€¦ · Corporativo 2016-2019 Plan estratégico Corporativo 2016-2019 formulado y aprobado. $ 15,000,000, PC, información general, Talento humano Febrero de 2016 30 de junio de

PLAN DE ACCIÓN 2016

CONCEJO DE MEDELLÍN

PROCESO:

GESTIÓN ESTRATÉGICA CORPORATIVA

(GEC)

PLAN DE ACCIÓN PROCESO VINCULANTE

CONCEJO DE MEDELLÍN GESTIÓN ESTRATÉGICA CORPORATIVA

Código: F-GEC-001

Versión: 06 Fecha: 18/02/2013

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LÍNEA. Procesos internos-Financiera y valor agregado

OBJETIVO ESTRATÉGICO:

*Más y mejores servicios que promueven la innovación la eficacia del sistema de gestión Integral. *Reconocimiento social y gestión financiera eficiente.

OBJETIVO ESPECÍFICO:

• Fortalecer y dinamizar el sistema de gestión Corporativo del Concejo Municipal. • Implementar la Gestión del Riesgo como parte de la gestión corporativa • Fortalecer y modernizar los procesos, misional, estratégico y de apoyo de la Corporación • Potenciar las fuentes y usos de recursos presupuestales y financieros y proyectar logros y retos de gestión para lograr mayores impactos en la sociedad.

PROYECTO (RESULTADO):

Gestión organizacional

VIGENCIA: 2016

ACTIVIDAD METAS

TRAZADAS

RECURSOS REQUERIDOS (HUMANOS,

MATERIALES, FINANCIEROS)

FECHA DE INICIO

FECHA LOGRO

RESPONSABLE (DEPENDENCIA,

PERSONA) OBSERVACIONES

Efectuar revisión del Sistema de Gestión Corporativo.

Una revisión por la dirección al año

PC, información general (insumos revisión por la dirección), Talento humano

01 de enero de 2016

31 de enero de 2016

Secretario General

Representante

Dirección.

Realizar auditoria de seguimiento. NTC GP 1000 e ISO 9001

Certificados de calidad renovados

$ 6.000.000 1 de

Septiembre de 2016

30 de octubre de 2016

Secretaria General

ACTIVIDAD METAS

TRAZADAS



FECHA DE INICIO

FECHA LOGRO



Mejoramiento del SGC

Sistema mejorado

$ 10.000.000 Julio de 2016 15 de

diciembre de 2016

Representante de la Dirección

Formular el Plan Estratégico Corporativo 2016-2019

Plan estratégico Corporativo 2016-2019 formulado y aprobado.

$ 15,000,000, PC, información general, Talento humano

Febrero de 2016

30 de junio de 2016

Secretario General

Representante

Dirección.

Elaboración y posterior ajuste de planes de acción de acuerdo al Plan Estratégico institucional

Todos los planes elaborados

$4,000,000, Plan estratégico, PC, Talento humano

1 de enero de 2016

30 de enero de 2016 y

ajuste a julio de 2016

Secretaria General,

Subsecretaria de Despacho.

Seguimiento semestral a los planes de acción

Evaluados todos los planes de acción semestralmente

$4,000,000, Plan estratégico, PC, información general, Talento humano

1 al 31 de julio de 2016 y 1 al 30 de enero de

2017

31 de julio y 31 de enero

de 2016

Subsecretaría de Despacho

Actualizar el mapa de riesgos de la entidad.

Una actualización anual

$5,000,000, Mapa de riesgos, Comité Directivo

1 de agosto de 2016

30 de septiembre

de 2016

Secretario General

Jefe oficina de Control Interno. Representante

Dirección. Comité Directivo

ACTIVIDAD METAS

TRAZADAS



FECHA DE INICIO

FECHA LOGRO



Seguimiento al presupuesto

Presupuesto con seguimiento periódico

SAP, PC, Informes de ejecución presupuestal, Talento humano

5 de enero de 2016

30 de diciembre de

2016

Secretario General, Analista

presupuestal

Elaborar el pre-proyecto de presupuesto.

Pre-proyecto de presupuesto

SAP, PC, Informes de ejecución presupuestal, Talento humano

01 de septiembre de

2016

30 de septiembre

de 2016

Secretario General, Analista

presupuestal

Seguimiento a la contratación

Toda la contratación revisada y aprobada por el comité de contratación.

PC, solicitudes de contratación, Talento humano.

13 de enero de 2016

15 de diciembre de

2016

Secretario General, Abogado

contratación, Subsecretaria de

Despacho, Lideres de programa.

PROCESO:

DEBATE TEMÁTICO PÚBLICO

(DTP)



Código: F-GEC-001

Versión: 06 Fecha: 18/02/2013

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LÍNEA. Satisfacer los requerimientos de los entes públicos y privados, receptores de los servicios y la acción pública del Concejo


Satisfacción de Expectativas de los Interesados


Instrumentos de Seguimiento y Control Político


Seguimiento al trámite de los proyectos de acuerdo y a la ejecución de los acuerdos aprobados

VIGENCIA: 2016

ACTIVIDAD METAS

TRAZADAS



FECHA DE INICIO

FECHA LOGRO



Realizar seguimiento a los proyectos de acuerdo radicados durante la respectiva vigencia y que no han sido tramitados.

Realizar un (1) seguimiento al año, a los proyectos de acuerdo radicados durante la respectiva vigencia y que no han sido tramitados.

Proyectos de acuerdo radicados, soporte tecnológico y logístico, recursos humanos de apoyo

Octubre de 2016

Octubre de 2016

Presidente

ACTIVIDAD METAS

TRAZADAS



FECHA DE INICIO

FECHA LOGRO



Realizar seguimiento a la ejecución de los acuerdos aprobados durante la vigencia anterior

Todos los acuerdos aprobados en la vigencia anterior con seguimiento

Acuerdos aprobados en la vigencia anterior, soporte tecnológico y logístico, recursos humanos de apoyo

Agosto de 2016 Noviembre

de 2016

Comisión Accidental

Especial de Seguimiento a los

Acuerdos



Código: F-GEC-001 Versión: 06 Fecha: 18/02/2013

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Promover Formación, Comunicaciones y Orientación


Participación Ciudadana

VIGENCIA: 2016

ACTIVIDAD METAS

TRAZADAS



FECHA DE INICIO

FECHA LOGRO



Desarrollar el programa Aula Abierta

Realizar 4 eventos de aula abierta

Contrato con operador, soporte tecnológico y logístico, recursos humanos de apoyo

Mayo de 2016 Diciembre de

2016 Presidente

ACTIVIDAD METAS

TRAZADAS



FECHA DE INICIO

FECHA LOGRO



Conformar comisiones accidentales para el estudio de problemáticas de la Ciudad e inquietudes de la comunidad

Comisiones accidentales conformadas y en operación

Reglamento Interno, comisiones accidentales aprobadas y designadas, soporte tecnológico y logístico, recursos humanos

Enero de 2016 Diciembre de

2016

Presidente y concejales

coordinadores

Identificar el nivel de participación de la comunidad en las sesiones plenarias y en los eventos de Aula Abierta

Informe del nivel de participación de la comunidad en las sesiones plenarias y en los eventos de Aula Abierta, después de cada período ordinario de sesiones

Actas de Plenaria, soporte tecnológico y logístico, recursos humanos de apoyo

Marzo de 2016

Diciembre de 2016

Presidente

Realizar encuestas aleatorias sobre satisfacción de la comunidad frente a su participación, tabulación de las mismas y socialización de resultados

Participación de la comunidad en programa de Aula Abierta evaluada en cuanto a su satisfacción, una vez al año

Encuestas de satisfacción del cliente, soporte tecnológico y logístico, recursos humanos de apoyo

Junio de 2016 Diciembre de

2016 Presidente




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Espacios de Discusión Incluyentes


Control Político

VIGENCIA: 2016

ACTIVIDAD METAS

TRAZADAS



FECHA DE INICIO

FECHA LOGRO



Realizar los debates de acuerdo a las proposiciones aprobadas

Programar y llevar a cabo debates de control político (Citaciones e Invitaciones) al 60% de las proposiciones aprobadas

Reglamento interno, soporte tecnológico y logístico, recursos humanos de apoyo

Enero de 2016 Noviembre

de 2016 Presidente

ACTIVIDAD METAS

TRAZADAS



FECHA DE INICIO

FECHA LOGRO



Desarrollar observatorio de Políticas Públicas

Observatorio de Políticas Públicas Desarrollado

Equipo Interdisciplinario de Concejales, Contrato con Universidades, soporte tecnológico y logístico, recursos humanos de apoyo

Marzo de 2016

Noviembre de 2016

Concejales que conforman equipo interdisciplinario

PROCESO:

EVALUACIÓN Y MEJORA DE LA GESTIÓN

(EMG)




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LÍNEA. Procesos Internos


Más y mejores servicios que promueven la innovación, la eficiencia, la eficacia del sistema de gestión Integral


• Fortalecer y dinamizar el sistema de gestión Corporativo del Concejo Municipal. • Implementar la Gestión del Riesgo como parte de la gestión corporativa • Fortalecer y modernizar los procesos, misional, estratégico y de apoyo de la Corporación • Establecer mecanismos de articulación entre las unidades de apoyo y la estructura administrativa. • Fortalecer el programa de control interno que contribuya a la gestión del desempeño organizacional y al uso eficiente y eficaz de los recursos corporativos.

PROYECTO (RESULTADO): Gestión organizacional

VIGENCIA: 2016

ACTIVIDAD METAS

TRAZADAS



FECHA DE INICIO

FECHA LOGRO



Auditorías Internas

Cuatro (4) Auditorías

Internas en el período

Plan de Auditoría,

Capacitación, Equipo auditor

30 de enero de 2016

16 de diciembre de

2016

Jefe Oficina de Control Interno, equipo auditor, Secretario Gral.

Representante de la Dirección.

EMG

ACTIVIDAD METAS

TRAZADAS



FECHA DE INICIO

FECHA LOGRO



Auditorías Externas Una Auditoría externa en el

período Auditor externo

1 de septiembre de

2016

30 de octubre de 2016

Jefe Oficina de Control Interno. Auditor externo. Rep. Dirección

Seguimiento al Plan de Mejoramiento

Cuatro (4) evaluaciones al

Plan de Mejoramiento en

el año

Informe trimestral,

ISOLUCION, Reuniones de

Comité Directivo.

30 de enero de 2016

31 de diciembre de

2016

Secretario General

Jefe oficina de Control Interno. Representante

Dirección. Comité Directivo

Hacer dos informes anuales de seguimiento al mapa de riesgos.

Evaluar la implementación de las acciones preventivas y de las directrices y estrategias del

Concejo Municipal

Mapa de riesgos Capacitación

Comité Directivo

30 de junio y 31 de

diciembre de 2016

15 de julio y 31 de

diciembre de 2016

Secretario General, Jefe de

Oficina de Control Interno,

Representante de la Dirección

Realizar jornadas de capacitación en control interno,

MECI, principios de la función pública y

código de ética

3 capacitaciones al año

Aula, facilitador, equipos técnicos,

refrigerios, memorias

26 de abril de 2016

15 de diciembre de

2016

Jefe oficina de control interno

Campaña institucional de

Autocontrol, Autorregulación y autoevaluación

Campañas cuatrimestral

con actividades diferentes

Medios de comunicación

internos, apoyo logístico,

mecanismos de socialización

3 de febrero de 2016

15 de diciembre de

2016

Jefe oficina de control interno

PROCESO:

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

(GTH)




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LÍNEA. Aprendizaje y crecimiento


Hacer Gestión de Conocimiento, que sustente la labor constitucional y legal del Concejo y del Concejo


Desarrollado un programa de Gestión Humana y de Conocimiento, que fortalece las competencias de los servidores y servidoras del Concejo y que mejora el clima laboral.


Bienestar laboral- sistema municipal de capacitación- Gestión integral del talento humano.

VIGENCIA: 2016

ACTIVIDAD METAS

TRAZADAS



FECHA DE INICIO

FECHA LOGRO



Formular, aprobar, e implementar un plan de desarrollo de competencias

Plan elaborado y cumplido en un 100%

$70.000.000 Estudio de Brechas Manual de funciones, Talento Humano

19 de enero de 2016

15 de diciembre de

2016

Subsecretaria de Despacho

ACTIVIDAD METAS

TRAZADAS



FECHA DE INICIO

FECHA LOGRO



Formular, aprobar, adoptar e implementar un plan de mejoramiento del Clima organizacional

Plan elaborado y cumplido en un 100%

Plan elaborado de acuerdo a los resultados de la medición del clima, Talento Humano

10 de Febrero de 2016

30 de noviembre de

2016

Subsecretaria de Despacho

Formular, aprobar, e implementar el programa de Bienestar laboral e incentivos

Plan formulado y cumplido en un 100%

Fuentes de información: Encuesta de Bienestar, evaluación de desempeño, planes de mejoramiento individual, Talento Humano

19 de enero de 2016

30 de noviembre de

2016


Formular, aprobar, e implementar el plan de salud ocupacional

Plan formulado y cumplido en un 100%

Talento Humano Enero 15 de

2016

15 de diciembre de

2016

Subsecretaria de Despacho- Psicólogo contratista

Realizar todas las acciones necesarias para garantizar la entrega de créditos del programa de Vivienda vigencia 2016

Todos los créditos entregados cumpliendo la normatividad vigente

$300,000,000 Escrituras, PC, Talento Humano

15 de enero de 2016

10 de diciembre de

2016

Subsecretaria de Despacho -Contadora contratista programa de vivienda

ACTIVIDAD METAS

TRAZADAS



FECHA DE INICIO

FECHA LOGRO



Ofrecer programas de capacitación a los concejales de la ciudad

Capacitar al 25% de los concejales de la ciudad

$160,000,000 Resolución capacitación concejales, normatividad vigente, Talento Humano

Febrero 2 de 2016

Diciembre 20 de 2016

Secretario General- Subsecretaria de Despacho

Realizar jornadas informativas con contratistas de la entidad, para facilitar su articulación con la dinámica institucional

2 jornadas de inducción

Salón, video beam, PC, Talento Humano

Febrero 1 de 2016

Marzo 31 de 2016

Subsecretaría de Despacho-

Profesional de enlace

Realizar Jornada de reinducción a los funcionarios de la entidad

Jornada de reinducción

Salón, video beam, PC, Talento Humano

Febrero 1 de 2016

Junio 30 de 2016


PROCESO:

COMUNICACIONES Y RELACIONES

CORPORATIVAS

(CRC)



Código: F-GEC-001 Versión: 06 Fecha:

18/02/2013 Página 1 de 1

LÍNEA: Más y mejores relaciones con la administración pública, el sector privado, la sociedad civil y la comunidad en general.


Cumplir los requerimientos y contribuir a la satisfacción de las expectativas de los entes públicos y privados, receptores de los servicios y la acción pública del Concejo.


• Promover espacios de formación, comunicaciones y orientación que contribuyan al reconocimiento, liderazgo y cultura política de la ciudadanía. • Generar espacios de discusión incluyentes que promuevan y fortalezcan la efectiva democracia deliberativa. • Implementar instrumentos adecuados de seguimiento, evaluación e interacción entre el Concejo, la administración pública y la Ciudadanía, que mejoren su relacionamiento y satisfagan sus expectativas y requerimientos.


Partes interesadas

VIGENCIA: 2016

ACTIVIDAD METAS

TRAZADAS



FECHA DE INICIO

FECHA LOGRO



Desarrollar el componente de

comunicación digital del plan de

comunicaciones

Incrementar el 30% del número de seguidores, alcance viral y

retroalimentación en relación con

el año 2015.

Talento humano, internet, recursos

técnicos

Febrero de 2016


Líder de Comunicaciones

ACTIVIDAD METAS

TRAZADAS



FECHA DE INICIO

FECHA LOGRO



Desarrollar el componente de comunicación

interna del plan de comunicaciones

Cumplir en un 90% el plan

Talento humano, recursos técnicos,

carteleras, pantallas

informativas

Enero de 2016


Comunicadora

Desarrollar el componente de comunicación

externa del plan de comunicaciones

Cumplir en un 90% el plan

Talento humano, internet, recursos

técnicos

Enero de 2016



Producción y emisión de los programas de televisión del

Concejo

100% de los programas contratados

Presupuesto, contrato, talento

humano.

Febrero de 01 2016

Noviembre 30 de 2016


Hacer documento de análisis de la medición de la

encuesta Medellín cómo vamos, con base en las cifras

referentes al Concejo

Un documento elaborado y

comparado con los resultados de otros concejos de ciudades

capitales

Encuesta Medellín cómo vamos, Talento

humano de comunicaciones

Noviembre 1 de 2016

Noviembre 30 de 2016


PROCESO:

LOGÍSTICA CORPORATIVA

(LC)




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LÍNEA. APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO ORGANIZACIONAL

OBJETIVO ESTRATÉGICO: MODERNIZAR ESTRUCTURA INSTITUCIONAL

OBJETIVO ESPECÍFICO: Optimizar y mejorar la capacidad física, logística y operativa del Concejo de Medellín


Dotación y adecuación de oficinas/ mantenimiento vehículos

VIGENCIA: 2016

ACTIVIDAD METAS

TRAZADAS



FECHA DE INICIO

FECHA LOGRO



Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo del parque automotor

Mantenimiento de los 30 vehículos y 3 motos

$ 340.000.000 Marzo de 2016 31 de

Diciembre de 2016

Líder de Programa y técnico de transporte (Unidad de Servicios

Generales)

Realizar el mantenimiento de las instalaciones físicas del Concejo

Cumplir por lo menos el 80% del plan de mantenimiento

$ 120.000.000 Febrero de

2016

31 de Diciembre de

2016

Líder de Programa (Unidad de Servicios

Generales)

ACTIVIDAD METAS

TRAZADAS



FECHA DE INICIO

FECHA LOGRO



Realizar la adquisición de los materiales y suministros necesarios para el Concejo

Adquisición del 80% de los materiales y suministros solicitados

$ 150.000.000 Febrero de

2016

31 de Diciembre de

2016

Líder de Programa y profesional

Universitario (Unidad de Servicios

Generales)

Adquisición de muebles para oficinas

Dotar de muebles las oficinas que lo requieran

$ 40.000.000 Junio de 2016 31 de

Diciembre de 2016

Líder de Programa y secretaria (Unidad de Servicios

Generales)

Actualizar cartera de todo el personal de la entidad y concejales/as.

Cartera actualizada de 77 empleados/as y 21 concejales

Contratista de apoyo

Marzo de 2016 15 de

Diciembre de 2016

Líder de Programa (Unidad de Servicios

Generales)

PROCESO:

GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

(GI)




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LÍNEA 4 APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO ORGANIZACIONAL


CONSOLIDAR CAPACIDADES


Disponer de un sistema integral de documentación, información e investigación de referencia, como herramienta de conservación y consulta de discusiones, decisiones y conocimiento que recibe y genera el Concejo Municipal


GESTION DOCUMENTAL Y GESTION BIBLIOGRAFICA

VIGENCIA: 2016

ACTIVIDAD METAS

TRAZADAS



FECHA DE INICIO

FECHA LOGRO



Mejorar la gestión documental con la

aplicación de nuevas tecnologías

de acuerdo a las normas

establecidas

Identificar e implementar las actividades del PGD adoptado,

que sean posibles de

cumplir durante el 2016

Programa de Gestión

Documental, Procedimiento de

Gestión Documental y el Decreto 2609 de

2012


30 de noviembre de 2016

Técnica administrativa de

Archivo

Implementar en ORFEO, los

requerimientos identificados por el administrador

ORFEO, procedimientos,

PQRD



Auxiliar administrativo de

Archivo

Presentar informe al Comité de

Archivo relacionado con la aplicación de

la TRD, para transferencia secundaria

TRD, normatividad,

manual de gestión

documental, contratista de

apoyo a la gestión


30 de abril de 2016


Archivo

Implementar al 100% la

nomenclatura de los archivos

en la red corporativa

Manual de gestión

documental, red corporativa


30 de junio de 2016


Archivo

Organización física de

expedientes

Expedientes, normas, recurso

humano, contrato interadministrativo

01 de junio de 2016



Archivo

Revisar las tablas de retención

documental

Tablas de retención

documental, normatividad,

procesos y procedimientos, recurso humano

01 de julio de 2016


Líder de Programa Unidad

de informática

Formulación plan de

conservación documental y

plan de preservación digital ( SIC)

Acuerdo 006 de 2014 del AGN,

procesos corporativos,

normas técnicas, recurso humano

01 de abril de 2016

30 de noviembre

2016


de informática

Mejorar la gestión bibliográfica a

través de actualización de

material, recursos y la difusión de los

servicios

Adquisición de material

bibliográfico (100 libros) y

renovación de 6 suscripciones

Estudio de necesidades, presupuesto,

bases de datos, proveedores,

correo electrónico

2 de Febrero de 2016


Profesional universitaria Biblioteca

Realizar análisis de información a

400 ítems

Material, base de datos




Analizar la pertinencia del

software bibliográfico y

presentar informe al comité de

gestión bibliográfica

software bibliográfico,

ofertas de software en el

marcado

01 de abril de 2016

31 de mayo de 2016


Realizar limpieza del material

documental y bibliográfico

Material documental en

adecuadas condiciones de

limpieza

Material documental y bibliográfico, contrato con proveedor




de informática, Profesional universitaria Biblioteca,


archivo




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LÍNEA 4 APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO ORGANIZACIONAL


MODERNIZAR ESTRUCTURA INSTITUCIONAL


FORTALECER LA INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA


MODERNIZACION TECNOLÓGICA

VIGENCIA: 2016

ACTIVIDAD METAS

TRAZADAS



FECHA DE INICIO

FECHA LOGRO



Fortalecer la infraestructura

tecnológica

Realizar diagnóstico de necesidades de

tecnologías

Profesional universitario,

formato diagnóstico, computador

2 de enero de 2016



de informática

Ejecutar las tareas correspondientes a

2016 de la estrategia Gobierno

en Línea

Realizar diagnóstico del

estado de gobierno en línea en la

corporación

Manual y lineamientos de

gobierno en línea, SGC

01 de abril de 2016

17 de junio de 2016


de informática

Documents

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