1. LA CORRESPONDENCIA

Son muchos los paquetes, cartas y demás correspondencia que entra y sale de la empresa.

1.1. EL CORREO Y LA CORRESPONDENCIA

Hemos querido introducir este breve epígrafe para matizar dos conceptos, el de correo y el de correspondencia.

Correo:

"Conjunto de cartas y otros paquetes expedidos por el servicio postal oficial".

Correspondencia:

“Documentos postales que se despachan o reciben”.

Desde este momento y a lo largo de la unidad hablaremos del término “correspondencia”.

1.2. RECEPCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA

Como se decía en la presentación de la unidad, son muchos los escritos que recibe la empresa y para que lleguen a las personas a las que van destinados, nada mejor que una buena organización.

Si bien cada empresa es un pequeño mundo, es frecuente que sea una persona la responsable de la recepción de la correspondencia. En otras ocasiones, cuando se trata de empresas grandes, esta persona suele responsabilizarse del servicio de correspondencia formado por varias personas.

La correspondencia a nombre de la empresa debe abrirse, poner la fecha de recepción y posteriormente proceder a su distribución según donde corresponda.

La correspondencia personalizada, por el contrario, no debe abrirse, salvo orden en contra. Debe ser entregada personalmente al destinatario.

1.3. DESPACHO DE LA CORRESPONDENCIAUna vez recibida la correspondencia en la empresa, el siguiente paso es el despacho o distribución de la misma entre los distintos departamentos.Las notas oficiales, revistas y demás correspondencia de carácter general, que puedan interesar a más de una persona, se deben reunir en algún lugar donde puedan ser consultadas por los interesados (como en una biblioteca o hemeroteca) o, en su caso, fotocopiarla y hacérsela llegar.

1.4. SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA

Hasta ahora hemos analizado lo que debemos hacer con la correspondencia que llega a la empresa. En este punto de la unidad, estudiaremos lo que hacer con la correspondencia que sale de la empresa.

Para dar salida a la correspondencia interna, basta con que sea inscrita en el registro de salida y que posteriormente se gestione como hemos visto en la distribución de la correspondencia.

La gestión de la correspondencia externa es algo más complicada.

Antes de dar salida a la correspondencia externa hemos de cerciorarnos de que todo está en orden. Es importante que hagamos una serie de comprobaciones:

1. En el sobre debe estar la dirección completa así como el nombre del destinatario.

2. Debe incluirse en el sobre el nombre y dirección del que efectúa el envío.

3. Es importante llevar un registro de salida, donde se anote toda la correspondencia que sale de la empresa. Es obligatorio hacerlo en empresas y organismos oficiales.

4. Clasificar los envíos atendiendo al lugar de destino y al tipo de envío de que se trate.

5. Para finalizar los pasos previos al envío de la correspondencia, se deben pesar y franquear correctamente cada una de las cartas, paquetes y demás envíos a los que vamos a dar salida.

Los envíos a través del servicio de Correos pueden adoptar las siguientes modalidades:

Correspondencia certificada Acuse de recibo Entrega en propia mano Correspondencia urgente EMS Postal Express Internacional

Postal Express Valores declarados Reembolzo Lista de correos Apartado de correos Correo Especial de Negocios (CEN) Giro Postal Giros Internacionales Mailing

Además del Correo oficial, la empresa puede acudir a otros servicios que tienen como fin el transporte de la correspondencia desde el remitente hasta el destinatario. Nos estamos refiriendo a empresas de reparto y mensajería para envíos pequeños y con un radio de acción limitado y a los recaderos o empresas de transporte para envíos mayores y con un radio de acción más amplio.

2. REGISTROS DE CORRESPONDENCIA

Como ya adelantábamos en líneas anteriores, a la hora de llevar una buena gestión de la correspondencia en una oficina es necesario disponer de dos registros: el registro de entrada y el registro de salida. Es obligatorio hacerlo en empresas y organismos oficiales. En este punto los analizaremos con más detalle.

2.1. REGISTRO DE ENTRADA

Denominamos Registro de Entrada tanto al libro en el que se llevan las anotaciones de la correspondencia que entra en la empresa, como al número que se le asigna a dicha correspondencia.

2.2. REGISTRO DE SALIDA

Denominamos Registro de Salida tanto al libro en el que se llevan las anotaciones de la correspondencia que sale en la empresa, como al número que se le asigna.