del acto que aprueba el contrato, limitarse a citar la resolución exenta que autorizó el trato directo.

• En la motivación del acto que aprueba el contrato, limitarse a citar la norma que contempla la causal de trato directo.

1. La licitación privada y el Trato Directo son

MECANISMOS EXCEPCIONALES DE

COMPRA, por tanto, por regla general las

adquisiciones se deben efectuar a través del

Catálogo Electrónico o bien mediante

Licitación Pública.

2. Si realiza adquisiciones mediante Trato Directo,

no olvide adjuntar la resolución, la cual debe

estar debidamente fundamentada.

3. Recuerde que hay tratos directos que

requieren un mínimo de 3 cotizaciones, las

cuales se adjuntan a la adquisición.

TRATO O CONTRATACIÓN DIRECTA

Artículo 50.- Publicación de la resolución:

La Entidad Licitante deberá publicar en el Sistema

de Información, la resolución fundada que autoriza

la procedencia del Trato o Contratación Directa,

especificando el bien y/o servicio contratado y la

identificación del proveedor con quien se contrata, a

más tardar dentro de un plazo de 24 horas desde la

dictación de dicha resolución, a menos que el Trato o

Contratación Directa sea consecuencia del caso

establecido en la letra f) del Artículo 8 de la Ley de

Compras.

TRATO O CONTRATACIÓN DIRECTA

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