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Período evaluado: 12 de Marzo al 11 de Julio de 2017 Fecha de elaboración: 12 de Julio de 2017 MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO Productos Evidencia, observaciones y recomendaciones Documento con los principios y valores de la entidad, construido participativamente. La EPS CONVIDA, ha actualizado el documento "MANUAL DE INDUCCIÓN DE LA EPS’S CONVIDA", dentro del cual se presentan los valores y principios éticos de la entidad. El cual se recomienda revisar, si el documento ético adoptado ha sido interiorizado en la EPS CONVIDA, como lo ha observado esta oficina, para lo cual se puede apoyar por medio de encuestas para la medición del clima laboral, evaluando el estado de socialización. Acto administrativo que adopta el documento con los principios y valores de la entidad. Se recomienda adelantar actividades de divulgación masiva a fin de que todos en la EPS CONVIDA, trabajadores oficiales, los servidores públicos, contratistas y en general cualquier persona o entidad que tengan algún vínculo con la EPS, conozca los cambios efectuados al Código de Etica Institucional. Socialización de los principios y valores de la organización. La Oficina Asesora de Control Interno, como estrategia para interiorizar, socializar y sensibilizar a los servidores públicos sobre los valores y principios éticos de la EPS CONVIDA, con apoyo de la tecnologías de la información y comunicación "TIC", remite a todos el personal ayudas visuales para su fácil adopción, en mayo se difundió el principio del “Compromiso”. De igual forma se recomienda reactivar el l Comité de ética y Buen Gobierno, creado mediante Resolución 0871 de 2013 , el cual no evidencia que se halla reunido actualmente Manual de funciones y competencias laborales La EPS CONVIDA a sus 81 años, por recomendación de esta Oficina Asesora de Control Interno, requiere revisar la viabilidad de una modernización administrativa, realizando ajustes y/o modificaciones a el Manual de Funciones, teniendo en cuenta las nuevas necesidades y los cambios que ha venido sufriendo la EPS, la normatividad sobre el aseguramiento y en particular, la situación actual del sector de la salud, consolidando todos estos ajustes en un documento coherente con la Misión y con los objetivos institucionales. OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO CONVIDA EPS´s INFORME ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 Jefe de Control Interno, o quien haga sus veces: HECTOR MAURICIO MONTES PADILLA La Oficina Asesora de Control Interno "CONVIDA EPS´s", en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, presenta informe por menorizado del estado del Sistema de Control Interno conforme ha lo establecido en marco del Decreto 943 de 2014, de acuerdo a los modulos, componentes y elementos, segun lo evidenciado así: ESTADO MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO Acuerdos, compromisos o protocolos éticos

CONVIDA EPS´s OFICINA ASESORA DE CONTROL … CONVIDA... · metas y los mecanismos establecidos para su consecución, fortaleciendo el sentido de pertenencia, la identidad y el compromiso

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Período evaluado: 12 de Marzo al 11 de Julio de 2017

Fecha de elaboración: 12 de Julio de 2017

MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO Productos Evidencia, observaciones y recomendaciones

Documento con los principios y

valores de la entidad, construido

participativamente.

La EPS CONVIDA, ha actualizado el documento "MANUAL DE INDUCCIÓN DE LA EPS’S CONVIDA",

dentro del cual se presentan los valores y principios éticos de la entidad.

El cual se recomienda revisar, si el documento ético adoptado ha sido interiorizado en la EPS

CONVIDA, como lo ha observado esta oficina, para lo cual se puede apoyar por medio de

encuestas para la medición del clima laboral, evaluando el estado de socialización.

Acto administrativo que adopta

el documento con los principios

y valores de la entidad.

Se recomienda adelantar actividades de divulgación masiva a fin de que todos en la EPS

CONVIDA, trabajadores oficiales, los servidores públicos, contratistas y en general cualquier

persona o entidad que tengan algún vínculo con la EPS, conozca los cambios efectuados al

Código de Etica Institucional.

Socialización de los principios y

valores de la organización.

La Oficina Asesora de Control Interno, como estrategia para interiorizar, socializar y

sensibilizar a los servidores públicos sobre los valores y principios éticos de la EPS CONVIDA,

con apoyo de la tecnologías de la información y comunicación "TIC", remite a todos el personal

ayudas visuales para su fácil adopción, en mayo se difundió el principio del “Compromiso”.

De igual forma se recomienda reactivar el l Comité de ética y Buen Gobierno, creado mediante

Resolución 0871 de 2013 , el cual no evidencia que se halla reunido actualmente

Manual de funciones y

competencias laborales

La EPS CONVIDA a sus 81 años, por recomendación de esta Oficina Asesora de Control Interno, requiere revisar la viabilidad de una

modernización administrativa, realizando ajustes y/o modificaciones a el Manual de Funciones, teniendo en cuenta las nuevas

necesidades y los cambios que ha venido sufriendo la EPS, la normatividad sobre el aseguramiento y en particular, la situación actual

del sector de la salud, consolidando todos estos ajustes en un documento coherente con la Misión y con los objetivos institucionales.

OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO

CONVIDA EPS´s

INFORME ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011

Jefe de Control Interno,

o quien haga sus veces:HECTOR MAURICIO MONTES PADILLA

La Oficina Asesora de Control Interno "CONVIDA EPS´s", en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, presenta informe por menorizado del estado del Sistema de

Control Interno conforme ha lo establecido en marco del Decreto 943 de 2014, de acuerdo a los modulos, componentes y elementos, segun lo evidenciado así:

ESTADOMODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO

Control de

Planeación y

Gestión

Talento Humano

Acuerdos,

compromisos o

protocolos éticos

Desarrollo del

Talento Humano

MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO Productos Evidencia, observaciones y recomendaciones

Procesos de Selección

Cargas de trabajo

Perfiles

En la EPS CONVIDA, respecto a sus procesos de selección, se rige según lo establecido en el procedimiento"PRA10-01 SELECCION DE

PERSONAL NOMINA, versión: 04 del 5 de junio de 2017", en particular, para la vinculación de los Trabajadores oficiales, teniendo

como parámetros de selección: el perfil del cargo, su remuneración, la determinación de las competencias requeridas y las

responsabilidades asignadas.

Los Empleados Públicos, de libre nombramiento y remoción, son nombrados por discrecionalidad del señor Gobernador y el Gerente

General, por su estatus de personal de confianza, para los cuales se revisa que cumplen con los requisitos del cargo estipulados en el

manual de funciones; de igual forma, la EPS para su selección, recibe apoyo del nivel central a través de la Secretaria de Función

Pública adscrita a la Gobernación de Cundinamarca.

Con relación a los Contratistas, estos son seleccionados de acuerdo al cumplimiento de las necesidades presentadas por cada

dependencia, respecto a los requerimientos y funciones puntuales que se legalizan por medio de un contrato.

Es importante para la Oficina Asesora de Control Interno, indicar que en la EPS , se detecta como debilidad la alta rotación de personal,

generando problemas de continuidad en los procesos y en sus actividades, por lo tanto se recomienda establecer actividades

tendientes a la gestión del conocimiento y su parametrización dentro de todos los procesos, a fin de evitar riesgos en la prestación

oportuna de los servicios ofertados.

Plan Institucional de Formación y

Capacitación

Para el presente corte, la Oficina de personal informa que el plan institucional de Capacitaciones viene cumpliendo en un 33%, al

haberse realizado 23 actividades de capacitación de las 68 programadas.

Como medida para mejorar la participación del personal a estas jornadas de capacitación y formación, la Oficina Asesora de Control

Interno, recomienda publicar en las carteleras de la EPS y socializar constantemente, puede ser de manera mensual, el cronograma de

las actividades previstas para este año en el Plan Institucional de Capacitaciones "PIC", a fin de mejorar la programación de las

dependencias y funcionarios, según calendario, evitando cruce de actividades, desgaste administrativo e ineficiencia de los procesos.

Programa de Inducción y re-

inducción:

1. Realizado a los servidores

vinculados a la entidad.

2. en respuesta a cambios

organizacionales, técnicos o

normativos.

En concordancia con la Circular Externa No. 100- 010 -2014 del 21 de noviembre de 2014, expedida por el Departamento

Administrativo dela Función Pública, la cual precisa:

"Dentro los programas de inducción y reinducción se pueden incluir, entre otros, temas transversales relacionados con el Modelo

Estándar de Control Interno –MECI-, Sistema de Gestión de Calidad, Modelo Integrado de Planeación y Gestión, participación

ciudadana y control social, corresponsabilidad, así como las prioridades en capacitación señaladas en el Plan Nacional de Desarrollo

vigente para el cuatrienio”....

El día 16 de Mayo, la Oficina Asesora de Control Interno, dentro de las actividades de fomento a la cultura de autocontrol, realizó una

jornada de Inducción y Reinducción respecto al Modelo Estándar de Control Interno (MECI)

El día 27 de Junio, día del servidor público, se realizaron actividades de capacitación incluidas la socialización de los cambios en el

Mapa de Procesos vigente en la EPS CONVIDA.

Es imprescindible recordar que las actividades de inducción y reinducción, están orientados a fortalecer la integración del empleado a

la cultura organizacional, crear identidad y sentido de pertenencia por la entidad, desarrollar habilidades gerenciales, de servicio

público y suministrar información que fortalezca el conocimiento de la función pública y de la EPS; y de ser el caso, reorientar la

integración del empleado en virtud a los cambios producidos.

Programa de Bienestar Sumado a los estímulos otorgados el día de los cumpleaños de las personas que acceden a medio día de descanso y a un obsequio, se

celebro el día de la mujer, el día de la secretaria, se gestionó una feria de servicios y 3 bonos de cine por familia.

La EPS CONVIDA, actualmente participa en los Juegos de la Administración, organizada por la Gobernación de Cundinamarca en las

disciplinas de futbol masculino y femenino ,voleibol mixto, baloncesto mixto, tejo, ping-pong, etc.; para los cuales la EPS, ha venido

apoyando a los diferentes equipos.

Control de

Planeación y

Gestión

Talento Humano

Desarrollo del

Talento Humano

MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO Productos Evidencia, observaciones y recomendaciones

Plan de incentivos

Mecanismos de evaluación del

desempeño acorde a la

normatividad que aplique a la

entidad.

Al tenor de la Ley 909, a la EPS CONVIDA, no le aplica la evaluación de desempeño, ya que la EPS dentro de su esquema organizacional

no cuenta con funcionarios de carrera administrativa; el mecanismo de evaluación se ciñe exclusivamente a la presentación de los

avances respecto a la Gestión y a la ejecución de los planes de acción proyectados para cada vigencia.

Por tal motivo, la Oficina Asesora de Control Interno, recomienda revisar metodologías y/o herramientas relacionadas con la

evaluación del desempeño o gestión sobre resultados, a fin de verificar la viabilidad de instaurasen actividades adicionales de

evaluación en el marco del Sistema de Gestión de Calidad.

Otro El área de Personal, realizó un evento de graduación en reconocimiento a los brigadistas de la EPS CONVIDA, de igual forma se realizó

la inscripción de personal interesado en formar parte de este grupo para la vigencia 2017.

Planeación La EPS CONVIDA, estableció un plan estratégico que a la fecha, esta oficina recomienda revisar, ya que la EPS tiene como debilidad que

carece de quien lidere la Planeación, la observación se hace a raíz del cambio de representante legal y soporta con base en la solicitud

hecha por la Superintendencia de Salud referente a la modificación del plan de acción presentado por la EPS en respuesta a lo

establecido en la Resolución N° 00546 del 31 de marzo de 2017, por medio de la cual se adopta la medida preventiva de vigilancia

especial hasta el 30 de noviembre de 2017.

De igual forma, teniendo en cuenta la difícil situación presupuestal y financiera que afronta la EPS CONVIDA, en pro del cumplimiento

de su objeto social de asegurar la prestación de los servicios de salud a sus afiliados, la Oficina Asesora de Control Interno,

recomienda que urgentemente se revisen los temas de planeación estratégica, establecidos para lo que resta de la vigencia 2017, a fin

de evitar la materialización de hechos que afectan el cumplimiento de la misión y de los objetivos institucionales, o en caso critico, la

intervención por parte de la Superintendencia de Salud.

Misión, Visión y Objetivos

Institucionales adoptados y

divulgados.

Pese a que la EPS CONVIDA, tiene definidos sus lineamientos directivos respecto a

la Misión, Visión y Objetivos institucionales, según lo establecidos por el señor

Gobernado de Cundinamarca y consignado en el Decreto Ordenanzal Nº262 de

2016, "Por el cual se establece la estructura orgánica de la Empresa Promotora de

Salud del Régimen Subsidiado "EPS´s CONVIDA", y estableció 5 líneas estratégicas,

se observa desconocimiento de los funcionarios respecto a los mismos y al

camino a seguir por dependencia, por tal motivo, la Oficina Asesora de Control

Interno recomienda que se adelanten actividades tendientes a articular y

socializar estas directrices, por área, a fin de aclarar las dudas respecto a las

metas y los mecanismos establecidos para su consecución, fortaleciendo el

sentido de pertenencia, la identidad y el compromiso del personal vinculado con

la EPS, a fin de direccionar todos los esfuerzos al logro de los mismos.

Sumado a los estímulos otorgados el día de los cumpleaños de las personas que acceden a medio día de descanso y a un obsequio, se

celebro el día de la mujer, el día de la secretaria, se gestionó una feria de servicios y 3 bonos de cine por familia.

La EPS CONVIDA, actualmente participa en los Juegos de la Administración, organizada por la Gobernación de Cundinamarca en las

disciplinas de futbol masculino y femenino ,voleibol mixto, baloncesto mixto, tejo, ping-pong, etc.; para los cuales la EPS, ha venido

apoyando a los diferentes equipos.

Control de

Planeación y

Gestión

Talento Humano

Direccionamient

o Estratégico

Planes,

Programas y

Proyectos

Desarrollo del

Talento Humano

MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO Productos Evidencia, observaciones y recomendaciones

Documentos que soporten la

revisión sobre necesidades de

los usuarios, legales y de

presupuesto.

En el marco de las caracterizaciones de los procesos misionales de la EPS, se soporta el análisis de necesidades de los afiliados, lo

referente a los temas legales y presupuestales, son contemplados en los procesos de apoyo a cargo del la Oficina Asesora jurídica y

Subgerencia administrativa y Financiera respectivamente.

Por otro lado En el documento: "carta de Derechos y Deberes del afiliado y del

paciente y Carta de desempeño" contiene la información referente a la EPS;

sin embargo, con ocasión a las observaciones presentadas por la

Superintendencia de Salud, es indispensable que la EPS CONVIDA, actualice su

modelo de atención en salud, como documento maestro que permite observar la

organización de los servicios frente a la caracterización de los usuarios y los

recursos disponibles, en cumplimiento a la normatividad vigente.

Planes operativos con

cronogramas y responsables.

No se observan planes operativos, debido a que las Subgerencias que conforman EPS CONVIDA, presentaron los Planes de acción

proyectados para la vigencia fiscal 2017, como se dijo anteriormente, es urgente retomar el tema relacionado con los planes

operativos y su articulación con los planes de acción por dependencias, el plan de adquisiciones y el presupuesto de la EPS.

Esta Oficina Asesora de Control Interno, recomienda y resalta la importancia de

planear y realizar monitoreo continuo a los cronogramas, las metas a cumplir,

teniendo en cuenta periodos específicos de evaluando frente a los avances,

realizando análisis de datos y tomando decisiones sobre las actividades que

pueden continuar porque están dando resultado, las que se deben mejorar o las

que se deben cambiarse definitivamente.

Fichas de indicadores para medir

el avance en la planeación.

Se observan la existencia de 3 tipos de indicadores que se presentan por cada dependencia, por separado, dependiendo si son:

indicadores de gestión, indicadores como parte de los planes de acción e indicadores para cada procesos establecido en el sistema de

gestión de la EPS CONVIDA, por lo tanto esta oficina recomienda revisar la viabilidad de unificar y/o estandarizar los indicadores, a fin

de identificar aquellos relevantes y pertinentes para los procesos, las dependencias y la EPS, como herramienta de evaluación, control,

análisis y base para la toma de decisiones.

Estableciendo metas a corto y mediano plazo, realizando el autocontrol de cada avance, con apoyo de actividades de monitoreo

continuo.

Control de

Planeación y

Gestión

Direccionamient

o Estratégico

Planes,

Programas y

Proyectos

MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO Productos Evidencia, observaciones y recomendaciones

Procesos de seguimiento y

evaluación que incluya la

satisfacción del cliente y partes

interesadas.

El ultimo seguimiento y evaluación al avance de los planes de acción de la vigencia 2017, se presentó a 31 de marzo, actualmente, las

Subgerencias y Oficinas Asesoras, están entregando los avances a 30 de junio 2016.

Respecto al plan acción en respuesta a la medida preventiva de vigilancia especial interpuesta por la Supe salud con Resolución N°

00546 del 31 de marzo de 2017, con oficio Nº 2-2017-055669, la Superintendencia realizó la respectiva evaluación y solicitó realizar

ajustes al contenido del mismo, actividad que viene siendo desarrollada por las áreas competentes.

De igual manera en el informe semestral por PQR, se realiza un descripción del comportamiento de las PQR de enero a junio, de forma

comparativa para las vigencias 2015, 2016 y 2017.

Caracterizaciones de proceso

elaboradas y divulgadas a todos

los funcionarios de la entidad.

Las caracterizaciones de los 13 procesos

establecidos en el mapa de procesos de

la EPS CONVIDA, se encuentran con su

caracterización, el mapa de procesos fue

socializado el día del servidor publico,

pero las caracterizaciones aun no se han

socializado a todo el personal que labora

para la EPS, por lo tanto se recomienda

celeridad en su divulgación, en aras de

fortalecer la identidad y compromiso

como parte de un sistema.

Mapa de procesos. A partir de esta vigencia el mapa de procesos de la EPS CONVIDA cuenta con 13 procesos, el cual fue socializado a todos los

funcionarios, como parte de las actividades desarrolladas el día del funcionario Público.

Es importante que se socialicen todos los procesos

a sus responsables, se entreguen los documentos, se

establezcan puntos de consulta y se actualice el mapa

de procesos publicado en la pagina web en link

http://www.convida.com.co/index.php/procesos, ya que

aun se presenta el anterior mapa con los 11 procesos.

Control de

Planeación y

Gestión

Direccionamient

o Estratégico

Planes,

Programas y

Proyectos

Modelo

Operación por

procesos

MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO Productos Evidencia, observaciones y recomendaciones

Indicadores por proceso para

realizar la medición

correspondiente.

Los indicadores por proceso se consolidado y remitido por correo electrónico

a cada dependencia responsable según cada procesos establecido en el

sistema de gestión de la EPS CONVIDA, a fin de que según competencia, se

realice la revisión de cada indicador, se valide su coherencia con el estado

actual del proceso y se midan según periocidad establecida; por lo tanto esta

oficina recomienda revisar y establecer metas a corto y mediano plazo,

realizando el autocontrol y monitoreo continuo de los mismos.

A fin de apoyar, asesorar y acompañar a las diferentes dependencias, la

Oficina Asesora de Control Interno brindo capacitación en el tema de

indicadores el día 17 de mayo.

Actas de reuniones u otro

soporte para revisiones o ajustes

a los procesos.

En cumplimiento a la Estrategia de Validación y Socialización de documentos

del sistema de Gestión de la EPS CONVIDA, por áreas se vienen realizando

mesas de trabajo, sin embargo se recomienda revisar y ajustar todos los 13

procesos, con sus respectivos procedimientos, instructivos, formatos,

indicadores y demás documentos, a fin de garantizar coherencia entre lo

escrito y lo realizado en cada caso.

Procedimientos diseñados de

acuerdo a las actividades que

desarrollan los procesos.

La EPS CONVIDA, cuenta con 70 procedimientos, que como se informó en el

punto anterior, se vienen adelantando mesas de trabajo por área para su

validación.

Esta Oficina recomienda que se revise la pertinencia de combinar

procedimientos que contemplen temas similares, ampliando sus alcance, en

aras de mejorar el conocimiento, la interiorización y adopción del sistema de

gestión de la EPS.

Actas u otro documento que

soporte la divulgación de los

procedimientos a todos los

funcionarios.

Se vienen adelantando actividades de divulgación y socialización de los

procedimiento del sistema de Gestión de la EPS CONVIDA, con los lideres de

cada área, por medio de mesas de trabajo, sin embargo se recomienda revisar

estrategias y actividades efectivas, tendientes a masificar su divulgación

ante todo el personal que hace parte de la EPS, mejorando la productividad y

reprocesos por falta de conocimiento.

Documentos u otros soportes

que evidencian el seguimiento a

los controles

Los controles establecidos por la EPS CONVIDA, hacen parte integral de los

procedimientos, sin embargo esta Oficina Asesora de Control Interno

recomienda revisar cada procedimiento y realizar seguimiento a la eficacia y

efectividad de cada control establecido, su documentación y los formatos

definidos para evidenciar su aplicación.

Control de

Planeación y

Gestión

Direccionamient

o Estratégico

Modelo

Operación por

procesos

MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO Productos Evidencia, observaciones y recomendaciones

Estructura

Organizacional

Evidencias que soporten la

comunicación a todo el personal

para sensibilizar la relación entre

la estructura y los procesos de la

entidad.

La estructura Organizacional actual de la EPS CONVIDA, no ha sufrido

cambios, generando riesgo de incumplimiento a los requerimientos suscitados

por la actualización en la normatividad que rigen el que hacer de la EPS, y el

cumplimiento del objeto, la misión y demás directrices estratégicas.

Por lo tanto se continua recomendando que sea revisada la estructura

organizacional y los procesos planteados, para que la alta dirección evalué su

pertinencia y adecuación con lo requerido por la EPS para prestar

eficientemente los servicios a sus afiliados y de paso mantenerse en el

mercado.

Fichas de indicadores donde se

registra y hace seguimiento a la

gestión.

Es importante que se revise y de ser necesario se ajuste las fichas de los indicadores, para lo cual se recomienda que por áreas se

lidere por parte del jefe inmediato reuniones y/o mesas de trabajo, a fin de revisar la pertinencia de los indicadores de gestión frente a

los planes de acción establecidos por la EPS´s CONVIDA.

Cuadros de control para

seguimiento a los indicadores

clave de los procesos.

La Oficina Asesora de Control Interno apoyo la consolidación de los cuadros de indicadores por proceso, resaltando la importancia de

que cada área revise, ajuste, implemente y socialice los cuadros de control de indicadores con sus equipos de trabajo.

Documento que contiene las

políticas de operación

En aras de la mejora continua la Oficina Asesora de Control Interno

recomienda que se revisen las políticas establecidas y registradas en las

caracterizaciones de cada proceso y las contempladas en el documento

"directrices estratégicas para la EPS CONVIDA, a fin de garantizar su

coherencia con la situación actual de la EPS´S CONVIDA y en

cumplimiento con la normatividad.

Actas u otro documento que

soporte la divulgación de las

políticas de operación a todos

los funcionarios.

La Subgerencia Administrativa y Financiera, con apoyo de un contratista responsable de la documentación del Sistema de Gestión de

Calidad, viene adelantando actividades de revisión, validación y socialización de documentos, estas actividades se soportan en los

listados de asistencia recogidos en cada sesión.

Definición desde la Alta

Dirección de la política de

Administración del Riesgo,

donde se incluya la metodología

a utilizar para su desarrollo.

Es importante que se revisen los documentos que contienen: el Manual, la política y la Metodología para la administración del Riesgo,

se programen actividades de socialización y talleres de ajuste a los riesgos por proceso, corrupción , etc., propios de la EPS

Control de

Planeación y

Gestión

Direccionamient

o Estratégico

Indicadores de

Gestión

Políticas de

Operación

Administración

del Riesgo

Políticas de

Administración

del Riesgo

MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO Productos Evidencia, observaciones y recomendaciones

Mapas de riesgos por proceso A pesar de tener establecidos riesgos por proceso, estos no han

sido objeto de seguimiento y revaloración, perdiendo

oportunidad en toma de acciones basadas en el análisis de la

efectividad de los controles y la priorización de su intervención

según los impactos calculados para cada riesgo, generando

altísima probabilidad de ocurrencia, como resultado de las

deficiencias en la gestión de los mismos.

Contexto

Estratégico

Mapa Institucional de Riesgos Es importante que se revisen y establezca el mapa de riesgos institucional desde el ámbito estratégico ya que no se han identificado

plenamente.

Identificación del

Riesgo

Actas u otro documento que

soporte la divulgación de los

mapas de riesgos a todos los

funcionarios de la entidad.

Es importante que se resocialicen los riesgos establecidos para cada proceso, para cada área y/o el institucional a fin de lograr y

motivar al personal que presta sus servicios a la EPS´S CONVIDA, como participes en su gestión y control desde el punto de vista

preventivo.

Análisis y

Valoración del

Riesgo

Documentos u otros soportes

que evidencian el seguimiento a

los controles establecidos para

los riesgos.

Cada dependencia presenta seguimiento a su mapa de riesgos según formato establecido, sin embargo se observa la necesidad de

mejorar el monitoreo continuo de los mismos, respecto a los responsables y la frecuencia con que se realiza, incrementando el riesgo

de oportunidad en la toma de decisiones.

Documentos soporte sobre

aplicación de encuestas de

autoevaluación de los procesos.

La Oficina Asesora de Control Interno, presento

resultados frente a la encuesta de implementación del

sistema de Gestión de Calidad, que realizó a todos los

procesos, a una muestra de 37 funcionarios, se le

realizaron 51 preguntas, obteniendo como resultado que

el 60% desconoce su proceso y el 68% desconocen sus

procedimientos.

Documentos soporte sobre

realización de talleres de

autoevaluación.

Se realizó jornada de trabajo del nivel directivo y funcionarios de cada área, para el análisis del plan de acción en respuesta a la medida

especial interpuesta por la Superintendencia de salud

Informes u otros soportes de

informes de autoevaluación

realizados.

Se evidencia la entrega de planes de acción, indicadores e informes de gestión para la vigencia 2016.

Control de

Evaluación y

Seguimiento

Autoevaluación

Institucional

Autoevaluación

de control y

Gestión

Control de

Planeación y

Gestión

Administración

del Riesgo

Políticas de

Administración

del Riesgo

MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO Productos Evidencia, observaciones y recomendaciones

Informes sobre análisis de los

indicadores por proceso

La Oficina Asesora de Control Interno presento informe de

oportunidad en la entrega a las solicitudes de seguimiento

a los indicadores por dependencia.

Informes de gestión por

procesos.

Con el cambio de Gerente, cada Dependencias presento informe de Gestión

Otro

Informes pormenorizados de la

vigencia

Se evidencia la publicación del informe pormenorizado con

corte al mes de marzo de 2017 en la pagina web

institucional en el link

http://www.convida.com.co/index.php/19-no-inicio/927-

informes-cuatrimestrales-del-estado-del-sistema-de-control-

interno

Resultados Informe Ejecutivo

Anual realizado ante el DAFP.

La EPS´s CONVIDA, según lo establecido por el Departamento Administrativo de

la Función Pública, presento el informe ejecutivo anual de Control Interno,

por medio del aplicativo FURAG con un resultado satisfactorio del 69,12%

Procedimiento para auditoría

interna.

La EPS CONVIDA, estableció el proceso de "Gestión del Control interno" el cual contempla el procedimiento de "Planeación y

Realización de Auditorias Internas"

Programa Anual de Auditorías

aprobado.

El programa anual de Auditoria vigencia 2017, se viene adelantando, según lo establecido en el mes de enero.

En aras del aprovechamiento de los sistemas de información y comunicación implementado por la EPS GSuit, el programa anual de

Auditoria ha sido publicado y compartido.

Control de

Evaluación y

Seguimiento

Autoevaluación

Institucional

Autoevaluación

de control y

Gestión

Auditoría InternaAuditoría de

Gestión

MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO Productos Evidencia, observaciones y recomendaciones

Informes de auditorías realizadas Los informes de auditoria y de seguimiento adelantados por la Oficina Asesora de Control interno han sido entregados a la Gerencia y

áreas competentes, recomendando la toma de acciones correctivas, preventivas y de mejora.

Las auditorias de calidad en salud, son realizadas directamente por el grupo de Calidad perteneciente a la Subgerencia Técnica

Otro La Oficina Asesora de Control Interno EPS CONVIDA, se Suscripción a la red de Conocimiento especializada en Auditoría y Control

Interno “Auditool.org” y fue afiliado al Instituto de Auditores Interno de Colombia IIA

Herramienta definida para la

construcción del plan de

mejoramiento.

Se implemento el formato de "Acciones preventivas, correctivas o de

mejora", pendiente por socializar

Documentos que evidencien el

seguimiento a los planes de

mejoramiento

Las diferentes dependencias presentaron la proyección de los

avances a los planes de mejoramiento a radicar ante la Contraloría

de Cundinamarca; a los cuales la Oficina Asesora de Control

Interno, presentó observaciones y recomendaciones según informe

entregado a la Gerencia y que se presentara en el próximo Comité

Institucional Coordinador de Control Interno.

La política de comunicaciones

Identificar los clientes, la

información y definir los canales

de comunicación Externos e

Internos

La Subgerencia Comercial de la EPS CONVIDA esta realizando la

actualización del plan de medios en articulación con los

lineamientos y política de comunicaciones establecidos por el

Departamento de Cundinamarca.

Contar con un plan o estrategia

de comunicaciones a corto,

mediano y largo plazo acorde

con los planes de gobierno.

El Plan de Medios de la Entidad Promotora de Salud EPS´S Convida, Empresa Industrial y Comercial del Departamento, está

determinado por un conjunto de directrices, políticas, estrategias y acciones comunicativas que se establecen y articulan para la

consecución de un propósito divulgación; siguiendo el Plan Estratégico 2016-2019 de la EPS’s Convida y articulando el Capítulo V

Integración Y Gobernanza del Plan de Desarrollo de Cundinamarca “Unidos podemos más” 2016-2020, Artículo 61 A Subprograma

Gestión Pública Eficiente, Moderna al Servicio Del Ciudadano, en el cuál una de sus metas establecidas es Crear e Implementar

estrategias de promoción, fortalecimiento y consolidación de la marca Cundinamarca, durante el cuatrienio. Es así, que se pretende en

el Plan de Medios de la EPS’s Convida propender por el fortalecer y garantizar la circulación, producción, visualización y socialización

de la información, para que funcione como una herramienta, que permita integrar cada uno de sus procesos en un todo (a corto,

medio y largo plazo), y que recoge metas, estrategias, públicos objetivo, mensajes básicos, acciones, cronograma, presupuesto y

métodos de evaluación.

Planes de

Mejoramiento

Institucional

(Procesos)

Eje transversal

de información

y

comunicación

Información –

Comunicación

Control de

Evaluación y

Seguimiento

Planeación y

Documentación

de la

Comunicación

Institucional

Auditoría InternaAuditoría de

Gestión

MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO Productos Evidencia, observaciones y recomendaciones

Ingreso

(Recepción de

información)

Mecanismos para recepción,

registro y atención de

sugerencias, recomendaciones,

peticiones, quejas o reclamos

por parte de la ciudadanía.

La EPS CONVIDA, cuenta con una Oficina de Atención al Usuario la cual se ha fortaleció en el transcurso de la vigencia 2016 - 2017, con

un direccionamiento importante para conseguir mayor beneficio en la atención, guía, orientación e información a los usuarios (razón

de ser de la EPS’S), con excelentes resultados como:

* Fortalecimiento del equipo humano que realiza la atención al usuario.

* Capacitación a los promotores municipales en atención al usuario.

* Estructuración de los procesos y procedimientos.

* Articulación con las diferentes áreas de la EPS’S. e IPS`s

* Oportunidad de respuesta a peticiones y requerimientos (PQR y NURC.)

Desde la sede administrativa el SIAU, Sistema de Información de Atención al Usuario, coordina a los Promotores de salud y Oficinas de

Atención en los 116 Municipios, encargados de: atender, asesorar y proveer la información de forma presencial a los afiliados y a sus

beneficiarios; en cada se tiene acceso a Buzones y con apoyo de un correo electrónico complementario, los usuarios pueden presentar

sus PQR´s, el cual se ha denominado: [email protected]

De igual forma se pueden comunicar con la EPS a través de la Página Web institucional www.convida.com.co. de forma virtual o

tradicionalmente vía telefónica.

Mecanismos de consulta para la

obtención de información

requerida para la gestión de la

entidad.

La entidad cuenta con un Sistema Integrado de Información automatizado, que soporta cada uno de los procesos de la entidad, con

el fin de poder brindar un buen aseguramiento a nuestra población afiliada. El sistema de información está soporta en una plataforma

tecnológica: (Sistema Operativo Oracle Linux, Motor de Base de Datos Oracle 12c, y estaciones de trabajo con Windows 7 y 8).

La infraestructura tecnológica de la EPS´s Convida está conformada por una parte el Sistema de Información OASIS como ERP, el cual

esta implementado sobre un motor de base ORACLE 12 C y un Sistema Operativo Oracle Linux Server reléase 6.6, el cual esta

implementado sobre un servidor, ProLiant DL560 Gen8.

La entidad cuenta con un centro de cómputo en el cual está conformado por dos (2) Rack de comunicaciones en los cuales tenemos

implementados trece (13) servidores, dos (2) SAN (Storage Área Network) para el almacenamiento de la data del Sistema de

Información los cuales soportan el ERP, el correo electrónico, directorio activo, Bases de Datos ORACLE, dominio, máquinas virtuales y

servidores de desarrollo.

Publicación en página web de la

información relacionada con la

planeación institucional.

Es importante retomar y fortalecer las actividades tendientes a cumplir con los requerimientos expuestos en la Matriz de

Cumplimiento a la Ley 1712 de 2014, al Decreto 103 de 2015 y a la Resolución Min TIC 3564 de 2015; ya que como lo informo la

Oficina Asesora de Control interno, la pagina web Institucional www.convida.com.co, esta desactualizada y en este momento no

cumple con los requerimientos mínimos estipulados en la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública

Nacional, Ley 1712 de 2014.

Publicación en página web de los

formularios oficiales

relacionados con trámites de los

ciudadanos.

La EPS CONVIDA cuenta con una pestaña en la en la pagina Web

institucional, en la cual se puede encontrar publicado todo lo

relacionado con temas como: afiliaciones, movilidad, portabilidad,

carta de derechos y deberes, cuotas moderadoras, etc. la pestaña se

denomina "Afiliados" y el link es

http://www.convida.com.co/index.php/afiliados.

Información y

Comunicación

Externa

Eje transversal

de información

y

comunicación

Información –

Comunicación

MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO Productos Evidencia, observaciones y recomendaciones

Lineamientos de planeación

establecidos para llevar a cabo el

proceso de rendición de cuentas.

La EPS CONVIDA, para la rendición de cuentas de la vigencia 2016, estableció actividades con el nombre de “CONVIDA EPS Por el

Camino Correcto”, por medio de la cual se establecieron dos fases, en la primera de ellas, el señor Gerente, doctor Juan Carlos Mora

Peñuela, hizo presencia en diferentes emisoras radiales con cobertura local, departamental y nacional, y en una segunda fase, se

realizaron once (11) sesiones publicas de rendición de cuentas con la comunidad, por medio de cinco (5) mesas temáticas de trabajo,

que abordaban todos los temas a nivel institucional, cerrando con un acto central en donde se socializaban las conclusiones generadas

con aporte de los asistentes.

Actas u otros documentos que

soporten la realización de

procesos de rendición de

cuentas.

Se tiene las evidencias relacionadas con la convocatoria, la

asistencia y la presentación realizada por la EPS CONVIDA,

también se cuenta con registros fotográficos, noticias y

publicaciones web.

Publicación en página web de los

resultados de la última rendición

de cuentas realizada.

En la pagina web institucional se encuentra puede revisar la presentación del informe de rendición de cuentas el cual fue publicado en

el Link http://www.convida.com.co/Terminos/2017/Comercial/PRESENTACION GENERAL RENDICION DE CUENTAS pdf - 2016.pdf, el

cual esta disponible para consulta del publico en general.

Actas u otros documentos que

evidencien la realización de otro

tipo de contacto con la

ciudadanía (diferente a la

rendición de cuentas).

Funcionarios de la EPS CONVIDA continúan participando en los

encuentros organizados por la EPS y/o como parte de las actividades

programadas con la Gobernación de Cundinamarca en los

municipios, con asistencia de los representantes de Hospitales,

Alcaldes, Personeros, asociaciones de usuarios y afiliados en

general.

Salida (Emisión

de información)

Nuevamente se observa que el control de salida sobre oficios y demás documentos expedidos por las diferentes áreas de la EPS

CONVIDA se realiza directamente desde la dependencia generadora, por lo tanto la Oficina Asesora de Control Interno continua

recomendando que se establezca una especie de ventanilla única, encargada de controlar la salida de documentos, de forma oportuna

y eficaz.

Mecanismo para recibir

sugerencias o solicitudes de los

funcionarios.

Se han evidenciado encuentros entre el Gerente de la EPS CONVIDA y el Sindicato de Trabajadores, quienes como vocales de los

trabajadores han tenido como finalidad, servir de canal para trasmitir las ideas, sugerencias y/o solicitudes profesadas por sus

compañeros de labores; sobre su percepción sobre el estado actual de la EPS y su participación en el futuro de la misma.

Información y

Comunicación

Externa

Eje transversal

de información

y

comunicación

Información –

Comunicación

Información y

Comunicación

Interna

MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO Productos Evidencia, observaciones y recomendaciones

Tablas de Retención Documental Las tablas de Retención Documental "TRD" de la EPS CONVIDA aun no han sido aprobadas por parte del Comité Departamental de

Archivo, la Subgerencia Administrativa y Financiera, encargada de este tema, ha consolidado un expediente con la trazabilidad de las

solicitudes hechas por la EPS ante el Comité Departamental de Archivo, con base en esta reunión y un diagnostico presentado por la

contratista para la documentación del sistema de gestión de calidad, se planteo un plan de acción, bajo el cual se realizó:

1. Jornadas de capacitación en Gestión Documental, con apoyo del Servicio Nacional de Aprendizaje "SENA".

2. Traslado del archivo gracias a la gestión que se realizo con la Gobernación de Cundinamarca, frente a las bodegas ubicadas en el

edifico donde opera la sede administrativa de la EPS CONVIDA, pero que estaban en uso por parte de la Gobernación de

Cundinamarca.

Fuentes internas de información:

Manuales, actas, actos

administrativos u otros

documentos necesarios para la

gestión de los procesos, de fácil

acceso y sistematizados.

Los documentos del sistema de Gestión de Calidad, tales como Mapa de procesos, caracterizaciones, procedimientos, manuales,

instructivos y demás formatos están en custodia de la Subgerencia Administrativa y Financiera .

Las actas de la Junta directiva y/o actas de los diferentes comités, se archivan directamente por quienes tienen las funciones de

secretarias técnicos de cada comité.

Los oficios, circulares, memorandos y demás documentos, son emitidos, controlados y archivados por cada dependencia, como parte

de su archivo de Gestión, a fin de garantizar un adecuado almacenamiento y acceso documental.

Política y Plan de

Comunicaciones establecido y

divulgado a todos los

funcionarios.

La Subgerencia Comercial de la EPS CONVIDA esta en espera de la aprobación del plan de medios, a fin de adelantar las actividades de

socialización en concordancia con los lineamientos y política de establecidos por la Gobernación de Cundinamarca.

Matriz de responsabilidades. Se regulan informalmente de acuerdo a los niveles de autoridad, mando y responsabilidad, establecidos en los manuales de funciones

expedidos por la EPS CONVIDA

Sistema de información para el

proceso documental

institucional.

Dentro de la estructura general del Sistemas de Información OASIS, cuenta entre otros con los siguientes módulos:

- AFILIACIONES, Este módulo, está conformado por procedimientos que permiten la captura, validación, registro, procesamiento y

obtención de la información de la población afiliada a nuestra EPS-S, además el registro y manejo de las novedades presentadas por

cada afiliado. Lo anterior basado en las normas vigentes que regulan el Sistema General de Seguridad Social en Salud entre ellas,

Circular 018 de 2002, Resolución 137 de 2002, la Resolución 812 de 2007 y 1344 de 2012 entre otras.

Mantiene actualizada la base de datos de los afiliados con sus respectivos estados.

Permite el ingreso de forma masiva de los afiliados de un nuevo contrato o municipio.

Permite el registro de las novedades de afiliación tales como Ingresos, Nacimientos, Muertes, Retiros por Cambio de Administradora y

demás.

- Radicación y Seguimiento de Tutelas y Derechos de Petición; el cual no se ha implementado al 100%.

Sistemas de

Información y

Comunicación

Eje transversal

de información

y

comunicación

Información –

Comunicación

Información y

Comunicación

Interna

MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO Productos Evidencia, observaciones y recomendaciones

Sistema de información para la

atención de las peticiones,

quejas, reclamaciones o recursos

de los ciudadanos.

Como se indico anteriormente el Sistemas de Información OASIS, cuenta con varios módulos entre ellos el de Quejas y Reclamos, este

módulo permite radicar, registrar y hacer seguimiento a las quejas presentadas por los usuarios, sobre la prestación de servicios en la

EPS´s o en las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud u otras causas.

Además permite generar los oficios necesarios para poder dar solución y respuesta a la queja presentada y con ello evitar que se sigan

presentando inconvenientes por la misma causa o similares con otros usuarios.

La Oficina Asesora de Control Interno, recomienda expedir directrices respecto al tramite de los derechos de petición a fin de mejorar

su control en concordancia con el numeral 3 de la Circular Externa Nº 001 de 2011 expedida por el Consejo Asesor del Gobierno

Nacional en Materia e Control Interno, respecto al registro publico organizado sobre los derechos de petición, que se debe publicar en

la pagina web y el cual contiene datos mínimos como: tema o asunto, fecha de recepción o radicado, termino para resolverla,

dependencia responsable, fecha y numero de oficio de respuesta.

Sistemas de información para el

manejo de los recursos

humanos, físicos, tecnológicos y

financieros.

Otros módulos propios del sistema de información OASIS tienen que ver con la nomina, el inventario y almacén, la parte presupuestal

y contable, observando que la estrategia de apadrinamiento no ha sido eficaz y eficiente frente a su objetivo inicial de mejorar el uso

del sistema de información.

Se recomienda retomar las actividades encaminadas a fortalecer el sistema de información OASIS implementado en la EPS CONVIDA,

iniciando con la conformación de equipos de trabajo interdisciplinarios, con participación de las áreas involucradas según cada modulo

a intervenir y según competencia, con el animo de adelantar la revisión y ajuste a la parametrización de cada uno de ellos según las

necesidades, con datos actualizados y validados.

Página web Al revisar aleatoriamente la pagina web institucional de la EPS CONVIDA,

http://www.convida.com.co, se observa que ha pesar de los cambios de

imagen, no ha sido actualizada totalmente, manteniendo el riesgos de

incumplimiento a la Ley 1712 de 2014, Decreto 103 de 2015 y Resolución

Min TIC 3564 de 2015 y las repercusiones que ello tendría.

Punto de atención al usuario. Como se indico con anterioridad, la EPS´S CONVIDA, en su sede principal en la ciudad de Bogotá, cuenta con una Oficina de Atención al

Usuario, por medio de la cual se lidera este aspecto, fuera de eso cuenta con 118 puntos de atención distribuidos en los 116

municipios del departamento de Cundinamarca, quienes depende de la Subgerencia Comercial; adelantan las actividades de atención

y tramite, sirviendo de enlace entre la comunidad y la EPS.

En aras de mejorar la atención a los usuarios la EPS con apoyo del SENA, dictó capacitación sobre la humanización en la prestación del

servicio.

Sistemas de

Información y

Comunicación

Eje transversal

de información

y

comunicación

Información –

Comunicación

MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO Productos Evidencia, observaciones y recomendaciones

Otros medios de comunicación

virtual (chat, foro, redes

sociales).

La EPS CONVIDA, cuenta con otros medios de comunicación tales como:

- SITIO WEB: La EPS’s Convida cuenta con un Sitio Web www.convida.com.co donde se puede encontrar temas relacionados con

nuestra misionalidad: Nuestros Servicios, Noticias, Rendición de Cuentas, Buen Gobierno, Circulares, entre otros. De esta forma se

divulga y se comunica las distintas actividades realizadas por la EPS´s, así como la promoción de servicios e información de interés

general para la comunidad y nuestros afiliados.

- REDES SOCIALES: La Entidad cuenta con redes sociales como Facebook (Eps Convida), Twitter (@epssconvida) e Instagram

(epssconvida). Estas redes se actualizan constantemente con información clara de los servicios que presta la entidad. Toda

comunicación registrada en las redes sociales debe ser veraz, actual y solo el proceso de comunicaciones será el encargado de publicar

contenidos en este medio.

- CORREO ELECTRÓNICO: El correo electrónico es un servicio que permite el intercambio de mensajes a través de sistemas de

comunicación electrónicos, de esta forma la EPS´s Convida remite, envía y fija su comunicación interna para que todos los procesos se

articulen y manejen la misma información.

La información que se maneja de interés general para los funcionarios de la EPS´s Convida, únicamente se remitirá desde la oficina de

mercadeo, publicidad y comunicaciones, desde el correo electrónico [email protected]

Sistemas de

Información y

Comunicación

(Firmado en Original)

HECTOR MAURICIO MONTES PADILLA

JEFE OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO

Eje transversal

de información

y

comunicación

Información –

Comunicación