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CORPORACIÓN PERUANA DE AEROPUERTOS Y AVIACIÓN COMERCIAL S.A.

GERENCIA CENTRAL DE ADMINISTRACIÓN Y

FINANZAS

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

2013

Elaborado por:

Área de Organización y Métodos

Elaborado Aprobado


Gerencia General

CORPORACIÓN PERUANA DE AEROPUERTOS Y AVIACIÓN COMERCIAL S.A.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

GERENCIA CENTRAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES .

Código: OM-MOF-06-2013

Gerencia Central de Administración y Finanzas

Diciembre 2013 Revisión: 00

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Elaborado por: Revisado por:


PRESENTACIÓN

El Manual de Organización y Funciones de la Gerencia Central de Administración y

Finanzas, es un documento normativo de gestión a través del cual se describen las

funciones específicas de los cargos del personal que conforma la mencionada Gerencia. En

tal sentido debe constituirse en una fuente de permanente consulta.

El presente documento ha sido formulado por el Área de Organización y Métodos, en

coordinación con la Gerencia Central de Administración y Finanzas, en el marco de las

disposiciones establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones – ROF de

CORPAC S.A.

Considerando que toda organización es dinámica, este Manual está sujeto a permanente

actualización, como consecuencia de evaluaciones que impliquen su modificación a fin de

disponer de una herramienta de gestión útil para el desarrollo de una administración

eficiente y eficaz.





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Í N D I C E Pág.

I. OBJETIVO……………………………………………………………………….…………………….. 05

II. FINALIDAD.....................................................................……….....………………………………. 05 III. BASE LEGAL Y/O ADMINISTRATIVA..............................................…...……………….. 05 IV. ALCANCE….......................................................…...……………………………………………… 05 V. LINEA DE AUTORIDAD.........................…...………………………………………………. 05

VI. RESPONSABILIDAD……………………………………………………………........................... 05 VII. COORDINACION…………………………………………………………………………………… 05

VIII. NORMATIVIDAD……………………………………………………………………………………. 05 a. DIFUSIÓN…………………………………………………………………………………… 05 b. VISADO Y APROBACIÓN…………………………………………………………….. 05 c. VIGENCIA……………………………………………………………………………………. 06 d. RESPONSABILIDAD…………………………………………………………………….. 06 e. PROFESIONALIZACIÓN………………………………………………………………. 06 f. MODIFICACIONES DE LAS ESTRUCTURAS Y FUNCIONES…………. 06 g. SANCIONES…………………………………………………………………………………. 06 h. CONTROL…………………………………………………………………………………….. 06

IX. ESTRUCTURA ORGÁNICA………………………………………………………………………. 07 X. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL…………………………………………………………….... 08

XI. ESTRUCTURA DE CARGOS………………………….............................................................. 09 XII. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE CARGOS……………………………………….... 10

XIII. FUNCIONES ESPECÍFICAS DE LOS CARGOS.............................................................. 11

Gerencia Central de Administración y Finanzas 13.1 Gerente Central de Administración y Finanzas …………………………………… 13 13.2 Asistente Administrativo I…………………………………………………………………... 15 13.3 Asistente Administrativo IV………………………………………………………………… 16





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I. OBJETIVO

Establecer el objetivo y la organización de la Gerencia Central de Administración y Finanzas, así como las funciones específicas de los cargos que la conforman.

II. FINALIDAD Describir las funciones específicas y delimitar la responsabilidad de los cargos de la Gerencia Central de Administración y Finanzas.

III. BASE LEGAL Y/O ADMINISTRATIVA

Las normas legales y/o administrativas que sustentan el presente Manual son las siguientes:

Estructura Orgánica Básica aprobada mediante Acuerdo de Directorio Nº 001-2251-2013 de fecha 03 de junio de 2013 y su modificatoria mediante Acuerdo de Directorio N° 002-2267-2013 del 25 de noviembre de 2013.

IV. ALCANCE El ámbito de acción del presente Manual comprende a la Gerencia Central de Administración y Finanzas.

V. LÍNEA DE AUTORIDAD La Gerencia Central de Administración y Finanzas, jerárquicamente y funcionalmente depende de la Gerencia General y ejerce su autoridad directamente sobre las unidades orgánicas que conforman su organización.

VI. RESPONSABILIDAD

El Gerente Central de Administración y Finanzas, es responsable de las funciones que se realizan en la Gerencia Central de Administración y Finanzas a su cargo. Asimismo los Gerentes bajo su dependencia serán responsables de las funciones que se realizan en sus órganos respectivos. Para asegurar el cumplimiento de las funciones establecidas en el presente Manual de Organización y Funciones, cada gerente deberá indicar al personal a su cargo, en forma detallada, las funciones que le corresponden de acuerdo al cargo específico que desempeña.

VII. COORDINACIÓN El Gerente Central de Administración y Finanzas, coordinará sus actividades, en asuntos propios de su competencia, con las diversas gerencias de CORPAC S.A.

VIII. NORMATIVIDAD

a. DIFUSIÓN El Gerente Central de Administración y Finanzas, distribuirá el presente Manual, con cargo de recepción, a los Gerentes y al personal de su Gerencia bajo su dependencia, siendo éstos responsables de su cumplimiento y custodia. El Área de Organización y Métodos, difundirá para conocimiento de todo el personal y de las demás áreas administrativas de CORPAC S.A., el Manual mediante intranet y buzón de correo informativo corporativo.

b. VISADO Y APROBACIÓN El presente Manual será aprobado por la Gerencia General previa revisión y visado del Área de Organización y Métodos.





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c. VIGENCIA

El presente Manual tendrá vigencia a partir del día siguiente de su aprobación por la Gerencia General. Asimismo, quedan sin efecto los manuales de organización y funciones que se hubieran formulado con anterioridad al presente.

d. RESPONSABILIDAD POR LA APLICACION

El Área de Organización y Métodos tendrá la responsabilidad de elaborar y proponer la Estructura Orgánica Básica y Desagregada de la Corporación, así como los manuales de organización y funciones de toda la Corporación.

e. PROFESIONALIZACIÓN

En concordancia con lo estipulado en perfiles de los cargos gerenciales, los cargos de Gerentes deberán ser cubiertos por profesionales con especialidad afín al cargo.

f. MODIFICACIONES DE LAS ESTRUCTURAS Y FUNCIONES

La modificación de la estructura organizacional y del Manual de Organización y Funciones procederá cuando se produzcan cambios como resultado de una reestructuración, racionalización, transferencia de funciones y otros, para lo cual el Área de Organización y Métodos emitirá previamente su opinión técnica, proponiendo y sustentando el cambio a la Gerencia General para su aprobación.

g. SANCIONES

El incumplimiento de la normatividad establecida en el presente Manual, dará lugar a las sanciones que las disposiciones legales y/o administrativas vigentes establezcan.

h. CONTROL

El Órgano de Control Institucional cautelará el adecuado cumplimiento de lo establecido en el presente Manual.





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IX. ESTRUCTURA ORGÁNICA

Para el cumplimiento de sus funciones, la Gerencia Central Administración y Finanzas estará conformada por la siguiente estructura orgánica:





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X. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL





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XI. ESTRUCTURA DE CARGOS

DENOMINACIÓN DE LOS CARGOS

Gerente Central de Administración y Finanzas Asistente Administrativo I Asistente Administrativo IV





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XII. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE CARGOS





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XIII. FUNCIONES ESPECÍFICAS DE LOS CARGOS





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GERENCIA CENTRAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS





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CARGO: GERENTE CENTRAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

Depende de : Gerente General Supervisa a : Gerente de Personal

Gerente de Logística Gerente de Finanzas Gerente de Tecnología de la Información Asistente Administrativo I Asistente Administrativo IV

RESPONSABILIDAD Gestionar de manera eficiente los recursos humanos, logísticos, financieros y de tecnología de la información requeridos por la Corporación a fin de que sean obtenidos y brindados en las mejores condiciones de calidad, oportunidad y costos, de acuerdo con las políticas, estrategias de gestión establecidas y la normatividad vigente.

FUNCIONES ESPECÍFICAS

1. Planear, organizar, conducir, controlar y evaluar las actividades administrativas correspondientes a los procesos de soporte administrativo en la Gerencia Central de Administración y Finanzas en los aspectos de administración de personal, logístico, financiero y de tecnología de la información, de acuerdo a las normas legales y administrativas vigentes.

2. Participar en la elaboración del Plan Estratégico Institucional de acuerdo a los lineamientos establecidos.

3. Dirigir la elaboración y supervisar la ejecución del plan operativo empresarial de acuerdo con los objetivos y políticas establecidas por la Alta Dirección.

4. Evaluar y proponer a Gerencia General el Plan Anual de Contrataciones para su aprobación.

5. Proponer el Plan Anual de Capacitación del personal de la Corporación.

6. Proponer a la Gerencia General la actualización y modificación del Reglamento Interno de Trabajo.

7. Proponer los perfiles de puestos y la escala salarial de CORPAC S.A., acorde con el Cuadro para Asignación de Personal vigente.

8. Autorizar y supervisar el pago de obligaciones de la Corporación.

9. Evaluar el desempeño del personal de la Gerencia Central y órganos a su cargo utilizando técnicas y herramientas de evaluación.

10. Proponer y coordinar todas las actividades relacionadas con la seguridad de los trabajadores, instalaciones y bienes de CORPAC S.A.

11. Dirigir y supervisar las actividades referidas a la prestación del Servicio Médico Familiar al personal de la Corporación.





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12. Remitir a la Superintendencia de Bienes Nacionales los acuerdos de bajas de bienes muebles,

así como la relación de los bienes dados de baja.

13. Disponer y/o autorizar las medidas de preservación y recuperación del patrimonio mobiliario de CORPAC S.A.

14. Apoyar y supervisar los procesos de contrataciones y el cumplimiento de los contratos conforme a la normatividad vigente y disposiciones internas de CORPAC S.A.

15. Evaluar y proponer el presupuesto anual de personal.

16. Consolidar anualmente los balances y estados financieros y autorizar la colocación de fondos, a plazo fijo, en los bancos.

17. Conducir las negociaciones para la suscripción de convenios para el pago fraccionado de las deudas que mantienen los clientes y/o usuarios de los servicios de la Corporación.

18. Disponer y/o autorizar la realización de estudios que prioricen el desarrollo y optimización de los sistemas de información gerencial.

19. Supervisar, evaluar y autorizar la instalación, puesta en marcha y mantenimiento de los sistemas de información orientados a optimizar los recursos de la Corporación.

20. Disponer y autorizar la automatización de los procesos administrativos de la Corporación.

21. Coordinar con el Área de Organización y Métodos la elaboración de documentos de gestión (reglamentos, manuales, directivas, instructivos de trabajo y otros) que contribuyan a la gestión de la Corporación.

22. Garantizar y efectuar el seguimiento de las medidas correctivas y las recomendaciones contenidas en los informes de control.

23. Cumplir con lo establecido en el Reglamento de Organización y Funciones, Manual de Organización y Funciones y demás normas administrativas internas.

24. Mantener informado al Gerente General, sobre el desarrollo, cumplimiento de metas programadas y logros obtenidos en la gestión de la Gerencia Central de Administración y Finanzas.

25. Otras funciones inherentes a su cargo que le sean asignadas por el Gerente General.





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Cargo: ASISTENTE ADMINISTRATIVO I

Depende de: Gerente Central de Administración y Finanzas

RESPONSABILIDAD Brindar apoyo administrativo en las diversas actividades asignadas por el Gerente Central de Administración y Finanzas.


1. Informar al Gerente Central de Administración y Finanzas sobre el desarrollo de las actividades relacionadas con el cumplimiento de metas previstas en el plan operativo empresarial de la Gerencia.

2. Atender y efectuar llamadas telefónicas y comunicaciones a través del correo electrónico institucional.

3. Coordinar con el Gerente Central de Administración y Finanzas la agenda de reuniones y actividades y recibir solicitudes de audiencia de personas o instituciones, que precisen concertar citas para reuniones de trabajo.

4. Elaborar distintos tipos de documentos administrativos y presentarlos al Gerente Central de Administración y Finanzas para su revisión y/o firma.

5. Realizar las actividades de trámite, archivo y registro documentario en el sistema.

6. Coordinar con el Gerente Central de Administración y Finanzas, la difusión de actividades a través del buzón informativo, intranet y/o página web de la Corporación.

7. Recibir y remitir los documentos manteniendo en forma reservada los asuntos que por su naturaleza así lo requiera.

8. Informar al Gerente Central de Administración y Finanzas sobre el desarrollo y avance de sus actividades.

9. Otras funciones inherentes a su cargo que le sean asignadas por el Gerente Central de Administración y Finanzas.





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Cargo: ASISTENTE ADMINISTRATIVO IV

Depende de: Gerente Central de Administración y Finanzas

RESPONSABILIDAD Efectuar labores de distribución interna o externa de documentos de la Gerencia Central de Administración y Finanzas.


1. Recopilar, recoger y distribuir la documentación en los lugares que se le encomiende.

2. Clasificar la correspondencia de acuerdo a la ubicación de los lugares de destino.

3. Distribuir documentos dentro y fuera de la Gerencia Central de Administración y Finanzas, con los cargos de recepción correspondientes.

4. Realizar los trámites y actividades encomendados por el personal autorizado, dentro y fuera de la Gerencia, tales como diligencias en bancos, traslado de máquinas, equipos y utensilios, etc.

5. Atender al público y controlar su ingreso a la Gerencia Central de Administración y Finanzas cuando se requiera.

6. Recoger y distribuir los bienes solicitados por la Gerencia Central de Administración y Finanzas, tales como equipos y útiles de oficina.

7. En ocasiones, puede colaborar en la ejecución de trabajos manuales diversos.

8. Realizar el fotocopiado, escaneado, compaginado o anillado de documentos.

9. Otras funciones inherentes a su cargo que le sean asignadas por el Gerente Central de Administración y Finanzas.

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